Отчетность в системе управленческого учета

controlling - понимается как система сбора информации и интерпретации сведений и затратах, издержках, себестоимости продукции;

managerial accounting - основной задачей любой учётной деятельности является обеспечение управленческого персонала предприятия своевременной и полной информацией для принятия управленческих решений (то есть дополнение к controllingу): система управления бюджетами (т.е. планирования) и система оценки деятельности подразделений, т.е. в большей степени управленческие, чем бухгалтерские технологии, формирование специализированных отчётов из имеющихся бухгалтерских данных для поддержки принимаемых решений.

Controlling используется, как правило, для агрегирования дополнительной управленческой информации, имеет аналитические признаки основного плана счетов, что роднит его с отечественной системой классического бухгалтерского учёта и управленческого учёта.

Managerial accounting имеет следующие функции:

аналогичные Controllingу, что характерно для малых и средних фирм и финансовых институтов;

основывается на ведении специальных учётных регистров, отражающих основные направления бизнес-практики предприятия, характерную для реального сектора и “логистически” ориентированных фирм.

Таким образом, при расшифровке понятия “управленческий учёт” центр тяжести необходимо ставить на слове “управленческий”, что связано с тем, что методика и технология организации учёта всё в большей степени определяется именно управленческой задачей, стоящей перед предприятием.

Часто под термином “управленческого учёта“ понимается его значительная, но отнюдь не исчерпывающая часть - учёт и контроль затрат и доходов, связанных с основной деятельностью. В связи с этим иногда между терминами «учёт затрат» (издержек) и «управленческий учёт» ставится знак равенства. Это приемлемо для мелких организаций, решающих мало задач. Но не приемлемо для крупных, так как круг проблем, решаемых там с помощью управленческого учёта, значительно шире.

1.8 Опыт западного управленческого учёта и проблемы его организации в России

В то время как в нашей стране существовала централизованно - регулируемая экономика, на Западе, в частности, в США, была в корне пересмотрена учётная мысль. В конце 40-х годов А.Пасдермаджан - пропагандист бюджетного контроля на крупных предприятиях, предлагает ввести в каждом отделе предприятия бюджет (смету), внутрихозяйственные расчёты между подразделениями предприятия и иметь каждому крупному структурному подразделению главную книгу. Он даже доказывает, что применение бюджетного контроля способно активизировать работу всех служб предприятия. Таким образом, выделение управленческого учёта из бухгалтерского было продиктовано производственной необходимостью.

В странах Запада идеей управленческого учёта живо заинтересовались, но вводить его стали в том числе с учётом особенностей национальных экономик. Достаточно вспомнить, что до сих пор за рубежом существуют разночтения в самом понятии «управленческий учёт». Вне зависимости от того, как называется существующее явление, оно будет объективно существовать и развиваться под воздействием реальных факторов.

В теории и практике управления немецкими предприятиями вообще отсутствует понятие управленческого учёта. Немецкая бухгалтерия чётко подразделяется на финансовую и производственную, поэтому немцы заимствовали из английского языка термин controlling и обозначили им качественно новое явление в теории и практике управления предприятием.

Большое внимание при организации управленческого учёта в зарубежной практике уделяется определению затрат по центрам ответственности и местам их формирования внутри организации (центр ответственности - участок деятельности, возглавляемый менеджером (ответственным лицом), имеющим право и возможности принимать решения).

Каждый центр ответственности обычно состоит из нескольких мест затрат и, кроме того, включает расходы, не имеющие чётко выраженного места формирования.

Учётная группировка затрат по местам их формирования осуществляется одним из двух основных способов:

1.Путём применения принципа двойной записи на взаимосвязанных счетах и последовательного перенесения (перераспределения) учтённой суммы затрат с первичных на промежуточные и конечные места формирования издержек.

2.На основе специальных регистров (сводных ведомостей) и расчётов матричной формы, обобщающих виды затрат по местам их формирования.

При использовании метода двойной записи разрабатывают специальный план счетов мест затрат для каждого предприятия. Он может быть привязан к действующему плану счетов, а может ориентироваться на применение специальных счетов управленческой бухгалтерии.

В Германии специальные управленческие счета рассматриваются как внебалансовые: в группу всех управленческих счетов включаются счета продаж (выручки), учёта издержек производства, прочих расходов, а также внебалансовые счета финансового учёта: счета учёта производственного финансового результата и счета учёта затрат предприятия и себестоимости продукции по их видам, учёт предполагаемых отклонений по основным управляемым показателям. Место затрат привязывается к определённому внебалансовому счёту.

В состав балансовых счетов Германии включены не счета учёта затрат на производство (как у нас), а только счета так называемых "пассивных запасов" сырья и материалов, относящихся к запасам ресурсов, приобретённых за счёт собственного капитала и различного рода финансовых резервов (для нас - это остатки материальных ценностей в составе незавершённого производства по их производственной себестоимости и оборотных средств, приобретённых за счёт собственного капитала, а также определённых резервов предстоящих расходов и платежей).

Выбор того или иного подхода к учёту зависит от его организаторов, которые обычно исходят из того, что выгода от учётной информации должна превышать затраты на содержание системы учёта. Например, многие японские фирмы не ведут бухгалтерского учёта материалов. Это дорого и невыгодно, так как сохранность материалов обеспечивается честным отношением персонала к собственности фирмы. Ведётся только оперативный учёт для управления запасами. Российский полуфабрикатный вариант - это тоже оперативный учёт деталей и полуфабрикатов. Например, на автомобильных заводах в производстве обращаются тысячи запчастей и агрегатов, представляющих большую ценность. Здесь потери от хищений намного меньше, чем затраты на организацию и ведение бухгалтерского аналитического учёта полуфабрикатов.

Кроме того, в японском управленческом учёте широко применяется метод исчисления плановых издержек, также как исчисление издержек на разработку, производство, эксплуатацию, обслуживание и ремонт (издержки на срок службы).

В зарубежной практике классификация затрат по экономическим элементам имеет основной характер, регламентируется законодательством и системами национальных счетов, а классификация затрат по калькуляционным статьям носит вспомогательный, подчинённый характер. Отсюда, в системе бухгалтерской информации потребляемые в производстве ресурсы должны не только учитываться на конкретном бухгалтерском счёте, но в обязательном порядке содержать код экономического элемента затрат на производство.

Общими признаками классификации западных систем управленческого учёта являются:

1.Принцип взаимосвязи обеих учётных подсистем предприятия: финансовой и управленческой.

В практике западного учёта применяются два варианта связи между управленческой и финансовой бухгалтериями через контрольные счета (счета расходов и доходов финансовой бухгалтерии):

при наличии прямой корреспонденции счетов управленческой бухгалтерии со счетами расходов и доходов финансовой бухгалтерии говорят об интегрированной (или монистической, однокруговой) системы учёта на предприятии;

если система управленческого учёта автономная, то используются парные контрольные счета одного и того же наименования (зеркальные счета, или счета - экраны);

2.Оперативность учёта затрат (наиболее важная характеристика системы управленческого учёта). Здесь учёт затрат подразделяется на учёт фактических (прошлых, исторических) затрат по системе "стандарт-кост". Система "стандарт-кост" включает в себя разработку стандартов на затраты труда, материалов, накладных расходов, составление стандартной калькуляции и учёт фактических затрат с выделением отклонений от стандартов с целью контроля за формированием фактической себестоимости и активного управления процессом её формирования.

3.Полнота включения затрат в себестоимость. В западной практике приняты два варианта включения затрат в себестоимость.

Первый вариант предполагает разделение всех текущих издержек производства на прямые (непосредственно относимые на объекты калькулирования), и косвенные (относимые на объекты калькулирования только в конце отчётного периода при распределении между ними пропорционально той или иной базе). Это метод учёта и калькулирования полной себестоимости. В Российском учёте этот метод является единственным широко применяемым на практике для целей калькулирования себестоимости.

Второй вариант предусматривает подход, когда в разрезе объектов калькулирования планируется и учитывается неполная, ограниченная себестоимость. Эта себестоимость может включать в себя только прямые затраты либо только переменные, то есть зависящие от изменения объёмов производства затраты. Она может калькулироваться на основе только производственных расходов, то есть расходов, связанных с изготовлением продукции (выполнением работ, оказанием услуг), даже если они носят косвенный характер. Но несмотря на различную полноту включения в себестоимость объекта калькулирования различных видов расходов, общим для этого метода является то, что другие виды затрат, которые также по своей экономической сущности составляют часть текущих издержек, не включаются в калькуляцию, а возмещаются общей суммой из выручки (или валовой прибыли). В англо-американской системе - это "директ-костинг", система учёта прямых затрат, в немецкой системе учёта - сумм покрытия, или системе учёта граничных (предельных) затрат.

Система "директ-костинг" даёт информацию о затратах на изготовление изделий и их реализацию, не искажённых в результате распределения косвенных расходов и относительно неизменных на единицу выпускаемой продукции при любом объёме производства в том виде, в котором она необходима для управленцев: в виде данных о неполной производственной себестоимости (в части прямых, переменных или всех производственных затрат) и маржинальном доходе (сумме покрытия) - разнице между ценой продажи (выручкой от реализации) и неполной себестоимостью изделия или реализованной продукции в целом.

В условиях постоянно меняющихся рыночных отношений руководству предприятий часто требуется оперативная информация, раскрывающая во что обходится выпуск единицы того или иного изделия, не зависимо от того, каков был размер управленческих расходов, какова заработная плата руководства или бухгалтерии. В современной западной теории и практике управления себестоимостью и прибылью широко применяется принцип оценки и точности калькулирования: самая точная калькуляция изделия не та, которая содержит в себе все расходы предприятия по её выпуску, пусть даже распределённые самым объективным образом с помощью баз распределения, а та, которая содержит только те затраты, непосредственно связанные с производством этого изделия.

Применение системы "директ-костинг" несёт следующие положительные моменты и выгоды для оперативного управления и в целом для предприятия:

1.Наглядность системы при оперативном изучении взаимосвязей и зависимостей между объёмом производства, затратами (себестоимостью) и выручкой (прибылью, маржинальным доходом). Эту взаимосвязь можно изучать как графически, так и аналитически. Изучение цепочки "затраты-объём-прибыль" является основным методом управленческого анализа.

2.Понятно, что система "директ-костинг" позволяет выявлять изделия с большей рентабельностью и переходить на их выпуск, так как разница между продажной ценой и суммой переменных расходов не затушёвывается в результате списания постоянных косвенных расходов на себестоимость. Сокращение этих статей упрощают нормирование, учёт и контроль себестоимости и повышают эффективность учёта и контроля за условно-постоянными накладными расходами, поскольку эти затраты показываются в отчёте отдельной строкой и наглядно демонстрируют их влияние на величину прибыли.

3.Система "директ-костинг" несёт большие возможности в проведении эффективной ценовой политики предприятия. В настоящее время западные производители больше ориентированы на спрос, а не на предложение. Спрос диктует тот уровень цен, который покупатель готов заплатить за товар. (Ориентироваться на предложение может себе позволить либо монополист, либо производитель уникального товара).

4.Помимо информации о величине затрат, система "директ-костинг" содержит информацию о возможных пределах снижения цен на товары. Для этого в западном управленческом учёте имеются понятия долгосрочного и краткосрочного нижнего ценового предела. Краткосрочный ценовой предел покрывает только прямые (переменные) затраты на производство товара, а значит равен себестоимости в части прямых (переменных) производственных затрат. Долгосрочный нижний предел цены означает цену, которую можно установить, чтобы минимально покрыть полные издержки на производство и сбыт продукции. Он равен полной себестоимости. Таким образом, можно сделать вывод, что краткосрочный предел цены рассчитывается методом "директ-костинг", а долгосрочный - методом "стандарт-коста".

5.Учёт по системе "директ-костинг" позволяет проводить демпинговую политику, рассчитывать и выбирать различные комбинации цены на товар и объёмы его реализации.

6.Решения ситуаций, связанных с недозагрузкой производственных мощностей, когда возникают холостые издержки - часть постоянных затрат, приходящихся на долю неиспользованных мощностей, также предоставляет информация, полученная в системе "директ-костинга".

7.Кроме всего прочего, с помощью учётных данных об ограниченной (усечённой) себестоимости и суммах покрытия (маржинального дохода) по изделиям, сформированных при использовании метода "директ-костинг", можно решать следующие задачи:

оптимизация ассортимента выпускаемой продукции при наличии узких мест;

контроль за уровнем рентабельности выпускаемой продукции;

целесообразность принятия дополнительного заказа по ценам ниже обычных;

выгодно ли производить внутри предприятия комплектующие изделия, или покупать их на стороне;

определение оптимального размера партии или серии деталей (продуктов);

выбор и замена оборудования и т.д.

Для Российской учётной практики управленческий учёт - явление относительно новое. Впервые отечественный производственный учёт как интегрированную систему учёта, контроля и анализа увидел С.А.Стуков.*

А внимание в нашей стране на управленческий учёт как на явление имеющее место в условиях рыночной экономике обратили тогда, когда российская экономика начала переходить на рыночные отношения.

Но заговорили в том контексте, что раз это явление есть на Западе, значит должно быть и у нас, забывая при этом и о национальных особенностях экономики, прежде всего - о законодательном закреплении возможности ведения управленческого учёта в организациях страны.

Первой попыткой законодательного закрепления практики управленческого учёта можно считать принятие Плана счетов 1991 года,

который регламентировал самостоятельность организаций в выборе методологии отражения отдельных хозяйственных операций и оценки имущества через принятие учётной политики.

План счетов, введённый с 1 января 2002 года, как и его предшественник, предоставил широкие возможности для организации и ведения управленческого учёта в организациях в виде учётной политики и ввёл счета управленческого учёта с 30 по 39 по усмотрению организаций.

Безусловно, важность такого явления, как учётная политика очевидна, однако в последующие годы в официально принятых документах это понятие так и не было расшифровано.

На современном этапе значительная часть производственного, или управленческого учёта, выполняемого в России, - это побочный продукт системы финансового учёта. Сравнительной области исследования и практической деятельности, называемой на Западе управленческим учётом, в России пока нет, хотя имеются многочисленные публикации по методам оперативного учёта. Понятно, что для многих управленческих решений данные, содержащиеся в системе бухгалтерского учёта, должны объединяться с данными из внешних источников, такими, как изучение рынка и его оценка, изучение некоторых внутренних источников информации, резервов, не отражаемых в системе бухгалтерского учёта, общепринятой у нас в стране.

Российская специфика такова, что при независимом подчинении служб в организациях страны часто возникает проблема их взаимодействия при решении всякого рода проблем и конфликтных ситуаций, не говоря уже о том, что каждая служба стремится показать, что провела свою работу безошибочно и в результате, отстаивая свои ведомственные интересы, мешает выполнению важных общепроизводственных задач.

Подобная не слаженность работы получаемых данных из различных функциональных отделов предприятий объясняется, в частности, весьма раздробленной структурой. Зачастую отделы выполняют одни и те же операции, например, учёт прихода денежных средств в разных ситуациях может выполняться то финансовым отделом, то бухгалтерией, (а также отделом экспортно-импортных операций, отделом ценных бумаг, в зависимости от того, какой отдел с каким видом операций имеет дело).

Несогласованность действий, продиктованных преследованием по существу разных производственных целей, является источником ошибок в учёте на производстве. В этом случае говорить об оперативности информации, а тем более её достоверности для целей принятия управленческих решений, вряд ли стоит.

Однако проблемы адаптации управленческого учёта в российской практике заключаются не только в этом. Основная из них - отсутствие законодательно-правовых требований к системам управленческого учёта.

В то же время о широкой востребованности в управленческом учёте на протяжении последних 10 лет - с тех пор, как наша страна стала жить по новым экономическим законам - говорить не приходится. Что вполне закономерно, если учесть, что в течение 90-х годов экономика оставалась монополистической, а в реально существовавших рыночных отношениях в сфере т.н. "челночного бизнеса" система управленческого учёта была не нужна (если и был какой-либо учёт в более-менее крупных фирмах, то специалисты там требовались совсем иного профиля - по части "чёрной бухгалтерии" и ухода от уплаты налогов). Поэтому для широкого внедрения управленческого учёта в стране на тот период не было ни экономических предпосылок, ни соответствующей профессиональной подготовки специалистов экономического профиля. Продолжавшая оставаться на вооружении организаций калькуляция себестоимости по прямой заработной плате на некоторых предприятиях давала сбой тогда, когда её резкий рост приводил к совершенно немотивированному удорожанию некоторых позиций ассортимента выпускаемой продукции.

По мере обособления организаций с различной формой собственности, включения механизмов свободного ценообразования и самостоятельного планирования ассортимента выпускаемой продукции, развития конкуренции, потребность в управленческом учёте стала возрастать.

2. Характеристика ФГУП «ССС»

2.1 Цель создания и предмет деятельности предприятия

Государственное унитарное предприятие «Сибтекстильмаш Спецтехника Сервис» было создано в результате реорганизации Новосибирского государственного завода текстильного машиностроения «Сибтекстильмаш» и является его правопреемником согласно распределительному балансу.

Предприятие создано с целью осуществления самостоятельной хозяйственной деятельности, направленной на удовлетворение общественных потребностей и получение прибыли в порядке и на условиях, определяемых законодательством Российской Федерации.

ФГУП осуществляет следующие виды деятельности:

проектно-конструкторская деятельность;

производство и реализация продукции специального назначения;

производство и реализация противопожарной техники;

производство и реализация продукции инструментального назначения и нестандартного оборудования;

производство и реализация товаров народного потребления;

осуществление оптово-розничной торговли продукцией производственно-технического назначения и товарами народного потребления;

выполнение работ и оказание платных услуг населению и юридическим лицам.

К противопожарной технике, выпускаемой ФГУП, относится:

огнетушители различных видов;

баллоны к огнетушителям;

запасные части к огнетушителям.

К продукции инструментального назначения относятся:

оборудование производственного назначения для использования в народном хозяйстве, как для потребителей, так и для собственных нужд;

садово-огородный инвентарь для реализации на сторону;

запасные части к производственному оборудованию для целей реализации и использования в собственном производстве.

Работы и услуги, оказываемые ФГУП частным и юридическим лицам, включают:

энергоснабжение;

отопление;

подача хозяйственной и технической воды;

услуги телефонной связи;

погрузо-разгрузочные работы;

подача-уборка вагонов;

услуги складского характера;

услуги охраны;

авто услуги населению и юридическим лицам;

услуги по уборке автодорог;

транспортно-экспедиционные услуги;

маневровые работы.

Обладая общей правоспособностью, ФГУП имеет гражданские права и несёт обязанности, необходимые для осуществления любых иных видов деятельности, не запрещённых законодательством.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется действующим законодательством, ФГУП может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Имущество ФГУП является государственной собственностью РФ и принадлежит предприятию на праве хозяйственного ведения.

Источниками формирования имущества являются:

имущество, переданное учредителем в уставный фонд предприятия;

денежные и иные средства, полученные от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) в результате осуществления самостоятельной хозяйственной деятельности;

средства, выделенные в установленном порядке из федерального бюджета на содержание мобилизационных мощностей;

иные источники, не запрещённые законодательством РФ.

Продукция и доходы от использования имущества предприятия, находящегося в хозяйственном ведении, а также имущество, приобретённое ФГУП по договору или иным основаниям, поступает в хозяйственное ведение ФГУП в порядке, установленном законодательством РФ.

ФГУП самостоятельно распоряжается выпускаемой в результате осуществления хозяйственной деятельности продукцией (кроме продукции специального назначения), а также прибылью, оставшейся после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Управление ФГУП «ССС» осуществляется генеральным директором, назначаемым на эту должность Министерством оборонной промышленности Российской Федерации.

2.2 Бухгалтерский учёт ФГУП «ССС»

Бухгалтерский учёт и отчётность на ФГУП «ССС» осуществляется бухгалтерией, в состав которой входят материальная и расчётная группы. Бухгалтерия подчиняется главному бухгалтеру - заместителю генерального директора по экономике.

Бухгалтерский учёт ведётся в порядке, принятом действующим законодательством РФ и в соответствии с Планом счетов, принятым с 1 января 2002 года.

Источниками первичной информации, являющимися основанием для отражения хозяйственных операций являются как операционный производственный уровень предприятия (производство, цеха, склады материалов и готовой продукции), так и сама бухгалтерия (например, касса), а также внешние источники (поставщики, отделения банков).

Отражение операций на счетах бухгалтерского учёта является традиционным, повсеместно принятом в российской учётной практике.

На ФГУП применяется позаказная методика отнесения затрат на себестоимость. Затраты группируются по местам возникновения (цехам) и относятся пропорционально выполненным заказам. Накладные расходы относятся на себестоимость пропорционально прямой заработной плате основных рабочих.

На предприятии приняты унифицированные формы первичных документов и других учётных регистров, документооборот осуществляется в рамках действующих норм.

Внешняя отчётность формируется и предоставляется в государственные органы в сроки, установленные законодательством, внутренняя отчётность предоставляется руководству предприятия, как правило, ежемесячно 1 числа каждого месяца, но может предоставляться по первому требованию руководителя по мере необходимости.

Как и в любой другой организации, бухгалтерский учёт ФГУП «ССС» имеет свои особенности. В функции бухгалтерии относятся:

обработка первичных документов;

проведение инвентаризации (раз в год) основных средств, материалов и готовой продукции;

составление актов-сверок по расчётам с контрагентами;

добавление проводок к документам, введённых другими службами организации в систему БЭСТ-4;

проведение документов банка и кассы и формирование по ним бухгалтерских проводок;

начисление заработной платы;

калькуляция себестоимости по выполненным заказам;

формирование внешней отчётности, и т.д.

При учёте готовой продукции ввод первичных документов в БЭСТ-4 производит работник отдела сбыта:

Поступление на склады готовой продукции производится на основании приёмо-сдаточных накладных, подготовленных кладовщиком;

Реализация со складов готовой продукции в системе БЭСТ учитывается по мере подготовки документов. Документы на отгрузку (накладные на отгрузку готовой продукции) выписываются и заводятся на основании заключённых договоров с покупателями. Таким образом, отгрузка ещё не состоялась, а документ уже в БЭСТе. При несостоявшейся отгрузке в данном отчётном периоде сотрудник отдела сбыта переносит дату предполагаемой отгрузки (в БЭСТе) на следующий отчётный период. При осуществлении факта отгрузки сотрудник отдела сбыта приносит документы в бухгалтерию. Документы как правило, не всегда бывают скомплектованы: не сразу бывает подготовлена доверенность, квитанция к железнодорожной накладной (квитанция о приёме груза) или квитанция на возмещение затрат поступает в бухгалтерию не сразу если отгрузка осуществлялась покупателю в другой город. Ксерокопии документов остаются у сотрудника отдела сбыта и кладовщика. Документооборот по приёму и отгрузке продукции не относится к документам, отражающим изготовление и отгрузку спецпродукции, оригиналы которых хранятся в спецотделе завода, ксерокопии - в отделе сбыта. Эти документы не датируются (проставляется только месяц отгрузки).

Бухгалтер проверяет правильность заполнения документов на поступление и отгрузку готовой продукции и по каждому документу в компьютере производит следующие операции:

формирует проводки (посредством выбора и замены определённой операции) автоматически;

меняет дату документа - с предложенной отделом сбыта при подготовке документа - на дату фактической отгрузки продукции, поставленной от руки ниже подписи кладовщика и принимающего товар по доверенности;

исправляет ошибки допущенные работником отдела сбыта;

формирует счёт-фактуру.

Недостатком существующей системы учёта готовой продукции является:

фактическое выполнение двойной работы;

трудоёмкость работы для бухгалтера;

большой расход бумаги;

возможна потеря документов (заинтересованность в наличии документов существует только со стороны бухгалтера, так как их наличие проверяется аудиторами, тогда как достоверная подготовка и доставка этих документов в бухгалтерию зависят от добросовестности работников отдела сбыта).

Учёт материалов осуществляется на основании первичных документов (требований-накладных на внутреннее перемещение из цеха в цех, со склада готовой продукции на другой склад или цех в качестве материалов, отпуск на нужды предприятия (в производство), приходных ордеров при поступлении материалов на склад).

Каждый документ выписывается на определённую дату, содержит перечень отпускаемых материалов (их может быть от одного до двух десятков). Проводки также формируются на каждый документ бухгалтером, проводятся в конце месяца.

Документы по приходу на склады материалов, равно как и по приходу готовой продукции из производства на склады готовой продукции не содержат суммовой информации, в них фиксируется только количество отпущенных материалов, их цена и номенклатурный номер. Требования-накладные на отпуск материалов в цех не содержат дату операции.

Недостатком работы является:

неправильное заполнение документов (что довольно не редко), что сказывается на производительности труда бухгалтера и является причиной недоумения и разбирательств с кладовщиками;

сроки доставки документов от кладовщика в бухгалтерию определены первым числом каждого месяца, но практически они не выполняются, поэтому как правило всегда документы находят своё отображение в бухгалтерском учёте почти 10 числа каждого месяца. (10 число - срок закрытия затрат по цехам, закрытия затратных счетов бухгалтером-производственником), калькуляции себестоимости выпущенной продукции. В результате этого практически исключена возможность проверки правильности заведения документов в БЭСТ, следствием чего является возникновение различных исправлений в последующих отчётных периодах.

В функции финансового отдела входит осуществление расчётов с контрагентами, выставление счетов за электроэнергию, учёт счетов, выставленных организацией и учёт их оплаты, отношения с банками, в которых открыты расчётные счета предприятия, поддержание отношений с контрагентами, в том числе напоминания о просроченных задолженностях и о своевременности оплаты, осуществление взаимозачётов.

Бухгалтерия обрабатывает банковские документы, делая в них отметки о корреспонденции со счетами и заведение документов в БЭСТ с формированием по каждому из них проводок, выписывает, выдаёт и регистрирует кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) с формированием проводок по кассовым операциям.

Кроме того, в обязанности бухгалтерии входит учёт и осуществление операций по оплате авансами выставленных счетов (закрытие авансовых платежей путём формирования проводок).

Недостаток существующей системы взаимоотношений бухгалтерии и финансового отдела заключается в несоответствии данных о наличии счетов и сведения об авансах данных бухгалтерии и финансового отдела. Как следствие этого - несвоевременность погашения дебиторской задолженности, возникновение просрочек оплаты счетов.

Система внутреннего контроля представлена в виде взаимных сверок между службами, осуществляющими и регистрирующими хозяйственную деятельность организации. На практике система внутреннего контроля производится следующим образом: сотрудник отдела сбыта, вводит в компьютер накладные на приход и отгрузку товара и оригиналы сдаёт в бухгалтерию. Бухгалтер, делая проводки, проверяет правильность заполнения документов, время действия доверенности, время подготовки документа на отгрузку должно быть более ранним или должно совпадать со временем факта отгрузки. Кроме того, количество, цена и суммы НДС и общей суммы отгрузки также проверяются бухгалтером.

Проведение этих документов даёт в итоге общее движение товарно-материальных ценностей по складу за отчётный период. Кладовщик в конце отчётного периода получает оборотную ведомость и сверяет свои данные с данными ведомости.

При проведении документов по материалам, отпускаемых в цех (в производство), в конце отчётного периода кладовщик также получает оборотную ведомость и сверяет движение ТМЦ со своими данными.

При выставлении счетов покупателям сверка происходит следующим образом: по тем услугам, по которым организация сама является покупателем и перевыставляет счета своим контрагентам (электроэнергия, хозяйственная вода, тепло, городской телефон, предоставление междугородней связи), сверяется покупная часть услуги с бухгалтером производственного отдела по данным отчёта цеха, оказываемого эти виды услуг.

Общие суммы других оказанных услуг по данным бухгалтерии сверяются с данными производственных отделов (в последнее время это не делается, результатом чего нередкими бывают бухгалтерские ошибки).

Сверка с бухгалтером расчётного отдела данных по удержанию из заработной платы сотрудников за отпущенные ТМЦ или полученные услуги.

Самое интересное проясняется при сверках дебиторской задолженности и полученных авансов с финансовым отделом. Прежде всего, - это наличие открытых счетов в данных бухгалтерии и их отсутствие в данных финансового отдела. Это бывает либо следствием того, что ту или иную счёт-фактуру не принесли в финансовый отдел, либо следствием ошибок самого финансового отдела: наиболее часто встречающийся случай на практике связан с расчётами с частными предпринимателями. Сотрудник финансового отдела, закрывая у себя аванс, внесённый в кассу от частного предпринимателя, закрывает всю сумму задолженности, равную сумме аванса. Бухгалтер же закрывает у себя авансом ту часть задолженности с учётом налога с продаж. Таким образом, остаётся дебиторская задолженность на сумму не до начисленного налога с продаж. При том, что снятие с предоплаты происходит с санкции финансового отдела, то само наличие просроченной дебиторской задолженности неудивительно. Сверки с финансовым отделом случаются ежемесячно после закрытия периода (после 20 числа каждого месяца), но они, как правило, не выявляют всех ошибок сразу, поэтому о своевременности устранения ошибок говорить не приходится. Красноречиво об этом говорит следующая ситуация из жизни: возникшая подобная ошибка по расчётам с дебитором - частным предпринимателем была обнаружена только через 4 месяца и через 2 месяца после ликвидации юридического лица, поэтому взыскивать задолженность уже не с кого. Суммы задолженности, возникшие ошибочно и не устранённые из-за отсутствия своевременной сверки данных служб предприятия, искажают показатели финансовых результатов и вводят в заблуждение руководство предприятия при принятии управленческих решений.

Ежегодные проверки аудиторов выявляют ошибки, которые не были своевременно найдены работниками.

ФГУП «ССС», как и большинство отечественных предприятий имеет традиционное разделение бухгалтерии и финансовой службы, поэтому неудивительна связанная с этим неизбежность проблем при проведении сложных хозяйственных операций. Типичные последствия такой ситуации заключаются в трудностях с получением кредиторской задолженности, возникновение проблем с хорошими поставщиками из-за наличия дебиторской задолженности и всевозможные более серьёзные ситуации, связанные с потерями денежных средств и материальных ресурсов.

Главная проблема, которая возникает в связи с этим - трудность сведения финансового и материального баланса при наличии большого числа владельцев однородной информацией. Типичной ситуацией является, например, то, что отдел закупок может не располагать полной информацией о фактуре поступившего материала, особенно если по нему была выставлена претензия, или он не в курсе финансовых взаимоотношений с поставщиками. Таким образом, неудивительно, что возникают проблемы следующего рода: фактически внесённая сумма предоплаты, может оказаться больше стоимости оприходованного товара.

Вопрос управления ассортиментом продукции (снятия-принятия с производства) должен решаться с учётом того, каким образом это повлияет на хозяйственную ситуацию предприятия в целом. Для этого необходима слаженная и оперативная работа отдела сбыта и финансового отдела.

Часто не принимается во внимание специфический характер финансовых взаимоотношений между клиентом и предприятием, и соответственно, не учитывается влияние изменения доли, например, встречных закупок на общую структуру финансовых потоков (детальная отчётность о структуре продаж и структуре финансовых потоков эту возможность бы предоставила).

Кроме того, несогласованность выполнения однородных функций различными подразделениями несёт с собой нарушение сроков оформления документов по приходу и расходу материала, что в свою очередь, вызывает претензии со стороны налоговых органов и контрагентов, несогласованность при принятии решений о проведении операций с неочевидной выгодой и последствиями (нехватка денег в нужный момент).

Причиной этого ещё является и то, что традиционным в нашем учёте являются большие сроки закрытия периодов, то есть месячных, квартальных, годовых балансов бухгалтерией предприятия, документы поступают в бухгалтерию с большим опозданием, а чтобы принимать своевременные управленческие решения и для этого найти нужную информацию в течение короткого промежутка времени бывает зачастую просто невозможно.

В конце первого квартала 2003 года на ФГУП «ССС» был разработан проект о «Расширении хозяйственной самостоятельности структурных единиц». В рамках этого проекта цеха 19,21,26 и УМТС были преобразованы в центр финансовой ответственности (ЦФО) «Коммерс».

Приказом № 91 от 16.04.2003 г. был утверждён план перевода цехов и УМТС в ЦФО «Коммерс», включающий основные мероприятия по переводу, сроки исполнения и ответственных исполнителей.

В июле были разработаны: порядок документооборота между ЦФО и ФГУП «ССС», первичные документы, определены предоставляющая и использующая стороны документов, контрольные даты предоставления документов.

Помимо первичных, традиционных в бухгалтерском учёте документов, управленческие документы включают в себя:

производственную программу (предварительную и утверждённую);

график отгрузки готовой продукции;

бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, а также факты исполнения этих бюджетов.

К первичным бухгалтерским документам, использующимся в управленческом учёте, относятся: приходные ордера, накладные на отпуск материалов на сторону, требования-накладные на внутреннее перемещение вспомогательных материалов.

Приходные ордера и накладные на отпуск материалов должны предоставляться ЦФО в бухгалтерию ежедневно на следующий день, требования-накладные - ежедекадно на следующий день в бухгалтерию, и ежедневно на следующий день по телефону в управление финансов.

Требования-накладные на внутреннее перемещение запасных частей, расход ГСМ - ежемесячно на следующий день в бухгалтерию и ежедневно на следующий день по телефону в управление финансов. Данные о расходе энергоресурсов предоставляются отделом главного энергетика в управление финансов ежедекадно на следующий день. Акты на выполненные работы на услуги цехов и сторонних организаций ежедневно по мере приёмки работ поступают от ЦФО бухгалтерии. Путевые листы от ЦФО в управление финансов ежедневно по телефону на следующий день, авансовые отчёты ЦФО бухгалтерии ежедневно по мере выполнения поручения.

Таким образом, вся оперативная информация о произведённых затратах должна сразу же после факта возникновения поступать в управление финансов, подразделение ФГУП «ССС», в задачи которого входят сбор, анализ данных и последующее принятие на их основе управленческих решений.

Кроме этого, управлением финансов стал проводиться маржинальный анализ выпускаемой продукции и оценка рентабельности единицы каждого вида продукции. Информация, предоставляемая ЦФО в управление финансов, должна поступать ежедневно до 9 часов утра. Бухгалтерии вменяется в обязанность разнесение предоставленных ЦФО документов не позднее 10 часов утра дня предоставления документов.

ЦФО формирует и представляет в финансовое управление ФГУП «ССС» следующие финансовые бюджеты:

Бюджет движения денежных средств - который определяет денежные потоки ЦФО на планируемый период. Бюджет показывает все источники поступления денежных средств и все направления расхода;

Бюджет доходов и расходов - является прогнозным отчётом о прибылях и убытках и показывает с какой рентабельностью будет работать ЦФО. При составлении данного бюджета используется метод начисления, то есть выручка от реализации определяется по моменту отгрузки продукции покупателю или оказанию услуги, затраты на производство и реализацию - по моменту фактического осуществления затрат, вне зависимости от периода фактической оплаты.

Корректировка бюджета проводится на основании фактических данных предыдущего месяца и предусматривает корректировку входящей, возникшей по факту задолженности и погашения откорректированных обязательств.

Необходимость изменения данных на всех стадиях проведения бюджета (планирования, составления, утверждения) должна быть подтверждена анализом фактического возникновения обязательств по статье, нуждающейся в корректировке. Лимиты возникновения обязательств могут корректироваться за счёт недоиспользования лимита с начала отчётного года или за счёт перераспределения между статьями.

Для корректировки лимита оплаты ЦФО предоставляет в финансовое управление служебную записку с указанием фактической задолженности на начало периода и причиной отклонений от плана, а также с указанием требуемой суммы погашения обязательств.

Контроль исполнения бюджета осуществляется для исключения финансирования расходов сверх утверждённых лимитов и оперативного информирования руководства ЦФО и ФГУП «ССС» об использовании средств и возлагается на управление финансов.

По мере исполнения плана и накопления фактических данных в течение отчётных периодов (декада, месяц) на следующий день после окончания периода управление финансов и ЦФО формируют бюджеты по каждому ЦФО и ответственный исполнитель ЦФО представляет их в печатном виде с подписью руководителя ЦФО в управлении финансов вместе с пояснительной запиской о причинах выявленных отклонений.

Внедрение управленческого учёта на ФГУП «ССС» было осложнено рядом различного рода причин. Например, при формировании бюджета доходов и расходов не были согласованы цены, по которым ЦФО оказывает услуги подразделениям ФГУП «ССС», не было дано чёткой формулировки статуса ЦФО. Кроме этого сама процедура перевода структурного подразделения была усложнена по всей очевидности несогласованными действиями сторон и отсутствием перед собой чётких целей поставленных задач.

Ежедневно подаваемые данные за предыдущий день в управление финансов являются данными о доходах, расходы для оперативного или прогнозного расчёта прибыли и рентабельности продукции ЦФО берутся в основном по данным прошлого месяца. Заработная плата, амортизация, энергоресурсы прошлого месяца раскидываются в пропорции прошлого отчётного периода на текущий месяц.

В конце отчётного месяца (примерно до 15 числа), когда бухгалтерией выводятся результаты о сложившейся себестоимости продукции ЦФО, производится «редактирование» первоначальных данных о затратах, сравнивается фактически полученный результат и выявляются причины сложившихся отклонений.

Ежедневно поступаемые данные сводятся в таблицу с разбивкой по декадам.

В расчёт прибыли (рентабельности) для целей управленческого учёта доходы и расходы берутся по оптовым ценам или по сметной стоимости, без НДС для ФГУП «ССС» и с НДС для сторонних организаций, (традиционный бухгалтерский учёт берёт эти данные по фактической цеховой себестоимости).

Кроме этого, расходы для целей управленческого учёта не включают расходы на свои цеха, в расчёт затрат на заработную плату не берутся резервы отпусков, а также ставки налогов, относимых на себестоимость, в совокупности составляют 36% против принятых в бухгалтерском финансовом учёте ФГУП «ССС» - 36,7%.

Подобный расчёт продиктован прежде всего желанием узнать реальные затраты на производство продукции производимой ЦФО.

2.3 Описание и анализ существующей системы внутренней отчётности

Руководство предприятия ежемесячно получает оперативную отчётность, которую в силу того, что на её основе принимаются управленческие решения, можно назвать управленческой, а потому, что её данные иногда приблизительны (их могут затребовать, когда не все итоги подведены) - оперативной. Сроки этой информации исторически установлены - примерно 1 раз в месяц, в период подведения итогов.

Руководство предприятия интересует, прежде всего реализация продукции заводов (баллонов и ЗИМа), остатки готовой продукции на складах, состояние расчётов с дебиторами и кредиторами.

Отчёт о реализации продукции в виде справки об отгруженной продукции (приложение А) предоставляется экономистом отдела сбыта в первых числах каждого месяца, после подведения предварительных итогов. Справка содержит следующую информацию: наименование покупателя, наименование проданной продукции, количество, цену реализации (договорную цену) и сумму, на которую была продукция реализована.

Ведомость остатков готовой продукции на складе (приложение Б) предоставляется бухгалтером 1 числа каждого месяца и содержит некоторые бухгалтерские сведения - синтетический счёт учёта остатков. В ведомости имеется номенклатурный номер каждого вида продукции и остаток на конец отчётного периода. Цены приводятся учётные.

Отчёт о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности в виде ведомости расчётов с покупателями и поставщиками (приложение В) бывает затребован после 20 числа каждого месяца, когда подводятся итоги по уплате НДС за месяц и сдаётся декларация в налоговую инспекцию. Отчёт удобен тем, что он содержит развёрнутую информацию о состоянии расчётов с дебиторами и кредиторами: авансов и отгрузке. Данные этого отчёта служат сигналом закрытия аванса отгрузкой, либо составления актов взаимозачёта, а дата совершения операции, по которому осталась задолженность - сигналом выставления претензии по неоплаченному долгу.

Система отчётности предприятия представлена следующей схемой, показанной на рисунке 2:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Система отчётности предприятия

Неудобство справки об отгруженной продукции состоит в том, что в ней отсутствуют важные сведения для руководства:

нет учётных цен, а значит, невозможно провести оперативный анализ, насколько убыточен за отчётный период тот или иной вид продукции;

нет информации, насколько прибыльно сотрудничать с тем или иным покупателем, а именно такая информация интересует руководство организации;

не содержит исторических данных о динамике продаж продукции.

Недостатком ведомости готовой продукции на складе является:

отсутствие данных о движении готовой продукции на складе;

нет начальных остатков;

нет сведений о прибыльности/убыточности отдельного вида продукции.

Отчёт о состоянии расчётов с покупателями и поставщиками неудобен тем, что он не показывает сводную информацию о суммовых остатках задолженности, сгруппированной по периодам задолженности, а поскольку предприятие имеет миллионные долги в виде дебиторской задолженности, эта информация является очень актуальной для организации. Понятно, что задолженность, будь то дебиторская или кредиторская, влияют на показатель финансового состояния предприятия.

Таким образом, внутренние формы оперативной отчётности не могут служить основой для принятия конструктивных управленческих решений, так как чтобы сделать какие-либо выводы исходя из этих отчётов, необходимо сделать дополнительные расчёты. Периодичность составления отчётов довольно большая, а, как известно, за месяц неизвестности можно многое потерять в бизнесе, поэтому кроме совершенствования существующих форм отчётности необходимо обратить внимание руководства ФГУП «ССС» на необходимость составления отчётов как можно чаще - минимум 2 раза в месяц. Кроме этого можно рассмотреть возможность сближения трёх видов учёта - финансового, управленческого и налогового с помощью управленческой отчётности, сделать её полезной как для руководства, так и для обычной бухгалтерской службы.

...