Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

Представим небольшой обзор самых популярных бесплатных почтовых серверах, которые преодолели жесточайшую конкуренцию. Все они поддерживаются почтовыми программами Outlook Express, The Bat и другими.

1. Mail.ru. Несмотря на ряд непростительных минусов, mail.ru сохраняет стабильную посещаемость и лидерство. Ежедневно счетчик фиксирует 5 с лишним миллионов пользователей электронных ящиков. Почтовая деятельность mail.ru значительно расширилась после того, как он выкупил первоначальные отдельные проекты: домены @bk.ru, @inbox.ru и @list.ru.

Список возможностей достаточно большой и говорит о серьезном отношении к своей работе разработчиков ресурса: маил.ру агент - программа проверки новой почты на сервере; неограниченный объем ящика; максимальный размер письма 10Мб; удобный web-интерфейс; редактор HTML-писем; защита от вирусов и спама; поддержка почтовых программ; многофункциональная адресная книга; ежедневник для планирования времени; проверка орфографии; эффективные фильтры для почты; автоподпись и автоответчик; работа с почтой через WAP; cборщик почты с других серверов; настройка имени отправителя; настройка уровня безопасности; подтверждение прочтения письма; переводчик для текстов писем; уведомления о новой почте.

2. Yandex.ru. Свое лидирующую позицию Yandex укрепил рядом собственных разработок.

Вот неполный список возможностей Яндекс почты: размер почтового ящика - неограничен, пользователь может увеличить почтовый ящик порциями по 20 МБ по мере использования уже имеющегося пространства; максимальный размер входящего/исходящего письма - 10 МБ; возможность работы через веб-интерфейс; поддержка POP3 и SMTP почтовых программ; возможность отсылать и принимать приложенные к письму файлы (attachment); всю почту Yandex.ru проверяют антивирусной программой DrWeb; адресная книга; сборщик почты с ваших почтовых ящиков на других серверах; фильтры для сортировки приходящей корреспонденции; автоответчик (при помощи фильтров); пересылка писем на другие адреса (при помощи фильтров); перекодировщик писем; проверка русской и английской орфографии (спеллчекер); режим работы с повышенной безопасностью (https://) благодаря чему взлом яндекс почты перехватом паролей по пути к серверу невозможен. Взломать почту Яндекса практически невозможно, благодоря хорошей защите, можно только украсть пароли почты wwww.Yandex.ru у владельца электронного адреса, что тоже в принципе не так просто сделать; полнотекстовый поиск по почтовому ящику; благодоря собственной разработке - "Спамооборона" есть эффективная фильтрация массовых рассылок и спама; Спамоборона также доступна не только владельцам почтовых ящиков на нфтвуч, можно также проверять почту и из других ящиков; возможность отключения баннеров для веб-интерфейса почты; есть техническая поддержка.

Серверы почты яндекс: Сервер входящей почты Яндекс (pop3-сервер): pop.yandex.ru (pop.narod.ru), сервер исходящей почты Яндекс (smtp-сервер): smtp.yandex.ru (smtp.narod.ru).

3. Hotmail.ru. История популярности этого сервера похожа на историю Mail.ru, который на 50 % завоевал популярность, благодаря возрасту. Ежедневно услугами сервера пользуются 1 700 тыс. пользователей. Пока что, единственным преимуществом сервера Hotmail.ru является доступная система чатов, которая отличается от всех остальных чатов простотой. Чтобы пообщаться, пользователю достаточно иметь лишь браузер, поддерживающий фреймы и JavaScript.

Основные особенности бесплатной почты Hotmail.ru [10, c. 84]:

ѕ каждый зарегистрированный пользователь бесплатно получает на сервере 32 Мбайт дискового пространства, которые пользователь может самостоятельно отводить под почту и под сайт с возможностью ftp-доступа. Совершенно очевидно, что на сегодняшний день это самый лучший бесплатный хостинг;

ѕ необходимо пользоваться хотя бы одним из сервисов (веб-интерфейс, POP3, IMAP, FTP) не реже чем раз в 50 дней. По прошествии 47 дней неиспользования всех сервисов пользователь уведомляется об этом письмом на его электронный адрес;

ѕ стандартные скрипты для сайта: Почтовая форма, Форумы, Счетчики, Голосование.

Но объем почтового ящика слишком маленький, всего 32 Мб. Сервер связан с большинством российских провайдерских сетей каналом со скоростью 155 Мбит/с.

4. Rambler.ru. Rambler считается почтовым сервером для деловых людей. За сутки его посещают около 813 тыс. пользователей. Он проигрывает другим новым и прогрессивным бесплатным почтовым сервисам, которые начинают завоевывать рынок отечественной почты. В принципе, особо новаторских возможностей они не предлагают, хотя основные функции работают на должном уровне и не вызывают нареканий. Преимущество Rambler перед Mail в том, что его антиспамовая защита отвечает требованиям пользователей.

Перечислим основные возможности электронного почтового ящика на Рамблер.ru: бесплатное открытие почтового ящика; зарегистрировавшись в почтовой службе Рамблера, вы получаете персональный почтовый ящик размером до 100 Мб и можете работать с электронной почтой с любого компьютера, подключенного к Интернету; автоматическая фильтрация и обработка входящих сообщений; получение уведомлений о новых сообщениях на пейджер; широкие возможности настройки фильтров входящих сообщений позволяют использовать почтовый ящик на сервере службы Rambler-почта в самых ответственных ситуация; появилась возможность управления папками и создания пользовательских почтовых фильтров.

5. Pochta.ru. Это очередной ветеран почтовой службы в сети. Несмотря на серию преимуществ, в последние несколько лет аудитория сервера упала до 65 тыс. посетителей в сутки.

Основные параметры предоставляемого бесплатного почтового ящика: процедура регистрации очень проста. Получить свой почтовый ящик достаточно просто, пользоваться им можно с помощью Web-интерфейса или своей почтовой программы; почтовые программы могут работать с ящиком по стандартным протоколам IMAP4 или POP3 для приема почты и SMTP для передачи почты; неограниченный объем почтового ящика и 20 Мб для создания своей странички. Первоначальный размер почтового ящика составляет 40 Мб. При уменьшении свободного пространства до 10 Мб на странице списка папок справа от индикатора занятости появляется ссылка "увеличить", позволяющая увеличить объем ящика на 40 Мб, и так неограниченное количество раз; допустимый суммарный размер письма - 15 Мб; максимальный размер присоединённого файла - 10 Мб. Количество файлов ограниченно только их общим объемом (от 10 до 15 Мб в зависимости от типа файлов); число контактов в адресной книге неограниченно; защита от спама (spam) и вирусов с помощью продуктов Лаборатории Касперского; фильтры сообщений; переадресация входящей корреспонденции на любой адрес; проверка орфографии на двух языках (русском и английском) [6, c. 103].

Однако если в течение шести месяцев вы не появлялись на своей почте, ваш аккаунт будет полностью удален.

6. Бесплатный почтовый сервер chat.ru - традиционная вотчина любителей Web-доступа к почтовому ящику, почтовый рай для молодежи. И один из самых перегруженных почтовых серверов в России. Но, несмотря на это, добрая половина владельцев второго почтового ящика держит его именно на Chat.ru. Предоставляет бесплатный почтовый ящик с адресом типа user@chat.ru, а также место под персональную страничку. Объем ящика - до 10 Мбайт и еще 10 Мбайт для размещения страниц. Доступ к почте: РОРЗ, WWW, переадресация.

7. Gmail.ru. Ничего особенного из себя сервер не представляет. Его ежедневная пользовательская аудитория едва превышает 4 тыс. Кроме простых пользователей почты, предоставляет сервис и владельцам сайтов, которые также могут создать на своем ресурсе возможность бесплатной раздачи посетителям электронных почтовых адресов в домене сайта. Для пользователей сервер предлагает 14 доменов, на которых можно регистрировать свои ящики: @gmail.ru, @dinamomail.ru, @hrono.ru, @icqfoto.ru, @kievmail.ru, @lmail.ru, @mirabilis.ru, @radiomail.ru, @refer.ru, @spartakmail.ru, @tvmail.ru, @wmail.ru, @womenmail.ru, @elitemail.ru.

На gmail.ru начала воплощаться мечта многих: чем больше используешь, тем больше получаешь. Каждые сутки ящик пользователей увеличивается на 1 Мб.

8. Hotbox.ru. Весьма перспективный новичок, бросивший вызов сразу всем именитым "почтовикам" в России. Список предоставляемых им услуг впечатляет, однако молодость этого ресурса заставляет относиться к нему с некоторой осторожностью. Из отличительных особенностей сервера назовем хорошую систему предварительной фильтрации почты - откровенный "мусор" может отсеиваться прямо на сервере, не попадая в ваш почтовый ящик, а также почтовый "автоответчик".

Объем почтового ящика - 20 Мбайт (размер письма - до 15 Мбайт) и ещё 20 Мбайт для размещения персональной странички. Доступ к почте: РОРЗ, WWW, переадресация.

9. Сравнительно недавно возникший почтовый сервер на базе знаменитого поисковика Yahoo. Он был сделан на базе сервера Rocketmail и теперь набирает обороты. Стандартный набор услуг. Работает пока надежно. Много рекламы. Даёт адрес вида: имя@yahoo.com.

Регистрация почты свободная и доступна на нескольких языках, так что проблем с регистрацией бесплатного почтового ящика не возникает.

Основные достоинства почтовой службы: почтовый ящик объемом 1GB хоть и меньше чем у Google Mail, однако больше чем у многих почтовых служб в русскоговорящем сегменте сети; благодаря мощной защите от спама будет приходить только нужная почта; веб-доступ к почте из браузера в любой точке земли; защищенный режим для дополнительной безопасности SSL.

10. Tut.by. Адрес типа your_name@tut.by. Предоставляется 20 Mb. А теперь ещё 5 Mb под хостинг типа http://your_name.at.tut.by. Авторизированный SMTP. POP3&SMTP.

Белорусский портал Tut.by предлагает воспользоваться бесплатной почтой с доменом, находящимся в национальной зоне Беларуси *.by - и на сегодняшний день этот бесплатный сервис является лидером среди бесплатных почтовых сервисов в Беларуси. Конечно, стоит отметить, что регистрация пользователей бесплатными почтовыми ящиками открыта не только для жителей нашей страны, но и всем пользователям Интернета без ограничений. Зарегистрировавшись на портале, вы получите не только возможность пользоваться созданным бесплатным почтовым ящиком, но также получите возможность участвовать в проектах портала: jobs.tut.by, знакомства на love.tut.by, каталог ресурсов catalog.tut.by и форумы.

Создаваемый электронный email адрес будет обладать следующими параметрами: сначала 50 Мб, и далее можно неограниченно увеличивать размер ящика по необходимости; максимальный размер письма - 10 Мб; адрес вида user@tut.by; поддерживает почтовых клиентов по протоколам POP3, IMAP4, SMTP; web-интерфейс (на русском и белорусском языках); возможность доступа к почте с мобильного телефона по WAP-протоколу; сбор почты с других почтовых серверов; антивирусная и анти-спам защита; правила автоматической обработки писем (фильтры, автоответчик); проверка орфографии.

11. Newmail.ru "Новая почта" предоставляет 3 электронных почтовых ящика, которые не привязаны к логину. Кроме того, предоставляется возможность хостинга. Пока доступны домены: newmail.ru, nm.ru, hotmail.ru и nightmail.ru. Дают 32 Мбайт, из них 16 Мб под почту и 16 Мб под сайт и файлы с возможностью ftp-доступа. Есть возможность создать чат. Предлагается также система информационных каналов.

Среди иностранных серверов примечательны следующие [6, c. 104]:

1) Lycos Communication Center. Адрес типа your_name@mailcity.com. Предоставляет 4 Mb. Вы получаете единый логин для всех проектов Lycos;

2) Hotmail.com. Адрес типа your_name@hotmail.com. Возможность работы на ряде языков;

3) Mailandnews.com. Адрес типа your_name@mailandnews.com. Возможность работы на ряде языков. Предоставляется 10 Mb. Авторизированный SMTP.

4) Gmail.com от компании Google.com. Это, пожалуй, самая популярная почта по отзывам пользователей, поскольку предлагает порой действительно уникальные возможности.

Основные преимущества:

ѕ пространство для хранения: более 2000 мегабайт;

ѕ в течение этого тестового периода поддерживаются английский (СШA), английский (Великобритания), голландский, французский, немецкий, итальянский, японский, кoрейский, португальский, испанский, русский, китайский упрощенный и китайский традиционный языки, а также можно отправлять и читать сообщения электронной почты на многих других языках;

ѕ бесплатная автоматическая пересылка и доступ по протоколу POP3;

ѕ теперь можно просмотреть файлы, не загружая их. В формате HTML можно просматривать следующие типы файлов:.pdf,.doc,.xls,.ppt,.rtf,.sxw,.sxc,.sxi,.sdw,.sdc,.sdd и.wml.

Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ [14, c. 117].

При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

После запуска и входа в Microsoft Outlook окно программы может выглядеть по-разному, в зависимости от настройки.

При работе с почтой наиболее удобным представляется автоматическое открытие папки "Входящие", сюда поступает новая почта и здесь хранятся все пришедшие сообщения (рис. 1.14).

В левой части экрана отображаются основные элементы программы: "Календарь", "Контакты", "Дневник", "Заметки", "Корзина для удаленных документов", а также доступ к другим ярлыкам и папкам компьютера.

Рис. 1.14 - Вид основного окна Microsoft Outlook и папки "Входящие"

Рис. 1.15 - Список папок

Доступ к папкам Microsoft Outlook обеспечивается через раскрывающийся список в заголовке окна "Входящие" или другой активной папки (рис. 1.15).

Названия папок говорят об их назначении [8, c. 72].

1) "Исходящие". Папка предназначена для временного хранения отправляемых писем до соединения с почтовым сервером провайдера.

2) "Отправленные". Здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений.

3) "Удаленные". Ненужные сообщения временно помещаются на хранение в эту папку. Для окончательного удаления сообщений из этой папки следует их выделить и нажать клавишу Delete.

4) "Черновики". Эта папка используется для временного хранения недописанных писем. В ней по умолчанию сохраняется письмо при выборе в меню "Файл" пункта "Сохранить".

Другие варианты настройки способов отображения информации в окне устанавливаются в меню "Вид" и приведены на рис. 1.16.

Рис. 1.16 - Меню "Вид" папки "Входящие"

Область просмотра папки "Входящие" чаще всего настраивается так, чтобы отображать основные реквизиты письма: адрес отправителя, тему, дату получения сообщения, особые отметки, значок прикрепленного файла.

Щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме заголовка столбца позволяет выполнить сортировку писем по нужному параметру сообщения. Двойной щелчок в области темы письма позволяет открыть письмо в новом окне.

Например, установка режима "Автопросмотр" позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его. Подменю "Текущее представление" обеспечивает фильтрацию, группировку и сортировку писем по различным критериям.

Основные виды работ в Microsoft Outlook можно выполнять непосредственно из папки "Входящие", впрочем, как и из любой другой папки, через меню "Файл" (рис. 1.17) или воспользовавшись пиктограммами панели инструментов (кнопки "Создать", "Ответить" и т.д.). На рис. 1.17 представлен состав меню "Файл" - "Создать".

Рис. 1.17 - Меню "Файл" окна Microsoft Outlook

Другие возможности меню "Файл" связаны с работой с папками программы, архивацией и печатью сообщений, импортом и экспортом файлов, адресов и баз данных из других источников.

Уточнить параметры основных операций с почтой, а также вызвать их можно в меню "Действия".

Алгоритм создания сообщения зависит от того, новое это сообщение или ответ на поступившую корреспонденцию.

Создать новое сообщение можно из любого окна, выбрав в меню "Файл" команду "Создать" - "Сообщение" или нажав клавиши Ctrl+N. При этом открывается новое окно (рис. 1.18), в котором нужно заполнить поля "Кому", "Копия" и "СК" (скрытая копия), в поле "Тема" ввести тему сообщения.

Рис. 1.18 - Окно для составления письма

Выбрать имена адресатов из списка можно, нажав кнопку "Кому" или "Копия". В обоих случаях открывается окно доступа к адресной книге, где можно также уточнить или отредактировать сведения об адресатах, контактах и группах рассылки.

В текстовом поле вводится текст сообщения и подпись. Если настройки предусматривают вставку в письмо автоподписи, то она появляется автоматически. Отправка сообщения выполняется нажатием кнопки "Отправить" [8, c. 73].

Для создания автоподписи можно в окне Microsoft Outlook воспользоваться меню "Сервис" - "Параметры". Затем на вкладке "Сообщение" выбрать тип подписи (если варианты подписей уже созданы) или создать автоподпись и снять или установить флажок "Не применять при ответе" (рис. 1.19).

Рис. 1.19 - Бокс для настройки автоподписи в меню "Сервис"

В окне письма вставка подписи выполняется через меню "Вставка". Здесь же есть доступ к средствам создания и редактирования подписи.

При ответе на полученные письма нужно в окне письма нажать кнопку "Ответить", чтобы ответить только отправителю сообщения. Чтобы ответить всем получателям, указанным в полях "Кому" и "Копия", следует нажать кнопку "Ответить всем".

Не раскрывая исходное письмо, можно выполнить те же действия из папки "Входящие", предварительно активизировав (подсветив) нужное письмо, обратиться к меню или к кнопкам панели инструментов.

В любом случае открывается окно нового письма, в котором поля "Кому" и "Копия" заполняются автоматически. Текст исходного письма цитируется в текстовом поле письма. Письмо остается отредактировать и отослать.

Для привлечения внимания к письму можно использовать следующие средства [5, c. 164]:

ѕ установить параметры "важность": "Высокая" - или "Низкая" - ;

ѕ установить специальные отметки к исполнению (ответить, принять к сведению и т.д.) - .

Приведенные значки будут отображаться в папке "Входящие", а в окне самого письма в заголовке появляется сообщение с установленной пометкой. Например, .

Если ответ на письмо просрочен, через определенные интервалы времени будет появляться напоминание, сопровождающееся звуковым эффектом.

Наконец, благодаря возможности использования редакторов для работы с сообщениями, можно управлять цветом шрифта и фона писем.

Для отслеживания судьбы посланного сообщения перед его отправкой в меню "Параметры" в разделе "Параметры отслеживания" можно установить флажок "Уведомить о прочтении сообщения". Это вызовет автоматическую генерацию уведомляющего письма.

Папка "Контакты" является для электронной почты хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь - своеобразной базой данных корреспондентов.

В папке "Контакты" могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, даты дня рождения и годовщины какого-либо события.

Создание контакта выполняется из основного окна Microsoft Outlook через меню "Файл" - "Создать" - "Контакт". При этом открывается окно "Контакта", представленное на рис. 1.20.

Характеристики "Контакта" заносятся в отдельные поля. По любому полю или его части, например, имени или адресу может выполняться "Сортировка", "Группировка" и "Фильтрация контактов".

Аналогичным образом создается "Список рассылки" - для группы контактных лиц. В этом случае в меню "Файл" - "Создать" следует выбрать пункт "Список рассылки" ().

Находясь в окне "Контакта" или "Списка контактных лиц", достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню "Действия", чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может засекаться время разговора, которое заносится в дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре [5, c. 164].

Рис. 1.20 - Пример создания контакта

Для планирования производственной или личной деятельности предназначены папки "Задачи" и "Календарь". В "Календаре" можно представить события месяца, недели или одного дня по часам (меню "Вид"). А в папке "Задачи" - список и описание отдельных задач.

При работе в локальных и корпоративных сетях Microsoft Outlook можно настроить так, чтобы обеспечить доступ к этим папкам участников коллективной работы. Таким образом, при планировании мероприятий можно учесть занятость всех заинтересованных лиц, автоматизировать подготовку списков рассылок, проследить прохождение документации, установить выдачу напоминаний о предстоящих работах, встречах и пр.

Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer предоставляет следующие возможности [8, c.72]:

ѕ переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook;

ѕ совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

1.3 Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации

В 2009 г. Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) исследовал практику использования электронной почты (далее - ЭП) в деятельности организаций Республики Беларусь. В процессе исследования методом анкетирования было опрошено 75 государственных органов и организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм из более чем 20 отраслей экономики и сфер деятельности. Проведенное исследование выявило следующие факты и тенденции в использовании ЭП в деятельности организаций Республики Беларусь [39, c. 38].

Несмотря на широкое использование ЭП, документальное закрепление порядка работы с ней осуществляется не во всех организациях. Около 16 % респондентов отметили, что порядок работы с ЭП в организации вообще не регламентирован, а в 19 % случаев определяется лишь устными указаниями руководства. В организациях, стремящихся регламентировать порядок использования ЭП, его документальное закрепление осуществляется в различных локальных правовых актах: инструкции по делопроизводству, инструкции по работе с ЭП, инструкции по информационной безопасности, приказах руководителя и т. д. При этом нередко порядок использования ЭП закрепляется не в одном документе, а в нескольких (разные по характеру вопросы отражаются в разных документах).

Возможность использования ЭП в различных организациях предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.).

ЭП используется организациями для пересылки различных категорий информации и документов. Среди них: организационные и распорядительные документы, договорная документация, плановая и отчетная документация, информация справочного характера, электронные копии бумажных документов и др. Реже всего при помощи ЭП пересылается финансовая и бухгалтерская документация. При этом в организациях, где это происходит, для этого чаще всего используются защищенные сети (например, Mail.gov.by в госорганах или система "Клиент-Банк").

Официальная (то есть юридически значимая) электронная переписка ведется в большинстве случаев в системе органов государственного управления и/или между соподчиненными организациями и их филиалами, а также структурными подразделениями организаций. Следует отметить, что в государственных органах официальной перепиской по ЭП признается лишь та, которая ведется с использованием межведомственной системы ЭП Mail.gov.by. Вместе с тем, в государственных органах система так называемой открытой ЭП (Интернет-почты) используется параллельно для ведения электронной переписки с гражданами и организациями, не подключенными к системе Mail.gov.by.

Наибольшая часть как официальной, так и неофициальной электронной переписки посредством ЭП ведется между организациями одной отрасли и соподчиненными организациями, а также территориально удаленными структурными подразделениями организации. Реже всего в государственных органах и иных организациях электронная переписка ведется с гражданами. Ряд государственных органов и организаций отметили, что используют две системы ЭП: одну - для ведения электронной переписки со сторонними корреспондентами и другую - для ведения электронной переписки в рамках сети подчиненных (подведомственных) организаций (так называемая ведомственная ЭП).

Несмотря на наличие в большинстве организаций системы ЭП, а также ее официального адреса (нескольких официальных адресов), более половины респондентов разрешают работникам использовать личные (неслужебные) ящики ЭП для ведения служебной электронной переписки. В дополнение к этому во многих организациях, несмотря на внутреннюю регламентацию, продуманный комплекс ограничений на использование работниками ЭП отсутствует либо же данный вопрос регламентируется устными указаниями руководства. Там, где подобные ограничения существуют и закрепляются документально, чаще всего они связаны с техническими особенностями (например, устанавливаются предельный объем и количество пересылаемых сообщений, ограничения на типы пересылаемых файлов), с вопросами информационной безопасности (например, ограничиваются допускаемые к пересылке категории информации), а также организационно-правовыми аспектами (например, допускается использование только для ведения переписки в рамках выполнения служебных обязанностей) и этикой деловой переписки.

В отношении правил этикета деловой переписки следует отметить, что они документально закреплены лишь у респондентов, тогда как у большинства этот вопрос не регламентирован или же регламентируется только устными указаниями руководства.

Электронная переписка с внешними корреспондентами в организациях ведется как централизованно с использованием официального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и децентрализовано, когда каждое структурное подразделение инициирует и ведет электронную переписку самостоятельно с использованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразделения ведет его руководитель или уполномоченный работник). Треть респондентов отметила, что работники, имеющие персональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести электронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ведения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешанный (централизованный и децентрализованный) подход к ведению электронной переписки в зависимости от ее содержания [39, c. 40].

При оформлении документов, пересылаемых посредством ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же правила, что и при оформлении бумажных писем, тогда как почти половина респондентов отметила, что порядок оформления сообщений ЭП в организации не установлен. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими электронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. При этом около 19 % респондентов отметили, что сообщения ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13 % случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Значительное большинство (около 80 %) респондентов использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения ЭП, содержащие информацию, получение которой планируется в виде официальных бумажных документов. В половине случаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключительно для распечаток электронной переписки. Примерно треть респондентов отметила, что группировка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только около 15 % респондентов осуществляет хранение и группировку документов, поступивших по ЭП, в электронном виде.

В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бумажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники многих организаций, распечатывающие сообщения ЭП, чаще всего продолжают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный "стандартный" состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и сведения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех организациях, где внедрены и активно используются автоматизированные системы ДОУ, в силу различных причин параллельно с применением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки.

При использовании ЭП в качестве инструмента согласования проектов документов в большинстве случаев она используется для неофициального (предварительного) согласования или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государственного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутренние документы в ее пределах. Около 40 % участвовавших в анкетировании организаций при работе с документами используют системы электронного документооборота (далее - СЭД). Примерно столько же планируют их внедрение. Среди используемых СЭД большинство - системы белорусского или российского производства либо же собственные разработки организаций. Чаще всего СЭД используются организациями для внутреннего (внутриведомственного) электронного документооборота, тогда как для внешних коммуникаций применяется Интернет-почта (в государственных органах - почта Mail.gov.by). Среди тех организаций, которые используют СЭД, около трети имеют возможность работать с ЭП, используя функционал СЭД и не прибегая к иному программному обеспечению и почти половина организаций с помощью СЭД осуществляет управление сообщениями ЭП (их регистрацию и учет, наложение резолюций, виз и т. д.) [39, c. 41].

Проведенное анкетирование выявило, что в подавляющем большинстве организаций происходит рост объемов электронной переписки. При этом подобный рост неравномерен для различных организаций и может колебаться от 1-2 % до 200 % в год. В государственных органах объем ежедневно отправляемой и получаемой ЭП как минимум в два раза превышает объем бумажной корреспонденции. Малые объемы электронной переписки, в том числе по сравнению с бумажной перепиской, чаще всего характерны для небольших организаций.

Удостоверение ЭП при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) на постоянной основе осуществляет достаточно небольшое количество организаций. Около трети респондентов используют ЭЦП "по случаю" (для подписания отдельных категорий документов). Чаще всего ЭЦП используется в организациях, подключенных к ведомственным (корпоративным) системам электронного документооборота или к специализированным системам межведомственного электронного документооборота (Mail.gov.by, система "Клиент-Банк" и т. д.). Аналогичным образом обстоит дело и с использованием шифрования¹ при пересылке сообщений ЭП. Около четверти респондентов отметили, что ЭЦП для удостоверения сообщений ЭП они применять вообще не планируют.

В подавляющем большинстве организаций, в том числе в тех, где определен порядок использования ЭП, правила хранения электронных сообщений не регламентированы. В половине случаев сроки хранения электронных сообщений определяются работниками самостоятельно, и только в 30 % случаев в этом участвуют служба ДОУ, архив и экспертная комиссия организации.

При ведении переписки посредством ЭП более половины опрошенных организаций используют собственный почтовый сервер (Microsoft Exchange, Lotus Notes, Sendmail, Postfix и др.). Те, кто его не имеют, пользуются услугами сторонних почтовых сервисов, как платных, так и бесплатных, в том числе публичными бесплатными серверами (например, tutby или mail.ru) пользуется около 20 % респондентов. Как правило, это небольшие организации или организации с малой численностью офисных работников. При проведении анкетирования фиксировались мнения различных организаций о том, какие аспекты работы с электронными документами и ЭП недостаточно отражены в существующих нормативных и методических документах по делопроизводству и архивному делу. Суммируя полученную информацию, можно отметить следующие наиболее частые и существенные замечания и предложения [39, c. 43]:

- отсутствует единый общереспубликанский удостоверяющий центр ЭЦП, что препятствует расширению сферы использования электронного документооборота;

- не решен вопрос совместимости различных средств ЭЦП;

- не стандартизированы форматы электронных документов;

- отсутствует государственный стандарт на коммуникативный формат обмена электронными документами между организациями;

- недостаточная урегулированность на законодательном уровне вопросов сдачи электронных документов в государственные архивы. В настоящее время де-факто в государственные архивы можно передать только электронную информацию (файлы, наборы файлов), но не электронные документы (в понятии Закона Республики Беларусь "Об электронном документе"), так как архивы не в состоянии проверить и подтвердить подлинность и целостность того или иного электронного документа;

- отсутствует порядок нотариального заверения бумажных копий электронных документов для представления их, в случае необходимости, во внешние организации;

- при пересмотре действующих и принятии новых нормативных правовых актов необходимо предусматривать внесение в них положений о ведении делопроизводства по описываемым в актах процедурам в электронном виде.

По результатам проведенного анализа результатов анкетирования можно сделать следующие выводы.

Наиболее широко и комплексно порядок работы с ЭД и ЭП регламентируется в органах государственного управления, а также в организациях банковской сферы. В наименьшей степени правила использования ЭП регламентированы в небольших организациях. Учитывая, что среди таких организаций встречаются источники комплектования государственных архивов, отсутствие продуманного порядка работы с ЭП, в том числе обеспечения учета и сохранности пересылаемых посредством ее документов, может негативно сказаться на качестве и полноте передаваемых на постоянное архивное хранение документальных массивов организации.

Используемый во многих организациях подход, при котором порядок использования ЭП закрепляется в нескольких внутренних организационных и/или распорядительных документах, представляется оправданным. Данная ситуация обусловлена разнообразием регламентируемых вопросов, затрагивающих как различные организационно-правовые, в том числе делопроизводственные, так и технические аспекты. В большинстве организаций объем официальной (юридически значимой) электронной переписки чаще всего меньше объемов неофициальной информации, пересылаемой посредством ЭП. При этом значительные объемы юридически значимой электронной корреспонденции в большинстве случаев пересылаются лишь в рамках функционирования системы ЭП госорганов Mail.gov.by, ведомственных (корпоративных) компьютерных сетей и систем электронного документооборота. Указанный факт во многом обусловлен такими факторами, как отсутствие единой общереспубликанской системы управления открытыми ключами ЭЦП, проблемы совместимости ЭЦП и т. д. Данные факторы в настоящее время сдерживают широкое распространение полноценного юридически значимого электронного документооборота между госорганами, организациями и гражданами. Несмотря на указанное, в настоящее время ЭП используется для пересылки практически любых категорий документов, пересылающихся ранее исключительно на бумаге. С ее помощью осуществляется пересылка организационных и распорядительных документов, договорной, плановой и отчетной документация, финансовых, бухгалтерских документов и др.

Массовое использование ЭП демонстрирует ситуацию, при которой во многих организациях на смену централизованному порядку отправки и получения документов через службу ДОУ приходит децентрализованный порядок, при котором электронная корреспонденция отправляется и получается работниками организации напрямую через персональные служебные ящики ЭП или даже через личные (неслужебные) ящики ЭП, доступ к которым имеет исключительно сам работник. Учитывая это, а также отсутствие должной регламентации порядка использования ЭП, в ряде организаций может складываться ситуация, при которой работники организации оперируют значительными массивами не учитываемых и не контролируемых документов, что может приводить к следующим проблемам: отсутствие должного контроля за документальными массивами организации со стороны ее руководства и, как следствие, потенциальная возможность утраты значительного количества информации о деятельности организации, а также снижение управляемости внутренних деловых процессов; неоправданное "обеднение" архивных фондов организаций (особенно актуально в отношении организаций - источников формирования Национального архивного фонда).

Дополнительную лепту в недостаточное осознание работниками значимости ЭП как инструмента деловой деятельности и важности соблюдения определенных правил при работе с ней, в том числе в части сохранения информации, вносит то, что в большинстве организаций не проводится обучение работников правилам работы с электронными документами и ЭП, а также в целом использованию информационных технологий в повседневной деятельности [39, c. 45].

Проведенное исследовании продемонстрировало, что подавляющее большинство организаций при экспорте сообщений ЭП из почтовой системы в автоматизированную систему ДОУ либо при их распечатке экспортируют (распечатывают), помимо основного содержания, лишь "стандартный" набор дополнительной информации (адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения). Организации не учитывают и не используют иные сведения из служебного заголовка сообщения ЭП, которые могли бы способствовать выявлению способов создания и путей передачи электронных сообщений в информационных и/или доказательных целях. Подобный факт демонстрирует недооценку организациями того, что при работе с ЭП важно сохранять не только основное содержимое электронных сообщений и прикрепленных к ним документов, но и контекстную информацию о процессах создания и транспортировки данных сообщений. Подобная ситуация может быть обусловлена несколькими причинами: незнанием сотрудниками организаций, отвечающими за работу с ЭП, ряда технических особенностей ее использования, а также использованием в ДОУ только тех возможностей, которые предоставляются стандартным массовым программным обеспечением, не учитывающим многих особенностей ведения делопроизводства.

Последнее еще раз демонстрирует ситуацию, когда при отсутствии продуманной комплексной государственной политики по стандартизации и нормативному регулированию автоматизации ДОУ, технологии работы с документами в электронном виде во многих организациях обуславливаются и ограничиваются возможностями существующих программно-технических средств, ориентированных в первую очередь на "усредненного" массового потребителя и не учитывающих специфику ведения делопроизводства в организациях в соответствии со сложившейся отечественной нормативно-методической средой, практикой и традициями делопроизводства и архивного дела. Проблемы соответствия программно-технического обеспечения требованиям и традициям делопроизводства в большой степени решаются в организациях, внедряющих автоматизированные системы ДОУ. Однако, как было отмечено выше, и в этой ситуации остаются проблемы, в том числе связанные с вопросами взаимодействия подобных систем между собой, обеспечения долговременной сохранности, создаваемой при их использовании документированной информации и т. д.

В большинстве организаций происходит ежегодное увеличение объемов переписки, при этом количество отправляемых и получаемых сообщений ЭП чаще всего значительно превышает количество бумажной корреспонденции. Также можно констатировать, что чем крупнее организация, тем в большей степени (в больших пропорциях) у нее растет объем отправляемой и получаемой ЭП. Отсутствие роста объемов электронной переписки, в том числе по отношению к переписке бумажной, характерно лишь для отдельных небольших организаций.

2. Особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия (на примере СП "Софтформ" ООО)

2.1 Анализ использования информационных систем и электронной почты в управленческой деятельности СП "Софтформ" ООО

Белорусско-чешское совместное предприятие "Софтформ" Общество с ограниченной ответственностью (СП "Софтформ" ООО) основано 27 июля 1999 года в городе Минске по улице Промышленной, 8А на территории свободной экономической зоны.

Основное направление деятельности - проектирование и производство качественной офисной корпусной мебели, школьной мебели и частей мебели, изготовленных по технологии "софтформинг". В настоящее время СП "Софтформ" ООО выпускает следующую продукцию:

1. Офисная мебель. Включает 3 вида: мебель для руководителя, комплексный офис, оперативная мебель.

Мебель для руководителя состоит из 3-х серий: серия "Борн", серия "Вельс", серия "Соренто".

В Комплексный офис входят серия "Берлин" и серия "Берлин-директор".

Оперативная мебель представлена сериями "Компромисс", "Европа", "Практика", "Модерн".

2. Компьютерная мебель включает 1 вид - компьютерные столы, которые подразделяются на эргономичные столы и компьютерные стойки.

3. Мебель для дома состоит из мебели для гостиной (серия "Милан"), мебели для спальни (серия "Палермо"), мебели для прихожей (серия "Ларо"), мебели для детской (серия "Миа").

4. Гостиничная мебель: серия "Прованс" (выпуск первой партии планируется на март месяц).

5. Товары народного потребления: тумбы, стеллажи, полки. Новыми видами продукции на сегодняшний день являются офисная мебель серии "Столица", гостиничная мебель серии "Прованс" и мебель для детской комнаты "Миа" (пользуется особой популярностью среди покупателей).

Существующая система планирования и контроля на производстве находится в постоянном совершенствовании и развитии. Все усилия направлены на то, чтобы клиенты получали продукцию в оговоренные сроки и надлежащего качества. Высокие требования в производстве обеспечены использованием современных высококачественных станков и многофункциональных обрабатывающих центров европейских производителей (80 % парка станков составляет оборудование компании IMA). Все поступившие заказы проходят обработку и подготовку к производству в технологическом отделе за несколько дней до начала раскроя первой заготовки. Высокая компетенция технологов, согласованность их действий со специалистами производственного участка помогают добиваться рациональности в расходовании материалов, правильно определить загрузку мощностей. Тщательно проработанные технологические карты, постоянный контроль выполнения графика производства позволяют сглаживать возможные отклонения, достигать желаемого качества операционных процессов и высокой производительности труда. Система строгого пооперационного контроля способствует снижению на выходе количества изделий, несоответствующих требованиям ГОСТа. На рабочих местах ведутся журналы пооперационного контроля, где фиксируется деталь, над которой производится технологическая операция и отметка мастера о проверке технологической операции. Применение логистических подходов в производстве и складировании готовых изделий, использовании деталей и фурнитуры позволяет предприятию быть гибкими при увеличении объемов производства, своевременно учитывать фактор сезонности.

Производственная мощность предприятия по выпуску мебели рассчитывается исходя из количества отгруженных грузовых машин (19) умноженных на количество тонн каждой машины (52 тонны). Получается, что в месяц предприятие реализует приблизительно 988 тонн мебели. Следовательно, в год этот показатель составляет 11 856 тонн.

Мебель СП "Софтформ" ООО обладает следующими основными техническими характеристики: повышенная износостойкость, устойчивость к истиранию, термостойкость, предполагающая возможность кратковременного воздействия тепла до 240 градусов, повышенная влагостойкость, устойчивость к воздействию химических веществ. Все материалы, используемые в производстве мебели, экологически чистые и безопасны для здоровья человека.

За время работы СП "Софтформ" ООО зарекомендовало себя как надежный партнер и производитель качественной современной продукции.

Благодаря ответственному и профессиональному подходу к делу, клиентами СП "Софтформ" ООО стали крупные заказчики из России, Чехии, Канады, Казахстана, Литвы, Латвии (на сегодняшний день 97 % продукции экспортируется во многие страны Европы).

За годы деятельности СП "Софтформ" ООО достигло значительных результатов:

- производственные и складские площади составляют 8000 квадратных метров;

- штат сотрудников, имеющих многолетний опыт работы в мебельной отрасли;

- поставщиками оборудования для производства мебели являются ведущие мировые фирмы: IMA, HOMAG GROUP, BIESSE, SHELLING;

- в 2008 году обновление парка оборудования осуществлено на 50 %;

- объем реализации продукции увеличился на 40 % по сравнению с 2007 годом, что является хорошим показателем в условиях высоко конкурентного мебельного рынка;

- поставщиками являются крупные мировые производители материалов и комплектующих Egger (Австрия), REHAU, Dхllken, Hдfele (Германия), Stillemans (Бельгия), Kronopol, Kronospan, Pfleiderer (Польша);

- сертификат системы менеджмента качества, отвечающий требованиям стандарта ISO 9001: 2008 (приложение Б).

Находясь в свободной экономической зоне и используя льготный режим налогообложения, а также таможенные преференции, СП "Софтформ" ООО имеет возможность формировать выгодные отпускные цены для заказчиков, сохраняя высокое качество продукции. При доставке товара во все регионы России и ближнего зарубежья предоставляется гибкая система скидок дилерам и постоянным покупателям.

Проведение "Дней качества" стало неотъемлемой частью профессиональной деятельности СП "Софтформ" ООО, направленной на повышение культуры производства. Предприятие активно применяет методы школы наставничества, проводит мастер-классы. Это позволяет вести беспрерывное обучение производственного персонала, быстро адаптировать технологические процессы под рост производственных мощностей.

Таким образом, можно добавить, что предприятие следит за актуальными тенденциями развития рынка в своих сегментах и в соответствии с ними корректирует свои производственные программы. В ближайшем будущем появятся новые перспективы для дальнейшего развития предприятия.

В своей деятельности СП "Софтформ" ООО руководствуется законодательством Республики Беларусь; учредительным договором; Уставом; положением об организационной структуре; положением о балансовой комиссии; положением о дополнительных мерах по стимулированию работников; положением о коллективной (бригадной) материальной ответственности; положением о порядке начисления надбавки за выслугу лет персоналу; положением о порядке начисления надбавки за профессиональное мастерство; положением о порядке оказания материальной помощи; положением о порядке оплаты труда совмещения профессий (должностей) и временном заместительстве, а также выполнении обязанностей временно отсутствующих работников; положением о премировании; положением об оплате труда работников; положениями о службах; положениями об отделах; должностными и рабочими инструкциями, а также иными инструкциями, стандартами и документами, созданными на предприятии. Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом Республики Беларусь. Имеет самостоятельный баланс, заключает от своего имени договоры, может открывать расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, имеет печати, штампы, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания). Предприятие самостоятельно планирует свою хозяйственную, финансовую и иную деятельность, а также затраты на социальное развитие на основании договоров и других форм обязательств; осуществляет свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансировании; ведет бухгалтерский учет и представляет статистическую отчетность в органы статистки.

Имущество предприятия составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в самостоятельном балансе предприятия.

Основная цель деятельности СП "Софтформ" ООО - удовлетворение общественных потребностей и получение прибыли.

Штатная численность работников - 226 человек, из них: служащих-101 (чел.), рабочих: 125 (чел.), около 74 человек работают по договору подряда.

...