Сущность и значение системы библиотечной документации в управлении библиотекой

Основным идентифицирующим документом пользователя является читательский билет, удостоверяющий личность пользователя библиотеки и дающий право пользования её услугами. Обслуживание пользователей ООДБ им. М.М. Пришвина осуществляется на договорной основе, в результате чего к читательскому билету добавляется договор безвозмездного пользования. В ООНУПБ им. И.А. Бунина обслуживание пользователей по межбиблиотечному абонементу закрепляется в договорах на библиотечно-информационное обслуживание по МБА и ЭДД и о залоге по МБА.

В Орловской областной библиотеке им. И.А. Бунина контроль и первичный учёт посещений библиотеки отражается в контрольном листке, регистрирующем получение и возврат пользователем объектов библиотечного фонда. Учёт читательских интересов осуществляется на основании формуляра пользователя, содержащего краткие сведения о читателе, дате выдачи фондового документа, его инвентарный номер, автора и заглавие.

Значительное место в документационной модели контингента пользователей занимает вторичная учётная документация, фиксирующая количество посещений пользователями библиотеки, тематику запросов, виды услуг, предоставленных пользователям и т.д. В ООНУПБ им. И.А. Бунина примерами таких документов являются журналы учёта посещаемости всех отделов по разовому контрольному листку и регистрационной карточке, посещаемости по читательскому билету и учёту выдачи читательских билетов, статистические отчёты отделов по посещаемости и справочно-информационному обслуживанию.

Обобщая вышесказанное, документационную модель контингента пользователей можно представить следующим образом:

		Документационная модель
		контингента пользователей
Документация,	Документация по
регламентирующая	защите
правоотношения	персональных
библиотеки и	данных
пользователей	пользователей
Первичная учётная	Вторичная учётная
документация	документация
пользователей	пользователей
Технологическая
документация	Договорная	Контингент
пользования	документация
		пользователей
библиотекой

рассматриваемой системы, так как его деятельность обеспечивает взаимодействие всех структурных элементов. К важнейшим характеристикам данного элемента Н.С. Карташов относит численность сотрудников библиотеки и их качественные показатели: возрастной состав, уровень квалификации, специализация, практический опыт и навыки, творческий потенциал и др. [93].

Документационную модель библиотечного персонала образуют кадровые документы, или документы по личному составу. Они отражают наличие и движение трудовых ресурсов и составляют целый комплекс, который можно систематизировать по различным признакам: степени обязательности, целевой принадлежности, основным кадровым процедурам, функциональному назначению и т.д.

Порядок построения и функционирования системы управления библиотечным персоналом регламентируется организационно-правовыми документами: штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников, положениями об отделах библиотеки, о системе оплаты труда, о стимулирующих выплатах, о персональных данных работников, о порядке проведения аттестации и т.д.

Установление, ведение или прекращение трудовых взаимоотношений работника с библиотекой осуществляется на основании следующих видов персональной документации:

удостоверяющие документы (паспорт, трудовая книжка, диплом);

документы, подтверждающие определённые факты для целевого представления (характеристика, рекомендация, справка, командировочное удостоверение);

инициативные документы работника (заявление, резюме, жалоба);

документы, характеризующие профессиональные и личностные качества работника (аттестационный лист, протокол аттестационной комиссии, протокол проведения собеседования и др.).

Планирование деятельности по управлению библиотечным персоналом отражается в плановых документах. Например, в Центральной городской библиотеке им. А.С. Пушкина составляются планы развития персонала, обучения и повышения квалификации, предоставления отпуска (график отпусков).

Контроль за движением кадров в ООНУПБ им. И.А. Бунина отражается в отчётах, предоставляемых в Министерство культуры РФ (Отчёт о состоянии кадров по театрам, музеям, библиотекам, культурно-досуговым учреждениям, ДМШ и ДХШ), Центр занятости населения (Сведения о потребности в работниках, о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей), Информация о выполнении квоты для приема на работу инвалидов), Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Орловской области (Сведения об обучении работников организаций (форма №1 «Кадры»)). В ЦГБ им. А.С. Пушкина также составляется ряд сведений: о стаже работы библиотечных кадров, о подготовке, переподготовке и повышении квалификации, о составе кадров работников ЦБС, о вакансиях, о штатной и фактической численности, о совместителях. библиотечный документация управленческий архивный

Правовые взаимоотношения работника и Орловской областной библиотеки им. И.А. Бунина, права и обязанности по отношению друг к другу закрепляются в коллективном договоре, трудовом договоре и дополнительных соглашениях к нему, составляемых в случае изменения ставки, увеличения или уменьшения заработной платы.

С заведующими отделов библиотек, а также работниками, в трудовые обязанности которых входят работы по приёму на хранение, обработке, учёту, выдаче фондовых документов и иных материальных ценностей, заключаются договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Отдельную группу кадровых документов составляет первичная учётная документация по учёту труда и его оплаты. К ней относятся документы по учёту кадров (приказы о приёме на работу, переводе, поощрении, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника, командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении и др.), а также документы по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда (табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда, расчётно-платёжная ведомость, лицевой счёт, записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику, записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы и др.).

Названные формы были унифицированы и введены в действие Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 года № 1, однако в связи с принятием нового ФЗ «О бухгалтерском учёте» требование об обязательности их использования в 2013 году утратило силу. Тем не менее, многие учреждения, в том числе библиотеки, до сих пор продолжают использовать их для отображения основных кадровых процедур, так как перечень обязательных реквизитов остался неизменным.

Помимо первичных учётных документов, в библиотеке используются формы, носящие ярко выраженный вторичный характер. Они используются для осуществления информационно-справочной, аналитической и отчётной работы по кадрам (журналы регистрации трудовых книжек, приказов по личному составу).

Персонал библиотеки, являющийся членом профсоюзной организации, внесён в список профсоюзного актива, имеет профсоюзные билеты, а также право подачи заявлений на выдачу материальной помощи. Деятельность профсоюзной организации отражается в планах, отчётах и ежегодных докладах председателя профсоюза.

С целью установления соответствия работника занимаемой должности, а также улучшения подбора, расстановки и воспитания кадров, повышения уровня профессионального мастерства, деловой квалификации, качества и эффективности работы специалистов, усиления и обеспечения тесной связи заработной платы с результатами труда, приведения в соответствие наименований должностей с квалификационными требованиями в ООНУПБ им. И.А. Бунина регулярно проводится аттестация работников.

Нормативно-правовой основой данной процедуры является Положение о порядке проведения аттестации работников БУКОО «Орловская областная научная универсальная публичная библиотека им. И.А. Бунина». На каждого работника, подлежащего аттестации, его непосредственным руководителем составляется характеристика-представление и оценочный лист, содержащие всестороннюю оценку соответствия профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности, оценку его профессиональной компетентности, отношения к работе и выполнению должностных обязанностей, результатов работы за прошедший период.

Аттестуемый работник готовит отчёт аттестуемого и заполняет лист самооценки, которые представляются в аттестационную комиссию. Оценка деятельности работника, прошедшего аттестацию, и рекомендации аттестационной комиссии заносятся в аттестационный лист, который подписывается председателем членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании. Заседания аттестационной комиссии оформляются протоколами. Материалы аттестации передаются директору для принятия решения. Аттестационные листы и представления на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

Важное место в организации профессиональной деятельности работников библиотеки занимает охрана труда. Это положение подтверждается Конституцией

Трудовым кодексом Российской Федерации, а надзор и контроль со стороны государства за рациональной организацией труда возложен на федеральную и государственную инспекцию по труду. Локально ответственность за охрану труда библиотечного персонала несёт руководство библиотеки и инженер по охране труда, в обязанности которых входит ведение необходимой документации. Например, в ООНУПБ им. И.А. Бунина ежегодно составляется план оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации; план действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна; планы приведения в готовность нештатных аварийно-спасательных формирований и эвакуации в чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера. Результаты выполнения планов отражаются в соответствующих отчётах. Оперативное регулирование вопросов по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (ГО и ЧС) отражается в приказах директора.

К документации по охране труда, находящейся в соответствии с требованиями на рабочих местах сотрудников ООНУПБ им. И.А. Бунина, относятся:

Инструкция по действиям дежурного при получении сигналов оповещения.

Инструкция ИПБ-1 сотрудникам библиотеки на случай пожара.

Инструкция пользователя компьютером.

Инструкция по охране труда.

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности; учёта проведения с сотрудниками инструктажа по охране труда на рабочем месте. Таким образом, модель библиотечного персонала можно представить следующим образом:

Архитектурные и технологические решения возведения и реконструкции здания библиотеки или её помещений, внешний вид, стоимость работ отражается в проектно-сметной документации: генеральном плане здания, чертеже фасада, разрезе здания, рисунках, пояснительных записках, эскизах, расчётах, схемах, картографических документах, сметах.

Сведения о здании библиотеки, как объекте кадастрового учёта, аккумулируются в соответствии с ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» и закрепляются в кадастровом паспорте здания, кадастровом плане территории, кадастровой справке о кадастровой стоимости здания (ст.14, п.2). Закон перечисляет и другие документы, содержащие сведения о библиотечном здании как объекте недвижимости - технический паспорт и план (ст.41, п.8).

Инженерная инфраструктура библиотеки включает в себя электроснабжение и освещение, отопление, вентиляцию, электробезопасность, санитарно-техническое обеспечение. Данные о ней также отражаются в проектной документации библиотеки, где в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2008 № 87 сведения о системах электроснабжения, водоснабжения, водоотведения, вентиляции, отопления являются обязательными разделами данной группы документов [18]. Например, геометрические, энергетические и теплотехнические характеристики здания Орловской областной библиотеки им. И.А. Бунина закреплены в её энергетическом паспорте.

Обеспеченность библиотеки осуществляется на договорной основе, поэтому перечень документации, составляющей модель библиотечной инфраструктуры, дополняется договорами с соответствующими службами на оказание коммунальных услуг.

Помимо здания и его инфраструктуры, материально-техническая база библиотеки включает оборудование. Его описание, условия работы и эксплуатационно-технические характеристики содержатся в паспортах оборудования, инструкциях по его эксплуатации, технических заданиях.

В ООНУПБ им. И.А. Бунина регулярно составляются заявки на приобретение оборудования, канцелярских принадлежностей и ремонт оборудования, планы и отчёты об использовании материально-технических ресурсов, сведения о проведении инвентаризаций, акты о результатах инвентаризации, списании инвентаря, поступлении оборудования. Бухгалтерский учёт мебели и библиотечного оборудования ведётся в книге учёта малоценного инвентаря и оборудования, инвентарной карточке учёта основных средств.

Копировально-множительная техника (КМТ) и средства телекоммуникации, в первую очередь, отражаются в конструкторских документах, в частности, эксплуатационных: этикетке технического устройства, паспорте оборудования или технического устройства, инструкции по эксплуатации [29]. Аналогично мебели и библиотечному оборудованию на приобретение КМТ и аудиовизуальных и телекоммуникационных средств составляются заявки, а информация об их приобретении, использовании и учёте отражается в соответствующих планах и отчётах, а также документах бухгалтерского учёта.

Отдельную группу составляет документация по закупке товаров, работ и услуг. В соответствии с ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" № 223-ФЗ от 18.07.2011 в учреждении должен быть принят правовой акт, регламентирующий правила закупок. Например, в Орловской областной библиотеке им. И.А. Бунина это Положение о закупке товаров, работ и услуг для нужд бюджетного учреждения культуры Орловской области «ООНУПБ им. И.А. Бунина». Планирование и осуществление государственных закупок, согласно ст. 38 ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», предписывает создание контрактной службы или назначение контрактного управляющего, действующих в соответствии с приказом о назначении на должность. Проведение конкурсов, аукционов, запросов котировок и предложений осуществляется единой комиссией, деятельность которой регламентируется соответствующим положением. Библиотеки размещают в единой информационной системе планы-графики и планы закупок, извещение о закупках, протоколы хода закупок, договора о закупке товаров, работ и услуг, а также иную документацию, предусмотренную соответствующими федеральными законами.

Обеспечение безопасности библиотечного здания, его помещений, фонда, мебели и оборудования, технических средств и устройств, персонала и посетителей является объектом пристального внимания со стороны правительства. Нормативному регулированию безопасности библиотеки подлежат следующие направления: санитарно-эпидемиологическое состояние здания библиотеки, соответствие здания и помещений библиотеки требованиям технических регламентов и иной проектной документации, соблюдение пожарной безопасности, предупреждение и ликвидация чрезвычайных ситуаций, противодействие терроризму, контроль за состоянием объектов культурного наследия.

В ООНУПБ им. И.А. Бунина основным документом по обеспечению безопасности учреждения является Концепция безопасности, определяющая цели и задачи, принципы и способы противодействия возможным угрозам и меры по обеспечению безопасности персонала и собственности библиотеки. Реализация требований безопасности отдельных направлений отражается в соответствующих документах, представленных в Приложении 3.

Рассмотренные сведения о документационном обеспечении компонентов МТБ библиотеки позволяют представить документационную модель четвёртого элемента системы «Библиотека»:

Характеристика библиотеки как юридического лица будет отражаться в нормативно-правовых, методических, учредительных и иных организационно-распорядительных документах, представленных в соответствующем разделе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД): документы по реорганизации и ликвидации библиотеки, по нормативно-правовому, распорядительному и оперативно-информационному регулированию деятельности библиотеки.

Нормативно-правовая база деятельности библиотеки состоит из нескольких уровней: федерального (Закон «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» [6], ФЗ «О некоммерческих организациях» [10], ФЗ «О библиотечном деле» [7], ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» [8] и др.), регионального (Закон Орловской области «О библиотечном деле в Орловской области» [15] и др.), ведомственного (Положение об основах хозяйственной деятельности и финансировании организаций культуры и искусства и др.) и локального (устав, положения, инструкции и др.).

К учредительным документам библиотек относятся устав, заявление на государственную регистрацию, заявление в финансовые органы на открытие расчётного счёта, свидетельство о регистрации, приказ о назначении директора библиотеки.

Устав является основным учредительным документом. Уставы областных и центральных библиотек Орловской области разработаны в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (п. 1 ст. 52), федеральных законов «О некоммерческих организациях» (ст. 14); «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», а также требованиями местного законодательства - законом Орловской области «О библиотечном деле в Орловской области» (п. 8 ст. 1).

Организационная структура библиотек закреплена в штатном расписании, задачи и функции отделов регламентируются соответствующими положениями.

Помимо документов, составляющих нормативно-правовую базу, модель пятого элемента содержит документацию, отражающую вопросы оперативного управления библиотекой: приказы директора по основной деятельности, решения коллегиальных совещательных органов.

Значительное место в перечне документов модели «библиотека как система» занимает планово-отчётная документация, содержащая основные документы о деятельности библиотеки:

перспективные программы (ФЦП «Культура России 2012-2018 гг» и др.);

планы и отчёты финансово-хозяйственной деятельности (ФХД);

ежегодные планы и аналитические отчёты работы отделов и библиотеки в целом;

статистический отчёт;

отчёты о выполнении государственного задания на оказание услуг, о выполнении грантов и целевых программ, о научной, информационной и методической деятельности;

финансово-экономические и налоговые документы.

Реформа бюджетной сферы 2010 года дополнила перечень плановых документов, регулирующих состав, объём и качество деятельности библиотеки, а также порядок её финансирования - государственным заданием бюджетного учреждения.

Государственное (муниципальное) задание (госзадание бюджетного учреждения) - документ, устанавливающий требования к составу, качеству и (или) объёму (содержанию), условиям, порядку и результатам оказания государственных (муниципальных) услуг и выполнения государственных (муниципальных) работ [2]. Определение понятия, а также основные нормы регламентации госзадания бюджетного учреждения прописаны в соответствующих статьях Бюджетного кодекса (ст. 6, ст. 69.2). Форма документа является унифицированной и утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 02.09.2010 № 671. Результаты выполнения государственного задания ежегодно отражаются в соответствующем отчёте.

Областные и центральные библиотеки являются научно-исследовательскими, научно-методическими, координационными и научно-информационными центрами для всех видов библиотек региона, а также являются центром сбора библиотечной статистики региона. Реализация этих функций предписывает им аккумулировать, помимо собственных отчётных документов, отчёты о работе ЦБС и информационные отчёты о работе публичных библиотек города и районов области, а также сводные статистические сведения о количестве общедоступных библиотек системы Министерства культуры России по Орловской области, числе пользователей, формировании и использовании фонда, информационном обслуживании и др.

Специфика библиотеки как культурно-досугового, просветительского и информационного учреждения будет отражаться в миссии библиотеки, документах коллегиальных совещательных органов, занимающихся разработкой и решением проблем, связанных с развитием учреждения, достижением библиотекой научных и практических результатов передовых исследований в области библиотечного дела. Например, в ООНУПБ им. И.А. Бунина это Положение о редакционно-издательском совете, Положение о научно-методическом совете, протоколы заседаний производственных совещаний и др.

Отдельную группу документов, составляющих рассматриваемую модель, образует документация клубов и любительских объединений, функционирующих при библиотеках. В настоящее время библиотеки - это не только информационные центры, но культурно-досуговые учреждения, объединяющие своих пользователей по интересам. Заседания клубов проходят при организационной поддержке библиотеки, в которой они учреждены. Являясь самостоятельными объединениями, клубы имеют собственный паспорт, устав, план работы, список членов, программы проведения мероприятий. И, хотя прямого отношения к библиотеке документы клуба не имеют, они всё же являются частью модели библиотеки, представляющей клуб как один из структурных элементов учреждения.

Специфической составляющей документационной модели областных библиотек как системы являются публикуемые материалы, отражающие основные события в жизни региона. Например, ООНУПБ им. И.А. Бунина издаёт тематические сборники, сборники служебных материалов, «Ежегодный доклад о состоянии библиотечного обслуживания населения Орловской области, а также методические материалы.

Документационная модель библиотеки состоит из пяти структурных составляющих: модели библиотечного фонда, контингента пользователей, персонала библиотеки, материально-технической базы и библиотеки как системы. Можно сказать, что на данном этапе развития эта модель универсальна, однако состав документов в модели может варьироваться в зависимости от выполняемых библиотекой функций, организационной структуры и других специфических особенностей.

Глава 3. Система библиотечной документации в структуре документационного менеджмента: современное состояние и направления развития

3.1 Библиотечная документация: системный подход

По утверждению О.П. Коршунова, библиотека относится к группе общественных институтов, образующих третий уровень системы документальных коммуникаций, характерной особенностью которых является наличие двух контуров: непосредственно документального и вспомогательного.

На первом контуре осуществляется функционирование документов, выступающих источниками информации и необходимых для удовлетворения информационных потребностей пользователей, второй контур предназначен для создания, хранения, распространения и использования библиографических документов [99].

Согласно концепции О.П. Коршунова, применительно к библиотеке объектами первого контура выступают фондовые документы, второго - библиографические. Однако в процессе управления библиотечным фондом создаётся ещё одна группа документов, обеспечивающих и отражающих процесс принятия управленческих решений и получивших название управленческие. Так как среда функционирования всех трёх групп документов опосредована библиотекой, то по отношению к ним полноправно употребление гиперонима «библиотечные документы».

Фондовые документы предназначены для библиотечного обслуживания населения и удовлетворения его информационных потребностей. Библиографические документы являются результатом аналитико-синтетической переработки фондовых документов с целью их последующей идентификации и использования. Управленческие документы используются для решения функций менеджмента библиотеки: организации, планирования, контроля и др.

Документы каждой из вышеназванных групп образуют организованное множество. Так, совокупность фондовых документов общепринято обозначать понятием «библиотечный фонд», библиографических - библиографические пособия, управленческих - документация:

Термин «документация» в русском языке имеет несколько значений. В соответствии с одним из них, под документацией понимается «собрание документов служебного (управленческого) назначения» [76]. В международном стандарте ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» документация (от англ. documentation) понимается как «множество документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и бизнес-правила, связанные с определённой функцией, процессом или сделкой» [35], то есть данное понятие относится исключительно к управленческой и технологической деятельности. Документация, используемая для реализации функций управления и описания основных технологических процессов в библиотеке, по правилам словообразования, называется библиотечной.

В 70-80 годах XX века наблюдается тенденция к рассмотрению документа с позиции системного подхода, позволившего выявить взаимосвязь документов и их нахождение в определённой целостности и единстве, то есть объединение в «обеспечивающий достижение определённой цели комплекс взаимосвязанных документов, характеризующихся наличием установленных критериев возникновения каждого из них» [74]. К.Г. Митяев классифицировал системы документации на «отраслевые» и «универсальные» [122]. В учебном пособии под редакцией Я.З. Лившица системы документации дифференцируются на функциональные и отраслевые [82].

В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления: организация, планирование, регулирование, контроль и др. [82]. Отраслевая или межотраслевая система документации, по мнению В.Н. Автократова, представляет собой «программу документов, обеспечивающих какую-либо общественную функцию, включающую набор собственных видов документов и определяющую их форму, реквизиты, типические показатели, порядок создания, движения и обработки» [39].

В 1983 году перечень наиболее важных систем документации, использующихся для управления в определённой сфере деятельности, был впервые закреплён на государственном уровне в Общесоюзном классификаторе управленческой документации, в 1993 году преобразованном в общероссийский.

Официальное определение понятия «система документации» впервые дано государственном стандарте 1988 года «Унифицированные системы документации. Основные положения» и формулируется как «совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности» [28]. В стандарте 1998 года «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а затем в его новой редакции от 2013 года определение звучит уже иначе: «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» [34].

Каждый социальный институт, в том числе библиотека, генерирует множество разнообразных документов, специфичных именно для него. Применительно к библиотечным учреждениям используется система библиотечной документации, определяемая автором настоящего исследования как совокупность документов, используемых в библиотечной деятельности для обеспечения управленческого и технологического процесса и взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению.

В соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001-2008 «Система менеджмента качества. Требования», «весь объем документации должен быть опредёленным образом структурирован, давать чёткое представление о системе в целом и о каждом элементе структуры системы менеджмента, иметь чёткие связи между элементами» [33]. Система библиотечной документации делится на подсистемы, определяемые содержанием функций библиотечного менеджмента.

И.М. Суслова определяет библиотечный менеджмент как современную концепцию управления библиотекой с применением принципов, функций и методов, разработанных в мировой теории и практике, называя следующие функции управления библиотекой: прогнозирование, планирование, организация, координация, регулирование, мотивация, учёт, анализ [230, 231].

Впервые идея о соответствии управленческих функций составу и содержанию документов была сформулирована В.С. Мингалёвым в 1983 году [121]. Впоследствии она была развита А.Н. Соковой [210], В.Ф. Янковой и др. Так, В.Ф. Янковая предлагает различать следующие группы документов, объединённых по функциональному принципу: организационно-правовые; плановые; распорядительные; отчётные; договорные; информационно-справочные; обеспечивающие [247].

Применительно к документационному обеспечению управления библиотекой В.К. Клюев [94], Т.А. Зайцева [79] выделяют такие виды «внутрибиблиотечных» документов, как организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, плановые, отчётные, финансово-экономические и документы по личному составу. Л.К. Яшина добавляет к этому перечню регистрационные формы и документы службы делопроизводства [253]. И.С. Пилко называет организационно-распорядительные, научно-методические, нормативные и технологические документы, регламентирующие библиотечные процессы [152]. Н.С. Редькина подробно рассматривает только организационно-технологическую документацию на примере ГПНТБ СО РАН [188, 189]. А.В. Носова, помимо перечисленных подсистем, выделяет документацию системы менеджмента качества библиотек [130].

Внутри системы библиотечной документации, между её элементами, существуют многочисленные взаимосвязи, проявляющиеся в единстве решаемых задач. Например, подсистема плановой документации тесно связана с отчётной, так как показатели, представленные в годовом плане библиотеки, являются основанием для сравнения полученных результатов, отображаемых в годовых информационно-аналитических отчётах. В свою очередь, источниками для составления отчётных документов является учётная и информационно-справочная документация.

Элементы в системе библиотечной документации функционируют не изолированно: каждая из названных выше подсистем занимает опредёленное место, обусловленное иерархией системы управления библиотекой. Помимо внутренних связей элементов системы, существует связь с внешними системами документации. Например, сведения об общедоступной (публичной) библиотеке в системе библиотечной документации входят в состав отчётных документов, одновременно являясь элементом унифицированной системы отчётно-статистической документации.

и то же время система библиотечной документации обладает автономностью, выражающейся в возможности самостоятельно функционировать развиваться как в совокупности, так и на уровне отдельных её элементов. В рамках конкретной библиотеки структура системы библиотечной документации может варьироваться, включая в обиход либо исключая отдельные виды документов. При этом система библиотечной документации развивается и усложняется параллельно с развитием общественно-политического строя, аппарата управления и его функций, научно-технического прогресса.

В результате политических и социально-экономических реформ, произведённых в России в начале 1990-х гг. XX века, происходят изменения в нормативно-правовой документации библиотек. В основу федерального законодательства в области библиотечного дела легли: Конституция Российской Федерации (1993), Гражданский кодекс Российской Федерации (Ч. 1 - 1994, Ч. 2 - 1996, Ч. 4 - 2008) [1], законы «Основы законодательства Российский Федерации

о культуре» (1992) [6], «Об обязательном экземпляре документов» (1994) [8], «О библиотечном деле» (1994) [7]. Вопросы создания хранения и использования информации регламентировались законом «Об информации, информатизации и

о защите информации» (1995) [47].

В XXI веке наблюдается изменение законодательства в сфере информации и документации, обусловленное активным развитием научно-технического прогресса и внедрением электронного документооборота в деятельность библиотек, что нашло своё отражение в федеральных законах: «Об электронно-цифровой подписи» (2002), «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006) [11], «Об электронной подписи» (2011) [13], федеральных целевых и государственных программах «Электронная Россия» (2002-2010) и «Информационное общество (2011-2020) [22], Распоряжении Правительства «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» (2011) [23] и др.

Глобализация мировых экономических отношений привела к необходимости рассмотрения и принятия ряда международных стандартов в области управления документами: ГОСТ Р ИСО 15489-2007 «Управление документами. Общие требования» [32], ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» [35], ISO 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» [36].

Нормативно-методическое регулирование вопросов создания и организации работы с документацией в библиотеках получило активное развитие с 90-х годов XX века. Были разработаны: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1992, 2005), государственные стандарты на унифицированные системы документации и требования к их оформлению (1997, 2003), государственные стандарты на делопроизводственную и архивную терминологию (1998, 2013), Основные правила работы архивов организаций (2002), перечни типовых управленческих документов (2000, 2010), а также иные методические рекомендации Росархива, ВНИИДАД и центральных библиотек России.

Бурное развитие информационных технологий в конце XX века обусловило необходимость обеспечения конкурентоспособности российских библиотек. Реализуя данное направление, библиотеки начинают осваивать маркетинговые технологии и концепции управления качеством, ориентированные на увеличение спроса на библиотечно-информационные услуги.

Практика библиотечного маркетинга предполагает ведение коммерческой деятельности. Перечень платных услуг, как правило, определяется самой библиотекой. По утверждению Стивена Бейли, платные услуги можно разделить на четыре группы: доступ к пользованию услугами библиотеки, доступ к информации, массовые мероприятия и пользование помещением библиотеки, штрафы с пользователей за утрату выдаваемых материалов или читательского билета.1 Названные направления нашли своё отражение в коммерческой документации библиотек: положении о предоставлении платных услуг, прейскуранте платных услуг, договорах об обслуживании юридических лиц и об обслуживании по МБА, договоре об аренде библиотечных помещений, счетах-фактурах, накладных, квитанциях и т.п.

По утверждению Ю.Н. Дрешер, управление качеством предоставления библиотечно-информационных услуг во многом зависит от разработки и внедрения системы менеджмента качества, соответствующей требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 [72]. Как отмечает А.В. Носова, в основе достижения качества лежит управление персоналом, процессами, ресурсами и документацией [133].

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Система менеджмента качества. Требования» документирование системы менеджмента качества отражается в ряде документов: политике в области качества, руководстве по качеству, документированных процедурах, положениях, инструкциях, графических моделях, схемах, записях и др. [129]

Изменения в сфере закупки товаров, работ и услуг, произошедшие в 2013 году в связи с принятием Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», определили новый порядок регулирования отношений, направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд, что привело к выделению новой группы документов по закупкам: положение о единой комиссии, планы-графики и планы закупок, извещение о закупках, протоколы хода закупок, договоры о закупке товаров, работ и услуг, а также иной документации, предусмотренной соответствующими федеральными законами

Таким образом, система библиотечной документации включает в себя ряд подсистем, функционирующих в библиотеке. Система библиотечной документации имеет сложную структуру, находящуюся в прямой зависимости с основными функциями библиотечного менеджмента. Выполнение того или иного управленческого действия находит своё отражение в соответствующем документе (цепочке документов), в связи с чем можно говорить о функциональном подходе к структурированию системы библиотечной документации.

Соотнесение выполняемых библиотечным менеджментом функций с соответствующими группами документов позволило выявить в структуре системы библиотечной документации следующие подсистемы: нормативно-правовую, организационную, плановую, отчётную, распорядительную, финансово-экономическую, кадровую, организационно-технологическую, учётную, договорную, информационно-справочную.

Состав библиотечной документации на современном этапе основывается в большинстве случаев на практике документирования, появившейся в советский период, с учётом изменений, происходящих в социально-экономической, политической, научно-технической и других сферах государственного развития.

3.2 Управление системой библиотечной документации

Определение направлений профессиональной подготовки персонала, осуществляющего непосредственную работу с документами, не является предметом настоящего исследования, совершенствование же процессов по управлению документами требует более детального рассмотрения.

Впервые вопрос об управлении документацией, использующейся в деловой сфере, был поднят А.Н. Соковой в 1985 году [210], однако сам термин стал использоваться в научном обиходе лишь в начале XXI века.

М.В. Ларин рассматривает управление документацией как категорию документоведения, высший уровень делопроизводства, где первостепенное значение имеет использование автоматизированных систем управления и соответственно внедрение электронного документооборота [111].

Официальное определение термина «управление документами» в России впервые появилось в одноименном национальном стандарте «Управление документами. Общие требования» в 2007 году как эквивалент англоязычного термина «records management», обозначающего «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» [32].

По утверждению Е.С. Белоус, управление документами предполагает не только сферу работы с документами, но и требования к ней: правовое обоснование всех аспектов управления документацией, надежное хранение документов, своевременную ликвидацию ненужных документов, экономное и эффективное создание, использование и хранение документов [50].

Управление системой библиотечной документации становится наиболее актуальным в условиях внедрения системы менеджмента качества (СМК) в деятельность библиотек. Создание СМК диктует повышенные требования к качеству документированной информации и выбору оптимальных форм и методов управления ею.

Эмпирический анализ использования библиотечной документации, осуществлённый в результате опроса сотрудников библиотек в 2015 году, позволил выявить уровень организации системы управления документами. В респондентов - 100 человек, из которых 49 руководителей (директора, заместители директоров и заведующие филиалами и отделами), 45 специалистов (старшие и ведущие библиотекари, библиотекари, библиографы, методисты) и 6 делопроизводителей (под делопроизводителем в данном случае понимаются должности заведующего канцелярией, учёного секретаря, секретаря, специалиста по кадрам) областных и центральных библиотек Орловской области. Для опроса была использована анкета, состоящая из двадцати вопросов.

Предполагалось, что формирование отношения к необходимости создания эффективной системы управления документацией в библиотеке определяется иерархией управления «руководитель-специалист», а также степенью непосредственной занятости в документировании и организации работы с документами. С библиотечной документацией работают в большей степени руководители и делопроизводители, специалисты же сталкиваются, в основном, с учётной и методической документацией.

Таблица Анализ результатов опроса о месте системы управления документацией в менеджменте библиотеки (в процентах)

Варианты ответа	Всего	Руководители	Специалисты	Делопроизводители
Система управления	41	20	19	2
документацией
является
необходимой для
формирования
планов
Система управления	33	14	13	6
документацией
является
обеспечивающей по
отношению к
менеджменту
библиотеки
Система управления	26	8	7	11
документацией
является одним из
основных
направлений
менеджмента
библиотеки

Основные технологические процедуры по сбору, обработке, хранению и использованию библиотечной документации в рассматриваемых библиотеках осуществляются преимущественно централизованно секретарём директора (59%), 24% децентрализовано в отделах библиотеки и 7% централизовано в специализированном отделе.

46% опрошенных считают, что в библиотеке разработаны руководящие указания, инструкции или регламенты по делопроизводству, 28% используют типовые рекомендации, и 26% отвечают на вопрос отрицательно. Интересен тот факт, что в большинстве рассматриваемых библиотек подобного рода методики не разработаны, однако большинство специалистов оценили данный вопрос некорректно, полагая, что речь идёт об инструкциях, отражающих работу с фондовыми документами.

На вопрос: «Установлен ли в библиотеке необходимый перечень используемых в делопроизводстве документов с указанием их названий и функционального назначения?» 50% опрошенных ответили отрицательно, 22% используют типовой перечень, и 28% указали на наличие в библиотеке классификатора унифицированных форм документов.

В процессе оформления документов, используемых в делопроизводстве, руководители, специалисты и делопроизводители используют Государственную систему документационного обеспечения (ГСДОУ) (27%), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (29%), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (11%), типовую инструкцию по делопроизводству (15%), инструкцию по делопроизводству библиотеки (12%), а также иные материалы, определяемые ведомственной принадлежностью библиотеки (6%). При этом руководители и делопроизводители преимущественно используют ГОСТ Р 6.30-2003, а специалисты - ГСДОУ.

Анализ библиотечной документации, с точки зрения соответствия действующим требованиям оформления управленческих документов, показал, что управленцы допускают ряд ошибок. Например, к Положению об отделе универсального читального зала Орловской областной публичной библиотеки им. И.А. Бунина, изображённому на рисунке 13, можно сформулировать следующие замечания: оформлено не на общем бланке, на одной строке совмещено наименование вида документа и заголовок к тексту; слово «утверждаю» в грифе утверждения написано строчными буквами, с простановкой двоеточия в конце, не указан номер и дата документа.

По мнению 79% опрошенных, унификация делопроизводственных документов и их закрепление в табеле и альбоме унифицированных форм повысит качество управления документами и эффективность деятельности библиотеки, 20% считают этот аспект не самым важным, 1% ответил отрицательно.

При рассмотрении технологии оперативного хранения и использования документированной информации были выявлены следующие тенденции: 71% опрошенных формируют дела на бумажных носителях и создают резервный архив в автоматизированной базе данных, 21% формируют дела только на бумажных носителях, и 8% хранят документы в автоматизированных базах данных.

На вопрос об использовании в библиотеке перечня документов со сроками хранения: 22% респондентов ответили, что в библиотеке используется номенклатура дел, 39% используют типовой перечень, и столько же не пользуются им вообще.

Проведение экспертизы ценности управленческой документации перед сдачей на архивное хранение в 60% случаев осуществляется непосредственно сотрудниками библиотеки по их усмотрению, в 30% случаев осуществляется специальной комиссией и в 10% случаев вообще не проводится.

Учёт документов, прошедших отбор на постоянное или долговременное хранение осуществляется в описях или номенклатуре (64%), иных документах (10%), не учитываются вообще (26%).

Делопроизводственные документы, прошедшие отбор на постоянное или долговременное хранение, передаются в Государственный архив Орловской области (23%), архив библиотеки (52%), остаются по месту формирования дела в подразделении (25%). При этом следует отметить, что ни в одной из рассматриваемых библиотек архив как структурное подразделение не выделен, под ним понимается запирающийся шкаф или сейф.

В процессе создания и использования документов 97% опрошенных используют программы пакета MS Office, преимущественно MS Word, MS Excell, MS Power point; 3% отметили использование специализированной программы автоматизации документационного обеспечения управления. По всей видимости, отвечавшие (все 3% относятся к категории специалистов) имели в виду автоматизированную библиотечно-информационную систему.

При этом на вопрос, повысит ли качество составления документов и эффективность управления деятельностью библиотеки использование автоматизированной информационной системы или базы данных, 73% респондентов ответили положительно, 26% посчитали, что этот аспект не самый важный, и 1% ответил отрицательно.

Ответ на вопрос: «Какими справочными материалами Вы пользуетесь в процессе создания документов и организации работы с ними?» ? смогли дать лишь руководители и делопроизводители, назвав ряд периодических изданий («Справочник руководителя учреждения культуры», «Библиотека и закон», «Библиотечное дело», «Всё для кадровика», «Справочник кадровика»), ресурсы интернет, справочники, классификаторы и т.п. Следует отметить, что специализированных изданий по документационному обеспечению управления («Делопроизводство», «Справочник секретаря-референта», «Современные технологии делопроизводства и документооборота» и др.) указано не было.

Таким образом, результаты опроса позволили выявить следующую специфику в системе управления документацией областных и центральных библиотек Орловской области:

l отношение библиотечного персонала к системе управления документацией преимущественно сводится к работе с планово-отчётной и учётной документацией, оставляя без внимания документы других видов;

l организация делопроизводства осуществляется в смешанной форме, в результате чего качество документов, создаваемых на уровне отделов, зачастую не соответствует требованиям государственных стандартов и правил, что связано с отсутствием единых регламентирующих актов, устанавливающих политику в области управления документами и закрепляющих уровень полномочий должностных лиц по созданию и хранению отдельных видов документов в библиотеке;

l архивное хранение документов в большинстве случаев осуществляется ненадлежащим образом, во многих библиотеках отсутствует номенклатура дел, не проводится экспертиза ценности документов;

l использование информационных технологий сводится, в основном, к процедуре создания документов. Движение документов, контроль за исполнением, учёт, оперативное хранение, использование документов осуществляются в традиционной форме.

В соответствии с требованиями международного стандарта «Управление документами. Общие требования» создание системы управления документами предполагает принятие единой политики, включающей разработку комплексной программы управления документами [32].

Специалисты в области управления документами, в том числе Т.В. Кузнецова [105], Л.Р. Фионова [235], В. Иритикова [89], сходятся во мнении о том, что создание эффективной системы управления документами основывается на унификации и последующей автоматизации основных этапов работы с документами. Если первое направление предполагает разработку соответствующих классификаторов, табелей и альбомов форм документов, то второе подразумевает различные варианты по внедрению специализированных электронных офисных систем, ориентированных на автоматизацию полного жизненного цикла документа.

Унификация системы библиотечной документации

Унификация библиотечной документации по составу и форме с целью оптимизации документооборота является одним из приоритетных направлений программы управления документами. По утверждению В. Иритиковой, унификация форм документов заключается в следующем:

-- в отборе и закреплении показателей и реквизитов, отражающих цель создания документа и обеспечивающих его юридическую силу;

-- в установлении единых требований к их составлению и оформлению;

-- разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утверждённых унифицированных форм [89].

Основными инструментами унификации документов и управления ими на уровне библиотеки являются:

-- Классификатор форм документов;

-- Табель применяемых форм документов;

-- Альбом унифицированных применяемых форм документов.

С учётом требований современного законодательства в области автоматизации документооборота ведение вышеназванных документов предусматривается как в традиционном, так и в электронном виде [89].

Идентификация электронных документов библиотеки в информационной системе обеспечивается посредством Классификатора, представляющего собой справочник основных видов библиотечной документации с указанием соответствующих кодов. На наш взгляд, документы в Классификаторе целесообразно систематизировать в соответствии с их принадлежностью к элементу документационной модели библиотеки.

Табель форм библиотечной документации (далее Табель) - это перечень установленных форм документов [34], позволяющий упорядочить процесс документирования и создать наглядную схему системы библиотечной документации.

Табель позволяет решить следующий комплекс задач:

Выявление применяемых в библиотеке форм документов и их закрепление в едином справочнике;

Классификация применяемых в деятельности библиотеки форм документов по принципу соответствия структурно-функциональному элементу библиотеки: «Библиотека как система», «Библиотечный фонд», «Контингент пользователей», «Персонал библиотеки», «Материально-техническая база»;

3. Унификация наименования форм документов, отражающих однотипную управленческую функцию;

...