Українська мова професійного спрямування

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

"ЗАПОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ"

МІНІСТЕРСТВА ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК

УКРАЇНСЬКА МОВА ПРОФЕСІЙНОГО СПРЯМУВАННЯ

(теорія і практика)

М.В.СТАСИК, В.М.ТКАЧУК,

О.О.СТАДНІЧЕНКО, Н.А.ГРОЗОВСЬКА

ЗАПОРІЖЖЯ

2009



Зміст

Вступ

1. Документ - основна одиниця офіційно-ділового стилю

1.1 Стилі сучасної української літературної мови

1.2 Офіційно-діловий стиль

1.3 Поняття про документ

1.4 Критерії класифікації документів

1.5 Реквізит - елемент документа. Правила оформлення реквізитів

1.6 Стандартизація ділового тексту

1.7 Особливості оформлення тексту документів

2. Лексичні засоби професійного мовлення

2.1 Вживання книжних та урочистих слів у документах

2.2 Вживання слів іншомовного походження в ділових паперах

2.3 Правопис слів іншомовного походження

2.4 Терміни та їх місце у професійному мовленні

2.5 Професійна лексика (професіоналізми) в документах

2.6 Застарілі слова в документах

2.7 Неологізми у професійному мовленні

2.8 Синоніми у професійному мовленні

2.9 Пароніми у професійному мовленні

2.10 Омоніми та багатозначні слова у професійному мовленні

2.11 Мовні кліше у документах

2.12 Тавтологія. Плеоназм. Зайві слова

3. Морфологічні засоби професійного мовлення

3.1 Іменник як частина мови

3.2 Категорія роду іменників у сучасній українській мові

3.3 Категорія роду іменників у ділових паперах

3.4 Категорія числа іменників

3.5 Правопис закінчень іменників чоловічого роду другої відміни у родовому відмінку однини

3.6 Правопис закінчень іменників другої відміни у давальному відмінку однини

3.7 Особливості відмінювання складних іменників

3.8 Абревіатури і графічні скорочення у документах

3.9 Складні випадки вживання великої літери

3.10 Основні правила відтворення українських прізвищ російською мовою

3.11 Відмінювання прізвищ у документах

3.12 Творення та правопис імен по батькові

3.13 Географічні назви у ділових паперах

3.14 Прикметник як частина мови

3.15 Ступені порівняння прикметників

3.16 Особливості використання прикметників у ділових паперах

3.17 Правопис складних прикметників

3.18 Числівник як частина мови

3.19 Дієслово як частина мови

3.20 Творення і вживання дієприслівників

3.21 Прислівник як частина мови

3.22 Прийменник як частина мови

3.23 Сполучник як частина мови

3.24 Правопис часток

4. Синтаксичні засоби професійного мовлення

4.1 Узгодження підмета з присудком

4.2 Особливості узгодження географічних назв з означуваними словами у офіційно-діловому мовленні

4.3 Складні випадки керування у ділових паперах

5. Усне професійне мовлення

5.1 Публічний виступ і культура мови

5.2 Особливості спілкування за кордоном

5.3 Орієнтовні питання для самоперевірки теоретичного матеріалу

6. Зразки оформлення документів

Орієнтовні питання для самоперевірки

Література до теоретичного курсу

Орієнтовні завдання для індивідуальної роботи

Плани практичних занять та завдань з курсу "Українська мова професійного спрямування"

Перелік орієнтовних питань для підсумкового контролю

Література до практичних занять



Вступ

Предмет, завдання курсу

"Українська мова професійного спрямування" - навчальна дисципліна, мета якої спрямована на комплексну мовну професійну підготовку студентів, яка передбачає розкриття принципів організації україномовного тексту щодо його комунікативних властивостей у різних функціональних стилях.

Запропонований навчальний посібник включає відповіді на теоретичні питання, що виносяться на екзамен (залік), список рекомендованої літератури.

Основні завдання курсу полягають у тому, щоб глибше ознайомити студентів зі стильовими різновидами української мови, навчити користуватися ними у практичній мовленнєвій сфері - у процесі виготовлення різних документів; виробити у студентів концептуальне розуміння основних теоретичних засад культури професійного писемного мовлення; правильно й адекватно сформувати у них логіко-поняттєві моделі спеціальної термінології згідно з обраним фахом; сформувати стійкі практичні навички грамотного спілкування у сфері професійної комунікації; навчити правильно застосовувати отримані теоретичні знання до практики укладання службової документації.

Курс "Українська мова професійного спрямування" має теоретичну й практичну мету і зорієнтований на ознайомлення майбутніх спеціалістів із класифікацією та систематизацією документів, правилами оформлення тексту документів, удосконаленню культури писемного мовлення, мовностилістичного редагування, виробленню навичок та умінь нормативного професійного спілкування.

Курс передбачає актуалізацію найважливішого матеріалу з дисципліни "Сучасна українська мова", який був опанований у школі. На відміну від нормативного курсу української мови, "Українська мова професійного спрямування" зосереджується на питаннях закономірностей добору й доцільного використання мовних одиниць у конкретній сфері професійно-ділового спілкування.

У результаті опанування навчального курсу "Українська мова професійного спрямування" студенти повинні знати: головні особливості й різновиди офіційно-ділового стилю мовлення; основні аспекти діловодства, класифікацію документів, правила оформлення текстів документів із фахової діяльності, найголовніші правила з граматики та пунктуації, особливості ділової мови на всіх її рівнях.

Студенти повинні вміти правильно складати тексти ділових паперів, вміло висловлювати свої думки в усній та письмовій формі, вдало користуватись усіма багатствами виражальних засобів української мови, вільно орієнтуватись у граматичній структурі професійного мовлення.

Студенти повинні володіти: навичками ведення документації українською мовою, базовою термінологією та мовними кліше зі справочинства, культурою професійного усного та писемного мовлення.

Конституція України про функціонування та розвиток мови в Україні. Правовий статус української мови

Державною мовою прийнято називати визнану Конституцією або законом основну мову держави, обов'язкову для використання у законодавстві, офіційному діловодстві, судочинстві, навчанні тощо.

У Статті 10 Конституції України зазначено: "Державною мовою в Україні є українська мова.

Держава забезпечує всебічний розвиток і функціонування української мови в усіх сферах суспільного життя на всій території України.

В Україні гарантується вільний розвиток, використання і захист російської, інших мов національних меншин України. Держава сприяє вивченню мов міжнародного спілкування.

Застосування мов в Україні гарантується Конституцією України та визначається законом".

Українська мова протягом багатьох віків не мала визначеного юридичного статусу. З розвитком у багатонаціональних державах, переважно починаючи з XIX століття, мовного законодавства вона набула деякого офіційною статусу на території Галичини, Буковини і Закарпаття, що входили до складу Австро-Угорщини, хоча пріоритет надавався відповідно польській, німецькій та угорській мовам. У Російській імперії не стільки визнавалися хоча б обмежені права української мови, скільки свідомо нормативно обмежувалася сфера її застосування. У зв'язку з цим традиційно в українській політичній думці минулого відстоювалося право на мовну автономію, "недоторканність мови в приватному і публічному житті" (М.П.Драгоманов), а в найбільш радикальних проектах пропонувалося закріпити, що "офіційна мова є українська, але всі мови, уживані на Вкраїні, суть вільні" (М. І. Міхновський).

У період українських державотворчих пошуків 1917-1920 рр. поєднувалося визнання державного (офіційного) статусу української мови з гарантуванням вільного розвитку всіх інших мов, якими користується населення України.

У 20-х на поч. 30-х років ХХ століття в колишній УРСР здійснено чимало заходів, спрямованих на те, щоб подолати відставання в розвитку певних стилів української мови. Квітневий пленум ЦК КП(б)У в 1925 р. виніс ухвалу "Про українізацію". Це було одним з важливих завдань культурно-національного будівництва в Україні. Українська мова стає мовою не тільки художньої літератури та публіцистики, а й мовою освіти, науки, культури, самоврядування. Особливо плідно розвивається офіційно-діловий стиль, який раніше не мав для цього належних умов. Проте, у роки сталінських репресій, а ще більше в добу застою українська мова знову зазнала тяжких випробувань, була витіснена з багатьох сфер функціонування.

У радянській політичній доктрині і державницькій практиці до поняття "державна мова" здебільшого ставилися негативно.

Виправити становище був покликаний закон про надання українській мові статусу державної, ухвалений 28 жовтня 1989 року (Закон "Про мови в Українській РСР").

У чинній Конституції України міститься важливе положення, що розвиток і функціонування української мови забезпечується в усіх сферах суспільного життя (ця норма вже передбачалася Декларацією про державний суверенітет України і попередньою Конституцією) і по всій території України.

Уточнено, що держава гарантує (а не лише виявляє турботу, як було раніше) вільний розвиток, використання і захист мов національних меншин України. Серед останніх спеціально виділено російську мову як таку, що нею користується значна частина населення України.

У новій Конституції відсутнє положення, яке містилось у попередній Конституції, про те, що "в роботі державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій, розташованих у місцях проживання більшості громадян інших національностей, можуть використовуватися поряд із державною мовою й інші національні мови". Зазначене положення під час обговорення проектів нової Конституції неодноразово піддавалося критиці як таке, що фактично веде до створення "локальних державних (офіційних) мов", і може призвести до загрози політичній стабільності в Україні.

Нововведенням є закріплення конституційного обов'язку держави сприяти вивченню мов міжнародного спілкування. У міжнародному праві є поняття "офіційні мови ООН" (англійська, арабська, іспанська, китайська, російська і французька), "робочі мови ООН" (англійська, іспанська, російська і французька), визначено офіційні (робочі) мови інших міжнародних організацій.

Питання мовної політики в Україні визначаються також іншими конституційними нормами. У ст. 24 закріплено недопустимість привілеїв чи обмежень за мовними ознаками, а у ст. 92 наголошено, що порядок застосування мов визначається виключно законами України. Ряд статей містить вимоги щодо обов'язкового володіння державною мовою Президентом України (ст. 101), професійними суддями (ст. 127), суддями Конституційного Суду (ст. 148). У законодавстві України також передбачена обов'язкова вимога щодо володіння українською мовою в обсязі, достатньому для спілкування особами, які отримують громадянство України (ст. 17 Закону "Про громадянство України").



1. Документ - основна одиниця офіційно-ділового стилю

1.1 Стилі сучасної української літературної мови

Використовуючи мову в повсякденному житті, люди, залежно від потреби, вдаються до різних мовностилістичних засобів. Відповідь на заняттях відрізняється від виступів на зборах. Залежно від змісту і цілеспрямованості висловлювання, а також від індивідуальної манери та уподобань у процесі мовлення відбувається певний добір і комбінування найпридатніших і найпотрібніших саме для цієї мовної ситуації варіантів форм слів, словосполучень, конструкцій речень тощо. Отже, художній твір (роман, повість і т.д.), наукова стаття, наказ відрізняються набором мовних засобів, специфічних у мовному оформленні. Таке розрізнення називається стильовою диференціацією мови.

Літературна мова поділяється на функціональні стилі.

Стиль мовлення - це своєрідна сукупність мовних засобів, що свідомо використовуються мовцями за певних умов спілкування.

У вужчому розумінні стиль мовлення - це різновид літературної мови, що обслуговує певну сферу суспільної діяльності мовців і відповідно до цього має свої особливості добору й використання мовних засобів (лексики, фразеології, граматики, фонетики).

Кожний стиль має: сферу поширення, призначення, систему мовних засобів, стилістичні норми, підстилі, жанри реалізації; володіє певним ступенем поширення у мові, сферою використання мовцями.

В основу класифікації стилів мови покладено різні принципи, що призвело до виділення різної кількості функціональних стилів. В українській мові найпоширенішою класифікацією є та, згідно з якою виділяють п'ять стилів: офіційно-діловий (функція повідомлення), науковий (функція повідомлення), публіцистичний і художній (функція впливу), розмовний (розмовно-побутовий, стиль побутового мовлення) (функція спілкування).

Останнім часом почали виділяти, як цілком самостійні, ще два стилі - епістолярний та конфесійний.

Слід зазначити, що деякі із стильових рис можуть бути властивими не для одного, а для кількох стилів. Наприклад, точність як риса властива всім стилям, окрім розмовного, але в різних стилях вживається по-різному: у науковому - сувора, в офіційно-діловому - жорстка, у стилі художньої літератури - розмита. Деякі ж риси властиві тільки одному із стилів. Наприклад, стандартність писемного тексту - в офіційно-діловому стилі, відсутність логіки - у деяких жанрах стилю художньої літератури. Саме стильові риси зумовлюють добір засобів та їх поєднання в текстах певних функціональних стилів.

Отже, стилі мови мають як специфічні елементи, так і міжстильові загальномовні засоби. Проте, узагальнюючи, можна визначити особливі риси кожного стилю.

Науковий стиль. Сфера використання - наукова діяльність, науково-технічний прогрес, освіта. Науковий стиль функціонує у двох формах вираження наукової думки - писемній та усній. Застосовується при написанні наукових праць, підручників, статей тощо. Мова наукових праць відзначається високим ступенем стандартизації, що, у свою чергу, визначає основні риси наукового стилю.

Основна функція - повідомлення. Вона полягає у доведенні теорії, обґрунтуванні гіпотез, у повідомленні наслідків досліджень, класифікації, поясненні явищ, систематизації викладу певних знань тощо.

Науковий стиль характеризується широким використанням термінології як загальної так і спеціальної. Для нього характерне вживання великої кількості абстрактних і запозичених слів (теорема, параграф, виконання). У ньому переважають складні речення, проте повторення одних і тих же слів у невеликому відрізку мовлення неприпустиме. Визначальною рисою тексту є і поділ його на абзаци, рубрики, використання цитат і посилання на першоджерела.

Науковий стиль має такі різновиди:

1) власне науковий обслуговує фахівців певної галузі. Це наукові дослідження в галузі мовознавства, права, медицини, математики тощо. Реалізується в монографіях, рецензіях, статтях, рефератах, тезах тощо;

2) науково-популярний має на меті зацікавити науковою інформацією широке коло людей незалежно від їхньої професії і підготовки. Використовується у неспеціальних часописах;

3) науково-навчальний використовується для написання підручників, посібників та іншої літератури, призначеної для навчальних закладів;

4) виробничо-технічний - це мова літератури, що обслуговує різні сфери господарства і виробництва (інструкції, проекти тощо). Від власне наукового стилю він відрізняється дещо простішою формою викладу, лаконічнішим обґрунтуванням тієї чи іншої проблеми, обмеженою кількістю спеціальної термінології;

5) науково-публіцистичний підстиль широко використовується в газетах і журналах. Цим стилем журналісти подають інформацію про досягнення науки і техніки.

Публіцистичний стиль - один із найбільш широковживаних. Основна функція - переконання, діяння, вплив. Він забезпечує різні потреби суспільства, пов'язані з політикою, адміністративною і господарською діяльністю, відзначається гострим характером. Його завдання - агітація, активний вплив на читача і слухача. Цей стиль поєднує в собі точність висловлювання, логічність. Тут широко використовується суспільно-політична лексика, політичні гасла і заклики, урочисті фрази, риторичні запитання та засоби сатири й гумору. Основна форма викладу - монолог (рідше - діалог). Публіцистичний стиль вбирає в себе елементи офіційно-ділового та наукового стилів. Можливе вживання штампів. Мова насичена словами, що вжиті в переносному значенні, наявна велика кількість метафор. Синтаксисові публіцистичного стилю властиві різні типи питальних, окличних та спонукальних речень, зворотний порядок слів, складні речення. Сфера використання - публіцистичні статті, виступи в газетах, журналах, на телебаченні, зборах, мітингах тощо.

Публіцистичний стиль поділяється на такі підстилі:

1) стиль засобів масової інформації (часописи, радіо, телебачення тощо); 2) художньо-публіцистичний (памфлети, політичні доповіді, нариси тощо); 3) політико-агітаційний; 4) ораторський; 5) науково-публіцистичний (стоїть на межі наукового та публіцистичного стилів).

Художній стиль - може виступати в кількох різновидах - епос, лірика, драма, проте всі вони характеризуються високою експресивністю та емоційністю, вживанням слів у переносному значенні (метафора, метонімія, синекдоха). Лексика художнього стилю різноманітна: історизми та архаїзми (жупан, меч, злато, перст), діалектизми (жалива - кропива, когут - півень, маржина - худоба, ровер - велосипед), оказіоналізми (яблуневоцвітно, злотоцінно - П.Тичина; надзвичайниця - В.Еллан-Блакитний) та ін. Часте використання синонімів, антонімів, омонімів зі стилістичною метою; властиве використання епітетів, метафор, порівнянь тощо. Використовуються різні типи речень. Монологічна та діалогічна форма викладу тексту. Художній стиль може включати в себе всі стилі та їх ознаки.

Розмовний стиль. Основна функція - спілкування, обмін думками між двома або кількома мовцями. Характеризується особливою невимушеністю і простотою форм. Тут широко використовуються розмовні, просторічні слова (попоїсти, лапати), експресивні та емоційно-забарвлені слова і звороти (дівчинонька, варити воду), діалектизми та жаргонізми (жентиця, барахло).

Використання неповних, обірваних речень. Інтонація різноманітна. Сфера вживання - побут людей, щоденні бесіди в сім'ї, на роботі.

Розмовний стиль поділяється на такі підстилі:

1) розмовно-побутовий; 2) розмовно-офіційний.

Епістолярний стиль. Цей стиль може бути складовою частиною інших стилів, наприклад, художньої літератури, публіцистики та офіційно-ділового стилю. Сфера використання - приватне листування.

Основні ознаки - наявність певної композиції: початок (звертання); головна частина, де розкривається зміст листа; закінчення, де підсумовується написане, іноді наявний постскриптум (Р.S. - приписка до закінченого листа після підпису).

Основні мовні засоби - поєднання елементів художнього, публіцистичного та розмовного стилів. На сучасному етапі епістолярний стиль став більш лаконічним (телеграфним), скоротився обсяг обов'язкових раніше вступних звернень та заключних формулювань увічливості.

Конфесійний стиль. Сфера використання - релігія та церква.

Призначення - обслуговує релігійні потреби як окремої людини, так і всього суспільства. Він втілюється (реалізується) в релігійних відправах, проповідях, молитвах (усна форма), у різних церковних книгах (писемна форма). Конфесійний стиль сформувався в українській мові у ХVІ - ХVІІ ст. Час від часу цей стиль заборонявся або обмежувався у використанні (наприклад, у 20-40-х роках ХХ століття). Для нього характерними є такі засоби, як архаїзми, суто церковна термінологія, слова-символи, непрямий порядок слів у реченнях і словосполученнях, значна кількість метафор, алегорій, що робить його небуденним, піднесеним.

Конфесійний стиль поділяється на підстилі:

1) публіцистичний; 2) науковий; 3) художній.

1.2 Офіційно-діловий стиль

Офіційно-діловий стиль - це стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування.

Ділове мовлення (писемне) обслуговує суспільні відносини людей, служить для зв'язку органів влади з населенням, для взаємозв'язку у політичній, економічній, соціальній і культурній сферах.

Офіційно-діловий стиль досить чутливий до соціально-історичних факторів, піддається серйозним змінам під впливом соціально-історичних перетворень у суспільстві і в той же час виділяється серед інших функціональних різновидів мови своєю стабільністю, традиційністю і стандартністю.

Лексичні, морфологічні, синтаксичні і фонетичні особливості ділової мови визначаються основними рисами ділового стилю і варіюються залежно від жанру і змісту тексту ділового документа, тобто від приналежності останнього до тієї чи іншої галузі державної і суспільної діяльності.

У діловому стилі можна визначити такі найважливіші лексичні, морфологічні та синтаксичні риси:

1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі (використання засобів образності, як і виявлення особистих почуттів, для нього нетипове). Найважливішим тут є послідовність і точність викладу фактів, об'єктивність оцінок. Основний тон ділового мовлення - нейтральний, хоча деколи він може бути і підкреслено офіційним і урочисто піднесеним.

2. Для лексики ділового стилю характерне широке, тематично зумовлене використання: а) професійної термінології (юридичної, дипломатичної, спортивної, бухгалтерської та ін.); б) складноскорочених слів, абревіатур (СБУ, ЗНУ, НБУ, профспілка).

3. Ділові тексти відрізняються наявністю слів і виразів, що поза діловою мовою, як правило, не вживаються, наприклад: вищевказаний, недовиконання і т.д.

Ділова мова відзначається стилістичною однорідністю, стандартизованістю. Стандартизованість проявляється у: а) широкому використанні сталих зворотів (з метою, у зв'язку з, відповідно до та ін.); б) постійному використанні тих самих слів, форм, зворотів - як результат прагнення до однотипності.

Суворі вимоги до лексики офіційно-ділового стилю призводять до: а) відсутності діалектизмів, жаргонізмів, просторічної лексики; б) мінімального використання вигуків, часток, емоційно-забарвленої лексики; в) використання стійких словосполучень нефразеологічного характеру, наприклад: касаційна скарга, акт громадянського стану; г)синонімія зводиться до мінімуму й не викликає двозначності сприймання.

4. Офіційно-діловий стиль відзначається великою частотністю вживання: а)віддієслівних іменників та відіменних прийменників (недовиконання, дотримання, підрахунок, заповнення, відповідно до, з метою, за рахунок та ін.); б) безособових дієслів (взято, прийнято, підписано, укладено); в) назв осіб за їх функцією (позивач, відповідач, виконавець, свідок, покупець) та ін.

5. Синтаксис ділового стилю характеризується використанням: а) прямого порядку слів в реченні як переважаючого принципу його конструювання; б) стійких словосполучень, що використовуються для зв'язку частин складного речення (таким чином, що; з тією умовою, що; на випадок, якщо); в) складних речень, що відображають логічне підпорядкування одних фактів іншим; г) простих поширених речень (кілька підметів при одному присудкові, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Прості речення характерні для деяких документів (заява, автобіографія тощо).

Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі:

? Законодавчий - використовується у законодавчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується у Конституції, законах, указах, статутах, постановах, кодексах тощо. Жанри законодавчого підстилю характеризуються більш значною стилістичною і мовною однорідністю, ніж жанри інших підстилів ділової мови.

У законодавчому підстилі можна виділити такі найважливіші лексичні, морфологічні та синтаксичні риси.

Для мови права характерне вживання юридичної термінології в законах, статутах (апеляція, прокурор, декларація, клопотання, Конституційний Суд, законодавча ініціатива), залежно від тематичного змісту документа.

У законодавчому підстилі вживаються запозичення - варваризми, переважно латинського походження, наприклад: de jure, de fakto, idee fixe (нав'язлива думка).

Тексти законів характеризуються повною відсутністю розмовних і просторічних слів, а також діалектизмів.

Для мови законів характерним є використання архаїзмів, що вживаються в номінативному значенні, наприклад: глава держави, декрет.

У текстах законів часто вживаються абревіатури (назви держав, закладів, організацій - ПДВ, СНД, ПНР) і складноскорочені слова (Нацбанк).

У правових текстах не вживаються особові займенники (я, він, вона) і особові форми дієслова (виняток - усне судове мовлення). Не використовуються іменники, прикметники з суфіксами суб'єктивної оцінки (виняток - усна судова мова, наприклад, виступи адвокатів, прокурорів, суддів).

У законодавчому підстилі часто вживаються конструкції із словами повинен, зобов'язаний. Характерним є використання непрямої мови (пряма мова можлива тільки тоді, коли дослівно цитуються законодавчі акти, а також в усній судовій мові адвокатів, прокурорів та інших членів суду).

Важливу роль виконує абзац, який є показником переходу від однієї думки (теми) до іншої.

Спосіб викладу в законодавчому підстилі - директивний.

? Дипломатичний - використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується у конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах.

Для лексики дипломатії характерне вживання міжнародної дипломатичної термінології і термінології міжнародного права в основному латинського і французького походження, наприклад: консул, конвенція; аташе, демарш, комюніке. Іноді в дипломатичних текстах латинські терміни і вислови вживаються в латинському написанні: persona non grata, status quo, veto тощо.

Дипломатичні тексти відзначаються наявністю слів і словосполучень загальновживаної мови, які використовуються як терміни: протокол (сукупність загальновизнаних правил міжнародного спілкування), сторона (мається на увазі певна держава і її уряд, що бере участь у переговорах).

У дипломатичних документах часто вживаються слова, які мають стилістичну позначку "книжне", "урочисте", що надає їм урочистого звучання, відповідно до їх важливості і значення. Використовуються також вирази, пов'язані з етикетом, що є загальноприйнятими формулами ввічливості: Міністерство іноземних справ України засвідчує свою повагу посольствуі має честь повідомити.

Характерним для цього підстилю є використання стійких словосполучень нефразеологічного характеру: принцип мирного співіснування, міжнародна напруга, політика сприяння, міжнародний контроль.

У дипломатичних документах абревіатури і складноскорочені слова вживаються помірно: МЗС, ООН, Мін'юст, полпред (архаїзм).

На противагу законодавчому й адміністративно-канцелярському підстилю для дипломатичного характерне вживання модальних слів та імен зі значенням суб'єктивної оцінки. Наприклад: Республіка Франція гаряче вітає перемогу демократичних сил. Експресивне забарвлення мають вжиті в переносному значенні словосполучення холодна війна, політика з позицій сили. Для дипломатичного стилю властива деяка образність. Наприклад, у документах словосполучення Даунінг стріт вживається в значенні "Міністерство іноземних справ Великобританії" (воно розміщене на цій вулиці); Білий дім (резиденція президента Америки); Єлисейський палац (резиденція президента Франції) - у значенні "уряд Франції" і т.п.

Мові дипломатії властива емоційно-експресивна забарвленість. Це зближує дипломатичний підстиль з публіцистикою.

Спосіб викладу в дипломатичних документах найчастіше - розповідний, можливі описи, роздуми. Директивний спосіб викладу властивий міжнародним документам лише в екстрених ситуаціях - розірвання дипломатичних відносин, ультиматум, нота.

Дипломатичний підстиль найбільш "відкритий" із усіх підстилів офіційно-ділового стилю.

Велику роль в дипломатичних документах відіграє графіка (наприклад, написання деяких слів з великої літери - Високі Сторони, Високий Гість).

? Адміністративно-канцелярський - використовується у професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Адміністративно-канцелярський підстиль має дві функції: інформаційно-змістова (оголошення), і організаційно-регулююча (розпорядження, наказ).

Для адміністративно-канцелярського підстилю характерне широке використання канцеляризмів (у справі, з метою), серед яких зустрічаються й архаїзми (глава держави). Такого роду канцеляризми складають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю.

Адміністративно-канцелярська лексика характеризується меншою кількістю термінів, ніж юридична і законодавча, що пояснюється призначенням цього підстилю.

Іншомовна лексика рідко вживається в цьому підстилі, виняток - це слова-інтернаціоналізми (аванс, кредит, телефон, банк та ін.).

Лексиці адміністративно-канцелярського підстилю властива однозначність. На відміну від законодавчого підстилю, тут мало антонімів (не потрібне позначення полярних понять).

Широко використовуються абревіатури і складноскорочені слова (назви закладів, установ, марок машин): МАЗ, КамАЗ, ЗАЗ, ЗНУ.

У канцелярських документах вживаються особові форми дієслова й особові займенники (автобіографія, наказ).

Як і законодавчий, канцелярський підстиль нейтральний з точки зору емоційно-експресивного забарвлення - тому тут мало вигуків, модальних слів, іменників, прикметників із суфіксами суб'єктивної оцінки (за винятком, наприклад, привітань, наказів (приурочених до свят), почесних грамот та ін.).

Спосіб викладу в канцелярських текстах в основному описовий (у звіті, акті, характеристиці) і розповідний (наприклад, в автобіографії); менш поширене міркування (вживається, головним чином, у службовому листі, де потрібно що-небудь обґрунтувати, довести). У канцелярських документах розповідь, опис і міркування дуже часто поєднуються між собою. Директивний стиль викладу в цих документах зустрічається рідко (в основному у наказах, розпорядженнях).

Велику роль у канцелярському підстилі відіграє графіка, правопис і розміщення реквізитів.

Існують й інші класифікації підстилів офіційно-ділового стилю (наприклад, Зубков М. - С.29; Грозовська Н. - С.11-12). Окрім названих, виділяють і юридичний підстиль. Він використовується в юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування). Цей підстиль обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини:

між державою та підприємствами й організаціями всіх форм власності;

між підприємствами, організаціями та установами;

між державою та приватними особами;

між підприємствами, організаціями й установами всіх форм власності та приватними особами;

між приватними особами.

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, повідомленнях та ін.

На наш погляд, оскільки функції, лексика, морфологія і синтаксис у юридичному підстилі тотожні з адміністративно-канцелярським, тому виділяти його в окремий підстиль немає потреби. Адміністративно-канцелярський підстиль включає в себе різні жанри. До них належать так звані підзаконні (тобто, видані на підставі закону і для їх виконання) документи, що підготовлені виконавчо-розпорядчими органами (накази, розпорядження, постанови, адміністративні акти), договірні документи, а також різна канцелярська документація (заява, характеристика, автобіографія, доручення, розписка).

Основна відмінність між цими двома підстилями лише у формах реалізації. Якщо юридичний реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, запитах, повідомленнях та ін., то адміністративно-канцелярський - у договорах, контрактах, автобіографіях, розписках, дорученнях та ін.

1.3 Поняття про документ

Офіційно-діловий стиль сучасної української літературної мови обслуговує сферу ділових стосунків та відносин на офіційному рівні. Основним видом ділового мовлення є документ, який на сьогодні став об'єктом вивчення багатьох наукових дисциплін. Це стало причиною виникнення різних значень поняття "документ", оскільки його тлумачення залежить від того, у якій галузі науки чи сфері діяльності й для чого він використовується.

В іншомовному словнику за редакцією Л.О.Пустовіт зазначено, що "документ" це:

1. Письмовий акт, що посвідчує факт, який має юридичне значення або підтверджує право на будь-що (наприклад, заповіт, договір, диплом про освіту).

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо).

3. Історично-достовірне письмове джерело.

У тлумачному словнику (укладачі В.В.Яременко, О.М.Сліпушко) подаються такі значення цього терміна:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь (акт, протокол).

2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе.

Словники констатують значення терміна "документ" майже однаково, але, зазначимо, що не кожен матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація може бути документом. Отже, документ - це закріплена на папері чи спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища дійсності, діяльність людини за визначеним стандартом чи відповідною формою з дотриманням всіх норм чинного законодавства. Тільки у такому випадку закріплена інформація набуває статусу документа.

Найголовніші функції, які виділяють документ у потоці інформації полягають у тому, що він:

- має правове й господарське значення, зокрема, може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (правова функція);

- дає можливість відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства (управлінська функція);

- дає можливість відтворити інформацію з архівних справ, що має значення для поточної роботи і для історії (історична функція);

- дає право ідентифікації особи серед інших осіб (ідентифікаційна функція).

Будь-який документ - це, насамперед, носій інформації, і це найважливіша його властивість.

Кожен документ має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію. Однак, усі документи укладаються відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв'язку з цим, до якого б із підстилів офіційно-ділового стилю вони не належали, ділові папери повинні відповідати таким конкретним вимогам:

1. Документ повинен видаватись уповноваженим органом або особою відповідно до їхньої компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Крім названих вимог, під час укладання документів необхідно дотримуватися основних принципів стилю і мови ділових паперів:

- дотримання норм літературної мови взагалі і норм стилю зокрема;

- уніфікація ділової мови;

- стислість текстів через використання простих речень, введення мовних кліше, зворотів, абревіатур і т. ін.

Усе назване робить документ зручним в обробці, дає можливість швидше і продуктивніше використовувати інформацію з найменшими затратами часу.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Оформляються документи на папері, фотоплівці, на магнітній та перфострічці, дискеті, компакт-диску, перфокарті (картка з цупкого картону для записування (кодування) інформації пробиванням отворів або вирізуванням ділянок за певною системою).

Діяльність зі створення документів та організація роботи з ними у процесі управлінських дій називається діловодством (справочинством).

1.4 Критерії класифікації документів

Ділові папери розрізняються між собою за структурою, призначенням. Тому існує потреба класифікувати їх. Класифікація документів - це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

1. За найменуванням (назвою) розрізняють: заява, автобіографія, довідка, скарга і т.д. Однак, не завжди доцільно виділяти документи за цією ознакою, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за змістом.

2. За змістом і призначенням: організаційні (інструкція, положення, статут, правила), розпорядчі (вказівка, наказ, постанова, розпорядження), інформаційні (анотація, відгук, рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення), кадрові або щодо особового складу (автобіографія, заява, скарга, характеристика), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список), господарсько-договірні документи (договір, трудова угода).

3. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові створюються організацією чи службовою особою; особисті - засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан (скарга, посвідчення, трудова книжка, оголошення).

4. За напрямом документи поділяються на вхідні (що надійшли для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).

5. За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні й індивідуальні. Типові - це документи, які мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за суворо обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Трафаретні - частина тексту надрукована на бланку, інша частина заповнюється у процесі складання документа. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви, доповідні записки).

6. За терміном (строком) виконання: звичайні (безстрокові) - документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією; термінові - виконуються терміново або у строк, спеціально визначений законом, керівником; до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма); дуже термінові - документи, які мають позначення "дуже терміново".

7. За ступенем гласності документи поділяються на звичайні (несекретні), для службового користування (ДСК), секретні (таємні), цілком секретні (цілком таємні). Секретні документи мають позначку "Секретно" або ДСК. Розголошення змісту таких документів або їх втрата призводять до кримінальної відповідальності.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії (витяг (виписка), відпуск, дублікат). Оригінал - це основний вид документа, перший, належним чином оформлений примірник документа. Копія - це точне відтворення оригіналу. Копія й оригінал мають однакову юридичну силу. Обов'язкова помітка "Копія" (праворуч). Різновиди копій: відпуск - повна копія відправленого оригіналу; витяг - копія, що відтворює частину документа; дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Обов'язкова помітка "Дублікат". Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

9. За ступенем складності документи поділяються на прості (викладено одне питання) і складні (два і більше питань).

10. За терміном (строком) зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.

11. За структурними ознаками (за формою): стандартні (документи, у яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, у яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).

12. За способом фіксації: письмові, графічні (малюнки, схеми, плани), фото-, кіно-, фонодокументи.

13. За місцем виготовлення (укладання) і появи: внутрішні - створюються всередині організації, підприємства і тут же функціонують; зовнішні - що надійшли від інших установ чи надіслані в інші установи, організації.

14. За технікою відтворення документи можуть бути рукописні та відтворені механічним способом.

15. За юридичною силою: справжні (документи, видані в установленому законом порядку; розрізняють: дійсні - що мають на даний момент юридичну силу і недійсні - що з якихось причин втратили її, наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправдиві відомості, роблять виправлення тощо).

1.5 Реквізит - елемент документа. Правила оформлення реквізитів

У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів, що визначені відповідними нормативними актами. Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД).

Виконання правил оформлення документів забезпечує:

юридичну силу документів;

організацію швидкого пошуку документів;

використання персональних електронно-обчислювальних машин та інших технічних засобів для складання документів.

Кожний документ складається з окремих елементів (текст, заголовок, назва, дата, підпис тощо), які називаються реквізитами (від лат. requisitum - необхідне, потрібне). Відсутність деяких реквізитів може позбавити діловий папір юридичної сили.

Максимальна кількість реквізитів визначається числом 32. Проте у кожному конкретному випадку, на практиці, реквізитів буде значно менше. Кожний вид документа (наказ, протокол, характеристика) має відповідно визначений набір реквізитів.

У повсякденній практичній роботі комерційних структур, приватних фірм не використовується, як правило, реквізит "державний герб". Він ставиться тільки на документах державних установ і підприємств, яким надається таке право.

Реквізити поділяються на постійні та змінні. Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

Державний Герб України (порядок використання визначається законом) - розташовують посередині бланка або у кутовій частині над серединою рядка назви організації.

Емблема організації (логотип, фірмовий знак) - при кутовому розміщенні реквізитів розташовуються у верхньому лівому кутку аркуша, а при поздовжньому - посередині верхньої частини сторінки. Як емблема організації може бути використаний товарний знак, рисунок, абревіатура тощо.

Зображення нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми документа - у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

Назва організації, установи, підприємства - у верхньому лівому кутку або посередині. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. У назві використовуються скорочення на зразок АТ (акціонерне товариство) і тому подібне.

Назва міністерства, відомства, якому підпорядковується установа - у верхньому лівому кутку або посередині.

Назва структурного підрозділу - у верхньому лівому кутку.

Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю - номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сайту, дані про ліцензії, патенти тощо. Розміщується під реквізитом "назва організації". Наприклад:

вул. Жуковського, 66

69063, м. Запоріжжя

тел. 69-98-31; факс 269-98-31

або

Розрахунковий рахунок

№ 174639609 у Жовтневому УСБ

м. Києва, МФО 376406

Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.

Назва виду документа - зліва або посередині сторінки. Назва - це слово чи словосполучення, яке дозволяє визначити вид документа. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Назва пишеться з великої літери. На практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах і факсах.

Дата - на бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Датою документа є: - дата його підписання (для наказів, листів, довідок); - дата його затвердження (для планів, звітів, правил, інструкцій); - дата подій, що в ньому зафіксована (для протоколів, актів). Дата записується словесно-цифровим способом (19 січня 2006 р.) або цифровим способом - арабськими цифрами у такій послідовності: день, місяць, рік - 19.01.06 чи 19.01.2006. Словесно-цифровий спосіб оформлення дати рекомендується для документів, що містять відомості фінансового характеру, а також у листуванні з іноземними діловими партнерами. Міжнародними стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця (2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.

12. Реєстраційний індекс документа - у верхній лівій частині сторінки. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 06-15/34, де 06 - цифра структурного підрозділу; 15 - номер справи, документа; 34 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії. Індекс ( № ) документа ставиться на вихідних і внутрішніх документах поруч з реквізитом "дата". Можна зустріти й інший спосіб запису індексу, наприклад № 66/01-07, де 66 - номер документа в журналі реєстрації вхідних чи вихідних документів, 01 - структурний підрозділ, 07 - номер справи у цьому підрозділі (В.Кулініченко, с. 33).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа - у верхній лівій частині сторінки. Він розміщується нижче реквізитів "дата" й "індекс". Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: № 06-15/34 від 01.04.98, де 06 - індекс структурного підрозділу; 15 - номер справи за номенклатурою; 34 - порядковий номер.

14. Місце укладання чи видання - у верхній лівій частині сторінки. Містить назву міста чи іншого населеного пункту, де виданий документ.

15. Гриф обмеженого доступу до документа - з правого боку під кодом форми. Цей реквізит проставляється на документах, що містять секретну або конфіденційну інформацію. Складається із слів "Конфіденційно", "КТ" (комерційна таємниця). Під цим грифом необхідно поставити № даного примірника документа. Реквізит друкується без крапок і лапок. Наприклад:

КТ

Примірник № 3

На документах державних підприємств, що містять секретну інформацію, використовуються відповідно грифи "Таємно" ("Секретно"), "Цілком таємно" ("Цілком секретно") та "Для службового користування" (ДСК).

16. Адресат (адресант) - з правого боку у верхній частині сторінки. У ньому вказується: - назва установи, фірми у називному відмінку; - структурний підрозділ у називному відмінку; - посада, прізвище та ініціали адресата в давальному відмінку; - посада, прізвище, ім'я та по батькові адресанта - у родовому відмінку без прийменника; - поштова адреса. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Останнім часом пропонується спочатку вказувати прізвище та ініціали отримувача, потім поштову адресу.

Зразки:

Петренко Василь Іванович

вул. Шевченка, буд. 15а, кв. 7,

с. Солониця, Приморський р-н,

Запорізька обл., 69612

У заявах, скаргах, доповідних записках тощо, такий спосіб запису:

Деканові філологічного факультету ЗНУ

проф. Хом'як Т.В.

студента 2-го курсу філологічного

факультету (гр. 3513 - 1)

Назарова Бориса Васильовича

17. Гриф затвердження - у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення його дії на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Затверджуються, як правило, керівником такі види документів: плани, звіти, інструкції, правила, акти.

Реквізит "гриф затвердження" складається зі слів ЗАТВЕРДЖУЮ, назва посади особи, яка затвердила документ, його особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та дати затвердження.

...