Удосконалення інформаційного забезпечення управлінням ПП "Тріада"

2.3 Стан інформаційного забезпечення процесу управління досліджуваного об'єкту

Важливе значення в діяльності будь-якого підприємства має інформаційне забезпечення. Під інформаційним забезпеченням ПП «Тріада» розуміють процес задоволення потреб в інформації, заснованої на застосуванні спеціальних засобів і методів її одержання, опрацювання, накопичення і видачі в зручному для використання виді.

Структура інформаційного забезпечення ПП «Тріада» включає:

1. Інформаційний фонд, що являє собою набір даних, зведень, необхідних для прийняття відповідних управлінських рішень. Обсяг інформаційного фонду залежить від засобів, джерел його формування, а також сукупності розв'язуваних задач. На об'єм інформаційного фонду здійснює істотний вплив ступінь автоматизації управлінських робіт на ПП «Тріада».

2. Спеціальні прийоми і методи інформаційного забезпечення - включають таблиці врахування документообігу, схеми документопотоку, а також спеціальні інформаційні матриці.

3. Методи опрацювання інформаційного забезпечення - включають планування, прогнозування, економічний аналіз.

4. Інформаційна система управління транспортно-експедиційного підприємства «Тріада» (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Схема інформаційної системи процесу управління ПП«Тріада»

Інформаційна система управління транспортно-експедиційним підприємством ПП «Тріада» -- це набір програмних засобів, що призначені для комплексної автоматизації роботи головних підрозділів та служб відділів.

Аналіз дав можливість виявити, що на даному підприємстві існує типовий документообіг, який організований наступним чином.

Диспетчерські служби здійснюють оперативне планування діяльності власних підрозділів на підставі нарядів. Подальший фактичний облік перевезень (робота водіїв, переміщення вантажопотоків і т.д.), як правило, здійснюється на підставі подорожніх листів та товарно-транспортних накладних. При цьому службами експлуатації здійснюється розрахунок потреби у транспортних засобах, водіях, паливно-мастильних матеріалах та ін. ресурсах згідно діючих норм. Дані з фактично відпрацьованих подорожніх листів є первинною інформацією для нормування праці згідно встановлених на підприємстві норм та послідуючого нарахування заробітної платні за всіма формами (погодинна, відрядна та ін.).

Планово-економічними відділами та бюро здійснюється розрахунок вартісних показників, згідно планових статей витрат, а в подальшому - аналіз фактичних та нормативних показників (тобто розрахунок та аналіз собівартості).

Бухгалтерією на підставі інформації з глобальної бази даних відпрацьованих подорожніх листів за звітний період здійснюється формування звітів для закриття виробництва за відповідними бухгалтерськими рахунками та необхідною аналітикою.

Технічними підрозділами (відділами, бюро) здійснюється накопичення та аналіз статистики за часом напрацювання та зносу основного устаткування (автошин, двигунів, акумуляторів та інших запчастин).

Автоматизація диспетчерського управління автоматизує процес щоденного формування нарядів автоцеха підприємства та обліку на їх основі подорожніх листів. Це дозволяє автоматизувати формування табеля, нарахування заробітної плати водіям, підготовку звітності для служби експлуатації підприємства, планово-економічного та технічного відділу, бухгалтерії.

Система призначена для автоматизації процесів формування нарядів, обліку подорожніх листів, табеля, нарахування заробітної плати, підготовки звітності для служби експлуатації, бухгалтерії, планово-економічного і технічного відділів.

Основними можливостями інформаційної системи управління ПП «Тріада» є: щоденне формування нарядів, з автоматичним розподілом по відділам підприємства та типу транспорту, марок автомашин, з врахуванням вибору різних режимів роботи; формування подорожнього листа на основі наряду та редагування даних за необхідністю; автоматичне формування табеля обліку робочого часу по робітникам та службовцям, автоматичне формування табеля обліку робочого часу по водіям з врахуванням марок машин, маршрутів, вантажу, графіків роботи водіїв, часів фактичної роботи на лінії та часів ремонту; можливість внесення змін по причинам неявки, згідно з нормативно-правовим та чинним трудовим законодавством України; автоматичне нарахування заробітної плати по авто цеху за вказаними; автоматичне віднесення фактичних затрат по заробітній платі, поливно-мастильні матеріали та іншим матеріальним витратам по балансу; формування вихідної документації планово-економічного відділу за прибутками підприємства та виконаним роботам (перевезеним вантажам) в розрізі статей витрат відділу перевезень; автоматичне формування товаро-транспортної накладної, талону замовника з можливістю виводу інформації на друковані носії; одночасно працювати з декількома базами даних; коригування зовнішніх шаблонів для звітних форм; авторизація, ідентифікація та розмежування повноважень користувача з використанням власних псевдонімів та паролів.

В якості джерел інформації використовуються первинні та вторинні джерела інформації в процесі управління ПП «Тріада».

Джерелами внутрішньої інформації ПП «Тріада» є: фінансова звітність підприємства (ф. № 1 „Баланс", ф. №2 „Звіт про фінансові результати діяльності та їх використання", ф. № 3 „Звіт про рух грошових коштів", ф. № 4 „Звіт про власний капітал", ф. № 5 „Примітки до фінансової звітності"); податкова звітність (податкова декларація з податку на додану вартість, декларація з податку на прибуток); статистична звітність підприємств щодо обсягів та структури виробництва та збуту продукції (залежно від галузі та виду економічної діяльності), фінансових результатів, дебіторської та кредиторської заборгованості (ф. № 1-Б термінова); первинна бухгалтерська та оперативна інформація стосовно фінансових зобов'язань підприємства, його дебіторів, наявних товарно-матеріальних запасів та інших ліквідних цінностей, джерел отримання доходів, складу поточних витрат тощо; матеріали аудиторських перевірок підприємства; результати спеціальних обстежень та спостережень.

Інформацію, використовувану в процесі управління ПП «Тріада» можна також підрозділити на вхідну і вихідну. Вхідна інформація містить у собі всю інформацію, що надходить ззовні -- від постачальників, посередників, контактних аудиторій, покупців. Вихідна інформація подана усіма формами статистичної і бухгалтерської звітності, що подаються органам статистичного управління і фінансовим органам.

Інформаційне забезпечення аналізу фінансового стану досліджуваного підприємства ПП «Тріада» є, в основному, фінансова звітність.

Фінансова звітність являє собою систему показників, що відображають інформацію про фінансовий стан ПП «Тріада» на звітну дату, а також фінансові результати її діяльності за звітний період.

Для загальної оцінки фінансового стану ПП «Тріада» складають ущільнений баланс, у якому об'єднують у групи однорідні статті. При цьому скорочується число статей балансу, що підвищує його наочність і дозволяє порівнювати з балансами інших підприємств.

Примітки до фінансової звітності повинні розкривати суть поданої звітної інформації, облікову політику організації і забезпечувати користувачів звітності додатковими даними, які недоцільно включати в баланс, звіт про фінансові результати та ін. звітні документи, але котрі є необхідними користувачам фінансової звітності для реальної оцінки майнового, фінансового стану організації і фінансових результатів її діяльності.

На ПП «Тріада» здійснюють аналіз характеру змін окремих статей балансу. Такий аналіз проводиться за допомогою горизонтального (часового) та вертикального (структурного) аналізу.

Горизонтальний аналіз полягає в побудові однієї або декількох аналітичних таблиць, у яких абсолютні балансові показники доповнюються відносними темпами зростання (спаду). Для аналізу беруть базисні темпи росту за декілька періодів. Цінність результатів горизонтального аналізу суттєво знижується в умовах інфляції, коливань цін на ресурси та частих нововведень у податковому законодавстві, які впливають на розподіл доходу. В цій ситуації на досліджуваному підприємстві з високими темпами обіговості коштів (задіяних переважно у секторі роздрібної торгівлі та наданні послуг) доцільне здійснення горизонтального аналізу з врахуванням не щоквартальних, а щомісячних змін показників у статтях балансу підприємства.

Велике значення для оцінки фінансового стану має також вертикальний (структурний) аналіз активу і пасиву балансу, що дає представлення фінансового звіту у вигляді відносних показників. Мета вертикального аналізу полягає в розрахунку питомої ваги окремих статей у підсумку балансу й оцінці його змін.

Горизонтальний і вертикальний аналіз взаємодоповнюють один одного, на їхній основі будується порівняльний аналітичний баланс ПП «Тріада». У порівняльному балансі відображаються лише основні розділи активу і пасиву балансу. Він характеризує як структуру звітної бухгалтерської форми, так і динаміку окремих її показників. Таким чином, зіставляючи структури змін в активі і пасиві, можна зробити висновки про те, через які джерела, в основному, відбувся притік нових коштів і в які активи ці нові кошти вкладені.

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різноманітному роді інформації потребують всі її робітники, від простого робітника до директора.

ПП «Тріада» представляє собою невелику організацію з достатньо простою функціональною організаційною структурою. Відповідно до цього кількість інформаційних потоків всередині підприємства досить невелика. Основний з них це двосторонній напрямок від керівництва у вигляді генерального директора та заступника генерального директора та відділу транспортної експедиції. Він організується завдяки внутрішньою телефонною лінією для надання розпоряджень працівникам і надання звітності, консультації з професійних питань з керівництвом.

Для здійснення своєї роботи працівники ПП «Тріада» використовують сучасні інформаційні технології. А саме: персональний комп'ютер (головний інструмент працівника, який застосовується для: отримання заявок на перевезення певного товару; підрахунок відстані, собівартості, вартості та часу перевезень; пошук транспортних засобів для виконання замовлення; моніторинг логістичного процесу; також застосовується для формування клієнтської бази, друку документів, пошуку нових клієнтів та розміщення реклами послуг підприємства), телефон, факс, мобільний зв'язок (виступають на підприємстві як головні інструменти комунікації та зв'язку, застосовуються для виконання наступних функцій: пошуку нових клієнтів; попереднього контакту з клієнтами; надсилання та отримання комерційних пропозицій, накладних, банківських рахунків та інших документів; контактування з водіями транспортних засобів для контролю, надання необхідної інформації, моніторингу), принтери, копіювальні пристрої, засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (в тому числі електронні носії інформації), засоби для обміну інформацією (електронна пошта), локальні комп'ютерні мережі. Засоби зв'язку можуть використовуватись для отримання будь-якого роду інформації, здійснення дистанційного управління та для вирішення багатьох інших питань.

Для того, щоб інформацію можна було ефективно використовувати в процесі управління підприємством «Тріада», вона повинна відповідати таким вимогам: бути економічною, оперативною, достатньою, достовірною, доступною і однозначною.

В ПП «Тріада» його робітники не завжди мають у своєму розпорядженні необхідну інформацію для прийняття ефективних управлінських рішень, іноді її буває недостатньо, а іноді вона приходить із запізненням або узагалі відсутня. Відсутність відділу маркетингу і системи маркетингової інформації негативно позначається на діяльність підприємства. Дотепер в ПП «Тріада» не проводять комплексний аналіз зовнішнього середовища, діяльність конкурентів вивчають поверхово, а дослідження споживачів практично не проводяться.

Позитивним моментом в системі інформаційного забезпечення ПП «Тріада» є те, що на підприємстві всі відділи оснащені комп'ютерами. Але незважаючи на це, використання прогресивних інформаційних технологій у процесі збереження й обробки інформації неможливо на даному рівні оснащеності підприємства.

Важливу роль в управлінні підприємством грають також обрані методи збору, опрацювання й аналізу інформації. У ПП «Тріада» в основному використовують статистичні методи опрацювання інформації.

Негативним моментом діяльності підприємства є невикористання на практиці таких методів як суцільне і вибіркове спостереження, графічного методу, методів кореляції і регресії. Використання даних методів дозволило б одержати важливу додаткову інформацію, що могло би сприятливо вплинути на подальший розвиток і функціонування підприємства. Правильна організація інформаційного забезпечення підприємства допомагає більш ефективному вирішенню проблем.

На жаль, на підприємстві не спостерігається комплексність управлінської інформації, що призводить до виникнення проблем функціонуванні підприємства «Тріада».

Одним із негативних явищ у господарській практиці підприємства є неповна, несвоєчасна інформація про надходження, проведення окремих замовлень на перевезення вантажів за різними ознаками. Саме така інформація повинна служити головним джерелом для оцінки поточного становища ринку того чи іншого вантажоперевізника. У даному напрямку бракує також інформації про становище споживчого попиту, фактори, що його визначають, тенденції та прогнози його розвитку. При вивченні інформаційного забезпечення, варто звернути увагу на стан управлінської інформації підприємства. Працівники ПП «Тріада» практично не здійснюють марктингові дослідження, а саме дослідження ринку, споживачів, конкурентів.

Для прийняття певних управлінських рішень вони користуються в основному внутрішніми джерелами інформації. Тому використання прогресивних інформаційних технологій у процесі збереження й обробки інформації неможливо на даному рівні інформаційного забезпечення підприємства «Тріада».

Проблемою у галузі інформаційного забезпечення процесу управління все ж залишається недостатнє оснащення підприємства сучасною обчислювальною технікою, а також недосконалість інформаційної системи управління ПП «Тріада». Внаслідок цього не тільки підвищуються витрати, що пов'язані з отриманням і обробкою інформації, з веденням обліку та плануванням, але й ускладнюється процес прийняття своєчасних і обґрунтованих рішень у галузі автомобільних вантажоперевезень.

Нині ПП «Тріада» доступні сучасні методології, програмне забезпечення, засоби обчислювальної та інформаційно-комунікаційної техніки для впровадження таких систем. У той же час серйозних успіхів у напрямку автоматизованих інформаційних систем менеджменту на підприємстві ще мало.

Головні причини низької ефективності автоматизованих інформаційних систем управління на ПП «Тріада» наступні: неоптимальність існуючих бізнес-процесів та їх невідповідність стратегічним цілям підприємства (комп`ютеризація «хаосу» в управлінні); відсутність «системного підходу» при реалізації систем управління на підприємстві «Тріада»; невиправдані очікування від використання закордонних технологій без їх адаптації та підтримки, що викликане низькою поінформованістю керівництва підприємств; низький рівень менеджменту проектами створення автоматизованої системи управління.

Це призводить до: високого відсотку неуспішних проектів; невмотивованого завищення вартості перевезень; невиправданого дублювання робіт; невідповідності ІТ вимогам українського законодавства; несанкціонованих витоків технологічної та комерційної інформації підприємства; дискримінації передових вітчизняних розробок.

В результаті проведеного дослідження було виявлено, що до основних напрямів функціонування внутріфірмової системи інформації в ПП «Тріада» належать наступні: координація діяльності зі збирання та опрацювання даних фінансових звітів на вищому рівні управління та у виробничих відділеннях з метою поліпшення якості і своєчасності надходження фінансової інформації про транспортно-експедиційну діяльність в цілому; планування основних напрямів системи збирання, опрацювання та зберігання первинних даних підприємства «Тріада»; визначення основних напрямів розвитку технології обробки інформації відповідно до специфіки діяльності ПП «Тріада», а саме автомобільні вантажоперевезення.

Внутріфірмова система інформації на досліджуваному об'єкті виконує ряд функцій, до яких, зокрема, можна виокремити наступні:

1. визначення потреб кожного керівника (директора, заступника з перевезень, головного інженера) в характері та змісті необхідної йому управлінської інформації для цілей оперативного управління транспортно-експедиційною діяльністю фірми;

2. передбачення потреб у технічних засобах ПП «Тріада» в цілому та кожного керівника для забезпечення всією необхідною інформацією процесу управління підприємством;

3. централізоване планування всіх витрат на отримання, оренду технічних засобів для забезпечення безперервного функціонування системи інформації на транспортно-експедиційному підприємстві;

4. визначення рівня витрат на використання технічних засобів у системі інформації на ПП «Тріада» (утримання і навчання обслуговуючого персоналу, оплату використовуваних приміщень, витрати на комплектуючі тощо);

5. забезпечення відповідного рівня збору, зберігання та надання інформації на підприємстві «Тріада».

На сучасному етапі функціонування ПП «Тріада» існують певні проблеми впровадження інформаційних технологій в практичну діяльність та управлінські процеси підприємства, а саме: безперервне збільшення технологічних пропозицій, що потребують великих інвестицій, і, відповідно, - посилення залежності від зовнішніх послуг, в тому ж числі, від постачальників програмного забезпечення; зміна ролі інформаційних технологій у господарській діяльності ПП «Тріада»; під час виконання внутрішньо фірмових процесів функція інформаційних технологій перетворилась у важливу складову виробничих потужностей досліджуваного підприємства; зростання витрат у сфері інформаційних технологій.

На ПП «Тріада» вирізняють кілька зацікавлених груп, від яких залежить прийняття рішень у сфері інформаційного забезпечення процесу управління підприємством, до яких належать: вище керівництво, яке прагне управляти інформаційними технологіями як стратегічним потенціалом транспортно-експедиційного підприємства; спеціалісти, основними обов'язками яких є пошук системних рішень для оптимізації функціональних спеціальних завдань; керівники бухгалтерсько-фінансових служб, які відповідають за чіткість і зрозумілість щодо очікувань клієнтів-замовників та користувачів транспортно-експедиційних послуг, пов'язаних з інформаційно-технологічними послугами; постачальники інформаційних технологій.

Таким чином, інформаційне забезпечення діяльності ПП «Тріада» є однією з важливих проблем на сучасному етапі для підприємства задля прийняття обґрунтованих управлінських рішень в процесі управління підприємством.

Висновки до другого розділу

У другому розділі даної дипломної роботи було досліджено, систематизовано та проаналізовано (на основі бухгалтерської, фінансової, економічної та управлінської інформації про досліджуваний об'єкт) техніко-економічні показники та характеристики діяльності ПП «Тріада», показники ліквідності та платоспроможності, ділової активності, фінансової стійкості, рентабельності, структуру та джерела власного капіталу підприємства, в розрізі впливів чинників зовнішнього та внутрішнього середовищ організації, особливостей організаційної структури підприємства, його функціональних напрямів діяльності та основних відділів.

Аналітичне дослідження дає можливість стверджувати, що підприємство «Тріада» в 2014-2015 рр. було прибутковим (коефіцієнт рентабельності діяльності перевищує 0,01), показники (коефіцієнти) його фінансового стану (ліквідності, платоспроможності (фінансової стійкості), ділової активност) і відповідають нормативним вимогам, а, отже, фінансовий стан підприємства визнається задовільним, тобто можна зробити позитивний висновок про діяльність підприємства.

Визначено роль інформації в діяльності ПП «Тріада», досліджено особливості інформаційного забезпечення процесу управління підприємством, інформаційні потоки, внутріфірмову систему інформації та існуючу автоматизовану систему управління, таким чином виявивши сильні та слабкі сторони досліджуваного об'єкту, негативні та позитивні явища, фактори та чинники в його діяльності, тобто на основі проведеного аналізу, можна стверджувати , що інформаційне забезпечення діяльності ПП «Тріада» є однією з важливих проблем на сучасному етапі для підприємства та має безпосередній вплив на ефективність його управлінської діяльності. Все це дає змогу говорити про доцільність удосконалення інформаційного забезпечення управлінської діяльності досліджуваного об'єкту та необхідність модернізаційних процесів інформаційної автоматизованої системи управління ПП «Тріада».

РОЗДІЛ 3. НАПРЯМИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЦЕСУ УПРАВЛІННЯ ПП «ТРІАДА»

3.1 Шляхи удосконалення механізму інформаційного забезпечення процесу управління ПП «Тріада»

В сучасних умовах підприємства повинні постійно поліпшувати якість та ефективність своєї роботи. Транспортно-експедиційне підприємство є слабо структурованою системою, яка потребує високоякісного інформаційного забезпечення управління усіма підрозділами організації. Інформаційною системою підприємства потрібно управляти. Для управління потрібно, насамперед, зафіксувати його існуючий рівень за допомогою кількісних та якісних характеристик, а потім запускати механізм постійного контролю й поліпшення цих характеристик.

Таким чином, автоматизація інформаційного забезпечення процесу управління має базуватись на інтегрованому, комплексному підході до управління, при якому будь-яка діяльність, розглядається як процес, а все підприємство може бути представлене як мережа процесів. Отже, створення методології розробки та впровадження автоматизованих систем інформаційного забезпечення процесу управління в підприємствах є важливою науковою та практичною задачею.

Задля спрощення процесу управління, зростання його результативності та ефективності підприємства в цілому, доцільно створити на досліджуваному підприємстві автоматизовану систему управління, яка може розглядатися як ієрархічно організований комплекс організаційних методів, технічних, програмних, алгоритмічних і інформаційних засобів, які мають модульну структуру і забезпечують наскрізне узгоджене управління матеріальними та інформаційними потоками об'єкта управління.

В результаті проведеного дослідження було виявлено, що на ПП «Тріада» система інформаційного забезпечення не відповідає критерію інтегрованості, що має негативний вплив на ефективність процесу управління. Варто зазначити, що інтеграція інформаційного забезпечення визначається як спосіб організації окремих компонентів в одну систему, що забезпечує узгоджену і цілеспрямовану їх взаємодію, зумовлюючи велику ефективність функціонування усієї системи.

Інтеграцію в автоматизованій системі управління на ПП «Тріада» пропонується розглядати в кількох аспектах, а саме: функціональному, організаційному, інформаційному, програмному, технічному, економічному (див. рис. 3.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.1. Схема рекомендованої інтеграції в автоматизованій системі управління на ПП «Тріада».

Функціональна інтеграція автоматизованої системи управління дозволить забезпечити єдність цілей та узгодження критеріїв і процедур виконання виробничо-господарських та технологічних функцій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Основою функціональної інтеграції є оптимізація функціональної структури всієї системи інформаційного забезпечення ПП «Тріада», декомпозиція системи на локальні частини (підсистеми), формалізований опис функцій кожної підсистеми та протоколи взаємодії підсистем.

Організаційна інтеграція дасть змогу організувати раціональну взаємодіїю персоналу управління на різних рівнях ієрархії автоматизованої системи управління і різних локальних її підсистем, що зумовить узгодження дій персоналу в напрямку досягнення поставлених цілей та погодженість управлінських рішень на даному підприємстві.

Інформаційна інтеграція, яка передбачає єдиний комплексний підхід до створення й ведення інформаційної бази усієї системи та її компонентів на основі одного технологічного процесу збору, зберігання, передачі та обробки інформації, дозволить забезпечити узгоджені інформаційні взаємодії всіх локальних автоматизованих систем управління та їх підсистем.

Програмна інтеграція надасть можливість щодо використання узгодженого та взаємопов'язаного комплексу моделей, алгоритмів і програм для забезпечення спільного функціонування всіх компонентів автоматизованої системи управління.

Технічна інтеграція, яка полягає у використанні єдиного комплексу сумісних обчислювальних засобів, автоматизованих робочих місць спеціалістів та локальних мереж ПЕОМ, об'єднаних в одну розподілену обчислювальну систему, забезпечить на ПП «Тріада» автоматизовану реалізацію всіх компонентів автоматизованої системи управління.

Економічна інтеграція, як узагальнюючий комплексний показник інтеграції системи, полягає в забезпеченні цілеспрямованого та узгодженого функціонування усіх компонентів автоматизованої системи управління , що дозволить досягти більшої ефективності функціонування усієї системи інформаційного забезпечення процесу управління на ПП «Тріада».

Технічною передумовою створення інтегрованої системи і автоматизованого управління на підприємстві є оснащеність поширення ПЕОМ досліджуваного об'єкту.

Складність процесів управління вказує на те, що жодна єдина інформаційна система не може цілком забезпечувати потреби організації у всій інформації, тому інформаційна система управління ПП «Тріада» повинна бути побудована за модульним принципом і складатися з модулів інформаційних підсистем, кожний з яких орієнтований на вирішення специфічних управлінських інформаційних завдань.

Інформаційний підхід до поєднання технології менеджменту із сучасними інформаційними технологіями дасть змогу запропонувати структуризацію інформаційної бази управлінської інформації, яка відповідає сучасним вимогам процесів управління. А її практична реалізація можлива лише за умов застосування сучасних технологічних засобів обробки управлінської інформації.

З метою удосконалення механізму інформаційного забезпечення підприємства необхідно розробити і впровадити автоматизовану систему управління, що задовольняє таким вимогам, як створення повної і зручної у використанні бази даних, можливість використання вже наявних технічних засобів, простота в обслуговуванні, можливість подальшого удосконалення системи і розширення кола задач, які розв'язуються і не потребують додаткової підготовки з оволодіння її користувачем.

Інформаційна система, яка пропонується до впровадження на ПП «Тріада» є комплексною системою автоматизації управління виробничою і фінансовою, транспортною діяльністю підприємства, має єдиний інформаційний центр,та може використовуватися також в інших галузях і, на підприємствах із спектром від невеликих до середніх компаній. На рис. 3.2 подано розроблену комплексну модульну архітектуру системи інформаційного забезпечення процесу управління ПП «Тріада», що складається з таких основних інформаційних модулів: інформаційний модуль управлінського обліку, інформаційний модуль логістичного менеджменту, інформаційний модуль управління бізнес-процесами, інформаційний модуль менеджменту якості, інформаційний модуль управління персоналом, інформаційний модуль стратегічного менеджменту, інформаційний модуль бенчмаркетингу, інформаційний модуль менеджменту знань.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.2. Запропонована комплексна система інформаційного забезпечення процесу управління

Інформаційний модуль управлінського обліку рекомендовано розробити на ПП «Тріада» задля ефективного інформаційного забезпечення прийняття стратегічних, тактичних та оперативних рішень, і важливо, щоб через цей модуль надходила інформація, яка необхідна особам відповідальним за стратегічні рішення. Тобто інформаційна система повинна надавати менеджерам інформацію, а не фінансові дані, які потребують додаткової обробки, оскільки вона невиправдано затримує процес прийняття рішень. Якщо необхідні дані оброблюються некомпетентними людьми, це може призвести до невірних висновків стосовно кінцевих стратегічних рішень і до потенційних катастрофічних наслідків. Не менш важливо розробити систему управлінського обліку таким чином, щоб вона надавала інформацію в такій формі, яка буде зрозуміла і зручна керівникам, що приймають рішення. Даний модуль, який рекомендовано до впровадження на ПП «Тріада» є функціональним модулем економіко-організаційного управління, він повинен включати автоматизацію фінансового, бухгалтерського, матеріального (складського) і кадрового обліку, роботи відділів праці й заробітної плати, маркетингу, служб постачання й збуту, автоматизація планування виробництва тощо.

Інформаційний модуль логістичного менеджменту має бути спрямований на формування менеджерами ПП «Тріада» загального погляду ( стратегічного, тактичного, оперативного) на підприємство, його партнерів по бізнесу з матеріальним потоком у ролі інтегратора. Інформаційне забезпечення логістичного управління є однією з найбільш важливих і актуальних проблем на досліджуваному підприємстві, оскільки воно займається транспортно-експедиційною діяльністю. Інформація є логістичним виробничим фактором. Завдяки їй може скоротитися складування (краще керування запасами, погодженість дій постачальника і споживача, заміна складування готової продукції складуванням напівфабрикатів чи сировини). Завдяки даному інформаційному модулю вдасться також прискорити транспортування (погодженість усіх ланок транспортного ланцюжка). Недолік своєчасної інформаційної системи в ПП «Тріада» викликає нагромадження матеріалів, оскільки непевність споживача, як і непевність постачальника, звичайно викликає бажання підстрахуватися. Інформаційне забезпечення логістичного менеджменту перебуває у тісному зв'язку насамперед із модулем інформаційної бази управління бізнес-процесами.

Більшість робочих процесів на підприємстві «Тріада» містить безліч функцій, тобто виходить за рамки окремих підрозділів. Однак, оскільки ПП «Тріада» має функціонально орієнтованим структуру, обмін інформацією між різними підрозділами надмірно ускладнений через вертикальну ієрархічну побудову даного підприємства, що призводить до значних накладних витрат, невиправданих тривалих термінів вироблення управлінських рішень і, як наслідок, втрати клієнтів (замовників транспортно-експедиційних послуг).

Запропонований інформаційний модуль управління бізнес-процесами для ПП «Тріада» потребує використання процесно-орієнтованого підходу до управління підприємством. Це дозволить одержати структуру, діяльність якої буде спрямована на постійне поліпшення якості транспортно-експедиційних послуг і задоволення клієнтів досліджуваного підприємства. Даний модуль дозволить організувати ефективну взаємодію як у середині фірми, так і ззовні - з навколишнім середовищем. Це, в свою чергу, дозволить знизити транзакційні витрати (витрати неякісної взаємодії) - внутрішні (співробітники і підрозділи між собою) і зовнішні (підприємства замовники транспортно-експедиційних послуг, постачальники, інвестори). Рекомендоване удосконалення інформаційного забезпечення ПП «Тріада» вимагає наявності системи технічного зору, а саме автоматизації оперативного спостереження за змінами технологічного процесу, розпізнавання образів з метою підвищення ефективності роботи технологів, диспетчерів й інших фахівців і служб підприємств.

Оскільки, процесно-орієнтований підхід тісно пов'язаний з менеджментом якості, як елементом управлінської діяльності підприємства, наступним інформаційним модулем розробленого інформаційного забезпечення варто розглянути модуль менеджменту якості, який тісно інтегрований в інформаційне середовище підприємства.

Рекомендований інформаційний модуль менеджменту якості повинен базуватись на інформаційній системі, яка підтримує автоматизоване документування процесів забезпечення якості на всіх стадіях надання транспортно-експедиційних послуг та автоматизоване управління цими процесами на ПП «Тріада». Тобто, всі дані які циркулюють у системі менеджменту якості, потрібно представити у форматах, регламентованих сучасними інформаційними технологіями, і складатися з набору інформаційних моделей, які входять в інформаційну базу менеджменту знань досліджуваного підприємства. До даного модулю розробленого інформаційного забезпечення варто віднести блок управління ремонтами транспортних засобів ПП «Тріада», який полягає в автоматизації планування роботи ремонтних служб, та дозволяє здійснювати структурування обладнання, планування ремонтів і технічного обслуговування, складання заявок на ремонти з урахуванням складських залишків.

Інформаційний модуль управління персоналом повинен містити управлінську інформацію, щодо кадрової стратегії, цілей, завдань та заходів, політики організації, автоматизована система даного модулю повинна включати банк даних та базу даних інформації про персонал, мати можливості щодо перевірки, оцінки та обробки даних, планування потреб у персоналі, проектування процесу залучення, адаптації та вивільнення персоналу. Даний модуль в тому числі повинен включати автоматизацію робочих місць фахівців відділів, а також автоматизація контролю й оцінки професійних знань співробітників ПП «Тріада».

Пропонується, щоб інформаційний модуль стратегічного менеджменту містив інформаційне забезпечення розроблення та реалізації стратегії досліджуваного транспортно-експедиційного підприємства, яке не повинно обмежуватись інформацією щодо матеріальних і фінансових ресурсів, а також часу. Як відомо, величезне значення мають інформаційні та інтелектуальні ресурси. Розроблення і реалізація стратегічних рішень потребують володіння значними обсягами інформації та знань, які накопичуються, систематизуються та аналізуються протягом усього часу ведення бізнесу. Без інформаційного забезпечення неможливо виробити стратегію, проте інформаційні ресурси підприємства тісно пов'язані з інтелектуальними, тобто підприємство повинно мати у своєму розпорядженні кадри, які здатні не просто розробити черговий бізнес-план за однією з методик, а й визначити реальні тенденції розвитку зовнішнього середовища, перспективи досліджуваного підприємства, сформулювати напрям розвитку даної організації, обґрунтувати необхідність концентрації засобів у стратегічних цілях.

Інформаційний модуль бенчмаркетингу, який спрямований на підвищення ефективності процесу управління на ПП «Тріада» повинен охоплювати інформаційне забезпечення менеджменту у сфері бенчмаркетингу, який належить до інструментів удосконалення діяльності підприємства шляхом застосування еталонних порівняльних оцінок різного характеру, він повинен включати інформацію про зовнішній партнерський бенчмаркетинг, індивідуальний конкурентний бенчмаркетинг, внутрішній бенчмаркетинг. Для порівняння та оцінок повинна використовуватись інформація управлінського обліку. Результати обробки інформації бенчмаркетингу необхідні для прийняття стратегічних рішень та сприяють накопиченню організаційних знань.

Рекомендовано, щоб інформаційний модуль менеджменту знань містив усе необхідне для систематичного процесу управління ідентифікацією, використанням, поширенням організаційних знань, їх створенням, збереженням, застосуванням. Основна функція модулю менеджменту знань повинна полягати в управлінні знаннями як організаційним ресурсом, що має пронизувати усю організацію і без якого неможливе її функціонування. Для транспортно-експедиційного підприємства «Тріада» знаннями вважаються відомості, якими володіє персонал організації щодо замовників послуг(клієнтів), постачальників, а також відомості про послуги, які надаються підприємством, процеси, помилки, успіхи в діяльності організації. В рекомендованій системі інформаційного забезпечення процесу управління знання можуть бути розміщені в базах даних чи розподілені в досвіді та інформації практичного характеру.

Кожний із інформаційних модулів запропонованої системи інформаційного забезпечення процесу управління може функціонувати локально, або взаємодіяти з іншими системами у складі комплексної інформаційної системи підприємства.

Пропонується, що база даних підприємства буде захищена від несанкціонованого доступу на рівні конкретного автоматизованого робочого місця, а також на рівні конкретних даних (відділ, номер рахунку в банку, вид особистих даних персоналу і та інші.). Така комплексна система автоматизації управління діяльністю, розроблена за на основі проведених досліджень, дозволяє постійно її розвивати, вирішуючи нові проблеми, які виникають, а також методи удосконалення інформаційного забезпечення.

У процесі дослідження виявлено необхідність створення єдиного інформаційного центру у складі інформаційної системи управління та його роль у системі укладення договорів на підприємстві. За результатами проведеного аналізу було розроблено концептуальну схему роботи інформаційного центру. У системі укладення договорів на підприємстві як вихідні потоки даних, тобто результати функціонування , виступає довідка за договором з аналізом цін і станом розрахунків з контрагентом, що стає підставою для ухвалення рішення вищим керівництвом підприємства про доцільність укладення конкретного договору. Наявність на підприємстві такої системи укладення договорів, яка побудована на запропонованій технології, дозволить керівній ланці приймати обґрунтовані й оптимальні рішення про доцільність укладення того або іншого договору.

Запропонований комплексний пiдхiд до системи інформаційного забезпечення управлiння пiдприємством може привести до значних полiпшень фiнансово-економiчних показникiв дiяльностi досліджуваного об'єкту.

3.2 Напрями підвищення ефективності інформаційних технологій в управлінні підприємством

З метою забезпечення параметрів розвитку діяльності ПП «Тріада», запропонована модель інформаційного забезпечення процесу управління досліджуваним об'єктом в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації повинна відповідати наступним вимогам: необхідність наявності комплексів ПЕОМ, що використовуються як автоматизовані робочі місця і об'єднані однією мережею, яка виходить на глобальні мережі; застосування централізованої ПЕОМ (сервер) з умовно-постійною інформацією і розподіленими базами даних; необхідність збирання (за допомогою ПЕОМ) у ритмі господарської діяльності первинної (фактичної) інформації в мінімально необхідному складі, яка характеризує всі операції і процеси, що відбуваються на об'єкті управління; доцільність системної обробки первинної інформації разом з умовно-постійною повинна здійснюватись так, щоб вихідна інформація видавалася в максимально необхідному складі й забезпечувала всі потреби управління об'єктом, включаючи облік, звітність, аналіз, вироблення та прийняття рішень; вироблення та прийняття управлінських рішень повинно базуватись на інформації, яка є об'єктивною, вірогідною та всебічно характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність об'єкта управління на кожен даний момент.

Оскільки на досліджуваному підприємстві в результаті аналітичного дослідження було виявлено ряд проблем та недоліків в системі інформаційного забезпечення процесу управління, варто розглянути пропозиції щодо удосконалення інформаційного забезпечення процесу управління, які дозволять транспортно-експедиційному підприємству «Тріада» покращити ефективність діяльності в цілому (рис. 3.3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.3. Напрями підвищення ефективності інформаційних технологій в управлінні ПП «Тріада»

Пропозиція щодо удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації базується на тому, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання вірогідної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства «Тріада» та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і надання її користувачам повністю залежить (при належній компетентності менеджера) якість і своєчасність керування транспортно-експедиційною діяльністю, управлінськими процесами та господарською діяльністю підприємства в цілому.

Для досягнення цієї мети, пропонується застосовувати ПЕОМ, об'єднані в єдину мережу, що використовується як автоматизоване робоче місце там, де виникає масова первинна інформація, можна значно вдосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає в тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (із нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою інформацією), а також бібліотеці описаних форм вхідних і вихідних документів, можна форми первинних документів заповнювати, з одного боку, автоматично тією інформацією, яка є для цього документа умовно-постійною (її до 80--85%), з іншого, ручним способом тією інформацією, яка в цьому документі є змінною (15--20%), тобто фактичною.

Такий підхід до організації збирання фактичної інформації на досліджуваному об'єкті дасть змогу здійснювати безпаперове (на екран, а потім і в пам'ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування вірогідної первинної інформації та її попередню обробку в ритмі надання, транспортно-експедиційних послуг, а потім передавати цю інформацію в такому самому ритмі всім користувачам для використання.

Варто зауважити, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих і господарських процесів та явищ, її оперативна обробка визначаються частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об'єкті, тобто в ритмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то за наявності в цих процесах негативних факторів необхідно збирати, зразу ж обробляти й видавати відповідним керівникам оброблену інформацію про відхилення не пізніше, як за кожні півгодини або три чверті години. Така інформація потрібна менеджерові для оперативного втручання в ці процеси так швидко, щоб усунути наявні причини відхилень до закінчення цих процесів. За такого способу об'єктивного інформування менеджерів можна сподіватися на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним.

Зібрана таким чином оперативна інформація є не лише спільною для всіх користувачів, а і вірогідною, а тому вона може бути використана і для господарського (бухгалтерського) обліку, тобто вона є частиною комплексної системи інформаційного забезпечення підприємства.

Оброблена й узагальнена чи зведена за розробленими алгоритмами інформація на рівні підприємства використовується не тільки для виконання загальновиробничих завдань поточного управління, а й для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.

Рекомендації щодо удосконалення та підвищення наукового рівня планування на ПП «Тріада», полягають у необхідності ширшого використання економіко-математичних методів, широких експлуатаційних можливостей сучасних засобів обчислювальної техніки, системи прогресивних науково-обґрунтованих норм і нормативів, а також досягнень науково-технічного прогресу, що дозволить серйозно вдосконалити планування діяльності, піднести його на науковий рівень в таких напрямках:

- змоделювати кілька варіантів планів, а потім вибрати оптимальний з відповідною організаційною структурою управління підприємством;

- збалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва;

- здійснити взаємозв'язок прогнозування, перспективного, поточного та оперативного планування;

- широко використати нормативні методи на всіх рівнях планування та управління;

- удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів;

- скоротити термін та розширити простір планування до години чи зміни, робочого місця або дільниці тощо;

- прогнозувати і моделювати поведінку об'єкта управління в умовах невизначеності, ризику тощо.

Особливо ефективним є застосування зазначених методів і засобів для вдосконалення планування в часовому та пооб'єктному аспектах. Для цього необхідно розробити систему взаємоузгоджених та збалансованих соціально-економічних показників для річних, квартальних (місячних), декадних (тижневих), добових (змінних) планів -- часовий аспект, а для кожного робочого місця, бригади, ділянки, як і для цехів та підприємства в цілому -- пооб'єктний аспект. Крім того, рекомендовано встановити єдиний крок для інформаційних сукупностей в обліку і плануванні, за допомогою якого виникне можливість оперативно й автоматизовано формувати дані для аналізу.

Все це дасть змогу значно вдосконалити і піднести рівень планування на ПП «Тріада», а разом з тим поліпшити управління виробничими процесами шляхом взаємозв'язку сукупних показників у часовому та пооб'єктному аспектах. Крім того, це надасть реальну можливість вивільнити менеджерів і фахівців, зайнятих розрахунками планових показників і складанням планів, від стомливої і малоефективної ручної праці.

Удосконалення форм і методів управління рекомендується застосовувати як напрям підвищення ефективності інформаційних технологій в управлінні ПП «Тріада», оскільки відомо, що в умовах системного збирання й обробки інформації менеджери і фахівці різних рівнів своєчасно й повністю забезпечуються необхідною об'єктивною інформацією, яка характеризує, з одного боку, внутрішній стан та процеси, що відбуваються на об'єкті управління, а з іншого -- різноманітні ситуації, які складаються на ринку (зовнішнє середовище). Знання обставин, що складаються у внутрішньому й зовнішньому середовищі, -- важливий важіль у конкурентній боротьбі ПП «Тріада» за виживання в ринкових умовах на ринку транспортно-експедиційних послуг.

Всебічне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів дозволить суттєво вплинути на їхні посадові права та функціональні обов'язки. Крім того, існуючі форми і методи інформаційного забезпечення управління на досліджуваному підприємстві у реаліях ринкової економіки не завжди ефективні. Щодо цих реалій, при системній обробці інформації і широкому застосуванні ПЕОМ як автоматизоване робоче місце користувачів різних рівнів, потрібно створювати нові форми та раціональніші методи управління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління на ПП «Тріада» може бути, наприклад, об'єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов'язків, а також міри відповідальності за виконання своїх посадових функцій менеджерами і фахівцями різних рівнів.

Посадові права, функціональні обов'язки та міра відповідальності працівників управління тієї чи іншої структури (ресурсу) розробляються для нових умов функціонування, а тому вони будуть основою при формуванні регламентуючої інформації . При їх складанні слід враховувати те, що всі процеси із збирання, обробки, зберігання та видавання користувачам інформації, а також деякі логічні операції виконуватимуться в системному порядку та автоматизовано. Крім того, при розробці посадових прав і функціональних обов'язків потрібно дотримуватися принципу відповідності згідно з яким керівництво має делегувати тому чи іншому менеджерові достатньо повноважень, щоб він був спроможним виконувати ті завдання, за які несе відповідальність.

При системному збиранні та обробці інформації на підприємстві «Тріада» виникнуть умови і для вдосконалення методів управління підприємством. Так, наприклад, можна буде застосовувати метод управління за відхиленнями.

Завдяки організації управління за методом відхилень значно зменшаться обсяги інформації, що надходять менеджерові чи фахівцеві, і скоротяться строки підготовки та вироблення того чи того управлінського рішення на досліджуваному об'єкті.

Рекомендації по удосконаленню форм і методів обліку на ПП «Тріада», полягають в тому, що в умовах ринкової економіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут неабияке значення має оперативне збирання та обробка показників, простота й доступність цих показників усім користувачам у часовому та пооб'єктному аспектах. Тому виявлені в результаті проведеного дослідження форми й методи обліку з його традиційним підходом при збиранні та обробці економічної інформації в сучасних умовах є не достатньо результативними. Крім того, на основі системи автоматизованого (що діє в ритмі надання транспортно-експедиційних послуг) збирання та обробки інформації доцільно організувати лише один -- господарський облік замість трьох його видів (оперативного чи оперативно-технічного, бухгалтерського і статистичного), які існують нині на підприємстві. Це можливо на даному підприємстві, оскільки:

1. використовується для нього лише одне (спільне для всіх згаданих видів обліку) джерело фактичної інформації -- це виробничо-господарська та інша діяльність підприємства та його ресурси;

2. збирається ця фактична інформація одноразово, в ритмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як вірогідна, обробляється (за різними алгоритмами) і записується в базу (бази) даних ПЕОМ , поставлених у місцях масового виникнення інформації; передається (також у ритмі виробництва) каналами зв'язку всім іншим користувачам більш високого рівня, які використовують цю інформацію (разом з іншою умовно-постійною) для складання (також на ПЕОМ) аналітичних та синтетичних таблиць різного (в тому числі й бухгалтерського) призначення, а також для підготовки та прийняття управлінських рішень тощо.

Таким чином, завдяки безперервному технологічному процесові та єдиній первинній (фактичній) інформації, що збирається і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити вірогідність цих даних, повну ув'язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведеному) аспектах, який завгодно ступінь деталізації чи групування за станом на певну дату чи за будь-який час.

Системна обробка інформації не сумісна з формами, що існують у бухгалтерському обліку при ручній або напівручній обробці інформації. Ці форми не можна заповнювати машинним способом: вони дуже складні. Крім того, в них є ряд показників, які багаторазово повторюються, тощо.

В умовах, коли ПЕОМ використовується як автоматизація робочого місця і таким чином забезпечується в ритмі виробництва збирання та обробка (при єдиному процесі) всієї первинної інформації в місцях її виникнення, а потім передавання її каналами зв'язку всім користувачам різних рівнів, відкриються широкі перспективи для нової автоматизованої чи електронної форми обліку.