Українська мова професійного спрямування

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор ЗНУ

(підпис) Тимченко С.М.

15 березня 2008 р.

У ряді випадків гриф завіряється печаткою організації. Якщо документ затверджується рішенням, наказом, протоколом, гриф затвердження повинен складатися зі слова "Затверджую", назви документа в називному відмінку, його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ директора АБ "Мрія"

від 22.02.08 № 23

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

18. Резолюція - у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншими реквізитами, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. На листах, факсах резолюція накладається між реквізитами "адресат" і "текст" на першому аркуші документа.

Резолюція містить вказівки щодо виконання документа або ставлення керівника до питань, порушених у документі.

Реквізит "резолюція" повинен включати:

прізвище та ініціали виконавця (кому доручається виконання);

зміст доручення (конкретні дії; порядок виконання);

строк виконання;

особистий підпис керівника і дата підписання.

Якщо в резолюції вказується кілька виконавців, відповідальним за виконання документа є особа, вказана першою. Інші залучаються при вирішенні питань як співвиконавці.

Резолюція пишеться від руки. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й наступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші. Це викликає певні незручності, оскільки може призвести до втрати чи заміни її.

Зміст доручення в резолюції може мати різні форми.

Наприклад:

Деканові економічного факультету

Кущику А.П.

Підготувати проект контракту

до 23.03.08

(підпис керівника)

19.03.08

19. Заголовок до тексту - під назвою документа, друкується малими літерами, відтворює головну ідею документа і найчастіше починається з прийменника "про". Має бути лаконічним і точним.

Наприклад:

Договір

про постачання паливно-мастильних матеріалів

або

Договір оренди

20. Відмітка про контроль - з лівого боку у верхній частині поля сторінки документа на рівні заголовку. Її проставляють за формою "К" або "Контроль". Вписується вона від руки червоним кольором або спеціальним штампом на документах, що контролюються за дорученням керівника.

21. Текст - головний елемент документа, складається зі вступу, доказу, закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля). Як правило, тексти розпорядчих документів листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

У деяких випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Деколи текст складається у формі анкети (наприклад, у фінансових документах, де наявна цифрова або словесна інформація про один об'єкт за певним обсягом ознак).

Форма таблиці використовується, тоді коли складається цифрова або словесна інформація про кілька об'єктів за рядом ознак. Використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

22. Відмітка про наявність додатків. Якщо до документа є додатки, то в документі ставиться відмітка про їх наявність. Цей реквізит розміщується після тексту перед підписом.

Є такі способи оформлення додатків:

1. Якщо повна назва додатка до документа згадується в тексті, то відмітка про наявність додатка оформлюється за скороченою формою. Наприклад: Додаток: на трьох аркушах у двох примірниках.

2. Якщо додатки до документа не вказані в тексті, необхідно тоді у відмітці про додатки вказати повністю назву документів, що складають додатки. Наприклад: Додатки: "Проект контракту з фірмою "Світоч" на 20 арк. у двох примірниках.

3. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на двох сторінках лише адресатові.

4. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на семи сторінках, або Додаток: відповідно до опису на 10 арк.

5. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином: Додаток: Висновок експертної комісії від 25.02.06 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк., у двох примірниках.

6. Якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

7. Якщо додаток направляється не на всі зазначені в документі адреси, то відмітка про наявність додатку оформляється таким чином: Додаток: на чотирьох аркушах, у двох примірниках на першу адресу.

23. Підпис - є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. До складу реквізиту "підпис" входить:

назва посади особи, яка підписала документ (з лівого боку);

підпис;

розшифровка підпису (ініціали та прізвище, праворуч).

Наприклад:

Директор фірми "Світоч" підпис Л.А.Самчук

Посада особи, яка підписала документ, вказується повністю, якщо документ оформлено не на бланку. Наприклад:

Директор ЗОШ № 277 підпис Л.К.Сенченко

При оформленні документа на бланку посада подається скорочено. Підписи кількох службових осіб на документах розташовується один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Наприклад:

Директор підпис А.Б.Кучеренко

Секретар підпис А.В.Ткаченко

При підписанні документа кількома рівними за посадою особами їх підписи розташовуються на одному рівні, наприклад:

Директор фірми "Сокіл" Директор фірми "Світоч"

/підпис/ М.А.Бровка /підпис/ Л.А.Самчук

Підписом також вважається позначення назви структурного підрозділу, який несе відповідальність за надану інформацію, наприклад: Деканат, Оргкомітет, Ректорат, Студрада.

Оголошення

10 березня 2006 р. о 12.00 в актовій залі 11 навчального корпусу відбудуться урочисті збори, присвячені 192-ій річниці з Дня народження Тараса Григоровича Шевченка.

Деканат філологічного факультету

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначений на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник, наприклад: "Виконувач обов'язків" (В.о.), "Заступник" (Заст.). Не допускається ставити прийменник "За" чи похилу риску перед назвою посади.

У документах, підготовлених комісією, вказуються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії).

Документи колегіального органу (Ради засновників, Загальних зборів учасників АТ) підписуються головою цього органу і секретарем. Реквізит "підпис" проставляється після реквізитів "текст" і "додаток".

24. Гриф погодження (узгодження) - реквізит, що потрібен тоді, коли виникає потреба в оцінці діяльності документа, у його обґрунтуванні та у встановленні відповідності законодавству.

Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з:

слова УЗГОДЖЕНО (ПОГОДЖЕНО);

назви посади службової особи (включаючи назву установи), з якою узгоджується документ;

особистого підпису та його розшифрування;

дати.

Гриф узгодження розташовується нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці. Наприклад:

УЗГОДЖЕНО

Начальникові юридичного відділу

/підпис/ К.В.Ткаченко

12.08.2008

25. Віза. Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Розміщується ліворуч, нижче реквізиту підпис від краю лівого поля, фіксується секретарем та завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Віза складається з: особистого підпису особи, яка візує; дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначається ініціали і прізвище):

Завідувач кафедри /підпис/ Б.В.Cамійленко

27.04.2008

Якщо особа, яка візує має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші, про що робиться відповідна помітка за такою формою:

Начальнику юридичного відділу

/підпис/ ініціали прізвище

зауваження і пропозиції додаються

дата

На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в організації. На внутрішніх документах організації (наказ, розпорядження, інструкція) віза може проставлятись на першому примірнику.

26. Печатка - розміщується таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують юридичні та фізичні права осіб, а також на тих, які встановлюють факти витрати коштів та матеріальних цінностей; на статутах, положеннях. Прості печатки (круглі, квадратні, трикутні) ставляться на документах, які виходять за межі організації, у випадку розмноження примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, на довідках з місця роботи. Печатка не ставиться на службових листах, які друкуються на бланках.

27. Відмітка про засвідчення копії - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія". Під реквізитом "підпис" пишеться слово "вірно" (деколи "правильно", "згідно"), дата, посада виконавця, підпис і розшифрування (при потребі підпис засвідчується печаткою). Наприклад:

Вірно:

Декан економічного факультету /підпис/ Е.В.Прушківська

02.10.2009

У випадку підписання керівником тільки першого примірника документа, решта завіряються секретарем-референтом. При пересиланні копії документа до іншої організації чи видачі її на руки підпис особи, яка завірила оригінал, засвідчується печаткою. У таких випадках копія має юридичну силу оригіналу.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону - розміщується на вихідних документах у нижньому лівому куті зворотного або лицьового боку останньої сторінки після реквізитів "підпис", "віза". Складається з прізвища виконавця; номера його службового телефону. Наприклад: Степаненко 41-12-32.

Нижче прізвища виконавця, при необхідності, можуть вказуватися перші літери імені та прізвища друкарки, кількість віддрукованих примірників і дата друкування. Наприклад:

Степаненко 41-12-32

ПО 2 12.04.09

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи - у лівій (або центральній) нижній частині першого аркуша документа нижче реквізиту "прізвище виконавця і номер його телефону". Ставиться якщо документ виконаний, тобто вирішені всі поставлені у ньому питання. Складається з:

слова "до справи" і "номер справи", в якій буде зберігатися документ;

посилання на дату і номер документа, що засвідчує виконання (у випадку його складання);

короткі відомості про виконання, якщо відсутній документ, що засвідчує виконання;

підпис виконавця документа і дату про ставлення відмітки.

Наприклад: До справи 03-04. Лист відправлено 04.04.06 № 17

Самчук 06.04.06

30. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові дані, які встановлює організація. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Наприклад:

// server\docs\public\dep 03\file 05.doc або с:\viddil\zon_doc\2003\lyst_5.doc

31. Відмітка про надходження - розміщується у правій нижній частині першого аркуша документа за допомогою штампа і складається з таких елементів:

скороченої назви організації, що отримала документ;

дати надходження і вхідного номера.

Наприклад: АТ "Славутич"

Дата 11.05.2009

Вх. № 78

Відмітка про надходження проставляється автоматичним нумератором, у якому закладені всі перераховані реквізити.

32. Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Організація-автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6х10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифу затвердження для запису про державну реєстрацію.

Отже, кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує його обробку.

Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Бланк - це друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюються конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, офіційних листів.

Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальноприйнятий формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали; на бланках формату А5 - через один. Тексти документів, що готуються для друкованого видання, друкуються через два інтервали.

Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве -35 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє і нижнє - 20 мм та 16 мм (для формату А5).

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то слід пам'ятати:

- на наступну сторінку не можна переносити лише підпис, обов'язково має бути не менше двох рядків тексту;

- тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні - на чистих аркушах паперу такого ж розміру і якості;

- не слід відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

- починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці.

Якщо документ друкується на двох і більше сторінках то слід пам'ятати:

- нумерація починається з другої сторінки;

- номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова "сторінка" на відстані 10 - 15 мм від верхнього поля аркуша;

- якщо текст документа друкується з обох боків, то номери сторінок ставляться вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і повздовжнє розміщення штампа.

Повздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна розмістити реквізити "адресат", "гриф обмеженого доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".

1.6 Стандартизація ділового тексту

Офіційно-діловий стиль відзначається від інших високим рівнем стандартизованості, що виявляється як у складанні текстів, так і в їхньому оформленні. Для документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у невеликому за обсягом документі укласти максимум потрібної інформації.

Існує цілий ряд ситуацій, для яких можна використати готові словесні формули (ми, що нижче підписалися; вжити суворих заходів; винести догану та ін.).

Кожен текст, складений у діловому стилі, повинен бути стандартним (або типовим) та інформативним. Виклад інформації у діловому тексті робиться відповідно до таких принципів:

- об'єктивність змісту;

- повнота інформації у стислій формі;

- логічність і послідовність (вступ - викладається суть питання, історія питання; доказ - пояснення, докази, міркування; закінчення - мета, заради якої складено документ);

- обґрунтованість;

- нейтральний тон. Цей принцип дотримується завдяки використанню слів, позбавлених емоційних відтінків: безособових дієслів (взято, прийнято, розглянуто, укладено), назв осіб за їх функцією (позивач, відповідач, замовник, виконавець), віддієслівні іменники (розподіл, використання, дотримання) та ін.

Стандартизовані одиниці ділового стилю відіграють у ньому приблизно таку ж роль, як терміни у науковому стилі. За ними, як і за термінами, закріплюється певна "ділянка" змісту, і діють ці одиниці в досить вузькому діапазоні, обслуговуючи лише певну кількість виробничих ситуацій.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за встановленою формою.

У цих документах передбачено не тільки формуляр, а і словосполучення, якими має користуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження, атестат, диплом, паспорт, довідка, перепустка і под.).

В установах, де функціонує багато документів з повторюваністю інформації, як правило застосовуються бланки з трафаретним текстом. Трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретними даними.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень у кожному окремому випадку залежить від конкретних ситуацій, обставин та змісту документа.

Для цих документів важко передбачити бланк (біографія, доручення, звіт, характеристика тощо).

За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти у тій хронологічній послідовності, у якій вони відбувались у дійсності (автобіографія, пояснювальна і доповідна записка, протокол тощо).

Наприклад: "Я, Степаненко Борис Васильович, народився 10 серпня 1964 року у м. Вільнянськ Запорізької області у сім'ї робітників.

З 1971 по 1981 рік навчався у Вільнянській середній школі № 3" і т.д.

В описі подається характеристика явища, події, предмета, властивостей, особливостей, рис, проявів, дії особи чи факту у формі переліку його ознак (акт, наказ, розпорядження, постанова, звіт та под.) У цьому типі викладу можна виділити окремі елементи, уривки, що розкривають ті чи інші сторони об'єкта. Такі елементи конкретизують і обґрунтовують загальну характеристику, наприклад:

"Керівництвом факультету проводилася значна робота з поліпшення організації праці студентів на полях агрофірми "Авангард". Було створено кілька секторів з питань праці та відпочинку, налагоджена доставка студентів до місця роботи, організовано покращене харчування" і т.д.

У цьому прикладі (зі звіту) загальне положення "робота з поліпшення організації праці студентів" обґрунтовується конкретними фактами, що вказують на те, яких саме заходів ужито керівництвом факультету для вдосконалення організації праці студентів.

Дуже поширеним способом викладу є міркування (роздум). Міркування - це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводять якесь положення (тезу), наприклад: "У зв'язку з несприятливими погодними умовами, хворобою значної кількості робітників, недопостачанням будівельних матеріалів, будівельне управління №5 не впоралося з виробничою програмою ІУ кварталу 2005 р."

Легко помітити, що цей роздум ґрунтується на причинно-наслідкових зв'язках між явищами і фактами. Але у текстах багатьох документів використовуються й інші види міркувань (наприклад: порівняння і зіставлення фактів, явищ, подій, предметів).

Розрізняють два основні види доказів - дедуктивний, коли думка розкривається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Дедуктивний метод доведення покладено в основу такого міркування: "Міський автобусний транспорт поки що працює незадовільно. Автобуси виходять на маршрути із запізненням, порушується графік їх прибуття на зупинки" (із службової записки).

Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (службові записки, відгуки, рецензії, висновки і под.).

Серед причин, які виправдовують стандартизацію ділового тексту слід назвати:

1. Правову точку зору, адже переважна більшість службових документів оформляється від імені підприємств, організацій, установ (не випадково вони пишуться від 3-ої, а не від 1-ої особи), що робить документ нейтральним.

2. Зі стандартним текстом значно легше працювати, такий текст сприймається у декілька разів швидше, ніж нестандартний.

3. Стандартизація текстів документів сприяє скороченню надлишкової інформації, отже підвищує загальну культуру ділового мовлення.

Існують випадки, коли службова особа свідомо відмовляється від стандартного викладу в документі.

Це означає, що цьому документу надається особливе значення. Наприклад, неприємне враження справляють трафаретні тексти подяк, поздоровлень зі святом та ін. Тут потрібно застосовувати нестандартний текст, який зберігає життєву силу документа.

1.7 Особливості оформлення тексту документів

Текст - основний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніша з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральний тон, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який спонукує до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1. Вступ - обґрунтовується причина укладання документа, викладається історія питання.

2. Доказ - розкривається суть питання, докази, пояснення, факти, міркування, висновки.

3. Закінчення - формулюється мета, заради якої складено документ (вимоги, прохання, пропозиції).

Оскільки в документі викладаються найсуттєвіші ознаки, факти, то, мабуть, не завжди доцільно дотримуватися такої будови і штучно вводити три складники, оскільки це призводить до створення необґрунтовано об'ємних документів.

Текст документа, який складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи - складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. Приклад прямого розташування логічних елементів:

Вступ: На обґрунтування претензії від 10.03.06 № 96 Вами надана копія акта бюро товарних експертиз від 04.02.06.

Доказ: Для розгляду питання за суттю необхідне подання справжніх документів (оригіналів).

Висновок: Тому просимо терміново направити оригінал акта бюро товарних експертиз від 04.02.06.

При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд:

Висновок: Просимо терміново направити оригінал акта бюро товарних експертиз від 04.02.06,

Доказ: оскільки для розгляду претензії за суттю вимагається подання справжніх документів (оригіналів).

У зворотному порядку викладаються нескладні документи. Ними потрібно користуватися якомога рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на початок, слід викладати суть питання і в подальшій частині тексту дати його обґрунтування. Інакше документ важко сприймається, і читати його доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх). Написати ж заключну частину так, щоб у ній була повністю розкрита мета складання документа, досить важко. Тому прямий порядок розташування логічних елементів більш прийнятний, особливо для підготовки великих за обсягом документів.

Поділ тексту на логічні елементи є, звичайно, умовним прийомом, який допомагає виробити план документа і послідовно викласти зміст.

Необхідно зазначити, що тексти документів можуть різнитися між собою за графічним оформленням, пунктуаційним (знаковим) вираженням, за способом синтаксичної організації мови. За названими ознаками оформлення виділяють такі типи текстів документів:

1. Традиційний лінійний запис зв'язної мови (наприклад, текст заяви, характеристики тощо).

2. Трафаретний - це традиційний лінійний запис, але з пропусками, які заповнюються пізніше (наприклад, текст довідки).

3. Анкетний - текст розташований вертикально у вигляді "запитань" і "відповідей".

4. Табличний - зміст подається в цифровій чи словесній формі і викладений у рубриках вертикальної й горизонтальної площини (наприклад, текст залікової книжки).

5. Комбінований - сполучення різнотекстових елементів.

При підготовці тексту слід дотримуватися таких правил.

1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст документа викладається від 3-ої особи, наприклад: Підприємство звертається, ректорат клопочеться, деканат зобов'язує, колегія ухвалила Від 1-ої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій (наприклад: Я дуже Вас прошу надати мені матеріальну допомогу). В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа має бути нейтральним.

4. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту: У зв'язку з проведенням, доводимо до Вашого відома, що, відповідно до Вашого прохання, відповідно до постанови Міністерства, у зв'язку з вказівкою, з метою успішної роботи, відчуваючи гостру необхідність

Такі стійкі словосполучення і стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань, наприклад: Доводимо до Вашого відома, що ми досі не отримали протокол загальних зборів АТ "Славутич"; Нагадуємо Вам, що ми досі не отримали протокол загальних зборів АТ "Славутич".

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення для скорочення тексту документа і для обґрунтування причини: враховуючи, вважаючи, беручи до уваги, розглянувши, керуючись

6. Вживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

Наприклад, досить широко вживаються у діловому мовленні неправильні конструкції типу прийняти заходи (потрібно - вжити заходів), прийняти участь (потрібно - брати участь або взяти участь), повістка денна (потрібно - порядок денний), згідно наказу (потрібно - згідно з наказом).

7. Вживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова, вставні слова - на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Наприклад: Асоціація використовує кошти, що надходять, на розсуд загальних зборів членів трудового колективу.

Прямий порядок членів речення порушується (присудок іде попереду підмета), коли потрібно виділити якусь частину інформації або коли логічний наголос падає на саму дію.

Наприклад: У випадку зміни покупцем рознарядки на постачання продукції, постачальникові надається право вимагати у нього виставлення акредитива для попередньої оплати вартості продукції. У реченні "Завтра відбудеться засідання вченої ради університету", наголошується на часі проведення заходу.

8. Заміняти складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

9. Досить часто у діловому мовленні вживаються складнопідрядні речення, як правило, для висловлення причинно-наслідкових зв'язків (із сполучниками що, який, якщо, за умови, внаслідок того, щоб, де, як).

10. Активна форма дієслова замінюється на пасивну, наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій.

Потрібно: Вами ще не висловлені пропозиції. Ви не виконали умови контракту - Вами не виконані умови контракту. Мета пасивних структур - наголосити на дії, а не на суб'єкті дії, а також уникнути категоричності (питання розглядається; справу передано; факти встановлено). Якщо потрібно вказати на конкретного виконавця, то тоді потрібно вживати активну форму. Наприклад: Наша фірма повністю виконала умови контракту.

11. Вживати інфінітивні конструкції: запровадити стандарти, запропонувати умови, створити комісію, надати допомогу, забезпечити виконання. Найбільше таких конструкцій у постановах, наказах, розпорядженнях.

12. У розпорядчих документах потрібно вживати мовні конструкції наказового характеру: наказую, пропоную, вимагаю, зобов'язую.

13. Уникати необґрунтованого вживання займенників, а в деяких випадках замінювати займенники іменниками, наприклад: Прошу Вас надати мені грошову допомогу у зв'язку з моїм скрутним матеріальним становищем. - Прошу надати грошову допомогу у зв'язку зі скрутним матеріальним становищем.

14. Використовувати традиційні складноскорочені слова й абревіатури, які вживаються у справочинстві, наприклад: р-н, обл., м.

15. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний, Вельмишановний, Високошановний, Високоповажний.

Дотримання цих правил допоможе виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.



2. Лексичні засоби професійного мовлення

2.1 Вживання книжних та урочистих слів у документах

Залежно від сфери використання прийнято виділяти дві групи слів: 1) лексика стилістично нейтральна (міжстильова); 2) лексика стилістично маркована. Остання поділяється, у свою чергу, на книжну ( наукову, ділову, газетно-публіцистичну) і розмовну.

До міжстильової (нейтральної) лексики належать слова, не закріплені за яким-небудь стилем. Вони можуть вживатися будь-де: підручник, газета, документ, художній твір, приватна бесіда тощо. Нейтральні зі стилістичного погляду слова можуть називати конкретні предмети (вікно, стіл, автомобіль), явища (вітер, дощ, грім), ознаки предметів (зелений, холодний, надійний), місце і час (сьогодні, далеко, завтра) тощо. До нейтральної лексики належить також більшість числівників, займенників, прийменників, сполучників: один, десять, я, наш, він, але, і, у, за тощо.

Нейтральні слова становлять основу словникового запасу української мови. Вони переважають у тексті будь-якого стилю.

До книжної лексики належать слова, що вживаються переважно в писемних різновидах літературної мови і майже не вживаються у розмовному. Книжні слова мають відтінок офіційності, урочистості. Більшість з них належать до іншомовної лексики, наприклад: економіка, асигнація, експеримент, еквівалент, контингент, конфіденційний, корифей, ізотоп, благословенний, деструктивний, диференціювати та ін.

Книжне забарвлення мають терміни, слова, що виражають загальнонаукові поняття і вживаються в широкому, узагальненому значенні. Наприклад: прогрес, історія, методика, політика, форум, абітурієнт, компонент, демократизм. Сюди належать і слова з абстрактним значенням, що мають суфікси -анн(я), -ість, -тт(я), -енн(я), -інн(я), -ств(о), -цтв(о): функціонування, здійснення, прибутковість, сумісництво, товариство, виробництво, співробітництво, змагання, засвоєння, цілісність, одержання.

Ступінь "книжності" таких слів може бути різним - від ледве відчутного до дуже чіткого, виразного. Наприклад, незначний відтінок книжності мають дієслова на -ува(ти), -юва(ти) (виконувати, заповнювати, здійснювати, утримувати, призначувати), віддієслівні іменники на -ння, -ття (посвідчення, відрядження, прибуття), дієприкметники (виконуючий, ознайомлений, виданий, призначений), дієприслівники (враховуючи, розглянувши, виконавши).

До складу розмовної лексики належать слова, що, будучи літературними, надають мовленню розмовного забарвлення. Як правило, вони використовуються в усному варіанті літературного мовлення. Ця лексика відтворює прохання, спонукання, наказ, ствердження, заперечення: репетувати, роботяга, персоналка, прочухан, глухомань, гардимер, хитрющий, базіка, витрішки продавати, плентатися, балакати тощо. Поза межами розмовної перебуває просторічна лексика, до якої належать грубі, вульгарні, перекручені, спотворені з погляду норм літературної мови слова: звиняйте, пика, жерти, тріскати, варнякати, охтобус, ходють, шохвер, первий.

При виборі між книжними і розмовними словами перевага надається книжним словам, бо вони, як правило, однозначні й не висловлюють емоцій того, хто укладає документ. Наприклад: Інженер успішно /кн./ (прекрасно /розм./) налагодив роботу на підприємстві. Слово прекрасно містить емоційну оцінку, тому воно недоречне в документах. Книжне слово успішно є нейтральним і тому властиве діловому мовленню: Він дбає /розм./ про колектив - він піклується /кн./ (проявляє турботу /кн./) про колектив.

Серед "книжних" слів особливої уваги потребують так звані урочисті слова, тобто слова високі, небуденні. Найбільша кількість помилок у діловому стилі припадає саме на цей розряд слів. Неправильне вживання "високих" слів у ділових паперах поширюється під впливом газетної мови, тому що саме тут відбувається перенесення слів з однієї сфери спілкування в зовсім іншу, відмінну за своєю метою, призначенням і змістом.

Це, переважно, помилки такого характеру: 1) "урочисте слово" вставляється у текст чисто ділового, виробничого характеру; 2) урочистими словами послуговуються в документах, де йдеться мова про справи буденні, повсякденні.

Наприклад, урочистими є такі слова, як труд, трудитися, трудящий, трудівник, але у звичайному, поточному діловому папері повинно вживатися: праця, працювати, працівник, робітник, співробітник.

Можна споруджувати палаци, зводити мости, але корівник будують. Лише у деяких ділових паперах (довідках) можна писати проживає, в інших випадках перевага надається нейтральному слову мешкає, живе, прописаний, зареєстрований.

Зачитати і заслухати можна декларацію, звернення, але не витяг з протоколу чи акт (їх можна прочитати й прослухати).

Дієслову завершити надаємо перевагу тоді, коли треба відтворити схвальний, урочистий тон оповіді. Це дієслово вживається для називання успішного закінчення дії, справ: достроково завершили річний план будівництва.

Порівняно зі словом закінчувати, завершувати має більш абстрактне значення. Так, завершити навчання, освіту, курс, але закінчити школу, університет.

За традицією вживається: голова виборчої дільниці, голова зборів, але глава уряду (урочисте).

Про функціональні особливості слів нас інформують насамперед тлумачні словники української мови. Характеристика додаткового значення дається за допомогою системи позначок: розм. (розмовне), прост. (просторічне), книж. (книжне). Ці три позначки іноді доповнюються іншими. Наприклад, до позначки "книж." можуть додаватися такі, що конкретизують галузь вживання того чи іншого слова: мед.- медицина, канц.- канцелярське тощо. Відсутність біля слова стилістичних позначок означає можливість його вживання в будь-якій ситуації.

2.2 Вживання слів іншомовного походження в ділових паперах

Слова, запозичені з інших мов, складають близько 10-15 % словникового запасу української мови. Переходячи в нашу мову, вони пристосовуються до її закономірностей, фонетично й граматично адаптуються.

Через часте й широке використання іншомовних слів більшість із них загальнозрозумілі і не потребують коментарів, пояснень чи перекладу. Використання таких слів рекомендується у ділових паперах, оскільки вони увійшли до активного словника міжнаціонального спілкування і часто не мають еквівалента в українській мові. До міжнародних (або інтернаціоналізмів) належать фінансові та юридичні терміни, терміни бухгалтерського обліку, поштово-телеграфного зв'язку, діловодства, торгівлі тощо: банк, фінанси, бюджет, телеграф, телефон, віза, гриф, штраф, копія, сума, тренер, менеджер, аванс, адвокат, конституція.

Однак, у офіційно-діловому стилі існує значна кількість слів вужчого використання, які відомі лише спеціалістам: віндикаммція - у цивільному праві позов власника про вилучення його майна з чужого незаконного володіння; локамут - закриття підприємств і масове звільнення робітників з виробництва; даммно - збиток від продажу цінних паперів за ціною, нижчою від їхньої номінальної вартості; ерзамц - неповноцінний замінник чого-небудь, сурогат; автамркімя - створення замкненого самодостатнього господарства в межах окремої країни або групи країн, спрямованого на максимальне обмеження імпорту; трамтта - переказний вексель, у якому одна особа (векселетримач) наказує другій особі (платникові) сплатити третій особі (ремітентові) відповідну суму грошей у певний термін.

Використання великої кількості іншомовних слів у документах пояснюється прагненням до точності, однозначності викладу. Комунікативна адекватність їх полягає в тому, що іншомовні терміни сильні своєю ізольованістю від системи даної мови, своєю неконтактністю, відсутністю можливих вторинних і додаткових осмислень. Незважаючи на пристосування до структури мови, яка їх асимілює, створюються умови для реалізації нових відношень слів (зокрема, антонімічних опозицій, словотвірних зв'язків та ін.), більшість запозичених термінів зберігають свою ізоморфність (форму). Цим і обумовлене їх використання там, де прагнуть до особливої точності вислову та однозначної комунікації.

Велика кількість запозичених слів, інтернаціональної лексики наявна у дипломатичних документах (дипломатичний підстиль), де наявне широке використання латинізмів.

Це явище пов'язане ще з одним екстралінгвістичним фактором - призначенням дипломатичного документа, хоча й у перекладі, для іншої держави. Отже, точне розуміння формулювань викликало вироблення в цій сфері міжнародної термінології - загальнозрозумілої представникам різних країн. До дипломатичних термінів належать: акредитування, консул, депозитарій (зберігач оригіналу тексту міжнародної багатосторонньої угоди), делікт (порушення державною норм міжнародного права), пакт (назви міжнародних договорів), конвенція та ін.

Використання іншомовних слів у національних мовах значною мірою залежить від національних традицій. Це знаходить своє вираження, зокрема, у тому, що в дипломатичному підстилі офіційно-ділового стилю на позначення певних понять дипломатії традиційно використовуються запозичення, незважаючи на існування національних еквівалентів. Наприклад, якщо в інших стилях мови вживають термін вступ, то у дипломатичному мовленні це поняття позначається терміном преамбула; попередній, тимчасовий - прелімінарний (у міжнародному праві попередня угода, за якою воюючі сторони визначають основні положення майбутнього мирного договору); затвердження - ратифікація; дійсний, справжній, вірний - автентичний; розривання - денонсація; схвалення, затвердження - апробація, апробування; передача на збереження - депонування та ін. Між такими функціональними термінами й словами загального користування встановлюються своєрідні синонімічні стосунки, вони стають компонентами синонімічного ряду.

Використовуючи в документах іншомовні слова, слід пам'ятати:

1. Іншомовне слово повинно бути вмотивованим, тобто у нього не має відповідника в українській мові з тим самим обсягом значення, наприклад: акцепт, банк, баланс, телеграф. Якщо для позначення якогось поняття в українській мові є власне слово, запозичення, що не дає нічого нового, - зайве. Не завжди виправданим є вживання таких слів, як: координувати (погоджувати), лімітувати (обмежувати), локальний (місцевий), симптом (ознака), аргумент (підстава, доказ), репродукувати (відтворювати), шеф, бос (керівник).

2. Вживання іншомовного слова в діловодстві допустиме лише в тому значенні, з яким воно зафіксоване у словниках, наприклад: Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати. У цьому реченні половина слів - запозичені, а слово лімітувати вжите ще й неточно, оскільки ліміт - це гранична норма, адже лімітуються не витрати, а кошти.

3. Не рекомендується в тексті одного документа вживати на позначення того самого поняття і запозичене, і власне українське слово (конвенція - угода, патент - авторське свідоцтво, верлібр - вільний вірш, гелікоптер - вертоліт - гвинтокрил). У таких випадках бажано користуватись національною мовою, що значною мірою полегшує ведення справочинства, особливо в адміністративно-канцелярському підстилі офіційно-ділового стилю.

4. При виборі запозиченого чи власне українського слова слід звертати увагу на відтінки в його позначенні (сервіс - обслуговування: сервіс - це будь-яке обслуговування, а обслуговування - передбачає тільки надання побутових послуг населенню). Синонімами є такі слова як подорож (укр.) і круїз (англ.). Але треба пам'ятати, що подорож - це поїздка або перебування по місцях, віддалених від місця постійного проживання, а круїз - це подорож по воді.

5.Недоречно повторювати значення запозиченого слова незапозиченим поясненням. Наприклад, власноручний автограф, вільна вакансія, хронометраж часу, власна автобіографія, лімітне обмеження, дисертаційне дослідження.

Мові однаково шкодять і безоглядне викорінювання будь-яких іншомовних елементів, і надуживання іншомовної лексики, переобтяження нею письмових та усних текстів, особливо тих, які призначені для широкого кола читачів чи слухачів.

Отже, добір і вживання іншомовних слів у ділових документах диктуються кількома обставинами й мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.

Лексика іншомовного походження, коли нею користуватися без зловживань і перекручень, може стати одним із засобів збагачення словникового складу мови. Запозичення потрібно розглядати як об'єктивний і неминучий фактор еволюції мови. Однак запозичення доцільні тоді, коли відповідають життєвим потребам і засвоюються, не порушуючи національної специфіки термінологічної системи.

Сьогодні українська термінологія під впливом економічних перетворень, вписуючись у світові інтеграційні процеси, потрапляє під англомовний вплив. Вживаючи ці запозичення, ми ігноруємо власну лексику, виправдовуючи себе інтеграційним характером цих слів. На жаль, губимо через такий підхід часом більше, ніж знаходимо. Багато з цих запозичень утворює в українській мові синонімію, наприклад: рейтинг - оцінка, оцінювання, стан; хобі - захоплення, інтерес, зацікавленість, пристрасть; толерантність - терпимість, поблажливість; комфорт - зручність, благоустрій, вигідність, затишок; конфронтація - протиборство, протистояння; пабліситі - популярність, гласність, прилюдність.

2.3 Правопис слів іншомовного походження

При написанні слів іншомовного походження слід пам'ятати, що и пишеться:

а) у загальних назвах після букв д, т, з, с, ц, ж, ч, ш, р ("правило дев'ятки") перед буквами, що позначають приголосні, крім й: диспут, дизель, режим, ширма, цифра, позиція;

б) у географічних назвах після приголосних ж, ч, ш, щ, ц перед приголосними: Алжир, Вашингтон, Чикаго, Лейпциг, Вірджинія, але перед голосним і в кінці слова пишеться і: Віші, Шіофок;

в) у географічних назвах з кінцевими -ида, -ика: Флорида, Африка, Корсика, Атлантида;

г) у географічних назвах із звукосполученнями -ри- перед приголосними (крім й): Крит, Мадрид, Рига, Цюрих, але Австрія, Ріо-де-Жанейро;

д) у ряді інших географічних назв після приголосних д, т та в деяких випадках згідно з традиційною вимовою: Бразилія, Ватикан, Єгипет, Аддис-Абеба, Сирія, Сицилія;

е) у ряді слів іншомовного походження, що давно засвоєні українською мовою, після б, п, в, м, ф, г, к, х, л, н пишеться відповідно до вимоги и: бурмистер, (але бургомістр), вимпел, імбир, кипарис, спирт, єхидна, химера та ін., а також у словах, запозичених із східних мов, переважно тюркських: башкир, гиря, калмик, кисет, кишлак. З и пишуться також слова церковного вжитку: диякон, єпископ, митра, митрополит, християнство тощо.

І пишеться:

а) на початку слова: імпорт, інструкція, Іспанія, ідея;

б) у кінці незмінюваних слів: журі, таксі, парі, жалюзі, Сочі;

в) перед голосним та й: матеріальний, соціологія, радіус, партійний, клієнт;

г) після б, п, в, м, ф, г, к, х, л, перед наступним приголосним: бізнес, фінанси, графік, кілограм, архів, республіка, ніша, Лісабон, Бірма;

д) після приголосних в особових іменах і в географічних назвах ( крім випадків, зазначених у попередніх пунктах ), а також у похідних прикметниках перед наступним приголосним і в кінці слова: Ніл, Сідней, Міссісіпі, Дідро, Меріме, Сінклер, Дізель, лісабонський, але у прізвищах після ж, ч, ш, щ, ц пишеться и: Цицерон, Шиллер, Живаго;

е) у складних словах на початку другої частини, в яких перша частина закінчується голосним, та після префікса: староіндійський, доісторичний, безідейний, дезінфекція.

Ї пишеться після голосного: наївний, руїна, Каїр, Ізмаїл, прозаїк.

Е пишеться:

а) після твердих приголосних: декада, декан, ідентичний, лекція, інтелект;

б) на початку слова та після букв, що позначають голосні звуки, крім і: дует, екзамен, енергія, проект, але траєкторія.

Є пишеться:

а) коли іншомовне е вимовляється в українській мові як звукосполучення йе: європеєць, Єгипет, єгер, Євфрат;

б) після апострофа, е, і, й, ь: орієнтир, конвеєр, портьєра, Фейєрбах, бар'єр.

М'який знак і апостроф в іншомовних словах

М'який знак пишеться:

а) після приголосних д, т, з, с, л, н перед я, ю, є, ї, йо: ательє, мільярд, бульйон, віньєтка, каньйон, Ньютон, Мольєр, конферансьє;

б) після л перед наступним приголосним за нормами вимови: альбатрос, фільм, Нельсон, але залп, катафалк та ін.;

в) у кінці слів за нормами вимови: Булонь, магістраль, Базель, Рафаель, але бал, шприц, Суец, Галац та ін.

М'який знак не пишеться перед я, ю, коли вони позначають сполучення пом'якшеного приголосного з а, у: малярія, дюна, нюанс, тюль, Аляска, Цюрих.

Апостроф пишеться:

а) після приголосних б, п, в, м, ф, г, к, х, ж, ч, ш, р: комп'ютер, прем'єр, кар'єра, миш'як, торф'яний, Б'юкен, Монтеск'є, Руж'є;

б) після кінцевого приголосного префікса: ін'єкція, кон'юнктура, ад'ютант.

Апостроф не пишеться:

а) перед йо: курйоз, серйозний;

б) коли я, ю позначають пом'якшення попереднього приголосного перед а, у: бюджет, бюро, кювет, рюкзак, Мюллер, Гюго, Барбюс.

Подвоєння приголосних у іншомовних словах

Подвоєння відбувається:

а) в окремих загальних назвах переважно італійського походження: бонна, брутто, ванна, мадонна, манна, мотто, нетто, панна, пенні, тонна, білль, булла, вілла, дурра, мірра;

б) при збігові однакових приголосних префікса й кореня, якщо в українській мові слово існує без цього префікса: ірраціональний, ірреальний, імміграція, інновація, сюрреалізм, контрреволюція;

в) у власних назвах і похідних від них словах: Андорра, Голландія, Шиллер, Марокко, марокканець.

Подвоєння не відбувається у загальних назвах: група, каса, клас, бароко, сума, шасі, грип, ват (хоч Ватт), колектив, фін (фіни) та ін.



2.4 Терміни та їх місце у професійному мовленні

Терміни - слова або словосполучення, що називають чітко окреслене спеціальне поняття якої-небудь галузі науки, техніки, культури, політики, економіки, мистецтва, суспільного життя: адвокат, меморандум, слідчий, посол, спонсор, кодекс, податок на прибуток, презумпція, ембарго, тендер тощо.

Значення термінів фіксується у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Кожна вузька галузь науки має свої терміни: економічні, юридичні, математичні та ін. Існує й загальнонаукова термінологія, що використовується в усіх галузях науки, суспільного життя: аналіз, право, машина, синтез.

Кожне міністерство, відомство, кожна галузь науки, кожен із різновидів офіційно-ділового стилю послуговується своєю вузькогалузевою термінологією - умовними чи звичайними словами з дуже точним значенням, яке всіма фахівцями цієї галузі розуміється однаково. На відміну від нетермінологічної лексики, вживаної у спеціальному тексті, термінологічна лексика зберігає свою системну, вузькогалузеву, наукову маркованість (маркованість - це приналежність слів тільки до певного стилю).

Сучасна українська термінологічна лексика неоднорідна. Діловому стилю притаманна термінологія, яка створюється засобами власної мови (деякі з них становлять собою кальки іншомовних слів): напівпровідник, позивач, розпилювач, правник, безробіття, кисень, кислота, діловодство, справочинство, надбудова; велика кількість термінів - слова іншомовного походження: урбанізація, політологія, баланс, банк, конверсія, бюджет; за допомогою поєднання власне українських слів та частин іншомовних слів: радіоприймач. Зрідка запозичене і власне українське слово утворюють терміни-дублети: експорт - вивіз, квантативний -кількісний, юрист - правник, тюрма - в'язниця, атиповий - нетиповий.

...