Управління змінами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ УКРАЇНИ «КИЇВСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ ІНСТИТУТ»

УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ

Навчальний посібник

І.Б.Шевченко

Київ - 2015

Шевченко І.Б. Управління змінами: Навч. посібник для студентів вищих навчальних закладів /І.Б.Шевченко - [електронний ресурс] - Київ: НТУУ «КПІ» Політехніка, 2015. - 231с.

Навчальний посібник призначений для самостійного вивчення проблем управління змінами в організаціях у сучасних умовах. Посібник містить програму курсу, комплекс навчально-методичного забезпечення (короткий зміст тем, термінологічний словник, навчальні завдання, тестові завдання для перевірки знань, яких має набути студент після вивчення кожної теми, ситуаційні вправи, критерії оцінювання знань студентів). Рекомендовано для студентів, слухачів і викладачів економічних вузів. Посібник буде корисним і для практиків, які вирішують питання управління змінами.

ЗМІСТ

ВСТУП

1.ТЕМА 1. Теоретичні основи управління змінами

1.1. Природа виникнення змін

1.2. Сутність змін у природі та у відкритих соціально-економічних системах

1.3. Організаційна досконалість - основа організаційних змін

1.4. Класифікація організаційних змін

2.ТЕМА 2. Індивідуальні зміни

2.1. Навчання та зміни

2.2. Види компетентностей

2.3. Управління індивідуальними змінами

2.4. Підходи до змін

2.5. Теорії навчання. Модель Д.Колба. Таксономія Блума

3.ТЕМА 3. Командні зміни

3.1. Поняття групи та переформування в команду

3.2. Типи корпоративних команд

3.3 методи підвищення та фактори ефективності команди

4.ТЕМА 4. Організаційні зміни

4.1. Організаційні зміни як елемент стратегічного менеджменту підприємства

4.2. Моделі управління змінами

4.3. Метафори організації (як механізм, організм, політичне середовище, інформаційний потік)

4.4. Умови, елементи та критерії ефективності організаційних перетворень

5.ТЕМА 5. Розвиток організації в сучасних умовах та проблеми управління опором змінам

5.1. Опір змінам

5.2. Причини виникнення опору

5.3. Методи зменшення опору

5.4. Формування інноваційної корпоративної культури

5.5. Оцінка змін із врахування опору змінам

6.ТЕМА 6. Структурні зміни

6.1. Сутність реструктуризації

6.2. Реструктуризація з позиції індивідуальних змін

6.3. Причини реструктуризації

6.4. Моніторинг та аналіз змін

6.5. Команди в процесі реструктуризації

7.ТЕМА 7. Управління змінами у стратегічному розвитку організації

7.1. Типи організаційних стратегій

7.2. Стратегії концентрованого зростання

7.3. Стратегії скорочення

7.4. Стратегії інтеграційного зростання

7.5. Стратегії диверсифікації

7.6. Причини об'єднань та поглинань

7.7. Висновки із досліджень вдалих та невдалих поглинань

7.8. Переваги та недоліки різних організаційних об'єднань

7.9. Стратегії організаційних змін

8.ТЕМА 8. Зміни корпоративної культури

8.1. Основні принципи успішної зміни корпоративної культури

8.2. Ребрендинг компанії

8.3. Створення бренду працедавця

9.Тема 9. Зміни на основі інформаційних технологій

9.1. Стратегія та інформаційні технології (ІТ)

9.2. Оцінка стану інформаційних технологій в організації. Стратегічна сітка Макфарлана

9.3. Роль ІТ-менеджменту в управлінні змінами

9.4. Нові правила інформаційного суспільства

10.Рекомендована тематика семінарських (практичних) занять

11.Рейтингова система оцінювання

12.Питання до заліку

13.Глосарій

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

Сучасний менеджмент на підприємстві повинен бути направлений на забезпечення адаптації організації до ринкових умов з метою досягнення найкращих результатів у поєднанні із високою ефективністю використання ресурсів. В даний час багато промислових підприємств здійснюють перетворення у формах і методах управління, спрямовані на стимулювання підприємництва і розвиток нових економічних відносин. 

Необхідність перетворень викликана існуючої соціально-економічною ситуацією, яка пред'являє високі вимоги до прискорення адаптації сучасних промислових підприємств до швидко мінливих умов життєдіяльності та до підвищення конкурентоспроможності виробленої продукції порівняно з іноземними виробниками. Головне завдання сучасних промислових підприємств - перетворення в ефективні суб'єкти ринкової економіки, здатні до самозбереження та саморозвитку. Для виконання даного завдання підприємствам необхідно змінити підходи до проведення організаційних змін, зробивши їх керованими. 

Та перш за все управління змінами направлено на роботу із людським фактором у процесі змін. Існують процеси, інструменти, методики, що використовуються для ефективного управління людським фактором змін у господарській діяльності, з метою досягнення бажаних результатів та здійснення успішних змін у соціальній структурі персоналу.

Ціль даного посібника - допомогти студентам і молодим спеціалістам опанувати знаннями наукових основ управління змінами в організаціях, формуванню у них сучасного підходу до вирішення виробничих і соціально-економічних проблем, а також здобути практичні навички по створенню умов для творчої та ефективної діяльності по управлінню змінами.

Кредитний модуль «Управління змінами» входить до складу дисципліни «Ділове адміністрування». Дисципліна надається за вибором студента для фахівців з базовою вищою економічною освітою. Предмет кредитного модулю: процес підготовки рішень про організаційні, командні та індивідуальні зміни, способи і методи їх досягнення шляхом цілеспрямованої порівняльної оцінки різних альтернативних варіантів дій у передбачуваних умовах при раціональному розподілі ресурсів.

Викладання спирається на фундаментальні економічні дисципліни: економічну теорію, макро- і мікроекономіку, основи статистики, економіку підприємства, економічний аналіз, менеджмент та маркетинг, антикризове управління, стратегічний менеджмент. Посібник відображає реалізацію комплексного системного підходу в розробці адекватних суті змін інструментальних методів і засобів, що дозволяють управляти ресурсами організації, проектувати варіанти процедур досягнення цілей змін, дозволяє дослідити кількісні та якісні параметри проходження ймовірних процесів із системних позицій і відповідну цим процедурам інформаційну базу управління. Складений на основі праць визнаних вчених та прикладів з діяльності зарубіжних та вітчизняних фірм. Розрахована на студентів всіх форм навчання за спеціальністю „Менеджмент організацій”.

Основна мета вивчення курсу полягає в ознайомленні студентів з теорією управління змінами в організації; науковому обґрунтуванні необхідності систематизованого підходу до здійснення змін в організації; відпрацюванні методики планування та запровадження комплексних змін на підприємстві; сприяння розвитку особистих здібностей студентів щодо запровадження змін в організації; відпрацювання навичок та вмінь щодо запровадження змін на підприємствах; формування психологічної готовності до змін у молодих фахівців.

Після вивчення курсу учасники будуть знати базові поняття та інструментарій управління змінами в організації; коли потрібні зміни в організації?; процес стратегічного планування змін; типові моделі управління змінами; що відбувається з людьми у процесі змін; причини опору змінам та як реагувати на опір змінам; уміти розробляти ефективний план дій по запровадженню змін; здійснювати керівництво процесом змін на різних етапах; формувати команду для проведення змін в організації; проводити моніторинг та аналіз процесу змін; володіти навичками управління змінами в організації; методами проведення змін; прийомами управління людськими ресурсами в процесі змін; методами подолання опору змінам; механізмами стимулювання змін в організації; прийоми подолання конфліктів в процесі змін.

Особливістю даного посібника є логічна структурованість викладеного матеріалу у відповідності із програмою кредитного модулю «Управління змінами», затвердженою Міністерством освіти і науки України. Посібник містить короткий виклад лекційного матеріалу, питання для самоконтролю, завдання для самостійної роботи студентів по кожній темі курсу, орієнтовну тематику семінарських/практичних занять, питання для проведення заліку - підсумкового контролю з кредитного модуля, глосарій, список літератури, рекомендованої студентам для вивчення курсу та список літературних джерел, використаних при створенні посібника.

Рекомендовано для студентів, слухачів і викладачів економічних вузів. Посібник буде корисним і для практиків, які вирішують питання управління змінами.

ТЕМА 1. Теоретичні основи управління змінами

1.1 Природа виникнення змін

Зміна - один із основних дискурсів філософії. Зміна означає перетворення в інше, перехід із одного якісно визначеного буття в якісно інше визначене буття. Зміна визначається обсягом та напрямом, тривалістю та швидкістю. Це стан альтернативний стабільності, перехід із одного стану в інший, переміну змісту в часі. Зміни бувають зворотні та незворотні, направлені та ненаправлені, спонтанні, само організовані та організовані.

В античній філософії співіснувало поряд із переконанням Парменіда про стабільність та незмінність буття впевненість Геракліта в універсальності змін та плинності речей. За Гераклітом, все знаходиться у неперервній зміні та русі, оскільки визначальною є боротьба протилежностей, в ході котрої річ переходить у свою протилежність. Це філософське протиріччя дозволила вирішити теорія про існування незмінних та стабільних елементів, поєднання яких формують різноманіття чуттєвого світу. Зміни в часі та просторі вічних структурних елементів сприймаються органами чуття як зміни. Тим самим вони не заперечували ні виникнення, ні зміни, ні руху.

Арістотель вперше провів класифікацію змін - ті, що приходять ззовні та внутрішніх; таких, що здійснюються внаслідок чого-небудь та ті, що стають чимось. Пов'язуючи зміни із існуванням протилежностей та протиставленням, він вирізняє такі види змін:

- Зміни по протиріччю, або виникнення (genesis); 

- Знищення, або зміна з субстрата в несубтрат.

При цьому Арістотель відмічає, що видів змін стільки, скільки видів усього сущого. Він виділяє їх чотири види:

1) Сутності, або виникнення чи знищення;

2) Якості, або зміна стану речей;

3) Кількості, або збільшення чи зменшення;

4) Місця, або просторове переміщення.

Зміна протидіє стабільним властивостям речі і цим відрізняється від руху. управління зміна виробничий економічний

Стоїки відродили вчення Геракліта про первинний вогонь як активної та здатної до формоутворення стихії. Між Семплікієм та Філопоном виникла суперечка про вічність світу, що зачепив такі проблеми я види руху, початок руху, сумісність вчення Арістотеля християнському вченню про створення світу із нічого. Філопон критикує арістотелівську космологію та переглядає його вчення про зміни. Він заперечував існування природного руху та наголошував, що будь-який рух викликаний зовнішньою причиною, а Бог - творець світу та першопричина руху та змін.

У середні віки філософія розрізняла відмінності між вічністю та незмінністю Бога та мінливим тлінним світом. Час виникає разом із світом та є характеристикою змін, що в ньому відбуваються. Ця лінія продовжується у схоластиці, зокрема Фомою Аквінським, котрий розділяє вічність як міру перебування та стійкості буття від часу як міри змін та віддалення від вічного буття. Разом з тим, зміни, що сприймаються почуттями потребують нематеріальних змін, оскільки завдяки їм форма набуває існування у певному органі чуття. Тому він розрізняє природні та духовні зміни.

Вчення Арістотеля отримало теологічну інтерпретацію та стало підґрунтям нової трактовки універсалій, що відрізняються по ступеню досконалості та наближеності до Бога.

Наука нового часу зробила предметом свого дослідження переважно переміщення зміни положення тіл у просторі. Так, Декарт наголошував, що усі зміни матерії залежать від руху її частин, людський розум незмінний, а тому безсмертний, а тіло змінюється через зміну форми деяких його частин. Згідно з таким тлумаченням, будь-яка зміна є механічним рухом. Дуалізм Декарта змінився пантеїзмом Спінози,за вченням якого Природа є причиною самої себе та свого саморуху, і плюралізм Лейбніца, для котрого монади мінливі. Філософія нового часу намагалась виявити стійкі та збережені структури на відміну від мінливих варіативних форм. Ця відмінність знайшла своє філософське обґрунтування у Канта, який охарактеризував зміни як перехід з одного стану в інший, що має безперервний характер і припускає щось стійке, що зберігається - субстанцію. Кант не тільки не ототожнює зміни з механічним рухом, але й показав значення інваріантних структур у вивченні змін буття, так і суб'єкта пізнання. У діалектиці Гегеля зміни розумілись як єдність суперечливих визначень речі та розгорнуто вчення про різноманіття форм змін, таких як становлення, перехід до небуття, екстенсивні та інтенсивні зміни кількості, зміни кількісного співвідношення, зміни у єдності кількісних та якісних характеристик предмету, або у мірі, зміни у співвідношення мір. Вчення дало поштовх до вивчення процесів, що розумілись як єдність суперечливих змін, котрі проходять у часі, зміна станів як сходження від абстрактних односторонніх визначень до конкретного.

У ХІХ ст. природничі та соціальні науки перейшли від аналізу стійких структур до вивчення процесів. Теорія еволюції Ч.Дарвіна ґрунтувалась на фіксації випадкових змін видів та на принципі відбору варіацій, що сприяли у боротьбі за виживання. Біологія уперше почала досліджувати незворотні зміни, зв'язок мінливості та спадковості, направлені та заплановані у діяльності людини процеси.

Теорія К.Маркса, що вивчала зміни у суспільстві, наголосила не тільки на важливості змін, але й значенні діалектики як учення про розвиток, зміни та процеси в природі, суспільстві та мисленні. У зв'язку з цим потрібні були нові методи пізнання, що здатні забезпечити теоретичне осягнення змін і процесів, динамічних та стохастичних змін у природі та суспільстві.

Це знайшло своє вираження в концепції ентропії як міри незворотності самовільних процесів у термодинамічній системі (Л.Больцман), у створенні В.Оствальдом електрохімії, В.І.Вернадським біогеохімії, що аналізувала зворотні та незворотні процеси обміну та перетворення енергії у біосфері, у новій інтерпретації змін, що дав А.Бергсон, котрий пов'язав життя із тривалістю, з неперервною мінливістю станів, що осягається інтуїтивно, у той час як матеріальні, просторові об'єкти - предмет інтелекту, у створенні концепції емерджентної еволюції (С.Александер, К.Л.Морган), котра наголошує на динамічності природи та ролі якісних змін, у філософії процесу (А.Н.Уайтхед), де природа розуміється як зародження та становлення. Уайтхед проводить відмінність між подіями та об'єктами. Якщо перші - це конкретні неповторні просторово-часові вираження процесності природи, то другі - стійкі елементи природи, що входять у подію та переходять із однієї події в іншу. Він виділяє два види подій - зрощування, де універсам речей набуває індивідуальну єдність, та перехід, у котрому індивідуально існуюче є конституційним елементом для виникнення інших індивідуальних існувань. Процес він характеризує як потік подій, матерію і простір-час - як взаємовідношення подій. Тим самим становлення стає первинним у порівнянні із буттям. Таке обґрунтування буття він розглядає у силі створення нового, творчості природи, що породжує нові форми. Цей креативний процес безперервний та представлений потоками енергії, що пронизує світобудову і втілюється у речовині та матеріальних речах. Людське пізнання розглядається як охоплення подій та об'єктів у єдності, що дозволяє сформувати нову подію.

Формування глобального еволюціонізму довели евристичність та пріоритетність дослідження змін, до осмислення значення нелінійних процесів у природі. Процесів сома організації і кооперації в природних та соціальних системах, незворотності змін у відкритих системах, до розуміння евристичної ролі нестабільності у сучасній науці та філософії.

У філософії науки у 1960-70-х рр. відбулось зрушення інтересів від аналізу структури теорій до вивчення генезису та еволюції наукового знання. Сформувались такі концепції як еволюція теорії пізнання, еволюційний підхід до розвитку теорій. Це наштовхує на думку про множинність змін в наукових знаннях, про значення осмислення концептуальної мінливості, чинників наукових змін та інтелектуального відбору. Формується нова парадигма у природничих науках, котра виходить із пріоритетності дослідження незворотності часу, нелінійного характеру процесів у природі і покладає за основу наукового знання ідеї змін, нестабільності та самоорганізації[за матеріалами 44].

1.2 Сутність змін у природі та у відкритих соціально-економічних системах

У природі постійно відбуваються зміни. Для природних змін характерні циклічність, вони можуть мати глобальний чи регіональний масштаб. Основними природними причинами змін вважають астрономічні та геофізичні фактори. До астрономічних відносять періодичні зміни сонячної активності, періодичні зміни відстані Землі до Сонця, зміни швидкості обертання Землі. До геофізичних - періодичні зміни вмісту пилу в атмосфері, її газового складу, зміни площі Світового океану, тощо.

Сьогодні природні зміни зумовлені також антропогенним фактором, тобто активним втручанням людини в навколишнє середовище. Руйнуються екосистеми, забудовуються або відходять під землеробство значні природні території, забруднюється вода, повітря та ґрунти.

 Основну сутність природних змін дослідив Ч.Дарвін, теорія якого стала революційною для розвитку природничих наук і в подальшому дістала свій розвиток у дослідженнях інших вчених. Основним джерелом еволюції він вважав інваріантність природних форм та природній відбір.

Та зміна, зростання, розвиток та еволюція є динамічними характеристиками, що властиві усім системам, як природнім так і соціально-економічним.

Соціально-економічна система представляє собою феномен життя суспільства, котрий визначає систему координат, у якому воно здійснює свою життєдіяльність. Складається із сукупності соціальних та економічних інститутів та відношень з приводу розподілу та споживання матеріальних благ. Вона має географічні, етнічні, духовні, політичні та економічні границі. Соціально-економічними системами можна назвати державно-політичні утворення та інші менш масштабні утворення, зокрема підприємства або виробничі організації.

Основні риси соціально-економічної системи:

- Цілісність - тобто зміна одного компонента призведе до зміни іншого;

- Ієрархічність - кожна система може розглядатися як елемент системи більш високого порядку;

- Інтеграційність - система може мати властивості, котрі відсутні у її елементів, або елементи можуть мати риси, не властиві системі у цілому[54].

При дослідженні динаміки процесів, що проходять у соціально-економічних системах використовується еволюційний підхід, під яким розуміється:

ь Дослідження джерел та факторів змін;

ь Дослідження динаміки змін у часі;

ь Економічні зміни є нелінійні, багаторівневі та неповторні у часі.

Основні зміни у таких системах пов'язані із диференціацією та/або інтеграцією елементів і зміні взаємовідносин між ними. Тому головну увагу при управлінні сучасним підприємством приділяють стратегічному менеджменту, виділення факторів самоорганізації та впливу на них заради руху організації у визначеному напрямі.

Щоб система розвивалась, повинні виконуватись наступні умови:

1) система повинна бути відкритою та обмінюватись із зовнішнім середовищем речовиною, енергією або інформацією;

2) дії її елементів повинні бути взаємоузгоджені;

3) система повинна знаходиться не у стані рівноваги.

Неврівноважені системи досить чутливі до зовнішніх змін, що можуть привести до несподіваних наслідків, і причинно-наслідкові залежності не можуть пояснити той чи інший результат.

Системи та їх елементи схильні до флуктуацій (коливань, змін), котрі у закритих системах поступово затихають самі по собі, а у відкритих системах внутрішні флуктуації, що виникають під впливом зовнішнього середовища можуть досягти такого рівня, коли система не в силах їх погасити.

Моменти збурення системи називають точками біфуркації. Рух від однієї точки до іншої утворює шлях розвитку системи, коли її параметри змінюються. У цей кризовий період система може або зруйнуватись, якщо її реакція на зовнішні збудники буде неадекватною, або перейти в інший стан, що більш відповідає умовам середовища.

Якісний скачок у розвитку системи може настати, коли накопичиться гранична кількість біфуркаційних значень, і чим більша система, чим більшою кількістю параметрів вона характеризується, і тим ширший набір станів, коли може виникнути нестійкість.

Таким чином, із хаосу зароджується нова впорядкованість. Ентропія не тільки не руйнує систему, а виводить її на якісно новий рівень. Зовнішнє середовище може бути для соціально-економічної системи джерелом руйнування або фактором порядку, змушуючи систему самовдосконалюватись.

Отже, системи у своєму розвитку проходять дві стадії: еволюційну та революційну. Передбачити наслідки флуктуацій досить важко, адже вони викликані не лише внутрішніми факторами, але і зовнішніми, ймовірність прогнозування котрих незначна. Після формування нової, більш пристосованої структури, система знову накопичує біфуркаційні зміни, і цикл повторюється. Аналізуючи вищесказане, можемо зробити висновок, що зміни можуть бути як фактором руйнування системи, так і фактором її розвитку, надбання нових якісних властивостей.

1.3 Організаційна досконалість - основа організаційних змін

Організація, зокрема виробничі, що надають послуги чи виробляють продукцію (підприємство, фірма, корпорація) - є одним із різновидів соціально-економічної системи, а значить також схильні до змін. Розглянемо докладніше сутність організації та необхідності організаційних змін.

Організація - це об'єднання людей, що здійснюють певну діяльність, направлену на досягнення цілі. Її основні характеристики:

1) Використання матеріальних, фінансових людських та інформаційних ресурсів;

2) Організація є відкритою системою, що взаємодіє із зовнішнім середовищем. Ззовні вона отримує ресурси, а результат її діяльності - продукт чи послуга - служить для задоволення матеріальних чи нематеріальних потреб споживачів із зовнішнього оточення;

3) Організація має структуру - сукупність взаємопов'язаних елементів (підрозділів) з налагодженою системою взаємовідносин, спільна та узгоджена діяльність яких дає можливість реалізувати призначення організації та досягнути її цілей;

4) В організації існує вертикальний та горизонтальний поділ праці. Горизонтальний утворюється в результаті поділу виробничого процесу на окремі операції, а в результаті вертикального поділу виокремилась управлінська діяльність, що дозволяє координувати зусилля для отримання ефективного результату.

Основне призначення організації - задоволення потреб зовнішнього середовища. Діяльність організації вважається успішною, якщо вона досягає поставлених цілей. Зовнішньому середовищу властиві зміни, змінюються його потреби, тому й вимоги до функціонування організації також міняються. Для досягнення успіху, організація повинна відповідати цим вимогам, вчасно та адекватно уміти до них пристосуватися (змінюватись). Невідповідність умовам зовнішнього середовища також спричинить зміни у її діяльності, але руйнівного характеру, що може призвести до ліквідації організації. Крім зовнішніх, на організацію впливають внутрішні фактори, що слугують імпульсами для розвитку організації, такі як нові погляди, ідеї, проекти, творчість та ініціатива працівників, бажання вдосконалити її роботу.

Ефективно управляти організаційними змінами значить забезпечити цілеспрямовану діяльність організації, постійно її вдосконалюючи та розвиваючи, та досягнути успіху.

На 58-му Конгресі Американського спілки якості Джеймс Харрінгтон презентував 5 основних складових організаційної досконалості, що розкривають сутність теоретичних основ управління змінами в організації:

1. Управління процесами;

2. Управління проектами;

3. управління змінами;

4. Управління знаннями;

5. Управління ресурсами.

Необхідно управляти процесами та постійно їх вдосконалювати у відповідності з потребами підприємства. Досягається шляхом реалізації проектів, котрим також необхідне ефективне управління. Теперішній рівень управління проектами у більшості організацій є досить низьким, про що свідчить значна кількість невдалих проектів, що незначно вплинули на підвищення ефективності діяльності фірми. Крім того, управління організацією повинно бути налагоджене так, щоб попередити неминуче виникнення хаосу, обумовленого масштабами та кількістю змін, що постійно впроваджуються. Знання представляють один із найцінніших активів любої організації і тому потребують якісного управління. Саме знання створюють основу для надбання компанією конкурентних переваг, так як любі готові технології можуть бути скопійовані та передані в самий віддалений куток світу миттєво. Від раціонального управління ресурсами та активами організації залежать економічні показники підприємства. Тільки за умови ефективного злагодженого управління усіма складовими досконалості та взаємодія між ними можливе повне використання потенціалу компанії. Отже, концепція організаційної досконалості направлена не безперервне вдосконалення організації шляхом управління перерахованими складовими.

Управління процесами - Концепція процесного підходу лежить в основі майже всіх методологій вдосконалення організації. Під процесом розуміють послідовність дій по перетворенню вхідних даних на вихідні, під час якого створюється добавлена вартість. Саме це складає основу повсякденної діяльності організації. Для управління процесом повинні бути встановлені та узгоджені вимоги щодо характеристик випущеної продукції між розпорядником процесу та споживачами, встановлені вимоги до характеристик входу процесу між розпорядником процесу та постачальниками, визначені параметри процесу, котрий повинен перетворювати вхідні ресурси у вихідний продукт, налагоджений зворотній зв'язок між процесом та споживачами, процесом та постачальниками, вбудована система замірів параметрів процесу на всьому шляху його проходження. Ці обов'язкові умови повинні бути виконані при розробці любого процесу. Разом з тим, більшість організацій не створюють більшість допоміжних процесів заздалегідь. Їх розробляють після того, як у них виникає потреба. Більшість співробітників компанії часто йдуть по шляху найменшого опору, тому з часом вони починають діяти на мінімально прийнятному рівні.

Існує два підходи в управління процесами:

1) Управління на мікрорівні. Використовується операторами процесу або в межах одного підрозділу;

2) Управління на макрорівні. Використовується для управління процесами, що охоплюють декілька підрозділів або функціональних служб організації.

Більшість обов'язків спеціалістів з якості пов'язано саме із вдосконаленням процесів. Для цієї цілі ними використовуються такі методи як планування експерименту, аналіз відтворюваних процесів, причинно-наслідковий аналіз, контроль документації, гуртки якості, методологія «Шість сигм», контрольні карти Шухарта, стандарти ISO 9000, організація виробництва по принципу «точно вчасно», атестація постачальників та ін. Управління процесами вимагає, щоб усі його учасники постійно його поліпшували та модернізували. Оновлення процесів - постійне завдання організації. У більшості випадків команда, сформована для оновлення певного процесу, вирішує найбільш значимі проблеми на протязі 2-3 місяців. Після завершення проекту, команду розпускають, а завдання подальшої модернізації передають операторам процесу.

Управління проектами - виробничі процеси визначають діяльність організації, а проекти надають засіб їх вдосконалення. Проекти мають критично важливе значення, тому не можна недооцінювати важливості своєчасного їх завершення, результатом яких є створення високоякісної продукції. Організації з автоматизованою системою управління, що впровадили стандарти управління проектами та створили офіси управління проектами (ОУП), значно скорочують випадки закриття проектів, підвищення їх бюджету або збільшення строків виконання. До найважливіших проектів відносяться проекти модернізації і перебудови виробничих процесів.

До найбільш поширених причин невдачі проектів відносять:

ь Неможливість дотримання графіку виконання робіт через:

- Відхилення тривалості робіт від запланованих;

- Відсутність у робочому графіку необхідних робіт;

- Затримкою виконання попередніх робіт;

- Змінами у змісті проекту;

ь Неналежне використання ресурсів у зв'язку із:

- Відсутністю спеціалістів;

- Неефективним розподілом часу;

- Невідповідності виконавців кваліфікаційним вимогам;

ь Неефективне управління портфелем проекту, що полягає у:

- Невірному відборі проектів у портфель;

- Несвоєчасне виконання ризикованих проектів;

- Недостатньому управлінні взаємозв'язками між проектами;

ь Втрата інтелектуального капіталу та знань через:

- Відсутність належних засобів збереження та передачі інформації;

- Звільненням працівників із організації;

ь Відсутність належної підготовки працівників, що будуть використовувати результати проекту.

У більшості крупних компаній декілька проектів виконуються одночасно, причому проекти можуть бути пов'язані між собою, вимагати одних і тих самих ресурсів. Вимоги та графіки виконання проектів можуть змінюватись. Це не дозволяє організації здійснювати управління кожним проектом ізольовано та змушує їх використовувати портфельний підхід до управління усіма проектами одночасно, забезпечуючи оптимальний розподіл виконавців та пріоритетів між ними. При цьому засоби управління проектами повинні забезпечити їх ефективне інтегрування у повсякденні операції, що дозволяє об'єднати проекти, ресурси та знання організації задля досягнення спільних цілей.

Управління змінами - щоб організація дійсно змінилась, вище керівництво повинно першими на ділі показати свою здатність до змін. В організації повинна діяти система управління змінами, основні завдання якої полягають у:

Ш Виявленні потреби в змінах;

Ш Визначення способів проведення змін;

Ш Реалізація змін.

Більшість сучасних організацій ще не усвідомило повністю потреби у створенні комплексних систем управління змінами. Вище керівництво повинно чітко уявляти, які саме зміни необхідні організації, і розуміти, що справа не в простому поліпшенні процесів. Мова йде про принципові засади діяльності організації. Це значить, що компанія повинна мати чітке бачення свого стратегічного майбутнього, розуміти природу рушійних сил її комерційної діяльності та механізмів їх дії, визначати тенденції зміни основних факторів, що впливають на бізнес.

Управління знаннями - в сучасних умовах знання являються ключовим фактором успіху організації. Інтернет та сучасні інформаційні технології відкривають небувалі можливості доступу до інформації. Та більшість знань організації неможливо задокументувати, так як це особистий досвід людей, що виконують певну роботу. Ці знання із звільненням працівника можуть бути назавжди втрачені. Тому повинна існувати система управління знаннями, що дозволяє відсіювати непотрібну інформацію, а необхідні знання зберігати і накопичувати. Враховуючи те, що обсяги інформації безкінечні, система управління повинна концентруватись навколо базових для компанії знань. Під знаннями розуміють сукупність досвіду, правил, традицій, цінностей, експертних суджень, інтуїції, що представляють робоче середовище та слугують для подальшого досвіду та інформації.

Під управлінням знаннями розуміють активний систематизований процес створення та надання усім зацікавленим сторонам нових цінностей на основі інтелектуального капіталу або бази знань, котрим володіє організація.

Значна роль при формуванні такої системи належить корпоративній культурі, в якій одними із базових цінностей повинно бути заохочення до обміну та поширення інформації, бажання вчитися та розвиватися, взаємодопомога, передавання досвіду, тощо.

Управління ресурсами - кожне завдання, кожен проект, що здійснюється в організації потребує необхідного ресурсного забезпечення. Кількість та різноманіття ресурсів, використовуваних організацією, робить завдання управління ними надзвичайно складним. Певним видів ресурсів необхідно управляти способом, що найбільш відповідає його специфіці. При цьому управління усіма видами ресурсів здійснюється одночасно. Тому використовують комплексний підхід до стратегічного планування, в який повинні бути залучені усі співробітники організації і який базується на наступних базових поняттях:

- Місія організації;

- Система цінностей організації;

- Стратегічне бачення майбутнього образу організації;

- Стратегічна направленість організації;

- Ключові переваги організації;

- Цілі організації;

- Стратегія організації;

- Тактика організації;

- Бюджет організації;

- Заплановані показники роботи організації.

- Управління ресурсами потребує значних обсягів планування, координації та звітності, а також постійного вдосконалення.

Крім розглянутих 5 складових організаційної досконалості, необхідно врахувати чинники досконалості, що характерні для усіх п'яти складових:

- Комунікації;

- Командна робота;

- Делегування повноважень;

- Взаємоповага, чесність;

- Лідерство;

- Якість;

- Імідж компанії;

- Сучасні технології.

Ці складові повинні бути вбудовані у систему управління організацією. Вони дозволяють зробити організацію досконалою системою та досягнути успіху[за матеріалами 64].

1.4 Класифікація організаційних змін

Різноманіття змін, що можуть відбуватись в організаціях, потребує систематизації та класифікації. Вони характеризуються напрямом, інтенсивністю, масштабністю, фактором несподіваності та прогнозованості. Управління в умовах змін потребує технологій, навичок та вмінь, відмінних від тих, що використовуються за умов стабільної повсякденної діяльності. Керівництво повинно ясно усвідомлювати, до якого виду відносяться зміни, що відбуваються.

Розрізняють три рівні змін:

ь Індивідуальні;

ь Групові;

ь Організаційні.

Індивідуальні зміни виявляються в індивідуальній реакції індивіда на очікувані нововведення. Спектр таких реакцій досить широкий: від повної підтримки змін до байдужості, від слабкого опору змінам до повного їх несприйняття. Характер реакції залежить від віку, статі, професійно-кваліфікаційного рівня, посади, попереднього досвіду змін, системи стимулів та мотивів особистості.

Групові зміни виявляються у використанні нових методів та засобів роботи в діяльності підрозділів чи функціональних служб. Групову реакцію на зміни формують неформальні об'єднання працівників, наявність певних політичних течій, що підтримують чи саботують нововведення.

Організаційні зміни можуть стосуватися будь-якого напряму діяльності фірми: маркетингової, виробничої, науково-інноваційної, економічної, збутової та інших видів діяльності.

За напрямами зміни можна класифікують:

* зміни у меті й завданнях діяльності;

* зміни в застосовуваних технологіях;

* зміни в організаційних структурах й управлінських процесах;

* зміни в організаційній культурі;

* зміни в людях;

* зміни в ефективності роботи організації;

* зміни в престижі й репутації організації, в ділових колах й у суспільстві.

Найбільш поширені структурні зміни, зміни технології та виробництва, а також зміни в управлінні персоналом[67]:

- Зміни організаційної структури можуть стосуватися як окремих базових компонентів, так і структури в цілому. Тут зміни відбуваються в кількості та складі виробничих та управлінських підрозділів, стратегічному менеджменті, політиці, системі мотивації у системах взаємозв'язків, контролю й інформації, у системі фінансової звітності й планування бюджету.

- Зміна технології та виробництва - це зміни в процесі виробництва, методах роботи, устаткуванні, організації праці, у тому числі в основних навичках і знаннях працівників організації.

- Зміни у сфері персоналу - підвищення професійного рівня спеціалістів, впровадження нових навчальних програм і критеріїв відбору, введення нової системи стимулювання, перерозподіл працівників тощо.

Можна відокремити два основні види організаційних змін - планові та ситуаційні, або їх ще називають динамічними.

Планові (стратегічні) зміни - проводяться за планом, їх результати передбачаються. Вони здійснюються відповідно до місії та стратегічних цілей організації, в контексті зовнішнього конкурентного, економічного й соціального середовища, і внутрішніх ресурсів організації, можливостей, культури, структури й систем.

Ситуаційні зміни є частковим реагуванням на події вже у ході того, як вони відбуваються. У кожній організації відбувається велика кількість еволюційних, природних змін, наприклад, зношення обладнання, оновлення персоналу. Ці зміни відбуваються незалежно від бажання керівництва. Можна планувати заходи щодо запобігання й усунення негативних наслідків еволюційних змін.

Велика кількість ситуаційних, незапланованих змін носить не еволюційний характер. Вони відбуваються тому, що організації повинні реагувати на непередбачувані не прогнозовані чинники зовнішнього середовища. Такі зміни є пристосувальними, або реактивними. Організація не планувала й дуже часто не підозрювала про їхню необхідність до самого останнього моменту, але все-таки здійснює їх, щоб відреагувати на які-небудь події й тенденції, які можуть бути загрозливими або, навпроти, давати несподівані нові можливості.

Оскільки ситуаційні зміни, зазвичай, поспішні, то можливість ухвалення неефективних рішень збільшується. Планові зміни майже завжди мають перевагу над ситуаційними, оскільки надають час для підготовки, але справжнім управлінським мистецтвом є вихід з ситуаційних змін з позитивними наслідками й найменшими витратами.

В залежності від напряму проведення змін (знизу-вверх чи зверху-вниз) та стилю керівництва змінами британський вчений С.П. Бейт виділив 4 форми змін[3]:

1. Агресивні зміни;

2. Інструкційні зміни;

3. Корозійні зміни;

4. Миротворчі зміни.

Агресивними зміни будуть у випадку, коли за умови необхідності змін існуючі компетенції апарату управління не дозволяють швидко їх освоїти та застосувати. Дії керівників будуть зосереджені на зміні управлінських ролей, розробці нових пріоритетів витрат ресурсів фірми, реорганізації системи стимулювання у різкому наказовому порядку. Основною метою таких дій буде створення тимчасової ситуації розгубленості та роз'єднаності членів організації, щоб швидко впровадити нові елементи організаційної культури.

Інструкційні зміни - керівник усвідомлює необхідність змін, кваліфікація управлінців дозволяє їх впровадити. Створюється команда змін, що забезпечує швидке впровадження інновацій.

Корозійні зміни - ініціатива впровадження змін виникає знизу, із середньої ланки менеджерів. Вдосконалюючи процеси, що знаходяться у зоні їх відповідальності, вони можуть виступити із пропозицією до вищого керівництва поширити ці вдосконалення. Такі зміни сприяють успішності компанії. Проте, спроби вдосконалення процесів на місцях можуть виявитись невдалими, тоді ці зміни можуть визвати деградацію організації.

Миротворчі зміни - проводять поступово, із врахуванням особливостей кожного підрозділу. Основна мета таких змін - запобігання конфліктам, збереження цінностей корпоративної культури.

Співставлення підходів (еволюційного та революційного) до впровадження змін та чотирьох форм змін дозволяє зробити висновок про те, що агресивна та інструкційна форма відповідають революційному шляху впровадження нововведень, а корозійна та миротворча - еволюційному шляху[31].

Отже, зміни існують об'єктивно та відбуваються постійно у природі і в соціально-економічних системах. Якісні зміни призводять до еволюційного чи революційного розвитку системи. Організації як відкритій соціально-економічній системі також властиві зміни. Змінами можна та необхідно управляти, щоб забезпечити її довготривалу життєздатність та конкурентоспроможність.

Питання для самоконтролю:

1. Визначити сутність змін.

2. Обґрунтувати взаємозв'язок змін у природі і соціально-економічній системі.

3. Класифікація змін.

4. Обґрунтувати необхідність змін в організаціях.

5. Визначити основні складові організаційної досконалості.

Завдання для самостійної роботи студентів (СРС):

1. Необхідність, сутність та причини змін у природі.

2. Зміни в соціально-економічних системах.

3. Теорії життєвого циклу організації та їх взаємозв'язок із змінами.

ТЕМА 2. Індивідуальні зміни

2.1 Навчання та зміни

Перший рівень змін, що відбуваються в організації - це індивідуальні зміни. Адже підвищення ефективності діяльності компанії можливе тільки за рахунок підвищення ефективності її співробітників. Сучасні організації потребують не тільки високопрофесійного персоналу сьогодні, але й здатного до професійного зростання і саморозвитку в майбутньому. Змінюються зовнішні умови функціонування організацій, змінюються продукти і технології їх виготовлення, впроваджуються нові прийоми та методи управління, тому знання та навички співробітників не можуть залишатися сталими. Основним інструментом ефективного управління персоналом було і залишається навчання. Без організації професійного навчання, працівники втрачають мотивацію, а компанія - можливість досягнути стратегічних цілей.

Розвиток персоналу (зміни) - це системно організований процес безперервного професійного навчання працівників для підготовки їх до виконання нових виробничих функцій, професійно-кваліфікаційного просування, формування резерву керівників та вдосконалення соціальної структури персоналу. Розвиток персоналу забезпечується заходами з виробничої адаптації персоналу, оцінювання кадрів з метою здійснення атестації персоналу, планування професійної кар'єри робітників і фахівців, стимулювання розвитку персоналу тощо[19, c. 148]

Завданням розвитку персоналу організації є:

- здійснення професійної підготовки робітників, створення сприятливих умов для ефективної роботи персоналу шляхом запровадження гнучкої системи безперервної післядипломної освіти працівників;

- організація виробничої адаптації персоналу, його професійно-кваліфікаційного просування для реалізації цілей стратегічного управління;

- забезпечення більш повного використання здібностей, інтересів і нахилів працівника, його освітнього та професійного потенціалу для впровадження у практику нововведень, високих технологій і таким чином підвищувати гнучкість організації, її конкурентоспроможність на ринку;

- проведення оцінювання персоналу, застосування результатів оцінювання під час здійснення виробничої адаптації, атестації працівників, забезпечення взаємозв'язку атестації зі стратегією управління конкурентоспроможністю персоналу організації;

- формування позитивного ставлення персоналу до організації, її керівництва внаслідок цілеспрямованого планування трудової кар'єри працівників, ефективного матеріального і нематеріального стимулювання їх розвитку, підвищення престижу та привабливості організації серед молоді й інших груп населення[19, c. 151].

Якщо розвиток персоналу здійснюється переважно у межах організації або за її ініціативи і сприянням поза виробництвом, то професійний розвиток особистості може виходити за рамки трудової діяльності на робочому місці, проводитися не тільки за рахунок коштів організації, а й за рахунок бюджетних чи власних коштів громадянина.

Професійне навчання є одним із елементів системи розвитку персоналу.

Професійне навчання - це цілеспрямований процес формування у працівників організації професійних теоретичних знань, умінь та практичних навичок за допомогою спеціальних форм і методів, необхідних працівникам організації зараз чи в майбутньому[19, c. 153].

Результатом професійного навчання є підготовленість людини до певного виду праці.

Відправною точкою організації навчання в організації є аналіз відповідності існуючих професійних умінь та знань потребам організації. Необхідність навчання визначають виходячи із:

- Результатів атестації;

- Побажань працівників;

- Стратегічних цілей організації.

Розрізняють три види навчання:

1.Підготовка кадрів - планомірне і доцільно впорядковане навчання й випуск кваліфікованих кадрів всіх областей людської діяльності, що володіють сукупністю спеціальних знань, умінь, навичок і всіма засобами спілкування.

1. Підвищення кваліфікації кадрів - навчання кадрів з удосконалення знань, умінь, навичок та способів спілкування у зв'язку з зростанням вимог до професії, чи підвищенням на посаді.

2. Перепідготовка кадрів - навчання кадрів з єдиною метою освоєння нових знань, умінь, навичок та способів спілкування у зв'язку з оволодінням новою професією чи зміненими вимогами до змісту та результатів праці.

Управління розвитком персоналу сприяє ефективному використанню трудового потенціалу особистості, підвищенню її соціальної та професійної мобільності.

2.2 Види компетенцій

Для ефективної роботи в організації потрібні не тільки професійні знання і навички, але й оволодіння певними компетенціями. Компетентність - це дещо ширше поняття ніж ступінь кваліфікації працівника, вона дозволяє успішно вирішувати задачі, що стоять перед ним.

Вона визначає здатність працівника якісно і безпомилково виконувати свої функції як у звичайних, так і в екстремальних умовах, успішно освоювати нове і швидко адаптуватися до умов, що змінюються.

Виділяють такі види компетентності:

1) функціональна (професійна) компетентність: характеризується професійними знаннями та умінням їх реалізовувати. Вимоги до професійної компетентності багато в чому залежать від рівня управління і характеру посади. Сьогодні для вищих керівників скорочується значення спеціальних та зростає роль методичних і соціальних знань і навичок, здібностей в області спілкування, керівництва робітниками, здатності сприймати та інтерпретувати інформацію.

В основі професійної компетентності полягає професійна придатність, що являє собою сукупність психічних і психофізіологічних особливостей людини, необхідних для здійснення ефективної професійної діяльності.

В умовах сучасного етапу НТР чітко просліджується тенденція до швидкого старіння знань і досвіду персоналу, що виражається у відставанні індивідуальних знань і досвіду від сучасних вимог до посади і професії;

2) інтелектуальна компетентність - виражається у здатності до аналітичного мислення і здійснення комплексного підходу до виконання своїх обов'язків;

3) ситуативна компетентність - означає уміння діяти відповідно до ситуації;

4) часова компетентність - відображає уміння раціонально планувати і використовувати робочий час.

Вона містить адекватну оцінку витрат часу ("почуття часу"), уміння конструювати програму досягнення мети в часовому континуумі (просторі), правильно визначати витрати часу;

5) соціальна компетентність - передбачає наявність комунікаційних і інтеграційних здібностей, уміння підтримувати відносини, впливати, домагатися свого, правильно сприймати та інтерпретувати чужі думки, висловлювати до них відношення, вести бесіди і т.д.

Соціальна компетентність характеризує інтерактивні здатності працівника, культуру ділового спілкування як по вертикалі "керівник - підлеглий", так і по горизонталі - "працівники одного рівня", а також спілкування з контрагентами підприємства (постачальники, споживачі, банки, органи місцевого державного управління, тощо).

Соціальна компетентність містить:

* знання етики ділового спілкування;

* уміння запобігати і відносно безболісно вирішувати конфлікти;

* уміння швидко і правильно передавати інформацію;

* уміння налагоджувати комунікації;

* уміння давати ясні і чіткі завдання і відповідно мотивувати робітників;

* уміння тактовно вказувати на недоліки, коректно робити зауваження, викликати довіру і т.п.

Такого роду знання та уміння необхідні усім робітникам, а особливо - керівникам, оскільки у сучасному виробництві від злагодженості і гармонійності відносин у групі багато в чому залежить успіх підприємства в цілому[10, с.61-62]

2.3 Управління індивідуальними змінами

Кризова економічна ситуація у країні не знижує попит на висококваліфіковані кадри. Зростає попит на програми розвитку та якісних змін працівників, та обмеження бюджету накладає свій відбиток на пошук технологій навчання відповідно до потреб компанії, її стратегічних цілей.

Одним із важливих інструментів розвитку персоналу є план індивідуальних змін.

Це річний план розвитку працівника, що складається, зазвичай, у кінці або на початку року за результатами щорічної оцінки працівника його керівником. Для керівників використовується оцінка методом «360 градусів», тобто з боку керівництва, колег та підлеглих. Рівень виконання індивідуального плану є одним із показників ефективності співробітника. Разом із керівником, працівник узгоджує свої цілі розвитку та програми навчання на наступний період із врахуванням індивідуальних особливостей. Дуже важливо, щоб керівник на протязі року контролював та відмічав досягнення працівника. Це дає персоналу відчувати небайдужість керівництва, почуття відповідності свого зростання згідно із поставленими завданнями та цілями компанії.

Коли цілі поставлені та узгоджені, ресурси виділені, працівник може починати реалізовувати програму розвитку. Для навчання використовуються зовнішні та внутрішні тренінги, курси, конференції. При організації розвитку персоналу на самому підприємстві можуть використовуватись такі інструменти:

1. Коучинг - індивідуальний тренінг, спосіб передачі знань і навичок від більш досвідченого керівника до менш досвідченому.

2. Саморозвиток. Для результативного розвитку співробітникові необхідно в першу чергу самому робити кроки до розвитку. Наприклад, поглиблювати теоретичні знання, вивчати спеціальну літературу. Саморозвиток розуміє постійну рефлексію та самопізнання, тобто готовність вчитися на своїх помилках і успіхах, що дозволяє людині постійно розвиватися.

3. Наставництво. Найбільш ефективний спосіб наставництва - спостерігати, як співробітник працює, надаючи зворотний зв'язок для обговорення конкретних аспектів роботи. Зворотній зв'язок служить для повідомлення про позитивні результати та аналізу тих дій, які співробітнику необхідно виправити, скоригувати. Зазвичай наставництво здійснюється нелінійним менеджером співробітника, тоді як коучинг - лінійним менеджером.

4. Ротація - тимчасове переміщення співробітника з однієї ділянки роботи на іншу, з однієї посади на іншу як по горизонталі, так і по вертикалі організаційної структури. Ротація сприяє набуттю знань і навичок, пов'язаних зі специфікою діяльності в різних підрозділах компанії.

5. Делегування - передавання повноважень на нижчі рівні управління. Делегуючи повноваження і завдання, яких співробітник раніше не мав або з якими стикався не безпосередньо, керівник стимулює його розвиток, підштовхує його до придбання нових знань, умінь, розвитку здібностей. Делегування є важливим навиком керівника, оскільки дозволяє і розвивати співробітника, і вивільнити час для свого розвитку.

...