Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей

1.2 Структура сообщения электронной почты, состав, критерии и содержание ее элементов

1.3 Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации

2. Особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия (на примере СП "Софтформ" ООО)

2.1 Анализ использования информационных систем и электронной почты в управленческой деятельности СП "Софтформ" ООО

2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации

2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на СП "Софтформ" ООО

3. Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты

3.1 Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации

3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации

3.3 Защита документов электронной почты: организационно-правовые и делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации

Заключение

Список использованных источников

Введение

Электронная почта - удобное и надежное средство общения, миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail.

Поток информации в Internet состоит из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой.

Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик.

Отцом электронной почты по праву считается профессор Рей Томлисон, ведущий инженер компании BBN Technologies. Первое электронное сообщение 2 октября 1971 года долго гонялось между двумя компьютерами лаборатории.

В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ресурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспечивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работников и т. д.).

Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, то есть к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств. электронная почта документационное управленческая

Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной основе.

Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронная почта (далее - ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:

- высокая скорость пересылки информации;

- низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;

- удобство составления, в том числе возможность многократно использовать заранее составленные электронные шаблоны;

- возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации.

Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение как для текущей деятельности организаций, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о деятельности организации и ее отдельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем.

Объектом работы является СП "Софтформ" ООО.

Предмет - электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации.

Целью работы является изучение научно-методических аспектов использования электронной почты в документационном обеспечении организации.

В связи с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть сущность электронной почты как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации;

2) охарактеризовать особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия на примере СП "Софтформ" ООО;

3) исследовать прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты.

1. Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей

Электронная почта (electronic mail, E-mail) - это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.

К преимуществам электронной почты относятся [7, c. 93]:

ѕ высокая скорость пересылки сообщений;

ѕ на обмен информацией затрачиваются несколько минут, в то время как при использовании обычной авиапочты на пересылку корреспонденции затрачивается не менее недели;

ѕ экономичность;

ѕ одна страница текста передается за доли секунды, а по телефону необходимо затратить несколько минут;

ѕ возможность работать с текстом, а не со звуком (голосом), что позволяет обдумать и отредактировать ответ во время обмена информацией, особенно на иностранном языке, не требуется мгновенная реакция;

ѕ одновременная пересылка по нескольким адресам;

ѕ удобный способ для передачи приглашений, рекламных сообщений и т.п.;

ѕ передача файлов вместе с письмом.

Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.

Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера).

После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена - user@example.com - пользователь user на машине example.com.

Электронная почта является мощным маркетинговым инструментом и просто незаменима при решении целого ряда практических задач. Однако активная реклама и маркетинг с помощью электронной почты могут нести с собой и отрицательные последствия для получателей писем. Их почтовые ящики заполнены рассылками навязчивой рекламы (spamming). Поставщики почтовых услуг предлагают различные средства для борьбы со spam-письмами. А в почтовых программах можно установить специальные фильтры на запрет получения писем от определенных адресатов.

Для того чтобы сообщение было получено, необходимо указывать электронный адрес получателя.

Адрес электронной почты (электронный адрес) - адрес абонента, получаемый при заключении договора с провайдером или при создании "почтового ящика" на любом из серверов, предлагающих эту услугу бесплатно.

Электронный адрес состоит из двух частей, разделенных знаком @: username@hostname.domain [14. c. 34]:

ѕ username - это имя пользователя. В качестве него может использоваться фамилия абонента, его имя, фамилия и имя, или псевдоним, разделенные точкой, тире, символом подчеркивания. После него ставится разделитель @;

ѕ hostname - имя хоста - компьютера, предоставляющего почтовые услуги;

ѕ domain - доменный адрес - домен верхнего уровня, указывающий чаще всего на регион нахождения владельца электронного адреса.

Почтовый сервер - специальный компьютер, предназначенный для получения, пересылки по сети почтовых сообщений и хранения информации до востребования. С помощью почтового сервера производится управление сеансом связи, проверка достоверности информации и паролей при запросах, поддержка справочников с адресами пользователей.

Почтовый ящик - специально организованное место на диске сервера для хранения корреспонденции. При создании почтового ящика каждый абонент дополнительно, помимо почтового адреса, указывает свой индивидуальный пароль. Он необходим в момент доступа к своему почтовому ящику.

Передача почтового сообщения от клиента к своему поставщику почтовых услуг серверу (SMTP) осуществляется по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Затем информация кодируется и отправляется по сети от одного сервера к другому, пока не достигнет сервера входящей почты POP (Post Office Protocol) получателя. После того как получатель установит связь с почтовым сервером, письмо будет загружено на его компьютер.

Как правило, один и тот же сервер может выполнять функции обслуживания исходящих и входящих сообщений (как SMTP, так и POP).

Для организации работы необходимо [14, c. 35]:

ѕ выбрать сервер, предоставляющий почтовые услуги;

ѕ зарегистрироваться в качестве нового пользователя, ответив на вопросы предлагаемой анкеты.

В результате создается личный почтовый ящик, для доступа к которому необходимо ввести имя пользователя (Login или username) и пароль (password).

Пароль (password) - уникальная комбинация символов. В противоположность username в качестве пароля нельзя выбирать свое имя или инициалы как в прямом, так и обратном порядке. Не рекомендуется использовать числа, год рождения или номер паспорта, название улиц. Рекомендуется использовать слова, которых нет в словаре, например, записать слово с ошибкой, или первые буквы какой-то фразы. Не стоит устанавливать один и тот же пароль на разных машинах.

Виды работы с электронной почтой - off-line (вне связи) и on-line (на линии, на связи) [3, c. 48]:

ѕ on-line - режим работы, при котором пользователь во время сеанса связи находится в контакте с почтовым сервером;

ѕ off-line - режим работы, когда пользователь подключается к почтовому серверу только для отправки (получения) предварительно подготовленной корреспонденции.

В настоящее время тип работы off-line является наиболее распространенным. Эффективную работу с электронной почтой в этом режиме обеспечивают клиентские почтовые программы.

Почтовая программа пользователя (почтовый клиент) предназначена для создания, отправки, получения и переадресации почтовых сообщений, позволяет использовать различные кодировки, передачу вложенных файлов. Для каждого вида операционной системы существуют различные почтовые клиенты. В то же время существуют многофункциональные комплексы программы, содержащие утилиты различного назначения - Web-клиент (браузер), почтовый клиент, редактор HTML и др.

Например, Microsoft Internet Explorer (Web-Браузер) интегрирован с Outlook Express (программой для работы с электронной почтой и телеконференциями), NetMeeting (программой для интерактивной голосовой связи) с FrontPage (программой для создания и публикации Web-страниц) и другими сервисными приложениями.

Многие провайдеры информационных услуг предоставляют клиентам почтовый ящик бесплатно, например, можно зарегистрировать почтовый ящик на серверах www.yahoo.com, www.yandex.ru, rambler.ru, mail.ru и др. При этом почтовое взаимодействие можно осуществлять с помощью Браузера по протоколу HTTP через специальные Web-формы.

Почтовые услуги различных провайдеров отличаются объемом дискового пространства для хранения корреспонденции, сервисными слугами. Для русскоязычного Интернета проблемой является кодировка кириллицы. Исторически стандарты кодирования русских букв неоднократно менялись. В электронной почте и телеконференциях принят стандарт KOI-8, а в операционной системе Windows действующий стандарт - CP1251. Многие отечественные бесплатные почтовые серверы используют программы автоматического определения вида кодировки и перекодирования данных. Другие, например, beep.ru, предлагают пользователю самостоятельно выбрать кодировку. Если же письмо все-таки оказалось "испорченным", остается найти программу перекодировщика в Интернет и самостоятельно "исправить" письмо. К сожалению, иногда перекодировать и восстановить сообщение не удается.

CP1251 - таблица кодировки в Windows, начиная с версии 95, в которой русские буквы идут в естественном порядке.

E-mail (Electronic Mail - электронная почта) - служба, которая позволяет любому пользователю сети передавать и получать электронные сообщения.

KOI-8 - кодировка кириллицы в почтовых службах, в которой буквы стоят не по алфавиту. Таблица кодировки составлена так, чтобы при потере старшего бита во время передачи сообщения его можно было прочесть записанным латинскими буквами.

POP (Post Office Protocol) - протокол для передачи исходящей почты.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - протокол передачи входящей почты.

Spamming (рассылка навязчивых сообщений, замусоривание) - рассылка пользователям Интернет ненужной рекламы.

Usenet (новости) - служба, которая позволяет создавать сообщения (электронные новости), похожие на сообщения электронной почты, но предназначенные не для личного обмена, а для публичного обсуждения.

Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 1.1.

Рис. 1.1 - Принцип работы электронной почты

Работу с почтовым сервером можно представить в виде несложной схемы. Пользователь отправляет на сервер запрос на авторизацию, получает доступ к необходимым функциям, проводит все необходимые операции и отключается. При этом обращение к почтовой системе происходит с помощью следующих сетевых протоколов (набор правил, позволяющий осуществлять соединение и обмен данными между двумя включенными в сеть компьютерами) - POP3, SMTP и IMAP4. POP3 и IMAP4 реализованы для получения и просмотра почты, в то время как SMTP - для отправки [49, c. 137].

POP3 (англ. Post Office Protocol Version 3 - протокол почтового отделения, версия 3) используется почтовым клиентом для получения сообщений электронной почты с сервера. Следует обратить внимание на то, что этот протокол используется почтовым клиентом, то есть программой, предназначенной для получения и работы с входящей почтой. Таким образом, на верхушке модели POP находится персональный компьютер, работающий в качестве агента почтовой системы, в память которого загружаются письма с почтового сервера.

POP3 работает в три стадии: авторизация, транзакция и обновление. После того как клиентская программа установит соединение с удаленной почтовой системой, начинается стадия авторизации. Авторизация предполагает идентификацию пользователя на сервере при помощи имени пользователя и пароля. Если авторизация успешна, пользователь получает доступ к почтовому ящику и наступает время транзакции. Во время транзакции пользователь совершает все основные действия по работе с почтой - просмотр новых сообщений, запрос списка всех сообщений, удаление сообщений. По окончании транзакции происходит обновление и сеанс работы с почтовым ящиком прекращается.

Операции по протоколу POP3 производится с использованием следующих команд: USER, PASS, QUIT, STAT, LIST, RETR, DELE, NOOP, LAST, RSET. При этом сервер должен выдавать ответы на каждую команду +ОК либо - ERR. Любой из ответов означает, что произошло обращение к серверу и что сервер может ответить на команды, а, следовательно, обрабатывать запросы пользователя.

Протокол IMAP4 (Internet Message Access Protocol) позволяет клиентам получать доступ и манипулировать сообщениями электронной почты непосредственно на сервере. Пользователь управляет своими сообщениями на сервере так же, как и если бы они находились на компьютере.

Изначально IMAP был разработан для замены POP3 и потому имеет следующие преимущества по сравнению с последним [49, c. 135]:

ѕ письма хранятся на сервере, а не на клиенте. Возможен доступ к одному и тому же почтовому ящику с разных клиентов. Поддерживается также одновременный доступ нескольких клиентов. В протоколе есть механизмы, с помощью которых клиент может быть проинформирован об изменениях, сделанных другими клиентами;

ѕ поддержка нескольких почтовых ящиков (или папок). Клиент может создавать, удалять и переименовывать почтовые ящики на сервере, а также перемещать письма из одного почтового ящика в другой;

ѕ возможно создание общих папок, к которым могут иметь доступ несколько пользователей;

ѕ информация о состоянии писем хранится на сервере и доступна всем клиентам. Письма могут быть помечены как прочитанные, важные и т. п.;

ѕ поддержка поиска на сервере. Нет необходимости скачивать с сервера множество сообщений для того чтобы найти одно нужное;

ѕ поддержка онлайн-работы. Клиент может поддерживать с сервером постоянное соединение, при этом сервер в реальном времени информирует клиента об изменениях в почтовых ящиках, в том числе о новых письмах;

ѕ предусмотрен механизм расширения возможностей протокола.

Стадии работы протокола IMAP4 совпадают с POP3. Основными командами IMAP4 являются LOGIN - авторизация на сервере при помощи имени пользователя и пароля, при этом и имя, и пароль передаются по сети в открытом виде и для защищенного входа лучше использовать команду AUTHENTICATE, которая использует различные механизмы шифрования. Выбор каталога, с которым будет работать пользователь, происходит с помощью команды SELECT, а информация о каталоге предоставляется по команде EXAMINE. Так же в протоколе IMAP4 предусмотрены команды STATUS, LIST и др. В общем, IMAP4 - гибкий и многофункциональный протокол с широкими возможностями. Он обслуживает более 20 различных команд клиента по управлению состоянием своей почты.

SMTP (англ. Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты) - это сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP. В настоящее время под "протоколом SMTP", как правило, подразумевают ESMTP и его расширения. ESMTP (англ. Extended SMTP) - масштабируемое расширение протокола SMTP.

SMTP протокол используется для отправки почты от пользователей к серверам и между серверами для дальнейшей пересылки к получателю. Чтобы доставить сообщение до адресата, необходимо переслать его почтовому серверу домена, в котором находится адресат. В настоящее время протокол SMTP является стандартным для электронной почты и его используют все клиенты и серверы.

Сам по себе протокол SMTP не имеет возможности отсылать текст на национальных языках (например, кириллице), а также отправлять двоичные файлы (такие как изображения, видеофайлы, программы или архивы). Для снятия этого ограничения был разработан стандарт MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions), который описывает способ преобразования двоичных файлов в текстовые [28, c. 156].

Сервер SMTP - это конечный автомат с внутренним состоянием. Клиент передает на сервер строку команда<пробел>параметры<перевод строки>. Сервер отвечает на каждую команду строкой, содержащей код ответа и текстовое сообщение, отделенное пробелом. Между сервером и клиентом возникает "электронный диалог". Следует отметить, что все вышеописанные низкоуровневые команды работы с протоколами уже прописаны в памяти ваших программных клиентов или функциональных модулях веб-страниц, поэтому их использование Вам не грозит, просто вводите имя пользователя в нужное поле, а клиент уже сам генерирует команду user.

Выбор почтового сервера зависит от ваших целей и возможностей: обычным пользователям необязательно тратиться на платную и иногда дорогостоящую почтовую систему, в то время как предприятиям лучше не экономить, а выбирать более безопасный вид связи.

Работа с почтовым сервером проходит по следующей несложной схеме: авторизация - транзакция - обновление - отключение. Небольшой совет: Имя пользователя для почтового ящика выбирайте проще, а пароль сложнее, но так, чтобы можно было вспомнить.

Если Вы используете программный продукт для работы с почтовой системой - то, запомните, протокл POP3. Если пользуетесь почтой непосредственно на сервере (например, заходите на страницу Mail.ru и все транзакции совершаете там), значит, Вы работаете по протоколу IMAP4. Рабочую корреспонденцию, особенно если род деятельности состоит в частых командировках, лучше хранить на сервере для удобства доступа к ней из любой точки мира посредством глобальной сети.

При отправке почты письмо доходит до почтового сервера домена, а потом уже до адресата.

Электронное письмо состоит из следующих частей [14, c. 27].

1. Заголовков SMTP-протокола, полученных сервером. Эти заголовки могут включаться, а могут и не включаться в тело письма в дальнейшем, так что возможна ситуация, когда сервер обладает большей информацией о письме, чем содержится в самом письме (так, например, поле RCPT TO указывает получателя письма, при этом в самом письме получатель может быть не указан). Эта информация передаётся за пределы сервера только в рамках протокола SMTP, и смена протокола при доставке почты (например, на узле-получателе в ходе внутренней маршрутизации) может приводить к потере этой информации.

2. Самого письма (в терминологии протокола SMTP - 'DATA'), которое в свою очередь состоит из следующих частей, разделённых пустой строкой.

3. Заголовков письма. В письме указывается служебная информация и пометки почтовых серверов, через которые прошло письмо, пометки о приоритете, указание на адрес и имя отправителя и получателя письма, тема письма и другая информация.

4. Тела письма. В теле письма находится, собственно, текст письма. Согласно стандарту, в теле письма могут находиться только символы ASCII. Поэтому при использовании национальных кодировок, различных форм представления информации (HTML, RTF, бинарные файлы) текст письма кодируется по стандарту MIME и не может быть прочитан человеком без использования декодера или почтового клиента.

Почтовый клиент - программа, предназначенная для получения, написания и хранения электронной почты. Мир почтовых клиентов интересен тем, что здесь не найти доминирующего продукта. Кроме того, немало пользователей всемирной сети предпочитают работать с почтой через Web-интерфейс, используя браузер [21, c. 93].

Все современные популярные почтовые клиенты умеют работать через протоколы POP и IMAP. В качестве десерта, некоторые разработчики расширяют наш рацион возможностью работы с группами новостей USENET и чтением RSS-новостей.

Рассмотрим некоторые из самых популярных почтовых клиентов.

1. The Bat! 3.62 PRO. Интерфейс The Bat! является эволюционным развитием технологий, заложенных еще в девяностые годы прошлого столетия. За последние годы почтовый клиент обрел новые черты в виде красивых иконок на панели инструментов, а сами панели можно перемещать мышью в пределах всего рабочего окна программы (рис. 1.2).

The Bat! показывает неплохую скорость работы. Почтовый клиент демонстрирует среднее время первой загрузки и довольно быстро отображает сообщения с рассылками, имеющими HTML-форматирование. Обладая многопоточностью, The Bat! позволяет получать и отправлять письма одновременно, что повышает скорость взаимодействия с серверами (рис. 1.3). Скромные системные требования позволяют летучей мыши быстро работать даже на устаревших рабочих станциях.



Рис. 1.2 - Интерфейс The Bat! 3.62 PRO

Рис. 1.3 - Отправка сообщения в почтовом клиенте The Bat!

Мощные инструменты управления шаблонами позволяют гибко настраивать приветствия и подписи в соответствии с вашими предпочтениями. The Bat! - единственный почтовый клиент, в котором вы можете применить выравнивание "по ширине" в текстовом режиме. Кроме того, если вы перепутали регистр букв, то это можно быстро исправить с помощью специальной группы функций. Быстрые шаблоны позволяют автоматизировать ввод часто употребимых фраз. Поддержка "девизов" придает дополнительный шарм и элементы юмора в личной переписке.

Серьезные проблемы начинаются, когда вы переходите в режим создания сообщений в формате HTML. Вы не можете разорвать цитату и вынуждены целиком вводить свой текст над/под исходным сообщением. При изменении формата из HTML в простой текст количество строк в сообщении удваивается. Вслед за каждой информативной строкой будет следовать еще одна, пустая [30, c. 156].

Создаваемое сообщение в формате HTML превышает размер аналогичного текстового сообщения более чем в 4 раза. The Bat! ориентирован на серьезного пользователя, для которого предоставляется масса сервисных функций. Процесс обмена сообщениями с сервером тщательно визуализирован, вы можете видеть наглядный индикатор, отображающий прогресс работы. Весьма полезным бывает наличие журнала работы, где сохраняется информация обо всех сетевых операциях.

The Bat! способен экспортировать/импортировать почту, работая с множеством форматов. The Bat! обладает возможностью работы в качестве сервера в локальной сети.

Собственный HTML движок, используемый в The Bat!, не позволяет добиваться точной передачи форматирования в сообщениях. Искажения касаются, в первую очередь, отображения таблиц. В настройках сортировщика писем можно создавать мощные фильтры, позволяющие не только распределять входящую почту по нужным папкам, но и экономить входящий трафик, загружая только те сообщения, которые удовлетворяют определенным условиям. По каждому фильтру ведется статистика работы, позволяющая видеть его эффективность. Подключив внешние модули, вы можете добиться эффективного уничтожения спама.

The Bat! имеет собственную адресную книгу, не связанную с Windows Address Book, что ограждает пользователей летучей мыши от дополнительного источника проблем с безопасностью.

Вы можете ставить пароли на отдельные почтовые ящики, что повышает вашу личную безопасность. Например, можно поставить пароль на ящик Work, в котором вы ведете переписку с любовницей, оставив остальные ящики доступными для семейного просмотра.

2. Mozilla Thunderbird 1.5. Интерфейс Mozilla Thunderbird, а также структура меню и настроек во многом повторяет браузер Mozilla Firefox. Mozilla Thunderbird - единственный почтовый клиент, в котором вы можете отображать все учетные записи как в одной группе папок, так и в отдельных группах (рис. 1.4).

Рис. 1.4 - Интерфейс Mozilla Thunderbird

Простота и интуитивность настроек омрачается одним фактом - процедура ввода пароля учетной записи сделана по принципу браузера. При первом обращении к серверу вам предложат ввести пароль, который можно сразу запомнить. В дальнейшем до настроек паролей можно будет достучаться только из раздела приватности. Подобный механизм не применяется в почтовых клиентах и может вызывать затруднения у новичков [30, c. 157].

Возможность смены тем оформления, помноженная на их огромный выбор, не позволит скучать любителям изменения внешнего вида программ.

Иногда при отправке больших писем на медленном канале почтовый клиент внезапно выдает ошибку, которая связана с тем, что если время отправки сообщения превышает 600 секунд, то программа считает, что связь нарушена и выдает соответствующее сообщение. Схожие проблемы могут возникать и во время приема сообщений.

Встроенный HTML-редактор не знает себе равных среди конкурентов, используя элементы полноценного редактора Mozilla Composer. Письма в формате HTML оказываются лишь на несколько процентов больше по размеру, чем их текстовые аналоги.

Mozilla Thunderbird имеет библиотеку смайликов, но не утяжеляет сообщения графикой (рис. 1.5). Вместо этого, в письма добавляются специальные HTML-теги, которые интерпретируются почтовыми клиентами как смайлики.

Набираемые вами сообщения, регулярно автоматически сохраняются в папку Черновики, так что, если в квартире выключат свет, ваша нервная система практически не пострадает. Виртуальные папки могут работать с фильтрами, затрагивающими сразу несколько учетных записей. Любопытна также возможность автоматического удаления вложений прямо на сервере.

Mozilla Thunderbird обладает полноценной поддержкой виртуальных папок. Вы можете назначать стандартные фильтры, действие которых основывается на нескольких учетных записях. Обучаемая система блокировки спама отгораживает вас от неприятных сообщений.

Предварительная загрузка заголовков выполнена в общем окне программы. Богатый выбор предустановленных фильтров позволяет гибко варьировать выборочный показ сообщений [21, c. 78].

Рис. 1.5 - Отправка сообщения Mozilla Firefox

В Mozilla Thunderbird включены инструменты борьбы с мошенническими приемами в электронной почте (например, подделка заголовков). Подозрительные письма автоматически обнаруживаются и помечаются страшным клеймом ("scam" очень созвучно со словом "spam"), которое вы можете при необходимости снять, доказав порядочность адресата.

3. KMail 1.8.2. Меню и настройки программы выполнены в традиционном стиле, их освоение не вызывает сложностей (рис. 1.6).

Широкие возможности импорта позволяют переносить почтовые базы из множества клиентов (Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Opera M2, Evolution и другие).

Почтовый клиент очень быстро загружается, умеренно расходует оперативную память. Если ваш компьютер не тормозит по вине высоких системных требований, то KMail не станет камнем преткновения.

Рис. 1.6 - Интерфейс почтового клиента KMail 1.8.2

Создание сообщений происходит в стандартном окне редактора, не имеющего каких-то ярких отличий от конкурентов.

Удобно реализована панель орфографии, с помощью которой вы можете на ходу переключать язык. Если во время создания сообщения в формате HTML, вы запутались в шрифтах, то с помощью одной кнопки на панели инструментов вы можете вернуть все значения по умолчанию.

Серьезный недостаток редактора заключается в том, что проверка орфографии на лету не работает в режиме HTML.

KMail может отображать смайлики в виде графики, в том числе созданные с помощью специальных тегов. Если выделить часть текста сообщения, то при ответе будет процитирован не весь оригинал, а только его выделенная часть [21, c. 79].

Поддержка управления с помощью горячих клавиш доведена до совершенства. Вы можете произвольно назначать горячие клавиши на многие события, в том числе на переход в произвольные папки с письмами.

KMail обладает двумя группами фильтров. Первая группа обрабатывает почту на сервере, а вторая хозяйничает на локальном носителе. Возможность мощной фильтрации почты до непосредственной загрузки сообщений позволяет более экономно расходовать трафик.

KMail обнаруживает антивирусное ПО в дистрибутиве, с помощью которого проверяет на вирусы всю входящую корреспонденцию.

4. Becky! 2.24.02. Новичку будет сложно освоить неброский интерфейс программы (рис. 1.7). Здесь нет красочных стартовых страниц и других помощников в освоении.

Рис. 1.7 - Интерфейс Becky! 2.24.02

Однако простая, лаконичная система меню оказывается зачастую эффективней, позволяя без особых усилий относительно быстро войти в курс дела. Becky! - удивительно быстрый почтовый клиент. Малое время первой загрузки, моментальное открытие окон, уверенная работа на узких каналах, очень скромные системные требования. Составление сообщений в формате HTML осуществляется при помощи подключения библиотек Internet Explorer. Вы можете подключить внешний HTML редактор и использовать даже MS Word в качестве инструмента для создания сообщений.

В качестве признаков цитирования допустимо применение инициалов, полного имени пользователя, а также той части электронного адреса, что располагается до символа "@". Цитирование в формате HTML осуществляется с помощью тех же самых символов.

Первой уникальной способностью клиента является возможность правки сообщений прямо в окне просмотра (direct editing). Вторая уникальная функция редактора - возможность правки исходного HTML-кода во время создания сообщения [19, c. 87].

Рис. 1.8 - Отправка сообщения с помощью почтового клиента Becky!

Менеджер писем в стиле The Bat! становится хорошим тоном для многих почтовых клиентов, среди которых и наша японская девушка. С помощью почтовых списков вы можете создавать небольшие рассылки.

В Becky! весьма любопытно реализованы функции органайзера. Вы заносите какие-либо предстоящие события, на которые можно назначить получение/отправку сообщения, а также открытие черновика для редактирования. Процесс обмена сообщениями (рис. 1.8) с сервером индицируется лишь в пределах статусной строки, а после завершения работы с сервером девушка хранит партизанское молчание - никаких уведомлений о приходе новой почты. Вы можете назначать стандартные фильтры, как на входящую почту, так и на исходящую. Поддержка виртуальных папок отсутствует. Для автоматического обнаружения и уничтожения спама вам придется установить специальный плагин.

Можно запретить полный показ входящих HTML-сообщений, вместо которых будет отображаться лишь их текстовая информация. При обращении к вложенному в письмо файлу, Becky! выводит сообщение о потенциальной опасности.

5. PocoMail 4.0. Настройка панели инструментов очень напоминает Outlook Express. Помимо этого, вы можете менять раскладку окон и цветовой рисунок. Любители неожиданностей могут выбрать "случайную" цветовую схему.

Структура меню имеет много общего со встроенным в Windows почтовым клиентом, но окно настроек программы подозрительно напоминает The Bat! (рис. 1.9).

Несмотря на красочный внешний вид, программа обладает скромными системными требованиями. Открытие сообщений происходит очень медленно, причем низкая скорость наблюдается даже с письмами в текстовом формате. Отличительной чертой PocoMail является библиотека графических смайликов с неплохим дизайном. PocoMail позволяет подготавливать произвольные шаблоны для сообщений, в которых допустимо применение переменных. Подключение русского словаря позволяет осуществлять проверку орфографии по мере набора текста, однако литературный корректор PocoMail строг. Очень часто простые слова, в которых невозможно совершить ошибку, оказываются подчеркнутыми красной чертой. Например, "привет", "почта" т.д.

Рис. 1.9 - Интерфейс почтового клиента PocoMail

Расстояние между символами при наборе текста с использованием кириллицы меньше традиционного, что не очень удобно. Первая уникальная особенность PocoMail - это возможность автоматического архивирования почтовой базы. Удачным решением можно считать наличие кнопки быстрого вызова свойств просмотра сообщений. Кроме того, вы можете открывать сообщения в любом браузере. Важно лишь, чтобы ваш браузер имел статус установленного в системе по умолчанию. PocoMail обладает мощным обучаемым инструментом автоматического обнаружения спама. Изюминка заключается в том, что когда вы вручную выполняете какие-либо действия, связанные с сортировкой почты, то программа это запоминает и в будущем может повторять за вами уже в автоматическом режиме. Обучаемость алгоритма программы выходит за рамки фильтрации спама.

Разумеется, в почтовом клиенте есть традиционные фильтры, а также постепенно становящиеся стандартном - виртуальные папки [19, c. 88].

Для просмотра вложенных файлов можно использовать встроенный безопасный инструмент.

6. Evolution 2.4.0. Являясь почтовым клиентом GNOME, Evolution требует наличия навыков работы в этой рабочей среде. С точки зрения пользователя, Evolution не представляет особой сложности для изучения, особенно если вы когда-то пользовались почтовым клиентом Outlook. В ином случае, многое может показаться непривычным. Панель инструментов (рис. 1.10) практически не настраивается, многие функции Evolution не распространены среди популярных конкурентов и требуют отдельного изучения.

Evolution грамотно обрабатывает цитирование, вставляя в начало каждой строки HTML сообщений сплошную вертикальную черту, а в текстовые письма символ ">". Библиотека графических смайликов позволяет визуально выразить свои эмоции по ходу создания сообщения.

Календарь и планировщик позволяют Evolution чувствовать себя уверенно в корпоративной среде. Используя дополнительный компонент под названием Exchange Connector можно работать с Microsoft Exchange, при этом используя не только почту, но и публичный календарь.

Возможность подключения дополнительных модулей расширения позволяет еще больше расширить спектр задач, решаемых с помощью Evolution. Помимо стандартных фильтров, Evolution имеет встроенный обучаемый инструмент обнаружения спама [19, c. 89].

7. Opera M2 8.50. Являясь частью интегрированного пакета, почтовый клиент не вызовет никаких затруднений при наличии навыков работы с браузером Opera. Однако освоение программы с нуля может вызывать серьезные затруднения.

Интерфейс Opera M2 представлент на рис. 2.10.

Рис. 1.10 - Панель инструментов почтового клиента Evolution 2.4.0

Рис. 1.11 - Интерфейс почтового клиента Opera

Opera чрезвычайно быстрый почтовый клиент, не отягощенный грузом HTML редактора. Высокие скоростные характеристики наследуются от браузера. Почувствовать настоящую скорость можно в момент нажатия кнопки "Ответить". Редактор вызывается моментально, без каких-либо задержек. Обзор сообщений в формате HTML (рассылки) происходит на огромной скорости, обеспечиваемой собственным движком Presto.

Opera M2 обладает примитивным редактором сообщений, основная цель которого "принять" набираемый вами текст. Поддержка HTML отсутствует. Opera M2 был первым популярным почтовым клиентом, где реализация виртуальных папок была выполнена на высочайшем уровне. Почтовый клиент умеет сортировать вложения по тематике - видео, музыка и др. Вы можете ставить дополнительные метки на сообщения, помимо традиционных. Авторы последних писем автоматически добавляются в список горячих контактов. Адресная книга, открывающаяся в боковой панели главного окна, позволяет быстро добавлять адресаты в ваши сообщения. Из любого выделенного текста в браузере можно создать новое сообщение в почтовом клиенте. Почтовый клиент имеет небольшие недочеты, связанные с обработкой кириллицы. При работе с группами новостей иногда неверно определяется кодировка заголовков сообщений [51, c. 357].

Помимо стандартных фильтров и виртуальных папок, Opera M2 обладает обучаемым алгоритмом фильтрации почты, предлагающим три степени защиты. Вы можете вручную помечать сообщения как спам, и в этом случае обучаемость фильтра позволяет отсеивать похожие сообщения.

1.2 Структура сообщения электронной почты, состав, критерии и содержание ее элементов

Для того, чтобы воспользоваться электронной почтой необходимо наличие электронного адреса. Электронный адрес состоит из нескольких частей. Первая - логин под которым вы зарегистрированы, вторая - @. За "собакой" следует - имя того сервера (или домена), к которому вы прикреплены.

Электронный адрес индивидуален и неповторим. В мире может проживать множество Джорджей Бушей, но только один имеет адрес president@whitehouse.gov. Итак, приобретая доступ к Сети у провайдера, вы автоматически получаете свой первый адрес электронной почты и личным почтовый ящик, имя которого в большинстве случаев совпадаем с вашим пользовательским логином для входа в Сеть. Можно создать несколько электронных ящиков. Зачем нужны несколько электронных адресов? И на этот вопрос ответить нетрудно: во-первых, всегда полезно иметь один постоянный адрес, который не будет зависеть от того, через какого провайдера вы входите в Сеть. Во-вторых, каждый пользователь Сети "живет" сразу в нескольких параллельных потоках жизни. Работа, профессиональные обязанности. Хобби, общения с коллегами по увлечению. Личная жизнь, наконец. И для каждого "потока" существует своя собственная "струйка" электронных писем, которые неплохо было бы разделить. А значит, для каждого вида переписки можно завести свой собственный почтовый ящик.

Бесплатные почтовые ящики нередко используются для соблюдения анонимности - в самом деле, по адресу типа lasarus@iname.com невозможно понять даже то, в какой стране живет его владелец! Независимые почтовые ящики бывают гораздо вместительнее своих "официальных" коллег [51, c. 359].

Помимо базовых характеристик (скорость работы, размер почтового ящика и так далее), главное, чем отличаются независимые "почтовики" друг от друга, - вид доступа к почтовым сообщениям.

Выбор собственного адреса (точнее, той его части, что стоит непосредственно перед "собакой") - операция очень ответственная. Ведь нам с вами нужен адрес, запоминался бы просто и мог сказать что-то о своем хозяине. В выборе имени мы не ограничены, за исключением тех случаев, когда нужное имя уже зарегистрировано на другого пользователя. К примеру, не слишком стоит надеяться на то, что, подключившись к крупному провайдеру, вы сможете зарезервировать для своего адреса свое имя: sasha@provider.ru или igor@provider.ru Саш и Игорей в Сети предостаточно, и почти наверняка подобные адреса оказались "забиты" еще несколько лет назад. Заметьте - никаких пробелов в e-mail адресе не предусмотрено, в случае необходимости для разделения слов можно воспользоваться знаком _. А можно не зацикливаться на собственном имени, а придумать себе "сетевое прозвище" - "ник". Простое, емкое и оригинальное.

Чтобы открыть новый почтовый ящик, в левом верхнем углу нажмите ссылку "Регистрация в почте". Необходимо будет заполнить анкету регистрации. Символ "*" означает, что заполнение полей обязательно. "E-mail" - имя вашего почтового адреса (например, ivanov, vasya или petrov2007). Выберите почтовый сервер (mail.ru, inbox.ru, list.ru, bk.ru). "Пароль" - это сочетание символов для доступа к почтовому ящику. Самыми лучшими паролями считаются сочетания букв, цифр и специальных символов (например, "#", "$", " %", "&"), да к тому же длина пароля 8-12 символов. Хотя каждый сам вправе устанавливать пароли [51, c. 360].

Имя и пароль почтового ящика должно быть обязательно латинскими буквами. В блоке "Если вы забудете пароль" рекомендую ответ на секретный вопрос писать как можно сложнее, иначе почтовый ящик может быть взломан простым подбором популярных фраз. Дополнительная информация - это дело сугубо личное и за небольшим исключением разница не влияет. Чтобы закончить регистрацию, введите в поле число, указанное на картинке, это связано с защитой от автоматических регистраций. Да, имя вашего почтового ящика может быть уже кем-то занято, в таком случае сервер выдаст сообщение и автоматически вам предложат несколько похожих незанятых имен.

Чтобы начать работать, перейдите по ссылке http://www.mail.ru или же вставьте эту ссылку в адрес открытого браузера. Чтобы открыть почтовый ящик, наберите ваше имя и пароль, которые вы указывали при регистрации. Там же выбираем и почтовый сервер. Если вы не хотите, чтобы на компьютере сохранялся пароль и имя ящика (например, общественный компьютер, интернет - кафе или рабочий компьютер), поставьте галочку "Чужой компьютер". При последующем открытии сайта вам придется заново набирать данные ящика. Для электронных подписок на почтовые рассылки, участие в форумах и т.д. лучше иметь отдельный ящик, чтобы можно было удалить без проблем.

Спам - это массовая рассылка рекламных объявлений по электронной почте без согласия на это получателей, непрошенное рекламное сообщение, сетевой мусор, мусорная почта, рассылаемые по электронной почте. Представьте себе, что вы живете во Владивостоке, и получаете сообщение по почте о рекламе какого-нибудь коттеджного участка или продажи канцелярских товаров в Москве. Когда такое письмо попадается один - два раза в месяц, еще не страшно, а когда вам в день приходят 20-50 подобных писем, тут уж стоит задумываться. В таком количестве писем можно и потерять что-нибудь стоящее и важное, удалив письмо. В худшем случае придется удалять почтовый ящик навсегда и делать новый.

Почтовые клиенты, это специальные программы, установленные на компьютере пользователя и позволяют получать почту на компьютере, не используя браузер. Вся почта в таком случае сохраняется на компьютере и посмотреть ее можно будет потом. Чтобы получить почту, достаточно будет открыть почтового клиента и одним нажатием клика получить посланное (при определенных настройках и соединении с интернет). Существует множество разновидностей почтовых клиентов, однако я заострюсь на двух популярных. Первый - это Outlook Express. Если у вас установлен Windows, то обычно он установлен вместе с операционной системой. В меню пуск -> программы вы должны его увидеть. Данный клиент больше всего подходит для рабочего компьютера и одного адреса электронной почты [10, c. 83].

Ниже предлагаются настройки для почтовых программ [17, c. 185]: электронный адрес (имя почтового ящика или e-mail address): полное название почтового ящика, включающее значок "@" и домен (для примера пусть будет ящик ivanov@mail.ru и далее); сервер входящей почты (POP3-сервер): <точка><домен>, где <домен> - домен Вашего почтового ящика для почтового ящика ivanov@mail.ru - pop.mail.ru); сервер исходящей почты (SMTP-сервер): <точка><домен>, где <домен> - домен Вашего почтового ящика (для почтового ящика ivanov@mail.ru - smtp.mail.ru); имя пользователя на POP-сервере: имя почтового ящика без значка "@" и названия домена для почтового ящика ivanov@mail.ru - ivanov); пароль: Ваш пароль к почтовому ящику ivanov@mail.ru; порт входящей почты: POP3-110, порт исходящей почты: SMTP - 25 или 2525.

Для регистрации почтового ящика на Mail.ru заходите на сайт http://mail.ru/.

Откроется страница, на которой в левом верхнем углу будет специальная форма (рис 1.12). Далее следует нажать ссылку "Регистрация в почте".

Рис. 1.12 - Форма для входа и регистрации на Mail.ru

В настройках почтовой программы необходимо указать, что сервер исходящей почты (или сервер SMTP) требует авторизации.

Открывается страница "Регистрация почтового ящика", представленная на рис. 1.13.

Ничего сложного в заполнении регистрационной формы нет. Есть поля, обязательные для заполнения. Они помечены значком (*). Если их не заполнить, то почтовый ящик не зарегистрируется. Остальные поля можно не заполнять.

Поля с именем (1), фамилией (2), датой рождения (3) и полом (12) обязательны к заполнению, но никто проверять не будет, честно Вы написали, или нет.

Далее следует ввести в поле E-mail (4) заготовленное заранее слово - название почтового ящика (только латинскими буквами). Приготовьтесь к тому, что простое имя, которое вы хотите использовать, уже занято, и Вы получите ответ, что почтовый ящик с таким именем уже есть.

На этот случай заготовьте запасные варианты. Имя должно быть не более 16 символов. Кроме букв можно использовать цифры, знаки подчеркивания (_), точки (.), или минус (-), но начинаться название почтового ящика с этих знаков не может.

Кроме того, если имя занято в домене mail.ru, можно проверить, не занято ли имя еще в трех доменах: inbox.ru, list.ru, bk.ru. Для этого нажимаете кнопку 5 и выбираете один из этих доменов в выпадающем списке. Возможно Вам повезет и в одном из доменов выбранное Вами имя не будет занято.

Когда под полем E-mail (4) появится фраза зеленого цвета: "Ящик с таким именем свободен" - значит все нормально.

Если Вы собираетесь использовать почтовый ящик долго и для серьезных целей, то и пароль должен быть надежный. Он должен состоять не менее чем из 4 символов. Русские буквы не допускаются. И, хотя мы любим использовать в пароле осмысленные слова, лучше будет, если в пароле используются различные знаки, а не только буквы и цифры. Дело в том, что если пароль взломают, Вы не только потеряете письма, но Вам еще будет проблематично вернуть себе почтовый ящик, в котором хакер сменит пароль.

Рис. 1.13 - Регистрация почтового ящика на Mail.ru

Чтобы убедиться, что пароль вы ввели правильно, в следующее поле вводите тот же пароль еще раз.

На случай, если Вы забудете пароль и вам придется отправлять запрос с просьбой напомнить пароль, нужно заполнить ячейку с ответом на секретный вопрос. Для этого в поле 7 выберите из выпадающего списка какой-нибудь вопрос, например, девичья фамилия Вашей матери, номер Вашего паспорта, а в поле 9 впишите ответ на этот вопрос.

Вы можете придумать свой вопрос. Для этого в поле 7 выберите из выпадающего списка фразу "Свой вопрос", в появившемся поле 8 указываете это вопрос, а в поле (9) впишите ответ на этот вопрос.

В поле 10 вписываете дополнительный e-mail, если он у Вас есть. На него придет Вам ответ с забытым паролем.

Поля 10 и 11 заполнять не обязательно. Ваш пол выбираете путем переключения кнопки 12. Свою "Страну" и "Регион" выбираете из выпадающего списка (поля, не обязательные к заполнению). Ниже, в разделе "Другие сервисы", по умолчанию стоит птичка напротив "Установить программу Mail.ru Агент". Создать персональную страницу на проекте "Мой Мир" - Это сервис наподобие "одноклассники.ру", только от mail.ru.

В поле "Код" на картинке 13, вводите цифры и буквы, которое Вы видите над этим полем. Цифры эти написаны вкривь и вкось, для того, чтобы не было автоматической регистрации почтовых ящиков с помощью всяких хитрых программ.

Если Вы неправильно введете этот код, то не зарегистрируете почтовый ящик до тех пор, пока не введете эти знаки правильно.

Заполнив регистрационную форму, нажимаете кнопку "Зарегистрировать почтовый ящик".

...