Характеристика основних документів кадрової служби

Основні принципи та правила ведення та оформлення трудових книжок персоналу

Особливості розробки посадових інструкцій для персоналу організації

1. Цілі і функції діловиробничого забезпечення кадрової служби

. Діловиробництво - повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби до закінчення виконання і передачі в інші підрозділи.

Ціль діловиробничого забезпечення - організація роботи з документами, які використовуються в системі управління персоналом.

Основні діловиробничі функції:

своєчасна обробка документації яка надходить і передається в організації

доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом для виконання

друкування документів по кадрових питаннях

реєстрація, облік і збереження документів по персоналу

формування справ у відповідності з номенклатурою

копіювання і розмноження документів по кадрових питаннях

контроль за виконанням документів

передача документації по вертикальних і горизонтальних зв,язках

Діловиробництво може здійснюватись безпосередньо в одному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті), або бути роззосереджені по різних ланках. На практиці найчастіше використовується змішана система.

Вимоги до оформлення документів базуються на державних стандартах уніфікованих систем документації. На даний час документи складаються як у традиційному виконання, так і у вигляді машиноорієнтованих і машиночитаємих документів.

В підсистемі управління персоналом використовуються такі уніфіковані системи документації:

планова (планові завдання по кадрових питання, заявки на молодих спеціалістів, наряди, планові розрахунки і т.ін.)

первинного обліку (по обліку праці і зарплати)

звітно-статистична (по чисельності, балансу робочого часу і т.ін)

по соціальному забезпеченню (по пенсіям, пільгам, соцстрахуванню і т.ін)

організаційно-розпорядча (акти, листи, заяви, інструкції, постанови, правила і т.ін).

2. Документаційне забезпечення служби управління персоналом

Документи які розробляються і використовуються в процесу управління персоналом організації представляють з себе її документаційне забезпечення.

Всі документи можна класифікувати за рядом ознак, але з точки зору їх використання в процесі управління персоналом організації доцільно в першу чергу розділити на дві великі групи: нормативно-методичне забезпечення і правове забезпечення.

Нормативно-методичне забезпечення системи управління персоналом - це сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядчого, технічного, нормативно-технічного, техніко-економічного і економічного характеру, а також нормативно-довідкові матеріали, які встановлюють норми, правила, вимоги, характеристики, методи і інши дані, що використовуються для вирішення завдань організації праці і управління персоналом і затверджені у встановленому порядку компетентними відповідно органами або керівництвом організації.

Нормативно-методичне забезпечення представлено типовими документами, які розробляються відповідними державними органами і надходять в організацію і документами для внутрішнього використання, які розробляються самими організаціями на основі типових.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного процесу підготовки, прийняття і реалізації рішень з питань управління персоналом. Воно полягає у організації розробки і застосування методичних документів, а також ведення нормативного господарства в системі управління персоналом.

Відповідальність за забезпечення системи управління персоналом нормативно-методичними документами несуть відповідні підрозділи апарату управління організації (відділ стандартизації, юридичний відділ і т.ін).

Правове забезпечення - засоби і форми юридичного впливу на органи і об,єкти управління персоналом. Документи правового забезпечення в свою чергу поділяються на акти централізованого регулювання - до яких належать Кодекс законів про працю, постанови уряду і міністерств, верховної ради з питань кадрової роботи і акти локального регулювання - документи які розробляються безпосередньо в самій організації.

Основні завдання правового забезпечення :

правове регулювання трудових відносин між працівниками і працедавцями

захист прав і законних інтересів працівників

Здійснення правового забезпечення в організації покладається на керівника і інших посадових осіб, а також на керівника системи управління персоналом та її працівників з питань які входять до їх компетенції. Головним підрозділом по веденню правової документації є юридичний відділ.

3. Характеристика основних документів кадрової служби

Кадрова служба розробляє такі види документів:

Структура і штатна чисельність - в цьому документі фіксуються всі структурні підрозділи підприємства, посади і кількість штатних одиниць по кожній посаді. Документ складається на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується директором. Зміни до нього вносяться на підставі наказа керівника.

Штатний розклад - розробляється на підставі Структури і штатної чисельності, на бланку підприємства, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується керівником, іпідписується заступником керівника, має перелік посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд зарплати.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - вміщує правила по організації робти підприємства, взаємні зобов,язання працівників та адміністрації, режим роботи і інше, розробляються на підставі Типових правил, узгоджуються загальними зборами трудового колективу, візуються юристом і затверджуються директором підприємства.

Положення про персонал - відображені питання професійного та соціального розвитку трудового колективу, його взаємостосунки з адміністрацією, гарантії і т.ін. Розробляється аналогічно правилам внутрішнього трудового розпорядку і може існувати як разом з ними так і замість них.

Положення про відділ - розробляється на підставі наказа керівника підприємства, керівником підрозділу, їм же підписується, узгоджується з юридичним відділом і затверджується директором. В ньому відображається правовий стату, завдання, функції, права і обов,язки підрозділу.

Посадові інструкції - розробляються відповідно до діючого законодавства на підставі Довідника кваліфікаційних професій працівників для керівників, професіоналів і спеціалістів.

Робочі інструкції - розробляються для технічних службовців і робочих.

Колективний договір - укладається відповідно до діючого законодавства, незалежно від форм власності і приналежності співробітників до профспілки.

Розпорядчі документи - накази і розпорядження керівника (про прийом, переведення, звільнення, заохочення і покарання, про зміни, що стосуються особи працюючого).

Облікові документи - документи по обліку кадрів (особиста картка, особиста справа, штатно-посадова книга, алфавітна книга та алфавітна картка, графіки відпусток та книга обліку відпусток, книга обліку бланків трудових книжок і руху трудових книжок, табель обліку робочого часу).

Трудові книжки

Документи трудових правовідносин - трудовий договір, трудовий контракт, трудова угода, умови терміну випробування, заява на прийом на роботу, на звільнення, на переведення, договори про матеріальну відповідальність.

Документи для призначення пенсій - подання, справка про заробітну плату, заява.

Документи статистичної звітності з праці та кардів - звіти

Документи по систематизації та збереженню документів кадрової служби - номенклатура справ, справи, опис, акт.

4. Основні принципи та правила ведення та оформлення трудових книжок персоналу

Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж його роботи, характер виконуваної роботи.

Порядок ведення трудових книжок в Україні регулюється статею 48 КЗпП, Постановою № 301 Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. “Про трудові книжки працівників” і Інструкцією № 58 “Про порядок ведення трудових книжок на підприємства, в закладах і організаціях” затвердженою Міністерством праці України, Міністерством юстиції України, Міністерством соціального захисту України від 29.07.93 р.

Трудові книжки не ведуться на працівників які працюють на умовах трудового договору у підприємців, що не мають статусу юридичної особи, а також у окремих громадян по їх обслуговуванню. Праця цих людей підтверджується довідками організації за участю якою були укладені ці трудові відносини і довідкою про сплату внесків у Фонд соціального страхування.

Трудові книжки - зберігаються на підприємстві як бланки суворої звітності, обліковуються у спеціальній книзі.

Трудова книжка складається з 5 розділів:

відомості про працівника

відомості про роботу

відомості про нагородження

відомості про заохочення

відомості про призначення пенсії

В трудову книжку можна вносити зміни, відповідним чином оформлені, в тому випадку коли вона закінчується видається вкладиш, а в тому випадку коли її втрачено - дублікат. При звільненні працівника трудова книжка видається йому на руки у той самий день.

5.Особливості розробки посадових інструкцій для персоналу організації

Для того, щоб з,ясувати всі аспекти розробки посадової інструкції для персоналу організації, пропонуємо розглянути методику розробки та оформлення посадових інструкцій, які розроблена для відділу кадрів Полтавського кооперативного інституту.

МЕТОДИКА РОЗРОБКИ ТА ОФОРМЛЕННЯ ПОСАДОВИХ ІНСТРУКЦІЙ СПІВРОБІТНИКІВ ПОЛТАВСЬКОГО КООПЕРАТИВНОГО ІНСТИТУТУ

1. Поняття “посадова інструкція”

1.1 Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, у якому визначаються основні функції, обов'язки, права і відповідальність співробітників Полтавського кооперативного інституту при здійсненні ними діяльності на конкретній посаді. Вона складається по кожній штатній посаді інституту, має знеособлений характер і надається співробітнику під підпис при укладанні трудового контракту чи трудового договору (у тому числі при переміщенні на іншу посаду і при тимчасовому виконанні обов'язків).

1.2. Основою для розробки посадових інструкцій є кваліфікаційні характеристики (вимоги) по посадах службовців.

1.3. Головним нормативно-правовим документом, що містить кваліфікаційні характеристики є “Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців і інших службовців” (Затверджений постановою Госкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦСПС від 27 березня 1986р., 1 жовтня 1987р., 18 березня 1988 р., 27 червня 1988 р., 25 лютого 1989 р., Постановою Госкомпраці СРСР від 30 грудня 1986 р.). У цьому довіднику містяться кваліфікаційні характеристики масових посад, загальних для всіх галузей економіки.

1.4. До посадової інструкції пред'являються дві групи вимог:

· щодо оформлення і змісту;

· щодо розташування реквізитів.

2. Вимоги до оформлення і змісту посадової інструкції

2.1 Макет Посадової інструкції

Посадова інструкція

(назва посади) (3)

І. Загальні положення (4)

1.1. Відділ (підрозділ).

1.2. Повна назва посади.

1.3. Ця посаду підпорядковується й отримує накази, робочі розпорядження від...

1.4. Додаткові розпорядження Ви можете отримати від...

Указівки цих працівників Ви виконуєте тільки в тому випадку, якщо смороду не суперечать указівкам Вашого безпосереднього керівника.

1.5. Ця посаду дає розпорядження і методичні вказівки...

1.6. Виконавця цієї посади заміщує...

1.7. Виконавець цієї посади заміщує...

1.8. Закріплення на посаді.

Робота на цій посаді вимагає від працівника такої кваліфікації.

Керівництво організації для цієї посади висуває такі цілі: _________________________

ІІ. Посадові обов'язки (5)

Для покращення організації своєї повсякденної роботи Ви ведете такі журнали, картки, тощо:

ІІІ. Права (6)

Для виконання Ваших обов'язків Вам надаються такі

права:

3.1. Відносно своїх підлеглих (студентів) - давати розпорядження і контролювати їх виконання.

3.2. Самостійно вирішувати такі питання: _______________ _______________ _______________

3.3. Ви є представник організації і ведете листування по

таких питаннях (для керівника): ___________________ ___________________ ___________________

ІV. Відповідальність (7)

На цій посаді Ви несете відповідальність за затримку і слабку роботу в напрямку встановлених цілей і за неповне використання наданих Вам прав.

4.1. Вашу роботу безпосередній керівник оцінює на підставі таких показників: _______________________

_______________________

_______________________

V. Доповнення і зміни (8)

2.2. Найменування організації (1)

2.2.1.Організація - юридична особа, що має у власності, господарському веденні або оперативному управлінні відособлене майно і відповідає за своїми обов'язками цим майном, може від свого імені здобувати і здійснювати майнові й особисті немайнові права, нести обов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді, а також має самостійний баланс і кошторис і зареєстровано в державних органах юстиції у встановленому порядку.

2.2.2. Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати тому, що закріплено в установчих документах. При наявності вищестоящої організації її найменування також вказується в документі (його розміщують вище).

2.2.3. Скорочене найменування організації приводять у тих випадках, коли воно закріплено в установчих документах організації, і розміщують (у дужках) нижче повного.

2.2.4. Найменування відособленого структурного підрозділу організації (філії, представництва і т.ін.) вказують у тому випадку, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче найменування організації.

2.2.5. Філією є відособлений підрозділ юридичної особи, розташований поза місцем її перебування, який здійснює всі його функції чи їхню частину, у тому числі функції представництва.

2.2.6. Представництвом є відособлений підрозділ юридичної особи, розташований поза місцем її перебування, що представляє інтереси юридичної особи і здійснює їхній захист.

2.2.7. Структурний підрозділ організації - офіційно виділений орган управління частиною організації із самостійними функціями, завданнями і відповідальністю за виконання покладених на нього завдань. Воно може бути як відособленим, так і не відособленим, тобто не володіти повними ознаками організації (внутрішнім).

2.2.8. До структурних підрозділів Полтавського кооперативного інституту належать: МІПК, кафедри; деканати; відділи; служби; бюро; лабораторії;

2.3 Гриф про затвердження (2)

.2.3.1. Затверджує посадову інструкцію ректор інституту. Затвердження ж його інструкції здійснюється органом управління організації (власником). Керівник структурного підрозділу затверджує посадову інструкцію свого підлеглого в тому випадку, якщо це знаходиться в його компетенції і зазначено в його посадовій інструкції і трудовому контракті.

2.3.2. Гриф затвердження документа повинний складатися з: слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); найменування посади особи, що затверджує документ; підпису, инициалов, прізвища посадової особи; дати затвердження.

2.3.3. Посадова інструкція набирає сили з моменту її затвердження і діє до її заміни новою посадовою інструкцією.

2.4 Найменування посади (3)

2.4.1. Найменування посад співробітників Полтавського кооперативного інституту за загальним правилом повинні відповідати Державному класифікатору України. Класифікатору професій ДК 003-95. (Держстандарт України затверджений і введений в дію наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257).

2.4.2. При використанні найменування посад, запозичених з іноземних мов, що ще не увійшли до класифікатора, повинні робитися посилання на спеціальні відомчі нормативні документи.

2.4.3. Усі найменування посад повинні відповідати одній з категорій: керівники, фахівці й інші службовці (технічні виконавці).

2.4.4. Віднесення службовців до категорій здійснюється в залежності від характеру переважно виконуваних робіт, що складають зміст праці працівника.

2.4.4.1. Керівники. У цю групу входять:

а) Керівник організації (підприємства, установи) - особа, що здійснює пряме управління організацією (підприємством, установою) - ректор інституту.

б) Керівники організації (підприємства, установи) - особи, призначені у встановленому порядку як заступникі керівника організації, з визначеними адміністративними функціями і напрямками роботи, що мають право в межах своїх повноважень здійснювати дії від імені організації, представляти її інтереси в будь-яких інстанціях, включаючи і судові - проректора.

в) Керівник структурного підрозділу - особа, що уклала трудовий договір (контракт) з керівником організації або призначена останнім для управління діяльністю структурного підрозділу її заступники - начальники відділів, їхні заступники, директор МИПК, декан, заступник декана, завідувач кафедрою.

Найменування посад керівників можуть бути наступними: ректор; проректор; директор; декан; заступник декана; начальник; завідувач. Вони також можуть бути похідними від найменувань фахівців: головний економіст; головний бухгалтер.

2.4.4.2. Фахівці. До даної групи належать особи, що володіють спеціальними знаннями, навичками, досвідом роботи у певній галузі діяльності, що одержали спеціальність за вищою (фахівці вищої ланки) або середньою освітою (фахівці середньої ланки), підтверджену присвоєнням особі кваліфікації “дипломований фахівець”. Фахівці виконують роботи, що вимагають відповідної кваліфікації.

До групи найменувань посад, що відповідають категорії “Фахівці”, входять, наприклад: асистент; доцент; професор; програміст; інспектор; економіст; бухгалтер і т.ін.

2.4.4.3. Інші службовці. Цю групу утворюють службовці, що виконують регламентовані і методично пророблені, періодично повторювані роботи, що відносяться до діяльності відповідного структурного підрозділу, під контролем безпосереднього керівника, - технічні виконавці. Як приклад найменувань посад, що входять у категорію “Інші службовці”, можна назвати наступні: лаборант; завідувач лабораторією; оператор ПЕОМ; агент; секретар; кспедитор; діловод і т.ін.

2.4.5. Найменування посад керівників, фахівців і інших службовців можуть бути постачені позначеннями похідних посад. Це: Перший заступник керівника; заступник; головний; провідний; старший; молодший; змінний; перший; другий; третій; четвертий; помічник керівника і фахівця; старший помічник; перший помічник; другий помічник; третій помічник; четвертий помічник; п'ятий помічник; змінний помічник; груповий; бригадний; дільничний.

2.4.5.1. Заступник керівника - особа, що виконує посадові обов'язки керівника на час його відпустки, хвороби, відсутності, звільнення, але разом з тим, поза необхідності заміщення виконує певні роботи щодо управління організацією або забезпечення діяльності організації. Посадовою інструкцією заступника повинен бути визначений обов'язок щодо заміщення. Слід зазначити, що посадові обов'язки заступників, вимоги до їхніх знань і кваліфікації визначаються на основі кваліфікаційних характеристик відповідних керівників.

2.4.5.2. Помічник керівника і фахівця - особа яке допомагає, сприяє діяльності керівника. Для якої характерні обов'язки: загального характеру - виконання робіт за дорученням керівника або фахівця; конкретного характеру - виконання як частини робіт, покладених на керівника або фахівця так і окремих службових доручень.

До обов'язків помічника не входить заміщення керівника на час хвороби, відпустки. Виключення складають ті випадки, коли у керівника немає заступника, і тоді помічник може бути призначений окремим наказом на тимчасове заміщення.

2.4.5.3. “Головний” - посадове найменування, що установлюється для посад головних фахівців (головних інженерів, головних бухгалтерів і ін.) для можливого їхнього введення у великих організаціях, з покладанням на відповідних працівників функцій керівника і відповідального виконавця робіт з одному з напрямків діяльності установи, а також по координації і методичному керівництві групами фахівців.

2.4.5.4. “Старший” - посадове найменування, що установлюється за умови, коли службовець поряд з виконанням обов'язків, передбачених на займаній посаді, здійснює керівництво підлеглими йому працівниками. Посадове найменування “старший” може встановлюватися службовцю також у вигляді виключення і при відсутності безпосередньо в його підпорядкуванні працівників, якщо на нього покладаються функції керівництва самостійною ділянкою роботи (при недоцільності створення окремого структурного підрозділу). Для посад службовців, по яких установлюються кваліфікаційні категорії, посадове найменування “старший” не застосовується. У цих випадках функції керівництва підлеглими виконавцями покладаються на фахівця більш високої кваліфікаційної категорії.

2.4.5.5. Установлення посадового найменування “провідний” використовується в тих випадках, коли на фахівця покладаються функції керівника і відповідального виконавця робіт в одному з напрямків діяльності організації або її структурного підрозділу або обов'язку щодо координації і методичного керівництві групами виконавців, які створюються у відділах (бюро) з урахуванням раціонального розподілу праці в них.

2.4.6. Якщо в змісті робіт на робочому місці передбачені такі, котрі відповідають характеристикам робіт із двох і більш посад, то найменування посади, на яку приймається працівник, рекомендується визначати за посадою з найбільшою питомою вагою в обсязі робіт, що передбачаються.

2.5 Зміст розділу “Загальні положення” (4)

У даному розділі вказують:

2.5.1. Повну назву відділу (підрозділу) відповідно до організаційної структури Полтавського кооперативного інституту.

2.5.2. Повну назву посади і категорію. Вона визначається у відповідності с... класифікатором професій робітників, посад що служать і тарифних розрядів (ОК 016-94) - керівник, фахівець, технічний виконавець, штатним розкладом і організаційною структурою Полтавського кооперативного інституту.

2.5.3. Кваліфікаційні вимоги, що висуваються до працівника відповідно до займаної ним конкретної посади. Цей пункт розробляється на основі положень розділу “вимоги до кваліфікації” кваліфікаційних характеристик по посадах службовців.

2.5.4. Порядок призначення і звільнення з посади.

2.5.5. Основні організаційно-правові документи, на підставі яких співробітник здійснює службову діяльність і реалізує свої повноваження. Пункт розробляється на підставі розділц “повинен знати” кваліфікаційних характеристик посад службовців.

2.5.6.. Найменування посадових осіб, яким підпорядковується співробітник.

2.6.7. Перелік структурних підрозділів і (чи) окремих співробітників, безпосередньо підпорядкованих даному співробітнику по службі (якщо такі є). Даний пункт може бути включений у розділ “Посадові обов'язки”.

2.5.8. Порядок заміщення співробітника і виконання посадових обов'язків у випадку його тимчасової відсутності. Пункти 2.5.4, 2.5.6 - 2.5.8 розробляються на основі Положень про структурні підрозділи інституту та Аналізу роботи \посади.

2.5.9. У розділ можуть бути включені інші вимоги і положення, що конкретизують і уточнюють статус співробітника й умови його діяльності. Зокрема, пункт про цілі які висуває для даної посади керівництво Полтавського кооперативного інституту.

2.6 Зміст розділу “Посадові обов'язки” (5)

У цьому розділі вказують:

2.6.1. Обов'язки співробітника з урахуванням задач і функцій конкретного структурного підрозділу організації з докладним викладом основних напрямків його службової діяльності і використовуваної інформації. Крім того, у розділі можуть бути зазначені обов'язки співробітника, покладені на нього у відповідності зі сформованою в даному структурному підрозділі практикою розподілу інших обов'язків, що виконуються підрозділом за рішенням керівника організації.

2.6.2.Цей розділ посадової інструкції розробляється на основі розділу “посадові обов'язки” кваліфікаційних характеристик по посадах службовців.

2.6.3. При необхідності посадові обов'язки, що містяться в кваліфікаційній характеристиці по тій чи іншій посаді службовця, можуть бути розподілені між декількома виконавцями.

2.6.4. У процесі удосконалення організації праці, упровадження технічних засобів, проведення заходів щодо збільшення обсягу виконуваних робіт, скорочення чисельності персоналу можливе розширення кола обов'язків службовців у порівнянні з установленими відповідною кваліфікаційною характеристикою. У цих випадках працівнику може бути доручено виконання посадових обов'язків, передбачених кваліфікаційними характеристиками по інших посадах, родинних за змістом робіт, рівних за складністю, виконання яких не вимагає іншої спеціальності, кваліфікації, зміни посадового найменування.

2.6.5. Вимоги до кваліфікації співробітника можуть бути викладені і в окремому розділі посадової інструкції з однойменним найменуванням. У цей розділ також доцільно включити положення про виконання разових службових доручень.

2.7 Зміст розділу “Права” (6)

2.7.1. У цьому розділі наводять перелік прав співробітника, визначених законодавством і внутрішніми документами організації.

2.7.2. Конструкція розділц “Права” у найбільш загальному вигляді може бути наступною:

Службовець має право:

1. Знайомитися з проектами рішень керівника організації (структурного підрозділу), що стосуються діяльності структурного підрозділу, у якому він виконує свої обов'язки, чи ділянки виконуваної їм роботи.

2. Бути присутнім на засіданнях, зборах організації (структурного підрозділу) з питань діяльності організації (структурного підрозділу).

3. Брати участь в обговоренні питань щодо обов'язків, що виконуються ним.

4. Вносити на розгляд керівника організації (структурного підрозділу) пропозиції щодо поліпшення діяльності організації (структурного підрозділу) і удосконалення методів роботи колективу; зауваження щодо діяльності структурного підрозділу; варіанти усунення наявних у діяльності організації (структурного підрозділу) недоліків.

5. Здійснювати взаємодію зі співробітниками усіх (окремих) структурних підрозділів.

6. Запитувати особисто або за дорученням керівника організації (структурного підрозділу) від інших структурних підрозділів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

7. Залучати фахівців усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення завданьч, покладених на структурний підрозділ (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо немає - то з дозволу керівника організації).

8. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

9. Жадати від керівника організації (структурного підрозділу) надання сприяння у виконанні посадових обов'язків, покладених на нього, і в реалізації прав, передбачених дійсною посадовою інструкцією.

2.7.3 В даній статті може бути зафіксоване право службовця на ріст кар'єри, участь у професійних асоціаціях і інших громадських організаціях, не заборонених законодавством України.

2.7.4. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів можуть бути доповнені пунктами наступного змісту:

1. Діяти від імені структурного підрозділу і представляти його інтереси у взаєминах з іншими структурними підрозділами організації в межах своєї компетенції.

2. Вносити на розгляд керівника організації поданні щодо призначення, переміщення і звільнення співробітників структурного підрозділу; пропозиції про їхнє заохочення або про накладення на них стягнень.

3. Повідомляти керівникам інших структурних підрозділів про виявлені в довірених їм відділах недоліках.

2.7.5. Ті чи інші права можна конкретизувати з урахуванням специфіки виконуваних співробітником посадових обов'язків.

2.7.6. Положення про взаємодію зі структурними підрозділами організації можна узагальнити в окремий пункт даного розділу “Взаємини”.

Конструкція такого розділу, наприклад, може бути наступною:

Завідувач канцелярією в процесі роботи взаємодіє:

1. З усіма керівниками структурних підрозділів організації - з питань ведення діловодства, організації контролю і перевірки виконання, удосконалювання стилю і методів роботи з документами, підготовки і представлення необхідних керівництву матеріалів.

2. З юридичним відділом - по правових питаннях, зв'язаних з підготовкою документів.

3. З відділом кадрів - з питань підбору, прийому, звільнення, підвищення кваліфікації і розміщення кадрів відділу, документаційного забезпечення.

4. З відділом матеріально-технічного забезпечення - з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів і канцтоварами.

2.7.7. Порядок взаємодії співробітників структурних підрозділів визначений Положеннями про відділи, служби, і дублювання в посадових інструкціях не обов'язково - досить посилання. У тому випадку, якщо мова йде про посадову інструкцію самостійного фахівця (який не входить в штат будь-якого підрозділу), доцільно докладно викласти його взаємини з підрозділами й окремими фахівцями.

2.8 Зміст розділу “Відповідальність” (7)

2.8.1. У розділі вказують міру відповідальності співробітника за недотримання своїх посадових обов'язків, а також вимог законодавства. У даному розділі посадової інструкції можна як обмежитися загальними посиланнями до статей законодавства, так і конкретизувати в яких випадках на співробітника ( невиконання або неналежне виконання конкретних посадових обов'язків, зазначених у посадовій інструкції; допущення конкретних порушень законодавства і внутрішнього порядку діяльності організації) може бути накладене стягнення.

2.8.2. У посадові інструкції керівників структурних підрозділів доцільно включати пункти про відповідальність за некоректне ставлення до підлеглих, а в посадові інструкції співробітників підрозділів -- пункти про порушення субординації.

2.9. Доповнення і зміни (8)

2.9.1.При внесенні доповнень і змін у посадову інструкцію про це робиться спеціальна позначка на окремому аркуші, що прикладається до посадової інструкції.

2.5. Посилання на документ, відповідно до якого розроблена посадова інструкція (9).

2.10.1.Указується найменування, номер і дата прийняття документа.

Наприклад (по посадовій інструкції головного бухгалтера): "Дійсна посадова інструкція розроблена відповідно до Положення про головну бухгалтерію від «…»…………... №…..."

2.11. Підпис керівника структурного підрозділу (10).

2.11.1. Посадова інструкція, як правило, розробляється кадровою службою організації (відділом організації й оплати праці). Однак її можуть розробити й інші структурні підрозділи.

2.11.2. У тому випадку, якщо посадова інструкція складалася кадровою службою, проставляється підпис її керівника, а у випадку складання іншими структурними підрозділами - їхніх керівників.

2.11.3. До складу реквізиту “Підпис” входять:

1. Найменування посади особи, що підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку);

2. Особистий підпис;

3. Розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

2.12. Узгодження (11).

2.12.1. Посадова інструкція узгоджується з відповідними юридичними відділами (юрисконсультами) організації. У випадку, якщо вона розробляється кадровою службою, її необхідно також погодити з відповідним структурним підрозділом або посадовою особою, що курує відповідне напрямок діяльності організації.

2.12.2. Гриф узгодження документа складається зі слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, з якою узгоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифровки підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження.

2.13. Оцінка про ознайомлення з посадовою інструкцією (13).

2.13.1. Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для співробітника з моменту його ознайомлення з інструкцією під підпис і до переміщення на іншу посаду або звільнення, про що проставляється оцінка про ознайомлення в самій посадовій інструкції. Погоджену і затверджену інструкцію нумерують, шнурують, завіряють печаткою організації і зберігають у відділі кадрів організації відповідно до встановленого порядку діловодства.

2.13.2. Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають засвідчену копію, що видають співробітнику і начальнику відповідного структурного підрозділу організації. За рішенням керівника засвідчена копія посадової інструкції може направлятися при необхідності в інші підрозділи організації.

ЛЕКЦІЯ 10. Інформаційне і технічне забезпечення системи управління персоналом

1. Інформаційне забезпечення системи управління персоналом

2. Технічне забезпечення системи управління персоналом

3. Характеристика технічних засобів , які можуть використовуватись в службі управління персоналом

1. Інформаційне забезпечення системи управління персоналом

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом - сукупність реалізованих рішень по обсягу, розміщенню і формам організації інформації яка циркулює в системі управління при її функціонуванні.

Інформаційне забезпечення включає в себе оперативну інформацію, нормативно-довідкову інформацію, класифікатори техніко-економічної інформації і системи документації (уніфіковані і спеціалізовані).

Його можна розділити на позамашинне і внутрімашинне.

Позамашинне інформаційне забезпечення - це система класифікації і кодування інформації, система управлінської інформації, система організації, збереження і внесення змін в документацію.

Внутрімашинне інформаційне забезпечення - це масиви даних, які формують інформаційну базу системи на машинних носіях, система програм організації, накопичення, ведення і доступу до інформації цих масивів.

2. Технічне забезпечення системи управління персоналом

Основу технічного забезпечення системи управління персоналом організації складає комплекс технічних засобів - сукупність взаємопов,язаних єдиним управлінням і автономних технічних засобів збору, реєстрації, накопичення, передачі, обробки, вивода і подання інформації, а також засоби організаційної техніки.

Склад і послідовність операцій по вибору технічних засобів та їх використанню в службі управління персоналом сключає в сеюе:

визначення видів робіт, які необхідно виконувати з використанням технічних засобів або автоматизувати

визначення вимог, що висуваються до технічних засобів

формування переліку технічних засобів

визначення показників якості ф функціональних можливостей ТЗ

проведення порівняльного аналізу ТЗ

обґрунтування рекомендацій щодо вибору ТЗ

прийняття рішення щодо купівлі вибраних технічних засобів.

Розрахунок необхідної кількості технічних засобів можна здійснювати по формулі:

- кількість одиниць і-го технічного засобу

- необхідний обсяг робіт, які виконуються службою управління персоналом за допомогою і-го технічного засобу

- планова продуктивність і-го технічного засобу

- плановий фонд робочого часу

- коефіцієнт використання планового фонду робочого часу

3. Характеристика технічних засобів , які можуть використовуватись в службі управління персоналом

Технічні засоби забезпечують механізацію й автоматизацію інформаційних процесів у сфері управління, прискорюють документальне оформлення управлінських рішень, заощаджують час керівників і спеціалістів для виконання творчих робіт. Чим більшими є обсяги інформації, яка використовується на підприємстві, тим складнішими є господарські задачі, що розв,язуються, тим вищою є роль технічних засобів у сфері управління підприємством.

Основна частина управлінської праці припадає на опрацювання інформації. Для ефективного управління необхідно її своєчасно збирати, опрацьовувати, передавати, всібічно аналізувати, робити численні розрахунки. Обсяги і складність роботи апарату управління підприємств і організацій постійно зростають. Багато часу спеціалісти і технічні виконавці витрачають на упорядкування листів, розпоряджень, звітів, довідок, опрацювання товаросупроводжувальних і інших численних документів.

Практично кожен управлінський працівник цілком або частково зайнятий опрацюванням інформації. До 50-70% свого часу спеціалісти апарата управління підприємств і організацій витрачають на обліково-технічні роботи. Зростають обсяги інформації, повільно підвищується продуктивність праці у сфері управління, а витрати робочого часу менеджерів, маркетологів, товарознавців, економістів і інших спеціалістів на виконання технічних робіт збільшуються. Одночасно підвищуються значимість і складність прогнозних, планових, аналітичних і інших економічних завдань управління. Щоб своєчасно і якісно їх вирішувати, необхідно широко використовувати технічні засоби управління, у тому числі комп'ютери. Технічні засоби управління (або технічні засоби в управлінні) - сукупність технічних засобів, які застосовуються спеціалістами, управлінським, технічним і допоміжним персоналом підприємства в умовах офіса і за його межами з метою опрацювання масивів інформації і прийняття ефективних управлінських рішень. Використання технічних засобів дозволяє збільшити продуктивність праці працівників апарату управління, скоротити їхню чисельність, прискорити опрацювання інформації, підвищити оперативність і обгрунтованість прийнятих рішень, культуру управлінської праці.

Існує вузьке і широке поняття технічних засобів. Вузьке - стосовно використання певного приладу або апарата в конкретній ситуації, і широке - стосовно використання всієї наявної сукупності технічних засобів в офісі.

Технічні засоби можна класифікувати за такими ознаками: за функціями; за рівнем управління; за масовістю і широтою використання.

Останні дві класифікаційних ознаки використовуються досить рідко і носять довідковий характер для користувача технічних засобів.

У таблиці 9 представлено класифікацію технічних засобів, які використовуються у сфері управління, на основі функціональної ознаки.

До найбільш простих технічних засобів, що використовуються в офісі належить канцелярське приладдя, засоби лічення, а також різні прості прилади і Ці засоби потрібні для здійснення окремих операцій управлінської праці, що виконуються вручну. Повне і своєчасне забезепечення працівників апарату управління канцелярським приладдям сприяє більш продуктивному використанню їхнього робочого часу.

Таблиця 9. Технічні засоби управління