Система управління персоналом

Копіювально-множильна техніка включає дві основні групи засобів - репрографічні засоби і засоби оперативної поліграфії.

Оперативна поліграфія - це засоби і методи оперативного розмноження документації за спрощеною поліграфічною технологією. До оперативної поліграфії належать офсетний, трафаретний і гектографічний (спиртовий) засоби друку. Перший грунтується на переносі фарби з друкарської форми (гідрофільного паперу або спеціальної алюмінієвої фольги) спочатку на гумовий циліндр, а з нього на папір. Він дозволяє одержувати копії найвищої якості. Для цього засобу друку використовуються офсетні машини. Другий полягає в продавлюванні фарби на поверхню паперу через друкарську форму (восківку, плівку) з отворами, пробитими відповідно до елементів зображення на пишучій машині лазером. Для трафаретної преси характерна простота виконання робіт, низька вартість і гарна якість копій. Друк проводиться за допомогою ротаторів і ризографів. Третій засіб заснований на виготовленні друкарської форми з великим запасом спирторозчинної фарби і одержання з неї відтисків на папері. Друк виконується на гектографах. Їх використовують в організаціях із невеликим обсягом множильних робіт, коли потрібно одержати копії не дуже високої якості для внутрішнього користування.

Найбільшого поширення одержав електрографичний спосіб тиражування документів, від назви фірми Rank Xerox, що застосувала цей спосіб, існує й інша назва цього способу - “ксерографія”.

Серед засобів оперативної поліграфії у світі найбільш поширеним є різограф.

В Україні, за прогнозами, також існує подібна тенденція. Як відомо, Riso - єдина у світі компанія, що розробляє та виробляє цифрові дуплікатори і весь спектр витратних матеріалів на власних підприємствах і нікому не дає ліцензій.

Фахівці стверджують, що ефективність використання різографів очевидна вже при друкуванні тиражів від 20 копій, а при тиражах від 500 копій собівартості одного примірника знижується у 5-8 разів порівняно з копіювальним апаратом. За достатньої кількості замовлень обладнання вартістю 20-30 тис. грн. окупиться протягом двох-трьох місяців.

Цифровий дуплікатор (або просто дуплікатор) - пристрій друку, що поєднує в собі риси копіювального апарата, офсетної друкарської машини і принтера.

Принцип дії дупликатора простій. Оператор кладе оригінал на переглядовий стіл (як у копіювального апарата). Після цього всі процеси відбуваються автоматично. За допомогою сканера зображення переноситься на майстра-плівку, у якій у потрібних місцях пропалюються дуже маленькі отвори - утворюється матриця (трафарет). Матриця обертається навколо друкарського барабана. Усередину барабана подається фарба. Своєю зовнішньою поверхнею барабан прокочується по чистому листі паперу. Фарба через отвори в матриці переноситься на папір, де формується зображення, подібне до оригіналу.

Якщо дуплікатор через спеціальну інтерфейсную плату підєднати до комп'ютера, то на ньому, як і на принтері, можна друкувати тексти і зображення.

Засоби технічного опрацювання документів призначені для канцелярських робіт. До них належать фальцювальні, листопідбірні і сортувальні, різальні, скріплюючі, склеюючі, штемпельні, адресні машини і пристрої, машини для знищення документів, нанесення захисних покриттів (ламінування) і окантовки документів.

Фальцювальні машини застосовують в експедиціях організацій для складання (сгинання) документів (листів і т.ін.) перед вкладанням їх у конверти. Листопідбірні пристрої призначені для підбирання в пачку листів у багатосторінковому документі. Для розподілу кореспонденції за одержувачами (виконавцями) використовують ручні сортувальні пристрої у вигляді секційних стелажів (шаф-стелажів). До різального обладнання належать конвертовідкривальні машини ручні і напівавтоматичні. Конвертосклеюючі машини застосовуються в експедиціях із великим обсягом кореспонденції. Для скріплення листів документів використовуються ручні й електромеханічні скобозшивачі (степлери). Номер і дата завдаються на документ за допомогою ручних і електричних нумераторів-дататорів (штемпелювальних пристроїв). Адресувальні машини і пристрої використовуються для механізації процесів нанесення постійної і обмеженої за обсягом інформації (адрес постійних кореспондентів і т.п.). За допомогою маркувальної машини на конвертах друкується штемпель (замість марки) із ціною поштового збору, найменування відправника і його адреса.

Для знищення паперових документів використовуються такі засоби:

«вогняний» - у спеціальних боксах документи знищуються за допомогою вогню (використовується паливо або електроенергія);

«сухий» - машини для знищення документів нарізають папір на «локшину» шириною 1 - 2 мм, або - на шматки квадратної форми 1,5 х 1,5 мм, і інших розмірів;

«мокрий» - у спеціальних автоклавах паперові документи заливаються водою, і «варяться» до одержання паперової маси (пульпи), що спускається в каналізацію або йде на виготовлення картону.

Ці засоби знищення паперових документів забезпечують достатній рівень таємності і невідновлюваності документів, що особливо актуально в умовах промислового шпигунства, науково-технічної і економічної розвідки.

Засоби збереження, пошуку і транспортування документів повинні забезпечити надійність, довговічність їхнього збереження і швидкий пошук. Класифікація засобів збереження, пошуку і транспортування документів представлена в таблиці 10.

Таблиця 10. Класифікація засобів збереження, пошуку і транспортування документів

Службові документи, що використовуються в процесі управління, розміщують у столах, шафах, сейфах. Для збереження і підшивки виконаних документів застосовуються папки-реєстратори. Великий обсяг різноманітної інформації зберігається на спеціальних картках, виготовлених із щільного паперу або тонкого картону. Їх широко застосовують менеджери, маркетологи, товарознавці, економісти й інші спеціалісти. Для збереження карток використовують різноманітні картотеки - вертикальні, підвісного збереження, плескі і механізовані. Для швидкого пошуку необхідної інформації картки в картотеках систематизують за номерами, алфавітом, темами, товарними групами, підгрупами і т.ін. Для транспортування документів використовуються візки, пневматична пошта.

Серед засобів по виготовленню та зберіганню документів відносно новим є використання сучасних фотоапаратів.

В управлінській діяльності також стало використовуватися і миттєве фото. Безумовний лідер у сфері миттєвої фотографії - компанія Polaroid. В Україні техніка Polaroid відома насамперед як техніка для миттєвої фотографії і документального фото. Професійна техніка компанії поки що мало відома українському споживачу. Наприклад, мало хто знає, що камери миттєвої зйомки з успіхом використовують в усьому світі страхові компанії для зйомки місця події (тим більше, що ці камери відразу фіксують дату і час), контори по торгівлі нерухомістю використовують ширококутові камери, щоб швидко зняти квартиру, будинок, або які-небудь елементи житла і відразу віддати клієнту фотографії.

За допомогою цифрової відеокамери можна одержати гарної якості "живу картинку" для ТВ-репортажа, підготувати презентаційний фільм для демонстрації своїм клієнтам, одержати відеоряд для розміщення на веб-сайті, зробити окремі фотографії під час процесів, що швидко змінюються. Та й просто познімати під час відпустки.

Маючи DV-камеру, интерфейсну плату для комп'ютера можна створювати відеофільми, насичені спецефектами, анімацією, титрами - усім тим, що надає фільму фаховий вигляд. Переглядати їх можна на моніторі комп'ютера або "перегнати" на відеомагнітофон (цифровий або звичайний VHS). Записане зображення безпосередньо з відеокамери можна переглядати на звичайному телевізорі.

Засоби управлінського зв'язку представляють з себе сукупність пристроїв для передачі і прийому інформації. Їхнє використання дозволяє значно підвищити оперативність управління. Основними з них є: телефонний, телеграфний, телексний, факсимільний, відео- і радіо- зв'язок.

Засоби телеграфного зв'язку призначені для передачі і прийому алфавітно-цифрової інформації і її друку на паперовій стрічці. Їх застосовують, якщо необхідно представити передану інформацію в документальній формі і в автоматизованих системах управління з винесенням її на перфоленту. Телеграфні апарати (телетайпи) встановлюються на підприємствах і використовуються для передачі (прийому) по каналах зв'язку оперативної, звітної й іншої інформації вищими організаціям, постачальникам товарів і т.п.

Засоби телефонного зв'язку включають автоматичні телефонні станції (АТС), пристрої прямого оперативного зв'язку і пристрої, що підвищують ефективність використання телефонної мережі. Для передачі інформації усередині організацій використовуються офісні АТС. Телефонний зв'язок - ефективний засіб збору інформації і управління підприємством.

Фахівці поділяють весь ринок офісних станцій на малі (до 20 портів), середні (до 200) та відомчі (понад 300). Умовно кажучи, кожен тип АТС спроектований під споживання малого, середнього та великого офісу. Власне, до міні-АТС, належать малі та середні станції. Наприклад, для малого офісу - 3/8 (співвідношення міських, або зовнішніх ліній, і абонентських, або внутрішніх) та 6/16. Для середнього офісу загальна кількість портів - 36, 56 або 120. За засобом комутації на ринку представлені два типи офісних станцій: аналогові та цифрові, але виділяють ще один тип - комбінований. Як правило фахівці зараховують до цього класу ті станції, що побудовані “як цифрові” (тобто керовані процесором), але комутують аналогові сигнали без оцифрування.

Порівняно з аналоговими цифрові АТС надають користувачам значно більше сервісних функцій, включаючи здатність до гнучкої зміни конфігурації та можливість програмування з комп'ютера. Але і коштують набагато (орієнтовано на 30% за порт) дорожче, ніж звичайні аналогові.

Телефонні апарати можна розділити на декілька груп за різноманітними класифікаційними ознаками.

За конструктивним виконанням: настільні моделі або з можливістю закріплення на стіні, "універсальні" або "кухонні", із номеронабиральниками на трубці або на основному блоці, із звичайним корпусом або "ексклюзивним".

За типом пристрою для набору номера: дискові і кнопкові.

За призначенням: домашні й офісні моделі. Перші звичайно дешевші і мають меншу кількість функцій.

Для забезпечення факсимільного зв'язку між абонентами необхідна наявність факсів-апаратів. Перевагою факсимільного зв'язку є можливість передачі малюнків, графіків, креслень і інших графічних зображень.

Радіозв'язок у сфері управління найчастіше представлений радіостанціями різноманітного типу. Радіостанції класифікуються за такими ознаках: за мобільністю: пересувні і стаціонарні; за дальністю зв'язку; за режимом радіообміну: симплексні і дуплексні.

Мобільний зв'язок поєднує в собі переваги телефонного і радіо- зв'язку. Мобільний зв'язок класифікується залежно від різноманітних технічних параметрів, основним, із яких є робоча частота, на якій відбувається радіообмін.

Різновидом радіозв'язку є пейджинговий зв'язок. Пейджери поділяються на цифрові і текстові. Новинкою пейджингового зв'язку є пейджери-бумеранги з можливістю зворотнього зв'язку.

Класичний автоматичний телефонний зв'язок (АТС) удосконалюється у даний час за рахунок переробки його на цифрову технологію. Зараз серед засобів зв'язку відзначається тенденція більш поширеного використання цифрових АТС.

Підраховано, що наявність власної міні-АТС на 5-10% підвищує ефективність роботи будь-якого підприємства. Фінансові витрати на придбання та монтаж таких систем окуповуються протягом наступних кількох місяців. Офісна станція дозволяє не тільки зекономити на купівлі міських номерів та регулярній їх оплаті, але й реалізувати сервісні функції, що їх міські АТС не надають. Зокрема - переадресування виклику, підключення до розмови кількох абонентів (конференц-зв'язок), негайний виклик абонента, проведення селекторних нарад, переведення викликів - “за невідповіддю”, “на охорону”, “йди за мною”, “нічний режим” (на охорону або чергового), “бронювання номерів”.

Засоби для виконання креслярських і спеціальних письмових операцій представлені пристроями для виконання малюнків, ескізів, креслень і схем. Креслярські пристрої - циркулі, рейсшини, рейсфедери, транспортири, аерографи, інкографы, рапідографи, кульмани, дошки креслярські. Вони найчастіше використовуються в проектних організаціях і в умовах повсякденної офісної діяльності використовуються вкрай рідко.

Класифікація обладнання службових приміщень представлена на рисунку 24.

Рис.24. Класифікація обладнання службових приміщень

Обладнання службових приміщень включає в себе меблі для службових приміщень:

столи - письмові для працівників; для засідань; журнальні; для машинописних робіт; сервірувальні; шафи - для одягу; книг; папок-реєстраторів ділових паперів; зразків продукції;

стільці, крісла працівників і для відпочинку: підйомно-поворотні, вертлюжного типу;

інші види меблів: канапи, кушетки і т.ін.

Освітлювальне обладнання є частиною обладнання службових приміщень. Світильники бувають - загального, місцевого і функціонального призначення, за джерелом світла - на основі ламп накалювання і на основі ламп денного світла.

До обладнання для створення комфортного мікроклімату в службових приміщеннях належать кондиціонери, вентилятори - настільні, настінні і напольні і інші.

Обладнання для приготування їжа в умовах офісу включає в себе портативні моделі кухонного обладнання. Це - кавоварки, млини для кави, електрочайники, мікрохвильові печі, тостери, ростери, побутові холодильники, електроплити.

Обладнання для забезпечення безпеки життєдіяльності в умовах офісу представлено охоронними і протипожежними системами, системами промислового телебачення, системами оповіщення й іншим обладнанням.

Обладнання для рахунку і перевірки істинності грошових купюр застосовується в банківських установах, фінансових підрозділах, бухгалтеріях підприємств і організацій. До цього обладнання належать лічильники купюр, монеторахувальні машини, тестери флюорестцентного світіння купюр, тестери істинності купюр, засновані на інших принципах.

Третій напрямок використання технічних засобів управління є застосування електронно-обчислювальних машин.

Комп'ютери, що застосовуються для автоматизації логічних і технічних операцій: розрахунків, вирішення облікових, планових, аналітичних і інших задач представлені такими типами: домашній комп'ютер, офисний комп'ютер, мобільний комп'ютер, ігровий комп'ютер і рабоча станція

Домашній комп'ютер, що працює поза локальною мережею - це базовий варіант ПК за специфікацією РС99. Він призначений для малого/домашнього офісу, і може використовуватися як навчально-ігровий. Комп'ютер повинен поставлятися підготовленим для підключення до Інтернету.

Офісний комп'ютер відрізняється від домашнього зниженими мультимедіа-можливостями і відсутністю власних засобів виходу в глобальні мережі. Він оснащується картою для підтримки локальної мережі, великим обсягом пам'яті і, головне, просунутими засобами для зниження ТСО (Total Cost of Ownership - загальна вартість володіння). Остання особливість включає підтримку віддаленого адміністрування і сервісу.

Робоча станція перевершує за можливостями офісний і домашній ПК і призначена для вирішення задач, що потребують інтенсивних обчислень (графічні і фінансові додатки, системи проектування, розробка програмного забезпечення і т.ін.

Ігровий комп'ютер, незважаючи на своє несерйозне призначення, - потужна машина, що ненабагато відстає за продуктивністю від робочих станцій і опереджає за мультимедійними можливостями.

Реалізація комп'ютерів свідчить про зростання ролі цього технічного засобу у житті суспільства. На даний час без використання комп'ютера господарська діяльність сучасного підприємства або організації не можлива.

Невід'ємним елементом ефективної експлуатації комп'ютерів є програмне забезпечення.

Наявність в офісі ПК надає можливість виходу у глобальні комп,ютерні мережі, в тому числі і через електронну пошту - E-mail. Переваги електронної пошти у порівнянні з факсом, телефоном, звичайною поштою настільки очевидні, що нею не користується тільки той, хто ще не встиг дізнатися про існування цього виду зв,язку. E-mail - це досить простий вид сервісу, доступний для користувачів глобальної комп,ютерної мережі Internet. Крім обміну поштовими повідомленнями користувачі мережі мають можливість доступу до широкої високоструктурованої бази даних світової системи новин і значної кількості комп,ютерних архівів.

Впровадження в діяльність управлінських працівників досягнень НВП, сучасних засобів автоматизації їхньої праці - один із шляхів підвищення ефективності управління підприємством та його персоналом.

ПЕРЕЛІК ЛІТЕРАТУРИ

ОСНОВНА

1. Конституція України.-К.,1996

2. Кодекс законів про працю України,1995

3. Герчикова И.Н. Менеджмент.-М.:1996. - 345 с.

4. Жигалов В.Т. Шимановська Л.М. Основи менеджменту і управлінської діяльності. К.:Вища школа,1994. - 267 с.

5. Маркина И.А. Альбом наглядных пособий по курсу "Менеджмент". М.:1994. - 214 с.

6. Мескон М.Х. и др. Основы менеджмента. - М.:Дело,1992. - 647 с.

7.Основы управления персоналом под ред. проф. Генкина В.Г.-М.:1997 - 268 с.

8. Румянцева З.П. и др. Менеджмент организации.-М.:ИНФРА-М,1995 - 427 с.

9. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом. - М.:1995.- 257 с.

10. Современный бизнес.1 и 2 том.-М.:Республика,1995 - 978 с.

11. Хміль Ф.І. Менеджмент. - К.:Вища школа,1996. - 456 с.

12. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. - К.:1991 - 315 с.

13. Щекин Г.В. Планирование и организация работы з персоналом. - К.: 1991. - 213 с.

14. Щекин Г.В.Как делать карьеру.-К.:1993 - 186 с.

15. Щекин Г.В. Профессия - менеджер по кадрам.М.:1993 - 197 с.

16. Щекшня С.В. Управление персоналом современной организации.- М.: 1998 - 232 с.

17. Якокка Ли. Карьера менеджера.-М.:Прогресс,1991 - 456 с.

ДОДАТКОВА

18. Алексеев А.А., Громова Л.А. Поймите меня правильно. - Санкт Петербург: Экономическая школа, 1993. - 278 с.

19. Айзенк Г.Д. Узнай свой собственный коэффициент интеллекта. - Н.Новгород, “Ай кью”, 1994. - 178 с.

20. Гримак Л.П. Резервы чеорвеческой психики. - М.: Политиздат, 1987. - 156 с.

21. Головаха Е.И. и др. Психология человеческого взаимопонимания. - К.: Политиздат, 1987. - 134 с.

22. Грейсон Д. и др. Психология человеческого взаимопонимания. - К.: Политиздат, 1987. - 258 с.

23. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках. -М.: Интерэксперт, 1995. - 240 с.

24. Клименко А. Практика тестирования. -М.: Профиздат, 1991. - 126 с.

25. Ладензак К. и др. Руководитель, коллектив, личность. -М.:Экономика, 1994. - 214 с.

26. Кашапов Р.Р. Курс практической психологии. Для высшего управленческого персонала. -Ижевск, издательство Удмуртского университета, 1995. - 418 с.

27. Ладанова К. Управление стрессом. - М.: Профиздат, 1989. - 98 с.

28. Литвинцева Н.А. Психологические тесты для деловых людей. -М.: 1996. - 135 с.

29. Омаров А.М. Руководитель. -М.; Политиздат, 1984. - 168 с.

30. Степанов С. Что вы делаете и чего не знаете о себе и других.- М.: 1994 - 124 с.

31. Рыжов В.А. Профессиональная ориентация и подготовка кадров в Великобритании. -М.: Высшая школа, 1991. - 157 с.

32. Скотт Д.Г. Конфликты. Пути их преодоления. -К.: Внешторгиздат, 1991. - 213 с.

33. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. -М.: Аудит, 1994. - 126 с.

34. Управленческое консультирование. т.1,2. -М.: Интерэксперт, 1995. - 478 с.

35. Чурмантеева В.Н. Зарубежные центры по подготовке управляющих. -М.:Прогресс, 1975. - 279 с.

36. Фишер П. Новичек в кресле шефа. -М.:Интерэксперт, 1995. - 178 с.

37. Швальбе Б. и др. Личность, карьера, успех. -М.:Прогресс, 1993. - 146 с.

38. Щекин Г.В. Практическая психология менеджмента. -К.:Украина, 1994. - 257 с.

39. Энциклопедия пороков. -К.:Наукова думка, 1996. - 168 с.

40. Ягер Д. Деловой этикет. -М.: Джон Уайтли энд санз, 1994. - 224 с.

Размещено на Allbest.ru