12. За терміном зберігання: документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Термін зберігання документів вказується в номенклатурі справ.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Яку сферу діяльності називають діловодством?

2. Що входить у систему документації?

3. Які функції виконують документи?

4. На яких носіях можуть зберігатися документи?

5. Які документи називають особистими? Наведіть приклади таких документів.

6. Як розрізняються документи за місцем створення?

7. На які види поділяються документи за стадіями створення?

8. Чи має дублікат однакову юридичну силу з оригіналом?

9. Чим відрізняються відпуск, витяг і дублікат?

10. На які види поділяються документи за призначенням? Наведіть приклади.

Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документування - це:

а) система документації;

б) оформлення документів;

в) створення документів.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документ - це:

а) формуляр-зразок;

б) сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності;

в) матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має у відповідності з чинним законодаством юридичну силу.

Завдання 3. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Копія документа - це:

а) перший єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, оформлений відповідним способом;

б) частина документа, що видається на руки;

в) точне відтворення оригіналу, засвідчене в установленому порядку;

г) графічна копія документа, виготовлена на розмножувальному апараті.

Завдання 4. Схарактеризуйте види документів за формою.

Завдання 5. Установіть відповідність між видами документів і термінами їх зберігання. Заповніть таблицю.

а
б
в

а) тимчасового зберігання; 1) понад 100 років;

б) постійного зберігання; 2) понад 10 років;

в) тривалого зберігання. 3) до 10 років;

4) безстроково.

Завдання 6. Установіть відповідність між різновидами документів за призначенням. Заповніть таблицю.

а) організаційні; 1) накази, рішення, розпорядження;

а
б
в

б) розпорядчі; 2) відпуски, витяги, дублікати;

в) довідково- 3) інструкції, статути, правила;

інформаційні. 4) акти, протоколи, дублікати.

Завдання 7. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

а) вхідні й вихідні;

б) індивідуальні та стандартні;

в) внутрішні й зовнішні.

7.1 Ділові папери. Вимоги до укладання та оформлення документа

У діяльності підприємств, установ, організацій переважно використовуються текстові документи, які оформлюються рукописним, машинописним або друкарським способом.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

01 - зображення Державного герба України, герба Автономії Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - віза документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надійдення документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію [19].

Розрізняють два основні види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк - друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Оформлюються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску.

Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 ? 297 мм; 148 ? 210 мм). Для деяких видів документів (плани, відомості, таблиці) дозволено використовувати бланки А3 (297 ? 420 мм) і А6 (105 ? 148 мм). Документи, створені рукописним або друкарським способом, мають такі береги, мм: 30 - лівий, 10 - правий, 20 - верхній та нижній. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1 - 1,5.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі [19].

Поштову адресу та інші довідкові дані про організацію (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо) розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Дату документа (дату його підписання, затвердження, зареєструван-ня) оформлюють цифровим способом: арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (21.12.2007).

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 14 січня 2008 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом.

Завідувач відділу комп'ютерних систем підпис О. Б. Петрук

13.02.2008

або:

Головний інженер Головний механік

підпис підпис

Коваленко Л. І. Опанасюк М. М.

21.01.2008 21.01.2008

Документи можуть адресуватися організаціям, їхнім структурним підрозділам, конкретним посадовим особам, керівникам підприємств і установ, а також громадянам. До реквізиту “Адресат” входить поштова адреса: Міністерство освіти і науки України,

пр. Перемоги, 10,

м. Київ, 01135

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у формі називного відмінка зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс: Козловський Андрій Григорович

вул. Фрунзе, буд. 67, кв. 17,

м. Вінниця, 21007

Якщо документ має обсяг дві та більше сторінок, другу та подальші сторінки нумерують посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами не менше 10 мм від краю.

Якщо документ потребує затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Директор магазину підпис О. В. Бондаренко

Директор фірми Директор видавництва

__________ О. В. Коваленко _________ Г. М. Коваль

підпис підпис

Якщо документ підписують кілька осіб одного підприємства чи установи, то підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад:

Директор заводу “Кристал” підпис Д. А. Колесник

Головний бухгалтер підпис В. М. Мороз

Печатка повинна частково заходити на найменування посади особи, яка підписала документ, і на особистий підпис посадовця. На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Документ має бути складений за встановленою формою, належним чином відредагований і оформлений.

Мета правильного оформлення ділових паперів - забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування.

Основні вимоги до тексту документа - достовірність та об'єктивність змісту, переконливість, нейтральність тону, лаконічність.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке реквізит документа?

2. Які обов'язкові реквізити повинні мати документи, створені в організаціях?

3. Що таке бланк?

4. Якими літерами друкують назву виду документа?

5. Де в документі розміщують довідкові дані про організацію?

6. Як нумеруються сторінки документа?

7. Яким способом оформлюють дату документа?

8. У формі якого відмінка вживають прізвище, ім'я, по батькові адресата - фізичної особи?

9. Якими способами оформлюють підпис (підписи) у документі?

Завдання 1. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Сукупність реквізитів та їх постійних частин, розташована у певній послідовності на бланку документа єдиним блоком, - це:

а) формуляр-зразок;

б) бланк;

в) штамп;

г) стандарт.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Дату підписання (створення) документа ставлять:

а) під текстом посередині;

б) у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці;

в) посередині під заголовком документа.

Завдання 3. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:

а) назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис.

б) зображення герба, зображення нагород, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

в) код організації, реєстраційний індекс документа, гриф затверд-ження документа, резолюція, відмітка про засвідчення копії.

7.2 Мова ділових паперів

Текст - головний елемент документа. У тексті документа необхідно

сформулювати причину й мету його укладення, розкрити суть конкретної справи, зробити певні висновки, спираючись на факти й докази.

Основні вимоги до мови ділових паперів:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю сучасної літературної мови.

2. Наявність слів, які вживаються в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися тощо.

3. Використання термінів і професіоналізмів, зумовлене тематикою, змістом службових документів.

4. Уживання складних відіменних прийменників: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.

5. Обмежене вживання речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.

Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Часом у тексті висновки передують закінченню.

У вступі викладаються причини та безпосередній привід до складення службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення нового документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушува-ного питання. Складне доведення зазвичай закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Закінчення - обов'язкова логічна частина, у якій формулюється мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова [14].

Стислість викладу тексту досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових та дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

У документуванні управлінської, виробничої та наукової діяльності часто використовуються графічні скорочення загальновживаних слів і термінів. Варто пам'ятати, що для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовується одне й те саме скорочення. Завдяки скороченню слів заощаджується час на складання й оформлення тексту.

Перелік основних графічних скорочень звань і посад

акад. - академік

архіт. - архітектор

асп. - аспірант

викл. - викладач

в. о. - виконавець обов'язків

д.; док. - доктор

д. г. н. - доктор географічних наук

д. е. н. - доктор економічних наук

деп. - депутат

дир. - директор

доц. - доцент

д. т. н. - доктор технічних наук

д. ф.-м. н. - доктор фізико-математичних наук

д. х. н. - доктор хімічних наук

д. ч. - дійсний член

д. ю. н. - доктор юридичних наук

зав. - завідувач

засл. - заслужений

заст. - заступник

з. д. н. - заслужений діяч науки

інж. - інженер; інженерний

інж.-мех. - інженер-механік; інженерно-механічний

канд. - кандидат

к. е. н. - кандидат економічних наук

кер. - керівник

к. т. н. - кандидат технічних наук

к. ф.-м. н. - кандидат фізико-математичних наук

к. х. н. - кандидат хімічних наук

к. ю. н. - кандидат юридичних наук

мін. - міністр

м. н. с. - молодший науковий співробітник

нач., н-к - начальник

пом. - помічник

проф. - професор

ред. - редактор

чл.-кор. - член-кореспондент

Графічні скорочення років, століть

м. р. - минулого року

р. - рік

рр. - роки, напр.: у 2000-х рр.; у 70 - 90 рр.

ц. р. - цього року

сс. - століття, напр.: ХХ - ХХІ сс.

ст. - століття, напр.: ХІХ ст.

Найпоширеніші графічні скорочення у ділових та наукових документах

авт. - автор, авторський

авт. а. - авторський аркуш

а. с. - авторське свідоцтво

вид-во - видавництво

вип. - випуск

г-во; госп-во - господарство

грн. - гривня

дис. - дисертація

інв. - інвентарний

інд. - індекс

інст., ін-т - інститут

кв. - квартира; квартал

м-во; мін-во - міністерство

н.-д. - науково-дослідний

н.-т. - науково-технічний

од. - одиниця

од. вим. - одиниця вимірювання

ориг. - оригінал

п. - пан, пані; параграф; пункт

пп. - пани; параграфи; пункти

персон. - персоналія

підп. - підписано (-ий)

П. І. П/б - прізвище, ім'я та по батькові

п/к - під керівництвом

пр.; прим. - примітка

през. - президія

прим. - примірник

реф. - реферат

рукоп. - рукопис

ст.; ступ. - ступінь

стат. - статистика

ст. ст. - статті

сх. - схема

т. - том; точка

т., тел., тлф. - телефон

т.; тир., накл. - тираж, наклад

т/ф; тел./факс - телефон-факс

т. ч. - таким чином; тим часом

ум.-вид. арк. - умовно-видавничий аркуш

ун-т - університет

у т.ч. - у тому числі

фак.; фак-т; ф-т - факультет

філ. (відд.) - філіал (філія) (відділок)

7.3 Документи з кадрово-контрактних питань

Документи з кадрово-контрактних питань містять інформацію про особовий склад установ, підприємств, організацій, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, в наказах про особовий склад, автобіографіях, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

7.3.1 Автобіографія

Автобіографія - це документ, у якому особа у хронологічній послідовності подає опис свого життя та діяльності.

Автобіографія складається при вступі до навчальних закладів, при прийнятті на роботу в різні установи, підприємства, організації.

Документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Пишеться в довільній формі на спеціальному бланку або на чистому аркуші. Складається автобіографія в одному примірнику, підшивається в особову справу і зберігається у відділі кадрів підприємства, установи, організації.

Головні вимоги до оформлення документа - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм їх викладу. Форма викладу - від першої особи.

Кожне нове повідомлення пишеться в тексті автобіографії з абзацу.

Реквізити:

1. Назва виду документа (пишеться великими літерами посередині рядка трохи нижче за верхнє поле).

2. Текст.

2.1. Прізвище, ім'я, по батькові автора у називному відмінку.

2.2. Дата народження (день, місяць, рік).

2.3. Місце народження (місто, село, район, область, країна).

2.4. Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних

закладів, у яких довелося навчатися).

2.5. Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній

послідовності повні назви місць роботи і посад).

2.6. Відомості про громадську роботу.

2.7. Відомості про нагороди, досягнення, успіхи.

2.8. Короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, брати, сестри;

чоловік, дружина, діти).

2.9. Повна поштова адреса, телефон.

3. Дата написання документа - ліворуч.

4. Особистий підпис - праворуч.

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Денисенко Володимир Андрійович, народився 15 жовтня 1990 р. в м. Вінниця.

1996 р. пішов у перший клас Вінницької загальноосвітньої середньої школи № 1, у якій навчався до 2004 року.

2004 р. вступив до Технічного ліцею м. Вінниці, який закінчив із золотою медаллю у 2006 р.

Під час навчання з 1998 до 2006 р. відвідував спортивну секцію з плавання, а також музичну школу № 2. Брав участь і посідав призові місця в обласних олімпіадах з математики.

2006 року вступив до Вінницького національного технічного університету на факультет інтелектуальних технологій та комп'ютерної інженерії, де навчаюся на 1 курсі. Виконую обов'язки старости академічної групи.

Склад сім'ї:

Батько - Денисенко Андрій Миколайович, народився 10 квітня 1964 року в м. Літин Вінницької області, працює інженером на Вінницькому заводі “Кристал”.

Мати - Мазурчак Людмила Віталіївна, народилася 12 березня 1969 року в м. Вінниці, працює завучем Вінницької загальноосвітньої середньої школи № 5.

Сестра - Денисенко Вікторія Андріївна, 1997 р. н., навчається в середній школі № 1 м. Вінниці.

Брат - Денисенко Валентин Андрійович, 1999 р. н., навчається в середній школі № 1 м. Вінниці.

Проживаю за адресою: вул. Квятека, буд. 4, кв. 104, м. Вінниця, 21028.

20 березня 2007 р. Підпис

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Михальчук Вікторія Сергіївна, народилася 1 січня 1986 року у м. Вінниця в родині службовців.

1992 року разом із сім'єю переїхала до с. Бохоники Вінницької області.

1993 року вступила до першого класу Бохоницької загальноосвітньої школи, яку 2004 року закінчила із золотою медаллю.

Під час навчання у школі брала участь у шкільних та районних олімпіадах з української мови та літератури, фізики та астрономії, де посідала призові місця. Була президентом школи та старостою класу.

З 1999 року до 2002 року навчалася у Вінницькій малій академії наук України.

У жовтні 2002 року вступила до заочної фізико-математичної школи при Вінницькому національному технічному університеті, яку успішно закінчила у травні 2004 року, після чого стала студенткою факультету функціональної електроніки та лазерної техніки Вінницького національного технічного університету.

Навчаюся на четвертому курсі.

Склад сім'ї:

Мати - Капранова Майя Павлівна, народилася 21 листопада 1966 року в с. Бохоники Вінницького району Вінницької області, працює вихователем у Прибузькій допоміжній школі-інтернат.

Сестра - Капранова Дар'я Анатоліївна, народилася 29 лютого 2000 року в с. Бохоники Вінницького району Вінницької області, навчається в 2 класі Бохоницької загальноосвітньої школи.

З 2005 року проживаю за адресою: вул. Соборна, буд. 38, кв. 5, м. Вінниця, 21050.

14.10.2007 р. Підпис

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Який документ називають автобіографією?

2. Чому автобіографія має незначний рівень стандартизації?

3. Які вимоги висуваються до написання й оформлення автобіографії?

4. Від імені якої особи пишеться автобіографія?

Завдання 1. Розмістіть послідовно реквізити автобіографії.

Відомості про трудову діяльність; назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові автора; короткі відомості про склад сім'ї; дата народження; повна поштова адреса, телефон; місце народження; відомості про нагороди, досягнення, успіхи; відомості про громадську роботу; дата написання документа; відомості про освіту; особистий підпис.

Завдання 2. Укажіть варіант, у якому подано правильне визначення. Документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії - це:

а) резюме;

б) характеристика;

в) конспект;

г) автобіографія.

Завдання 3. Напишіть автобіографію. Поясніть особливості правопису власних назв у цьому документі.

7.3.2 Резюме

Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади укладають резюме.

Резюме - це документ, адресований роботодавцеві, у якому подаються відомості про місце проживання, дату і місце народження, сімейний стан, освіту і трудову діяльність особи, яка прагне зайняти певну вакансію.

Документ поділяється на основну частину і додаткові відомості. У графі “Додаткові відомості” можна вміщувати будь-яку інформацію: володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, професійні навички за іншим фахом тощо.

Резюме оформляється на стандартному аркуші. Воно повинно бути детальним, точним, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Виклад відомостей про освіту, трудову діяльність може подаватися у зворотному хронологічному порядку. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії, або розміщується в Інтернеті. Після ознайомлення дирекції з резюме претендента запрошують на співбесіду.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

2.1. Прізвище, ім'я, по батькові особи - автора резюме.

2.2. Поштова й електронна адреси, телефон (мобільний, домашній,

службовий), факс тощо.

2.3. Особисті дані: стать, дата народження; сімейний стан; націо-

нальність (у разі потреби); громадянство (у разі потреби).

2.4. Відомості про освіту: повне найменування навчальних закладів,

у яких довелося вчитися; рік випуску; ступінь володіння іно-

земними мовами; вміння працювати з комп'ютером.

2.5. Відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає особа,

попередні посади із зазначенням стажу роботи).

2.6. Відомості про публікації (у разі потреби).

2.7. Додаткова інформація.

3. Дата.

4. Підпис.

РЕЗЮМЕ

Ясакова Наталія Юріївна

Дата й місце народження: 21.01.1973, м. Тульчин

Сімейний стан: заміжня, дворічний син

Домашня адреса: вул. М. Гоголя, буд. 4, кв. 2, м. Тульчин Вінницької обл., 23600

Телефон: 8(04335)2-35-12 (дом.)

8(050)445-12-46 (моб.)

Електронна пошта (е-mail) jasakova@ukr.net

Освіта: вища

Мета: заміщення вакантної посади доцента кафедри мовознавства Вінницького національного технічного університету

2002 р. захистила кандидатську дисертацію.

2002 р. закінчила навчання в аспірантурі Національного педагогічного університету ім. М. П. Драгоманова (спеціальність - “українська мова”).

1996 р. закінчила навчання у Вінницькому державному педагогічному інституті за спеціальностю “учитель російської мови та літератури”. Диплом із відзнакою.

1990 році із золотою медаллю закінчила Тульчинську середню загальноосвітню школу № 2.

Трудова діяльність:

З січня 2004 року - доцент кафедри українознавства Вінницького національного медичного університету.

1996 - 2004 рр. - викладач-філолог у приватній СЗОШ “АІСТ” м. Вінниці.

1994 - 1996 рр. - учитель рідної мови в госпрозрахунковій школі “Малятко” при СЗОШ № 4 м. Вінниці.

1990 - 1991 рр. - старша піонервожата в Тульчинській СЗОШ № 3.

Громадська діяльність:

Активна участь у громадсько-політичному житті міста й держави. Член Всеукраїнського товариства “Просвіта” ім. Т. Шевченка.

Виконання обов'язків ученого секретаря кафедри українознавства.

Особисті якості:

Доброзичлива, комунікабельна, дисциплінована.

Додаткові відомості:

Володіє двома іноземними мовами - німецькою та російською, вивчає англійську мову. Рідна мова - українська.

Знає комп'ютер, має практичний досвід роботи.

Є автором 20 публікацій у фахових виданнях ВАК України.

У разі потреби можу подати рекомендації.

09.02.2008 Підпис

РЕЗЮМЕ

Ковалевська Олена Анатоліївна

Мета: заміщення вакантної посади менеджера відділу збуту фірми “Цитрус”.

Домашня адреса: вул. Квятека, буд. 16, кв. 28, м. Вінниця, 21018.

Телефони: 32-40-63 (дом.); +38 067 388 8523 (моб.)

Електронна адреса (е-mail): ol_schev@ukr.net

Дата й місце народження: 19 жовтня 1988 р., м. Калинівка.

Сімейний стан: незаміжня, дітей немає.

Освіта:

З 2005 р. навчаюсь у Вінницькому національному технічному університеті. Спеціальність - “менеджмент зовнішньоекономічних відносин”.

1995 - 2005 рр. - середня загальноосвітня школа № 1 м. Калинівка.

Трудова діяльність:

травень 2007 - серпень 2007 р. - бухгалтер-обліковець на ЗАТ “Вінницяхлібопродукт”.

Громадська діяльність:

з 2005 р. - член профспілки Вінницького національного технічного університету.

Особисті якості:

Відповідальність, комунікабельність, пунктуальність, здатність адаптуватись у колективі, бажання вчитись і підвищувати свій фаховий рівень.

Додаткові відомості:

Вільне володіння комп'ютером, МS оffice: Word, Excel, Internet, e-mail.

Спеціалізовані програми: 1С: Бухгалтерія 7.7, “Бест-Звіт” (податкова звітність).

Знання офісної техніки.

Знання мов: українська, російська, англійська.

15 жовтня 2007 р. Підпис

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Який документ називають резюме?

2. Які вимоги висувають до оформлення й написання резюме?

3. У якому порядку в резюме подаються відомості про освіту і трудову діяльність?

Завдання 1. Розмістіть відповідно до вимог елементи тексту резюме:

Відомості про освіту, прізвище, ім'я по батькові особи - автора резюме, особисті дані, текст, мета написання документа, назва виду документа, відомості про професійний досвід.

Завдання 2. Напишіть резюме (мета: заміщення вакантної посади головного інженера заводу “Кристал”).

Завдання 3. Напишіть резюме (мета: заміщення вакантної посади секретаря-референта німецько-української фірми “Берг” - постачальника офісної техніки).

7.3.3 Заява

Заява - це документ, який містить офіційне повідомлення або прохання.

Заява адресується установі, керівникові установи (організації, підприємства) чи керівникові структурного підрозділу відповідної установи. Розрізняють індивідуальні заяви, написані від імені однієї фізичної особи та колективні - від групи людей.

Заяви оформлюються на стандартних аркушах паперу від руки або друкарським способом. Заяви від організацій, підприємств, установ пишуть на спеціальних готових бланках.

Цей документ може бути як внутрішнім, так і зовнішнім; оформлюється в одному примірнику, який після ознайомлення адресата з документом повертається адресантові з відповідною резолюцією.

Деякі заяви, зокрема від організацій і установ, можуть підшиватися і фіксуватися окремо (записуватися у спеціальних книгах вхідної документації).

Заява здебільшого містить прохання, тому текст її починається словом “Прошу...”.

Розрізняють службові та особисті заяви.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи в називному відмінку, назва посади, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку).

2. Адресант (назва посади, прізвище, ім'я, по батькові адресанта в родовому відмінку, іноді адреса й паспортні дані особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Відмітка про наявність додатків (перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності).

6. Дата.

7. Підпис.

Директорові Державного

науково-виробничого інституту

стандартизації, метрології

та сертифікації

проф. Шевчуку О. Ю.

Пустовіт Ольги Петрівни, яка мешкає за адресою: вул. Стуса, буд. 2, кв. 11, м. Чернівці, 37120

ЗАЯВА

Прошу Вас зарахувати мене на посаду інженера сертифікації відділу № 10.

2007 р. закінчила Вінницький національний технічний університет зі спеціальності “інженер-метролог”.

Додатки:

1. Автобіографія.

2. Особовий листок обліку кадрів на 1 аркуші в 1 примірнику.

3. Копія диплома про вищу освіту на 1 аркуші в 1 примірнику.

07.09.2007 підпис

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Який документ називають заявою?

2. Кому адресують заяви?

3. Як оформлюють заяви?

4. Чи існує різниця в оформленні заяв колективних та індивідуальних?

5. Які заяви зберігаються в особових справах, а які повертаються після опрацювання адресантові?

Завдання 1. Розмістіть реквізити заяви у правильному порядку: дата, підпис, текст, назва виду документа, адресат, адресант, відмітка про наявність додатків.

Завдання 2. Укажіть варіанти, у яких подано правильні твердження.

Від першої особи пишуться такі документи:

а) характеристика;

б) довідка;

в) наказ;

г) резюме;

д) автобіографія;

е) заява.

Завдання 3. Напишіть заяву з проханням звільнити вас із посади інженера у зв'язку зі вступом до аспірантури.

Завдання 4. Напишіть заяву з проханням надати позачергову відпустку. Поясніть особливості вживання в ній прийменників.

7.4 Розпорядчі документи. Наказ

За допомогою розпорядчих документів здійснюється оперативне керівництво в певній організації, установі, на підприємстві.

Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником підприємства, організації, установи з метою розв'язання основних і кадрових питань. Керівник підприємства має право видати наказ у межах своєї компетенції. Наказ видають на основі законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і вказівок вищих керівних органів.

Накази охоплюють різні аспекти діяльності підприємств та установ: організація виробничої діяльності, комплектування штатів, питання дисципліни тощо.

За своїм призначенням усі організаційні накази поділяються на накази із питань основної діяльності (організаційні) і накази щодо особового складу (кадрові).

Організаційні накази стосуються створення, реорганізації структурних підрозділів, підбиття підсумків діяльності установ, затвердження річних, перспективних та інших планів.

Накази щодо особового складу (кадрові) оформлюють призначення, переміщення, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення та звільнення працівників.

Накази оформлюються на спеціальних бланках. Композиція наказу повинна бути чіткою, формулювання категоричними.

Організаційний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають в організації, підприємстві. Текст такого наказу складається з двох частин: постановчої й розпорядчої. У постановчій частині вказується причина, мета видання наказу або посилання на розпорядчий документ вищої організації.

Розпорядча частина позначається словом “НАКАЗУЮ” і поділяється на пункти, які можуть складатися з підпунктів. У ній перераховуються запропоновані дії, вказуються виконавці кожної дії та терміни виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Пропоновані до виконання дії називаються дієсловами у формі інфінітива (прийняти, зарахувати, перенести, покласти на ...).

Виконавцями зазначають організації, структурні підрозділи, службових осіб. Наказ підписує перший керівник установи. Візи розміщують нижче від підпису керівника.

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, із керівниками структурних підрозділів, з юристом організації (наказ не повинен суперечити правовим актам і розпорядженням вищих організацій).

У кадровому наказі постановчої частини може й не бути. Розпорядча частина обов'язково поділяється на пункти. Розпорядча частина кадрового наказу починається дієсловом: призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку.

Реквізити:

1. Назва організації вищого рівня.

2. Повна назва організації, що видає наказ.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Місце видання.

6. Номер.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст.

9. Підпис керівника.

10. Візи (відмітки про погодження).

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

НАКАЗ

16 листопада 2006 р. № 183 м. Вінниця

Про підготовку та проведення

зимової заліково-екзаменаційної

сесії у 2006 - 2007 н. р.

З метою своєчасної підготовки та успішного проведення зимової

екзаменаційної сесії у 2006 - 2007 навчальному році

НАКАЗУЮ:

1. Зимову заліково-екзаменаційну сесію зі студентами всіх курсів та форм навчання провести в терміни, що визначені графіком навчального процесу на 2006 - 2007 навчальний рік.

2. Створити державні екзаменаційні комісії для приймання державних іспитів у студентів 5-го курсу заочної форми навчання із фундаментальної та загальноінженерної підготовки й іноземних мов з 13 до 20 січня 2007 року.

3. Деканам факультетів:

3.1. На вчених радах факультетів і засіданнях кафедр розглянути питання про підготовку та проведення зимової заліково-екзаменаційної сесії.

3.2. Не пізніше, як за три тижні до початку зимової заліково-екзаменаційної сесії, скласти розклад іспитів і довести його до відома викладачів та студентів.

4. Деканам факультетів відповідно до наказу ректора після закінчення заліково-екзаменаційної сесії подати індивідуальні графіки складання заліків та іспитів.

5. Деканам факультетів, завідувачам кафедр цей наказ довести до відома викладачів, студентів і навчально-допоміжного персоналу підрозділів.

6. Контроль за виконанням наказу покласти на проректора з науково-педагогічної роботи по організації навчального процесу та його науково-методичного забезпечення Леонтьєва В. О.

Ректор підпис Б. І. Мокін

ВІННИЦЬКИЙ ЗАВОД “АВАНГАРД”

Н А К А З

29.11.2000 № 237 м. Київ

Про перехід діловодства заводу

на українську мову

Згідно зі ст. 10 Конституції України, Законом України “Про мову” справочинство на підприємстві буде переведено на українську мову. У зв'язку з цим

НАКАЗУЮ:

1. Усю систему документації на заводі з 01.01.2001 вести державною мовою.

2. Заступникові директора Костюку С. К., завідувачеві канцелярії Сахно В. О. організувати проведення занять із документознавства українською мовою для управлінського персоналу до 30.12.2000.

3. Заступникові директора Костюку С. К., завідувачеві канцелярії Сахно В. О. забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів до 01.12.2000. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.

4. Заступникові директора з науки Мельничук С. Л. забезпечити переклад інструкцій, положень та інших нормативних документів українською мовою у термін до 30.12.2000.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора Костюка С. К.

Директор заводу Підпис К. І. Василенко

Печатка

З наказом ознайомлені:

___________ Костюк С. К. “ ”__________2007 р.

___________ Мельничук С. Л. “ ”__________2007 р.

___________ Сахно В. О. “ ”__________2007 р.

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ВІННИЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

НАКАЗ

21.06.2007 № 202-К м. Вінниця

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Паламарчук Ніну Вікторівну на посаду викладача кафедри фізики з 1 липня 2007 р., встановити посадовий оклад 600 гривень.

Підстава: заява Н. В. Паламарчук від 20 червня 2007 року з візами завідувача кафедри й декана факультету енергетики.

ЗВІЛЬНИТИ:

Берестовського Івана Сергійовича, лаборанта кафедри українознавства, з посади з 1 липня 2007 р. у зв'язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява І. С. Берестовського від 31 травня 2007 року.

НАДАТИ:

Петруку Дмитру Борисовичу, доценту кафедри метрології, відпустку з 01.07.2007 до 30.07.2007.

Підстава: графік відпусток і заява Д. Б. Петрука.

Ректор підпис Б. І. Мокін

Печатка

З наказом ознайомлені:

Головний бухгалтер

__________С. Ю. Завальнюк „____” _________2007 р.

_________Н. В. Паламарчук „____” _________2007 р.

_________І. С. Берестовський „____” _________2007 р.

___________Д. Б. Петрук „____” _________2007 р.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке наказ?

2. Які сфери діяльності підприємства охоплюють накази?

3. Які накази називаються організаційними?

4. Які накази називаються кадровими?

5. Чому речення в наказах подають у категоричній формі?

6. Яку структуру має тест наказу?

7. Які підстави має наказ про звільнення працівника?

8. З ким погоджується проект наказу?

9. Коли наказ набуває чинності?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Розмістіть у правильній послідовності реквізити наказу: заголовок до тексту, назва виду документа, місце видання, підпис керівника, текст, віза, номер, дата, назва організації, що видає наказ, назва організації вищого рівня.

Завдання 2. Напишіть наказ про призначення Тищука Івана Васильовича на посаду головного інженера науково-виробничого об'єднання “Тезис”.

7.5 Довідково-інформаційні документи

7.5.1 Довідка

Довідка - це документ інформаційного характеру, що посвідчує факти біографічного і службового характеру з життя та діяльності окремих громадян, а також різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки бувають особисті та службові.

Особисті оформляються на прохання громадянина та подаються в установу (навчальний заклад, дитячий садок, житлово-експлуатаційне управління, профспілкову організацію та ін.). Особисті довідки підтверджують біографічні чи юридичні факти, що стосуються особи.

Службові довідки видаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Внутрішня довідка підписується укладачем, а зовнішня - керівником установи. Службові довідки оформлюються на бланках, особисті довідки - на внутрішніх бланках або на чистих аркушах.

Реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата.

3. Номер.

4. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

5. Назва виду документа.

6. Текст.

6. 1. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

6. 2. Викладення фактів і обставин, їх засвідчення..

6. 3. Місце призначення (куди подається довідка).

7. Підписи службових осіб.

8. Печатка.

Якщо довідка оформлена на бланку, печатка на ній не ставиться.

Вінницький національний

технічний університет

м. Вінниця, Хмельницьке шосе, 95

тел.: 32-07-25

№ 8-43

ДОВІДКА

Студент Фудчишен Ігор Віталійович навчається на першому курсі факультету автоматики та комп'ютерних систем управління Вінницького національного технічного університету з 1 вересня 2007 року.

Довідка видана для подання у військкомат м. Літина.

Декан ІнАЕКСУ підпис А. С. Васюра

Методист підпис Л. Н. Бєлова

Печатка

Державна податкова

адміністрація у м. Вінниці

Відділ державного реєстру

фізичних осіб 30.04.2007 р.

Вих. № 1768

ДОВІДКА

про присвоєння ідентифікаційного номера

Вінницька державна податкова адміністрація повідомляє, що Мельничук Олександр Григорович одержав ідентифікаційний номер ... , наданий Державною податковою адміністрацією України згідно з даними, заповненими ним в обліковій книжці.

Довідка видана для подання в органи державної реєстрації, установи банків та інші.

Начальник відділу державного підпис В. Д. Петрук

реєстру фізичних осіб

Печатка

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке довідка?

2. Які види довідок складають в установах та організаціях?

3. Які особливості оформлення мають службові та особисті довідки?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Розмістіть у потрібній послідовності реквізити довідки: назва організації, що видає довідку; назва виду документа; підписи службових осіб; печатка; вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки; текст; дата; номер.

Завдання 2. Зазначте номер неправильного твердження.

Довідки бувають:

а) прості і складні;

б) термінові і дуже термінові;

в) особисті і службові;

г) внутрішні і зовнішні.

Завдання 3. Складіть довідку, що посвідчує посаду й оклад працівника проектно-конструкторського бюро “Омега”.

7.5.2 Доповідна записка

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника організації про певні факти, події, виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи автора або за усною чи писемною вказівкою керівника.

Доповідні записки бувають інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Ініціативні створюються з метою спонукати адресата до прийняття певних рішень.

Інформаційні подають докладну інформацію про хід, розвиток або завершення певного процесу.

Звітні інформують керівника про обсяг виконаних робіт.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Доповідні записки виготовляються на бланках або стандартних аркушах паперу. Оформляються друкарським способом або пишуться власноруч.

Зміст доповідної записки повинен бути точним, лаконічним. Текст документа для зручності поділяється на частини, на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

У кінці тексту подаються чітко сформульовані пропозиції й висновки.

Реквізити:

1. Адресат (назва посади, назва структурного підрозділу чи назва установи, прізвище, ініціали керівника).

2. Адресант (посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає записку; може розміщуватися після адресата).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту.

5. Текст (вступна частина, основна частина, висновки чи пропозиції).

6. Дата й місце складання (можуть бути після назви виду документа).

7. Підпис.

Заступникові директора

відкритого акціонерного

товариства “Маяк”

Кравченку О. П.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Про реконструкцію будівлі профілакторію

м. Вінниця

Згідно з рішенням ради трудового колективу заводу “Маяк”

профспілковий комітет підготував пропозиції щодо оздоровлення дітей працівників заводу.

Для здійснення розробленої програми необхідно провести реконструкцію будівлі заводського профілакторію.

Цю роботу може виконати БМУ-8 м. Вінниці.

Прошу Вас узгодити це питання з начальником будівельно-монтажного управління № 8.

Голова профкому підпис О. Д. Федчук

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Який документ називають доповідною запискою?

2. Чи може доповідна записка укладатися працівником за усною вказівкою керівника установи?

3. На які види поділяються доповідні записки?

4. Які реквізити має доповідна записка?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Розмістіть у потрібній послідовності реквізити доповідної записки: назва виду документа, підпис особи, текст, адресат, адресант, заголовок до тексту, дата, місце складання.

Завдання 2. Укажіть варіанти, у яких подано правильні твердження.

Види доповідної записки:

а) внутрішні й зовнішні;

б) таємні та цілком таємні;

в) інформаційні, ініціативні та звітні.

Завдання 3. Напишіть доповідну записку на ім'я декана вашого факультету з пропозицією внести зміни в навчальний процес.

7.5.3 Пояснювальна записка

Під назвою “пояснювальна записка” існують два види документів.

Пояснювальна записка може бути доповненням або поясненням іншого документа (програми, проекту, плану, звіту). Вона слугує вступною частиною такого документа, в ній обґрунтовується мета, структура, зміст, актуальність і призначення документа.

Пояснювальною запискою називається також документ особистого характеру, який містить письмове пояснення ситуації, що склалася, певних фактів, подій, окремих вчинків осіб тощо. Працівник повинен письмово пояснити порушення дисципліни, невиконання обов'язків і т. ін.

Документ укладається на вимогу керівника або з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі підприємства, установи чи організації, оформлюється на стандартному аркуші паперу формату А4. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку та реєструють.

Реквізити:

1. Адресат (назва посади, назва установи або структурного підрозділу; прізвище, ініціали керівника).

2. Адресант (посада, прізвище, ім'я, по батькові посадовця, який подає записку).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Пояснювальна записка може мати формуляр (сукупність реквізитів та їх розміщення) як у заяві.

Деканові факультету

машинобудування

Вінницької національної

аграрної академії

проф. Семеренку М. П.

старости групи 19 - ОА

Фурманчука Олега Дмитровича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про порушення дисципліни

Студенти групи 19-ОА не з'явилися на заняття з мікроекономіки 14.02.2008 (2 - 3 пари) тому, що відвідували виставку комп'ютерної техніки.

Виставка організована науково-виробничим об'єднанням “Інтеграл”, яке запросило студентів нашої групи взяти участь у цьому заході.

14 лютого 2008 р. Підпис

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. У яких випадках пояснювальна записка складається з ініціативи підлеглого?

2. Які види документів називають пояснювальною запискою?

3. Як оформляється пояснювальна записка?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Розмістіть у потрібній послідовності реквізити пояснювальної записки: назва виду документа, підпис, текст, адресат, адресант, заголовок до тексту, дата, місце складання.

Завдання 2. Напишіть пояснювальну записку на ім'я начальника обчислювального центру про надзвичайну подію, яка сталася з вашої вини.

7.5.4 Протокол

Протокол - це документ, у якому фіксуються перебіг та результати роботи зборів, конференцій, засідань, нарад.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи відображають виступи з питань, що розглядаються, та ухвалені рішення. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова та секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени комісій.

Під час засідань колегіальних органів протокол складається в чорновому варіанті. Після зборів упродовж кількох днів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою та секретарем. Протоколи нумеруються з початку календарного року. Оформлюються на стандартних аркушах паперу або на спецбланках.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на три групи:

1. Стислі, в тексті яких записуються тільки ухвалені рішення.

2. Повні, в тексті яких, крім ухвал, стисло записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Номер.

4. Місце видання (складання).

5. Заголовок (назва колегіального органу).

6. Текст.

6.1. Вступна частина, яка складається з таких елементів:

6.1.1. Прізвище та ініціали голови та секретаря.

Перелік присутніх осіб (в алфавітному порядку зазначають прізвища й ініціали усіх присутніх, якщо їх не більше 15; якщо більше, вказується загальна кількість, а реєстраційний список додається до протоколу.

Перелік запрошених осіб (вказуються посади, прізвища та ініціали запрошених на збори, нараду, засідання тощо).

Порядок денний. Питання порядку денного формулюються в називному відмінку (наприклад: Розгляд і затвердження плану...); посада і прізвище доповідача зазначаються після формулювання питання. Якщо питань декілька, то вони розміщуються за ступенем важливості та нумеруються арабськими цифрами.

6.2. Основна частина тексту поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Розділи складаються з частин, позначених словами:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Ці слова друкуються великими літерами з нового рядка, після них ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище, ініціали доповідача, тема доповіді, повідомлення.

Частина СЛУХАЛИ нумерується римськими цифрами відповідно до пунктів порядку денного (якщо їх два або більше). Так само оформлюється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) повністю викладається ухвалене рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: з такої, що констатує, у якій підкреслюється значення обговореного питання, досягнення й недоліки, і з резолюційної, де пропонуються заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

Текст протоколу має бути стислим, зрозумілим, точним, але водночас повинен містити інформацію, що всебічно висвітлює обговорення питання.

7. Відмітка про наявність додатків.

8. Підписи голови та секретаря.

Якщо якесь питання порядку денного не було розглянуте, то це обов'язково фіксується в протоколі.

ПРОТОКОЛ № 9

засідання кафедри штучного інтелекту

30 листопада 2007 р.

Присутні: 22 особи, список додається.

Порядок денний:

Звіт доц. Ільчука Д. М. про роботу за період з 30.11.2002 до 30.11.2007 р.

СЛУХАЛИ:

Звіт доц. Ільчука Д. М. про роботу за період з 30.11.2002 р. до 30.11.2007 р.

ВИСТУПИЛИ:

Ст. викл. Мельниченко А. П., ст. викл. Поліщук Т. Ю., завкафедри Сокирук Т. В.

УХВАЛИЛИ:

1. Звіт доц. Ільчука затвердити.

2. Рекомендувати кандидатуру доц. Ільчука Д. М. до укладення між ним та адміністрацією університету трудової угоди терміном на три роки.

Додаток: список присутніх на засіданні на 1 арк. в 1 прим.

Завідувач кафедри підпис Т. В. Сокирук

Учений секретар підпис Л. Г. Грушко

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке протокол?

2. Які види протоколів найбільш докладно фіксують перебіг зборів?

3. Як нумерують протоколи?

4. На яких аркушах оформляється протокол?

5. На які види поділяються протоколи за обсягом фіксованих даних?

6. Хто має право оформляти протоколи?

7. Чи можуть ухвалені рішення, зафіксовані у протоколі, стосуватися окремої особи?

8. Хто підписує протоколи?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Розмістіть у правильній послідовності реквізити протоколу: назва виду документа, місце видання (складання), відмітка про наявність додатків, заголовок протоколу, текст, підписи, дата, номер.

Завдання 2. Напишіть протокол загальних зборів студентів вашого факультету.

7.5.5 Витяг із протоколу

Витяг із протоколу - один з наймасовіших видів документації, який є частиною протоколу, потрібною для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають поштою (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

У витягу вказуються прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст ухвалених рішень із того питання, яке необхідне певній особі чи підприємству. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання, а також керівник структурного підрозділу чи керівник установи.

У протоколі роблять позначку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано. Оформляється витяг на стандартних аркушах в одному примірнику.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата складення протоколу.

5. Текст.

6. Підписи.

7. Дата укладання витягу.

8. Печатка установи.

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 47

засідання профспілкового комітету

Інституту ядерної фізики НАН України

від 23 березня 2007 року

ІІІ. СЛУХАЛИ:

Заяву І. Ю. Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію “Пуща-Водиця”.

УХВАЛИЛИ:

Надати І. Ю. Михайленку путівку до названого санаторію.

Голова засідання підпис В. Є. Власенко

Секретар підпис Т. К. Семененко

23.03.2007

Печатка

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 11

засідання Вченої ради

Вінницького національного технічного університету

від 27.02.2007 р.

СЛУХАЛИ: Затвердження теми кандидатської дисертації Самри Муавія Хасан Хамо “Нейрокомп'ютерна система розпізнавання сигналів мультисенсорів” за спеціальністю 05.13.23 - системи та засоби штучного інтелекту та затвердження науковим керівником д. т. н., професора Кожем'яка В. П.

...