Управление таможенным делом
Основные понятия и особенности управления таможенной деятельностью. Анализ показателей оценки качества таможенной деятельности, ее технологий (процедур). Функциональный и процессно-ориентированный подход к управлению деятельностью таможенных органов.
| Рубрика | Таможенная система |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 20.06.2017 |
| Размер файла | 4,0 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
обоснование количественных и качественных результатов прогноза развития объекта управления по совокупности основных прогнозируемых характеристик.
В качестве показателей качества процессов и результатов прогнозирования могут применяться:
полнота учета факторов, оказывающих влияние на тенденции развития объекта прогнозирования;
наличие установленных функциональных или корреляционных связей характеристик объекта прогнозирования с факторами, влияющими на его развитие;
наличие вариантов прогноза и уровень разброса его результатов.
оценка ошибки прогноза;
уровень достоверности прогноза.
С целью достижения установленных характеристик прогноза его организаторы должны подвергнуть анализу методику прогнозирования и принять решение, возможно ли с использованием данной методики получить обоснованные результаты.
3.2.3 Разработка стратегических, тактических и оперативных планов
Стратегическое планирование представляет собой набор решений, которые определяют долгосрочные перспективы развития организации или вида деятельности и достижение долгосрочных целей. Долгосрочный перспективный план определяет, исходя из сильных и слабых сторон организации, изменения в характере деятельности, видах и источниках ресурсов, адаптацию организации к внешней среде и изменения во внутренней структуре. Стратегический план придает организации определенность и индивидуальность, что позволяет ей осуществлять целенаправленную кадровую и экономическую политику.
С целью реализации стратегических (долгосрочных) планов разрабатываются более конкретные тактические (среднесрочные) и оперативные (годовые, квартальные) планы.
Основой для разработки планов организации и ее подразделений являются результаты прогнозирования, установки вышестоящих организаций (подразделений) и решение проблем несоответствия результатов деятельности установленным требованиям.
Характеристики, включаемые в планы, могут иметь конкретные абсолютные или относительные значения - индикаторы изменения.
Широкое распространение получит различные модели планирования и принятия управленческих решений (математические, аналоговые, физические и др.). Это обусловлено тем, что модели позволяют упростить сложные проблемы в реализации функций управления и получать более объективные варианты решений. Наибольшее распространение получили модели теории игр, теории очередей, управления запасами, модели линейного программирования, имитационные модели, модели экономического анализа и др.
Необходимо обратить внимание, что любые планы должны быть, прежде всего, комплексными и сбалансированными. В планах должны найти место задания по систематической актуализации политики организации в области своей деятельности. Для этого должен быть предусмотрен периодический анализ удовлетворенности потребителя с точки зрения профессиональных стандартов и этики коммерческого взаимодействия, разработка мер по повышению качества продукции и услуг, учитывающих возрастающие требования общества и непосредственного потребителя и необходимость повышения эффективности деятельности.
Это предполагает необходимость учета при разработке стратегических, тактических и оперативных планов развития объекта управления следующих условий:
целенаправленность плана;
обеспечение сбалансированности всех элементов деятельности - средств труда, предметов труда, персонала и документации (законодательной, нормативно-технической, технологической и организационно-распорядительной);
реальность плана.
Качество ведомственных (в частности, таможенных) стратегических, тактических и оперативных планов может определяться на основе следующих показателей:
соответствие значений планируемых показателей таможенной деятельности стратегии развития экономики страны;
уровень влияния на обеспечение конкурентоспособности национальной экономики;
планируемая полнота сборов таможенных платежей, выраженная через отношение ожидаемых поступлений платежей в бюджет к теоретически возможной сумме платежей за планируемые объемы внешней торговли;
планируемый уровень зашиты населения и природной окружающей среды от ввоза вредной, опасной и некачественной продукции и услуг;
организационный и технический уровень технологий реализации государственных таможенных функций и их соответствие международным стандартам.
3.3 Планирование деятельности таможенных органов
В таможенных органах в результате планирования вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. В ходе планирования определяются цели повседневной деятельности и (или) направления модернизации (развития) таможенных органов; определяются задачи и разрабатываются методы достижения поставленных целей; планируются мероприятия, темп движения к поставленным целям и материальные источники, обеспечивающие это движение.
Планирование деятельности таможенных органов предполагает решение следующих типовых задач: выработка цели, прогнозирование, моделирование и программирование. Перечисленные задачи решаются на всех уровнях управления таможенными органами и соответствуют установившимся циклам их функционирования (деятельности) и рассматриваемому плановому периоду (стратегическому (перспективному) периоду, текущему (годовому, квартальному и месячному) периоду и оперативному (суточному) периоду).
При планировании деятельности таможенных органов широко применяются разнообразные планы и процедуры планирования.
Таможенные органы выполняют различные виды деятельности. Задачи, решаемые ими, требуют неодинакового времени, ресурсов, различны по уровню компетенции. Поэтому в своей деятельности таможенные органы используют не один вид планов, а систему (рис.2).
В зависимости от уровня и горизонта планирования и от того, как сочетаются замысел и средства его достижения, различают:
стратегические планы (разрабатывает центральный аппарат (ЦА) ФТС России);
тактические планы (разрабатывают РТУ);
оперативные планы (разрабатывают таможни, таможенные посты);
планы совместной работы и личные планы (разрабатывают руководители подразделений, должностные лица).
При формировании стратегии методы достижения цели рассматриваются довольно обобщенно. Такой подход дает большую свободу действий и предполагает разные тактические варианты достижения главной цели.
Стратегические цели являются прерогативой ФТС России и имеют, как правило, долгосрочный горизонт планирования. Они формулируются в первую очередь. Стратегий может быть несколько, они могут реализовываться одновременно в различных сферах и областях, например в области подготовки кадров, организации и технологии таможенного оформления и контроля товаров, оптимизации системы таможенных органов. Сложность состоит в определении приоритетов целей. Затем вырабатываются среднесрочные и краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных целей Тактикой называют краткосрочные стратегии.
Рис. 2. Пример общей схемы разработки планов развития таможенных органов
Тактику разрабатывают в развитие системы. В то время как стратегия почти всегда разрабатывается на высших уровнях руководства, тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена. Тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем стратегия. Результаты стратегии могут быть полностью отражены только по истечению нескольких лет, тактические результаты, как правило, проявляются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действиями и средствами их достижения.
Долгосрочные цели по основным направлениям таможенного дела отражают стратегический план развития таможенной службы (например, стратегия ФТС России, целевая программа развития (модернизации) таможенных органов и т.п.). Формирование долгосрочных (стратегических) целей согласовывается с разработкой концепций.
При этом под концепцией развития следует понимать систему взглядов на будущее состояние и роль таможенной службы, единый определяющий замысел ее развития. Стратегический план - это система мероприятий, направленных на реализацию концепции развития таможенной службы.
Тактический план развивает идею стратегического плана, дополняет систему его мероприятий конкретными заданиями, показателями необходимых ресурсов. В нем установлены сроки исполнения мероприятий и ответственные службы, обозначен ожидаемый эффект.
Одним из стратегических направлений развития таможенных органов в современных условиях является повышение роли таможенной службы как регулятора внешней торговли.
Оперативные планы разрабатываются в таможнях (в том числе тыловых) и региональных таможенных управлениях. Как правило, по времени они приближены к событию. Это могут быть планы закупки предметов снабжения, планы проведения текущего или капитального ремонта, планы размещения заказов на производство технических средств таможенного контроля и их поставки.
В зависимости от длительности периода, в течение которого предполагается решить поставленные задачи, планы могут быть:
долгосрочными (5 и более лет);
среднесрочными (от 1 до 5 лет, обычно 2-3 года);
текущими (до 1 года).
В зависимости от характера решаемых задач в системе ФТС России разрабатываются:
организационные планы;
целевые программы развития;
планы-задания по перечислению таможенных платежей.
Организационные планы составляют в целях упорядочения текущей деятельности, наилучшего выполнения таможенными органами их функций, а также для контроля и координации работ по подготовке и реализации планов.
В таможенной службе Российской Федерации применяют различные виды организационных планов.
На уровне ФТС России и РТУ разрабатывают план:
организации мероприятий (на год, месяц), календарный план работы (на месяц, квартал);
работы коллегии ФТС России или РТУ (на полугодие);
командировок для аппарата ФТС России (на квартал);
проведения научных исследований (ГНИВЦ);
обучения должностных лиц (годовой).
На уровне таможни разрабатывают план:
организации мероприятий;
комплексных и целевых проверок участников внешнеэкономической деятельности (на календарный год);
работы начальника отдела, личный план работы государственного гражданского служащего, сотрудника или работника;
повышения квалификации кадров.
Целевые программы развития направлены на улучшение материально-технической и социальной базы таможенных органов, подготовку кадров, оснащение таможенных органов техническими средствами, совершенствование информационных систем.
Планирование работы ФТС России по основным направлениям деятельности осуществляется на основе: "Послания Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации"; "Бюджетного послания Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации"; программы социально-экономического развития Российской Федерации на среднесрочную перспективу и плана действий Правительства Российской Федерации по ее реализации; Сводного доклада о результатах и основных направлениях деятельности Правительства Российской Федерации; планов заседаний Правительства Российской Федерации; нормативных правовых актов Российской Федерации и Минэкономразвития России. Отдельные положения названных документов получают развитие в концепциях, разрабатываемых ФТС России.
Планы-задания направлены на реализацию таможенными органами экономической (фискальной) функции. Этими планами для таможенных органов устанавливаются суммы перечисления таможенных пошлин и сборов в доход федерального бюджета.
Планирование приобретает смысл тогда, когда планы реализуются. Обозначенные цели, предполагаемые результаты являются важнейшими компонентами эффективного планирования, но они сами по себе не обеспечивают реализацию плана. Необходим механизм обеспечения плановых мероприятий и ресурсы в расчетном объеме в точное время
Основные планируемые результаты следует отражать по каждой функции (каждому направлению деятельности) таможенной службы в натуральном выражении или стоимостных показателях (таможенные платежи). По возможности должны быть раскрыты используемые для достижения указанных результатов ресурсы: численность личного состава; бюджетные расходы; технические средства таможенного контроля (ТСТК); объемы закупок материальных ресурсов, стоимость имущества или другие.
Наиболее распространенной количественной мерой ресурсов является денежная мера. Возможно также для характеристики объекта, по которому составляется бюджет, при расчете необходимых ресурсов применять единицы времени (часы), показатели трудозатрат (человеко-часы) или просто натуральные показатели (площадь, кв. м; единицы технических средств). Выражение ресурсов и результатов в числовом значении - существенный аспект планирования.
В таможенном деле различают четыре уровня планирования:
1) уровень Министерства экономического развития и торговли - для ФТС России;
2) уровень ФТС России - для РТУ и таможен непосредственного подчинения,
3) уровень РТУ - для таможен;
4) уровень таможни - для таможенных постов.
ФТС России осуществляет разработку и реализацию целевых программ развития таможенного дела в стране. РТУ разрабатывают развернутые планы реализации программ развития таможенной службы с учетом региональных особенностей. Большое значение имеет территориальный подход к планированию развития инфраструктуры таможенного дела.
РТУ в своей работе учитывают предложения таможен по составлению проектов планов капитальных вложений и техническому оснащению таможенных органов зоны обслуживания. В свою очередь ФТС России согласовывает с РТУ мероприятия программ развития таможенной службы.
Процесс планирования подчиняется определенной логике, требующей обязательности и осуществления определенных плановых процедур:
постановка цели и задач планирования
выбор подходов к формированию планов;
выбор методов плановых расчетов;
определение объема и характера предплановых расчетов;
выражение плановых мероприятий в конкретных показателях (натуральных или стоимостных).
При проблемном подходе к разработке плана его содержанием является решение общих для всех таможенных органов проблем, таких как создание необходимого количества пунктов пропуска и переходов всех видов для контроля перемещения грузов и пассажиров через таможенную границу, повышение уровня их обустроенности и др. Характерный пример для процесса стратегического планирования представлен на рис.3.
Комплексный программно-целевой подход предполагает решение в единстве многих проблем: социальных, экономических, технических, экологических и др. Разрабатывается программа, которая включает следующие разделы: введение; содержание проблем; цели и задачи программы; финансирование программы; опенка эффекта от реализации программы; организация управления программой и контроль; мероприятия программы; технико-экономическое обоснование программы.
Программы обычно разрабатываются на 3-5 лет. Иногда к их подготовке и реализации привлекают другие министерства и ведомства. Составлению программ предшествует большая и серьезная предплановая работа, в том числе разработка и утверждение концепций развития по отдельным направлениям деятельности таможенной службы.
Нормативная база для планирования разрабатывается Правительством, Министерством финансов. ФТС России и другими государственными органами.
В системе планирования ключевым объектом исследования является комплекс предстоящих работ, который представляется в виде совокупности отдельных процессов, частей и элементов. Основной плановый документ - сетевой график, или сеть.
Рис. 3. Процесс стратегического планирования
В графике с необходимой степенью детализации отображается, какие работы, в какой последовательности и за какое время надо выполнить, чтобы обеспечить окончание всех видов деятельности не позже заданного срока. Фиктивными работами при этом считаются возможные ожидания последующих процессов.
К основным планируемым параметрам в сетевых моделях относятся такие временные показатели, как продолжительность выполнения работ, критический путь, резервы времени совершения событий. Все операции, не принадлежащие критическому пути, можно сдвинуть во времени и пределах их резервов, не увеличивая при этом общей продолжительности выполнения комплекса работ.
Целесообразно проводить вариантные расчеты, что позволяет выбрать оптимальный (наиболее реальный) план действий. Такой подход позволяет модернизировать худшие и наиболее благоприятные показатели развития таможенной службы при изменении условий внешнеэкономической деятельности и финансирования.
3.4 Функция организации деятельности
Организация как одна из общих функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его реализацией.
Функцию организации следует рассматривать как совокупность действий по подготовке к реализации утвержденного плана, которая включает:
разработку или переработку (корректировку) технологии запланированного процесса;
создание или приведение в соответствие с утвержденным планом организационной структуры для реализации обновленной технологии процесса;
обеспечение объекта управления финансовыми ресурсами, компетентными кадрами и основными средствами:
организацию снабжения производственного процесса предметами труда (сырьем, заготовками, материалами и информацией);
разработку или корректировку мотивационного механизма обеспечения реализации утвержденного плана;
подготовку системы рабочего управления предстоящим процессом деятельности.
Все это в совокупности представляет собой проект организации выполнения плана, который в зависимости от характера плана и вида деятельности является более или менее масштабным документом.
Разработка (корректировка) технологии процесса. Основу этапа организации составляет разработка процедур (технологий) реализации принятых планов, Способ реализации задач, поставленных перец подразделением, представляет собой технологию, т.е. процесс, с помощью которого исходные предметы труда преобразуются на выходе в запланированный продукт. Технология всегда индивидуальна и должна приниматься такой, которая наилучшим образом соответствует достижению определенных задач и намеченных целей. Всесторонне проработанная технология (процедура) реализации плана содержит баланс (бюджет) распределения ресурсов.
При обеспечении качества результатов таможенной деятельности таможенные технологические процессы становятся основным объектом управления. Технология таможенной деятельности должна реализовываться на основе комплекса внутренних нормативно-правовых актов и другой документации (стандартов, положений, технологических схем, должностных и рабочих инструкций), технического оснащения таможенных, процессов и компетентных кадров, гарантирующих в совокупности полную проверку соответствия предъявляемых участниками ВЭД к таможенному оформлению товаров и транспортных средств и информации о них требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.
Для создания современной таможенной технологической схемы необходимо четко представлять весь спектр контактов и эффективного взаимодействия таможни с участниками ВЭД: финансовыми, налоговыми и правоохранительными органами.
Прямые контакты таможенного органа с заказчиком и потребителем результатов его деятельности являются важным источником информации для процессов непрерывного повышения их качества. Руководство таможенного органа должно создать условия для регулярного анализа и совершенствования этих контактов.
Характер конечного результата технологического процесса заключается в придании перемещаемому через таможенную границу товару определенного статуса в таможенном отношении.
Исходя из сложности новых плановых заданий должна быть дана оценка действующих технологических приемов и принято решение - соответствует ли имеющаяся технология уровню новых задач и, если нет, то предусмотрена ее корректировка или разработка новой технологии.
Оценка соответствия таможенных технологий современным требованиям может быть осуществлена также на основе их сопоставления с требованиями международных стандартов ИСО серии 9000 "Системы менеджмента качества", рекомендациями Всемирной таможенной организации и рекомендациями концепций и программ развития таможенной службы.
В табл.1 приведен перечень требований к технологическим процессам, составленный на основе перечисленных выше документов.
Если корректировка действующей технологии не решает проблему качественной реализации плана, то в этом случае должна быть разработана новая технология, основанная на инновациях и учитывающая применение новых высоких технологий.
В процессе совершенствования таможенных технологий или проектирования новых технологий должна быть решена задача предупреждения таможенных рисков и освоения требований международных стандартов ИСО серии 901) 0 "Системы менеджмента качества".
Основными показателями качества таможенных технологий являются:
степень соблюдения таможенного законодательства;
продолжительность реализации процесса;
трудоемкость реализации процесса (суммарная и в расчете на одного работающего);
уровень автоматизации;
уровень компьютеризации;
уровень стандартизации;
уровень метрологического обеспечения;
эргономические и санитарно-гигиенические характеристики рабочих мест инспекторского состава.
Эти показатели корреспондируются с требованиями, приведенными в табл. 1. Количественные значения приведенных характеристик должны быть составной частью технических заданий на проектирование новых таможенных технологий или их модернизацию.
Совершенствование действующей или разработка новой технологии таможенного оформления и таможенного контроля должно завершиться разработкой комплекта технологической документации, позволяющей обеспечить качество технологии реализации вида деятельности в соответствии с утвержденным планом.
В таможенной практике используется, как правило, один вид технологических документов - технологические схемы. Это, однако, свидетельствует не о высоком уровне унификации таможенной технологической документации, а скорее о не проработанности данного вопроса с позиций технологических методов обеспечения качества результатов труда.
Таблица 1. Требования к содержанию таможенных процедур (технологий)
|
№ п/п |
Содержание требования |
Источник |
|
|
1 |
Таможенные процедуры должны находиться в управляемом состоянии |
МС ИСО серии 9000 |
|
|
2 |
Таможенные технологии должны быть документированы |
То же |
|
|
3 |
Должны быть предусмотрены измерение, наблюдение и анализ производственных процессов |
- " - |
|
|
4 |
Должен быть предусмотрен анализ достижения запланированных результатов и разработка действий тля улучшения процессов |
- " - |
|
|
5 |
Должны быть документированы процессы взаимодействия подразделений таможенного органа |
- " - |
|
|
6 |
Должна быть установлена документированная процедура, определяющая порядок разработки, согласования и проверки таможенной технологии на адекватность до се утверждения й применения |
- " - |
|
|
7 |
Должен быть предусмотрен периодический анализ таможенных технологий и их актуализация |
- " - |
|
|
В |
Должна быть обеспечена идентификация таможенных процедур, их регистрация и изъятие устаревших таможенных документов |
- " - |
|
|
9 |
Должно быть предусмотрено ведение записей о качестве результатов реализации таможенных технологий, необходимых для подтверждения соответствия требованиям и эффективности системы управления |
- " - |
|
|
10 |
Должно быть обеспечено соблюдение таможенного законодательства и выполнение законных требований участников ВЭД |
- " - |
|
|
11 |
Должен быть определен уровень компетентности персонала, необходимый для качественной работы |
- " - |
|
|
12 |
Развитие системы управления рисками на основе осуществления таможенных процедур в соответствии с международными стандартами. основанными на последних достижениях в области информационных и управленческих технологий |
КРТО* РСТ** |
|
|
13 |
Должно быть предусмотрено освоение методов выявления грузов повышенною риска (стандарт 1.5 РСТ) |
РСТ |
|
|
14 |
Должна быть предусмотрена максимально возможная степень соблюдения принципов выборочное™ и достаточности таможенного контроля |
KPTO |
|
|
15 |
Должна быть гарантирован.? невозможность недостоверного декларирования кода ТН ВЭД товара |
- " - |
|
|
16 |
Должна быть гарантирована защита от ввоза вредной, опасной и некачественной продукции и услуг |
- " - |
|
|
17 |
Должно быть предусмотрено использование стандартных и унифицированных таможенных процедур с учетом международных стандартов |
||
|
18 |
Должно быть предусмотрено оснащение таможенных техноло1ий современными техническими средствами таможенного контроля |
- " - |
|
|
19 |
Должно быть предусмотрено использование новых информационно-технических средств обеспечения таможенных технологий |
||
|
20 |
Должна быть обеспечена защита таможенных технологий от коррупционного влияния |
- " - |
|
|
21 |
Таможенная технология перед утверждением должна проходить антикоррупционную экспертизу |
КАР*** |
|
|
22 |
Таможенная технология должна быть понятной и прозрачной для участников ВЭД |
То же |
|
|
23 |
Реализация в таможенной технологии принципа "одного окна" и "одной остановки" |
КРТО |
|
|
24 |
Таможенная технология должна предусматривать развитие системы предварительной электронной информации и электронного декларирования |
РСТ |
Примечания: * КРТО - Концепции развития таможенных органов; ** РСТ - Рамочные стандарты безопасности и облечения мировой торговли ВТО; ***КАР - Концепция административной реформы.
Корректировка организационных структур. Одновременно с разработкой технологии реализации плана решается вопрос создания соответствующей организационной структуры для ее применения. Для этого необходимо оценить ее состояние и принять необходимые меры по приведению в соответствии с новыми задачами.
Качество организационных структур, создаваемых в организациях, следует оценивать с использованием следующих показателей: результативность: системность: устойчивость коммуникаций; оперативность: ресурсоемкость; способность к самосовершенствованию.
Результативность организационной структуры - это вероятность полного достижения поставленных целей, определенных утвержденным планом. Уровень достижения поставленной цели оценивается экспертным путем на основе оценки компетентности персонала и состояния организационных структур
Системность организационной структуры характеризуется ее целенаправленностью, т. е наличием единства цели и единого руководства действиями структурных подразделений и персоналом по ее достижению.
Устойчивость коммуникаций определяется надежностью и оперативностью используемых видов связи между подразделениями и персоналом в составе подразделений.
Оперативность характеризуется расходом времени на выполнение технологических процессов, разработанных для реализации плана.
Ресурсоемкость организационной структуры характеризуется расходом всех видов ресурсов (людских, финансовых, информационных, материально-технических, энергетических и др.), необходимых для ее функционирования.
Способность к самосовершенствованию характеризуется наличием в организации действующего механизма реагирования на несоответствия, который позволяет на систематической основе улучшать процессы и результаты.
Кроме того, при оценке состояния организационной структуры, которой предстоит выполнять принятый план при определенной технологии, целесообразно также использовать следующие характеристики:
количество, подчиненность и организация взаимодействия структурных подразделений, задействованных в реализации плановых задач;
фонд рабочего времени персонала подразделений, задействованных в решении плановых задач (суточный, месячный, годовой - в зависимости от трудоемкости решаемых задач и времени, отпущенного на их решение);
уровень квалификации персонального состава;
уровень мотивации персонала на решение плановых задач.
Оценка должна быть конкретной и отвечать на следующие вопросы:
сколько человек определенной квалификации необходимо для реализации поставленной задачи и сколько их в наличии;
какие меры необходимо предпринять для того, чтобы организационная структура позволила выполнить принятый план.
Оценка состояния организационной структуры по перечисленным выше показателям покажет, что по некоторым из них она не в состоянии выполнить намеренный план. В этом случае должны быть предприняты меры по улучшению состояния имеющейся организационной структуры и ее кадрового состава.
Среди этих мер должна быть и программа совершенствования системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000 Она предполагает уточнение распределения полномочий и ответственности по обеспечению деятельности между подразделениями и документирование управленческих процедур и рабочих процессов.
Как часть системы управления рассматривается распределение ответственности и полномочий персонала на проведение корректирующих мероприятий.
Важнейшим элементом готовности организационной структуры к выполнению плановых заданий является обеспечение компетентности кадрового состава. Поэтому в план мероприятий должны быть включены:
определение необходимой компетентности персонала, выполняющего работу;
профессиональная подготовка персонала.
После реализации намеченных выше мер должна быть проведена повторная оценка состояния организационной структуры, с тем чтобы убедиться, что она и состав ее кадрового наполнения готовы выполнить намеченный план.
Обеспечение ресурсами. Система управления предполагает создание условий для качественного выполнения функции обеспечения организации всеми видами ресурсов (финансовыми ресурсами, оборудованием, оргтехникой, средствами измерений и другими видами ресурсов).
Для бюджетных организаций почти все их затраты определяются утверждаемой вышестоящей организацией сметой расходов. Поэтому одним из важнейших элементов системы обеспечения организации различными ресурсами является процесс закупок.
Организация должна обеспечить соответствие закупаемой продукции требованиям, которые устанавливаются на основе показателей качества результатов деятельности организации. С этой целью организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Для этого должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки закупаемой продукции и соблюдены определенные принципы взаимодействия с поставщиками.
С целью организации делового взаимодействия потребителей с поставщиками, обеспечения высокого качества продукции и снижения затрат, связанных с входным контролем, многие потребители и поставщики разрабатывают совместные программы решения проблем, связанных с качеством. Совместные конференции, курсы профессиональной подготовки, программы взаимодействия и долгосрочные соглашения помогают улучшить взаимоотношения по проблемам качества результатов деятельности. При этом наблюдается тенденция к сокращению количества поставщиков однотипной продукции.
Организация обеспечения производственного процесса предметами труда. Выполнение функции организации снабжения производственного процесса предметами труда (сырьем, заготовками, материалами и информацией) является важнейшим фактором эффективной деятельности организации. Сущность выполнения этой функции предполагает:
порядок разработки и мониторинга планов выполнения каждой функции организации, в том числе планов загрузки подразделений;
обеспечение производственного процесса необходимыми ресурсами (материалами и производственной информацией) в плановые сроки, в том числе наличие системы внутрипроизводственной транспортировки и механизма учета движения (приемки, хранения и выдачи) комплектующих и материалов на складах и в производстве.
Оценка существующего состояния организации снабжения производственного процесса предметами труда с использованием отмеченных выше показателей позволяет выявить ее недостатки. Анализ этих недостатков даст возможность выявить причину каждого из них и разработать комплекс мер по улучшению организации снабжения (обеспечения) производственного процесса предметами труда.
Подготовка системы операционного управления. Одним из ключевых элементов функции "организация" является создание производственной (или операционной) системы. Цель этой системы - обеспечение экономически эффективной реализации намеченных планов. Она определяет процедуру реализации разработанной технологии, методы мотивации персонала, систему учета и контроля результатов деятельности, учитывающую конкретные условия и обеспечивающую конкурентоспособность результата труда. В процессе построения операционной системы решаются вопросы местоположения соответствующего подразделения, выбора его масштабности (мощности, пропускной способности), технологической интеграции и специализации труда персонала.
В настоящее время наиболее предпочтительной системой рабочего управления деятельностью организации является система, которая соответствует требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 "Системы менеджмента качества". Показатели качества таких систем управления организациями подразделяются на две группы:
показатели, характеризующие соответствие системы управления требованиям МС ИСО 9001: 2008 "Системы менеджмента качества. Требования";
показатели, характеризующие соответствие результатов деятельности организации установленным требованиям - стандартам, техническим условиям, техническим регламентам, требованиям другой нормативной документации и требованиям потребителя.
Требования стандартов ИСО имеют целью создание условий для обеспечения соответствия результатов деятельности установленным требованиям. Поэтому их следует считать основными требованиями к качеству системы управления предстоящим процессом деятельности.
Оценка соответствия существующей системы управления предстоящему процессу деятельности осуществляется на основе вопросников, построенных в соответствии с требованиями МС ИСО 9001: 2008 "Системы менеджмента качества. Требования". Один из вариантов такого вопросника приведен в таблице 2.
Таблица 2. Вопросник для проведения самооценки системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям МС ИСО 9001: 2008
|
№ п/п |
Вопрос для оценки |
Оценка (в долях единицы) / Ki |
Весомость показателя аi |
Приведенная оценка Ki*ai |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
1 |
Действительно ли система управления охватывает все процессы и виды таможенных процедур? |
||||
|
2 |
Действительно ли система управления разработана, документирована, внедрена, поддерживается в рабочем состоянии и постоянно улучшается? |
||||
|
3 |
Наличие "Политики в области качества таможенной деятельности" |
||||
|
4 |
Наличие "Руководства по системе управления" |
||||
|
5 |
Наличие документированных процедур (технологических схем. инструкций, методик и других рабочих инструкций) по всем функциям, выполняемым таможенным органом |
||||
|
6 |
Наличие положений о службах и подразделениях |
||||
|
7 |
Наличие должностных инструкций персонала |
||||
|
В |
Предусмотрены ли измерение, наблюдение и анализ производственных процессов? |
||||
|
9 |
Предусмотрен ли анализ достижения запланированных результатов и разработка действий для улучшения процессов? |
||||
|
10 |
Документированы ли процессы взаимодействия подразделений таможенного органа? |
||||
|
11 |
Имеется ли документированная процедура, определяющая порядок разработки, согласования и проверки документов на адекватность до их утверждения и издания? |
||||
|
12 |
Предусмотрен ли периодический анализ документов и их актуализация? |
||||
|
13 |
Обеспечена ли идентификация документов, их регистрация, изъятие устаревших вариантов и доведение до исполнителей новых вариантов? |
||||
|
14 |
Ведутся ли записи о качестве деятельности, необходимые для подтверждения соответствия требованиям и эффективности системы управления? |
||||
|
15 |
Обеспечено ли соблюдение таможенного законодательства и выполнение законных требований участников внешнеэкономической деятельности? |
||||
|
16 |
Разработаны ли цели в области качества деятельности по каждой функции и по каждому уровню управления? |
||||
|
17 |
Назначен ли представитель руководства, ответственный за состояние системы управления таможенным органом? |
||||
|
18 |
Имеются ли документированные процедуры для периодического анализа системы управления таможенным органом? |
||||
|
19 |
Определен ли уровень компетентности персонала, необходимой для качественной работы? |
||||
|
20 |
Имеются ли документированные процедуры по обеспечению необходимой компетентности персонала? |
||||
|
Итоговая оценка |
?ai=1,0 |
?Ki*ai |
В графах 3, 4 и 5 предусмотрена возможность вычисления комплексного относительного показателя соответствия существующей системы управления требованиям МС ИСО 9001: 2008. Для этого в графе 3 проставляется оценка параметра в долях единицы. В графе 4 проставляется оценка весомости параметра при условии, что сумма весомостей должна быть равна единице 3 графе 5 против каждого параметра записывается произведение оценки параметра на его весомость.
Сумма произведений в итоговой строке графы 5 представляет собой комплексную относительную опенку соответствия системы управления требованиям стандарта ИСО 9001: 2008.
Самооценка системы управления на соответствие ее требованиям МС ИСО серии 9000 может быть проведена также по пяти универсальным вопросам аудитора. В этом случае по каждому требованию стандарта ИСО 9001: 2008 руководство таможенною органа должно дать ответы на следующие вопросы:
достаточно ли полно и однозначно отражают имеющиеся в таможенном органе документы конкретное требование стандарта и можно ли судить, что соблюдение требования обеспечено;
ознакомлен ли персонал с этими документами;
имеет ли персонал эти документы в своем распоряжении;
понимает ли персонал содержание этих документов и требования. изложенные в них;
фактически использует ли персонал эти документы в своей работе.
Оценка существующего состояния системы управления таможенным органом естественно покажет большие отклонения от требований МС ИСО серии 9000: 2000. Устранение этого несоответствия может быть осуществлено только в результате настойчивого проведения большого комплекса работ по освоению требований этих стандартов. Для этого должна быть разработана и реализована специальная программа действий.
Важным методическим элементом системы рабочего управления, позволяющим обеспечить стабильность качества труда и систематическое его улучшение, является цикл управления качеством. Цикл предполагает рассмотрение законченной технологической операции, производственной функции или этапа работы на любом уровне управления - от конкретного исполнителя (инспектора, рабочего, служащего) до руководителя коллектива (начальника отдела, начальника таможни). Проработка всех элементов цикла управления качеством по всем этапам производства и технологическим операциям в соответствии с элементами жизненного цикла продукции (услуги) позволяет создать требуемый механизм обеспечения стабильности качества результатов труда. При этом главное внимание обращается на профилактическое предотвращение отклонений от установленных требований к качеству результатов груда и создание условий для соблюдения технологических режимов.
Разработка (корректировка) механизма активизации персонала. Реализация разработанного плана может потребовать новых методов активизации персонала. Для этого необходимо оценить действующий механизм активизации и, при необходимости, внести в него соответствующие коррективы.
Обычно механизм активизации персонала основывается на применении различных мер материального и морального поощрения в зависимости от результатов труда. При этом важно четко идентифицировать результат труда, определить метод его количественной и качественной оценки и установить зависимость от него мер поощрения. Для придания гласности процедурам поощрения могут использоваться различного вида конкурсы.
Эффективность действующего механизма активизации персонала можно оценить по совокупности следующих показателей:
обеспечение выполнения плановых заданий;
обеспечение качества результатов труда;
наличие количественной оценки персонального трудового вклада в выполнение плановых заданий;
наличие количественной опенки качества труда персонала;
трудоемкость применения мотивационного механизма.
3.5 Функция регулирования деятельности
Функция регулирования в системе управления включает набор действий руководителей по обеспечению запланированного порядка осуществления управляемого процесса, включающих: учет результатов деятельности; контроль количественных и качественных характеристик результатов труда; сравнение результатов с запланированными параметрами и регистрацию несоответствий; выявление причин несоответствий; разработку и реализацию корректирующих действий; разработку и реализацию предупреждающих действий; применение мер поощрения персонала за качественные результаты работы.
Учет результатов деятельности. Учет является одной из функций системы управления, обеспечивающей субъекта управления информацией о ходе выполнения плана. Он является основой для осуществления мониторинга.
Учет и контроль - это звенья в обратной связи контура управления, процессы, при помощи которых руководство организации определяет: правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Задачи учета и контроля заключаются в предоставлении руководству информации о том, что запланированный процесс осуществляется в соответствии с планом и достигаются цели организации. В процессе учета и контроля осуществляется измерение фактически протекающего процесса и сравнение достигнутых результатов с установленными требованиями и принятыми решениями. Это такая функция управления, которая позволяет выявить возникающие проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль создает условия для объективного анализа и позволяет определить необходимость перемен, которые должны быть реакцией на изменение внешней и внутренней среды, в том числе изменение планов организации.
Огромное количество показателей, включаемое в систему отчетности таможенных постов и таможен, в итоге приводит к увеличению численности работников, занятых учетом и отчетностью, и снижению доли работников таможенных органов, занятых непосредственно таможенным оформлением и таможенным контролем товаров.
Контроль по времени его осуществления подразделяют на предварительный (входной), текущий (пооперационный, периодический, летучий) и заключительный.
Предварительный, или, как принято его называть - входной, контроль относится ко всем элементам производства - средствам труда, предметам труда, персоналу и документации, определяющей требования к технологии и качеству результата труда.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он позволяет обнаружить и исключить отклонения от намеченных планов, технологических инструкций и процедур. Текущий контроль осуществляют непосредственные исполнители, а также вышестоящее руководство любого уровня.
Заключительный контроль осуществляется после завершения работы. Он позволяет определить, насколько правильно выполняется намеченный план и. если данная работа будет повторяться, скорректировать технологию ее выполнения с учетом обнаруженных отклонений. Итоги заключительного контроля используются для мотивации и активизации исполнителей.
Как орган, созданный государством, таможня должна быть надежным регулятором внешнеторговой деятельности и гарантом соблюдения таможенного законодательства. Как участник процедур внешнеэкономической деятельности таможня должна обеспечить такое качество своей работы, чтобы для законопослушного участника ВЭД таможенное оформление и таможенный контроль были естественным этапом торговых процедур, не тормозящим производственные процессы.
Контроль соблюдения таможенной технологии осуществляется практически в вице плановых или внеплановых инспекций таможенных органов. При реализации планов работы таможенных органов необходимо оценить достаточность такого контроля за соблюдением таможенных технологий и, в случае сомнения в этом, принять дополнительные меры по повышению его результативности.
Регистрация несоответствии. Работа с несоответствиями результатов труда установленным требованиям является центральным элементом механизма постоянного улучшения процессов и результатов. Несоответствия являются следствием вариабельности элементов производства и технологических процессов. Изменчивость элементов производства является источником неопределенности результатов и потерь, Задача организаторов любого процесса - устранение причин вариации, уменьшение вариабельности всех составных частей процесса и обеспечение высокой степени воспроизводимости результатов.
Процесс улучшения качества результатов труда любого работника представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые создают условия для совершенствования деятельности.
Для целенаправленной работы с несоответствиями они должны быть прежде всего определены, четко выражены и зарегистрированы в специальных журналах, которые должны быть в каждом подразделении. Это позволяет придать работе с несоответствиями, т.е. работе по постоянному улучшению деятельности, конкретный и организованный характер.
Выявление причин несоответствий. Выявление причин несоответствий представляет собой процесс декомпозиции результата деятельности с определением характеристик составляющих его элементов, выявлением основных недостатков в функционировании элементов, их взаимосвязей с другими элементами технологического процесса, причинно-следственных связей возникающих проблем, определением сущности причин выявленных несоответствий.
Научный подход к выявлению причин несоответствий предполагает глубокое изучение фактической реализации процесса и определение источника истинных причин несоответствия.
На этом этапе важно определить организационную форму изучения процесса, на котором возникло несоответствие.
Разработка и реализация корректирующих действий. В задачи руководителей организаций входит создание условий для коллективного творчества персонала. Эффективной формой организации такого вида деятельности являются творческие группы или семинары на рабочих местах. Отечественный и зарубежный опыт работы по улучшению качества результатов труда привел к созданию большого количества инструментально-методических средств и методов конкретной работы в таких добровольных группах (семинарах).
В качестве примеров активизации творческого мышления можно назвать приемы использования метода Дельфи, построения структурных схем, построения карт технологического процесса, метода "мозгового штурма", деловых игр, метода SWOT-анализа. выбора альтернатив и др.
Контрольные вопросы:
1. Назовите признаки функций управления?
2. Что входит в состав функции управления?
3. Перечислите этапы функции планирования?
4. Какова последовательность осуществления анализа состояния объекта деятельности?
5. Показатели качества процессов и результатов прогнозирования?
6. Перечислите виды планов развития таможенных органов в зависимости от уровня и горизонта планирования?
7. Каков организационный план, разрабатываемый на уровне ФТС России и РТУ?
8. Каков организационный план, разрабатываемый на уровне таможни?
9. Основные показатели качества таможенных технологий?
Тема 4. Процессно-ориентированный подход к управлению деятельностью таможенных органов
4.1 Теоретические положения процессного подхода
Управление организациями, выстроенными по функциональному принципу (на рис.4 изображен пример представления таможенного органа как функционально-ориентированной организации), сталкивается с серьезными проблемами, связанными с возникновением вертикальных и горизонтальных барьеров (функциональных, организационных, кадровых, информационных). Необходимость преодоления этих барьеров вызвала к жизни второй тип организации, ориентированной не на функцию, а на процесс.
Рис. 4. Функционально-ориентированная организация
В основных чертах данный подход сформировался на японских предприятиях в середине 1980-х гг. Процессный подход позволяет уменьшить число уровней иерархии и объединять ряд частных функциональных подзадач в рамках целостного охвата задачи. При этом каждый сотрудник отвечает за свою часть работы и осуществляет самоконтроль. В результате происходят упрощение и ускорение процессов и оптимизация расходов всех видов ресурсов. Схематично процессно-ориентированная организация представлена на рис. 5.
Сравнительный анализ рис. 4 и рис. 5 выявляет различия в компонентах, из которых состоит организация: место организационной структуры, организации процессов и организации руководства заняли процессы руководства, производственные и вспомогательные процессы. Естественно, иначе выглядит и информационно-коммуникационная система, роль которой здесь так же важна, как и при функциональной ориентации: она основана на процессном подходе.
Рис. 5 Процессно-ориентированная организация
Переход от функциональной ориентации к ориентации на процессы предполагает действия в двух основных направлениях: интеграцию ответственности по вертикали и функций по горизонтали.
Интеграция ответственности проявляется в готовности руководства к изменениям, к делегированию полномочий и ответственности, к постепенному сокращению уровней иерархии. Сотрудники, со своей стороны, должны стремиться к повышению квалификации. Накопленный опыт необходимо фиксировать в доступной для сотрудников организации форме в электронной базе знаний. На основе управления знаниями формируется обучающая организация.
Интеграция функций проявляется в таких преобразованиях, как формирование команды, выстраивание управляемых процессов, уменьшение в них числа стыков, их оптимизация путем сокращения избыточности, упрощения функций. Ответственность и функции при таком подходе интегрируются в рамках процессов управления и технологических процессов. На смену функционально-ориентированной концепции организации, в которой руководители противопоставлены работникам, а структура - операциям, приходит целостная процессная стратегия.
К компонентам целостной стратегии относят ориентацию на потребителей, ориентацию на сотрудников и ориентацию на процессы.
Для успешной адаптации к динамичным изменениям внешней среды с одновременным улучшением качества оказываемых государственных услуг необходимо, чтобы сотрудники таможенных органов, квалифицированные и заинтересованные в успехе, на практике реализовали маркетинговый подход к таможенным услугам. Они, в свою очередь, смогут это осуществить только в рамках простых и прозрачных организационных процессов. Улучшение потребительских качеств означает ускорение цикла с повышением качества продукции/услуг и при минимальном увеличении издержек. Сотрудник таможенных органов при процессно-ориентированном подходе ставится в центр процесса. Он отвечает за свои результаты, сам их контролирует, решает проблемы, возникающие в основных процессах (видах таможенной деятельности), и оптимизирует эти процессы путем упрощения, совершенствования и ускорения таможенных процедур.
...Подобные документы
Понятие и схема информационного обеспечения управления организацией. Система управления в таможенных органах. Особенности функционирования таможенных органов в системе власти. Автоматизация управления и развитие информационных таможенных технологий.
курсовая работа [42,8 K], добавлен 22.11.2010Организация деятельности и особенности структуры Федеральной таможенной службы и Уральского таможенного управления. Принципы взаимодействия таможенных органов. Административный механизм регулирования таможенной системы; анализ показателей деятельности.
отчет по практике [172,2 K], добавлен 04.05.2014Общие и конкретные функции управления таможенной деятельностью. Планирование и прогнозирование, организация и координация в таможенной деятельности. Представительство федеральной таможенной службы за рубежом. Мотивация и стимулирование служащих.
курсовая работа [37,4 K], добавлен 09.12.2009Торговые пошлины Киевской Руси (мыт, мостовщина и перевоз). Законодательные основы таможенного дела России XVI века. Перестройка таможенной системы в России 1753-1757 г. Управление таможенной деятельностью в советское время, функции таможенных органов.
реферат [45,3 K], добавлен 11.12.2009Организационно-правовые основы таможенного дела в России. Таможенное дело в РФ, его правовые основы. Функции, полномочия таможенных органов. Характеристика структуры Федеральной таможенной службы. Взаимодействие Федеральной таможенной службы и ФСБ России.
курсовая работа [40,1 K], добавлен 12.03.2010Понятие и закономерности реализации таможенного дела, принципы и нормативно-правовая основа организации управления им. Структура управления таможенным делом. Сущность и разновидности таможенных режимов, особенности, условия и возможности их применения.
контрольная работа [24,2 K], добавлен 23.05.2010Сущность, понятие и методы повышения качества управления в таможенной системе. Оценка эффективности и результативности управления в таможенных органах. Установление норм и нормативов, которые служат ориентировкой в деятельности таможенной системы.
курсовая работа [664,0 K], добавлен 17.12.2014Порядок применения таможенных процедур переработки, понятие, принципы и основное содержание данного института. Переработка товаров вне таможенной территории. Особенности таможенно-тарифного и нетарифного регулирования таможенных процедур переработки.
курсовая работа [68,0 K], добавлен 28.04.2013Рассмотрение понятия, проблем реализации, оценки эффективности принципов (научность, системность, коллегиальность, демократический централизм) и методов (административные, экономические, социально-психологические) управления таможенным делом в России.
дипломная работа [70,0 K], добавлен 15.05.2010Экономический потенциал таможенной территории, исключительные экономические зоны, понятие таможенной границы. Руководство таможенным делом, пункты пропуска через государственную границу. Применение таможенных пошлин и налогов, запретов и ограничений.
лекция [28,4 K], добавлен 18.02.2010Основы управления и организационные структуры в системе таможенных органов. Международная деятельность ФТС, организация и порядок ее осуществления. Управление таможенного сотрудничества ФТС России. Международные организации и их характеристика.
курсовая работа [31,6 K], добавлен 01.06.2010Правовой статус и компетенция таможенных органов, их место в общей системе органов исполнительной власти и основные функции. Структурные подразделения Федеральной таможенной службы РФ. Показатели развития и результативности таможенной деятельности.
курсовая работа [26,5 K], добавлен 18.05.2012Основные понятия таможенной стоимости товаров, перемещаемых через границу. Единые правила определения их таможенной стоимости. Цена сделки - основной компонент таможенной стоимости. Особенности процедуры таможенной оценки ввозимых и вывозимых товаров.
курсовая работа [109,1 K], добавлен 14.08.2015Понятие, содержание таможенной оценки товаров. Субъекты, методы, порядок и контроль таможенной стоимости товаров. Права и обязанности декларанта, таможенного органа. Процедура выпуска товаров под обеспечение уплаты таможенных платежей, ее основные этапы.
контрольная работа [22,6 K], добавлен 09.11.2010Проверка маркировки товаров специальными марками, наличия на них идентификационных знаков. Учет товаров, находящихся под таможенным контролем и применение форм отчетности. Судебная практика применения таможенного контроля при осуществлении операций.
реферат [36,1 K], добавлен 02.05.2016Планирование как одна из важнейших функций управления деятельностью таможенных органов. Особенности планирования работы таможенных органов. Принципы и методы управления персоналом в таможенных органах. Контроль за деятельностью таможенных органов.
курсовая работа [31,9 K], добавлен 05.05.2017Сущность и функции управления в таможенных органах. Требования, предъявляемые к управлению в таможенных органах. Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации. Кодекс этики и служебного поведения должностных лиц таможенных органов РФ.
курсовая работа [45,8 K], добавлен 05.05.2013Характеристика понятия "выпуск товаров" и его особенности до подачи таможенной декларации. Отличия в регулировании досрочного выпуска товаров до подачи таможенной декларации Таможенным Кодексом Российской Федерации и Таможенным Кодексом донного союза.
курсовая работа [28,1 K], добавлен 07.04.2011Общая структура технологии управления на основе автоматизации. Интеграция информационных технологий и технологий управления в структуру и содержание управления таможенной деятельностью. Организационно-функциональная модель управления таможенными органами.
реферат [27,5 K], добавлен 23.10.2011Анализ теоретических основ и системы контроля таможенной стоимости товара, применение системы управления рисками. Методика контроля таможенной стоимости с использованием профилей риска. Правовая и организационная базу деятельности таможенных органов.
курсовая работа [68,5 K], добавлен 22.05.2010
