Отчетность в системе управленческого учета

Исходя из результатов анализа и основываясь на собственный опыт работы на предприятии, автор работы предлагает следующие шаги по совершенствованию форм внутренней отчётности:

1. совершенствование действующих форм отчётности;

2. разработка новых форм внутренней отчётности в системе создаваемого на предприятии управленческого учёта;

3. информационное обеспечение предложенных форм и выбор вариантов управленческих решений, которые можно сделать, основываясь на данные этих форм.

3. Организация отчётности в системе управленческого учёта

3.1 Этапы внедрения управленческого учёта на ФГУП «ССС»

Для создания эффективной системы отчётности в системе управленческого учёта необходимо грамотно построить собственно сам управленческий учёт в организации. Ведение управленческого учёта (по полной схеме или фрагментарно) позволяет выявлять пути оптимизации учётной политики, использования денежных и материальных ресурсов и т.д.

Создание управленческого учёта можно представить в виде трёх этапов, на каждом из которых решаются свои, характерные для каждого из них, задачи.

1 этап. Формирование управленческого решения учётной задачи или анализ и описание существующего решения.

Формирование происходит в результате выполнения следующих действий:

ставится управленческая задача и определяется её решение;

определяются данные, необходимые для её решения, определяется система их сбора и правила документооборота;

определяются результаты, которых планируется достичь, и назначаются ответственные за достижение указанных результатов.

В сложных ситуациях действия могут быть разбиты на отдельные шаги: например, определение системы документооборота для поддержки управленческой задачи может быть выделено в отдельный этап, тесно связанный с анализом используемых программных систем. В мировой практике выработана чёткая система управленческих данных, направленных на решение "стандартных" управленческих задач и документации, поддерживающей их сбор и контроль. В отечественной практике этой области уделяется мало внимания, а если и уделяется, то довольно бессистемное. Все решения, принятые в соответствии со схемой должны быть письменно зафиксированы и утверждены руководителями соответствующих подразделений организаций. Решения - и те, которые находятся на стадии разработки (так как детали не сразу видать), и готовые, в том числе обязательно.

2 этап. Увязка принятых решений с существующими управленческими решениями, учётной политикой, бухгалтерской практикой, уже существующими учётными технологиями.

Важно связать данные управленческого учёта с методикой расчёта себестоимости, сложившейся на предприятии, таким образом, чтобы «валовые» результаты за период при различных методах учёта если и отличались, то прогнозируемым образом (в разумных пределах). Однако способы учёта затрат в зависимости от метода расчёта могут существенно различаться. Например, затраты на рекламную кампанию в целом по предприятию могут учитываться «котловым» методом, в то время как реально рекламная кампания может проводиться с целью продвижения на рынок только одного продукта или группы продуктов. Срок действия рекламной кампании может относиться к разным периодам и отличаться от налогового отчётного периода. Сюда же относятся сроки амортизации.

Выбор программного обеспечения - в целях избежания несовместимости выбранной программы с принятыми положениями учётной политики.

3 этап. Внедрение учётных технологий.

Если два предыдущих этапа сделаны без проблем и достаточно чётко, то выполнение третьего будет несложным. Вопрос будет состоять только в до обучении персонала и в проведении всех решений в жизнь.

Стоит особо отметить важность поддержания процесса организационно - административными мерами:

официальное возложение ответственности за сбор и анализ данных на конкретных людей;

разработка должностных инструкций для исполнителей;

утверждение форм документов и правил документооборота.

Часто допускаемая ошибка на практике происходит именно на третьем этапе, что является последствием либо не довершают должным образом два предыдущих, либо не соблюдены требования третьего этапа, в результате чего все решения «зависают в воздухе».

3.2 Система управленческой отчётности

Одной из важнейших задач руководителя любого предприятия является с максимальной отдачей использовать имеющиеся в его распоряжении ресурсы не только материальные и трудовые, но и ресурсы ёмкости рынка, возможности привлечения кредитных ресурсов и т.п.

Чтобы добиться оптимизации использования всех имеющихся ресурсов, необходимы сведения об их наличии, которые и является базой для разработки и принятия тех или иных управленческих решений. Чем точнее будут эти сведения, тем больше шансов, что на их основе будут приняты правильные решения. Сведения о внутренних ресурсах - из регистров бухгалтерского учёта, сведения о внешних (возможность привлечения кредитов, ёмкость рынка и т.д.) - формируются с использованием внешних источников информации (деловые переговоры, анализ прессы, маркетинговые исследования и т.д.). Понятно, что наличие внешних ресурсов определяются наличием и правильным использованием внутренних ресурсов.

Стандартный бухгалтерский учёт не может дать оперативных сведений о кредиторской задолженности, так как построен на системе ежемесячного формирования отчётных данных, нет в стандартных учётных регистрах сведений, необходимых для анализа деятельности предприятия и принятия на его основе управленческих решений: стандартные требования не учитывают необходимость регистрации времени выписки документов на отпуск товара.

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности утверждённое приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н, (п.19) позволяет организациям использовать формы регистров бухгалтерского учёта, разработанные самими организациями, при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учёта.

Таким образом, законодательно закреплена возможность предприятий использовать формы отчётности бухгалтерского управленческого учёта, разработанные самими организациями, исходя из собственных интересов и потребностей.

Система внутренней отчётности, предлагаемая для ФГУП «ССС» в качестве управленческой, для удовлетворения всех его управленческих потребностей представлена на рисунке 3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Проектная система внутренней управленческой отчётности

Внутреннюю управленческую отчётность предлагается рассматривать в разрезе двухуровневой системы.

Отчётность 1 уровня может служить как для целей бухгалтерского финансового учёта, так и для налогового учёта. Получив тот или иной отчёт от кладовщика, бухгалтер может сделать соответствующие записи, характеризующие род хозяйственной операции. Итоговые строки могут служить для заполнения форм внешней финансовой отчётности, в том числе налоговой отчётности. Отчётность первого уровня может создаваться с любой степенью детализации, как это удобно пользователям информации этой отчётности и насколько это соответствует текущим потребностям предприятия.

На основе этой отчётности могут создаваться отчёты 2 уровня в виде сводок.

Сводки, в отличие от отчётов, имеют более обобщённый вид, и для целей бухгалтерского финансового учёта не могут быть пригодны.

Однако информация из сводок наиболее пригодна для руководителя и имеет направленность бухгалтерского управленческого учёта: информация сводок имеет более чётко просчитанные аналитические данные о динамике совершаемых хозяйственных операций, необходимых для планирования перспектив развития организации в том или ином направлении.

В то же время при необходимости анализа тенденций развития или при выявлении возможного возникновения нештатной ситуации, руководитель может обратиться и к отчётности первого уровня.

Кроме этого, периодичность составления предлагаемой системы отчётности необходимо сделать не реже 2-х раз в месяц. Это продиктовано прежде всего тем, что информация для принятия эффективных управленческих решений должна быть оперативной. Не секрет, что в бизнесе информация недельной давности может быть сильно устаревшей и не отображать реального положения дел на предприятии.

Система управленческой отчётности - один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учёта, позволяющий руководству предприятия с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой - получить эти сведения оформленные надлежащим образом, в котором удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

Система управленческой отчётности - результат деятельности любой системы управленческого учёта.

Для создания системы управленческой отчётности вполне достаточно, например, электронных таблиц MS EXCEL.

Основой для успешного её внедрения является чёткая организация работ по сбору и обработке информации, а также потребность в ней руководства организации.

3.3 Характеристика предлагаемых управленческих отчётов

В зависимости от вида хозяйственной деятельности, система управленческой отчётности может состоять из следующих отчётов:

отчёт о продажах

отчёт о запасах готовой продукции;

отчёт по незавершённому производству;

отчёт о произведённой продукции;

отчёт о запасах материалов и комплектующих изделиях;

отчёт о закупках;

отчёт о дебиторской задолженности;

отчёт о кредиторской задолженности;

отчёт о движении денежных средств;

сводный отчёт.

В систему управленческой отчётности могут быть включены дополнительные отчёты, представляющие собой обобщённые, представленные в табличной или графической форме данные, например, по видам реализуемых товаров, по видам бизнеса.

ФГУП «ССС» как достаточно крупной организации, можно предложить составление отчётности разбить на два этапа:

1 этап - составление отчётов первого уровня по определённому признаку или группе признаков (по видам продукции, местам хранения, по покупателям и т.п.);

2 этап - группировка данных отчётности первого уровня в сводные отчёты второго уровня.

Сводки о продажах могут представлять собой несколько специализированных отчётов, например, отчёт по каналам сбыта или отчёт по группам покупателей (постоянные клиенты, разовые покупки виды продукции и др.).

3.3.1 Отчёт о продажах

Отчёты о продажах позволяют получать сведения об объёме продаж и отклонениях продажной фактической цены от плановой, что в свою очередь позволяет оценить ситуацию на рынке данного продукта. Причинами таких отклонений могут быть:

общее снижение покупательской способности (для этого необходимо снизить продажную цену, чтобы сделать продукцию доступной более широкому кругу покупателей);

снижение качества продукции (для улучшения качества продукции необходимо повысить производительность труда, совершенствовать стимулирование качественного труда);

изменение маркетинговой стратегии конкурентов (лучше изучать рынок);

появление на рынке новых конкурентов, предлагающих аналогичную продукцию (для этого необходимо быть готовым к тому, что часть рынка неизбежно отнимут, поэтому целесообразно подсчитать заранее потери, скорректировать планы соответствующим образом). Из этой ситуации есть два решения: либо изменить маркетинговую стратегию, либо диверсифицировать производственно-сбытовую деятельность;

появление на рынке нового продукта с более высокими потребительскими свойствами (для этого нужно постепенно снимать продукцию с производства, либо улучшить её потребительские свойства, можно также снизить цену на продукцию);

изменение покупательского спроса (это почти всегда прогнозируемо). Ценность отчёта здесь состоит в том, что в нём происходит накопление статистики не только по общему объёму продаж, но и по отдельным покупателям.

Отчёты о продажах позволяют:

знать в любой момент времени, сколько имеется продукции, готовой для продажи. (Это позволяет анализировать причины повышения или снижения товарных остатков, превышение укажет о кризисе перепроизводства, а снижение - либо об увеличившихся объёмах продаж, либо о снижении объёмов выпуска продукции);

планировать минимально допустимый уровень запасов готовой продукции (это полезно для выполнения долгосрочных договоров, удовлетворения требований потенциальных клиентов). Накопление товарных запасов целесообразно в преддверии повышения покупательского спроса (например, после проведения рекламной кампании, сезонных изменений). При планировании минимально допустимого уровня запасов следует учитывать периоды повышения покупательского спроса (например, перед проведением рекламной кампании увеличить остатки готовой продукции), а рекламную кампанию не стоит проводить в конце квартала, чтобы с запасов готовой продукции не платить налог на имущество;

отслеживать эффективность каждого продукта. Анализ динамики продаж каждого продукта выявляет тенденции изменения их эффективности и определение соответствующих приоритетов в их производстве и продвижении на рынок. Постоянное комплексное отслеживание динамики трёх важнейших показателей (объём продаж, отпускной цены и себестоимости продукции) позволяет вовремя предотвратить убытки и избежать реализации продукции ниже себестоимости.

Оценивать покупателей: зная потребности каждого покупателя и тенденции их изменения, можно спланировать объёмы возможной реализации продукции и объёмы предстоящих в связи с этим налоговых платежей, вовремя выявлять возникновение сомнительной задолженности, чтобы принимать меры к их взысканию. Для этого важно отслеживать динамику продаж по каждому покупателю в отдельности, чтобы выявить возможные тенденции рынка в целом с самого начала.

Отчёт о продажах может составляться в разрезе:

по выпускаемой продукции (группе). Динамика продаж может содержать сведения о себестоимости, продажных ценах, уровне запасов на складе;

покупателей. О продажах отдельному покупателю и её оплате;

по формам оплаты (наличными, безналичными, взаимозачёт).

Бухгалтер проверяет полученный от кладовщика отчёт (сверяет внесённые в него сведения с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью.

Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего получению от покупателей).

Данные об объёме реализованной продукции из отчёта о продажах сверяются с данными о размере возникшей в течение отчётного периода задолженности покупателей по оплате реализованной продукции, которые можно взять из отчёта о дебиторской задолженности.

На основании отчётов о продажах (приложение Г) за 1-15 и 16-30 ноября 2003года (используя итоговую строку справки за 16-30 ноября) бухгалтер формирует следующие проводки:

Дт 431 Кт 401 - 6056030,50 руб.

поступила готовая продукция на склад;

Дт 9021 Кт 431 - 1406925 руб.

списана себестоимость баллонов отгруженных;

Дт 6211 Кт 9011 - 4511419,20 руб.

отгружена готовая продукция покупателям;

Дт 9031 Кт 764 - 751903,20 руб.

В том числе по агентскому договору, заключённым с ООО «Сибпожцентром» делаются проводки:

Дт 451 Кт 431 - 4200573 руб.;

отгружена продукция агенту;

Дт 9021 Кт 451 - списана себестоимость продукции, отгруженной агенту.

Декларация по НДС может заполняться с использованием данных, взятых из отчёта о продажах, на основании которых делается специальный расчёт (с учётом сведений об оплате продукции за предшествующий отчётный период) или же данных из отчёта о дебиторской задолженности.

Готовая продукция в сводке о продажах учитывается по учётным (плановым продажным) ценам.

Один экземпляр ежемесячного отчёта о продажах может передаваться в бухгалтерию в качестве регистра аналитического учёта.

Отчёт по покупателям может заменить ведомость №16, отчёт по видам продукции может использоваться вместо отчёта о реализации продукции.

На основании отчёта о продажах создаются сводки о продажах (приложения Д,Е), которые имеют более обобщённый вид.

Информация из сводок о продажах с одной стороны, менее детальная по каждому покупателю, с другой стороны, сводки имеют более чётко просчитанные аналитические данные о динамике продаж, необходимые для планирования перспектив развития организации в том или ином направлении. Готовую продукцию в сводках лучше учитывать по учётным (плановым, продажным) ценам.

Для работников, занимающихся сбытом готовой продукции, целесообразно иметь как отчёты, так и сводки о продажах. Руководителю - достаточно сводки. Информацию по отдельным покупателям руководитель может получить из сводок о продажах, составленную по отдельным покупателям (приложение Е), (либо из сводки о дебиторской задолженности, если покупателей немного).

Сводки могут заменить некоторые регистры синтетического учёта (ведомости и журнал-ордер), кроме того, при учётной политике «по оплате» декларация по НДС может заполняться на основании данных отчёта о продажах, на основании которой сначала необходимо сделать специальный расчёт (с учётом сведений об оплате продукции за предшествующий отчётный период).

Источниками информации отчётов о продажах являются счета выставленные покупателям, накладные на отгрузку товара.

Информация, которую несёт сводка о продажах, составленная по покупателям, является очень ценной для руководства организации и содержит следующие сведения:

о состоянии расчётов с тем или иным покупателем;

о величине просроченной задолженности;

об изменении платёжеспособности отдельных покупателей;

о чёткости исполнения сторонами условий договоров;

о причинах изменения объёмов продаж тому или иному покупателю и причинах снижения активности постоянных покупателей.

3.3.2 Отчёт о материальных запасах

Целью составления отчётов о материальных запасах является получение сведений:

о недопущении простоев и сбоев в процессе производства из-за отсутствия необходимых материальных ресурсов;

о выявлении возможных мест возникновения материальных потерь (воровство сырья, сбоев в работе, брак (причины появления сразу устраняются), плохое качество сырья, нарушение технологии и т.д.). Наличие всевозможных потерь, отходов, неликвидов, может свидетельствовать о неправильном хранении сырья, нерациональной организации технологического процесса (профессиональная пригодность или добросовестность технолога), о халатном отношении кладовщика к своим обязанностям;

о снижении себестоимости выпускаемой продукции (за счёт более рационального использования материалов в процессе производства);

о минимизации налогооблагаемой прибыли (за счёт обоснованного выбора в учетной политике того или иного метода списания материалов на себестоимость продукции). Большой эффект от регулирования себестоимостью ФГУП «ССС» может получить путём продуманного списания материалов в производство. Имея несколько складов материалов, реально организовать отпуск с этих складов, таким образом, как это будет выгодно организации. С какого склада своевременно взять материал, надо точно знать, где что есть, где что будет, и в каком количестве. Своевременность такой информации даёт отчёт о материальных запасах;

о снижении размера налога на имущество (за счёт сведения к минимуму материальных запасов к концу квартала). При чёткой увязке сведений о запасах с планом закупок и планом производства возможно в конце каждого квартала различными путями свести эти запасы практически к нулю. (Экономия 2% от суммы снижения себестоимости запасов за счёт уменьшения на эту сумму налога на имущество);

о повышении оборачиваемости денежных средств (за счёт контроля за их отвлечением на приобретение сверхнормативных запасов). При первом же появлении сверхнормативных запасов или неликвидов нужно либо пересмотреть план закупок, либо решать, что с ними делать, так как в конце ближайшего квартала они принесут убытки в размере 2% от их среднегодовой стоимости.

Источниками информации являются накладные, требования на отпуск материалов, карточки движения материалов, заявки, направленные в отдел закупок, поступившие, но не обработанные счета.

Отчёт о материальных запасах (приложение Ж) может составляться в соответствии со следующими признаками: по отдельным видам и группам материалов, материалам и комплектующим изделиям, по движению материалов по складам.

Кроме того, могут составляться отчёты:

о наличии ТМЦ (он отражает состояние запасов в каждый момент времени);

о движении ТМЦ в течение определённого периода времени;

о потребности в ТМЦ (такой отчёт может служить руководством к действию для отдела закупок).

Отчёт может включать сведения о потребности в ТМЦ и их планируемом поступлении.

Отчёт может служить отчётом кладовщика о движении материальных запасов на складе. Один экземпляр необходим бухгалтерии для заполнения учётных регистров.

Бухгалтер проверяет полученный от кладовщика отчёт (сверяет внесённые в него сведения с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего уплате поставщикам материальных ресурсов, указать сумму произведённых за отчётный период транспортно-заготовительных расходов и другие необходимые сведения).

Данные о количестве приобретенных (поступивших на склад) материальных ресурсов сверяются с данными о размере задолженности перед поставщиками, возникшей в течение отчётного периода, которые можно взять из отчёта о закупках или отчёта о кредиторской задолженности.

На основании отчётов о закупках за 1-15 и 16-30 ноября 2003года (используя итоговую строку справки за 16-30 ноября) бухгалтер формирует следующие проводки:

Дт 252 Кт 101 - 5760763,70 руб.

списаны материалы в цеха за отчётный период;

Дт 252 Кт 161

списано отклонение стоимости листа на затраты.

На основании отчёта о запасах также может быть заполнена строка 6 налоговой декларации по НДС за ноябрь 2003 г. (в том случае, если в отчёте о запасах в качестве справки отражена необходимая информация по НДС по приобретённым материальным ресурсам).

Если в отчёт о запасах добавить графы об оплате материальных ресурсов поставщикам, то отчёт может полностью заменить регистры синтетического учёта расчётов с поставщиками (журнал-ордер № 6 или иной регистр учёта расчётов по счёту 60). Кроме того, на основании отчёта о запасах, составленного по такой форме, может быть заполнена строка 6а декларации по НДС.

В приведённом примере итоговые суммы показывают суммовые остатки на начало и конец отчётного периода и суммовые движения по складу 302 листов, из которых делают корпуса огнетушителей.

Графы 3 и 24-26 рациональнее вести в том случае, если в организации разработаны нормативы деятельности. Итог графы 10 может отражать среднюю цену ТМЦ, если поступление ТМЦ в течение отчётного периода было по разным ценам.

Сводки о запасах (приложение И) составляются на основе отчётов о запасах на основании первичных документов кладовщиком.

Для бухгалтера сводки не нужны, но нужны для руководителя для контроля за наличием материальных ценностей с истекающим сроком годности. Наиболее значимые данные сводки стоит указать не только в количественном, но и стоимостном выражении.

3.3.3 Отчёт о закупках

Целью составления отчётов о закупках является отслеживание процесса закупок с той степенью детализации информации, которая позволит не только быстро среагировать на любые изменения в текущей ситуации, но и своевременно увидеть симптомы изменений, которые возможны в будущем.

Необходимость ведения отчётов о закупках продиктовывается следующим:

постоянное наличие информации о потребности в материалах и комплектующих, а также сведений о количестве и качестве материальных ценностей, заказанных у поставщиков и сроках их поставки. Важна информация о том, как потребности могут с течением времени измениться: руководитель отдела снабжения ФГУП «ССС» этой информации не имеет. Наличие сведений о перспективах изменений потребностей позволяет сэкономить и избежать сбоев производства из-за отсутствия необходимого сырья. Информация о количестве заказанных материальных ценностей и сроках их поставки позволяет не только правильно спланировать работу складов, но и сориентироваться, на что можно рассчитывать в случае каких-либо изменений в производственном процессе;

для наличия систематизированной информации по предыдущим и предстоящим закупкам, которая может быть использована при изучении рынка предложения материальных ценностей, необходимых организации, и располагать данными об имеющихся и потенциальных поставщиках. Сведения об увеличении или уменьшении потребности в том или ином виде материальных ценностей позволяет вовремя скорректировать работу по заключению договоров с поставщиками. Отчёт о закупках, составленный с учётом планов развития производства, для руководителя отдела снабжения может являться основанием для поиска потенциальных поставщиков новых видов сырья, потребность в которых появилась у организации и материалов, необходимых для изготовления новых видов продукции, планируемых к выпуску;

для обоснованного планирования размера денежных средств, необходимых для приобретения материальных ресурсов. Контроль над процессом закупок позволяет не только планировать затраты на приобретение сырья, но и быстро найти резервы экономии денежных средств, если в какой-то момент появятся проблемы с наличностью. Определение приоритета закупок важно особенно в случаях, если будет дефицит в денежных средствах или в складских помещениях.

Отчёты о закупках можно составить:

1.В формах:

текущие требования по закупкам;

уже сделанные заказы;

заказы по поставщикам.

2.В разрезах:

по видам материальных ценностей (приложение К) (для учёта основного сырья или дорогостоящих материалов);

по группе однородных материальных ценностей (позволяет отслеживать динамику закупок, включать в отчёт сведений о продажных ценах, себестоимости заготовительных операций, уровень запасов на складе;

по поставщикам (отслеживание поступлений материалов и фактической оплаты, динамику цен, размеров скидок);

по каналам приобретения;

по формам оплаты.

Источником информации отчёта о закупках являются заказы на приобретение материальных запасов, оформленные заказы на закупки и договоры с поставщиками, доступная рыночная информация о закупаемых материальных ценностях. Один экземпляр за месяц необходим бухгалтерии. Отчёт, составленный по поставщикам и по каналам приобретения, заменит журнал-ордер №6, составленный по видам материальных ценностей и местам их хранения - может служить отчётом кладовщика.

Составление отчёта о закупках способно сэкономить время для бухгалтера: он не будет тратить время на составление регистров синтетического и аналитического учёта, он только будет проверять правильность составления этих отчетов. Для руководителя отчёт полезен тем, что он всегда будет знать фактические сроки поставки материальных ценностей (чтобы избежать задержки поставки или планировать закупки и сроки поставки), о неритмичности оплаты получаемой продукции, поможет спланировать дальнейшие денежные потоки. Внесение данных в отчёт целесообразно производить ежедневно по мере выполнения соответствующих хозяйственных операций. Такой порядок обеспечивает оперативность получения необходимых сведений о закупках сырья и состоянии расчётов с поставщиками (в каждый момент времени имеется наглядная и полная картина состояния дел в разрезе необходимых руководителю показателей). В течение отчётного периода сотрудники отдела снабжения вносят все сведения о заключённых договорах на поставку, полученных материальных ценностях и их оплате в бланк отчёта и в установленные сроки или по мере необходимости представляет заполненный отчёт (его копию или составленную на его основе сводку о закупках) за своей подписью руководству. По окончании месяца заполненный отчёт, подписанный руководителем отдела снабжения, сдаётся в качестве отчёта о расчётах с поставщиками (где он может использоваться также вместо журнала-ордера № 6) с приложением к нему всех необходимых оправдательных документов, если таковые имеются.

Бухгалтер проверяет отчёт, полученный от сотрудника отдела снабжения (сверяет внесённые в него сведения с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего уплате поставщикам).

Данные о стоимости полученных материальных ценностей из отчёта о закупках сверяются с данными о размере возникшей в течение отчётного периода задолженности поставщикам, взятыми из отчёта о кредиторской задолженности.

На основании отчётов о закупках за 1-15 и 16-30 ноября 2003 г. (используя итоговую строку отчёта за 16-30 ноября) бухгалтер делает следующие записи:

Дт 191 Кт 6011 - 686674,80 руб.

начислен НДС, полученный от поставщиков;

Дт 151 Кт 6011 - 3433374,00 руб.

отражена покупная стоимость листа, поступившего от поставщиков в отчётном периоде;

Дт 101 Кт 151 - 3433374,00 руб.

отражена стоимость фактически поступившего листа;

Дт 150 Кт 6011

Дт 161 Кт 150

списано отклонение стоимости листа (сумма разницы в стоимости приобретённых материалов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления) и учётной цены).

Так как оплата листа была произведена авансом, проводка, которую делает бухгалтер в конце отчётного периода выглядит следующим образом:

Дт 6011 Кт 6021 - 2683202,59 руб.

снятие с предоплаты (закрытие аванса).

На основании отчёта также может быть заполнена строка 1 налоговой декларации по НДС за ноябрь 2003 года.

На основании отчётов о закупках могут составляться сводки о закупках в следующих разрезах:

по видам закупаемых запасов (приложение Л);

по обеспечению сырьём того или иного участка производства;

по отдельным поставщикам;

по срокам закупок.

Приведённый вариант сводки о закупках разработан исключительно для целей управленческого учёта. Для бухгалтера такой документ интереса не представляет, поскольку он регистрирует не факты совершения каких-либо операций, а потребность в закупках и состояние расчётов с поставщиками материальных ценностей на определённую дату.

Сводки о закупках составляются экономистом отдела снабжения на основе документов о количестве и стоимости материальных запасов, которые необходимо произвести и о составлении расчётов с поставщиками.

3.3.4 Отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности

Целью составления отчётов о дебиторской и кредиторской задолженности является знание в любой момент времени составления расчётов с партнёрами, поставщиками, покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами, рабочими.

Отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности позволяет:

отслеживать динамику производства, продаж и закупок. Анализ отчёта предоставляет информацию о количестве продаж (сумме выручки), о количестве покупок (затраты по ним), количество имеющихся свободных средств (их источники и место их размещения);

чётко представлять о состоянии своих расчётов (это позволяет сориентироваться в случае возникновения нештатных, незапланированных ситуаций). Отчёт о дебиторской задолженности позволит определить срок необходимости кредита и кому из дебиторов можно дать отсрочку платежа. Отчёт о кредиторской задолженности даёт представление о том, какие платежи можно пока отсрочить;

планировать доходы и расходы. Своевременное планирование даёт возможность подсчёта суммы ожидаемой выручки (при учёте «по оплате») и суммы предстоящих налоговых платежей из знания, когда и сколько поступит денежных средств на расчётный счёт, а также о количестве и сроках оплаты налогов, закупки сырья, выплаты заработной платы. При расчётах встречными поставками, взаимозачётами (что широко практикуется на ФГУП «ССС»), то это тоже должно быть включено в отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности;

оценивать своих покупателей через анализ динамики возникновения и погашения задолженности за достаточно длительный срок. Исходя из правила, что 90% проблем создают 10% клиентов, с которыми происходит общение, следует ранжировать клиентов по степени их платёжеспособности, что позволит в зависимости от надёжности клиентов устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т.д.);

анализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам. Эффективность политики предоставления отсрочек по платежам позволяет отследить отчёт о дебиторской задолженности. Какие это отсрочки и как это влияет на уровень продаж, просчёт уровня применяемых цен, чтоб не было потерь от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента оплаты;

своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности. Отчёт позволяет ориентироваться во времени, когда наступает время перестать верить обещаниям и пора принимать меры через установление критического срока неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе через суд);

регулировать отношения с поставщиками через оценку собственной не пунктуальности по отношению к каждому из партнёров. Всё в смысле «пока можно не платить» - если взгляды по этому вопросу не совпадают с партнёром, то тщательный контроль за отсрочками и просрочками позволит хотя бы избежать штрафов и неустоек.

Источниками информации являются счета, выставленные покупателям, счета, полученные от поставщиков, накладные на отгрузку товаров, накладные на получение товара, сведения об оплате (банковские и кассовые документы), заключённые договоры. Лучше составлять сводный отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение М), так как эти виды задолженности могут переходить во времени друг в друга. Сводный отчёт составляется на основании отчёта о дебиторской и кредиторской задолженности. Сводный отчёт детализирует данные по дебиторской и кредиторской задолженности, по крупным должникам, по просроченным долгам (всех сторон). Сводки содержат актуальную на определённый момент информацию о сделках с отсроченными платежами и ещё не погашенной задолженностью.

Группировать информацию можно по следующим признакам:

по продуктам;

покупателям;

продавцам;

по дебиторской и кредиторской задолженности в виде денежных средств;

по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

Информация сводки может быть выстроена в порядке значимости поступлений (расходов), по ожидаемым датам платежа.

Для ФГУП «ССС» можно предложить составление справок о продажах и справок о закупках по каждому покупателю (поставщику), содержащих информацию о покупателе (поставщике) и информацию о заключённом договоре, о сроке и условиях поставки, виде поставляемой продукции, дате и виде платежа.

Бухгалтер проверяет полученный отчёт (сверяет внесённые в него данные с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, указать сводную корреспонденцию счетов, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего получению от покупателей или уплаченного поставщикам, рассчитать суммы полученных и закрытых авансов в отчётном периоде).

На основании отчёта бухгалтер делает следующие записи:

Дт 191 Кт 6013 - 37717,70 руб.

начислен НДС, полученный от поставщиков;

Дт 151 Кт 6013 - 226306,21 руб.

- отражена стоимость услуг, оказанных поставщиками;

Дт 6023 Кт 51 - 41883,20 руб.

- отражены суммы авансов за услуги;

Дт 6013 Кт 51 - 61998,70 руб.

- оплачены услуги поставщикам через расчётный счёт;

Дт 6013 Кт 6023 - 141860,00 руб.

- оплачены услуги поставщикам авансами (снятие с предоплаты);

Дт 6211 Кт 9011 - 9265962,49 руб.

- отгружены баллоны покупателям;

Дт 9031 Кт 764 - 1544327,08 руб.

- отражена сумма НДС за баллоны, подлежащая получению;

Дт 6213 Кт 9013 - 5654709,57 руб.

- отгружена продукция ЗИМа покупателям;

Дт 9033 Кт 764 - 942451,59 руб.

- отражена сумма НДС за продукцию ЗИМа, подлежащая получению;

Дт 51 Кт 6221 - 469058,20 руб.

- отражена сумма авансов, поступивших за баллоны;

Дт 6221 Кт 683 - 78176,36 руб.

- начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дт 51 Кт 6223 - 956580,00 руб.

- отражена сумма авансов, поступивших за продукцию ЗИМа;

Дт 6223 Кт 683 - 159430,00 руб.

- начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дт 6223 Кт 51 - 200000,00 руб.

- отражена сумма аванса, возвращённая покупателю продукции ЗИМа за невыполнение условия договора;

Дт 683 Кт 6223 - 33333,33 руб.

- начислена сумма НДС, подлежащая возмещению из бюджета;

Дт 51 Кт 6213 - 1752708,63 руб.

Дт 51 Кт 6211 - 6739172,44 руб.

Дт 51 Кт 6210 - 11100,00 руб.

- оплачена готовая продукция покупателями;

Дт 6223 Кт 6213 - 1575335,00 руб.

Дт 6221 Кт 6211 - 407989,62 руб.

оплата готовой продукции авансами, полученными от покупателей (снятие с предоплаты);

Дт 683 Кт 6223 - 262555,83 руб.

Дт 683 Кт 6221 - 67998,27 руб.

начислены суммы НДС, подлежащие возмещению из бюджета.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут содержать следующую информацию:

вид продукции;

информация о поставщике (покупателе);

дата погашения задолженности, сгруппированная по времени: 0-30 дней, 31-60 дней, 61-90 дней, 91-180 дней, 180 дней -1 год, более 1 года;

% каждой из категорий, сгруппированных по времени к общему объёму задолженности;

проблемы, если таковые есть, со сбором дебиторской задолженности;

данные о встречных поставках (если по ним есть задолженность).

Отдельно можно вести сводки о просроченной задолженности для более пристального внимания на эти факты, в эти сводки следует включать графы об информации, о времени просрочки.

Для бухгалтерии отчёт, составленный по отдельным поставщикам (отчёт о кредиторской задолженности) заменит журнал-ордер №6, составленный по покупателям (отчёт о дебиторской задолженности) заменит ведомость №16.

Если отчёт составляется, в основном, для бухгалтерских целей, то сводка о дебиторской и кредиторской задолженности - для управленческих, составляется на основе отчётов.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут составляться в разрезе отдельных дебиторов, кредиторов, просроченной задолженности, встречных закупках. Полезно включить в сводку графу количества просроченных дней платежа на текущую дату.

Сводки отражают не совершение хозяйственной операции за отчётный период, а лишь регистрируют состояние дебиторской и кредиторской задолженности на определённую дату. Сводка по своей сути является отдалённым аналогом инвентаризационной ведомости, но не может использоваться в её качестве, так как не соответствует утверждённой типовой форме.

Ведомость расчётов с покупателями и поставщиками, применяемая ФГУП «ССС» для анализа состояния расчётов и принятия управленческих решений в некоторой степени удобна в применении, тем не менее, её не мешало бы дополнить данными (итоговыми данными) о задолженности, сгруппированной по срокам просрочки и процентным отношением каждого вида просрочки к общему итогу. Эти данные могут быть как включены в итоговую строку действующего отчёта, так и дополнены отдельной формой, приведённой в приложении Н.

3.3.5 Отчёт о движении денежных средств

Количество необходимых денежных средств в любой момент времени зависит не только от специфики производства (ресурсоёмкости, длительности производственного цикла, цикла продаж и т.д.), но и от умения ими управлять. Эффективность управления зависит не только от правильного учёта денежных средств, но и их эквивалента, - то есть текущих активов, которые могут в короткий срок обращены в деньги (краткосрочные векселя). Но возможность их образования в деньги носит характер неопределённости.

Отчёты о движении денежных средств показывают:

1.Источники поступления или расходования денежных средств - под источником в первую очередь подразумевается не тот или иной покупатель, а вид деятельности, в результате которой получены денежные средства. Соответственно, и при анализе направления использования денежных средств данные по их расходованию - виды деятельности организации (приобретение сырья, материалов, выплату заработной платы, затраты на капитальные вложения, общехозяйственные (общепроизводственные) расходы.

2.Причины избытка (недостатка) денежных средств. Дефицит денежных средств может возникнуть по следующим причинам:

снижения объёмов продаж того или иного вида продукции;

снижения рентабельности производства;

несвоевременного получения оплаты за поставленную продукцию от покупателей;

существенного увеличения расходов на закупки сырья и материалов;

незапланированных платежей налогов или взносов во внебюджетные фонды;

необходимости уплаты штрафов, и т.д.

Увеличение денежных средств возникает по следующим причинам:

увеличение объёмов продаж;

повышения цен на производимую продукцию;

незапланированного получения задолженности от покупателей;

снижения объёмов закупок сырья и материалов;

снижения объёмов налоговых платежей;

получения отсрочки по уплате задолженности поставщику, и т.д.

Обычно анализу подвергается дефицит денежных средств, а избыток упускается из внимания. Подобная позиция может привести к негативным последствиям в следующих отчётных периодах.

3.Состояние финансов. Это является одним из важных моментов анализа движения денежных средств, то есть получения ответа на вопрос, способна ли текущая операционная деятельность генерировать денежные средства.

Чистые денежные потоки за отчётный год есть разница между денежными средствами на конец года и денежными средствами на начало года. Положительный результат этой разницы ещё не есть признак благополучия. Анализ состояния финансов желательно делать не по предприятию в целом, но по отдельным его структурным подразделениям и видам деятельности или видам выпускаемой продукции. Если в результате этого анализа нет отрицательного значения, значит с полной уверенностью можно сделать вывод, что в финансовом отношении на предприятии всё в порядке. Кроме того, при анализе денежных потоков следует учитывать и предстоящие отложенные платежи, в результате которых положительный сегодняшний результат может завтра обратиться в «минус». Поэтому необходимо откорректировать общеизвестную формулу расчёта денежных потоков, так как это действительно необходимо для практической деятельности экономических субъектов.

4.Наглядную картину изменения активов и пассивов. Данный отчёт может быть интересен, так как с одной стороны, содержит концентрацию значительной части данных из других отчётов, а с другой стороны, как правило, составляется достаточно детально, что позволяет создать целостную картину о состоянии финансов организации за конкретный период.

5.Данные для планирования потребности в денежных средствах на перспективу. Отчёт представляет, в совокупности с другими отчётами, все необходимые данные для планирования потребности в денежных средствах на будущие периоды и помогает определять потенциальные источники удовлетворения этих потребностей. Также может быть использован как вспомогательный материал для анализа основных тенденций по направлениям денежных потоков, при составлении планов на будущее. Сами планы составляются на основании данных о предстоящих поступлениях, других управленческих отчётов (отчётов о продажах, о дебиторской задолженности) и предстоящих направлениях расходования денежных средств (отчетов о закупках, кредиторской задолженности).

Кроме того, в отчёт о движении денежных средств необходимо включить отдельной графой возможность образования текущих активов в деньги.

Отчёт о движении денежных средств может быть составлен как сводный документ, представляющий информацию на какой-либо момент времени не только о наличии и движении денежных средств, но и о взаимозачётах, широко, использующихся в практической деятельности ФГУП «ССС», сделках с отсроченными платежами и ещё не погашенной задолженности, оформленной векселями. Эта информация может быть сгруппирована по одному или нескольким признакам:

по видам продукции или её группам;

по источникам поступления (расходования) средств (расчётный счёт, касса, погашение векселей, встречная закупка).

Содержание отчёта зависит от информации, которая необходима. Например, сводки могут составляться с отражением данных с учётом степени значимости тех или иных поступлений (расходов) по ожидаемым датам платежа и т.д.

По каждой статье лучше выделить в отдельную графу данные о взаимозачётах и о сделках, заключаемых с использованием векселей, расчётов путём перевода долга или уступки требования и т.п.

Управленческий отчёт о движении денежных средств целесообразно составлять в тех же разрезах поступления денежных средств, как они отражены в отчёте движения денежных средств финансовой бухгалтерии (форма №4):

1.Денежные средства от операционной деятельности.

Поступления.

Получение денежных средств от реализации продукции и оказания услуг (по видам продукции или услуг), включая:

-поступления от текущих продаж;

-поступления от сбора дебиторской задолженности;

-поступление средств, полученных при погашении краткосрочных векселей, выданных покупателям в качестве оплаты;

поступления процентов по депозитам;

НДС, полученный с продаж;

прочие поступления денежных средств не в результате инвестиционных или финансовых вложений.

Выплаты.

Закупка сырья и запасов, включая платежи за материалы и комплектующие изделия;

выплата заработной платы;

выплаты в социальный фонд;

платежи за электроэнергию;

платежи по прочим накладным расходам;

уплаченный НДС;

выплаты операционных налогов;

расходы на научно-исследовательскую деятельность;

общие и административные расходы;

расходы по продажам;

выплаченные проценты;

выплаченные суммы налога на прибыль.

2.Денежные средства от инвестиционной деятельности:

Поступления.

поступления от сделанных инвестиций;

поступления от продажи основных средств.

Выплаты.

Капитальные затраты;

прочие инвестиции.

3. Денежные средства от финансовой деятельности

Поступления.

кредиты;

прочие поступления, связанные с финансовой деятельностью организации.

Выплаты.

Выплата долгов;

прочие выплаты, связанные с финансовой деятельностью.

Целесообразным является отдельное составление сводки о погашении просроченной задолженности для более пристального за ней контроля, по той же форме, добавив в неё графы или строки для информации о сроке просрочки.

Составить отчёт о движении денежных средств можно одним из двух методов:

Прямой - на основании первичных учётных документов, для оперативного управления организацией. Этот способ хорош тем, что он позволяет составлять отчёт в любом необходимом разрезе и с любой степенью детализации данных, в любое время. Данные отчёта более достоверны (их легче проконтролировать) и они не содержат ошибок, возможно допущенных при составлении бухгалтерской отчётности. Один экземпляр такого отчёта может передаваться в бухгалтерию и использоваться в качестве регистра аналитического учёта, на основании которого можно производить записи в регистрах бухгалтерского учёта. Если отчёт составлен по каналам поступления денежных средств, то он может заменить ведомости №1 и №2.

На основе формы отчётности №2 - для использования при проведении экспресс-анализа финансового состояния организации и может не содержать всех данных, необходимых для оперативного управления организацией, вошедших в отчёт, составленный прямым методом.

При расчёте сумм чистых поступлений денежных средств на расчётный счёт или в кассу организации не нужно учитывать внутрифирменный оборот (то есть суммы денежных средств, проведённых проводками Дт50 - Кт51 или Дт51 - Кт50 или суммы выданные под отчёт, но не израсходованные и т.д.). Включение таких сумм в общую сумму поступлений или расхода приведёт к искажению отчётности и завышению (занижению) общего размера денежного потока или даже к изменению его знака (с «+» на « - » и наоборот).

Источниками информации отчётов о движении денежных средств являются:

сведения об оплате дебиторской или кредиторской задолженности, выплате заработной плате, перечислении авансов (кассовые и банковские документы, акты взаимозачётов и т.д.);

сведения об исполнении условий договоров (договоры, накладные, счета, счета-фактуры и т.п.)

Отчёты о движении денежных средств на расчётном счёте и в кассе организации (отчёт о движении денежных средств по кассе представлен в приложении П), по представленной форме, содержат все необходимые сведения о поступлении и расходовании денежных средств, структурированные по источникам их возникновения и направлениям их расходования. Следовательно, на их основании легко можно составить сводный отчёт о движении денежных средств организации.

Форма сводного отчёта содержит укрупнённые данные, поэтому не может быть использована в бухгалтерском учёте и там нет графы для проводок. В то же время данные сводок полезны для принятия оперативных управленческих решений.

Для ФГУП «ССС» можно рекомендовать помимо или даже вместо сводок о движении денежных средств по основной деятельности составление сводного отчёта о движении денежных средств по организации в целом (т.е. по всем направлениям их получения и расходования), так как в практической деятельности ФГУП имеет дело с движением денежных средств по другим направлениям (получение кредитов, инвестиционная деятельность). Форма составления отчёта зависит от источников поступления и расходования денежных средств, привлечения заемных средств и осуществления инвестиционной деятельности.

Сводный отчёт о движении денежных средств (приложение Р) может быть составлен на основании данных отчёта о движении денежных средств на расчётном счёте и кассе организации, а также о встречных закупках, взаимозачётах. Так как там содержатся сведения в укрупнённом виде, то он не может быть использован в качестве бухгалтерского регистра, на основании которого производятся записи на счетах бухгалтерского учёта.

На основании итогового отчёта о движении денежных средств за месяц бухгалтер также может сделать соответствующие записи на счетах бухгалтерского учёта, отражающие поступление и расходование денежных средств в необходимом аналитическом варианте:

поступление оплаты за готовую продукцию от покупателей;

получение авансовых платежей;

получение наличных денег из кассы организации;

сдача выручки из кассы на расчётный счёт;

...