2.2.18. Все служебные документы по окончании рабочего дня исполнитель обязан хранить в шкафу или запирающемся столе, а перед выездом в командировку, уходя в отпуск или переходя на другую работу, в другое подразделение, неисполненные документы и другие материалы по указанию руководителя секретариата (начальника структурного подразделения) передать через делопроизводителя (секретаря) другому сотруднику.

2.3. Порядок подготовки и оформления исходящей корреспонденции

2.3.1. Служебные письма должны оформляться в соответствии с установленными требованиями к оформлению документов.

2.3.2. Порядок прохождения исходящих документов состоит в подготовке проекта документа, его печатании, согласовании, визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан тщательно проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу, его адресность и рассылку. В случае необходимости документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

2.3.3. Подготавливаемые к отправке служебные письма печатаются на бланках установленной в компании формы. Ответственным за разработку формы является компьютерный отдел.

2.3.4. Общим требованием, предъявляемым ко всем документам, подготовленным для отправки, является краткость и ясность изложения, тщательное редактирование текста, правильность оформления.

2.3.5. При регистрации в журнале исходящей корреспонденции к каждому документу, отпечатанному на бланке А4, составляется заголовок, а также краткое изложение содержания документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: о чем? Заголовок пишется перед текстом с левой стороны. При наличии документа большого объема или затрагивающего несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки, отражающие содержание частей документа.

2.3.6. Исходящие документы, направленные в государственные или любые сторонние организации, подписываются Генеральным директором, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

2.3.7. Зарегистрированные в журнале исходящих документов (приложение 5) и оформленные документы, предназначенные к отправке, с пометкой упаковывают в конверты (пакеты) и централизованно сдаются секретариатом в отделение связи категории почтового отправления (кроме простых отправлений) с обозначением адреса и почтового индекса адресата.

2.3.8. Корреспонденция, составленная с нарушениями правил, предусмотренных настоящим Положением, к отправке не принимается. О серьезных недостатках в оформлении исходящей корреспонденции докладывается руководителям структурных подразделений.

2.3.9. Руководители подразделений обязаны принимать меры к сокращению служебной переписки, не допуская переписки по вопросам, которые могут быть решены при личном обращении или в результате переговоров по телефону.

Переписка между структурными подразделениями осуществляется посредством внутренней компьютерной почты (e-mail). Обычная служебная переписка между подразделениями не допускается.

2.4. Организация контроля за исполнением документов

2.4.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, внутренние и исходящие документы. Контроль за ходом и сроками исполнения документов возлагается на работников секретариата, а также непосредственно на ответственных за делопроизводство работников в структурных подразделениях компании.

2.4.2. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со времени даты регистрации либо даты, определяемой в тексте документа, либо из резолюции Генерального директора.

Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило. Если в процессе исполнения выявляется невозможность соблюдения указанного срока, исполнитель обязан за 2-3 дня до его истечения продлить срок у руководства или лица, его замещающего, и поставить в известность работника секретариата, ответственного за контроль.

2.4.3. Секретариат должен еженедельно представлять Генеральному директору сводки о прохождении документов в компании.

2.4.4. Все поручения Генерального директора заносятся в компьютер по установленной форме.

2.4.5. Документ считается выполненным, если выполнены предусмотренные в нем мероприятия (задания, поручения, дан ответ корреспонденту, составлен план мероприятий, подготовлен приказ, график, договор, контракт и т.п.), а также получено согласие (виза) руководителя о снятии документа с контроля с пометкой "В дело". Отметка об исполнении заносится в журнал, документ снимается с контроля. Исполненный документ подшивается в дело.

2.4.6. По итогам работы за год секретариат составляет отчет по документам, поступившим в компанию, делает анализ их исполнения в виде доклада Генеральному директору.

2.4.7. В целях проверки обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам любой юридически значимый документ (договор, контракт, соглашение, доверенность, распоряжение), передаваемый на подпись Генеральному директору, должен пройти внутреннее согласование в соответствии с настоящим порядком.

2.4.8. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа следующими лицами:

- исполнителем;

- заинтересованными в документе должностными лицами отделов;

- главным бухгалтером;

- руководителем юридической службы;

- начальником отдела документационного обеспечения.

Виза включает подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания, например:

Визы проставляются на том документе, который остается в делах компании.

2.4.9. При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

В этом случае замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.4.10. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

2.4.11. Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (договора).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Допускается полистное визирование документа и его приложений (например, договора). В этом случае визы проставляются на нижней левой стороне обратной стороны каждого листа документа, кроме последнего.

2.5. Порядок работы с письмами, заявлениями, предложениями и жалобами

2.5.1. Все письма принимаются и оформляются специалистами секретариата.

2.5.2. Регистрация писем, поступивших в компанию, осуществляется в секретариате.

2.5.3. На поступившие письма на лицевой стороне первого листа в нижнем правом углу на свободном от текста месте ставится штамп секретариата или делается запись, в которой указывается дата поступления и входящий номер, состоящий из первой буквы фамилии обратившегося с письмом и порядкового номера. Нумерация писем при регистрации осуществляется в пределах календарного года.

2.5.4. Письма (запросы) по вопросам, входящим в компетенцию компании, направленные для ответа по существу из любых государственных органов, редакций газет и журналов, регистрируются с заполнением соответствующей графы в журнале и берутся на особый контроль. В журнале делается отметка "ДОК" - "документ особого контроля".

2.5.5. Письма без подписи не регистрируются и не рассматриваются.

2.5.6. Указания об исполнении писем, как правило, даются в форме резолюции, которая пишется на лицевой стороне конверта письма. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя или исполнителей, указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, при необходимости сроки его исполнения, подпись генерального директора и дата.

2.5.7. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители предоставляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа не позднее 5 дней до истечения срока исполнения письма. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку ответов по входящим письмам и запросам.

2.5.8. Руководители структурных подразделений при рассмотрении писем (запросов) обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, принимать личное участие в их рассмотрении, направлять работников на места (в случае необходимости) и принимать другие меры для объективного разрешения вопросов;

- принимать обоснованные решения по письмам (запросам);

- лично готовить ответы на поставленные вопросы писем и запросов, проводить совещания с руководителями других подразделений для разрешения вопроса, строго соблюдать сроки рассмотрения или ответа на поступившие запросы от государственных органов.

2.5.9. При получении корреспонденции из секретариата руководитель или ответственный за делопроизводство расписывается и ставит дату получения на копии подлинника и возвращает ее в секретариат.

2.5.10. Ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнителем делается подробная запись в журнале. В этом случае ответственный за исполнение письма ставит на документе и в журнале свою визу.

2.5.11. Текст письменного ответа на письмо или запрос должен излагаться четко, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы и содержать сведения о принятых мерах.

2.5.12. Исполненные письма со всеми относящимися к ним материалами и оформленные в трех (3) экземплярах ответы по письмам или запросам передаются в секретариат вместе с заполнением определенной графы журнала по входящей корреспонденции.

2.5.13. Первый экземпляр ответа с отметкой даты отправки и регистрационным номером направляется адресату, второй - вместе с заявлением и прилагаемыми к нему документами подшивается в дело, а третий - в делопроизводство структурного подразделения.

2.5.14. В случае рассмотрения иска в народном или арбитражном судах после окончания рассмотрения дела исполнитель должен представить в секретариат соответствующую копию решения (определения) суда. Ответственность за представление копий решения суда возлагается на юридическую службу компании.

2.5.15. Контроль за исполнением писем, документов, поступивших в подразделение, осуществляется ответственным за делопроизводство сотрудником данного подразделения. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов в подразделениях, ответов на письма (запросы) несут руководители подразделений и их кураторы - заместители Генерального директора.

2.5.16. В случае, если имеется несколько подразделений - исполнителей по письму (запросу), руководителю каждого из них выдается копия письма (запроса) под расписку на первом экземпляре копии документа.

2.5.17. Письма, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела (отдельные папки), которые группируются в пределах одного делопроизводственного года. Дела по письмам формируются в алфавитном порядке. Внутри дел документы систематизируются по номерам. В случае необходимости на адресата, повторно обратившегося в компанию, заводится отдельное дело (отдельная папка).

2.5.18. Обычные входящие письма рассматриваются в срок до 1 месяца со дня регистрации. Сроки исполнения запросов могут быть установлены в тексте самих запросов в виде поручений директивных органов, а также, кроме того, в тексте резолюции Генерального директора, руководителя структурного подразделения. В случае необходимости срок исполнения по письмам второстепенной важности может быть продлен только с согласия Генерального директора до 2 месяцев.

2.5.19. По истечении срока хранения дел в секретариате (2 года) документы по письмам вместе с журналами к ним передаются в архив, где они хранятся в течение 5 лет.

2.6. Порядок подготовки материалов к заседаниям Совета директоров

2.6.1. Материалы для рассмотрения на заседании Совета директоров компании подготавливаются в соответствии с планом, утвержденным Генеральным директором.

2.6.2. Материалы, подготовленные к рассмотрению на заседании, должны содержать:

- краткую докладную записку (объемом не более 2-3 страниц) по соответствующему вопросу;

- проект решения или постановления, распоряжения, приказа, в котором должны быть четко изложены сущность рассматриваемого вопроса и предложение по его осуществлению;

- справки согласования проектов решений с заинтересованными подразделениями;

- имеющиеся основания - письма, разработки, договоры, запросы и т.п.;

- списки работников, присутствие которых обязательно при рассмотрении вопроса на Совете директоров.

2.7. Порядок подготовки и проведения оперативных совещаний

2.7.1. Оперативное совещание с руководителями структурных подразделений проводится 3 раза в неделю.

2.7.2. Состав участников оперативного совещания определяется Генеральным директором. Оповещение лиц, приглашенных на совещание, производит секретариат Генерального директора.

2.7.3. На совещаниях рассматриваются и обсуждаются текущие вопросы деятельности структурных подразделений, исполнительская дисциплина, отчеты руководителей подразделений о работе за прошедший период, основные мероприятия подразделений, служб на предстоящий период, а также другие организационные вопросы оперативного характера.

2.7.4. Подготовка материалов для совещания по вопросам исполнительской дисциплины (сводки о прохождении документов) производится секретариатом; по вопросам планирования соответствующей отчетности, кадровым и юридическим вопросам - руководителями соответствующих подразделений и т.д.

2.7.5. Регистрация участников оперативного совещания, ведение и оформление протокола производится секретарем Генерального директора.

2.8. Приказ

2.8.1. Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором для решения основных задач, стоящих перед компанией (приложение 7).

2.8.2. Приказы и распоряжения по компании издаются только Генеральным директором. В его отсутствие распорядительные документы подписывает один из его заместителей, на которого возложены обязанности Генерального директора его распоряжением (приказом).

2.8.3. Приказы реализуют внутреннюю деятельность структурных подразделений и должностных лиц и издаются по вопросам структуры, штатного расписания, персонала Службы, утверждения инструкций, положений, порядков, правил, других документов. Приказы печатаются на бланках А4 установленного образца.

2.8.4. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?

2.8.5. Текст приказа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Если приказ издается на основании распорядительного документа (чаще всего резолюции генерального директора, решения учредителей и т.п.), в констатирующей его части или заголовке указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), дата.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Каждый пункт приказа начинается с указания исполнителя, конкретного действия и срока исполнения. Исполнителями могут быть структурные подразделения компании или должностные лица. В последнем пункте указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и т.п.

Подготовку проектов приказов осуществляют руководители структурных подразделений с учетом требований настоящего Положения.

2.8.6. Оформление распорядительных документов (по поручению Генерального директора или в инициативном порядке) осуществляют самостоятельные подразделения в соответствии с их функциями и регистрируют в журнале учета приказов компании.

Издание, учет и хранение распорядительных документов осуществляет секретариат с учетом требований настоящего Положения.

2.8.7. Приказы по кадрам готовит отдел кадров компании. Нумерация приказов по личному составу ведется самостоятельно с грифом "К" (кадры). Приказы по кадрам хранятся в отделе кадров компании. Ответственность за это возлагается на начальника отдела кадров компании.

2.8.8. Проект приказа (распоряжения) до подписания подлежит обязательному визированию руководителями структурных подразделений компании, которых он касается, заместителями Генерального директора - кураторами этих структурных подразделений, руководителем юридической службы и зав. секретариатом. Визы ставятся на первом экземпляре проекта приказов. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.

2.8.9. Приказы тиражируются и рассылаются секретариатом в соответствии со списком (рассылкой) доведения приказа, подготовленным составителем проекта. На обороте первого листа приказа указывается фамилия и отдел исполнителя. Рассылка готовится на отдельном листе и подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения.

2.9. Распоряжения

2.9.1. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, реализующим функции управления в пределах его компетенции, определенной правовыми документами (приложения).

2.9.2. Подготовка и оформление распоряжений осуществляется аналогично и по тем же правилам, что подготовка и оформление приказов.

2.10. Положение (инструкция)

2.10.1. Инструкция - правовой акт, издаваемый в компании в целях установления правил регулирования организационных процессов, правил техники безопасности, должностных требований и иных направлений деятельности компании (ее подразделений), должностных лиц. Инструкция вводится в действие приказом по Компании.

2.10.2. Заголовок инструкции раскрывает ее содержание, например Инструкция по технике безопасности, Должностная инструкция секретаря Генерального директора.

2.10.3. Инструкция должна начинаться разделом "Общие положения", где указываются цели, причины и основания для разработки и издания документа, сведения общего характера.

В остальных разделах излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации, подразделения или отдельных должностных лиц.

2.10.4. Инструкция подписывается начальником структурного подразделения, заместителем генерального директора - куратором и утверждается приказом по Компании.

2.10.5. Должностные инструкции на сотрудников утверждаются Генеральным директором по представлению начальника структурного подразделения.

2.11. Положение

2.11.1. Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы в компании или в структурных подразделениях.

2.11.2. Положение должно состоять из нескольких разделов: к примеру, "Общие положения", "Управление должностными лицами", "Основные задачи", "Функции", "Взаимоотношения с другими подразделениями", "Права и обязанности руководителя структурного подразделения", "Ответственность руководителя структурного подразделения", "Порядок внесения изменений и дополнений" и т.п.

2.11.3. Положение об управлении и самостоятельных отделах утверждаются Генеральным директором. Положения о структурных подразделениях - их руководителями.

Положения по работе с документами утверждаются Генеральным директором компании.

2.12. Протокол

2.12.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, оперативных совещаниях и заседаниях.

2.12.2. Протокол состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В протоколах указываются инициалы и фамилия выступающего, основное содержание сообщения в форме прямой речи. При наличии выступления делается сноска "Текст сообщения прилагается". Протокол, содержащий различные вопросы, делится на пункты, которые нумеруются и начинаются с абзаца.

2.12.3. По поручениям, занесенным в протокол, должны быть указаны конкретные исполнители и сроки исполнения.

2.12.4. Протокол подписывается председателем и секретарем данного собрания (заседания).

2.13. Акт

2.13.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (или одним специально уполномоченным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

Акт готовится по результатам ревизий при приеме-передаче дел, при завершении работ, в случае отказа работника дать письменное объяснение в связи с применением дисциплинарного взыскания или ознакомиться с приказом и т.д.

2.13.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствующие, указывается распорядительный документ или устное предписание, перечисляются должности с указанием структурного подразделения Службы, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. При составлении акта комиссией первой печатается фамилия председателя; фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке с перечислением должностей, фамилий лиц, присутствующих при составлении акта.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установление факта, а также выводы и заключения. Акты допускается оформлять в виде таблиц.

2.13.3. В конце акта печатаются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения.

2.13.4. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в установлении фактов и событий. При подписании акта должности не указываются. Особое мнение членов комиссии следует оформлять на отдельном листке и прикладывать к тексту.

2.14. Письмо

2.14.1. Письмо - документ передачи текста по почте. Письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные и другие, близкие к указанным по функциональному назначению.

2.14.2. В письмах-запросах содержится просьба о получении необходимых сведений от организации-адресата или об осуществлении действий, которые ей следует выполнить.

В письмах-ответах должны содержаться сведения, соответствующие запросу, приводятся запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом или уведомление о невозможности выполнения запроса.

2.14.3. Сопроводительные письма рассылаются вместе с другими документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных письмах указывают наименование документа и цель его отправления.

2.14.4. Исходящее письмо печатается в трех экземплярах. Первый - на бланке. Письмо не должно содержать более четырех адресов.

2.14.5. В письмах-ответах перед текстом делается ссылка на номер и дату соответствующего письма-запроса, например: На N 12/5-455 от 05.02.92 г.

2.14.6. Письма представляются на подпись в двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визируется руководством структурного подразделения, а при необходимости заместителем Генерального директора - куратором подразделения (отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу).

2.15. Телефонограмма

2.15.1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. Готовится она на бланке компании, визируется, подписывается, регистрируется в секретариате, затем диктуется адресату. При этом обязательно передающим сообщаются фамилия и служебный телефон, день и час, записываются на бланке телефонограммы фамилия и телефон лица, принявшего телефонограмму, записанный текст сдается на хранение в секретариат.

2.15.2. При приеме телефонограммы текст аккуратно записывается, уточняется исходящий номер, фамилия подписавшего, фамилия и телефон лица, передавшего телефонограмму, зачитывается текст, сообщаются свои фамилия и телефон, отпечатывается текст с указанием времени приема телефонограммы, регистрируется как входящий документ и передается на доклад руководству.

2.16. Телефакс

2.16.1. Прием и передача телефаксов производится в секретариате, а также сотрудниками отделов и служб, где установлены аппараты факсимильной связи.

Документы, передаваемые и принимаемые по телефаксу, доводятся до сведения Генерального директора и с поручением - до исполнителей поручений. Исходящие и входящие факсы подлежат хранению в делах подразделений, которым были даны соответствующие поручения, а также в случае необходимости в секретариате.

2.17. Докладная (служебная) записка

2.17.1. Докладная (служебная) записка - документ, адресованный Генеральному директору (или руководителю (исполнителю) структурного подразделения), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

2.17.2. Внутренние докладные записки подписываются автором и не регистрируются.

2.17.3. Записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание, и по возможности состоять из двух частей. В первой части могут излагаться факты, послужившие поводом к написанию записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять вышестоящему органу или должностному лицу в связи с изложенными фактами. Если в выводах суммируются изложенные факты, то их допускается излагать в первой части докладной записки.

Записки не считаются перепиской в компании.

2.18. Составление номенклатуры дел

2.18.1. В целях установления единой системы группировки документов в дела и оперативного поиска исполненных документов в делопроизводстве, правильного отбора дел для их хранения структурными подразделениями ежегодно составляются номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке Генеральным директором.

2.18.2. Номенклатура дел подготавливается секретариатом. Сводная номенклатура утверждается Генеральным директором.

2.18.3. После утверждения номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет свой определенный индекс. Индексы состоят из кода подразделения, порядкового номера дела.

2.18.4. При возникновении новых дел они вносятся в номенклатуру дополнительно, в связи с этим в каждом разделе номенклатуры резервируются номера.

2.18.5. Утвержденная номенклатура дел действует до пересоставления или переутверждения в случае коренного изменения функций и организационной структуры компании. Если изменений не происходит, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

2.19. Правила оформления дел

2.19.1. Законченные делопроизводством документы формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.19.2. При формировании дел необходимо:

- помещать в дело только исполненные документы;

- проверять правильность оформления каждого документа (наличие отметки об исполнении документа и направлении его в дело, заверительной надписи на копии, других реквизитов); правильность отнесения документов в то или иное дело в соответствии с номенклатурой дел;

- систематизировать документы внутри дел в последовательности решения вопроса по хронологии. При этом документ-ответ должен располагаться после документа - письма-запроса;

- годовые планы, отчеты должны откладываться в материалах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа со всеми приложениями, удалив при этом черновики, скрепки, булавки.

Приложения большого объема можно формировать в отдельный том (папку) этого же года.

2.19.3. Неисполненные, неправильно оформленные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.

2.19.4. Объем каждого дела не должен превышать 200-250 листов (30-40 мм толщины). При наличии большего количества листов заводится новый том (папка).

2.19.5. Изъятие документов из дела допускается в необходимых случаях, причем на место изъятого документа должен быть вложен листок-заменитель, в котором указывается, какой документ, когда и кем изъят, - под роспись. Документ должен быть в обязательном порядке возвращен исполнителем и подшит в дело.

2.20. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

2.20.1. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения должны быть правильно оформлены, подшиты, пронумерованы, иметь лист с заверительной надписью и необходимые обозначения на обложках.

При этом необходимо учитывать следующие требования:

- дела постоянного и долговременного хранения подшивать в твердую обложку;

- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (решения, приказы, протоколы), вносятся их номера;

- на обложках дел (в описи) с перепиской и распорядительными документами проставляется дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

- в конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись о количестве листов в деле.

2.20.2. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует делать четким почерком. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

2.20.3. Документы временного хранения обрабатываются упрощенно, допускается оставлять их на скоросшивателях без проведения систематизации и дополнительного описания на обложках, листы не нумеруются, заверительные надписи не ставятся.

2.20.4. Дела по личному составу оформляются так же, как дела постоянного хранения.

2.21. Хранение печатей, штампов и бланков

2.21.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой отчетности должны храниться в компании в сейфах или закрывающихся металлических шкафах под контролем должностных лиц, ответственных за их сохранность и правильность использования.

2.21.2. Ответственными за использование печатей и штампов являются руководители соответствующих подразделений, в секретариате - зав. секретариатом.

2.21.3. Служебные записки на имя руководителя с просьбами об изготовлении новых печатей или штампов должны быть завизированы руководителем юридической службы и зав. секретариатом.

2.21.4. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов ведется в журнале для учета оттисков печатей и штампов (приложение 10) зав. секретариатом. Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится под расписку.

2.21.5. Печати и штампы при замене новыми или упразднении передаются на уничтожение с составлением акта.

2.21.6. При утере печатей или штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом Генеральному или Исполнительному директору.

2.21.7. Чистые бланки находятся в секретариате, который обеспечивает их хранение, выдачу бланков для работы ответственным за делопроизводство. Бланки компании не являются документами строгой отчетности.

2.21.8. Удостоверения личности, командировочные удостоверения, справки с места работы учитываются в журналах отдела кадров Службы. Их выдача производится под расписку. Выдача незаполненных документов запрещается. Уничтожение этих бланков производится по акту.

2.22. Проверка наличия документов

2.22.1. Проверку состояния и выполнения требований настоящего Положения осуществляет ежегодно зав. секретариатом совместно с назначенной Генеральным директором комиссией.

2.22.2. Проверка производится путем сверки учетных данных с фактическим наличием дел, документов и изданий. В состав комиссии включаются лица, хорошо знающие делопроизводство и имеющие отношение к документам.

2.22.3. Проверка проводится в присутствии руководителя подразделения и лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

2.22.4. О результатах проверки составляется акт или справка (если недостатки незначительны).

В акте о результатах проверки состояния делопроизводства, наличия документов указывается:

- кем и когда проводилась проверка;

- количество поступивших и отправленных документов (по годам);

- количество проверенных документов;

- количество и номера документов, дел и изданий, не предъявленных при проверке, и за кем они числятся;

- выполнение требований настоящего Положения;

- нарушения в организации и ведении делопроизводства;

- контроль за выполнением постановлений, распоряжений и поручений;

- рекомендации по улучшению ведения делопроизводства;

- сроки устранения недостатков и выполнения предложений.

2.23. Сдача и прием документальных материалов при смене начальника канцелярии или лица, ответственного за документооборот

2.23.1. При увольнении или переводе на другую работу лица, ответственного за ведение делопроизводства (за документооборот), по указанию Генерального директора производится передача дел, служебных документов вновь назначенному на эту должность лицу.

2.23.2. Прием-передача дел, документов и изданий производится путем сверки их наличия по номенклатуре дел и с журналами (карточками) учета, о чем составляется акт, который утверждается Генеральным директором.

2.23.3. В акте отражается количество дел (документов, изданий) и соответствие их записям в номенклатуре и в журналах (карточках) учета, а также недостатки в ведении делопроизводства и другие данные о состоянии работы.

Возможные письменные возражения и объяснения по акту приобщаются к нему как отдельные приложения.

2.23.4. При полной ликвидации компании все документы текущего делопроизводства систематизируются в установленном порядке в соответствующих делах, которые передаются для последующего уничтожения, кроме тех, которые в соответствии с требованиями действующего законодательства передаются для хранения в государственный архив.

Технология взаимодействия отделов холдинга по отдельным проектам

Технология взаимодействия и документооборот между отделами компаний

Необходимое условие: база данных "Предприятие 1С" доступна для отдела системной интеграции (ОСИ), координатора проекта, главного бухгалтера, юридического отдела, исполнительного директора

Таблица







Приложение 2

Судебная практика

Справочник

Понятие и виды холдингов

История происхождения холдинга

При исследовании вопроса возникновения холдингов можно выделить две основные позиции, которые обосновались в работах ученых, изучавших холдинги

1. Первая позиция основывается на том, что местом рождения холдинговых компаний являются Соединенные Штаты 1870-1890 гг.

2. В работах других ученых родиной холдинга называется континентальная Европа или Великобритания. Даты основания первых холдинговых компаний попадают на период между 1822 и 1890 г.

Можно сказать, что происхождение холдинговых компаний в Европе было ориентировано исключительно на вложение капитала и совпадает с начальной фазой европейских процессов индустриализации, в то время как холдинговые компании, ориентированные на управление и господство над дочерними обществами посредством большинства долей участия или с полным долевым участием, отражают развитие экономической практики США девятнадцатого столетия и попадают на конечную фазу индустриального роста в Соединенных Штатах.

Понятие холдинга

Понятиям "холдинг" и "холдинговая компания" в российском законодательстве уделено мало внимания. В Гражданском кодексе РФ такой институт отсутствует

Определение холдинговой компании можно найти только во Временном положении о холдинговых компаниях, создаваемых при преобразовании государственных предприятий в акционерные общества, утвержденном Указом Президента РФ от 16 ноября 1992 г. N 1392

Отсутствие четкого законодательного определения понятий холдинга и холдинговой компании обусловило то, что и в юридической литературе существует различное понимание данных понятий

Отклоненный проект Федерального закона "О холдингах" (проект N 99049555-2) содержит следующее определение понятия холдинга (п. 1 ст. 2): "Холдинг - совокупность двух и более юридических лиц (участников холдинга), связанных между собой отношениями (холдинговыми отношениями) по управлению одним из участников (головной компанией) деятельностью других участников холдинга на основе права головной компании определять принимаемые ими решения. В холдинг могут входить коммерческие организации различных организационно-правовых форм, если иное не установлено федеральными законами"

Законодатель, по сути, рассматривает совокупность основного и дочерних хозяйственных обществ как холдинг. Однако если основное хозяйственное общество влияет на решения дочерних в силу преобладающего участия в уставном капитале последних, то головная компания способна оказывать существенное влияние на решения участников холдинга косвенно (через третье лицо). Следовательно, понятие холдинга, предлагаемое законодателем, шире, чем совокупность основного и дочерних обществ

Можно выделить два подхода к пониманию того, что такое холдинг. Во-первых, под холдингом можно понимать некоторую совокупность определенным образом связанных между собой юридических лиц - субъектов предпринимательской деятельности. Во-вторых, под холдингом можно понимать компанию, способную определять решения дочерних и зависимых обществ

На основе анализа содержания понятия холдинга, предлагаемого в научной юридической литературе, в законодательных актах и на практике, можно предложить следующее определение холдинга: холдинг - это группа лиц, включающая головную компанию (холдинговую компанию) и другие хозяйственные общества, в отношении которых головная компания имеет возможность определять решения, принимаемые ими

Согласно ст. 105 и 106 ГК РФ если головная компания может быть товариществом, то зависимыми или дочерними могут быть именно общества, а не товарищества. Тем самым ГК РФ не допускает возможности образования холдинга с участием товариществ

Целесообразно различать понятия холдинга и холдинговой компании: холдинговой компанией является хозяйственное общество, которое в силу преобладающего участия в уставном капитале иных хозяйственных обществ (участников холдинга), либо в соответствии с договором, либо иным образом имеет возможность прямо или косвенно (через третье лицо) определять решения, принимаемые хозяйственными обществами - участниками холдинга

Следует также различать понятия управляющей компании и головной компании. Головная компания осуществляет функции по управлению холдингом, однако она может для исполнения этих функций создать управляющую компанию

Если сравнить положение ст. 4 Закона РФ "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках" с понятием холдинга, предлагаемым в проекте Федерального закона "О холдингах", или с понятием банковского холдинга в Федеральном законе от 19 июня 2001 г. N 82-ФЗ, то можно сделать вывод, что законодатель рассматривает холдинг в качестве одной из разновидностей группы лиц

Участники холдинга могут считаться аффилированными лицами. Аффилированные лица - это физические и юридические лица, способные оказывать влияние на деятельность юридических и (или) физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность

Таких участников гражданского оборота, как холдинги, которые не являются субъектами гражданско-правовых отношений в смысле требований ГК РФ, однако участвуют в гражданском обороте как некое целостное образование, как единый хозяйствующий субъект, обладая при этом частичной правосубъектностью, можно было бы назвать квазисубъектами гражданско-правовых отношений

Холдинги являются субъектами предпринимательства. Как предпринимательское объединение, представляющее собой производственно-хозяйственный комплекс, холдинг отвечает следующим условиям: 1) это объединение может выступать в гражданском обороте в качестве единого субъекта; 2) его участниками являются хозяйственные общества - самостоятельные субъекты гражданско-правовых отношений (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью); 3) одно из хозяйственных обществ - участников объединения определяет решения, принимаемые другими хозяйственными обществами - участниками этого же объединения; 4) объединение проводит единую политику (инвестиционную, технологическую, производственно-хозяйственную, финансовую или научно-техническую) в сфере гражданского оборота

Признаки холдинга и отличие его от других объединений

Отношения между основным и дочерним либо зависимым обществом в холдинге носят экономико-правовой характер, связанный, как правило, с владением основным обществом достаточно значительной долей уставного капитала дочернего или зависимого общества

Влияние холдинга на дочерние либо зависимые общества может оказываться различными способами

Для холдинговых объединений характерно, что хозяйственные общества - участники холдинга, будучи экономически и организационно зависимы от головной компании, обладают в то же время имущественной обособленностью и юридической самостоятельностью

Хозяйственные общества, которые становятся участниками холдинга, не утрачивают своей юридической самостоятельности, хотя их воля как субъектов гражданских правоотношений в довольно значительной мере определяется волей головной компании

Для холдингов весьма специфично то, что само холдинговое объединение не приобретает статуса юридического лица. Однако холдингу присущи отдельные элементы правосубъектности

К особенностям холдингов следует отнести тот факт, что холдинговое объединение проводит единую политику - инвестиционную, технологическую, производственно-хозяйственную, финансовую или научно-техническую - в сфере гражданского оборота

Анализ особенностей холдинговых объединений и их деятельности позволяет выделить специфические признаки холдингов. К ним относятся следующие: 1) наличие устойчивых внутренних отношений контроля и зависимости между головной компанией и другими участниками холдинга, закрепленных в договоре об образовании холдинга и в уставах его участников, определяющих организационную целостность данного предпринимательского объединения; 2) имущественная обособленность и юридическая самостоятельность участников холдинга, каждый из которых является полноправным субъектом гражданско-правовых отношений (юридическим лицом); 3) проведение единой политики в сфере хозяйственного оборота (в том числе согласованное использование прибыли и других финансовых источников участников холдинга)

Признаки холдинга позволяют отличить его от таких предпринимательских объединений, как следующие

Финансово-промышленная группа (ФПГ) - совокупность юридических лиц, действующих как основное и дочерние общества либо полностью или частично объединивших свои материальные и нематериальные активы (система участия) на основе договора о создании финансово-промышленной группы в целях технологической или экономической интеграции для реализации инвестиционных и иных проектов и программ, направленных на повышение конкурентоспособности и расширение рынков сбыта товаров и услуг, повышение эффективности производства, создание новых рабочих мест. При этом участниками финансово-промышленной группы признаются юридические лица, подписавшие договор о создании финансово-промышленной группы, и учрежденная ими центральная компания финансово-промышленной группы либо основное и дочерние общества, образующие финансово-промышленную группу (п. 1 ст. 3)

Другой разновидностью объединения являются концерны. Концерны рассматриваются как добровольные объединения корпораций на основе централизации производственных, научно-технических, внешнеэкономических функций, финансовой и инвестиционной деятельности, а также сервисного, коммерческого обслуживания

Естественная монополия представляет собой состояние товарного рынка, при котором удовлетворение спроса на этом рынке эффективнее в отсутствие конкуренции в силу технологических особенностей производства (в связи с существенным понижением издержек производства на единицу товара по мере увеличения объема производства), а товары, производимые субъектами естественной монополии, не могут быть заменены в потреблении другими товарами, в связи с чем спрос на данном товарном рынке на товары, производимые субъектами естественных монополий, в меньшей степени зависит от изменения цены на этот товар, чем спрос на другие виды товаров. Субъектом естественной монополии согласно ст. 3 Федерального закона "О естественных монополиях" считается "хозяйствующий субъект (юридическое лицо), занятый производством (реализацией) товаров в условиях естественной монополии"

"Трест - это такой вид объединения корпораций, который отличается прочностью экономических и организационных связей", и он выступает в гражданском обороте в качестве самостоятельного субъекта, являясь, в отличие от холдинга, юридическим лицом

Что касается такой формы предпринимательских объединений, как синдикат, который является предпринимательским объединением монопольного характера, то он может существовать в виде холдинга, финансово-промышленной группы, создаваться на базе простого товарищества. В состав синдиката, как правило, входят хозяйствующие субъекты одной отрасли

Виды холдингов

В зависимости от того, является ли головная компания холдинга исключительно только держателем акций (или долей участия) дочерних обществ, не занимаясь при этом самостоятельной производственной, торговой, банковской или иной коммерческой деятельностью, или же она занимается также и какой-либо коммерческой деятельностью, выделяют два вида холдингов: 1) чистые холдинги; 2) смешанные холдинги

В зависимости от характеристики собственников можно выделить следующие разновидности холдингов: государственный холдинг, муниципальный холдинг и частный холдинг, разновидностью которого является семейный холдинг

В зависимости от отраслевой принадлежности дочерних обществ различают следующие виды холдингов: промышленный холдинг, страховой холдинг, банковский холдинг, почтовый холдинг, энергетический холдинг, телекоммуникационный холдинг, автомобильный холдинг и др.

В зависимости от функций дочерних обществ различаются такие холдинги, как контрольный холдинг, холдинг на основе менеджмента, холдинг ценных бумаг, холдинг долевого участия, холдинг капитала

В зависимости от дислокации деятельности предприятий холдинга можно выделить: транснациональный холдинг и национальный холдинг

В зависимости от характера производственных и экономических отношений между участниками холдинга и способа организации холдингового объединения различают горизонтальные, вертикальные и диверсифицированные холдинги

Выделяют также финансовый, классический и распределенный холдинги, основной и промежуточный холдинги

Создание и структура холдинга

Структура холдинговой компании и основы ее функционирования

Структура холдинга имеет иерархический характер

С точки зрения управления для холдинга как юридически самостоятельной формы руководства группой хозяйственных обществ правовое обособление одного или, как правило, нескольких структур объединения одновременно всегда связано с правовым обособлением высшего звена управления

При рассмотрении построения холдинга можно выделить три основных вида: 1) построение холдинга на основе разделения производственных функций; 2) построение холдинга на структуре юридически самостоятельных, функционально замкнутых хозяйственных обществ; 3) построение холдинга на смешанной структуре из юридически самостоятельных предприятий и обществ, ориентированных на выполнение отдельных функций

Среди структур холдингов можно выделить простые и сложные структуры

Надо заметить, что иногда холдингом называют и объединения хозяйствующих субъектов, создающих структуры, не носящие иерархического характера и не имеющие единой головной компании (хотя единая управляющая компания может создаваться). Например, холдинг может создаваться путем объединения профильных активов сторон

Ввиду многоступенчатости отношений долевого участия в холдинговых структурах следует проводить различие между группой акционеров и группой исполнительных органов хозяйственного общества. Холдинговая компания может быть, с одной стороны, обществом с долевым участием или дочерней компанией одного или нескольких владельцев холдинга, а с другой стороны, это может быть сам акционер одного или нескольких дочерних обществ

Иерархическая структура холдинга и определяющее влияние головной компании на решения, принимаемые иными участниками холдинга, не исключают, а, напротив, предполагают наличие определенной самостоятельности и автономии дочерних и зависимых обществ, что необходимо для эффективного функционирования холдинга в целом. Автономия участников холдинга может выражаться, во-первых, в независимости при принятии решений и, во-вторых, в информационной независимости

Особого рассмотрения заслуживают вопросы автономии в принятии решений при заключении договоров купли-продажи (уступки) долей и вопросы автономии в принятии решений о включении в холдинг

В сфере долевого участия, тесно связанной с холдингом, существует ряд специфичных правовых норм, которые касаются структуры и способа вложения финансовых средств, а также качественных и количественных ограничений прав

Основы организации холдинговых объединений

Анализ холдинговых структур позволяет выделить некоторые положения, определяющие функционирование холдингов. Эти положения находят свое отражение в основных принципах организации холдинговых объединений, которые можно выделить в три основные группы

Принцип целостности холдинга

Наделение участников холдинга необходимыми средствами

Назначение руководителей участников холдинга

Узкая специализация

Единство условий деятельности

Принцип централизма

Разделение стратегического и оперативного планирования

Контроль над соблюдением установленных условий деятельности

Отчисления на содержание управляющего или головного общества

Невмешательство в оперативное управление

Открытость дочернего (зависимого) хозяйственного общества к проверкам со стороны управляющего или головного общества

Ограничение полномочий директоров обществ, входящих в холдинг

Ограничения на изъятие средств из оборота обществ, входящих в холдинг

Учет интересов участников холдинга

Соблюдение единоначалия в руководстве хозяйственным обществом

Планирование, отчетность и ответственность за нарушение сроков по отчетам

Принцип равенства хозяйственных обществ - участников холдинга

Взаимовыгодное сотрудничество

Свобода выбора партнера

Соблюдение интересов каждого хозяйственного общества холдинга

Организационная целостность холдинга получает свое выражение и в том, что ему присущи отдельные элементы гражданско-правовой правосубъектности

Правосубъектность является социально-правовой возможностью субъекта быть участником правоотношений. По сути, она представляет собой право общего типа, обеспеченное государством материальными и юридическими гарантиями. Наделение субъекта правосубъектностью есть следствие существования длящейся связи субъекта и государства. Именно в силу наличия такой связи на всякое правосубъектное лицо возлагаются обязанности принципиального характера - соблюдать законы и нормы морали, осуществлять субъективные права в соответствии с их социальным назначением. При этом правоспособность и дееспособность являются предпосылками и составными частями предпринимательской (хозяйственной) правосубъектности

...