Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использованию СЭП организации.

С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен включать лишь тех работников, которым использование ЭП необходимо для выполнения возложенных на них функций.

Примерная форма такого перечня приведена в приложении.

В перечне могут быть детализированы цели, для которых конкретным работникам (категориям работников) разрешается использовать СЭП организации.

Перечень может не составляться в случае, если право пользования корпоративной ЭП закрепляется в должностных инструкциях работникам организации, инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных правовых актах.

3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации

Создать и отправить электронное письмо легко: для этого не нужно его распечатывать на принтере, запечатывать в конверт и нести на почту. Во многом именно легкость создания и отправки сообщений посредством электронной почты (далее - ЭП) обуславливает значительный рост электронной переписки в различных организациях. При этом нередко значительная часть пересылаемой электронной корреспонденции носит справочный характер и/или может быть вполне заменена бездокументными формами коммуникаций (например, посредством телефона) [42, c. 30].

Учитывая указанное, в организации следует определить критерии, при которых отправка электронных сообщений действительно неизбежна, так как обусловлена необходимостью документирования деловой деятельности. В случае, если перечень таких критериев достаточно широк, может быть использован способ, при котором необходимость использования ЭП определяется методом исключения, то есть определяются случаи, при которых использование ЭП недопустимо.

В целом, необходимость создания документов независимо от формы и вида носителя, а также их видовой и количественный состав определяются: компетенцией организации, кругом функций организации, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и т. д.

Юридическим основанием создания документов являются акты законодательства Республики Беларусь, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций и т. д.

Состав и количество создаваемых в организации документов также зависит от корпоративной культуры организации, сложившихся в ней традиций работы с документами, уровня профессиональной компетенции работников и т. д.

Можно выделить следующие основные факторы, влияющие на выбор ЭП в качестве средства осуществления документированных коммуникаций:

- тема (содержание) пересылаемых документов;

- доступность адресата;

- потребность в высокой скорости доставки;

- потребность в высокой скорости ответа;

- количество получателей.

Тема (содержание) отправляемого документа напрямую влияет на то, допускается ли его передача посредством ЭП. Организация должна определить, какая информация может пересылаться посредством ЭП, а какая - нет. В качестве общих критериев могут выступать следующие [42, c. 31]:

- степень закрытости (конфиденциальности) информации;

- значимость информации для решения выполняемых задач и функций;

- допустимость пересылки информации посредством ЭП с точки зрения законодательства, в том числе наличие нормативных требований по представлению информации в определенной форме (в бумажной, электронной с обязательным использованием ЭЦП и др.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"Система электронной почты СП "Софтформ" ООО предназначена для пересылки: служебных документов (их копий); проектов разрабатываемых документов; уведомлений о проведении заседаний Совета директоров СП "Софтформ" ООО.

Использование системы электронной почты СП "Софтформ" ООО в иных целях не допускается. В том числе данная система не предназначена для пересылки: документов, не удостоверенных при помощи ЭЦП; информации, составляющей коммерческую тайну СП "Софтформ" ООО и иную информацию ограниченного распространения".

Доступность адресата подразумевает оценку того, насколько далеко от отправителя находится предполагаемый получатель сообщения. Например, нецелесообразно использовать ЭП, если адресат находится в одном здании или даже помещении с отправителем сообщения и/или вопрос может быть решен по телефону либо при личной встрече.

Необходимо помнить, что переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Вместе с тем посредством ЭП в рамках организации может осуществляется пересылка официальных внутренних документов (например, докладных записок или отчетов).

При возможности решения вопроса с удаленным адресатом посредством телефона также нецелесообразно создавать дополнительные электронные сообщения, неоправданно увеличивающие сохраняемый документный массив организации.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте: "Использование системы электронной почты СП "Софтформ" ООО для ведения внутренней переписки между работниками организации не допускается.

При переписке с внешними корреспондентами не допускается использовать систему электронной почты СП "Софтформ" ООО в случаях, если необходимая информация может быть передана устно (например, посредством телефона) с соблюдением установленных сроков".

Высокая скорость передачи информации может стать решающим фактором для решения использовать ЭП в качестве способа оперативной пересылки документированной информации. При этом следует учитывать, что высокая скорость доставки документа не гарантирует такого же оперативного ознакомления с ним и получения ответа. При необходимости получения немедленного ответа или подтверждения получения отправленной информации вместо ЭП более целесообразно использовать телефон или иные средства прямой оперативной связи с корреспондентом. В том числе в ряде случаев целесообразно уточнять у адресата по телефону, получил ли он отправленный документ [43, c. 19].

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"В целях подтверждения получения документа, отправленного посредством системы электронной почты СП "Софтформ" ООО внешнему адресату, от адресата в ручном или автоматическом режиме должно быть затребовано электронное сообщение о доставке (прочтении) документа и/или получено подтверждение об этом в устной форме посредством телефона".

В случае, если подтверждение о доставке документа не было получено в течение двух рабочих дней после его отправки, документ считается не полученным адресатом и направляется ему повторно.

Использование ЭП также может быть обусловлено большим количеством адресатов, то есть необходимостью осуществления массовой рассылки информации с минимальными материальными и временными затратами. Подобная возможность может быть, например, использована для рассылки сообщений членам коллегиального органа о проведении заседания или для отправки документа нескольким работникам организации с целью ознакомления.

Основания, допускающие уполномоченным работникам осуществлять массовые рассылки сообщений посредством системы электронной почты (далее - СЭП) организации должны быть четко определены и закреплены в локальных нормативных правовых актах. В противном случае может происходить неоправданный рост количества сообщений, пересылаемых в рамках организации или же отправляемых за ее пределы. В результате этого будут увеличиваться временные затраты работников на обработку ненужной информации, что, в свою очередь, приведет к снижению производительности их труда. В случае необоснованных рассылок за пределы организации могут возникать потенциальные риски судебных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе и т. д.

Во избежание подобных ситуаций в организации необходимо определить: какие работники и в отношении каких категорий корреспондентов имеют право осуществлять массовую рассылку документов посредством ЭП; какую информацию (какие категории документов) допускается включать в массовые рассылки.

Способы осуществления внутренних электронных почтовых рассылок могут отличаться в зависимости от сложности организационной структуры и специфики деятельности организации. Например, может быть определен порядок, при котором групповая рассылка сообщений (документов) всегда или же в определенных ситуациях осуществляется только делопроизводственной службой (работником, на которого возложены функции ведения делопроизводства). В случае, если организация имеет сложную разветвленную структуру, может быть установлен порядок, при котором рассылка осуществляется не в адрес конкретных работников, а в адрес структурных подразделений (на имя ответственного работника) и далее внутри подразделений по установленным правилам документы ЭП доводятся до сведения нужных работников.

В ряде случаев может складываться ситуация, при которой работники, используя ЭП, начинают напрямую отправлять сообщения на электронный адрес руководителя организации. Учитывая, что это создает дополнительную информационную нагрузку на руководителя, в организации необходимо четко определить и закрепить в локальных нормативных правовых актах, в каких случаях и какую информации (документы) работники могут (или же наоборот не могут) направлять напрямую руководителю. Например, для разграничения и закрепления функций по рассмотрению определенных категорий документов может использоваться табель унифицированных форм документов организации. Определяя критерии необходимости использования ЭП также необходимо определить состав информации, не подлежащей пересылке посредством СЭП организации.

В целом, информация, которая может быть передана посредством ЭП, делится на две категории: открытая (общедоступная) и конфиденциальная (ограниченного доступа). Согласно белорусскому законодательству к информации ограниченного доступа могут относиться сведения: о частной жизни физического лица и его персональные данные; составляющие государственные секреты; составляющие коммерческую и профессиональную тайну. Помимо этого, на основании законодательных актов Республики Беларусь в организации может быть ограничен доступ и к иным категориям информации. С учетом норм законодательства, определяющих статус информации, в организации должны быть установлены правила, в соответствии с которыми будет определяться целесообразность и допустимость пересылки посредством ЭП тех или иных сведений [43, c. 21].

При невозможности обеспечения конфиденциальности информации посредством надежного шифрования с использованием сертифицированных средств криптографии и/или использования защищенных каналов связи пересылка информации ограниченного распространения по ЭП в организации может быть запрещена.

В целях защиты информации ограниченного доступа в организации необходимо разработать перечень категорий информации, пересылка которой посредством СЭП организации запрещается или допускается только при условии использования соответствующих программно-технических средств защиты. В качестве примерного перечня таких сведений можно привести следующие [51, c. 187]:

- информация, составляющая государственные секреты (государственная тайна, служебная тайна);

- информация, не относящаяся к государственным секретам, но имеющая ограниченное распространение (для служебного пользования);

- информация, составляющая коммерческую тайну организации; информация, составляющая профессиональную тайну (врачебную тайну, тайну следствия и т. д.);

- информация, составляющая тайну личной жизни; персональные данные работников.

К общедоступной информации относится информация, доступ к которой, распространение и/или предоставление которой не ограничены. При этом согласно законодательству Республики Беларусь не может быть ограничен доступ к информации:

- о правах и законных интересах физических и юридических лиц, а также о порядке их реализации;

- о деятельности и правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь;

- о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности;

- о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам и др.

Необходимо учитывать, что к информации открытого доступа может относиться информация, пересылка которой посредством ЭП также недопустима. В частности, при регламентации порядка использования ЭП следует учитывать потенциальную возможность использования ее работниками для отправки информации, распространение которой будет негативно влиять на репутацию организации и создавать потенциальные риски деловой деятельности. Например, ЭП может быть использована работниками для пересылки информации, носящей оскорбительный, дискриминационный по отношению к иным работникам или иной недопустимый характер. В результате подобных действий организация может понести материальные и/или моральные издержки, в том числе стать объектом судебных разбирательств.

К информации, недопустимой к пересылке посредством системы ЭП организации, относятся: информация, носящая оскорбительный характер в отношении адресата по признаку расы, пола, национальности и т. д.; информация, направленная на разжигание религиозной или иной вражды; информация эротического или порнографического характера; информация, нарушающая морально-этические нормы; несанкционированные и/или не обусловленные служебной необходимостью массовые рассылки сообщений.

В целом, для снижения потенциальных рисков злоупотребления и неправомерного использования ЭП организации должна рассматриваться исключительно как инструмент деловой переписки, заменяющей работникам переписку в бумажном виде и при необходимости иные формальные средства деловых коммуникаций.

3.3 Защита документов электронной почты: организационно-правовые и делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации

Документированная информация, пересылаемая посредством системы электронной почты (далее - ЭД) организации, подлежит защите на протяжении всего ее жизненного цикла.

Целями защиты информации являются недопущение неправомерного доступа, уничтожения (утраты), модификации (изменения), копирования, распространения и/или предоставления информации, блокирования правомерного доступа к ней, а также иных неправомерных действий [41, c. 18].

Для достижения указанных целей могут применяться правовые, организационные и технические (программно-технические) меры.

К правовым относятся меры по закреплению ответственности работников за нарушение установленного порядка защиты, определению перечня защищаемых сведений, прав и порядка доступа к защищаемой информации, заключению соглашений (договоров) со сторонними организациями и частными лицами о порядке защиты предоставляемой им или получаемой от них информации, а также установлению ответственности за нарушение такого порядка и т. д.

К организационным мерам относятся организация особого режима допуска на территории (в помещения), где может быть осуществлен доступ к информации (материальным носителям информации), разграничение доступа к информации по кругу лиц и характеру информации и т. д. Помимо этого, в организации должен быть определен порядок действий при возникновении угроз для используемой системы защиты корпоративной ЭП, в том числе чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств, и ликвидации их последствий.

К техническим (программно-техническим) мерам по защите информации относятся меры по использованию надежных средств хранения информации, а также ее защиты, в том числе криптографических средств, систем контроля доступа и регистрации фактов доступа к информации, средств бесперебойного электропитания и т. д.

Для защиты информации в случаях, определенных законодательством, должны использоваться программно-технические средства, сертифицированные в установленном порядке или имеющие положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы. В частности, в государственных информационных системах должны использоваться средства электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и шифрования, сертифицированные в установленном порядке уполномоченными органами Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.

Несертифицированные средства защиты информации, в том числе средства ЭЦП, допускается использовать в случаях, определяемых законодательством (например, на основе соглашения (договора), заключаемого между сторонами, осуществляющими обмен документированной информацией).

Устанавливаемые в организации правила защиты документов ЭП должны предусматривать определение порядка доступа различных работников к ним в зависимости от предоставленных полномочий на ознакомление и работу с определенными категориями информации.

При определении порядка доступа к документам ЭП необходимо предусматривать [51, c. 192]:

- категорирование документов или их совокупности по уровню доступа на основе ценности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;

- установление прав доступа работников к документам ЭП в соответствии с функциональными обязанностями, а также прав на совершение возможных действий, производимых с ними (просмотр, редактирование, удаление, копирование, распечатка, экспорт и т. д.).

Определение порядка доступа работников к документам ЭП должно осуществляться совместно специалистами по ДОУ и информационным технологиям.

Доступ к системе ЭП организации может предоставляться работникам с использованием системы парольного доступа. Для эффективного использования подобной системы в локальных нормативных правовых актах организации необходимо закрепить правила использования паролей.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"При использовании работниками предприятия паролей на доступ к персональным компьютерам, системе электронной почты предприятия и ресурсам локальной компьютерной сети запрещается:

- сообщать личные пароли другим работникам, в том числе системным администраторам и руководству, за исключением случаев, установленных локальными правовыми актами предприятия;

- хранить пароли в открытом виде в общедоступных местах (например, записывать на самоклеящуюся бумагу и прикреплять ее на монитор компьютера, оставлять среди записей на рабочем столе и т. д.);

- хранить пароли в незашифрованном виде на жестком диске компьютера, на сменных носителях (дискетах, CD-дисках, флэш-картах и т. д.);

- использовать в качестве паролей словарные слова, имена собственные, в том числе фамилии, имена и отчества, географические названия, даты и т. д.

Длина пароля должна составлять 8 и более символов. Пароль должен состоять из букв латинского алфавита и цифр. В пароль рекомендуется включать следующие символы: @#$!&(){} []".

При внедрении персонального парольного доступа к документам ЭП (в том числе персональным почтовым ящикам) необходимо предусмотреть, чтобы в случае увольнения работника или его длительного отсутствия доступ к таким документам (почтовым ящикам), ограниченный паролем данного работника, мог быть предоставлен уполномоченным лицам (службе ДОУ, службе безопасности, лицу, заменяющему отсутствующего работника (временно исполняющего его обязанности) и т. д.).

Указанный вопрос может быть решен путем:

- хранения сведений о персональных паролях доступа в уполномоченном структурном подразделении (службе безопасности, службе информационных технологий и т. д.) или у уполномоченного работника (системного администратора или др.);

- наличия возможности аннулирования (сброса) персональных паролей уполномоченным структурным подразделением или работником (службой безопасности, службой информационных технологий, системным администратором и т. д.);

- автоматического перенаправления документов и сообщений, поступающих в персональный ящик отсутствующего работника, на другой адрес ЭП (в другой ящик ЭП), определенный уполномоченным должностным лицом организации.

Для защиты информации от уничтожения необходимо использовать программно-технические средства ее резервного копирования. В этих целях в организации необходимо разработать график выполнения процедур резервного копирования, в котором указываются:

- категории документов ЭП, подлежащих резервному копированию;

- частота резервного копирования; устройства хранения и места размещения файлов резервных копий;

- работники, выполняющие процедуры резервного копирования и отвечающие за сохранность резервных копий (системные администраторы, работники отдела информационных технологий, ответственные работники структурных подразделений и т. д.).

При установлении в организации порядка резервного копирования документов ЭП необходимо учитывать ситуацию, при которой документы ЭП могут автоматически удаляться с корпоративного почтового сервера при их копировании (перемещении) в почтовые клиенты (программы сбора почты), которыми пользуются работники. В подобной ситуации задачи по резервному копированию возлагаются на самих работников, хранящих единственные экземпляры поступивших (отправленных) документов ЭП, либо возлагаются на иных ответственных работников, наделенных правомерным доступом к почтовым клиентам, в которых хранятся такие документы.

Коллективный ящик электронной почты (далее - ЭП) представляет собой ящик ЭП, используемый несколькими работниками для осуществления электронной переписки.

Коллективный ящик может создаваться для ведения переписки несколькими работниками одного структурного подразделения или группой работников в рамках выполнения какого-либо проекта, решения вопроса и т. д.

В локальных нормативных правовых актах организации закрепляются цели и порядок использования коллективного ящика ЭП, в том числе право определенных работников (категорий работников) использовать коллективный ящик для отправки документированной информации.

При использовании коллективного ящика ЭП авторы отправляемых документов должны быть однозначно идентифицированы (обозначены). Идентификация может осуществляться, например, посредством электронной цифровой подписи.

Право получения (отправки) документов посредством коллективного ящика ЭП может закрепляться за одним работником или группой работников.

В последнем случае для управления использованием коллективного ящика ЭП назначается ответственный работник, обязанности которого могут включать [41, c. 18]:

- определение работников, допускаемых к использованию коллективного ящика ЭП;

- обучение их правилам использования коллективного ящика ЭП;

- контроль за соблюдением установленных правил использования коллективного ящика ЭП;

- определение необходимости подготовки ответа на поступающие в ящик документы и определение ответственного исполнителя;

- организацию учета и хранения документов, поступающих и отправляемых посредством коллективного ящика ЭП.

Для организации авторизованного доступа к коллективному ящику ЭП может применяться система доступа посредством паролей, смарт-карт и т. д. Выдаваемые пользователям пароли должны храниться в тайне. Их предоставление работникам, не уполномоченным использовать коллективный ящик ЭП, не допускается.

Порядок учета и хранения отправляемых и поступающих в коллективный ящик ЭП документов должен соответствовать принятому в организации общему порядку учета и хранения документов, отправляемых (получаемых) посредством ЭП.

При использовании системы ЭП организации необходимо определить меры борьбы со спамом. Они должны быть направлены на противодействие спаму, поступающему по ЭП извне, а также рассылаемому посредством корпоративной ЭП работниками организации.

Отличительными признаками спама чаще всего являются:

- отсутствие инициативы и согласия получателя на получение сообщений;

- безадресность (распространители спама часто не знают, кто именно станет его получателем);

- массовость рассылки (количество рассылаемых незапрашиваемых сообщений может достигать тыс.яч и даже миллионов экземпляров).

Необходимо учитывать, что не все массовые рассылки можно рассматривать в качестве спама. Например, легальность массовой рассылки информации может быть закреплена в законодательстве (о чрезвычайных происшествиях, мобилизации граждан и др.), межведомственных и межкорпоративных соглашениях, локальных правовых актах организации (для внутренней рассылки) и т.д., а также обусловлена спецификой деятельности организации и необходимостью реализации возложенных на нее функций и задач (например, рассылка вышестоящей организацией копий принятых правовых актов подчиненным организациям; рассылка уведомлений о проведении заседаний (собраний); рассылка документов в копиях в ходе ведения служебной переписки с несколькими корреспондентами и т. д.).

Получение спама влечет за собой ряд негативных последствий для деятельности организации, в том числе:

- необоснованное увеличение объема получаемых сообщений, которые необходимо просмотреть и обработать, и, как следствие, рост трудовых издержек работников на обработку ненужной для деятельности организации информации, а также потенциальная возможность потери важных документов ЭП среди спама;

- увеличение почтового трафика организации, в том числе дополнительная нагрузка на почтовый сервер организации;

- потенциальная возможность заражения компьютерными вирусами и иным вредоносным программным обеспечением.

Противодействие входящему спаму должно носить комплексный характер и включать меры организационно-правового и программно-технического характера.

В первую очередь, необходимо закрепить в локальных нормативных правовых актах базовые правила поведения работников при получении спама. Подобные правила могут включать запреты работникам организации на:

- использование адресов корпоративной ЭП для подписки на электронные рассылки, не связанные с выполнением работниками возложенных на них обязанностей;

- указание адресов корпоративной ЭП в открытых источниках сети Интернет;

- переход по ссылкам, указанным в поступающих спам-со-общениях;

- открытие (запуск) подозрительных вложений в получаемых посредством ЭП сообщениях.

Программно-технические меры противодействия спаму включают использование специализированного программного обеспечения (спам-фильтров). Выбор и внедрение подобного программного обеспечения должны осуществляться квалифицированными специалистами по информационным технологиям.

Если корпоративная ЭП используется организацией как инструмент массового распространения рекламы о своих услугах (товарах) и в иных маркетинговых целях, следует установить четкие правила работы с ЭП в этих целях.

Подобные правила должны учитывать нормы законодательства об информации, рекламе и т.д. В частности, следует учитывать нормы Законов Республики Беларусь "Об информации, информатизации и защите информации" и "О рекламе". Это позволит избежать потенциальных претензий со стороны получателей рекламной информации, распространяемой организацией, так как в случае необоснованных рассылок за пределы организации могут возникать потенциальные риски судебных разбирательств за нарушение законодательства о спаме, рекламе и т. д.

Согласие на получение рекламной информации адресатами целесообразно получать предварительно, например, путем подписки на рассылку.

Распространяемая информация должна содержать достоверные сведения об ее обладателе, а также о лице, распространяющем информацию, в форме и объеме, достаточных для идентификации таких лиц. Например, распространяемые рекламные сообщения должны содержать полное наименование организации и при необходимости ее почтовый адрес, телефоны и другие коммуникационные сведения.

Следует в явной форме предоставлять получателям рекламной рассылки возможность отказаться от ее получения и по первому требованию прекращать рассылку в отношении данных получателей.

Полномочия на осуществление массовых рассылок должны быть закреплены за конкретными структурными подразделениями или работниками (например, в приказах, должностных инструкциях или положениях о структурных подразделениях). При этом следует также закрепить цели и условия проведения подобных рассылок.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

"Отдел маркетинга организует и осуществляет рассылки рекламных буклетов и сообщений о продукции СП "Софтформ" ООО в электронном виде посредством корпоративной системы электронной почты.

Список адресатов для рассылки буклетов определяется отделом маркетинга, в том числе путем сбора электронных адресов посредством корпоративного Интернет-сайта СП "Софтформ" ООО.

Каждое отправляемое рекламное сообщение должно включать текст следующего содержания: "Вы можете отказаться от рассылки информации о продукции (услугах) СП "Софтформ" ООО, отправив пустое сообщение на адрес unsubscribe@softform.by. Приносим извинения, если Ваш адрес электронной почты был указан ошибочно и не соответствует адресату".

В случае получения от адресатов сообщений о нежелании получения в дальнейшем рекламной рассылки отдел маркетинга прекращает рассылку сообщений в отношении данных адресатов.

Техническое обеспечение осуществления рассылок возлагается на отдел информационных технологий.

Заключение

Таким образом, в связи с проделанной работой, можно сделать следующие выводы:

1. Электронная почта (electronic mail, E-mail) - это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.

2. Возможность использования ЭП в различных организациях Республики Беларусь предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.).

3. В большинстве организаций происходит ежегодное увеличение объемов переписки, при этом количество отправляемых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно превышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляемой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций.

4. Белорусско-чешское совместное предприятие "Софтформ" Общество с ограниченной ответственностью (СП "Софтформ" ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны. Основное направление деятельности - проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии "софтформинг".

5. Рассмотрев используемые информационные технологии (в особенности электронную почту) на предприятии, сделаем следующий вывод, что в управленческой деятельности СП "Софтформ" ООО достаточно эффективно используются компьютерные технологии, и есть необходимость внедрения электронного документооборота. Рынок Республики Беларусь уже сегодня предлагает различные системы электронного документооборота. Например, РУП "Центр электронного документооборота" Белорусского государственного университета внедряет электронные "продукты: электронное "Дело", "Дело-Web", Архивное дело, система "Карма" и прочие.

6. Электронный архив СП "Софтформ" ООО обладает масштабируемостью, обеспечивающую хранение неограниченного количества документов и доступ неограниченного количества пользователей, возможность построения территориально распределенных архивов на различных типах носителей, что достаточно удобно для нашего предприятия, поскольку она имеет сложную структуру организации; универсальным пользовательским интерфейсом и его автоматической настройкой в зависимости от роли пользователя; возможностью подключения к архиву через Интернет-соединения; возможностью хранения любых форматов электронных документов, включая текстовые, графические, аудио и видео; регистрацией всех операций, выполняемых пользователями архива, возможность получения статистических отчетов.

7. Организация электронного документооборота в СП "Софтформ" ООО в целом позволяет нашей компании решить комплекс задач, которые необходимо разрешать в процессе повседневной работы сотрудников офиса. При такой организации электронный документооборот получился не просто частично, а полностью защищенным, с помощью такой организации увеличилось рациональное использование человеческого ресурса, что помогло в свою очередь верно выстроить модель управления на предприятии, достигая поставленных задач.

В целом, для снижения потенциальных рисков злоупотребления и неправомерного использования ЭП организации должна рассматриваться исключительно как инструмент деловой переписки, заменяющей работникам переписку в бумажном виде и при необходимости иные формальные средства деловых коммуникаций.

Список использованных источников

1. Акулов О.А., Медведев Н.В. Информатика. Базовый курс. - М.: Высшее техническое образование, 2008. - 560 с.

2. Алексеев Е.Р. Электронная почта от А до Я. - М.: НТ Пресс, ВКТ, 2008. - 192 с.

3. Берлинер Э., Глазырина И., Глазырин Б. Microsoft Windows XP. - М.: Бином, 2004. - 510 с.

4. Бойс Дж. Windows 2000. - М.: ДМК, 2004. - 304 с.

5. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника. - СПб.: Питер, 2004. - 624 с.

6. Гладкий А. Интернет и электронная почта. - М.: НТ Пресс, 2007. - 256 с.

7. Девянин П.Н. Модели безопасности компьютерных систем: учеб. пособие / П.Н. Девянин. - М.: Академия, 2005. - 144 с.

8. Дымов В. Электронная почта: Самоучитель. - М.: Майор, 20012. - 176 с.

9. Евсеев Г.А., Симонович С. В. Windows XP: Полный справочник в вопросах и ответах. - СПб.: Питер, 2007. - 835 с.

10. Зелинский С. Windows XP. - СПб: Питер, 2005. - 480 с.

11. Зима В.М. Безопасность глобальных сетевых технологий / В.М. Зима - 2-е изд. - СПб.: БХВ-Петербург, 2003. - 368 с.

12. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 416 с.

13. Каймин В.А. Информатика. - М.: Высшее образование, 2007. - 285 с.

14. Капелюх С. Электронная почта. - СПб: BHV, 2006. - 144 с.

15. Кириленко А.П. Самоучитель работы на персональном компьютере. - СПб.: Питер, 2006. - 663 с.

16. Конеев И.Р. Информационная безопасность предприятия / И.Р. Конеев, А.В. Беляев.- СПб.: БХВ-Петербург, 2003. - 752 с.

17. Коцюбинский А.О. Персональный компьютер в работе руководителя. - М.: ГроссМедиа, 2005. - 386 с.

18. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Начинаем с Windows. - М.: Издательский торговый дом "КноРус", 2001. - 538 с.

19. Левин М. E-mail `безопасная`. Взлом, `спам` и `хакерские` атаки на системы электронной почты Internet. - М.: Майор, 2005. - 192 с.

20. Левин М. Антиспам без секретов. Практические рекомендации по борьбе с нелегальной рассылкой по электронной почте. - М.: Новый издательский дом, 2005. - 320 с.

21. Левин М. Электронная почта, интернет-пейджер и ICQ без секретов: Пособие по работе с электронной почтой и лучшими средствами общения в Интернет. - М.: Новый издательский дом, 2005. - 320 с.

22. Леонард В. Windows XP для чайников. Полный справочник. - М.: Вильямс, 2007. - 720 с.

23. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия. Самые необходимые программы. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2006. - 775 с.

24. Луенбергер Дэвид Дж. - Информатика. - М.: Мир программирования, 2008. - 448 с.

25. Маринин С.А. Основы работы с электронной почтой. - М.: НТ Пресс, 2007. - 160 с.

26. Меженный О. Windows XP. Самоучитель. - М.: Вильямс, 2002. - 304 с.

27. Михайлов А.В. Электронная почта и ее защита. - М.: Диалог-МИФИ, 2008. - 128 с.

28. Михеева Е.В. Практикум по информатике: Учеб. Пособие для сред. проф. образования. - М.: Издательский центр "Академия", 2004. - 482 с.

29. Нортон П. Windows XP: энциклопедия. - М.: ДМК, 2007. - 736 с.

30. Пащенко И. Интернет и электронная почта. - М.: ЭКСМО, 2008. - 464 с.

31. Прончев Г.Б., Бухтиярова И.Н., Фесенко В.В. Компьютерные коммуникации. Сервис электронной почты. - К.: КДУ, 2009. - 122 с.

32. Сергеева И.И., Музалевская А.А., Тарасова Н.В. Информатика. - М.: Инфра-М, 2006. - 336 с.

33. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 512 с.

34. Соболь Б.В., Галин А.Б., и др. Информатика. - Ростов н/Дону: Феникс, 2005. - 448 с.

35. Советов Б.Я. Информационные технологии: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский.- М.: Высш. шк., 2005. - 263 с.

36. Сукач А.Н. Документоведческая терминология в условиях применения технологии электронной почты // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: Зб. наук. пр. / Київський нац. ун-т культури і мистецтв; iн-т державного управління. За заг. ред. В.В. Бездрабко. - К.: Четверта хвиля, 2009. - Вип. 3. - С. 140-153.

37. Сукач А.Н. Законодательная регламентация отнесения документированной информации к категории коммерческой тайны организации // Архівы і справаводства. - 2006. - № 6. - С. 46-50.

38. Сукач А.Н. Использование электронной почты в организациях Республики Беларусь // Архівы і справаводства. - 2010. - № 1. - С. 38-46.

39. Сукач А.Н. Научно-методические аспекты использования электронной почты в документационном обеспечении управления организаций // Архівы і справаводства. - 2007. - № 5. - С. 102-107.

40. Сукач А.Н. Организация защиты конфиденциальных документов // Архівы і справаводства. - 2006. - № 3. - С. 16-21.

41. Сукач А.Н. Организация защиты конфиденциальных документов // Секретарь-референт. - 2004. - № 7. - С. 30-32.

42. Сукач А.Н. Работа с электронными документами: правовая регламентация // Кадровик. Управление персоналом. - 2008. - № 7. - С. 93-95.

43. Сукач А.Н. Учет документов, содержащих коммерческую тайну: особенности и виды // Архівы і справаводства. - 2007. - № 2. - С. 19-22.

44. Топорков С. The BAT!, Microsoft Outlook, Marlin, Eudora. Эффективная работа с электронной почтой. - М.: ДМК, 2007. - 592 с.

45. Угринович Н. Информатика и информационные технологии. - М.: "Лаборатория Базовых Знаний", 2002. - 291 с.

46. Угринович Н.Д., Босова Л.Л., Михайлова Н.И. Практикум по информатике и информационным технологиям. - М.: "Лаборатория Базовых Знаний", 2001. - 382 с.

47. Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: учебник / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: Академия, 2005. - 288 с.

48. Федоров А., Омельченко Л. Самоучитель Windows XP. - СПб.: BHV, 2007. - 560 с.

49. Фролов А., Фролов Г. Электронная почта. - М.: Русская Редакция, 2007. - 272 с.

50. Хорев П.Б. Методы и средства защиты информации в компьютерных системах: учеб. пособие / П.Б. Хорев. - М.: Академия, 2005. - 256 с.

51. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Office XP. - СПб.: Питер, 2005. - 932 с.

52. Шалин П. Энциклопедия Windows XP. - СПб.: Питер, 2005. - 685 с. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.Н., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н. Калянов, Ю.Н. Попов, И.Н. Титовский. - М.: Компания АйТи, 200. - 328 с.

Размещено на Allbest.ru

...