Основи інформаційного менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основи інформаційного менеджменту

Матвієнко О.В.



УДК 371.78.07

М 338 Матвієнко О.В. Основи інформаційного менеджменту.-К.:ЦУЛ, 2004.- 128с.

ISBN 966-8568-09-5

Навчальний посібник призначений для вивчення нового напряму інформаційно-управлінської діяльності - інформаційного менеджменту. У навчальному посібнику викладено основні підходи до розуміння інформаційного менеджменту, розглянуто питання розвитку наук інформаційно-комунікаційного циклу, питання теорії та практики інформаційно-аналітичної діяльності в системі управління, висвітлено проблеми виробництва інформаційних продуктів та надання інформаційних послуг. інформаційний менеджмент комунікаційний управління

Практичні заняття з курсу спрямовані на набуття умінь здійснення ситуаційного аналізу, комунікативного аудиту, організації експертних оцінювань, на розробку і реалізацію проектів надання інформаційних послуг та створення інформаційних продуктів. В курсі розглянуто соціально-психологічні особливості діяльності в галузі інформаційного менеджменту, окреслено необхідні заходи з освоєння професійного простору діяльності інформаційного менеджера.

Видання розраховане на студентів вищих навчальних закладів, спеціалістів у галузі інформаційної діяльності, педагогічних працівників навчальних закладів.

Рецензенти:

Кірсанов В.В. кандидат педагогічних наук, професор, директор Інститут менеджменту і бізнесу (Київський національний університет культури і мистецтв)

Ткачук С.Г.. доктор технічних наук, професор (Національний транспортний університет)

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів (лист №14/18.2-1636 від 13.10.2003 р.).

ISBN © Матвієнко О.В., 2003 р.



Зміст

Вступ

1. Теоретико-методологічні основи інформаційного менеджменту

1.1 Розвиток наук інформаційно-комунікаційного циклу

1.2 Основні концепції інформаційного менеджменту

1.3 Інформаційні потоки в організації

1.4 Соціально-психологічні особливості інформаційно-управлінської діяльності

2. Інформаційно-аналітична діяльність у системі управління

2.1 Інформаційне забезпечення управління

2.2 Види інформаційно-аналітичної діяльності

2.3 Класифікація оглядово-аналітичної інформації

2.4 Експертні оцінки у підготовці інформації для прийняття управлінських рішень

2.5 Інформаційне моделювання

3. Інформаційні продукти і послуги

3.1 Структура інформаційного ринку

3.2 Електронні публікації

3.3 Корпоративний сайт

3.4 Інформаційний консалтинг

3.5 Інформація як об'єкт захисту

Література

Додатки



Вступ

Розвиток науки і техніки, поява якісно нових інформаційних потреб підвищують роль інформаційного чинника у процесах прийняття управлінських рішень.

Сучасний стан інформатизації в Україні характеризується тим, що сформована і реалізується державна інформаційна політика, активно створюється нормативно-правова та нормативно-технічна база сфери інформатизації та інформаційної діяльності, зокрема прийнято Закони України “Про інформацію”, “Про Національну програму інформатизації“, “Про Концепцію Національної програми інформатизації”, ряд інших нормативних актів Кабінету Міністрів України та Указів Президента України.

Інформаційна діяльність є типом інфраструктурних галузей людської діяльності, питання виникнення і розвитку якої нерозривно пов'язані із процесом розподілу праці. Реальна потреба у діяльності інформаційних служб, функціонально включених до структури підприємств і організацій, широкий спектр інформаційних завдань, які перед ними постають, потребує підготовки спеціалістів інформаційно-управлінського профілю.

У Державному стандарті “Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення” таким чином визначено інформаційну діяльність: “Інформаційна діяльність - постійне та систематичне збирання та оброблення записаної інформації з метою її зберігання, пошуку, використання чи пересилання, що виконується якою-небудь особою чи організацією”, але слід зазначити, що, наприклад, у сфері управління багато аналітичних завдань вирішується у режимі прямого інформаційного моделювання і спостереження за керованою сферою, минаючи стадію аналізу традиційних публікацій, у яких інтервал між подією і її відображенням занадто великий, на що звертають увагу дослідники проблем і завдань інформаційно-аналітичної діяльності. Специфічні завдання моніторингу, ситуаційного аналізу, використання електронних ресурсів ЗМІ, Інтернет, неформальних і недокументованих джерел, соціологічних даних, інтелектуалізованих режимів контекстного пошуку, потребують відповідних інформаційних підрозділів у структурі управління.

Сучасні методи управління інформаційною діяльністю на підприємствах і в організаціях базуються на концепціях інформаційного менеджменту, його основних методах і засобах.

Для інформаційного менеджменту, як науки, характерна багатоваріантність, зумовлена тим, що, з одного боку, об'єктом його дослідження виступає поняття інформації, яке є родовим для сукупності наукових дисциплін, з іншого - загальноуправлінська проблематика, пов'язана із документаційно-інформаційним забезпеченням управління. До того ж, інформаційний менеджмент є наукою, яка знаходиться в стадії становлення і оформлення. Широке трактування змісту об'єкта дослідження інформаційного менеджменту дає можливість розглядати його як комплексну дисципліну в межах інформаційно-управлінських наук.

Функціональна галузь інформаційного менеджменту тісно пов'язана із такими дисциплінами як “Інформатика”, “Теорія і практика управління”, “Системний аналіз”, “Менеджмент проектів”, дисциплінами інформаційно-технологічного циклу: “Організація баз даних”, “Комп'ютерні мережі”, “Системи електронного документообігу”, “Документаційне забезпечення управління” та ін., що знаходить своє відображення у міжпредметних зв'язках цих дисциплін із змістом курсу “Інформаційний менеджмент”.



1. Теоретико-методологічні основи інформаційного менеджменту

1.1 Розвиток наук інформаційно-комунікаційного циклу

Розвиток теорії і практики інформаційного менеджменту потребує звертання до проблематики розвитку наук інформаційно-комунікаційного циклу.

Інформатика - одна із галузей наукового знання, яка формує системно-інформаційний підхід до аналізу оточуючого світу, вивчає інформаційні процеси, методи і засоби одержання, перетворення, передачі, зберігання і використання інформації, фундаментальна наука про інформаційні процеси у системах різної природи.

Найбільший розвиток у інформатиці одержали такі напрями:

теоретична інформатика (теорія інформації, методи інформаційного моделювання, теорія інформаційних систем, комп'ютерна лінгвістика, теорія систем штучного інтелекту);

технічна інформатика (теорія і методологія створення і використання технічних систем збирання, зберігання, обробки і передачі інформації, орієнтованих на використання засобів ЕОМ і зв'язку);

прикладна інформатика (теорія і методологія створення і використання інформаційних технологій, комплексів і систем у різних сферах соціальної практики).

Інформатика, як фундаментальна основа процесів інформатизації та інформаційно-комунікаційної діяльності, сформувалась як наука у розвитку таких вітчизняних концепцій (табл.1.) [].

Таблиця 1 - Вітчизняні концепції інформатики

Концепція	Об'єкт	Предмет
Документалістика	Документальні комунікації	Закономірності функціонування документальних систем
Наукова інформатика (О.І.Михайлов, А.І.Чорний, Р.С.Гіляревський)	Наукова комунікація Наукова інформація (структура, властивості)	Закономірності науково-інформаційної діяльності (теорія, історія, методика, організація)
Соціальна інформатика (А.В Соколов, А.І.Маркевич, А.Д.Урсул та ін.)	Соціальна комунікація Соціальна інформація	Інформатизація і закономірності інформаційних процесів у соціумі
Прикладна (технічна) інформатика (В.М.Глушков, В.С.Міхалевич, А.П.Єршов та ін.)	Технічна комунікація	Закономірності кібернетизації технічних комунікацій у суспільстві, математичного моделювання на ЕОМ процесів обробки і передачі інформації

Одночасно відбувалось встановлення зв'язків між інформатикою та іншими дисциплінами, основним предметом дослідження яких є закономірності інформаційно-комунікаційних процесів (бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавство та ін.). Останнім часом конституюється нова наукова дисципліна - “документознавство”, яка розглядається як узагальнююча для дисциплін документально-комунікаційного циклу []. Сучасне документознавство дослідники пов'язують з інформаційно-документаційним забезпеченням управління та організацією інформаційного менеджменту в установі [].

Останніми роками відбувається формування наукового напряму, який одержав назву фундаментальної інформатики, яка розглядається узагальнюючою для дисциплін, що вивчають інформацію в системах різної природи []. Цей напрям має комплексний міждисциплінарний характер і об'єднує ряд нових наукових дисциплін, пов'язаних з вивченням багатогранності феномену інформації, а також закономірностей і особливостей його прояву у різних середовищах - технічному, соціальному, біологічному [].

Розширення предметної галузі інформатики і вихід інформаційної діяльності за межі науково-технічної інформації, забезпечення не тільки науково-технічних комунікацій, а і таких сфер як організаційне управління і прогнозування, потребували інших видів інформації - економічної, статистичної, довідкової, кон'юнктурної та ін., отже викликали необхідність узагальнюючої дисципліни відносно вже існуючих, які вивчають різні аспекти інформації - “науки про інформацію” або “інформаційної науки” (“information science” “Information science - наука про інформацію - вивчення того, як інформація збирається, впорядковується, обробляється і повідомляється” [,с.226], на відміну від “computer science - наука про обчислювальну техніку - дисципліна, яка вивчає комп'ютери, принципи їх побудови...Включає дослідження як теоретичних, так і практичних аспектів проектування обчислювальних систем, електроніки, математики, логіки і біхевіористики. Діапазон областей вивчення - від програмування і архітектури комп'ютерів до штучного інтелекту і робототехніки” [там само, с.96]. за термінологією, що існує в англомовних країнах). Як зазначали В.Сламеска і Ч.Пірсон: “Термін [інформаційна наука] був прийнятий для позначення міждисциплінарної галузі, яка спочатку виникла у зв'язку з експонентним зростанням текстів наукової інформації. Пізніше прикладна інформаційна наука, яка спочатку здійснювала контроль над інформацією і комунікацією лише в секторі науки, розповсюдила свої заняття інформаційними процесами на інші професійні галузі: управління у діловій і державній сферах, освіту, медицину і охорону здоров'я, законодавство і юриспруденцію, воєнну справу та ін. ... Сьогодні інформаційна наука має риси як суспільної так і технічної дисципліни…”[].

Підхід до інформаційної науки, предмет дослідження якої “...не пов'язаний ні з комп'ютерними, ні з бібліотечними проблемами”(за Ф.Махлупом і У.Менсфілдом), дає змогу віднести до сфери її досліджень такі напрями:

нові методи обміну інформацією (мережі, телеконференції);

управління доступом до інформації;

моделювання і автоматизація інформаційних систем і мереж;

вивчення характеристик і поведінки користувачів інформаційних систем і служб;

дослідження людського чинника у побудові людино-машинних систем та ін.

“Інформаційна наука” у деяких класифікаціях наук за кордоном включає інформатику, бібліотекознавство, комунікацію тощо. Разом з тим, “...різноманітність функцій кожного з видів комунікаційної діяльності, безперервна зміна цих функцій під впливом швидко змінюваних вимог життя, закономірності розвитку цих видів діяльності, ще не вивчені і не зовсім зрозумілі - все це вкрай ускладнює дослідження системи комунікації у цілому... Але оскільки це - система, й до того ж, функціонуюча, то кожний її елемент (тобто кожен вид діяльності) в той чи інший момент виконує певні функції у взаємодії з усіма іншими елементами” [, с.401].

Фундаментальні ідеї інформатики та інформаційний підхід, який нею розвивається, є методологічною основою вивчення можливостей нових інформаційних каналів, які виникли з розвитком комп'ютерних технологій. Інформаційна свобода в епоху інформаційного буму і розвитку нових інформаційних каналів викликає проблеми забруднення сфери комунікацій “інформаційним сміттям” - неперевіреними даними, квазінауковими матеріалами, дезінформацією, а повна свобода подання і розповсюдження інформації в мережі Інтернет викликає проблему інформаційно-психологічної безпеки людини, захисту її психіки від деструктивного інформаційного впливу.

1.2 Основні концепції інформаційного менеджменту

Виконання соціальною інформацією управлінських функцій, циркуляція інформації між компонентами системи, між системою в цілому і оточуючим середовищем, є обов`язковим атрибутом управління. Саме завдяки інформаційним процесам система управління здатна здійснювати цілеспрямовану взаємодію із зовнішнім середовищем, координувати відносини власних компонентів, спрямовувати їх рух до заданої мети. Серед багатьох різновидів менеджменту (стратегічний, фінансовий, ризиковий та ін.), інформаційний менеджмент посідає особливе місце як такий, що забезпечує управління інформаційними потоками.

Розглянемо основні підходи до розуміння інформаційного менеджменту.

Інформаційний менеджмент розглядається у досить широкому спектрі - від традиційного інформаційного обслуговування до загальної теорії управління: інформаційне забезпечення, інформаційні ресурси, інформаційні послуги і підприємництво, інформаційні системи і їх управління, опрацювання і аналіз інформації, організація комунікації, управління інформаційними технологіями, стратегічне планування і менеджмент. Всі ці напрями входять до системи знань інформаційного менеджменту, але деякі з них, залежно від трактування, представляються як основні, а решта доповнюють перші як контекст.

Інформаційний менеджмент розуміється як розроблення і реалізація внутрішньої і зовнішньої комунікативної політики організації [], при чому мета діяльності в цій галузі відокремлюється від ІТ ІТ- інформаційні технології-менеджменту - управління впровадженням і використанням інформаційних технологій. Серед галузей, на перетині яких розвивається інформаційний менеджмент, виділяються:

організаційні комунікації - прийняття рішень і контроль за їх виконанням розглядаються як інформаційні процеси і вивчаються адміністративним менеджментом;

документування діяльності підприємства, формування документопотоку і документообігу - питання, які традиційно розглядались у діловодстві або документаційному забезпеченні управління;

формування інформаційного потоку фірми, його диспетчеризація, створення довідково-інформаційних фондів і пошукових систем - ці завдання розв'язувались в межах науково-інформаційної діяльності, включаючи бібліотечно-бібліографічну.

Основне, що наслідує інформаційний менеджмент з науково-інформаційної діяльності - це можливість здійснювати інформаційно-аналітичні і прогностичні дослідження, які базуються на методах інформаційного моделювання.

Інформаційний менеджмент визначається як прикладна адміністративно-орієнтована технологія управління інформаційними ресурсами []. З метою його здійснення в організаціях створюються автоматизовані інформаційні системи управління, які інтегрують зовнішню і внутрішню інформацію. Надходження всіх видів інформаційних повідомлень до єдиної системи надає можливість здійснювати інформаційний моніторинг внутрішньої і зовнішньої сфери, сприяє обґрунтованому прийняттю управлінських рішень. Інформаційний менеджмент розглядається як новий тип управління організацією на основі комплексного використання всіх видів інформації: науково-дослідної, технологічної, матеріально-технічної, кадрової, фінансової та ін.

Окремим напрямом у концепції управління інформаційними ресурсами виділяється проблема підготовки інформації для керівників, а інформаційне забезпечення розглядається як елемент інформаційного менеджменту.

У межах концепції управління інформаційними ресурсами виділяють такі складові інформаційного менеджменту:

предметний інформаційний менеджмент як технологія управління діяльністю на базі забезпечення документами, інформацією і знаннями у формах, які відповідають діяльності;

технологічний інформаційний менеджмент як технологія забезпечення відповідного матеріально-технічного рівня інформаційного середовища;

програмний інформаційний менеджмент як основа забезпечення взаємодії “людино-машинних” середовищ;

кадровий інформаційний менеджмент - технологія професіоналізації і спеціальної підготовки користувачів для роботи в інформаційному середовищі.

4. Інформаційний менеджмент на основі інтеграції з ІТ-менеджментом виступає як складова поліфункціонального напряму організації інформаційної діяльності - менеджменту інформаційних систем [, , ], відповідно до якого завдання створення інформаційної системи організації розглядаються спільно із сферою використання інформаційних ресурсів.

Одне із можливих відображень функціональної галузі інформаційного менеджменту подане у Державному стандарті освіти Росії []: “521509 Інформаційний менеджмент: інформаційне забезпечення управління, робота з інформацією, комп'ютерне опрацювання інформації. Моделювання керованих процесів, оцінка і параметричні розрахунки ситуацій. Людський чинник інформаційних технологій управління, роль інформаційних технологій у підвищенні якості управлінських рішень”.

Вдається адекватним (за відсутності визначення у відповідному вітчизняному стандарті) таке тлумачення інформаційного менеджменту, наведене в Державному стандарті Росії “Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни і визначення” ГОСТ 7.0-99 “...організоване управління роботою підприємства, фірми або об'єднання, здійснюване на основі комплексного використання всіх видів інформації, наявних як на підприємстві, так і за його межами”.

Розглядаючи інформаційний менеджмент в руслі загальноуправлінської проблематики можна вважати, що в центрі його уваги знаходяться інформаційні проблеми, надання необхідної в процесі управління інформації, її опрацювання, створення умов для її оцінки і використання, організація використання і видачі, тобто інформаційний менеджмент орієнтований не стільки використання сучасних засобів обчислювальної техніки і телекомунікації, скільки на процеси інформаційного забезпечення.

Інформаційний менеджмент містить основні концептуальні і технологічні особливості інформаційної діяльності, сутність якої може бути визначена таким чином: “Інформаційна діяльність пов`язана із створенням інформаційних моделей всіх об`єктів і явищ природи і суспільства, які беруть участь у людській діяльності, а також із створенням моделей самої цієї діяльності”[, с.28] .

Значущість і очевидна необхідність активного внутрішнього використання і активного розповсюдження інформації для забезпечення конкурентноздатності організації, важливість координації зусиль всіх спеціалістів, як прямо чи опосередковано залучені до сфери розробки і реалізації внутрішньої і зовнішньої комунікаційної політики організації є причиною виникнення інформаційного менеджменту.

Особливість інформаційного менеджменту полягає в тому, що він належить до двох напрямів діяльності: з одного боку - загальної теорії управління, дослідження операцій і системного аналізу, а з іншого - до інформаційно-комунікаційного напряму діяльності, основою якого є фундаментальні засади інформатики.

Структура діяльності в галузі інформаційного менеджменту визначається сферою охоплення галузей, на перетині яких він виник і розвивається:

оперативне використання інформації як стратегічного ресурсу з метою забезпечення конкурентноздатності організації - інформаційне забезпечення діяльності підприємства;

управління процесами опрацювання інформації, яке є змістом документаційного забезпечення управління;

використання інформації для цілеспрямованого формування зовнішньої і внутрішньої комунікативної політики організації.

Інформаційний менеджмент - це інноваційна діяльність, орієнтована на постійний пошук нових, більш ефективних способів організації інформаційної діяльності, на створення матеріальних і соціальних передумов для ефективного доступу до інформації і забезпечення інформаційно-комунікаційних процесів, на активізацію і розвиток наявних інформаційних ресурсів і форм їх раціонального використання.



1.3 Інформаційні потоки в організації

Організація - це динамічна структура, стан якої визначається як зовнішньою взаємодією з оточуючим середовищем, так і внутрішньою взаємодією між її елементами.

Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електронних офісів” [], сформульованих ще наприкінці 80-х років:

інформаційна модель - орієнтована на інформацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв'язування інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, покращання організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому;

комунікаційна модель - обґрунтовує інформатизацію управління як комплексну систему, яка включає організацію апарата управління разом з персоналом, організаційними зв'язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління як складної системи соціальних комунікацій;

соціотехнічна модель - описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому вважається недостатнім обмеження параметрами інформаційних потоків, загальним характером вирішуваних завдань або типами комунікацій - повинні враховуватись також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати проектована система. У контексті соціотехнічного підходу кінцеві результати роботи організації залежать не в останню чергу від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

У “електронному офісі” працівника оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

Інформаційний потік - це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі, і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Горизонтальний інформаційний потік пов'язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.

Вертикальний інформаційний потік пов'язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоячих органів управління до нижчестоячих і навпаки.

Розвиток апаратно-програмного забезпечення інформаційних технологій створює умови інформаційного насичення робочих місць у офісі з інтеграцією різних видів інформаційних повідомлень (рис.1).

Рис. 1. Види інформаційних повідомлень у офісі

Сучасні інформаційні технології забезпечують доступ до інформаційних масивів (бази даних, електронні довідники та енциклопедії, оперативні дані, аналітичні дослідження, законодавчі та нормативні дані та ін.), які надходять з міжнародних, регіональних і національних інформаційних мереж. Це дозволяє використовувати електронні документи та інформаційні масиви для пошуку варіантів і визначення раціональних рішень у будь-якій діловій сфері.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як деяку сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості, систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Інформація може бути класифікована за рядом ознак:

функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

за відношенням повідомлення до суб'єкта, який управляє структурним підрозділом;

за типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища (прямий і зворотній обмін інформацією шляхом здійснення постійних контактів, проведення прес-конференцій, брифінгів, інформаційних зустрічей);

за відношенням до цільової функції структурного підрозділу;

за логічним змістом (поділ на інформацію про суб'єктів органа управління, об'єкти його управлінського впливу (регіони, підприємства і організації, громадяни та ін..) та притаманних їм властивостях і відношеннях;

за фізичною формою подання (усна доповідь; повідомлення на папері у вигляді текстів, анкет, таблиць графіків та ін..; електронний варіант - надходження електронною поштою, факсом, з інформаційних систем, на дискетах; у вигляді аудіо та відеокасет; книги, журнали, газети);

за процедурою перетворення (ймовірнісні, соціологічні, моделюючі, аналітичні, обчислювальні);

за ступенем перетворення (основна або така, що надходить; опрацьована у аналітичні або прогнозні записки, теле-, фото-, радіоматеріали; згрупована у інформаційні бюлетені та ін..).

З позицій соціального управління слід виділити такі ознаки класифікації інформації:

межі фіксації (така, що підлягає або не підлягає реєстрації);

ступінь додаткового опрацювання перед використанням;

сфера використання (універсальна, що використовується у всіх управлінських структурах - довідки, положення, накази керівництва; спеціалізована, яка використовується тільки в тих або інших структурах);

ступінь комплектності (комплектна документальна, тобто придатна для використання у початковому вигляді; некомплектна, тобто використовувана лише у зв'язку з іншими видами даних та відомостей);

ємність і стабільність (вичерпна, яка не потребує доповнень; така, що потребує доповнень; постійна; змінна; така, що характеризує ймовірність настання події);

форма і спосіб одержання (надходить з органа управління, шляхом вивчення статей та інших публікацій, проведення моніторингів, дослідження суспільної думки, обміну досвідом, роботи різних інформаційних підрозділів);

впорядкованість (систематизована; відомості про нормативно-правові акти, що приймаються державними структурами; регламентована у часі, просторі, за особами, джерелами опублікування і змістом).

Інформаційні потоки можуть також відрізнятись також залежно від:

напряму руху (від структурних підрозділів до органу управління і, навпаки, від суб'єкта до об'єкта керуючого впливу);

якісного змісту (виокремлення цінної за змістом інформації, від якої залежать певні керуючі дії, що спрямовані від структурних підрозділів);

якісних характеристик (доцільно виділяти ймовірнісні, семантичні та інші міри інформації, використовувані в управлінському регулюванні і забезпеченні інших управлінських потреб).

Важно основою для класифікації є джерело інформації. Джерелом може виступати як об'єкт, відображенням якого є інформація, так і суб'єкт, який створює і розповсюджує її.

Залежно від суб'єкта (органа управління або його працівника, який одержує, поширює і опрацьовує інформацію) розрізняють аналітичну, прогнозну, довідкову, ознайомчу, рекомендаційну та ін. інформацію.

Корисність інформації визначається внутрішніми та зовнішніми користувачами, які висувають до її якості такі вимоги:

Відповідність і своєчасність інформації - здатність впливати на прийняття рішення користувачем і задовольнити його інтереси у потрібний момент або у певний термін.

Достовірність інформації - гарантія об'єктивності і правдивості наданих даних; передбачає необхідність зазначення методів, процедур одержання, щоб користувачі могли правильно розуміти її призначення і, за необхідності, перевірити її.

Порівнюваність інформації - можливість порівняння показників (наприклад, звітності), що потребує застосування набору визначень, одиниць вимірювання, методики опрацювання даних.

Доступність і зрозумілість інформації - подання інформації у зрозумілій для сприйняття формі. Форми надання звітності (поняття, які аналізуються, бази даних та ін..) повинні відображати сутність питання, бути чіткими, без зайвої деталізації, правильно перекладеними з іноземної мови тощо.

Конфіденційність інформації - надання користувачам лише тієї інформації, яка не завдасть шкоди організації з боку конкурентів.

Серед найбільш важливих видів джерел інформації для підприємства можна виділити:

джерела всередині самої організації: спеціалізовані групи співробітників, періодичні звіти, різноманітні інформаційні зв'язки;

інші організації: постачальники, рекламні агенції та засоби масової інформації, замовники, конкуренти;

опубліковані джерела (звіти урядових організацій, звіти торгових організацій, наукові публікації, довідники);

інформаційна індустрія: організації, які займаються дослідженнями в галузі маркетингу; спеціалізовані агенції та ін.

Загальні вимоги до структури і функціональних властивостей елементів системи збирання, опрацювання, зберігання і розповсюдження інформації з використанням сучасних електронних технологій дозволяють окреслити певний організаційний інформаційно-технологічний простір, систему, у якій відбувається опрацювання інформаційного ресурсу, який надходить із зовнішнього середовища. Одержані та опрацьовані інформаційні ресурси використовуються для прийняття управлінських рішень щодо діяльності об'єкта управління - організації, при чому інформація (у вигляді відповідних повідомлень) про діяльність організації надходить у зовнішнє середовище (рис.2).

Рис. 2. Інформаційно-технологічний простір системи інформаційного забезпечення організації

Зовнішній контур забезпечує структурування впливу зовнішнього середовища, забезпечує можливість надходження інформаційних ресурсів до системи і запобігає її руйнуванню від зовнішнього впливу.

На вході забезпечується захист від несанкціонованого доступу до внутрішньої інформації системи, сумісність із зовнішнім середовищем (системним, апаратним, інформаційним, юридичним), селекція інформації, розподіл інформації внутрішніми каналами.

На виході забезпечується блокування несанкціонованого виходу інформації з системи, забезпечується сумісність із зовнішнім середовищем, забезпечується можливість передавання інформації заданими каналами.

У загальному вигляді структура інформаційних процесів на підприємстві складається з таких підсистем []:

Первинне інформаційне середовище (інформаційне поле).

Вхідний інформаційний фільтр. Система відбирає з первинного інформаційного середовища вихідний матеріал для опрацювання. Суттєву роль відіграє вибір принципу фільтрації цього середовища, який дозволить розумно обмежити обсяг вхідного потоку суттєво не втративши при цьому в обсягу інформації.

Подання інформації всередині системи. Це найбільш складний етап обробки, коли вхідна інформація перетворюється в інформаційну структуру, зручну для використання користувачем.

Формування вторинного інформаційного середовища є завершальним етапом внутрішньої інформаційної обробки.

Аналіз реакції користувача. У реакції користувача опосередковано критерії якості інформаційної діяльності.

Управління всіма видами інформаційних ресурсів, використовуваних у діяльності організації, потребує розв'язання таких завдань:

управління опрацюванням і рухом інформації;

управління використанням інформації.

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв'язки з громадськістю).

Міжрівневий обмін інформацією в організації:

нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

висхідні потоки інформації - звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

Горизонтальний обмін інформацією:

наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

робота у межах робочих груп (управління проектом).

Неформальний обмін інформацією:

обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін..);

чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають на 80-90% точними (за винятком випадків занадто емоційно забарвленої інформації). Чутки є надзвичайно впливовим чинником.

Бар'єри на шляху інформаційних потоків у організації

Викривлення повідомлень:

ненавмисні викривлення, викликані проблемами у міжособистісному спілкуванні, а також можливими помилками персоналу при обліку і опрацюванні інформації

навмисні викривлення, коли носій повідомлення не згоден з ним і змінює зміст повідомлення у власних інтересах. Проблеми при обміні інформацією можуть створювати конфлікти між різними групами та відділами організації. До викривлень інформації відноситься також її фільтрація. При передачі інформації зверху вниз основний мотив фільтрації висловлюється таким чином: “їх це не стосується”. При передачі інформації знизу вверх існує тенденція повідомляти керівництву тільки хороші новини.

Інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий опрацюванням інформації, що надійшла, і необхідністю підтримувати інформаційний обмін, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію, яка надходить і вимушений відсіювати менш важливу інформацію. Оцінка керівником важливості інформації може виявитись помилковою.

Незадовільна структура організації. Оскільки при передачі інформації з одного рівня управління на інший в результаті корегування і фільтрації втрачається приблизно третина її обсягу , найбільш ефективно керованими вважаються організації з невеликою кількістю рівнів управління і каналами відносно прямого інформаційного обміну.

Серед заходів з удосконалення процесів обміну інформацією можна назвати:

1. Регулювання інформаційних потоків - інформація повинна бути структурована за певними категоріями, повинні бути виявлені споживачі кожної категорії інформації і канали її одержання.

Одним з можливих способів широкого інформування працівників про діяльність підприємства є інформаційні бюлетені, які можуть розповсюджуватись як у друкованому вигляді, так і за допомогою сучасних інформаційних технологій.

2. Організація системи зворотнього зв'язку, за допомогою якої орган управління одержує інформацію про поточний стан об'єкта управління.

3. Сучасні інформаційні технології.

Сучасні концепції управління інформаційною діяльністю на підприємствах широко застосовують ідеї інформаційної логістики Інформаційна логістика - це 1. Система управління інформаційними потоками, які забезпечують виробничо-господарські процеси на підприємстві; 2. Комплекс заходів з метою управління виробництвом інформації, її рухом і одержанням з мінімальними витратами. для побудови моделей інформаційної діяльності підприємства, які відображають взаємозв'язки між інформаційними потоками. Впровадження комп'ютерних технологій дозволяє застосовувати менеджмент ділових процесів (Workflow Management), який представляє собою управління інформаційною логістикою на базі комп'ютерної технології і має на меті забезпечення діяльності з виконання господарських завдань необхідною інформацією відповідного виду, об'єму, якості, у відповідні терміни і у відповідному місці.

Застосування цих концепцій дозволяє побудувати інформаційну модель організації, яка є схемою потоків інформаційних повідомлень, використовуваних у процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і пов'язує кожне завдання з вхідними і вихідними документами. Теорія і методика інформаційного забезпечення і документування управлінських процесів, управління документацією (в тому числі електронною) потребує вивчення самої схеми управління, змісту управлінських зв`язків, впливу управлінської дії суб'єкта, що керує, на керований об`єкт, а також проблем, пов`язаних із наступним користуванням документами у їхньому динамічному стані, тобто потребує застосування методології інформаційного менеджменту. Вирішення проблем, пов`язаних із технічним, технологічним, лінгвістичним забезпеченням потребує застосування методології інноваційного менеджменту, стратегічного менеджменту і менеджменту проектів.

Планування і розробка систем управління інформаційними ресурсами і потоками ґрунтуються на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу, модель якого представлена на рис.3.

Рис. 3. Життєвий цикл інформаційного ресурсу

Життєвий цикл інформаційного ресурсу визначає цикл взаємодії фахівця і системи:

визначення цілей (особистих, корпоративних, суспільних) і змісту інформації, необхідної для їх досягнення;

створення, збирання, зберігання і пошук інформації;

передавання інформаційних ресурсів користувачам і їх використання;

оновлення у процесі використання, пов`язане з оновленням властивостей, якостей, підвищенням продуктивності, інших ознак;

утилізація та ліквідація.

Типовими завданнями є виконання основних функцій менеджменту, таких як планування, організація, координація, контроль.

Розглянемо, які функції менеджменту виконуються на кожному з етапів життєвого циклу інформаційного ресурсу.

Таблиця 2 - Функції менеджменту на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу

Етапи життєвого циклу інформаційного ресурсу	Функції менеджменту	Зміст
Визначення цілей	Планування	аналіз інформаційних потреб організації; аналіз інформаційних потоків і масивів даних; розробка планів інформаційної роботи; планування діяльності служби документаційного забезпечення управління;
	Організація	створення умов для зберігання нормативної, довідкової та архівної інформації; організація інформаційного забезпечення діяльності фірми та її співробітників;
	Контроль	контроль впровадження інформаційних систем організації згідно з визначеними цілями;
Збирання і створення, зберігання, пошук, передача повідомлень і даних	Планування	вивчення потреб працівників підприємства в інформації; аналіз інформаційних потоків і масивів даних; аналіз перспектив розвитку галузі; планування діяльності служби документаційного забезпечення управління;
	Організація	організація добору та прийому на роботу персоналу для роботи з інформаційними системами, організація умов його роботи, підвищення кваліфікації; пошук зовнішньої інформації, яка відповідає потребам організації; організація комп'ютерної переробки інформації; впровадження, ведення і розвиток системи документації; забезпечення підрозділів і окремих працівників необхідною інформацією;
	Контроль	контроль за надходженням інформації; контроль за станом діловодства у структурних підрозділах;
Використання інформаційних ресурсів	Планування	аналіз інформаційного забезпечення комп'ютерних систем організації; аналіз функціонування служби документаційного забезпечення управління;
		участь у постановці задач, проектуванні, удосконаленні (в частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем; видання інформаційних матеріалів, каталогів, проспектів; планування архівування і збереження інформації;
	Організація	забезпечення підрозділів і окремих працівників необхідною інформацією; створення умов для зберігання нормативної, довідкової та архівної інформації; організація управління інформаційними ресурсами; проведення нарад, семінарів, виставок; видання інформаційних матеріалів, каталогів, проспектів; знищення інформації, згідно розкладу зберігання;
	Контроль	контроль і підтримка функціонування системи безпеки інформації у комп'ютерній системі; контроль ефективності використання інформаційних матеріалів;

Сферу діяльності інформаційного менеджера можна представити як систему, що складається з таких підсистем: документно-інформаційні ресурси - управління інформаційною діяльністю - комунікації. Завдання діяльності спеціалістів сформульовано відповідно циклу взаємодії фахівця і системи і наведено в табл. 3-5.

Таблиця 3 - Підсистема: Документно-інформаційні ресурси Планування

Типове завдання діяльності	Уміння
планування комплексу інформаційних ресурсів для забезпечення цілей діяльності організації визначення оптимального обсягу і безперервності інформаційних потоків; структуризація і впорядкування управлінських інформаційних потоків; проектування уніфікованих систем документації; регулювання систематизації даних у інформаційному масиві, диференціація його за видами, сферами управлінської діяльності, типам управлінських задач і проблем, доступом користувачів надійне зберігання і оперативний вибірковий доступ до великих масивів документальної і довідкової інформації; розробка проектних рішень щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління аналіз інформаційних потреб та інформаційне забезпечення користувачів аналіз інформаційних потоків і масивів даних; аналіз перспектив розвитку галузі	визначення узагальненої тематики інформації, необхідної для вирішення завдань діяльності організації; проектування інфологічної схеми бази даних застосовувати стандарти з метою структуризації і впорядкування зберігання інформаційних ресурсів і доступу до них; застосовувати міжнародні стандарти опису інформаційних ресурсів; застосовувати відповідну стратегію пошуку у масивах документальної і довідкової інформації; здійснювати аналіз і синтез інформації проводити експертизу цінності документів, підготувати їх до архівування або знищення уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, створюваних для забезпечення управлінських рішень; уміти проводити системний аналіз документних потоків структурних підрозділів і визначати можливості їх автоматизації. пошук інформації у документно-інформаційних системах відповідно до запитів користувачів інформації

Організація

Типове завдання діяльності	Уміння
підтримка процесів діловодства, контролю місцезнаходження, стану виконання документів, підтримка моніторингу проблемних ситуацій по інформації, яка міститься у документах; організація інформаційного забезпечення діяльності організації і її співробітників; створення умов для зберігання нормативної, довідкової та архівної інформації; автоматизована підтримка технологгічних процедур роботи з документами: реєстрації, сортування, розмноження, редагування, друку, оформлення, видання та ін.; розробка організаційних і нормативно-методичних документів з документаційного забезпечення управління	володіти методами проектування системи підготовки і використання інформаційних ресурсів; володіти навичками і методикою формування і використання різноманітних баз даних і баз знань, банків даних, проблемно-орієнтованих, тематичних систем; уміти здійснювати пошук документів в інформаційно-пошукових системах з інтерактивним режимом роботи уміти здійснювати переклад, редагування наукової і інформаційної літератури; забезпечувати створення умов для зберігання нормативної, довідкової та архівної інформації;

Контроль

Типове завдання діяльності	Уміння
контроль використання інформаційних ресурсів; контроль обробки інформації; контроль виконавчої дисципліни; захист даних та інформації.	зберігати документну інформацію в інформаційних системах; володіти методами оцінювання ефективності використання інформаційних матеріалів; володіти методами контролю виконання нормативних вимог при роботі з інформацією; здійснювати контроль місцезнаходження і стану виконання документів

Таблиця 4 - Підсистема: Управління інформаційною діяльністю Планування

Типове завдання діяльності	Уміння
розробка стратегічних напрямів розвитку інформаційної діяльності організації, забезпечення конкурентоспроможності; розробка і впровадження нововведень; планування розвитку організації з урахуванням впровадження нових інформаційних технологій; здійснення соціально-психологічного регулювання в трудових колективах	застосовувати теорію наукової організації, планування розвитку і проектування систем управління; володіти системною концепцією організації інформаційної діяльності на підприємстві на основі інформаційної технології і створення інформаційної системи як системи, що створює інформаційний ресурс і умови для його ефективного використання; володіти методами нормування праці в інформаційних службах; володіти методами підбору і розстановки кадрів в інформаційних службах

Організація

Типове завдання діяльності	Уміння
поєднання усіх видів інформаційних ресурсів з метою досягнення цілей діяльності; організація процесів управління інформаційною діяльністю; організація ділових контактів підприємства із зовнішнім середовищем розробка раціональних форм інформаційного забезпечення управління; оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах розвитку з метою їх інформаційного забезпечення з використанням комп'ютерних систем	володіти методами створення і управління інформаційним середовищем організації; володіти методами створення центрів інформаційного аналізу, діагностики, експертизи, прогнозування і інформаційно-аналітичного моніторингу; володіти методами менеджменту персоналу для мотивації впровадження інформаційних технологій; матеріальне стимулювання в інформаційних службах визначати цілі інформаційної діяльності

Контроль

Типове завдання діяльності	Уміння
контроль використання інформаційно-ресурсного потенціалу підприємства; контроль форм і методів подання інформації користувачам віртуального середовища; контроль структури зовнішніх і внутрішніх інформаційних потоків; оцінка якості інформації, що надходить із зовнішнього середовища і застосовується для прийняття управлінських рішень	уміти виявляти проблеми інформаційно-документаційного забезпечення з урахуванням новітніх досягнень інформаційних технологій; володіти методами проектування автоматизованих систем обліку, реєстрації, контролю документів

Таблиця 5 - Підсистема: Комунікації Планування

Типове завдання діяльності	Уміння
застосування інформаційних технологій для здійснення ефективних комунікацій як всередині організації, так і з зовнішнім середовищем; визначення раціональної конфігурації комунікаційних мереж; планування зовнішніх і внутрішніх комунікацій, підтримка доступу до віддалених інформаційних джерел і фондів; оцінка ефективності основних каналів надходження інформації; аналіз і планування номенклатури інформаційної продукції і послуг, які надходять від організації у зовнішнє середовище; вивчення потреб працівників підприємства у зовнішній інформації;	володіти методами менеджменту для організаційно-психологічного проектування впровадження інформаційних технологій; оцінювати інформаційно-ресурсний потенціал підприємства; володіти методами аналітико-синтетичної переробки інформації; прогнозувати інформаційний попит; уміти оптимізувати форми і диверсифікувати методи представлення інформації користувачам віртуального середовища; уміти застосовувати сучасні засоби телекомунікацій з метою представлення підприємства у зовнішньому середовищі; володіти методами вивчення характеру і структури зовнішніх і внутрішніх інформаційних потоків; оцінювати якість інформації, що надходить із зовнішнього середовища і застосовуються для прийняття управлінських рішень; володіти методами розробки інформаційна структура INTRANET-сервера

Організація

Типове завдання діяльності	Уміння
організація комунікацій у глобальному інформаційному середовищі мережі Інтернет: організація ділових контактів за допомогою мережі, участь у проектах із створення “віртуальних корпорацій”, “електронних бібліотек”; адаптація інформаційних ресурсів підприємства до розповсюдження їх через глобальні інформаційні мережі	уміти проектувати WWW-сторінки для доступу до інформаційних ресурсів організації; володіти методами адаптації інформаційних ресурсів підприємства до розповсюдження їх через глобальні інформаційні мережі; володіти методами інформаційного наповнення WEB-сайта маркетинговою, рекламною, бібліографічною інформацією, повнотекстовими базами даних; здійснювати пошук інформації в мережі Інтернет з метою задоволення інформаційних потреб користувачів інформації; здійснювати розробку рекламно-інформаційних матеріалів для розміщення їх в мережі Інтернет

Контроль

Типове завдання діяльності	Уміння
інформаційно-аналітичний моніторинг документного потоку мережі Інтернет;	уміти здійснювати контроль якості і достовірності інформації, що циркулює всередині організації і тієї, що надходить із зовнішніх джерел

Практичне завдання

Використовуючи традиційні інформаційні джерела і ресурси мережі Інтернет виконати інформаційний пошук стосовно предметної галузі “інформаційний менеджмент”, дослідити семантично пов'язані галузі. Укласти аналітичну довідку щодо одержаного семантичного спектру проблеми (3-4 стор.). 

1.4 Соціально-психологічні особливості інформаційно-управлінської діяльності

Особливість комунікативної діяльності породження інформації полягає в тому, що вона безпосередньо спрямована на задоволення не індивідуальних потреб суб'єкта, а на потреби інших людей, тобто суспільні потреби.

Діяльність в системі "інформація-користувач" забезпечується за допомогою комп'ютерно-інформаційних систем і відбувається в сучасних умовах в комунікаційній системі "інформація - комп'ютерно-інформаційна система - користувач інформації".

З урахуванням вищевикладеного визначимо систему інформаційного забезпечення як взаємопов'язану сукупність заходів, спрямованих на забезпечення інформаційної діяльності, що включає сукупність інформаційних процесів, спрямованих на виконання забезпечуючих інформаційних функцій, поєднаних у логічно послідовну, цілеспрямовану систему, виконуваних із застосуванням комп'ютерних систем в широкому спектрі інформаційних завдань.

Комунікація є змістовним аспектом соціальної взаємодії, однією з найбільш загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи і управлінську. Комунікації - це всепроникаючий і складний процес, який включає людей, які розмовляють під час особистого спілкування або в групах, по телефону, які читають або складають службові і приватні документи. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, літер, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого виражається відношення одного працівника до знань і понять іншого, досягається довіра, взаємосприйняття поглядів та ін.

Іншими словами, комунікації - це обмін інформацією, на основі якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо комунікації налагоджені неефективно, рішення можуть виявитись помилковими.

В своїй основі процес комунікацій представляється як процес руху інформації "відправник - канал - одержувач", реального або потенційного зв'язку у формі діалогу, а також впливу на керований об'єкт, яке досягається у результаті обміну повідомленнями. Для вдосконалення комунікацій в організаціях необхідно чітко визначити потребу в інформації кожного структурного підрозділу, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних завдань.

...