Разработка автоматизированной информационной системы учета складских операций и реализации продукции на предприятии ООО "Димате–Пром"

Поэтому в первую очередь проанализируем общие изменения прибыли от реализации.

Как видно из таблицы 11, рост прибыли от реализации мебели (мебельных комплектующих) составил 2331000 рублей. При этом увеличились коммерческие расходы и снизились управленческие расходы. Рост коммерческих расходов связан с ростом рекламных затрат при выводе на рынок новых товаров. Снижение управленческих расходов связано со снижением затрат на обслуживание информационной системы автоматизации учета и отчетности.

Далее проведем анализ прибыли только от реализации товаров и дополнительных услуг в целом по предприятию. Для этого необходимо оценить изменения:

- продажную цену услуг;

- объема продаж услуг и товаров;

- структуры реализованных товаров и услуг;

- затрат на 1 рубль товарооборота.

Для того, чтобы обобщить данные для проведения факторного анализа прибыли от реализации товаров, рассмотрим некоторые показатели работы предприятия.

Используя данные таблицы 9, а именно показатели товарооборота, составим таблицу 12, для проведения факторного анализа.

Определим степень влияния на прибыль от реализации товаров следующих факторов:

1. Изменение отпускных цен на товары.

Для этого сравним выручку от реализации продукции отчетного года (за минусом себестоимости) с выручкой от реализации продукции прошлого года (за минусом себестоимости):

П (Р отп.) = 24592000 - 21443000 = 3149000 руб.

Таким образом, прибыль от реализации продукции в 2004 году увеличилась на 3149000 руб.

2. Влияние изменения объема товарооборота.

В первую очередь вычислим темпы роста объема реализации.

Объем реализации в 2004 году увеличился на 15 %. Чтобы определить влияние изменения объема реализации, умножим величину прибыли базисного периода на процент увеличения объема реализации:

П (ТО) = 787338 x 5,4% = 42516 руб.

Таким образом, прибыль от реализации продукции увеличилась на 42516 руб. за счет увеличения объема реализованной продукции.

3. Изменение в структуре реализованной продукции.

Общее изменение прибыли от реализации равно:

П = П2004 - П2003 = 3078000 - 787338 = +2290662 руб.

применяя сальдовый прием, получим:

+2290662 - 42516 = +2248146 руб.

Таким образом, изменение в структуре реализованной продукции увеличили сумму прибыли на 2248146 руб.

1.4 Анализ учета складских операций и реализации продукции на предприятии ООО «Димате - Пром»

1.4.1 Учет движения материалов и готовой продукции

Учет и оформление движения материалов и готовой продукции должны производиться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, перемещение и отпуск материалов и готовой продукции оформляется первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций.

Первичные документы должны оформляться в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, (Приказ МИНФИНА РФ от 29 июля 1998 года «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации») и содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации.

Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Первичные документы по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска материалов и готовой продукции в организации при завершении ревизии хранятся три года в соответствии с нормативным перечнем.

Оприходование поступивших материалов оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно - транспортной накладной, счете - фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших материалов.

При закупке материалов или их приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемые материалы.

Требование - накладная (форма М - 11) применяется для учета движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально отвестсвенными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материалы. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача просроченной продукции.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов и готовой продукции.

1.4.2 Контроль складского учета

Бухгалтер предприятия обязан своевременность и полноту оприходования поступивших материалов, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:

- подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;

- соответствие в данном отчете остатков материалов на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

- соответствие в отчете остатков материалов на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату инвентаризации;

- законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание материалов и т.д.);

- наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц.

- правильность цен на материалы.

1.4.3 Инвентаризация

Проверка фактического наличия материалов необходима как средство уточнения и выверки остатков. Практикуются три способа инвентаризации - периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация - на период инвентаризации работа склада должна быть остановлена, с тем, чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная инвентаризация - инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируются постоянно ведущиеся инвентарные счета.

Выборочная инвентаризация - проверка наличия только особо контролируемых наименований, зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, какие виды материалов необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия материалов;

- сопоставление фактического наличия материалов с данными бухгалтерского учета;

- проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При бригадной материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене бригадира, при выбытии коллектива более 50 % его членов, а также по требованию бригады.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются руководителем организации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия приказом.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

1.4.4 Хранение материалов

Размещение

Метод размещения материалов на складе выбирают в зависимости от использования задач, выбранного способа хранения, необходимости максимального использования объема склада при рациональном расположении секций, предохранения материалов от повреждений, доступности любой ячейки склада.

Различают следующие способы хранения:

- материалы различных видов и сортов размещаются отдельно друг от друга;

- партионный - каждая партия материалов, поступившая на склад хранится отдельно;

- партионно - сортовой - каждая партия поступивших на склад материалов хранится обособленно, при этом внутри партии материалы разбираются по видам и сортам и также размещаются отдельно;

- по наименованиям - материалы каждого наименования хранятся отдельно.

Для быстрого размещения и отбора, обеспечения требуемых режимов хранения разрабатывают схемы размещения материалов, предусматривая постоянные места хранения, возможность наблюдения за их сохранностью. При разработке схем принимаются во внимание периодичность и объемы поступления материалов и их передачи на производство, оптимальные способы укладки.

Хранение

Организация хранения должна обеспечивать:

- сохранность количества и качества материалов;

- условия для осмотра материалов соответствующими контролирующими органами.

Обеспечение сохранности свойств материалов достигается созданием надлежащего гидротермического режима хранения материалов, удобной системой их укладки и размещения, организацией постоянного контроля в процессе хранения.

При хорошей организации хранения:

- не размещают материалы в проходах;

- не складывают их в слишком высокие штабели;

- поддерживают оптимальные режимы хранения материалов - температуру и влажность воздуха, контролируют температуру воздуха по средствам термометров или систем дистанционного контроля, а для измерения влажности воздуха на складах применяют гигрометры;

- регулируют температуру и влажность воздуха при помощи регулирования отопления и вентиляции.

1.4.5 Чем не устраивает система учета складских операций и реализации продукции ООО «Димате - Пром»

ООО «Димате - Пром», производимое мебель (мебельные комплектующие), приобретает материалы в большом количестве, перерабатывает их и реализует готовую продукцию. Сложная технологическая цепочка требует тщательного учета поступающих материалов и реализуемой готовой продукции со склада.

Учет материалов является важной частью учета на складе ООО «Димате - Пром». Бухгалтерский учет призван контролировать движение материальных ценностей, а также готовой продукции. Для учета в условиях современной экономики необходимо автоматизировать учет складских операций и реализации продукции. В ООО «Димате - Пром» существует еще много недостатков в учете движения товарно - материальных ценностей. Учет ведется в суммовом выражении. Это не позволяет видеть количество запасов по всему ассортименту. Заведующий складом должен постоянно видеть остатки на складе предприятия по всем наименованиям, чтобы регулировать поступление материалов, проводить работу по дополнительному закупу материалов, запасы которых минимальны.

Сегодня на предприятии мы видим систему обработки данных традиционного типа, в которой служащий вручную помещает данные в скоросшиватель.

Отсутствие автоматизации процессов учета складских запасов приводит к нерациональному использованию трудовых и финансовых ресурсов.

Недостатками ведения учета складских операций и реализации продукции в настоящее время на предприятии ООО «Димате - Пром» является то, что бухгалтерский учет ведется вручную, что замедляет и делает более трудоемкой деятельность бухгалтера и работника склада.

Движение материалов от поставщика на склад ООО «Димате - Пром» оформляется сопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и правилами перевозки грузов: накладной и счетом - фактурой.

На предприятии приходит большой объем сопроводительной документации, в частности накладных. В накладных бывает до 30 наименований.

Накладная ОКУД 0315003 выступает основанием для оприходования материальных ценностей. Расходным документом является накладная ОКУД 0330212, которая выписывается материально - ответственным лицом при оформлении отпуска готовой продукции со склада. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование фирмы поставщика и фирмы получателя; наименование и краткое описание продукции, ее количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска продукции. Накладная выписывается в двух экземплярах, подписывается материально - ответственными лицами, сдавшими и принявшими продукцию, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Один экземпляр остается и у поставщика продукции, второй отдается получателю.

Также много проходит счетов - фактур. Содержание счета- фактуры аналогично содержанию накладной, и также выписывается в двух экземплярах (один остается у поставщика, второй отдается получателю).

1.5 Выводы по аналитической части

ООО «Димате - Пром» организовано в 2002 году. Местонахождение г. Щелково, Московская область.

Предприятие обладает обособленным имуществом, имеет расчетные счета в банке, круглую печать с названием предприятия.

Финансовое положение предприятия определяется степенью финансовой независимости от внешних источников финансирования своей деятельности, способности погашать свои финансовые обязательства в установленные сроки, т.е. платежеспособностью. При расчете коэффициентов ликвидности были получены некоторые данные, но не один результат не соответствует нормальному значению, что свидетельствует о критическом финансовом положении. ООО «Димате - Пром» не имеет средств для оплаты краткосрочных обязательств.

Рентабельность характеризует относительную прибыльность предприятия (прибыль на 1 руб. затрат). Поскольку за отчетный период была получена прибыль от продаж и прибыль от прочих операций, все коэффициенты рентабельности имеют положительное значение. Это положительно характеризует состояние дел ООО «Димате - Пром».

Рассмотрим подробнее работу предприятия ООО «Димате - Пром».

Предметом деятельности данного предприятия является производство и реализация мебели (мебельных комплектующих).

Предприятие приобретает материалы в большом количестве, перерабатывает их и реализует готовую продукцию. Сложная технологическая цепочка требует тщательного учета материалов, поступающих на склад и отпускаемых со склада на производство, и отгружаемой готовой продукции.

Недостатками ведения учета складских операций и реализации продукции в настоящее время на предприятии ООО «Димате - Пром» является то, что бухгалтерский учет ведется вручную, что замедляет и делает более трудоемкой деятельность бухгалтера и работника склада.

Сегодня на предприятии мы видим систему обработки данных традиционного типа, в которой служащий вручную помещает данные в скоросшиватель.

Учет первичных документов по приходу материалов ответственным лицом ведется в Журнале поступления товаров произвольной формы, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших материалах, о поставщике материалов.

В настоящее время появилась возможность автоматизировать процессы учета складских операций и реализации продукции, в связи с неэффективностью и устареванием ведения учета вручную.

Возникла объективная необходимость создать информационную систему учета складских операций и реализации продукции для более эффективной работы бухгалтерии и склада ООО «Димате - Пром».

2. Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач

2.1 Моделирование бизнес - процессов предметной области

Учет складских операций и реализации продукции подразумевает: учет поступления материалов на склад, учет перемещения материалов в производство, учет реализации готовой продукции, а также учет расчетов с поставщиками материалов. В свою очередь учет поступления материалов на склад имеет ряд подзадач: выбрать поставщиков материалов, сделать заказ на материалы, привезти материалы на склад или найти доставку. Учет реализации готовой продукции имеет ряд аналитических задач: определение коньюктуры рынка, определение динамики продаж для правильного использования оборотных средств. Процесс учета складских операций и реализации продукции можно описать древовидной функциональной моделью.

Рассмотрим сам процесс учета складских операций и реализации продукции.

Входным объектом нашего процесса являются материалы, поступающие изначально на склад, а далее в производство, а результатом нашей деятельности является выпущенная готовая продукция. На рисунке 11 изображен процессный блок в нотации IDEFO

Механизмы учета складских операций и реализации продукции следующие:

1. Приход материалов на склад;

2. Перемещение материалов в производство;

3. Изготовление продукции;

4. Отгрузка готовой продукции посреднику;

5. Расчеты с поставщиками материалов;

6. Заказ новых материалов.

2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Для правильной организации учета складских операций и реализации продукции необходимы следующие задачи:

- учет поступления материалов на склад в разрезе поставщиков и партий;

- учет движения материалов внутри предприятия (между складом и производством);

- учет реализации готовой продукции;

- учет расчетов с поставщиками за материалы в разрезе партий и поставок.

Рассмотрим каждую задачу в отдельности.

Учет поступления материалов на склад очень ответственная задача, в которой необходимо учитывать от кого поступили материалы, когда поступили материалы, по какой цене, срок годности материалов, срок оплаты за поступившие материалы.

Учет движения материалов внутри предприятия необходим для того, чтобы знать:

- какие материалы, и в каком количестве передаются в производство;

- каковы остатки материалов и на складе и в производстве.

Учет реализации готовой продукции поможет получить данные о том, какая продукция наиболее часто производится и отгружается, т.е. пользуется наибольшим спросом.

Учет расчетов с поставщиками за материалы поможет избежать излишне перечисленных денежных средств и создания задолженности с поставщиками.

Все задачи по организации учета складских операций и реализации продукции необходимо выполнять централизованной бухгалтерии, в связи с тем, что объединить все базы в единый комплекс нет возможности.

2.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению комплекса задач

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) - это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) - это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

При организации БД учета материальных ценностей и готовой продукции целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база - это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база - это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник - это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник поставщиков.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

· При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.

· Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.

· При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.

Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.

2.4 Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Реализация технологического процесса включает работу по учету поступления материальных ценностей, перемещению материальных ценностей на производство, реализации готовой продукции, ведению информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

Программа по решению задач по учету поступления материальных ценностей, перемещению материальных ценностей на производство, реализации готовой продукции для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора их из справочников с заранее внесенными в них данными. После заполнения пользователем всех необходимых полей, АИС сохраняет полученную информацию в базе данных.

Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

Для обработки данных в АИС используется пакетный режим обработки. Характеризуя данный режим обработки данных, необходимо отметить следующие его характерные черты. Ввод потока данных осуществляется с локальных устройств ввода. Выполнение режима включает три фазы: подготовку, выполнение и завершение процесса. При этом первая фаза требует определения последовательности действий и ввода исходных данных. Вторая фаза предполагает логическое преобразование исходных файлов, создание и упорядочения рабочих файлов, обработку информации и формирование выходных данных, осуществляя контроль результатов решения. На завершающей фазе выполняется печать. Эти особенности необходимо рассмотреть в связи со спецификой функциональной задачи. Применение пакетного режима позволяет уменьшить вмешательство оператора в процесс решения задачи, требует только предварительного ввода данных, исключает возможность вмешательства пользователя и, таким образом, изменения последовательности выполняемых действий. Однако, за счет этого появляется более полная загрузка оборудования, которое начинает работать по жесткому графику.

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов и отчетов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы, которые при желании можно распечатать на бумажном носителе.

2.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное (совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы, рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ, осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы Windows 2000.

Окна 2000 родились на свет от своего предшественника NT 4.0. По громким заявлениям Microsoft, Windows 2000 -- это самое важное воплощение в жизнь чего-либо со дня его (Microsoft) создания. То есть, все чем они занимались до этого времени -- ерунда. NT 4.0 была выпущена в свет в 1996 году. За это время (три года) они там все проанализировали, учли пожелания (негодования) пользователей и свой собственный опыт, полученный в результате борьбы с этой системой. И вот теперь, все будет OK. Как бы не так! На самом же деле, «велосипед» так и не был изобретен. Всего на всего, ядро от NT 4.0 было лишь немного переделано и усовершенствовано. В результате этих потуг система должна теперь стать еще более совершенной, надежной и защищенной по сравнению с NT 4.0. В отличие от своего предшественника, теперь Окна 2000 обладают такими примочками как Plug and Play (PnP) и управлением питания, что не так плохо, когда работает.

Ядро

Совершенство операционной системы зависит от многих факторов. К примеру, система должна не только хорошо загружаться, но и без сучка и задоринки загружать различные приложения и корректно со всеми ними работать. OS может быть очень надежной, не зависать и восстанавливаться после ЧП, но не эффективно использовать приложения и, тогда, последние становятся обузой для нее самой. (чего тогда с ними работать, если они плохо работают). Другая задача, которая стояла перед Microsoft -- это эффективная работа с базами данных, так как эта область, в последнее время, все больше и больше входит в нашу жизнь. Теперь, в отличие от NT 4.0, Windows 2000 совсем другая.

Во-первых, она выделяет приложениям особо жадным до памяти доселе невиданные объемы памяти, по сравнению с NT 4.0. Но как большой объем памяти может повлиять на эффективность работы приложений? Большинство приложений должны быстро обрабатывать данные, содержащие большие объемы информации (базы данных сервантов) для того, чтобы хорошо работать. Так как жесткие диски считаются относительно медленными устройствами по сравнению с памятью, то куда лучше хранить те же базы данных в памяти и оттуда их считывать. Усовершенствование Windows 2000 заключается в существенно лучшем управлении очень большими объемами данных. Речь идет об AWE (Adress Windowing Extensions). AWE состоит из четырех API, которые, в свою очередь, используются Microsoft для выделения или очищения памяти, а также для перенаправления и окон.

Например, система с 4 Мб может очень хорошо оперировать программой с базами данных, выделяя большие объемы памяти под свой кэш. Она создает окна в кэше, к которым она обращается при обработке данных. По окончании своей работы, приложение закрывает все созданные окна.

По задумкам Microsoft, API AWE должны оснащаться все версии Windows 2000. Интел выпустил х386 процессоры и материнские карточки, поддерживающие PAE (Physical Memory Extensions), механизм, который позволит всем операционным системам и приложениям получать доступ к выше, чем 32 разрядной физической памяти (т.е. 4Гб), даже если процессоры продолжат использовать виртуальную адресацию в 32 бита. PAE выполняет адресацию в 36 бит для поддержки до 64 Гб памяти. Следовательно, Microsoft используя API AWE, может использовать базы данных, хранящихся в кэше, в 16 раз превышающие базы данных NT 4.0. Итак, API AWE должна присутствовать во ВСЕХ версиях Windows 2000 (т.е. Windows 2000 Professional, Server, Advanced Server и Datacenter). Во всяком случае, Windows2000 Pro и Windows 2000 Server имеют предел физической памяти в 4Гб. Windows 2000 AS 8Гб и Data Senter до 64 Гб.

Во-вторых, усовершенствования касаются мультипроцессорности. Новое ядро, окрещенное Job, может обрабатывать один или несколько процессов приложения или процессов указанных администратором. Речь идет о специальном движке, настройки которого могут изменяться своими API. Эти API позволяют работающей программе ограничить время CPU, отводящееся под Job до ее закрытия, перераспределить процессы Job между процессорами или контролировать приоритетность выполнения задач Job. Здесь мы можем видеть, что Job было усовершенствовано, с точки зрения последовательной обработки данных. При этом процессы могут занимать довольно-таки много времени на обработку. Ядро Windows 2000, собственно, не убыстряет расчеты, оно просто может увеличить пока не задействованные ресурсы системы.

В-третьих, усовершенствование Windows 2000 по сравнению с NT 4.0 коснулось длительности threads (нити) одного процессора, разрешенных операционной системой до перехода на другой(ие) процессоры. В Windows 2000 они короче, чем в NT 4.0, а чем они меньше, тем более экономится время. Все это, в конечном результате убыстряет работу администратора, который теперь сам может выделять те или иные ресурсы приложениям в каждой конкретной ситуации.

Microsoft также переработал ядро Windows 2000 с целью улучшения SMP. Операционные системы должны использовать spinlock's (вращающийся замок) для того, чтобы единовременно только один процессор мог обратиться к данным. Например, Windows 2000 работает над базой данных таким образом, чтобы указать последовательность чтений разрешенных процессорам. Если два процессора одновременно начнут изменять базу данных, то это приведет к возможной фальсификации данных (краху системы). Ядро Windows 2000 использует в своей работе десяток замков, с целью защиты структуры баз данных. Здесь речь идет об усовершенствованных замках, так называемых «замках в очереди». Они представляют собой более совершенные «стандартные замки», использующиеся в NT 4.0. Особенно это эффективно работает в том случае, если в систему добавляется еще один процессор. И уж теперь никакой путаницы между процессорами, в отношении их очередности, не существует.

Усовершенствование безопасности.

Microsoft усовершенствовал систему безопасности! На самом деле все это только слова. За основу была взята система безопасности от NT 4.0, но с некоторыми добавлениями, которые упрощают управление безопасностью администратору и программистам.

Во-первых, это наследственная безопасность. В NT 4.0 любой объект, например файл, во время своего создания наследует все параметры безопасности например той директории, где он находится. Но при изменении каких-либо свойств директории, дочерний объект не наследует все признаки директории, что очень неудобно. Наследственная же безопасность позволяет указывать параметры наследственности. Итак, если мы изменяем параметры «родителя», то вместе с тем мы можем указать, что же должен наследовать его дочерний объект (должен ли он наследовать все признаки или не должен). И теперь при изменении свойств безопасности директории, файл тоже наследует все ее признаки, если вы того действительно желаете.

Еще одно улучшение подсистемы безопасности Windows 2000 -- это добавление параметров безопасности в объекты AD, которое позволяет пользователю очень точно контролировать безопасность свойств, которые в свою очередь являются подобъектами объектов AD. GUID (Globaly Unique ID) идентифицируют подобъекты. И параметры безопасности, назначенные объектам, определяют GUID, определяя также и подобъекты.

Подсистемы безопасности NT 4.0 и Windows 2000 открывают доступ по паролю. В Job используется новый тип доступа -- ограниченный доступ. Большинство задач, выполняемых Job не интерактивны. Именно поэтому куда лучше использовать Job в окружении ограниченного доступа. Другими словами, работающие приложения не имеют доступа к остальным ресурсам системы. Они продолжают работать, но не могут несанкционированно проникнуть в другие приложения, защищенные от проникновения. В этом случае Job, например, не может перезагрузить систему, если остальные приложения продолжают работать, не получает доступ к части файлов, которые защищены от несанкционированного доступа и не может внести изменения в часть Registre (изменения касающиеся работоспособности других программ).

Microsoft улучшил и взаимодействие Windows 2000 с другими операционными системами, в рамках все той же безопасности. С такими системами как UNIX и NetWare. В действительности, система безопасности Windows 2000 сильно отличается от других систем такого же рода, особенно по типам доступа к объектам. Например, Windows 2000 имеет одновременно два типа основного доступа к данным (Reading и Writing), и типами специального доступа (List Directory и Create Directory Entry). Так вот, все это очень сильно мешает Windows 2000 получать доступ к безопасности других типов данных, определенных другими операционными системами. Для решения этой проблемы Microsoft внедрил новое изобретение, которое позволяет Windows 2000 взаимодействовать с другими системами. Теперь, эта новая модель безопасности позволяет использовать это новшество в качестве переводчика и переводить права доступа с языка понятного только в Windows 2000 на язык понятный другим операционным системам. Приложения в Windows 2000, в свою очередь, могут теперь контролировать безопасность других объектов.

Для того чтобы работники блока «Выписка» эффективно работали с большим информационным потоком, база данных должна отвечать следующим требованиям:

· хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

· простота обращений пользователей к БД;

· возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

· поиск информации по различным группам признаков;

· возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

· высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

· глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

· богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss 97 (в составе NS Office 97) и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих пользователей, являются мастера -- специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши и т.п.).

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение следующих принципов создания системы:

· Системность

· Гибкость

· Устойчивость

· Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

 Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

2.5.1 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания АРМ для решения данного комплекса задач

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

Главное назначение АИС обработки экономической информации в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АИС призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники предприятия более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетных операций обработки информации, связанных с учетом поступления материальных ценностей, списания их в производство, выпуска и отгрузки готовой продукции. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Массовые , повторяющиеся операции по ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления производственным процессом требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, готовую продукцию (постоянная информация), должны обеспечить автоматизацию оперативного учета отгрузки продукции.

Каждая отгрузка готовой продукции сопровождается оформлением накладной и счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура и накладная составляются в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю.

В системе имеется классификатор готовой продукции, который не только существенно облегчает поиск нужной позиции, но и дает возможность подобрать аналоги.

Автоматизация управления процессами в ООО «Димате - Пром» повышает его оперативность и эффективность.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

* надежность функционирования системы;

* функциональная полнота системы;

* быстродействие;

* минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице 13.

Описание характеристики	Характеристики
Конфигурация системного блока
Материнская плата
Процессор	Pentium III
Кэш-память	256 Kb
Оперативная память	256 Mb
Емкость НЖМД	20 Gb
CD-ROM привод	50х
НГМД	1.44 Mb
Монитор
Размер	15'
Безопасность	ТСО-95-99
Мультимедиа	Нет
Принтер
Тип	Лазерный
Формат	А4

Табл. 13 Технические характеристики

3. Проектная часть

3.1 Информационное обеспечение комплекса задач

3.1.1 Инфологическая (информационная) модель (схема данных) и ее описание

В базе данных отображается информация об определенной предметной области (ПО). ПО - это часть реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области - это описание предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства (рис. 13). Содержит исходную информацию о предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Требования, предъявляемые к инфологической модели:

- Адекватное отображение (язык для представления ИМ должен обладать достаточными выразительными возможностями)

- Непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка модели)

- Легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных без изменения ранее определенных)

- Гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при автоматизированном проектировании)

- Понятность всем пользователям

Цель инфологического моделирования -- создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Данная схема показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, входящие в каждую сущность. Также показаны информационные связи и потоки информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации учета складских операций и реализации (рис.12).

Первый блок данных показывает постоянную информацию, реализованную виде справочников. В данной системе выделено два основных и три вспомогательных справочника. Справочник Материалы и Справочник Поставщики - это основные, они являются источником информации при учете поступления материалов, а также при формировании отчетной сущности Остатки. Вспомогательные справочники (Справочник Единицы измерения, Справочник Аббревиатуры, Справочник Расчетные Счета,) являются источником информации для основных справочников. Разбиение Справочников на основные и вспомогательные создано для удобства при их заполнении.

Второй блок - это блок учета движения материалов и готовой продукции. Этот блок состоит из следующих сущностей: Приход, ПриходМЦ, Требование-Накладная, Расход, РасходГП. Для решения задач данного блока используется промежуточная информация, которая в последствии используется для выполнения соответствующих расчетов. В результате обработки данной информации формируются итоговые документы, итоговые ведомости, а также итоговые таблицы, необходимые для формирования итоговых отчетов. Вся эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа его результатов.

Третий блок - это блок отчетной информации. С учетом изменения входных данных формируются сводные сущности, в которых все эти изменения учитываются. Это Журнал и Остатки, они необходимы для формирования отчетной информации и удобны тем, что фиксируют каждое изменение данных, т.е информация, хранящаяся в них актуальна на любой момент времени.



Рис. 13 Информационная модель

3.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

При поступлении первичных документов заполняются следующие таблицы:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idПоставщика	Наименование Поставщика	Текстовый	50

Рис. 14 Структура таблицы «Приход»

Также заполняется подчиненная таблица «ПриходМЦ», которая имеет следующую структуру:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Прихода	Индивидуальный код прихода	Числовой	Длинное целое
Код Материала	Наименование материала	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество материала	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена материала	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Рис. 15 Структура таблицы «ПриходМЦ»

При списании материалов в производство заполняется следующая таблица:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Прихода	Индивидуальный код прихода	Числовой	Длинное целое
Код Материала	Наименование материала	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество материала	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена материала	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Рис. 16 Структура таблицы «Требование - Накладная».

Оперативная входная информация по расходу готовой продукции вносится в следующие таблицы:



Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование клиента	Текстовый	50

Рис. 17 Структура таблицы «Расход»

А также в подчиненную ей таблицу «РасходГП»:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный код	Счетчик	Длинное целое
Код Расхода	Индивидуальный код расхода	Числовой	Длинное целое
Код ГП	Наименование готовой продукции	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество готовой продукции	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена готовой продукции	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

Рис. 18 Структура таблицы «РасходГП»

3.1.3 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации производственного предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления производственными процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

· Для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки. Эти документы необходимы для учета поступления материалов на склад от поставщиков.

· Для отражения списания материалов в производство: требование - накладная.

· Для отражения расходных документов: товарная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

3.1.4 Нормативно - справочная информация

К нормативно - справочной информации, используемой в АИС учета складских операций и реализации продукции, относятся:

- Справочник Поставщики;

- Справочник Материалы;

- Справочник Аббревиатуры;

- Справочник Расчетные Счета;

- Справочник Единицы измерения;

- Справочник Товары;

- Справочник Клиенты.

Основными функциями Справочников являются:

· обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

· декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

· хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

· оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

...