Управление таможенной деятельностью

В настоящее время решение проблемных вопросов управления таможенной деятельностью на основе совершенствования системы

9. Содержание и психологические факторы эффективной управленческой деятельностью

Предметом изучения управленческой деятельности выступают компоненты, которые побуждают, направляют и регулируют трудовую активность объекта и реализуют её, а также свойства личности, через которые эта активность реализуется. Основными свойствами деятельности являются активность, осознаваемость, целенаправленность, предметность и системность её строения. В основе любой деятельности всегда лежит какой-либо мотив или несколько мотивов.

Деятельность предполагает два основных плана анализа - внешний (предметно-действенный) и внутренний (психологический). Анализ внешних характеристик деятельности осуществляется через понятия субъекта и объекта труда, предмета, средств и условий деятельности. Внутренняя характеристика - предполагает описание процессов и механизмов её психической регуляции, её структуры и содержания, операционных средств реализации.

Управленческая деятельность очень специфична по своему процессу. Её суть - организация деятельности других людей. Целью является обеспечение эффективного функционирования определённой организационной системы (применительно к таможенной системе - социотехнической).

Особое место в системе управления таможенной деятельностью занимает руководитель. Он выступает не только как организатор оперативно-служебной деятельности, выразитель интересов возглавляемого коллектива, его воспитатель, но и как представитель государственной власти, отвечающий за безусловное соблюдение общегосударственных, общенациональных интересов. Подобно тому, как руководитель играет центральную и наиболее важную роль в любой организационной системе, так и изучение этой деятельности объективно выступает главной проблемой теории управления.

Вместе с тем, изучение деятельности руководителя сопряжено с определёнными трудностями. Во-первых, деятельность руководителя объективно и неразрывно связана со всеми иными аспектами функционирования организации. Следовательно, проблема управленческой деятельности также органично коррелируется на все иные управленческие и организационные проблемы и вне них не может быть адекватно решена. Изучение управленческой деятельности выступает специфическим аспектом при рассмотрении всех существующих проблем управления. С одной стороны, это позитивно, т.к. управленческая деятельность рассматривается в широком аспекте, но с другой стороны - неопределённость предмета и сферы изучения управленческой деятельности приводит к её размытости.

Во-вторых, психологическое изучение проблема управленческой деятельности связана с тем, что исследуемый предмет представляет собой такую трудноуловимую сферу как психологическая реальность. В настоящее время достаточно хорошо изучены и раскрыты внешние проявления управленческой деятельности, гораздо в меньшей степени - её внутреннее содержание. Тем не менее, анализ внешней картины управленческой деятельности, хотя и является объективно необходимым этапом и условием её познания, ещё недостаточен для её глубокого и всестороннего раскрытия. Это предполагает наличие фундаментального принципа познания управленческой деятельности - требование сочетания анализа её внешнего, объективированного содержания и её внутреннего, имплицитного (скрытного) содержания.

Руководитель обязан обеспечить оптимальное сочетание централизованного и демократического начала в системе управления, что еще раз подчеркивает его роль и значимость в повышении эффективности деятельности таможенных структур.

Впервые о роли и месте руководителя в таможенных структурах было выделено в Таможенном уставе 1857 г. На должности руководителей таможенных округов и управляющих таможен не могли назначаться лица, не служившие ранее в таможнях, поскольку «таможенная служба требует чиновников опытных, в верности испытанных и доверия достойных». Особое внимание уделялось подбору кадров руководителей, их профессиональной подготовке и нравственным качествам. Таможенное начальство должно было изыскивать чиновников «способнейших и усерднейших к пользе казны и, открывая таковым путь по службе, замещая ими высшие места», пользующихся авторитетом.

Под авторитетом понимается степень доверия, которое заслужил руководитель своей практической деятельностью. Различают официальный и реальный авторитет. Официальный авторитет определяется должностным положением, а реальный - степенью влияния на коллектив. Он обусловлен эффективностью практической деятельности руководителя, его личными деловыми качествами, опытом и знаниями.

Понятие "руководство" в теории управления не однозначно. С одной стороны, под ним понимается деятельность по определению основных целей социальных систем и институтов, а также путей их достижения и стратегии развития. Так, общее руководство таможенным делом осуществляет Правительство РФ, а непосредственное руководство таможенным делом осуществляет ФТС России.

С другой стороны, "руководство" - это процесс правового воздействия, осуществляемый руководителем таможенного органа (организации) на основе вверенной ему власти от имени государства. "Руководство" является наиболее эффективной формой управления отдельными сотрудниками и коллективами, при котором субъект и объект управления взаимодействуют в сознательном стремлении к единой цели, т.е. это работа руководителя с подчиненными в непосредственном контакте по решению служебных задач. Воздействие руководителя на подчиненных имеет цель побудить их к определенному трудовому поведению как в соответствии с требованиями таможенного законодательства, так и согласно собственным представлениям.

Общими компонентами, определяющими внутреннюю логику деятельности руководителя, являются: объект руководства, его условия (внешняя и внутренняя среда), его целевая направленность; социальная роль деятельности руководителя, его функции, принципы и методы руководства.

Управленческие функции реализуются через управленческую деятельность. Управленческая деятельность по реализации функций руководителя называется функциями руководства, к которым относят:

§ руководящие функции;

§ функции руководителя как общественного деятеля;

§ функции руководителя как организатора;

§ функции руководителя как администратора;

§ функции руководителя как воспитателя;

§ функции руководителя как специалиста таможенного дела.

Руководящие функции включают: проведение в жизнь государственной политики; определение конкретных целей, основных направлений деятельности и перспектив развития коллектива (оргсистемы); совершенствование структуры коллектива (оргсистемы) и методов управления; распределение функций, обязанностей, сил и средств между подразделениями и задачами; совершенствование условий, организации и обеспечения труда подчиненных, повышение производительности труда и качества оперативно -- служебной деятельности.

общественныЕ функции: совместно с общественными организациями намечает и разрабатывает важнейшие мероприятия, которые касаются всего коллектива; участвует в работе местных и центральных органов управления.

организаторСКИЕ функции: координирует работу всех членов структурного подразделения при выполнении конкретных служебных задач; обеспечивает непрерывное функционирование организационной системы, ее готовность к достижению поставленных целей.

администраторские функции: нормирует труд, подбирает, расставляет, обучает подчиненных специалистов, оценивает их служебную деятельность, поддерживает служебную дисциплину.

Воспитательные функции: прививает подчиненным высокие морально-этические качества, развивает в коллективе товарищескую взаимопомощь, сознательность, активность, принципиальность, нетерпимость к недостаткам, показывая в решении этих вопросов личный пример.

Предметные функции: определяет конкретно, что надо сделать, как методически выполнить работу, сколько потребуется на это времени, какой способ использовать, проверяет, выполнения задания подчиненными, инструктирует их. Руководитель должен уметь воспользоваться специальными знаниями своих подчиненных, советоваться с ними при решении специальных вопросов, по которым не имеет достаточного уровня квалификации.

Таким образом, деятельность руководителя представляет собой сложный динамический процесс, состоящий из многих элементов, структур и подструктур, к которым могут быть отнесены такие образовании, как цель, мотивация, информационная основа, принятие решения, план, программа, индивидуально-психологические свойства субъекта, психологические процессы (когнитивные, эмоциональные, волевые), а также механизмы контроля, коррекции, произвольной регуляции и проч.

Синтетическая природа управленческой таможенной деятельности обуславливает наличие у неё ряда основных психологических особенностей. Она характеризуется не прямой, а опосредованной связью с конечными результатами функционирования таможенной структуры. Руководитель, как правило, не участвует, да и не должен участвовать в создании конечного результата, что позволяет дифференцировать управленческую и исполнительскую деятельность. При этом, чем выше степень дифференциации, тем выше эффективность управленческой деятельности.

Без знания психологического строения профессиональной деятельности невозможно её эффективное освоение и дальнейшее совершенствование. Это предполагает необходимость выделения и оценки психологического строения профессиональной таможенной деятельности:

а) непосредственно таможенной деятельности (на примере таможенного контроля);

б) управленческой деятельности руководителя таможенного органа.

Таможенная деятельность может рассматриваться в двух аспектах мотивационный и операционно-технический. Первый аспект раскрывает причины, обуславливающие общую направленность и динамику профессиональной таможенной деятельности в целом (потребности, мотивы, цели, задачи), второй - конкретные пути и способы её выполнения (действия, операции).

Деятельный подход Деятельный подход в практической психологии - подход, согласно которому внутренний мир, мысли и переживания человека - не простое отражение внешних обстоятельств жизни, а преломление через его систему мотивов и личностных конструктов. При этом основный акцент деятельного подхода - на том, что человек делает реально, в жизни, на его действиях и поступках. Сторонники деятельного подхода убеждены, что душа - душой, а за свое поведение человек отвечает сам. к профессиональной таможенной деятельности позволяет содержательно анализировать её строение и структуру, выделять слабые звенья в управленческой деятельности конкретного таможенного руководителя и формировать их заново на основе прогрессивных образовательных технологий (например, принятие управленческих решений, визуальная диагностика психических состояний в управленческом общении и в общении с участниками ВЭД и др.).

При деятельном подходе появляются новые возможности для управления персоналом таможенных органов. Подбор и оценка персонала - есть рациональный процесс, который, в первую очередь, требует тщательного анализа самого содержания таможенной деятельности и связанных с ней факторов. На этой основе создаётся критериальная база, позволяющая определить конкретного исполнителя конкретных таможенных функций в рамках делегированных полномочий. Именно анализ содержания таможенной деятельности является основой для должностного регламента конкретной должностной категории, формирования профессиональных компетенций, составления профессиограммы специалиста таможенного дела и проч.

При анализе таможенной деятельности целесообразно выделять такие её аспекты, как требования, ограничения, альтернативы. Требования говорят о то, что должен делать специалист таможенного дела. Ограничения - что он не должен делать. Альтернативы определяют степень его самостоятельности в выборе того, что и каким образом делать.

Управленческая деятельность может характеризоваться разным уровнем её качественных параметров, выполняться с большей или меньшей эффективностью. Это определяется многими факторами, но в первую очередь зависит от тех личностных и профессиональных качеств руководителя, необходимость которых определяется содержанием и характером управленческой деятельности.

Свои функции руководитель таможенного органа осуществляет в тесном контакте со своими заместителями, главными специалистами, руководителями отделов, составляющими руководящее ядро системы управления таможенным органом.

Стиль руководства - это совокупность определенных принципов, наиболее характерных и устойчивых методов решения типовых задач и проблем, возникающих в процессе реализации функций руководства.

Различают авторитарный, демократический и либеральный стили руководства.

Авторитарный (автократический). Чрезмерная централизация власти, жесткое администрирование, недооценка социально-психологических методов управления, слабое использование специалистов в процессе разработки управленческих решений, нетерпимое отношение к критике своих действий и резкая критика подчиненных и как результат - часто допускаются ошибки в решениях. Гасится инициатива подчиненных. Неблагоприятный психологический климат.

Демократический. Централизм руководства сочетается с широким привлечением подчиненных к решению проблем. Руководитель информирует подчиненных о положении дел, советуется с ними, ставит вопросы на обсуждение, прислушивается к их мнению, стремится к общению с подчиненными, правильно реагирует на критику и как результат - развивает инициативу, творчество, коллективизм, чуткость и внимание.

Либеральный. Руководитель не вмешивается в организацию деятельности подчиненных, уклоняется от решения возникающих проблем. Его деятельность характеризуется невнимательным отношением к нарушителям дисциплины, панибратство с подчиненными, слабой активностью на работе, подпаданием под постороннее влияние. При этом отсутствует системность и порядок, а также согласованность в действиях подчиненных, критика, что порождается безответственность, дезорганизация и, как следствие, отсутствие дисциплины служебной деятельности.

Черты стиля руководства современного руководителя представляют собой систему, в которой можно выделить наиболее важные группы: профессионально-организаторскую (деловую) и нравственно-психологическую (личностную).

Профессионально-организаторские черты включают: научный, комплексный, системный подход, умение видеть перспективу, деловитость, личную организованность, высокую культуру труда, действенный контроль и проверку исполнения.

Нравственно-психологические черты включают: правдивость, самостоятельность, решительность, требовательность, чуткость, скромность и др.

Принципы руководства подразделяются на шесть групп: социальные, социально-психологические, андрогогические (воспитание взрослых), организационные, экономические и административно-правовые.

В основе этих принципов лежат общие принципы управления, и основаны они, прежде всего, на принципах властного отношения, распорядительства, социального контроля и применения дисциплинарной практики вплоть до принуждения.

Методы руководства - это совокупность приёмов воздействия руководителя на подчинённых с целью обеспечить их продуктивную деятельность при решении конкретных оперативно-служебных задач.

Методы руководства подразделяются на группы: организационного воздействия; морального и материального стимулирования; социального воздействия и логического убеждения. При этом руководитель использует два вида воздействия: прямой (в форме приказа, распоряжения, указания, задания и др.) и опосредованный, мотивирующий (через совокупность стимулов).

В таможенной деятельности значительное место занимают проблемы психологии делового общения. При этом, общение может рассматриваться как самостоятельная психологическая категории, тесно связанная с категорией деятельности. Общение имеет диалогическую природу Диалогическое общение - общение и взаимодействие между людьми, которое осуществляется в соответствии с принципами, законами и механизмами психологии диалога., «субъект-субъектную» структуру (личностное отношение человека к миру). Компетентность в деловом общении является обязательной составляющей управленческой деятельности и благоприятно влияет на имидж таможенника, таможенной службы.

Знание закономерностей делового общения ориентирует на личностно-значимый уровень общения, на котором закладываются основы самоактуализации личности в профессиональной таможенной деятельности, распознавать манипулятивные МАНИПУЛЯТИВНОЕ ПОВЕДЕНИЕ - всевозможные отвлекающие обманные приемы и способы воздействия, которые побуждают собеседника к действиям и высказываниям, наносящим ущерб его интересам и которых он бы не совершил, если бы не был введен в заблуждение другой стороной. модели поведения.

Служебная деятельность персонала таможенных органов связана со значительными психолого-эмоциональными нагрузками, что создаёт благоприятный фон для возникновения конфликтных ситуаций. Уметь вовремя распознать зарождающийся конфликт, направить его в созидательное русло и успешно разрешить - необходимые составляющие профессиональной компетентности как руководителя структурного таможенного подразделения любого иерархического уровня, так и каждого специалиста таможенного дела.

При этом следует отметить, что даже самая последовательная политика гуманизации и самые лучшие методы управления не защищают таможенные коллективы от возникновения конфликта. Источники конфликта имеют как объективную, так и субъективную основу. К числу объективных причин конфликта можно отнести главным образом те обстоятельства, которые привели к столкновению интересов, мнений, установок конфликтующих сторон. Необходимо особо выделить организационно-управленческие конфликты, которые лежат в основе 67% конфликтов в таможенных коллективах. Причины для такого рода конфликтов, как правило, связаны с созданием и функционированием как самой таможенной организации, так и отдельных структурных подразделений, коллективов и групп.

К субъективным причинам конфликтов могут быть отнесены ситуации связанные с искренними заблуждениями относительно сказанного или подразумеваемого одной из сторон, из различия в ценностях, убеждениях, проявляющих себя по общим вопросам, из-за различных интересов, из индивидуальных различий. В деловом общении сталкиваются непохожести, возникают конфликтующие реальности.

В действительности всегда существует комплекс объективно-субъективных причин конфликтного взаимодействия, так как любая объективная причина всегда сопровождается рядом субъективных.

Применительно к общественным отношениям, возникающим в процессе или по поводу перемещения товаров и транспортных средств через таможенную границу, всегда существуют условия возникновения конфликтной ситуации между должностными лицами таможенных органов и участниками ВЭД при наличии нарушений таможенного законодательства. Участник ВЭД не готов смириться с последствиями нарушения, выражая это в обострённой эмоциональной реакции. Фактически он инициирует конфликт, получая психологический выигрыш в эмоциональной разрядке. Так как деловое общение - это «субъект-субъектное» взаимодействие, то негативные эмоции участника ВЭД вызывают ответную реакцию должностного лица таможенного органа, которое, находясь при исполнении служебных обязанностей, вынуждено их подавлять. Как следствие возникает психическая напряжённость, которая будет искать своего выхода. Характер снятия психической напряжённости зависит от индивидуального стиля профессиональной деятельности. Данный конфликт можно классифицировать как конфликт интересов, так как его участников волнуют различные проблемы.

Безусловно, конфликт усложняет процесс управление, вместе с тем он может выявить разнообразие точек зрения, дать дополнительную информацию, рассмотреть большее количество альтернатив при решении проблем и проч. Например, разногласия относительно планов или целей могут выявить в них слабые звенья и усовершенствовать их. Конфликт может также ускорить необходимые изменения в организации. Конфликт данного вида принято называть конструктивным.

Но конфликт не всегда имеет положительный характер. В некоторых случаях он может быть деструктивным, т.е. наносящим ущерб как отдельной личности, так и организации в целом.

Таким образом, типология конфликта разнообразна, так как производится по разным основаниям. Так, в зависимости от количества и уровня участников конфликты делятся на: внутриличностные, межличностные, между личностью и группой и межгрупповые. По ранговым различиям конфликты подразделяются на горизонтальные (между равными по рангу участниками) и вертикальные (между выше и нижестоящими по иерархии уровнями). По отношению к целям организации разделяют конфликт с преимущественно позитивной направленностью и конфликты преимущественно с негативной направленностью. По степени управляемости выделяют прогнозируемые, запланированные (в том числе спровоцированные), контролируемые и управляемые конфликты.

Разрешение конфликтов не всегда требует активных и решительных действий со стороны руководителей таможенных органов и отдельных структур. Разрешение конфликта является удачным не тогда, когда оно отвечает каким-то принципам «высшей справедливости», а когда обе конфликтующие стороны удовлетворены им и могут на его основе мирно взаимодействовать. Для этого могут быть использованы различные стили поведения руководителя таможенного органа лежащие в «силовом поле» мотивации - ориентации «на собственные интересы» и «на интересы другого». В качестве примера могут быть рассмотрены такие стили, как:

– соперничество - стиль, который представляет собой силовой метод, при котором одна сторона пытается удовлетворить свои собственные потребности за счёт другой стороны. Например, использование руководителем своих властных полномочий;

– сотрудничество - стиль разрешения конфликта путём поиска взаимовыгодного решения. Например, открытое и честное обсуждение проблемы всеми участниками, их умение выслушивать противоположные мнения, определять причины разногласий, искать и анализировать возможные решения, выгодные для всех;

– компромисс - стиль разрешения конфликта, при котором желательно выработать временное решение сложного вопроса;

– приспособление - стиль, предполагающие согласие с мнением другой стороны в отношении проблемы, не имеющей существенного значения для текущего момента;

– уклонение - это стиль предполагающий уход от конфликтной ситуации, когда она не существенна, либо когда излишне активные действия могут приобрести разрушительную силу, перевешивающую любые будущие преимущества.

Стили поведения руководителя во многом определяют процесс его развёртывания и последствия. В силу этого они являются одним из важнейших объектов конфликтного управления, которое реализуется с помощью специальных методов:

а) структурных , включающих:

– разъяснение требований к работе, предполагающие знание каждым специалистом таможенного органа, что он должен делать в реальной ситуации;

– использование координационных и интеграционных механизмов, опирающихся на управленческую иерархию, принцип единоначалия и проч.;

– установление общеорганизационных комплексных целей, как коллективного смыслообразующего и мотивирующего фактора, и проч.;

б) персональных, предполагающих:

– использование власти, позитивных и негативных санкций в отношении участников конфликта;

– изменение конфликтной мотивации персонала;

– изменение состава участников конфликта и проч.

Управление конфликтом непосредственно зависит от той общей стратегии, на которую при этом опираются при осуществлении управления таможенной деятельностью:

1. Нормативная стратегия, которая ориентирована на административно-правовое разрешение конфликта.

2. Реалистическая стратегия, которая исходит из неизбежности конфликтов в организации таможенного дела и предполагающей, что равенство между участниками в принципе недостижимо и к тому же дисфункционально.

3. Интегративная стратегия ориентируется на нахождение новых общих целей и ценностей, обесценивающих прежние и послужившие источником конфликта, а также на сотрудничество сторон для достижения этих новых целей.

Таким образом, роль современного руководителя таможенного органа сложна. Чтобы успешно управлять таможенным органом в современных условиях, надо хорошо, знать таможенное дело, понимать причинно-следственные связи между конечными результатами, технологический процесс, настроения и поведение сотрудников. В настоящее время в связи с бурным развитием таможенных органов проблема повышения профессиональной компетентности их руководителей стала одной из актуальных управленческих проблем.

Стратегия развития таможенных органов планирует разработать комплексную стратегию кадрового обеспечения таможенных органов Российской Федерации. В рамках данного направления особое внимание должно уделяется качеству профессиональной подготовки кадров, совершенствованию их знаний и навыков, практике управления, повышению эффективности системы мотивации таможенной деятельности и престижности профессии.

10. Документационное и информационно-техническое обеспечение управленческой деятельности в таможенных органах

Учитывая, что управление в организации представляет собой непрерывный информационный процесс воздействия субъекта управления на объект управления для достижения поставленных целей, качество и своевременность управленческой информации играет немаловажную роль. Важность документационного и информационно-технического обеспечения управления подтверждена созданием Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), призванной обеспечить требуемую эффективность управления организациями, а также правовую защищённость деятельности управленческих структур.

Материальной формой фиксации и передачи управленческой информации является служебный документ. Поэтому от полноты и качества оформления документов, организации их движения и хранения, а также поиска документальной информации зависит эффективность управления в таможенной системе.

Организация и рационализация деятельности подчиненных - важнейшая задача любого руководителя. Для реализации этой задачи руководителю необходимо постоянно получать и обрабатывать достоверную управленческую информацию о деятельности подчиненных. Обработка управленческой информации, облеченной в форму документа, позволяет наиболее эффективно решать проблемы управления. Обработка документов в процессе управления связана с реализацией управленческих функций: планирование, организация, коммуникация, принятие управленческого решения, контроль исполнения решений подчиненными и учёт деятельности организации.

Благодаря чётко организованному делопроизводству руководители таможенных органов и структурных подразделений могут в любое время получить реальную картину деятельности таможенного органа или конкретных сотрудников, оценить состояние оперативно-служебной обстановки, принять верное решение или вовремя скорректировать работу.

Таможенные органы и организации Федеральной таможенной службы России являются единой системой, деятельность которой базируется на общих системных принципах: целостности, структурности, иерархичности, взаимозависимости с окружающей социальной средой. На этих принципах строится система управления таможенной службой в целом, а также каждого конкретного таможенного органа. Особенности построения системы управления в таможенных органах откладывают свои отпечатки на систему существующего в нём делопроизводства.

Можно выделить три потока документированной управленческой информации в процессе управления единой системой таможенных органов России, которые отражают управленческое воздействие, отклик управляемой системы и внутренние взаимодействия элементов управления, находящихся на одном уровне.

1. Поток документированной управленческой информации, направляемый по каналам прямой связи. К такому потоку относятся все виды организационно-распорядительной и плановой документации, направляемые сверху вниз по вертикальным каналам управленческих отношений.

2. Поток отчетной и справочно-аналитической документации, позволяющий органам управления оценить результаты управленческого воздействия и проанализировать оперативно-служебную обстановку для принятия новых управленческих решений. К этому потоку относятся служебные документы, направляемые снизу вверх по каналам обратной управленческой связи системы управления таможенными органами.

3. Поток обмена специальной и профессиональной информацией по каналам внутреннего горизонтального взаимодействия, позволяющей скоординировать деятельность отдельных органов ФТС России и решить вопросы обмена информацией по оперативно-служебной обстановке в той или иной сфере деятельности таможенных органов.

Кроме взаимоотношений отдельных таможенных органов внутри системы управления, их деятельность характеризуется внешними отношениями: с физическими лицами, пересекающими таможенную границу страны, юридическими лицами, осуществляющими внешнеэкономическую деятельность, и их различными объединениями, представителями околотаможенной инфраструктуры, с другими органами государственной власти по ряду сопряженных в профессиональном плане вопросов.

Отношения между таможенными органами и участниками внешнеэкономической деятельности, а также другими государственными органами исполнительной власти строятся посредством обмена корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и другими видами документов. Оперативный обмен такой документацией способствует реализации принципа гласности, на котором основано выполнение функций таможенными органами, содействует развитию внешнеэкономической деятельности страны, позволяет эффективно выполнять основные задачи таможенной службы и других органов исполнительной власти России.

Особенностью делопроизводства и документооборота в федеральных органах исполнительной власти как системы документационного обеспечения управления является отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают важнейший характер и требуют собственной системы управления.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения.

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между персоналом таможенных органов и подразделениями. Юридическая состоятельность обращаемых документов определяется правильностью их оформления и учёта, соблюдением стандартов, принятых на территории государства и в отрасли.

Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспеченности ресурсами, а также об условиях, влияющих на выполнение задач и достижение целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий спектр как по важности, объёму, так и по необходимости её документирования, т.е. закрепление информации на материальном носителе. Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид обеспечения управленческой деятельности в таможенных органах имеет двоякую цель, а именно документальное закрепление соответствующей информации, а также своевременное и полное обеспечение функционирования органов управления необходимой документацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, решаемыми при её организации и осуществлении задачами и, с другой стороны, соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Таким образом, повышение эффективности работы с документами в таможенной организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то совершенствование таможенного администрирования, улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Особенности делопроизводства в деятельности органов и организаций ФТС России определяются единством системы - взаимосвязью и взаимодействием в осуществлении таможенного дела и взаимозависимостью таможенной системы с окружающей средой - с федеральными органами государственной власти, субъектов Федерации, различными объединениями и структурами участников внешнеэкономических связей. Взаимодействия внутри таможенной системы и с внешними элементами обусловливают высокий документооборот.

Делопроизводство в любой организации должно облекаться в определенную форму. В практике выделяют три формы организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе документационного обеспечения управления (ДОУ) или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, в обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. Такую форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием и отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формировании дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

В большинстве учреждений и организаций в современной практике используют смешанную форму организации делопроизводства, в том числе и в таможенных органах России.

Если таможенный орган имеет большой объём документов, то в его структуру вводится специальное подразделение, отвечающее за делопроизводство, - отдел (отделение или группа) документационного обеспечения таможенного органа (регионального таможенного управления, таможни, крупных таможенных постов со статусом юридического лица). Это подразделение выполняет роль службы документационного обеспечения управления, и его деятельность базируется на специально разработанном положении.

Основной тенденцией современного делопроизводства является его автоматизация и информатизация. Эта тенденция связана с интенсификацией экономических и социальных процессов в обществе, с ростом объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, а следовательно, с ростом числа документов в организации. В таких условиях традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными, что требует от организаций внедрения специально разработанных электронных систем управления документооборотом.

Федеральная таможенная служба России, следуя современным тенденциям документационной организации систем управления, внедрила в деятельность таможенных органов автоматизированную систему электронного документооборота (АС ЭДО) на платформе OPTIMA-WorkFlow, разработанную компанией Optima integration.

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности в таможенных органах являются:

– документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учёту и хранению;

– предоставление органам управления необходимой документации согласно их функциям и задачам;

– организация и осуществление движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности в таможенных органах, выполняется комплекс мероприятий, включающий:

– разработку документов, закрепляющих управленческую информацию;

– рассылка документов в таможенные органы и организации, их учёт;

– доведение документов до органов управления и соответствующих должностных лиц;

– продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

– контроль исполнения документов;

– хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Естественно, что документационное обеспечение управленческой деятельности в таможенных органах должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, адаптируемых с учётом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно строиться на общих принципах, т.е. на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации. Все вместе они определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности.

Несколько другую область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принципы её учёта и хранения.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности конечно не исчерпывают всей их совокупности. Кроме них выделят и другие специальные принципы, такие как принципы построения информационно-справочной работы в таможенных органах, организации регистрации документов и проч.

Таким образом вся совокупность этих принципов позволяет сформулировать основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления таможенной деятельностью. Так, например, из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения формируется требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого ещё недостаточно, так как принцип адекватности и достоверности документированной информации требует, чтобы документ содержал только ту информацию, для закрепления которой он предназначен, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной. В свою очередь принцип оптимальности требует документировать только ту информацию, которая необходима и достаточна для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности таможенных органов и органов управления.

Несоблюдение норм, правил и требований работы с документами в системе управления влечет потерю важной информации, несвоевременное поступление управленческих решений исполнителям, разрыв организационно-управленческих связей, результатом чего может стать полнейший упадок организации. Работа с управленческими документами в таможенных органах имеет свои особенности, связанные, прежде всего, с их статусом государственных органов исполнительной власти, особенностями организационно-управленческой структуры, жестким регламентированием деятельности и активным взаимодействием с окружающей социальной средой.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности строится в рамках ГСДОУ и на основе её положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу, а также требования, с учётом которых она должна осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая передачей их в архив.

Однако базовым документом правового регулирования работы с официальными документами в таможенных органах является "Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах", утверждена Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160. Типовая инструкция была позже редактирована Приказом ФТС России от 15.11.2007 № 1412 и Приказом ФТС России от 27.05.2011 № 1095. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие отдельные её составляющие, являющиеся прерогативой вышестоящих иерархических структур в сфере таможенного дела:

– упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

– систематизацию документов и их унификацию;

– установление и закрепление единых форм документов и единых требований к реквизитам;

– организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в таможенных органах предполагает:

– упорядочение обработки поступающих или создаваемых в таможенных органах документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в архив;

– создание информационно-поисковой системы по документам таможенных органов;

– организация контроля исполнения документов;

– организация подготовки документов к передаче в архив;

– совершенствование работы с документами, в том числе путём применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения осуществляют подразделения документационного обеспечения таможенного органа (регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста) Приказ ФТС РФ 373 от 01.03.12 г. «Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов». Подразделения в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, "Положением" о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы (ФТС России), правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела, методическими документами в области документационного обеспечения управления, архивного дела, инструкцией по делопроизводству таможенного органа. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Подразделения осуществляет Управление делами ФТС России.

По сути, управленческая деятельность в таможенных органах основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего, так и для внешнего использования.

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности таможенного органа, составляет его документальный фонд (базу).

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. Хотя в последнее время все больше места в современном документообороте занимают документы на электронном носителе.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом " конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом " срочно".

Документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, по срокам хранения подразделяются на:

· документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

· документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

· документы постоянного хранения.

Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ФТС России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.

Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы; распоряжения; инструкции; положения; протоколы; иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путём издания новых распорядительных актов.

Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.

Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинном языке.

Реализация функций таможенных органов и организаций таможенной инфраструктуры связана с оформлением документации на бумажном и электронном носителях. Последний вид информации все чаще и шире применяется в управленческой деятельности таможенных органов. Электронная документация формируется также с соблюдением принципа унификации: программные продукты единообразны, работают под определёнными операционными системами и позволяют производить беспрепятственный обмен информацией и её накопление.

Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии.

Определим технологию документационного обеспечения управления как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

- технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

- технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из её внутренней структуры;

- технологии обработки документной информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом.

...