Нотаріат в Україні

Для виготовлення документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України використовуються захисні знаки нотаріальних документів (далі -- захисні знаки) та спеціальні бланки документів інформаційної системи Міністерства юстиції України. Перелік документів з реєстрів, для виготовлення яких використовуються захисні знаки та спеціальні бланки документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, установлюється Міністерством юстиції України.

Зразок та опис спеціальних бланків, захисних знаків та спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, а також порядок їх постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання встановлюються Міністерством юстиції України.

На спеціальних бланках викладаються примірники:

правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

правочинів, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються на бажання сторін;

договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідчених правочинів;

свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

свідоцтв про право на спадщину;

свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукціонів);

свідоцтв виконавця заповіту;

свідоцтв про посвідчення фактів (підпункти 16-19 пункту 2 цієї Інструкції);

свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання секретних заповітів;

свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам;

актів про морські протести та протести векселів;

дублікатів документів.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, є нечинними.

Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Спеціальні бланки не використовуються:

при вжитті заходів до охорони спадкового майна;

установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою;

установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів.

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку.

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники документів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використаного бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На прохання зацікавлених осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.

6.Нотаріуси відповідно до статті 7 Закону України «Про нотаріат» у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради

України, указами і розпорядженнями президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, -- законодавством Республіки Крим; наказами Міністерства юстиції України; нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси в установленому порядку та в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також чинних міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

7.Нотаріуси зобов'язані додержуватись таємниць нотаріальних дій та відомостей, одержаних ними у зв'язку з їх вчиненням.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються тільки фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

На письмову вимогу суду, господарського суду, прокуратури, органів дізнання і слідства довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються у зв'язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що перебувають у їх провадженні.

Довідки про заповіти (про наявність заповіту, його зміст та ін.) видаються особам, щодо яких було складено заповіт, а також органам, переліченим в абзаці третьому цього пункту, та спадкоємцям за законом тільки після смерті заповідача за умови подання свідоцтва про його смерть.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії (фотокопії) з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та з метою оподаткування. На письмову вимогу державної податкової інспекції з метою оподаткування нотаріусом подаються лише довідки, документи і копії (фотокопії) з них, які стосуються розрахунків податку з доходів фізичних осіб при вчиненні нотаріальних дій, організації власної нотаріальної діяльності, діяльності стажистів нотаріуса, а також найманих працівників.

Обов'язок додержання таємниці здійснюваних нотаріальних дій поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.

8.Нотаріуси зобов'язані здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до Закону України «Про нотаріат» і складеної присяги, сприяти фізичним та юридичним особам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права й обов'язки, попереджати про наслідки нотаріальних дій, що вчиняються для того, щоб юридична необізнаність не могла їм зашкодити, зберігати в таємниці відомості, одержані ними у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій, відмовляти у вчиненні нотаріальної дії у разі її невідповідності законодавству України або чинним міжнародним договорам, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

На прохання фізичних чи юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, нотаріуси мають право витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення цих нотаріальних дій, складати проекти правочинів і заяв, виготовляти копії (фотокопії) документів та витягів з них, а також давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру.

Чинним законодавством нотаріусу можуть бути надані й інші права.

9.Мова нотаріального діловодства визначається у відповідності до статті 15 Закону України «Про нотаріат». Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою

ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

Глава II Загальні правила вчинення нотаріальних дій

10.Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком обмежень у праві вчинення нотаріальних дій, установлених Законом України «Про нотаріат» та іншими актами законодавства України.

11.Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, у державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса. В окремих випадках, коли фізична особа не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями, але в межах території діяльності держнотконтори чи визначеного для приватного нотаріуса нотаріального округу.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

12.Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб¹, у день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.

Учинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від фізичних та юридичних осіб або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен упевнитись у відсутності в зацікавлених осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою зацікавленої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення яких просить інша зацікавлена особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладене на строк не більше десяти днів.

Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви зацікавленої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша зацікавлена особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій.

13.При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу учасників цивільних відносин, які особисто звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

Установлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, та ін.).

Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення цивільно-правових правочинів.

Особа неповнолітнього, до 16 років, установлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьків (одного з батьків) про те, що ця особа є їх дитиною.

У разі якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може власноручно підписати правочин, заяву або інший документ, підписується інша фізична особа, нотаріус установлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.

Про спосіб установлення особи нотаріусом робиться відповідний запис у реєстрі нотаріальних дій.

14.При посвідченні правочинів з'ясовується обсяг цивільної дієздатності фізичних та юридичних осіб, які беруть участь в угодах.

У разі укладання правочинів представником перевіряються його повноваження.

15.При посвідченні правочинів і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

16.Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо правочин, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати правочин, заяву чи інший документ, за її дорученням і в її присутності та в присутності нотаріуса правочин, заяву чи інший документ може підписати інша особа. Про причини, з яких фізична особа, зацікавлена у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

Якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, неписьменна або сліпа, нотаріус, крім того, прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпа особа письменна, вона сама підписує документ.

Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона сама прочитує документ і підписує його. Якщо така особа неписьменна, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухою, німою або глухонімою особою і посвідчити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

17.Нотаріус може не вимагати кожного разу з'явлення відомих йому посадових осіб юридичної особи, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їхніх підписів не викликає сумніву.

Не дозволяється застосування зразків підписів при посвідченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

18.Застосування електронного цифрового підпису² на правочинах здійснюється нотаріусом при наявності технічних можливостей роботи з електронними документами на підставі попередньої письмової згоди підписувача на застосування електронного цифрового підпису. Заява повинна містити перелік правочинів, на яких застосовуватиметься електронний цифровий підпис.

У разі застосування електронного цифрового підпису нотаріус повинен встановити особу підписувача та перевірити його дієздатність, а також обсяг правоздатності юридичної особи та повноважень її представника.

Перевірка цілісності електронного документа³ здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Як оригінал електронного документа не може бути застосовано свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів та інших випадків, передбачених законом.

Чинність і належність відкритого ключа підписувачу перевіряється за допомогою посиленого сертифіката ключа, виданого акредитованим центром сертифікації ключів.

Посилений сертифікат ключа повинен містити такі обов'язкові дані:

найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);

зазначення, що сертифікат виданий в Україні;

унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

основні дані (реквізити) підписувача -- власника особистого ключа;

дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

відкритий ключ;

найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;

інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа (стаття 6 Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Посилений сертифікат ключа може бути як в електронній формі, так і у формі документа на папері.

19. При посвідченні правочинів нотаріусом у текстах право-чинів зазначаються: для фізичних осіб -- ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб -- платників податків, для юридичних осіб -- ідентифікаційний код за даними

Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. На підтвердження наявності ідентифікаційного номера (коду) нотаріусу подається відповідна, завірена уповноваженою особою, довідка або (витяг), фотокопія якої (го) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.

20.У відповідності до статті 47 Закону України «Про но

таріат» нотаріус управі витребувати від фізичних та юридичних

осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріаль

них дій. Такі відомості і (або) документи повинні бути подані в

строк, указаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищу

вати одного місяця.

Ненадання відомостей або документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

21.Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їхніх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної нотаріальної контори (бюро) та працівників, що перебувають у трудових відносинах з нотаріусом.

У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого органу місцевого самоврядування в межах його компетенції.

22.Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також які написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документи.

23. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко; числа і строки, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб -- без скорочень і із зазначенням їх адреси. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах), а також дата, місце народження та місце роботи фізичних осіб.

Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання. При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслен-ня не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (сторін правочинів та інших осіб, які підписали правочин, заяву та ін.) і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На бажання зацікавленої особи документ може бути складений нотаріусом.

У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті або скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення їх цілісності, з проставленням печатки нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.

24. При посвідченні правочинів, засвідченні правильності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, правильності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчу-вальні написи за формами, затвердженими Міністерством юстиції України.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток, вільні місця -- прокреслені, дописки та інші виправлення -- застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа. У цьому разі аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і скріплюється його печаткою.

Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.

Прикріплення і підклейка аркушів для напису про засвідчення правильності копії (фотокопії) документа, а також для напису на дублікаті документа не допускаються.

На підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя, повноважень виконавця заповіту, посвідчення та прийняття на зберігання секретного заповіту, оголошення секретного заповіту, про придбання майна з публічних торгів (аукціону), а також посвідчення фактів, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці, тотожності фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці, про час пред'явлення документів, про прийняття на зберігання документів, про придбання майна з публічних торгів (аукціонів) видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.

25. Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.

Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного управління юстиції.

Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.

Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються таким чином: № 1-1, № 1-2, № 2-1 та ін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга -- порядковий номер запису.

Наказом Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського чи Севастопольського міських управлінь юстиції нотаріусам може бути дозволено ведення самостійних реєстрів для запису окремих видів нотаріальних дій.

У цьому разі номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: № 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено в першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № З-В-5 (запис за номером п'ятим у третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис за номером четвертим у реєстрі для запису довіреностей в односкладовій державній нотаріальній конторі чи в приватного нотаріуса).

Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.

У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про з же вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки.

Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік та порядок ведення яких установлюються Міністерством юстиції України.

Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

26.Нотаріуси вправі видавати витяги з реєстрів для реєстрації

нотаріальних дій в порядку, установленому пунктом 7 цієї

Інструкції.

Витяги з реєстрів нотаріальних дій щодо заповітів видаються тільки після смерті заповідача.

27.Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, до лучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., що залишаються у справах нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії).

Копії (фотокопії) подаються зацікавленими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис «З оригіналом згідно», ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.

Документи, що посвідчують особу фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, у реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.

Якщо фізична особа звернулася за засвідченням правильності копій (фотокопій) документа чи виписок з документа, нотаріус установлює її особу і робить у реєстрі відмітку «Особу встановлено».

Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках податку з доходів громадян, повертаються особам, які здійснили таку оплату. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та найменування установи банку, в якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.

28. Не залишаються у справах нотаріуса:

документи, які стверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого майна, договори про поділ нерухомого майна та ін.), -- якщо посвідчується договір про заставу, оренду тощо майна чи найму (позички) житла, відчуження власником (власниками) частини належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлювальний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки);

договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх частин) або інших споруд; договори про порядок установлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спільним майном.

При посвідченні договорів про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлювальних документах, що повертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: «Продано 1/4 частину цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993 року за реєстром № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса;

сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоактивного забруднення, -- при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю);

охоронні свідоцтва -- при посвідченні договорів піднайму;

свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми -- при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва тю право на спадщину чи про право власності на неї;

документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких документів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право власності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.

Можливе залишення у справах нотаріуса копій (фотокопій) документів, що повертаються сторонам правочинів. У таких випадках, крім необхідних відміток, на залишених копіях (фотокопіях) нотаріус робить напис «З оригіналом згідно».

29. У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, державним нотаріусом державного нотаріального архіву видається дублікат утраченого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону України «Про нотаріат».

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту. У цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. Уразі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їхні родинні стосунки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).

Дублікат секретного заповіту не видається.

У разі втрати свідоцтва про оголошення секретного заповіту нотаріусом видається дублікат свідоцтва, до якого може бути приєднана копія (фотокопія) оголошеного секретного заповіту, засвідчена в установленому порядку.

Нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку. (Пункт 29 доповнено абзацом дев'ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 88/5 від 15.08.2005).

Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку, затвердженого наказом Мін'юсту України від 29.05.99 № 29/5 та зареєстрованого в Мін'юсті України 10.06.99 за № 362/3655. (Пункт 29 доповнено абзацом десятим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 88/5 від 15.08.2005)

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

ЗО. Нотаріуси, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону учасниками цивільних відносин, повідомляють про це відповідні органи для вжиття необхідних заходів.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус управі затримати цей документ і направити його до експертної установи для проведення відповідного дослідження, оплата якого здійснюється в установленому порядку.

Про направлення документа до експертної установи нотаріус виносить постанову, в якій зазначаються:

лата винесення постанови;

прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця -рнватного нотаріуса;

найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий;

ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії;

обставини, які викликали необхідність направлення документа для проведення дослідження;

куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення дослідження;

питання, поставлені для вирішення експерту.

31.Нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:

вчинення такої дії суперечить законові;

не подані відомості (інформація) та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії;

дія підлягає вчиненню іншим нотаріусом;

з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа, особа, цивільна дієздатність якої обмежена, або представник, який не має необхідних повноважень;

правочин, що укладається від імені юридичної особи, не відповідає обсягу її цивільної правоздатності.

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що паплюжать честь і гідність людини.

32.Нотаріус на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинен викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. У цих випадках нотаріус не пізніше ніж у триденний строк виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії.

У постанові про відмову вказуються:

дата винесення постанови;

прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса;

прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, місце її проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи;

про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до нотаріуса (короткий зміст прохання);

мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, з посиланням на чинне законодавство;

порядок і строки оскарження відмови з посиланням на цивільне процесуальне законодавство.

Нотаріус не має права на безпідставну відмову у вчиненні нотаріальної дії.

33.За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито, а в передбачених законодавством випадках нараховують податок з доходів громадян у розмірах, установлених чинним законодавством.

За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру (складання проектів правочинів, заяв, виготовлення копій (фотокопій) документів чи виписок з них тощо) справляється окрема плата. Перелік таких послуг та розмір плати за них установлюються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласними, Київським чи Севастопольським міськими управліннями юстиції.

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій, а також за надання послуг технічного характеру справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між приватним нотаріусом та фізичною або юридичною особою, але не меншу від розміру ставок державного мита, яке справляється державними нотаріусами за аналогічні нотаріальні дії, а в передбачених законодавством випадках нараховують податок з доходів громадян. Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін.

34.Якщо нотаріус виявить, що внаслідок допущеної ним помилки вчинена нотаріальна дія є неправильною, він зобов'язаний довести про це до відома сторін (особи), щодо яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів до скасування вказаної нотаріальної дії відповідно до вимог чинного законодавства.

РОЗДІЛ 1 ОСНОВНІ ПРАВИЛА ПОСВІДЧЕННЯ ПРАВОЧИНІВ

Глава III Правила вчинення окремих видів нотаріальних дій

35. Нотаріуси посвідчують правочини, щодо яких законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму.

Відповідно до чинного законодавства обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають:

договори про відчуження (купівля-продаж, міна, дарування, пожертва, рента, довічне утримання (догляд), спадковий договір) нерухомого майна (статті 657, 715, 719, 729, 732, 745, 1304 Цивільного кодексу України);

іпотечні договори, договори про заставу транспортних засобів, космічних об'єктів (стаття 18 Закону України «Про іпотеку», стаття 13 Закону України «Про заставу», стаття 577 Цивільного кодексу України;

договори про спільну часткову власність на земельну ділянку;

купівлю-продаж земельних ділянок, про перехід права власності та про передачу права власності на земельні ділянки; про обмін земельними ділянками, які виділені єдиним масивом у натурі (на місцевості) власникам земельних часток (паїв) (статті 88, 128, 132, 142 Земельного кодексу України, стаття 14 Закону України «Про порядок виділення в натурі (на місцевості) земельних ділянок власникам земельних часток (паїв)»;

договори купівлі-продажу (приватизації) державного майна, відчуження приватизованого майна (стаття 27 Закону України «Про приватизацію державного майна», стаття 23 Закону України «Про приватизацію невеликих державних підприємств (малу приватизацію)»;

договори про поділ майна, що є об'єктом права спільної сумісної власності подружжя; про надання утримання; про припинення права утримання взамін набуття права на нерухоме майно або одержання одноразової грошової виплати; шлюбні договори;

договори між подружжям про розмір та строки виплати аліментів на дитину;

договори про припинення права на аліменти на дитину у зв'язку з набуттям права власності на нерухоме майно (статті 69, 78, 89, 94, 109, 189, 190 Сімейного кодексу України);

договори найму будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) строком на один рік і більше (стаття 793 Цивільного кодексу України;

договори найму транспортних засобів за участю фізичної особи, договори позички транспортного засобу, у якому хоча б однією стороною є фізична особа (статті 799, 828 Цивільного кодексу України;

договори про створення акціонерних товариств, якщо товариства створюються фізичними особами (стаття 153 Цивільного кодексу України;

договори управління нерухомим майном (стаття 1031 Цивільного кодексу України;

договори про зміну черговості одержання права на спадкування (стаття 1259 Цивільного кодексу України;

заповіти (статті 1247, 1249 Цивільного кодексу України);

довіреності на укладання правочинів, що потребують нотаріальної форми, а також на вчинення дій щодо юридичних осіб, за винятком випадків, коли законом або спеціальними правилами допущена інша форма довіреності; довіреність, що видається в порядку передоручення (стаття 245 Цивільного кодексу України);

інші правочини, для яких чинним законодавством передбачена обов'язкова нотаріальна форма.

За бажанням сторін посвідчуються й інші правочини, для яких законодавством не встановлено обов'язкової нотаріальної форми, як, наприклад, договори про порядок володіння та користування спільним майном (житловим будинком, садибою, квартирою, садовим будинком, дачею, земельною ділянкою тощо), про визначення часток або про зміну часток, договір доручення тощо.

36.Нотаріуси зобов'язані роз'яснити сторонам зміст і значення поданих ними проектів правочинів і перевірити, чи відповідає зміст посвідчуваних правочинів вимогам закону і дійсним намірам сторін⁴

37.Документи, в яких викладено зміст правочинів, що посвідчуються в нотаріальному порядку, виготовляються нотаріусом не менше ніж у двох примірниках, один з яких залишається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, а інші, що мають силу оригіналу, видаються сторонам.

Усі примірники підписуються учасниками правочину.

Посвідчувальний напис вчиняється на всіх примірниках правочину.

За бажанням учасників правочину кожному з них видається по одному примірнику, про що зазначається у тексті договору.

38.Договори про відчуження та заставу (іпотеку) майна, що підлягає реєстрації, посвідчуються за умови подання документів, які підтверджують право власності на майно, що відчужується або заставляється, та в передбачених законодавством випадках державну реєстрацію прав на це майно.

Такі документи нотаріус приймає лише за наявності відмітки (штампа) про реєстрацію відповідних прав та витягу з Реєстру прав власності на нерухоме майно, що є невід'ємною частиною правовстанов л ювального документа.

39.При посвідченні правочинів нотаріус з'ясовує обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб, які є учасниками правочинів (стаття 44 Закону України «Про нотаріат», виходячи з того, що цивільною дієздатністю фізичної особи визнається її здатність своїми діями набувати для себе цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов'язки, самостійно їх виконувати та відповідати в разі їх невиконання.

Повну цивільну дієздатність має фізична особа, яка досягла вісімнадцяти років (повноліття).

Повна цивільна дієздатність може бути надана фізичній особі, яка досягла шістнадцяти років і працює за трудовим договором, особі, яка займається підприємницькою діяльністю, а також неповнолітній особі, яка записана матір'ю або батьком дитини.

У разі реєстрації шлюбу фізичної особи, яка не досягла повноліття, вона набуває повної цивільної дієздатності з моменту реєстрації шлюбу.

У разі припинення шлюбу до досягнення фізичною особою повноліття, у разі припинення дії трудового договору, припинення фізичною особою здійснення підприємницької діяльності набута нею повна цивільна дієздатність зберігається.

При з'ясуванні дієздатності учасників правочинів у разі якщо в нотаріуса виникає сумнів щодо віку або обсягу дієздатності учасників правочину, він вимагає відповідний документ (паспорт громадянина України, акт цивільного стану громадян про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, трудовий договір, свідоцтво про реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності -- фізичної особи тощо).

Якщо в нотаріуса є підстави вважати, що хтось з учасників правочину страждає на хронічний, стійкий психічний розлад, що істотно впливає на здатність усвідомлювати значення своїх дій та (або) керувати ними, зловживає спиртними напоями або наркотичними засобами, токсичними речовинами тощо, а відомостей про визнання особи недієздатною чи обмежено дієздатною немає, нотаріус відкладає вчинення правочину і з'ясовує, чи є рішення суду про визнання особи недієздатною або обмежено дієздатною, яке набрало законної сили. Якщо таке рішення судом не виносилось, нотаріус повідомляє про своє припущення одну з осіб чи один з органів, указаних у статті 256 Цивільного процесуального кодексу України, які можуть звернутись до суду із заявою про визнання цієї особи недієздатною або обмежено дієздатною.

У своєму листі нотаріус просить повідомити його про прийняте рішення. Залежно від прийнятого цією особою чи органом рішення нотаріус або вчиняє нотаріальну дію, або зупиняє вчинення нотаріальної дії до розгляду справи в суді.

40. У разі укладення правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, у тому числі договорів щодо поділу, обміну житлового будинку, квартири за участю осіб, над якими встановлено опіку або піклування, нотаріус перевіряє наявність дозволу органу опіки та піклування на укладення таких договорів (ст.71 Цивільного кодексу України).

Правочини за малолітніх, які не досягли 14 років, а також від імені фізичних осіб, визнаних у судовому порядку недієздатними, вчиняють батьки (усиновлювачі) або опікуни.

Правочини щодо майна малолітньої дитини можуть бути вчинені одним з батьків, з яким постійно проживає дитина, за наявності згоди другого з батьків, підпис якого має бути засвідчений нотаріально.

На вчинення неповнолітньою особою правочину щодо транспортних засобів або нерухомого майна має бути згода обох батьків (усиновлювачів) або піклувальника.

У разі неможливості отримання згоди другого з батьків (батько дитини записаний зі слів матері; у разі смерті другого з батьків, що підтверджується свідоцтвом про смерть чи довідкою органу реєстрації цивільного стану; у разі визнання другого з батьків безвісно відсутнім чи померлим) правочини щодо майна малолітньої дитини вчиняються тим з батьків, з ким дитина проживає.

У разі якщо другий з батьків заперечує проти укладання пра-зочину щодо майна малолітньої дитини, спір може бути вирішений органом опіки та піклування або судом.

Нотаріус не приймає для посвідчення правочин, що укладається від імені малолітньої дитини представником батьків (усиновлювачів) або одного з них.

Правочини від імені неповнолітніх віком від 14 до 18 років, а також від імені осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, можуть бути посвідчені лише за умови, якщо вони вчинені за згодою батьків (усиновлювачів) або піклувальника.

Для укладання правочину неповнолітньою дитиною нотаріус має одержати згоду будь-кого з батьків (усиновлювачів). У цьому разі така згода обов'язково витребовується від того з батьків (усиновлювачів), з ким неповнолітня дитина постійно проживає, за умови попереднього повідомлення про здійснення правочину неповнолітньою дитиною другого з батьків (усиновлювачів).

Повідомлення про намір вчинити неповнолітньою дитиною правочин за згодою одного з батьків (усиновлювачів) надсилається нотаріусом за кошти зацікавленої особи або особисто зацікавленою особою. В останньому випадку нотаріусу подаються докази відправлення та одержання адресатом такого повідомлення.

Опікун не має право укладати, а піклувальник давати згоду на укладення договорів між підопічним та своєю дружиною (своїм чоловіком) або своїми близькими родичами, крім передавання майна підопічному у власність за договором дарування або в безоплатне користування на підставі договору позички.

Справжність підпису(ів) батьків (усиновлювачів) або піклувальників на заяві про їх згоду на посвідчення правочинів від імені неповнолітніх віком від 14 до 18 років, а також від імені осіб, цивільна дієздатність яких обмежена, повинна бути засвідчена в нотаріальному порядку. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо батьки, усиновлювачі або піклувальники особисто подадуть нотаріусу заяву про згоду на посвідчення правочину. У цьому випадку нотаріус установлює особу заявника, перевіряє справжність його підпису, про що робить відмітку на заяві, і вказує назву документа, його номер, дату видачі та назву установи, що видала документ, який стверджує особу .«Заява про згоду на посвідчення правочину може бути викладена на звороті примірника правочину, що залишається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса, або на окремому аркуші.

41.При перевірці обсягу цивільної правоздатності юридичних

осіб, які беруть участь у правочинах, нотаріуси зобов'язані ознайомитись з установчими документами (статут, засновницький до говір), установчими актами, свідоцтвом про державну реєстрацію (перереєстрацію) суб'єкта підприємницької діяльності (витягом з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України), положенням про філію та представництво юридичної особи, наказом юридичної особи про призначення керівника філії або представництва і перевірити, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу цивільної правоздатності юридичної особи.

У випадках, передбачених законодавством, нотаріус перевіряє наявність спеціального дозволу (ліцензії) на здійснення юридичною особою окремого виду діяльності.

42.При укладенні правочину представником нотаріус перевіряє його повноваження за довіреністю, виданою представникові юридичною особою. Нотаріус зобов'язаний перевірити за допомогою Єдиного реєстру довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку, дійсність довіреності на право розпорядження майном, у тому числі транспортними засобами. На примірнику довіреності або її копії, що залишається у справах державної нотаріальної контори чи в приватного нотаріуса, робиться відмітка про перевірку дійсності довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку, з обов'язковим зазначенням часу, дати та ідентифікаційного номера перевірки. (Абзац перший пункту 42 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 88/5 від 15.08.2005)

...