Сущность и значение системы библиотечной документации в управлении библиотекой

Помимо этого, в деле имеется разрешение об учреждении библиотеки в гимназии на условиях, изъясненных в журнале педагогического совета от 20.11.1859 г. К сожалению, других учредительных документов гимназической библиотеки для учащихся выявлено не было.

Изучение управленческой документации во второй половине XIX в. осуществлялось в библиотеках, развивающихся по двум направлениям: ведомственные библиотеки для служащих при правительственных, общественных, сословных и общественных учреждениях, земских служащих и членов различных обществ, а второе - народные (общественные) библиотеки и читальни.

Порядок открытия ведомственных и общественных библиотек носил «разрешительный характер», установленный «Временными правилами для библиотек» 1884 г. и ст.175 Устава о цензуре и печати [255]. Анализ дел, сохранившихся в фонде Канцелярии Орловского губернатора, позволил выявить следующие виды учредительных документов:

от частных лиц - прошения на имя губернатора об открытии библиотеки;

от общественных организаций и частных лиц - прошения и копии протокола общего собрания или постановления совета об открытии библиотеки;

от земских управ - ходатайства председателя Управы об открытии библиотеки, доклада управы об учреждении библиотеки и выписки из журнала земского собрания.

Отношение начальника Губернского Управления по делам печати Ф. Еленева от 21.07.1884 г. предписывало «ответственным лицам, заведующим каждой публичной библиотекой или кабинетом для чтения, должно быть обязано подпиской в том, что в его заведении не будет выдаваться в чтение ненадлежащих книг». Для всех категорий просителей обязательным условием было предоставление проекта устава или правил библиотеки.

После предоставления «просительских документов» велось дознание о политической и нравственной благонадежности, предполагаемого заведующего библиотекой, которое отражалось в переписке Орловского губернатора с Главным Жандармским управлением. В результате положительного ответа под расписку об уплате гербового сбора выдавалось свидетельство об открытии библиотеки.

Основным учредительным документом ведомственных библиотек XIX в. являлся устав. Например, устав библиотеки Евангелическо-Лютеранского прихода в г. Орле состоял из 16 параграфов, дающих представление о составе комиссии, заведующей делами библиотеки, её обязательствах по предоставлению ежегодного отчёта об управлении делами библиотеки, порядке проведения ревизии кассы, распоряжении денежными средствами библиотеки, порядке работы библиотеки, размере платы за пользование книгами, сроке выдачи книг, порядке возврата и использования книг, порядке выдачи книг [270].

Помимо этого, в уставе говорится о необходимости ведения в библиотеке таких учётных документов, как главная книга и записные книжки абонентов, используемых в процессе выдачи книг пользователям.

Устав библиотеки при Елецкой Уездной Земской Управе для служащих земства и преподавателей в начальных школах Елецкого уезда состоит из 26 пунктов. В первом параграфе указываются сведения об учредителе библиотеки, месте её нахождения и цели создания. Второй параграф раскрывает средства библиотеки. Параграфы 3-6 посвящены основным правилам пользования библиотекой и называют категории её читателей. Параграфы 7-20 регламентируют порядок управления библиотекой. Остальные параграфы посвящены вопросам взыскания убытков, передачи библиотеки в ведение другого учреждения, порядок приобретения и комплектования библиотеки книгами и периодическими изданиями [271].

Устав также регламентирует ведение ежегодной отчётности, инвентарной книги, книги записи желаний по выписке новых книг и указаний на замечания, неудобства и недостатки, каталога библиотеки, списка выдаваемых книг и их читателей, списка изветшавших книг, испорченных и подлежащих исключению из имущества библиотеки. Необходимым условием являлось и наличие правил библиотеки, утверждаемых советом и вывешиваемых на видное место для всеобщего сведения. Ведение вышеназванной документации, а также иные обязанности секретаря возлагались на библиотекаря и его помощника.

Наибольший интерес для анализа представляют материалы народных библиотек и читален, открывавшихся под действием общественного движения:

«Дело об открытии попечительств и народных библиотек в губернии [279];

«Отношение попечителя Московского учебного округа и переписка с Орловским ГЖУ о разрешении открыть бесплатную народную библиотеку в селе

Лавров и Георгиевском и благонадежности Десницкого и Пущина; копии проектов уставов библиотек» [268];

«Выписка из журнала заседания Кромского Уездного Земского Собрания и копия доклада Кромской Уездной Земской Управы по ходатайству управы по учреждению в г. Кромы публичной библиотеки в память И.С. Тургенева; правила для библиотеки» [272];

«Документы об открытии на средства губернского земства бесплатных народных библиотек читален в уездах Орловской губернии в память бракосочетания императора Николая II и великой княгини Александры Федоровны» [289];

«Об открытии в г. Ельце народной библиотеки-читальни» [275];

«Переписка с попечителем московского учебного округа и орловским полицмейстером по прошению жены инженера Надежды Житковой о разрешении устроить ей бесплатную народную библиотеку при школе на станции «Орёл-Елецкий» и свидетельство» [273];

«Проект устава бесплатной народной читальни в Ливенском уезде, прошение предводителя Шереметьева и других о разрешении открыть читальни в селе Успенском-Галиче и свидетельство» [276];

«Устав Трубчевской земской народной библиотеки-читальни и переписка с Трубчевской земской управой о его утверждении» [277];

«Об открытии народной библиотеки-читальни при Дятьковском благотворительном обществе им. С.И. Мальцова» [280];

«Устав Домнино-Яковлеской бесплатной читальни и переписка с Мценским уездным комитетом трезвости о его утверждении» [282];

«Переписка с Министерством внутренних дел об утверждении устава библиотек читален в г. Карачеве» [283];

«Дело об утверждении устава бесплатных народных библиотек-читален, учреждаемых Малоархангельским уездным земством» [284].

Порядок учреждения бесплатных народных библиотек и читален регламентировался «Правилами о бесплатных народных читальнях и о порядке надзора за ними» от 15.05.1890 г. В Правилах во втором параграфе говорилось о том, что «желающие открыть бесплатную читальню обязаны представить проект устава или правил, определяющих назначение читальни и условия пользования ею, указать, где будет находиться читальня, на какие средства учреждается и чем обеспечивается дальнейшее её существование» [274]. Пятый параграф правил предписывал необходимость наличия каталога или списка всех книг, имеющихся в читальне. И только после его заверения читальню можно было открывать.

Некоторые общества самостоятельно издавали инструкции о порядке открытия учреждаемых ими библиотек. Например, в инструкции «О порядке открытия бесплатных народных библиотек-читален Общества ревнителей русского исторического просвещения в память императора Александра III» перечисляется ряд необходимых документов: заявление в Исполнительное отделение «о желательности открытия бесплатной народной библиотеки и о принятии на себя заведывания ею…», правила пользования библиотекой, проект устава, каталог книг.

Деятельность бесплатных народных библиотек и читален, равно как и ведомственных, осуществлялась на основании устава или правил. При этом, по заверению Попечителя Московского учебного округа, для бесплатных народных библиотек и читален не существовало «нормального устава» и для каждой библиотеки устав разрабатывался учредителем применительно к местным условиям [279].

Многие волостные и сельские общества, частные лица при составлении уставов и правил для учреждаемых ими народных библиотек и читален руководствовались примерными уставами, составленными Санкт-Петербургским комитетом грамотности и напечатанными по распоряжению Императорского Вольного Экономического Общества в 1894 г. в брошюре «Узаконения о бесплатных народных библиотеках». Например, по этим образцам были разработаны уставы бесплатной народной читальни им. Императора Николая II, учреждённой земством в Ливенском уезде Орловской губернии [290], Трубчевской Земской бесплатной народной библиотеки-читальни [277], Малоархангельской, Дросковской, Колпенской и Куракинской народных библиотек-читален [284].

Структура уставов подчинена общей логике: назначение и состав читальни, помещение и средства читальни, управление делами читальни, условия пользования книгами.

Иную структуру имеет устав Тургеневской бесплатной библиотеки-читальни Комитета народных чтений в г. Орле. Он состоит из 21 пункта, в которых указываются учредитель библиотеки, состав фонда, средства для содержания библиотеки, сведения о заведующем библиотекой, порядок его назначения на должность, права и обязанности, время работы библиотеки, порядок выдачи книг, порядок записи в библиотеку, порядок внесения изменений и дополнений в устав, порядок закрытия библиотеки. Также в уставе оговаривается ведение в библиотеке правил пользования книгами и ряда учётных документов, в том числе билетов для посетителей на право посещения библиотеки для чтения [279].

Устав народной библиотеки-читальни при Дятьковском благотворительном обществе им. С.И. Мальцова Брянского уезда содержит цель создания библиотеки, круг лиц, имеющих право пользоваться библиотекой; источники для содержания библиотеки; порядок назначения заведующего библиотекой; состав фонда (книги и периодические издания, разрешённые для библиотеки действующими правилами и узаконениями); график работы библиотеки; наличие вывески, бланков и печати, а также необходимость ведения инструкции библиотекаря и правил для подписчиков библиотеки и читателей [280]. Устав утверждался Орловским губернатором и подписывался членами правления.

Согласно «Правилам о бесплатных народных читальнях и о порядке надзора за ними», наряду с уставом, могли использоваться правила устройства библиотеки. Так, правила «О бесплатных народных библиотеках Общества ревнителей русского исторического просвещения в память императора Александра III» (Приложение 2) состояли из трех разделов: общие положения, порядок пользования библиотекой, порядок заведывания библиотекой [279].

В первом разделе указывается цель создания библиотеки, порядок управления и финансирования. Второй раздел правил содержит информацию о графике работы библиотеки, а также порядке выдачи книг пользователям. В третьем разделе перечисляются функции заведующего и состав находящихся в его ведении документов:

Инвентарная книга;

Книга о расходе суммы, отпущенной на содержание библиотеки;

Книга об отпуске литературы желающим для чтения на дом.

Виды учётной документации библиотеки дополняются списком книг с обозначением стоимости и количества экземпляров каждой из них.

Библиотеке предписывается ведение таких отчётных документов, как:

отчёт о состоянии библиотеки за год;

отчёт о количестве выданных для чтения книг и повременных изданий;

l отчёт о приходе и расходе денежной по библиотеке суммы;

l отчёт о книгах, на которые поступило наибольшее количество требований;

l отчёт о сделанных посетителями заявлениях относительно желательности пополнения библиотеки новыми книгами.

Правила Кромской земской публичной библиотеки, составленные Кромской уездной земской управой совместно с Господином предводителем дворянства В.А. Шеншиным 22.09.1894 г., состояли из 26 пунктов. В них, помимо общих сведений о библиотеке (её цели, средствах, порядке управления и режиме работы), указывались правила и условия абонемента.

Рассмотренные документы позволяют сделать вывод о том, что хоть и составлялись они в большинстве своём по произвольной форме, все-таки соответствовали требованиям «Правил…» и содержали всю предписанную информацию. Большинство уставов и правил представляют сведения о других документах, ведущихся в библиотеке. Некоторые из них, например, инструкция библиотекаря, были характерны лишь для конкретных библиотек, другие - инвентарная книга, ежегодный отчёт о деятельности, правила для пользователей встречались в каждой библиотеке.

Сохранившиеся материалы Ивотской народной бесплатной библиотеки-читальни, учреждённой на средства Орловского губернского земства в память бракосочетания Их Императорского Величества, дают представление о структуре содержании двух последних документов. Правила для пользователей вывешивались на видном месте и состояли из трёх частей:

1. Время открытия библиотеки-читальни;

2. Число книг, выдаваемых читателю;

3. Срок их возврата и порядок пользования книгами и периодическими изданиями.

Отчёт о деятельности Ивотской библиотеки за 1897-1898 гг. состоял из девяти частей:

Информационная часть, в которой говорилось об устройстве библиотеки, графике её работы, числе книг, разрешённых к выдаче, отношении населения к библиотеке-читальне, спросе на литературу.

Сведения о количестве книг, в соответствии с отделами:

В отличие от отчёта Ивотской библиотеки, отчёты Кромской земской публичной библиотеки им. И.С. Тургенева за 1895-1900 гг. состояли из пяти частей, а за 1900-1901 и вовсе из четырёх. В каждом отчёте библиотеки им. И.С. Тургенева имелись разделы о состоянии библиотеки, о подписчиках, о состоянии библиотечной кассы к отчётному дню, о кабинете для чтения и его посещении. В отдельные годы структура документа дополнялась сведениями о работе книжной лавочки.

Состав служебной документации орловских библиотек в начале XX в. не претерпел значительных изменений. Для открытия библиотек использовалась всё та же «разрешительная система» вплоть до 1917 г. Содержание учредительных документов также не изменилось [287].

Например, в уставе платной библиотеки-читальни Общества для распространения просвещения между евреями, состоящем из 11 параграфов, так же указывалась цель и средства библиотеки, стоимость пользования услугами, порядок управления библиотекой, обязанности общего собрания, в том числе рассмотрение и утверждение годового отчёта, утверждение сметы на будущий год, рассмотрение и утверждение заявлений о мерах к улучшению библиотеки, состав и обязанности библиотечной комиссии, в том числе составление правил о порядке пользования книгами, обязанности библиотекаря и порядок ликвидации библиотеки.

Таким образом, к началу XX века в библиотеках Орловской губернии сложилась достаточно устойчивая система управленческой документации, из которой выделялись следующие группы документов:

Учредительные (прошения или ходатайства об открытии библиотеки, копии протокола общего собрания или постановления совета об открытии библиотеки, доклады управы об учреждении библиотеки и выписки из журнала земского собрания, правила или уставы библиотек, подписки заведующих о том, что в их библиотеке не будут выдаваться в чтение ненадлежащие книги, каталог или список книг, свидетельство об открытии библиотеки);

Финансовые (смета расходов библиотеки на будущий год);

? Отчётные (годовой отчёт о деятельности библиотеки, в том числе о состоянии библиотеки за год, количестве выданных для чтения книг и повременных изданий, приходе и расходе денежной по библиотеке суммы, книгах, на которые поступило наибольшее количество требований, о сделанных посетителями заявлениях относительно желательности пополнения библиотеки новыми книгами);

Распорядительные (постановления Совета библиотеки или её учредителей);

Учётные (материальная книга, приходно-расходная книга, инвентарная книга, книга о расходе суммы, отпущенной на содержание библиотеки, книга об отпуске литературы желающим для чтения на дом, книга для записи посетителей и даваемых книг, книга пожеланий о выписке книг и указаний на неудобства для посетителей, список книг с обозначением стоимости и количества экземпляров каждой из них, список книг, подлежащих выписке, билет на право посещения библиотеки для чтения (записные книжечки абонентов));

Технологические (правила пользования книгами, инструкция библиотекаря);

Информационно-справочные (заявления о мерах к улучшению библиотеки, переписка заведующих библиотекой с управами, книготорговцами и иными лицами и учреждениями).

Изучение состава библиотечной документации в послереволюционный период осуществлялось на основе делопроизводственных материалов Комитета по делам культурно-просветительных учреждений при СНК РСФСР и фонда Орловской областной библиотеки имени Н.К. Крупской, отложившихся в Государственном архиве Орловской области.

Фонд Комитета по делам культурно-просветительных учреждений при Совете Народных Комиссаров РСФСР содержит материалы о составе и работе городских и районных библиотек: планы, отчёты, справки, акты, жалобы сотрудников районных библиотек, заявки в бибколлектор, списки массовых библиотек и документы о распределении бюджета.

Наиболее интересными для изучения являются документы планово-отчётного характера. Например, план Ливенской районной библиотеки на 1946 г. состоит из следующих разделов:

Общий план.

Контрольные показатели читателей и посещаемость библиотеки.

Книговыдача.

Книжный фонд.

Передвижные библиотеки.

Актив.

Комплектование библиотеки и использование книжного фонда.

Организация и охрана книжного фонда.

Справочно-библиотечная работа.

10. Массовая работа.

11. Отчётность и информация о работе библиотеки.

12. Методическая помощь.

13. Работа с активом (кадрами).

14. Повышение квалификации работников библиотеки.

15. Организационная и хозяйственная работа [292].

План работы Дросковской районной библиотеки имеет несколько иное содержание:

Основные задачи и содержание библиотеки.

Книговыдача.

Передвижки библиотеки.

Комплектование фонда.

Организация и охрана книжного фонда.

Актив.

Массовая работа со взрослыми.

Массовая работа с детьми.

9. Использование межбиблиотечного абонемента.

10. Отчётность и информация о работе библиотеки.

11. Работа с активом.

12. Повышение квалификации работников библиотеки [293].

Анализируя вышерассмотренные документы, можно сделать вывод о том, что плановая документация библиотек конца 40-х гг. XX века не была унифицирована и составлялась хоть и по схожей, но произвольной форме.

Этого нельзя сказать об отчётной документации. Она составлялась по форме № ОБ-1, утверждённой статистическим управлением РСФСР 29.09.1945 г., и состояла из 15 разделов: название библиотеки; тип библиотеки; общая площадь; наличие при библиотеки читальни, детского отдела, передвижного фонда; сведения о читателях; сколько человек посетило все отделы библиотеки за год; передвижные библиотеки; выбытие книг; количество книг, задержанных читателями; библиотечные работники; распределение библиотечных работников по образованию и стажу; МБА; количество газет, выданных за год; наличие, поступление и выдача книг, журналов и брошюр по разделам; массовая работа библиотеки за год [294].

Помимо годовых отчётов, составляемых по унифицированной форме, встречаются отчёты библиотек за квартал, информационные отчёты и справки отчётного характера о работе библиотек [293, 294, 295].

В отчёте районной библиотеки Дросковского района от 15.01.1947 г. содержится раздел «Документация», в котором дан перечень учётных документов библиотеки:

Инвентарные книги;

Тетрадь для регистрации брошюр;

Книга движения библиотечных фондов;

Дневник учёта ежедневных работ;

Тетрадь за просрочки;

Формуляр читателя [293].

Наиболее полное представление о составе библиотечной документации и развитии библиотечного дела Орловщины второй половины XX в. даёт документация фонда Орловской областной библиотеки им. Н.К. Крупской.

Большая часть дел представлена организационной, планово-отчётной, распорядительной, учётной и информационно-справочной документацией. Это сметы библиотеки, штатное расписание, сметно-финансовые отчёты, сметные заявки, отчёты о численности работников и расходовании фондов, характеристики состава библиотеки, решения об утверждении штатного расписания, годовые планы.

Дело «О работе областной библиотеки им. Н.К. Крупской за 1945 г.» содержит следующие документы:

Отчёт о работе Орловской областной библиотеки им. Н.К. Крупской за январь-март 1945г.;

Письмо в Облотдел Культпросветработы о проведении курсов подготовки и переподготовки библиотечных работников;

Приказ об объявлении благодарности за хорошую производственную работу;

Характеристику на работников библиотеки для объявления благодарности;

Докладную записку об обследовании отделов библиотеки [295].

За 1950-е гг. в фонде библиотеки им. Н.К. Крупской отложились положения («О колхозной библиотеке», «Об областной (краевой, республиканской) детской библиотеке», «О порядке исключения из массовых библиотек устаревшей и излишней литературы»); правила («Внутреннего трудового распорядка», «Пользования массовой библиотекой»); инструкции («По охране книжного имущества в библиотеке», «По работе с каталогами») [302], приказы по основной деятельности библиотеки (приказ «О проведении обзоров литературы», «О реализации мероприятий по сохранности и постановке правил учёта периодической литературы») [303].

В том же деле содержится заявка на библиотечную технику для библиотек области и края на 1955 г. Под «библиотечной техникой» понимается учётная документация библиотеки, а именно инвентарные книги, читательские формуляры, книжные формуляры, дневники библиотеки, книги движения библиотечного фонда, аналитические формуляры, тетради учёта читателей передвижной библиотеки.

Сведения об учётной документации библиотеки содержатся также в Инструкции по охране книжного фонда. Здесь, в разделе «Учёт книжного фонда» говорится о том, что «библиотеки обязаны вести суммарный учёт всех книг, журналов в книге суммарного учёта библиотечного фонда, книге индивидуального учёта и инвентарной книге». При этом инвентарная книга являлась «важнейшим документом библиотеки и должна была быть пронумерована, прошнурована и заверена организацией. Вести ее необходимо особенно тщательно и хранить наравне с денежными документами» [302, Л. 278].

В Положении о порядке исключения из массовых библиотек устаревшей и излишней литературы, помимо процедуры списания литературы содержится информация о документах, ее сопровождающих: «комиссия проверяет отобранные библиотекой устаревшие книги, составляет в двух экземплярах акт на их исключение и списки. Акт и списки являются основанием для исключения книг из инвентаря и списания баланса» [302, Л. 384].

Изучение делопроизводственных материалов 50-х гг. также даёт представление о процедуре принятия управленческих решений в библиотеке. Она носила совещательный характер и отражалась в соответствующих протоколах («Производственного совещания», «Совещания по вопросам работы с каталогами» и т.п.) [304].

Состав документов библиотеки им. Н.К. Крупской за 1980-е гг. представлен по отделам и имеет следующий вид:

1.Общий отдел.

Приказы по основной деятельности.

Планы работы библиотеки.

Отчёты о работе библиотеки.

2.Методический отдел.

2.1. Методические материалы по пропаганде художественной, общественно-политической, естественнонаучной, технической и прочей литературы.

2.2.Материалы о работе централизованной библиотечной системы г. Орла (планы, отчёты, справки, информации).

Отдел обслуживания работников сельского хозяйства.

Методические материалы для специалистов с/х.

Местный комитет.

Протоколы заседаний местного комитета.

Смета и финансовый отчёт [300].

Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что в системе библиотечной документации советского периода появляются количественные и качественные изменения, в результате которых в обеспечении управленческого процесса задействованы следующие документы:

Организационные (устав, штатное расписание).

Плановые (план работы библиотеки на месяц, квартал, год, план массовых мероприятий).

Отчётные (годовой отчёт, квартальный отчёт, информационный отчёт, статистический отчёт, текстовый отчёт).

Распорядительные (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения).

Учётные (описи, списки, приходно-расходные книги, ведомости, инвентарные книги, книги суммарного учёта, книги индивидуального учёта, читательские формуляры, книжные формуляры, дневники библиотеки, книги движения библиотечного фонда, аналитические формуляры, тетради учёта читателей передвижной библиотеки, тетрадь за просрочки, тетрадь для регистрации брошюр).

Технологические (правила, положения, инструкции).

Информационно-справочные (заявки, заявления, протоколы, справки, акты, письма, записки).

Договорные (договора с бибколлектором).

Изучение архивных материалов позволило составить представление о порядке документирования управленческой деятельности библиотек Орловской губернии в XIX - XX вв. Служебная документация библиотек находилась в постоянной динамике развития, о чём свидетельствует усложняющийся видовой состав. Так, в послереволюционный период появляется система плановой и договорной документации, наблюдается тенденция к интенсивному развитию организационной, учётной, отчётной, распорядительной, информационно-справочной документации библиотек, а также документов по личному составу.

Таким образом, формирование библиотечной документации велось параллельно с развитием делопроизводства государственных учреждений и библиотечного дела страны. В теории делопроизводства специалисты выделяют следующие этапы: делопроизводство в древнерусском государстве (X - XV вв.), приказное делопроизводство (XVI - VII вв.), коллежское делопроизводство (XVIII в.), министерское делопроизводство (XIX - н.XX вв.), советское делопроизводство (1917 - начало 1990-х гг.).

Сохранившиеся до наших дней источники свидетельствуют о том, что большую часть документов библиотек X-XV вв. составляла хозяйственно-учётная документация: описи, отписи, списки, книги. Они носили преимущественно инвентарный характер и составлялись в целях ревизии, учёта книжных сокровищ материальных ценностей библиотеки, при передаче книг от одного книгохранителя другому или при смене настоятеля монастыря. Как правило, описи составлялись в том порядке, в каком книги хранились на полках книгохранилища. Описи содержали элементы каталогизации и систематизации книг и в этом смысле выполняли функции библиотечных каталогов. Однако по характеру и назначению их можно отождествить с библиотечной инвентарной книгой. Порядок функционирования библиотеки отражался в уставе - первом организационном библиотечном документе.

По мере развития библиотечного дела и делопроизводства документация библиотек усложнялась - расширялся её видовой состав. В период приказного делопроизводства увеличивается число организационных и учётных документов, получают распространение распорядительные документы - грамоты, приказы.

В XVIII - н. XX вв. помимо увеличения видового состава библиотечной документации совершенствуются формы уже имеющихся документов, меняются их наименования. Широкое применение получают распорядительные, отчётные информационно-справочные документы, а также документы бухгалтерского учёта по личному составу.

Специфика управления библиотечным делом в советский период обусловила интенсивное развитие плановой, отчётной и учётной документации библиотек: ведётся разработка теоретических, методических и инструктивных материалов, отражающих вопросы библиотечной статистики; унификация и стандартизация форм и бланков документов. Одновременно расширяется видовой состав документов, получивших распространение в дореволюционный период. При этом прерогатива создания и использования рассмотренных документов определялась должностной иерархией лиц и структур управления библиотечным делом. Основное отличие этого периода заключается в жёсткой регламентации норм и правил создания документов и организации работы с ними.

Изучение документирования управленческой деятельности Орловских библиотек в XIX - н. XX вв. позволило сделать вывод о том, что развитие библиотечной документации в регионах осуществлялось в русле общих тенденций развития делопроизводства и библиотечного дела в стране. Виды документов, используемых в библиотеках Орловщины, их структура и содержание соответствовали предписаниям и методическим разработкам центральных органов власти и ведущих библиотек.

Глава 2. Документирование управленческой деятельности библиотеки: теоретические положения

2.1 Понятие «документ»: библиотековедческий и управленческий подходы

Эволюция взглядов на определение и использование термина «документ» менялась на протяжении столетий, придавая ему то непомерно широкий, то суженый до утилитарно-прагматических позиций смысл. История развития данного термина нашла своё отражение в работах М.П. Илюшенко [84], М.В. Ларина [109], Ю.Н. Столярова [220], Е.А. Плешкевича [168], В.П. Козлова

В России первое официальное закрепление термина «документ» на уровне государственной власти произошло в стандарте на делопроизводственную и архивную терминологию 1970 г. На протяжении десятилетий его дефиниция менялась, выдвигая на первое место то материальный носитель, то отдавая приоритет информации. Сменяя друг друга, а иногда развиваясь параллельно, эти определения находили свое отражение в многочисленных законодательных актах и стандартах.

Таблица 2. Эволюция дефиниций термина «документ»

№ п/п	Определение понятия «документ»	Источник	Область
			применения
1	Средство закрепления различным	ГОСТ 16487-70	Широкая
	способом на специальном носителе	Делопроизводство и
	информации о фактах, событиях,	архивное дело.
	явлениях объективной	Термины и
	действительности	определения
2	Материальный объект с информацией,	ГОСТ 16487-83	Широкая
	закреплённой созданным человеком	Делопроизводство и
	способом для её передачи во времени	архивное дело.
	и пространстве	Термины и
		определения
3	Уникально обозначенный блок	ГОСТ Р ИСО/МЭК	Техническая
	информации для использования	ТО 9294-93	среда
	человеком, такой как отчёт,	Информационная
	спецификация, руководство или	технология.
	книга.	Руководство по
		управлению
		документированием
		программного
		обеспечения
4	Материальный объект с	ФЗ «О библиотечном	Библиотекове-
	зафиксированной на нём	деле» (1994);	дение,
	информацией в виде текста,	ФЗ «Об обязательном	библиографо-

Действующее официальное определение термина «документ» закреплено в стандарте 2013 года, включённом в систему информации по библиотечному и издательскому делу [34]. Большинством представителей научного сообщества оно воспринимается критически в силу своей узкопрофильной направленности, о чём свидетельствуют многочисленные публикации по данному вопросу. Проблема заключается в том, что документ является собирательным названием для многочисленных источников информации, функционирующих в разнообразных по своему целевому назначению социальных институтах: архивах, музеях, библиотеках и т.п., для каждого из них объём понятия «документ» насыщен по-своему.

Таблица 3. Определение термина «документ» в различных областях знаний

Область знания	Определение понятия «документ»	Представители	научной
		школы
Документология	Знаково зафиксированная на	Ю.Н. Столяров
	материальном носителе информация,
	способная служить единицей
	семантического процесса [228]
Социальные	Стабильный вещественный объект,	А.В. Соколов
коммуникации	предназначенный для использования
	в социальной смысловой
	коммуникации в качестве
	завершённого сообщения [212]
Документоведение	Информация, закреплённая на	Н.С. Ларьков
	материальном носителе в стабильной
	знаковой форме, созданным
	человеком способом для её передачи
	в пространстве и времени [113]
Информационная	Материальный носитель природного	Н.Б. Зиновьева
культура	или искусственного происхождения,
	в структуру которого
	целенаправленно внесены
	отображающие смысл информации
	[81]
Информатика,	Любой материальный объект,	А.И. Михайлов,
информационный	который фиксирует или	А.И. Черный,
менеджмент	подтверждает какие-либо знания и	Р.С. Гиляревский
	может быть включён в определенное
	собрание [63, 125]
Документоведение,	Материальный объект, выступающий	В.П. Козлов
архивоведение,	в качестве носителя информации в
источниковедение	виде структурированных, т.е.
и археография	имеющих какой-то смысл
	сообщений, задаваемых целевыми
	установками его автора,
	техническими возможностями,
	правилами, нормами и традициями
	места, времени и обстоятельств его
	создания, распространения и
	доступности [96]
Музеология	Источник социально-значимой	А.М. Разгон
	информации, включающий и
	вещественные источники [187]

Объектом настоящего исследования выступает документ, опосредованный конкретным социальным институтом - библиотекой, где он одновременно является и средством реализации управленческих решений, и объектом библиотечного фонда.

Осмысление современных теоретических представлений о роли и месте документа в библиотеке невозможно без обращения к истории данного вопроса. Управленческая концепция, рассматривающая документ в качестве объекта управленческого воздействия, получила распространение в XIX веке, о чём свидетельствует факт появления различных руководств по составлению деловых бумаг, например, «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к сведению основных дел, с приложением к оным образцов и форм» [57] или «Практическое руководство к сочинению общественных писем и к составлению деловых бумаг, с присоединением узаконений, относящихся к каждому роду означенных бумаг и образцов или примеров различных писем» [172]. В начале XX века английский палеограф и архивист Хилари Дженкинсон одним из первых употребил термин «документ» в этом контексте [254]. В России управленческая направленность документа получила свое развитие на основании правовой концепции и закрепилась в 60-х годах двадцатого века, когда прерогатива разработки данного термина перешла в ведение ВНИИДАД [167]. Известный документовед М.П. Илюшенко определяла документ как «материальный объект, на котором сознательно закреплена определённая информация, предназначенная для осуществления управленческого процесса» [84].

1998 году ВНИИДАДом была подготовлена новая редакция стандарта на делопроизводственную терминологию, определившая документ как «информацию, записанную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими её идентифицировать», тем самым придав термину узкую управленческую направленность [228].

В результате библиотечная практика стала оперировать двумя различными по своему содержанию и назначению источниками информации, получившими одинаковое название - документ. Однако документ, отражающий управленческую деятельность, и документ, составляющий библиотечный фонд, имеют различное назначение.

В первом случае документ фиксирует решение административных и организационных вопросов, обеспечения, взаимодействия и регулирования деятельности библиотеки в целом, её подразделений и должностных лиц.

Документ как объект библиотечного фонда обладает другими характеристиками: предназначенностью для хранения и общественного использования в целях удовлетворения научных, культурных и образовательных потребностей физических и юридических лиц. Это могут быть книги, журналы, газеты, брошюры и другие произведения печати, а также машиночитаемые документы, в том числе электронные.

К сожалению, на момент осознания остроты сложившейся ситуации термин достаточно прочно укоренился как в управленческом документоведении, так и в библиотековедении, библиографоведении и книговедении. Омонимия различных по своим признакам объектов затрудняет процесс коммуникации, вызывает сложности систематизации и классификации одноименных объектов, опосредованных конкретным социальным институтом. Путаница в понятиях привела к тому, что многие учёные, например Н.А. Сляднева [205], В.В. Скворцов [206], В.А. Копылов [97], М.И. Акилина [40], Ю. Нестерович [127] стали искать альтернативу понятию «документ».

В ФЗ 1995 года «Об информации, информатизации и о защите информации» (утратившем силу) в качестве синонима к термину «документ» приводилось понятие «документированная информация» [9], а в действующем законе 2006 года «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» оно вообще употребляется как основное и единственное [11]. Несостоятельность данного термина не раз доказывалась в критических статьях Ю.Н. Столярова

В Национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» наряду с англоязычным эквивалентом термина «документ» - document приводится синонимичное понятие record - запись [32].

Однако в оригинальном стандарте ИСО эти термины определяются по-разному. На наш взгляд, термин «запись» в большей степени соответствует не документу в целом, а лишь отдельным его реквизитам (например, тексту или резолюции). Как справедливо заметил М.В. Ларин, «не всякая запись является документом, а документ может включать в себя одну или несколько записей» [111].

В Федеральном законе «О библиотечном деле» в соответствии с изменениями, внесенными ФЗ от 03.06.2009 № 119-ФЗ, термин «документ» и вовсе отсутствует [7]. Разработчики не предложили альтернативного понятия, оставив определение дефиниции одной из ведущих категорий библиотековедения в ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» [8].

Таким образом, можно выделить следующие синонимы термина документ, встречающиеся в научной терминологии: возможность замены понятия «документ» в силу отведённой ему роли «символического регулятора человеческих отношений, а, следовательно, инструмента власти» [67, c. 10].

Е.А. Плешкевич предлагает конкретизировать термин «документ» по типу информационно-документационной системы, в которой он функционирует. В результате чего имеет место бытование документов оперативных (управленческих), ретроспективных (архивных) и диахронных (объектов библиотечного фонда) [156].

Всё-таки следует считать, что термин «документ» сохраняет за собой прерогативу обозначения различных по своему содержанию и назначению источников информации, однако энтропия, возникающая в результате оперирования документами различных семантических систем, функционирующих в библиотеке, требует внесения сущностных отграничений как в само понятие, так и в его определение.

Например, в управленческой деятельности у термина «документ» имеются двусоставные синонимы, подчеркивающие специфику его функционирования в данной среде. М.В. Ларин в одной из своих статей к таким синонимам относит термины «служебный документ», «управленческий документ», «официальный документ» [109]. Первый появился в начале 30-х гг. XX века в постановлении ЦИК и СНК, сменив достаточно распространенное в делопроизводственной литературе XIX-XX вв. понятие «деловая бумага». В акте говорится о правилах хранения служебных документов [3].

Термины «официальный документ» и «управленческий документ» начинают применяться в делопроизводстве и архивном деле в 80-х гг., получив официальное закрепление в ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Таблица Синонимы термина документ в сфере управления

Дата	Наименование	Наименование нормативного	Определение
	термина	акта
1932	Служебный	Постановление ЦИК и СНК
	документ	«Об ответственности
		работников учреждений и
		управленческого аппарата	--
		хозяйственных органов за
		нарушение правил общей и
		противопожарной охраны
		служебных зданий и
		помещений и правил хранения
		служебных документов»
1973		Единая государственная
		система делопроизводства	--
		(ЕГСД)
1980	Управленческий	Приказ Министерства

Имеющиеся дефиниции исследуемых терминов показывают, что данные понятия находятся в определённых соотношениях друг с другом. Так, служебный документ, в соответствии со стандартом 1998 года, является разновидностью официального, и синонимами они быть по определению не могут, а организационно-распорядительный документ входит в структуру управленческой документации, о чём свидетельствуют соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Следовательно, термин «управленческий документ» является наиболее широким по отношению к остальным понятиям. В словаре С.И. Ожегова «управленческий» определяется как «относящийся к деятельности органов власти или крупного административного учреждения, подразделения». Получается, что управленческий документ - это документ, фиксирующий деятельность административных учреждений, подразделений и должностных лиц. Однако не всякий управленческий документ официален, например, проект приказа или постановления, содержащий волеизъявление руководящего органа, как результат его управленческой деятельности, но не оформленный в установленном порядке, официальным являться не будет. Таким образом, именно управленческий документ является основной категорией управленческого документоведения: основная характеристика - способность служить доказательством правовых обязательств или деловой деятельности [32].

Двусоставным синонимом к термину «документ», в библиотековедении, зачастую является понятие «библиотечный документ». Например, Е.И. Полтавская определяет его как «документ, который нужен и которым удобно пользоваться в библиотеках в данное время: как правило, это тиражированный документ в знаковой форме, удовлетворяющий информационные потребности пользователя» [171]. В соответствии с правилами словообразования «библиотечный» означает «свойственный библиотеке, принадлежащий библиотеке». Однако в библиотеке находятся не только документы, являющиеся частью фонда и удовлетворяющие информационные потребности пользователей, но и документы, обеспечивающие управленческую деятельность. Соответственно понятие «библиотечный документ» имеет более широкий смысл, обобщающий все виды документов, функционирующих в библиотеке.

Основным существенным свойством, необходимым для уточнения термина документ в «библиотековедении», является его принадлежность к библиотечному фонду как базовому элементу учреждения. В связи с этим оптимальным двусоставным термином может являться понятие «фондовый документ». Прилагательное «фондовый» используется для обозначения предметов, свойственных фонду, характерных и принадлежащих ему. Фондовый документ, в соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» и «О библиотечном деле», характеризуется возможностью передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения, а также библиотечного обслуживания населения [8]. Соответственно, управленческий документ, не являющийся объектом комплектования библиотечных фондов, относится к совершенно другой категории библиотечных документов.

Определившись с терминами, необходимо конкретизировать их дефиниции. Как уже было сказано выше, универсального определения термина «документ», удовлетворяющего различным отраслям знания, научным сообществом до сих пор не выработано. При всем многообразии рассмотренных дефиниций единство взглядов на понимание сущности документа всё же существует. Так, бесспорным остается факт о том, что документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе. Противоречия же начинаются в процессе уточнения или сужения определения.

По утверждению Ю.Н. Столярова, понятие «документ» характеризуется наличием постоянной и переменной составляющей [221, C. 134], что позволяет дать унифицированные определения управленческого и фондового документов, не противоречащие международному стандарту ИСО «Информация и документация», в соответствии со спецификой их функционирования в той или иной семантической среде.

Исходя из того, что документ - это «знаково зафиксированная на материальном носителе информация», под управленческим документом будем понимать знаково зафиксированную на материальном носителе информацию, необходимую для решения вопросов управленческой деятельности. Соответственно, фондовый документ - знаково зафиксированная на материальном носителе информация, предназначенная для библиотечно-информационного обслуживания населения и удовлетворения его информационных потребностей.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать следующий вывод: термин «документ» является собирательным названием для многочисленных источников информации, являющихся предметами исследования различных социальных институтов. В то же время, в одном и том же социальном институте функционируют документы, являющиеся научными категориями различных областей знаний. Так, в библиотеке документ - это объект библиотечного фонда и инструмент управленческого воздействия одновременно. В первом значении документ является объектом изучения библиотековедения, библиографоведения и книговедения, а во втором - управленческого документоведения и обладает отличным набором свойств. В результате одинаковые по написанию и произношению термины имеют разное значение, что зачастую приводит к возникновению коммуникационных барьеров.

В научной литературе и официальных актах нередко встречаются попытки уйти от дискуссионного термина, заменив его другим, по мнению авторов, более подходящим понятием, однако термин «документ» продолжает оставаться неизменным в силу своей универсальности. Снятие энтропии представляется возможным посредством конкретизации термина. Понятие «документ» остаётся неизменной основой, обобщающей различные источники информации: уточнению подлежит его принадлежность конкретной семантической среде. Так, для управленческого документоведения объектом исследования является не просто документ, а управленческий документ, библиотековедение же оперирует фондовыми документами, являющимися составной частью библиотечного фонда.

2.2 Документационная модель библиотеки

Столяров обосновал применимость структурно-функционального подхода к библиотеке, рассматривая её как целостную систему, состоящую из элементов: библиотечный фонд, контингент пользователей, библиотечный персонал, материально-техническая база [228].

Развивая концепцию, в 1984 году Ю.Н. Столяров выдвигает теорию о существовании так называемого второго контура библиотеки, о чём достаточно подробно написано в статье «Библиотека - двухконтурная система» [216]. По его умозаключению, контур - это некая модель как библиотеки в целом, так и её элементов, выполняющая идентифицирующую функцию и состоящая из соответствующей документации. Он приводит пример, что «контингент пользователей имеет модель в виде читательских билетов и учётной документации, моделью всей библиотеки является её Устав, а моделью структурного подразделения - Положение о нём» [215]. Следовательно, взаимосвязанная совокупность управленческих документов, идентифицирующих библиотеку как систему, представляет собой документационную модель библиотеки.

Использование методологической основы, предложенной Ю.Н. Столяровым, при изучении документационной модели позволит углубить представление о специфике документирования основных процессов библиотечного менеджмента и отдельных технологических процедур, характерных для данного социального института.

Итак, исходя из концепции Ю.Н. Столярова, каждый элемент библиотеки имеет свою документационную модель.

Необходимым условием моделирования является изучение сущностных характеристик и свойств прототипа, так как именно они лежат в основе документирования и являются основанием для включения документа в соответствующую модель.

Библиотечный фонд в ФЗ «О библиотечном деле» определяется как «совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учёту, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения» [7].

Фонд имеет как минимум две модели - справочно-поисковый аппарат и модель, состоящую из управленческой документации. Изучение первой модели не является предметом настоящего исследования. Структура и содержание второй модели, отражающей выполнение основных технологических процессов по формированию фонда: моделирование, комплектование, учёт, обработка, размещение, хранение, доставка пользователю, исключение объектов библиотечного фонда, управление, рассмотренной на примере Орловской областной научной универсальной публичной библиотеки им. И.А. Бунина, представлены в таблице № 5.

Вопросы управления библиотечным фондом отражаются в приказах директора библиотеки и решениях комиссий или иных рабочих групп. Они действуют на основании положений, утверждённых приказом директора библиотеки, их деятельность протоколируется. Например, в целях повышения эффективности работы по сохранности библиотечных фондов, выработки решений и рекомендаций по вопросам фондоохранной деятельности и контроля за работой структурных подразделений приказом директором утверждён состав комиссии по сохранности библиотечных фондов и положение о её деятельности. Положение состоит из пяти разделов, отражающих место комиссии в структуре органов управления библиотекой, перечень руководящих документов, задачи комиссии, содержание выполняемой работы, состав комиссии, сроки проведения заседаний и др.

Таким образом, документационную модель библиотечного фонда составляют документы, отражающие основные процессы его формирования, а также регламентирующие деятельность лиц, осуществляющих эти процедуры. В результате модель первого элемента библиотеки будет выглядеть следующим образом:

Второй элемент библиотеки - контингент пользователей, который придаёт смысл существования данному учреждению. В качестве пользователей могут выступать как физические, так и юридические лица, пользующиеся услугами библиотеки.

Правоотношения между пользователем и библиотекой закрепляются в организационно-распорядительных документах. Прежде всего, к ним относятся Правила пользования библиотекой, являющиеся основным регламентирующим документом, определяющим права и обязанности пользователей, начиная с процедуры записи в библиотеку и заканчивая ответственностью за нарушение Правил. Также к этой группе можно отнести положения об обязательных и платных услугах, предоставляемых библиотекой, о возмещении ущерба, причинённого пользователями библиотеке и т.п. Оперативные вопросы, связанные с организацией взаимоотношений пользователей и библиотеки, регулируются соответствующими приказами и указаниями руководства учреждения.

На основании регламентирующих документов в библиотеках разрабатывается технологическая документация, облегчающая порядок пользования ресурсами библиотеки. Например, в ООНУПБ им. И.А. Бунина разработаны и используются Правила пользования отделами, Положение о поиске документов в фонде редкой книги в соответствии с темой запроса (исследования), Положение о порядке заказа пользователем областной библиотеки документов по межбиблиотечному абонементу из федеральных и региональных библиотек России и др.

Неотъемлемой частью документационной модели контингента пользователей в соответствии со ст.18.1 п.2 ФЗ «О персональных данных» стала документация, обеспечивающая защиту прав и свобод человека при обработке его персональных данных [12]. В библиотеке им. И.А. Бунина к такой документации относятся: Положение о персональных данных пользователей...