Делопроизводство в России

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ

КУРС ЛЕКЦИЙ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В РОССИИ



Содержание

Введение

1. История развития делопроизводства в России

1.1 Приказное делопроизводство

1.2 Система коллежского делопроизводства

1.3 Министерское (исполнительное) делопроизводство

1.4 История «советского» делопроизводства

2. Документоведение в управлении

2.1 Основные термины и понятия

2.2 Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства

2.3 Унификация и стандартизация документов

2.4 Информация в системе управления

2.5 Документ и его виды. Классификация документов

3. Правила оформления управленческих документов

3.1 Общие правила оформления

3.2 Бланк документа и его виды

3.3 Состав и назначение реквизитов документа

4. Система организационно-распорядительных документов

4.1 Состав и назначение организационно-распорядительных документов

4.2 Организационно-правовые документы

4.2.1 Учредительные документы

4.2.2 Устав

4.2.3 Учредительный договор

4.2.4 Положение об организации (учреждении)

4.2.5 Положение о структурном подразделении

4.2.6 Штатное расписание

4.2.7 Должностная инструкция

4.2.8 Регламент

4.3 Распорядительные документы

4.4 Справочно-информационные материалы

5. Документация по личному составу

5.1 Роль и назначение документов по личному составу в исполнении норм трудового законодательства

5.2 Порядок и сроки хранения кадровых документов

5.2 Порядок оформления и движения отдельных видов кадровых документов

6. Организация документооборота

6.1 Документооборот и его основные этапы

6.2 Организация документооборота

6.3 Методы совершенствования организации документооборота. Электронный документооборот

7. Контроль исполнения документов

7.1 Общие правила организации контроля исполнения документов

7.2 Сроки исполнения документов

7.3 Анализ данных об исполнении документов

8. Регистрация документов

8.1 Общие правила регистрации документов

8.2 Регистрация и индексация документов

9. Формирование дел и подготовка их к архивизации

9.1 Номенклатура дел и ее виды

9.2 Формирование дел

9.3 Хранение дел и подготовка их к архивизации

9.4 Порядок уничтожения документов

Глоссарий

Список использованных источников и литературы

Образцы форм кадровых документов

Введение

Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Залогом обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности является своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников.

Качество подготовки фирменной организационно-распорядитель-ной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и контрагентов. Любой документ на современном этапе фиксирует те или иные события, происходящие в управленческой, организационной, экономической деятельности. В ряде случаев документы подтверждают правомерность совершения тех или иных хозяйственных операций, служат неоспоримым доказательством на совершение этих операций. В процессе возникновения правовых, трудовых, экономических споров документы носят оправдательный характер.

Каждый документ, создаваемый его исполнителем должен соответствовать нормам современного действующего законодательства. Оформление документов в соответствии с действующими нормами и правилами обеспечивает защиту интересов организации, а также повышает эффективность работы всего управленческого аппарата. Поскольку каждый управленческий работник в процессе своей деятельности в большей или меньшей степени создает те, или иные документы (является делопроизводителем, оформляет дела), следовательно, одной из важнейших функций управленческих работников является грамотное и эффективная организация работы с документами, что является предметом изучения дисциплины «Основы документационного обеспечения в управления».

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной цель которой -- обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Специалист в области управления (общего, финансового и др.) должен знать особенности государственного регулирования процесса документационного обеспечения управления, состав документов, формируемых в процессе управленческой деятельности, уметь составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Курс лекций по дисциплине «Основы документационного обеспечения в управлении» дает знания об исторических этапах развития делопроизводства в России; основах построения государственной системы законодательного и нормативно-методического регулирования документационного обеспечения управления; знакомит с классификацией управленческих документов; принципах унификации и стандартизации документов; дает представление о составе и видах организационно-распорядительных и кадровых документов, правилах их составления и оформления; разъясняет роль управленческих работников в системе организации работы с документами, методах сокращения и совершенствования документооборота.



1. История развития делопроизводства в России

1.1 Приказное делопроизводство

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IХ в. этот процесс привел к образованию классов, что отражено в древнерусском правовом документе - Русской Правде.

Государственная система делопроизводства на Руси начала складываться лишь в конце XV в. В этот период происходит становление централизованного русского государства, впервые создаётся аппарат государственного управления. Система государственных органов управления того времени включала в себя несколько уровней.

Первый уровень. Царь и Боярская Дума.

Второй уровень. Приказы.

Третий уровень. Приказные избы.

Четвертый уровень. Столы.

Высшим законодательным уровнем власти в период приказного делопроизводства являлись Царь и Боярская Дума. Фактическое государственное управление осуществлялось Боярской Думой, юридически управление производил Царь.

Царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым документам, в то время была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили».

Центральными исполнительными органами власти являлись приказы. Все государственные дела вели в приказах. Производство государственных дел начиналось с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Деятельность приказов определялась Боярской Думой. Приказы в то время ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного управления число их росло. К середине ХII в. общее количество приказов в России составляло более пятидесяти. Часть приказов относилась к органам территориального управления, а часть -- ведала отдельными отраслями (Разрядный, Посольский, Тайных дел, Разбойный, Большой Казны и др.).

Структурными подразделениями приказов являлись приказные избы и столы (или «повытья»). В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями, выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» -- приказную избу и помощников («меньших» воевод и дьяков). В приказной избе хранились: государственная городская печать, денежные суммы. Здесь же писали и оформляли государственные документы. Приказным избам подчинялись столы.

Приказы возглавляли приказные судьи, в подчинении которых были один - три дъяка и «подъячие». Дьяки несли ответственность за организацию работы с документами, их исполнение, сохранность и внешний вид. В подчинении дьяков находились «подъячие», которые, в зависимости от усердия, способностей и опыта, делились на «старых», «средней руки» и «молодших». «Старым» подъячим и подъячим «средней руки» дъяки доверяли более сложную работу - подготовку решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подъячие не пользовались особым доверием (во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу). Подъячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались строгому наказанию -- их били батогами, лишали жалованья.

Структура приказа показана на рисунке 1.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Структура приказа

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы размещали на столах, на скамьях, особо ценные -- в сундуках-ларях в тех же помещениях, в которых велась текущая работа и прием посетителей.

Порядок составления документа в приказе был следующий. По указанию дьяка проект документа («черное письмо») составлял подъячий (или «средней руки»), дьяк «чернил» его (т.е. исправлял), а «молодший» подъячий «белил» (т.е. писал начисто). Беловик документа сверяли с черновиком, «старый» подъячий «справлял» переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие исправленному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов.

Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма. Зачастую, документы проходили через множество ненужных инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В период приказного делопроизводства (конец XV- начало XVIII вв.) в системе государственного делопроизводства имели хождение следующие документы:

Указы, приговоры, акты, грамоты (в том числе жалованные грамоты) - составлял Царь или бояре от имени Царя.

Памяти - составляли приказы и направляли в другие приказы.

Грамоты - составляли приказы и направляли в приказные избы.

Отписки - составляли приказные избы и направляли в вышестоящие инстанции (приказы). В настоящее время синоним данного документа означает бездушное, не дающее ответа по существу дела документа. В период приказного делопроизводства значение данного документа соответствовало значению современному.

Челобитные и прошения - составляли простые люди и направляли в различные инстанции (столы, приказные избы, приказы).

Документооборот в период приказного делопроизводства был уже настолько значителен, что при создании документов вместо устава или полуустава (виды письма) использовали скоропись, где буквы соединяли одна с другой. Характерной особенностью содержания текста государственных документов этого периода было безмерное возвеличивание власти имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

Документы в период приказного делопроизводства называли «столпы». Они представляли собой сплошной текст, отдельные реквизиты (наименование вида документа, заголовок к тексту и др.) в документах не выделялись, поэтому содержание документа можно было определить только после его прочтения. Документы представляли собой листы бумаги шириной 15-17 см, которые писали только с лицевой стороны, а затем склеивали в «столпы». «Столпы» наматывали на палочки и скатывали в свиток.

Средняя длина государственного документа того периода составляла от 50 до 80 метров, а такой документ как «Соборное уложение», изданный в 1649 году, составил в длину 309 метров. Наряду со столбцами применяли также книги и тетради. Так, в книгах вели списки бояр. Но все же, основная форма документа того времени была «столбцовая».

В наследство от приказного делопроизводства мы получили и слово «волокита». Поскольку длина документа была достаточно существенной, при прочтении его бумажные ленты «волочились», отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.

В 1550 г. был издан «Судебник», который стал определять систему правовых отношений. В 1649 г. Земский собор утвердил «Соборное Уложение». Эти законодательные акты стали устанавливать организацию деятельности судебных органов, определяли перечень необходимых документов, правила их оформления, порядок их рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за работу с документами.

В целом, в период приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, контроль за исполнением документов, отсутствовали единые стандарты оформления государственной документации. Однако, к концу ХVII в. в отдельных документах можно было проследить определенную последовательность расположения реквизитов, что в конечном счете привело к появлению «образцовых книг», включающих образцы некоторых видов документов. Система хранения документов отсутствовала, зарождались только традиции хранения документов -- «царские архивы».

Характерной особенностью периода приказного делопроизводства было то, что документ подписывал дьяк, но не те лица, от имени которых составлялся документ, что с современной позиции свидетельствует об отсутствии юридической силы документов. Также особенностью приказного делопроизводства являлось то, что его организация основывалась на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме.

Несмотря на многие недостатки государственной системы управления в период приказного делопроизводства, именно в этот период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако, государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только к середине ХVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частных правовых актов.

1.2 Система коллежского делопроизводства

В 1717-1720 гг. Петром I были проведены административные реформы, в результате чего была существенно изменена система государственных органов управления. Сложилась новая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии (в центре), губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах.

Роль центрального административного исполнительного органа власти, формирующего государственные документы стали играть коллегии. Вместо 50-ти упраздненных приказов были созданы 12 коллегий. Соответственно, этот исторический период развития делопроизводства в России называют «коллежским». Каждая из коллегий в системе государственного делопроизводства имела свою функцию (Адмиралтейская, Военная, Судейская, Иностранных дел, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Мануфактур-коллегия и др.). Коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий.

В 1699 г. Петром I была введена в государственное обращение гербовая бумага. В 1700 г. была официально отменена «столбцовая» форма документа, что ускорило всеобщий переход к тетрадной форме (листовой и книжной).

Первоначально каждая из коллегий руководствовалась собственным регламентом. 28 февраля 1720 г. Петр I утвердил «Генеральный Регламент», который стал основным законодательным актом, регламентирующим работу с документами. В этом нормативном документе была впервые определена структура коллегий, их штатный и численный состав, должностные обязанности чиновников, пределы их компетенции, а также порядок организации работы с документами. Данным законодательным актом был узаконен коллегиальный принцип принятия решений. В состав коллегий стали входить канцелярии, в обязанности которых входила работа с государственными документами.

«Генеральный Регламент» узаконил необходимость регистрации документов, определил технологию ее ведения. Основной целью регистрации являлось обеспечение сохранности документов. При регистрации заводили четыре типа документов: А, В, C. D.

Структура органов государственной власти и управления в период коллежского делопроизводства показана на рисунке 2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Система органов власти и управления Российской империи

Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. В отдельном журнале регистрировали и исходящие документы. При передаче документов от стола к столу составляли регистры, в которых подробно записывали операцию по регистрации. Всего в коллегии вели четыре журнала регистрации: A и B - для регистрации документов вышестоящих органов, журналы C и D - для всех остальных документов. Данная форма регистрации документов (журнальная) в некоторых учреждениях применяется до сих пор.

Генеральный Регламент ввел понятие «архив». Законченные дела в течение трех лет находились в канцелярии, а затем под расписку передавались в архив коллегии. Предписано было иметь два архива -- общий для всех коллегий в специальном ведении иностранных дел и финансовый. Также Генеральным Регламентом были установлены сроки исполнения документов, нарушение которых каралось «наказанием смертным», «ссылкой на галеры», «лишением всего имения» в зависимости от силы дела или вины. Указы должны были исполняться в течение 1 недели, при необходимости уточнения их информации срок увеличивали.

В период коллежского делопроизводства был изменен состав видов документов, которые определялись их соподчиненностью. В оформлении документов стали выделять отдельные реквизиты, обязательным стало проставление даты и наименования вида документа. Были введены такие обязательные реквизиты документа, как: отметка о согласовании, отметка о контроле, отметка о направлении документа в дело.

Основные виды документов, издаваемые в период коллежского делопроизводства:

Указы - направляли от вышестоящих органов подчиненным.

Рапорты и положения (составляли подчиненные и направляли вышестоящему начальству).

Предложения, представления и сообщения - направляли по горизонтали (из коллегии в коллегию).

Челобитные (позже прошения) - отправляли частные лица.

Протокол -- новый вид документа, появившийся в ХVIII веке.

Система коллежского делопроизводства характеризовалась: усилением законодательной регламентации всего государственного делопроизводства, формированием и закреплением единых общих административных начал работы государственных органов, значительным увеличением объемов письменных работ. Вместе с тем, государственная система делопроизводства в России в этот период оставила без изменений его бюрократическую сущность.

1.3 Министерское (исполнительное) делопроизводство

В результате административных реформ, проведенных Александром Первым (на рубеже ХVIII-ХIХ вв.), была существенно изменена структура государственной власти. В состав высших государственных органов управления наряду с Правительствующим Сенатом были дополнительно включены вновь созданные Комитет Министров и Государственный Совет.

Вместо двенадцати коллегий были созданы восемь министерств (1802 г.) Местные органы управления не изменились. Высшие государственные учреждения того времени (Правительствующий Сенат, Государственный Сенат и Комитет министров) сохранили принцип коллегиальности в организации работы с документами. Делопроизводство в них велось на основании законов, называемых «учреждениями». В этот период издавались:

- учреждения Правительствующего Сената;

- учреждения Государственного Совета;

- учреждения Комитета Министров.

В связи с созданием министерств, как центрального административного (исполнительного) звена системы государственного делопроизводственного аппарата, этот период принято называть министерским. Основой работы министерств был принцип единоначалия, т.е. министр исполнял волю царя. Отношение к министру как к единоличному исполнителю воли царя определило делопроизводство министерств как исполнительное.

В этот период не исключался и коллегиальный принцип принятия решений. Коллегии были введены в состав министерств, а позже при министрах были созданы советы, которые имели статус коллегиального совещательного органа. В министерствах строго соблюдался принцип служебной иерархии, в соответствии с которым осуществлялось строгое распределение функций между чиновниками.

Основной нормативный акт, регламентирующий ведение делопроизводства в государственных учреждениях этого периода -- «Общее Губернское Учреждение» (1775 г). Данным документом предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам.

Документы сложного содержания состояли из трех частей: введения с изложением дела, обоснования со ссылками на законодательство, «соображения и заключения» с выводами (распоряжениями) и предложениями, ходатайствами или просьбами.

Основные виды документов министерского (исполнительного) делопроизводства:

Манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления - исходили от царя.

Указы и предписания - получали от Правительствующего Сената.

Предложения, циркуляры, запросы - направляли министры и руководящие чины министерств нижестоящим органам власти.

Доклады, прошения, жалобы - направляли вышестоящей власти.

28 января 1811 г. был принят указ «Общее учреждение министерств». Министрам стали подчиняться директоры департаментов. Директорам департаментов - начальники отделений, начальникам отделений - столоначальники. Канцелярии действовали на правах департаментов. Указом об учреждении министерств были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, «чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах». В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих - в канцелярии и частных - в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей: для регистрации документов верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов.

Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации государственного аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов-чиновников, всецело зависящих от милости царя.

В конце ХIХ в. появились пишущие машинки, значительно ускорившие ведение письменных работ, позволившие, одновременно с подлинником, создавать несколько копий документов. В этот период изобрели телеграф и телефон, благодаря которым появились новые виды документов -- телеграммы, телефонограммы, значительно ускорившие процесс принятия управленческих решений.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период, она не была столь гибкой, как требовалось в конце ХIХ в. В условиях быстро меняющихся общественных и политических отношений система государственного делопроизводства продолжала оставаться бюрократической, громоздкой и «неповоротливой».

Происшедший в 1917 г. социально-политический переворот (Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революция), привели к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил старые традиции, но создавался на принципиально новых началах.

1.4 История «советского» делопроизводства

В результате Октябрьского переворота в 1917 г. структура государственного аппарата управления была существенно изменена. Высшим законодательным органом раннего советского периода являлся Всероссийский съезд Советов. В период между его съездами собирался ВЦИК (Всесоюзный центральный избирательный комитет), который являлся органом исполнительной власти. Непосредственное управление страной осуществлялось Советом Народных Комиссаров (Совнарком). Руководство отдельными отраслями государственного управления осуществлялось тринадцатью наркоматами (народными комиссариатами). Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления, несомненно, снизился.

В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Организационно-научная деятельность в сфере управления в 20-е гг. двадцатого столетия была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Особое внимание в этот период было уделено документированию функций планирования, учета и контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Система органов по рационализации управления и делопроизводства в «ранний советский период» была ликвидирована, что привело к значительному сокращению исследований в этих областях. Основную работу вели крупные ведомства, издававшие нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п. Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса.

Великая отечественная война (1941-1945 гг.) отодвинула на дальний план вопросы документационного обеспечения управления. Интерес к государственному решению вопросов по проблемам рационализации делопроизводства возник лишь в начале 60-х гг.

В 1958 г. постановлением Совета Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций в РСФСР». В этот период усиливается влияние ГАУ (Главное архивное управление), которое осуществляло свою деятельность при Совете Министров СССР и с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1966 г. в системе ГАУ был утвержден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому было поручено завершить разработку ЕГСД (Единой государственной системы документоведения). В сентябре 1973 г. Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике были одобрены «Основные положения ЕГСД» и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация её положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата. Но новые информационные технологии работы с документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти был восполнен позже - при переработке ЕГСД и издания ее новой редакции -- Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией ГАУ в 1988 г. Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80 гг. было издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) - ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение данных документов в практику управления значительно улучшило организацию работы с документами.



2. Документоведение в управлении

2.1 Основные термины и понятия

Документоведение -- это научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) -- есть процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами. Процесс документирования управленческой деятельности включает следующие этапы:

- фиксация информации;

- создание и оформление документа;

- организация работы с документами;

- использование и хранение документов.

Термин «документационное обеспечение управления» появился в период внедрения в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» являются синонимами.

Делопроизводство -- это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами. Термин «делопроизводство» возник во второй половине ХVIII века и был образован от словосочетания слов «производство» и «дело». В то время термин «дело» обозначал вопрос, решаемый органом управления (судебный, административный), то есть термин «дело» появлялся только при разговоре о рассмотрении и решении дел. Термин «дело» в значении совокупности документов, относящихся к определенному вопросу, стал употребляться значительно позже. Основой документационного обеспечения управления служит непосредственно процесс документирования.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных материальных носителях и оформлению в соответствии с установленными правилами информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием магнитных и электронных носителей. Результатом документирования является документ.

Документ -- информация, зафиксированная на любом материальном носителе, с реквизитами, идентифицирующими ее.

В технологической цепочке работы с документами можно выделить следующие основные этапы:

- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправка документов.

Существует следующие формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре -- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и,

в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: служба документационного обеспечения управления, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемых положениях (см. тема 3, п.2.).

2.2 Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Наличие и функциональность построения работы службы документационного обеспечения является необходимым условием эффективной управленческой деятельности.

Функции делопроизводственных служб любого уровня (государственных учреждений, коммерческих предприятий или организаций) подразумевают документирование управленческих процессов. Документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Любой документ, создаваемый в процессе управления должен отвечать нормам и требованиям современного законодательства. При оформлении управленческой документации важно исполнять и учитывать основные правила, предусмотренные законодательными и нормативными актами в сфере делопроизводства.

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства -- это совокупность законов, нормативных и правовых актов, а также иных методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, её структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

Законодательные акты Российской Федерации.

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления в сфере делопроизводства, например:

- Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации»;

- Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфенденциального характера»;

- Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»;

- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации»;

- Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии»;

- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О федеральном архивном агентстве» и другие.

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации регламентируют принципы организации документационного обеспечения в управлении, например:

- Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Устанавливает правила использования электронных цифровых подписей;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ. Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий; при обеспечении защиты информации;

- Федеральный закон от 23 мая 2009 г. № 98-ФЗ «О ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам». Закон сообщает о ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам. Договор призван гармонизировать ряд вопросов, относящихся к процедурным аспектам регистрации и использования товарных знаков, а также договоров по распоряжению исключительным правом на товарные знаки;

- Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов РФ». Регулирует вопросы государственного языка в документах и другие.

Нормативно-методическое регулирование деятельности служб документационного обеспечения управления осуществляется путем издания и утверждения различных нормативных и инструктивно-методических актов следующими федеральными институтами:

- Российским Архивом (Росархив);

- Федеральной государственной службой статистики (Росстатом) - ранее Госкомстатом РФ;

- Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России).

Росархив является федеральным органом исполнительной власти и в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет общее методическое руководство по ведению архивного дела и документационного обеспечения управления в организациях, учреждениях, предприятиях страны, включая межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов.

Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Документы, принимаемые Росархивом, обязательны для применения всеми организациями, предприятиями и учреждениями независимо от их организационно-правовой формы хозяйствования (государственные, муниципальные, коммерческие и т.д.).

В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Это документ носит рекомендательный характер, является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУ -- это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ -- упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышения качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

На основании положений ГСДОУ разработана и утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.), которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Федеральная государственная служба статистики (Росстат) принимает участие в работах по унификации документов, осуществляет статистический учет и контроль за представлением хозяйствующими субъектами статистической отчетности.

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) действует на основании постановления Правительства Российской Федерации от 7 мая 1999 г. № 498. Является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, а также функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации.

Госстандарт России выполняет значительное количество функций, в том числе:

- обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и банков данных нормативных документов, общероссийских классификаторов, научно-технической терминологии, каталогизации продукции и информации в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, государственного контроля и надзора, являющихся федеральными информационными ресурсами;

- несет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм;

- осуществляет общую координацию проводимых работ в стране по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов и др.

Государственному комитету Российской Федерации по стандартизации и метрологии принадлежит право определения общей политики в области стандартизации, установления конкретных сроков разработки новых или переработки действующих стандартов и методических указаний. Эти нормативные предписания обязательны для применения.

2.3 Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация -- это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации -- это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов -- это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов -- это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель форм документов выполняет функцию справочника, использованных организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления. Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация -- означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт -- это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт -- нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

...