Проектирование системы электронного хранения документов

8-32

2,0

Далее сотрудник повторяет свои действия по поиску документов в течение рабочего дня. Поиск документа по двум атрибутам осуществляется за 3 минуты, его отправление занимает 2 минуты. Общие затраты на поиск документа составил 5 минут. Поиск документа по одному атрибуту будет занимать больше времени - 5 минут. Общие затраты в данном случае составят 7 минут.

Таблица 1.10.Наблюдательный лист второго сотрудника

№	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время, ч-мин	Величина затрат рабочего времени, мин
1	Начало наблюдения Приход сотрудника на место	8-00 8-10	10,0
2	Осмотр рабочего места, включение необходимой техники	8-15	5,0
3	Изучение запроса юр. службы на поиск документов	8-20	5,0
4	Поиск необходимой папки в архиве по наименованию вида документа и даты в архиве	8-25	5,0
5	Поиск договора по наименованию контрагента и дате в архивной папке	8-28	3,0
6	Расшитие папки для изъятия документа из папки	8-30	2,0
7	Сканирование документа	8-35	5,0
8	Отправление данного договора посредством эл. почты сотруднику	8-37	2,0
9	Возвращение документа в папку, ее сшитие	8-39	2,0
10	Поиск необходимой папки в архиве по виду документа	8-41	2,0
11	Поиск приказа по наименованию в архивных папках	9-10	29,0
12	Расшитие папки для изъятия документа из папки	9-12	2,0
13	Сканирование документа	9-17	5,0
14	Отправление данного договора посредством эл. почты сотруднику	9-19	2,0
15	Возвращение документа в папку, ее сшитие	9-21	2,0

Третий этап эксперимента заключается в обработке и анализе полученных данных. Анализ данных проводился по сводным результатам, т.е. усредненным данным за 10 дней эксперимента. Согласно сводным результатам фотографии рабочего дня второго сотрудника, временные затраты при поиска документа по двум признакам составили 10 минут. В данный процесс входит поиск нужной папки в архиве, далее поиск документа в самой папке, а после изъятие его из папки для сканирования. Весь процесс поиска документа и передачи его для ознакомления составил 19 минут. Это на 14 минут больше, чем при электронном поиске. Помимо временных затрат видно, что увеличивается количество действия для поиска. Поиск по одному атрибуту занимает 42 минуты, что больше на 35 минут, чем при поиске в 1С. Сложность данного поиска заключается в том, что если отсутствует такой атрибут поиска, как дата, то необходимо просмотреть архивные дела за весь срок существования компании.

Сравнение двух фотографий рабочего времени наглядно показало, что поиск документов при использовании системы электронного хранения упрощается за счет исключения ненужных функции и вследствие этого скорость поиска увеличивается в несколько раз.

Заключительным этапом эксперимента является разработка и внедрение в производство организационно-технических мероприятий. В данном случае эксперимент подтвердил необходимость внедрения системы электронного хранения, т.к. благодаря этому существенное сокращаются временные затраты на поиск документов. Данная функция является одной из основных в работе архивиста, поэтому уменьшение времени на ее исполнение позволит повысить производительность труда сотрудников архива.



Глава 2. Методы проектирования систем электронного хранения документов

2.1 Учет особенностей электронного архива в конфигурации 1С:Документооборот

В ходе сравнительного анализа систем электронного хранения была определена программа, наиболее подходящая под нужды организации - «1С:Архив» (1С:Документооборот). В АО «УНС» уже внедрена программа «1С:Документооборот», но система в области архивного хранения не настроена и отсутствует интеграция с остальными приложениями «1С:Предприятие». Для того, чтобы в организации действовала система электронного хранения, необходимо произвести конфигурирование программы «1С:Документооборот» согласно техническому заданию (см. ПриложениеЕ).

Прежде чем перейти к описанию этапов конфигурирования, необходимо определить, что обозначает данный термин. Согласно своду знаний по программной инженерии (SWEBOK), под конфигурированием программного обеспечения понимают совокупность настроек программы, задаваемая пользователем, а также процесс изменения этих настроек в соответствии с нуждами пользователя[51].

В целях автоматизации архивного хранения документов была разработана конфигурация АО «УНС» со следующими ролями:

- администратор (имеет доступ ко всем элементам, кроме того у него есть возможность добавлять и удалять пользователей системы, присваивать им интерфейсы и роли);

- директор (имеет доступ ко всем документам, однако ничего не может удалять);

- высшее руководство (имеет доступ ко всем документам, однако ничего не может удалять);

- сотрудник (просмотр полный внутренних документов, а так же всех остальных документов, относящихся к его службе. Редактировать может только документы по своей службе).

Данные роли были определены согласно разработанной матрице ответственности в организации (Приложение Ж). Роль администратора относится к сотрудникам архива и секретарю. Данные специалисты имеют доступ ко всем функциям системы. Данным набором прав обладают только они. Роль сотрудник относится ко всем остальным пользователям системы, они имеют ограниченный набор прав. Благодаря данному разделению удается реализовать принцип конфиденциальности документов и системы в целом. Согласно матрице ответственности данных ролей 75, однако набор прав схож и поэтому они объедены в группы.

Матрица ответственности составлялась по следующим правилам:

1. Высшее управление, начальники отделов имеют доступ ко всем документам, но ничего не имеют права удалять. Такое распределение связано с тем, что в связи с высокой должностью сотрудники зачастую выполняют разносторонние задачи, не связанные напрямую с управляемым ими отделом. Помимо этого, все высшее руководство подписывает документ о коммерческой и иной тайне организации.

2. Сотрудники организации имеют доступ ко всем внутренним документам и ко всем остальным документам, относящихся к работе их отдела. Сотрудники организации имеют обязанности, которые не выходят за рамки работы их отделов. Поэтому открытие документов других отделов противоречит защите их конфиденциальности.

При составлении матрицы ответственности учитывались так же должностные инструкции сотрудников. Так, например, специалисты юридической службы так же имеют доступ ко всем документам, т.к. этого требует специфика их работы. Данная служба представляет интересы организации в вышестоящих инстанциях власти и поэтому им необходимо иметь доступ ко всему объему информации.

Конфигурация включает в себя следующие виды документов и отчетов (рис. 2.1, 2.2, 2.3):

- документ «Акт изменения к инструкции»;

- документ «Доверенность»;

- документ «Дополнительное соглашение»;

- документ «Заявка ТМЦ»;

- документ «Положение»

- документ «Приказ»;

- документ «Протокол»;

- документ «Распоряжение»;

- документ «Регламент»;

- документ «Служебная записка»;

- документ «Техническое задание»;

- документ «Форма выбора поставщика»;

- документ «Приходная накладная»;

- документ «Оказание услуги»;

- документ «Начисления сотрудникам»;

- документ «Информационное/Сопроводительное письмо»;

- документ «Определение/Постановление/Требование»;

- документ «Уведомление»;

- документ «Счет-фактура»;

- документ «Исходящее письмо»;

- документ «Журнал передачи документов;

- документ «Дела (тома) хранения документов»;

- документ «Акт об уничтожении дел»;

- документ «Опись дел»;

- отчет «Контрольный» (истекающие исполнения, непринятые задачи подчинённых подразделений; просроченные задачи подчиненных подразделений; списки задач, принятые/не принятые к исполнению; справка об исполнительской дисциплине; справка по исполнениям);

- отчет «О просрочке»;

- отчет «План-факт»;

- отчет «По задачам и процессам»;

- отчет «Статистический».

Рисунок 2.1 - Роли в конфигурации АО «УНС»

Рисунок 2.2 Документ ««Дела (тома) хранения документов»



Рисунок 2.3 Отчёт «Справка об исполнительской дисциплине»

Для занесения дополнительных данных, требуемых для документов и отчетов, были разработаны следующие справочники:

- справочник «Контрагенты» содержит в себе все необходимые данные о компаниях, с которыми сотрудничает АО УНС»;

- справочник «Сотрудники» содержит в себе список сотрудников с указанием должностей;

- справочник «Номенклатура дел» включает в себя систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения (рис. 2.4);

- справочник «Виды документов»;

- справочник «Виды доступа» создан в соответствии с действующей матрицей ответственности (см. приложение Ж) и определяет уровень доступа к документам сотрудников;

Созданы планы видов характеристик. Они позволяют создать организацию хранения свойств объектов (документов, справочников и т.д.), которые были еще не известны на момент разработки прикладного решения. Таким образом, например, пользователь сможет самостоятельно заносить новые свойства для документа.

Рисунок 2.4 Справочник «Номенклатура дел»

Рис. 2.5 План видов характеристик «Реквизиты»

Данная конфигурация отвечает всем необходимым нормативно-правовым требованиям, а так же позволяет реализовать все необходимые функции, которые были рассмотрены в работе ранее. Более подробное описание системы содержится в Техническом задании (Приложение Е).

2.2. Сравнительный анализ методов проектирования информационных систем

На сегодняшний день существует достаточно методов проектирования информационных систем, однако конкретного метода для систем электронного хранения документов нет. Проектирование систем электронного хранения имеет свои особенности, поэтому для данных систем необходим свой метод. Прежде чем приступить к разработке метода проектирования систем электронного хранения необходимо проанализировать существующие методы и определить особенности, которые так же подойдут и для систем электронного хранения.

Для проведения сравнительного анализа методов проектирования информационных систем воспользуемся методом вариантных секторов. Преимущества и недостатки данного метода были рассмотрены в работе ранее. Выбор данного метода обусловлен тем, что для сравнения необходим лишь один эксперт и критерии, которые в наибольшей степени отображают важность метода. Помимо этого, метод прост в применении и дает достоверные результаты.

Прежде чем приступить к сравнительному анализу методов посредством метода вариантных секторов, определим, какие методы существуют на сегодняшний день. Современные авторы, такие как Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С., Габдулхакова Н. К., выделяют следующие методы проектирования СЭД:

- структурный метод;

- системный метод;

- процессный метод [46].

Для метода вариантных секторов необходимо определить цель: выбор метода для проектирования систем электронного хранения. Теперь необходимо определить варианты, т.е. сравниваемые методы. Далее выделяем свойства данных вариантов (методов). Свойства могут быть как положительными, так и отрицательными, но формулировка должна быть четкой, чтобы было понятно, к чему мы стремимся. На основе предыдущих исследований структуры организации, систем и пр., были выделены следующие свойства:

- высокая трудоемкость метода;

- высокий уровень зависимости от структуры организации;

- применимость метода к системам электронного хранения.

Под трудоемкостью метода стоит понимать то, сколько необходимо затратить ресурсов, в первую очередь временных, для проектирование систем данным методом.

Такой критерий, как зависимость от структур организации необходим в связи с тем, что некоторые методы применимы лишь к определённым структурам управления в организации. Зачастую организация не может поменять свою организационную структуру, поэтому некоторые методы изначально не могут рассматриваться для применения при проектировании систем.

Следующий критерий имеет свои особенности. Под применимостью стоит понимать то, какие этапы или действия данной методики можно применить при проектировании подобных систем. Возможно, лишь некоторые из этапов метода применимы для систем электронного хранения. На основе результатов ранжирования можно выявить именно те этапы, которые необходимы для проектирования, остальные же исключить.

На основе заданных параметров построим таблицу 2.1.



Таблица 2.1. Метод вариантных секторов

Свойства	Высокая трудоемкость метода	Высокий уровень зависимости от структуры организации	Применимость метода к системам электронного хранения	Баллы
Степень желательности свойства по шкале	4	7	8
Структурный метод	5	8	7	132
Системный метод	7	6	4	102
Процессный метод	7	1	7	91

Сначала было оценено, насколько в каждом методе проявляется то или иное свойство. Для достоверности метода, строки оценивались по столбцам. Далее выставляются оценки (степени) желательности свойств. Здесь используются оценки от -10 до 10. Если свойство очень важно и положительно, то ставится оценка, близкая к 10 и наоборот, если свойство маловажно, то оценка близка к 0. В данном случае негативных свойств не было, поэтому отрицательные оценки не использовались.

Такое свойство, как трудоемкость метода, получило наименьшую оценку. Это связано с тем, что любой метод проектирования является трудоемким и ориентация на данное свойство не позволит выбрать наиболее оптимальный вариант. Данное свойство, безусловно, важно, но не так, как остальные. Высокий уровень зависимости от структуры более важный фактор, ему присвоена оценка 7. Не всегда в организации можно кардинально сменить структуру, проще поменять метод, чем всю структуру. В данном случае метод должен подстраиваться под структуру организации, а не наоборот. Однако у данного свойства не стоит 10, т.к. возможно метод может иметь такие этапы, которые не связаны со структурой и они могут использоваться частично для проектирования систем электронного хранения. Самым важным свойством является применимость метода к системам электронного хранения. Возможно, что метод имеет такие особенности, которые противоречат правилам создания электронных архивов.

После выставления оценок необходимо определить результат сравнения. Для каждой строки с вариантом делается следующее: берется ячейка, ее значение умножается на значение ячейки, находящейся над ней во второй строке. Все получившиеся значения складываются и сумма записывается в последний столбец. Согласно проведенным расчетам, структурный метод является наиболее предпочтительным для проектирования систем электронного хранения. Однако данный метод имеет высокий уровень зависимости от структуры организации, а значит он не может применяться в полной мере в каждой организации. Однако некоторые этапы имеют высокий уровень применимости к проектированию систем электронного хранения. Так же данное свойство получило высокую оценку и в процессном методе. Это так же означает, что некоторые аспекты метода применимы при создании электронного архива. Рассмотрим результаты сравнительного анализа более подробно.

Структурный метод основан на использовании организационной структуры организации, т.е. проектирование системы в данной случае идет по структурным подразделениям. Однако в сущности метода и заключается его основной минус - это привязка к организационной структуре, которая очень быстро меняется, поэтому приходится часто вносить изменения как в сам проект, так и в систему в дальнейшем. Помимо того, что данный процесс трудоемкий, это так же является постоянным препятствием для окончательного ввода в работу системы.

Стоит так же рассмотреть этапы проектирования, которые предполагает структурный метод:

- предварительное обследование предприятия (исследование бизнес-процессов, анализ документооборота и состояния существующей системы управления, анализ состояния программно-технического и информационного комплекта);

- подготовка самого проекта: разработка информационной модели, создание технологических описаний рабочих мест, оптимизация информационных потоков.

Данные этапы свойственны и для нашего проекта. Для написания технического задания были проведены все необходимые исследования организации. После чего было разработано техническое задание и рассмотрены бизнес-процессы «TO BE». Однако структурный метод может использоваться лишь частично при проектировании системы электронного хранения документов. Это связано с тем, что при создании архива нет привязки к изменениям в структуре организации. Конечно, формирование архива происходит на основе структуры и в последующем документы хранятся в соответствии со структурными подразделениями, но на документ, который был передан на хранение, например, 20 лет назад, не оказывает влияние изменения в структуре организации. Никаких изменении в месте хранения, описи дела и его обложки не произойдет. Следовательно, структура организации отражается лишь на начальном этапе архивного хранения документа - присваивание ему номера и наименования в соответствии со структурным подразделением, но в дальнейшем документ становится от этого независим и любые подвижки в структуре не оказывают на него влияние.

Системный метод, ориентирован на создание защищенной среды обработки информации, объединяющей в единую систему методы и средства противодействия угрозам, что позволяет гарантировать определенный уровень безопасности СЭД. Высокий уровень защищенности при использовании данного метода при проектировании является преимуществом, но при этом существенно ограничивает свободу действий пользователей и усложняет управление системой. Данный метод включает в себя следующие этапы:

- разработка средств представления исследуемых и конструируемых объектов, как систем;

- построение обобщённых моделей системы, моделей классов и специфических свойств систем;

- исследование структуры теорий систем и различных системных концепций и разработок.

Данный метод, согласно работе Павловой М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудриной О.С., является одним из самых востребованных при проектировании системы электронного документооборота, но он так же является недостаточным для проектирования систем с большим объемом данных [46]. При проектировании систем электронного хранения очень важно учесть высокий уровень защиты документов, но при этом сохранить управляемость системой. Это связано с тем, что система электронного хранения постоянно будет пополняться и для каждого нового документа необходимо будет установить уровень доступа и присвоить номер. Помимо этого, к данной системе будет доступ у всех сотрудников организации, поэтому ограничить свободу действий максимально не получится. Единственное условие, которое необходимо будет установить - документ, переданный на хранение в электронный архив, нельзя будет изменять и удалять, все остальные действия с документом должны быть доступны. Данный метод при проектировании систем электронного хранения полезен тем, что рассматривает систему как целостность, т.е. все процессы должны быть взаимосвязаны, что и предполагает жизненный цикл любого документа.

Процессный метод, в отличие от структурного, ориентирован не на организационную структуру, а на бизнес-процессы. Бизнес-процессы меняются намного реже, чем организационная структура предприятия. Основные плюсы, которые будут достигнуты при процессном подходе:

- широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;

- сокращение количества уровней принятия решения;

- сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;

- автоматизация технологий выполнения документооборота.

Данный метод подходит для проектирования систем управления, т.к. он изначально создавался для создания организационных структур. Процессный метод при проектировании систем электронного хранения необходим для того, чтобы создать все необходимые бизнес-процессы, которые будут автоматизированы. Однако процессный метод не может использоваться как единственный метод при проектировании системы электронного хранения. При создании электронного архива недостаточно ориентироваться только на автоматизацию бизнес-процессов, т.к. существуют специфические факторы, которые невозможно учесть заранее при описании. Таким специфическим фактором является архивный документ. Каждый документ имеет свои особенности, например сроки хранения, которые могут продлеваться, доступ к документу, его важность для организации и прочее. Не всегда получается сгруппировать данные документы по каким-либо признакам, а создать бизнес-процесс для каждого документа индивидуально невозможно. Поэтому используя процессный метод стоит рассматривать бизнес-процесс как некую условность, которая в процессе работы может постоянно подстраиваться под конкретный документ.

Проанализировав методы проектирования систем электронного хранения документов, можно сделать вывод о том, что ни один из методов не может использоваться как единственный. При проектировании систем такого рода необходим комплексный подход, который бы включал в себя как этапы данных методов, так и другие, ранее не встречающихся в работах других авторов. Стоит отметить, что в современных источниках отсутствует метод для проектирования систем электронного хранения, рассмотренные методы используются при проектирования систем электронного документооборота. Несмотря на то, что данные системы взаимосвязаны и похожи, у них есть особенности, которые необходимо учесть на начальных этапах проектирования.



2.3 Метод проектирования систем электронного хранения документов

При проектировании системы электронного хранения документов в Акционерном обществе «Уралнефтесервис» встал вопрос, какие методы необходимы при проектировании подобных систем. Изучив нормативно-методическую базу и работы современных авторов, было выявлено отсутствие конкретного метода для систем электронного хранения документов. Анализ других методов, которые используются при проектировании СЭД, показал, что ни один из методов не может использоваться как единственный при проектировании такого рода систем. Поэтому для проектирования системы электронного хранения документов в АО «УНС» был использован комплексный метод, включающий в себя этапы методов для СЭД, так и другие, ранее не встречающихся в работах других авторов. Рассмотрим этапы данного метода более подробно.

Первым этапом при проектировании системы является анализ нормативно-методической базы в области электронного хранения. Этап необходим для того, что определить, отвечает ли всем необходимым требованиям законодательства архив организации. Так же на данном этапе стоит выявить обязательные требования, которые необходимо реализовать в системе. Даже если организация планирует внедрять готовый, «коробочный» проект электронного архива, где все требования уже отражены, данный этап необходим. Нормативно-правовая база меняется постоянно и не всегда разработчики успевают отразить нововведения. Так же некоторые недобросовестные компании могут не отразить обязательные требования законодательства. Помимо этого, на основе данного анализа необходимо составить внутренние документы, регламентирующих работу электронного архива. Дополнительно на данном этапе можно рассмотреть зарубежный опыт реализации подобных проектов. Возможно, идеи некоторых стран будут полезны и внедрены в проект.

Второй этап - предварительное обследование предприятия. Данный этап включал в себя следующие исследования:

- определение функций проектируемой системы электронного хранения;

- моделирование бизнес - процессов;

- анализ документооборота;

- анализ состояния программно-технического и информационного комплекта.

На данном этапе в первую очередь необходимо определить функции проектируемой системы. Это связано с тем, что данные функции воспроизводят функции бумажного архива, т.е. это и будет являться основными бизнес-процесса, которые необходимо будет автоматизировать. Функции архива регламентированы и у всех предприятий идентичны, однако организации могут выделить такие функции, которые характерны только для них. К основным, регламентированным функциям, которые есть в каждом архиве относят:

- формирование архива;

- поиск документов;

- просмотр и работа с документами;

- экспертиза ценности документов;

- формирование отчетной документации к архиву.

Определив функции архива необходимо смоделировать на основе них бизнес-процессы. Для описания и моделирования бизнес-процессов необходимо использовать нотации, предназначенные для информационных систем. В данной работе использовалась нотация IDEF0, т.к. она отвечает всем необходимым требованиям и наиболее востребована для проектирования информационных систем. Выбор нотации и программных средств для построения бизнес-процессов является прерогативой организации, т.к. данный выбор зависит так же от такого фактора, как технические возможности организации. Необходимо смоделировать бизнес-процессы «как есть» (англ. «AS IS»), которые отражают реальное положение дел на момент описания и нуждаются в автоматизации и бизнес-процессы «как должно быть» (англ. «TO BE»), которые отражают процессы такими, какими они станут после внедрения программы.

При анализе документооборота организации необходимо выделить состав документов и определить, какие разновидности документов будут использоваться в системе электронного хранения, есть ли особенности в их хранении и оформлении. Данные характеристики в дальнейшем будут учитываться при поиске документов, создании карточки документов, определении уровня доступа и т.д. Так же проделанный анализ будет являться основой для создания справочника «Виды документов» в системе. Весь состав документов отражен в номенклатуре дел организации.

Анализ состояния программно-технического и информационного комплекта позволит определить, достаточно ли техники для реализации данного проекта или нет. В случае отсутствия некоторых технических средств, стоит восполнить данные пробелы до внедрения проекта.

Третий этап проектирования - выбор программного средства, при помощи которого будет реализован электронный архив. Данный этап предполагает сравнительный анализ систем электронного хранения, которые уже представлены на рынке. В случае, если ни одна из систем не отвечает требованиям организации, то создается новый продукт под нужды компании. Сравнительный анализ систем электронного хранения включает в себя следующие критерии:

- объем выручки от проданных лицензий;

- количество проданных лицензий;

- количество выполненных проектов внедрения;

- уровень поддержки вендором, динамика развития и партнерская сеть;

- количество специалистов на рынке труда, работающих с данной системой;

- степень реализации функций в системах;

- возможность интеграции с другими программами организации;

- стоимость внедрения системы и ее сопровождения.

Первые три показателя в большинстве случае отражены в официальных рейтингах, которые ежегодно проводят различные компании. Если организация не доверяет данным рейтингам, то специалисты организации могут сделать официальные запросы в компании разработчиков. В связи с тем, что на сегодняшний день на рынке информационных технологий представлено большое количество систем электронного хранения, то необходимо на основе первых трех показателей отобрать компании, которые могут дальше участвовать в сравнительном анализе систем.

Такой критерий, как количество специалистов на рынке труда, работающих с данной системой, является менее важным, но позволяет компании заранее предугадать затраты на обучение сотрудников. Если система востребована и уровень специалистов, работающих с ней высок, то не будет необходимости в дополнительном обучении персонала.

Степень реализации функции в системе определяется при помощи методовпарных сравнений, анализа иерархий, метода Дельфи. Для выбора наиболее оптимального метода необходимо их проанализировать с учетом технической подготовленности к проведению данных методов. Для рассмотрения степени реализации функций в системе в АО «УНС» использовался метода анализа иерархий Т.Саати. Преимуществом данного метода является тот факт, что в итоге возможно получить детальное представление о том, как именно взаимодействуют факторы, влияющие на приоритеты альтернативных решений, и сами решения. Как именно формируются рейтинги возможных решений и рейтинги, отражающие важность факторов. Здесь так же происходит парное сравнение, но при этом результаты пересматриваются, что позволяет минимизировать противоречия. Именно поэтому рассматриваемый метод более предпочтительный для анализа систем электронного хранения в данном исследовании.

Для вычисления стоимости внедрения программы необходимо запросить коммерческое предложение у компаний-разработчиков и соотнести стоимости всех программ.

Итогом данного этапа должно стать техническое задание на проектирование системы электронного хранения. На предыдущих этапах были определены все необходимые требования к программе и само программное средство, на основе которого будет выполняться проект.

Завершающим этапом проектирования будет являться внедрение системы электронного хранения в организации. Данный этап выполняется либо компанией-разработчиком, либо собственными силами организации.

Рассмотренный метод проектирования систем электронного хранения включает в себя некоторые этапы структурного, системного и процессного методов. Помимо этого были включены такие этапы, как анализ нормативно-методической базы и выбор программного средства. Так же рассмотренные этапы разбиты на части, которые более подробно описывают объем необходимой работы для проектирования. Отличительной особенностью данного метода является то, что разработан он не на основе технической стороны проектирования, а с точки зрения самих сотрудников архивов. Зачастую, при проектировании таких систем, разработчики не учитывают некоторые особенности работы в архиве. Стоит так же отметить, что в ранее рассмотренных методах отсутствовали подробные описания всех этапов проектирования.

2.4 Оценка эффективности разработанного метода проектирования

Оценить эффективность метода возможно лишь рассчитав эффект от внедрения электронного архива. Если эффект от внедрения положительный, то и сам метод имеет высокую эффективность. Универсального расчётного алгоритма нет, т.к. параметры, подлежащие учету в каждой конкретной ситуации, слишком многочисленны и разнообразны. Ниже рассмотрим пример того, каким образом можно высчитать эффект от внедрения системы электронного хранения предложенным методом.

Исходные данные:

1. Объект - АО «УНС».

2. Численность предприятия - 230 человек.

3. Тип электронного архива - архив на базе 1С:Документооборот.

3. Количество пользователей системы - 70 человек.

В ходе предпроектного исследования мы выяснили, что на поиск нужных документов сотрудник архива затрачивает, в среднем, 19 минут. В день, в среднем, стоит задача поиска 12-15 документов. В итоге специалист тратит почти 50 % времени лишь на поиск документов. Результат произведенного хронометража показал, что внедрение электронного архива документов позволит сократить это время вдвое.Таким образом, мы получаем экономию рабочего времени сотрудников на 25 %.

Далее можно посчитать количество высвободившихся рабочих часов по формуле:

(Количество рабочих часов в году)*(экономия в процентах)/100. В 2018 году, при рабочей неделе в 40 часов, у сотрудника архива 1 970 рабочих часов. В итоге за год высвобождаетсядо 493 рабочих часов. Сотрудников в архиве двое, т.е. всего высвобождается 986 часов. Данная экономия позволит сотруднику выполнять другие, не менее важные, обязанности.

Стоимость часа работы сотрудника архива составляет 140 р. и включала заработную плату (средний оклад 28 000 руб.), налоги, затраты на размещение и прочие административные расходы.

Умножив стоимость часа работы (140 руб.) на высвободившееся время (986 часов), получаем оценку экономической выгоды от внедрения электронного архива документов: 138 040 рублей в год.Полученная сумма и будет являться экономическим эффектом от внедрения.В связи с тем, что в АО «УНС» не требовалось никаких дополнительных затрат на внедрение электронного архива, то посчитанная сумма является прибылью для организации.

Однако организация может применить предлагаемый метод оценки эффективности и в том случае, если внедрит новый продукт, который требует вложений. Сумма экономической выгоды в таком случае показывает, как скоро окупится проект лишь от экономии времени сотрудника.

В некоторых организациях не предусмотрены сотрудники архива, но при этом архив в организации существует. Сотрудники тратят свое рабочее время на поиск документов и в таком случае количество сэкономленных часов возрастает, а значит и экономическая выгода будет выше.

Помимо того, что разработанный метод позволил сэкономить рабочее время и за счет этого повысить окупаемость проекта, есть другие положительные эффекты от внедрения.

На сегодняшний день в архивном деле сложилась такая ситуация, которая не позволяет уничтожать архивные документы с истекшими сроками хранения. Это связано и с особенностями руководства, которые боятся проверок и не доверяют современным перечням с указанием сроков хранения, и с особенностями экономики организации. Если организация в каком-либо из годов понесла убытки и ее признали «убыточной», то уничтожать любые бухгалтерские документы они не имеют права. В данном случае объем документов незамедлительно растет, площадей не хватает. Аренда отдельного помещения или переход на архивный аутсорсинг имеет значительные недостатки: высокая стоимость, которая с каждым годом растет, и понижение уровня безопасности хранения документов. Так же к недостаткам стоит отнести и увеличение времени поиска документов почти втрое - архив находится удаленно и теперь необходимо затратить время и на дорогу до него. Электронный архив может решить все эти проблемы. Наличие копий документов в электронном виде позволяет уничтожить оригиналы документов, что позволяет освободить площадь архива. Однако экономия пространства возможна лишь при такой системе, которая отвечает всем требованиям безопасности. Проектирование по предложенной методике позволяет создать системы с высоким уровнем конфиденциальности и безопасности.

Проанализировав возможные преимущества от внедрения системы электронного хранения по предложенной методике, можно сделать следующие выводы:

- предлагаемый метод позволяет получить экономический эффект за счет экономии рабочего времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов;

- при использовании рассмотренного метода уровень конфиденциальности и безопасности документов позволяет сохранять лишь копии документов, тем самым освобождая необходимые площади архива. Это достигается за счет того, что система разрабатывается на основе существующих нормативно-правовых актов в области архивного хранения документов;

- в системе появляется возможность хранить документы любого уровня доступа за счет использования матрицы ответственности при проектировании. Данная матрица позволяет создать роли, которые будут обладать только необходимыми правами.



Заключение

В рамках терминологического анализа были проанализированы существующие подходы к таким понятиям, как электронный документ, информационная система, электронная подпись. В связи с тем, что в современной литературе отсутствует общепринятое понятие электронного архива, было сформулировано следующее определение данного понятия: это комплекс программных и технических средств, позволяющих хранить, использовать и обрабатывать любой исполненный документ.

В ходе работы были формализованы бизнес-процессы (Диаграммы IDEF-0 AS IS), проведен реинжиниринг бизнес-процессов. (Диаграммы IDEF-0 AS TO BE).

При рассмотрении проблем и особенностей электронного хранения, были выявлены основные из них: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами и выбор оптимального способа хранения; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде; 4) обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов; 5) проведения экспертизы ценности электронных документов.

Были определены основные функции системы: формирование архива, т.е. хранение документов согласно определенной структуре; поиск документов в архиве; экспертиза ценности документов; формирование отчетности в архивным документам; занесение бумажных документов в систему посредством сканирования.

Для выявления основных атрибутов поиска, был проведен опрос среди сотрудников АО «УНС». По итогам опроса определены следующие атрибуты: дата документа; наименование контрагента; наименование документа; ключевые слова.

Для сравнительного анализа существующих систем электронного хранения использовался комплексный метод, учитывающий оценку необходимых критериев программы. Для отбора программ к сравнительному анализу были рассмотрены такие показатели, как объем выручки и количество реализованных проектов в год. По итогам анализа статистический данных были отобраны такие компании, как «1С», «ЭОС», «Directum». Для оценки соответствия реализации функций в существующих программах использовался анализа иерархий Т. Саати.

Помимо этого была проведена оценка стоимости внедрения данных программ, по итогам которой программа «1С:Архив» более выгодный проект. В соответствии с этим было разработано техническое задание для АО «УНС».

Разработан метод проектирования систем электронного хранения документов. Предлагаемый метод включает в себя 4 основных этапа проектирования:

1. Анализ нормативно-методической базы в области электронного хранения.

2. Предварительное обследование предприятия. Данный этап включал в себя следующие исследования: определение функций проектируемой системы электронного хранения; моделирование бизнес - процессов; анализ документооборота; анализ состояния программно-технического и информационного комплекта.

3. Выбор программного средства, при помощи которого будет реализован электронный архив.

4. Внедрение системы электронного хранения в организации.

Проектирование системы, согласно предлагаемого метода, позволяет получить экономический эффект за счет экономии рабочего времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов. Помимо этого, метод позволяет учесть в системе все необходимые нормативные и функциональные требования к системе.

Результаты исследования были представлены на 11-й Всероссийской студенческой научно-практической конференции «Документ в современном обществе: от проекта к источнику» 6 апреля 2018 г. в г. Екатеринбурге и опубликованы в сборнике работ и на Всероссийской конференции молодых ученых с международным участием «Математика и междисциплинарные исследования - 2018» 14 мая 2018 г. в г. Пермь с публикацией в сборнике работ, имеющим индекс в РИНЦ (см. прил. И). В 2017 году рассмотренный проект был представлен на конференции молодых специалистов АО «УНС» и отмечен как лучший дипломом Iстепени (см. прил. К).



Библиографический список

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1994. - № 32.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1 от 31 июля 1998 г. № № 146-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1998. - № 31.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. - № 1 (ч. 1).

4. Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. - №2.

5. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22 октября 2002 г. № 125 // Российская газета. - 2004. - 27 октября.

6. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27 июня 2006 г. № 149 // Российская газета. - 2006. - 27 июля.

7. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // Российская газета. - 2011. - 09 декабря.

8. О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти: Федеральный закон от 23 июня 2016 г. №220-ФЗ // Российская газета. - 2016. - 29 июня.

9. ГОСТ 7.83-2001. СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения: утвержден постановлением Госстандарта России от 15.01.2002 г. № 14-ст. - М.:Стандартинформ, 2005. - 32 с.

10. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. - М.:Стандартинформ, 2005. - 29 с.

11. ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению // М., Стандартинформ. 2010. - 34 с.

12. ГОСТ Р 54989-2012/ISO TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». - М.: Стандартинформ, 2013. - 22 с.

13. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - 18 с.

14. Габдулхакова Н.К., Свиридова О.В. Анализ методов проектирования систем электронного документооборота //Современная техника и технологии. 2013. - № 12. - С. 54-58.

15. Дмитриева. О. Без "бумажки" - человек // Российская газета. - 2011. - №32. - С. 158-162.

16. Залаев, Г.З. Актуальные вопросы создания и хранения цифровых ко-пий архивных документов // Отечественные архивы. - 2012. - № 2. - С. 55-59

17. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Научная книга. - 2002. - 288 с.

18. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. - М., 2008. - 208 с.

19. Ларин М. В. Управление электронными документами. Зарубежная практика // Делопроизводство. - 2013. - № 1. - С. 5-9.

20. Ларин М.В. Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их хранения. Аналитический обзор. - М.:Росархив, ВНИИДАД, 2014. - 387 с.

21. Макарова А. К. Электронный архив: сущность и юридические аспекты // Документ. Архив. История. Современность. - Вып. 12. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2011. - С. 331-335.

22. Ольбрехт П. С. Преимущества использования нового программного обеспечения в современных условиях работы с документами // Документ в современном обществе: между прошлым и будущим: тезисы X Всероссийской студенческой научно-практической конференции, г. Екатеринбург, 7-8 апреля 2017 г. / Урал. федер. ун-т им. Б. Н. Ельцина, Рос. гос. проф.-пед. ун-т. - Екатеринбург : Издательство Уральского университета, 2017. - С. 152-154.

23. Ольбрехт П. С. Зарубежный опыт в области электронного хранения документов // Документ в современном обществе: от проекта к источнику: материалы 11-й Всероссийской студенческой научно-практической конференции, Екатеринбург, 06-07 апреля 2018 г. / отв. ред. М. Б. Ларионова; ФГАОУ ВО «Рос. гос. проф.-пед. ун-т». - Екатеринбург, 2018. - С. 101-103.

24. Ольбрехт П.С. Решение задачи электронного хранения документов на примере архивной деятельности //Математика и междисциплинарные исследования - 2018: материалы Всероссийской конференции молодых ученых с международным участием, Пермь, 14-16 апреля 2018 г. (в печати).

25. Основные цифры. Франция и общество информации// LabelFrance. - 2000. - №41. - С. 4-8.

26. Отчет о научно-исследовательской работе «Исследование современных процессов документационного обеспечения управления и развития электронного документооборота по теме: «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения». М., 2013. - 23 с.

27. Павлова М.Ю. О системах электронного документооборота / М.Ю.Павлова, Н.Р.Лелеко, О.С.Кудрина // Вестник Воронежского института высоких технологий. - 2013. - № 10. - С. 83-85.

28. Суровцева Н.Г. Хранение электронных документов: зарубежный опыт//Вестник культуры и искусств. - 2017. - № 4. - С. 17-23.

29. Храмцовская Н.А. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации": заметки на полях" // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005. - № 8. - С. 30-36.



Приложение А

Рисунок А.1. Диаграмма процесса «Составление внутренней описи документов»



Приложение Б

Рисунок Б.1 Диаграмма процесса «Составление листа-заверителя»документов»



Рисунок В.1 Диаграмма процесса «Получение заявки на поиск документа»



Приложение Г

Рисунок Г.1. Диаграмма процесса «Проведение экспертной комиссии»



Приложение Д

Рисунок Д.1. Диаграмма процесса «Передача документов в архив»



Приложение Е

Техническое задание на выполнение работ по внедрению автоматизированной системы электронного хранения

1 Общие сведения

1.1. Назначение документа

Настоящее техническое задание (далее - «ТЗ») определяет технические требования к выполняемым работам по внедрению системы электронного хранения в Акционерном обществе «Уралнефтесервис».

1.2. Наименование организации Заказчика

Акционерное общество «Уралнефтесервис».

1.3. Предмет выполнения работ

Предметом выполнения работ является внедрение системы электронного хранения документооборота на технологической платформе «1С: Документооборот», обеспечивающей автоматизацию архивной деятельности в Акционерном обществе «Уралнефтесервис»

1.4. Наименование систем и их условныеобозначения

Полное наименование: система электронного хранения на технологической платформе «1С:Документооборот».

1.5. Назначение системы

Система электронного хранения, рассматриваемая в рамках выполняемых работ, является системой автоматизации архивной деятельности, включая создание электронных дел, автоматизированного управления архивными процедурами, а также же управления бизнес-процессами архивного хранения подразделений Заказчика.

1.6. Краткое описание выполняемыхработ

В соответствии с требованиями настоящего ТЗ должны быть выполнены следующие работы:

1.6.1. Анализ предоставленной Заказчиком регламентной документации по текущим бизнес-процессам Архива (прием документов на хранение, формирование электронных дел, архивных описей, проведения экспертизы ценности).

1.6.2. Разработка программной документации.

1.6.3. Разработка программы обучения ключевых пользователей и администраторов электронного архива, проведение обучения.

1.6.4. Разработка программы и методики испытаний.

1.6.5. Выполнение пилотного проекта и проведение тестирования электронного архива.

1.6.6. Разработка рекомендаций по дальнейшему развитию и модернизации электронного архива.

2 Цели и задачи проекта

2.1 Цели Проекта

Основными целями Проекта являются:

2.1.1. Создание единого информационного поля учета и управления бизнес- процессами Архива, применение единообразных подходов к работе с документами, обеспечение высокого качества и эффективности исполнения документов, а также обеспечение обмена данными в электронном виде между подразделениями Заказчика.

2.1.2. Ведение проектной деятельности в системе.

2.1.3. Обеспечение автоматизированного управления процессами архивного делопроизводства, а также контроля исполнительской дисциплины Заказчика в соответствии с основными положениями нормативных документов Архива.

2.1.4. Создание единого электронного хранилища документов, предоставляющего следующие возможности:

- обеспечение для сотрудников подразделений Заказчика доступа к документам с разграничением прав доступа;

- гибкие инструменты поиска информации.

2.1.5. Создание инструментов сбора статистики и отчетности по архивным документам.

2.2.6. Создание справочно-нормативной базы Архива, включая схемы прохождения бизнес-процессов.

2.2 Задачи Проекта

Основными задачами Проекта являются:

2.2.1. Уточнение общих функциональных требований к системе. Согласование доработанных функциональных требований с Заказчиком.

2.2.2. Проектирование, разработка, развертывание системы электронного хранения на аппаратных средствах Заказчика.

2.2.3. Настройка жизненных циклов документов, обрабатываемых в рамках системы электронного хранения, в соответствии с предоставленной Заказчиком документацией.

2.2.4. Опытная эксплуатация системы электронного хранения.

2.2.5. Стыковка системы электронного хранения с системами бухучета и электронного документооборота на основе 1С (в рамках типовых функциональных возможностей системы 1С).

2.2.6. Обучение сотрудников Заказчика работе в системе электронного хранения.

2.2.7. Ввод системы электронного хранения в промышленную эксплуатацию.

2.3. Ожидаемые эффекты от реализации Проекта

Ожидаемыми эффектами от реализации Проекта является обеспечение:

2.3.1. Высокого качества принимаемых управленческих решений.

2.3.2. Высокого уровня эффективности и качества процессов архивного хранения.

2.3.3. Высокого уровня прозрачности, эффективности и контролируемости работы с архивными документами.

2.3.4. Сокращение сроков и снижение трудоемкости оформления сопроводительной документации к архивным документам.

2.3.5. Высокой скорости поиска необходимых документов.

2.3.6. Разделения прав доступа пользователей к объектам электронного архива в соответствии с требованиямиконфиденциальности.

2.4. Ожидаемые результаты работ наПроекте

Ожидаемыми результатами выполнения работ на Проекте являются:

2.4.1. Уточненные функциональные требования к системе электронного хранения в рамках техно-рабочего проекта.

2.4.2. Действующая система электронного хранения с требуемой функциональностью.

2.4.3. Программная документация нас истеме электронного хранения.

2.4.4. Материалы обучения пользователей и администраторов системы электронного хранения.

2.4.5. Рекомендации по дальнейшему развитию и модернизации системы электронного хранения.

3. Характеристика объекта автоматизации

3.1. Акционерное общество «Уралнефтесервис» (Заказчик) входит в Пермскую группу компаний АО «НК «Нефтиса» и является оператором месторождений, расположенных в Пермском крае и Свердловской области. Основными видами деятельности являются добыча углеводородного сырья на лицензионных месторождениях Заказчика, а также маркетинг сырой нефти на внутреннем рынке.

...