Внедрение и использование электронных документов в государственных и муниципальных учреждениях (на примере Алтайского государственного университета)

Таким образом, анализ организации электронного документооборота Алтайского государственного университета показал, что, работа с электронными документами носит спонтанный характер, а компьютеры, в основном, используются в качестве печатных машин. Работая в автоматизированной системе делопроизводства DIRECTUM, большинство сотрудников Алтайского государственного университета не знают основных определений в сфере электронного документооборота и правил работы с электронными документами, что приводит к искажению, а иногда и потере важной информации. В целях изменения сложившейся ситуации, необходимо осуществление комплексной работы, которые позволят унифицировать процесс работы с электронными документами. Приоритетными направлениями следует считать работу по унификации понятия и правил создания, использования и хранения электронных документов; повышение квалификации сотрудников, непосредственно работающих с электронными документами и лиц, занимающихся рационализацией делопроизводства; создание непротиворечивой полноценной локальной нормативной базы по использованию электронных документов, электронной подписи, организации электронного документооборота и обмена электронными сообщениями.

Список используемой литературы и источников

1. Нормативно- методические законодательные акты

1. Гражданский кодекс РФ. Ч.1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011.)// СЗ РФ. -1994. -№ 32. - Ст. 3301

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. от 30.12.2001 №195-ФЗ (ред. от 29.06.2009.)// СЗ РФ. - 2002. - №1. - Ст. 1.

3. Уголовно - процессуальный кодекс РФ. Ч.1 от 18.12.2001 №174-ФЗ (ред. от 29.06.2009.) // СЗ РФ.- 2001. - №52. - Ст. 74.

4. Арбитражный процессуальный кодекс от 24.07.2002 № 95 - ФЗ (ред. от 28.06.2009)// СЗ РФ. - 2002. - №30. - Ст. 3012.

5. Гражданский процессуальный кодекс от 14.11.2002. № 138-ФЗ (ред. от 26.12.2005.)// Ведомости Федерального собрания РФ. - 2002. - №33.- Ст.71.

6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006. №149-ФЗ //СЗ РФ. - 31.07.2006, №31. - Ст. 3448.

7. Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011. №63-ФЗ (ред. от 01.07.2011)// СЗ РФ - 2011. - №15. - Ст. 2036.

8. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20.02.1995 №24 ФЗ //СЗ РФ. - 1995. - №8.- Ст. 609.

9. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002. №1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007)// СЗ РФ. - 2002. - №2. - Ст.127.

10. Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг: Федеральный закон от 27 июля 2010 г. №210-ФЗ // СЗ РФ.- 2010. - №31. - Ст.4179.

11. О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»: Федеральный закон от 27 июля 2010 г. №227-ФЗ (ред. от 18.07.2011.)// СЗ РФ. - 2011 - №30 - Ст.4590.

12. Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Ч1: Федеральный закон от 27.07.2006. №149-ФЗ //СЗ РФ. -2006.-№31.-Ст.3448.

13. О Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»: Федеральный закон от 10.01.2003 №20-ФЗ (в ред. от 25.12.2008)// СЗ РФ - 2003. - №2. - Ст. 172.

14. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Росархива от 23.12.2009 №76// URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=96081

15. Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники. Основные положения: Указ Президента РФ от 07.07.1993. №5341-1// Росархив, ВНИИДАД, Российский научно-исследовательский центр космической документации, 1995 - М., С.4.

16. Рекомендации сотрудникам отдела комплектования госархива Томской области по учету баз данных и документов на машинных носителях в учреждениях - источниках комплектования архива.- Томск, 1996. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 10097. С.2

17. Обмен электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности: Временный регламент, Приказом ФНС России от 12.12.2006 // Финансовая газета - 13.03.2008. - № 10.

18. О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)»: Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 №1815-р // СЗ РФ. - 2010.- № 46.- Ст.6026.

19. О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена: Указ Президента РФ от 17.03.2008 №351 (ред. от 21.10.2008) // СЗ РФ. - 2008. - №12. - Ст.1110.

20. Об утверждении Положения о сегменте информационно-телекоммуникационной сети Интернет для федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Приказ ФСО РФ от 07.08.2009 № 487// СЗ РФ. - 2008 - №12. - Ст. 1110, №43 - Ст. 4919.

21. Федеральная программа «Информационное общество» на 2011 - 2020гг.// URL: http://www.protown.ru/information/doc/7230.html

22. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление правительства от 15 июня 2009г. №477// Российская газета. - 2009.- №4937.

23. О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. №536г. - М., URL: http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html

24. ГОСТ Р 51141-98 // Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. ИПК Издательство стандартов.

25. ГОСТ 6.10.2-83 // Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов.- М., 1991.

С. 25.

26. ГОСТ Р 34.10-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе криптографического алгоритма»- URL: http://gost.stroysss.ru/gost/15662_34.310-95%20%2034.10-94.html

27. ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция хэширования.- URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658

28. ГОСТ Р. 31. 10-94. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1664

29. ГОСТ 7.83 - 2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. - URL: http://www.gsnti-norms.ru/norms/common/doc.asp?2&/norms/stands/7_83.htm

2. Литература

1. Андреева В. И. Подготовка документов к архивному хранению / В. И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - №6. - С.40-44.

2. Борисовская И. Об управлении электронным документооборотом в организации / И. Борисовская // URL: http://www.executive.ru/community/life/681490/.

3. Вешкурцева З. Правовое регулирование электронного документооборота / З. Вешкурцева // Жилищное право. - 2011. №10. С.93 - 98.

4. Гаврилов А. Минное поле внедрения СЭД / А. Гаврилов // URL: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=24716.

5. DIRECTUM электронный документооборот и управление взаимодействием //URL: http://www.directum.ru/.

6. Дейнес А.В. Учебно-методические материалы для студентов специальности ПИЭ по курсу «Информационная безопасность»: учеб. - Барнаул, 2007 - 171с.

7. Доллар Ч. Влияние информационных технологий на теорию и практику архивного дела // Машиночитаемые документы (прием на государственное хранение, создание специализированных архивов). Информационная записка. - М., 1994. С.-11.

8. Елагин М. Б. Проблемы, связанные с осуществлением электронной цифровой подписи / М. Б. Елагин // Право и политика. - 2010. - N 9 (129). - С. 1674-1678.

9. Зайцев П.П. Электронный документ как источник доказательств / П.П. Зайцев // Законность. - 2002. - №4. - С.44.

10. Качалина, В. В. Понятия "депозитарное хранение", "репозитарное хранение", "распределение" и "перераспределение" документов / В. В. Качалина // Библиография. - 2009. - №3. - С. 27-39.

11. Кириллов А.Г. Подготовка ВУЗа к внедрению системы электронного документооборота / А.Г. Кириллов, А.В. Коуров // Современные научные исследования и инновации. - 2012. - URL: http://web.snauka.ru/issues/2012/01/6734

12. Коржов В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»: (постатейный) / В.Ю. Коржов; под ред. Н.Н. Ковалевой // СПС КонсультантПлюс. 2011.

13. Кугучева О. В Обеспечение сохранности документов: (на примере Тульской области) / О. В. Кугучева // Секретарское дело. - 2005. - №2. - С. 77-80

14. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2001. №3. - С.23-27.

15. Кузнецов С. Л. Организация хранения документов в электронной форме / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2004. - №4. - С. 47-50.

16. Кузнецов С. Л. Правовая основа внедрения и использования электронно-цифровой подписи в делопроизводстве / С. Л. Кузнецов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2007. - №5. - С. 34-40.

17. Кузнецова, Т. В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 13-16.

18. Кукарникова Т.Э. Электронный документ в уголовном процессе и криминалистике / Т.Э. Кукарникова // СПС КонсультантПлюс, 2007.

19. Литвинова, Н. Н. Электронные документы: отбор, использование и хранение / Литвинова Н. Н. // Библиотека. - 2005. - № 6. - С. 6-9; «8-я Европейская конференция по электронному архивированию». (2010; ЕСА). / редкол. В. Ю. Афиани, Е. В. Злобин // Отечественные архивы. - 2010. - N 5. - С. 135.

20. Лифанова, Н. В. Дело стандарта как объект архивного хранения: анализ нормативной правовой базы / Н. В. Лифанова // Отечественные архивы. - 2010. - №5. - С. 32-37.

21. Максимович Г. Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. - 2005. - №1. - С. 30-36.

22. Малофеев С. С. О применении электронной цифровой подписи в электронном документообороте / С. С. Малофеев // Делопроизводство. - 2009. - № 2. - С. 25-29.

23. Менова Н. Ф. Создание электронного архива: необходимость и реальность / Н. Ф. Менова // Вопросы статистики, 2005. - №8. - С. 2-73.

24. Подолина О. Г. Как определить срок хранения документа / О. Г. Подолина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - №10. - С. 49-60.

25. Попенко, А. А. Краткий обзор зарубежного опыта стратегий электронных архивов / А. А. Попенко // Делопроизводство. - 2004. - №4. - С. 101-104.

26. Приходько Е.А. Организация архивного хранения документов при электронном документообороте/ Е.А. Приходько, А.В. Коваленко // Информационное противодействие угрозам терроризма.- 2005. - № 4.

27. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / А.А. Раздорожный.- М., 2007. С226.

28. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве /А.Н. Сокова// Делопроизводство. - 2001. - №1.- С. 13 - 18.

29. Сокова А.Н. Электронный документ и электронный архив /А.Н. Сокова//Делопроизводство. - 1999. - №1. - С. 6 - 10.

30. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство. (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) /А.Н. Сокова // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 10 - 16.

31. Сухоруков, К. Обязательный экземпляр: типы и виды / Константин Сухоруков // Библиотека. - 2010. - №3. - С. 54-55.

32. Терминологический словарь по теории и практике научной информации. ВИНТИ. М., 1964. С. 44.

33. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - № 5. - С.13-21.

34. Тихонов В.И. Организация «безбумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и возможности /В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. №4. С.28-29.

35. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов /В.И. Тихонов// Делопроизводство. - 1999. - №2. - С. 48 - 56.

36. Толковый словарь по информатике.- М., 1991. С. 101.

37. Храмцовская Н. Электронные архивы и их правовые проблемы / Наталья Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 3. - С. 66-77.

38. Шаров, А. А. ЭЦП для электронного документа - панацея? / А. А. Шаров // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. - №5. - С. 49-52.

39. Шульц К. Интеграция бумажных документов в систему электронного документооборота / К. Шульц // URL: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=23751.

40. Яковлев А.В. Криптографическая защита информации /А.В. Яковлев - Тамбов, издательство ТГТУ, 2006. - 138с.

Приложение 1

Программа исследования

Актуальность исследования:

В России, вслед за ведущими странами мира, началась революция в сфере делопроизводства. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного общества», которая приводит к усилению роли электронных документов. В то же время в нормативно - методических актах нет однозначного толкования определения электронные документы и правил работы с ними, поэтому это говорит об актуальности затронутой темы.

Проблема исследования:

Сотрудники Алтайского государственного университета не правильно определяют понятия электронный документ и электронная подпись как набор реквизитов представленных в электронной форме, в итоге, любое электронное сообщение может восприниматься как документ. Вследствие чего возникает вопрос определения юридической силы документа.

Объект исследования: сотрудники Алтайского государственного университета.

Предмет исследования: проблемы внедрения и использования электронного документооборота в Алтайском государственном университете.

Цель: Определить роль и значение электронного документооборота в Алтайском государственном университете.

Задачи:

1. Определить, что понимается под электронным документом и электронная подпись в нормативной правовой базе Российской Федерации.

2. Выявить какое значение вкладывают в понятия электронный документ и электронная подпись сотрудники Алтайского государственного университета.

3. Выявить наличие локальных нормативных актов регулирующих работу с электронными документами и электронной подписью в Алтайском государственном университете.

4. Рассмотреть какая системами автоматизированного делопроизводства существует в Алтайском государственном университете.

5. Выявить, как определяют юридический статус входящих электронных документов сотрудники Алтайского государственного университета.

6. Выявить плюсы и минусы использования электронного документооборота.

Гипотезы:

1. В нормативно-правовой базе Российской Федерации существуют противоречия и недоработки, касающиеся определения понятий электронный документ и электронная подпись, а так же правил пользования.

2. У сотрудников Алтайского государственного университета сложилось не правильное представление о понятиях электронный документ и электронная подпись.

3. У сотрудников Алтайского государственного университета, возникают проблемы, в разграничении юридически значимых документов, пришедших по электронной почте, от электронных сообщений, не имеющих юридической силы.

4. Сотрудники Алтайского государственного университета не придают значения отсутствию или наличию на электронных документах реквизитов, придающих им юридическую силу.

5. Сотрудники Алтайского государственного университета не знают, а, следовательно, не соблюдают правила хранения электронных документов.

6. У сотрудников Алтайского государственного университета существует стереотип о том что, внедрение электронного документооборота не облегчит работу, а наоборот усложнит процесс делопроизводства.

7. Сотрудники Алтайского государственного университета выделяют больше минусов, нежели плюсов электронного документооборота.

8. Сотрудники Алтайского государственного университета не готовы к полному переходу на электронный документооборот.

Анкета

Уважаемый сотрудник Алтайского государственного университета!

Факультет политических наук и Управление документационного обеспечения АлтГУ приглашает Вас принять участия в опросе, посвященному внедрению электронного документооборота АлтГУ. В связи с тем, что в настоящее время в университете вводится система электронного документооборота DIRECTUM нам важно определить Ваше отношения к данным нововведениям.

Просим Вас отметить тот вариант ответа, с которым Вы согласны, или написать свой вариант. Результаты будут использованы в обобщенном виде, поэтому фамилию указывать не нужно.

1. Из каких источников Вы получаете сведения об электронных документах и электронной подписи?

а) из федеральных законов;

б) из локальных нормативных актов;

в) из средств массовой информации;

г) другое (вписать) ____________________________________________

2. Какие локальные нормативно-правовые документы, регулируют правила работы с электронными документами в АлтГУ?

Открытый вопрос (вписать)_____________________________________

3. Какими государственными стандартами вы пользуетесь при работе с документами?

Открытый вопрос (вписать)_____________________________________

4. Что Вы понимаете под электронным документом?

а) документ на материальном носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники;

б) любое электронное сообщение;

в) документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

г) информация в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенная для передачи во времени и пространстве и хранения, с использованием средств вычислительной техники и с электронной цифровой подписью.

5. С какими документами Вы предпочитаете работать?

а) с электронными документами;

б) с документами на традиционном носителе - бумаге;

в) все равно.

6. Все ли входящие электронные письма, поступающие на электронную почту факультета, на Ваш взгляд, имеют юридическую силу?

а) да;

б) все, кроме рекламных писем;

в) только те, которые поступают на сайт факультета

г) нет. Почему? (вписать)______________________________________

7. Что Вы вкладываете в понятие электронная подпись?

а) - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

б) - это реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки;

в) это реквизит электронного документа позволяющий идентифицировать автора документа;

г) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

8. Как Вы считаете, являются ли дата документа, электронная цифровая подпись, адресат отправителя обязательными реквизитами входящего электронного документа?

а) да; б) нет; в) затрудняюсь ответить.

9. Как Вы считаете, какие реквизиты придают электронному документу юридическую силу?

а) дата документа;

б) электронная цифровая подпись;

в) справочные данные об организации;

г) другой вариант ответа (вписать)________________________________

10. Каким образом на вашем факультете хранятся электронные документы?

а) в специальной папке с названием «Электронные документы»;

б) в виде страховой контрольной копии на электронном носителе;

в) в другом виде. Каком? (вписать)_______________________________

11. Как Вы считаете, полный переход на автоматизированную систему делопроизводства облегчит работу с документами?

а) да, это позволит сократить время прохождения документов по каждому из этапов исполнения;

б) нет, это вызовет множество трудностей связанных с использованием и хранением электронных документов;

в) другой вариант ответа (вписать)________________________________

12. Готовы ли Вы, к полному переходу от использования бумажных документов к электронным?

а) да;

б) нет;

в) другой вариант ответа (вписать)_______________________________

13. Являются ли все письма, поступающие на сайт факультета юридически значимыми?

а) да;

б) нет;

в) другой вариант ответа (вписать)________________________________

14. Как Вы считаете, является ли электронная подпись обязательным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу?

а) да;

б) нет;

в) не во всех случаях;

г) другой вариант ответа (вписать)________________________________

Благодарим за сотрудничество!

Приложение 2

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет»

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Алтайский государственный университет» (далее - университет) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления университетом. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

1.2. Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68, Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования РФ от 22.07.2000 № 2286 и в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятом постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст, Основных правил работы архивов организаций (06.02.2002.).

1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемые и другие, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документационной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.4. Ответственность за общую организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в АлтГУ возлагается на Управление документационного обеспечения в соответствии с Положением об управлении. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях университета и в его филиалах возлагается на специалистов подразделений и филиалов в соответствии с распределением обязанностей, закрепленными в должностных инструкциях. В случае увольнения, отпуска или длительного отсутствия по иным причинам сотрудника подразделения, ответственного за организацию делопроизводства, его обязанности возлагаются на другого сотрудника по указанию руководителя соответствующего подразделения. Документы, дела и прочие материалы в данном случае должны быть переданы ответственным за делопроизводство или руководителем подразделения сотруднику, на которого возлагаются обязанности. При этом обязательно составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.

1.5. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники.

1.6. Работники университета несут ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства университета.

1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями университета. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

2. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

электронный документ - это зафиксированная на материальном носителе информация в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники в целях хранения и общественного использования и содержащая электронную подпись, реквизит позволяющий определить подлинность документа.

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

электронная подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

неквалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи.

квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в АлтГУ, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение АлтГУ, на которое возложены функции в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Алтайский государственный университет» по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях АлтГУ.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Требования к бланкам документов

2.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более учреждений, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее

2.1.3. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В университете применяются бланки с продольным расположением реквизитов: общий бланк, бланк письма, бланк приказа, бланк командировочного удостоверения (приложения № 1,2,3,4) .

В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием учреждения, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

2.1.4. На документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания.

2.1.5. Электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, создаются в соответствии с правилами, применяемыми к бумажным бланкам документов. Электронные документы должны оформляться на электронных бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) и иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее. В университете применяются бланки с продольным расположением реквизитов. На электронных бланках документов, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания.

2.1.6. Разработкой унифицированной системы электронных образцов бланков документов должны заниматься специалисты общего отдела Алтайского государственного университета.

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.6. Телефонограммы, телеграммы, факсимильная связь, электронные документы. Оформление и порядок создания.

3.6.1. Телеграммы составляются и передаются для отправки в канцелярию. Копия телеграммы с отметкой о времени её приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.

3.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ,ТЧК, ДВТЧ, КВЧ,ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в канцелярию для оправки, второй подшивается в деле структурного подразделения.

3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное название университета, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

3.6.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем.

3.6.6. Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректорами.

3.6.7. Перед адресатом указываются категории телеграммы: «Правительственная», «Молния», «Срочная».

3.6.8. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

3.6.9. Оформление телеграмм и их отправление производится отдельно по каждому адресу.

3.6.10. Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные адреса должна передаваться телефонограммами.

3.6.11. Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером, кроме телеграмм подписанных ректором.

3.6.12. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководства университета.

3.6.13. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в структурное подразделение с пометкой «ФАКС (дата, время)».

3.6.14. Электронные документы создаются на электронных бланках документов. Используют для ускорения и упрощения процесса переписки между структурными подразделениями университета и сторонними организациями. Правила оформления электронных документов идентичны правилам создания документов на традиционном носителе бумаге.

Следует различать понятия электронный документ и электронное сообщение: электронным документом может считаться только такое электронное сообщение, подписанное электронной подписью, электронная форма которого не исключена законодательно. Другими словами, если в нормативном акте четко указано, что какой-либо конкретный документ необходимо оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный электронной подписью, будет являться лишь копией бумажного документа и юридической силы иметь не будет.

Придание юридической силы документу возможно с помощью нанесение основных реквизитов: дата и номер документа, адресат отправителя, электронная подпись.

4. Прием, регистрация и порядок прохождения документов, поступающих в университет

4.5 Прием передача и обработка входящих и исходящих электронных документов

Документы в электронном виде проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота DIRECTUM.

Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, сотрудники осуществляют проверку подлинности электронной подписи с использованием открытого ключа электронной подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной подписи.

После отправки электронного документа необходимо связаться с принимающей стороной для того, чтобы убедиться, что документ был получен адресатом.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем службы документационного обеспечения управления.

5. Организация документов в делопроизводстве

Дела могут хранится и в электронной форме. В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, содержательную и контекстную информацию (данные).

В краткосрочной перспективе (5-10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.

В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.

При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступ.

Технология архивного хранения электронных документов осуществляется посредствам создания системы электронного архива в университете. Система электронного архива - это программно -- аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения; управления доступом; создания электронных документов всех информационных потоков предприятия; управления документооборотом; управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой.

Созданием электронного архива должен заняться системный администратор Алтайского государственного университета.

Организация электронного архива сопровождается посредствам выполнения ряда условий.

Во-первых, наличие у документа регистрационной карточки (далее РК) - своеобразного паспорта документа - набора реквизитов документа является обязательным. Полнота реквизитов РК обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

Во-вторых, всю работу по быстрому поиску карточки должна выполнять СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" или электронном виде.

В-третьих, в зависимости от прав пользователя, необходимо наличие возможности редактирования учетных записей, внесения изменений.

В-четвертых, удаление документов из архива производится только в том случае, если пользователю предоставлено такое право в списке доступа к каждому конкретному разделу.

В-пятых, права доступа пользователей к разделу можно назначить только в отношении целого раздела (и нельзя назначить отдельно в отношении какого-либо конкретного документа), поэтому при необходимости выделить отдельному документу права доступа, отличные от прав доступа к разделу, в котором он находится, необходимо выделить для этого документа (и в перспективе для всех похожих документов) отдельную группу с необходимыми правами доступа пользователей.

В-шестых, архив должен поддерживать возможность монопольного доступа к документам, для того чтобы избежать коллизий при многопользовательской работе с одним документом, при этом всегда можно узнать, кто именно редактирует документ. Все изменения документа сохраняются в виде его авторизированных версий, всегда можно понять, кто, когда и какие изменения внес в документ. Для исключения неверной авторизации в архиве необходимо использование механизма электронной подписи документов, которая при соблюдении ряда условий, признается даже в суде.

Размещено на Allbest.ru

...