Предмет теории организации

Из всех этапов жизненного цикла организации к статическому состоянию относится только этап ликвидации. Статическим он называется потому, что только на этом этапе организация не занимается своим развитием. Главная цель этого этапа - ликвидация организации с наименьшими потерями. Поэтому организация на этом этапе занимается, главным образом, решением внутренних проблем, сведя к минимуму взаимоотношения с внешней средой.

К динамическому состоянию относятся все остальные этапы жизненного цикла организации: зарождение, рост, зрелость, стагнация, трансформация и возрождение в следующем цикле. Главная цель этих этапов - развитие или выход на процесс развития организации. Поэтому организация на этих этапах активно занимается решением своих внутренних проблем во взаимосвязи с проблемами внешней среды.

Рассмотрим основные принципы статического и динамического состояния организации более детально.

Принципы статической организации

Принцип приоритета цели. В системе «цель - задачи - функции - структура - персонал» наивысший приоритет имеет цель. При сокращении, объединении, реструктуризации или ликвидации организации должна быть чётко сформулирована главная цель, на основе которой формулируются подцели, распадающиеся, в свою очередь, на отдельные задачи. Для решения этих задач формируются функции управления и производства с указанием трудоёмкости, сложности и сходства. Исходя из сформулированных функций, создаётся организационная структура, которая заполняется необходимым персоналом.

Принцип приоритета функций над структурой. В системе «функция - структура» наивысший приоритет должны иметь функции. Это объясняется тем, что при сокращении, объединении, реструктуризации или ликвидации организации именно оптимальный набор функций обеспечивает достижение главной цели. При этом организационные структуры, реализующие эти функции, могут быть самыми разными.

Принцип приоритета субъекта управления над объектом. При сокращении, объединении, реструктуризации или ликвидации организации приоритет должен отдаваться управляющей системе, то есть руководству организации. Объясняется это тем, что линейный персонал (рядовые работники и младший руководящий состав) организации, будучи осведомлённым о её истинном состоянии, не проявляет особого интереса к своей деятельности, гораздо больше думая о собственных перспективах.

Принципы динамической организации

Принцип приоритета персонала. В системе «цель - задачи - функции - структура - персонал» наивысший приоритет имеет персонал. Это связано с тем, что в процессе развития организации основополагающими являются процессы управления персоналом и, в частности, стимулирование его деятельности, так как именно персонал является производителем прибавочного продукта.

Принцип приоритета структуры над функциями. В системе «функция - структура» наивысший приоритет должна иметь структура. Это объясняется тем, что на каждый момент развития в организации могут быть элементы структуры, выполняющие одинаковые функции, а некоторые функции может вообще никто не выполнять. Поэтому в процессе развития организации происходит ликвидация лишних элементов структуры и возникновение недостающих.

Принцип приоритета объекта управления над субъектом. В развивающейся организации при формировании и реорганизации элементов её структуры приоритет должен отдаваться коллективу организации. При этом руководитель должен подбираться под сложившийся коллектив с учётом его особенностей. Появление нового руководителя должно повышать потенциал сложившегося коллектива, а не наоборот.

3.3.4 Принципы рационализации

Рационализация как процесс должна привести организацию к новому состоянию. Новое состояние лучше всего характеризуется новыми результатами, которые чаще всего определяются по следующим направлениям:

· удовлетворённость потребителей продукцией;

· психологический климат;

· себестоимость продукции;

· отношение к инновациям;

· эффективность управления;

· социальная ответственность.

Чтобы добиться высокой результативности необходимо придерживаться ряда принципов, которые предлагается называть принципами рационализации [6]. Они излагаются ниже:

Принцип действенности. Он проявляет себя через три объективных критерия:

· качество, которое определяется как степень соответствия продукции стандартам и условиям, выставленным заказчиком;

· количество, то есть соответствие количества единиц продукции условиям, выставленным заказчиком;

· своевременность, то есть соответствие сроков поставки продукции нужного количества и качества в соответствии с условиями, выставленными заказчиком.

Если все три критерия выполняются, то можно говорить о рациональной работе организации.

Принцип экономичности. Проявляет себя через отношение ресурсов, подлежащих потреблению, к фактически потреблённым ресурсам. Если это отношение больше единицы, то можно говорить о рациональной работе организации.

Принцип прибыльности. Проявляет себя через отношение доходов к издержкам. Для каждого вида организаций это отношение имеет свой интервал значений. Если это отношение укладывается в соответствующий интервал, то можно говорить о рациональной работе организации.

Принцип качества жизни и деятельности в организации. Этот принцип проявляет себя через субъективные показатели жизни и деятельности работников организации, которые обычно определяются с помощью социологических исследований. Высокое качество жизни и деятельности свидетельствует о рациональной работе организации.

Инновационный принцип проявляется через способность организации реагировать на возникающие внутренние и внешние нововведения в различных сферах (технической, экономической, социальной и др.). Показатели, характеризующие нововведения являются достаточно многочисленными и субъективными. Как правило, их рациональные значения для каждой организации подбираются индивидуально исходя из опыта функционирования.



3.4 Коммуникации в организации

3.4.1 Понятие коммуникации и коммуникационного процесса

Для эффективного ведения деятельности в любой организации большое значение имеет всё, что связано со сбором, обработкой, хранением, передачей и распределением информации. Все перечисленные процессы являются составляющими элементами одного общего коммуникационного процесса в организации. Соответственно коммуникация означает просто обмен информацией.

Таким образом, организационные коммуникации (коммуникационный процесс в организации) служат для сбора и передачи разнообразных сведений устного, письменного, визуального и иного характера между отдельными членами организации, её подразделениями, самой организации с внешней средой и т.п. Конечная цель организационных коммуникаций - это обеспечение всех элементов организации нужными сведениями в нужном объёме в нужный момент времени и из достоверных источников. Именно коммуникации обеспечивают реализацию основных функций менеджмента в организации: целеполагание, прогнозирование и планирование, организовывание и координация, разработка и принятие управленческих решений, мотивация и стимулирование персонала, контроль и учёт.

Технически в организациях различают следующие виды коммуникаций:

· по горизонтали - это обмен информацией между субъектами одного уровня подчинённости (между начальниками цехов, отделов одного завода, между рабочими одной бригады и т.п.); они носят характер договорённостей и согласований;

· по вертикали вниз - это движение распорядительной информации с верхних уровней управления на нижние (от директора или главного инженера к начальникам цехов и отделов, от бригадира к членам бригады и т.п.);

· по вертикали вверх - это движение ознакомительной, справочной, ситуационной, учётной, расчётной, аналитической и планирующей информации с нижних уровней на верхние (от членов бригады к бригадиру, от бригадира к начальнику участка, от начальников участков к начальнику цеха, от начальников цехов к директору завода, от директора завода в министерство, надзорные органы, в органы статистики);

· с внешней средой - это обмен информацией между организацией и внешней средой (поставщиками ресурсов и услуг, покупателями, посредниками, конкурентами, государственными и муниципальными органами, средствами массовой информации и т.п.);

· неформальные - это неофициальный обмен информацией в организации, как правило, между физическими лицами; характеризуется недостоверностью, несерьёзностью передаваемой информации и отражает общий фон информированности людей о каких-то событиях - чем меньше официальной и формальной информации, тем выше степень её замещения неформальной.

Коммуникации в организации можно рассматривать, используя разные подходы:

· коммуникация как явление (статический подход) представляет собой установленные нормы (правила, положения, инструкции, закономерности, традиции и т.п.) отношений между людьми в организации при выполнении закреплённых за ними функций, процедур, операций, а также систему материальных носителей (бумажные, электронные), через которые эти отношения реализуются; в этом случае коммуникация представляет собой обязательный обмен информацией между людьми в соответствии с упомянутыми нормами;

· коммуникация как процесс (динамический подход) представляет собой фактический обмен информацией между людьми в организации, а также между работниками данной организации и внешней средой (поставщики, покупатели, посредники, конкуренты, контактные аудитории, надзорные органы и т.п.); в этом случае коммуникация часто носит творческий, креативный характер.

Классическая схема коммуникации в организации изображена на рис.3.4.1. Всегда существует отправитель, который посылает информацию получателю в виде конкретного сообщения (устного, письменного, визуального). Перед посылкой или в процессе посылки отправитель кодирует сообщение с помощью каких-либо технических средств, то есть переводит в форму удобную для доставки имеющимися средствами связи (письменное изложение сообщения, превращение его в механические колебания или электромагнитные волны). Сообщение приходит по каналу связи (почта, звуковой канал, электрические провода) к получателю. Но перед получением сообщение декодируется, то есть переводится в форму, удобную для получателя. Получив сообщение, получатель реагирует на него своими действиями. По системе обратной связи реакция доходит до отправителя.

Рис. 3.4.1. Классическая схема коммуникации в организации

Любая информация на всех этапах перемещения от отправителя к получателю подвергается воздействию различных помех или искажений, которые являются следствием утраты каких-либо её частей и / или появления несанкционированных дополнений (шумов). В связи с этим различают:

· искажения, связанные с содержанием сообщения:

- языковые вербальные (неточность речи и отдельных терминов);

- языковые невербальные (неточность мимики, жестов и поз);

- логические (нарушение логики сообщения);

- восприятия (разные культуры, разные шкалы оценок и системы понятий);

· искажения, связанные с формой сообщения:

- сложность формы (перегруженность специальными терминами,

причастными и деепричастными оборотами и т.п.);

- непривычность, нетрадиционность формы (буквальный, неадаптированный перевод с иностранного языка и др.);

- несоответствие формы содержанию;

- неоправданное посредничество в передаче и интерпретации сообщений («испорченный телефон»);

· искажения, связанные с каналами связи:

- низкая оперативность (канал медленно перестраивается с одного сообщения на другое);

- малая пропускная способность канала;

- несоответствие канала передачи передаваемому сообщению;

· искажения, связанные с организацией сообщения:

- низкое качество обратной связи или её отсутствие;

- недопустимое запаздывание сообщения;

- неудачный подбор партнёров по коммуникации;

- неудачный выбор времени и обстановки для процесса коммуникации.

Могут быть и другие искажения информации, приводящие в организации к дезорганизации и потерям ресурсов.

3.4.2 Типы, формы и методы коммуникаций в организации

Среди специалистов по коммуникационным процессам принято различать следующие типы коммуникаций:

· Внутриличностные коммуникации - это коммуникации, возникающие внутри конкретного индивидуума. Он одновременно является и отправителем и получателем сообщения, которое является результатом его мыслей и чувств. При этом весь коммуникационный процесс происходит в его сознании.

· Межличностные коммуникации - это коммуникации, возникающие у двух людей, вступивших в информационный контакт. Они оба выступают и как отправители и как получатели сообщений. Каналами связи являются речь, слух, визуальный и тактильный каналы.

· Коммуникации в малой группе - это коммуникации, отличающиеся от межличностных коммуникаций большим количеством участников (как правило, от 3-х до 10-ти). Но основной принцип межличностных коммуникаций - ты всех слышишь и видишь и тебя все слышат и видят - здесь сохраняется.

· Общественные (массовые) коммуникации - это коммуникации, возникающие у человека, общающегося с большой аудиторией (более 10-ти человек). В этом случае выступающий слышит и видит только тех отдельных людей, которые чем-то смогли выделиться из большой аудитории. В результате с ними как бы формируется коммуникация в малой группе. Остальные присутствующие выполняют функции слушателей и зрителей и, как правило, проявляют слабую заинтересованность в происходящем.

· Внутренние оперативные коммуникации - это весь комплекс коммуникаций, действующих в пределах организации и направленных на достижение её целей. Этот тип коммуникаций является одним из обязательных направлений деятельности организации.

· Внешние оперативные коммуникации - это весь комплекс коммуникаций, действующих за пределами организации и направленных на достижение её целей. Этот тип коммуникаций также является одним из обязательных направлений деятельности организации.

Приведённая типология коммуникаций является достаточно распространённой. Отдельные авторы используют типологии, отличающиеся от приведённой.

В зависимости от используемых форм в организации различают коммуникации:

· вербальные, то есть языковые (речь, текст);

· невербальные, то есть жесты, мимика и звук.

Вербальные коммуникации являются высокоинформативными и высококонтролируемыми, то есть информация, передаваемая отправителем с их помощью, интерпретируется получателем практически однозначно, может быть повторена отправителем и уточнена получателем. Невербальные коммуникации не столь информативны, то есть информация, получаемая таким образом, может получателем трактоваться достаточно широко. Но, вместе с тем, невербальная коммуникация не столь тщательно контролируется отправителем и подготовленный получатель может с её помощью стать обладателем некоторой незапланированной информации вопреки желанию отправителя. Невербальные коммуникации среди менеджеров стали объектом повышенного интереса только в последнее время, в то время как вербальные коммуникации являются достаточно разработанными. Можно привести важнейшие технологии (методы) вербальных коммуникаций:

· деловой разговор - это относительно короткое речевое общение; может быть личным, по телефону, по видеотелефону, с использованием специальных систем Интернета и т.п.; служит, как правило, для личной передачи каких-то коротких сообщений и обозначения своих позиций;

· деловая беседа - это относительно длительное личное общение, как правило, специально подготовленное; также служит для личной передачи каких-то сообщений и обозначения своих позиций;

· деловое совещание или встреча - в отличие от деловой беседы всегда носит официальный характер, то есть оформляется протокол совещания, который затем вручается всем заинтересованным лицам; основная задача делового совещания - коллективная подготовка управленческого решения;

· деловые переговоры - это особая форма делового совещания, имеющая целью сближение позиций встречающихся сторон по каким-либо вопросам и, если возможно, подписание договора;

· симпозиум - это совещание по какому-либо значительному вопросу, носящее характер свободного, творческого обсуждения;

· семинар - это также совещание по какому-либо значительному вопросу, но носящее характер ознакомления собравшихся с чем-либо или обучения чему-либо.

3.4.3 Эффективность организационных коммуникаций

Эффективность организационных коммуникаций оказывает непосредственное влияние на результативность организационной деятельности. Причём это влияние постоянно возрастает в связи с растущей информатизацией общества и общим ускорением всех социально-экономических процессов. Эффективность организационных коммуникаций зависит от множества факторов, которые можно разделить на индивидуальные и организационные.

Индивидуальные факторы связаны с членами (сотрудниками) организации и проявляются через их способность эффективно участвовать в информационном обмене. Очевидно, что для этого члены организации должны уметь говорить и слушать, владеть соответствующим языком и терминологией, а также культурой общения и организационной культурой в целом. Совершенствование индивидуальных факторов производится, главным образом, через обучение, то есть, используя специальные занятия, у членов организации вырабатываются определённые навыки по формулированию своих мыслей, изложению их устно и письменно, по умению слушать и налаживать обратные связи. Также очень важным является обучение членов организации владению современной офисной техникой и информационными технологиями. Соответственно в организации должна развиваться культура, поощряющая владение перечисленными знаниями и навыками.

Организационные факторы связаны с существующей организационной структурой, сложившимися информационными потоками и техническим оснащением. Практически чем больше в организации иерархических уровней, тем больше вероятность потерь и искажений информации. Большое значение имеет статус сотрудников, обменивающихся информацией, так как при определённых условиях возникают психологические барьеры, также способствующие потерям и искажениям. Важным фактором является информационная перегруженность отдельных лиц и подразделений, что требует фильтрации поступающей информации. Фильтрация является очень тонким инструментом вмешательства в управление организацией, так как даже незначительное изменение объёмов и направлений потоков информаций может приводить к серьёзным последствиям для организации.

3.5 Организационная культура

3.5.1 Основные понятия организационной культуры

Термин «организационная культура» появился относительно недавно - в середине XX столетия. Мировой опыт тогда показал, что успешные, процветающие организации, как правило, обладают набором неких свойств, качеств, совокупность которых и получила позже название организационной культуры. Организационная культура конкретного предприятия, учреждения всегда тесно связана с общей культурой страны, региона, нации, под которыми понимается совокупность духовных, материальных и социальных достижений людей. Организационная культура - это система общих ценностей, правил и норм поведения, принимаемая подавляющим большинством членов организации. Впрочем, поскольку вопросами организационной культуры стали заниматься относительно недавно, то многое, в том числе и определение организационной культуре разные авторы дают несколько различные.

Параллельно с понятием организационной культуры существует понятие корпоративной культуры. Считается, что его ввёл в оборот германский военный теоретик фельдмаршал Хельмут фон Мольтке во второй половине XIX столетия в приложении к поведению офицерского корпуса (отсюда видна этимология этого термина - корпоративная или корпусная культура). Мольтке объяснял необходимость введения этого понятия в связи с формированием отношения государства и гражданского населения к армии вообще и офицерскому корпусу в частности, причём подчёркивалось именно внешнее восприятие. На современном этапе развитие корпоративной культуры возродилось в 1980-х годах в США в связи со значительным распространением понятия корпорации. Причём была воспринята трактовка понятия, данная именно Мольтке, то есть большое внимание уделялось таким внешним проявлениям как имидж корпорации, приверженность к корпорации, самоидентификация себя как члена корпорации, хотя и всё содержание, вытекающее из данного выше определения организационной культуры, также не отвергалось.

Организационная культура носит двойственный характер. С одной стороны на культуру организации влияют цели, господствующие идей и ценности, конкретные лидеры, принятые нормы, стандарты и правила. С другой - она сама формирует систему организационных ценностей, норм, стандартов и правил и, самое главное, выдвигает своих лидеров.

В основе организационной культуры лежит философия организации, которая разрабатывается в рамках общепринятых законов и положений: декларации прав человека, конституции, гражданского и трудового кодексов, коллективных договоров, уставов предприятий, религиозных учений и т.д. Философия организации представляет собой систему основных принципов, которые определяют протекающие в организации процессы и в соответствии с которыми организация формирует свою деятельность. Эти принципы (сформулированные в терминах "как", "каким образом") служат основой для разработки форм взаимоотношений между действующими субъектами - норм взаимоотношений между сотрудниками организации, норм отношения к клиентам, конкурентам, партнерам, системы стимулирования и мотивации персонала и т.д.

При разработке философии организации, как правило, учитывается национальный состав персонала, количество и индивидуальный культурный уровень работающих, региональную и отраслевую специфику, уровень жизни и т.п. Единая философия объединяет различных людей. Пренебрежение ею ведёт первоначально к снижению имиджа организации, а затем к снижению качества функционирования и в итоге к кризису.

Организационная культура является продуктом взаимодействия философии организации с отдельными индивидуумами, различными социальными группами и внешней средой. Причём все они предъявляют свои специфические требования к самой организации и её философии. Вместе с тем можно выделить ряд признаков организационной культуры, которые выполняются всегда:

· Всеобщность организационной культуры, то есть она пронизывает всю структуру организации, охватывает все виды действий и процессов. С одной стороны, она создаёт форму, в которой протекают все действия и процессы (производственные, финансовые, кадровые, сбытовые и т.п.), с другой - она наполняет содержанием эти действия и процессы. Очевидно, что организационная культура формирует микроклимат в организации.

· Неформальность организационной культуры, то есть её действия, влияние не связано с официальными распоряжениями, приказами, уставами, служебными инструкциями. Неформальность организационной культуры проявляется также и в том, что результаты её воздействия невозможно как-то измерить. В лучшем случае их можно только качественно оценить (лучше - хуже, интересно - неинтересно и т.д.).

· Устойчивость организационной культуры связана с формированием традиций, в которые включаются определённые оценки, нормы и правила, принятые в этой организации. Очевидно, что формирование традиций требует достаточно длительных усилий со стороны менеджмента и всего коллектива организации (иногда это усилия нескольких поколений). Впрочем, в современной быстро меняющейся среде глубоко укоренившиеся традиции нередко становятся тормозом в развитии организации. Нередко бывают случаи, когда организация, обладающая сильной организационной культурой, проявляет склонность к игнорированию изменений в окружающей среде. Организационная культура такой организации оказывается слишком консервативной и может привести к стратегическим ошибкам. Таким образом, организационная культура при всей своей устойчивости должна не мешать, а помогать организации вписываться в контекст природы и общества.

Очевидно, что организационная культура каждой организации отличается своей спецификой и, вообще говоря, их трудно между собой сравнивать. Вместе с тем процедура сравнения является достаточно востребованной. Для этого предложено несколько подходов. В частности американский социолог С. П. Роббинс предлагает использовать для сравнения культур различных организаций ряд характеристик:

· степени ответственности, свободы и независимости, которыми обладает человек в организации;

· готовность работника пойти на риск;

· координация и согласованность действий людей внутри организации;

· помощь и поддержка со стороны управленческих служб;

· виды контроля и наблюдения за поведением работников;

· степень отождествления работника со своей организацией;

· формы учёта выполненных работ и системы поощрения;

· готовность сотрудников открыто выражать своё мнение и идти на конфликт;

· соотношение формальной иерархии и подчинённости с неформальными взаимоотношениями.

3.5.2 Функции организационной культуры

Организационная культура потому так устойчива, что выполняет в организации определённые функции, причём большинство этих функций представляют вполне реальную ценность как для самой организации, так и для большинства её членов. Основными функциями организационной культуры являются:

· Охранная функция. Суть её заключается в том, что организационная культура создаёт специфическую систему ценностей, норм и правил, которая служит барьером для проникновения нежелательных тенденций и отрицательных ценностей из окружающей среды.

· Интегрирующая функция, суть которой заключается в том, что единая система ценностей в организации позволяет каждому ощутить себя частью единого целого и определить свою роль и ответственность. При этом формируется чувство общности, сплачивающее членов организации, и собственный оригинальный имидж организации.

· Регулирующая функция, которая формирует и контролирует поведение членов организации. С помощью норм, стандартов, правил, как «писанных», так и «неписанных» организационная культура определяет поведение людей внутри организации, а нередко и за её пределами. Регулирующая функция задаёт в организации однозначность и упорядоченность во всех процессах хозяйственной деятельности.

· Замещающая функция. Суть её заключается в том, что сильная организационная культура позволяет организации замещать формальные механизмы и отношения в случае их недостаточности или отсутствия на неформальные, вытекающие из особенностей внутриорганизационных отношений. При этом происходит экономия на управленческих издержках.

· Адаптивная функция заключается в том, что новые сотрудники организации, не обладающие культурой данной организации, безболезненно и легко вписываются в социальную и производственную системы организации и в сложившуюся систему отношений. Таким образом, обычно усиливается их лояльность организации.

· Образовательная и развивающая функции проявляются в том, что уровень организационной культуры воздействует соответствующим образом на воспитание и образовательный уровень в организации. Чем выше общий образовательный уровень в организации, тем, как правило, большее желание у отдельных сотрудников поднять свой образовательный уровень. Таким образом, высокая организационная культура способствует улучшению «человеческого капитала» и социальной стабильности в организации.

· Функция управления качеством. Суть этой функции состоит в том, что качество организационной культуры напрямую определяет качество работы, рабочей среды, микроклимата в организации, которые в свою очередь определяют качество продукции организации.

Кроме основных функций организационная культура определяет и многие специальные функции, например:

· Функции достижения баланса между организационными ценностями и ценностями внешней среды, приспособления организации к нуждам общества. В этом случае организационная культура помогает устранять препятствия и выстраивать отношения с субъектами внешней среды. Приспособление к внешней среде имеет и внутреннюю направленность, так как каждый работник является не только участником данной организации, но и представителем определённого внешнего социума. При этом организационная культура помогает снять внутренние конфликты у работников.

· Функция регулирования партнёрских отношений. Внешняя среда и её отдельные субъекты могут быть весьма неблагоприятны для организации тем, что используют ценности и нормы, не совпадающие с ценностями и нормами конкретной организации. В этом случае высокая организационная культура помогает выработать приемлемые правила взаимодействия с партнёрами, предполагающие соответствующие этические и нравственные нормы и моральную ответственность перед ними.

· Функция ориентирования на потребителя. При слабой организационной культуре внутриорганизационные проблемы, как правило, затмевают проблемы потребителя. Такая организация не имеет будущего, если не начнёт поднимать свою культуру до уровня, представляющего интерес для потребителя.

3.5.3 Механизмы организационной культуры

Любая культура, в том числе и организационная, реализуется через какие-то механизмы. В принципе механизмов реализации может быть множество, но среди них можно выделить важнейшие:

· Лидерство. Именно лидеры устанавливают основные нормы и правила поведения в организации. Способность лидера оценивать, контролировать и поддерживать окружающих людей, намеренное влияние на их трудовые роли, обучение и тренировки, критерии вознаграждения и продвижения по службе - это всё реальные механизмы формирования и поддержания организационной культуры.

· Отбор и социализация. При отборе персонала должен соблюдаться принцип совместимости новых сотрудников с организационной культурой и традициями предприятия. На практике для этого используются различные методы: тестирование, собеседование, пробное обучение и т.п. Но как бы не был эффективен подбор и отбор персонала, новые сотрудники всегда должны проходить адаптацию к организационной культуре предприятия. Эти вопросы решает социализация (буквально превращение человека в члена социума). Обычно она проходит в три этапа. На предварительном этапе работник знакомится с организацией и со своим рабочим местом ещё до поступления на работу. На втором этапе он сравнивает свои ожидания с новой реальностью и принимает окончательное решение о месте своей работы. На третьем этапе происходит собственно адаптация, то есть согласование своих интересов и ожиданий с новой реальностью.

· Обучение персонала - важнейший механизм организационной культуры, так как с его помощью работники воспринимают и осваивают политику и идеологию организации, систему её приоритетов, защиты ценностей и мотивации, адаптации и интеграции. Обучение может быть непрерывным или периодическим. Однако в любом случае оно должно быть достаточным, чтобы работники знали не только свои непосредственные обязанности, но и сферу своей деятельности в целом, что позволит им творчески решать свои задачи.

· Организационные структуры (см. раздел 2.4). С их помощью поддерживаются отношения внутри организации и отношения организации с внешней средой. Как правило, организационные структуры в большой степени являются продуктом организационной культуры, но и организационная культура также зависит от организационной структуры.

· Оформление физической среды, то есть здания, обстановка, обустройство рабочих мест и мест отдыха и многие другие материальные факторы, являясь элементами организационной культуры, в большой степени определяют поведение работников в организации.

3.5.4 Современные информационные технологии организационной культуры

Одно из важнейших направлений приложения информационных технологий на настоящем этапе - это организационная культура. Уровень использования информационных технологий и ресурсов является важнейшим признаком развития как самой организации, так и её организационной культуры. А овладение конкретным специалистом информационными технологиями и доступом к информационным ресурсам является мерой его ценности для организации и включённости в организационную культуру.

Информационные технологии представляют собой готовый к употреблению научно-технический продукт, полученный в результате совместного творчества математиков, программистов, экономистов, управленцев и других специалистов, то есть представителей разных организационных культур, Причём продукт этот обладает очень высокой степенью универсальности, благодаря чему через него идёт взаимопроникновение и взаимообогащение разных организационных культур. По мере развития современного общества, которое социологи определяют как постиндустриальное, эти процессы только усиливаются, соответственно превращая общество в информационное. Подобное превращение потребует серьёзных структурных изменений как в обществе в целом, так и в его отдельных организациях.

Пока футурологи пытаются предсказать каким будет информационное общество, ниже обозначены несколько основных направлений, по которым идёт внедрение информационных технологий в организационную культуру.

Прежде всего, определим, что информационные технологии - это систематизированная совокупность методов, средств и действий по работе с информацией. Перечень действий по работе с информацией может быть достаточно большим: поиск, сбор, обработка, преобразование, хранение, отображение, представление, передача и т.д. Следует отметить, что последние четыре десятилетия, словосочетание информационные технологии чаще всего употреблялись вместе со словом новые или современные - аббревиатуры НИТ или СИТ (Новые или Современные Информационные Технологии). В первую очередь это связано с автоматизацией процесса получения, обработки, хранения и передачи информации с помощью компьютеров и средств телекоммуникации. В литературе встречается также аббревиатура КИТ (Компьютерная Информационная Технология).

Одними из важнейших являются методы, программы и технические устройства для обработки текста - так называемые текстовые процессоры (редакторы) и настольные издательские системы, которые позволяют осуществлять всевозможные операции с текстами в электронном виде, а для автоматизации ввода информации и перевода её в электронный вид используются системы сканирования и распознавания символов, а также системы речевого ввода текста. Их основные функции - ввод и представление текстовой информации, ее хранение, просмотр и печать. Примером наиболее известного текстового процессора являются MS Word из пакета программ MS Office.

Потребность создания рисунков, схем, графиков, диаграмм и другой графической продукции привела к созданию графических процессоров. Это специфические программные средства, позволяющие создавать и преобразовывать графические изображения. Информационные технологии коммерческой графики обеспечивают графическое отображение информации из табличных процессоров, баз данных или отдельных графических файлов в виде диаграмм, графиков, гистограмм. Информационные технологии иллюстративной графики предоставляют возможность создания иллюстраций для различных документов. Информационные технологии научной графики обслуживают задачи картографии, представления научных расчетов. Особенно эффективно применение графических процессоров для подготовки в режиме «on line», то есть немедленно, моментально графического изображения различных производственных, финансовых, коммерческих, социальных и иных процессов. Это позволяет руководителям, также в режиме «on line» принимать управленческие решения, предотвращая значительные потери разнообразных ресурсов.

Важнейшую роль в современных информационных процессах играет группа информационных технологий обработки данных.
Большую часть общественного документооборота составляют документы табличного вида. Комплексы программных средств, реализующих создание, хранение, редактирование, обработку и печать электронных таблиц называют табличными процессорами. Табличный процессор позволяет решать такие задачи, как бюджетные и статистические расчеты, прогнозирование в различных областях, создание баз данных с удобными средствами работы в них. Пример наиболее известного табличного процессора - MS Excel из пакета программ MS Office.

Системы управления базами данных (СУБД) предназначены для автоматизации процедур создания, хранения, обработки и извлечения электронных данных. Основные функции СУБД - создание, структурирование, организация извлечения данных различного назначения и формата. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские, программные комплексы реализованы с использованием инструментальных средств СУБД. Пример СУБД - MS Access из пакета программ MS Office.

Следующее направление в прикладных пакетах программ связано с подготовкой специальных слайдов, демонстрируемых на мониторе компьютера для сопровождения всевозможных выступлений. Для подобных целей разработаны системы подготовки презентаций, примером может служить MS PowerPoint, также из пакета программ MS Office.

Системы статистической обработки позволяют осуществить статистические расчеты в различных областях: социологии, экономике, экологии, производстве и т.д. Пример - пакет SPSS.

Финансовые и производственные программы, реализующие расчеты, связанные с финансовой и производственной деятельностью и бухгалтерским учетом. Примерами могут быть программы «Производство», «Склад», «Магазин», «Транспорт», «Бухгалтерия», «Банк» и др. из пакета прикладных программ «1С».

Гипертекстовые технологии - это способы преобразования текста из линейной формы в иерархическую форму. Использование гипертекстовой технологии (по сравнению с представлением информации в обычной книге) позволяет кардинально изменить способ просмотра и способ восприятия информации. Так, читая текст в книге, человек просматривает его последовательно, страница за страницей. И если в процессе чтения, он встретил термин, значение которого объяснялось раньше, то в этом случае ему придется листать страницы книги в обратном порядке до тех пор, пока не найдем нужное определение непонятного термина. Использование же гипертекстовой технологии позволяет значительно упростить работу с текстом и найти нужное определение за считанные секунды. В настоящее время гипертекстовая технология широко используется для построения подсистем помощи пользователям при работе с диалоговыми компьютерными программами, а также для построения различных справочников, энциклопедий.

Диалоговые программы. Суть этой технологии состоит в том, специальная программа при обращении к ней человека задаёт ему встречный вопрос. Получив ответ (как правило «да» или «нет»), программа анализирует ситуацию и либо предлагает окончательный ответ, либо предлагает опять что-то уточнить в диалоговом режиме, после чего предлагает окончательный ответ. Такие циклы «вопрос - ответ» могут повторяться многократно, приводя в итоге обратившегося человека к какому-либо рациональному ответу. Диалоговые технологии позволяют человеку слабо знакомому с конкретной сферой деятельности быстро получить нужный ответ.

Важное место в процессе интеграции информационных технологий занимают сетевые информационные технологии. Они представляют собой объединение технологии сбора, хранения, передачи и обработки информации на компьютере с техникой связи и телекоммуникаций. С появлением персональных компьютеров возникли локальные сети, которые позволили повысить эффективность применения вычислительной техники, улучшить качество обработки информации. Они позволили поднять на качественно новую ступень управление производственным процессом, создать новые информационные и коммуникационные технологии. Объединение локальных вычислительных сетей и глобальных сетей открыло доступ к мировым информационным ресурсам. Одной из самых популярных и перспективных сетевых технологий является WWW-технология, которая представляет собой распределенную систему гипермедийных документов, отличительной особенностью которых, кроме привлекательного внешнего вида, является возможность организации перекрестных ссылок друг на друга. Это означает присутствие в текущем документе ссылки, реализующей переход на любой документ WWW (World Wide Web, всемирная паутина), который физически может быть размещен на другом компьютере сети. Используя специальную программу просмотра документов WWW (браузер), пользователь сети может быстро перемещаться по ссылкам от одного документа к другому, путешествуя по пространству всемирной паутины.

Наиболее распространенной коммуникационной технологией в компьютерных сетях стала электронная почта - технология компьютерного способа пересылки и обработки информационных сообщений, обеспечивающая оперативную связь между людьми. Электронная почта (E-mail) - система для хранения и пересылки сообщений между людьми, имеющими доступ к компьютерной сети. Посредством электронной почты можно передавать по компьютерным сетям любую информацию (текстовые документов, изображения, цифровые данные, звукозаписи и т.д.). Она выполняет такие функции, как редактирование документов перед передачей; их хранение; пересылка корреспонденции; проверка и исправление ошибок, возникающих при передаче; выдача подтверждения о получении корреспонденции адресатом; получение и хранение информации; просмотр полученной корреспонденции.

Одной из сетевых технологий обмена информацией между людьми, объединенными общими интересами, является телеконференция.
Телеконференция - сетевой форум, организованный для ведения дискуссии и обмена новостями по определенной тематике.
Телеконференция позволяют публиковать сообщения по интересам на специальных компьютерах в сети. Сообщения можно читать, подключившись к компьютеру и выбрав тему для себя. Далее, по желанию, вы можете ответить автору статьи или послать собственное сообщение. Таким образом, организовывается сетевая дискуссия, носящая новостной характер. Наличие аудио и видеооборудования (микрофон, цифровая видеокамера и др.), подключенного к компьютеру, позволяет организовать компьютерные аудио и видеоконференции.

Одной из важнейших сетевых технологий является распределенная обработка данных. Персональные компьютеры стоят на рабочих местах, т.е. на местах возникновения и использования информации. Если они соединены каналами связи, то это дает возможность распределить их ресурсы по отдельным функциональным сферам деятельности и изменить технологию обработки данных в направлении децентрализации. Преимущества распределенной обработки данных: большое число взаимодействующих между собой пользователей, выполняющих функции сбора, регистрации, хранения, передачи и выдачи информации; снятие пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обработки и хранения локальных баз данных на разных компьютерах; обеспечение доступа информационного работника к вычислительным ресурсам компьютерной сети; обеспечение обмена данными между удаленными пользователями. В наиболее сложных системах осуществляется подключение к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным и глобальным информационно-поисковым системам, базам данных и банкам знаний и т.д.).

Чрезвычайно важной технологией, реализованной в компьютерных сетях, является технология автоматизированного поиска информации. Используя специализированные средства - информационно-поисковые системы, можно в кратчайшие сроки найти интересующие вас сведения в мировых информационных источниках.

3.6 Функционирование производственной организации

3.6.1 Понятие предприятия как производственной организации

Современную производственную организацию, то есть организацию, производящую готовый продукт или услугу, принято называть производственным предприятием или просто предприятием.

Как правило, предприятия являются коммерческими организациями, то есть функционируют для получения прибыли. Однако есть множество предприятий, главным образом, государственных или муниципальных, которые прибыли не приносят и, более того, требуют дотаций для своего нормального функционирования. Их работа необходима для решения каких-либо важных задач или, как принято говорить, для выполнения общественно важных функций. Примерами предприятий, выполняющих общественно важные функции являются предприятия, обеспечивающие нормальную жизнь города (водоснабжение, общественный городской транспорт, ЖКХ и т.п.) и предприятия, обеспечивающие обороноспособность страны, которые прибыльными не являются.

В результате своей деятельности предприятие на выходе выдаёт товар (продукцию и/или услуги), которые реализует на рынке. Но на современном рынке просто так товар продать сложно - нужна в качестве сопровождения соответствующая информация о его цене, качестве, возможностях, о том, какие свои проблемы покупатель сможет решить, приобретая этот товар и т.п.

Появляясь на рынке и, соответственно, в обществе любой товар определённым образом изменяет жизнь этого общества. В подавляющем большинстве случаев эти изменения практически не заметны, так как общество обычно оказывается достаточно подготовленным к ним. Однако бывает, когда общество оказывается совершенно не готово воспринять новую продукцию, способную существенно изменить его жизнь. Тогда предприятие, если оно хочет продавать свой товар без последствий, должно выработать определённые правила социального поведения в связи с этим товаром и позаботиться об их распространении в обществе. Примером внедрения в российское общество принципиально нового товара без разработки соответствующих правил социального поведения является мобильная телефонизация. Прошло уже более десятка лет, но до сих пор российское общество не может так трансформировать свою культуру и поведение своих членов, чтобы использование мобильных телефонов одними не вызывало непонимание и раздражение у других. Поэтому предприятие, выпуская свой товар на рынок, должно думать не только об объёмах продаж, но и о тех изменениях, которые он вызовет в социальном поведении населения.

Реализация товара на рынке приносит предприятию доход. Если доход превышает в сумме плату за ресурсы и налоги и сборы, то предприятие получает прибыль. Если не превышает, то для нормального функционирования предприятия нужны дотации, то есть денежные вливания из других источников.

3.6.2 Цели и задачи, системы и технологии функционирования предприятия

Как уже было сказано выше, цель предприятия - получение прибыли или выполнение общественно важных функций. В связи с данными целями предприятию приходится решать большой комплекс задач, основными из которых являются:

· выбор производимых товаров или оказываемых услуг;

· выбор используемых ресурсов;

· выбор технологий, с помощью которых будут производиться товары или оказываться услуги;

· выбор персонала, который будет производить товары или оказывать услуги;

· организация процесса производства товара или услуги;

...