Особенности системы управления коммерческими предприятиями

Таблица 6. Финансовая деятельность

Задачи	Показатели
Устойчивое положение	Поступление денежных средств
Успех	Квартальная прибыль
Процветание	Доход на акционерный капитал
Признание	Цена акций

Таблица 7. Хозяйственная деятельность

Задачи	Показатели
Технологии	Конкурентоспособность, определяемая по «образцовой» практике
Превосходство в производстве	Производительность
«В ногу с рынком»	Сравнения с показателями «образцовой» практики
Качество	Тотальное качество

Таблица 8. Обслуживание потребителей

Задачи	Показатели
Удовлетворение потребностей	Результаты опроса потребителей
Быстрота реакции	Своевременные поставки
Лояльность потребителей	Повторные покупки
Доля на рынке	Увеличение доли рынка

Таблица 9. Внутренние возможности

Задачи	Показатели
Сотрудники	Опрос с целью выявления степени удовлетворённости
Рост за счёт внутренних ресурсов	Увеличение объёма продаж
Инновации	Число новых товаров
Развитие персонала	Количество учебных дней

Практическая работа 2. Анализ целей работающего предприятия.

В курсе лекций Вы познакомились с проблемой разработки сбалансированной с точки зрения интересов основных заинтересованных групп системы целей предприятия.

Проводя анализ целей действующего предприятия, Вы должны установить:

1. Какая система целей и показателей деятельности действует на Вашем предприятии.

2. Сколько уровней имеет система планов и целей предприятия.

3. Сколько уровней менеджмента охватывает система целей и показателей.

4. Степень охвата целевым планированием деятельности структурных подразделений предприятия.

5. Используя методику рейтинговой оценки, проведите ранжирование целей и показателей деятельности предприятия по степени важности для владельцев и высшего менеджмента. Используя материалы лекции, сделайте таблицу сравнительного анализа целей и задач Вашей фирмы и фирм США и Японии и других стран. Сделайте предварительные выводы о стратегической ориентации менеджмента Вашей фирмы.

6. Исследуйте качество планируемых и фактических показателей прибыльности в Вашей фирмы за несколько последних лет (кварталов), используя данные о дискреционных затратах, объеме продаж или величине активов. Сделайте выводы о качестве прибыли как критерии успешности работы Вашей фирмы. Выявите, не осуществляется ли со стороны финансовых менеджеров манипулирования дискреционными расходами.

7. Проанализируйте основные целевые показатели работы Вашего предприятия за несколько лет и сделайте окончательные выводы о стратегии (стратегиях) применяемых её владельцами и высшим менеджментом. Оцените эффективность применяемых стратегий в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

8. Сделайте выводы о том, в интересах каких заинтересованных групп осуществляется управление в Вашей фирме. Оцените, не порождает ли действующая система целей и показателей оценки деятельности фирмы противоречий и конфликтов между основными заинтересованными группами Вашего коммерческого предприятия. Приведите примеры имеющихся конфликтов, причин их возникновения и форм разрешения. Дайте классификацию выявленных Вами конфликтов.

9. Рассмотрите состав и количественную структуру основных заинтересованных групп Вашего предприятия. Выявите на основе анализа целей фирмы, существуют ли противоречия между заинтересованными группами и целевой ориентацией фирмы. Покажите на конкретных примерах поведения отдельных сотрудников и групп как проявляются эти противоречия и приносит ли это вред деятельности предприятия.

10. Рассмотрите проблему выявления зон толерантности в Вашей фирме, как основы для разработки сбалансированной системы целей и показателей, отражающей интересы основных заинтересованных групп внутри и вне Вашего предприятия.

11. Сделайте выводы о возможности и необходимости разработки сбалансированной системы целей и показателей деятельности Вашей организации, и покажите какие мероприятия для этого необходимо осуществить.

4. Система управления коммерческого предприятия

4.1 Управление действующим предприятием с использованием метода МВО

Управление по целям (УПЦ, management by objectives, MBO) - это метод планирования, предусматривающий определение менеджерами и сотрудниками целей для каждого отдела, проекта и работника, используемых для наблюдения за последующими результатами деятельности организации. Эффективный процесс УПЦ включает в себя следующие стадии:

1. Постановка целей. Самый сложный этап управления. В постановке целей участвуют работники всех уровней. Процесс постановки целей призван ответить на вопрос: «К чему мы стремимся?» Цели должны быть конкретны и реалистичны, их достижение ограничено во времени. Кроме того, за решение поставленных задач должны нести ответственность конкретные сотрудники. Цели могут быть количественными или качественными (в зависимости от измеримости желаемых результатов). Очень важно, чтобы в процессе постановки целей принимали участие большинство сотрудников, что стимулирует работников к их достижению. Если работа ведётся в командах, в процессе постановки целей может принимать участие каждый член группы.

2. Разработка планов действий. План действий определяет конкретные шаги, необходимые для достижения поставленных целей. Такие планы разрабатываются как для отделов, так и для сотрудников.

3. Контроль над движением к целям. Периодически менеджеры должны контролировать движение к целям, чтобы убедиться, что планы действий работают. Контроль обычно проводится через три, шесть и девять месяцев после начала планового периода. Однако планы не являются самоцелью, возможно, ситуация требует изменения намеченного. Главное - достижение конечных целей.

4. Оценка результатов деятельности. Последняя стадия процесса УПЦ заключается в оценке достигнутых целей отделов и работников. Оценки могут быть положены в основу системы вознаграждения. Оценка деятельности отдела или компании в целом служит основанием для постановки целей на следующий год, и цикл УПЦ возобновляется. МодельУПЦ представлена на рисунке 6.

Рис. 6. Модель процесса управления по целям

Рассмотрим, как система МВО может действовать на работающем предприятии (сначала на примере реализации долгосрочных, а затем краткосрочных целей).

Рассматриваемое предприятие является дилером по продаже автомобилей. Ключевыми менеджерами являются сам предприниматель (владелец фирмы), менеджер по сбыту новых автомобилей, менеджер по сервису и главный бухгалтер.

1. Постановка целей. Индивидуальный предприниматель является дилером по продаже автомобилей отечественных моделей. По степени важности список его долгосрочных целей выглядит следующим образом:

· попасть в десятку лучших дилеров региона по продаже автомобилей на основе таких показателей, как число ежегодно продаваемых новых автомобилей и процентное отношение чистой прибыли после уплаты налогов к чистому объёму продаж;

· продавать качественные автомобили по разумным ценам, обеспечивая прекрасное обслуживание клиентов;

· принимать решения на основе информации, анализируемой в свете новейших достижений менеджмента;

· всегда помнить о своих обязательствах перед работниками и обществом, для того чтобы создать атмосферу доброжелательности, в которой люди будут работать с максимальной отдачей;

· создать на предприятии репутацию предпринимателя, предоставляющего всем равные возможности продвижения по службе.

Краткосрочные цели данного предпринимателя выглядят следующим образом:

· увеличить количество проданных новых автомобилей с 2100 в прошлом году до 2400;

· увеличит прибыль от продаж с 1,9 % общего объёма продаж в прошлом году до 2,2 %;

· увеличить прибыль от ежегодных инвестиций с 9,0 до 10,0 %;

· создать программу пенсионного обеспечения работников;

· посадить на окружающей территории деревья.

Для того чтобы быть уверенным в поддержке своих планов, предприниматель должен ставить цели с помощью ключевых фигур своего предприятия - менеджера по сбыту новых автомобилей, менеджера по сервису и главного бухгалтера. Если эти менеджеры имеют право голоса при установлении целей, то вероятность достижения согласия на всех уровнях предприятия возрастает.

2. План действий. После постановки целей, предприниматель должен решить, каким образом лучше всего добиться их осуществления. Для этого необходимо разработать план действий, заключающийся в следующем:

- детальная разработка последовательности шагов для достижения каждой цели;

- закрепление ответственности за осуществление каждого шага за самим предпринимателем или другой ключевой фигурой;

- определение конкретных сроков осуществления каждого шага.

Например, предприниматель разрабатывает следующий план действий для своего менеджера по сбыту новых машин.

План действий менеджера по сбыту новых автомобилей.

Для того чтобы добиться запланированного повышения ежегодного объёма продаж с 2100 до 2400 автомобилей, вы должны:

· направить всех продавцов на курсы повышения квалификации в колледж;

· разработать совместно с рекламным агентством привлекательные рекламные сообщения, передаваемые по телевидению;

· письменно, а затем по телефону разослать приглашения прежним покупателям посетить наш выставочный салон;

· встречаться со мной и нашим главным бухгалтером каждый понедельник в 10 часов утра для обсуждения результатов коммерческой деятельности за предыдущую неделю.

План действий может быть простым, однако должен быть составлен в письменном виде, поскольку то, что зафиксировано на бумаге, оставляет мало причин для последующих споров.

3. Контроль и финансирование. Предприниматель должен через определённые промежутки времени оценивать прогресс своей фирмы. Для этого необходимо иметь информацию, которая говорит о том, достигнуты ли запланированные цели.

В рассмотренном случае предприниматель выражает объём продаж количеством поданных новых автомобилей. Такой подход к финансированию мог бы использоваться менеджером по сбыту автомобилей для контроля над деятельностью продавцов фирмы. Объём продаж, выраженный в единицах проданных автомобилей, а не в денежном выражении, имеет больший смысл для продавцов и является для них более эффективным способом выражения целей предприятия.

Таблица 7. Бюджет продаж новых автомобилей (в единицах товара)

Модель	1 кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.	Итого:
Ока	200	300	300	200	1000
Ваз	100	150	150	100	500
Волга	200	250	250	200	900
Всего:	500	700	700	500	2400

Однако для оценки менеджером уровня продаж показатели в стоимостном выражении играют важную роль для контроля. Для достижения своей цели и продажи 2400 новых автомобилей менеджер по сбыту может начать действовать иначе и давать указания продавцам, чтобы они при продаже автомобилей пользовались скидкой или «встречной продажей» (продажа старого товара при покупке нового), что сокращает маржу прибыли. Для того чтобы избежать подобных ошибок, предприниматель должен составить другой бюджет, переводящий количество проданных автомобилей в стоимостную форму объёма продаж.

Таблица 8. Бюджет продажи новых автомобилей (за вычетом встречных продаж) (долл.)

Модель	1 кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.	Итого:
Ока	1600000	2400000	2400000	1600000	8000000
Ваз	1200000	1800000	1800000	1200000	6000000
Волга	3000000	3750000	3750000	3000000	13500000
Всего:	5800000	7950000	7950000	5800000	27500000

Такая система контроля, тем не менее, не является совершенной, так как менеджер по сбыту в стремлении продать именно 2400 автомобилей может перерасходовать средства фирмы. Поэтому предприниматель должен составить ещё один бюджет, связанный с торговыми издержками.

Таблица 9. Бюджет торговых издержек (долл.)

Статья	1 кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.	Итого:
Заработная плата	600000	600000	600000	600000	2400000
Комиссионные	300000	450000	450000	300000	1500000
Реклама	60000	120000	180000	120000	480000
Телефон	3000	3000	3000	3000	12000
Всего:	963000	1173000	1233000	1023000	4392000

Вооружённый этими бюджетами, предприниматель может контролировать деятельность своего отдела сбыта. Эти финансовые сметы побуждают менеджера по сбыту и продавцов действовать эффективнее. Кроме того, эти бюджеты дают возможность предпринимателю оценивать деятельность менеджера по сбыту, а тот, в свою очередь, на их основе оценивает деятельность продавцов фирмы. Такие оценки деятельности могут привести в результате к продвижению по службе, или прибавке к зарплате, или же к применению мер воздействия и даже увольнению служащих.

Однако цифры бюджета не должны быть единственной мерой оценки деятельности того или иного служащего. Допустим, к примеру, что непредвиденный экономический спад привёл к сокращению объёма продаж новых автомобилей. В результате менеджер по сбыту не добился запланированной цели - продать в текущем году 2400 автомобилей. Следует ли наказывать его за это? Нет. Его неудача связана с событиями, находящимися вне его контроля. В любом случае за это отвечает предприниматель, а не менеджер по сбыту. Именно руководитель должен предвидеть подобные спады в экономике и соответствующим образом корректировать бюджет своей фирмы.

Для того чтобы лучше использовать бюджет, предприниматель должен создать систему сравнения фактической деятельности предприятия с запланированной работой.

Обратите внимание на то, как сравнение деятельности предприятия по кварталам моментально сигнализирует о финансовом положении.

Таблица 10. Отчёт о фактических и запланированных объёмах продаж (в единицах товара)

		Ока			Ваз			Волга
Квартал	План	Факт	+/-	План	Факт	+/-	План	Факт	+/-
1 кв.	200	220	+20	100	110	+10	200	180	-20
2 кв.	300	280	-20	150	150	-	250	220	-30
3 кв.	300	310	+10	150	140	-10	250	230	-20
4 кв.	200	180	-20	100	110	+10	200	190	-1-
Итого:	1000	990	-10	500	510	+10	900	820	-80

Итак, мы рассмотрели способы, с помощью которых предприниматель может контролировать деятельность своих продавцов и управляющего. Но что можно сказать о деятельности самого предпринимателя? Так как он один несёт ответственность за производительность и эффективность своего предприятия, то его деятельность и нужно оценивать по этим двум показателям. Одна из запланированных им целей - прибыль от продаж, равная 2,2 %,- характеризует производительность фирмы; другая - прибыль на инвестированный капитал, равная 10, 0 % в год - характеризует финансовую эффективность фирмы.

Затем к концу года предприниматель должен будет сравнить фактические результаты своей деятельности с запланированными показателями. Например, если прибыль на инвестированный капитал стала равна 10,5 %, то это говорит предпринимателю о том, что он хорошо управлял своим предприятием.

Итак, Вы рассмотрели пример использования системы MBO для управления действующим коммерческим предприятием. Успешно работающее предприятие обычно проходит четыре стадии развития: зарождение, признание, резкий рост и зрелость. Предприниматели, как правило, хорошо действуют при создании своего предприятия и на стадии его признания, но не всегда так же хорошо управляют своими фирмами в период их роста и зрелости. Одна из причин этого - пренебрежение уроками, полученными ими в тот период, когда предприятия ещё только создавались, а именно тем, что планирование и контроль помогают удерживать предприятия на верном пути к успеху.

Являясь составными частями единого кругового процесса, планирование и контроль играют такую же важную роль в финансовом благополучии во время его работы, как и до его создания. Этот процесс начинается с постановки долгосрочных и краткосрочных целей. Постановка целей является решающим первым шагом по следующим причинам:

- чем яснее представление предпринимателя о том, что нужно делать, тем больше шансов, что это будет сделано;

- истинный прогресс можно оценить, только соотнося его с целями предпринимателя.

Второй шаг состоит в разработке плана действий для достижения поставленных целей. План действий должен составляться так же, как и бизнес-план, который является его разновидностью.

Третий шаг - это регулярная оценка достигнутого прогресса за определённые промежутки времени. Такой процесс называется контролем. Он даёт предпринимателю уверенность в том, что его действия и действия его служащих соответствуют поставленным целям. Ключевым моментом любой системы контроля является информация, дающая возможность предпринимателю сравнивать фактическую деятельность своего предприятия с запланированной.

Такая информация говорит о финансовом положении предприятия в настоящий момент и, что более важно, о направлении его развития.

Финансовые сметы (бюджет наличности) и графики прибыльности (безубыточности) являются двумя важными средствами, помогающими предпринимателям планировать и контролировать свою деятельность более эффективно. Финансовые сметы обычно служат стандартом, с которым можно сравнивать фактическую деятельность предприятия. Графики прибыльности наглядно иллюстрируют влияние объёма продаж, цен и издержек на прибыль.

Практическая работа 3. Анализ системы управления действующим предприятием.

Мы рассмотрели систему управления, построенную на принципах МВО. Возможно, на Вашем предприятии применяется другой подход к управлению.

1. Опишите, в чём его особенности?

2. Разрабатываются ли на Вашем предприятии цели деятельности и показатели для её планирования, контроля и стимулирования?

3. Проанализируйте, доводятся ли цели, показатели и планы деятельности до каждого структурного подразделения и работника в Вашем предприятии? В каком виде они доводятся и учитываются менеджментом? Приведите конкретные примеры.

4. Приведите конкретные примеры целей и планово-учетных показателей по всем основным видам деятельности Вашего предприятия.

5. Какие виды бюджетов разрабатываются на Вашем предприятии для планирования, контроля и регулирования его деятельности?

6. Приведите примеры каждого вида бюджетов. Объясните, для регулирования, каких аспектов деятельности применяется каждый из них.

7. Поясните, какой критерий (критерии) деятельности предприятия является главным на Вашем предприятии? Поясните, почему он является наиболее важным, исходя из анализа внешней конкурентной среды и состояния внутреннего потенциала фирмы?

8. Разработайте и проанализируйте график прибыльности для Вашего предприятия. Приведите примеры того, как на Вашем предприятии пользуются этим средством планирования и контроля.

9. Приведите примеры долгосрочных целей, текущих целей, планов действий, разрабатываемых на Вашем предприятии.

10. Обоснуйте причины того, почему на Вашем предприятии не удастся (или удастся) осуществлять планирование и контроль над деятельностью методами, рассмотренными в материалах изученной темы?

11. Какая система управления могла бы быть, по Вашему мнению, наиболее эффективной для Вашей фирмы? Обоснуйте основные принципы её построения.

12. Контрольная работа «Анализ системы управления действующего предприятия».

Используя количественные показатели рассмотренного выше торгового предприятия по продажам легковых автомобилей, проанализируйте, за счет каких факторов было обеспечено достижение поставленных годовых целей: повышение рентабельности продаж с 1,9 до 2,2 % и прибыльности инвестиций с 9 до 10 %. Воспользуйтесь данными о том, что количество проданным автомашин увеличилось с 2100 до 2400 единиц, а объем продаж составил 27500000 у.е. Структура продаж отчетного года аналогична структуре продаж пошлого года, а цены остались неизменными. В качестве инструмента анализа используйте «формулу Дюпона». Решение представьте в таблице.

Таблица 11

Показатели	Прошлый год	Плановый год	Оптимальный план
Чистый объем продаж, у.е.
Чистая прибыль, у.е.
Общая сумма активов, у.е.
Оборачиваемость активов, об.
Рентабельность продаж, %
Прибыль на активы, %

Сделайте выводы о том, была ли система управления данным предприятием оптимальна, и какие резервы повышения эффективности не были использованы в отчетном году.

5. Организационные структуры управления коммерческих предприятий в России

5.1 Принципы формирования организационных структур коммерческих предприятий

Как известно, организационная структура - это важное стратегическое средство, призванное эффективно реализовывать стратегические, тактические и функциональные стратегии фирмы. Построение той или иной организационной структуры системы управления зависит от ряда факторов (рис. 6) Основные из них: место предприятия в системе маркетингового канала, степень его зависимости от генеральных поставщиков; требования региональных поставщиков и потребителей продукции предприятия; внутренние особенности производственного процесс (внутрипроизводственные факторы) и системы управления (управленческие факторы).

Влияние этих факторов на организационную структуру происходит в результате их воздействия на характеристики объекта управления и как следствие на цели и функции управляющей системы. Оказывая влияние на производственный процесс (его специализацию, тип производства, структуру, параметры и т.д.), эти факторы изменяют характеристики предприятия и его элементов, цели и функции системы управления, степень автоматизации работ, деятельность управленческого персонала. Это позволяет выбрать оптимальный для тех или иных условий вид организационной структуры управления и её количественные характеристики: объём работ по выполнению функций управления, их распределение по уровням иерархии, состав и численность персонала по подразделениям, взаимосвязи подразделений системы управления.

5.2 Организационные структуры коммерческих предприятий в различных отраслях бизнеса

В настоящее время классические линейно-функциональные структуры присущи лишь мелким и части средних компаний. Они редко используются на уровне транснациональных корпораций, чаще -- на уровне их подразделений за рубежом. Для крупных компаний доминирующим стал дивизиональный подход к построению организационных структур управления.

Дивизиональные (отделенческие) структуры управления (от англ. слова division -- отделение, подразделение компании) являются наиболее совершенной разновидностью организационных структур иерархического типа и даже порой их считают чем-то средним между бюрократическими (механистическими) и адаптивными структурами. В ряде случаев эти структуры в литературе можно встретить под названием “дробных структур”.

Впервые дивизиональные структуры управления появились в конце 20-х годов на предприятиях “Дженерал Моторс”, а наибольшее распространение они получили в 60--70-е годы двадцатого столетия. По некоторым оценкам, от линейно-функциональных структур к дивизиональным к середине 80-х годов в США перешли 80% всех диверсифицированных и специализированных компаний, в том числе из 500 крупнейших -- 95%. В Японии такой вид структуры применяют 45% всех компаний. Дивизиональные структуры возникли как реакция на недостатки линейно-функциональных структур. Необходимость их реорганизации была вызвана резким увеличением размеров компаний, усложнением технологических процессов, диверсификацией и интернационализацией их деятельности. В условиях динамично изменяющейся внешней среды невозможно было управлять из единого центра непохожими друг на друга или географически удаленными подразделениями компании.

Дивизиональные структуры -- структуры, основанные на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (отделений, дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением этим подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перенесением на этот уровень ответственности за получение прибыли.

Под отделением (дивизионом) подразумевается организационная товарно-рыночная единица, имеющая внутри необходимые собственные функциональные подразделения. На отделение возлагается ответственность за производство и сбыт определенной продукции и получение прибыли, в результате чего управленческий персонал верхнего эшелона компании высвобождается для решения стратегических задач. Оперативный уровень управления, концентрирующийся на производстве конкретного продукта или на осуществлении деятельности на определенной территории, был наконец-то отделен от стратегического, отвечающего за рост и развитие компании в целом. Как правило, у высшего руководства фирмы остается не более 4-6 централизованных функциональных подразделений. Высший руководящий орган компании оставляет за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно-исследовательских разработок, финансов, инвестиций и т. п. Следовательно, для дивизиональных структур характерно сочетание централизованного стратегического планирования в верхних эшелонах управления и децентрализованной деятельности отделений, на уровне которых осуществляется оперативное управление и которые ответственны за получение прибыли. В связи с перенесением ответственности за прибыль на уровень отделений (дивизионов) они стали рассматриваться как “центры прибыли”, активно использующие предоставленную им свободу для повышения эффективности работы. В связи с вышесказанным дивизиональные структуры управления принято характеризовать как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением (децентрализация при сохранении координации и контроля) или в соответствии с высказыванием А. Слоуна как “скоординированную децентрализацию”.

Дивизиональный подход обеспечивает более тесную связь производства с потребителями, существенно ускоряя его реакцию на изменения, происходящие во внешней среде.

Дивизиональные структуры характеризуются полной ответственностью руководителей отделений за результаты деятельности возглавляемых ими подразделений. В связи с этим важнейшее место в управлении компаниями с дивизиональной структурой занимают не руководители функциональных подразделений, а руководители, возглавляющие производственные отделения.

Структуризация компании по отделениям (дивизионам) производится, как правило, по одному из трех принципов: по продуктовому -- с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, в зависимости от ориентации на конкретного потребителя и по региональному -- в зависимости от обслуживаемых территорий. В связи с этим выделяется три типа дивизиональных структур:

· Дивизионально - продуктовые структуры;

· организационные структуры. ориентированные на потребителя;

· дивизионально - региональные структуры.

При дивизионально-продуктовой структуре полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги передаются одному руководителю, который является ответственным за данный вид продукции (см. рис. 7). Руководители функциональных служб (производственной, снабженческой, технической, бухгалтерской, маркетинговой и т. д.) должны отчитываться перед управляющим по этому продукту.

Компании с такой структурой способны быстрее реагировать на изменения условий конкуренции, технологии и покупательского спроса. Деятельность по производству определенного вида продукции находится под руководством одного человека, улучшается координация работ.

Возможный недостаток продуктовой структуры -- увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для разных видов продукции. В каждом продуктовом отделении создаются свои функциональные подразделения.

При создании организационных структур, ориентированных на потребителя, подразделения группируются вокруг определенных групп потребителей (например, армия и гражданские отрасли, продукция производственно-технического и культурно-бытового назначения). Цель такой организационной структуры состоит в том, чтобы удовлетворять потребности конкретных потребителей так же хорошо, как это делает компания, которая обслуживает всего одну их группу. В качестве примера организации, использующей организационные структуры управления, ориентированные на потребителя, можно привести коммерческие банки. Основными группами потребителей услуг в данном случае будут: индивидуальные клиенты, компании, другие банки, международные финансовые организации.

Рис. 7. Продуктовая дивизиональная структура



Рис. 8. Региональная дивизиональная структура

Если деятельность компании распространена на несколько регионов, в которых требуется использование различных стратегий, то целесообразно формировать дивизиональную структуру управления по территориальному принципу, т. е. применять дивизионально-региональную структуру (см. рис. 8). Вся деятельность компании в определенном регионе в этом случае должна подчиняться соответствующему руководителю, несущему за нее ответственность перед высшим руководящим органом фирмы. Дивизионально-региональная структура облегчает решение проблем, связанных с местными обычаями, особенностями законодательства и социально-экономической среды региона. Территориальное деление создает условия для подготовки управленческого персонала отделений (дивизионов) непосредственно на месте.

По мере развития компаний, выхода их на международные рынки, постепенного преобразования их из корпораций национальных в транснациональные с достижения транснациональными корпорациями высшего уровня их развития -- создания глобальных корпораций дивизиональные структуры преобразуются в международные дивизиональные, а далее -- в глобальные. В этом случае компания перестает делать основную ставку на деятельность внутри страны, а перестраивает свою структуру таким образом, чтобы международные операции имели более важное значение, чем операции на национальном рынке.

Можно выделить следующие наиболее распространенные разновидности международных дивизиональных структур, в основу построения которых заложен глобальный подход:

1. Глобальноориентированная продуктовая (товарная) структура (Worldwide Product Structure), базирующаяся на дивизиональной структуре с подразделениями по продуктовому признаку, каждое из которых самостоятельно работает на весь мировой рынок (см. рис. 7). Такая структура может использоваться компаниями с сильно диверсифицированной продукцией, продукцией, существенно различающейся по технологии ее производства, методам маркетинга, каналам реализации и т. п. Ее применяют прежде всего те компании, для которых различия между выпускаемыми видами продукции более важны, чем различия между географическими регионами, в которых эта продукция реализуется. Этот вид структур способствует международной ориентации компании, однако для него характерно (правда, как и для любого другого вида дивизиональных структур) ослабление координации между отдельными дивизионами компании; усиление дублирования их деятельности.

Рис. 9. Глобальноориентированная продуктовая (товарная) структура

2. Глобальноориентированная региональная структура (Worldwide Regional Structure), тоже базирующаяся на дивизиональной структуре, но с использованием географического принципа построения (см. рис. 8). при этом национальный рынок нередко рассматривается лишь как одно из региональных подразделений. Наиболее целесообразно использование такого типа структур компаниями, для которых региональные различия имеют большее значение, чем различия в выпускаемой продукции. Зачастую глобальноориентированные региональные организационные структуры используются в отраслях с технологически медленно изменяющейся продукцией (автомобили, напитки, косметика, продовольствие, нефтепродукты). К достоинствам такой структуры можно отнести тесную взаимосвязь с географическими регионами и высокую координацию деятельности в их рамках, а к недостаткам -- слабую координацию работы отдельных подразделений и дублирование их деятельности.

Рис. 10. Глобальнориентированная региональная структура

3. Смешанная (гибридная) структура (Mixed Structure, Mixed Overlay), где наряду с акцентом на определенный продукт (географический регион, функции) встроены структурные связи территориального и функционального (продуктового и функционального или территориального и продуктового) типа. Этот вид структур возник в связи с тем, что у каждой из вышеперечисленных структур можно отметить сильные и слабые стороны, не существует ни одной оргструктуры, которую можно было бы считать идеальной. Организационная структура управления должна соответствовать конкретным условиям функционирования компании, а они у крупных объектов достаточно сложны и разнообразны и им не способна быть адекватной ни одна организационная структура в чистом виде. Смешанная структура в настоящее время очень популярна среди американских транснациональных корпораций (особенно с сильно диверсифицированной деятельностью).

Мы охарактеризовали применение дивизиональных структур на уровне компании, но хотелось бы отметить. что в самих производственных отделениях (дивизионах) управление, как правило, строится на основе линейно-функционального принципа.

Подводя итог рассмотрения дивизиональных структур, особо подчеркнем их достоинства, недостатки и условия наиболее эффективного применения. В качестве преимуществ данного вида структур можно назвать:

· использование дивизиональных структур позволяет компании уделять конкретному продукту, потребителю или географическому региону столько же внимания, сколько уделяет небольшая специализированная компания, в результате чего возможно быстрее реагировать на изменения. происходящие во внешней среде, адаптироваться к изменяющимся условиям;

· этот вид структуры управления ориентирует на достижение конечных результатов деятельности компании (производство конкретных видов продукции, удовлетворение потребностей определенного потребителя, насыщение товарами конкретного регионального рынка);

· уменьшение сложности управления, с которой сталкиваются управляющие высшего звена;

· отделение оперативного управления от стратегического, в результате чего высшее руководство компании концентрируется на стратегическом планировании и управлении;

· перенесение ответственности за прибыль на уровень дивизионов, децентрализацию принятия оперативных управленческих решений, такая структура помогает приблизить руководство к проблемам рынка;

· улучшение коммуникаций;

· развитие широты мышления, гибкости восприятия и предприимчивости руководителей отделений (дивизионов).

В то же время следует подчеркнуть недостатки рассматриваемого типа организационных структур:

· дивизиональные структуры управления привели к росту иерархичности, т. е. вертикали управления. Они потребовали формирования промежуточных уровней менеджмента для координации работы отделений, группы и т. п.;

· противопоставление целей отделений общим целям развития компании, несовпадение интересов “верхов” и “низов” в многоуровневой иерархии;

· возможность возникновения межотделенческих конфликтов, в частности, в случае дефицита централизованно распределяемых ключевых ресурсов;

· невысокая координация деятельности отделений (дивизионов), штабные службы разобщены, горизонтальные связи ослаблены;

· неэффективное использование ресурсов, невозможность их использовать в полной мере в связи с закреплением ресурсов за конкретным подразделением;

· увеличение затрат на содержание управленческого аппарата вследствие дублирования одних и тех же функций в подразделениях и соответствующего увеличения численности персонала;

· затруднение осуществления контроля сверху донизу;

· многоуровневая иерархия и в рамках самих отделений (дивизионов), действие в них всех недостатков линейно-функциональных структур;

· возможное ограничение профессионального развития специалистов подразделений, поскольку их коллективы не столь велики, как в случае применения линейно-функциональных структур на уровне компаний.

Следует отметить, что наиболее эффективно использование дивизиональных структур управления при следующих условиях:

· в компаниях крупных размеров, при расширении производственно-хозяйственных операций;

· в компаниях с широкой номенклатурой выпускаемой продукции;

· в компаниях с сильно диверсифицированным производством;

· в компаниях, в которых производство слабо подвержено колебаниям рыночной конъюнктуры и мало зависит от технологических нововведений;

· при интенсивном проникновении компаний на зарубежные рынки, т. е. в компаниях, осуществляющих свою деятельность в широких международных масштабах, одновременно на нескольких рынках в странах с различными социально-экономическими системами и законодательством.

В качестве наиболее развитого вида дивизиональных структур управления можно назвать организационные структуры на базе стратегических единиц бизнеса (стратегических хозяйственных центров) (strategic business units, SBUs). Они применяются в компаниях в случае наличия у них большого числа самостоятельных отделений близкого профиля деятельности. В этом случае для координации их работы создаются специальные промежуточные управленческие органы, располагаемые между отделениями и высшим руководителем. Данные органы возглавляются заместителями высшего руководства организации (обычно это вице-президенты), и им придается статус стратегических единиц бизнеса.

Стратегические единицы бизнеса представляют собой организационные единицы компании, отвечающие за выработку ее стратегических позиций в одной или нескольких областях хозяйствования. На них возлагается ответственность за выбор сферы деятельности, разработку конкурентоспособной продукции и сбытовых стратегий. Как только номенклатура продукции разработана, ответственность за реализацию программы ложится на подразделения текущей коммерческой деятельности, т. е. на дивизионы.

Первопроходцем по созданию и использованию организационных структур управления, построенных на основе выделения стратегических единиц бизнеса, был “Дженерал электрик”. Во второй половине 70-х годов в этой компании насчитывалось порядка 200 отделений и 43 стратегических единиц бизнеса. В дальнейшем многие компании подхватили это новшество.

Проведенный подробный анализ разновидностей организационных структур иерархического типа показал, что переход к более гибким, адаптивным структурам управления, лучше приспособленным к динамичным изменениям и требованиям производства, был объективно необходим и закономерен.

Адаптивные структуры управления.

Как мы уже отмечали выше, для адаптивных (гибких, органических) организационных структур характерно отсутствие бюрократической регламентации деятельности органов управления, отсутствие детального разделения труда по видам работ, размытость уровней управления и небольшое их количество, гибкость структуры управления, децентрализация принятия решений, индивидуальная ответственность каждого работника за общие результаты деятельности.

Кроме того адаптивные организационные структуры, как правило, характеризуются следующими признаками:

· способностью сравнительно легко менять свою форму, приспосабливаться к изменяющимся условиям;

· ориентацией на ускоренную реализацию сложных проектов, комплексных программ, решение сложных проблем;

· ограниченным действием во времени, т. е. формированием на временной основе на период решения проблемы, выполнения проекта, программы;

· созданием временных органов управления.

К разновидностям структур адаптивного типа можно отнести проектные, матричные, программно-целевые, проблемно-целевые, структуры, основанные на групповом подходе (командные, проблемно-групповые, бригадные), сетевые организационные структуры.

Проектные структуры -- это структуры управления комплексными видами деятельности, которые из-за их решающего значения для компании требуют обеспечения непрерывного координирующего и интегрирующего воздействия при жестких ограничениях по затратам, срокам и качеству работ.

Традиционно руководитель подразделения в любой крупной компании в рамках организационной структуры иерархического типа имеет множество различных обязанностей и несет ответственность за разнообразные аспекты нескольких разных программ, проблем, проектов, видов продукции и услуг. Неизбежно, что в этих условиях даже хороший руководитель будет на какие-то виды деятельности обращать больше внимания, а на другие -- меньше. В результате невозможность учесть все особенности, все детали проектов могут привести к самым серьезным последствиям. Поэтому для того, чтобы управлять проектами и, прежде всего, крупномасштабными, и используются специальные проектные структуры управления.

Проектные структуры в компании, как правило, применяются тогда, когда возникает необходимость разработать и осуществить организационные проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специализированных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны, деятельность различных функциональных и линейных подразделений. К организационным проектам можно отнести любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, реконструкцию производства, разработку и освоение новых видов продукции и технологических процессов, строительство объектов и т. д.

Под проектной структурой управления понимается временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации). Смысл проектной структуры управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Проектная структура управления предполагает обеспечение централизованного управления всем ходом работ по каждому крупному проекту.

Существует несколько типов проектных структур. В качестве одной из их разновидностей можно привести так называемые чистые или сводные проектные структуры управления, подразумевающие формирование специального подразделения -- проектной команды, работающей на временной основе. Временная группа специалистов в сущности представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной компании (см. рис. 9). Правда, на практике эти проектные команды редко находят отражение на формальных схемах организационных структур управления. В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями (полной властью и правами контроля в рамках конкретного проекта). Руководитель отвечает за все виды деятельности от начала до полного завершения проекта или какой-либо его части. В его функции входит определение концепции и целей проектного управления, формирование проектной структуры, распределение задач между специалистами, планирование и организация выполнения работ, координация действий исполнителей. Ему полностью подчинены все члены команды и все выделенные для этой цели ресурсы. В число проектных полномочий руководителя проекта входит ответственность за планирование проекта, за составление графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих. После завершения работ по проекту структура распадается, а персонал переходит в новую проектную структуру или возвращается на свою постоянную должность (при контрактной работе -- увольняется).

Рис. 11. Одна из разновидностей проектных структур управления

Чисто проектные структуры, как правило, используются для решения каких-либо особенно крупномасштабных задач. В случае менее крупных проектов затраты на дублирование уже существующих в компании служб в проектной структуре управления становятся нерациональными. В таких относительно небольших проектах его руководитель может выступать в качестве консультанта высшего руководства фирмы. Или же кто-нибудь из высшего руководящего состава компании координирует реализацию проекта в рамках обычной линейно-функциональной структуры.

В качестве важнейших преимуществ такого вида структур управления можно назвать:

В качестве важнейших преимуществ такого вида структур управления можно назвать:

· интеграцию различных видов деятельности компании в целях получения высококачественных результатов по определенному проекту;

· комплексный подход к реализации проекта, решению проблемы;

· концентрацию всех усилий на решении одной задачи, на выполнении одного конкретного проекта;

· большую гибкость проектных структур;

· активизацию деятельности руководителей проектов и исполнителей в результате формирования проектных групп;

· усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект в целом, так и за его элементы.

К недостаткам проектной структуры управления можно отнести следующее:

· при наличии нескольких организационных проектов или программ проектные структуры приводят к дроблению ресурсов и заметно усложняют поддержание и развитие производственного и научно-технического потенциала компании как единого целого;

· от руководителя проекта требуется не только управление всеми стадиями жизненного цикла проекта, но и учет места проекта в сети проектов данной компании;

· формирование проектных групп, не являющихся устойчивыми образованиями, лишает работников осознания своего места в компании;

· при использовании проектной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;

· наблюдается частичное дублирование функций.

Одной из наиболее сложных структур управления адаптивного типа признается матричная структура. Первоначально она была разработана в космической отрасли, применялась в электронной промышленности и в областях высоких технологий. Матричная структура возникла как реакция на необходимость проведения быстрых технологических изменений при максимально эффективном использовании высококвалифицированной рабочей силы.

Матричная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства, двух организационных альтернатив (см. рис. 12). Вертикальное направление -- управление функциональными и линейными структурными подразделениями компании. Горизонтальное -- управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных подразделений компании.

Рис. 12

При такой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта, и важнейшей задачей высшего руководящего состава компании в этих условиях становится поддержание баланса между двумя организационными альтернативами.

В связи с вышесказанным, отличительной чертой организационной структуры управления матричного типа является наличие у работников одновременно двух руководителей, обладающих равными правами. С одной стороны, исполнитель подчиняется непосредственному руководителю функциональной службы, которая наделен необходимыми проектными полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, выделенными ресурсами и требуемым качеством. Возникает система двойного подчинения, базирующаяся на сочетании двух принципов -- функционального и проектного ( продуктового).

Матричная структура чаще всего представляет собой наложение проектной структуры на постоянную для данной компании линейно-функциональную структуру управления. Порой такого вида структура образуется в результате постепенной модификации дивизиональной структуры, она может быть результатом наложения функциональной структуры на дивизиональную. Ее подход с продуктовым или функциональным. Образуется как бы двойная структура (матрица), представляющая собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей.

Основополагающим принципом в матричном подходе к построению организационных структур управления является не совершенствование организационных структур управления является не совершенствование деятельности отдельных структурных подразделений, а улучшение их взаимодействия в целях реализации того или иного проекта или эффективного решения определенной проблемы.

Это требование выполняется здесь за счет того, что в матричной структуре параллельно с функциональными и линейными подразделениями создаются специальные органы (проектные группы) для решения конкретных производственных задач. Эти проектные группы формируются за счет специалистов подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии. Таким образом, главным принципом формирования матричной структуры является развитая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикальной иерархией образуются за счет взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных и линейных подразделений.

Матричные структуры управления могут быть двух видов. В первом случае руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных подразделений, которые подчиняются ему на временной основе и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется подчиненность этих исполнителей непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Во втором случае руководителю проекта могут подчиняться временно только исполнители из соответствующих функциональных подразделений.

Руководители проектов в матричных структурах, также как и в рассмотренных выше проектных, обладают так называемыми проектными полномочиями. Причем эти полномочия могут выражаться в прямых противоположностях: от всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чисто консультационных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует ему высшее руководство компании.

Руководители проектов в матричной структуре отвечают в челом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекту. Для того. чтобы они смогли добиться этого, все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители проектов сохраняют за собой право определять приоритетность и сроки решения той или иной задачи, в то время как руководители структурных подразделений могут лишь выбирать конкретного исполнителя и методику решения.

Достоинствами матричной структуры являются:

· интеграция различных видов деятельности компании в рамках реализуемых проектов, программ;

· получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, программ, продуктов;

· значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования проектных (программных) команд, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;

· вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов и, прежде всего, по ускоренному техническому совершенствованию производства;

· сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень при сохранении единства координации и контроля за ключевыми решениями на высшем уровне;

· усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект (программу) в целом, так и за его элементы;

· достижение большей гибкости и скоординированности работ, чем в линейно-функциональных и дивизиональных организационных структурах управления, т. е. лучшее и более быстрое реагирование матричной структуры на изменение внешней среды;

· преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации.

...