Управление таможенной деятельностью

В ходе контроля определяется необходимость и возможность намеченной в проекте решения цели, проверяется достоверность информационной базы, на которой формируется решение, устанавливается реальность намечаемых мероприятий и наличие для них исполнения соответствующих сил и средств.

Предварительный контроль способствует предотвращению принятия неверных или недостаточно подготовленных решений, а следовательно, устраняет предпосылки для наступления неблагоприятных последствий.

Текущий контроль осуществляется в процессе исполнения принятых управленческих решений и направлен на сопоставление фактически достигнутого уровня исполнения с уровнем, установленным законодательством, плановыми или другими решениями.

Текущий контроль даёт возможность субъекту управления:

а) следить за ходом реализации приказов, указаний, намеченных планов и других решений, быть в курсе изменений в оперативной таможенной обстановке;

б) выявить главное, на чём необходимо сконцентрировать усилия в данный момент;

в) корректировать обнаруженные и прогнозируемые отклонения от планов, других решений;

г) обеспечивать благоприятные условия для исполнения решения;

д) своевременно оказывать помощь исполнителям;

е) оценивать добросовестность исполнителей в выполнении решений и повышать их ответственность;

ж) получать необходимую информацию для принятия новых решений.

Итоговый контроль служит для определения состояния объекта управления после исполнения им намеченных планами и решениями действий или же за конкретный, сравнительно длительный период времени (квартал, полугодие, год).

В ходе контроля изучается деятельность объекта управления по исполнению управленческих решений, выявляются сильные и слабые стороны конкретных исполнителей, даётся объективная всесторонняя оценка сделанному и намечаются пути по устранению недостатков и дальнейшему совершенствованию таможенной деятельности.

Итоговый контроль сосредоточивает внимание на фактическом состоянии управляемой системы и позволяет мобилизовать коллектив на дальнейшее совершенствование управленческой и непосредственно таможенной деятельности.

Результаты итогового контроля играют важную роль в формировании информационной базы для принятия новых управленческих решений, выработки планов последующей деятельности.

Контроль в управлении таможенной деятельности осуществляется различными методами и в определённых организационных формах.

Под методами контроля следует понимать совокупность способов и приёмов, дающих возможность субъекту управления наиболее полно и своевременно знать фактическое положение дел на том или ином участке таможенной деятельности, и осуществлять действенную проверку исполнения требований руководящих документов, планов и других решений.

В таможенных органах применяются три основных метода контроля: наблюдение, обследование, эксперимент.

Метод наблюдения означает постоянное личное слежение субъекта управления за состоянием дел на соответствующих участках таможенной деятельности, за ходом выработки, принятия и исполнения управленческих решений.

Под контроль берутся все наиболее важные вопросы организации таможенной деятельности, ход выполнения приказов и указаний, распоряжений и планов, наиболее ответственных мероприятий.

Главное отличие наблюдения от остальных методов контроля состоит в том, что если другие методы применяются единовременно (разово), то наблюдение осуществляется в течение длительного времени, до завершения мероприятия или истечения срока действия приказа, указания, плана, другого решения.

Метод обследования - это проводимая субъектом управления единовременная (разовая), чётко ограниченная по задачам и срокам проверка положения дел у объекта контроля. Этот метод может применяться как для изучения отдельных вопросов и направлений таможенной деятельности, так и для проверки общего положения в том или ином подразделении, у того или иного должностного лица или работника таможенного органа.

Обследование предполагает сочетание изучения соответствующих документов с проведением бесед с лицами, ответственными за участок, направление или работу подразделения, а также с представителями других правоохранительных органов, участниками ВЭД.

Метод эксперимента - это создание искусственных условий, ситуаций, моделирующих некоторые стороны оперативной таможенной обстановки, которые проверяемым звеньям таможенной системы подаются как реально существующие, чтобы проверить, насколько они подготовлены, способны принимать верные и своевременные управленческие решения и осуществлять необходимые практические действия,

На основе результатов эксперимента делаются выводы о готовности и способности данного звена таможенной системы решать служебные задачи в реальной обстановке.

Своеобразие эксперимента, как метода контроля, состоит в том, что его применение создаёт возможность не только контролировать, но и обучать исполнителей более рациональным, эффективным правилам, способам и формам решения служебных задач в служебных таможенных ситуациях, а также вести поиск путей совершенствования работы на данном участке.

Вместе с тем следует учитывать, что никакой эксперимент не может полностью соответствовать реальным служебным таможенным ситуациям. Поэтому при оценке правильности принятых решений и их исполнения в ходе эксперимента всегда следует вносить соответствующие поправки, отражающие организационные и другие особенности его проведения.

Контроль осуществляется в различных формах. Применение той или иной формы контроля зависит от субъекта и объекта управления, целей и задач контроля, методов и сроков его проведения.

К основным формам контроля относятся: проверка, рассмотрение отчётности, заслушивание (на коллегии, совете, устного доклада лично руководителю или на созываемом им совещании), изучение и оценка поступающей к субъекту управления текущей оперативной информации, изучение дел, отражающих состояние и динамику управленческой и таможенной деятельности.

Проверка - одна из основных форм контроля. Она подразделяется на инспекторскую, комплексную и тематическую (целевую).

Инспекторская проверка осуществляется периодически ФТС России в подчинённых ему таможенных органах и подразделениях и охватывает, как правило, все стороны деятельности этих структур.

Основной целью такой проверки является выяснение соответствия деятельности таможенного органа задачам и особенностям таможенной оперативной служебной обстановки, в которой они решаются, требованиям законности и выработки мер по дальнейшему совершенствованию таможенного дела.

Комплексная проверка осуществляется субъектом управления (или по его поручению другими сотрудниками) в подчинённых ему органах и подразделениях по всему объёму их деятельности.

Тематическая проверка осуществляется субъектом управления по отдельным вопросам таможенной деятельности или по одному какому-либо конкретному вопросу.

Результаты любой проверки используются субъектом управления для совершенствования управленческой деятельности.

Рассмотрение отчЁтности - это систематизированный сбор сведений о состоянии и развитии (изменении) управляемого объекта и сопоставление их с намеченным уровнем таможенной деятельности.

Она обеспечивает субъект управления информацией об итогах выполнения планов, других решений или о результатах таможенной деятельности органа, подразделения или отдельного исполнителя за определённый календарный период времени. .

Система отчётности, её содержание, сроки и порядок представления определяются нормативными актами ФТС России.

По срокам отчётность подразделяется:

а) регулярная (отчёт представляется в заранее установленные сроки);

б) эпизодическая (отчёт представляется в сроки, устанавливаемые субъектом управления или инициативным исполнителем);

в) внеочередная (информация по чрезвычайным событиям и происшествиям, указанным в нормативных актах ФТС России, представляется в строго установленные сроки).

По содержанию отчётность делится на статистическую (количественные показатели) и описательную (качественные показатели).

ФТС России в соответствии с предъявляемыми требованиями ведёт планомерную работу по совершенствованию отчётности, исключению громоздкой, непроизводительной работы, ненужной для оценки положения дел и принятия решений, статистической и иной отчётности.

Организацию контроля можно представить в виде определённой последовательности действий:

- определение целей контроля деятельности;

- планирование этой деятельности (выбор объектов, методов и форм контроля);

- подготовка к контролю;

- сбор фактического материала о состоянии таможенной деятельности, её динамике;

- подготовка выводов, вытекающих из анализа собранного материала;

- подготовка указаний, рекомендаций или предложений для корректирования управленческой и непосредственно таможенной деятельности;

- доведение выводов, рекомендаций и предложений до непосредственного исполнителя;

- определение сроков и форм контроля за исполнением указаний, рекомендаций и предложений.

Важным элементом контроля является "регулирование", призванное подчинять определённому порядку функционирование системы, улучшать и развивать взаимодействие её составных компонентов.

В любой социотехнической системе постоянно происходят изменения или её самой, или внешних условий, что ведёт, с одной стороны, к рассогласованию, несоответствию между её реальным и заданным состоянием, а с другой - к необходимости нововведений, новаторства в действиях субъекта и объекта управления. Если система (организация) не развивается, не совершенствуется, не растёт, то это ведёт к застою, отставанию в решении оперативно-служебных и социальных задач.

Применительно к контролю управления таможенной деятельностью "регулирование" отражает реакцию управляющей системы на отклонение хода оперативно-служебной деятельности от плана её протекания.

Подобные отклонения могут вызываться неучтёнными в плане возмущающими воздействиями внешней среды, а также недостатками в планировании. К регулированию прибегают и при изменении целей в ходе реализации главной задачи плана. Регулирование, как правило, носит активный характер и включает в себя такие операции, как принятие решений на регулирование, доведение решения в виде задач до исполнителей, организацию регулирования, проведение регулирования и проверку действенности регулирования.

Если же факторы по своему характеру таковы, что не поддаются регулировочному воздействию данной управляющей системы, то в работу вновь включается процесс планирования, т.е. изменяется план. Его либо корректируют, либо вырабатывают новый, обеспечивающий достижение поставленной цели в новых условиях.

В каждом таможенном органе и подразделении создается система контроля, которая обеспечивает возможность упорядочить связи между отдельными видами контроля, его методами и формами, различными уровнями контрольной деятельности, унифицировать технологию и технику контроля, повысить его результативность в целом.

Организовать систему контроля - значит установить объекты контроля; нормативно закрепить права, обязанности и ответственность контролирующих и контролируемых; определить технологию процесса контроля и технику контроля на каждом уровне управления.

Общим объектом контроля в управлении таможенной деятельностью является управленческая и непосредственно таможенная деятельность и её исполнители.

Вместе с тем этот общий объект контроля конкретизируется, исходя, прежде всего из уровня управления.

На каждом уровне управления в основном объекте контроля могут быть выделены определённые процессы или отдельные элементы, которые в свою очередь могут рассматриваться как самостоятельные объекты контроля. В качестве предмета контроля выступает состояние или поведение объекта контроля.

Технология контроля предусматривает контрольную информацию, а также, в каком виде (письменно или устно) и к какому сроку объект контроля подаёт её вышестоящему руководителю на каждом уровне управления.

Важным компонентом контроля является техника контроля, которая зависит от уровня управления, наличия соответствующих технических средств и возможностей их применения.

Определяя цели и задачи контроля руководитель таможенного органа должен определить: что контролировать, кто будет осуществлять контроль, как часто и где должны быть проведены контрольные операции, каковы лучшие методы контроля.

Заместители начальника таможенного органа и начальники отделов должны помочь руководителю таможенного органа разработать детальный план контроля, предусматривающий систематическую проверку состояния дел на всех участках, её очерёдность и сроки. Контролером выступает не только сам руководитель, но и его заместители, руководители структурных подразделений или специально назначенные для этого лица.

Планирование контроля включает конкретизацию и определение порядка выполнения задач контроля, т.е. что, где, в какой очерёдности и когда проверить, какими методами и с привлечением каких должностных лиц осуществить контроль, когда и в какой форме доложить начальнику таможенного органа.

План контроля должен быть увязан с планом работы таможенного органа, загрузкой исполнителей и графиком хода выполнения заданий. По-настоящему действенной является только контрольно-плановая система работ, предусматривающая учёт элементов контроля при разработке плана их выполнения.

Современная организационная и вычислительная техника позволяет поставить эту систему на новый уровень организационно-технических решений.

В принципе план контроля отличается от плана работы организации тем, что он систематически фиксирует внимание руководства исключительно на уязвимых местах процесса работы.

Руководитель любого структурного подразделения должен знать объём тех требований, которые он может и должен предъявить к своим подчинённым.

Руководитель таможенного органа должен иметь совершенно ясное представление об объёме работы во всех структурных подразделениях, о возможности выполнения её с оптимальными результатами, и наконец, о необходимой затрате рабочего времени на ту или иную работу как отдельным исполнителем, так и всем подразделением в целом.

Средства контроля определяются конкретными обстоятельствами - объектом, объёмом, периодичностью и исполнителями. Это может быть систематически организованная отчётность, финансовая отчётность, изучение документов и др.

В проведении регулярного контроля за ритмом и ходом служебной деятельности начальник таможенного органа должен полагаться на руководителей структурных подразделений, осуществляя в свою очередь контроль за их работой.

Таким образом, план контроля складывается из трёх разделов: самоконтроля работников, контроля непосредственными руководителями на местах и контроля руководителем таможенного органа.

Особо следует выделить, и это подчеркивает Федеральный закон «О таможенном регулировании в Российской Федерации» в ст.27, роль ведомственного контроля. Вышестоящий таможенный орган или вышестоящее должностное лицо таможенного органа в любое время в порядке ведомственного контроля вправе отменить или изменить не соответствующее требованиям таможенного законодательства Таможенного союза и (или) законодательства Российской Федерации, решение нижестоящего таможенного органа или нижестоящего должностного лица таможенного органа в сфере таможенного дела, а также принять любые предусмотренные таможенным законодательством Таможенного союза и (или) законодательством Российской Федерации меры в отношении неправомерных действий (бездействия) нижестоящих таможенных органов или нижестоящих должностных лиц таможенных органов в сфере таможенного дела.

Контроль будет эффективным только тогда, когда весь таможенный персонал будет заинтересован в высококачественном исполнении своих функциональных обязанностей.

Для обеспечения сотрудничества всех подчинённых в организации контроля могут быть полезными следующие рекомендации:

Необходимо обеспечить заинтересованность коллектива в достижении поставленных целей. Эффективный контроль практически невозможен до тех пор, пока каждый исполнитель не знает конкретных целей подразделения и не работает сознательно для достижения этих целей. Когда весь персонал таможенного органа знает, что от него ждут, как были определены ему задания, почему были введены те или иные нормативы и какую пользу он извлечёт от их выполнения, только тогда будет обеспечена его заинтересованность. Для реализации этого условия необходимо сочетать методы руководства и средства воздействия на мотивы поведения исполнителей.

Для эффективного контроля необходимы эффективные коммуникации. Плохие результаты работы подразделения часто объясняются плохими коммуникациями. Персонал таможенного органа нередко совершает ошибки, потому что не знает, что им делать и как выполнять задания.

Персонал таможенного органа должен постоянно информироваться об используемых средствах и методах контроля, почему и как они используются.

Выполнение намеченных задач контроля достигается сочетанием различных методов. Они сочетаются по времени так, чтобы вопросы первостепенной важности, интересующие начальника таможенного органа, могли быть проверены различными методами одновременно или в разное время и чтобы не получилось длительного отрыва руководителей структурных подразделений от управления ими.

Определяя сроки и участников контроля, необходимо учитывать, что не всегда есть возможность установить особое время и выделить специальную группу только для контроля.

В ФТС России ведётся постоянная работа по совершенствованию контроля. Решение этой задачи обеспечивается совершенствованием видов, методов и форм контрольной деятельности, наличием действенной и постоянно совершенствуемой системы контроля, созданием у всех участников таможенной и управленческой деятельности позитивного, заинтересованного, конструктивного отношения к контролю.

Завершая рассмотрение важнейшей функции управления таможенной деятельностью - контроля, необходимо подчеркнуть, что при его осуществлении необходимо соблюдать следующие требования:

контрольная деятельность должна быть постоянной для каждого субъекта управления и вестись с учётом конкретных особенностей оперативной таможенной обстановки и условий работы данного таможенного органа, подразделения или конкретного исполнителя;

контрольная деятельность всегда целенаправленна и сосредоточена на главном в работе таможенного органа;

контрольная деятельность должна воспитывать у исполнителей творческий подход к делу, предполагающий инициативу и ответственность при выполнении принятых управленческих решений;

внедрение положительного опыта в таможенную деятельность.

Как структура, созданная государством, таможенные органы должны быть надёжным регулятором внешнеторговой деятельности и гарантом соблюдения таможенного законодательства. Как участник операций внешнеторговой деятельности таможенные структуры должны обеспечивать такое качество своей деятельности, чтобы для законопослушного участника ВЭД совершение таможенных операций и таможенный контроль были естественным этапом общественных отношений, возникающих в процессе или по поводу перемещения товаров и транспортных средств через таможенную границу. Именно такую гармонию и должен обеспечивать функциональный подход к управлению таможенной деятельностью.

6. Процессно-ориентированный подход к управлению деятельностью таможенных органов

Управление деятельностью таможенных организаций, построенных по функциональному принципу (рис. 6.1), предполагает наличие проблем, связанных с возникновением вертикальных и горизонтальных преград (функциональных, организационных, межличностных, информационных).

Необходимость преодоления этих проблем настоятельно требует перехода к управлению на основе процессно-ориентированного подхода. Предлагаемый подход позволяет уменьшить число уровней иерархии и объединить ряд частных функциональных подзадач в рамках целостного охвата задачи управления таможенной деятельностью (рис.6.2). При этом каждый исполнитель отвечает за свою часть задачи и осуществляет самоконтроль. Как следствие упрощается и ускоряется технологический процесс при оптимизации всех видов ресурсов.

Основные различия этих двух подходов проявляются через компоненты, из которых состоит таможенная организация: место организационной структуры, организация процессов и организация руководства заняли процессы руководства, таможенные и вспомогательные процессы. Претерпела изменения и информационно-коммуникационная система. Кроме того, переход от функциональной ориентации к ориентации на процессы предполагает действия в двух основных направлениях: интеграцию ответственности по вертикали и интеграцию функций по горизонтали.

При этом, интеграция ответственности проявляется в готовности руководителей таможенных органов к изменениям, делегированию полномочий, а интеграция функций - в выстраивании управляемых процессов, их оптимизации путём сокращения избыточности, упрощения функций. Ответственность и функции при таком подходе интегрируются в рамках процессов управления и технологических процессов.

Таким образом, на смену функционально-ориентированной концепции организации, в которой руководитель противопоставляется таможенному персоналу, а структура - таможенным операциям, приходит целостная процессная стратегия. К компонентам целостной стратегии относят:

- ориентацию на участников ВЭД;

- ориентацию на персонал таможенных органов;

- ориентацию на процессы.

Для успешной адаптации к динамичным изменениям внешней среды с одновременным улучшением качества совершения таможенных операций и таможенного контроля необходимо, чтобы персонал таможенных органов осуществлял свои действия в рамках простых и прозрачных организационных процессов. При этом должностное лицо таможенных органов ставится в центр процесса. Именно он отвечает за свои действия, сам их контролирует, решает проблемы, возникающие при осуществлении таможенной деятельности в рамках делегированных полномочий, и оптимизирует эти процессы путём совершенствования и ускорения таможенных операций.

Процессы, в зависимости от связанных с ними функций, подразделяются на:

1) основные процессы, которые являются стратегически важными для организации, ориентированные на её цели, относящиеся к её ключевой компетенции и обеспечивающие соответствие между фактическими и запланированными результатами таможенной деятельности;

2) процессы руководства, заключающиеся в определении целевых показателей, выдаче указаний по оценке результатов для ранее заданных основных процессов. При этом процесс отражает точку зрения руководителей таможенных структур на основные процессы; предполагает применение определённых стратегий и методов; приобретение, накопление управленческого опыта;

3) вспомогательные процессы, которые обеспечивают необходимую поддержку основных процессов (например, управление таможенным персоналом, техническое обслуживание технических средств таможенного контроля (ТСТК), поддержка информационной инфраструктуры и проч.).

Развитие модели процесса идёт в направлении всё более широкого охвата задач организации. При этом, ряд задач, решаемых в рамках таможенных процессов, распространяется не только на данную таможенную структуру, но и на другие организации прямо или косвенно взаимодействующие с ней. Таким образом создаётся эффект синергии, что и позволяет всем участникам внешнеторговой деятельности повышать результативность своей деятельности при одновременном сокращении задействованных ресурсов.

Структура деятельности таможенных органов строится по иерархическому типу: деятельность, подвиды деятельности и составляющие их процессы (рис. 6.3). Реализацию каждого из этих процессов можно оценить с помощью соответствующих показателей. Для объединения показателей в единую систему видам, подвидам и показателям деятельности присваиваются весовые коэффициенты, определяемые их приоритетностью.

Так, например, таможенная деятельность имеет наивысший весовой коэффициент, вследствие обусловленности необходимости решения конкретных задач по организации собственно таможенной деятельности. К ним относятся процессы:

- деятельность по СТО и ТК, т.е. целенаправленный вид деятельности, объектом которого являются структурные подразделения и должностные лица таможенных органов, задействованные в процессе совершения таможенных операций и таможенного контроля;

- правоохранительная деятельность, т.е. деятельность структурных подразделений и сотрудников, осуществляющих комплекс мероприятий по борьбе с преступлениями, отнесенными к их компетенции, с нарушениями таможенных правил, управление оперативно-розыскной деятельностью таможенных органов и организацией службы таможенной охраны;

- экономическая деятельность, т.е. деятельность, объектом которой являются структурные подразделения и персонал таможенных органов, осуществляющий таможенно-тарифное регулирование, определение таможенной стоимости, взимающие таможенные платежи, осуществляющий валютный контроль и ведущий таможенную статистику;

- деятельность по правовому регулированию, т.е. деятельность, которая рассматривает вопросы управления сотрудниками, осуществляющими правовое регулирование таможенного дела, относящееся к компетенции таможенных органов;

- деятельность по научно-техническому обеспечению и развитию, т.е деятельность структурных подразделений и учреждений, способствующая повышению эффективности таможенного дела.

Финансово-экономической деятельностью - это вид деятельности, объектом которого являются структурные подразделения и персонал таможенных органов, обеспечивающие финансово-экономическую деятельность таможенных органов. К ним относятся процессы:

- финансовой деятельностью, которая обеспечивает оперативно-служебную деятельность таможенных органов финансовыми ресурсами. Она способствует повышению финансовой эффективности деятельности таможенных органов, а также механизмов стимулирования персонала таможенных органов и учреждений для целесообразного и экономного расходования выделенных ассигнований;

- бухгалтерская деятельностью, которая является учётным и контролирующим процессом таможенной деятельности.

Административно-хозяйственная деятельность включает процессы: административную деятельность; деятельность направленную на развитие таможенной инфраструктуры и капитальное строительство; деятельность по материально-техническому обеспечению.

Социальная деятельность предназначена для решения задач, связанных с подготовкой, подбором и расстановкой кадров таможенных организаций и учреждений, а также обеспечением гигиенических условий их труда и отдыха. К ним относятся процессы:

- кадровая деятельность, которая призвана удовлетворять потребности оперативно-служебной деятельности таможенных органов в высококвалифицированных кадрах всех направлений деятельности;

- трудовая деятельность и социальное обеспечение, включающее разработку мероприятий по созданию безопасных, нормальных психофизиологических, санитарно-технических условий труда, повышению культуры служебной деятельности, а также решение задач бытового и социального обеспечения;

- психолого-андрагогическая деятельность, которая направлена:

а) на групповое и индивидуальное воспитание; формирование воспитательного потенциала коллектива и управление им; обучение и профессиональное совершенствование объектов управления;

б) на социально-психологическое развитие коллектива; формирование и совершенствование личности членов коллектива.

Все перечисленные виды деятельности, подвиды деятельности и составляющие их процессы образуют содержательную, функциональную часть механизма управления таможенной деятельностью.

Базисом для построения модели управления таможенной деятельностью на основе процессно-ориентированного подхода является разработка основополагающих принципов, реализация которых позволит упорядочить процессы и устранить избыточные процедуры, избежать представления избыточного количества идентичной информации, реализовать принцип «одного окна», сократить сроки исполнения, определить чёткую ответственность руководителей таможенных органов и структурных подразделений за соблюдение ими требований административных регламентов.

Таблица 6.1 Принципы процессно-ориентированного подхода к управлению деятельностью таможенных органов

Принцип	Описание принципа
Принцип выстраивания цепи процессов	Таможенные процессы определяются административными регламентами государственных функций и выстраиваются в жёсткой порядковой и временной последовательности
Принцип горизонтального сжатия	Таможенные процессы необходимо объединять в целостные блоки, устранять дублирование функций, тем самым повышая результативность деятельности таможенных органов
Принцип вертикального сжатия	Наделение персонала таможенных органов более широкими полномочиями в части принятия решений, что сокращает время таможенных операций и повышает эффективность таможенной деятельности
Принцип минимизации количества согласований	Многочисленные согласования представляют собой избыточную форму контроля и нарушают одно из важных требований, предъявляемых к нему, - требование экономичности
Принцип уменьшения количества проверок и управленческих воздействий на персонал таможенных органов	Многочисленные проверки и избыточное управленческое воздействие на объект управления существенно снижает действенность управленческого контроля и экономичность по затрачиваемым усилиям

Одним из основных показателей эффективности деятельности таможенных органов является время выполнения таможенных операций. Сокращение времени СТО и ТК приводит к ускорению товарооборота во внешней торговле и снижению издержек участников ВЭД и, в конечном счёте, к снижению стоимости товаров на внутреннем рынке и более полному удовлетворению его потребностей.

Таким образом, предлагаемые принципы позволяют более рационально выстраивать сами организационные процессы, составляющие существо таможенной деятельности, и более эффективно управлять ими.

Динамично изменяющаяся внешняя среда требует от современной организации таможенной деятельности адаптивности, обеспечивающей её эффективности применительно как к текущему состоянию, так и стратегической перспективе. В рамках этого процесса осуществляется анализ совокупности вариативных факторов и сил внешней среды прямого и косвенного воздействия, влияющих на деятельность таможенных органов, в целях принятия обоснованных решений и составления планов применительно к процессам руководства, основных и вспомогательных процессов.

Оценка сил и факторов внешней среды неразрывно связана с познанием её сущности и содержания, а также предвидением возможных результатов её развития. Итогом этого является приобретение новых знаний о внешней среде, умение объяснить факты и события, возникающие в процессе таможенной деятельности, уяснение места и роли отдельных сил и факторов в её формировании, а также прогнозирование её развития.

В процессе оценки приобретаются не только новые знания, но и способность удовлетворять информационные потребности таможенных подразделений.

Оценка внешней среды неизменно включает в себя социально-экономическую направленность рассмотрения результатов и динамики развития. Она является ядром, стержнем информационного обеспечения управления таможенной деятельностью. Цели её проведения должны быть увязаны, согласованы и подчинены практическим потребностям управленческих звеньев. Научный подход к оценке обеспечивается соблюдением определённых требований, таких как: объективность, научность оценки; умение выделять основное звено; творческий подход к оценке; непрерывность процесса оценки; преемственность в оценке.

Оценка внешней среды проводится по общим и частным критериям, т.е. по признакам, на основании которых проводится оценка, определение или классификация чего-либо. Посредством общих критериев оценивается степень воздействия социально-экономических, правовых и оперативных факторов. интеграция таможенный государственный управленческий

Динамика воздействия социально-экономических факторов может проявляться в повышении или понижении активности противозаконной деятельности участников ВЭД, в изменении задач и организационной структуры таможенных органов, в изменении правовых режимов таможенной деятельности и защиты экономических интересов Российской Федерации.

Правовой фактор оценивается по следующим критериям: какие правонарушения совершает участник ВЭД; какие правовые инструменты используются правоохранительными органами; имеется ли необходимость дальнейшего совершенствования правовой базы режимов в интересах обеспечения экономической безопасности.

Оперативными факторами являются: уровень стратегии и тактики таможенной деятельности на момент оценки; изменения, происходящие (произошедшие) в формах и методах борьбы с нарушениями таможенных правил и контрабандой; изменения, происходящие (произошедшие) в потребностях таможенных органов для решения служебных задач.

Частные критерии используются для проведения оценки элементов внешней среды. Оценка нарушений таможенных правил проводится, исходя из его реальных и потенциальных возможностей по нанесению экономического ущерба интересам РФ и общества, характера и направленности этих нарушений.

При оценке своих сил и средств, а также возможностей других правоохранительных органов и ведомств, учреждений и организаций таможенными органами анализируется:

- надёжность системы мер в целом и её отдельных звеньев;

- эффективность (результативность) таможенной деятельности;

- возможности (реальные и потенциальные) решать оперативно-служебные задачи по предотвращению нарушений таможенных правил и контрабанды.

При оценке общегосударственных мер по обеспечению экономической безопасности и защите экономических интересов РФ анализируется:

- выполнение общегосударственных мер государственными органами, должностными лицами и участниками ВЭД;

- надежность и действенность обеспечения общегосударственными мерами борьбы с нарушениями таможенных правил и контрабандой.

Оценка элемента "среда", с точки зрения противоборствующих сторон, и влияния одних и тех же условий среды на реализацию задач и достижение результатов, к которым стремится каждая из сторон, проводится по взаимообусловленному критерию.

Надёжность таможенной деятельности в целом или отдельных её звеньев оценивается:

- степенью готовности к выполнению повседневных задач и к борьбе с противоправными действиями участников ВЭД (своевременность выявления, предупреждения и пресечения противоправных действий);

- своевременностью выявления и устранения причин и условий, могущих привести к нарушению таможенного законодательства;

- оптимальностью расстановки сил и средств.

С точки зрения периодичности оценка внешней среды может быть ретроспективной, текущей, итоговой и прогностической.

Ретроспективная оценка, как правило, осуществляется информационно-аналитическими подразделениями в ходе проведения ими аналитических исследований.

Текущая оценка вырабатывается и формулируется в ходе повседневной практической деятельности таможенных органов и подразделений. Она характеризует повседневные факты, проблемы, события и процессы оперативной служебной обстановки.

Итоговая оценка характеризует результаты деятельности таможенных органов и подразделений по определённой линии деятельности или в целом.

Прогностическая оценка характеризует состояние и динамику развития среды в будущем. Она раскрывает возможности появления в таможенной оперативной служебной обстановке (ТОСО) новых свойств и состояний.

Результаты оценки TOCO носят обязательный и рекомендательный характер.

Обязательными для исполнения являются результаты оценки ТОСО, сформулированные в решениях коллегии ФТС России и РТУ, приказах, указаниях и распоряжениях ФТС России, РТУ и таможен. Они предписывают подчинённым таможенным органам принимать вполне определённые решения и планы, учитывать в процессе работы те или иные конкретные события, факты, процессы, совершать те или иные действия.

Рекомендательными для использования в управлении являются результаты оценки среды, сформулированные в обзорах, бюллетенях, справках о результатах проведенных аналитических исследований, прогнозах. Они позволяют таможенным органам и подразделениям учитывать в работе те или иные конкретные факты и события, указывают на целесообразность использования тех или иных форм, методов деятельности в определённых ситуациях, отражают возможности, которыми правонарушители могут воспользоваться в складывающейся обстановке.

Для достижения стратегических целей происходит структурное и процедурное упорядочение процессных элементов, совершенствование процессов в целом и интеграция принципов организации руководства, организационной структуры таможенных органов и организации таможенной деятельности. В рамках процессов руководства определяются стратегические целевые установки, культура (социальные нормы, установки, шаблоны поведения, ритуалы) и оценка результатов. Применительно к организационной структуре происходит децентрализация структур с передачей ответственности и полномочий исполнителям, которая в сочетании с простыми, эффективными и ориентированными на качество процессами оказывает общее положительное влияние на процессы руководства, таможенные и вспомогательные процессы.

Стратегия процессного подхода формируется для трёх сфер (ориентация на участников ВЭД, на таможенный персонал и на таможенные процессы), при этом главное внимание сосредоточено на процессах, представленных в специфической для таможенных органов модели организационных процессов. Как результат, применительно к каждой из сфер, формируется управленческое решение.

Управленческие решения в таможенных органах выполняют направляющую, организационно-координирующую, методическую и воспитательно-педагогическую роль, и их можно классифицировать по следующим признакам: функциональное содержание решения, организация разработки, продолжительность реализации, сфера действия, широта проблематики, причины возникновения, иерархия системы управления, организационное оформление, методы разработки.

Выделим основные признаки.

По функциональному содержанию классификация решений предполагает наличие решений, касающихся как одной, так и нескольких функций управления. Во втором случае, как правило, выделяется доминирующая функция управления.

Суть управленческих решений, выделенных по признаку организации их разработки, состоит в следующем:

- единоличные решения - решения разрабатываемые и принимаемые руководителем без согласования и обсуждения их в коллективе или с отдельными лицами. Как правило, эти решения не затрагивают принципиальных проблем развития системы управления. Это оперативные решения, касающиеся отдельных частных вопросов. Содержательная значимость их определяется главным образом уровнем централизации управления;

- коллегиальные решения - решения, разрабатываемые группой специалистов и принимаемые (утверждаемые) группой соответствующих руководителей (коллегия, совет и т.д.). Эти решения отличаются многоаспектным содержанием. Важным здесь является то, что коллегиальные решения не должны вступать в противоречие с системой личной ответственности руководителей различных рангов за их реализацию;

- коллективные решения - решения, разрабатываемые и принимаемые на общих собраниях трудового коллектива всеми участниками независимо от служебного положения и характера работы. Чаще всего такие решения принимаются или отвергаются путём голосования. Они, как правило, затрагивают интересы всего коллектива или касаются принципиальных вопросов функционирования и развития системы управления в целом. Эта форма получила широкое развитие в период демократизации всех сфер жизни нашего общества и гласности.

Среди перечисленных классификационных признаков важным также является причина возникновения решения. Анализ всех квалификационных групп решения, выделенных по этому признаку (программные решения, решения по предписанию вышестоящих органов, инициативные и ситуационные решения), показывает, что их соотношение характеризует стиль управленческой деятельности. Отсутствие инициативных решений характеризует догматический подход руководителя к своим обязанностям. Большое количество ситуационных решений свидетельствует о неустойчивости функционирования управляемой и управляющей систем, вызванного недостатками управления.

Требования, предъявляемые к управленческому решению:

1. Соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства.

Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодательством и Правительством РФ. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, а значит принимать решения об их осуществлении можно только с учётом политической и социально-экономической обстановки и их последствий.

На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования - глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.

2. Объективность решения означает учёт в нём существующих в данный момент всех связей и отношений таможенной деятельности, а также закономерностей этой деятельности.

Объективность решения во многом определяется также уровнем профессиональной и теоретической подготовки руководителя, знанием им принципов таможенной деятельности. Она также зависит от полноты, всесторонности исходных данных при формировании решения. ,

3. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуаций.

Цели и задачи стратегического решения не могут и не должны выходить за рамки, ограниченные сверху потенциальными возможностями, снизу - фактически достигнутым уровнем реализации таких возможностей.

На практике при принятии решений встречаются две крайности: излишний оптимизм и чрезмерная осторожность, перестраховка. Обе крайности можно преодолеть, повысив аналитический уровень управленческой деятельности и увеличив ответственность за реальные конечные результаты деятельности.

Оптимальность решения обеспечивается соблюдением ряда следующих по отношению к ней частных требований, таких как: правильное отражение в решении компетенции принимающего его субъект управления; отражение в решении мнений заинтересованных лиц; своевременность решения; конкретность и гибкость решения; соответствие формы решения его содержанию.

В решении должна быть правильно отражена компетенция принимающего его субъекта управления. Речь идет о том, что решение должно приниматься лицом, которое наделено для этого соответствующими полномочиями. Субъект управления не имеет права превысить свои полномочия, подменять нижестоящих в иерархии подчинённых лиц в том, что они обязаны и в состоянии решать самостоятельно.

В решении должны быть отражены мнения заинтересованных лиц. Одно дело - принятие решения, а другое - его выработка, в процессе которой могут участвовать весь заинтересованный персонал таможенного органа: непосредственные исполнители; лица, ответственные за обеспечение его выполнения или хорошо знающие решаемую проблему. Речь идет о коллегиальности выработки решения, суть которой выражена в формуле: "обсуждение - сообща, а ответственность - единолична". Подлинно коллективной и продуктивной работе над решением чужды показной демократизм, парадность обсуждения, давление на участников. Ценность каждой точки зрения должна определяться её действительной разумностью.

Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения, внесения изменений в технологические схемы и др.

Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств её персонала. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения вопроса.

Вместе с тем не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям. Своевременность управленческого решения характеризуется тем, что она позволяет преодолеть, а ещё лучше предупредить возникновение противоречия на ранней, начальной стадии.

Важным качеством, которое характеризует решение, является его экономичность.

Решения должны быть конкретными и гибкими.

Конкретность - это чёткая определенность содержания решения. Особенно важна чёткость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями.

Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путём выработки принципиальной линии поведения должностных лиц с представлением определённого простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.

Форма решения должна соответствовать его содержанию. Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий персонала, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений, заданий, поручений и проч.

Формирование решения - это логико-мыслительный, эмоционально-психологический, информационный, организационно-правовой процесс, выполняемый персоналом таможенных органов в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

Для этого процесса характерными являются следующие операции:

- информационные, связанные со сбором, хранением сведений, необходимых для формирования решения;

- логико-мыслительные, предусматривающие умственную переработку исходных и хранящихся в памяти сведений;

- организационные, охватывающие такие действия, как подбор, расстановку, инструктаж конкретных лиц, привлекаемых к выработке решения, согласование подготовленного проекта заинтересованными лицами.

С точки зрения последовательности действий весь процесс формирования решения можно представить в виде совокупности трёх относительно самостоятельных этапов:

- определение проблемы (задачи) и проблемной ситуации;

- выработке вариантов действий;

- выбор наилучшего варианта и принятия решения.

На первом этапе необходимо выделить особенности определения проблемы, т.к. во-первых, проблема может задаваться извне, например в результате:

- получения решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется принять частичное, более конкретное решение на своем уровне;

- поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений, организаций и частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;

- постановки нижестоящими уровнями конкретных практических вопросов и проблем.

Во-вторых, проблема выявляется самостоятельно исполнителем на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело.

Вслед за определением проблемы, изучением и прогнозированием проблемной ситуации возникает вопрос, как, какими путями можно решать данную задачу.

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приёмы определения предположительных действий, как декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учёт гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Декомпозиция проблемы - предполагает выделение в выдвинутой проблеме составляющих её подпроблем.

Выдвижение параллельных задач сводится к тому, чтобы реализуя проблему, решить, можно ли складывающуюся ситуацию одновременно использовать для решения другой проблемы.

Определение ключевых подзадач - предусматривает отыскание в общем ряду таких подзадач, которые максимально приближают к решению всей проблемы, либо являются наиболее трудоёмкими, либо в наибольшей степени влияют на решение всех других подзадач.

Соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами по праву считается одном из важнейших приёмов выработки решений, а по сути своей означает вопрос о ресурсах, необходимых для решения проблемы в целом и её частностей. Чтобы достичь должной адекватности задач и средств, надо уяснить, какими ресурсами располагает структурное подразделение таможенного органа, насколько имеющиеся ресурсы соответствуют предъявляемым требованиям (по количеству и качеству).

Аналогия предполагает учёт опыта практической реализации задач, сходных с подлежащей решению, причём опыта как положительного, так и отрицательного. Ведётся сравнение того, что было, с тем, что предстоит сделать, и на этой основе отыскиваются действия, которые можно повторить или которые повторять не следует.

Использование прогнозов развития ситуаций предполагает учёт возможных изменений исходных обстоятельств независимо от будущего решения и предстоящих действий исполнителей. Иначе говоря, следует задуматься над тем, как могут развиваться события без вмешательства персонала таможенного органа и что в связи с этим следует предпринять.

Определение и учёт гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий означает отыскание ответа на вопрос о том, к чему могут привести вырабатываемые действия и как на это следует реагировать.

Выбор наилучшего варианта и принятия решения проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.

Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотношение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероятность их наступления.

Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля субъекта помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый уровень его гибкости, уточняющая форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению.

...