Основи інформаційного менеджменту

Сучасний бізнес зробив якісний крок у бік глобальної комп'ютеизованої комерції. За допомогою електронних технологій здійснюються ділові операції - встановлення контактів, укладання угод, комп'ютеризована торгівля товарами і послугами та ін. Все частіше джерелом аналітичної і оглядової бізнес-інформації стає Інтернет. Всесвітня мережа надає бізнес-новини і аналітичну інформацію, містить довідники з правової інформації, відомості про підприємства, статистичні дані. Мережа надає сервіс у одержанні економічної інформації, даних про фінансовий ринок, фондовий і товарний ринки. Витрати, наприклад консалтингових фірм, на інформаційне забезпечення при виконанні маркетингових досліджень того чи іншого сегменту ринку, становлять до 10 % вартості проекту, при чому значних матеріальних і трудових ресурсів потребує збирання первинної інформації, яка є базою для проведення досліджень. Крім одержання інформації з мережі Інтернет, підприємства широко використовують мережу для реклами і маркетингу. Завдання відбору інформації, її аналітичної обробки і систематизації для представлення в мережі, підтримки її актуальності є завданням інформаційних працівників.

Компанії фінансового сектору, фірми, які працюють у сфері дозвілля і подорожей, авіакомпанії, некомерційні організації, продавці товарів довготермінового користування формують власні бази даних клієнтів, угод, проведених маркетингових кампаній. Дані для ведення таких баз даних одержують як із внутрішніх, так і з зовнішніх джерел. Робота як з традиційними джерелами інформації, так і з нетрадиційними (мережа Інтернет) потребує знання загальних інформаційних законів розсіювання інформації, зміни актуальності інформації, систематизації інформації за різними критеріями, уміння вироблення пошукової стратегії. Слід зазначити, що в умовах формування інформаційного ринку, інформація, якою володіють підприємства, є товаром, здатним викликати “інформаційний інтерес” учасників ринку до інформаційної продукції у вигляді баз і банків даних, адресно-довідкової інформації, аналітичних оглядів і прогнозів та ін.

Для будь-яких видів і форм інформаційного забезпечення можна сформулювати спільні вимоги, яким повинна відповідати інформація []:

1.Якісні

вірогідність - наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність випадкових або умисних спотворень інформації);

об'єктивність - інформація, “очищена” від неминучих спотворень, які виникли при її передаванні, а також від суб'єктивних спотворень психологічного плану;

однозначність - навіть достовірна і об'єктивна інформація повинна підлягати повторній перевірці;

своєчасність - інформація потрібна у потрібний час і у потрібному місці;

релевантність - характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, змісту інформаційного запиту;

пертинентність - характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, інформаційній потребі, вираженій в інформаційному запиті;

актуальність - важливість інформації у даний конкретний момент часу у прийняття конкретного рішення.

2. Кількісні

повнота - необхідна і достатня кількість інформації для прийняття рішення;

достатність - кількість інформації, достатня для вирішення поставленого вузького завдання.

3. Ціннісні.

значущість для........... ;

вартість - всі видатки за фактом одержання інформації.

Однією з основних рис сучасного менеджменту є гнучкість управління, швидкість реакції на змінювані зовнішні чинники, що зумовлює необхідність забезпечення менеджерів актуальною, спеціально орієнтованою на прийняття управлінських рішень інформацією про зовнішнє середовище.

Для позначення цієї традиційної функції інформаційного забезпечення системи управління сьогодні часто використовують термін “бізнес-розвідка” (business intelligence), або його еквівалент “конкурентна розвідка” (competitive intelligence), інтерес до яких спостерігається останніми роками у країнах близького і далекого зарубіжжя.

Головним завданням бізнес-розвідки вважають підтримку оптимальних управлінських рішень шляхом забезпечення менеджерів вищого рівня інформацією, яка ґрунтується на результатах діяльності із збирання і аналітичної обробки даних про зовнішнє середовище, у якому діє структурна одиниця, для якої здійснюється бізнес-розвідка.

Слово "бізнес" у цьому визначенні може трактуватись досить широко, оскільки функції бізнес-розвідки актуальні і для неприбуткових, наприклад, навчальних або наукових організацій.

Основна відмінність бізнес-розвідки від промислового шпіонажу - пошук і одержання всієї необхідної інформації виключно законними методами.

2.3 Класифікація оглядово-аналітичної інформації

Оглядово-аналітична діяльність - один із найважливіших напрямків інформаційного забезпечення користувача. Основні її цілі :

підготовка інформації для прийняття рішень;

оцінка рівня здійснюваних досліджень;

забезпечення фахівців галузі необхідною інформацією, в тому числі фактографічною;

ознайомлення фахівців і керівників з досягненнями у певних галузях господарства, науки та техніки;

інформаційне опонування планів соціально-економічного та науково-технічного розвитку держави , галузі, організації, фірми тощо.

Основні засоби для досягнення цих цілей: підготовка оглядових документів, аналітичних довідок, доповідей тощо.

Огляд - науково-технічний документ, який містить одержану на основі аналізу, систематизації і узагальнення відомостей із першоджерел концентровану інформацію про попередній та сучасний стан або тенденції розвитку проблеми (включаючи комплексні проблеми), предмета.

Підготовка оглядової інформації ґрунтується на процесі переробки документальних джерел, який включає:

витяг із документів і систематизацію відомостей із численних даних, які характеризують стан об'єкта (предмета, теми);

оцінку новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх доповнення й уточнення змісту;

логічне перетворення здобутих і перевірених даних, їх систематизацію для здобуття нової інформації про стан конкретної галузі, тобто знання досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

Поділ оглядів може бути виконаний за трьома взаємопов'язаними основами:

Глибина аналізу змісту першоджерел.

Цільове призначення огляду.

Форма подання оглядів, яка відображає оперативність інформації.

За першою основою поділу виділяють:

1. Бібліографічний огляд - вторинний документ, який містить систематизовані і узагальнені відомості про характер і призначення науково-технічних видань і документів.

2. Реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані і узагальнеі відомості про стан і основні тенденції розвитку проблеми, предмета.

3. Аналітичний огляд - первинний Вважається первинним, оскільки при підготовці аналітичного огляду застосовуються методи науково-дослідної діяльності: аналіз, співставлення, узагальнення, критична оцінка фактів. документ, одержаний у результаті всебічного аналізу відомостей з першоджерел, містить якісно нову інформацію, тобто аргументовану авторську оцінку стану, тенденцій розвитку розглядуваної проблеми, предмета і, за необхідності, обгрунтовані рекомендації щодо їх вирішення.

Для подальшого поділу цих типів оглядів використовується друга основа поділу - їх цільове призначення.

Бібліографічні огляди поділяються на такі види:

Огляд нових надходжень - вторинний документ, який містить систематизовані і узагальнені відомості про характер і призначення найбільш цінних публікацій, а також бібліографічні описи всіх науково-технічних матеріалів, одержаних за останній період (рік, квартал, місяць).

Огляд рекомендаційної літератури - вторинний документ, який містить систематизовані і узагальнені відомості про характер і призначення науково-технічних публікацій, релевантних проблемі, предмету.

Джерелознавчий огляд - вторинний документ, який містить систематизовані і узагальнені відомості про характер, призначення і тематику первинних науково-технічних видань з проблеми, предмета.

Огляд інформаційних видань - вторинний документ, який містить систематизовані і узагальнені відомості про характер, призначення і тематику інформаційних видань (реферативних журналів, бібліографічних покажчиків та ін..) з проблеми, предмета.

Реферативні огляди поділяються на такі види:

Науково-технічний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані і узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку теоретичних і експериментальних розробок проблеми, предмета.

Виробничо-технологічний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані відомості про стан і основні тенденції розвитку виробничо-технологічний розробок проблеми, предмета.

Техніко-економічний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані і узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку техніко-економічних розробок проблеми, предмета.

Комплексний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані і узагальнені відомості про стан і тенденції розвитку теоретичних, експериментальних, виробничо-технологічних і техніко-економічних аспектів розробок проблеми, предмета.

Аналітичні огляди поділяються на такі види:

Науково-технічний аналітичний огляд - первинний документ, який містить, на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.

Виробничо-технологічний аналітичний огляд - первинний документ, який містить, на основі відомостей одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку виробничо-технологічних аспектів предмета, проблеми і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.

Техніко-економічний аналітичний огляд - первинний документ, який містить, на основі відомостей одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку розробок техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.

Комплексний аналітичний огляд - первинний документ, який містить, на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних виробничо-технологічних, техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.

Порівняльний огляд - первинний документ, який містить, на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних виробничо-технологічних, техніко-економічних аспектів проблеми, предмета, галузі народного господарства в Україні і за кордоном.

Прогностичний огляд - який містить, на основі відомостей, одержаних з першоджерел (в тому числі, і з раніш зроблених прогнозів), аргументовану авторську наявної ситуації, тенденцій, темпів і прогнозів розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета, галузі і конкретні шляхи подальшого науково-технічного і соціально-економічного і соціально-культурного прогресу.

Науково-популярний огляд - який містить, на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета, викладену доступно для читача-неспеціаліста.

Відповідно, перелік питань, які необхідно відобразити у кожному з видів оглядів варіюється.

Наприклад, у науково-технічному огляді необхідно відобразити предмет і методи дослідження, взаємозв'язки або неузгодженість нових даних із старими теоріями, гіпотезами; результати і висновки, зроблені авторами першоджерел та ін.

У виробничо-технологічному огляді особливу увагу слід приділити принциповим особливостям конструкцій, технології, їх перевагам і недолікам.

У техніко-економічному огляді необхідно висвітлити, наскільки економічним, технологічним, конкурентноздатним є предмет, наскільки складним є напрям, скільки потребує часу, людських і матеріальних витрат, які складнощі принципового порядку очікуються, з чим вони пов'язані.

За формою подання, яка відображає оперативність оглядової інформації, огляди поділяються на такі види:

Оглядова довідка - огляд поточних матеріалів з вузькоспеціального питання.

Щорічний огляд - огляд за рік, при укладанні якого можуть бути використані оглядові довідки.

Оглядова стаття - огляд, який охоплює матеріал за певний період (3-10 років). При його укладанні можуть бути використані щорічні огляди. Може бути опублікований у журналах і тематичних збірках.

Огляд монографічного типу - огляд, який характеризується багатоаспектністю, охоплює матеріал з термін понад 5-10 років; при його укладанні можуть бути використані оглядові статті; публікується у вигляді брошури, книги.

З наведених визначень видно, що всі форми подання оглядів взаємопов'язані, одна форма оглядового документа може передувати іншій (але не обов'язково).

Практичне завдання №1:

Виконати оцінювання рейтингів методом об'єктивного оцінювання публікаційної активності за формальними характеристиками публікацій.

Завдання ґрунтується на одному з методів, застосовуваних при ситуаційному аналізі, прогнозуванні політичних процесів, ситуації в регіонах, оцінці активності при проведенні політичних (в тому числі виборчих) кампаній, здійсненні комунікативного аудиту (при визначенні результативності комунікаційної політики, яка проводиться організацією: вивчення повідомлень про фірму і розповсюджуваних від її імені; в наукових закладах - встановлення активності участі спеціалістів у житті міжнародної професійної спільноти, внеску в розвиток наукових напрямів), оцінюванні діяльності бізнес-структур на ринку і окремих представників бізнесу - методі рейтингового оцінювання.

Мета роботи: навчитись застосовувати методи об'єктивної оцінки рейтингів шляхом дослідження публікаційної активності.

Хід роботи:

Застосовуючи метод контент-аналізу дослідити публікації у газетних та журнальних виданнях за певний період, які стосуються політичної та ділової еліти України.

Дані занести в таблицю.

Наприклад:

Політична та ділова еліта в пресі України

№ п/п	Ім'я, прізвище	Особисті публікації	Згадується в газетах
		грудень, 1997	січень, 1998	грудень, 1997	січень, 1998
1.	Щербак	2	7	23	37
2.	Ведмідь	0	7	15	12
3.	Вовченко	5	0	10	7
	Всього	7	14	48	56

Побудувати таблицю розподілу публікацій за типами.

Наприклад:

Тип публікації (загальний масив)	Кількість за роками	Рейтинг публікації даного типу
	1997 р.	1998 р.
Особисті публікації	7	14	(55+70)/(7+14)=5,95
Згадується в газетах	48	56	(55+70)/(48+56)=1,2
Всього за рік	55	70

Рейтинг публікації певного типу визначається як:

Рейтинг типу публікації=Кількість публікацій в загальному масиві/частота публікацій даного типу

Для кожного з представників визначити рейтинг особистих публікацій і рейтинг згадувань. Обчислити публікаційний рейтинг кожного з представників за формулою:

Публікаційний рейтинг представника=Кількість публікацій за роками (за типом)*Рейтинг публікації даного типу

Дані занести в таблицю.

Наприклад:

Особисті публікації

Прізвище	Кількість за роками	Рейтинг представника
	1997 р.	1998 р.
Щербак	2	7	(2+7)*5,95=53,55
Ведмідь	0	7	(0+7)*5,95=41,65
Вовченко	5	0	(5+0)*5,95=29,75

Аналогічно заповнюється таблиця Згадування в газетах.

Побудувати за одержаними значеннями діаграми.

Оформити лабораторну роботу, представити викладачу побудовані діаграми, захистити роботу.

Практичне завдання №2:

Виконати інформаційний пошук у мережі Інтернет і створити базу даних Інтернет-ресурсів (адреси сайтів і опис їх змісту), що стосуються продуктів і послуг фірм певної сфери. Самостійно визначити структуру бази даних і обрати програмний засіб для реалізації.

2.4 Експертні оцінки у підготовці інформації для прийняття управлінських рішень

В основі здатності до вирішення різноманітних завдань інформаційної діяльності лежать складні міжпредметні знання, уміння і навички. Однією з важливих функцій, яку реалізують спеціалісти з управління інформаційними потоками, є функція експерта в галузі документальних джерел інформації і функція когнітолога - організатора експертиз для формалізації процедур збирання і аналізу думок спеціалістів у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень на всіх етапах управлінського циклу - аналізі проблемних ситуацій, прогностичних дослідженнях, аналізі існуючих рішень та ін.

У практиці управління зустрічається значна кількість завдань, на які складно отримати точні відповіді. Це пов'язано, в першу чергу, з невизначеністю, обумовленою випадковою поведінкою елементів тієї чи іншої системи, а також обмеженим знанням про об'єкт управління. Для одержання більш повних знань про досліджуваний об'єкт необхідно мати більший обсяг інформації, яка часто має якісний характер і не піддається кількісним вимірюванням.

Тому при прогнозуванні, розробці проектів і виборі програми напряму розвитку системи, оцінки якості продукції, роботи підприємства і організації та інших завдань все ширше застосовуються методи експертних оцінювань (експертні методи), які допомагають формалізувати процедури збирання і аналізу думок спеціалістів і перетворити одержану інформацію у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень.

Спеціалісти, які готують інформацію для прийняття управлінських рішень, повинні надати її у вигляді цілісної картини, яка відображає об'єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці.

Основними етапами цього процесу є:

побудова інформаційної моделі досліджуваного об'єкта;

розробка системи якісного аналізу інформації;

розробка інформаційної моделі розвитку об'єкта;

визначення тенденцій і перспектив розвитку досліджуваного об'єкта.

Працівники, що займаються інформаційним забезпеченням осіб, які приймають рішення, повинні вчасно помітити виникнення проблемної ситуації, повинні бути висококваліфікованими спеціалістами в галузі науки управління, володіти методами прогностичних досліджень.

Експертні оцінки використовуються на всіх етапах інформаційного забезпечення управління - від локальних до глобальних. Наприклад, інформаційні потреби організації визначаються на основі думок окремих спеціалістів і тих специфічних завдань, що стоять перед ними. На основі узгодження інтересів різних підрозділів організації виробляється консенсус відносно їх інформаційних потреб.

На кожному з етапів управлінського циклу, серед яких аналіз проблемної ситуації, прогностичні дослідження, аналіз існуючих рішень, аналіз варіантів дерева виявлених цілей, розробка документів, необхідні кількісні і якісні оцінки висококваліфікованих спеціалістів - експертів. Результати експертних оцінок багато в чому визначають ефективність управлінських рішень, які приймаються.

Експертні оцінки - це судження кваліфікованих фахівців-професіоналів, висловлені у виді змістовної, якісної або кількісної оцінки об'єкта, призначені для використання при прийнятті рішень.

Експертизи можуть бути індивідуальні і колективні, з обміном інформацією між експертами і без обміну, анонімні і відкриті.

Основною метою проведення експертиз є підвищення професійного рівня рішень, які приймаються за рахунок використання спеціально розроблених і перевірених практикою технологій експертного оцінювання.

Для одержання якісної експертної інформації необхідно додержання таких умов:

наявність експертної комісії, яка складається з спеціалістів, що професійно знайомі з об'єктом експертизи і мають досвід роботи експерта;

наявність аналітичної групи, яка професійно володіє технологією організації і проведення експертиз, методами одержання і аналізу експертної інформації;

одержання достовірної експертної інформації;

коректна обробка і аналіз експертної інформації.

При застосуванні експертних технологій виникають такі проблеми:

Формування експертної комісії. Однією з основних проблем є визначення якості експерта.

Організація і проведення експертиз.

Одержання експертної інформації.

Визначення остаточних експертних оцінок.

Багатокритеріальні оцінки.

Аналіз результатів експертизи.

Типовими помилками при застосуванні експертних технологій є:

перебільшення можливостей експертних оцінок;

залучення некомпетентних експертів;

недостатня поінформованість експертів про об'єкт експертизи;

недостатньо чітка постановка задачі перед експертами;

обмеження експертизи межами однієї експертної процедури;

надлишкове захоплення кількісними оцінками;

порушення правил теорії вимірювань;

необхідність організації інформаційної взаємодії між експертами;

конформізм експертів;

неврахування фактора кон'юнктурності;

невірне розуміння точності експертних оцінок;

неправильна обробка результатів експертизи;

некоректна інтерпретація результатів.

Одним з головних завдань інформаційного менеджера є комплексне інформаційне забезпечення користувачів найбільш повною і достовірною фактографічною і концептуальною інформацією, особливо порівняльного і прогнозного характеру щодо стану, тенденцій і перспектив розвитку певної предметної галузі. В умовах існування значної кількості різноманітних інформаційних джерел і масивів інформації, перед спеціалістом виникає завдання визначення відносної цінності різних джерел інформації з точки зору їх використання у діючих системах інформаційного забезпечення. За допомогою логічного аналізу існуючої інформації, систематизованої у вигляді інформаційного поля, тобто аналізу сукупного змісту документального потоку, який передбачає знання джерел інформації, навички інформаційного пошуку тощо, спеціаліст може одержати необхідну інформацію для забезпечення інформаційних потреб користувачів, але успішність діяльності інформаційного спеціаліста у виконанні цих завдань залежить від того, наскільки він власне сам є компетентним експертом, зокрема в галузі використання інформаційних джерел, визначення інформаційних потреб користувачів інформації.

Виступаючи як експерт у відповідній галузі, інформаційний менеджер для виконання ряду професійних завдань залучає до співпраці експертів у інших галузях, зокрема, проводить експертні опитування при визначенні інформаційних потреб користувачів, при розробці і реалізації проекту впровадження комп'ютерної інформаційної системи підприємства з метою визначення вимог користувачів до інформаційної системи, експертне опитування постачальників апаратного і програмного забезпечення комп'ютерних систем та для вирішення широкого спектру інших завдань управління інформаційною діяльністю. При реалізації експертного підходу здійснюється змістовна постановка експертних задач, формуються експертні групи, обираються відповідні методи оцінки і аналізу думок експертів. У процесі організації і проведення опитування виявляється узгодженість думок експертів і виробляється групова думка.

Основне завдання спеціаліста, який виступає в професійній ролі когнітолога, полягає в тому, щоб вербалізувати і зробити загальнодоступним те знання, яким неусвідомлено володіє і користується експерт-спеціаліст.

Практичне завдання:

Виконати роботу з організації експертного опитування в групі студентів на тему: “Дослідження вимог до джерел інформації”.

Мета роботи: на основі експертного оцінювання визначити відносну цінність різних джерел інформації з точки зору їх використання у системі інформаційного обслуговування.

Завдання: Провести експертне опитування стосовно того, якою мірою різні види джерел інформації задовольняють вимогам оперативності, повноти, новизни, достовірності, стислості (використовується 8-бальна шкала оцінювання). Таблиця заповнюється кожним студентом, як експертом (табл.1.).

Таблиця 1

Вимоги	Види джерел
	Засоби масової інформації	Періодична література	Неперіодична література	Рекламна документація	Патентно-ліцензійна документація	Урядові та відомчі акти, закони	Конференції, наради	Джерела усної інформації
Оперативність	1	4	8	5	7	3	6	2
Повнота	3	4	2	5	6	7	1	8
Новизна	3	5	8	6	4	2	7	1
Достовірність	4	5	6	7	3	2	1	8
Стислість	5	4	6	1	2	3	7	8

За результатами індивідуальної експертизи заповнити зведену табличну форму за кожним з видів вимог для висловлювань всіх експертів, якими виступають студенти групи, і таким чином, одержати групову експертну оцінку джерел інформації. Приклад для вимоги оперативності наведено у табл.2.

Таблиця 2 - Оперативність

Види джерел	Експерти
	1	2	…	N
Засоби масової інформації	1			1
Періодична література	3	2		5
………..	8	7		7
Конференції, наради	5	6		6
Джерела усної інформації	6	4		2

Від викладача одержати оцінки експертів-професіоналів.

Кількісна оцінка здійснювалась за допомогою дисперсії. Всього здійснювалось три парних порівняння: студент - група, студент - професіонали, група - професіонали.

Оцінити точність і побудувати графіки:

свого прогнозу відносно оцінки експертів-професіоналів;

свого прогнозу відносно оцінки групи студентів-експертів.

Оформити роботу у вигляді звіту.

2.5 Інформаційне моделювання

Діяльність будь-якого підприємства можна представити як безперервну зміну стану фізичних та інтелектуальних об'єктів, що мають відношення до підприємства, таких як співробітники, засоби виробництва, продукція, ідеї, фінанси та ін. Для ефективного управління цим процесом кожна зміна того чи іншого об'єкту повинна мати своє документальне відображення.

Таким відображенням слугують особові справи співробітників, звіти, рекламна продукція, службові записки та ін. Їх сукупність назвемо інформаційною сферою підприємства. Рух інформації (наприклад, документообіг) і зміну їх називають інформаційними потоками.

Очевидно, що кожному бізнес-процесу, а також кожній зміні фізичних об'єктів повинен відповідати певний інформаційний потік. Керівництво підприємства, при побудові стратегічних планів розвитку і управління діяльністю підприємства, видаючи накази, розпорядження та ін., фактично керується інформаційними потоками і вносить до них зміни, таким чином здійснюючи інформаційний менеджмент.

Інформаційна модель організації є схемою потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів і показників.

Під інформаційним потоком будемо розуміти інформацію, яка у даний проміжок часу циркулює у суспільстві, передається суб'єктом інформаційної взаємодії об'єкту і використовується останнім як метазасіб соціальної діяльності [].

Можна виділити такі властивості інформаційних потоків:

Спрямованість інформаційного потоку.

Наявність структури інформаційного потоку.

Спрямованість інформаційних потоків постійно змінюється, відбувається переформування їх структури, з декількох масивів інформації утворюється один, впорядкований певними вихідними принципами. При цьому неминуче відбуваються втрати інформації порівняно з тією, що надходить ззовні до системи. Кім того, інформація спотворюється “шумом” у процесі перекодування, відбирання і організації.

Процеси циркуляції інформаційних потоків вирізняються значною різноманітністю. Зустрічні потоки і ті, що перекриваються, утворюють зони підвищеної інформаційної ємності, у яких, як правило, виникають проблемні ситуації.

Всі потоки є фільтруючими, їм притаманна властивість надавати пріоритет деяким відомостям у відповідності з певним набором засобів, які впорядковують даний потік.

Інформаційні потоки є також дискретними, тобто містять пропуски певних ланок, в них утворюються накопичення інформаційних відомостей навколо яких-небудь логічних понять, утворюються паралельні підмножини подібної або суміжної інформації. Цим обумовлена “пластичність” інформаційних потоків, оскільки кожний дискретний елемент потоку має численні зв'язки. Одна й та ж ланка потоку може одночасно “замикатись” з множиною інших і утворювати з ними складні сплетіння. Кожний зв'язок такого роду - це реалізація якої-небудь змістової функції досліджуваного поняття або об'єкта.

Моделювання - це метод опосередкованого практичного або теоретичного оперування об'єктом, при якому використовується допоміжний проміжний або природний “квазіоб'єкт” (модель), який знаходиться у деякій об'єктивній відповідності з об'єктом пізнання, здатний замінити його у певних відносинах і дає при його використанні зрештою інформацію про власне модельований об'єкт.

Модель - це подумки представлена або матеріально реалізована система, яка відображаючи або відтворюючи об'єкт дослідження, здатна заміщувати його так, що її вивчення дає нам нову інформацію про цей об'єкт.

Існує два основні способи опису моделей - статичний і динамічний. Статичний опис розглядає структуру моделі, тобто такі її аспекти, у яких можна не брати до уваги час. Динамічний опис розглядає потік подій, тобто зміну модельованих процесів у часі, який не можна брати до уваги з точки зору завдань, вирішуваних організацією. Таким чином, є природнім використовувати різні моделі для опису різних аспектів діяльності організації. Очевидно, що розглядати у одній моделі всі аспекти не тільки не потрібно, але і неможливо.

Як інструмент для аналізу і вивчення взаємозв'язків між інформаційними потоками в межах діяльності підприємства був розроблений стандарт IDEF1. Метою подібного дослідження є доповнення і структуризація існуючої інформації і забезпечення якісного менеджменту інформаційними потоками.

Необхідність у подібній реорганізації інформаційної області як правило виникає на початковому етапі побудови корпоративної інформаційної системи і методологія IDEF1 дозволяє досить наочно виявити слабкі місця в існуючій структурі інформаційних потоків.

Застосування методології IDEF1, як інструменту побудови наочної моделі інформаційної структури підприємства дозволяє розв'язати такі завдання:

з'ясувати структуру і зміст наявних потоків інформації на підприємстві;

визначити, які проблеми, виявлені в результаті функціонального аналізу і аналізу потреб, викликані недоліками управління відповідною інформацією.

виявити інформаційні потоки, які потребують додаткового управління для ефективної реалізації моделі.

За допомогою IDEF1 відбувається вивчення відповідної інформації про різні об'єкти в галузі діяльності підприємства.

IDEF1-модель включає до розгляду не тільки автоматизовані компоненти, бази даних і відповідну їм інформацію, а також і реальні об'єкти, такі як співробітники, кабінети, телефони та ін.

Місія методології IDEF1 полягає в тому, щоб виявити і чітко постулювати потреби в інформаційному менеджменті в межах комерційної діяльності підприємства. IDEF1 є аналітичним методом і застосовується переважно для виконання таких дій:

визначення самої інформації і структури її потоків, які мають відношення до діяльності підприємства;

визначення існуючих правил і законів, за якими здійснюється рух інформаційних потоків, а також принципів управління ними;

з'ясування взаємозв'язків між існуючими інформаційними потоками в межах підприємства;

виявлення проблем, які виникають внаслідок нестачі якісного інформаційного менеджменту.

Результати аналізу інформаційних потоків можуть бути використані для стратегічного і тактичного планування діяльності підприємства і покращання інформаційного менеджменту.

Основною метою використання методології IDEF1 залишається дослідження руху потоків інформації та принципів управління ними на початковому етапі процесу проектування корпоративної інформаційно-аналітичної системи, яка сприятиме більш ефективному використанню інформаційного простору.

Моделювання інформаційних взаємозв'язків і відмінностей між:

реальними об'єктами

фізичними і абстрактними залежностями, які існують серед реальних об'єктів;

інформацією, яка відноситься до реальних об'єктів;

структурою даних, яка застосовується для придбання, накопичення, використання і управління інформацією.

Однією з основних переваг методології IDEF1 є забезпечення послідовного і чітко структурованого процесу аналізу інформаційних потоків в межах діяльності підприємства. Іншою властивістю IDEF1 є широко розвинута модульність, яка дозволяє ефективно виявляти і корегувати неповноту і неточність існуючої структури інформації протягом всього етапу моделювання.

При побудові інформаційної моделі проектувальник завжди оперує двома основними глобальними галузями, кожній з яких відповідає множина характерних об'єктів. Першою з цих галузей є реальний світ, або ж сукупність фізичних і інтелектуальних об'єктів, таких як люди, речі, ідеї та ін., а також всі властивості цих об'єктів і залежності між ними. Другою є інформаційна область. Вона включає в себе існуючі інформаційні відображення об'єктів першої області і їх властивостей.

Інформаційне відображення не є об'єктом реального світу, однак, зміна його, як правило, є наслідком деякої зміни відповідного об'єкта реального світу.

Методологія IDEF1 розроблена як інструмент для дослідження статичної відповідності вищезазначених галузей і встановлення правил і механізмів зміни об'єктів інформаційної області при зміні відповідних їм об'єктів реального світу.

Практичне завдання №1:

Дослідити структуру і зміст інформаційних потоків, які надходять до підприємства і циркулюють всередині його (на прикладі факультету, університету, бібліотеки тощо). Побудувати структурну схему.

Практичне завдання №2:

Використовуючи друковані та електронні (Інтернет) засоби масової інформації виконати аналітичне дослідження і скласти аналітичну записку на задану тему із внутрішньої або зовнішньої політики держави. При укладанні аналітичної записки додержуватись таких вимог:

безособистісна структура записки;

конкретна проблематика;

новизна інформації;

всі сформульовані проблеми повинні бути обґрунтовані;

уникати тривіальних прикладів;

не торкатись одразу декількох не пов'язаних між собою питань;

наукова термінологія.

Запитання для самоперевірки:

Назвати класи завдань управлінської діяльності.

Класифікація працівників офісу відповідно до виконуваних ними завдань.

Назвати психологічні критерії добору інформації.

Розкрити зміст моніторингових, ініційованих і кумулятивних аналітичних досліджень.

У чому полягає необхідність і зміст експертних оцінювань при підготовці управлінських рішень?

Дати визначення інформаційного потоку і назвати його властивості.



3. Інформаційні продукти і послуги

3.1 Структура інформаційного ринку

Ринок інформаційних продуктів та послуг є системою економічних, правових, організаційних відносин у сфері торгівлі продуктами інтелектуальної праці на комерційних засадах. Він характеризується визначеною номенклатурою продуктів і послуг, умовами та механізмами їх надання, цінами. Предметами продажу або обміну на інформаційному ринку виступають інформаційні системи, інформаційні технології, ліцензії, патенти, товарні знаки, інженерно-технічні послуги, різного роду інформація та інші види інформаційних ресурсів.

Постачальниками інформаційних продуктів та послуг можуть бути:

центри, де створюються та зберігаються бази даних;

спеціальні служби, у яких акумулюється інформація з конкретної сфери діяльності, здійснюється її аналіз, узагальнення, прогнозування (консалтигнові фірми, біржі та ін..);

комерційні фірми;

інформаційні брокери;

мережа Інтернет.

Інформаційний ринок як економічне явище - це єдність виробництва, розподілу, обміну й використання інформаційних продуктів та послуг.

Рівень і перспективи розвитку інформаційного ринку визначає відповідність інформаційної інфраструктури ринковим вимогам. Сучасна інформаційна інфраструктура складається із систем накопичення і збереження інформаційних продуктів; систем виробництва інформаційних продуктів; систем забезпечення інформаційними продуктами користувачів, систем сервісного обслуговування елементів інфраструктури та системи підготовки кадрів.

Інфраструктура інформаційного ринку - це сукупність секторів, кожен з яких об'єднує групу людей або організацій, які пропонують однорідні інформаційні продукти і послуги.

На світовому ринку інформації визначають такі основні сектори, характерні для всіх розвинених країн:

1. Сектор ділової інформації (біржової, фінансової, комерційної, економічної, статистичної) охоплює:

біржову й фінансову інформацію (про котирування цінних паперів, валютні курси, облікові ставки, ринок товарів та капіталу, інвестиції, ціни). Цю інформацію надають біржі, спеціальні служби біржової і фінансової інформації, банки, брокерські компанії;

економічну та іншу соціальну статистичну інформацію: демографічну, інформацію у вигляді рядів динаміки соціальних даних, прогнозованих моделей та оцінок, які надають державні служби, а також компанії, що займаються дослідженнями та розробками, консалтингом;

комерційну інформацію (про компанії, фірми, напрями їхньої діяльності, товари, ціни, фінансовий стан, керівництво тощо). Цю інформацію надають широкі кола установ, у тому числі й неінформаційні;

ділові новини в галузі економіки та бізнесу, які надають спеціальні інформаційні служби.

2. Сектор професійно орієнтованої інформації (науково-технічної та спеціальної) вміщує:

документальну, бібліографічну, реферативну та довідкову інформацію, а також дані з галузей фундаментальних та прикладних, природознавчих, технічних і суспільних наук, виробництва та різних сфер людської діяльності;

послуги, пов'язані з пошуком і наданням першоджерел та копій документів, організацією доступу до джерел інформації через бібліотеки та спеціалізовані служби, послуги у придбанні першоджерел, їх одержанні через міжбібліотечний абонемент у вигляді мікро- і повнорозмірних копій.

3. Сектор масової споживчої інформації охоплює:

новини та літературу (інформацію служб новин і агентств преси, електронні журнали, довідники, енциклопедії);

споживчу та розважальну інформацію (новини, прогнози погоди, розклад руху транспорту, пропозиції з обміну, купівлі і продажу тощо). Ця інформація розповсюджується як у вигляді документальних видань, так і каналами служб телебачення (телетекст, відеотекст), радіомовлення, комп'ютерних мереж.

Відповідно, виокремлюють п'ять секторів інформаційного ринку, які відрізняються специфічним колом користувачів та домінуючими видами інформаційних послуг.

Рис. 5. Структура товарів і послуг інформаційного ринку

1-й сектор--ділова інформація:

біржова і фінансова інформація - котировки цінних паперів, валютні курси, ринок товарів і капіталів, інвестиції, ціни. Постачальниками є спеціальні служби біржової і фінансової інформації, брокерські компанії, банки;

статистична інформація - прогнозні моделі і оцінки економічної, соціальної і демографічної сфер. Постачальниками є державні служби, компанії, консалтингові фірми;

комерційна інформація щодо компаній, фірм, корпорацій, напрямам їх діяльності і продукції, ціни; про фінансовий стан, зв'язки угоди, керівників, ділові новини в галузі економіки і бізнесу. Постачальниками є спеціальні інформаційні служби.

2-й сектор --інформація для спеціалістів:

професійна інформація - спеціальні дані та інформація для юристів, лікарів, викладачів, інженерів, метеорологів та ін..

науково-технічна інформація - документальна, бібліографічна, реферативна, довідкова інформація в галузі природничих, технічних, суспільних наук, за галузями виробництва і сферами людської діяльності;

3-й сектор--споживча інформація:

новини і література - інформація служб новин і агенцій преси, електронні журнали, довідники, енциклопедії;

споживча інформація - розклад транспорту, резервування квитків та місць у готелях, замовлення товарів і послуг, банківські операції та ін..;

розважальна інформація - ігри, телетекст, відеотекст.

4-й сектор--послуги освіти, які включають всі ступені освіти: дошкільну, шкільну, спеціальну, середньо професійну, вищу, підвищення кваліфікації і перепідготовку. Інформаційна продукція може бути у електронній і неелектронній формі: підручники, методичні розробки, практикуми, комп'ютерні ігри для розвитку, комп'ютерні навчальні і контролюючі системи, методики навчання та ін.

5-й сектор -- інформаційні системи і засоби:

програмні продукти - програмні комплекси, системне програмне забезпечення, програми загальної орієнтації, прикладне програмне забезпечення для конкретної сфери застосування та ін.;

технічні засоби -- комп'ютери, телекомунікаційне обладнання, оргтехніка, супутні матеріали і комплектуючі;

розробка і супровід інформаційних систем і технологій - дослідження інформаційних потоків організації, розробка концептуальних інформаційних моделей, розробка структури програмного комплексу, створення і супровід баз даних;

консультування з різних аспектів інформаційної індустрії - щодо придбання інформаційної техніки, програмного забезпечення для здійснення професійної діяльності, щодо використання відповідних інформаційних технологій та ін..

Особливості інформації як товару, перш за все, пов'язані з її інтелектуальною сутністю, з її здатністю впливати на створення нового інтелектуального (рішення, проекти, прогнози, ідеї, оцінки та ін.) і матеріального продукту. Вартість його визначається не стільки витратами на виробництво, скільки мірою впливу на виробництво створюваного за допомогою одержаної інформації нового продукту, ринковою кон'юнктурою.

Простота відтворення (копіювання, тиражування), можливість швидко доставити інформаційний товар дозволяють забезпечити високий прибуток виробникам інформаційного товару.

Специфічними для інформаційного товару є вимоги до його якості. Це пов'язано з тим, що інформація є дорогим товаром і таким, що швидко морально застаріває. Тому критеріями оцінки його якості є:

повна відповідність змісту попитові конкретного користувача;

надійність (повнота, відсутність “шумів”, новизна, достовірність);

оперативність (своєчасність надання);

відповідність форми товару (ясність, доступність і стислість викладення) потребам користувача.

У відповідності з інтересами виробників і користувачів інформації ринок знімає тематичні або формальні обмеження з інформації як товару, однак вносить обмеження у розповсюдженні інформації, пов'язані з необхідністю додержання комерційної таємниці підприємства і “інформаційної екології” інформаційного простору, що потребує високої інформаційної культури інформаційних менеджерів.

Інформаційну продукцію, яка є товарною основою інформаційного ринку, можна поділити на такі основні документальні групи:

всі види професійних публікацій;

наукова, техніко-економічна, технологічна, конструкторська, фінансова, комерційна, біржова, організаційно-методична документація;

банки і бази даних, програми для ПК;

адресно-довідкова інформація.

Виділяють такі основні особливості споживчої вартості інформаційних продуктів.

Незнищуваність. Інформаційний продукт зберігає інформацію, яка в ньому міститься, незалежно від того, скільки разів вона була використана. Більш того, ця інформація може бути багато разів тиражована різними користувачами, які мають до неї доступ.

Деактуалізація (старіння). Інформаційні продукти втрачають з часом притаманну їм спочатку споживчу вартість, тому що в суспільстві, яке розвивається, зміна необхідних користувачеві знань робить раніш накопичені інформаційні продукти все більш придатними до відтворення знань.

Адресність. Продукти повинні враховувати особливості тих чи інших груп користувачів і їх індивідуальні властивості.

Наукоємність виробництва інформаційного (інформаційно-аналітичного) продукту.

В основі створення інформаційних продуктів знаходяться інформаційно-когнітивні процеси, тобто процеси, пов'язані з представленням особистісних знань у вигляді інформації і відтворенням знань на основі інформації. Саме такий продукт, який надає користувачеві інформацію, з якої він може відтворити потрібне йому знання, користувач готовий купувати, співвідносячи плату з тією вигодою, яку йому може принести одержуване знання.

Функціонування інформації як товару і здійснення інформаційних послуг регламентується Законом України “Про інформацію”.

Стаття 39. Інформація як товар

Інформаційна продукція та інформаційні послуги громадян та юридичних осіб, які займаються інформаційною діяльністю, можуть бути об'єктами товарних відносин, що регулюються чинним цивільним та іншим законодавством. Ціни і ціноутворення на інформаційну продукцію та інформаційні послуги встановлюються договорами, за винятком випадків, передбачених Законом.

Стаття 40. Інформаційна продукція

Інформаційна продукція - це матеріалізований результат інформаційної діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, установ і організацій.

Стаття 41. Інформаційна послуга

Інформаційна послуга - це здійснення у визначеній законом формі інформаційної діяльності по доведенню інформаційної продукції до користувачів з метою задоволення їх інформаційних потреб.

Товар, який надається на інформаційний ринок може мати будь-яку документальну форму і обсяг у відповідності з попитом.

Питання цін на інформаційну продукцію є досить складним, часто його може прояснити практика, але в будь-якому випадку вони повинні бути гнучкими, враховувати попит і пропозицію.

3.2 Електронні публікації

Основою ефективного функціонування підприємств в епоху розповсюдження Інтернет є стратегія електронного бізнесу у відносинах з усіма учасниками ділового процесу для одержання відчутних переваг у конкурентній боротьбі. Створення потужної Web-інфраструктури є ефективною основою для електронного бізнесу будь-якого типу, а основою цієї інфраструктури є електронні публікації.

Під створенням електронних видань (electronic publishing) розуміють створення інформаційних структур, які розповсюджуються надалі електронними засобами між конкретними користувачами. Електронні видання мають багато спільного з традиційними видами видавничої продукції (книги, журнали, фільми, кліпи), але їх унікальні можливості виходять за межі розуміння традиційного видавничого процесу.

Електронне видання може містити корпоративні фінансові звіти, періодику, архівні матеріали, технічну документацію. Переважна більшість електронних публікацій передбачає інтерактивну взаємодію з користувачем і наявність засобів навігації з використанням гіпертексту. Ключовим моментом у створенні публікацій є добір моделі документа, засобів його доставки, способів взаємодії і апаратно-програмних засобів, прийнятних для певної групи користувачів.

Особливістю електронних публікацій є дешевий видавничий процес, обумовлений відсутністю високих накладних витрат на виготовлення і розповсюдження. Якщо видавець не зацікавлений в одержанні прибутку, він може просто розмістити документ в мережі, зробивши його доступним засобами Web.

Вибір способу розповсюдження електронної публікації залежить від кола потенційних користувачів і ринкової стратегії, розроблюваної для публікації. Сьогодні найбільш реальними є компакт-диски і мережа.

При створенні електронної публікації повинні бути закладені ідеї, цікаві читачам, тому потрібні автори і редактори; ці ідеї повинні відповідати способу представлення і змісту, тому потрібні видавці і інвестори; публікації повинні бути підготовлені для розміщення на носії - повинні розробники; якщо публікації будуть розміщені на компакт-диску - необхідні виготовлювачі; оскільки видання будуть продаватись і купуватись - необхідний маркетинг.

Як правило, видання мережевих документів ґрунтується на мові HTML.

Електронні публікації дозволяють використовувати накопичений організацією досвід для налагодження відносин з усіма учасниками ділових процесів, здійснюваних організацією.

Види електронних публікацій організації можуть бути такими:

статична публікація: публікація змісту, який залишається незмінним, поки автор не змінить його вручну;

динамічна публікація: публікація змісту, який автоматично змінюється, але виглядає однаково для будь-якої аудиторії;

“вибіркова” публікація: публікація змісту, який побудований із заздалегідь визначених компонентів, які аудиторія підбирає самостійно, виходячи із своїх специфічних потреб;

адаптивна публікація: публікація змісту, який складається із заздалегідь визначених компонентів, які може настроювати як аудиторія, так і автор;

публікація, орієнтована на відносини: залучення аудиторії до процесу публікації за рахунок створення середовища, до якого користувачі роблять свій внесок, надаючи відгуки і пропозиції.

Розробка електронної публікації містить такі головні компоненти:

створення змісту: розробка змісту і його структурування за компонентами;

управління змістом: оцінка, управління версіями і установка компонентів;

доставка змісту: поєднання керованих компонентів і їх розподіл у різних середовищах для різних аудиторій.

Електронні публікації можуть бути статичними і динамічними (формуються в момент звертання до них спецiальними програмами пiд час надходження запиту) і розміщуються на Web-сайтах організацій.

Розробка Web-сайта складається з таких основних операцій і потребує врахування таких основних компонентів сайта:

розробка концепції сайта;

створення продуманої зручної навігаційної системи сайта

розробка інтерфейсу сайта

розробка індивідуального дизайну сайта

графіка і анімація

web-програмування і верстання

створення web-додатків;

система управління змістом сайта;

система управління доступом;

форма замовлення;

оновлюваний прайс-лист;

каталог продукції;

гостьова книга;

система Інтернет-магазину;

смуга новин

система голосування;

система збору статистики;

дошка оголошень (форум);

оптимізація сторінок для пошукових систем з підбором ключових слів;

реєстрація у багатьох пошукових системах і каталогах;

підтримка сайта (оновлення і обслуговування);

тестування сайта;

контент (зміст) сайта.

Можна виділити такі стандартні види сайтів:

“візитна картка”;

Інтернет-представництво;

корпоративний сайт.

Візитна картка

Сайт типу “Візитна картка” рекомендується невеликим компаніям та окремим особам, які бажають бути представленими в Інтернет для довідкової підтримки клієнтів, анонсування інформації щодо пропонованих товарів і послуг. До сайта такого типу входять такі розділи:

про компанію;

розділ, присвячений презентації компанії, опису роду діяльності, рекламі;

послуги (товари) і ціни;

“як нас знайти”;

розділ, який містить контактну інформацію, графічну карту проїзду, можливість зворотнього зв'язку (E-Mail), опис маршруту;

розділ новин компанії.

Розробка такого сайту включає:

розробку дизайну;

сканування і опрацювання графічних матеріалів та ілюстрацій;

створення інформаційного наповнення (приблизно 7 сторінок);

використання анімації (динамічні кнопки, підказки та ін.).

Інтернет-представництво

Сайт “Інтернет-представництво” створюється для компаній, які планують використовувати інфорнет з маркетинговою метою, для підтримки клієнта та просування бізнесу.

До складу такого сайту може входити електронний каталог товарів, реалізований на основі технології баз даних, захищена паролем система адміністрування динамічного наповнення сайта. Сайт, побудований на основі такого типового рішення, є системою, що розвивається і надалі може бути доповнений новими інформаційними розділами і програмними модулями.

Як правило, до такого сайта входять розділи:

...