Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

Все сотрудники предприятия подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка, которые обеспечивают укрепление дисциплины, рационально используют рабочее время, улучшают качество работы; содействуют росту производительности труда. В зависимости от должности и профессии, графика работы на предприятии установлен режим рабочего времени. Каждый день отдел охраны фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника в специальном журнале.

Круг задач, обязанностей, прав, ответственности определяется должностными и рабочими инструкциями индивидуально.

Чтобы заинтересовать сотрудников предприятия в качественном выполнении производственных заданий, выпуске конкурентно способной продукции, внедрении новой техники и технологий, совершенствовании организации труда и производства, а также стимулировать высокий профессионализм и новаторский подход к решению поставленных задач, на предприятии предусмотрены:

1. Дополнительные меры по стимулированию работников предприятия.

2. Порядок начисления надбавки за выслугу лет.

3. Порядок начисления надбавки за профессиональное мастерство.

4. Порядок оплаты труда за совмещение профессий (должностей) и временном замещении.

5. Порядок выплаты материальной помощи.

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления. Так, до августа 2010 года организационная структура выглядела совершенно иначе). Сравнив эти структуры, можно сказать, что на данный момент изменилась не только штатная численность предприятия (стала больше), но и появились совершенно новые отделы и службы.

Как видно из организационной структуры, предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние. Директору непосредственно подчиняются: заместитель директора по экономике, бухгалтерия, секретарь-референт, юридический отдел, отдел кадров, архив, начальники служб.

Заместитель директора по экономике осуществляет руководство предприятием по вопросам экономической деятельности.

Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, который распределяет обязанности между своими подчиненными. Бухгалтерия организует бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности; учитывает издержки производства и обращения, финансовые, расчетные и кредитные операции; осуществляет расчеты по заработной плате и другие операции.

Секретарь-референт ведет весь комплекс работ по делопроизводству.

Юридический отдел обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов.

Отдел кадров занимается соблюдением трудового законодательства на предприятии, защищает права работодателя и обеспечивает права, льготы и гарантии работников предприятия; подбирает кадры; ведет кадровый и воинский учет. Архив осуществляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, обеспечивает сохранность документов.

В свою очередь, начальникам служб подчиняются начальники соответствующих отделов и старшие мастера участков.

Служба основного производства включает в себя технологический отдел, конструкторское бюро, участок механической обработки, участок комплектования, участок упаковки. Технологический отдел осуществляет технологическую подготовку производства, обеспечивает качественное выполнение доведенных заданий. Конструкторское бюро разрабатывает эскизные, технические и рабочие проекты различной степени сложности и сопровождает их в процессе изготовления. Участок механической обработки качественно изготавливает детали мебели в срок. Участок комплектования своевременно готовит комплектующие для упаковки готовой продукции.

Служба вспомогательного обеспечения состоит из участка по обслуживанию технологического оборудования и участка энергетического обеспечения и транспорта. Участок по обслуживанию технологического оборудования обеспечивает безаварийную работу технологического оборудования и оснастки. Участок энергетического обеспечения и транспорта обеспечивает предприятие электроэнергией, водой и другими видами энергии. Служба логистики и материального обеспечения включат в себя отдел логистики, отдел материально-технического снабжения, склад материально-технического снабжения, склад готовой продукции. Отдел логистики документально сопровождает приходно-расходные операции, в том числе таможенное оформление. Отдел материально-технического снабжения обеспечивает производства материалами, занимается поиском альтернативных поставщиков с целью улучшения качества поставляемых материалов и уменьшения затрат. Склад материально-технического снабжения обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей. Склад готовой продукции соблюдает режим хранения, своевременно принимает и отгружает готовую продукцию.

Планово-экономическая служба представлена двумя отделами: плановый и финансовый отделы. Плановый отдел занимается экономическим планированием, направленным на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявляет и использует резервы производства с целью достижения наибольшей результативности в деятельности предприятия. Финансовый отдел управляет финансовыми ресурсами предприятия, ведет учет движения финансовых средств и представляет отчетность.

В службу маркетинга входят отдел маркетинга, отдел продаж, отдел перспективных разработок. Отдел маркетинга разрабатывает маркетинговые стратегии предприятия, проводит маркетинговые исследования, осуществляет работу по созданию новой продукции, организует работу по созданию фирменного стиля. Отдел продаж занимается подготовкой и заключением договоров на поставку продукции, составляет оперативную и статистическую отчетности о выполнении планов по заказам, договорных обязательств. Отдел перспективных разработок обеспечивает конкурентоспособность продукции за счет художественно-конструкторского формирования эстетических и функциональных качеств продукции.

Служба режима и контроля на предприятии состоит из двух отделов: охраны и технического контроля. Отдел охраны обеспечивает надежную охрану принадлежащего СП "Софтформ" ООО имущества и объектов; осуществляет пропускной режим. Отдел технического контроля предотвращает выпуск продукции, не соответствующей требованиям проектно-конструкторской и технологической документации, следит за соответствием качества поступающих сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий стандартам, техническим условиям.

Надо отметить, что все службы и отделы СП "Софтформ" ООО взаимодействуют между собою для получения и предоставления необходимых материалов и документов, касающихся деятельности предприятия, необходимых для надлежащего исполнения своих функций.

Таким образом, можно сделать вывод, что в целом на предприятии работает четкая отлаженная система: существуют благоприятные условия труда, есть различные формы стимулирования сотрудников.

СП "Софтформ" ООО в своей управленческой деятельности использует электронную почту Microsoft Outlook 2003.

Для того чтобы осуществлять отправку электронных файлов у нас на предприятии имеется собственный почтовый сервер, который позволяет обмениваться электронной почтой, как в локальной, так и в глобальной сети. Каждый сотрудник предприятия, подключенный к почтовому серверу, имеет свой электронный адрес (почтовый ящик), который присваивается непосредственно системным администратором.

Сообщение, прежде чем попасть с одного сервера на другой, может проходить ряд промежуточных серверов. Почтовые серверы обмениваются сообщениями в автоматическом режиме, причем маршрут движения сообщения в сети рассчитывается специальной программой - маршрутизатором.

Когда сообщение прибывает на сервер назначения, адресат при очередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Таким образом, чтобы получить сообщение, пользователю не нужно постоянно держать включенным свой компьютер. Включить компьютер и подключиться к сети он сможет в любой момент, когда пожелает получить или отправить сообщения. Такой режим работы, как известно, называется off-line.

Основной функцией почтовых программ являются получение и чтение сообщений, подготовка и отправка сообщений, ведение адресной книги.

Данные всей переписки по электронной почте хранятся на почтовом сервере предприятия, а также на компьютере пользователя.

Очевидно, что электронная почта обладает многочисленными достоинствами (доступность и простота использования, быстрота отправки и получения, экономия времени и бумаги и другие), но именно из-за этих достоинств возникают основные риски, связанные с ее использованием. К примеру, доступность электронной почты превращается в недостаток, когда пользователи начинают применять почту для рассылки спама, легкость в использовании и бесконтрольность приводит к утечкам информации, возможность пересылки разных форматов документов - к распространению вирусов. Предприятие может подвергаться данным рискам в силу ряда свойств электронной почты. Например, благодаря применению MIME-стандарта электронная почта может переносить большие объемы информации различных форматов данных в виде прикрепленных к сообщениям файлов. Такой возможностью сразу могут воспользоваться злоумышленники. Достоинство электронной почты превратилось в угрозу, поскольку электронная почта стала представлять собой практически идеальную среду для переноса различного рода "опасных" вложений, а именно компьютерных вирусов, вредоносных программ, "троянских" программ. Если надлежащий контроль за использованием электронной почты не обеспечен, это может привести к чрезвычайно серьезным последствиям и даже нанести непоправимый ущерб. Избавиться от данного риска можно лишь путем блокировки писем с "опасными" вложениями, а также антивирусной проверки прикрепленных файлов. На практике же оптимальным средством может оказаться блокировка определенных типов файлов. Это, как правило, исполняемые файлы (exe, com, bat) и файлы, содержащие макросы и OLE-объекты (файлы, созданные в приложениях MS Office).

Серьезную опасность для корпоративной сети предприятия представляют различного рода атаки с целью "засорения" почтовой системы. Это, в первую очередь, пересылка в качестве вложений в сообщениях электронной почты файлов больших объемов или многократно заархивированных файлов. Открытие таких файлов или попытка развернуть архив может привести к зависанию системы. Другой особенностью электронной почты является ее доступность и простота в использовании. Во многом результатом этого стало широкое и повсеместное применение этого вида сервиса Интернет. Стихийность развития и отсутствие единых правил функционирования почтового сервиса привели к неконтролируемому использованию электронной почты, а в связи с этим, и к возникновению целого ряда рисков, связанных с неуправляемой циркуляцией электронной почты в сети.

Передача в электронных письмах графических файлов (чертежи), которые, как правило, приводят к значительной перегрузке сети, соответственно к дополнительным финансовым затратам.

К "засорению" трафика также ведет рассылка спама. Как правило, это письма, содержащие навязчивые предложения самых разнообразных услуг, товаров. Такого рода почта является "группой риска" с точки зрения переноса вирусов. Большое количество ненужной почты загружает каналы, "замусоривает" почтовые ящики, отнимает время на удаление ненужных писем и повышает вероятность случайного удаления нужных.

Таким образом, рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП "Софтформ" ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП "Центр электронного документооборота" Белорусского государственного университета внедряет электронные "продукты: электронное "Дело", "Дело-Web", Архивное дело, система "Карма" и прочие. Широкое применение получил программный продукт "Канцлер", который представлен: пакетом прикладных программ "Канцлер"; программным комплексом "Канцлер Мини"; системой электронного документооборота "Канцлер Экспресс".

Но возникает ряд вопросов. Окажется ли электронный документооборот по карману предприятию и будет ли он настолько эффективно работать?

Во-первых, внедрение электронного документооборота является не таким уж и дешевым удовольствием, да и не мало средств необходимо потратить на обучение сотрудников, так как далеко не все готовы принять что-то новое. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения, а ведь система электронного документооборота (СЭД) имеет некую особенность: система либо должна работать (быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации), либо эффективность от ее использования будет минимальной. Во-вторых, важнейшей проблемой является фактор руководства. Отсутствие воли руководителей, а также незнание может привести предприятие к последствиям разного уровня тяжести: система будет внедренной только в некоторых подразделениях или только на некоторых уровнях, либо всего лишь для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. В-третьих, самая распространенная и типичная проблема: сложность задачи, которая не сочетается финансовыми возможностями предприятия. Ведь на СП "Софтформ" ООО нет специального выделенного отдела информационных технологий, с которым можно взаимодействовать для формализации требований к системе. В-четвертых, несмотря на то, что в 2009 году был принят закон "Об электронном документе и электронно-цифровой подписи", была и остается проблема необходимости обеспечения юридической силы электронных документов.

В заключении хочется отметить, что на предприятии существуют как сильные, так и слабые стороны использования электронной почты. Но, если события в отношении внедрения СЭД будут происходить медленно и верно, то уже через пару лет СП "Софтформ" ООО решит многие задачи и проблемы:

1. Объемы бумажного документооборота сократятся в несколько раз.

2. Повысится удобство оформления заявок на платежи.

3. Появится возможность присоединения и просмотра дополнительных документов, имеющих отношение к заявке, в электронном виде (скан-копии).

4. Значительно уменьшатся временные затраты на оформление и согласование документов.

5. Снизится трудоемкость выполнения контрольных функций согласующими подразделениями.

2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации

В СП "Софтформ" ООО офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Ниже представлены маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками.

Электронная работа с входящей документацией:

1. Получение документа.

2. Экспедиционная обработка.

3. Рассмотрение документа.

4. Регистрация.

5. Передача адресату (конкретное подразделение).

6. Рассмотрение руководителем подразделения.

7. Назначение и передача исполнителю.

8. Исполнение документа.

9. Контроль за исполнением.

10. Направление документа в дело.

Электронная работа с исходящей документацией:

1. Создание проекта документа.

2. Проверка офис-менеджером.

3. Согласование (визирование при необходимости).

4. Подписание руководителем документа.

5. Регистрация документа.

6. Направление документа в дело.

Более подробно на каждом из этапов мы остановимся далее (рис. 2.2).

В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.2 - Модель внешнего документооборота предприятия

При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

Наиболее распространенной программой данного назначения, обеспечивающей высокое качество и удобство применения и использующейся в нашей организации, является программа Fine Reader.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.

При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации - факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза).

Таким образом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.

После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Поскольку в нашей организации находятся 2 разных по своим функциям отдела, то для каждого из отделов настроены собственные правила нумерации для разных типов документов. Также при необходимости можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении, карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера. Так же при регистрации, к карточке можно присоединить любое количество файлов произвольного формата. Данная карточка документа привязывается к номенклатуре дел компании с указанием дела из справочника номенклатуры. А с документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки используются разные справочники.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения - последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.

Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:

- параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;

- последовательный - последовательную;

- альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.

После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер. Более подробно архивное хранение мы рассмотрим ниже.

Хотелось бы особое внимание обратить на организацию работы с документами, полученными посредством электронной почты. В нашей организации разработано специальное положение, закрепляющее правила работы с электронной почтой. В данном положении определены следующие электронные сообщения, подлежащие регистрации и сохранению в системе электронного документооборота:

- сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

- сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

- сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) - для передачи следственным органам;

- все отправленные документы, поскольку могут возникнуть случаи, когда важно восстановить содержание всей переписки.

Важным этапом работы с электронными сообщениями является установление для них сроков хранения. По действующему в нашей организации положению, срок хранения полученного сообщения устанавливается такой же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен: разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничения доступа, вся входящая документация получается наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, - Шаблоны. При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.

Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование). Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Внешнее согласование чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря "сквозному" делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному "Листу согласования".

После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации. Интеграция "Евфрат-Документооборот" с электронной почтой позволяет также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.

Таким образом, автоматизированная система "Евфрат-Документооборот" помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере конкретного вида документа (письма) можно изобразить следующим образом (рис. 1.3).

Электронная работа с внутренней документацией. Работа с внутренней документацией состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку.

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование).

4. Регистрация в подразделении.

5. Передача адресату.

6. Отметка о доставке.

7. Выдача (оформление) резолюций.

8. Постановка на контроль.

9. Отчет об исполнении.

10. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше.

Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема - тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение - задание), сообщение перемещается в специальную папку "В работе".

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1.3 - Маршрут движения письма

Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания. Пользователь также имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку "Отложенные". При завершении задания, соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с "отложено" на "в работе" удаляется соответствующий reminder.

В ходе работы над проектом документа, могут понадобиться ранее созданные документы или ранее полученная корреспонденция. Для решения данного вопроса автоматизированная система, установленная в нашей организации, обеспечивает средства поиска и построения отчетов. При необходимости можно осуществлять поиск по значениям атрибутов карточки, включая атрибуты табличных разделов, по реквизитам документа, поиск с учетом русской морфологии, а также возможно осуществление полнотекстовых запросов по содержимому карточек документов и файлов. Имеется возможность определить тип карточек, включаемых в поисковый фильтр. Подсистема отчетности (виртуальных папок) позволяет связать с поисковым фильтром форму представления отчета (определить колонки представлений, их заголовки, способы группировки и сортировки данных, а также определить агрегированные значения в таблице). После произведения поиска происходит организация иерархии отчетов (иерархия виртуальных папок системы с ассоциированными с ними представлениями отчетов). Любой отчет может быть экспортирован в Microsoft Excel или распечатан.

В процессе работы над заданием исполнителя руководитель может произвести консолидированный контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет ассоциируется с виртуальной папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры. Примерами отчетов могут быть следующие: все просроченные документы на сегодняшний день; все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период. Таким образом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов и анализ загрузки персонала. В процессе согласования проекта документа, исполнитель пользуется общекорпоративным справочником или справочником сотрудников компании для рассылки. Рассылка происходит аналогично, описанному выше, образом. Справочники используются в других приложениях для хранения информации о сотрудниках организации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию о структуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данные справочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяет возможности использования корпоративной системы.

Следует более подробно остановиться на организации электронного архива в нашей организации. Поскольку в нашей модели документооборота выделяются 2 вида хранения данных: оперативное и долгосрочное, то для работы с данной информацией созданы разные виды хранилищ. Для оперативного хранения первостепенным является скорость доступа, поскольку в оперативном "секторе" обычно хранятся документы, находящиеся в работе. Оперативное хранение производится с помощью RAID-массивов. Они представляют собой способ организации нескольких жестких дисков, когда информация автоматически записывается одновременно на несколько дисков. При выходе из строя одного или нескольких накопителей информация восстанавливается с резервного. А для долговременного хранения больших объемов информации применяются архивные библиотеки на основе CD или DVD. Каждая такая библиотека содержит до нескольких сотен дисков и одно или несколько устройств считывания записи. Автоматическая смена дисков в таких устройствах занимает от одной до нескольких секунд, что, в принципе, приемлемо для применения в системах электронного документооборота.

А также некоторые виды документов хранятся на ленточных системах, что тоже достаточно удобно в использовании и выгодно в хранении. Электронный архив СП "Софтформ" ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов. А также обладает специальным клиентским расширением, которое позволяет напрямую сохранять документы в архиве из программ Microsoft Office, а также сохранять атрибуты файлов в виде атрибутов карточки и использовать средства VBA для разработки карточек.

Такая организация электронного документооборота в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.

2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на СП "Софтформ" ООО

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1) руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота;

2) руководство по организации хранения документов на электронных носителях;

3) руководство по установления сроков хранения;

4) руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.

Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.

Защищенность ЭД - это самый волнующий вопрос для организации в целом. В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.

Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест;

- специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

- универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

- мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

- рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Минске передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока.

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей, в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

3. Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты

3.1 Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации

В первую очередь, в организации необходимо определить и нормативно закрепить в локальных правовых актах, какая система пересылки электронных сообщений является системой ЭП организации (так называемая "корпоративная система ЭП (далее - СЭП)). В том числе необходимо определить основной официальный адрес ЭП организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной корреспонденции [37, c. 140].

Для идентификации СЭП организации необходимо четко определить комплекс программно-технических средств, используемых для ее функционирования, и/или систему официальных адресов ЭП, используемых работниками организации. Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов:

"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО представляет собой комплекс программно-технических средств, включающих почтовый сервер Microsoft Exchange Server 2007 и почтовые клиенты Microsoft Outlook, используемые работниками СП "Софтформ" ООО для осуществления отправки и получения сообщений электронной почты в соответствии с локальными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП "Софтформ" ООО является info@softform.by.

Работникам, использующим систему электронной почты СП "Софтформ" ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фамилия.имя@домен.bу (например: ivanov.petr@softform.by)".

Или:

"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО представляет собой совокупность электронных почтовых адресов (ящиков), предоставляемых ОАО "Хостер" согласно договору от 14.02.2010 № 19/26 и используемых работниками СП "Софтформ" ООО для отправки и получения документов в электронном виде в соответствии с локальными правовыми актами.

Официальным адресом электронной почты СП "Софтформ" ООО является info@softform.by.

Работникам, использующим систему электронной почты СП "Софтформ" ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фaмилия.имя@домен.by (например: ivanov.petr@softform.by).

В локальных правовых актах организации следует определить, для достижения каких целей и решения каких задач будет использоваться СЭП. Определение целевого назначения СЭП организации необходимо для закрепления порядка и правил ее использования, а также определения ответственности работников за ее нецелевое использование.

Целью использования ЭП может быть, например, осуществление оперативной документированной коммуникации с филиалами, подчиненными и иными организациями, а также внутри организации. Для решения указанной цели могут ставиться следующие задачи [37, c. 142]:

- пересылка служебных документов;

- пересылка напоминаний о сроках исполнения разосланных ранее документов;

- согласование принятия управленческих решений;

- подтверждение совершенных действий и др.

В качестве локальных правовых актов, определяющих СЭП организации и закрепляющих порядок ее использования, могут выступать приказы (распоряжения) руководителя, инструкция по делопроизводству, инструкция по использованию ЭП в организации, положение об информационной безопасности и т. д. Установление права собственности на информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.

После того, как СЭП организации будет четко идентифицирована, а также будут определены цели и задачи ее использования, необходимо закрепить право собственности на документированную информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.

Установление права собственности на всю или определенную часть документированной информации, пересылаемой посредством СЭП организации, является важным условием правового регулирования ее использования в деятельности организации.

При установлении права собственности на такую информацию может использоваться два подхода: право собственности на всю информацию, отправляемую и получаемую работниками посредством СЭП организации, закрепляется исключительно за организацией; право собственности разграничивается в зависимости от содержания информации, пересылаемой посредством СЭП организации.

Первый подход является наиболее приемлемым, так как на законном основании позволит в максимальной степени контролировать состав и содержание документированной информации, получаемой и отправляемой с помощью СЭП организации (в ручном, автоматизированном или смешанном режимах), а также устанавливать ответственность работников за нарушение порядка использования ЭП. При таком подходе ответственность перед сторонними лицами за содержание отправляемых работниками сообщений полностью возлагается на организацию.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"Информация, пересылаемая посредством системы электронной почты предприятия, является исключительной собственностью предприятия.

Использование системы электронной почты предприятия в личных целях не допускается".

Второй подход может применяться в случае, если организация допускает использование работниками СЭП в личных целях. Такой подход подразумевает необходимость определения четких критериев того, какая информация, пересылаемая посредством СЭП организации, будет являться собственностью организации, а какая - собственностью работников.

Определение собственника информации может производиться на основании формальных и/или содержательных критериев.

В первом случае, например, может определяться, что к категории личных сообщений относятся сообщения с пометкой "Личное" либо сообщения, отправляемые работниками в установленное время (во время обеденного перерыва, после окончания рабочего дня и т. д.).

Во втором случае критерием отнесения сообщений к категории личных будет служить их содержание.

Независимо от критериев отнесения сообщений ЭП к категории личных необходимо установить порядок, при котором обработка и хранение личной электронной корреспонденции должны осуществляться отдельно от служебной корреспонденции. В том числе все личные документы ЭП в автоматическом или ручном режиме должны отделяться от служебной электронной корреспонденции и группироваться в самостоятельные электронные папки в почтовых ящиках, перемещаться в отдельные рабочие области (электронные папки) на персональных компьютерах, предназначенные для личных файлов работников, и т. д.

Необходимо учитывать, что порядок, при котором допускается использовать СЭП организации в личных целях, создает дополнительные трудности и риски, связанные с необходимостью соблюдения тайны личной переписки работников, ростом объемов почтового трафика, увеличением потерь рабочего времени работников, связанных с получением и отправкой личной корреспонденции, риском компрометации репутации организации в случае использования работниками СЭП для несанкционированных рассылок и др.

Для предотвращения подобных издержек может быть определен порядок, при котором работники будут использовать для личных целей не СЭП организации, а личные почтовые ящики, расположенные на сторонних информационных ресурсах, доступ к которым осуществляется посредством сети Интернет (например, www.mail.ru, www.yandex.ru и т. д.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО используется для отправки и получения служебной электронной корреспонденции в рамках выполнения функций и задач деятельности организации.

Использование системы электронной почты СП "Софтформ" ООО в личных целях не допускается.

Для отправки и получения электронных сообщений личного характера допускается использовать сторонние ресурсы сети Интернет в соответствии с Правилами доступа к сети Интернет, утвержденными приказом директора СП "Софтформ" ООО от 15.07.2010 №59".

Для соблюдения работниками установленного порядка использования СЭП организации в локальных нормативных правовых актах организации необходимо закрепить обязанности работников по соблюдению таких правил и ответственность за их нарушение. В качестве таких правовых актов могут выступать положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству организации и т. д. Четкое установление обязанностей и ответственности по работе с документами ЭП требуется для того, чтобы в случае необходимости создания или получения документации было ясно, кто ответственен за осуществление необходимых действий [40, c. 103].

В зависимости от категории работников их обязанности могут различаться.

На руководство организации и структурных подразделений могут быть возложены обязанности по нормативному закреплению и поддержанию соблюдения установленного порядка работы с СЭП организации.

На специалистов по ДОУ могут быть возложены обязанности по контролю за соблюдением установленного порядка работы с электронной почтой, в том числе соблюдению установленных правил ведения делопроизводства (учета, движения, оперативного хранения документов ЭП и т. д.), передачи документов ЭП на архивное хранение, обучение персонала установленным правилам работы с электронной почтой и т. д.

Специалисты по информационным технологиям (программисты, системные администраторы и т. д.), как правило, несут ответственность за техническое обеспечение функционирования СЭП организации, а также защиту документов ЭП от несанкционированного уничтожения или неавторизованного доступа к ним.

Специалисты по информационной безопасности, как правило, отвечают за установление и контроль соблюдения правил работы с ЭП при пересылке информации ограниченного распространения и иной информации, ознакомление с которой посторонних лиц может повлечь за собой убытки для организации.

При этом все работники организации должны нести ответственность за обеспечение сохранности и доступности документов ЭП, создаваемых в их деятельности, а также получаемых от внешних источников. Помимо этого, все работники организации должны нести ответственность за: использование ЭП в личных целях; содержание документов ЭП; соблюдение порядка оформления, хранения документов ЭП и иных правил работы с ЭП. Работники должны быть ознакомлены с установленной для них ответственностью (то есть ознакомлены с соответствующими локальными нормативными правовыми документами, в которых эта ответственность закреплена).

При определении мер ответственности за несоблюдение работниками установленных обязанностей необходимо руководствоваться трудовым законодательством Республики Беларусь. В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с СЭП организации в отношении работников может быть установлена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь. Так, согласно статье 198 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение [40, c. 104].

...