Проектирование системы электронного хранения документов

Так же декомпозирован этапы «составление листа заверителя» и «составление внутренней описи дел» (см. прил. А,Б). Данные документы являются главными отчетными документами, архивист заполняет их вручную, либо заносит в таблицу MicrosoftWord. Данный процесс достаточно трудозатратный, а так же велика возможность ошибки, пропуска страниц или документа.

Следующий процесс, который был описан - поиск документа, представлен на рисунке 1.4. Под данными, характеризующими документ, стоит понимать некие реквизиты документа. На выходе процесса исполненный документ. Для поиска информации необходимы такие ресурсы, как канцелярские принадлежности, архивист и сотрудник. При поиске документа архивист руководствуется внутренней описью дела и итоговой описью организации, которая включает весь перечень дел, хранимых в архиве. На рисунке 1.5 видно, что для того, чтобы архивист начал поиск, сотруднику организации необходимо подать заявку на поиск документа. Заявка должна включать в себя либо реквизиты, но если точные данные отсутствуют, то поиск осуществляется по ключевым словам. После того, как архивист получает заявку, он обрабатывает данные и приступает к поиске сначала в делах. Определившись, в каких делах могут быть документы, архивист просматривает каждое дело в поисках необходимой информации. Итогом данного процесса будет необходимый документ. Этап «Получение заявки на поиск документа» так же был декомпозирован (см. прил. В).

Рисунок 1.4 Диаграмма IDEF0 бизнес-процесса «Поиск документа»



Рисунок 1.5 Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Поиск документа»

Следующий процесс, который представлен на рисунке 1.6 - экспертиза ценности. Данная процедура проводиться в соответствии с локально-нормативными актами: Положение «Об экспертной комиссии» и «Инструкции по делопроизводству в АО «УНС». Ресурсами в данном процессе выступают экспертная комиссия, состоящая из генерального директора, главного бухгалтера, начальника делопроизводственного отдела и сотрудника отдела, чьи документы рассматриваются на уничтожение. Итогом данного процесса будет являться списание дел.



Рисунок 1.6 Диаграмма бизнес-процесса «Экспертиза ценности»

Данный процесс важен для организации по следующим причинам: в целях экономии места ежегодно необходимо уничтожать документы, но без документов, подтверждающих этот факт, данный процесс незаконен. На рисунке 1.7 представлена декомпозиция данного процесса, где можно увидеть всю трудоемкость процесса. Помимо этого, комиссию может выделить документы, требующие особого режима хранения и предпринять меры по их сохранению. Данный процесс очень трудоемок, т.к. не имея четкой структуры и постоянно обновляющегося списка дел, которые нуждаются в списании, архивист вынужден самостоятельно отбирать документы на уничтожение. Так же сложности возникают и при проведении комиссии. Эксперты сомневаются и зачастую бояться уничтожать документы, т.к. нет никакой другой информации, кроме сроков хранения, которые бы указывали на значимость тех или иных документов. При внедрении системы электронного хранения документов, возможно будет посмотреть востребованность документов за определенный период и на основании этого решать, нуждается ли документ в уничтожении. Проведение экспертной комиссии было рассмотрено более подробно (см. прил. Г), чтобы показать трудоемкость данного процесса.

Рисунок 1.7 Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Экспертиза ценности»

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что процессы, связанные с архивной деятельностью организации, нуждаются в систематизации и автоматизации. Для этого необходимо внедрить систему электронного хранения в организации. Все это позволит решить такие проблемы, как трудоемкость процессов, уменьшение площадей хранения, сложный поиск документов.

1.5. Бизнес-процессы системы TO-BE

Для того, чтобы подтвердить снижение уровня трудоемкости и показать, что автоматизация позволит решить главные проблемы в архивном деле организации, рассматриваемые ранее бизнес-процессы проиллюстрированы в TO-BE.

Первый процесс - формирование электронного архива организации, представленный на рисунке 1.8. На входе поступает и электронный, и бумажный документ. Ресурсы в данном случае меняются: сотрудник организации больше не нужен, зато появляется компьютерная техника и программное обеспечение. Нормативно-правовые акты в данном случае не изменились. На выходе процесса получаем электронное архивное дело. Отличием от архивного дела лишь в одном - теперь оно может быть и в электронном формате. Предполагается, что перечень всех отчётных документов к делу останется прежним. Если посмотреть на диаграмму декомпозиции на рисунке 1.9, то можно отметить, что количество действий значительно уменьшилось до трех. Если документ бумажный, необходимо его отсканировать и добавить в систему. Далее система сама формирует необходимую отчетность и электронное дело. В данном случае архив будет структурирован и в любой момент можно проанализировать состав документов архива, выгрузить всю необходимую документацию и осуществить ускоренный поиск документов.



Рисунок 1.8 Диаграмма IDEF0 бизнес-процесса

Рисунок 1.9 Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса

Следующий процесс, который нуждался в автоматизации - поиск документов. Данный процесс представлен на рисунке 1.10, а его декомпозиция на рисунке 1.11. Упрощение данного процесса в первую очередь связано с тем, что теперь нет необходимости каждый раз обращаться за поиском документов к архивисту. Сотрудники имеют доступ к системе и могут осуществлять поиск документов самостоятельно. Поиск значительно становится быстрее благодаря появлению возможности атрибутивного и контекстного поиска. В данном процессе появляется новый документ - регламент работы с системой электронного хранения.

Рисунок 1.10. Диаграмма бизнес-процесса «Поиск документа»



Рисунок 1.11. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Поиск документа»

Экспертиза ценности так же претерпела значительные изменения. Как видно на рисунке 1.12, к ресурсам так же добавились программное обеспечение и персональный компьютер. Далее система может автоматически распределять дела на три группы: дела постоянного, долговременного и временного хранения, см. рисунок 1.13. Помимо этого, система формирует списки дел, которые согласно срокам хранения, необходимо списать. Если документы хранятся и в бумажном виде, то система помимо списка к уничтожению, может показать, насколько часто обращались к документы и на основе этого комиссия может принять окончательное решение об уничтожении документов. Теперь нет необходимости в долгих обсуждениях о ценности документа, данный критерий становится наглядным. Здесь же система может сама сформировать акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения.



Рисунок 1.12. Диаграмма бизнес-процесса «Экспертиза ценности»

Рисунок 1.13. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Экспертиза ценности»



Внедрение системы электронного хранения позволит значительно снизить уровень нагрузки на архивиста и упростит поиск для рядовых сотрудников организации. Помимо этого повысится контроль за сохранностью документов. Все документы будут сохранены в систему и даже если бумажный вариант документа потеряется, то всегда останется электронная его версия. В связи с тем, что экспертиза ценности стала проще, а так же появилась возможность проверки ценности документов, потребность в приобретении новых площадей под архив становится не актуальной. Так же, те документы, у которых уже истек срок хранения, но их до сих пор не уничтожили из-за сомнений в их ценности, теперь можно занести в систему и утилизировать. Электронной версии данных документов будет достаточно.

1.6. Состав документов АО «УНС»

Для того, чтобы определить, какие разновидности документов будут использоваться в системе электронного хранения, есть ли особенности в их хранении и оформлении, был проведен обзор состава документов АО «УНС».

Перечень всех используемых документов в АО «УНС» мы можем найти в их номенклатуре дел. Данный документ ежегодно утверждается приказом организации. Для составления перечня дел в номенклатуре, в организации был проведен письменный опрос о необходимости включения тех или иных документов. Так же данный документ содержит все сроки хранения данных документов, что так же нам необходимо в дальнейшем для разработки системы.

Документы, представленные в номенклатуре дел, не имеют особых условий в хранении или оформлении. В данном случае документы оформляются по стандартной процедуре. Отдельно стоит отметить документы, которые отсутствуют в номенклатуре в связи с особым статусом.

К таким документам можно отнести:

- проектная документация;

- отчеты по добыче нефти и газа;

- результаты исследований, проводимые сторонними организациями.

Данные документы имеют повышенный уровень секретности, а следовательно оформляться и храниться они должны иначе. В первую очередь необходимо предусмотреть многоуровневую систему доступа к документам. Для данных целей в АО «УНС» была разработана матрица ответственности, которая определяет права всех сотрудников при работе с документами. Так же данные документы имеют иной формат: некоторые графики и чертежи имеют нестандартный формат и при помощи простого сканирующего устройства его невозможно будет перенести в электронный формат. Для этих целей необходимо приобрести специальную технику, которая имеет возможность сканировать документы любых форматов.

Особое внимание стоит уделить документам, которые являются сопроводительными к делам. В первую очередь, это опись дел. Данный документ включает в себя полный перечень всех документов дела, с необходимыми реквизитами и указанием страниц. Заполнение данных описей достаточно трудозатратный процесс, но при использовании системы электронного хранения данные списки могут формироваться автоматически. Но при этом необходимо будет воспроизвести требуемую законодательством форму описи. В данном случае необходимо будет создать шаблоны документов в соответствии с установленными нормами.

Немаловажным документом является опись дел организации. Данный документ составляется в двух экземплярах - для дел постоянного срока хранения и долговременного. Опись дел содержит в себе перечень всех дел, хранящихся в архиве. Оформление данного документа является обязательным, т.к. при реорганизации, переходе к другому собственнику или банкротстве организации, его необходимо передать либо правопреемникам, либо сотрудникам государственного архива. Следовательно, необходимо иметь возможность автоматического формирования данного списка для организации.

Из вышесказанного следует, что документы Акционерного общества «Уралнефтесервис» имеют несколько особенностей:

- повышенный уровень секретности;

- нестандартный формат;

- обязательное оформление отчетных документов.

Для того, чтобы данные особенности никак не отразились на работе системы электронного хранения, необходимо установить многоуровневую систему доступа в соответствии с установленной матрицей ответственности, приобрести специализированную технику для поточного сканирования любых форматов документов, а так же предусмотреть автоматическое создание отчетных документов в соответствии с принятыми нормами.

1.7 Проблемы хранения документов в электронном архиве

Несмотря на преимущества использования электронного архива, в данной сфере достаточно много нерешенных проблем. Для того, чтобы исключить появление данных проблем в нашей системе, либо минимизировать их, и были рассмотрены эти проблемы. Некоторые из существующих проблем рассматривались ранее в работе, здесь же мы попытаемся описать возможные способы их устранения.

Данные проблемы можно разделить на пять групп: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами и выбор оптимального способа хранения; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде; 4) обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов; 5) проведения экспертизы ценности электронных документов [26].

Первая группа проблем связана в первую очередь с тем, что до сих пор нет единого мнения по поводу того, на чем или где хранить электронные документы. К сожалению, «вечного» носителя информации еще не изобрели, а все остальные носителя имеют свойство быстро изнашиваться. Законодательство советует нам в данном случае постоянно обновлять носители и осуществлять перезапись документов. Данный способ в какой-то мере может решить эту проблемы, но в данном случае слишком высоки затраты, как финансовые, так и трудовые. Другой вариант решения проблемы - применение для хранение облачных технологий.

Мировая практика показывает, что все больше зарубежных архивов переходит на хранение электронных документов с применением облачных технологий. Данный выбор актуален в связи с тем, что электронные документы предполагают принципиально иной механизм доступа к ним, значительно отличающийся от механизма доступа к бумажным документам. Электронные документы могут сдаваться на государственное хранение по электронным каналам связи, доступ к данным документам может осуществляться через электронный виртуальный читальный зал в сети Интернет, что позволит любому пользователю в любом субъекте и муниципальном образовании Российской Федерации легко получить доступ к необходимым ему электронным документам, где бы они физически не находились [36]. У данного метода есть проблема - низкий уровень зашиты информации. Злоумышленники или конкуренты могут взломать учетную запись, что может нанести значительный ущерб компании. Оптимальным решением данной проблемы, на наш взгляд, выступает третий метод - хранение документов на сервере компании. Данный метод применятся и в АО «УНС» при использовании СЭД. Организация имеет несколько серверов, на которых хранится вся информация. Данный способ более безопасный, т.к. за сохранностью информации в данном случае можно постоянно наблюдать сотрудникам организации и при возникновении угроз ликвидировать их. Главный минус данного метода - его стоимость. Аренда серверов стоит не дешево и чем больше информации, тем больше серверов необходимо. АО «УНС» приходится ежегодно приобретать новые сервера для хранения информации.

Следующая две группы проблем - обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде. Данные проблемы взаимосвязаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Нормативно-правовые документы в этой области советуют организациям постоянно обновлять программное обеспечение и опять же перезаписывать электронные документы. Другой путь - хранение всех документов в базе данных, которая хранится на сервере компании. В данном случае необходимо изначально создание базы данных и других электронных документов в распространенных форматах. К сожалению, это не всегда возможно. Еще один существенный минус данного способа -дороговизна. Альтернативный способ - инкапсуляция. включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер [53].

1.8. Определение функций проектируемой системы электронного хранения

Для того, чтобы автоматизация архива прошла успешна и была полезна сотрудникам, необходимо определить обязательные функции системы. Данные функции должны не только воспроизводить функции бумажного архива, но и усовершенствовать их.

Основной функцией данной системы будет являться формирование архива организации в соответствии с определенной иерархией. В данном случае необходимо определить способ хранения документов и структуру иерархии. В современных СУБД и архивных системах существуют 2 основных способа хранения документов. В первом случае файл записывается непосредственно в ячейку таблицы в бинарном виде. Такая ячейка должна иметь соответствующий формат, например, Image (MSSQL) и т. д. Данный способ хранения применим к небольшим объемам информации, т.к. иначе система перегружается и быстродействие базы снижается. Так же при данном способе хранения возникают проблемы с резервным копированием, "местом на дисках", производительностью и эффективностью системы в целом.

Второй способ хранения документов в системе электронного архива заключается в том, что файлы не записываются в ячейки таблиц СУБД в бинарном виде. При таком способе в ячейку пишется лишь ссылка на файл. Сам же электронный документ находится в той или иной области хранения. В данном случае размер таблицы при записи в нее информации практически не увеличивается и нагрузка на систему остается прежней. Как уже было сказано выше, объем архивных документов в организации средний, поэтому предпочтительным способом будет являться именно этот способ хранения.

На данном этапе так же необходимо определить формат электронных документов. Согласно Правилам, электронные документы необходимо хранить в формате PDF/A[10].

Структуру архива необходимо разделить на две группы: основные и специализированные документы. Основные документы будут формироваться в дела, а далее и в архив, согласно утвержденной номенклатуре дел. В связи с тем, что специализированные документы не учитываются в номенклатуре дел и обладают определенными особенностями, то для них будет отдельная нумерация.

Помимо этого, стоит обратить внимание на частоту использования архивных документов. Опыт показывает, что общий объем архива может составлять терабайты информации, с одной стороны, но в интенсивном использовании находится 5% -- 10%. Доступ к документам оперативного использования наиболее интенсивен, а объем сравнительно невелик. Доступ к оставшейся значительной части (90%-95%) [37]. В связи с этим, можно выделить минимум 2 раздела хранения:

- область оперативного хранения - сравнительно небольшой объем и высокая интенсивность доступа;

- область долгосрочного хранения - большой объем, высочайшие требования к надежности хранения и сравнительно неинтенсивный доступ.

Благодаря такому делению, реализация разделов хранения может быть произведена наиболее эффективно с учетом их специфики и при применении совершенно разных аппаратных средств.

Следующая функция - поиск документов. Для реализации данной функции необходимо объединить как минимум два вида поиска в системе: атрибутивный и контекстный. Благодаря атрибутивному поиску мы сможем найти документ по одному или нескольким параметрам. Для того, чтобы определить, какие атрибуты наиболее результативны для поиска документа, в АО «УНС» был проведен опрос. Сотрудникам организации был направлен опросник, представленный в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Форма опроса сотрудников организации

Вопрос Параметры	Какой из параметров документа для Вас наиболее важен при поиске документа?	При отсутствии необходимых реквизитов исходного документа, по какому параметру будете осуществлять его поиск?
1. Дата
2. Наименование контрагента
3. Вид документа
4. Номер документа
5. Наименование документа
6. Ключевые слова

Необходимо было отметить соответствующий мнению сотрудника параметр по каждому вопросу. В опросе участвовало 46 сотрудников организации. По результатам проведенного опроса можно сделать вывод, что при поиске документа в архиве, главным параметром будет являться дата документа (42%) и наименование контрагента (33%).

При отсутствии необходимых реквизитов исходного документа, поиск по мнению сотрудников, проще осуществлять по ключевым словам документа (47%). Так же дата лидирует среди параметров по данному вопросу, но это скорее связано с тем, что в данном случае это будет не конкретная дата, а некий временной интервал. Необходимо учесть данную особенность при добавлении атрибутов поиска. Помимо этого, при поиске по ключевым словам, потребуется так же поиск по тексту документа, т.к. не всегда в теме документа содержатся ключевые слова. Следовательно, в системе должен осуществляться так же и контекстный поиск.

По итогам опроса можно выделить ряд необходимых атрибутов:

1. Дата документа.

2. Наименование контрагента.

3. Наименование документа.

4. Ключевые слова.

На основе полученных результатов, мы можем определить, в каком порядке должны быть установлены атрибуты в системе для поиска. Результаты опроса представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Результаты опроса сотрудников организации

	Дата	Наименование контрагента	Вид документа	Номер документа	Наименование документа	Ключевые слова
Какой из параметров документа для Вас наиболее важен при поиске документа?	42 %	33 %	5 %	3 %	10 %	7 %
При отсутствии необходимых реквизитов искомого документа, по какому параметру будете осуществлять поиск?	23 %	8 %	4 %	4 %	14%	47 %

Контекстный поиск поможет нам искать необходимую информацию уже по самому документу, что так же повысит скорость обработки информации. В связи с тем, что у нас есть некое разделение документов, т.е. проектная документация у нас будет иметь иную нумерацию, необходимо иметь так же множественные картотеки.

Следующая функция - просмотр и работа с документами. При реализации данной функции необходимо учесть особенности компании: многоуровневый доступ к информации и удаленность некоторых сотрудников компании. Под работой с документами предполагается: чтение, печать, передача, редактирование документа (выделение фрагмента, добавление комментарий и пометок).

Данная функция не может быть реализована без следующей - сканирование документов. Несмотря на то, что информационные технологии сегодня получили большое распространение, бумажные документы до сих пор применяются в деятельности любой организации. Данные документы необходимо занести в систему электронного хранения для структурирования архива, а так же для упрощения доступа и поиска документа. В данном случае необходимо определить разрешение сканируемого документа. Помимо этого необходимо определить, при помощи каких технических средств будет осуществляться сканирование. Для сканирования архива в АО «УНС», где более 3000 единиц хранения, потребуется техника с возможностью поточного сканирования. Иначе данный процесс может затянуться на несколько лет. Необходимо так же предусмотреть возможность обработки сканированных документов.

Следующая, не менее важная функция - экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов [10]. Экспертиза ценности может проводиться как в делопроизводстве, так и в архиве. В первом случае она проводиться для составления номенклатуры дел и отбора дел для временного хранения. В архиве же определяют дела, которые необходимо уничтожить ввиду истекшего срока хранения. Для проектирования нашей системы необходим как раз второй вариант проведения экспертизы ценности. В системе электронного хранения данную функцию можно реализовать следующим образом: в систему заранее вносят данные о сроках хранениях различных типов документов согласно номенклатуре дел или специальным перечням и далее система на основе этих данных и дате создания дел предупреждает о том, что у дела истек срок хранения. Если документ имеет только электронную форму, то данный документ можно либо удалить, либо перенести в область долгосрочного хранения документов. Документы могут храниться в двух форматах - электронном и бумажном, тогда система может сгенерировать список документов, которые подлежат уничтожению, а так же показать степень востребованности данных документов в системе. На основе этих данных экспертная комиссия может принять решение, стоит ли уничтожать бумажные документы или нет.

Следующая функция - автоматическое создание отчетных документов согласно утверждённым формам. Вся сопроводительная документация к делам, которую ранее вручную оформлял архивист, система должна создавать. К таким документам стоит отнести внутреннюю опись дел, лист-заверитель, обложка дела, опись дел архива по срокам хранения. Во-первых, данные документы выполняют статистическую функцию - в любой момент можно определить три фактора: где, как и сколько хранится дел в архиве. Во-вторых, некоторые документы, например по личному составу, необходимо хранить в бумажной форме и следовательно, вся сопроводительная документация должна быть в бумажном формате.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что в системе должны быть реализованы следующие функции:

1. Формирование архива, т.е. хранение документов согласно определенной структуре.

2. Поиск документов в архиве.

3. Экспертиза ценности документов.

4. Формирование отчетности в архивным документам.

5. Занесение бумажных документов в систему посредством сканирования.

1.9 Сравнительный анализ систем хранения электронных документов

Сегодня на рынке информационных систем представлено большое количество разнообразных продуктов для электронного хранения документов. Для того, чтобы определить, подходят ли данные системы для АО «УНС», был проведен их сравнительный анализ.

На сегодняшний день не существует универсального, признаваемого всеми специалистами, метода для сравнения автоматизированных систем в области делопроизводства. Один из самых часто встречаемых методов сравнения систем электронных архивов основывается на оценке их функционала. Однако по мнению специалиста в сфере ЕСМ, аналитика Станислава Макарова, рынок автоматизированных систем достиг своего паритета, т.е. продукты по техническим характеристикам функциональных возможностей стали похожи друг на друга [30]. В данном случае ориентация только на функционал ставит под сомнение любой сравнительный анализ систем электронного хранения. Поэтому, проанализировав существующие методики сравнения, представленные в отечественной и зарубежной литературе, а также учитывая потребности АО «УНС», было принято решение о проведении сравнительного анализа систем электронного хранения по следующим критериям:

- выручка от проданных лицензий;

- количество проданных лицензий;

- количество выполненных проектов внедрения;

- уровень поддержки вендором, динамика развития и партнерская сеть;

- количество специалистов на рынке труда в г. Пермь, работающих с данной системой;

- степень реализации функций в системах;

- возможность интеграции с программой электронного документооборота 1С.

- стоимость внедрения системы для АО «УНС».

Сравнить все существующие на данный момент системы электронного хранения не представляется возможным, поэтому для начала необходимо отобрать три продукта для сравнения. Для отбора проанализируем существующие рейтинги продуктов, которые основаны как раз на первых наших двух критериях: выручка от проданных лицензий и их количество.

Информационно-аналитический центр TAdviser ежегодно публикует отчет по рынку систем электронного документооборота [38]. Данный рейтинг составляется на основе данных, которые компании подают в Росстат, поэтому представленный отчет является верным и правдивым. Системы электронного хранения зачастую являются модулями данных систем, поэтому данный отчет подходит для отбора информационных продуктов. По объему выручки первое место в 2016 году занимает сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд. рублей. На втором месте оказалась компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд. рублей, третью - «Крок» с 1,38 млрд. рублей. Однако у компании «Крок» нет готового программного продукта «электронный архив», а следовательно от автоматически выбывает из рейтинга. На четвертом месте компания TerraLink с 964 млн. рублей, но системы электронного хранения у них так же не представлены. На пятом месте, с небольшим отрывом, находится компания «ЭОС». На продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS forSharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн. рублей.

По числу проектов в рейтинге занимает первое место компания Directum (739), на втором месте «ЭОС» (593) и на третьей позиции 1С (178). Для наглядности и отбора лучших продуктов по данным критериям рассмотрим табл. 1.3.

Таблица 1.3. Рейтинг компаний на основе отчета «TAdviser»

Компания	Объем выручки (млн.руб)	Количество реализованных проектов в 2016 г.	Количество проданных лицензий в 2016 г.
1С	2744,5	178	51457
Логика бизнеса	1860	27	нет данных
ЭОС	793,5	593	48031
Directum	335,1	739	46152

Несмотря на большой объём выручки, количество реализованных проектов компанией «Логика бизнеса» очень невелико, что говорит о том, что компания заинтересована в разработке продуктов под конкретную организацию. Так же большой объём выручки при небольшом количестве проектов говорит о высокой стоимости программы. Данный вариант не подходит под нужды АО «УНС», т.к. компания заинтересована в наиболее недорогом варианте электронного архива. Следовательно, для дальнейшего анализа, будут использовать программы компаний: «1С», «ЭОС», «Directum».

Для дальнейшего анализа рассмотрим степень реализации необходимых нам функций в представленных программах. При сравнении систем главным критерием являлся уровень реализации необходимых нам функций в них, т.е. функции и будут являться критериями.

Сегодня существует достаточно много методов сравнения программных продуктов. Одними из самых востребованных являются: метод парных сравнений, метод анализа иерархий, метод Дельфи. Для того, чтобы определить, какой метод позволит дать более точные результаты, данные методы были проанализированы.

Метод парных сравнений предполагает сравнение целей во всех возможных сочетаниях. В каждой паре выделяется наиболее предпочтительная цель. И это предпочтение выражается с помощью оценки по какой-либо шкале. Преимуществом данного метода является его простота и возможность обнаружения даже небольших различий в предпочтениях. Несмотря на это, метод имеет существенный недостаток: ситуация парного сравнения далека от жизни. В реальной жизни выбирают не из двух, а сразу из нескольких параметров. Поэтому вероятность того, что именно этот вариант предпочтительней для человека, недостаточно высока. При внедрении системы необходимо тщательно подходить в выбору продукта, а такой недостаток может существенно исказить результаты анализа.

Следующий метод, который могут применять для анализа программного продукта - метод Дельфи. Это инструмент, позволяющий учесть независимое мнение всех участников группы экспертов по обсуждаемому вопросу путем последовательного объединения идей, выводов и предложений и прийти к согласию. Метод основан на многократных анонимных групповых интервью. Преимуществом данного метода будет являться широкий охват компетенций, т.к. участвуют специалисты разного профиля. Так же к преимуществам можно отнести прогнозирование конкретного, единичного случая. Недостатками данного метода будут являться чрезмерная субъективность и большие временные затраты. Помимо этого, для данного метода необходимо задействовать нескольких сотрудников организации, которые вряд ли смогут оценить системы до ее внедрения, т.к большинство из них далеко от архивной работы.

Последний метод - метод анализа иерархий. Это математический инструмент системного подхода к сложным проблемам принятия решений. Метод не предписывает лицу, принимающему решение, какого-либо «правильного» решения, а позволяет ему в интерактивном режиме найти такой вариант (альтернативу), который наилучшим образом согласуется с его пониманием сути проблемы и требованиями к ее решению. Преимуществом данного метода является тот факт, что в итоге возможно получить детальное представление о том, как именно взаимодействуют факторы, влияющие на приоритеты альтернативных решений, и сами решения. Как именно формируются рейтинги возможных решений и рейтинги, отражающие важность факторов. Здесь так же происходит парное сравнение, но при этом результаты пересматриваются, что позволяет минимизировать противоречия. Именно поэтому данный метод более предпочтительный для анализа систем электронного хранения в данном исследовании.

Сравнительный анализ систем электронного хранения документов выполняется по методике анализа иерархии Т.Саати.

На рисунке 1.14. проиллюстрирована иерархическая структура выбора системы электронного хранения, удовлетворяющая потребностям организации, в виде {Цель}-{Критерии}-{Альтернативы}.

Рисунок 1.14. Иерархическая структура выбора системы электронного хранения

Целью этого исследования является выбор системы электронного хранения.

Критериями будут являться функции: формирование архива, поиск документов, экспертиза ценности, формирование отчетности, занесение документов в систему.

Объектами - альтернативами исследования являются следующие системы электронного хранения:

1. 1С:Архив.

2. DIRECTUM File Storage Services.

3. Архивное дело (ЭОС).

Лидером на рынке среди систем электронного хранения является программа «Архивное дело»[23]. Данный продукт является собственностью компании «Электронные офисные системы», которая входит в ТОП-50 компаний IT-рынка и в ТОП-20 разработчиков программного обеспечения по версии проекта РБК+. «Архивное дело». Электронный архив «Архивное дело» от компании «ЭОС» современное, удобное и эффективное средство организации надежного централизованного хранения всех документов компании и регулируемого доступа к ним. Архивное дело может использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации [23].

Преимуществом данной программы является:

- многоуровневая система доступа к документам;

- механизм управления конфигурациями карточки документа, т.е. мы можем добавить любой реквизит в регистрационную карту, который нам необходим;

- работа с электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, а также защита информации средствами, прошедшими сертификацию FIPS.

В данной системе реализованы минусы предыдущих программ, но не обошлось без недостатков. В первую очередь - низкий уровень соответствия современным нормам в области архивного права. Отчетные формы в системе предусмотрены, но имеют более свободный формат и выполнены не в строгом соответствии нормам. Данной системе вообще свойственна более свободная форма - пользователь должен сам настроить большую часть задач системы. Это значительно усложняет задачу и повышает трудоемкость работы с данной системой.

Следующаяпрограмма - «DIRECTUM File Storage Services». Данная программа предназначена для автоматизации основных процессов деятельности (комплектование, учет, хранение, использование) архивных учреждений в соответствии с нормативно-методическими документами в области архивного дела [52]. Ключевыми особенностями данной системы является управление ролевым доступом к ресурсам и использование водяных знаков для защиты авторских прав. Программа решает все те же задачи, что и предыдущий продукт, кроме ведения номенклатуры дел. Данный продукт разрабатывался в первую очередь для государственных органов власти, поэтому здесь так же строго соблюдаются все требования к формам отчетности[52]. Недостатками данной системы являются:

- узконаправленность программы;

- невозможность внесения изменений в регистрационную форму, та же проблема, что и у предыдущего продукта.

Данная программа хорошо подойдет для внедрения в органы власти или государственные организации, но для компании в нефтедобывающей отрасли она не подходит, т. к. программа не предусматривает работу со специфичными документами.

Информационная система «1С:Архив» претерпела значительные изменения и теперь на рынке ее именуют «1С:Документооборот». Главной особенностью данной программы является её двойной функционал - это система электронного документооборота и электронного архива одновременно [44].

Кратко описав рассматриваемые системы, можем перейти к расчетам по методу анализа иерархий. В первую очередь необходимо определить, какая из функций является приоритетной. Для этого, посредством матрицы, сравним все критерии между собой. Шкала измерения от 1 до 9, согласно шкале Саати [50]. Если один из критериев лучше другого, то мы ставим целое число, если же отрицательно, то обратное число, т.е. дробь. Таким образом, мы получаем следующую таблицу 2.1:

Таблица 1.4. Расчет приоритетности функций электронного архива

Локальные приоритеты критериев: ИС= 0,15; ОС=0,14; n=5.
Критерии	Формирование архива	Поиск документов в архиве	Экспертиза ценности документов	Формирование отчетности	Занесение документов в систему посредством сканирования	Среднее геометрическое	Локальные приоритеты	P*b
Формирование архива	1	3	7	7	5	3,7	0,51	0,92
Поиск документов в архиве	0,33	1	5	5	3	1,9	0,26	1,23
Экспертиза ценности документов	0,14	0,2	0,2	1	2	0,4	0,05	1,03
Формирование отчетности	0,142	0,2	0,2	1	2	0,4	0,05	1,03
Занесение документов в систему посредством сканирования	0,2	0,33	0,25	0,5	1	0,4	0,05	0,78
Сумма	1,8	4,7	13,4	18,5	15	7,3	1	5,6

При точном процессе определения вектора локальных приоритетов задача сводится к нахождению собственного вектора матрицы парных сравнений:

(1)

где A - матрица парных сравнений (МПС), X - n-мерный вектор, составленный из искомых приоритетов, ? - собственное значение МПС;

и последующего нормирования этого вектора:

(2)

В рассматриваемой задаче искомым является вектор, соответствующий максимальному собственному значению. Вектор локальных приоритетов может быть приближенно вычислен упрощенным способом:

Для каждой строки матрицы парных сравнений находим среднее геометрическое ее элементов:

(3)

Находим сумму всех этих средних геометрических.

Делим каждое среднее геометрическое на их сумму («нормировка на единицу»). Результат - вектор локальных приоритетов данной матрицы.

В МАИ есть возможность проверки согласованности экспертных оценок, т.е. чисел в каждой матрице парных сравнений. Для контроля согласованности этих оценок вводятся две связанные характеристики - индекс согласованности (CI) и отношение согласованности (CR):

(4)

(5)

где Pn - это индекс согласованности для положительной обратно симметричной матрицы случайных оценок размера ; элементы этой матрицы получены случайным выбором из множества допустимых оценок, т.е. из чисел ряда {1/9, 1/8, 1/7, 1/6, 1/5, 1/4, 1/3, 1/2, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9}.

Допустимым считается отношение согласованности (CR), не превышающее 10 _ 20%. Если CR выходит из этих пределов, то экспертам необходимо исследовать задачу и проверить свои оценки. При проведении наших расчетов повышения выше нормы отношения согласованности не было. В результате обработки матриц получаем один вектор локальных приоритетов критериев размерности m (m - число критериев) и m векторов локальных приоритетов альтернатив размерности n (n - число альтернатив). Вектор локальных приоритетов критериев показывает их относительную значимость в задаче [24].

Вектор глобальных приоритетов альтернатив по отношению к цели вычисляется так: каждый компонент этого m-вектора - это скалярное произведение вектора локальных приоритетов критериев на m-вектор, составленный из локальных приоритетов альтернативы по данным критериям («профиль альтернативы»).

Согласно проведенному анализу, главным критерием будет являться «формирование архива», на втором месте стоит функция «поиск документов в архиве». Для определения оценки согласованности данных, мы так же посчитали

Далее каждый критерий мы рассматриваем в анализируемых программных продуктах, т.к. сравниваем, насколько та или иная функция реализована в продукте. Получаем следующие результаты:

Итогом наших расчетов становится табл. 1.5, в которой мы соотносим важность критериев с результатами сравнения проявления функций в системах.

Таблица 1.5. Результаты сравнения систем электронного хранения

Критерии Программы	k1	k2	k3	k4	k5	Глобальные приоритеты
	0,510	0,260	0,122	0,056	0,052
1С:Документооборот	0,754	0,233	0,333	0,659	0,674	0,58
Архивное дело	0,181	0,054	0,333	0,185	0,101	0,16
DIRECTUM FileStorageServices	0,065	0,712	0,333	0,156	0,226	0,26

По результатам сравнительного анализа, лидером среди систем электронного хранения является система «1С:Архив». Данная система практически в полной мере реализует все необходимые нам функции, кроме одной. Функция экспертиза ценности не реализована ни в одном продукте, поэтому и при сравнении в таблице везде стояло значение 1.

Стоит отметить, что в компании АО «УНС», для которой и планируется создание электронного архива, уже реализуется система «1С: Предприятие», однако блок, связанный с архивным хранением не задействован и не настроен для работы. Данный факт показывает, что «1С:Документооборот» подходит лучше других для интеграции всех документов в электронном архиве. У данной программы так же есть возможность автоматического переноса всех документов из электронного документооборота в систему электронного архива без потери их классификации.

Для определения наиболее оптимальной системы электронного хранения был проведен сравнительный анализ стоимости их внедрения. На протяжении нескольких лет организация сотрудничает с компанией-поставщиком программного обеспечения - Softline. От услуг данной компании руководство АО «УНС» отказываться не планирует, поэтому для сравнительного анализа стоимости воспользуемся ценами данной компании.

Для определения стоимости внедрения программы на предприятии, была проведена консультация с информационным отделом. Сотрудники определили, что входит в стоимость внедрения таких программ:

- аренда SQL сервера;

- лицензия SQL сервера рабочего места;

- серверная лицензия системы;

- лицензии рабочего места системы электронного хранения;

- коннектор к 1С: Предприятие 8;

- сопровождение программы.

В офисе АО «УНС» 70 рабочих мест, поэтому расчеты необходимо проводить с

учетом данного количества сотрудников. Стоимость аренды SQL сервера и лицензии для каждого рабочего места в организации составляет 155 000 рублей. Аренда SQL сервера составляет 50 000, за каждое рабочее место 1 500 рублей дополнительно. Ежемесячное сопровождение данных систем составляет 2224 р. , в год 26688 рублей.

Далее рассмотрим стоимость лицензии программы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» в таблице 1.6.

Таблица 1.6 Стоимость лицензии на систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Стоимость лицензии одного рабочего места «Архивный работник» в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест	1-2	3-5	6-20	свыше 20
Цена лицензии за одно рабочее место	15600	14400	13000	по запросу
Стоимость лицензии одного рабочего места «Делопроизводитель» в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест	1-5	6-10	11-20	21-50	51-200	свыше 200
Цена лицензии за одно рабочее место	6600	5900	5400	4800	4400	по запросу
Стоимость лицензии одного рабочего места «Читатель» в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест	1-20	21-50	51-200	201-500	свыше 500
Цена лицензии за одно рабочее место	4200	3900	3500	3000	по запросу

В организации два сотрудника архива и один сотрудник делопроизводитель. Остальные 67 сотрудников относятся к категории «Читатель». На основе данных вычислим стоимость данной системы для АО «УНС» в таблице 1.7.

Таблица 1.7. Итоговая стоимость программы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Аренда SQL сервера, тыс. руб.	Лицензия SQL сервера рабочего места, тыс. руб.	Серверная лицензия системы, тыс. руб.	Лицензии рабочего места системы электронного хранения, тыс. руб.	Сопровождение программы, тыс. руб.	Серверная лицензия на опцию «Интеграция ДЕЛО - 1С (вер.8)», тыс. руб.	ИТОГ, тыс. руб.
50 000	105 000	24 000	272 300	26 688	10 000	332 988



Данная сумма платится единожды, исключение составляет лишь сопровождение программы. Так же в расчеты не включены расходы на различного рода технику, т.к. компания имеет в наличии все необходимое.

Перейдем к расчетам следующей системы - «DIRECTUM File Storage Services» в табл. 1.8.

Таблица 1.8. Итоговая стоимость программы «DIRECTUM File Storage Services»

Аренда SQL сервера, тыс. руб.	Лицензия SQL сервера рабочего места, тыс. руб.	Серверная лицензия системы, тыс. руб.	Лицензии рабочего места системы электронного хранения, тыс. руб.	Сопровождение программы тыс. руб.	Коннектор к 1С:Предприятие, тыс. руб.	ИТОГ, тыс. руб.
50 000	105 000	19 300	600 300	26 688	77 700	723 988

Как видно из таблицы, стоимость данной системы больше более чем в 2 раза. Такая разница в стоимости связана со стоимостью лицензии рабочего места, которая составляет 8 400 для читателей, и для архивиста 20 700. Так же стоимость интеграции с 1С, которая необходима для АО «УНС», составляет 77 700, что в семь раз выше предыдущего продукта.

Внедрение системы электронного хранения на базе 1С:Предприятие в АО «УНС» составит незначительные затраты. Это связано с тем, что на предприятии уже активно используется данная программа. Для того, чтобы заработал электронный архив предприятия, необходимо лишь настроить в программе данный блок. Для настройки данного блока не потребуется привлекать дополнительные силы, с этим справится информационный отдел компании. Так же в данном случае нет необходимости платить за коннектор с 1С:Предприятие. 1С:Документооборот выступает как конфигурация, ее стоимость составляет 187 000 рублей. Конечно, прежде чем установить данную конфигурацию, предприятия установила систему 1С:Предприятие. Однако расчет стоимости внедрения 1С:Предприятие не может учитываться в при расчете стоимости внедрения электронного архива, т.к. данная система уже внедрена и не требует каких-либо затрат.

В итоге сравнительного анализа по стоимости выявлено, что проектирование системы электронного хранения на базе 1С:Документооборот является наиболее выгодным решением для АО «УНС». В данном случае организация ежемесячно платит за сопровождение системы. На втором месте система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Затраты на внедрение данной системы не велики и составляют 332 988 рублей. Самым затратным проектом является «DIRECTUM FileStorageServices».

Проанализировав системы электронного хранения, можно сделать вывод о том, что продукт 1С:Документооборот (1С:Архив) является наиболее предпочтительным вариантом для АО «УНС» по большинству из сравниваемых критериев. Данная система отвечает всем нормативно-правовым нормам архивного дела, имеет в себе все необходимые архивные функции, отсутствие дополнительных затрат на внедрение. Помимо этого, данная программа имеет широкое распространение, что подтверждает количество проданных лицензий. Следовательно, специалистов, умеющих работать с данной программой большинство, т.е. затраты на обучение новых сотрудников работе в данной программе могут сократиться.

1.10.Эксперимент «фотография рабочего времени»

Преимущества электронного архива практически идентичны плюсам электронного документооборота. Данный факт связан в первую очередь с тем, что задача у данных систем одна - автоматизация работы с документами. Исходя из данной задачи, рассмотрим основные преимущества систем электронного хранения в организациях.

Главным преимуществом является скорость и простота поиска информации. Для подтверждения данного плюса воспользуемся методикой «фотография рабочего дня». Данная методика выбрана в связи с тем, что она наглядно показывает все временные затраты в течении рабочего времени, а именно это необходимо для отслеживания увеличения или снижения скорости работы.

Суть метода заключается в том, что в течении рабочего дня необходимо фиксировать все временные затраты на какое-либо действие. Однако одной фотографии рабочего времени будет недостаточно, т.к. необходимо наглядно продемонстрировать скорость работы с электронным архивом. Для этого необходимо сравнить две фотографии рабочего метода: первая фотография рабочего времени должна быть сделана при работе с бумажным архивом, а вторая с электронным.

Данную методику можно применить в АО «УНС», т.к. в организации с 2015 г. внедрен электронный документооборот 1С. Чаще всего в архив АО «УНС» обращаются за поиском договоров, входящей и исходящей корреспонденцией, приказами и положениями общества. Все эти разновидности документов представлены в программе 1С. Поэтому представим, что электронный документооборот это и есть система электронного архива организации.

На первом этапе эксперимента, подготовка к наблюдению, были подробно рассмотрены процессы, которые ежедневно протекают в архиве. Так же на данном этапе рассматривается рабочее место сотрудника архива, который будет участвовать в эксперименте. На данном этапе были определены основные функции сотрудника архива, которые повторяются ежедневно и занимают основную долю рабочего времени сотрудника. Основная функция - поиск документов в архиве. Рабочее место сотрудника находится непосредственно в архиве, так же у него есть свободный доступ к системе электронного документооборота организации. На данном этапе определено количество участников эксперимента - 2, а так же временной промежуток - 10 дней.

Второй этап эксперимента - наблюдение и измерение затрат рабочего времени. При проведении методики два сотрудника архива будут заниматься своей непосредственной работой - поиском документов по каким-либо признакам. Один из них будет занят поиском лишь документов с датой после 2015 г., т.к. для поиска будет пользоваться программой 1С. Второй сотрудник будет осуществлять поиск в бумажном архиве организации. Для чистоты эксперимента, начальником отдела заранее был подготовлен список документов для поиска, где некоторые документы имели по 2 атрибута для поиска, а другие лишь один. Данный сценарий типичен для архива. Каждому сотруднику, участвующему в эксперименте, выдаются наблюдательные листы(см. табл. 1.9, 1.10). Все действия и перерывы в работе фиксируются строго по порядку в данном листе. При обработке данных фотографии составляется сводный баланс рабочего времени по категориям затрат: подготовительно-заключительное время, оперативное время и т.д.

Таблица 1.9.Наблюдательный лист первого сотрудника

№	Наименование затрат рабочего времени	Текущее время, ч-мин	Величина затрат рабочего времени, мин
1	Начало наблюдения Приход сотрудника на место	8-00 8-10	10,0
2	Осмотр рабочего места, включение необходимой техники	8-15	5,0
3	Изучение запроса юр. службы на поиск документов	8-20	5,0
4	Поиск договора по наименованию контрагента и даты в 1С	8-23	3,0
5	Отправление данного договора в 1С сотруднику юр. службы на ознакомление	8-25	2,0
6	Поиск приказа по наименованию	8-30	5,0
7	Отправление данного приказа в 1С сотруднику на ознакомление ...

Подобные документы

• Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов

  Понятие электронного архива и проблема сохранения цифрового наследия, обзор проектов по оцифровке документов. Методы сканирования документов и их распознавания. Организация и создание электронного архива, сохранение цифровых информационных ресурсов.
  
  реферат [20,2 K], добавлен 20.10.2010
  

• Проект электронного архива

  Методика и особенности создания комплекса ведения электронного архива юридических и землеотводных документов объектов имущества для предприятий городских электрических распределительных сетей. Анализ основных опасных факторов рабочего места оператора ЭВМ.
  
  дипломная работа [358,2 K], добавлен 15.10.2010
  

• Электронный документооборот

  Сущность автоматизации управления документооборотом. Понятие электронного документа и функции традиционного документа. Системы электронного документопроизводства. Новый подход к созданию документов и использование корпоративных информационных порталов.
  
  реферат [26,2 K], добавлен 27.02.2009
  

• Инженерный документооборот предприятия

  Организация на предприятии систем электронного документооборота офисных документов и специализированных инженерных данных. Архив 3D моделей, данные, разработанные в системах Pro/ENGINEER, Autocad, MathCAD. Обеспечение проектно-конструкторских разработок.
  
  курсовая работа [142,9 K], добавлен 18.11.2010
  

• Система автоматизации документооборота. Электронный документ

  Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.
  
  реферат [24,5 K], добавлен 22.08.2010
  

• Электронный документооборот: достоинства и недостатки

  Обоснование необходимости автоматизации управления и ввода электронного документооборота в организациях. Основные преимущества и недостатки электронного обмена данными посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета и электронной почты.
  
  реферат [31,1 K], добавлен 01.02.2012
  

• Структурированная система хранения документов предприятия

  Снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов. Критерии эффективности функционирования структурированной системы хранения документов, особенности ее разработки.
  
  дипломная работа [803,6 K], добавлен 27.01.2016
  

• Разработка электронного документооборота для спортивного клуба

  Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".
  
  курсовая работа [56,1 K], добавлен 25.03.2014
  

• Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"

  Назначение системы электронного документооборота. Построение функциональной модели поставки товаров в супермаркет. Основные свойства системы электронного документооборота ООО "Ксенокс". Особенности проектирования системы обеспечения продукцией в BPwin.
  
  курсовая работа [1,4 M], добавлен 15.01.2010
  

• Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

  Рынок систем электронного документооборота. Проектирование программы, отвечающей заявленным требованиям: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. функциональные особенности клиентской программы, пользовательский интерфейс.
  
  дипломная работа [5,5 M], добавлен 19.12.2011
  

• Использование CASE-технологий для создания систем управления электронного документооборота

  Анализ структуры и методологии CASE-средств. Методологии проектирования, используемые в CASE-средствах. Основные понятия о системах электронного документооборота, их создание с помощью CASE-средств. Объектно-ориентированное и структурное проектирование.
  
  курсовая работа [67,9 K], добавлен 18.07.2014
  

• Доработка системы электронного документооборота ТГТУ

  Основные принципы систем электронного документооборота. Комплексный подход к созданию СЭД. Описание особенностей среды разработки. Создание программного продукта, определение трудоемкости данного процесса и необходимых для его реализации затрат.
  
  дипломная работа [3,2 M], добавлен 14.05.2012
  

• Информационные технологии управления документооборотом

  Управление доступом и распространение электронных документов в компьютерных сетях, обеспечение контроля информационных потоков в организации при помощи системы электронного документооборота. Обзор современных СЭД по соотношению цены и функциональности.
  
  презентация [511,5 K], добавлен 27.11.2013
  

• Модель электронного документооборота на примере ЗАО "Bona Fide"

  Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.
  
  дипломная работа [124,9 K], добавлен 12.12.2007
  

• Электронный документооборот и управление контентом

  Электронные и бумажные документы. Внутренний и внешний электронный документооборот. Цифровые аргументы эффективности использования электронного документооборота. Главные особенности EDMS-систем, проблемы выбора и внедрения. Системы управления контентом.
  
  контрольная работа [29,8 K], добавлен 01.10.2010
  

• Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

  Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.
  
  дипломная работа [1,7 M], добавлен 17.03.2013
  

• Создание книжного электронного магазина

  Обзор основных принципов построения информационных систем для торговли через Интернет. Сравнительная характеристика программных средств построения электронного магазина. Проектирования автоматизированной системы управления книжным Интернет магазином.
  
  дипломная работа [4,2 M], добавлен 24.03.2010
  

• Информационные системы управления государственными организациями

  Принципы классификации управленческих информационных систем. Особенности информационных систем управления в государственных структурах. Средства автоматизации и хранения информации. Модернизация системы электронного документооборота казначейства.
  
  дипломная работа [454,5 K], добавлен 20.09.2013
  

• Автоматизированная система работы салона красоты "Еstel"

  Сущность методов количественного и качественного анализа управленческой информации. Особенности применения информационных технологий в салонах красоты. Постановка задачи построения базы данных и автоматизированной системы электронного документооборота.
  
  курсовая работа [2,9 M], добавлен 23.10.2013
  

• Методы формирования нейросетей. Сущность электронного документооборота

  Основные понятия экономической информатики. Информационная система, ее роль и место в системе управления. Формирование решений с помощью нейросетей. Создание информационных систем с учетом стандартов их жизненного цикла. Электронный документооборот.
  
  шпаргалка [206,4 K], добавлен 10.11.2010
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам