Сущность и значение системы библиотечной документации в управлении библиотекой

4. Упорядочение документационной базы библиотеки в целях её включения в автоматизированную информационно-библиотечную систему.

В соответствии с ГСДОУ состав управленческих документов, создаваемых

в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объёмом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов [65].

Впервые идеи о включении табеля унифицированных форм документов в нормативно-методическую базу делопроизводства организации, а также методики его построения были высказаны в работах доктора исторических наук А.Н. Соковой [211] и кандидата исторических наук В.Ф. Янковой [251]. В соответствии с их рекомендациями разработка табеля унифицированных форм библиотечной документации Орловской областной научной универсальной библиотеки им. И.А. Бунина (Приложение 6) строилась по следующим этапам:

-предпроектное обследование,

формирование структуры Табеля,

выбор формы Табеля,

-отбор форм документов для включения в Табель [251].

В процессе предпроектного обследования ООНУПБ им. И.А. Бунина осуществлялось изучение основных функций библиотеки, видов реализуемой деятельности, структуры, взаимоотношений с контрагентами, определение исходного массива документов для включения в Табель.

Определение круга управленческих функций и задач, а также массива документов, используемых в деятельности каждого отдела библиотеки, выявлялся

с помощью опросного листа (Приложение 7), заполняемого заместителями директора по научно-методической, библиотечной и эксплуатационно-хозяйственной работе, заведующими семнадцати отделов, секретарём-референтом и заведующей канцелярией ООНУПБ им. И.А. Бунина.

В ходе предпроектного обследования были изучены документы, характеризующиеся определённой периодичностью создания, постоянством (или относительным постоянством) формы за последние 3 года. К ним отнесены:

? документы, составляющие правовую базу деятельности библиотеки: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, а также руководящие документы местных органов власти, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности библиотеки, включая целевые программы и иные акты, в той или распорядка, должностные инструкции работников;

технологическая документация: инструкции, технологические процессы, методические пособия и рекомендации;

распорядительная документация: приказы директора библиотеки, решения научно-методического совета;

планово-отчётная документация: универсальные и тематические планы библиотеки и её отделов; аналитические и статистические отчёты;

договорная документация: договоры на оказание коммунальных услуг, подряда, приобретения и дарения литературы, поставки обязательного экземпляра, пожертвования, договора о полной материальной ответственности и др.;

информационно-справочная документация: входящая и исходящая переписка, докладные и служебные записки, справки, заявления, заявки, протоколы, акты;

кадровая документация: резюме, анкеты, заявления (о приёме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, об ознакомлении с документами, находящимися в личном деле), табели учёта рабочего времени, личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые договоры;

комплекс документов, используемых при осуществлении закупок товаров, работ и услуг;

специфическая библиотечная документация: паспорта фондов и каталогов, профили комплектования, тематико-типологический план, книжные и читательские формуляры.

Формирование внутренней структуры Табеля направлено на установление последовательности расположения форм документов. При построении классификационной схемы был использован структурно-функциональный подход, в основе которого лежит пятикомпонентная модель библиотеки, что позволило обеспечить универсальность Табеля для использования в типовых библиотечных учреждениях. В результате Табель был разбит на 5 разделов: «Библиотека как система», «Библиотечный фонд», «Контингент пользователей», «Персонал библиотеки», «Материально-техническая база».

первый раздел «Библиотека как система» были включены документы, составляющие организационно-правовую базу деятельности библиотеки, документы, регламентирующие порядок её внутреннего управления, а также отражающие функционирование библиотеки во внешней среде. Это устав библиотеки, штатное расписание, положения о подразделениях библиотеки, лицензия, приказы директора библиотеки по основной деятельности, протоколы собраний научно-методического и редакционно-издательского совета, планово-отчётные документы деятельности библиотеки в целом и т.п.

Второй раздел «Библиотечный фонд» содержит документацию, отражающую процессы моделирования фонда, его комплектования, учёта, обработки, размещения, хранения, доставки пользователям.

Третий раздел «Контингент пользователей» включает документы, регламентирующие организационные, идентификационные и договорные аспекты взаимоотношений между библиотекой и пользователем (правила пользования библиотекой, порядки пользования отделами библиотеки, регистрационные карточки пользователей, формуляры пользователей, читательские билеты, журналы и тетради учёта выдачи справок, посещаемости библиотеки и т.д.).

четвёртый раздел «Персонал библиотеки» вошли документы, отражающие количественные и качественные показатели работников библиотеки. Это различные виды кадровой документации. Большая часть этих документов унифицирована и включена в соответствующий раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

Пятый раздел «Материально-техническая база» включает документацию, содержащую технические характеристики объектов, составляющих материально-техническую базу библиотеки, а также документы, отражающие их движение.

Форма табеля унифицированных форм документов впервые была представлена в альбоме плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов ГСДОУ и состояла из 19 граф, отражающих наименование формы, её коды, процесс подготовки, порядок согласования и удостоверения, процедуру исполнения, экземплярность, ответственных исполнителей, место нахождения основных экземпляров документа. По утверждению В. Иритиковой, современная форма Табеля должна отражать процедуры управления документами в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-2007 «Управление документами. Общие требования» и быть дополнена сроком хранения документа, сведениями об уровне доступа, месте хранения документа и т.п.

Выбор формы Табеля форм библиотечной документации определялся с учётом решения задач, поставленных при его создании: оптимизация состава форм документов, применяемых в деятельности библиотеки, закрепление ответственности должностных лиц по созданию или хранению конкретного вида документа, определение места хранения бумажных и электронных версий документа, создание идентификационной основы для включения документов библиотеки в автоматизированную информационную систему. В результате в Табель были включены следующие позиции: код формы документа по ОКУД и локальному классификатору, наименование формы, назначение формы, подразделение, ответственное за подготовку (ведение) документа, периодичность, способ удостоверения документа, согласование документа, место хранения документа (подразделение / локализация в ИС), форма предоставления оригинала.

В графах 1-2 проставляются коды, присвоенные документам в соответствии

В графу 3 наименование формы документа и индекс переносятся из классификатора либо иного источника, использованного при подготовке Табеля.

Графа 4 предназначена для отражения основного функционального назначения формы.

В графе 5 проставляется название структурного подразделения, которое подготавливает проект документа. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.

Графа 6 заполняется в соответствии с ОКУД либо иным регламентирующим документом, определяющим порядок создания формы и её предоставления в компетентные органы.

Графа 7 содержит сведения о должности и фамилии подписанта документа и виде подписи (собственноручная, электронная), наличии грифа утверждения и оттиска печати.

В графе 8 указываются должности лиц, заинтересованных в создании документа.

В графе 9 указывается структурное подразделение, в котором хранится бумажная версия документа и локализация в информационной системе (например, диск/папка/наименование файла).

В графе 10 указывается, в какой форме необходимо предоставление оригинала документа (только в бумажной, только в электронной, бумажная или электронная, бумажная и электронная).

На заключительном этапе в Табель внесены формы, выявленные в результате обследования основных процессов документирования управленческой деятельности библиотеки: документы по организации деятельности учреждения в целом, его подразделений и должностных лиц, документы, определяющие порядок работы коллегиальных органов, обслуживание пользователей, материально-техническое обеспечение и др. Все отобранные формы документов классифицировались в соответствии с перечнем функций библиотеки, после чего сведения о них отразились в соответствующих графах Табеля. В разделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

В соответствии со структурой Табеля разрабатывается Альбом форм библиотечной документации, содержащий шаблоны, используемых в библиотеке управленческих документов (Приложение 8). В современных условиях ведение Альбома целесообразно осуществлять как в традиционном бумажном виде, так и в электронной форме.

Табель и Альбом форм библиотечной документации должны иметь титульный лист, содержание и основную часть. Табель и Альбом утверждаются и вводятся в действие приказом директора библиотеки.

Классификатор, Табель и Альбом форм библиотечной документации как средства унификации являются отличным подспорьем для автоматизации управления документацией, которая ускорит процесс подготовки, учёта, поиска, передачи библиотечной документации, снижает риск допущения ошибок при оформлении, оптимизирует управление библиотекой в целом.

Автоматизация системы управления библиотечной документацией

Автоматизированные системы управления документами повышают эффективность деятельности учреждений, решают задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

В настоящее время автоматизация управления документами является одним из приоритетных направлений государственной политики, о чём свидетельствуют многочисленные федеральные законы (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [11], ФЗ «Об электронной подписи» [13]), федеральные целевые и государственные программы (ГП «Информационное общество (2011-2020 гг.)» [22]), постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации («Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» [20], «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» [21], «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» [23] и др.).

Современный рынок электронных офисных систем представлен широким не соответствующая возможностям бюджетных учреждений, к которым относится большинство областных и центральных библиотек, обусловливает нерентабельность приобретения подобных офисных систем, требующих, ко всему прочему, дополнительного повышения квалификации сотрудников.

областных библиотеках города Орла установлена лицензионная версия автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС) «ИРБИС», представляющая собой типовое решение в области автоматизации традиционных библиотечных технологий.

Информационную основу системы составляют следующие базы данных (БД): БД Комплектования, БД Электронного каталога, БД Читателей, БД Заказов, системная БД, базы данных Авторитетных файлов «Коллективные авторы», «Индивидуальные авторы», «Предметные заголовки», алфавитно-предметного указателя к УДК и алфавитно-предметного указателя к ББК, базы данных УДК и ББК, БД Тезауруса, БД подписного каталога периодических изданий, БД издательского каталога книг, БД учебного плана для задачи книгообеспеченности

состав системы входят следующие модули и автоматизированные рабочие места (АРМ): TCP/IP Сервер баз данных ИРБИС, АРМ «Администратор», АРМ «Каталогизатор», АРМ «Комплектатор», АРМ «Читатель» АРМ «Книговыдача», АРМ «Книгообеспеченность».

АБИС «ИРБИС» ориентирована на управление фондовыми документами, в то же время её возможности позволяют интегрировать ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации и документации, использующейся в управленческой деятельности библиотеки. С помощью АРМа «Администратор» возможно формирование произвольных БД электронного каталога, в частности, обеспечивающих управление библиотечной документацией с рабочего места директора библиотеки, его заместителей, заведующих отделами, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в библиотеке.

Ведение базы данных «Библиотечная документация» осуществляется с помощью АРМ "Каталогизатор", представляющего собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего все функции по пополнению и корректировке баз данных.

Инновационным в рамках данного исследования является предложение о создании БД «Библиотечная документация», содержащей как основные сведения об управленческой и технологической документации библиотеки, так и полнотекстовые версии самих документов.

Алгоритм автоматизации процесса управления библиотечной документацией на базе АБИС «ИРБИС» следующий:

Создание в АРМ «Администратор» произвольной базы данных «Библиотечная документация».

Разработка рабочих листов полей, рабочих листов подполей, справочников, таблиц выбора полей, характерных для базы данных «Библиотечная документация».

Непосредственное формирование и ведение базы данных «Библиотечная документация».

Автоматизированное рабочее место «Администратор» представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего операции над базами данных системы. Все режимы данного АРМа распределены по шести пунктам меню: «База данных», «Актуализация», «Сервис», «Опции», «Инструменты», «Помощь» [203]. В режиме «База данных», пункт меню «Новая» возможно создание БД произвольного назначения. В возникающей форме необходимо ввести три параметра: имя БД - «BIBLDOC», полное название БД - «Библиотечная документация», определение факта не доступности базы данных через АРМ «Читатель».

АБИС ИРБИС может функционировать как на автономных персональных компьютерах, так и в локальной вычислительной сети библиотеки. Возможность АБИС «ИРБИС» работать в архитектуре клиент-сервер, предоставляет ряд преимуществ, обеспечивающих одновременную работы нескольких пользователей (руководителей, секретарей, специалистов) как с несколькими базами данных, так и с конкретной.

В АРМе «Администратор» в режиме «Инструменты» с помощью редактора рабочих листов и справочников необходимо создать новую экранную форму ввода рабочих листов, подполей и справочников для БД «Библиотечная документация».

Количество и наименования строк и страниц рабочего листа «BIBLDOC» для базы данных «Библиотечная документация» определяется структурой Табеля библиотечной документации, рассмотренного в параграфе 3.2.1. настоящей работы, в связи с чем, предлагается включить следующие имена страниц для рабочего листа:

имя страницы - «Фонд библиотеки»,

имя страницы - «Библиотечный персонал»,

имя страницы - «Контингент пользователей»,

имя страницы - «Материально-техническая база»,

имя страницы - «Библиотека как система».

Каждая страница рабочего листа «BIBLDOC» структурируется по полям, приведённым в таблицах № 10-14:

Таблица № 10 Перечень полей для страницы «Фонд библиотеки» рабочего листа «BIBLDOC»

Метка	Наиме-	Повторяемость	Режим ввода	Дополни-	Подсказка
	нование				тельная
					информация
01	Отдел	0 - неповто-	2 - ввод	через	Otb_FB.mnu	Вводится через словарь
	библио-	ряющееся	словарь			Otb_FB.mnu. Справочник
	теки					«Отделы библиотеки»
						представлен в Приложении
						№ 9 в таблице «Справочник
						«Отделы библиотеки»
02	Вид доку-	0 - неповто-	2 - ввод	через	vid_doc_FB.mnu	Вводится через словарь
	мента	ряющееся	словарь			vid_doc_FB.mnu.
						Справочник «Виды
						документов» представлен в
						Приложении № 9 в таблице
						«Справочник «Виды
						документов»
03	Дата	0 - неповто-	0 - без			В формате ГГГГММДД. Для

Таблица № 11 Перечень полей для страницы «Библиотечный персонал» рабочего листа «BIBLDOC»

Метка	Наимено-	Повторяемость	Режим ввода	Дополни-	Подсказка
	вание			тельная
				информация
01	Отдел	0 - неповто-	2 - ввод через	Otb_BP.mnu	Вводится через словарь
	библиотеки	ряющееся	словарь		Otb_BP.mnu. Справочник
					«Отделы библиотеки»
					представлен в Приложении
					№ 9 в таблице «Справочник
					«Отделы библиотеки»
02	Вид	0 - неповто-	2 - ввод через	vid_doc_BP.mnu	Вводится через словарь
	документа	ряющееся	словарь		vid_doc_ BP.mnu.
					Справочник «Виды
					документов» представлен в
					Приложении № 9 в таблице
					«Справочник «Виды

Cтроки таблицы рабочего листа «BIBLDOC» БД «Библиотечная документация» делятся на два вида: заполняемые с помощью справочников («Отдел библиотеки», «Вид документа», «Код документа», «Тип файла», «Должность и Ф.И.О. лица, ответственного за подготовку документа») и заполняемые самостоятельно пользователем («Дата документа», «Номер документа», «Заголовок документа»).

При заполнении полей часто повторяющимися сведениями целесообразно использовать справочники. Справочник представляет собой форму, содержащую список возможных значений текущего поля. Примерное содержание справочников предложены в таблицах соответствующих справочникам БД «Библиотечная документация» в приложении № 9.

С помощью режима «Поиск» АРМа «Каталогизатор» возможно осуществлять поиск управленческих и технологических документов в текущей базе данных.

Режим «Просмотр» позволит просматривать полное отображение описания текущего документа в соответствии с установленным форматом. Например, формирование формы для просмотра управленческого или технологического документа может выглядеть следующим образом:

Таблица

	Схема расположения реквизитов в выходной форме
Код документа
01-6
Вид документа		Заголовок документа
Положение		Об отделе абонемента
Дата документа		Номер документа
12.03.2015		1-01-6
Отдел библиотеки		Ф.И.О. и должность лица, ответственного за подготовку
		документа
Абонемент		В.А. Борзенкова, зав. отделом
		Тип файла
		.doc

Таким образом, интеграция процессов управления библиотечной документацией и фондовых документов позволит автоматизировать ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации, использующейся в управленческой деятельности библиотеки без дополнительных затрат.

Для библиотек, не использующих в своей деятельности АБИС «ИРБИС», при небольшом объёме документооборота проблема автоматизации может решаться посредством информационно-поисковой системы управления документами, созданной с помощью MS Access 2007/2010, входящей в состав стандартного пакета MS Office, установленного в каждой библиотеке.

Разработанная автором исследования автоматизированная информационно-поисковая система (АИПС) «Управленческая документация», позволяет осуществлять работу с информацией и документацией, использующейся в управленческой деятельности библиотеки, по запросу пользователя без сложных преобразований данных.

Автоматизация процессов по управлению документами в областных библиотеках возможна без существенных материальных затрат посредством внедрения АИПС «Управленческая документация». Её использование позволит оптимизировать следующие направления деятельности:

централизовать поиск и хранение управленческой документации;

сократить сроки на создание новых документов и поиск документов, уже имеюшихся в базе;

повысить качество создаваемых документов за счёт имеющихся в базе унифицированных форм документов;

обеспечить единообразие в структуре текста и оформления основных организационных, плановых и отчётных документов;

распределить ответственность подразделений и должностных лиц по созданию и ведению отдельных видов документов.

Инструкция по использованию АИПС представлена в Приложении 10. Меню АИПС «Управленческая документация» состоит из трех блоков:

Список документов, Заголовок, Фильтры поиска.

Фильтр «Категория» содержит пять наименований, соответствующих каждому из элементов системы «Библиотека»: библиотека как система (для упрощения работы в фильтре называется просто библиотека), контингент пользователей, персонал, фонд, МТБ. В соответствии с данным фильтром документы систематизируются с точки зрения обеспечения конкретного элемента (категории). В случае возникновения затруднений по отнесению документа к той или иной категории необходимо воспользоваться Табелем форм библиотечной документации.

Фильтр «Отдел» содержит перечень наименований структурных подразделений библиотеки.

Фильтр «Вид документа» содержит перечень максимально возможных видов документов, используемых в управленческой деятельности библиотеки.

Фильтр «Дата» позволяет сортировать документы по дате создания, утверждения или поступления документа в библиотеку. Возможен поиск по полной дате в формате дд.мм.гггг или году в формате гггг.

Фильтр «Номер документа» позволяет вести поиск по входящему или внутреннему номеру документа.

Фильтр «Код» позволяет осуществлять поиск документа по коду в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации или локальным классификатором библиотеки.

Фильтр «Тип файла» предполагает поиск полнотекстовых документов по наиболее распространённым форматам: jpeg, doc, pdf, txt и др.

Поля «Отдел» и «Вид документа» взаимосвязаны друг с другом, их содержание динамически формируется в зависимости от выбранного предыдущего значения: при выборе значения «Отдел комплектования» в поле «Отдел» значение поля «Вид документа» будет соответствовать представленным в нём документам.

Орловских областных и центральных библиотек позволило выявить ряд проблем, оказывающих непосредственное влияние на эффективность управления деятельностью библиотеки в целом:

отношение библиотечного персонала к системе управления документацией преимущественно сводится к работе с планово-отчётной и учётной документацией, оставляя без внимания документы других видов;

организация делопроизводства осуществляется в смешанной форме, в результате чего качество документов, создаваемых на уровне отделов, зачастую не соответствует требованиям государственных стандартов и правил, что связано с отсутствием единых регламентирующих актов, устанавливающих политику в области управления документами и закрепляющих уровень полномочий должностных лиц по созданию и хранению отдельных видов документов в библиотеке;

архивное хранение документов в большинстве случаев осуществляется ненадлежащим образом, во многих библиотеках отсутствует номенклатура дел, не проводится экспертиза ценности документов;

использование информационных технологий сводится, в основном, к процедуре создания документов. Движение документов, контроль за исполнением, учёт, оперативное хранение, использование осуществляются в традиционной форме.

Для решения названных проблем были разработаны Классификатор, Табель и Альбом форм библиотечной документации, составленные в соответствии с документационной моделью библиотеки, а также предложены направления автоматизации системы управления библиотечной документацией.

Внедрение Классификатора, Табеля и Альбома форм библиотечной документации позволяют систематизировать и индексировать библиотечную документацию, закрепить уровень ответственности сотрудников за документирование порученного участка работы, оптимизировать процессы создания, хранения и поиска управленческих и технологических документов.

Предлагаемый алгоритм создания интегрированного процесса управления библиотечной документацией в АБИС «ИРБИС» и разработанная АИПС в MS Access 2007/2010 позволяют создавать и вести полнотекстовую базу данных управленческих и технологических документов библиотеки, осуществлять многоаспектный и оперативный поиск.

Заключение

Всестороннее изучение истории формирования и современного состояния системы библиотечной документации в России, нормативно-правовой базы в области библиотечного дела, информационных технологий и управления документацией, архивных источников, научных работ по вопросам документирования управленческой деятельности библиотек, а также практического опыта по работе с управленческой и технологической документацией областных и центральных библиотек г. Орла позволило сделать следующее заключение.

Библиотека как социальный институт оперирует различными по своему происхождению и назначению источниками информации, обозначаемыми единым термином «документ». Он является центральным понятием в категориальном аппарате ряда информационно-коммуникационных дисциплин, в частности библиотековедения и документоведения. Библиотечный документ выступает одновременно и объектом библиотечного фонда, и библиографическим пособием, и средством реализации управленческих решений, что зачастую приводит к подмене понятий. В связи с этим целесообразно дифференцировать библиотечные документы на фондовые, библиографические и управленческие. Каждая из названных групп образует организованное множество: библиотечный фонд, пособие и справочно-библиографический фонд, библиотечная документация.

Наличие структуры и связей внутри библиотечной документации позволяет говорить о её системности. Система библиотечной документации представляет собой совокупность документов, используемых в библиотечной деятельности для обеспечения управленческого и технологического процесса и взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению.

Процесс формирования системы библиотечной документации осуществлялся в русле развития государственного делопроизводства и библиотечного дела страны на протяжении XI ? XX веков. На каждом этапе своего развития структура системы менялась, увеличивался видовой состав внутренних элементов, менялись требования к их содержанию и оформлению, что наглядно показывает анализ документирования управленческой деятельности библиотек Орловщины XIX ? XX веков, сделанный на основе материалов

Российского государственного исторического архива и Государственного архива Орловской области.

Развитие рыночных отношений в начале 90-х годов двадцатого века, научно-технический прогресс, внедрение системы менеджмента качества в деятельность библиотек обуславливают современную структуру библиотечной документации. В основе её построения лежит документационная модель библиотеки, состоящая из пяти элементов: документационная модель библиотечного фонда, документационная модель контингента пользователей, документационная модель персонала библиотеки, документационная модель материально-технической базы и документационная модель библиотеки как системного элемента. Внутри каждого из названных компонентов библиотечная документация делится на подсистемы, соответствующие функциям библиотечного менеджмента. В связи с этим выделяется нормативно-правовая, плановая, отчётная, распорядительная, финансово-экономическая, кадровая, организационно-технологическая, учётная, договорная, информационно-справочная документация, а также документация системы менеджмента качества, государственных закупок товаров и услуг.

Наличие сложной структуры диктует повышенные требования к организации системы управления библиотечной документацией, требующей проведения унификации состава и форм библиотечной документации, порядка работы с ними, а также автоматизацию основных процедур по созданию, движению, обработке, хранению и использованию документов данной системы.

Установлено, что использование в библиотеках Классификатора, Табеля и Альбома форм библиотечной документации, разработанных в ходе диссертационного исследования, а также внедрение автоматизированных систем документооборота, в том числе созданных на базе библиотечно-информационных систем позволяет увеличить качество создаваемых документов, сократить время на их обработку и поиск, повысить уровень исполнительской дисциплины.

Таким образом, основные рекомендации диссертанта сводятся к следующему:

- ввести в библиотечную и документоведческую терминологию понятия «фондовый документ», «документационная модель», «система библиотечной документации» и закрепить их в стандартах, словарях и учебниках по соответствующим дисциплинам;

- выстроить библиотечную документацию с точки зрения структурно-функционального подхода, зафиксировав в Табеле форм библиотечной документации, и рекомендовать её для внедрения в областные и центральные библиотеки;

- унифицировать и автоматизировать систему управления библиотечной документацией посредством создания Классификатора, Альбома и автоматизированной информационно-поисковой системы.

Перспективы исследования просматриваются в историческом, теоретическом, педагогическом и практическом аспектах:

l изучение истории обучения работе с библиотечной документацией на библиотечных курсах и в учебных заведениях;

l разработка методологии и технологии автоматизации процесса управления библиотечной документацией в рамках отечественных автоматизированных библиотечно-информационных систем;

l разработка модели повышения квалификации управленческого персонала библиотеки в области документационного менеджмента.

Список литературы

Законодательные и нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 2014. - № 31. - Ст. 4398.

2. Бюджетный кодекс Российской Федерации // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

3. Об ответственности работников учреждений и управленческого аппарата хозяйственных органов за нарушение правил общей и противопожарной охраны служебных зданий и помещений и правил хранения служебных документов : постановление ЦИК и СНК СССР от 7 июля 1932 г. // Собр. законодательства СССР. - 1932. - № 53. - Ст. 319

4. Об утверждении Положения о библиотечном деле в СССР : указ Президиума ВС СССР № 10926-Х от 13.03.1984 // Ведомости ВС СССР. - 1984. - № 16. - Ст. 232

5. Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций : постановление Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

6. Основы законодательства Российской Федерации о культуре : закон Рос. Федерации от 09.10.1992 № 3612-I // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

7. О библиотечном деле : федер. закон Рос. Федерации от 29.12.1994 № 78-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

8. Об обязательном экземпляре документов : федер. закон Рос. Федерации от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

9. Об информации, информатизации и о защите информации : федер. закон Рос. Федерации от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства Рос. Федерации от 20.02.1995. - № 8. - Ст. 609.

10. О некоммерческих организациях : федер. закон Рос. Федерации от 12.01.1996 № 7-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

11. Об информации, информационных технологиях и о защите информации : федер. закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

12. О персональных данных : федер. закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

13. Об электронной подписи : федер. закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

14. О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд : федер. закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

15. О библиотечном деле в Орловской области : закон Орл. обл. от 06.02.2006 № 79-ОЗ // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

16. Об обязательном экземпляре документов Орловской области : закон Орл. обл. от 03.08.1998 № 73-ОЗ. // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

17. Об общероссийских классификаторах технико-экономической информации в социально-экономической области : постановление Правительства Рос. Федерации от 10.11.2003 № 677 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

18. О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию : постановление Правительства Рос. Федерации от 16.02.2008 № 87 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

19. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : постановление Правительства Рос. Федерации от 15.06.2009 № 477 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

20. Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота : постановление Правительства Рос. Федерации от 22.09.2009 № 754 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

21. О единой системе межведомственного электронного взаимодействия : постановление Правительства Рос. Федерации от08.09.2010 № 697 // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

22. Об утверждении государственной программы Рос. Федерации «Информационное общество (2011-2020 гг.)» : постановление Правительства Рос. Федерации от 15.04.2014 № 313. // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

23. Об утверждении Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности : распоряжение Правительства Рос. Федерации от 12.02.2011 № 176-р. // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

24. Об утверждении долгосрочной Орловской целевой программы «Развитие информационного общества на территории Орловской области (2011-2018 гг.)» : постановление Правительства Орл. обл. от 12.10.2012 № 371. // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

25. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 № 558 : приказ Министерства культуры Рос. Федерации // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

26. Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда : приказ Министерства культуры Рос. Федерации от 08.10.2012 № 1077. // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс» / Компания «КонсультантПлюс». - Последнее обновление. 14.04.2015.

27. ГОСТ 7.35-81. Библиотечная документация. Первичные учётные документы. Требования к оформлению бланков. - Введ. С 1982.01.01. -- Москва : Издательство стандартов, 1982. -- 18 с.

28. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения. - Введ. 1989.01.07. - Москва : Изд-во стандартов, 1988. - 14 с.

29. ГОСТ Р 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам. - Введ. 1996.07.01. - Москва : Стандартинформ, 2007. - 30.

30. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999.01.01. - Москва : Изд-во стандартов, 1998. - 11 с.

31. ГОСТ Р 6.30.-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003.07.01. - Москва : ИПК Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

32. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - Введ. 2007.07.01. - Москва : Стандартинформ, 2007. - 34 с.

33. ГОСТ ИСО 9001-2008. Международный стандарт. Система менеджмента качества. Требования. - Введ. 2009.11.13. - Москва : Стандартинформ, 2009. - 67 с.

34. ГОСТ Р ИСО 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014.03.01. - Москва : Стандартинформ, 2013. - 30 с.

О временных мерах по отношению к открытию и содержанию публичных библиотек и кабинетов для чтения : Высочайшее повеление от 5.01.1884. // Полн. собр. законов Рос. империи : Собр. 3. - Санкт-Петербург, 1887. - Т. 4 : 1884 г. - С. 3.

Российский государственный исторический архив (РГИА). Ф. 733. Департамент народного просвещения Делопроизводство по публичным библиотекам, переданное из Министерства внутренних дел. 1830-1834 гг. [Рукопись] // РГИА. - Ф. 733. - Оп. 7. - Д. 16. - Л. 461- 462.

Об открытии публичных библиотек для чтения. 1834 г. [Рукопись] // РГИА. - Ф. 733. - Оп. 7. - Д. 16. - 687 л.

О передаче губернских библиотек в ведение министерства народного просвещения. 1834 г. [Рукопись] // РГИА. - Ф. 733. - Оп. 7. - Д. 15. - 23 л.

О рассылке книг, пожертвованных в пользу губернских публичных библиотек.1834 г. [Рукопись] // РГИА. - Ф. 733. - Оп. 7. - Д. 84. - 82 л.

О прошении Санкт-Петербургского книгопродавца Смирдина о предложении губернских публичным библиотекам покупки имеющегося у него запаса русских книг. 1835-1838 гг. [Рукопись] // РГИА. - Ф. 733. - Оп. 7. - Д. 106. - 56 л.

О губернской публичной библиотеке в г. Орле и бывшей в нем выставке изделий. 1834-1841 гг. [Рукопись] // РГИА. - Ф. 733. - Оп. 7. - Д. 40. - 57 л.

Государственный архив Орловской области (ГАОО). Ф. 78. Дирекция народных училищ.

Переписка о содержании в надлежащем порядке библиотек и архивов. 1832. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 78. - Oп. 1. - Д. 2441. - 18 л.

Дело о создании при Орловской гимназии ученической библиотеки, отчёты о работе библиотеки со времени ее образования по 28.12.1865 г. [Рукопись] // ГАОО. - Ф.78. - Оп. 1. - Д. 1552. - 30 л.

Переписка об открытии при уездных училищах публичных библиотек [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 78. - Oп. 1. - Д. 1265, 1541, 2275.

Государственный архив Орловской области (ГАОО). Ф. 580. Канцелярия Орловского губернатора

Переписка с Орловским полицмейстером по прошению председателя Совета Орловского драматического кружка об открытии библиотеки при Орловском музыкально-драматическом кружке. 1889 г. /[Рукопись] / ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 5013. - 4 л.

Отношение попечителя Московского учебного округа и переписка с Орловским ГЖУ о разрешении открыть бесплатную народную библиотеку в селе Лавров и Георгиевском и благонадёжности Десницкого и Пущина; копии проектов уставов библиотек. 1894 г. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 5932. - 16 л.

Дело по ходатайству Елецкой Уездной Земской управы об открытии библиотеки при Земской управе. 1895 г. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 6220. - 23 л.

Проект устава библиотеки и переписка с орловским полицмейстером по ходатайству Орловского лютеранского совета об открытии в г. Орле в доме Лютеранской церкви. 1896 г. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 6219. - 21 л.

Переписка с Орловским губернским жандармским управлением и Севской уездной земской управой о назначении библиотекарем мещанина Медведева и его благонадежности. 1898 г. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 6598. - 10 л.

Выписка из журнала заседания Кромского Уездного Земского Собрания и копия доклада Кромской Уездной Земской Управы по ходатайству управы по учреждению в г. Кромы публичной библиотеки в память И. С. Тургенева; правила для библиотеки. 1894 г. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 5924.- 52 л.

Переписка с попечителем московского учебного округа и орловским полицмейстером по прошению жены инженера Надежды Житковой о разрешении устроить ей бесплатную народную библиотеку при школе на станции «Орёл-Елецкий» и свидетельство. 1896-1897 гг. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 3. - Д. 6332. - 28 л.

Правила о бесплатных народных читальнях и порядке надзора за ними : утверждены 15.05.1890 [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 2. - Д. 1833. -л. 1.

Дело об открытии в г. Ельце народной библиотеки-читальни. 1896-1906 гг. [Рукопись] // ГАОО. - Ф. 580. - Ст. 2. - Д. 2697. - 78 л.

Приложения

Документационное обеспечение компонента МТБ «Безопасность библиотеки»

ситуаций	2004 г. N820,	пожарно-технической комиссии,
	-Правила пожарной безопасности	планы и отчёты о проведении
	для учреждений культуры	основных мероприятий по
	Российской Федерации ВППБ 13-	вопросам ГО, предупреждения и
	01-94 (введены в действие	ликвидации чрезвычайных
	приказом Минкультуры РФ от	ситуаций и обеспечения пожарной
	01.11.1994 N 736)	безопасности учреждения, планы
		и отчёты о работе комиссии по
		предупреждению и ликвидации
		чрезвычайных ситуаций и
		обеспечению пожарной
		безопасности, действий по
		предупреждению и ликвидации
		чрезвычайных ситуаций
		природного и техногенного
		характера, списки
		противопожарного оборудования
		и инвентаря и др.
Контроль за состоянием объектов	Положение о государственном	Справки об отнесении объектов к
культурного наследия	контроле в области сохранения,	объектам культурного наследия,
	использования, популяризации и	документы, подтверждающие
	государственной охраны объектов	регистрацию объекта культурного
	культурного наследия	наследия в едином
	(памятников истории и культуры)	государственном реестре
	народов РФ, утвержденное	объектов культурного наследия
	постановлением Правительства	(памятников истории и культуры)
	РФ от 31.12.2009 №1204	народов Российской Федерации,
		акты проверок состояния
		объектов культурного наследия и
		др.

1. Эффективность труда и объем работы, который работник выполняет за месяц

1. Отвечает	2.	3. Объем	4. Высокая	5. Отличные
минимальным	Эффективность	работы	эффективность	показатели
требованиям	соответствует	удовлетвори	Делает	эффективности
	минимальным	тельный	больше, чем
	значениям		требуется
	установленных
	норм

2. Самостоятельность - способность хорошо выполнять требуемую работу при минимальном руководстве и контроле

1.Несамостоя-	2. Иногда	3. Обычно	4.	5.
тельный, требует	нуждается	выполняет	Самостоятельно	Самостоятельно
постоянного	в том,	работу	решает	решаются все
жесткого	чтобы его	(задания) с	большинство	рабочие
контроля	подталкивали	достаточной	рабочих проблем	проблемы
		отдачей

3. Профессиональные знания, требуемые для успешного выполнения работы (должностных обязанностей)

1. Плохо	2. Имеет	3. Достаточно	4. Хорошо	5. Отлично
разбирается в	недостаточные	подготовлен,	разбирается	разбирается
порученной	знания в	может	во всех	во всех
работе	некоторых	ответить на	направлениях	направлениях
	направлениях	большинство	выполняемой	выполняемой
	своей работы	вопросов по	работы	работы
		выполняемой
		работе

4. Трудовая дисциплина - точность прихода на работу и ухода с работы, присутствие на рабочем месте в рабочее время

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оказать мне материальную помощь в размере ______________

_________________ руб. по причине_____«»______________20г. ____________ _______________________

Форма описи дел по личному составу

БУКОО «Орловская областная научная	УТВЕРЖДАЮ
публичная универсальная библиотека им.	Директор БУКОО «Орловская областная научная
И.А. Бунина»	публичная универсальная библиотека им.
Фонд № ___________	И.А. Бунина»
	____________________В.В. Бубнов
ОПИСЬ № _________	«»________________20г.
дел по личному составу
за _____________ год

Наименование должности	Подпись	Расшифровка подписи
составителя описи
Дата
Начальник службы кадров	Подпись	Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № ___________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
архивного учреждения
от __________ № ___________

Инструкция пользователя АИПС «Управленческая документация»

Программа предназначена для систематизации документов, использующихся в управленческой деятельности библиотеки. Возможности программы позволяют систематизировать управленческие документы по: категории, наименованию вида документа, наименованию отдела, в котором хранится или создается документ, дате документа, типу файла, по тематическому содержанию.

Программа «Управленческая документация» создана в формате .accdb, т.е. для работы с ней необходим MS Access 2007/2010.

Внимание! Сама программа не хранит в себе файлы документов, а только ссылки на них. Все документы необходимо сохранять в папке «Biblioteka».

1. Главная форма

При запуске открывается главная форма Условно её можно разделить на несколько блоков: Список документов, Заголовок,

Фильтры поиска

Список документов

Список документов формируется динамически, в зависимости от заданных значений полей фильтра. Записи в списке имеют следующий формат: Вид документа Название. Дата. Номер. Тип файла

Для того, чтобы открыть нужный документ необходимо щёлкнуть по его названию. Если вы заметили опечатку в названии документа или неверную ссылку в списке, выделите её в области выделения и щёлкните на плюс синего цвета, откроется форма с данными об этом документе, в которой можно исправить недостатки.

1.2 Заголовок

В заголовке имеются две кнопки: «Добавить документ» и кнопка обновления списка документов.

Размещено на Allbest.ru

...