Делопроизводство в России

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Бакаев

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова

Личная подпись А.С. Красавин

23 - Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

24 - Визы согласования документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее -- виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - Оттиск печати

Оттиск печати проставляют с целью заверения подлинности подписей должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации. Печать может быть гербовой (учреждениях, министерствах, ведомствах, организациях, причисленных к государственным структурам) и круглой (в коммерческих организациях).

Оттиск печати проставляют в специально отведенное место в документе (в документе оно выделено как М.П. (место печати) или на реквизит подпись, таким образом, чтобы была видна подпись должностного лица).

Оттиск печати должен быть четким и ясным. В оттиске печати должна быть отражена информации о наименовании организации, ее юридическом адресе, ИНН, ОГРН.

Печать хранится в сейфе главного бухгалтера, руководителя или иного должностного лица. Печать изготавливают сразу же после прохождения процедуры государственной регистрации. Для изготовления печати получают разрешение Комитета по изготовлению или уничтожению печатей. Печать изготавливают в специализированных организациях, имеющих право осуществлять данный вид деятельности. Для изготовления печати необходимо предоставить следующие документы:

- заявление на изготовление печати;

- свидетельство о государственной регистрации;

- свидетельство о постановке на налоговый учет;

- копии учредительных документов;

- эскиз печати и др.

26 - Отметка о заверении копии документа

Для придания равнозначной юридической силы копии документа она должна быть заверена. Копия должна быть идентична подлиннику. Копия документа может быть заверена нотариально (с оплатой государственной пошлины) или должностным лицом организации. При заверении копии документа подлиннику должностным лицом организации ниже реквизита «Подпись» проставляют удостоверяющую надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе

Проставляется для идентификации исполнителя документа. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, либо только фамилию и номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков или Жуков

924 45 67 924 45 67

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию

Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.



4. Система организационно-распорядительных документов

4.1 Состав и назначение организационно-распорядительных документов

Деятельность организации фиксируется в различных видах документов. Независимо от вида экономической деятельности в любых организациях (на предприятиях, в учреждениях) используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность, которые представляет собой систему организационно-распорядительной документации (управленческой документации).

Управленческий (организационно-распорядительный) документ -- вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

История управленческих документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности.

Организационно-распорядительные документы -- это письменные документы, которые создаются при решении административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Без создания организационно-распорядительной документации деятельность хозяйствующих субъектов не возможна. Организационно-распорядительная документация устанавливает правовой статус организации, её структуру, штатный и численный состав работников, регламентирует порядок деятельности и управления; координирует вопросы управления; закрепляет вопросы правового и имущественного характера и т.д. Состав организационно-распорядительных документов представлен на рисунке 4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Состав организационно-распорядительных документов

Система организационно-распорядительной документации включает в себя три группы документов, каждая из которых занимает определенное значение. Наибольшую значимость в составе организационно-распорядительных документов занимают организационно-правовые (являются основополагающими для осуществления деятельности) и распорядительные документы (регулируют и координируют вопросы управления и др.). Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительных документов занимают второстепенное положение, они играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

В состав организационно-распорядительной документации кроме организационно-правовых, распорядительных документов и справочно-информационных материалов также могут быть включены и документы по личному составу. Их принято выделять в отдельную группу документов.

При оформлении организационно-распорядительной документации следует руководствоваться методическими нормами действующего законодательства. Основополагающим нормативным документом в области составления и оформления управленческой документации на современном этапе является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит информацию о составе и правилах оформления реквизитов документов.

Также одним из основных нормативных технических документов, регламентирующих порядок документирования управленческих процессов на современном этапе, является ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General»).

4.2 Организационно-правовые документы

В своей деятельности предприятия, организации и учреждения наряду с актами органов государственной власти и государственного управления руководствуются и внутренними документами (устав, положения, правила, регламенты и пр.). Организационная деятельность их, прежде всего, выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы и положения деятельности; устанавливающих правовой статус организации, её компетенцию, структуру, штат, и должностной состав, как в целом для всей организации, так и для её структурных подразделений. Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным, действующим до их отмены.

Виды организационно-правовых документов представлены на рисунке 5.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 5 - Виды организационно-правовых документов

Рассмотрим содержание, порядок составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.

4.2.1 Учредительные документы

Под учредительными документами понимают документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). Учредительные документы не имеют срока действия. Их создают в момент образования юридического лица. Как правило, учредительные документы составляют юридические службы путем согласования их содержания с учредителями (участниками).

Состав и структура учредительных документов юридических лиц предусмотрены ст.52 Гражданского Кодекса РФ (часть I).

В соответствии с нормами Гражданского Кодекса РФ юридические лица могут действовать на основании следующих учредительных документов:

Устав.

Устав и учредительный договор (договор об учреждении для ООО).

Учредительный договор.

Положение об учреждении (организации).

В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительные документы в обязательном порядке проходят процедуру государственной регистрации. Государственная регистрация учредительных документов юридических лиц и физических лиц, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, осуществляется в органах государственных налоговых служб (ИФНС -- Инспекциях Федеральной налоговой службы) в соответствии с нормами Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Государственная регистрация учредительных документов регистрирующим органом (налоговыми службами) осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов.

При этом важно помнить, что учредительные документы юридического лица должны быть представлены его законным представителем в регистрирующий орган в сроки не позднее десяти дней с момента их утверждения. Нарушение сроков регистрации учредительных документов при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание административного штрафа в размере 5 000 руб. (ст. 116 НК РФ, часть I; ст.14.25 КоАП РФ). При нарушении налогоплательщиком срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе на срок более 90 дней юридические лица привлекаются к административной ответственности в размере 10 000 рублей.

При государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:

- заявление о государственной регистрации, подписанное заявителем, по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

- решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;

- учредительные документы юридического лица (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);

- выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица - учредителя;

- документ об уплате государственной пошлины (квитанция).

Размеры государственных пошлин, уплачиваемых при государственной регистрации юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей) регулируются законодательством.

Величина государственной пошлины, уплачиваемой юридическими лицами за нотариальное удостоверение копий учредительных документов, не может превышать 500 руб. (ст.333.24 Налогового Кодекса РФ).

С 29 января 2010 г. размеры государственных пошлин, уплачиваемые юридическими и физическими лицами, увеличены в соответствии с положениями ФЗ № 374-ФЗ от 27 декабря 2009 г. «О внесении изменений в статью 45 части первой Налогового Кодекса РФ и отдельные законодательные акты РФ, а также о признании утратившим силу ФЗ «О сборах за выдачи лицензий на осуществление видов деятельности, связанных с производством и оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции».

Виды и размеры государственных пошлин, взимаемых при государственной регистрации с юридических и физических лиц, представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Размеры государственных пошлин, взимаемых при государственной регистрации

№	Наименование вида государственной пошлины	Сумма, руб.
1.	Государственная пошлина за нотариальное удостоверение учредительных документов	500=
2.	Государственная пошлина за регистрацию организаций (кроме некоммерческих организаций), в том числе с иностранными инвестициями	4 000=
3.	Государственная пошлина за регистрацию некоммерческих организаций	2 000=
4.	Государственная пошлина за регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя	800=
5.	Государственная пошлина за регистрацию следующих средств массовой информации в уполномоченном органе: а) периодического печатного издания; б) информационного агентства; в) радио-, теле-, видео-, кинохроникальной программы, иных СМИ	4 000= 4 800= 6 000=

В ходе деятельности в учредительные документы юридического лица могут быть внесены изменения. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а, в случаях, установленных законом -- с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Таким образом, изменения, вносимые в учредительные документы, должны быть зарегистрированы в налоговых органах в те же сроки, которые предусмотрены для регистрации учредительных документов (в течение десяти дней с момента их утверждения).

За государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также за государственную регистрацию ликвидации юридического лица, за исключением случаев, когда ликвидация юридического лица производится в порядке применения процедуры банкротства взимается государственная пошлина в размере двадцати процентов размера государственной пошлины, установленного для государственной регистрации (например, для коммерческой организации -- 800 руб.)

В процессе государственной регистрации учредительных документов все сведения о юридическом лице заносятся в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), информация которого не представляет ни коммерческой, ни иной тайны, что делает его открытым для всеобщего ознакомления (за исключением сведений о паспортных и других персональных данных физических лиц, которые могут быть предоставлены исключительно органам государственной власти, органам государственных внебюджетных фондов в порядке и в случаях, которые установлены Правительством РФ). Данное ограничение не применяется при предоставлении содержащих указанные сведения копий учредительных документов юридических лиц, а также сведений о месте жительства индивидуальных предпринимателей.

Государственные реестры (Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП)) являются федеральными информационными ресурсами. Ведение государственных реестров на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими совместимость и взаимодействие государственных реестров с иными федеральными информационными системами и сетями.

Внесение сведений о создаваемом юридическом лице в ЕГРЮЛ в процессе регистрации сопровождается присвоением ему уникального номера -- основного государственного регистрационного номера (ОГРН), который присваивается один раз и никогда не меняется вплоть до ликвидации или реорганизации данного юридического лица. Записи о последующих изменениях в учредительных документах вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации этих изменений. Каждой записи присваивается свой государственный регистрационный номер (ГРН), и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр.

Присвоение ОГРН фиксируется в специальном штампе, проставляемом на обороте учредительного документа, и содержит 13 цифр этого номера. В штампе, кроме этого, указывается номер налоговой инспекции, в которой произведена регистрация, дата, а также фамилия, имя, отчество государственного налогового инспектора, осуществившего регистрацию.

Вместе с экземпляром проштампованного таким образом учредительного документа выдаются два специальных свидетельства на установленных бланках:

Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, в котором отражается полное наименование предприятия (организации), включающее организационно-правовую форму, местонахождение, дату регистрации, номер налоговой инспекции и обязательно ОГРН в специальной табличной форме.

Свидетельство -- о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по местонахождению на территории РФ, в котором, помимо ОГРН, указываются присвоенные юридическому лицу индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки (ИНН/КПП).

ИНН присваивается одновременно с регистрацией юридического лица (для этого и произошло слияние регистрирующих функций действующих ранее регистрационных палат и налоговых органов). Оба свидетельства имеют подписи руководителей налогового органа и печати.

Отказ в государственной регистрации (налоговыми службами) допускается в случаях:

- непредставления определенных Законом о государственной регистрации необходимых документов;

- представления документов в ненадлежащий регистрирующий орган;

- недопустимости регистрации изменений, вносимых в учредительные документы ликвидируемого юридического лица, а также государственной регистрации юридических лиц, учредителем которых выступает указанное юридическое лицо, или государственной регистрации юридических лиц, которые возникают в результате его реорганизации.

Решение об отказе в государственной регистрации должно содержать основания отказа с обязательной ссылкой на нарушения. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.

За необоснованный (не соответствующий основаниям, указанным в Законе) отказ в государственной регистрации, неосуществление государственной регистрации в установленные сроки, или иное нарушение порядка государственной регистрации, установленного Законом, а также за незаконный отказ в предоставлении или за несвоевременное предоставление содержащихся в государственных реестрах сведений и документов, должностные лица регистрирующих органов несут ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме этого, регистрирующий орган в случае указанных нарушений возмещает ущерб, причиненный отказом в государственной регистрации, уклонением от государственной регистрации или нарушением порядка государственной регистрации, допущенным по его вине.

Следует отметить, что в соответствии с изменениями действующего законодательства (вступлением в действие с 1 июля 2009 года новой редакции ФЗ № 114-ФЗ от 8 февраля 1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью») проводится процедура государственной перерегистрации учредительных документов обществ с ограниченной ответственностью (ООО).

Основная цель перерегистрации -- приведение содержания учредительных документов ООО в соответствии с требованиями действующего законодательства и регистрация их в Едином государственном реестре юридических лиц. Перерегистрация учредительных документов ООО осуществлялась в течение 2009 года. Предполагается, что по состоянию на 1 января 2010 г. учредительные документы обществ с ограниченной ответственностью должны быть приведены в соответствие с нормами действующего законодательства. Вместе с тем, законодательно четкие ограничительные сроки для проведения перерегистрации учредительных документов ООО не определены.

Допускается, что общества могут пройти перерегистрацию в налоговых службах в период возникновения необходимости внесения изменений в содержание учредительных документов. При этом на основании ФЗ № 312-ФЗ от 30 декабря 2008 г. «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (п. 3 ст. 5 Закона) уставы обществ, созданных до вступления в силу данного Закона (до 1 июля 2009 г.) и до момента приведения их в соответствие с действующим законодательством (до 1 января 2010 г.), применяются в части, не противоречащей действующему законодательству об обществах с ограниченной ответственностью, что может привести к ограничению дееспособности ООО.

Одно из наиболее важных изменений, связанных с перерегистрацией учредительных документов ООО -- утрата учредительным договором статуса учредительного документа (с 1 июля 2009 года).

Для ООО единственным учредительным документом на современном этапе теперь является только устав.

Кроме того, в содержании учредительных документов ООО внесены изменения: изменен порядок содержания отдельных разделов устава; порядок документирования и информирования сотрудников налоговых служб по сделкам, связанным с отчуждением доли или части доли в уставном капитале обществ; определен четкий минимальный размер уставного капитала для ООО и др.

Напоминаем, что в соответствии с ст.52 Гражданского Кодекса РФ учредительными документами юридического лица могут быть:

Устав.

Устав и учредительный договор (договор об учреждении для ООО).

Учредительный договор.

Положение об учреждении (организации).

Рассмотрим отдельно каждый из видов учредительных документов.

4.2.2 Устав

Основополагающее значение в составе учредительных документов юридических лиц имеет устав. Для обществ с ограниченной ответственностью с 1 июля 2009 г. устав является единственным учредительным документом.

Устав -- это свод правил, норм, методов, в соответствии с которыми организация (предприятие, учреждение) осуществляет свою деятельность с момента первоначальной государственной регистрации в качестве юридического лица и до момента прекращения деятельности. Устав определяет правовой статус предприятия (организации, учреждения), его организационную структуру, цели, характер, порядок деятельности и порядок управления и т.д. В соответствии с основными положениями устава организации, предприятия и учреждения осуществляют свои взаимоотношения с другими организациями и гражданами. Устав для организации по своему правовому значению является аналогом паспорта для физического лица.

Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с нанесением всех обязательных реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Все листы устава нумеруют с применением сквозной нумерации, при этом на титульном листе устава номер не проставляют, но в общее количество листов включают. На последнем листе устава (с обратной стороны) указывают общее количество листов в уставе, данную запись заверяют подписью руководителя и печатью организации. Все листы устава сшивают и проставляют пломбу (для исключения возможностей замены определенного текста устава).

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Гриф утверждения устава может быть оформлен следующим образом (при коллегиальном способе управления организацией):

УТВЕРЖДЕНО

Общее собрание акционеров

ОАО «Капитал»

(протокол от 12 декабря 2009 г. № 3)

Гриф утверждения устава заверяется печатью организации, отметка о регистрации -- печатью органа государственной регистрации. Датой устава является дата его утверждения. Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу документа.

Устав в обязательном порядке проходит процедуру государственной регистрации в налоговых службах в сроки, установленные для регистрации учредительных документов (подробнее - «учредительные документы»). Для прохождения процедуры государственной регистрации устав подлежит нотариальному заверению (как правило, сразу заверяют подлинник и несколько копий устава (четыре экземпляра)).

Проект устава разрабатывают юридические службы. В содержании текста устава должны быть предусмотрены обязательные разделы, раскрывающие информацию о деятельности вновь создаваемого юридического лица. Таким образом, структура устава является регламентированной. Как правило, в устав включают следующие обязательные разделы:

Общие положения.

Капитал.

Порядок деятельности.

Управление.

Имущество. Учет и отчетность. Распределение прибыли.

Прекращение деятельности.

Рассмотрим содержание каждого раздела устава в отдельности.

Раздел 1. Общие положения. В данном разделе устава отражают информацию о полном и кратком наименованиях юридического лица, их английской транслитерации. Также в этом разделе устава указывают организационно-правовую форму юридического лица и его точное местонахождение (юридический адрес).

Понятие «юридический адрес» в Гражданском Кодексе РФ отсутствует. Однако есть термин -- «место нахождения юридического лица», под которым понимается место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации на момент ее регистрации, а если он отсутствует -- иного органа или лица, имеющего право действовать от имени общества без доверенности (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Этот адрес записывают в Едином государственном реестре юридических лиц и в учредительных документах организации. Именно его и подразумевают под юридическим адресом.

В практической деятельности организация может осуществлять свою фактическую деятельность по адресу, не совпадающему с адресом, указанным в учредительных документах, т.е. «фактический» и «юридический» адреса могут не совпадать. Наличие двух адресов для организации чревато определенными последствиями.

Если организация осуществляет свою деятельность по адресу фактической предпринимательской деятельности, и, он не совпадает с адресом ее местонахождения, предусмотренным в учредительных документах, необходимо:

Первый вариант. Внести изменения в устав и указать в нем реальное место, где ведется предпринимательская деятельность.

Для внесения изменений в учредительные документы, нужно подать в регистрирующий орган заявление по форме № Р13001, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439. К нему следует приложить решение о внесении изменений в устав, учредительные документы в новой редакции (или отдельный документ, например, протокол «О внесении изменений в устав»), платежное поручение или квитанцию об уплате госпошлины (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Размер госпошлины для юридических лиц составляет 800 руб.

Об изменениях, внесенных в устав, необходимо сообщить в органы налоговых служб в течение десяти дней с момента утверждения этих изменений (даты протокола). За несоблюдение сроков регистрации изменений в учредительных документах предусмотрены штрафные санкции в размере от 5 000 до 10 000 тысяч рублей.

Следует отметить, что если новый адрес фактического осуществления предпринимательской деятельности подведомственен другой налоговой инспекции, необходимо снять организацию с учета в старой инспекции и ставить на учет в новой. Данная процедура может занять несколько месяцев, так как переход налогоплательщика из одной налоговой инспекции в другую сопровождается сверками по налогам, что является достаточно трудоемкой и длительной процедурой. Тем не менее, внесение изменений в устав -- наиболее надежный и правильный способ с точки зрения соблюдения гражданского законодательства.

Вторым вариантом является регистрация по фактическому адресу обособленного подразделения.

Обособленное подразделение -- подразделение со стационарными рабочими местами, расположенное на отдельной территории (п. 2 ст. 11 НК РФ). При регистрации обособленного подразделения необходимо сообщить в налоговую инспекцию о его создании в сроки не позднее одного месяца со дня принятия решения о его создании. Нарушение порядка регистрации обособленных подразделений влечет за собой штрафные санкции в размере:

- для организации - 50 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ);

- административные штрафы для должностных лиц - от 500 до 1 000 руб. (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме этого, необходимо встать на учет в налоговой инспекции по месту нахождения фактического адреса в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения (п. 4 ст. 83 НК РФ). Нарушение сроков регистрации обособленных подразделений в налоговых службах подразумевает начисление штрафных санкций:

- для организации - в размере 5 000 руб. (если просрочка составила 90 календарных дней и меньше) или на 10 000 руб. (если просрочка - более 90 календарных дней) (ст. 116 НК РФ);

- административная ответственность для руководителя - в размере от 500 до 1 000 руб. ( п. 1 ст. 15.3 КоАП РФ).

В случаях наличия доказательств у налоговых органов уклонения от постановки на учет обособленных подразделений, с руководителя могут взыскать административный штраф от 2 000 до 3 000 руб. (п. 2 ст. 15.3 КоАП РФ). Помимо этого для организаций размеры штрафов будут такими:

- 10 % доходов от деятельности, продлившейся не более 90 календарных дней без постановки на учет по месту нахождения обособленного подразделения, но не менее 20 000 руб. (п. 1 ст. 117 НК РФ);

- 20 % доходов от деятельности, продлившейся более 90 календарных дней без постановки на учет по месту нахождения обособленного подразделения, но не менее 40 000 руб. (п. 2 ст. 117 НК РФ).

Заметим, что вставать на учет по месту нахождения обособленного подразделения не нужно, если организация по другим основаниям уже состоит на учете в налоговых органах на территории муниципального образования, где создано подразделение (п. 4 ст. 83 НК РФ). Таким образом, если фактический адрес организации подведомственен налоговой инспекции, в которой организация уже состоит на учете, привлечь ее к ответственности по ст. 116 и ст. 117 НК РФ (руководителя - по ст. 15.3 КоАП РФ) не представляется возможным.

Согласно п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ подача недостоверных сведений о юридическом лице в регистрирующий орган влечет предупреждение или взыскание штрафа с руководителя в размере 5 000 руб. или же дисквалификацию его на срок до трех лет (при наличии доказательств у налогового органа о том, что руководитель знал о содержащихся в документах искажениях). При этом недостоверными сведениями считаются неточности и искажения в документах.

Раздел 2. Капитал. В этом разделе устава отражают размер капитала (уставного, акционерного и др.) организации, сформированного учредителями (акционерами) на момент первоначальной государственной регистрации. В зависимости от предусмотренной организационно-правовой формы хозяйствования данный раздел может иметь наименования:

- «Уставный капитал» - для ООО;

- «Акционерный капитал» - для акционерных обществ;

- «Паевый капитал» - для обществ на паях, паевых фондов;

- «Складочный капитал» - для кооперативов и т.д.

Минимальный размер первоначального капитала, сформированного учредителями (участниками), акционерами, устанавливается законодательством.

Для вновь создаваемых ООО минимальная величина уставного капитала, сформированного на момент первоначальной государственной регистрации с 1 июля 2009 г. должна составлять не менее 10 000 руб. (ранее -- не менее 100 минимальных размеров оплаты труда, установленных федеральным законодательством на дату представления документов для государственной регистрации организации (п. 1 ст. 14 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» уставный капитал открытого акционерного общества должен составлять не менее тысячекратной суммы минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом на дату регистрации общества. А уставный капитал закрытого акционерного общества -- не менее стократной суммы минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом на дату государственной регистрации общества.

В п. 3 ст. 12 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» определено, что размер уставного фонда государственного предприятия не должен быть меньше чем пять тысяч минимальных размеров оплаты труда, установленных федеральным законом на дату государственной регистрации государственного предприятия.

Размер уставного фонда муниципального предприятия должен составлять не менее чем одну тысячу минимальных размеров оплат труда, установленных федеральным законом на дату государственной регистрации муниципального предприятия.

Минимальный размер оплаты труда для расчета первоначального уставного (акционерного и др.) капитала на современном этапе составляет 100 руб. (определяется ФЗ «О минимальном размере оплаты труда в РФ»).

В данном разделе устава также может быть отражена информация об участниках (учредителях), акционерах, а также о размерах их вкладов, стоимости их долей (акций). Следует отметить, что в уставах ООО, прошедших перерегистрацию, сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества могут не отражаться. В этом случае на общество возлагается обязанность по ведению списка участников, данные которого должны соответствовать сведениям, зафиксированным в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). В то же время отражение в уставе общества сведений о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества не противоречит положениям действующего законодательства.

Раздел 3. Порядок деятельности. В этом разделе устава перечисляют законодательные акты, которые будут являться правовой основой деятельности юридического лица. Предусматривают виды экономической деятельности, которыми организация (предприятие) планирует заниматься в дальнейшем. Как правило, приводят достаточно большой перечень видов экономической деятельности в соответствии с ОКВЭД (Общероссийским Классификатором видов экономической деятельности), представляющие для юридического лица «предпринимательский интерес». В ходе деятельности при выборе определенного вида деятельности, его лицензировании и сертификации (в необходимых случаях) разрешительные органы (например, Торгово-Промышленная Палата) проверяют информацию содержания этого раздела устава. Если определенный вид деятельности действующей редакцией устава не предусмотрен, в него вносят изменения и дополнения, которые в обязательном порядке регистрируют в налоговых службах в течение десяти дней со дня утверждения этих изменений.

Дополнения и изменения в устав -- «процедура платная». Необходима квитанция об оплате государственной пошлины за регистрацию этих изменений (как минимум, 800 руб.).

Раздел 4. Управление. Данный раздел устава отражает общий порядок управления организацией. В этом разделе предусматривают органы управления обществом, их компетенцию (права) и обязанности. Управление организацией может осуществляться двумя способами.

Коллегиальным совещательным органом (общее собрание учредителей, общее собрание акционеров, совет директоров, совет акционеров и т.д.).

На принципах единоначалия (генеральный директор, президент общества, председатель, директор и др.).

Также в этом разделе может быть предусмотрен порядок созыва коллегиальных органов управления (совета акционеров, собрания учредителей), их компетенция, порядок принятия и оформления решений, порядок формирования и работы ревизионной комиссии (в акционерных обществах).

Раздел 5. Имущество. Учет и отчетность; распределение прибыли. Данный раздел устава должен отражать информацию о порядке формирования имущества юридического лица, порядке объединения имущества в случае его слияния и совместной деятельности. В этом разделе также предусматривают порядок создания и размеры резервного и иных фондов общества, если указанные фонды создаются.

В содержании данного раздела устава также должны быть отражены:

- перечень должностных лиц, ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета, формирование и представление статистической, бухгалтерской и налоговой отчетности;

- перечень должностных лиц, имеющих право подписи официальных документов правового и имущественного характера;

- перечень должностных лиц, имеющих право подписи финансовых документов.

- порядок распределения прибыли (в случае ее получения).

Независимо от организационно-правовой формы и от режима налогообложения предприятия формируют чистую прибыль по итогам года и распределяют ее в соответствии с законодательством и учредительными документами (уставом) на основании решения общего собрания (учредителей, акционеров).

Чистая прибыль -- это прибыль после вычета налогов, но до ее распределения на дивиденды и отчисления в резервные фонды. Чистая прибыль представляет собой валовую прибыль, которая не учитывает обесценивание капитала, за вычетом затраченных средств, в том числе предназначенных на восстановление полностью использованной (амортизированной) части капитала. Чистая прибыль в российской практике определяется как разность между прибылью до налогообложения и налогами, выплачиваемыми предприятием из прибыли.

В соответствии с действующим законодательством по итогам года организация должна общим собранием собственников утвердить годовую отчетность и распределить чистую прибыль отчетного года. Если решение по распределению прибыли не принимается, она реинвестируется в бизнес, то есть нераспределенная прибыль не должна рассматриваться как свободные денежные средства, доступные к использованию.

Чистая прибыль предприятия (организации) может быть распределена на следующие цели:

Увеличение уставного (акционерного) капитала.

Покрытие убытков прошлых лет.

Создание резервного фонда и иных специальных фондов.

Выплату дивидендов и т.д.

Резервный фонд (капитал) формируют акционерные общества. Формирование резервного капитала для АО является обязательным ( п. 1 ст. 35 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Резервный фонд (капитал) акционерного общества формируется путем обязательных ежегодных отчислений до достижения им размера, установленного уставом общества. Размер ежегодных отчислений предусматривается уставом общества, но не может быть менее 5% от чистой прибыли до достижения размера, установленного уставом общества.

Максимальные размеры ежегодных отчислений и резервного фонда законодательно не ограничиваются и зависят от нормы, предусмотренной уставом. Не ограничивается и срок, в течение которого может быть полностью сформирован резервный фонд.

Резервный фонд общества предназначен для покрытия его убытков, а также для погашения облигаций общества и выкупа акций общества в случае отсутствия других средств и не может быть использован для иных целей.

Согласно ст. 30 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 4-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ООО могут создавать резервный фонд и иные фонды в порядке и размерах, предусмотренных уставом общества, но обязательного требования их создания законодательство не предусматривает. Назначение резервного фонда общества с ограниченной ответственностью определяют самостоятельно. Назначение резервного фонда должно быть описано в уставе, иначе может получиться, что общество, создав фонд, не сможет им воспользоваться.

Предприятия (организации) могут не формировать специальные фонды, если это не предусмотрено их уставом. В практической деятельности на современном этапе, в основном, используется «бесфондовый» метод распределения прибыли.

Выплата дивидендов участникам (учредителям) или доходы по акциям (акционерам) выплачиваются в последнюю очередь. Решение о распределении прибыли участникам принимается коллегиально (общим собранием учредителей, акционеров) в ежегодном порядке. Распределению среди участников общества подлежит только часть чистой прибыли. Часть прибыли общества, предназначенная для распределения между его участниками, распределяется пропорционально их долям в уставном капитале общества (для ООО).

В соответствии со ст. 28 Закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общества вправе принимать решение о распределении своей чистой прибыли между участниками общества:

- ежеквартально;

- 2 раза в год (каждое полугодие);

- 1 раз в год.

Следовательно, данный раздел устава юридических лиц должен содержать условия и относительно того, как распределяется чистая прибыль: раз в квартал, раз в полугодие или раз в год, или же ежемесячно -- по требованию участников.

При невыплате обществом части прибыли участник вправе обратиться в суд с иском о выплате обществом части прибыли.

Дивиденд (от лат. dividendum («то, что подлежит разделу»)) -- часть прибыли акционерного общества или иного хозяйствующего субъекта, распределяемая между акционерами, участниками в соответствии с количеством и видом акций, долей, находящихся в их владении.

Суммы дивидендов, выплачиваемых учредителям (физическим лицам), облагаются налогом на доходы с физических лиц.

Организация (источник выплаты доходов) обязана исчислить и удержать налог на доходы с физических лиц, то есть исполнить обязанность налогового агента. Исчисление указанного налога с дивидендов российских участников (акционеров) в общем случае производится по ставке 9 % (пп. 2 п. 3 ст. 284 НК РФ) в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 275 НК РФ. Сумма налога, подлежащего удержанию из доходов налогоплательщика -- получателя дивидендов, исчисляется налоговым агентом по формуле:

Н = К x Сн x (д - Д),

где Н - сумма налога, подлежащего удержанию;

К - отношение суммы дивидендов, подлежащих распределению в пользу

получателя дивидендов, к общей сумме дивидендов, подлежащих

распределению налоговым агентом;

Сн - соответствующая налоговая ставка;

d - общая сумма дивидендов, подлежащая распределению агентом в пользу

всех налогоплательщиков (получателей дивидендов);

Д - общая сумма дивидендов, полученных самим налоговым агентом в

текущем отчетном (налоговом) периоде и предыдущем отчетном (налоговом) периоде.

В соответствии с п. 3 ст. 275 НК РФ в случае, если российская организация (налоговый агент) выплачивает дивиденды физическому лицу, не являющемуся резидентом РФ, налоговая база налогоплательщика (получателя дивидендов) по каждой такой выплате определяется как сумма выплачиваемых дивидендов, и к ней применяется ставка 15 % (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Нераспределенная (накопительная) прибыль -- часть чистой прибыли за вычетом включенных дивидендов, аналогичных отчислений, резервного фонда. Нераспределенная прибыль, накопленная за все время существования организации, является составляющей капитала организации, она используется в дальнейшей хозяйственной деятельности, то есть реинвестируется.

Раздел 6. Прекращение деятельности. В этом разделе устава отражают условия и порядок прекращения деятельности юридического лица или его ликвидации. Этот раздел должен содержать информацию об ответственности участников (учредителей) при прекращении, ликвидации деятельности, о составе ликвидационной комиссии, о порядке мероприятий, проводимых при прекращении деятельности, о причинах, по которым деятельность юридического лица может быть прекращена.

Причинами прекращения деятельности могут быть:

Принудительное приостановление деятельности компании (административное приостановление деятельности и временный запрет деятельности). Административное приостановление деятельности является видом административного наказания за совершение административных правонарушений. Назначать его вправе только суд. Максимальный срок, на который может быть установлено административное приостановление деятельности, составляет 90 суток (ч. 2 ст. 3.12 КоАП РФ). Административное приостановление деятельности применяется при угрозе: жизни или здоровью людей, возникновения эпидемии, эпизоотии, заражения (засорения) подкарантинных объектов карантинными объектами; наступления радиационной аварии или техногенной катастрофы; причинения существенного вреда состоянию или качеству окружающей среды.

Временный запрет деятельности может применяться, если за совершение административного правонарушения возможно назначение административного наказания в виде административного приостановления деятельности.

Добровольное приостановление деятельности. Основаниями добровольного приостановления деятельности организации, как правило, являются:

- технические причины: перепрофилирование бизнеса, техническое перевооружение, реконструкция или модернизация и т.д.;

- организационные причины: реорганизация, слияние, объединение, разделение и т.д.;

- экономические причины: отсутствие экономического эффекта от деятельности, снижение спроса на продукцию и т.д.;

- природные или климатические условия: сезонный характер работ и др.;

- чрезвычайные обстоятельства: стихийные бедствия, аварии и др.

Вне зависимости от причины, послужившей основанием для приостановки деятельности, необходимо наличие приказа (распоряжения) руководителя организации о приостановлении деятельности. В приказе необходимо указать причину, дату начала и окончания временного прекращения деятельности, перечень останавливаемых подразделений (участков, объектов, оборудования), а также лицо, ответственное за исполнение данного приказа (распоряжения).

...