Надання відпусток

Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше ніж 14 календарних днів. При цьому невикористана частина відпустки надається з дня тижня, що настає за днем закінчення попередньої використаної її частини. Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для запобігання стихійному лиху, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для запобігання нещасним випадкам, простою, загибелі або псуванню майна підприємства з додержанням вимог закону та в інших випадках, передбачених законодавством. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки.

Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку. Порядок нарахування заробітної плати працівникам за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, та компенсації за невикористані відпустки, встановлюється Кабінетом Міністрів України. Працівникам, які мають право на соціальні відпустки, передбачені статтями 17 і 18 Закону про відпустки, виплачується державна допомога за умов, передбачених Законом України «Про державну допомогу сім'ям з дітьми» та іншими нормативно-правовими актами України.

У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості власник або уповноважений ним орган провадить відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Відрахування, передбачені ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки, не провадяться, якщо працівник звільняється з роботи у зв'язку з:

призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;

переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;

відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв'язку з істотною зміною умов праці;

змінами в організації виробництва та праці, в тому числі у зв'язку з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;

виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, що перешкоджають продовженню цієї роботи;

нез'явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не враховуючи відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий строк збереження місця роботи при певному захворюванні;

поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;

направленням на навчання;

виходом на пенсію.

Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадиться.

Витрати, пов'язані з оплатою відпусток, передбачених статтями 6, 7, 8, 13, 14, 15, 16 і 19 Закону про відпустки, здійснюються за рахунок коштів підприємств, призначених на оплату праці, або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники.

Оплата інших видів відпусток, передбачених колективним або трудовим договором, або угодами, провадиться з прибутку, що залишається на підприємстві після сплати податків та інших обов'язкових платежів до бюджету або за рахунок коштів фізичної особи, в якої працюють за трудовим договором працівники. В установах і організаціях, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, оплата цих відпусток здійснюється в межах бюджетних асигнувань та інших додаткових джерел.

Фінансування допомоги по вагітності та пологах, а також по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку провадиться з коштів державного соціального страхування.

У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей. Наприклад, робітник підприємства звільнився 5 травня 2008 р. Йому нарахували заробітну плату за відпрацьований один день травня - 100 грн. та компенсацію за невикористані дні відпустки (32 календарні дні) за останній рік і 4 місяця роботи - 2100 грн. В таблиці 2.4 наведена кореспонденція рахунків з обліку нарахування заробітної плати та компенсації за невикористані дні відпустки.

У разі переведення працівника на роботу на інше підприємство грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник.

За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні. Особам віком до вісімнадцяти років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

Таблиця 6. Кореспонденція рахунків з обліку нарахування заробітної плати та компенсації за невикористані дні відпустки

У разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, виплачується спадкоємцям.

Розрахунок середньої заробітної плати здійснюється згідно з вимогами Порядку розрахунку середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100 із змінами та доповненнями. Насамперед потрібно визначитись із періодом, за який провадитиметься розрахунок. Відповідно до Порядку № 100 розрахунок середньої заробітної плати здійснюється з врахуванням виплат за останні дванадцять календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Тобто, якщо працівнику надається відпустка у липні 2009 р., то підрахунок останніх дванадцяти місяців здійснюватиметься з червня 2008 р. по червень 2009 р. за умови, що працівник відпрацював на підприємстві рік і більше. У випадку, якщо працівник відпрацював на підприємстві менше від року, розрахунок середньої заробітної плати провадиться виходячи із виплат за фактично відпрацьований період. Початком такого періоду слід вважати першу дату місяця після оформлення на роботу, а закінченням - першу дату місяця, в якому надається відпустка. Наприклад, працівника було прийнято на роботу 20.12.2008 р., а відпустка йому надається 15 липня 2009 р. Фактично відпрацьований період становить шість місяців - з 01.01.2009 р. по 01.07.2009 р.

Порядок обліку витрат підприємства значною мірою залежить від їх походження. Що ж до сум відпускних, то Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.04 р. № 5 відносить оплату щорічного основного і додаткових відпусток, а також грошові компенсації за невикористану відпустку до фонду додаткової заробітної плати. Проте існують обмеження: суми таких коштів включають до фонду оплати праці звітного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у звітному місяці. Суми ж, що припадають на дні відпустки в наступному місяці, включають до фонду оплати праці наступного місяця. Витратами на оплату праці також вважають витрати на оплату відпусток, наданих працівникам, які навчаються на вечірньому і заочному відділеннях вищих і середніх спеціальних навчальних закладів, в аспірантурі, а також без відриву від виробництва у вечірніх чи заочних загальноосвітніх школах.

З працівника, який іде у відпустку, податок з доходів утримується згідно з Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" від 22.05.03 р. № 889-1У:

Окремо із заробітку за минулий місяць, якщо до початку відпустки його не утримали.

Окремо з відпускної суми і заробітку за поточний місяць, якщо відпустка триватиме до кінця місяця.

Із суми відпускних, які припадають на неповний наступний місяць (тільки після повернення з відпустки - за сукупністю із заробітком за весь місяць у загальному порядку).

Компенсація за невикористану відпустку є об'єктом для утримання податку з доходу фізичних осіб і обчислюється у складі сукупного оподатковуваного доходу того місяця, в якому компенсацію нарахована до виплати.

Внески до Фонду соціального страхування на випадок тимчасової втрати працездатності становлять 1,5 %, до Фонду соціального страхування на випадок безробіття - 1,3 % і до Фонду соціального страхування від нещасного випадку на виробництві і професійного захворювання - залежно від класу страхового ризику нараховуються на фактичні витрати на оплату праці найманих працівників, що включають витрати на виплату основної та додаткової заробітної плати, інші заохочувальні і компенсаційні виплати, які оподатковуються податком з доходів фізичних осіб. Такою самою є і база для обчислення збору до Пенсійного фонду, крім сум виплат, що не враховуються при визначенні бази нарахування страхових внесків. Сюди також включають винагороди, що виплачуються громадянам за виконання робіт чи послуг за угодами цивільно-правового характеру. Всі ці соціальні збори слід нараховувати в період здійснення таких витрат.

На ПП «ЕВІСТА» оплата відпусток здійснюється зі створенням резерву. Резерв на оплату відпусток - це забезпечення майбутніх витрат, яке відповідно до норм Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 11 «Зобов'язання», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.01.2000 р. № 20, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.02.2000 р. за №85/4306 дає змогу рівномірно включати витрати на оплату відпусток до витрат поточного періоду. Рішення про створення цього резерву слід відображувати в наказі про облікову політику підприємства.

Щомісячну суму забезпечення відпусток визначають як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці. В такому разі при розрахунку резерв також збільшується на суму, достатню для сплати зборів до соціально-страхових фондів, які нараховуються на відпускні суми.

Сума забезпечення використовується винятково для відшкодування тих витрат, для покриття яких резерв було створено. Тому за рахунок резерву нараховують тільки:

- оплату щорічних відпусток і додаткових відпусток робітникам із дітьми;

- компенсацію за невикористані дні таких відпусток;

- соціальні збори на суми вказаних відпускних і компенсацій.

Відображають використання резерву за дебетом рахунку 47 та за кредитом рахунків:

66 - при нарахуванні відпускних чи компенсації;

65 та 64 - при нарахуванні соціальних зборів на відпускні та компенсацію.

Якщо суми, що накопичена за кредитом рахунку 47, недостатньо для нарахування відпускних (компенсації) або соціальних зборів, то в цьому випадку слід списувати непокриту резервом частину відпускних (соціальних зборів) зразу на витрати: Д-т 23 або 84, К-т 66 або 64.

Резерв відпусток можна і не створювати - все залежить від облікової політики на підприємстві, але оплатити час відпочинку роботодавець все ж таки зобов'язаний. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318 і зареєстроване в Міністерстві юстиції України 19.01.2000 р. за № 27/4248 визначає, що витратами звітного періоду визнають або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Отже, при оплаті часу відпустки витрати роботодавця збільшуються в тому періоді, в якому відпускні нараховані до виплати одразу на всю їх суму і у разі, коли відпустка припадає на кілька суміжних місяців. Для відображення цього в бухгалтерському обліку використовують субрахунок 661 «Розрахунки за заробітною платою», по кредиту якого відображують нараховані суми відпускних і компенсації за невикористану відпустку:

Д-т 23 - «Виробництво»

Д-т 91 - «Загальновиробничі витрати»

Д-т 92 - «Адміністративні витрати»

Д-т 93 - «Витрати на збут»

Д-т 94 - «Інші витрати операційної діяльності»

К-т 661 - «Розрахунки за заробітною платою».

По дебету субрахунку 661 показують суми відрахованих податку та зборів і виплачені відпускні суми.

Нарахування відпускних на ПП «ЕВІСТА» здійснюється з використанням рахунків класу 8 «Витрати за елементами» та класу 9 «Витрати діяльності».

Нагляд за додержанням законодавства про відпустки здійснюють спеціально уповноважені на те державні органи та інспекції, які є незалежними у своїй діяльності від власника або уповноваженого ним органу. Контроль за додержанням законодавства про відпустки здійснюють у межах своєї компетенції центральні та місцеві органи державної виконавчої влади та профспілкові органи.

Вищий нагляд за додержанням і правильним застосуванням законодавства про відпустки здійснюють Генеральний прокурор України та підпорядковані йому прокурори.

Особи, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть відповідальність згідно із законодавством. Спори, які виникають щодо надання відпусток, розглядаються в порядку, встановленому законодавством про працю.

3. Аудит та автоматизація розрахунків з оплати праці

3.1 Аудит розрахунків з оплати праці

Аудит розрахунків з оплати праці в Україні здійснюється згідно із Законом України «Про аудиторську діяльність», національними нормативами аудиту та Кодексом професійної етики аудитора.

Метою проведення аудиту розрахунків з оплати праці є: перевірка реальності операцій по заробітній платі, що відображені в обліку; перевірка повноти відображення в обліку операцій по заробітній платі; перевірка правильності нарахувань на заробітну плату та утримань з неї; перевірка своєчасності видачі заробітної плати; перевірка правильності бухгалтерського обліку заробітної плати; перевірка достовірності залишків, відображених у фінансової звітності підприємства, стану розрахунків із заробітної плати та з державними цільовими фондами.

Джерелами інформації аудиту розрахунків з оплати праці є:

- накази і розпорядження про прийом на роботу, звільнення і надання відпусток, договори, контракти, документи обліку персоналу, особисті картки працівників;

- документи з обліку виробітку готової продукції та здачі її на склад, рапорти, наряди, табелі обліку робочого часу;

- документи, що надають право на отримання додаткової оплати праці, нарахування премій, надання допомоги, субсидій та компенсацій;

- розрахункові та платіжні відомості;

- регістри аналітичного і синтетичного обліку заробітної платні;

- звітність підприємства з трудових показників та розрахунків з державними цільовими фондами.

Більшість працівників підприємства оформлюється на роботу на підставі договорів. Укладається трудовий договір, як правило, шляхом оформлення наказу чи розпорядження власника про прийняття працівника на роботу. Тому аудитору на першому етапі ревізії розрахунків з оплати праці слід перевірити, чи є такі накази про зарахування усіх робітників і службовців до штату підприємства.

Згідно до чинного законодавства України для деяких категорій працівників підставою для прийняття на роботу або зарахування на певну посаду є контракт. Перелік посад, на які працівники зараховуються (наймаються) за контрактом, на підприємствах, де контрактна форма трудового договору дозволена законодавством, визначається колективним договором. Цей перелік повинен бути оформлений як додаток до колективного договору.

Під час аудиту треба перевірити, чи з усіма такими особами укладено контракт, тобто особлива форма трудового договору, укладеного в письмовій формі на визначений сторонами строк або на час виконання певної роботи. При цьому слід пам'ятати, що власник (уповноважений ним орган) може вимагати від працівника, який працює за трудовим договором, укладення контракту тільки тоді, коли працівник належить до категорії осіб, які згідно із законами працюють за контрактами. Інакше умови праці за контрактом можуть бути визнані недійсними.

Аудитор ретельно перевіряє законність оплати праці робітників, які працюють за сумісництвом. Сумісництвом вважається виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярно оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому ж або іншому підприємстві, організації або у громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом. При цьому слід пам'ятати, що керівники державних підприємств, їхні заступники, керівники структурних підрозділів та їхні заступники не мають права працювати за сумісництвом (за винятком наукової, викладацької, медичної і творчої діяльності). Але висококваліфікованим спеціалістам дозволяється за погодженням з власником здійснювати педагогічну діяльність у вищих навчальних закладах та навчальних підрозділах підвищення кваліфікації за сумісництвом у робочий час до 4 годин на тиждень із збереженням за ними заробітної платні за місцем основної роботи.

Від роботи за сумісництвом слід відрізняти суміщення професій та вторинну зайнятість населення. Суміщення професій (посад) - це виконання працівником поряд із своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією протягом встановленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни), якщо це економічно доцільно і не веде до погіршення якості продукції. Доцільність суміщення професій на свій розсуд вирішують сторони трудового договору (адміністрація підприємства і працівник).