Українська мова за професійним спрямуванням

а) резолюції: На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтеру

Зав. відділу...

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті);

б) про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02. Відповідь дана 12--03/48 від 24.03.03.

С.Лебедєва

25.03.03

в) про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа -- також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища);

кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ 8. 10.07.03

Як нумерувати сторінки?

Неправильно: Правильно:

Як написати адресу?

У межах України 1. Ім'я, по батькові, прізвище 2. вул. №буд, №кв 3. населений пункт 4. район, область 5. індекс 6. держава	Для країн зарубіжжя 1. Ім'я, прізвище 2. №кв, №буд, вул. 3. місто 4. штат 5. індекс 6. держава

Марія Антонівна Карпенко

вул.Сковороди, буд.18, кв.24.

м.Дунаївці

Хмельницька обл.

29000

Україна

Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова -- це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цим органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); підписи.

Формуляр-зразок:

Герб України

Міністерство фінансів

України

ПОСТАНОВА

“____”________ 2003 р. м.Київ

Текст постанови

І. Констатаційна частина.

II. Розпорядча частина.

ПОСТАНОВИВ ( або ПОСТАНОВЛЯЄ):

1.________

2.________

3.________

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

Секретар (підпис) Розшифрування підпису

УХВАЛА

Ухвала - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Групи	Що є змістом	Хто готує
Нормативна	Про роботу підприємств торгівлі, побутового обслу-говування населення тощо	Члени держадміні-страцій, місцевих рад, постійні комісії, депутати, спеціалісти та зацікавлені організації
Індивідуальна	Про прийняття до експлу-атації будівлі, встановлення опіки тощо

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

Формуляр-зразок:

Святошинська районна рада

м. Києва

УХВАЛА

«____»____________2003 р. №___ м.Київ

Про затвердження...

Структура тексту

І. Констатаційна частина (стан питання).

ІІ. Ухвальна частина (перелік заходів із зазначенням термінів реалізації поставлених завдань, а також тих, на кого покладено контроль за виконанням рішення).

ВИРІШИВ:

1.___________

2.___________

3.___________

Голова виконкому (підпис) Розшифрування підпису

Секретар виконкому (підпис) Розшифрування підпису

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження -- правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Групи:

1. Загальні.

2. Часткові.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити:

Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

Формуляр-зразок:

Міністерство вугільної промисловості України	Донецький металургійний завод

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

«___»_________2003 р. №__ м.Донецьк

Про підвищення...

Структура тексту

1. Констатаційна частина.

II. Розпорядча частина.

ЗОБОВ'ЯЗУЮ (або ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ і т. ін.):

1. ________

2. ________

3.________

Керівник (підпис) Розшифрування підпису

НАКАЗИ

Наказ -- розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

Групи	Зміст, мета	Реквізити (оформлення, склад)
Наказ про особовий склад	Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення	Оформляються кутовим способом або повздовжнім: 1.Назва організації (підприємства) 2.Назва виду документа (наказ) 3.Дата підписання наказу 4.Місце видання наказу 5.Номер заголовка до тексту 6.Текст 7.Підпис керівника установи, організації, підприємства 8.Види погодження
Наказ із загальних питань (з питань основної діяльності):
а) ініціативний	Видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації (підприємства)
б) на виконання розпоряджень вищих органів	Видається при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо

Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина містить такі елементи: вступ (вказано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатацінній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатаційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на...); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (серйозні порушення виявлено...); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов 'язаний...).

Як виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст. інженерові управління Бондаренку Є. ...).

Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується -- назвою дії (в інфінітиві) та строком виконання (за десятинною системою): 1. Відділові культури та стилістики української мови провести атестацію співробітників до 17.05.03.

Значна за кількістю пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника так:

Проект наказу внесено: начальник

виробничого відділу

(підпис) 1. К. Білокінь

Проект наказу погоджено:

1. Головний інженер (підпис) М. В. Іллєнко

2. Головний юрисконсульт (підпис) Л. Б. Чумак і т. ін.

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, куратором питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпорядженнями вищих установ.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку», - які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд і т. ін.), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Формуляр-зразок:

Алчевський металургійний комбінат

НАКАЗ

16.11.03 №__ м. Алчевськ

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Петрова М. В., інженера відділу праці та заробітної плати, на посаду старшого інженера з 01.12.03 з окладом згідно зі штатним розкладом. Підстава: доповідна записка зав. відділу Сироти М. А.

ПЕРЕВЕСТИ:

Іваніна І. П., слюсаря електроцеху, на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 01.12.03.

Підстава: заява Іваніна І. П.

Ткаченко Ю. П., прибиральницю, на посаду гардеробниці з 18.12.03. Підстава: заява Ткаченко Ю. П.

Директор заводу (підпис) О. І. Зайченко

НАКАЗ

від «___»________200__ р. №___ Місто___

про прийняття на роботу за контрактом

ПРИЗНАЧИТИ:

(прізвище, ім'я, по батькові)

на посаду начальника юридичного відділу підприємства на умовах укладеного з ним контракту від «__»________200_р.

Підстава: контракт від «___»___200_р.

Директор _____________ (підпис та його розшифрування)

З наказом ознайомлений «_____»___________200_р.

Начальник юридичного відділу _____(підпис та його розшифрування)

Довідково-інформаційні документи

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

АКТИ

Акт -- документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

Група	Зміст
Законодавчі Адміністративні	Рішення щодо законів, указів, постанов Підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб

Реквізити:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Дата, номер, місце складання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії.

7. Присутні.

8. Текст.

9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.

10. Перелік додатків до акта.

11. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1. Вступ (підстави для складання акта, перераховані члени комісії, їх завдання).

2. Констатаційна частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акт складають у трьох примірниках:

1-й направляють до вищої організації;

2-й - керівникові організації;

3-й - до справи.

Зразок:

Міністерство вугільної промисловості України Шахта «Брянківська» ВО «Стахановвугілля»	ЗАТВЕРДЖУЮ Директор шахти ____________ (прізвище, ініціали)

АКТ

12.10.03 №10 м. Бранка Луганської області

Установлення продуктивної потоко-механізованоі технологічної лінії для видобування вугілля

ПІДСТАВА: Наказ генерального директора ВО «Стахановвугілля» від 11.09.03 № 203.

Складено комісією у складі:

Голова -- директор шахти ___________

(прізвище, ініціали)

Члени комісії -- головний інженер шахти __________

(прізвище, ініціали)

-- головний механік шахти ___________

(прізвище, ініціали)

Присутні: заступник директора шахти № 1 ___________

(прізвище, ініціали)

старший маркшейдер шахти _______________

(прізвище, ініціали)

(Текст)

Складено у трьох примірниках:

1-й примірник -- ВО «Стахановвугілля»;

2-й примірник -- Мак НДІ;

3-й примірник -- шахті «Брянківська-.

Голова комісії (підпис) Розшифрування підпису

Члени комісії (підписи) Розшифрування підписів

ВІДГУКИ

Відгук - документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що повинна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

назва виду документа (відгук); заголовок; текст; підпис; дата; печатка, штамп, що засвідчують підпис рецензента.

Формуляр-зразок:

ВІДГУК

на автореферат Якимечка Я.Б. "Композиції на основі негашеного вапна для руйнування крихких металів", спеціальність 05.17.11. - Технологія силікатних і тугоплавних неметалічних матеріалів, на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук. -К., 1996.-15с.

Структура тексту

1. Вступ (стислий виклад загального уявлення про матеріал).

2. Стислий виклад основних положень роботи.

3. Висновки з пропозиціями, оцінками та критичними зауваженнями.

Доцент кафедри тугоплавких

неметалічних матеріалів

Київського технічного університету,

кандидат технічних наук (підпис) Розшифрування підпису

ДОВІДКИ

Довідка -- документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Реквізити:

назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Формуляр-зразок 1:

ДОВІДКА

09.01.03 № 1 м.Львів

Про комплектування товарних фондів у 2003 р.

(Текст)

Директор магазину (підпис) О. М. Кравчук

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

Формуляр-зразок 2:

Міністерство освіти і науки України Київський національний університет ім. Т. Г. Шевченка

ДОВІДКА

20.05.03 № 48 м. Київ

Пан(і) Явдошина Ірина Миколаївна навчається на III курсі денного відділення факультету журналістики.

Видано для подання до ЖЕКу.

Декан факультету журналістики (підпис) А. С. Трунь

Реквізити установи

Відділ кадрів

Довідка

17.04.03 № 87 м. Київ

__________________________працює__________________________,.

(прізвище, ім'я, по батькові) (назва посади із зазначенням підрозділу)

Його посадовий оклад _____________________ грн. на місяць.

(цифрами і буквами)

Видано для подання до _____________________________

(назва організації)

Начальник відділу (підпис) Розшифрування підпису

ДОПОВІДІ

Доповідь - документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід роботи).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

І. Вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

ІІ. Описова частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання тощо.

III. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка -- документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи:

1. Звітні.

2. Інформаційні.

3. Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Формуляр -зразок:

Назва структурного підрозділу Адресат

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

10.04.03 м. Київ

Про призначення...

Структура тексту

1. Загальна частина.

2. Описова частина.

3. Висновки.

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Група	Як відтворюється текст
Службові Особисті	На бланку На аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Формуляр-зразок:

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

18.07.03 № 34-15/178

Про порушення...

Структура тексту

1. Вступ.

2. Доказова частина.

3. Висновки,

(підпис) Розшифрування підпису

ЗВІТИ

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Група	Характер оформлення
Статистичні (цифрові)	На бланках
Текстові	На звичайному папері за встановленою формою

Реквізити:

назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначається назва посади і прізвище керівника праворуч угорі на першій сторінці звіту). Текст такого звіту розпочинається посиланням типу «Відповідно до Вашого доручення від... », «За Вашим завданнням...» (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор комбінату

(підпис, прізвище, ініціали)

“____”____________ 2003 р.

ЗВІТ

про роботу профспілкового комітету за 2003 р.

(Текст)

Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису

Секретар (підпис) Розшифрування підпису

15.12.03

Протокол засідання профкому № 8 від 10.12.03.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення -- це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

заголовок; дата; час та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.

За необхідності вказують адресу та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

ОГОЛОШЕННЯ

12 квітня 2003 року об 11-й годині в приміщенні Будинку вчених відбудеться зустріч із народними цілителями Наталею та Данилом Зубицькими.

Запрошуємо всіх бажаючих.

Адміністрація

Отже, формулювання в тексті оголошення стислі. В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (чи кольором).

ПЛАНИ РОБІТ

План роботи -- документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Групи:

1. Перспективні (розраховані на кілька років).

2. Річні.

3. Піврічні.

4. Квартальні.

5. Місячні.

6. Тижневі.

7. Денні.

Форми:

графіки, таблиці, тексти.

Реквізити:

гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та його розшифрування); назва виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання. Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх складає із наступним затвердженням керівником.

Формуляр-зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор інституту

(підприємства, організації тощо)

(назва установи)

(прізвище, ім'я, по батькові керівника)

“----“__________2003 р.

ПЛАН РОБОТИ

відділу _____________________ на ___________

(назва структурного підрозділу) (період)

Завідувач відділу (підпис) Розшифрування підпису

Директор інституту (підпис) Розшифрування підпису

ПОДАННЯ. КЛОПОТАННЯ

Подання (клопотання) - документ, що

№№ п/п	Дата проведення	Зміст роботи	Учасники	Відповідальні
1. 2. 3.

готує завідувач певного структурного підрозділу організації, підприємства, установи до вищої інстанції із певним проханням, клопотанням затвердити конкретне рішення чи взяти участь у вирішенні певних питань.

Цей документ укладає офіційна особа, що його й засвічує (підписує).

Подання оформляють на звичайному (рідше - гербовому) папері. Воно може мати рукописну або друковану форму. Підпис особи, що складає таке клопотання, не засвідчується, якщо документ мас внутрішнє призначення. У разі подання клопотання поза межі підприємства (установи), воно готується на бланкові.

Реквізити: особа (інстанція), до якої звернений документ; назва виду документа (подання; клопотання); текст; підпис автора, дата.

Формуляр-зразок 1:

Директорові Інституту фізики

НАН України

завідувача відділу рідких

кристалів

д. ф.-м. н. Ткача І.О.

ПОДАННЯ

Прошу Вас перевести на посаду старшого наукового співробітника канд. ф.-м.н. молодшого наукового співробітника Іллєнка Юрія Степановича у зв'язку з тим, що він 7 років працює у нашому відділі після захисту кандидатської дисертації, належно виконує планові наукові навантаження, за час після захисту має 15 друкованих праць.

15.05.03. (підпис)

Формуляр-зразок 2:

На бланкові установи Зав. райвно Старокиївського

району м. Києва

п. Шпені М.Т.

вихідний №____

від «___»_______ р.

вхідний № ______

від «___»_______ р.

КЛОПОТАННЯ

Дирекція заводу “Каштан” звертається до Вас із проханням прийняти до дитячого садка №281 «Клен» доньку нашого співробітника Симоненка А. І. - Симоненко Ірину Анатоліївну, оскільки наш дитячий садок з 1 червня 2003 року закривається на капітальний ремонт. Родина інженера Симоненка А.І. мешкає у районі розташування зазначеного дитсадка.

Директор (підпис) Климчук Н. Ф. 20.05.03.

ПРОТОКОЛИ

Протокол - документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи:

І. Стислі, де фіксуються лише ухвали.

2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зібрання.

6. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови і секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додасться».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ №10

12.12.2003 р. м.Київ

Зборів орендного швейного об'єднання «Каштан» Укршвейпрому

Голова С.М.Руденко

Секретар А.М.Токарєва.

Присутні:

Відсутні:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2003 р. (інформація головного бухгалтера С.3.Марченка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора С. М Руденка).

І. СЛУХАЛИ:

С.В.Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л.Я.Грищенко -вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г.М.Коваль - запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2004р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за 2003 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2004 р

ІІ. СЛУХАЛИ:

С.М.Руденка - пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2004 р. створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова (підпис) С. М. Руденко

Секретар (підпис) А. М. Токарева

ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ

Витяг з протоколу - один з наймасовіших видів документації, до надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити:

номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст з цього питання; назва виду документа (витяг з протоколу).

Зразок:

ВИТЯГ 3 ПРОТОКОЛУ №5

засідання профспілкового комітету Інституту ядерної фізики НАН України від 11 березня 2003 року

3. СЛУХАЛИ: заяву Ю.І.Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію "Пуща-Водиця".

УХВАЛИЛИ: виділити Ю.І.Михайленкові путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л. Р. Прохіпко

Секретар (підпис) Н. І. Братчик

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи -- загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.ін.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа -- спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» і т.ін. Тон листа повинен бути нейтральний.

Групи:

І. Лист-запит (ініціативний).

2. Лист-відповідь.

Якщо лист е відповіддю, то той, хто її складає, вказує дату і номер ініціативного листа на бланку при остаточному оформленні листа.

Реквізити:

назва й адреса організації -- відправника листа; номер і дата листа; назва й адреса одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис керівника; віза виконання (підпис на копію).

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Супровідний лист -- документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», "Направляємо", «Повертаємо», «Додаємо» і т. ін., а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що направляється.

Зразок:

Направляємо Вам на рецензування рукопис "Програми курсу "Організація діловодства». Програма пропонується як типова для всіх технікумів діловодства. Відгук просимо надіслати до 12 листопада 2003 р. Додаток: на 24 сторінках в одному примірнику.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Зразок:

Навчально-методичне об'єднання (НМО) 22-23 червня проводить широке обговорення моделі спеціаліста «Діловод-організатор документаційного забезпечення управління». Оскільки спеціалісти такого профілю працюють на підприємствах та в установах галузі, просимо Вас взяти участь у роботі НМО, висловити свої пропозиції щодо коригування навчального плану.

Засідання відбудеться у приміщенні Будинку вчителя за адресою: вул. Володимирська, буд. 47, актовий зал. Початок роботи о 10 год. ранку. Приїжджі учасники забезпечуються гуртожитком.

Голова Ради НМО професор, доктор іст. наук К. І. Ткаченко

Інформаційний лист -- повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Зразок:

Видавництво «Довіра" пропонує Вашій увазі книги, що будуть видані в 2003 р.:

Книги можна придбати у видавництві «Довіра» (вул. Кіквідзе, 2/34) або замовити за адресою: 252103, м. Київ-103, вул. Кіквідзе, 2/34, відділ реалізації.

Замовлені книги надсилаються післяплатою після їх виходу в світ. Телефон для довідок: 294-65-39. Відділ реалізації.

Чекаємо на ваші замовлення.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі -- факти.

Формуляр-зразок:

Заступнику керівника

підприємства ________

п. __________________

Повідомляємо про нашу згоду на перенесення терміну закінчення роботи ____________ за угодою від ____ 2003 р. № ___ на _____ квартал 2004 р.

Заступник керівника підприємства (підпис) Розшифрування підпису

Адресат

Повідомляємо, що гр. _________ звільнений(а) з підприємства й виконавчий лист направлено до суду_______району м._______.

Утримання аліментів виконано до _____2003 р.

Заступник директора Інституту (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Лист-підтвердження -- містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, договір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від, дієслова «підтверджувати».

Зразок:

Адресат

Підтверджуємо отримання Ваших пропозицій, викладених у листі №524/141 від 24.05.03. Рішення ради з цих питань буде прийняте 25.06.03 р. та повідомлене Вам.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Такі листи є обов'язковою частиною ділових стосунків.

Лист-нагадування - містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу.

Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

Зразок:

Адресат

Нагадуємо Вам, що згідно з договором 3/34 під 05.07.03 Ви повинні закінчити розробку проекту до 15.10.04.

Просимо Вас повідомити про стан роботи.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Гарантійний лист -- документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Формуляр-зразок:

ф	Директорові (керівникові, начальникові) _________________________ (назва підприємства) _________________________ (прізвище, ім'я, по батькові керівника)

Просимо Вас надати послуги у вигляді ________________

(предмет звернення)

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок Якшо на бланкові серед постійних реквізитів є розрахунковий рахунок, то в тексті він не вказується. № __ _________ відділення банку __________

Директор (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Також:

На бланку організації-гаранта Назва банку

___________________________________________________________

(назва організації-гаранта)

гарантує оплату кредиту, що його видано _______________________

(назва банку)

___________________________________________________________

(назва організації -- одержувача позики)

на__________________________________________________________

сумою _______ грн. ___________________________________________

(сума літерами)

При несплаті поданої суми ____________________________________

(назва організації -- одержувача позики)

за виданими ним зобов'язаннями надає право банку без попередження заздалегідь провести виплату позики і несплачених процентів власним розпорядженням з нашого розрахункового рахунку № ____________

у.___________________________________________________________

(назва відділення банку)

або будь-якого іншого рахунку, або способом скерування стягнення з інших цінностей, що нам належать.

Дія гарантії припиняється після повної виплати позики.

Керівник організації-гаранта (підпис) Розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Ініціативний лист -- це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обмежена.

Зразок:

Адресат

При розгортанні робіт з реставрації історично цінних будівель інституту виявилося неможливим поетапне проведення реставрації з продовженням навчального процесу а деяких приміщеннях.

Просимо Вас надати допомогу (посприяти) у виділенні орендних приміщень площею... кв. м. для перенесення всіх навчальних занять на час реставрації будівель.

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Лист-відповідь - за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути вагомо аргументована.

Зразок:

На № 014-25 від 26.02.03

Про застосування...

(Текст)

Посада (підпис) Розшифрування підпису

Або:

252024, Київ,

вул.Інститутська, 13-а

Довженко П. Г.

Повідомляємо Вам, що документи Петрової Г.М. 1934 р.н. на збереження до архіву не надійшли

Директор Держархіву Н. К. Крилова

ЗАПОВІТИ

Зразок

ЗАПОВІТ

м.Хмельницький, двадцять третього листопада дві тисячі другого року, 11.00 год.

Я, Іванчук Петро Степанович, який мешкає в м.Хмельницькому по вул.Інститутській, 48, цим заповітом на випадок моєї смерті даю такі розпорядження:

1. Усе моє майно, яке на день смерті буде мені належати, де б воно не знаходилося і у чому б не полягало, я заповідаю Іванчуку Вадиму Петровичу, у тому числі дім з усіма будівлями у м. Хмельницькому по вул. Інститутській, 48.

Зміст ст.534,535 Цивільного кодексу України мені роз'яснено.

П.С.Іванчук

Посвідчення на заповіті

23 листопада 2002 року цей заповіт посвідчено мною, Семенчуком Г.П., державним нотаріусом першої Хмельницької нотаріальної контори.

Заповіт підписано власноруч Іванчуком Петром Степановичем у моїй присутності.

Особу заповідача встановлено, дієздатність перевірено. Зареєстровано в реєстрі за №12345.

Стягнено державного збору ____________________

Цей заповіт складено і підписано у двох примірниках, один х яких залишається на зберігання у справах державної нотаріальної контори, а другий - видається заповідачу.

Державний нотаріус (підпис) Г.П.Семенчук

Печатка

Документація з кадрово-контрактових питань

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

АВТОБІОГРАФІЇ

Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого документа - досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзаца. Реквізити:

прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;

дата, місце народження;

відомості про навчання;

відомості про трудову діяльність;

відомості про громадську роботу;

короткі відомості про склад сім'ї;

дата і підпис автора.

Зразок

Автобіографія

Я, Грицько Антоніна Петрівна, народилася 24 жовтня 1965 року в с.Рудка Дунаєвецького р-ну Хмельницької області.

У 1972 р. вступила до середньої школи №2 м.Дунаївці Хмельницької області.

У 1975 р. разом з батьками переїхала до м.Хмельницького.

У 1982 р. вступила до Технологічного університету Поділля.

У 1987 р. закінчила повний курс економічного факультету цього університету.

Із 1987 р. працюю економістом в агрофірмі “Проскурів”.

Одружена.

Склад сім'ї: чоловік Грицько Володимир Петрович, 1962 р.н., лікар міської лікарні

син Олександр, 1990 р.н., учень школи-ліцею №17.

10 травня 2009 р. Підпис

Зразок

Міністерство освіти і науки України

Хмельницький інститут регіонального управління та права

ДОВІДКА

18.09.09 №198-15/01 м.Хмельницький

Пані Сахно Тетяна Петрівна навчається на V курсі юридичного факультету денного відділення.

Видано для подання до ЖЕКу.

Декан юридичного факультету (підпис) В.І.Іванчук

Зразок службвої довідки

ТОВ “Домобуд” Директорові Сагайчуку П.П.

ДОВІДКА

18.09.09 №23 м.Хмельницький

Про недоліки в роботі нового обладнання

Перевіркою, яка здійснювалась членами технічної комісії, встановлено, що за період роботи нового обладнання з 10.01.2002 р. до 01.08.2002 р. були виявлені такі недоліки:

1. Кабель закріплено з порушеннями чинних норм.

2. Часті збої в роботі електротехнічного обладнання.

3. Низький процент спрацювання сигналізації.

Голова комісії, інженер І.П.Дацюк

Зразок

Директорові Хмельницького хлібокомбінату

Пекарському В.І.

Дудки Ірини Петрівни

пекаря булочного цеху

Заява

Прошу надати відпустку без оплати з 10 по 16 червня 2009 року за сімейних обставин (у зв'язку з тяжкою хворобою батька, який потребує постійного нагляду).

Підстава: довідка з Хмельницької міської лікарні.

05.06.09 (підпис)

Зразок

ДОРУЧЕННЯ

Я, Синьків Степан Петрович, асистент кафедри філософії ХУУПу, доручаю отримати в касі інституту належну мені зарплату за грудень 2009р. Пересуньку Івану Трохимовичу за його паспортом серії ВА №553776, виданим Хмельницьким РВ ДМУ УМВС України в Хмельницькій області 18 червня 1998 р., приписаним за адресою: м.Хмельницький, вул.Театральна, 120, кв.17.

Доручення дійсне до 30 січня 2010 року

18 грудня 2009 р. (підпис)

Підпис Синькова С.П. засвідчую:

Начальник відділу кадрів (підпис) Л.А.Васильчук

20.12.09

Зразок

Розписка

Я, Іващенко Катерина Тарасівна, одержана від Іванової Галини Петрівни 7 тисяч (сім тисяч) гривень. Зобов'язуюсь цю суму повернути 25 жовтня 2009 року.

25 жовтня 2009 року (підпис)

Засвідчення: (підпис)

Зразок

Резюме Горбачук Світлана Петрівна тел.742-78-72 24 січня 1980 р.н., м.Хмельницький	Персональні дані: ім'я, по батькові, прізвище, адреса, телефон, дата і місце народження
Робота у фірмі чи на підприємстві пов'язана з аудитом, бухгалтерським обліком, фінансами	Посада, на яку претен-дуєте чи яку роботу бажаєте отримати
Освіта вища	Освіта (у хронологічній послідовності)
1998-2002	Київський державний економічний університет. Спеціальність: економічне планування. Кваліфікація: економіст.
2004	Присвоєна кваліфікація аудитора з правом проведення аудиту на підприємствах і в господарських організаціях, за винятком банків (Сертифікат серії А №002675).
2006	Міжнародний інститут менеджменту. Курс “Фінансовий облік і звітність згідно з USGAAP”.
Досвід роботи в галузі - 10 років. Бухгалтерський, податковий та управлінський облік на підприємствах і в торгівлі. Складання різних видів фінансової звітності. Внутрішній і зовнішній аудит підприємств різної форми власності.	Досвід роботи ( у хроно-логічній послідовності) (вказувати тільки те, що стосується обраної спеціальності)
2007-2009	ЗАО “Полюс”, Київ (виробництво продукції, гуртова торгівля). Головний бухгалтер
2005-2007	Аудиторська фірма “Логос” (аудит підприємств усіх форм власності, крім банків). Заступник директора.
2002-2005	Український науково дослідний інституту радіології. Київ (наука і дослідне виробництво). Заступник головного бухгалтера, головний бухгалтер.
	ПК: MS Оffice. Бухгалтерські програми 1С. АМS. БЕСТ.	Додаткова інформація, яка може підкреслити вашу сильну сторону
	Російська, англійська - вільно, німецька - читання, переклад зі словником
	Незаміжня. Дітей немає.	Сімейний стан, діти

Размещено на Allbest.ru

...