Проектирование системы электронного хранения документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В процессе жизнедеятельности любой организации наступает момент, когда объем накопленного массива документации становится настолько большим, что ориентироваться в нем становится проблематично. При сложившейся ситуации работа с документами становится не эффективной ввиду высоких временных затрат. Для того, чтобы поиск информации был релевантным нашему запросу, необходима четкая структура организации информации. Как правило, такую структуру организует архив компании. В современных организациях эти архивы хранятся в бумажном виде, отсюда и возникает указанный предыдущий недостаток, т.к. поиск в бумажном архиве требует существенных затрат. Современное развитие технологий, возможно, позволяет создать электронный архив, но для этого необходимы электронные документы. Во многих организациях существует электронный документооборот, который позволяет реализовать электронный архив части документов.

В Акционерном обществе «Уралнефтесервис» с 2015 года реализуется система электронного документооборота 1С. Используемая система позволяет структурировать лишь часть информации, т.к. не все данные возможно загрузить в систему. Кроме того, документы, созданные до 2015 г. хранятся в бумажном варианте и в целях экономии пространства нуждаются в переводе в электронный формат. Все это говорит о том, что текущее состояние системы электронного документооборота в организации недостаточно для полной структуризации данных и необходимо создание системы электронного хранения.

Создание электронного архива организации возможно позволит решить ряд проблемных вопросов:

- не релевантный поиск информации;

- систематические потери документов;

- длительность процесса оформления дел постоянного и долговременного хранения, т.к. ручной метод обработки дел достаточно трудоемкий:

- ежегодное увеличение площадей для хранения документов в бумажном виде.

Обозначенный круг проблем возможно разрешить при внедрении системы электронного хранения дел в организации.

Объектом исследования является электронное хранение документов в нефтедобывающей отрасли, предметом - автоматизация электронного хранения документов в Акционерном обществе «Уралнефтесервис».

Целью работы является разработка метода проектирования системы электронного хранения документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- проанализировать существующую нормативно-правовую и методическую базу хранения электронных документов;

- выявить основные проблемы и особенности электронного хранения документов;

- обследовать основные бизнес-процессы организации, связанные с архивным документооборотом;

- определить основные функции системы;

- разработать проект системы электронного хранения документов в АО «УНС»;

- описать метод проектирования систем электронного хранения документов.

Для решения поставленных задач использовались следующие методы исследования: терминологический анализ, опрос сотрудников организации, сравнение, моделирование, метод анализа иерархий, метод констатирующий эксперимент «фотография рабочего дня».

Глава 1. Электронный архив как альтернативный способ хранения документов

Глава посвящена изучению теоретических основ в области архивного хранения документов. Проектирование системы электронного хранения должно основываться на существующих нормативно-правовых актах, а также использовать общепринятую терминологию в данной области.

1.1 Терминологический анализ понятий в сфере электронного хранения

На сегодняшний день в сфере электронного документооборота существует некий терминологический вакуум, который можно объяснить отсутствием согласованности понятий в различных нормативно-правовых источниках. Широкое распространение информационных технологий рождает необходимость расширения понятийного аппарата в сфере электронного документооборота. Данная терминология нам необходима для того, чтобы создать собственный словарь терминов для сотрудников компании. В связи с тем, что до сих пор отсутствует общепринятая трактовка терминов в области электронного хранения, нами были рассмотрены термины, смежные с данным вопросом.

В первую очередь необходимо определить, что сегодня принято понимать под электронным документом. Один из самых значимых документов в области документоведения, ГОСТ Р 7.0.8-2013, так определяет термин «электронный документ» -«документ, информация которого представлена в электронной форме». Так же рассмотренный ГОСТ дает определение «электронному документообороту» - это «документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)» [20]. Что подразумевают под электронной формой и что представляет из себя автоматизированная система не объясняется, из чего можно сделать вывод, что данное определение не в полной мере отражает смысл. Так же термин не отражает главный вопрос - происхождение электронного документа. Может ли документ, который изначально был создан в бумажном варианте, стать в последствии электронным? Например, посредством оцифровки. Либо электронным документом может считаться лишь тот документ, который изначально был создан электронно. Однако данный ГОСТ вводит такое понятие, как «электронное дело», т.е. это «электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел» [20]. Включение данного термина в ГОСТ говорит о том, что создание электронных архивов стало возможно теперь и на официальном уровне, ведь ранее дела в архиве могли быть лишь в привычном, бумажном виде.

В другом документе, ГОСТе 7.83-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения», дается следующее определение электронному документу: «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники» [16]. В данном определении затрагивается вопрос носителя информации. Считается, что электронный документ не имеет привязки к носителю, ведь он может хранится в облачном пространстве. Здесь же электронный документ ограничивают - он должен иметь машиночитаемый носитель. Данное определение искажает суть электронного документа, что связано, в первую очередь, с устареванием данного документа. С момента издания прошло более 15 лет, современные технологии претерпели значительные изменения.

Следующий нормативно-правовой документ дает более широкое определение электронного документа. В Федеральном законе № 149 электронный документ трактуют как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [6]. Данное определение как раз отвечает на вопрос о происхождении электронного документа, т.е. документ может быть изначально бумажным, но позже переведенным в другой формат. Ведь главное условие, согласно определению - это возможность просмотра документа при помощи компьютера и др. средств. Данное определение уже более конкретно и раскрывает суть электронного документа в целом. Так же данный Федеральный закон дает определение термину «информационная система» - это «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» [6]. В виду того, что данный закон регулирует отношения в области информационных технологий, а не документооборота в целом, термины больше отражают технологическую сторону вопроса.

Определение «электронный документ» мы можем так же встретить и в Гражданском кодексе РФ - «электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту» [1]. Здесь понятие уже расширено - документ не обязан иметь некую основу, на которой он зафиксирован, т.е. сообщение электронной почты, сохраненное на неких серверах, так же будет являться электронным документом.

На протяжении нескольких лет в Государственной Думе РФ рассматривается проект Федерального закона об электронном документе. К сожалению, данный проект каждый раз отклоняется. Несмотря на это, стоит обратить внимание на терминологию, которую предлагают создатели данного законопроекта. Под «электронным документом» авторы законопроекта понимают «информацию, зафиксированную на электронном материальном носителе» [47]. При этом авторы сразу оговаривают, каким требованиям должна отвечать данная информация. Информация признается электронным документом, если она «создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств; подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством; может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками; если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа» [47]. Данное определение наиболее полно и точно определяет суть электронного документа.

Европейскую спецификацию MoReq-2 «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» разрабатывали ведущие специалисты мировых производителей программного обеспечения, что говорит о высоком уровне подготовки данного документа, а так же о практическом подходе к созданию спецификации. Данный документ содержит рекомендации для создания технического задания к автоматизированным системам в области делопроизводства. В России документ носит рекомендательный характер, как некое пособие, но для стран Европейского союза он является обязательным. Спецификация MoReq трактует термин «электронный документ» следующим образом «официальный документ, который существует в электронной ?форме» [22]. Термин почти идентичен нашему в ГОСТ Р 7.0.8-2013, кроме приставки «официальный». Что понимают под официальным документом, и что его отличает от любого другого документа, спецификация не раскрывает. Возможно, введение данной приставки связано с тем, что в зарубежной литературе термин «документ» понимается немного иначе, чем у нас, и выделение официальных документов необходимо для ликвидации разночтений.

В другом стандарте, ГОСТе Р 52292-2004, определение электронного документа трактуют в двух вариантах: как данные и как аналоговый документ. В первом случае электронный документ - это «Интерпретируемое формализованным способом представление информации, пригодное для коммуникации, интерпретации или обработки»[17]. Аналоговый электронный документ - это «Относящийся к непрерывным переменным физическим величинам или к данным, представленным в непрерывном виде, а также к процессам и функциональным блокам, использующим эти данные» [17]. Первый вариант очень схож с предыдущими определениями и отражает их общую суть. Второй вариант больше подходит для определения таких данных, которые задействованы в работе различных информационных систем.

Такое деление термина свойственно не только для нормативно-методической литературы, но и для научных работ. Один из ведущих специалистов в области документоведения - М. В. Ларин, в своей монографии «Управление документацией в организациях» определяет три группы понятий: электронный документ - это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе; электронный документ - это особый тип документа и электронный документ - это электронная форма документа [32]. Машиночитаемый документ - это одно из первых трактований электронного документа. Ранее, под «электронным» понимали любой документ, который был создан при помощи какой-либо техники и мог бы быть воспроизведен только при его помощи. Сейчас же понятие расширились и включает в себя не только изначально созданные электронные документы, но и переведённые в данный формат. Как раз таки последний вариант - электронная форма, можно отнести к сегодняшнему положению электронного документа в документоведении. Не важно, каким образом был создан документ, главное его состояние в данное время.

Несмотря на данное разделение, М.В. Ларин считает, что электронный документ идентичен бумажному, а следовательно не нуждается в новом определений. В его трудах мы можем встретить такое толкование термина - «информация, определенным образом зафиксированная с возможностью ее идентификации» [32]. Данный термин действительно очень похож на определение документа в ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [20].

Несмотря на это, стоит отметь отличительную характеристику документа от электронного документа - это носитель. Любой документ неразрывно связан с носителем, он является его составной частью. Электронный же документ находится вне зависимости от носителя и может быть передан с одного носителя на другой. Во-вторых, копию бумажного документа всегда можно распознать, там есть отличия, электронная же копия останется прежней.

Рассмотрев предлагаемые сегодня в отечественной и зарубежной литературе определения электронного документа, мы можем перейти к изучению такого термина, как «электронный архив». Дело в том, что любой архив состоит из документов, а электронный архив, как следствие, из электронных документов. Именно поэтому данному термину уделялось там много внимания. Согласно приведенным терминам, под электронным документом следует понимать любой документ, хранящийся в электронном формате. При этом не важно, изначально он был создан электронно или письменно, главное конечная форма. Данное определение мы будем использовать как основное для проектирования системы электронного хранения.

Термин «электронный архив» не является законодательно определенным, что приводит к разночтению данного термина. На законодательном уровне был предложен лишь один вариант трактовки данного термина, в ранее упомянутом проекте ФЗ «Об электронном документе». Согласно данному проекту, «электронный архив - это массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативными правовыми актами РФ» [47]. Термин идентичен трактовке «архива», лишь с добавлением приставки «электронный», т.е. термин не отражает никаких особенностей электронного архива.

В отечественной литературе над природой данного термина рассуждает Г. Лаптев. Автор считает, что под электронным архивом следует понимать «интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде» [31]. В данном определении, на наш взгляд, отражена особенность электронного архива, его отличия от привычного архива. Так же в данном определении нет понятия «электронный документ», здесь рассматриваются все архивные документы, которые имеют электронный формат.

Другой автор, А. К. Макарова, предлагает свое определение электронного архива: «это интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения, поиска, экспертизы ценности, использования архивных документов в электронном виде посредством их учета, описания, обеспечения сохранности и развития научно-справочного аппарата в порядке, установленном нормативными правовыми актами РФ» [37]. Данный термин включает в себя практически весь перечень действий, который применим к архивным документам. Здесь так же расширены функции электронного архива, теперь это не только хранение, но и весь остальной спектр работ.

В рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организации понятие «электронный архив» отсутствует, зато есть похожий термин - информационная система архива организации. Это информационная система, обеспечивающая хранение архивных электронных документов и управление ими [48]. В данном случае электронный архив рассматривается исключительно как программный продукт, но при этом нельзя сказать, что трактовка неправильная. Термин в этом случае становится узконаправленным и не отражает всех нюансов электронного архива. Электронный архив не ограничивается лишь одной системой, его стоит рассматривать как привычный всем архив, только в ином формате.

Если мы обратимся к официальным сайтам систем электронного хранения, то встретим там следующее определение электронного архива - это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска [52]. Здесь, как и в предыдущем определении, электронный архив рассматривается как информационная система с перечислением ее некоторых функций.

Можно сделать вывод, что на сегодняшний день в отечественной литературе отсутствует единая трактовка термина «электронный архив». Так же, помимо этого, данный термин не закреплен на законодательном уровне, но при этом электронный архив повсеместно используется как альтернативный способ хранения документов.

В связи с этим, для дальнейшей работы, нами было сформулировано следующее определение электронного архива - это комплекс программных и технических средств, позволяющий хранить, использовать и обрабатывать любой исполненный документ.

электронный архив конфигурация документооборот

1.2 Нормативно-методическая база в области электронного хранения

Для проектирования системы в соответствии с российским законодательством необходимо рассмотреть современную нормативно-методическую базу документоведения. Данный обзор поможет нам исключить неправомерность созданной системы, а так же определить обязательные составляющие системы.

Электронные архивы относительно новая область, находящаяся на стыке нескольких дисциплин: архивоведения, информационных технологий, документоведения и др. В связи с этим законодательство в данной области не совершенно и не имеет собственных, отдельных документов. Все документы, которые каким бы то ни было образом регулируют электронное хранение, относятся к другим областям.

В первую очередь необходимо рассмотреть нормативно-правовую литературу, связанную с архивным хранением в принципе. Главным документов в данной отрасли является федеральный закон № 125 «Об архивном деле в РФ» [5]. Несмотря на то, что данный документ является основополагающим для всех архивов, упоминаний об электронном архиве или электронном хранении в нем нет. Единственное, что документ определяет - электронный документ приравнивается к обычному и его хранение никак не отличается от общепринятого. Данный документ неоднократно подвергался критике, как раз по поводу отсутствия норм в области электронного хранения. Так, Н. Храмцовская отмечает, что «Закон игнорирует проблемы обработки и хранения документов на электронных носителях, что может повлечь в будущем проблемы с утратой огромного информационного богатства страны» [56].

Следующий документ в области архивного права - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [10]. Правила для частных организации носят рекомендательный характер, но несмотря на это, они подробно описывают все вопросы, связанные с хранением документов, организацией архива в организации и пр. Стоит отметить, что Правила приняты относительно недавно, поэтому упоминаний об электронных документах здесь намного больше. Однако упоминания об электронном архиве здесь так же отсутствуют. Поподробней остановимся на пунктах, касающихся особенностей хранения электронных документов. В пункте 2.30 описаны обязательные условия хранения электронных документов: «наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния; обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации» [10]. В следующем пункте, 2.31, строго оговаривается формат хранения электронных документов - PDF/A. Считается, что данный формат является наиболее универсальным и его можно использовать на любых устройствах. В данном разделе так же упоминается о программном обеспечении - в архиве необходимо постоянно следить за программно-аппаратной средой организации, а так же в случае устаревания формата электронного документа или средств для его открытия - необходимо перезаписать данный электронный документ в соответствии с новыми технологиями. В Правилах также указан рекомендуемый срок перезаписи документов - каждые 5 лет. Документ так же прописывает место хранения электронных документов - это некий обособленный носитель, т.е. данные Правила не предполагают хранение электронных документов в системе на сервере, что в данном случае является значительным упущением. Примечательно, что документ предполагает создание электронного дела, которое будет считаться единицей хранения архива. Далее в документе прописаны все этапы жизненного цикла электронного документа в архиве. Данные этапы ничем не отличаются от этапов бумажного, с одной лишь везде пометкой - электронный, т.е. электронная опись, дело, документ, шифр, подпись и прочее. Данный документ полезен при работе с электронными документами, но бесполезен при создании системы электронного хранения, т.к. здесь отсутствует информация в принципе о правомерности такой системы, можем ли мы хранить документы таким образом. Здесь так же отсутствует информация о предпочтительном носителе электронного документа - хранить необходимо на флешке, диске, съемном диске? В Правилах не рассмотрены возможности хранения электронных документов вне носителя - при помощи облачных технологий или специальных серверов. Данный документ так же неоднократно поддавался критике, в частности из-за устаревших данных документа. Например, установление формата PDF/A является нецелесообразным, т.к. в данном случае перевод документов из одного формата в другой может нанести непоправимый вред документу, т.к. не все форматы можно перевести в PDF/A. Так же перевод документа в другой формат может стать причиной потери юридической силы документа.

Следующая группа документов, которую необходимо рассмотреть, связана с присвоением юридической силы электронным документам. Главным документом в данной области будет являться ФЗ «Об электронной подписи в РФ» Согласно данному документу, электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [4]. Федеральный закон регламентирует особенности работы с электронной подписью, а так же поэтапно прописывает процесс ее приобретения. Так же документ указывает на условия, при которых электронный документ может приравниваться к бумажному по юридической силе: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации». Данный пункт нам полезен тем, что он прямо указывает на правомерность создания электронного архива, ведь необходимость в бумажном архиве в таком случае отсутствует. Сейчас очень популярна практика «двойной работы»: организации не доверяют электронным документам и всегда создают бумажный дубликат, что усложняет работу всех сотрудников в принципе. Данный документ говорит об обратном - электронным документам можно и нужно доверять, они ничем сегодня не отличаются от бумажного. Но не все документы мы сможем хранить лишь в электронном формате. Практически все документы, необходимые или возникающие в процессе трудовых отношений, должны иметь бумажную форму, так как «при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения» (п. 6 ст. 86). Тем не менее документы, которые оформляют принятие «решений, затрагивающих интересы работника», могут создаваться только как электронные [3]. А это в персональном и социальном отношениях очень важные документы: приказы (распоряжения) по личному составу и лицевые счета/

Другие виды документов, будь то бухгалтерские или судебные, мы можем подавать в электронном формате - это регламентируют различные нормативно-правовые акты по отраслям. Так, например, существует ряд документов, контролирующих расчетные и платежные отношения между организациями.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ разрешает предприятиям оформлять первичные учетные документы в электронной форме [7]. Данный документ обязательно должен быть с электронной подписью, а так же предусмотрен договором. Если организации не предусмотрели данный аспект заранее и не закрепили его юридически, то обмениваться такими документами организация не имеет право.

Закрепляет данное правило следующий документ - приказ Минфина России от 10.11.2015 г. № 174н, где регламентируется порядок выставления счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи [11]. Передаче электронных платежных документов осуществляется посредством специальных информационных систем и обязательно при наличии усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом в документе указано, что бумажный дубликат не обязателен и все платежные документы можно хранить только в электронном формате.

Следующий документ в данной области обязывает использовать электронные документы в деятельности предприятия. Согласно ст. 80 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны представлять налоговую декларацию в электронной форме:

- если среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;

- если создана (в том числе реорганизована) организация с численностью работников превышающая 100 человек;

- если такая обязанность предусмотрена применительно к конкретному налогу.

Организации, которые пренебрегают электронным документооборот с налоговой, рискуют приостановлением операций по счетам (подпункт 1.1 пункта 3 статьи 76 НК РФ). За несвоевременное представление или непредставление документов об уполномоченных представителях -- владельцах квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи может повлечь ответственность по статье 126 НК РФ (штраф 200 рублей за документ). Помимо данных требований, Налоговый Кодекс так же разрешает организациям обмениваться первичными учетными документами посредством телекоммуникационных каналов связи [2].

Современным организациям в ходе своей деятельности часто приходится сталкиваться с судебными органами власти. В 2016 году в данной сфере так же произошли большие изменения. Федеральный закон от 23.06.2016 года №220-ФЗ разрешил обращаться в суд с исковым заявлением в электронной форме [8]. Заявления, ходатайства также могут быть поданы в электронной форме. Сделать это можно будет, заполнив специальную форму, размещенную на официальном сайте суда. Помимо этого, суды теперь обязаны предоставлять судебные решения в электронной форме. Главным условием так же остается квалифицированная электронная подпись.

Если обратиться к международному праву, то необходимо отметить международный стандарт ISO 14641-1:2012 «Управление электронными документами -- Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации». Данный документ содержит технические требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности электронных, а так же ряд технических спецификаций и организационных мер, которые следует реализовать для обеспечения ввода в систему, архивации и доступа к электронным документам [13].

Создание электронного архива предполагает оцифровку бумажных документов. К сожалению, данный аспект в России юридически не обозначен. Однако существует международный технический отчет ISO/TR 13028-2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» Данный отчет создан на основе новозеландского стандарта S6 «Стандарт по оцифровке» (Digitizationstandard). Технический отчет содержит рекомендации по созданию и поддержанию документов в электронном виде после того, как первоначальные бумажные или иные неэлектронные документы-источники были переведены в него путем оцифровки или при помощи других средств. Отчет содержит практику и рекомендации по масштабной оцифровке документов [12].

Следующий международный документ, который необходим при разработке систем электронного хранения - Технический отчет ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-termpreservationofelectronicdocumentbasedinformation). Отчет содержит практические рекомендации по обеспечению долговременной сохранности и возможности воспроизведения аутентичных электронных документов в тех случаях, когда срок хранения превышает расчетный срок использования технологии (оборудования и программного обеспечения), при помощи которой создаются и поддерживаются эти документы. данный вопрос стоит особенно остро при создании электронного архива. До сих пор нет единого мнения по поводу того, какой же носитель или какие технологии обладают наибольшим сроком сохранности. На основе данного отчета был создан российский государственный стандарт ГОСТ Р 54989 - 2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»[19].

Помимо прочего, существует международный стандарт по созданию электронных архивов - ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве. Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» (Space data and information transfer systems - Open archival information system - Reference model) (OAIS). На данный стандарт опираются все известные проекты по созданию государственных электронных архивов. В данном стандарте содержится подробное описание эталонной модели электронного архива, которая позволит стандартизировать все системы по архивированию информации в мире [14].

На международном уровне вопросы по созданию электронного архива строго регламентируются и имеют достаточно нормативных документов в данной области. По степени разработанности документов видно, что вопрос по созданию электронных архивов уже не нов и изучается на протяжении последнего десятилетия очень активно. К сожалению, не все страны успели включиться в данный процесс, в том числе и Россия.

В АО «УНС» нормативными документами, регламентирующими хранение документов, являются Номенклатура дел, Инструкция по делопроизводству, Положение об экспертизе ценности документов. Данные документы ежегодно согласовываются со всеми заместителями генерального директора, а после утверждаются приказом. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [9]. Данный документ определяет сроки хранения документов, а так же определяет состав документов в подразделениях организации. Положение об экспертизе ценности определяет порядок уничтожения документов, и состав экспертной комиссии.

В соответствии с вышесказанным, для проектирования системы электронного хранения нам необходимо руководствоваться следующими документами:

1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ».

2. ФЗ «Об электронной подписи в РФ».

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

4. Локальные нормативно-правовые акты организации (Инструкция по делопроизводству и Номенклатура дел АО «УНС»).

Несмотря на то, что рассмотренные выше документы содержат не так много информации по поводу регламентации работы с электронным архивом, они устанавливают нормы работы с архивными документами в принципе, что дает нам возможность спроецировать данные нормы на электронные архивные документы с небольшими изменениями. Так же эти нормы нам необходимы для разработки регламента работы с системой электронного хранения, который необходимо разработать для сотрудников компании.

1.3. Зарубежный опыт в области электронного хранения документов

Прежде чем рассмотреть зарубежный опыт хранения электронных документов, необходимо обратиться к истории появления данных документов в жизни общества, а так же степени их распространенности в нем.

Первой страной Европы, на законодательном уровне признавшей легитимность электронного документа, стала Финляндия. Случилось это еще в 2000 году [28].В связи с этим сейчас в Финляндии электронные документы задействованы практически во всех сферах жизнедеятельности.

Одни из самых популярных электронных документов в Финляндии - это счета. В 2011 г., при поддержке Министерства по связи и транспорту Финляндии, изменилось законодательство в части выставления абонентам счетов. Абоненты получают счета в электронной форме, при этом такой документ считается юридически значимым. Данное изменение было введено с целью улучшения экологической обстановки в стране, так как возможность не печатать 160 тыс. счетов снижает выбросы диоксидов на 57 тонн в год, а выбросы CO2 снижаются на значение, которое производят в год 14 типовых финских домохозяйств. Это так же позволяет сэкономить денежные средства жителям и фирмам, которые осуществляют рассылку счетов.

Для реализации новой возможности финские банки организуют порталы, где хранятся счета (называемые e-bill), защищенные электронной цифровой подписью и гарантиями банка. Абоненту по электронной почте приходит письмо о выставлении счета. В письме содержится цифровой код. Абонент входит на общий портал банка, вводит код, и видит счет. Других значений (логины, номера договоров и пр.) вводить не надо. Затем абонент может оплатить счет со своего банковского счета. При этом обеспечивается повышенная конфиденциальность, поскольку держателями и банковского и «визуального» счета являются одни и те же банковские структуры.

Финляндия, при сотрудничестве с ОАО «РЖД», с июля 2011 г. использует технологии безбумажного документооборота. Вначале был запущен пилотный проект. Спустя три месяца пилотный проект был признан перспективным, и с 1 ноября 2011 г. технология перешагнула границы полигона и была распространена на всю сеть ОАО «РЖД» [54].

По итогам февраля 2012, в железнодорожном сообщении между Россией и Финляндией электронными накладными сопровождается более 97% отправок. Успешно реализованный проект внедрения безбумажного документооборота между российскими и финскими железными дорогами стал хорошей основой для подготовки аналогичных проектов «РЖД» и железных дорог других стран.

Данный опыт особенно примечателен тем, что бумажная форма таких документов отсутствует, но обязанность их хранить существует. Из чего следует, что в данной стране активно применяются системы для электронного документооборота, а так же электронные архивы. Именно таким образом осуществляется хранение электронный документов данной страны. Помимо этого, данный опыт полезен еще и тем, что между АО «УНС» и ООО «РЖД» заключен договор и выставление счетов, накладных и пр. документов осуществляется только посредством электронной почты. Однако в АО «УНС» отсутствует электронный архив, поэтому организация вынуждена дублировать электронные документы бумажными, а после передавать на хранение в архив.

В январе 2017 года в архивной сфере Финляндии произошли значительные изменения. Был принят закон о Национальном архиве Финляндии (1145/2016), который закрепил существующую архивную систему страны, расширил полномочия Национального архива в отношении электронного документооборота. В связи с тем, что повсеместное использование электронных документов осуществляется на государственном уровне, органам государственной власти Финляндии разрешили уничтожать бумажный вариант документа при наличии его электронной копии [53].Данные изменения говорят о том, что данная страна готова перейти полностью на электронный документооборот, включаю все жизненные циклы документа: от создания, до его хранения.

Еще одна страна, которая одна из первых начала повсеместно использовать электронные документы - Франция. Именно здесь в 1974 году появились первые пластиковые карточки с электронными микросхемами [25]. Именно с этого времени в стране начинают активно использовать электронные документы. За прошедшие десятилетия страна добилась значительных успехов в данной области. С 2008 года во Франции действует обновленный сайт электронного правительства «Цифровая Франция». Сейчас его посещает 53 миллиона пользователей, 80% всех необходимых документов и бланков граждане Франции могут получить в электронном виде. Ежемесячно скачивается 1,2 миллиона документов. Ежегодно десять миллионов налоговых деклараций заполняется в интернете[42].

Меньше года назад пользователям стала доступна услуга «электронный сейф», в котором можно хранить копии паспорта и других документов. Ей уже воспользовались более одного миллиона французов [58]. В данной случае стоит обратить внимание на то, что для хранения электронных документов используются облачные технологии.

На законодательном уровне электронный документ был приравнен к бумажному еще в 2012 году. В Кодексе Национального достояния (ст.L 2012 - 1), дается следующее определение архиву: «Совокупность документов, созданных или полученных физическим или юридическим лицом частного или публичного права в ходе его деятельности, независимо от даты их создания, формы носителя и места их хранения». Здесь нет прямой отсылки к равности электронного и бумажного документов, но отмечается, что форма носителя не имеет никакой разницы для архива.

О том, что электронный документ приравнен к бумажному, говорится и в Гражданском Кодексе Франции. В статье 1379 вводится такое понятие, как «надежная копия». Данный электронный документ имеет доказательную силу оригинала или бумажного документа, а так же при ее создании использовались технологии последних 5 лет.

Помимо этого, уже в 1970 г. Национальные Архивы Франции запустили проект Constance по обеспечению сохранности электронных архивных документов, создаваемых государственными органами и публичными организациями, и учреждениями. С тех пор в Constance накоплен значительный объём материалов: это 25 терабайт данных, 100 миллионов файлов, 400 сданных партий документов, -- и система доказала свою надежность. Несмотря на все усилия по её развитию, система Constance больше не в состоянии отслеживать происходящие изменения в окружающем мире, который слишком сильно меняется [53].

Поэтому с 2016 г. Межминистерская архивная служба (SIAF) инвестирует в новую систему электронной архивации. Компания eFutura разработала специальную платформу VITAM, которая в 2018 году должна принять на хранение несколько миллиардов цифровых объектов, совокупный объем которых измеряется в петаоктетах и при этом быстро отвечать на запросы пользователей. Планируется, что VITAM сможет хранить текущие, промежуточные и постоянные электронные архивы госсектора. Данная структура полностью идентична бумажному архиву, что и является главной особенностью данной программы [21].

Реализация таких крупных проектов на государственном уровне провоцирует активное развитие систем электронной архивации в частных организациях. Ассоциация французских архивистов (Associationdesarchivistesfrancais) представили результаты опроса о положении дел с сохранением электронных документов в организациях и местных органах дел, согласно которому 60% респондентов находятся на этапе внедрения электронной архивации. Данная цифра говорит о том, что электронная архивация необходимый процесс, к которому скоро придется прийти всем существующим организациям [53].

Следующая страна, которая имеет практический опыт в создании информационных систем хранения электронных документов - США. Всплеск интереса к электронным документам в США произошел после событий 11 сентября 2001 г., когда сгорели важные архивы. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери [28].

В настоящее время контроль за электронными документами осуществляет National Archivesand Records Administration (NARA) - федеральное учреждение, национальная архивно-документационная служба, далее - «Национальный архив США». В 2008 году NARA была запущена программа Архива электронных документов (ElectronicRecordsArchive, ERA), которая должна помогать федеральным ведомствам в управлении документацией. Архив электронных документов позволяет обеспечить обработку, сохранение, управление и устойчивый доступ ко всем видам электронных документов, независимо от особенностей компьютерного оборудования и программного обеспечения. Цель программы - сохранить государственные цифровые архивы (архивные документы) вне зависимости от их формата, и обеспечить возможность доступа к ним в будущем, с учетом изменения технологий [34].

Однако к 2018 году так и не удалось реализовать данный проект полностью. Загрузка данных в ERA началась в январе 2009 года, на данный момент архив EOP содержит 77 терабайт данных. По материалам это архива уже выполнено более 36тысяч запросов. Сложность заключается в том, что фундаментальным свойством системы ERA является то, что она должна быть способна с течением времени эволюционировать, с тем, чтобы в неё можно было помещать и обеспечивать долговременную сохранность новых типов электронных документов. ЭРА создается таким образом, чтобы гарантировать отсутствие порчи или искажений электронных документов вследствие изменений в технологиях. В конечном итоге, пользователи смогут просматривать аутентичные документы, независимо от доступности использованного для их создания программного обеспечения [28].

Обобщая международный опыт в области создания электронных архивов, можно сделать вывод о том, что в представленных странах электронная архивация реализуется в первую очередь на государственном уровне. В таких странах, как Франция и США, уже успешно запущены проекты полного перехода к электронным архивам. Данные проекты предполагают создание масштабных баз данных, где будут хранится все документы в электронном формате. Однако сложности состоят в том, что вечного носителя информации не существует и решение данной проблемы значительно тормозит процесс. Опыт данных стран наглядно показывает, что существует возможность реализации электронного архива, который бы был идентичен по функциям привычному для нас бумажному архиву.

электронный архив конфигурация документооборот

1.4 Основные бизнес-процессы в АО «УНС»

Акционерное общество «Уралнефтесервис» имеет широкий профиль деятельности в нефтедобывающей отрасли. При таком объеме работ, а так же большом количестве партнеров, Общество сталкивается с проблемой быстрого и адекватного реагирования на изменения в платежных документах и договорах с заказчиками. Документы, поступающие и направляемые контрагентам систематически теряются, что в свою очередь негативно сказывается на имидже компании. Иногда потеря или задержка необходимых документов грозит срывом сделки или выставлением претензий. Теряются документы и внутри организации - документы забывают сдать в архив, либо не могут их своевременно найти. Помимо этого, в архиве АО «УНС» отсутствует научно-справочный аппарат, что значительно усложняет поиски необходимых документов. На протяжении двадцати лет документы сдавались в архив с нарушением всех требований, поэтому часть документов утеряна, а другая находится в папках не по номенклатуре. Представленные проблемы не единственные на сегодняшний день. В связи с тем, что в организации не доверительно относятся к экспертизе ценности документов, то весь объем документов, начиная с 1998 года, ни разу не утилизировался. В связи с этим, имеющихся площадей под архив недостаточно, а аренда нового помещения дорогостоящий метод решения проблемы. Для решения данных проблем необходимо систематизировать и автоматизировать архивный документооборот АО «УНС».

Для автоматизации архивного дела в организации, необходимо для начала определить, как осуществляются основные функции архива. Главными функциями архива являются:

- формирование архива организации;

- поиск документа в архиве;

- экспертиза ценности документов.

Данные процессы сегодня представлены в привычном нам виде в любой организации. Большинство государственных архивов до сих пор используют в своей деятельности неавтоматизированные формы работы с документами. Несмотря на это, автоматизированная работа с архивными документами имеет ряд значительных преимуществ.

Во-первых, это ускоренный поиск, который позволяет быстро реагировать на различные информационные запросы.

Во-вторых, снижение затрат на обработку документов. На каждое дело оформляется определенный перечень документов, а так же каждое дело оформляется согласно определенным правилам в ручную. При автоматизации данного процесса система может автоматически создавать и выдавать необходимые нам формы отчетности или любые др. документы.

В-третьих, уменьшение площадей для хранения и, как следствие, затрат. Сотрудники АО «УНС» готовы провести экспертизу ценности и утилизировать большую часть документов, но только в том случае, если у нас сохранятся электронные варианты документов.

К преимуществам так же стоит отнести сохранность документов. Электронный документ, в отличии от бумажного, не имеет свойства изнашиваемости, а, следовательно, и уровень сохранности таких документов намного выше.

Пятым преимуществом будет являться возможность удаленного использования электронного архива сотрудниками. В связи с тем, что Акционерное общество «Уралнефтесервис» имеет удаленные рабочие места, например, на производстве, данный аргумент становится особенно актуальным.

Исходя из данных преимуществ, можно сделать вывод о том, что организация нуждается в автоматизации архивного дела. Для начала нам необходимо отобразить существующие бизнес-процессы архивного документооборота и выделить, какую часть данного процесса стоит автоматизировать.

Для описания и моделирования бизнес-процессов нам необходимо определиться с выбором нотации. Выбор нотации зависит от того, какую модель мы собираемся реализовывать. Всего выделяют четыре типа моделей: функциональная, поведенческая, информационная, организационная. Функциональная модель отвечает на вопрос: «Что делают участники?» и описывает состав выполненных работ. В нашей модели отражение выполненных работ не является главной целью, поэтому нотации для данных моделей рассматриваться не будут.

Следующий тип - поведенческая модель. Она отвечает на вопрос «Как работают участники?» и описывает очередность выполнения бизнес-правила. Данный тип скорее подойдет для моделирования процессов-инструкций, но для наших бизнес-процессов это не применимо.

Организационная модель описывает состав и структуру исполнителей и отвечает на вопрос: «Кто выполняет работу?». Нашей задачей не стоит отображение структуры организации, либо подробное описание функций работника. Поэтому данную модель мы так же не рассматриваем.

Модель «Информационная» отвечает на вопрос «Что обрабатывают участники?» и описывает бизнес-сущности предметной области процесса. Бизнес процессы, которые нам необходимо смоделировать, занимаются обработкой архивных документов, т.е. главной задачей бизнес-процесса будет являться описание обработанной информации. Именно данный тип модели подходит для процессов автоматизации архивного дела.

Наиболее востребованная нотация для информационных моделей - IDEF0. Данная нотация предполагает создание нескольких диаграмм: контекстную и ее декомпозицию. На контекстной диаграмме главный функциональный блок содержит наименование процесса. В нашем случае это формирование архива организации.

Рисунок 1.1. Диаграмма IDEF0

На рисунке 1.1 видно, что на входе две составляющие: исполненный документ и дела постоянного и долговременного хранения. Отдельно исполненный документ отмечен не случайно, это связано с особенностью передачи документов в архив. Иногда документы, которые должны были быть сданы ранее, сдаются не в положенные сроки и их после необходимо подшить в дело. Для формирования архива мы используем локально-нормативные акты, такие как Инструкция по делопроизводству и Номенклатура дел. В инструкции по делопроизводству прописан порядок передачи документов на хранение, а номенклатура дел содержит их сроки хранения. Для формирования архива нам необходимы такие ресурсы, как архивист, сотрудник, бумага, письменные принадлежности, персональный компьютер и преимущественно MicrosoftWord. Несмотря на то, что в ресурсах присутствует некие технические средства, процесс формирования архива в большинстве своем ручной. На выходе процесса получаем оформленное архивное дело.

Рисунок 1.2.Диаграмма декомпозиции IDEF0

Далее мы декомпозируем процесс, рисунок 1.2. Данный порядок действий четко прописан в Инструкции по делопроизводству АО «УНС», а так же Правилах организации хранения.

Этап «передача документов в архив» был так же декомпозирован. На рисунке 1.3 видно, что именно сотрудник занимается предварительной подготовкой и передачей документов в архив. Все сотрудники обязаны составлять опись передаваемых дел в архив в двух экземплярах, чтобы подтвердить факт передачи дел.

Рисунок 1.3 Диаграмма декомпозиции «Передача документов в архив»