Функциональные полномочия устанавливаются для обслуживающего аппарата, но принципиально отличаются от обязательных согласований. Функциональные полномочия означают, что определенные вопросы работники обслуживающего аппарата могут решать самостоятельно, без согласования с линейными руководителями. Например, функциональные полномочия для того же отдела маркетинга касаются вопросов исследования рынка, размещения рекламы в рамках принятой в компании маркетинговой стратегии, организации внутреннего маркетинга и пр.

Любой руководитель функционального подразделения (планового, финансового и др. отделов) обладает штабными полномочиями по отношению к линейному руководителю и линейными - по отношению к работникам своего отдела.

Принцип единоначалия гласит, что каждый работник получает полномочия только от одного руководителя и только перед ним отчитывается за результаты своей деятельности. Этот принцип соблюдается в во всех типах структур, кроме матричной. Как было показано выше, нарушение принципа единоначалия, с одной стороны, обеспечивает достоинства матричной организации, а с другой, ее недостатки. В матрице работники отделов и служб получают полномочия от функционального и матричного руководителей одновременно: общие указания идут от своего непосредственного начальника, а особые инструкции по ведению работы над программой - от руководителя программы. Функциональный управляющий решает, кто и каким образом выполнит тот или иной объем работы, а управляющий программой - что и когда должно быть выполнено.

5. Процесс мотивации

Задачи процесса мотивации в менеджменте. Основной задачей управленческой деятельности является побуждение подчиненных к приложению усилий и участию в достижении целей организации. Поскольку менеджмент превратился в обособленный специализированный вид деятельности, необходимо убедить других людей предпринять необходимые усилия и принять на себя обязательства по участию в процессе труда. Только в этом случае могут быть получены запланированные результаты работы предприятия как единой организации.

Организуя совместную деятельность, менеджер должен осуществлять процесс мотивации (функцию мотивации). Мотивация - это побуждение, заставляющее индивида действовать определенным образом. Мотивация в менеджменте - это процесс побуждения себя и других к деятельности по достижению целей организации. Позитивно мотивированные работники стараются найти лучший способ выполнения порученной им работы.

Кроме непосредственных подчиненных менеджеры оказывают влияние на многих людей: коллег, начальников или работников других организаций; они стремятся воздействовать на потребителей, побуждая их к приобретению товаров и услуг компании. И для этих целей также необходимо знание методов мотивации.

В небольших организациях, когда управленческие функции выполняет собственник компании, а число работников невелико, между менеджером и подчиненными устанавливаются тесные прямые отношения, которые носят неформальный характер, а для побуждения к необходимым действиям комбинируются властные ресурсы и личные отношения. По мере роста организации отношения между менеджером и подчиненными неизбежно утрачивают характер личных связей, и мотивация к труду все больше зависит от формальных институциональных механизмов.

Формализация отношений оказывает прямое воздействие на выбор методов, побуждающих подчиненных к участию в рабочем процессе. Менеджер может использовать вознаграждение, обещания, уступки, запреты или угрозы и добиться определенных форм поведения работников. Можно прибегнуть к правилам, которые основываются на источниках знаний (информации, навыках) и путем убеждения или демонстрации правильного поведения добиться желаемых действий подчиненных. Наконец, менеджер может идеологически обосновать правомерность своих действий, убедить, используя моральное принуждение и стимулирование, и добиться нужного поведения работников.

Выбор методов, побуждающих работников к труду, зависит от доступности ресурсов воздействия, а также от представлений менеджеров о вероятной реакции работников на различные виды принуждения. В этом им помогают теории мотивации, дающие знания о реакции людей на предпринимаемые руководителями действия и позволяющие осуществлять влияние на подчиненных более эффективно.

Мотивация ведет к действиям, в свою очередь, действия приводят к результатам, за которые руководитель поощряет подчиненных. У них возникает либо чувство удовлетворения, либо неудовлетворенности поощрением. Если чувство неудовлетворенности будет устойчивым, то работник перестанет стараться. Для того, чтобы помочь руководителю выбрать более эффективные методы воздействия на работников, существует большое количество теорий, отражающих различные подходы к процессу мотивации.

Принято делить теории мотивации на три большие группы:

содержательные, или ранние теории, учитывающие потребностей людей, побуждающие их к труду;

процессуальные, или более поздние, изучающие процессы ожидания человека в отношении правильности выбранного им поведения в организации, позволяющего получить справедливое вознаграждение;

комплексные, вобравшие в себя все положительные моменты ранних и поздних теорий и отражающие современные взгляды на мотивацию человека в организации.

Универсальной теории мотивации не существует и, скорее всего, ее невозможно создать, так как люди, организации и ситуации, в которых они действуют, очень многообразны. Однако большинство теорий опирается на ряд общих моментов, позволяющих менеджерам понять сущность процесса мотивации и выбрать методы, соответствующие проблемам, решаемым в их организациях.

Содержательные теории мотивации

В основе содержательных теорий мотивации лежит предположение о том, что человеческие потребности вероятнее всего влияют на поведение людей. Потребность - это осознанное отсутствие чего-либо (денег, пищи, защиты и пр.). Потребность вызывает внутреннее напряжение и приводит к выбору действий, направленных на ее удовлетворение.

Потребности удовлетворяются вознаграждением. Вознаграждение может быть внутренним и внешним. Внутреннее вознаграждение человек получает в процессе выполнения самой работы путем ощущения ее значимости для организации, чувства выполненного долга, причастности к решению важных задач и пр. Внутреннее вознаграждение мотивируют человека к поиску интересной и ответственной работы, требующей от него полной самореализации

Внешние вознаграждения индивид получает через выгоды, идущие от другого человека, а в организации - от менеджера. Они проявляются в виде продвижения по службе, увеличения заработной платы, получения премий и др. Внешнее вознаграждение мотивируют человека к поиску высокооплачиваемой работы, которую окружающие оценивают как престижную. Если для человека более ценным является внешнее вознаграждение, то он может не иметь никакого внутреннего удовлетворения от своей работы, но не бросит ее, так как его мотивирует высокая заработная плата. И, наоборот, при развитой потребности во внутреннем вознаграждении человек отдаст предпочтение менее оплачиваемой, но более интересной работе.

Зная потребности подчиненных, менеджер может выбирать соответствующие виды вознаграждений, побуждающих их работать более результативно. Эффективность метода во многом зависит от ценности вознаграждения (или наказания, которого индивид постарается избежать), что предполагает необходимость использования различных видов подкрепления и наказания. Теории, в которых предпринимаются попытки обобщить практику их применения, известны как содержательные теории мотивации. Среди них наиболее известны разработки А. Маслоу, Д. МакКлелланда и Ф. Герцберга.

Иерархия потребностей А. Маслоу. Эта теория была разработана профессором психологии Абрахамом Маслоу (1908-1970) и стала первой, позволившей упорядочить представления о потребностях человека.

А. Маслоу выдвинул гипотезу, согласно которой у индивидов имеется иерархия потребностей, выстроенная по принципу от низших, физиологических, к высшим, таким как самоуважение и самовыражение. Низшие, образующие фундамент в иерархии потребностей, доминируют до тех пор, пока они, хотя бы частично, не будут удовлетворены. Затем человек обращают внимание на удовлетворение потребностей следующего уровня и т. д. до тех пор, пока не станут доминировать потребности высшего уровня.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Физиологические потребности являются необходимыми для физического выживания человека. К ним относятся голод, жажда, потребность в тепле. Пока не удовлетворены низшие потребности, способности человека останутся невостребованными, а он займется той деятельностью, которая даст возможность получить самое необходимое для жизни.

Иерархическая структура человеческих потребностей означает, что до тех пор, пока низшие нужды индивида не будут удовлетворены, он не реагирует на возможности удовлетворения потребностей более высокого уровня. Он указывал: «Человек должен быть тем, чем он может быть, он должен соответствовать своей внутренней природе».

По А. Маслоу, после удовлетворения физиологических потребностей человек ощущает новую совокупность потребностей, названных им потребностями безопасности: поиск стабильности, надежности, защиты; освобождение от страха, беспокойства и хаоса; необходимость в структуре, порядке, законе, ограничениях. Пока человек не удовлетворил свои потребности в безопасности, для него практически не значимы потребности более высокого уровня.

За удовлетворением потребностей безопасности наступает черед социальных, или потребностей принадлежности. Человек, ощущающий их, стремится стать частью близкой ему по духу команды, будет участвовать в общих собраниях компании. Он не будет пытаться изменить привычное место работы, переехать на новое место жительства, если это нарушит устоявшиеся рабочие отношения, но будет приветствовать изменения, которые сближают его с коллегами, к которым он чувствует симпатию.

Вышестоящую ступеньку на иерархической лестнице занимают потребности самоуважения, имеющиеся у большинства индивидов. А. Маслоу выделял два аспекта: самоуважение и уважение со стороны других людей. Самоуважение связано с потребностью индивида в достижениях, компетентности, самодостаточности, уверенности перед лицом мира, независимости и свободы. Кроме того, индивиды ищут уважения других людей -- престижа, статуса, признания, внимания. Удовлетворение потребностей самоуважения ведет к чувству уверенности в себе, осознанию своей полезности и значимости. Если потребности самоуважения человек не удовлетворил, то у него возникает чувство неполноценности, слабости и беспомощности.

На рабочем месте люди стараются удовлетворить эти потребности в форме поиска возможностей для решения проблем или выполнения трудных заданий, что продемонстрирует их компетентность, высокое профессиональное мастерство, умение сделать нечто действительно ценное. Это позволяет окружающим лучше оценить их способности.

На вершине пирамиды потребностей находятся потребности самовыражения, или самоактуализации, т. е. желание человека стать тем, кем он может быть, полностью реализовать свои способности, потенциал личности и уважения.

Люди, стремящиеся удовлетворить потребности самовыражения, находятся в поиске соответствующей работы, и когда найдут ее, будут высоко ценить новые обязанности, которые позволяют им реализовать свой потенциал или открыть неизвестные им самим таланты [ С. 225].

Описание иерархической структуры человеческих потребностей внесло важный вклад понимание природы мотивации, но всех проблем теория А. Маслоу не могла решить. Прежде всего, не все люди соответствуют схеме А. Маслоу. Он и сам это отмечал. Для некоторых самовыражение было более значимым, чем социальные потребности. Для художников, артистов, композиторов превалирующим являлось стремление к творчеству, тогда как их низшие нужды оставались неудовлетворенными. Кроме того, со временем стало понятно, что спектр потребностей человека значительно шире. Эту проблему попытался решить Дэвид МакКлелланд

Дэвид МакКлелланд внес свой вклад в разработку содержательных теорий мотивации. Обобщая результаты исследований процессов мышления и реакции людей в различных ситуациях, он и его коллеги выделили три категории человеческих потребностей:

Потребность в причастности, проявляющаяся в стремлении к установлению и поддержанию межличностных отношений.

Потребность во власти, характерная для людей, стремящихся влиять и устанавливать контроль над поступками других людей, воздействовать на ход событий.

Потребность в успехе, проявляющаяся в стремлении принимать на себя личную ответственность и добиваться успешного выполнения заданий

Если попытаться найти место потребностей, выделенных Д. МакКлелландом, в иерархии А. Маслоу, то можно предположить, что они находятся между самоуважением и самовыражением. Их знание позволяет менеджеру принимать верные решения при распределении заданий между подчиненными. Так, например, работника, у которого развита потребность в успехе, в силу чего он не любит проигрывать, не будет мотивировать задача с высоким уровнем риска, особенно, если он не уверен в успешном результате. Такое задание будет более привлекательным для человека с развитой потребностью во власти: он организует работу команды, будет контролировать действия исполнителей и, скорее всего, достигнет нужного результата.

Согласно Д. МакКлелланду, руководителю, чтобы стать успешным, надо иметь развитую потребность во власти, т. е. он должен ощущать необходимость сильного влияния на других людей. А высокая потребность в достижении целей характерна для людей, предпочитающих работать в одиночку. Теория Д. МакКлелланда расширила представление о потребностях человека, и все-таки ее критиковали за слишком упрошенную классификацию мотивов.

Двухфакторная модель Ф. Герцберга получила широкую известность и оказала сильное влияние на развитие методов управления организацией. Его исследования позволили сделать вывод, что положительные по отношению к работе эмоции возникают под воздействием факторов, которые он назвал «мотиваторами», а негативные эмоции возникают под влиянием гигиенических факторов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Согласно теории Ф. Герцберга, руководитель должен создать благоприятные условия труда, чтобы оградить своих подчиненных от неудовлетворенности работой. Но его внимание только к гигиеническим факторам еще не обеспечивает удовлетворения от труда. Психологический рост человека связан с удовлетворением потребности в содержательной работе. Теория Ф. Герцберга побудила менеджмент многих организаций пересмотреть организацию труда с точки зрения ее значения для повышения производительности. Но и эту модель критиковали, что еще раз подтвердило недостаточность содержательных теорий для описания процесса мотивации работников.

Процессуальные теории мотивации

В основу процессуальных теорий мотивации положен подход к анализу усилий, которые человек затрачивает для достижения различных целей, и к выбору им конкретного вида поведения в организации. Процессуальные теории не отрицают значения потребностей в мотивации людей, но их авторы считают, что потребности не всегда побуждают работников к требуемым действиям, и не всякое поведение приводит к удовлетворению потребностей.

Наиболее известными процессуальными теориями являются теория ожиданий В. Врума и теория справедливости.

Работа Виктора Врума и других исследователей на протяжении 60-х годов привела к еще большему усложнению и уточнению теории мотивации. Сейчас результаты его работы известны под названием «теория ожиданий». Согласно этой теории, для мотивации человека требуются две вещи. Во-первых, согласно общепринятым взглядам, людям нужны различные блага, не только материальные, но и такие, как успешная карьера, уважаемое социальное положение, власть и т.д. Некоторые из этих потребностей являются очень сильными желаниями, в то время как другие -- это всего лишь то, что нравится. Относительная сила стремления человека к тому или иному благу по сравнению со стремлением к другим благам называется валентностью. Стремление к благу удовлетворяется вознаграждением. Ценность вознаграждения по В. Вруму соответствует валентности. Например, если установлено, что для начальника цеха успешная карьера обладает высокой валентностью, то это означает, что для него самое главное -- успех в карьере. Чем выше валентность, тем более вероятно, что работник будет мотивирован к достижению именно этой цели.

Вторым элементом в мотивации является «ожидание». Ожидание -- это оценка самим человеком своих шансов в достижении цели. «Я не смогу сделать успешной карьеры» -- это утверждение, отражающее очень низкий уровень ожидания. Напротив, заявление о реальности скорого карьерного роста свидетельствует о высоком уровне ожиданий.

В Врум показал, что если работник осуществляет некоторые действия в организации, то он рассчитывает получить определенные результаты и следующие за ними вознаграждения. Если ценность вознаграждения соответствует его ожиданиям, то он будет хорошо мотивирован, и наоборот, низкая ценность вознаграждения приводит к отсутствию нужной руководителю мотивации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Условные обозначения: (З - Р) - ожидания работника в отношении затраченного им труда и получаемых результатов; (Р - В) - ожидания работника в отношении результатов труда и следующего за ними вознаграждения;

Валентность - ожидаемая ценность вознаграждения.

Значение знака Х между валентностью и ожиданием состоит в следующем: если какой-либо из этих двух элементов отсутствует (или является отрицательным), тогда мотивация возникнуть не может. Соотнесение ожиданий и валентности определяет мотивацию. Если валентность низкая, то и мотивация будет слабой.

Р. Олдкорн подчеркивает, что важной чертой теории ожидания является рассмотрение мотивации как чего-то подобного электрическому току. Ведь если сила тока слишком низка, тогда не хватит мощности для работы электромотора. Таким же образом и мотивация должна достичь определенного уровня силы или, иначе говоря, валентности для того, чтобы стать реальностью.

Например, работникам можно пообещать чудесные каникулы на Гавайях в качестве премии за перевыполнение плана. Но они будут мотивированы только в случае, если будут твердо уверены, у них есть силы для перевыполнения плана, а премию действительно смогут получить. Иначе они будут смотреть на премию как на нереальную мечту и не станут стараться.

Модель Врума позволила объяснить многие курьезы в поведении работников и их мотивации. Главная ее ценность проявилась в следующем: она показала, что пока администрация предприятия не будет демонстрировать персоналу прямой зависимости между желательным для нее поведением работников и их ожиданиями, люди будут полагать, что их вознаграждение не изменится, как бы хорошо они не работали

Но и теория ожиданий оказалась несовершенной. Ограничением ее практического использования является то обстоятельство, что она построена на предположении о рациональном поведении работника, т. е. о принятии им рациональных решений в ситуации выбора.

Но фактически люди склонны вести себя иррационально, особенно в условиях, когда возможно достижение несколько валентностей с разной степенью вероятности. Например, выполнение работы может привести к получению нескольких результатов - получению большого денежного вознаграждения, продвижению по службе, созданию хорошего мнения руководства о работнике и поддержке с его стороны, обеспечению высокого положения среди коллег, сохранению своего рабочего места и пр. Если по оценкам работника вероятность достижения каждой валентности разная, то какой вид поведения он выберет? Предпочтет меньшую валентность, но более реальную в силу высокой вероятности достижения, или же направит максимум усилий на получение более ценного вознаграждения, имеющего низкую вероятность достижения? Все будет зависеть от отношения работника к риску. Также несовершенство проявляется в том, что математическая формулировка модели не означает точного измерения мотивации.

Теория справедливости утверждает, что люди субъективно оценивают справедливость своего вознаграждения, сравнивая его с затраченными усилиями на достижение результата и сопоставляя с вознаграждением других людей, выполняющих аналогичную работу. Если человек считает, что другой работник получил большее вознаграждение, затратив меньше усилий, то он делает вывод о несправедливой оценке своего труда. Модель теории справедливости можно представить следующим образом.

Как правило, человек склонен считать, что ему всегда не доплачивают. Осознание ситуации как несправедливой заставляет его менять свое поведение: он либо ищет новую, более высоко оплачиваемую работу, либо начинает затрачивать меньше усилий для выполнения заданий. Последний вариант является самым нежелательным для организации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Теория справедливости акцентирует внимание менеджеров на психологических аспектах управления, необходимости организации эффективных систем оплаты труда работников, вовлечению подчиненных в процесс принятия решений относительно совершенствования процессов вознаграждения за высокие результаты деятельности, поиске методов предупреждения конфликтов в коллективе и убеждения подчиненных в справедливости политики руководства сотрудниками в компании.

Практика использования различных теорий показала, что мотивацию человека следует рассматривать комплексно, используя достижения всех подходов, побуждающих работников к эффективному труду. И, тем не менее, при всем многообразии теорий в индустриальную эпоху хозяйства основное внимание обращалось на материальные, или экономические, потребности человека, поскольку именно они лежали в основе поведения человека, а сама индустриальная система хозяйства была не в состоянии удовлетворить потребности творческой личности. Мотив самореализации еще не мог доминировать в производственном процессе Ситуация коренным образом изменилась только в постиндустриальном обществе.

6. Организация контроля

Контроль - это важнейшая функция менеджмента, позволяющая организации действительно достичь запланированных целей. Все современные характеристики сущности контроля базируются на определении, которое дал основатель школы административного подхода А. Файоль: "На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия".

Когда мы рассматривали логику управления (глава 1), то в перечне функций контроль был назван последним, однако его осуществление не завершает процесс управления, а возвращает менеджера к поставленным целям. Благодаря налаженному контролю крутится «колесо менеджмента», осуществляется регулярный и эффективный процесс управления организацией без авралов и потрясений.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Планирование, организацию и мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля. Специалисты отмечают, что многие проблемы на предприятии возникают из-за плохого контроля. Зачастую фирма, пережив один кризис, переходит к другому, а причина кроется в отсутствии системы налаженного контроля. Без контроля начинается хаос, без него невозможно объединить деятельность работников организации по достижению общих целей.

Для эффективного контроля необходимо выполнение ряда условий:

должен быть план (в форме цели, стандарта или желаемого результата), позволяющий сравнивать достигаемые результаты с намечаемыми;;

должна быть налажена деятельность по проведению сравнений плана с результатами (в форме бухгалтерского, финансового, управленческого учета и непосредственного наблюдения за работой исполнителей) и установлена частота их проведения;

необходимо установить допустимый порог отклонений результатов от плана, превышение которого требует незамедлительных действий менеджера, позволяющих их устранить;

отлаженная информационная система, обеспечивающая менеджеров точной, своевременной и адресной информацией;

наличие организационной структуры с четко определенной ответственностью руководителей, сфер их деятельности, производственных и управленческих подразделений, должностных лиц.

Контролю должно подвергаться все, что происходит в организации: деньги, материалы, оборудование и люди. Р. Олдкорн формулирует основные принципы, применяемые во всех системах контроля, следующим образом:

Разработать план,

Сравнить план и действительные результаты,

Сравнивать часто,

Сообщать о заметных отклонениях,

Сообщать об отклонениях оперативно,

Предпринимать соответствующие действия,

Убедиться, что это экономически эффективно.

Функция контроля играет огромную роль в управлении предприятием: ее осуществление позволяет достичь поставленных результатов, выяснить причины отставания от намеченных планов и предпринять своевременные действия, скорректировать поставленные цели, повысить мотивацию работников.

Виды контроля

Цель осуществления контроля - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным. Контроль должен быть комплексным и охватывать все временные этапы деятельности организации: до того, как началась работа, чтобы убедиться, что все есть для ее осуществления; в процессе выполнения - чтобы не допустить значительных отклонений от намеченного плана; и после ее завершения, чтобы извлечь уроки и не допустить повторения ошибок в будущем. Соответственно выделяют три вида контроля - предварительный, текущий и заключительный. Они имеют одинаковые цели и способы осуществления, отличаются друг от друга только временем проведения.

Предварительный, или упреждающий, контроль фокусирует внимание на поступающих в организацию ресурсах - материальных, человеческих и финансовых. Иногда его называют предварительным контролем качества.

В процессе предварительного контроля человеческих ресурсов анализируется качество и достаточность деловых, профессиональных знаний и навыков для выполнения работы, происходит подбор недостающих кадров, переподготовка имеющихся с целью приобретения требуемых качеств.

Предварительный контроль материальных ресурсов состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Одним из способов данного вида контроля является выбор поставщиков, доказавших способность поставить качественное сырье, соответствующее техническим условиям, другим - обеспечение необходимого уровня запасов, позволяющего ритмично работать.

Предварительный контроль финансовых ресурсов позволяет обеспечить уверенность в том, что организация будет иметь денежные средства в количестве, необходимом для проведения работ. Прогноз - главное направление при контроле денежных средств. Важный финансовый документ носит название «Прогноз контроля наличности«. Его разрабатывают многие компании, за исключением очень маленьких или неэффективных. В прогнозе осуществляется детальный расчет поступления и использования денежных средств в организации в течение прогнозируемого времени, определяется уровень, ниже которого не должна упасть сумма наличности компании. Эти расчеты обеспечивает менеджеров измерителями их деятельности в дальнейшем, составляют основу для разработки общих операционных и финансовых планов.

Общее правило: если на стадии предварительного контроля выяснилось, что каких-то ресурсов не хватает, а их поступление весьма проблематично, то работу лучше не начинать, чтобы не допустить возникновения проблем.

Текущий контроль осуществляется менеджерами всех уровней в виде наблюдения за деятельностью работников организации. Иначе его называют оперативным контролем, так как проводится в режиме текущего времени; он должен обеспечить менеджменту уверенность, что осуществляемая деятельность соответствует запланированной. Если возникают отклонения, то менеджмент должен знать об этом как можно скорее. Своевременный контроль позволяет либо прекратить неэффективную деятельность, либо оперативно внести необходимые корректировки. Если контроль осуществляется с большим лагом, то тогда можно только констатировать опущенные возможности предприятия.

Заключительный контроль иначе называют контролем по результатам, он проводится либо сразу после завершения работы, либо спустя некоторое время. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем и позволяет избежать повторения выявленных проблем. Также он способствует мотивации, так как позволяет выявить соотношение фактических результатов и вознаграждения и более эффективно сформировать будущие ожидания работников. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании.

Системы контроля непрерывно совершенствуются. Ф.У. Тейлор был первым, кто обратил пристальное внимание на организацию эффективного контроля. Он разработал систему управления, в которой сначала точно устанавливают, что необходимо, чтобы люди работали, а затем контролируют их работу и следят, чтобы она выполнялась наилучшим образом и с наименьшими затратами. До начала 60-х годов ХХ века развитие контроля осуществлялось преимущественно на основе положений школы научного управления.

Затем, по мере ужесточения конкуренции, возникла необходимость переноса акцентов на контроль качества. В 1961 году американский ученый А.Б. Фейгенбаум ввел понятие «комплексное управление качеством», задачей которого являлось создание системы, в которой все сразу делалось правильно и делался упор на предупреждение брака так, чтобы отпала необходимость в проведении частых текущих проверок. При этом ответственность за качество возлагалась не на контролеров, а на изготовителей изделий: станочников, бригадиров, сборщиков. Американские ученые и специалисты впервые осуществили ускоренную широкомасштабную автоматизацию и компьютеризацию производственных и управленческих операций, создав адаптивные информационные системы, сложный набор оптимизационных моделей и количественных методов, способных быстро обнаруживать и предлагать варианты ликвидации любого незапланированного отклонения на том или ином этапе производственного цикла.

В процессе реализации систем комплексного управления качеством американские специалисты пошли дальше классического тейлоризма и стали использовать идеи и принципы общей теории систем и кибернетики. Но на деле оказалось, что разработанные американцами концепции системного подхода к управлению качеством получили в Японии большее распространение, чем у себя на родине.

В японском менеджменте в центре внимания - человек. Там утверждается, что качество нельзя обеспечить путем проверки, т. е. с помощью технического контроля. Оно должно быть заложено в изделие с самых начальных этапов его создания. Качество нельзя получить путем проверки. Управление качеством с основным вниманием на контроль - это управление старого стиля. Контроль - это страх, это феодальный стиль управления. Нужен новый стиль - перестройка сознания, которая требует соответствующего образования и воспитания!

В японской системе подчеркивается, что 80-85% проблем качества связано с несовершенством системы управления производством, ответственность за которую несет высшее руководство.

Многие идеи японской системы управления качеством легли в основу создания международных стандартов ISO серии 9000, согласно которым каждая компания должна иметь сертификат качества, чтобы заказчики продукции или услуг доверяли их уровню и продолжали работать с компанией. Внедрение ISO 9000 привело к так называемой менеджерской революции. Она началась в Японии и с середины 80-х годов распространилась на США. Ее итогом стала ликвидация на предприятии бюрократической, жесткой иерархической организации и замена ее современной, состоящей из рыночно-ориентированных групп, отвечающих за продажу произведенных ими товаров, оригинальность их рекламы и соотношение «цена - качество».

Система тотального управления качеством (Total Quality Management) стала центральной идеей в японском менеджменте, стратегическим подходом к производству самого лучшего товара или услуги. Система подразумевает отказ от традиционного противопоставления качества продукции и ее количества, исключает возможность снижения качества в целях увеличения выпуска. Соответственно исключаются противопоставление качества и эффективности, выбор стратегий - либо высокое качества, либо низкая цена.

Важнейшим компонентом системы является полное перераспределение ответственности за обеспечение качества на предприятии: она возлагается, прежде всего, на рабочих и линейный персонал. Рабочие контролируют предыдущие технологические операции и обязаны остановить конвейер и отправить изделие на доработку тому, кто допустил брак. Фамилия виновника высвечивается на табло в цехе или перед входом в столовую, что создает мощный стимул к бездефектной работе.

Особое место занимают вопросы взаимоотношений с поставщиками узлов и изделий. Плохое качество комплектующих узлов и деталей может стать для компании фатальным. Поэтому крупные фирмы распространяют свою практику контроля качества на независимые организации субподрядчиков.

Важную роль в системе TQM играют известные «кружки контроля качества». Их деятельность хорошо описана в литературе, но нигде, кроме Японии, они не действуют так эффективно.

В традиционной системе контроля менеджер нацелен на выявление ошибок, отклонений, просчетов и проблем. В большинстве случаев речь идет также о том, чтобы найти виновных. В усложняющейся внешней среде предприятия столкнулись с задачей поиска методов опережающего контроля. Возникла новая система - контроллинг, область задач которой много шире традиционного контроля.

Контроллинг - это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. Службы контроллинга стремятся так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности исключить ошибки, отклонения и просчеты, как в настоящем, так и в будущем.

На первой стадии внедрения контроллинг действует как сигнальная система, которая оповещает о том, возникают ли и где именно негативные отклонения, чтобы своевременно принять противодействующие меры. Развитие контроллинга предполагает повышение ответственности каждого работника и использование ими методов самоконтроля и самоуправления. В итоге самостоятельность должна заменить зависимость, самоуправление - подчинение, доверие - контроль.

В 90-х годах ХХ века стали активно обсуждаться идеи бенчмаркинга, нового подхода к управлению предприятием, обеспечивающего рост его конкурентоспособности. Бенчмаркиг зародился в конце 50-х годов в Японии, но по-настоящему стал востребован в 90-х, когда набрала силу глобальная конкуренция, усилилось внимание к качеству и стала особенно остро ощущаться необходимость адаптации и использования мировых достижений в области производственных и бизнес-технологий. Естественной причиной интереса к бенчмаркингу стало развитие систем тотального управления качеством, позволяющих компании понять, что она делает «плохо», и как это может быть сделано лучше.

Основная идея бенчмаркинга - сравнение результатов своей деятельности с достижениями конкурентов. Она не является сверхновой, так как практикой сравнения занимались давно. Но если раньше только собирали информацию о конкурентах, то современный бенчматкинг - это инструмент для определения возможностей самосовершенствования. Бенчмаркинг - это и передовая технология конкурентного анализа, и способ непрерывного совершенствования, и сам процесс совершенствования, и важнейшее условие выживания компании в конкурентной борьбе. В основе бенчмаркинга лежат следующие положения: концентрация на качестве продукции и услуг, анализ и совершенствование бизнес-процессов, развитие системы тотального управления качеством в процессе планияование бенчмаркинговой деятельности, систематическое проведение внешнего бенчмаркинга.

Использование идей бенчмаркинга ознаменовало новый этап в развитии контроля. Если в традиционном контроле стандарты для сравнения берут из плана своего предприятия, разработанного на основе прошлого опыта, в стратегическом менеджменте - из представлений компании о будущем, то в бенчмаркинге их формируют на основе анализа результатов деятельности основного конкурента. При этом ставится задача непрерывного самосовершенствования и достижение превосходства над конкурентом. Но так как конкуренты не стоят на месте и тоже самосовершенствуются, то процесс развития становится всеобщим, развитие компаний ускоряется.

Организация процесса контроля в менеджменте

Наличие системы контроля означает, что в организации есть способ удерживать деятельность под контролем. Существует огромное множество организаций, но принципы построения системы контроля универсальны для всех. Как правило, выделяет следующие семь элементов, раскрывающие суть создания системы контроля:

планирование в измеряемых параметрах,

сравнение планируемых и реальных результатов,

частота сравнения,

сообщение о заметных отклонениях,

оперативность информации,

выбор предпринимаемых действий,

оценка и эффективность затрат.

Р. Олдкорн, например, объясняет процесс контроля так. В системе контроля все начинается с плана. «Это стадия, когда ответственное лицо говорит: Это то, что мы собираемся сделать, и вот так мы это собираемся сделать» (блок 1). Это ведет к действиям (блок 2) - стадия «взяться за работу». Блок 3 (сравнение плана с реальными результатами) может быть охарактеризовано выражением: «это то, что мы хотели получить, а вот то, что мы получили».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Блок 4 (да или нет?) следует сразу же за блоком 3 и задает вопрос: «Получили ли мы то, что хотели?». Если ответ положительный - «да», то идем к блоку 5 «хорошие новости». Процесс не завершается, он возвращается к этапу планирования действий, эффективно иллюстрируя: «Что мы запланировали, то прекрасно выполнили». Если же ответом на вопрос блока 4 оказалось «нет», то переход осуществляется к блоку 6 «Что делать?». Очевидно, что существует три варианта: либо произошла неконтролируемая аномалия, тогда ничего предпринимать не требуется, или же что-то было сделано неверно, в этом случае мы должны проинформировать исполнителя в блоке Третья возможность заключается в том, что мы приняли неосуществимый план, тогда следует известить об этом «прожектеров» в блоке 1. Все это звучит примитивно, но здесь есть как преимущества, так и проблемы, и система контроля может создать не меньше проблем, чем она сама способна предотвратить, если ею не управлять надлежащим образом. За каждым из шести блоков скрываются нюансы, которые следует иметь в виду».

Как уже отмечалось, схема процесса контроля одинакова для всех типов организаций, но ее содержание зависит от выбранной системы управления. В механистических организациях, как правило, применяют жесткий контроль за работой, основное внимание направлено на соответствие текущей деятельности намеченным стандартам. В органических системах текущий контроль менее жесткий, но больше спрашивают за достижение требуемых результатов.

Измерение результатов является самым трудным и дорогостоящим элементом контроля. Поэтому существует правило, согласно которому менеджер не должен все и как можно точнее измерять. Ему следует принять для себя решение: что измерять, как часто и для чего в существующей системе управления на его предприятии.

Охват контролем может быть широким и ограниченным (Рис.)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Чем больше уровней управления в организации, тем меньше подчиненных у одного руководителя и тем, соответственно, уже охват контролем. Это более характерно для механистических структур. В органических структурах охват контролем, как правило, шире.

От принятой системы контроля зависит характер управления организацией. Если контроля как такового нет, то управление осуществляется на основе реализации, т.е. менеджеры следят за реализацией продукции и реагируют на ситуацию ее уменьшения или увеличения. Это допустимо в стабильной среде деятельности предприятия.

В нестабильной среде система управления на основе контроля становится необходимой. Определяются стандарты и контролируется деятельность. Если используется планирование от достигнутого, то стандарты берут из предыдущего опыта, если долгосрочное планирование - то стандарты определяют на основе экстраполяции. В стратегическом планировании стандарты устанавливают на основе представлений предприятия о будущем состоянии внешней среды и сформулированных им стратегий адаптации. В стратегическом менеджменте стандарты определяются исключительно на основе представления компании будущем состоянии, которого она должна достичь, и ее намерениях по изменению внешней среды деятельности. Соответственно контроль приобретает стратегический характер.

В очень изменчивой и агрессивной внешней среде стандартами, с которыми сравнивают фактические действия, становятся проекты будущего. Это могут быть проекты расширения влияния на рынке за счет новых захватов и поглощений, завоевания нового рынка, проекты конверсии и пр. Проекты концентрируют внимание на важнейших стратегических целях.

Использование бенчмаркинга позволяет знать конкурентов и самосовершенствоваться, чтобы превзойти их. Стратегические проекты позволяют поглощать, захватывать, ослаблять конкурентов, создавать с ними стратегические альянсы и совместные предприятия, то есть навязывать им свои правила игры. А это заставляет компании еще более интенсивно развиваться и самосовершенствоваться, используя комплексный подход к организации систем контроля.

7. Коммуникационные процессы

Коммуникации в управленческой деятельности. Работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям. Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения - их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Оценки показывают, что до 80% времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные коммуникации. Но осуществляются они далеко не эффективно: 75% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.

Коммуникации являются важнейшим связующим процессом в менеджменте. Благодаря коммуникациям обеспечивается связь между организацией и средой, взаимодействие всех функций управления и согласованность принимаемых решений. В каждой организации осуществляется множество коммуникаций.

В целом коммуникации можно разделить на две большие группы - формальные и неформальные. Формальные - это предписанные коммуникации, которые должны иметь место в процессе управления. Их специально проектируют, описывают, анализируют, совершенствуют. Это основные коммуникации в менеджменте. В них входит обмен информацией организации со средой, а также внутренние коммуникации, протекающие по восходящему и нисходящему направлению, по вертикали, горизонтали и диагонали управления. С одержание горизонтальных и диагональных сообщений имеет в основном координационный характер, а вертикальных - преимущественно приказной.

Все коммуникации являются либо межличностными (между людьми), либо организационными (между уровнями и структурными подразделениями внутри предприятия, фирмы, между самой компанией и организациями в ее внешнем окружении). Организационные коммуникации также осуществляются людьми, но их необходимость и содержание диктуются потребностями организаций и их подразделений в обмене информацией с другими организациями и подразделениями.

Удельный вес неформальных коммуникаций значительно ниже по сравнению с формальными, их специально не предусматривают при разработке процессов управления, зачастую они возникают спонтанно и, как правило, не обсуждаются, хотя о факте их существования знает каждый работник организации. В американском менеджменте считается, что эффективный руководитель должен знать каналы неформальных коммуникаций в своей компании, скорость прохождения по ним информации и уметь использовать эти каналы в определенных ситуациях. Например, когда нужно провести преобразования, и руководителю важно знать, как на них могут отреагировать сотрудники, использование намеренной утечки информации и знание реакции на грядущие изменения работников позволит предотвратить принятие неправильных решений. Или когда нужно быстро получить информацию о настроении (намерениях, возможных действиях и пр.) определенных групп работников можно умело воспользоваться каналами слухов. Но руководитель должен быть очень искусным в вопросах неформальных коммуникаций, так как граница между этичным и неэтичным поведением очень тонкая, а ее нарушение может стать фатальным для авторитета руководителя и общей психологической обстановки в компании.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Как уже было отмечено, все коммуникации происходят с участием человека. Умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством менеджера, отражающим его способности к коммуникации. Процесс управления, эффективность совместного труда во многом зависят от того, как менеджер может принять и интерпретировать поступающие к нему данные, и отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникаций в организации.

Элементы процесса коммуникации

Для осуществления процесса коммуникации необходимы две стороны - отправитель и получатель информации, или адресат. Отправитель начинает коммуникацию, стараясь передать информацию о реальных фактах, идеях или чувствах, используя при этом такие символы, как слова, действия или выражение лица. Отправитель передает эти символы получателю с помощью выбранного им средства - зрительно, устно или с помощью другого канала. Получатель, приняв сообщение, пытается восстановить смысл, который вложил в него отправитель. На данных принципах основываются и коммуникации между несколькими отправителями и получателями. Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется непрерывный взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. Основная цель цепочки сообщений - передача содержания идеи таким образом, чтобы получатель понял именно то, что ему хотели сообщить отправитель информации.

В процессе коммуникации, как правило, выделяют следующие шаги: кодирование передаваемой информации; выбор канала ее передачи; передача сообщения; декодирование полученной информации получателем; подтверждение приема сообщения получателем (обратная связь). Она является универсальной, и даже в коммуникациях самой сложной формы основа процесса неизменна - кодирование значения, передача сообщения, декодирование и интерпретация значения. Специалисты рекомендуют, обращаться к этой модели, если возникают коммуникативные проблемы, так как, следуя схеме, можно проанализировать все элементы процесса и найти узкие места, требующие усовершенствования.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Первый шаг процесса коммуникации - кодирование информации. Кодирование, переводит мысли, идеи в наиболее понятную, с точки зрения отправителя, форму и предполагает выбор необходимых для передачи информации символов. Обычно символы включают в себя слова, сигналы или действия. Отправитель должен знать, что используемые символы могут иметь неоднозначную трактовку, т. е. существует вероятность того, что получатель неправильно поймет отправителя и предпримет неверные действия. Поэтому выбор символов при кодировании информации - один из важнейших моментов процесса коммуникации, от него зависит эффективность всех последующих шагов и общего результата.

Следующий шаг процесса коммуникаций - выбор канала передачи информации. Различают вербальные, письменные и невербальные каналы.

Вербальная коммуникация - это устная передача сообщения во время телефонного разговора, личной беседы, во время встреч на собраниях или заседаниях. Большинство руководителей предпочитают говорить, а не писать. К достоинствам устных коммуникаций относятся быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов. Более всего вербальные коммуникации распространены в небольшом бизнесе, когда функции менеджера исполняет собственник компании. Большая часть информации «хранится» в голове собственника-менеджера, и как только он решает что-то предпринять, то немедленно осуществляет действия. Каждый сотрудник малого предприятия хорошо осведомлен о положении дел, знает, что ему нужно сделать, поэтому устные инструкции являются эффективными.

Письменные или электронные коммуникации преимущественно используются в среднем и крупном бизнесе, когда на предприятии имеется много наемных работников. Руководитель не может всю информацию удерживать в голове, а личные контакты требуют много времени. Возникает необходимость разработки формальной информационной системы.

На начальном этапе роста предприятия достаточно простой системы - списка текущих заказов или графика прохождения заказов. Затем принимаются бюджеты для различных направлений деятельности и осуществляется сбор информации об их исполнении. Впоследствии появляются правила передачи информации в отделы компании, что позволяет своевременно донести до сотрудников необходимые данные. Такие частные системы становятся основой формальной или институционализированной информационной системы.

...