Сущность и значение системы библиотечной документации в управлении библиотекой

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. История становления библиотечной документации в России

1.1 Этапы формирования и развития библиотечной документации: краткий обзор

1.2 История документирования управленческой деятельности библиотек Орловщины XIX-XX вв

Глава 2. Документирование управленческой деятельности библиотеки: теоретические положения

2.1 Понятие «документ»: библиотековедческий и управленческий подходы

2.2 Документационная модель библиотеки

Глава 3. Система библиотечной документации в структуре документационного менеджмента: современное состояние и направления развития

3.1 Библиотечная документация: системный подход

3.2 Управление системой библиотечной документации

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Актуальность исследования. В процессе своего функционирования библиотека использует документы, описывающие операции, инструкции, решения, процедуры и бизнес-правила, связанные с определённой функцией, процессом или сделкой. В соответствии с международным стандартом ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» множество таких документов обозначается термином «документация» [35]. Система библиотечной документации представляет собой информационный ресурс о профессиональной деятельности библиотеки, обеспечивающий процесс принятия управленческих решений и являющийся их материальным воплощением, имеющим юридическую силу.

Создание эффективных условий для управления системой библиотечной документации позволяет обеспечить её сохранность для доказательства действий библиотеки, повысить оперативность и качество управления учреждением, а также уровень исполнительской дисциплины.

Увеличение объёмов информации и документации, активное развитие научно-технического прогресса, внедрение системы менеджмента качества в деятельность библиотек, глобализация мирового информационного пространства привели к необходимости проведения исследования по организации системы управления библиотечной документацией, основывающейся на принципах эффективности, экономичности, а также широком использовании средств электронного документооборота.

Документ для библиотеки является не только средством обеспечения управленческих решений, но и составной частью фонда, предоставляемого во временное пользование физическим и юридическим лицам. В связи с этим на теоретическом уровне остаётся нерешённой проблема употребления разнородных понятий, именуемых одним термином.

Для документоведения документ - это объект, функционирующий главным образом в сфере управления и отражающий решение административных и организационных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Библиотековедение изучает другого рода документы, основная функция которых заключается в хранении и распространении информации во времени и пространстве в целях общественного использования. Разновидности этих документов варьируются в зависимости от типа библиотеки и состава фонда.

Гармонизация категориального аппарата способствует внесению ясности в вопросе оперирования различными по своим признакам документами: в первом случае являющимися основным условием существования библиотеки как социального института, а во втором - средством реализации управленческой деятельности.

Документ как объект библиотечного фонда изучается библиотековедением, библиографоведением и книговедением. Рассмотрение библиотечного документа как средства реализации управленческих решений не получило достаточного теоретического осмысления ни в разделах вышеназванных наук, ни в управленческом документоведении. Актуальным является вопрос о видовой классификации библиотечных управленческих документов, их содержательной характеристике, объединении в систему и установлении структурно-В.П. Козлова [95-96], Е.А. Плешкевича [153, 155, 157, 158, 160, 162, 166, 168, 170], представленные на страницах журналов «Библиотековедение», «Научная и техническая информация», «Научные и технические библиотеки», «Делопроизводство», «Вестник архивиста», «Отечественные архивы», «Секретарское дело».

Обсуждение темы прослеживается на научно-практических конференциях, проводимых Росархивом и ВНИИДАД: «Документация в информационном обществе», «Архивоведение и источниковедение отечественной истории». Этот вопрос обсуждается на ежегодной международной конференции «Крым» в рамках постоянной секции «Библиотеки, музеи и архивы в едином пространстве информации и искусства».

Степень разработанности темы. Проблема исследования документа как основного носителя информации носит междисциплинарный характер.

Вопрос о рассмотрении документа как средства реализации управленческих решений и необходимости управления документацией впервые был поднят в работе А.Н. Соковой в 1985 году [210]. Эта концепция получила своё развитие в трудах В.Ф. Янковой [247, 252], М.В. Ларина [110, 111], С.Г. Кулешова [102], Н.С. Ларькова [112-114], М.Ю. Демина [69], А.В. Пшенко [184], И.К. Корнеева.

Проблема унификации управленческих документов начала активно разрабатываться в 1970-х годах в работах М.А. Васильева [58], В.Ф. Янковой [247, 250], Т.В. Кузнецовой [210], Л.М. Вяловой [61].

Л.Б. Хавкина в начале XX века одной из первых рассмотрела порядок работы с управленческой документацией в библиотеке, опубликовав практические указания по ведению организационных, учётных, технологических

Сегодня это понятие встречается в специальной литературе применительно к более широкому кругу управленческих документов. Например, В.К. Клюев [94], Т.А. Зайцева [79] рассматривают такие виды «внутрибиблиотечных» документов, как организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, плановые, отчётные, финансово-экономические и документы по личному составу. Л.К. Яшина добавляет к этому перечню регистрационные формы и документы службы делопроизводства [253].

Анализ основных систем документации, используемых в управленческой деятельности библиотек, а также требования к их оформлению в соответствии с нормативными актами представлены в работе Т.А. Зайцевой [79].

Документирование инновационной деятельности библиотек в условиях внедрения системы менеджмента качества рассмотрено в работах А.В. Носовой [129-131]. Состав документации вузовских библиотек изучен В.Г. Дригайло [73].

Однако до сих пор отсутствует определение дефиниции «библиотечная документация», не существует единого подхода к её классификации.

Находясь в отношениях и связях друг с другом, документы образуют единство, то есть представляют систему документации. Это понятие впервые было употреблено К.Г. Митяевым в 1959 году [124]. В последующие десятилетия вопросы изучения отраслевых и универсальных систем документации нашли отражение в работах ряда учёных. Так, А.В. Елпатьевский сформулировал определение понятия «система документации» [74], А.Н. Сокова развила теорию соответствия документационных систем соответствующим функциям управления.

Исследованию универсальных систем документации во взаимосвязи истории и современного состояния посвящены работы М.П. Илюшенко, Я.З. Лившица и Т.В. Кузнецовой [82], И.К. Корнеева [98], В.А. Кудряева [68], М.В. Ларина [110], В.Ф. Янковой [247].

Однако до 2010 года вопрос об изучении системы библиотечной документации как совокупности документов, используемых в библиотечной деятельности и предназначенных для обеспечения управленческого процесса, до сих пор не получил целостного рассмотрения. Автор настоящего исследования впервые рассмотрела историю становления системы библиотечной документации [174-176], выявила её компоненты [179], определила роль в управлении современной библиотекой [180].

Источниковую базу исследования составили нормативно-правовые акты федерального, регионального и локального уровней, а также архивные материалы, отражающие вопросы документационного обеспечения управления орловских библиотек.

Первую группу документов составило федеральное законодательство в сфере культуры и информационных технологий:

Конституция Российской Федерации [1]; Закон Российской Федерации

«Основы законодательства Российской Федерации о культуре» [6], ФЗ «О библиотечном деле» [7], ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» [8], ФЗ «О некоммерческих организациях» [10], ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [9], ФЗ «Об электронной подписи» [13], ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [14] и др.

l Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-1020 гг.)» [22], «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [19], «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» [21] и др.

l Приказы Министерства культуры Российской Федерации «Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» [26], «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» [25] и др.

l Международные и государственные стандарты: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [31], ГОСТ Р ИСО 15489-2007 «Управление документами. Общие требования» [32], ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» [35], ISO 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» [36], ГОСТ 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [34] и др.

Ко второй группе источников относятся документы, отражающие законодательство Орловской области в сфере культуры и информационных технологий: Закон Орловской области «О библиотечном деле в Орловской области» [15], Закон Орловской области «Об обязательном экземпляре документов Орловской области» [16], Постановление Правительства Орловской области «Об утверждении долгосрочной орловской целевой программы “Развитие информационного общества на территории Орловской области (2011-2018 гг.)”»

Третью группу источников составили учредительные, организационные и методические документы областных и центральных библиотек Орловской области: уставы, положения, инструкции, методические рекомендации и т.п.

К четвёртой группе источников относятся материалы фондов Российского государственного исторического архива и Государственного архива Орловской области, содержащие сведения о деятельности библиотек Орловщины XIX-XX веков [256-304].

Целью исследования является раскрытие сущности и значения системы библиотечной документации в управлении библиотекой, упорядочение связанного с ней понятийного аппарата и классификация родов документов в библиотеке.

Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:

1) выявить основные этапы развития системы библиотечной документации в России;

2) рассмотреть региональный аспект документирования управленческой деятельности библиотек Орловщины XIX-XX вв.;

3) сформулировать оптимальную дефиницию термина «документ» в управленческом документоведении и библиотековедении;

4) спроектировать документационную модель библиотеки, охарактеризовать её компоненты;

5) дать определение понятия «система библиотечной документации», выявить её составляющие и роль в обеспечении управленческого процесса;

6) выявить требования к управлению библиотечной документацией;

7) разработать рекомендации по созданию и внедрению автоматизированной информационной системы управления документацией для типовых библиотечных учреждений.

Объект исследования - система библиотечной документации.

Предмет исследования - управленческая сущность системы библиотечной документации.

Гипотеза исследования - эффективность библиотечного менеджмента определяется политикой управления системой библиотечной документации, основанной на применении единого методологического подхода к определению состава и содержания библиотечной документации, процессов её создания, обработки, использования и хранения, в том числе в условиях внедрения автоматизированных систем управления.

Теоретико-методологической базой исследования являются принципы историзма и системно-функционального подхода, а также базовые концепции и теории документоведения и библиотековедения, в основе которых лежит понимание термина «документ».

В процессе решения поставленной цели применялся комплекс взаимосвязанных, дополняющих друг друга методов:

Системно-функциональный подход, использовавшийся для анализа системы библиотечной документации с целью определения её подсистем и связей между ними.

Сравнительно-исторический метод, позволивший рассмотреть изучаемый объект в ретроспективе конкретно-исторических условий, выявить преемственность в его развитии.

Метод анализа архивных источников, использовавшийся для выявления состава и структуры управленческих документов библиотек Орловской губернии XIX-XX вв.

Метод терминологического анализа дефиниций - для изучения базовых понятий библиотековедения и управленческого документоведения: «документ», «система документации», «управление документами», «документационный менеджмент».

Метод формализованного анализа публикаций - для выявления аспектов, характеризующих документирование управленческой деятельности библиотек.

Метод моделирования, использовавшийся для разработки структуры документационной модели библиотеки.

Метод опроса - для изучения и оценки уровня организации системы управления библиотечной документацией в областных и центральных библиотеках Орловской области.

Научная новизна диссертационного исследования заключается в следующем:

1. В соответствии с периодизацией государственного делопроизводства выявлены основные виды документов, использовавшихся в управленческой деятельности библиотек: в XI - XV вв. библиотечная документация отражала преимущественно организационную и учётно-хозяйственную деятельность библиотек; в XVI - XVII вв. состав библиотечной документации был дополнен распорядительными и технологическими документами; реформы, произошедшие в XVIII в. нашли отражение в смене наименований и форм управленческих документов библиотек; в XIX - начале XX вв. широкое применение находит отчётная документация; с 1917 г. управленческая деятельность библиотек отражается также в плановых документах; современный период развития системы библиотечной документации, начавшийся со второй половины 1990-х гг., ознаменован созданием документов, отражающих систему менеджмента качества, маркетинговой деятельности библиотек, порядок государственной закупки товаров, работ и услуг.

Предложены термины и определения понятий «фондовый документ», «система библиотечной документации», «документационная модель библиотеки».

Разработана документационная модель библиотеки, представляющая собой совокупность управленческих документов, идентифицирующих библиотеку как систему. Определены составляющие этой модели: документационная модель библиотечного фонда, документационная модель контингента пользователей, документационная модель библиотечного персонала, документационная модель материально-технической базы, документационная модель библиотеки как системы.

Установлено соответствие между функциями библиотечного менеджмента и структурными элементами системы библиотечной документации.

Предложены направления совершенствования системы управления библиотечной документацией областных и центральных библиотек Орловской области, заключающиеся в унификации библиотечной документации и автоматизации управленческого документооборота.

Положения, выносимые на защиту:

Документоведение оперирует управленческими документами, под которыми понимается знаково зафиксированная на материальном носителе информация, необходимая для решения вопросов управленческой деятельности. В отличие от этого, объектом изучения библиотековедения, библиографоведения и книговедения выступает фондовый документ как знаково зафиксированная на материальном носителе информация, предназначенная для библиотечного обслуживания населения и удовлетворения его информационных потребностей.

Документы, функционирующие в библиотеке, делятся на три вида: фондовые, библиографические и управленческие. Совокупность документов первой группы образует библиотечный фонд, второй - библиографические пособия, а третьей - библиотечную документацию.

Система библиотечной документации представляет собой совокупность документов, используемых в библиотечной деятельности для обеспечения управленческого и технологического процесса и взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению.

Система библиотечной документации основывается на документационной модели библиотеки, строящейся по структурно-функциональному принципу, учитывающему функции управленческого аппарата и основные структурные элементы библиотеки: библиотечный фонд, контингент пользователей, библиотечный персонал, материально-техническую базу.

5. Эффективность функционирования системы управления библиотечной документацией определяется уровнем унификации документируемых процессов, структуры и содержания управленческих документов, а также степенью автоматизации основных этапов работы с документами.

Теоретическая значимость исследования:

1) устранена полисемия в употреблении термина «документ» для разнородных библиотечных объектов и процессов, чем вносится существенный вклад в библиотечное фондоведение и документоведение;

2) обнародованы архивные материалы, содержащие управленческую документацию Орловских библиотек XIX-XX веков, дополняя историю становления систем документации в России;

3) разработана классификация управленческих документов библиотеки, что может быть использовано в соответствующем разделе документоведения и библиотечно-информационного менеджмента.

Практическая значимость. Результаты диссертационного исследования с 2011 года используются на кафедре информатики и документоведения для преподавания учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления библиотечно-информационной деятельностью» по направлению подготовки 51.03.06 (071900) «Библиотечно-информационная деятельность» (бакалавриат) в Орловском государственном институте искусств и культуры. Использование материалов исследования позволило повысить уровень теоретической подготовки обучающихся, а также уровень практических навыков работы с библиотечной документацией, что подтверждается соответствующим актом.

В процессе работы над диссертацией были разработаны автоматизированная информационно-поисковая система (АИПС) «Управленческая документация», Классификатор, Табель и Альбом форм библиотечной документации, интенсифицировавшие работу секретаря с управленческими документами Орловской областной научной универсальной публичной библиотеки им. И.А. Бунина, о чём свидетельствует акт об их внедрении. Предложенные направления интеграции процессов управления библиотечной документацией и фондовых документов на базе АБИС «ИРБИС» приняты к рассмотрению главным программистом Международной ассоциации пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий.

Полученные результаты могут быть использованы в практике областных и центральных библиотек региона, документооборот которых не превышает 10 000 управленческих документов в год.

База диссертационного исследования. Представление о становлении библиотечной документации Орловщины дают материалы, отложившиеся в фондах Российского государственного исторического архива (РГИА) и Государственного архива Орловской области (ГАОО).

Изучение библиотечной документации на современном этапе проводилось на базе областных библиотек региона - Орловской областной научной универсальной публичной библиотеке им. И.А. Бунина (ООНУПБ), Орловской областной детской библиотеки им. М.М. Пришвина (ООДБ), Орловской областной специальной библиотеки для слепых (ООСПС), Орловской областной медицинской библиотеки (ООМБ) и Централизованной библиотечной системы г. Орла (ЦГБ), выполняющих важнейшую социальную и коммуникативную функцию и являющихся базовыми элементами культурной, образовательной и информационной инфраструктуры региона.

Исследование библиотечной документации на базе областных и центральных библиотек обусловлено рядом факторов: во-первых, областные библиотеки выступают типичными представителями библиотечной культуры региона, во-вторых, являясь методическими, научно-информационными и культурными центрами регионального значения, областные и центральные библиотеки должны обеспечивать высокий уровень документационного обеспечения своей деятельности. Одновременно с этим в их функции входит создание и внедрение в практику библиотек области правовых, нормативных и инструктивных материалов по вопросам управления документацией.

Соответствие диссертации паспорту научной специальности.

Исследование выполнено в соответствии с п. 5 «Управление библиотечно-библиографическим и редакционно-издательским делом, стандартизация терминологии, персонификация обслуживания, продуктов и услуг» паспорта специальности 05.25.03 - Библиотековедение, библиографоведение и книговедение (педагогические науки).

Апробация результатов исследования осуществлялась на международных, всероссийских, региональных, межвузовских конференциях. Основные положения и результаты исследования обсуждались на Всероссийской научно-практической конференции «Актуальные проблемы документоведения и архивоведения» (Волгоград, 2009); Всероссийских научно-практических конференциях молодых ученых, аспирантов, соискателей (Орёл, 2009-2012), Международной научной конференции «Интеграционные процессы в коммуникативном пространстве регионов» (Волгоград, 2010); Международных Музейных чтениях (Орёл, 2011, 2013), Денисьевских чтениях: межрегиональной научно-практической конференции по проблемам истории, теории и практики библиотечного дела, библиотековедения, библиографоведения и книговедения (Орёл, 2010 ? 2014); XVII Павленковских чтениях: Международной научной конференции «Книжное дело в России в XIX - н. XX вв.» (Санкт-Петербург, 2011); Всероссийской с международным участием научно-практической конференции «Многоуровневая система подготовки специалистов в сфере искусств и культуры: традиции и инновации» (Орёл, 2012); Международной научной on-line конференции «Тенденции развития университетского образования в области библиотечно-информационной деятельности в условиях интенсивно развивающихся информационно-коммуникационных технологий» (Орёл; София, 2012); XIX Скворцовских чтениях: Международной научной конференции «Библиотечное дело ? 2014: библиотечно-информационная деятельность и документно-информационные коммуникации в сфере культуры и образования» (Москва, 2014), III Международной научно-практической Интернет

- конференции «Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры» (Орёл, 2014).

Публикации результатов исследования. Всего по теме диссертации опубликовано 14 печатных работ, 3 из которых - в журналах, входящих в перечень рецензируемых изданий, рекомендованных Высшей аттестационной комиссией России.

Глава 1. История становления библиотечной документации в России

1.1 Этапы формирования и развития библиотечной документации: краткий обзор

История библиотечной документации неразрывно связана с историей развития библиотечного, издательского и книжного дела, а также государственного делопроизводства. Одновременно она является самостоятельным объектом исследования, рассматривающим особенности формирования отраслевой системы документации.

В работах К.И. Абрамова [37, 38], М.И. Слуховского [205], И.М. Фрумина [236], А.Н. Ванеева [55-56] и др. рассматривается исторический процесс становления библиотечного дела в России как неотъемлемого элемента функционирования современного информационного общества, начиная с X века и по сей день.

Развитие управленческой документации в государственных учреждениях России исследуется в трудах М.П. Илюшенко [85], К.Г. Митяева [124], Е.М. Емышевой [75] с позиции основных этапов делопроизводства: делопроизводство в древнерусском государстве (X-XV вв.), приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.), коллежское делопроизводство (XVIII в.), министерское делопроизводство (XIX-н.XX вв.), советское делопроизводство (1917-1990 гг.), современное делопроизводство (вторая половина 1990-х по настоящее время).

Становление библиотечной документации в России начинается с момента появления первых библиотек, созданных при монастырях в XI - XV вв. В этот же период появляются предпосылки к созданию системы государственного делопроизводства.

Организационная функция, определявшая правила внутреннего управления монастырских библиотек, находит отражение в монастырских уставах. Например, Студийский устав Киево-Печерского монастыря раскрывал обязанности библиотекаря и читателей в использовании книжного фонда.

Хозяйственно-учётная функция была одной из ведущих для монастырских библиотек и находила отражение в соответствующих документах - описях, отписях, списках, книгах. В большинстве случаев эти понятия являлись синонимичными, однако, по утверждению М.И. Слуховского, термин «отпись» преимущественно использовался для учёта хозяйственного имущества монастырей, а не объектов библиотечного фонда [205, С. 64].

Развитие библиотечной документации в XV - VII вв. было подчинено общим тенденциям приказного делопроизводства. В этот период, в связи с увеличением числа библиотек, их книжных фондов и расширением круга читателей, происходит рост и управленческих документов. Среди учётных документов продолжают использоваться описи, книги. Монастырские описи были рассчитаны, в первую очередь, на контрольные ревизии, проводившиеся в большинстве случаев при смене библиотекарей, что предписывалось соответствующими приказами, грамотами.

Анализируя старорусскую опись с точки зрения современных взглядов, её можно отождествлять с библиотечной инвентарной книгой, фиксирующей поступление, выбытие, наличный состав библиотечного фонда. Помимо этого, она выполняла функции каталогизации, учёта, ревизии и регистрации выдачных операций.

В XVI - XVII вв. наряду с термином «опись» начинает употребляться термин «реестр», попавший в русскую лексику из-за границы. Например, опись имущества библиотеки Киево-Печерского монастыря в 1544 году именовалась именно так.

Помимо учётных и распорядительных документов в период XVI - XVII вв. развивается технологическая документация. Составляются наставления и «памятки» книгохранителям. Они представляли собой должностные инструкции, в которых в первую очередь обращалось внимание на необходимость бережного отношения к книгам и рукописям, принятия строгих мер к нарушителям правил пользования библиотеками и расхитителям библиотечных книг. В отдельных памятках подчёркивалась обязанность книгохранителя изучать книжный фонд библиотеки, обращалось внимание на большое значение книг для развития культуры и просвещения [38].

Таким образом, назначение управленческих документов в библиотеках XV - XVII вв. сводилось к фиксации источников комплектования, способов расстановки библиотечных фондов, порядка их хранения и использования читателями, обязанностей книгохранителей и их помощников, отражало процедуру ревизии. Общий состав документов можно представить в виде схемы:

Восемнадцатый век ознаменован началом нового этапа в развитии управленческой документации библиотек, получившем название коллежского делопроизводства. Согласно исследованиям О.А. Чувильской, в этот период учреждается ряд библиотек, в том числе библиотека Академии наук (1714), деятельность которой регламентировалась соответствующими указами и распоряжениями, включающими требования к содержанию работы, составу книжных фондов, а также способствующими обеспечению сохранности книг и их использованию читателями [238]. Отдельные положения уставов Академии наук от 1724, 1747 и 1803 гг. устанавливали принадлежность библиотеки к Академии, задачи и функции библиотеки, её штат, порядок управления и комплектования

Технологическая документация библиотек XVIII века пополняется правилами и инструкциями, предназначенными для удобства чтения и помощи в выборе книг пользователям.

На смену описям приходят тетрадные каталоги. Например, Камерный каталог Академии наук, составленный в 1742 г., представлял собой сшитые тетради, разделённые печатными листами чистой бумаги, и, по сути, был инвентарной книгой.

Появляются новые учётные документы: журналы выдачи книг читателям и списки книг, взятых из библиотеки. В них проставлялась дата выдачи, а также сведения о том, кому и какие книги выдаются. При возвращении книг записанное зачёркивалось или делалась соответствующая отметка. Другой вид журнала выдачи книг читателям представлял собой пользовательские формуляры, расположенные в порядке алфавита фамилий читателей.

Таким образом, развитие библиотечной документации XVIII в. проходило в нескольких направлениях: с одной стороны, совершенствуются уже имеющиеся документы, приобретая традиционный вид, с другой стороны, появляются новые виды документов, отражающие отдельные аспекты функционирования библиотеки, о чём свидетельствует рисунок 3.

В XIX в. начинается новый этап развития государственного делопроизводства - министерский период, характеризующийся созданием жёсткой иерархии должностных лиц и учреждений по отношению к работе с управленческими документами.

Развитие библиотечной документации преимущественно осуществляется на фоне массового открытия публичных библиотек для чтения, требующего полного и чёткого документирования их создания, содержания работы, а также состава фондов. Так, деятельность Императорской публичной библиотеки регламентировалась «Положением о управлении Императорскою Публичною библиотекою», утверждённым императором Александром I 14.10.1810 года. Положение состояло из 4 глав и 19 параграфов, устанавливающих состав управления библиотекой, должностные обязанности библиотекаря, помощника библиотекаря, хранителя манускриптов и его помощника, способы содержания и преумножения библиотеки.

Помимо «Положения…», к организационным документам библиотеки этого периода относятся «Правила для управления Императорскою Публичною библиотекою». Они содержат подробное описание должностных обязанностей служащих библиотеки, а также порядок пользования библиотекой посетителями. Правила состоят из трёх отделений: «О должностях служащих при Императорской публичной библиотеке», включающем восемь разделов; «О порядке в домах Императорской публичной библиотеки» и «О посетителях».

Первое отделение является аналогом современных должностных инструкций и раскрывает обязанности директора, его помощника, библиотекарей, помощников библиотекарей, хранителя манускриптов или рукописей и его помощника, писцов, привратника, сторожей.

Состав штата Императорской библиотеки устанавливался отдельным документом с одноименным названием, в котором указывались наименования должностей, количество должностных единиц, размер жалования.

Согласно одиннадцатому параграфу «Положения…», а также пункту 44 «Правил…» ведение «письмоводства по всем сношениям Начальства Библиотеки с разными местами и лицами» возлагалось на одного из библиотекарей или его помощников под непосредственным руководством помощника главного директора [41].

Так, от имени императора в библиотеку направлялись указы и высочайшие повеления, например, «Указ об отмене звания главного директора библиотеки и о переименовании директором его помощника г-на Тайного советника Оленина». В ответ на указы императора директор библиотеки направлял доклады или представления. Переписка начальства библиотеки с другими учреждениями или лицами отражалась в отношениях, официальных письмах, сообщениях. Внутреннюю документацию библиотеки, помимо положения и правил, составляли бухгалтерские учётные документы (главная книга, книги доходов и расходов), отчёты, описи, книга донесений об улучшении к устройству библиотеки, докладные записки и т.п.

Деятельность книжных магазинов, народных библиотек и читален регламентировалась Положением императора «О временных мерах по отношению к открытию и содержанию публичных библиотек и кабинетов для чтения» от 1884 г. и Правилами о бесплатных народных читальнях и о порядке надзора за ними от 1890 г.

Обязательным организационным документом библиотек является устав свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности библиотеки. Например, утверждённые в 1869 г. Императором Александром II Устав Московского публичного и Румянцевского музеев и Положение о штатах Музеев регламентировали структуру музея, порядок управления им, личный состав, порядок комплектования фондов и выдачи книг из библиотеки музея пользователям. В уставе чётко предписывается ведение Правил для посетителей залы чтения библиотеки московского публичного музея.

Входящие и исходящие документы библиотеки были представлены перепиской. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. В Положении о штате музея даётся ссылка на то, что Управление обменивается информационными документами, представленными сношениями с министрами и главноуправляющими, департаментами министерств, а также «местами им равными», которые подписываются директором и скрепляются помощником. Документы, в которых не указывается распоряжений о суммах и новых мерах, подписываются помощником и лицом, заведующим письмоводством.

начале XX в. появляются первые теоретические труды, освещающие порядок работы с библиотечной документацией. В 1904 году издаётся книга Л.Б. Хавкиной «Библиотеки, их организация и техника», в которой подробно рассматривается состав и правила ведения организационно-правовой (уставы библиотек и читален, формы прошения на открытие библиотек и читален), учётной (кассовые и инвентарные книги), технологической (правила для составления и размещения карточек, правила для обращения с книгами) и отчётной (годовой отчёт) документации [237].

1908 году С.И. Вехов впервые употребил термин «библиотечное делопроизводство», включающее такие аспекты, как размещение книг, ведение инвентарного, алфавитного, систематического и других каталогов, приобретение книг и уплата по счетам, сдача книг в переплёт, выдача книг для пользования и обратный приём, проверка библиотечного имущества [59].

Очевидно, что автор вкладывал в понятие «делопроизводство» иной смысл, не соответствующий его определению в управленческой сфере, где он обозначал письменное оформление решения какого-либо вопроса, т.е. создание управленческих документов, их регистрацию, контроль за исполнением, порядок хранения и использования. В «Очерке» даётся подробный перечень учётной документации библиотеки: инвентарная опись, список приобретаемых изданий, книга заказа, лист заказа, книга выдачи изданий пользователям, список недостающих книг, а также порядок её ведения

В начале XX в. также зарождается библиотечная статистика, обусловившая необходимость ведения соответствующей документации: статистических анкет, учётных форм, годовых отчётов и т.п. Впервые ставится вопрос о единообразии в оформлении отчётных документов и разработки их бланков [108].

По мере развития библиотечного дела, начиная с XVIII века, документация библиотек усложнялась - расширялся её видовой состав и назначение, что наглядно показывает рисунок 4:

Октябрьская социалистическая революция начала XX века в корне изменила систему государственных учреждений России и политику управления библиотечным делом, что привело к появлению новых видов и разновидностей документов: декретов, постановлений, планов и др.

Разнообразие видов и форм документов, функционировавших в советских учреждениях, привело к необходимости их унификации и стандартизации. В марте 1919 года было проведено государственное совещание по статистике народного образования, заложившее основы государственной библиотечной статистики. Началась попытка унификации форм, методов и бланков статистического наблюдения, проведение переписей, изучение отдельных единиц учёта. Активно обсуждаются вопросы учёта и его постановки на местах на конференциях и совещаниях практических работников библиотечного дела.

20-е годы XX в. в библиотеках страны наибольшее внимание уделялось учётной, плановой и отчётной документации. Это было обусловлено спецификой управления библиотечным делом, в первую очередь основывающейся на значениях статистических показателей, пронизывающих три основные функции управления: планирование, учёт и отчётность.

1921 г. Наркомпросом РСФСР была разработана инструкция о ведении обязательной ежемесячной статистики и утверждена схема отчёта [108]. С 1924 года Наркомпросом была введена обязательная годовая отчётность библиотек. Библиотечный отдел Главполитпросвета и Статистический подотдел Наркомпроса разработали бланк годовой отчётности [120].

Во второй половине XX в. ведётся поиск наиболее рациональной формы учётной документации: бланков читательских запросов, библиографических справок и т.п. Эта работа получила новое развитие с разработкой в 1954 г. «Инструкции по библиотечной технике для областных, краевых и республиканских библиотек» [87]. Одновременно разрабатываются стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других информационно-справочных документов.

С начала 1960-х годов большое внимание уделяется учредительной и организационной документации библиотек. Гражданский кодекс СССР 1964 года установил, что библиотеки, равно как и другие учреждения и организации, должны действовать на основании устава или общего положения. В связи с этим в Государственной библиотеке СССР им. Ленина и Государственной публичной научно-технической библиотеке СССР, выполняющих функции аналитических центров, начинается разработка и утверждение методических и организационных принципов управленческой деятельности. Под их руководством выходят сборники важнейших правовых документов, касающихся деятельности библиотек

- уставов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций работников [134].

этот период получают распространение и другие организационные документы. Например, библиотекам предписывалось ведение правил внутреннего трудового распорядка, целью которых являлось воспитание отношения к труду, укрепление трудовой дисциплины, рациональной организации труда, повышение качества работы и т.п. [5] Должностные оклады библиотечных работников устанавливались в соответствии со штатным расписанием, утверждённым вышестоящим органом культуры [88]. Организационные документы разрабатывались министерством или ведомством по согласованию с центральным комитетом общественной организации для подведомственных библиотек на основании типовых документов.

Система распорядительных документов библиотек определялась административной системой управления библиотечным делом и включала постановления ЦК КПСС и Советского правительства, приказы и распоряжения министерств и ведомств, а также приказы и распоряжения директоров библиотек.

отдельную отрасль развивается работа по документированию трудовых отношений. В библиотеках создаются документы, отражающие прием, обучение, повышение квалификации, переподготовку, поощрение и взыскание, а также увольнение кадров.

этот период продолжается развитие отчётных и учётных документов. В 1961 г. Центральным статистическим управлением СССР утверждён бланк статистической отчётности библиотек № 6-НК, а в 1965 г. И.Е. Вацадзе разработал единую форму учёта для республиканских, краевых и областных библиотек в виде книги учёта справок. Её дополняли два бланка учёта запросов читателей для библиографического отдела: бланк запроса на выполнение библиографической справки и бланк запроса на составление библиографического списка. Всем библиотекам вменялось в обязанность ежемесячное подведение итогов и составление ежеквартальных и годовых отчётов на основе учёта выполненных справок [234].

Для разносторонней характеристики деятельности библиотекам, кроме статистического отчёта, вменялось составлять годовой информационный отчёт, показывающий место библиотеки в системе культурно-просветительных учреждений её роли в облуживании населения книгой [48].

В 1968 году в соответствии с приказом Министра культуры РСФСР за

№ 636 от 28 июля 1965 года «О мерах по улучшению деятельности областных, краевых, республиканских библиотек РСФСР», Государственная библиотека

СССР им. В.И. Ленина подготовила новый регламентирующий документ «Структура годового плана работы и информационного отчёта республиканской, краевой, областной библиотек». Определены контрольные показатели плана работы и их выполнение; учётные показатели включены как в плановые, так и в отчётные документы [108].

В начале 70-х годов XX века большое внимание направлено на унификацию и стандартизацию состава и правил оформления служебных документов, что нашло отражение в первых государственных стандартах на организационно-распорядительную документацию.

Одновременно ведётся стандартизация в библиотечном деле. В целях унификации библиотечной документации Государственная библиотека СССР им. В. И. Ленина совместно с Государственной публичной научной технической библиотекой СССР и Библиотекой по естественным наукам Академии наук СССР разработали ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учётные документы. Требования к оформлению бланков» [27].

В начале 1980-х гг. после постановления ЦК КПСС и Совета Министров

СССР 1979 года «Об улучшении планирования и усилении воздействия хозяйственного механизма на повышение эффективности и качества работы» методические центры и библиотеки стали больше внимания уделять вопросам планирования, учёта и отчётности. Выходят новые инструктивно-методические материалы: «Учёт основных видов справочно-библиографической работы в универсальной научной (республиканской, краевой и областной) библиотеке», «Разработка годового плана и информационного отчёта областной, краевой и республиканской библиотеки» (1984), «Методика выполнения библиографических справок» (1984) и др. [108]

Указ Президиума Верховного Совета СССР от 13.03.1984 года «Об утверждении Положения о библиотечном деле в СССР» законодательно закрепил необходимость предоставления статистической отчётности библиотек по единым формам в порядке, установленном Центральным статистическим управлением

СССР по согласованию с Министерством культуры СССР. Необходимо отметить, что название и структура бланка статистической отчётности эволюционировали на протяжении десятилетий в связи с изменениями, происходящими в общественно-политической сфере, библиотечном деле, а также развитием научно-технического процесса. Эти преобразования подробно рассмотрены в работе В.П. Лапичковой [108].

Необходимым условием функционирования советских библиотек являлось наличие правил пользования библиотекой. Типовые правила пользования библиотеками СССР, разработанные в соответствии с Положением о библиотечном деле в СССР в 1986 году, состояли из четырёх разделов, регламентирующих: цели и задачи библиотек, порядок предоставления платных и бесплатных услуг, права и обязанности читателей библиотек, а также обязанности библиотек по обслуживанию читателей. В соответствии с упомянутым выше указом Верховного Совета СССР министерства, государственные комитеты, ведомства и центральные органы общественных организаций на основе типовых правил утверждают правила пользования подведомственными им библиотеками.

В 80-х годах XX века делопроизводство рассматривается как одно из направлений административно-хозяйственной деятельности библиотек. По утверждению И.М. Фрумина, основная цель делопроизводства в библиотечном деле сводится к «обеспечению возможности быстро и легко найти необходимую справку, проверить исполнение, подвести итоги работы, организовать хранение документов внутреннего назначения (приказов, распоряжений, заявлений сотрудников и др.) и поступающих от других организаций, а также переписки с ними» [236].

Можно сказать, что развитие библиотечной документации в советский период, длившийся с 1917 по 1991 гг., осуществлялось в двух направлениях: с одной стороны, совершенствовались формы документов, появившихся в дореволюционный период; с другой стороны, появлялись новые виды документов, обусловленные изменениями, произошедшими в государственной и политической сфере. Общую структуру библиотечной документации можно представить в виде схемы:

1.2 История документирования управленческой деятельности библиотек Орловщины XIX-XX вв

Документирование управленческой деятельности в библиотеках отдельных губерний происходило в русле общих тенденций развития делопроизводства и библиотечного дела страны. Являясь одной из 29 великорусских губерний Центральной России, Орловская область, состоявшая на тот момент из двенадцати уездов (Орловского, Мценского, Карачевского, Болховского, Брянского, Трубчевского, Елецкого, Ливенского, Малоархангельского, Севского, Кромского и Дмитровского), сосредоточила на своей территории значительное экономическому принципу. К первой группе относились ведомственные и публичные библиотеки, а ко второй ? платные и бесплатные [77].

Представление о порядке документирования управленческой деятельности библиотек Орловской губернии дают материалы, отложившиеся в фондах Дирекции народных училищ Орловского губернатора, Канцелярии Орловского губернатора, Орловской губернской земской управы, Комитета по делам (ГАОО) [262, 266, 288, 291, 299], а также в фондах Департамента народного просвещения Российского государственного исторического архива (РГИА) [256].

Несмотря на то, что первые сведения о существовании библиотек в Орловской губернии относятся к концу XVIII в., историю развития служебной библиотечной документации можно проследить лишь с 30-х гг. XIX века, так как за более ранние сроки материалов не выявлено.

В апреле 1830 года графом Н.С. Мордвиновым было выдвинуто предложение о создании публичных библиотек в губернских и уездных городах,

5 (17) июля 1830 года. Этот документ положил начало существованию Орловской губернской публичной библиотеки, сохранившиеся материалы которой являются, по сути, первыми разновидностями библиотечной документации Орловской губернии [78].

Проект определял средства на устройство и содержание библиотеки, вопросы управления делами библиотеки, место размещения библиотеки, режим работы и правила пользования книгами [257].

Дело «О передаче губернских публичных библиотек в ведение министерства народного просвещения» содержит разрешение об открытии в городе Орле губернской публичной библиотеки от 21.07.1834 г., подписанное министром народного просвещения, форму отчёта о деятельности губернской библиотеки и бланк ведомости о состоянии публичной библиотеки в губернском городе. Использование этих форм в практической деятельности библиотеки подтверждается документами 1839, 1840 гг. [258]

делах «О рассылке книг, пожертвованных в пользу губернских публичных библиотек» [259] и «О прошении Санкт-Петербургского книгопродавца Смирдина о предложении губернским публичным библиотекам покупки имеющегося у него запаса русских книг» [260] отложилась документация, сопровождающая процесс комплектования библиотеки книгами. Это списки пожертвованных книг, ведомости о рассылке этих книг, а также переписка с книгопродавцами о приобретении библиотекой различных изданий.

Дело «О губернской публичной библиотеке в городе Орле и бывшей в нём выставке изделий» полностью посвящено устройству и первым годам работы Орловской губернской публичной библиотеки. Здесь сохранились отношение попечителя Харьковского учебного округа Министру народного просвещения от 25.09.1834 о разрешении на открытие публичной библиотеки при Орловской губернской гимназии, Правила для публичной библиотеки при Орловской гимназии и два отчёта за 1839 и 1840 гг. [261].

Правила состояли из 19 пунктов и раскрывали цель создания библиотеки, условия её открытия, порядок управления, способы содержания библиотеки, правила для читателей, а также порядок внесения пожертвований.

Правила, кроме того, раскрывают обязанности Совета гимназии и библиотекаря по осуществлению управленческой деятельности. Так, библиотекарь вёл переписку, приходные и расходные книги, исторический и систематический каталоги, книги для вписывания имени подписчиков и для внесения книг, которые берутся ими. Таким образом, на плечи библиотекаря ложились все обязанности: по оперативному управлению библиотекой, заказу книг и ведению учётной документации.

В свою очередь Совет гимназии должен был заниматься финансовыми вопросами, осуществлять ревизию и представлять отчёты университету, в ведомости которого находится гимназия, а также Министерству народного просвещения.

Отчёты о деятельности библиотеки, как уже было указано выше, составлялись по единой форме, и состояли из трёх глав:

«Состав библиотеки», в которой описывался порядок заведывания библиотекой.

«Учётная и хозяйственная часть».

«Особые примечания», отражавшие факты посещения библиотеки достопочтенными лицами.

Наиболее содержательной является вторая глава, которая помогает проследить тенденцию развития библиотеки, её устройство, состав и размер фондов, посещаемость, финансовое состояние [261].

Помимо документации Губернской публичной библиотеки в фондах ГАОО сохранились материалы библиотек, открываемых при светских учебных заведениях. В деле одной из них - ученической библиотеки, учреждённой при Орловской губернской гимназии в 1857 г., - отложились документы о работе и комплектовании библиотеки:

Счета за книги, поступившие в ученическую библиотеку Орловской губернской гимназии от придворного книгопродавца А. Смирдина и из книжной лавки Шемаева.

Отчёты о работе ученической библиотеки с 1857 по 1865 гг.

Основными разделами отчётов являются: преамбула об общем состоянии фонда, приход и расход, остаток. В некоторых отчётах делаются выводы о необходимости исключения из фонда ветхих и непрофильных книг.

3. Учётная документация, представленная тетрадью для описи пожертвований деньгами и книгами в пользу учреждаемой при Орловской гимназии ученической библиотеки, приходно-расходной книгой, шнуровой книгой о деньгах и материальной книгой для записи поступивших в библиотеку и составляющих на лицо книг [264].

...