В управлении государственными органами важнейшее место занимают функции управления, так как они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления. Поэтому разработку организационных структур управления, применение методов и технических средств управления, подбор, подготовку и расстановку кадров следует осуществлять с учетом состава и конкретного содержания функций управления.

В наиболее общей форме функция управления определяется как вид деятельности, с помощью которой субъект управления оказывает воздействие на управляемый объект.

Возникновение функций управления результат разделения и специализации труда в сфере управления. Образование системы функций - необходимый процесс, порождаемый сложностью и разнообразием служебной деятельности и управления ею.

Концепция функционального разделения управления основывается на положении, что функции управления объективны и постоянны по отношению к их исполнителям.

Большинство авторов-специалистов по управлению под функцией управления понимают сложную деятельность, характеризующуюся определенной однородностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления, в результате которых осуществляется уравновешение данной системы со средой в процессе преобразования последней.

Функция управления - это вид управленческой деятельности и обязанность.

Признаками функций управления, как правило, являются: объективность, конкретность, целенаправленность, стабильность и повторяемость, обособленность и самостоятельность, составная, специализированная часть управленческой деятельности, единство и однородность содержания, продукт процесса разделения и специализации управленческого труда.

Состав функций управления естественно сложился в практике управления различными видами деятельности и включает:

функцию планирования деятельности;

функцию организации выполнения планов;

функцию регулирования реализуемых процессов.

В современной теории управления такие функции объединяются в "триады" и в "пирамиды" управления. Первые отражают интегральный подход к классификации функций и составляют сущность управления и руководства в любой сфере деятельности, вторые - структурируют и детализируют функции управления и критерии качества реализации каждой функции.

Следует отметить, что состав функций управления не зависит от вида деятельности. Вид деятельности, в этом случае является объектом управления и, естественно, вносит определенное разнообразие в методы и технологии реализации функций управления.

При устойчивой стабильности состава общих функций управления методы их реализации постоянно претерпевают изменения, вызванные научно-техническим прогрессом.

"Триады управления". Управление как вид деятельности, от больших до малых дел, состоит из функций планирования, организации и регулирования, совокупность которых можно определить как "триады управления".

Например, функция организации не может быть выполнена без таких действий, как.

планирование разработки технологий реализации планов, организационной структуры обеспечения выполнения планов, системы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, производственной операционной системы, системы активизации персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий;

организация разработки технологий реализации планов, организационной структуры обеспечения выполнения планов, системы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, производственной операционной системы, системы активизации персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий;

регулирование процессов разработки технологий реализации планов, организационной структуры обеспечения выполнения планов, системы обеспечения деятельности всеми видами ресурсов, производственной операционной системы, системы активизации персонала и его мобилизации на выполнение плановых заданий, учета результатов деятельности, контроля качества, анализа причин отклонений от плана, разработки корректирующих и предупреждающих воздействий и их реализации.

Взгляд на функции управления как на "триады управления" показывает, что не может быть в "чистом виде" функций планирования, организации и регулирования. В управлении деятельностью любого подразделения или работника на любом уровне иерархии всегда присутствуют все функции управления. Это необходимо учитывать при организации управленческой деятельности.

"Пирамида управления". Анализ элементов общих функций управления показывает, что функция планирования содержит 3 элемента, функция организации - 5 элементов и функция регулирования - 7 элементов. Их можно представить в виде плоской пирамиды (рис. 1).

Плоская пирамида управления

Рис. 1.

Для обеспечения качественного выполнения элементов общих функций управления необходимо по каждому из них определить критерии (показатели) качества, разработать методы обеспечения (достижения) этих критериев и методы их оценки

В соответствии с положениями теории управления качеством базовые элементы общих функций управления можно детализировать и раскрыть за счет представления каждою из них в виде трех этапов обеспечения качества:

разработка показателей качества реализации функции;

разработка методов обеспечения качества реализации функции;

оценка качества реализации функции.

Такой прием позволяет перейти от плоской пирамиды управления к более детальной и алгоритмизированной - пространственной. В результате пространственная пирамида управления содержит 45 ячеек, полностью охватывающих все этапы управления любым видом деятельности.

Каждая ячейка "пространственной пирамиды управления" предполагает определенный состав процедур по реализации конкретной части функции управления с учетом обеспечения качества результатов деятельности.

Для успешного освоения в таможенной службе теоретических основ управления качеством таможенной деятельности необходимы серьезная работа по профессиональной подготовке персонала таможенных органов, созданию условий для его активизации и личная заинтересованность высшего руководства таможенной службы и руководства таможенных органов в этом вопросе, понимание ими значения проблемы качества процессов и результатов деятельности таможенных органов и стремление лично возглавить ее реализацию.

3.2 Функция планирования деятельности

3.2.1 Анализ состояния объекта планирования

Планирование деятельности объекта управления предполагает определение целевой функции управления, формулирование этапов работы и промежуточных результатов, приближающих объект управления к запланированной цели. В ходе процесса планирования руководство определяет цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный системообразующий фактор, так как он дает возможность членам организации осознать себя единой командой, объединенной общей целью.

Функция планирования состоит из следующих этапов:

анализ состояния объекта планирования;

прогнозирование развития объекта планирования;

разработка стратегических, тактических и оперативных планов.

При планировании, а также в процессе организации и регулирования деятельности руководители на определенных этапах принимают решения.

Решение является завершающим актом процесса планирования, когда некоторый результат предварительной плановой работы закрепляется устно или письменно в виде утверждаемого плана и передается для исполнения подчиненным работникам или структурным подразделениям.

Завершающей фазой работы по принятию решения (плана) является установление механизма обратной связи для контроля за ходом реализации плана и оценки результатов деятельности.

Анализ состояния объекта планирования. Анализ состояния объекта деятельности осуществляется в следующей последовательности:

определение цели анализа;

выбор характеристик объекта для проведения анализа;

установление состава подразделений и должностных лиц, включаемых в сферу анализа;

разработка методической схемы анализа объекта управления и организация взаимодействия участников процесса анализа;

сбор за ряд лет статистических данных, всесторонне характеризующих состояние объекта в соответствии с методом их обработки и положение анализируемого объекта относительно конкурирующих с ним аналогичных объектов;

выбор метода обработки исходных данных для достижения цели анализа;

обработка полученных данных в соответствии с выбранным методом, представление их в виде таблиц, графиков или функциональных связей;

подведение итогов анализа.

При анализе состояния объекта управления должен быть дан ответ на шесть классических вопросов: что, кто, во взаимодействии с кем, как, где, когда. Они дают, практически, полное представление об объекте деятельности и управлении им.

Отвечая на эти вопросы, субъект управления уясняет:

что делается и почему, чем обосновано содержание изучаемых функций, какие критерии объекта деятельности должны быть обеспечены в процессе работы, уровень соблюдения этих критериев, в чем заключаются отклонения от установленных требований;

кто выполняет функции и почему, уровень квалификации исполнителей, правильность распределения функций между исполнителями с учетом их профессиональных, физических и интеллектуальных особенностей,

во взаимодействии с кем выполняются функции и почему, в чем заключается сущность взаимодействия, характеристики партнеров по работе, наличие фактов нарушения взаимодействия с конкретными исполнителями или подразделениями при выполнении определенных функций;

как выполняются функции и почему, имеются ли документированные процедуры и соответствующее технологическое оснащение, предусмотрены ли контрольные операции на начальном этапе, в процессе работы и по ее завершении;

где выполняются функции и почему, правильно ли распределены функции по подразделениям организации, в каких условиях они выполняются;

когда выполняются функции и почему, обоснованы ли сроки выполнения функций, обеспечивают ли они своевременность получения результатов.

Ответы на эти вопросы с использованием различных методов анализа состояния объекта управления частично решают задачу самообследования системы управления организацией.

В процессе анализа объекта планирования и выбора состава показателей для прогнозирования и планирования необходимо учитывать его особенности и многокритериальность, которые могут заключаться в следующем:

возможности самостоятельного формирования целей деятельности и способности к самоорганизации;

зависимости объекта планирования от многочисленных политических, социальных и экономических факторов:

высокой неопределенности исходных данных и невозможности прогнозирования всех факторов;

пороге сложности решаемых задач, определяющемся ограниченными возможностями человека;

факторе времени, связанном с быстрым старением информации:

стохастичности (случайности, вероятности) развития объекта планирования.

Субъект управления, поручая группе специалистов проведение анализа объекта управления, определяет требования к глубине ретроспекции (взгляд назад), составу анализируемых показателей, составу базы для сравнения и достоверности результатов анализа. Специалисты, осуществляющие анализ, выбирают методы анализа, обеспечивающие необходимую достоверность результатов, и выполняют его, соблюдая установленные требования.

Качество выполнения функции анализа объекта управления можно оценить, используя следующие показатели:

системность выполнения анализа состояния объекта планирования к соответствии с требованиями заказчика;

наличие методики и методической схемы анализа объекта управления;

уровень использования электронных программных средств;

уровень использования современных экономико-математических методов анализа;

величина абсолютной и относительной ошибки результатов анализа;

степень достижения цели анализа.

Дополнительно для косвенной оценки качества процедур анализа могут использоваться характеристики компетентности персонала, осуществляющего анализ - опыт участия в работах по анализу объекта управления, соответствие профессионального образования целям анализа, наличие сертификатов о повышении квалификации в целевых семинарах.

Показатели, принятые для оценки качества процессов и результатов анализа, должны быть обеспечены соответствующими методическими, организационными и материальными средствами. Для этого по каждому показателю должна быть проведена оценка методики и методической схемы анализа с единственным вопросом - можно ли при данных условиях достигнуть необходимый уровень качества анализа. При возникновении сомнений методика и ее организационное и материально-техническое обеспечение должны быть улучшены или снижен уровень требований к результатам анализа.

3.2.2 Прогнозирование развития объекта планирования

Прогнозирование развития объекта на основе результатов анализа может быть краткосрочным или долгосрочным в зависимости от цели планирования.

В практике управления организациями или подразделениями используются прогнозы в основном на ближайшую перспективу - до пяти лет.

Традиционные методы прогнозирования на такую перспективу основаны на экстраполяции (прогнозирование неизвестных значений) характеристик объекта управления. Применение же для таких целей сложных теорий социально-экономических циклов, экономико-математических и имитационно-эвристических моделей практически нереально.

В то же время необходимо оценивать качество прогнозирования для того, чтобы была возможность разрабатывать на основе прогнозов реальные стратегические и тактические планы.

Обычный алгоритм прогнозирования состоит из следующих этапов:

определение состава основных характеристик объекта управления, которые могут в дальнейшем выступать в качестве плановых показателей;

определение состава факторов, влияющих на изменение основных характеристик объекта управления;

исследование корреляционных или функциональных связей основных характеристик объекта управления с влияющими на них факторами;

определение закономерностей и тенденций изменения факторов на прогнозируемый период;

вычисление тенденций изменения характеристик объекта управления на основе выявленных закономерностей, корреляционных или функциональных связей;

сопоставление тенденций изменения прогнозируемых характеристик с передовым уровнем развития аналогичных объектов;

оценка возможных инновационных нововведений в развитии объекта прогнозирования в рассматриваемый период и их влияния на тенденции изменения прогнозируемых характеристик;