Українська мова у професійному спілкуванні

Реченням (sentence) називається мовна одиниця, що має структуру, яка надає цій одиниці можливість вжитку у якості мінімального висловлювання (мовного витвору), а саме підметово-присудкову структуру.

За структурою розрізняють прості(simple) та складні(composite) речення.

Граматична форма речення багатокомпонентна, її специфічність полягає у наявності у ньому певного набору слів, що стоять у певній послідовності.

Семантичне значення речення - це його індивідуальний зміст, який формується конкретним лексичним наповненням його компонентів.

Граматичне значення речення - це узагальнений зміст властивостей не одного, а класу речень.

Перший і необхідний етап у дослідженні структури речення - його сегментація, тобто членування складу речення на складові частини.

Увага до складових речення має об'єктивні, пов'язані із природою досліджуваного явища підстави: речення не надані в готовому виді носіям мови, а щораз «збираються», «монтуються» ними зі слів, яким у реченні надаються функціональні, синтаксичні значення.

Речення як одиниця мови, за допомогою якої здійснюється мовне спілкування, повинне, з одного боку, відбивати все різноманіття можливих, постійно мінливих позамовних ситуацій, а з іншого боку - через узагальнюючий характер структурних схем і семантичних конфігурацій упорядковувати подання про них. Лише при задоволенні цих вимог мова може ефективно функціонувати як засіб спілкування й засіб мислення людини. Природно очікувати, що член речення як конституент речення не може бути байдужим до цих вимог, а, навпаки, повинен забезпечувати їхнє виконання. Це дійсно так.

Член речення при незмінності його функціональної синтаксичної природи у всій незліченній безлічі реальних речень (підмет як джерело або об'єкт дії, присудок як ознака й т.д.), по-різному виражений лексично або в силу можливої різної референтної віднесеності в умовах ідентичності лексем, співвідноситься як компонент кожного нового речення із все новими предметами, їхніми властивостями, умовами їхнього існування, тим самим забезпечуючи відбиття кінцевою добіркою мовних засобів нескінченного розмаїття об'єктивного світу та світів, створюваних інтелектуальною діяльністю людини. Разом з тим кількісно обмежений, історично й соціально відпрацьований інвентар структурних формул речення з характерної для кожної з них схемою членів речення і їхніх груп дозволяє представляти кожну нову ситуацію як за добіркою учасників ситуації, так і по їхнім взаємним відносинам як щось у своїх самих загальних властивостях типове й тому відоме. Так, у кожному реченні діалектично сполучаються нове й старе, відоме й невідоме.

Член речення - двосторонній мовний знак, що володіє значенням і формою. Його значенням є синтаксична функція, тобто те змістовне відношення, у якому даний синтаксичний елемент перебуває до іншого в складі деякої синтаксичної послідовності елементів. Форма члена речення - це все те, що дозволяє ідентифікувати слово або групу слів як носія певного синтактико-функціонального значення. Таким чином, синтаксична форма, на відміну від морфологічної, багатокомпонентна.

Головними членами речення є підмет та присудок.

Підмет вказує на суб'єкт дії (стану) або на носіях знаки, вираженої присудком незалежно від інших членів речення. Може бути вираженим одним словом, групою слів або підрядним реченням.

Присудок - другий головний член речення, що означає дію або якість предмета, вираженого підметом. Він є незалежним членом речення.

Залежно від характеру підмета, розрізняють особові (personal), неозначено-особові (indefinite-personal) та безособові (impersonal) речення.

Особовим називається речення, підмет якого означає певну особу, предмет або абстрактне поняття:

Де лікар?

Крамниця була зачинена.

- Ця думка робила його щасливим.

Неозначено-особовим називається речення, присудок якого означає дію, що стосується людей загалом, будь-якої особи або неозначеної кількості людей. Підметом у таких реченнях виступає неозначений займенник у неозначено-особовому значенні:

- Ніколи не можна знати напевне.

- І це все чому вас навчають у школі?

- Ніколи не скажеш, що трапиться.

Безособовим називається таке речення, присудок якого не відноситься ні до особи, ні до предмета, ні до абстрактного поняття. Безособові речення описують явища навколишнього світу, що відбуваються незалежно від волі або бажання людини і є результатом розвитку абстрактного мислення. Сутність безособовості розглядається лінгвістами по-різному, але найчастіше вона визначається через ознаку безсуб'єктності. На відміну від російської та української мови, де безособове речення не може мати підмета, в англійській мові існує формальний підмет, виражений займенником it, який ставиться на початку речення:

Сутеніло.

Весь ранок ішов дощ.

Речення, що містять підмет та присудок, називаються двоскладними реченнями. Присудок двоскладних речень може бути виражений дієсловом у особовій формі, що являє собою найбільш типову форму присудка цих типів речення, або дієсловом-зв'язкою і предикативною частиною; остання може складатися з компонента, що відноситься до однієї із знаменних частин мови, - іменника, прикметника, займенника, чисельника, або прислівника.

Залежно від форми вираження присудка, двоскладні речення діляться на два типи: тип дієслівних речень і тип іменних речень.

Складні речення активніше вживаються у науковому та офіційно-діловому мовленні.

Найчастіше зазначені стилі використовують складнопідрядні речення, за допомогою яких виражаються найрізноманітніші причинно-наслідкові чи часові відношення.

Наявність синонімічних засобів дозволяє уникнути однотипності конструкцій, а отже допомагає нам урізноманітнити мовлення.

Складні речення не закріплюються за певними сферами мовлення, але активніше вони використовуються у книжних стилях - науковому, офіційно-діловому та художньому.

Відзначимо кілька видів помилок у побудові складних речень. У складнопідрядних реченнях підрядна частина може займати будь-яку позицію щодо головної, порівняйте: Який би спосіб інформування не застосовувався, інформація про ціни на товари має бути доступною і достовірною; Інформація про ціни на товари, який би спосіб інформування не застосовувався, має бути доступною і достовірною. Інформація про ціни на товари має бути доступною і достовірною, який би спосіб інформування не застосовувався.

Паралельні синтаксичні конструкції. Свідченням багатства української мови є різноманітність мовних засобів усіх рівнів. Великий вибір варіантів надає мовцям синтаксис. Необхідно навчитися правильно вибирати ті конструкції, які забезпечують найточніше висловлення певної думки і якнайкраще відповідають конкретній ситуації мовлення.

Основними видами синтаксичних синонімів є такі:

– двоскладні речення з дієприкметниковим присудком і односкладні речення з формою на -то, -но у ролі головного члена речення: Виставка розгорнута в краєзнавчому музеї/Виставку розгорнуто в краєзнавчому музеї; Стороннім вхід заборонений/Стороннім вхід заборонено; Нарада була проведена на високому рівні/Нараду було проведено на високому рівні; Ця площа відреставрована до ювілею міста /Цю площу відреставровано до ювілею міста;

– дієприслівникові звороти і підрядні речення, наприклад: Купуючи харчові продукти, обов'язково перевіряйте дату виготовлення/Коли ви купуєте харчові продукти, обов'язково перевіряйте дату виготовлення; Читаючи протокол допиту, свідок повинен простежити, щоб його відповіді були записані якомога точніше/Коли свідок читає протокол, він повинен простежити, щоб його відповіді були записані якомога точніше; Повертаючи майно в неробочому стані, Орендар відшкодовує завдані збитки /Якщо Орендар повертає майно в неробочому стані, він відшкодовує завдані збитки;

– підрядне речення і дієприкметниковий зворот: Акти оформлюються комісією, що її створює керівник підприємства І Акти оформлюються комісією, створеною керівником підприємства; Генпідрядник зобов'язаний здати Замовникові устаткування в терміни, які обумовлюються договором І Генпідрядник зобов'язаний здати Замовникові устаткування в терміни, обумовлені договором;

– підрядні речення і члени речення, наприклад обставини: Незважаючи. Ш. погану роботу транспорту у нашому місті, наші співробітники ніколи не спізнюються на роботу І Хоча транспорт працює погано, наші співробітники ніколи не спізнюються на роботу; 3 метою кращого забезпечення ліками населення у місті відкрито кілька нових аптек І У місті відкрито кілька нових аптек, для того щоб краще забезпечувати населення ліками; За умови дотримання водіями правил дорожнього руху аварії траплятимуться рідше І Аварії траплятимуться рідше, якщо водії будуть дотримуватися правил дорожнього руху; Внаслідок отримання замовником товару у нас виникли серйозні проблеми І У нас виникли серйозні проблеми, тому що замовник не отримав товар;

– обставини і дієприслівникові звороти: Після закінчення роботи колектив повинен подати Замовнику звіт про використання матеріально-технічних ресурсів І Закінчивши роботу, колектив повинен подати Замовнику звіт про використання матеріально-технічних ресурсів; Оформлюючи замовлення ви повинні визначити кількість деталей, необхідних для ремонту телевізора І При оформленні замовлення ви повинні визначити кількість деталей, необхідних для ремонту телевізора.

В офіційно-діловому мовленні перевага віддається обставинам, оскільки вони мають більш книжний характер порівняно з підрядними реченнями і дієприслівниковими зворотами.

Паралельними засобами вираження думки є безособові, пасивні та особові конструкції. В особових конструкціях підкреслюється активність суб'єкта дії, в безособових і пасивних конструкціях увага зосереджується на дії, порівняйте: Патенти видаються податковим органом і Податкові органи видають патенти; Перерахування коштів ринкового збору до відповідного бюджету здійснюється адміністрацією ринку один раз на місяць І Адміністраиія ринку здійснює перерахування коштів ринкового збору до відповідного бюджету один раз на місяць; Усі ці порушення було розглянуто Регіональним управлінням НБУІ Регіональне управління НБУрозглянуло всі ці порушення.

Пасивні й безособові конструкції надають висловленню офіційного характеру, вони активно використовуються в ділових паперах. Часто в безособових конструкціях, що вживаються в офіційно-діловому стилі, суб'єкт дії взагалі відсутній, як-от: Орендареві передаються запаси сировини, матеріалів, незавершене виробництво і готова продукція; Договір може бути змінено за угодою сторін. Такі конструкції не мають паралельних особових конструкцій.

Та ж сама думка може бути висловлена за допомогою простих і складних речень. Ті й інші речення можуть використовуватись у будь-якому стилі мовлення, але з різною частотністю. Прості речення переважають у розмовно-побутовому мовленні. Складні речення активніше вживаються у науковому та офіційно-діловому мовленні. Найчастіше зазначені стилі використовують складнопідрядні речення, за допомогою яких виражаються найрізноманітніші причинно-наслідкові чи часові відношення.

Наявність синонімічних засобів дозволяє уникнути однотипності конструкцій, а отже допомагає нам урізноманітнити мовлення.

Складні речення не закріплюються за певними сферами мовлення, але активніше вони використовуються у книжних стилях - науковому, офіційно-діловому та художньому.

Відзначимо кілька видів помилок у побудові складних речень.



5. Складання професійних документів

5.1 Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів

5.1.1 Документ - основний вид ділового мовлення

Документ - основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.

Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства; статутні - з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.

Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.

Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це - конструкторська, технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.

Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.

Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.

Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість. Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.

Текст - головний елемент документа. Крім параграфів, пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

5.1.2 Вимоги до складання та оформлення різних видів документів

Документ - основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, містити конкретні й реальні пропозиції і вказівки.

Обов'язковим є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.

АВТОБІОГРАФІЯ. Це документ, в якому людина описує своє життя і діяльність. Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова «автобіографія», яке розміщається посеред рядка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа - підпис автора.

Тип мовлення в автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенником я. Основну увагу треба приділяти фактам, не вдаючись до міркувань. Всі відомості подаються в хронологічному порядку, щоб уявити життєвий шлях людини, ділову кваліфікацію, і громадську активність.

5.1.3 Основні реквізити. Види документів та їх класифікація

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняються постійні - реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Є два види бланків: а)для листів; б)для інших документів.

Текст - головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носієві інфомація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Носій - це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, в тому числі у перетвореному вигляді.

Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила - здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів укладання документів.

Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього 31), але і зони, і послідовність їх розташовування у документі. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, складають його формуляр. Він теж регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

Таким чином, документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Це матеріальний об'єкт, носій інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Документ повинен бути достовірним, містити конкретні, реальні відомості, пропозиції чи вказівки. Він повинен відповідати наступним вимогам:

– бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;

– не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;

– повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що і дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна - документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Види документів за ознаками класифікації та групами:

За найменуванням: заява, протокол, листи тощо.

За походженням: службові (офіційні) й особисті.

За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні.

За призначенням: організаційні, контрактно-кадрові, довідково-інформаційні тощо.

За напрямком: вхідні й вихідні.

За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні).

За строками виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

За ступенем гласності: звичайні, для службового користування, таємні (секретні), конфіденційні.

За стадіями створення: оригінали, копії, витяг, дублікат.

За складністю: прості, складні.

За строками зберігання: постійного, тривалого і тимчасового зберігання.

За технікою відтворення: рукописні, відтворенні механічним способом.

За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

– За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

– За змістом і спеціалізацією:

– загальні;

– з адміністративних питань;

– з питань планування оперативної діяльності;

– з питань підготовки та розподілу кадрів;

– спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, - постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

За призначенням:

– щодо особового складу;

– організаційно-розпорядчі;

– кадрово-контрактові;

– довідково-інформаційні;

– господарсько-договірні;

– обліково-фінансові.

За походженням:

– службові (офіційні) - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

– особисті (приватні) - укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

За місцем укладення:

– внутрішні - мають чинність у межах установи, де їх укладено;

– зовнішні - виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

За напрямком (спрямуванням):

– вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

– вихідні (адресовані за межі установи).

За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

– стандартні, типові - укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

– нестандартні, нерегламентовані - в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

– індивідуальні - укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

За ступенем складності:

– прості (односкладові) - відображають одне питання, факт;

– складні - відображають два й більше питань, фактів.

За стадіями відтворення:

– оригінали;

– копії, витяги, дублікати.

За терміном виконання:

– звичайні безстрокові (нетермінові) - виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

– термінові - укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

– дуже термінові - зі спеціальною позначкою терміну виконання.

За ступенем секретності (гласності):

– звичайні (несекретні) - для загального користування;

– для службового користування (ДСК);

– таємні (Т);

– цілком таємні (ЦТ).

Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов'язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи документів:

1. Документи з господарсько-договірної діяльності (договір на постачання, договір підряду, договір на ма­теріальну відповідальність, договір на спільну діяльність, договір оренди обладнання, транспорту, приміщення, договори щодо створення нових форм господарювання, господарські договори в науковій діяльності, договори про взаємовідносини підприємств і банків).

2. Документи з посередницької діяльності (договір про надання посередницьких послуг, договір про інформаційне обслуговування).

3. Документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні та претензійні листи, позовні заяви).

4. Документи в банківській діяльності (договір про здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитний вклад; кредитний договір, договір про спільну діяльність, договір лізингу (лізингова угода), договір про пайовий внесок).

5. Обліково-фінансові документи (акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов'язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).

5.1.4 Стандартні і нестандартні документи

За структурними ознаками ділові листи поділяються на стандартні і нестандартні. При складанні стандартних листів використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний формат паперу, реквізити тощо. Стандартні листи мають чітко визначену структуру -вступ-мотивацію і основну частину. Обов'язковими реквізитами ділових паперів є такі: назва й адреса організації; довідкові відомості про організацію; дата документа; реєстраційний номер документа; посилання на номер і дату вхідного документа; адресат; підпис; відмітка про виконавця. Реквізит «Назва організації» вказує адресанта. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша. Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.02 р.) або словесне - цифровим способом (17 вересня 2003 р.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер - це його порядковий номер. Він ставиться під датою. Адресатом ділової кореспонденції можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові й фізичні особи. Цей реквізит розташовується у правому верхньому куті аркуша. Назва організації та її структурного підрозділу має форму називного відмінка:Харківська міська держадміністрація ЗАТ» Колос» Бухгалтерія Посаду, ім'я особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку: Директорові плиткового заводу Українському В.В.Якщо лист адресований не керівникові підприємства, а іншій посадовій особі, то її посаду і прізвище пишуть після назви підприємства: Харківський тракторний заводначальникові відділу маркетингу Котову М.Т.Під текстом ставиться реквізит «Підпис», до якого входять назва посади особи, яка підписала документ, її особистий підпис і його розшифрування. Нижче ліворуч зазначається прізвище виконавця (укладача листа) та його телефон. Метою інформаційних листів є повідомлення адресата про якісь події чи факти, наприклад про проведення конференції, семінару, відвантаження товару тощо. Різновидом інформаційних листів є рекламні листи, які містять опис товарів або послуг. Супровідні листи складаються з метою інформування адресата про надсилання йому документів (контрактів, каталогів, накладних тощо) або матеріальних цінностей. Гарантійні листи підтверджують певні зобов'язання чи умови здійснення угоди. Гарантуватися можуть якість і термін виконання робіт, строки постачання товару або оплата послуг чи виконаної роботи, отриманої продукції тощо. Лист-підтвердження - це один із видів ділового листування, який дає можливість підтвердити попередню угоду, домовленість чи запрошення. Крім того, листом-підтвердженням можна повідомити деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться. Зразок тексту листа-підтвердження: Офіційно підтверджуємо свою згоду на розробку проекту з організації спільного виробництва меблі для дитячих садків.Створена нами з цього приводу технічна комісія на чолі з паном Петренком В.Т. прибуде на переговори наступного місяця. Просимо повідомити зручні для Вас час і місце переговорів. Одним із найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування є нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки, тому до змісту тексту такого листа-нагадування слід підходити дуже обережно, ввічливість - передусім. Зразок тексту листа-нагадування: Вельмишановний Сергію Леонідовичу! Одним із найосновніших принципів роботи нашої компанії є принцип гідного цінування своїх клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж трьох років нашої співпраці у нас не виникло серйозних непорозумінь. Однак вчора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена справами людина, як Ви, інколи не може простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата - лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом. Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати Вас з цього приводу.

5.1.5 Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210мм) та А5 (148x210мм) Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля - ліве - 35 мм; праве - не менше 8 мм, верхнє - 20 мм; нижнє - 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту Також не бажано:

1. відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2. починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3. переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок, У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Абзац - це відступ управо/ початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини:

1. зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2. фраза (міститься основна інформація абзацу);

3. коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації - традиційна й нова.

Традиційна - базується на використанні знаків різних типів - римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д

І. II. III. IV. V

1 2. З 4. 5

1) 2) 3) 4) 5)

а) б) в) г) ґ)

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1. нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2. застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3. дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4. використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1. після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2. номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

– розділи - 1.; 2.; 3.;

– номери підрозділів включають в себе також номери розділів - 1.1.; 1.2.; 1.3.;

– номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту - 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, без яких певне поняття буде неповним, однобоким.

Примітка - додаткова помітка, пояснення до тексту.

Додаток - подання додаткової інформації (документа) після тексту.

Підстава - причина, достатній привід, які виправдовують дію, вчинок. На підставі - виходячи з чого-небудь, спираючись на щось.

Правила оформлення приміток

1. Слово «Примітка» пишеться малими літерами (перша літера - велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.

2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:

Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п'яти знакам.

3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ставиться крапка. Слово «Примітки» пишеться у множині. Наприклад:

Примітки: 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою

документацію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами відповідного рівня.

2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні підрозділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.

4. Примітки відмежовуються від тексту 2-4 інтервалами.

5. Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові «Примітка» і 2 знаки - двокрапка та відступ)

5.2 Укладання документів щодо особового складу

5.2.1 Реквізити документів та вимоги до їх написання

Уніфікація документів полягає в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07.01.1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД - представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів. Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит - це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняються постійні - реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Є два види бланків: а)для листів; б)для інших документів.

Текст - головний елемент документа. Він повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень.

Вимоги до складання й оформлення документа:

Документ - основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, містити конкретні й реальні пропозиції і вказівки.

Обовязковим є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, звязність викладу, структурна організація, завершеність.

АВТОБІОГРАФІЯ. Це документ, в якому людина описує своє життя і діяльність. Подається при вступі до навчального закладу чи на роботу. Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова «автобіографія», яке розміщається посеред рядка. Кожне нове повідомлення повинно починатися з абзаца. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа - підпис автора. Склад: прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження, освіта, відомості про навчання, трудову діяльність, нагороди (заохочення); короткі відомості про склад сім'ї; домашня адреса; дата, підпис.

У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

Американський варіант дати «4 березня» виглядатиме так 03.04.

У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).

Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.

На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.

Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.

Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.

Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м. Київ, м. Суми та смт. Жашків.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту - зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події/явища, факти/у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності/автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол/.

В описі характеризуються явища /предмет, люди, події/з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей/опис-характеристика, наказ, звіт, постанова/.

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів - дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний - у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.

Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру пращ управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.

Якщо документ - обличчя установи, то бланк - її візитна картка.

Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт, продуманий текст.

Кожне підприємство повинно розробити та застосувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів.

Виготовлення бланків доцільне в тому вигадку, якщо кількість документів певного виду досягає 200 на рік.

Невеликі підприємства, в яких кількість вихідних документів менша 200 на рік, при оформленні документів можуть використовувати замість друкарського бланка кутовий гумовий штемпелі, у відбитку містяться ті ж реквізити. Державні стандарти передбачають і кутове, і повздовжнє розміщення реквізитів. Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.

Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Кількість документів з цим реквізитом становить 85 % усіх організаційно-розпорядчих документів.

Кутовий варіант бланка особливо зручний дня документів, які підлягають затвердженню /акти, інструкції/, тому що гриф затвердження, розміщується у правій верхній частині документа.

Бланки документів виготовляють на білому папері однією фарбою, переважно чорною.



5.2.2 Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява

До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв'язку з тим що, зважаючи на те що), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів. До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява - це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом. Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Розрізняють два основних види заяв:

– особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

– службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

Заява складається з таких реквізитів:

1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) - посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).

3. Назва виду документа (посередині, з малої літери).

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими.

Проект наказу створюється, як правило, у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають документи, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі.

Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов'язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази - це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).

2.Повна назва організації, установи.

3. Назва виду документа.

4. Дата укладання.

5. Номер наказу.

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.

7. Заголовок (короткий зміст наказу) «про…».

8. Текст:

– констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;

...