на вспомогательное производство;

на цеховые и общезаводские нужды;

на нужды обслуживающих производств и хозяйств;

(запись производится дополнительной бухгалтерской проводкой, либо записью сторно - к 16 счету)

08

20

23

25, 26

29

16

16

16

16

16

Продажа МПЗ

Признан доход от продажи материалов

62

91-1

Отражена фактическая себестоимость (учетная цена продажи материалов)

91-2

10

Списаны суммы отклонений по проданным материалам, _Сли они учитывались по учетным ценам (дополнительной бухгалтерской записью, либо записью сторно)

91-2

16

Отражен НДС с дохода от продажи

91-3

68

Определен финансовый результат:

прибыль; убыток

91-9

99

99

91-9

Прочие выбытие материалов

Переданы материалы безвозмездно

91-2

10, 16

Отражена сумма НДС

91-3

68

Определен финансовый результат (убыток)

99

91-9

Создание резерва по сомнительным долгам

91-2

63

Списание дебиторской задолженности за счет создания резерва

63

62

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности

91-2

62, 76

Списание кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности

60, 76

91-1

Предъявлены претензии поставщикам за обнаруженную недостачу ТМЦ

76-2

60

Аналитический учет материально-производственных запасов. Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).

Учет МПЗ на любом производственном предприятии возложен на материально-ответственное лицо или бригаду материально-ответственных лиц. Материально ответственным лицом может быть как заведующий складом, так и любой другой работник, достигший 18-летнего возраста, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Существует перечень лиц, с которыми можно заключать договор о полной материальной ответственности и типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если численность работников предприятия невелика и номенклатура производственных запасов небольшая, можно не содержать штатных складских работников, а их функции по приемке и отпуску материалов, обеспечению сохранности производственных запасов возложить на работников, чья деятельность непосредственно связана с использованием материалов в порядке совмещения. С этими работниками необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. По мере поступления материалы закрепляются за материально-ответственным лицом.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» ПБУ 1/98, способ организации аналитического учета материалов на предприятии должен быть в обязательном порядке отражен в его учетной политике, которая не может быть изменена в течение отчетного года, а следовательно, должна быть продумана еще до его начала.

Существует несколько способов аналитического учета материалов в бухгалтерии: сортовой, способ учета по номенклатурным номерам и оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

Сортовой способ. На каждый вид и сорт материалов бухгалтерия открывает карточки количественно-суммового учета, в которых на основании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов по количеству и сумме. Аналитический учет в бухгалтерии дублирует складской учет на карточках учета материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоговые данные по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учета, открываемые по материально-ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

Способ учета по номенклатурным номерам. Первичные документы по приходу и расходу материалов поступают в бухгалтерию, здесь их группируют по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении по каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

Оперативно-бухгалтерский метод. Данный метод является более прогрессивным. При этом методе не реже 1 раза в неделю работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

В конце месяца заведующий складом переносит количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в «Ведомости учета остатков материалов» (сальдовые ведомости).

В бухгалтерии остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Данные этих ведомостей сверяются со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные) составляются на машинах.

Основным регистром учета движения материалов является ведомость № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)». Ведомость состоит из трех разделов:

первый - «Движение на общезаводских складах (по учетным ценам)»;

второй - «Поступило на общезаводские склады и остаток по предприятию на начало месяца - по синтетическим счетам и учетным группам)»;

третий - «Расход и остаток на конец месяца».

Ведомость № 10 позволяет осуществлять:

контроль сохранности материалов по местам их хранения;

учет поступления и остатков материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов (по учетным ценам и фактической себестоимости);

учет фактической себестоимости окончательного расхода материалов.

Ведомость № 10 заполняется на основании реестров сдачи документов, документов по движению материалов, производственных отчетов цехов.

Выбор наиболее эффективного способа организации аналитического учета материальных ценностей зависит от конкретной деятельности предприятия, его размеров и финансовых возможностей, он должен быть основан на следующих предпосылках:

классификация материалов в зависимости от их роли в процессе производства;

система кодирования различных номенклатур, необходимых для учета движения материалов;

современное состояние складского хозяйства;

разработка прогрессивных технико-экономических норм хранения и отпуска материалов;

механизация и автоматизация операций учета движения материалов.

Порядок учета МПЗ на складе и в бухгалтерии зависит от следующих методов их учета:

количественно-суммовой;

с помощью отчетов материально-ответственных лиц;

оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

Наиболее прогрессивным и рациональным из них является оперативно-бухгалтерский. Он предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов и осуществляется в карточках складского учета материалов (форма № М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом.

По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер и регистрирует его в карточке учета материалов в графе «Приход».

На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала, а после каждой записи выводится остаток.

Кладовщик в установленные графиком сроки сдает в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (форма № М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.

По состоянию на первое число каждого месяца материально-ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов (сальдовые ведомости) (форма № М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца.

В бухгалтерии остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров.

Предприятия-поставщики одновременно с отгрузкой высылают накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные документы поступают в отдел маркетинга предприятия. Там проверяют правильность их заполнения, соответствие договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (форма № М-1), и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежные документы получают внутренний номер и передаются в бухгалтерию для оплаты, а квитанции и товарно-транспортные накладные передаются экспедитору для получения и доставки материалов.

С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку с расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, экспедитор при приемке груза в транспортной организации может потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест, повреждения тары составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензии к транспортной организации или поставщику.

Учет расчетов с поставщиками ТМЦ ведут в журнале-ордере № 6. Это комбинированный регистр аналитического и синтетического учета. Аналитический учет в нем организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера, приемного акта. Открывается журнал-ордер № 6 суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца. Заполняется журнал-ордер № 6 на основании акцептованных требований-поручений, счетов-фактур, приходных ордеров, актов о приемке материалов, выписок банка.

Журнал-ордер № 6 ведут линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу.

Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а по платежным требованиям-поручениям - по видам материалов (основные, вспомогательные, топливо и т.д.) сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Сумма недостач относится в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», и отражается в журнале-ордере № 6 и ведомости № 7.

Предприятия пользуются также услугами поставщиков воды, газа, подрядчиков ремонтных работ и др. По этим расчетам за услуги ведется отдельный журнал-ордер № 6.

По окончании месяца показатели обоих журналов-ордеров суммируют для получения оборотов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и переноса их в Главную книгу.

Работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета следующие:

оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек учета материалов, которые ведутся материально-ответственными лицами;

систематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складского учета;

осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии вычислительной установки - также в разрезе номенклатурных номеров;

систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Порядок учета неотфактурованных поставок.

Неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе их приходуют, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и в акцепт. Неотфактурованные поставки регистрируются в журнале-ордере № 6 в конце месяца (в графе Б «Номер счета» ставится буква Н), когда возможность получения платежного документа в данном месяце отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе «Акцепт» в сумме платежного требования, а по строке сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется тоже по группе и в графе «Акцепт». Расчеты с поставщиком таким образом по этой поставке будут закончены.

Пример. В марте была неотфактурированная поставка в сумме 12 000 р. В апреле был предъявлен счет на оплату в сумме 14 160 р. (включая НДС).

В марте будет сделана запись:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 12 000 р.

В апреле:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 12 000 р.

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 2 160 р.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере № 6 платежные документы регистрируются в течение месяца в графе «За неприбывший груз» и в графе «Акцепт». По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс, т.е. записать по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать), но на начало следующего месяца расчеты по этим поставщикам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера со складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в незаконченных на начало месяца расчетах.

При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца, эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (форма № М-7). Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по договорным (отпускным ценам), затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка - отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование-поручение. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику. Сумма железнодорожного тарифа при этом распределяется пропорционально массе груза, а суммы наценок, скидок - пропорционально стоимости груза.

Пример. В марте материалов в пути было на 8 000 р. (без учета НДС). В апреле они поступили в количестве, превышающем указанную в счете сумму на 1 500 р. (без учета НДС).

Записи в марте:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 8 000 р.

В апреле сторнировочная запись:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 8 000 р.

Приходуют фактическое поступление бухгалтерскими записями:

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 9 500 р.

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1 710 р.

Инвентаризация материалов. Положение о бухгалтерском учете и отчетности обязывает предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей:

не менее 1 раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете;

при смене материально-ответственных лиц;

при стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;

при реорганизации или ликвидации организации;

при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационной комиссией, состоящей из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия при обязательном участии материально-ответственного лица.

Складские операции в момент инвентаризации не производятся.

Заведующий складом дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально-ответственных лиц осуществляет подсчет, взвешивание каждого вида материалов и полученные результаты записывает в инвентаризационную опись.

Опись подписывают члены комиссии и материально-ответственное лицо.

Данные инвентаризационых описей используются для составления сличительной ведомости, в которой фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.

Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов и определяет порядок регулирования разниц и возмещения потерь.

Независимо от причин возникновения, все недостачи производственных запасов по фактической себестоимости списывают с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 10 «Материалы».

Недостачи материалов в пределах норм естественной убыли списывают на издержки производства или обращения:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списывают на счета виновных лиц:

Дебет счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Стоимость недостающих ценностей, взыскиваемых с виновных лиц, определяется исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно получить в органах ценообразования или органах государственной статистики.

Разница между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью по рыночным ценам, подлежащая взысканию, списывается на счет 98 «Доходы будущих периодов»:

Дебет счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 98/4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

По мере погашения задолженности, учтенной на счете 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» соответствующая сумма разницы списывается со счета 98/4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет счета 98/4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

Кредит счета 91/1 «Прочие доходы».

Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с отнесением на доходы организации:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 91/1 «Прочие доходы».

Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации:

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»

Кредит счета 10 «Материалы».

Когда конкретные виновники не установлены, недостачи относят в состав прочих расходов:

Дебет счета 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

5.5 Раскрытие информации по материально-производственным запасам в бухгалтерской отчетности

Материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с их классификацией для более детального выделения тех или иных видов активов и обязательств, которые имеют принципиальное значение для оценки финансового положения организации.

Например, на предприятиях электроэнергетики в самостоятельную статью можно выделить показатель «Топливо»; на предприятиях самолетостроения - «Двигатели»; на предприятиях, выпускающих космическую технику - «Покупные комплектующие изделия».

Для того чтобы данные аналитического учета соответствовали показателям синтетического учета, на конец отчетного года МПЗ отражаются в балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

В случае снижения рыночной цены МПЗ, их морального старения либо полной или частичной утраты первоначальных качеств организация отражает этот запас в балансе на конец отчетного года по текущей рыночной стоимости. Для этого под снижение стоимости запасов начисляется резерв, который отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Начисленный резерв представляет собой разницу между фактической себестоимостью запаса (его первоначальной стоимостью) и его текущей рыночной оценкой. При этом в аналитическом и синтетическом учете МПЗ учитываются по первоначальной стоимости без какой-либо корректировки в течение всего периода нахождения этого запаса в собственности (на балансе) организации.

Принимая во внимание, что рыночная стоимость запаса, как правило, исчисляется исходя лишь из уровня сложившихся договорных цен (т.е. без учета ТЗР), в резерв можно закладывать только отклонение между ценой, указанной в контракте, и текущей рыночной стоимостью МПЗ. Кроме того, в организации должны контролировать движение запасов, под которые был начислен резерв, и изменение их рыночной стоимости. Если в период, следующий за отчетным, последняя увеличилась, соответствующая часть резерва относится в уменьшение стоимости материальных расходов, признанных в периоде, следующим за отчетным (в бухгалтерском учете эта операция отражается по дебету счета 14 и кредиту счета 91). В остальных случаях только при отпуске (по мере отпуска) начисленный резерв списывается на увеличение финансовых результатов.

Материально-производственные запасы, находящиеся в пути либо переданные покупателю под залог, в бухгалтерском учете отражаются в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости, а в конце месяца делаются записи по дебету счета 10 «Материалы», 41 «Товары» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих ценностей на склад).

Итак, в бухгалтерской отчетности нужно раскрыть информацию о способах оценки МПЗ по их группам (видам), о последствиях изменений этих способов, стоимости запасов, переданных в залог, величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

Все это следует отразить в пояснительной записке к годовому отчету и (или) непосредственно в годовом отчете в виде отдельных таблиц (форм) и показателей.

6. Учет денежных средств

6.1 Формы первичной документации для учета денежных средств

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 утверждены согласованные с Минфином и Минэкономики РФ унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, вступающие в действие с 1 января 1999 г.: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом выдается квитанция сдающему деньги лицу о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Кассир предприятия выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (Т-53) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.).

Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанную по платежной ведомости сумму оформляют расходный кассовый ордер. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные - «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 «Порядка ведения кассовых операций в РФ» предприятие должно вести только одну кассовую книгу. В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста.

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экз. через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия

6.2 Учет кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях Российской Федерации регламентируется законодательными и нормативными актами. Сумма наличных денег, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня, определятся лимитом, установленным банком по согласованию с предприятием. Лимит кассового остатка каждому предприятию определяется индивидуально банком с помощью расчетов по форме № 0408020, утвержденной Положением ЦБР РФ от 5 января 1998 г. № 14-П и при необходимости может быть пересмотрен.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий, но не более трех дней, включая день получения денег в банке.

На основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведение кассовой книги.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 «Касса», предназначенном для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса предприятия», где учитываются денежные средства в кассе.

50-2 «Операционная касса», где учитываются наличие и движение денежных средств в кассах остановочных пунктов, билетных кассах, кассах отделений и т.п. Он открывается предприятием при необходимости.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы предприятия. Бухгалтерский учет кассовых операций предприятия представлен «Схемой типичных кассовых операций» в табл. 6.

Схема содержит три типа хозяйственных операций:

1) дебет активного, кредит активного счетов - взаимодействие по дебету и кредиту активных счетов вызывает изменение только в счетах актива баланса одна статья увеличивается, другая уменьшается на сумму хозяйственной операции. Валюта баланса не изменяется;

2) дебет активного, кредит пассивного счетов - вызывает увеличение активного и пассивного счетов баланса на сумму хозяйственной операции, валюта актива и пассива баланса увеличивается на сумму хозяйственных операций;

3) дебет активного и кредит активного - вызывает уменьшение и активного, и пассивного счетов баланса на сумму хозяйственных операций, изменяется и активная, и пассивная часть баланса, валюта баланса уменьшается на сумму хозяйственных операций.

Таблица 6 Схема типичных кассовых операций

Дебет	Кредит
К50 А «Касса»	1) Перемещение денежных средств из операционных касс в главную кассу; 2) приобретение за наличный расчет денежных документов	Д50 А «Касса»	Перемещение денежных средств из главной кассы во вспомогательные кассы
К51 А «Расчетные счета»	1) Снятие наличных денежных средств с расчетного счета; 2) приобретение денежных документов, оплаченных с расчетного счета	Д51 А «Расчетные счета»	Внесены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы
К57 А-П «Переводы в пути»	Поступление в кассу денежных средств, находящихся в пути	Д57 А-П «Переводы в пути»	Переданы инкассаторам из кассы наличные денежные средства для отправки в банк
К60 А-П «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Возврат поставщиками в кассу излишне уплаченных им денежных средств	Д60 А-П «Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Выплаты из кассы по счетам поставщиков и подрядчиков
Дебет	Касса 50 А	Кредит
К62 А-П «Расчеты с покупателями и заказчиками»	Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков за товары, услуги и выполненные работы	Д62 А-П «Расчеты с покупателями и заказчиками»	Выплаты из кассы по перерасчетам с покупателями и заказчиками
К66 А-П «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	Поступление в кассу денежных средств по краткосрочным кредитам и займам	Д66 А-П «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	Погашение из кассы краткосрочных кредитов и займов
К67 А-П «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»	Поступление в кассу денежных средств по долгосрочным кредитам и займам	Д67 А-П «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»	Погашение из кассы долгосрочных кредитов и займов
К71 А-П «Расчеты с подотчетными лицами»	1) Возврат в кассу неизрасходованных денежных средств; 2) приобретение денежных документов через подотчетных лиц	Д68 А «Расчеты по налогам и сборам»	Оплата из кассы начисленных налогов и сборов
К79 А-П «Внутрихозяйственные расчеты»	Поступление в кассу подразделения предприятия выделенных на отдельный баланс денежных средств	Д73 А-П «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	1) Выплаты из кассы по предоставленным работникам займам; 2) выдача из кассы денежных документов
К73 А-П «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	1) Поступление в кассу денежных средств в счет погашения задолженности; 2) поступление в кассу денежных средств по возмещению материального ущерба	Д69 А «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	1) Оплата из кассы отчислений во внебюджетные и государственные фонды социального страхования и обеспечения; 2) выплаты работникам за счет фондов по социальному страхованию и обеспечению
К75 А-П «Расчеты с учредителями»	1) Поступление в кассу денежных средств в счет вкладов в учредительный фонд;	Д70 А-П «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Выплаты из кассы работникам предприятия по оплате труда
Дебет	Касса 50 А	Кредит
	2) поступления в кассу денежных средств от государственных или муниципальных органов
К76 А-П «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»	1) Поступление в кассу денежных средств по претензионным расчетам: к поставщикам, подрядчикам, транспортникам и т.д.; 2) поступление в кассу денежных средств по расчетам с дебиторами; 3) приход денежных документов, полученных от сторонних организаций и физических лиц	Д71 А-П «Расчеты с подотчетными лицами»	1) Выплаты из кассы наличных денежных средств подотчетным лицам; 2) выдача денежных документов подотчетным лицам
К80 П «Уставный капитал»	Поступление в кассу денежных средств по договору о совместной деятельности от участника договора	Д75 А-П «Расчеты с учредителями»	1) Выплаты из кассы наличных денежных средств учредителям предприятия; 2) выплаты из кассы наличных денежных средств государственному или муниципальному органу
К86 П «Целевое финансирование»	Поступление в кассу денежных средств целевого финансирования	Д76 А-П «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»	Погашение из кассы наличными денежными средствами задолженности различным дебиторам и кредиторам
К90 А-П «Продажи»	Поступления в кассу денежных средств от продажи товаров, работ и услуг	Д80 П «Уставный капитал»	Возврат из кассы наличных денежных средств взноса бывшего участника по договорам о совместной деятельности
К91 А-П «Прочие доходы и расходы»	Поступление в кассу денежных средств: доходов долевого участия в других предприятиях;	Д94 А-П «Недостачи и потери от порчи ценностей»	1) Недостачи денежных средств в кассе; 2) недостачи денежных документов в кассе
Дебет	Касса 50 А	Кредит
	дивидендов по акциям и доходов по облигациям и другим ценным бумагам
К98 А-П «Доходы будущих периодов»	Поступление в кассу денежных средств, полученных в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам	Д99 А-П «Прибыли и убытки»	1) Оплачены из кассы невосполнимые потери; 2) выбытие денежных документов
К99 А-П «Прибыль или убытки»	Поступление в кассу денежных средств как доходы от финансово-хозяйственной деятельности предприятия

6.3 Учет операций на расчетных счетах

Для учета денежной наличности предприятие открывает в банке расчетный счет. Порядок ведения операций на расчетном счете регламентируется законодательным актом. В настоящее время предприятия могут иметь неограниченное количество рублевых расчетных (текущих) счетов и могут рассчитываться с бюджетом и производить другие расчеты с любого расчетного счета. Законодательно количество расчетных счетов не ограничено. Согласно Налоговому кодексу РФ предприятие обязано в течение 10 дней после открытия банковского счета сообщить об этом в налоговую инспекцию.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях, используется активный балансовый счет 51 «Расчетные счета» в случае, если предприятие имеет несколько расчетных счетов, необходимо организовать ведение аналитического учета по каждому расчетному счету отдельно.

Предприятие ежедневно получает от банка выписку из расчетного счета, к которой прилагаются оправдательные документы, подтверждающие правомерность списания и зачисления средств на расчетный счет. Порядок списания средств с расчетного счета регламентирован Гражданским кодексом РФ. Выписка обрабатывается бухгалтером ежедневно путем указания на полях кодов счетов, корреспондирующих с расчетным счетом. Если при проверке банковской выписки на предприятии будет обнаружено, что с расчетного счета ошибочно списаны денежные средства, необходимо сообщить об этом немедленно в операционный отдел банка. Пока причины ошибки не будут выяснены, спорная сумма отражается бухгалтерскими записями: Д76-2 «Расчеты по претензиям» - К51 «Расчетные счета». Если на расчетный счет были ошибочно зачислены денежные средства, предназначенные не данному предприятию, то необходимо сделать записи на счетах бухгалтерского учета: Д51 «Расчетные счета» - К76-2 «Расчеты по претензиям».

Движение средств на расчетных счетах оформляются документами, утвержденными банком:

1. Чек - ценная бумага, содержащая распоряжение банку выдать определенную сумму денег лицу, предъявившему чек к оплате.

Чек денежный предъявляется банку для снятия с расчетного счета предприятия указанной в чеке суммы наличных денег, необходимых для выплаты заработной платы, пособий или пенсий, для покрытия командировочных расходов, хозяйственных нужд.

Одновременно с заполнением чека его реквизиты переносятся в корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке и являющийся оправдательным документом. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки. Чеки подписывают лица, которым предоставлено право первой и второй подписи по счету, и скрепляют печатью предприятия. Любые исправления в чеке не допускаются. Чеки бывают именными и на предъявителя.

2. Объявление на взнос наличными предъявляется банку при внесении наличных денег на расчетный счет. Заполняют в одном экземпляре, в нем обязательно указывают источник вносимых денег. Данный документ состоит из трех частей: первая часть - объявление - остается в банке; вторая - квитанция - выдается на руки кассиру организации; третья - ордер - прилагается к документам, подтверждающим записи банка по расчетному счету организации. Квитанция служит основанием для выписки расходного кассового ордера и списания денежных средств.

Платежи по безналичным расчетам осуществляются в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации. Данные платежи банк производит по распоряжению владельца расчетного счета или без распоряжения владельца в случаях, предусмотренных законодательством.

Порядок и формы расчетов определяются в договоре между поставщиком и покупателем. Банк не определяет конкретных форм расчетов и не рассматривает споров между поставщиками и покупателями. Все споры по исправлению договоров разрешает арбитраж. С 1 июня 2003. введены новые формы платежного поручения, содержащие новые значимые поля.

3. Платежным поручением (форма № 0401060) является распоряжение владельца счета обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, если это установлено договором банковского счета. Платежными поручениями может производиться перечисление денежных средств:

за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

в целях возврата (размещения) кредитов (займов), депозитов и уплаты процентов по ним;

по распоряжению физических лиц или в пользы физических лиц (в том числе без открытия счета);

в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

В соответствии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг и для осуществления периодических платежей. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся денежных средств, платежные поручения помещаются в карточку по вне балансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» и оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

На основании первичных документов составляется журнал-ордер по счету 51.

По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств на расчетные счета предприятия. По кредиту счета 51 «Расчетные счета» отражается списание денежных средств с расчетных счетов предприятия. Бухгалтерский учет операций с денежными средствами на расчетных счетах (табл. 7) содержит три типа хозяйственных операций:

1) дебет активного, кредит активного счетов - вызывает движение денежных средств между статьями активов баланса, валюта баланса при этом остается без изменения;

2) дебет активного, кредит пассивного счетов - вызывает движение денежных средств на статьях актива и пассива баланса, приводящее к их увеличению на сумму хозяйственной операции, валюта баланса при этом также увеличивается на сумму хозяйственной операции;

3) дебет пассивного, кредит активного - вызывает движение денежных средств на статьях актива и пассива баланса, приводящая к их уменьшению на сумму хозяйственной операции, валюта баланса при этом также уменьшается на сумму хозяйственной операции.

Таблица 7 Схема типичных операций по расчетному счету

Дебет	Расчетный счет 51 А	Кредит
К50 А «Касса»	Поступление на расчетный счет наличных средств из кассы	Д04 А «Нематериальные активы»	Оплата с расчетного счета материальных активов
К51 А «Расчетные счета»	Перечислены на расчетный счет денежные средства с транзитного расчетного счет	Д50 «Касса»	Перевод денежных средств с расчетного счета в кассу
К57 А-П «Переводы в пути»	Поступление на расчетный счет денежных средств, находившихся до этого в пути	Д51 А «Расчетные счета»	Перевод денежных средств с расчетного счета на транзитный расчетный счет
К60 А-П «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Поступление на расчетный счет денежных средств от поставщиков и подрядчиков	Д57 А-П «Переводы в пути»	Перечисленные с расчетного счета денежные средства, находящиеся в пути
К62 А-П «Расчеты с покупателями и заказчиками»	Поступление на расчетный счет денежных средств от покупателей и заказчиков в оплату товаров (работ)	Д60 А-П «Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Перечисление с расчетного счета денежных средств по расчетам с поставщиками и подрядчиками
К66 А-П «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	Получение на расчетный счет краткосрочных кредитов банков	Д62 А-П «Расчеты с покупателями и заказчиками»	Перечисление с расчетного счета денежных средств по перерасчетам с покупателями и заказчиками
К67 А-П «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»	Получение на расчетный счет долгосрочных кредитов банков	Д66 А-П «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»	Погашение с расчетного счета сумм краткосрочных банковских кредитов
К68 А «Расчеты по налогам и сборам»	Возврат на расчетный счет денежных средств из бюджета в результате перерасчетов по налогам и сборам	Д67 А-П «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»	Погашение с расчетного счета сумм долгосрочных банковских кредитов
К69 А «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	Возврат на расчетный счет денежных средств из социальных фондов	Д68 А «Расчеты по налогам и сборам»	Перечисление с расчетного счета в бюджет платежей по налогам и сборам
Дебет	Расчетный счет 51 А	Кредит
К71 А-П «Расчеты с подотчетными лицами»	Возврат на расчетный счет денежных средств подотчетными лицами	Д69 А «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	Оплата через расчетный счет сумм отчислений во внебюджетные государственные фонды социального страхования
К73 А-П «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Возврат на расчетный счет денежных средств работникам, которые были получены, или выданы взаймы	Д70 А-П «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Выплата с расчетного счета заработной платы, премии, пособий, пенсий и т.п. работникам предприятия
К75 А-П «Расчеты с учредителями»	Поступление на расчетный счет денежных средств от учредителей	Д71 А-П «Расчеты с подотчетными лицами»	Переведены с расчетного счета денежные средства под отчет работникам предприятия
К76 А-П «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»	Поступление на расчетный счет денежных средств от дебиторов и кредиторов	Д73 А-П «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	Оплата с расчетного счета сумм займов, предоставленных работникам предприятия
К79 А-П «Внутрихозяйственные расчеты»	Поступление на расчетный счет предприятия денежных средств от подразделений, ведущих обособленный баланс	Д75 А-П «Расчеты с учредителями»	Перечисление с расчетного счета начисленных доходов от участия в предприятии его учредителям
К80 П «Уставный капитал»	Поступление на расчетный счет денежных средств от участников договора о совместной деятельности	Д76 А-П «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»	Выплата денежных средств с расчетного счета в счет погашения кредиторской задолженности
К86 П «Целевое финансирование»	Зачисленные на расчетный счет средства целевого финансирования	Д79 А-П «Внутрихозяйственные расчеты»	Перечисление с расчетного счета денежных средств подразделениям предприятия, выделенным на отдельный самостоятельный баланс
К90 А-П «Продажи»	Поступление на расчетный счет выручки за проданную продукцию	Д80 П «Уставный капитал»	Возврат с расчетного счета денежных вкладов участникам договора после его срока действия
Дебет	Расчетный счет 51 А	Кредит
К91 А-П «Прочие доходы и расходы»	Поступление на расчетный счет выручки от реализации различных активов	Д84 А-П «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»	Перечислен с расчетного счета спонсорский взнос за счет прибыли прошлых лет
К98 А-П «Расходы будущих периодов»	Поступление на расчетный счет денежных средств, определяемых как доходы, полученные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам	Д96 А «Резервы предстоящих расходов»	Оплачены с расчетного счета затраты, относимые на резервы предстоящих периодов
К99 А-П «Прибыли и убытки»	Поступление на расчетный счет предприятия денежных средств на ликвидацию последствий стихийных бедствий	Д99 А-П «Прибыли и убытки»	Отражены перечисления с расчетного счета, обусловленные расходами по ликвидации последствий стихийных действий

6.4 Учет операций по переводам в пути

Счет 57 «Переводы в пути» применяется для учета операций с денежными средствами в случаях, когда имеется временной разрыв между моментом списания и моментом зачисления денежных средств на соответствующих счетах. Применение данного счета предусматривается при:

сдаче наличных денежных средств из кассы предприятия на счета, открытые предприятием в кредитных организациях;

выдаче кредитной организацией предприятию-клиенту выписок, отличных от общего образца (с выделением суммы так называемого платежного лимита).

Наличные денежные средства, поступившие в кассу предприятия, полежат сдаче на счета в кредитных организациях. Порядок и сроки их сдачи устанавливаются обслуживающей кредитной организацией с учетом специфики деятельности, режима работы и места расположения предприятия. Наличные денежные средства могут быть непосредственно сданы в кассы кредитной организации, инкассированы, а также сданы предприятиям связи для зачисления на банковские счета. При этом наличные, сданные из кассы предприятия, но еще не зачисленные по назначению, отражаются по кредиту счета 50 «Касса» и дебету счета 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия к учету по счету 57 денежных средств (в том числе при сдаче торговой выручки) являются квитанции кредитной организации, почтового отделения, копии сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассаторам и другие аналогичные документы. Указанные суммы, зачисленные на расчетный счет предприятия в кредитной организации согласно банковской выписке, отражаются записью по дебету счета 51 «Расчетные счета» и кредиту счета 57.

...