Управление таможенной деятельностью

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело.

Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота таможенных органов занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

Все документы, оформляемые в таможенных органах, можно разделить на две большие группы. Первая группа связанна с документальным оформлением административных и управленческих процессов в системе таможенных органов. Вторая группа - это документы профессионального толка, оформляемые при осуществлении той или иной функции таможенных органов (таможенного контроля, взимания таможенных платежей, правоохранительных функций и др.).

В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, федеральной таможенной службы или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности ГСДОУ, рассматривают в качестве базового объекта документооборот таможенного органа как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Документооборот в таможенных органах состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями и структурных подразделений, должностными лицами) и пунктами технической обработки документов.

Поступающие в таможенный орган документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате образуют единый поток исходящей документации. Кроме того, в таможенных органах, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, образующихся в ходе выполнения основных функций таможенных органов России:

- документы процедур совершения таможенных операций и таможенного контроля, например декларации на товар, транзитные декларации, документы контроля доставки товаров, акты осмотра, акты досмотра и ряд других документов;

- документы, сопровождающие возбуждение и производство по делам о нарушениях и преступлениях в таможенной сфере, например, постановления о возбуждении дел, протоколы и другие специальные документы;

- документы ведения таможенной статистики, связанные с обработкой единого массива деклараций на товар, публикацией статистических бюллетеней и сводок;

- финансово-бухгалтерское делопроизводство связаное с ведением документов, сопровождающих выдачу денежного и вещевого довольствия, оборот денежных средств на лицевых счетах таможенных органов, финансовое планирование и отчетность, учет материальных ценностей;

- документы в сфере таможенных экспертиз, оформляют обращение таможенных органов для проведения экспертных исследований.

Документационное обеспечение административными и управленческими процессами в системе таможенных органов обеспечивается тремя большими группами документации:

· организационно-распорядительная документация;

· справочно-информационная документация;

· документация по личному составу.

Организационно-распорядительная документация - самая многогранная область, включающая в себя оформление постановлений, распоряжений, приказов, решений, положений, инструкций, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности таможенных органов и организаций ФТС России.

Большинство документов, создаваемых таможенными органами и учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К этой группе документов относятся: акты, протоколы, докладные и объяснительные записки (рапорты), справки, доклады, а также корреспонденция, такая как письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и др. Сюда же можно отнести переписку между таможенными органами и организациями ФТС России, другими государственными органами, сторонними организациями и участниками внешнеторговой деятельности.

Планово-отчетная документация призвана способствовать реализации таких функций управления в системе таможенных органов, как планирование и контроль. Планирование - важнейшая функция управления, которая связана с выработкой целей и задач деятельности таможенных органов, как на долгосрочный, так и на краткосрочный период. Цели и задачи фиксируются в таких плановых документах, как программы, планы, графики. Отчетная документация позволяет реализовать управленческую функцию контроля. В ее состав входят разнообразные отчеты по основным видам деятельности таможенного органа.

Документация по личному составу связана с ведением кадрового учета в таможенных органах: оформление и передача в архив личных дел, трудовых книжек, учетных форм, протоколов заседаний аттестационной комиссии, представлений и т.д. Это сфера изучения кадрового делопроизводства, которое в таможенных органах имеет свои особенности.

Если продолжить систематизацию административно-управленческих документов таможенных органов, взяв за основу факт выполнения тем или иным документом определенной функции управления, из перечисленных групп можно выделить несколько систем документации, каждая из которых выполняет свой особый набор задач.

1) Система организационно-правовой документации

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам таможенных органов относятся: Дисциплинарный устав таможенной службы России, положения о таможенном органе (Положение о Федеральной таможенной службе, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16 сентября 2013 г. № 809, Общее положение о региональном таможенном управлении, утвержденное Приказом ФТС России от 12.01.2005 № 7, Положение о Центральной базовой таможне и др.), штатное расписание, положения о структурных подразделениях таможенного органа (Положение о Главном управлении организации таможенного оформления и таможенного контроля ФТС России, Положение об отделе кадров Центральной таможни, Положение о службе документационного обеспечения Минераловодской таможни и др.), коллегиальных и совещательных органах (Положение о коллегии Федеральной таможенной службы), регламенты работы, регламенты предоставления государственных услуг и выполнения государственных функций, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности таможенного органа (например, Инструкция о действиях должностных лиц таможенных органов при проведении таможенного контроля в форме таможенной проверки), должностные инструкции сотрудников таможенных органов.

Наиболее разнообразную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности таможенного органа (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных сотрудников таможенных органов, инструкция по делопроизводству и работе архива таможенного органа).

2) Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность таможенной системы в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Выделяют плановые документы стратегического масштаба, которые задают цели и задачи деятельности на продолжительный период. Для таможенной системы это Целевая программа развития таможенной службы, которая планирует основные задачи деятельности на четыре года. В настоящий период действует более долгосрочный плановый документ Стратегии развития таможенной службы Российской Федерации до 2020 года, утвержденный Постановлением Правительства России в 2012 году.

Плановые документы тактического значения, как правило, на основе целевых установок стратегических планов, устанавливают общие показатели по таможенному органу в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем таможенного органа или коллегиальным органом (коллегией ФТС, РТУ). На основе плановых документов тактического характера готовятся оперативные плановые документы, например планы работы конкретных подразделений, которые утверждаются руководителем структурного подразделения.

3) Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц таможенного органа.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. В таможенных органах это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. В ходе единоличного принятия решения оно фиксируется в приказе, распоряжении или указании. Если управленческое решение принято коллегиально, то оно оформляется такими документами, как постановления, решения.

Распорядительные документы могут издаваться по всем видам деятельности таможенного органа и оформляются в соответствии с определенными правилами.

4) Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью таможенных органов. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчётной документации представлена такими видами документов, как отчёт, справка (отчётного характера). Бухгалтерские отчёты принято называть балансом. Система отчётной документации является весьма сложной по составу - включает по меньшей мере три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчётности, систему ведомственной отчётности и внутриучрежденческую отчётность. Функцией таможенных органов является ведение таможенной статистики. Таможенная статистика выступает основой формирования статистики внешнеторговой деятельности, которая является частью государственной статистики. Отчётные документы в таможенных органах формируются за определённый прошедший период, как правило, это квартал, полугодие, год.

5) Система информационно-справочной документации

Управленческие функции реализуются в деятельности таможенного органа через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия "предрешения"), состоящая из сбора информации, её анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от ранее рассмотренных. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.

Информация о положении дел в системе таможенных органов может поступать из различных источников: от подразделений таможенных органов, отдельных сотрудников или должностных лиц, околотаможенных структур и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным является выделение их в самостоятельную систему документации.

6) Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договора со сторонними организациями по различным вопросам технического, информационного, образовательного и иного обслуживания, а также по вопросам материально-технического снабжения таможенных органов заключаются в рамках системы государственных контрактов. В целях повышения эффективности договорно-правовой работы в таможенных органах России ФТС разработало и утвердило форму государственного контракта, которая используется при оформлении договорных отношений таможенных органов с другими организациями. Решение о заключении договора принимает начальник таможенного органа. Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объём документопотоков, но и их цикличность. С учётом этих факторов организуется вся работа подразделений документационного обеспечения управления, определяется штатный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в таможенном органе, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Важнейшей функцией управления является контроль исполнения документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, подчинённых таможенных структур, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

- контроль своевременности исполнения поручений и документов;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Многоуровневый контроль на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба документационного обеспечения управления, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста осуществляют сотрудники, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объёме контрольных документов, специального подразделения.

В процессе контроля исполнения документов основными задачами являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

- обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате подразделения документационного обеспечения управления. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективности.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные системе управления таможенной деятельности и имеющие конкретные сроки исполнения. Типовые сроки устанавливаются ведомственными подзаконными актами.

Организация деятельности любого органа государственной исполнительной власти основана на своевременном принятии управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что иногда отодвигает на задний план основное содержание функциональной деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах исполнительной власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.

В результате автоматизации делопроизводственных процессов в государственных органах исполнительной власти, в том числе в таможенных органах:

- уменьшаются сроки подготовки и исполнения документов;

- создаются и автоматически поддерживаются базы (архивы) нормативных и распорядительных документов;

- уменьшается количество рутинных операций, а значит, сотрудники получают возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления;

- повышается качество подготовки управленческих решений;

- уменьшается количество документов, местонахождение которых неизвестно;

- процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии;

- появляется стимул и возможности для совершенствования структуры организации.

В период интенсификации всех процессов в обществе и развития информатизации традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными. По подсчетам экспертов, порядка 15% бумажных документов при работе теряются, а на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными проблемами.

Коллективная работа с документами требует выполнение операций по копированию и размножению документов, доставке их в различные структурные подразделения, проведению специальных совещаний с ознакомительной целью, что отнимает немалое количество рабочего времени. Другая процедура, которая отнимает немало времени, - поиск необходимой информации по запросу. Тогда как при работе с электронными документами время поиска документа, а следовательно, время ответа на запрос значительно сокращается.

По экспертным оценкам, применение электронного документооборота в организациях способствует росту производительности труда сотрудников на 25- 50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%.

В настоящее время активно идет процесс внедрения электронных систем управления документооборотом в государственные учреждения. На развитие информационных систем ФТС России израсходовано более 440 млн. долл. По мнению представителей ФТС, развитие информационных систем приносит косвенный доход в бюджет, основанный на экономии временных и материальных ресурсов. Нормативная правовая база для создания и развития системы электронного документооборота в таможенных органах насчитывает более 300 различных действующих подзаконных актов (приказов, писем, инструкций т.д.).

Существующая система документооборота в таможенных органах состоит из двух взаимосвязанных блоков: общего документооборота и специального.

Общий документооборот, в свою очередь, делится на внутренний и внешний. Внутренний предполагает циркуляцию документов только в пределах таможенной системы, при внешнем - обмен документами происходит с другими государственными органами, физическими и юридическими лицами. Данный вид документооборота присущ практически всем органам государственной власти, органам местного самоуправления и организациям различных видов собственности.

Специальный документооборот связан непосредственно с выполнением основной функции таможенных органов, которой является таможенное оформление и таможенный контроль товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу РФ. При дигитализации Дигитализация (Digitalisation) - перевод информации в цифровую форму. этих видов документооборота, т.е. переводе их в электронную форму, их деление остается прежним.

Основными субъектами электронного документооборота в таможенной сфере выступают органы государственной власти, физические и юридические лица, как осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, так и взаимодействующие с таможенными органами в целях обеспечения соблюдения прав и законных интересов личности, общества и государства.

К таким органам и организациям относятся:

- непосредственно сами таможенные органы и их сотрудники;

- участники внешнеэкономической деятельности;

- субъекты околотаможенной сферы: таможенные представители, таможенные перевозчики, владельцы складов и магазинов беспошлинной торговли, физические и юридические лица;

- организации финансово-кредитной сферы: ЦБ РФ, коммерческие банки, страховые компании;

- правоохранительные органы: прокуратура, органы внутренних дел, органы федеральной службы безопасности и т.д.

В настоящее время в таможенных органах компанией Optima Integration внедрена автоматизированная система электронного документооборота (АС ЭДО), которая позволит усовершенствовать процессы документационного обеспечения управленческой деятельности в таможенных органах.

Целями внедрения в систему таможенных органов АС ЭДО стали:

1) создание в таможенных органах на основе системы управления потоками работ и организации защищенного документооборота OPTIMA-WorkFlow современной полнофункциональной системы электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи;

2) автоматизация делопроизводства, процессов создания, обработки, хранения документов и информационного обмена между таможенными органами;

3) повышение эффективности управления деятельностью таможенных органов и улучшения исполнительской дисциплины.

Электронный документооборот ФТС России на платформе OPTIMA-WorkFlow объединяет в единый делопроизводственный цикл все структурные подразделения ФТС России, а также таможенные органы и подведомственные организации, создавая полнофункциональную электронную систему управления документооборотом.

С использованием автоматизированной системы электронного документооборота (АС ЭДО) в таможенных органах осуществляется полный цикл обработки и исполнения документов: от их создания или поступления в таможенный орган, учета, регистрации, передачи на исполнение, согласования, утверждения, рассылки адресатам до передачи документов на архивное хранение с последующим выделением их к уничтожению. По сути, разработанная система является самым масштабным и комплексным решением Optima в области систем управления документами, предусматривающим использование в единой автоматизированной системе всех функциональных блоков платформы " OPTIMA-WorkFlow" .

В АС ЭДО автоматизирован процесс преобразования больших объемов бумажных документов в электронный вид за счет применения технологий потокового сканирования и распознавания текстов документов со штрих-кодовой маркировкой, их автоматического индексирования и загрузки в систему. Предусмотрен обмен электронными документами, в том числе с электронной цифровой подписью и обеспечением гарантированной доставки. Это позволяет значительно сократить время прохождения документов между территориально распределенными таможенными органами.

АС ЭДО взаимодействует со смежными информационными системами таможенных органов, ведомственной системой электронной почты, транспортной технологической подсистемой, инфраструктурой ведомственных удостоверяющих центров. Помимо этого, в составе АС ЭДО реализованы средства, необходимые для интеграции с Межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО).

АС ЭДО способна решать задачи, необходимые для успешной реализации в ФТС России административной реформы и создания ведомственного электронного правительства. Кроме того, за счет широкого использования в АС ЭДО открытых стандартов и модульной архитектуры прикладного программного обеспечения значительно снижены риски морального старения системы.

В настоящее время Optima Integration осуществляет авторское сопровождение АС ЭДО и обучение ее пользователей в таможенных органах, продолжает работать над развитием и совершенствованием созданной системы.

АС ЭДО на платформе OPTIMA-WorkFlow включает следующие подсистемы:

- АС РКД - подсистема учета и контроля исполнения документов (регистрация и учет документов, контроль исполнения документов и поручений, передача документов в архив, отправка документов);

- АС ЭД - подсистема электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи (создание и редактирование электронных документов, согласование/рецензирование электронных документов);

- АС АД - подсистема ведения архива документов (ведение номенклатуры дел структурного подразделения, ведение сводной номенклатуры дел, комплектование архива, обработка запросов к архиву);

- технологические компоненты (управление нормативно-справочной информации, управление пользователями, управление аудитом, технологические надстройки).

Применительно к специальному документообороту в ФТС России функционирует единая автоматизированная информационная система таможенных органов Российской Федерации (ЕАИС), реализованной на платформе Oracle. Эта крупнейшая информационная система в кратчайшие сроки обеспечивает сотрудников ФТС России централизованным доступом ко всей совокупности согласованных данных по субъектам внешнеэкономической деятельности Российской Федерации. В базе данных ЕАИС хранятся исторические данные по декларациям начиная с 1996 г.

Завершается развитие системы информационного взаимодействия Федеральной таможенной службы России с министерствами и ведомствами " Обмен-М". Сегодня с помощью этого решения в автоматическом режиме происходит информационный обмен между ФТС и шестнадцатью министерствами и ведомствами РФ.

Система информационного взаимодействия ФТС с министерствами и ведомствами " Обмен-М" была разработана в 2005 году. Она заменила собой набор разрозненных ИТ-инструментов, которые вручную запускались операторами для выгрузки необходимой информации для министерств и ведомств. Обработка запросов в таком формате не всегда обеспечивала своевременность и корректность выгружаемых данных. Новая система позволяет контролировать точное соблюдение сроков предоставления данных и полноту выгружаемой информации. В автоматическом режиме осуществляются все операции по обработке запросов ведомств и министерств:

- разнообразные выборки из центральной базы ФТС в установленные сроки;

- преобразование данных из внутренних форматов ФТС в форматы, используемые различными министерствами и ведомствами;

- подготовка данных к передаче.

Число контрагентов, которым необходимо получать и предоставлять данные в ФТС, постоянно увеличивается, со временем меняется и состав запрашиваемой информации, поэтому система " Обмен-М" постоянно совершенствуется.

Нормативно-методическая база делопроизводства, которая регламентирует работу с официальными документами, как в других государственных органах исполнительной власти, так и в таможенных органах.

1) Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации:

· Федеральный закон РФ " Об авторском праве и смежных правах" № 5351-1 от 09.07.1993, с изменениями от 20.07.1994.

· Федеральный закон РФ " О государственно тайне" № 5485-1 от 21.07.1993, с изменениями от 22.08.2004.

· Федеральный закон РФ " Об обязательном экземпляре документов" № 77-ФЗ от 29.12.1994, с изменениями от 03.06.2005.

· Федеральный закон РФ " О коммерческой тайне" № 98-ФЗ от 29.07.2004.

· Федеральный закон РФ " О государственном языке Российской Федерации" № 53-ФЗ от 01.06.2005.

· Федеральный закон РФ " Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22.10.2004, с изменениями от 04.12.2006.

· Федеральный закон " Об информации, информационных технологиях и защите информации" № 149-ФЗ от 27.07.2006.

· Федеральный закон " О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" № 59-ФЗ от 02.05.2006.

· Федеральный закон " О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" № 3523-1 от 23.09.1992, с изменениями от 02.11.2004.

· Федеральный закон РФ " Об электронной подписи" № 63-ФЗ от 6.04.2011.

2) Государственные стандарты на документацию:

· ГОСТ Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

· ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

· ГОСТ Р 50922-96 " Защита информации. Основные термины и определения".

· ГОСТ 6.10.4-84 " Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения".

3) Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне:

· Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 " Об утверждении Положения об архивном фонде Российской Федерации и Положения о государственной архивной службе".

· Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 " Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

· Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 " О Федеральном архивном агентстве".

· Постановление Правительства РФ от 17.04.2004 № 177 " Вопросы Федерального архивного агентства".

4) Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера:

· " Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", разработанная Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.2006.

· "Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" , утверждена Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 (в ред. Приказа ФТС России от 15.11.2007 № 1412 и Приказа ФТС России от 27.05.2011 № 1095).

· Постановление Минтруда России от 26.03.2002 № 23 " Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".

5) Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству таможенных органов различных уровней и их структурных подразделений.

6) Унифицированные системы документации. На данный момент министерствами и ведомствами разработано девять унифицированных систем документации.

7) Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

· Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД.

· Общероссийский классификатор предприятий и организаций ОКПО.

· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

8) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ, 1988 г.). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения.

9) Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда:

· Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 " Об утверждении унифицированной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

· Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 " О трудовых книжках".

· Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда Минтруда в 1995 г.

10) Нормативные документы по организации архивного хранения документов:

· " Основные правила работы архивов организаций", одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

ГОСТ Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" устанавливает необходимый теоретико-понятийный аппарат, необходимый для уяснения основ делопроизводства. На этой терминологии построены нормы других правовых и методических документов в области документального обеспечения управленческой деятельности.

Заключение

В современных условиях таможенные органы Российской Федерации содействуют реализации интересов государства в сфере внешней торговли, развитию российского производства, оказывают противодействие угрозам безопасности Российской Федерации, преступлениям и административным правонарушениям, обеспечивают пополнение доходной части федерального бюджета, а также содействуют созданию благоприятных условий для развития и интенсификации ВЭД и минимизации издержек участников внешнеэкономической деятельности путём сокращения времени, необходимого для совершения таможенных операций, повышения качества предоставляемых государственных услуг в области таможенного дела.

Улучшается качество таможенного регулирования и администрирования по отношению к инновационному бизнесу, но фискальная составляющая всё ещё превалирует над стимулирующей.

Таможенные органы Российской Федерации по-прежнему играют важную роль в пополнении доходной части федерального бюджета. Так, в 2014 году объём поступлений таможенных платежей составил 7008,14 млрд рублей в доходную часть федерального бюджета.

Анализ поступления таможенных платежей в федеральный бюджет за прошедшие годы свидетельствует о ежегодном перевыполнении таможенными органами установленного задания.

Увеличение значения планового показателя по объёмам сбора таможенных платежей происходит на фоне роста объёмов внешнеторгового товарооборота Российской Федерации.

Противодействие вызовам и угрозам в сфере национальной безопасности государства является основной целевой установкой совершенствования правоохранительной деятельности. Основная угроза экономической безопасности Российской Федерации при перемещении товаров и транспортных средств через таможенную границу исходит от субъектов внешнеэкономической деятельности, осуществляющих недобросовестные действия, содержащие признаки преступлений и административных правонарушений, отнесённых к компетенции таможенных органов.

В этой связи основные усилия подразделений таможенных органов, осуществляющих оперативно-разыскную деятельность, направлены на предупреждение, выявление, пресечение и раскрытие преступлений и административных правонарушений, отнесённых к компетенции таможенных органов.

Значительным шагом на пути либерализации и упрощения таможенных процедур стало расширение практики электронного декларирования, внедрение технологии удалённого выпуска, внедрение практики обязательного предварительного информирования о ввозимых товарах, сокращение срока выпуска товаров высокой степени переработки, определение минимального перечня документов, необходимых для представления в таможенных целях, введение института уполномоченного экономического оператора, обеспечение возможности выпуска товаров до подачи таможенной декларации, применение новых технологий уплаты таможенных платежей.

Вместе с тем полный переход на безбумажные технологии осложнён неготовностью других государственных контрольных органов к использованию современных механизмов взаимодействия. Даже при электронном декларировании часть документов по этой причине представляется на бумажных носителях.

Для создания благоприятных условий применения электронного декларирования требуется развитие системы электронного межведомственного взаимодействия и получение сведений о разрешительных документах непосредственно от выдавших их контролирующих органов Российской Федерации, а не от участников ВЭД.

Необходимо завершить работу по формированию базы данных разрешительных документов, внедрение которой должно повысить эффективность таможенного контроля при их проверке.

Также необходимо сократить перечень документов, представляемых при декларировании товаров, в целях подтверждения соблюдения запретов и ограничений.

С 2009 года Федеральная таможенная служба осуществляет проект по использованию предварительного информирования в автомобильных пунктах пропуска. Принятые меры позволили значительно сократить время совершения таможенных операций в автомобильных пунктах пропуска.

С учётом положительного опыта введения предварительного информирования в автомобильных пунктах пропуска актуально его распространение на иные виды пунктов пропуска через таможенную границу Таможенного союза.

Упрощение таможенных формальностей при перемещении товаров через таможенную границу Таможенного союза и сокращение времени на проведение таможенных операций требуют адекватных мер по развитию и совершенствованию таможенного контроля после выпуска.

До сих пор таможенные проверки проводятся точечно и по информации, полученной из других государственных контролирующих и правоохранительных органов, на основании поступивших жалоб, а также результатов собственной аналитической работы, не способствуя тем самым реализации системного подхода к организации проверочных мероприятий.

В недостаточной мере реализуются мероприятия проверочной деятельности, направленные на пресечение и профилактику правонарушений в отношении товаров, ввозимых для промышленной сборки автотранспортных средств, проверки уполномоченных экономических операторов, а также участников внешнеэкономической деятельности, отнесённых к низкой категории риска. Сокращение сроков и упрощение таможенного контроля при декларировании и выпуске товаров потребует активизации проверочной деятельности в отношении товаров, перемещаемых участниками ВЭД, отнесёнными к категории низкого риска нарушения таможенного законодательства.

В рамках Таможенного союза проведена работа, связанная с формированием единых подходов к управлению рисками и унификации национальных систем управления рисками. Проведена работа по унификации стоимостных индикаторов риска, а также индикаторов рисков, охватывающих товары, перемещаемые физическими лицами для личного пользования.

Несмотря на комплексный подход и значительный объём реализованных мероприятий, остаются актуальными проблемы недостоверного декларирования товаров, занижения таможенной стоимости, правильности классификации и обоснованности предоставления таможенных льгот и преференций, в том числе в рамках применения системы управления рисками.

Международное сотрудничество таможенной службы Российской Федерации направлено на упрощение процесса перемещения товаров и транспортных средств путём гармонизации и унификации законодательства Российской Федерации в сфере таможенного дела с нормами международного права и общепринятой международной практикой и осуществляется в рамках взаимодействия с таможенными и другими органами государственной власти иностранных государств, международными организациями и интеграционными объединениями.

Приоритетным направлением международной деятельности Федеральной таможенной службы в последние годы стала работа, связанная с формированием Таможенного союза и Единого экономического пространства.

В настоящее время ФТС России осуществляет активное взаимодействие с таможенными службами Республики Белоруссия и Республики Казахстан в целях решения проблемных вопросов, связанных с функционированием единой таможенной территории и практической реализацией механизмов Таможенного союза.

Взаимодействие осуществляется в рамках организации обмена информацией о товарах и транспортных средствах, перемещаемых через таможенную границу Таможенного союза, в том числе в целях контроля отдельных групп товаров либо отдельных характеристик товара.

Сотрудничество с таможенными службами европейских государств осуществляется в рамках совместных проектов Комитета сотрудничества Россия - Европейский союз и на двусторонней основе.

Продолжается реализация пилотного проекта по автоматизированному обмену информацией между таможенными службами государств - членов Европейского союза и российскими таможенными органами. В проекте участвуют 13 стран - членов ЕС. Рассматривается новое направление сотрудничества - взаимодействие в области принудительного взыскания в федеральный бюджет задолженности по уплате таможенных платежей с европейских граждан.

Представители ФТС России участвуют в работе Всемирной таможенной организации, подкомитета по таможенному и трансграничному сотрудничеству Комитета сотрудничества Россия - Европейский союз, в мероприятиях по линии форума "Азиатско-Тихоокеанское экономическое сотрудничество", специальной рабочей группы по таможенному сотрудничеству Шанхайской организации сотрудничества. С Всемирной таможенной организацией подписан Меморандум о сотрудничестве в сфере обучения, образования, модернизации и исследований в области таможенного дела.

Расширяется сеть представительств (представителей) таможенной службы Российской Федерации за рубежом. В настоящее время количество представительств (представителей) таможенной службы Российской Федерации достигло 17, что свидетельствует о повышении уровня взаимодействия с таможенными службами иностранных государств.

Таможенная служба Российской Федерации, являясь неотъемлемой частью системы государственного управления внешнеторговой деятельностью, одновременно выступает в роли одного из основных механизмов её регулирования, сочетая функции фискального, правоприменительного и контролирующего органа, и в то же время содействует развитию внешнеэкономической деятельности. Это означает, что в современных условиях таможенная служба Российской Федерации как часть экономической системы государства наряду с выполнением традиционных функций государственного администрирования в области налогообложения внешней торговли всё активнее выступает как социально-экономический институт, где таможенная деятельность проявляется как особая форма услуги. Одним из факторов достижения стратегической цели таможенной службы Российской Федерации в части содействия международной торговле является качественное предоставление государственных услуг в области таможенного дела участникам ВЭД. В таможенных органах такая деятельность осуществляется безвозмездно в рамках соответствующих административных регламентов.

Таможенная служба Российской Федерации предоставляет государственные услуги, опираясь на мировой опыт в области взаимодействия с бизнес-сообществом. На сегодняшний день в таможенных органах применяется 15 административных регламентов по исполнению государственных функций (предоставлению государственных услуг).

Эффективные и качественные государственные услуги в области таможенного дела содействуют увеличению скорости таможенных процессов, снижают издержки предпринимателей и конечного потребителя товара, позволяют повысить безопасность в сфере ВЭД, что способствует развитию бизнеса и торговой деятельности на территории Единого экономического пространства.

Продолжается активная работа по совершенствованию таможенных операций и процедур, направленная на минимизацию издержек участников ВЭД. Ключевым элементом такой работы является взаимодействие таможенной службы Российской Федерации с бизнес-сообществом.

Дальнейшее развитие указанного направления играет приоритетную роль в обеспечении требований ВТО/ГАТТ по обеспечению безопасности торговли и содействию бизнесу на основе повышения качества и результативности государственных услуг в области таможенного дела.

В настоящее время современные информационно-коммуникационные технологии стали основой таможенных процессов, сформировав общее информационное пространство государств - членов Таможенного союза.

В целях обеспечения экономической безопасности Российской Федерации, повышения качества таможенного администрирования и предоставления государственных услуг проводится работа по внедрению современных информационных технологий в деятельность таможенных органов, а также по модернизации информационно-программных средств, включая инфраструктуру, обеспечивающую безотказное функционирование всех компонентов Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов.

Интеграция информационных ресурсов в рамках Таможенного союза, динамично развивающееся межведомственное электронное взаимодействие и связанные с ними предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде потребовали срочного решения следующих задач:

– необходимость сочетания интенсивного и экстенсивного развития ведомственной интеграционной телекоммуникационной сети ФТС России, обеспечивающей гарантированную доставку информации;

– совершенствование системы обеспечения информационной безопасности таможенных органов с учётом устойчивого роста количества нарушителей и угроз со стороны глобального информационного пространства;

– недостаточное количество квалифицированных инженерных и технических специалистов.

В целях содействия инфраструктурному развитию приграничных субъектов Российской Федерации, а также минимизации транспортной нагрузки на крупные города Российской Федерации, обусловленной возрастающими объёмами внешней торговли, была разработана Концепция таможенного оформления и таможенного контроля товаров в местах, приближенных к государственной границе Российской Федерации.

Итогом реализации указанной Концепции должно стать развитие в местах, приближенных к государственной границе Российской Федерации, таможенной и транспортно-логистической инфраструктуры, в частности таможенно-логистических терминалов, на территории которых расположены здания и сооружения, оказываются логистические услуги, услуги, связанные с проведением таможенных операций, и другие услуги, а также осуществляются таможенный и иные виды государственного контроля.

Развёртывание сети таможенно-логистических терминалов осуществляется в зависимости от интенсивности и объёма товаропотоков. Реализация таких мер позволяет не только модернизировать существующую транспортную инфраструктуру и складские комплексы, но и содействовать развитию транзитного потенциала Российской Федерации.

Для качественного выполнения таможенными органами возложенных на них функций необходимо улучшить условия труда должностных лиц таможенных органов посредством обеспечения служебными площадями, техническими средствами таможенного контроля и средствами связи.

Размещение должностных лиц таможенных органов на арендуемых площадях приводит в некоторых случаях к их попаданию в определённую зависимость от коммерческих организаций-арендодателей, а также к расходам бюджетных средств на аренду помещений.

...