Делопроизводство в России

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 44-к (кадры) или 12 л/с (личный состав).

В связи с тем, что приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.д., имеющие временные сроки хранения, - в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (№ 25-к, № 111-о (основная деятельность)).

В унифицированных формах приказов по личному содержится реквизит «Виза ознакомления работника». В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 Трудового Кодекса РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Приказы составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации.

При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу - 75 лет, поэтому приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать их в самостоятельные дела.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предусмотрены следующие унифицированные бланки форм приказов:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а).

Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1). Унифицированный бланк данного приказа используется для оформления приема на работу одного работника. Основанием для составления этого приказа является ранее заключенный трудовой договор и личное заявление работника о приеме его на работу. Заявление работника должно быть согласовано с администрацией путем нанесения резолюции директором или должностным лицом, уполномоченным на эти функции руководителем.

Приказ о приеме на работу обязательно должен содержать:

- фамилию, имя и отчество работника;

- дату приема на работу;

- должность, на которую принимается работник;

- подразделение, в котором будет работать работник и в котором по штатному расписанию числится должность;

- сведения об окладе (может быть указано, что оклад соответствует штатному расписанию, однако в трудовом договоре заработная плата должна быть указана обязательно);

- срок, на который принимается работник (если это срочный трудовой договор);

- наличие или отсутствие испытательного срока.

Приказ о приеме работника на работу оформляют сотрудники отдела кадров. Приказы составляют в трех экземплярах, первый из которых, после подписания его руководителем, передается работнику под расписку, второй -- подшивается в общую подшивку приказов по личному составу, третий -- подшивается в личное дело работника. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу устанавливает тарифную ставку, оклад или условия оплаты труда; визируется инспектором отдела кадров и бухгалтерии фирмы в целях подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада. Подписанный работником приказ объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа инспектор отдела кадров заполняет личную карточку сотрудника и вносит запись о приеме его на работу в личную трудовую книжку, а бухгалтерия присваивает сотруднику табельный номер и открывает лицевой счет для начисления заработной платы.

При одновременном приеме на работу нескольких сотрудников используется приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а). Содержание текста данного приказа аналогично содержанию приказа формы № Т-1, за исключением пунктов, каждый из которых касается каждого отдельного работника. Приказ визируется руководителем кадровой службы или работником, ответственным за работу с персоналом.

При переводе работников на другую работу оформляют приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а). Эти бланки документов оформляют в случаях изменения трудовых функций работников, предусмотренных трудовым договором.

Перевод на другую работу может быть осуществлен по инициативе работодателя. При этом обязательным дополнением к приказам формы № Т-5, формы № Т-5а является письменное согласие работника. При переводе работника на другую работу по инициативе администрации за работником сохраняется средний заработок на срок до двух месяцев со дня перемещения. Об изменениях трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, работник должен быть уведомлен в письменной форме не позднее, чем за два месяца до их введения. Перевод на другую работу также может быть осуществлен по инициативе работника и с согласия работодателя.

Приказ о переводе работника на другую работу издается на основании заявления работника или документов, подтверждающих производственную необходимость перевода. При переводе работника по состоянию здоровья на другую более легкую или нижеоплачиваемую работу за ним сохраняется средний заработок по прежней работе в течение одного месяца со дня перевода.

Если перевод связан с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, средний заработок сохраняется до установления стойкой утраты профессиональной нетрудоспособности или до выздоровления работника (ст.182 Трудового Кодекса РФ).

При предоставлении отпуска работнику оформляют приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а). Эти формы приказов используют при предоставлении ежегодного трудового отпуска, учебного отпуска или отпуска без сохранения заработной платы.

Основанием для издания этих приказов служит график отпусков (форма № Т-7), трудовые контракты, нормативные трудовые акты организаций и письменные заявления работников. Данные виды приказов составляют сотрудники отдела кадров, визируют руководители структурных подразделений и подписывает директор организации. С содержанием приказов работника знакомят под расписку.

На основании приказов формы № Т-6 и формы № Т-6а сотрудники отдела кадров вносят записи в личные карточки и личные дела сотрудников. Один экземпляр приказа передается в бухгалтерию, где производят расчет отпускных.

Для расчета отпускных используется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Выплата отпускных производится из кассы предприятия. Отпускные должны быть выплачены работникам за 3 дня до наступления отпуска.

При увольнении работников оформляют приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а). Данные виды приказов составляет инспектор отдела кадров при прекращении действия трудового договора с работником (работниками). Основанием для составления приказов служат заявления сотрудника об увольнении (по собственному желанию) или иные документы, предоставленные работодателем. Прекращение действия трудового договора оформляется в соответствии с действующим законодательством (ст.77--84 Трудового Кодекса РФ и волеизъявлением работника.

При увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) работник вправе расторгнуть договор, известив работодателя об этом письменно за 2 недели до наступления момента увольнения. В этом случае трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения, если работодатель и работник совместно придут к такой договоренности. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор расторгнут не был, и, работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя допускается в тех случаях и по тем основаниям, которые предусмотрены Трудовым Кодексом РФ или иными федеральными законами со строгим соблюдением процедуры увольнения, что является гарантией работникам от необоснованных причин увольнения. Увольнение работника без законных оснований или с нарушением установленных правил увольнения влечет его восстановление на работе с оплатой времени вынужденного прогула (ст.394 Трудового Кодекса РФ. Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случаев ликвидации организации) в период его временной нетрудоспособности и пребывания в отпуске.

Приказы формы № Т-8 и формы № Т-8а оформляют в трех экземплярах, их подписывает руководитель организации. С содержанием приказа работника знакомят под расписку. Первый экземпляр приказа, после его подписания, выдают на руки работнику, второй -- подшивают в общую подшивку приказов, третий -- подшивают в личное дело работника. Копия приказа о прекращении трудового договора передается в бухгалтерию, где производят начисление и выплату заработной платы, причитающейся к выплате работнику в момент его увольнения, и компенсации за неиспользованный отпуск (если на момент увольнения отпуск за текущий год использован не был).

Для расчета заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск в бухгалтерии используется записка-расчет при прекращении трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61). На основании данных приказов об увольнении начальник отдела кадров вносит запись об увольнении работника в трудовую книжку и личное дело работника. Заработная плата и сумма компенсации за неиспользованный отпуск, причитающейся к выплате работнику, а также трудовая книжка и подлинники личных документов работника должны быть выданы ему в день увольнения.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) используют для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Данные виды приказов заполняются сотрудниками отдела кадров, подписываются руководителем организации. Обязательными реквизитами текста данных приказов являются: фамилия, имя, отчество командированных сотрудников, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цель, место и сроки командировок. Дополнением к данным приказам служит командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы, заверяется подписью руководителя и круглой печатью фирмы. На основании командировочного удостоверения в бухгалтерии фирмы командировочному сотруднику, до его отъезда в место командирования, выдают денежные средства на командировочные расходы. По приезду из командировки, работник в трехдневный срок должен предоставить командировочное удостоверение с отметками о времени прибытия и выбытия в место командирования, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Остаток неиспользованных средств подлежит возврату в кассу фирмы или удержанию из заработной платы сотрудника.

Дополнительно к командировочному удостоверению в организации может быть оформлено служебное задание (форма № Т-10а.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяют для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляют на основании представления руководителей структурных подразделений организации. Их визирует главный бухгалтер и подписывает руководитель предприятия.

Содержание приказа объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании данных приказов инспектор отдела кадров вносит записи о поощрении в трудовые книжки работников, а в бухгалтерии производят начисление премий и иных поощрительных выплат, определенных в содержании приказов.

Трудовая книжка -- это основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается. Несмотря на то, что трудовые отношения оформляются трудовым договором, который является правоустанавливающим документом в сфере труда, трудовая книжка является обязательной, как для работника, так и для работодателя.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если для работника эта работа является основной. На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности). В случае если работник, впервые заключающий трудовой договор, в течение пяти дней не приступил к работе без уважительных причин, трудовая книжка такому работнику выписываться не должна.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, т.е. документом, подтверждающим стаж работы, места работы и специальности, по которым работник работал. Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Инструкция в соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках») устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек. Записи в трудовую книжку вносят аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

В титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

- фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

- дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении). Она содержит число, месяц и год. Например: 21 февраля 1976 г.;

- сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостоверения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании справок из учебных заведений. На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, не ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются графы таблицы: графа № 1- номер записи; графа № 2 - дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу); графа № 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона). В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается; графа № 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер). Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Помимо перечисленных выше записей, в трудовые книжки работников вносятся на основании приказов по личному составу сведения о награждениях и поощрениях. При этом в графе соответствующего раздела указывают, кем и за какие достижения был поощрен работник организации и вид поощрения. При утере трудовой книжки работнику выдается дубликат, при этом в правом верхнем углу титульного листа делают запись «Дубликат».

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации, в сейфе. При необходимости работник может получить трудовую книжку на короткий срок под расписку. При увольнении из организации администрация обязана в тот же день выдать работнику его трудовую книжку с записью об увольнении. Последняя запись организации заверяется подписью руководителя или установленного должностного лица и печатью.

Личная карточка работника (форма № Т-2) предназначена для фиксации личных данных работника. Она заполняется инспектором отдела кадров организации при приеме работников на работу и в течение всей трудовой деятельности в организации. Данные в личную карточку вносят на основании документов, подтверждающих личность сотрудника и данные его личной биографии (паспорта, военного билета, документов об образовании, страхового пенсионного свидетельства, анкеты и т.д.). Личная карточка (форма № Т-2) заводится после подписания приказа по личному составу на работников, принятых на постоянную или временную работу.

Унифицированная форма личной карточки состоит из следующих разделов:

Общие сведения.

Сведения о воинском учете.

Назначения и перемещение.

Отпуска.

Дополнительные сведения. Дата и причина увольнения.

Личные карточки работников, как и трудовые книжки, должны храниться в сейфах. При оформлении карточек для хранения в архиве их подшивают в отдельное дело с обязательной внутренней описью документов, хранящихся в карточке. Формирование штатного и должностного состава всех структурных подразделений предприятий, организаций и учреждений осуществляют на основании штатного расписания (форма № Т-3). Штатное расписание содержит перечень всех структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, устанавливает должностные оклады и надбавки сотрудникам, формирует месячный фонд заработной платы сотрудников повременной формы оплаты труда. Штатное расписание составляется сотрудниками бухгалтерской службы в начале каждого финансового года. Изменения в штатное расписание, которые необходимо отразить в течение финансового года, вносят отдельным приказом руководителя.

Личное дело -- совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела формируются после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточки (форма № Т-2).

В личные дела помещают следующие документы: заявление о приеме на работу; анкету; автобиографию (или личный листок по учету кадров); копии документов об образовании; копию документа или выписку из него; копию приказа или выписку из него об утверждении в должности; характеристику; рекомендательные письма; трудовой контракт; копию приказа о приеме на работу. В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись документов, хранящихся в деле. Содержание личных дел представляет собой конфиденциальную информацию.

Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении и др. Оформляют листки по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полные, без исправлений и сокращений. В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел - сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй - данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и другие сведения. Иногда листок по учету кадров заменяет анкета, которая по своему составу близка ему. Анкету подписывают не только лицо, поступающее на работу, но и сотрудник организации, проверяющий правильность указанных в анкете сведений.

Автобиография -- документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника. Обязательные реквизиты автобиографии: наименование вида документа, текст, подпись, дата. В тексте автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, затем в хронологической последовательности сообщают сведения о полученном образовании (когда, в каких учебных заведениях) и о месте работы (где, когда, в какой должности, причины перехода), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. В автобиографии можно указать паспортные данные, домашний адрес и телефон. В настоящее время при устройстве на работу, как правило, оформляют резюме.

Резюме -- своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках. Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. Обязательными реквизитами резюме являются: автор (указывают фамилию, имя, отчество, домашний адрес и телефон), наименование вида документа, текст, подпись, дата. В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи, образование). Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы, когда и в какой, организации работал, занимаемую должность и должностные обязанности. В заключение резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы.

6. Организация документооборота

6.1 Документооборот и его основные этапы

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем документации, контроль за исполнением документов.

Организация документооборота подразумевает установление единых правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов согласно графику, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве в течение установленных сроков. Организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в системе управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом, она должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется применять унифицированные формы документов и разрабатывать примерные схемы (графики документооборота) прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Документооборот -- это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

- прием документов;

- экспедиционная обработка;

- предварительное рассмотрение документов;

- распределение корреспонденции;

- передача и доставка документов;

- учет объема документооборота;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением документов.

Следует отметить, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать его исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

6.2 Организация документооборота

Документооборот в организациях, предприятиях, учреждениях осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиции, машбюро, копировально-множительная служба и т. п.).

Различают три основных документопотока:

Входящие (поступающие в учреждение документы).

Исходящие (отправляемые из учреждения документы).

Внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют поток исходящих документов.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. В любом случае пребывание документа должно быть обусловлено необходимостью его обработки в данном пункте и вытекать из соответствующих организационных и технологических соображений.

Все процессы обработки документа следует подчинять задаче скорейшего и наиболее эффективного решения вопроса, содержащегося в документе, не создавать условий для формализма и волокиты. В целях ускорения процесса обработки документов можно целый ряд операций проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если в исполнении этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц). Своевременное обеспечение копией рассматриваемого документа всех соисполнителей ускорит процесс принятия решения. Число копий должно соответствовать числу исполнителей, подлинник передается ответственному исполнителю. Исключает возвратные перемещения документа передача необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы (графики) движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении. Одним из важных условий рационального движения документов является четкое распределение функции между исполнителями в организациях, предприятиях, учреждениях, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, подразделениями и руководителями. Грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление (положения о подразделениях, должностные инструкции и т. д.) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Для каждой группы документов рекомендуется создавать отдельную схему. Проведенные на практике схемы (графики) должны быть включены в инструкцию по ведению делопроизводства или прилагаются к ней. Рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документами, организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на их пути и повторные операции при их обработке. В этой связи необходимо проводить анализ общего документооборота организации, который необходим для совершенствования работы управленческого аппарата. Изучая общий документооборот, все документы организации можно поделить на две большие группы:

Получаемые извне, из других организаций (входящие документы).

Созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам (авторам) документов, от которых они получены:

- от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

- от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

- частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам (корреспондентам) используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при регистрации входящих документов, при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

В зависимости от значимости автора документа, вида документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними, зависящие от четкости распределения обязанностей в организации и наделения работника полномочиями при решении вопросов, поставленных в документах. Поэтому именно на этом участке организации документооборота и требуется разработка маршрутизации документов по типовым задачам управления.

Входящие документы можно классифицировать по видам:

- распорядительные (указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

- информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

- учетно-отчетные и др.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные (документы, полученные в ответ на запрос вашей организации).

Схема классификации входящих документов представлена на рисунке 7.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 7 - Классификация входящих документов

Документы, создаваемые в организации, четко делятся на две группы:

- внутренние (составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее);

- исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Документы, создаваемые в организации, при анализе и их обработке также могут делить на группы: инициативные документы (составленные исходя из потребности своей организации); разработанные с целью выполнения заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Схема классификации документов, создаваемых в организации дана на рисунке 8.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 8 - Классификация внутренних и исходящих документов

Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

Принципиальная схема документооборота рекомендована в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСДОУ). Взяв ее за основу, можно графически представить как документооборот организаций, имеющих структурные подразделения, так и небольших фирм, где штат делопроизводителей очень мал.

6.3 Методы совершенствования организации документооборота. Электронный документооборот

Увеличение объемов и сложности управленческих задач объективно обусловливает рост документационных потоков. Однако, в ряде ситуаций, возникающих в процессе управления, имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов: документирование для перестраховки, стремление «прикрыться» документом, создание его «на всякий случай». Имеет место в практике работы учреждений и дублирование традиционных документов, наличие излишних, неиспользуемых форм документов. Решению этих проблем способствуют мероприятия по совершенствованию и рационализации организации документооборота.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.

Сокращению документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги. Так, применение угловых стандартных бланков, рекомендуемых ГОСТом, позволяет экономить примерно 1/5 площади листа, а уменьшение объема текста за счет применения стандартных правил машинописи, деление его на четкие структурные части сокращает текст примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов. Порядок прохождения документа должен напрямую зависеть от распределения обязанностей между сотрудниками и наделения их полномочиями для решения вопроса. Когда вопрос будет закреплен за конкретным исполнителем, путь движения документа будет предопределен и выпрямлен. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата, то постоянно ведется работа по его рационализации. В этой работе руководствуются нормативными документами и практическими опытом совершенствования и организации управленческого труда. Большая работа в этом направлении ведется при разработке административных регламентов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг. Более половины услуг, оказываемых государственными учреждениями, являются строго регламентированными. Но, на нижестоящих уровнях государственного управления и в большей части организаций, включая коммерческие, работа по сокращению объема документооборота, совершенствованию и рационализации его организации не ведется.

Одним из актуальных современных направлений в области сокращения и совершенствования организации государственного документооборота является внедрение в практическую деятельность системы электронного документооборота. Данная задача поставлена перед органами управления Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»). Внедрение электронного документооборота призванного сопровождать проведение административной реформы.

Электронный документооборот предполагает, что информация передается в виде электронных документов, то есть документов, создаваемых, хранимых, передаваемых и доступных для восприятия при помощи электронных средств. Это облегчает работу с информацией, ускоряет процесс работы с ней, но компьютерное оборудование и программное обеспечение становится необходимым посредником в работе с документами.

Формирование современного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации. Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документированной информации, способов фиксации деятельности людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства (имеется в виду глобализация всех общественных отношений). В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Наконец, человек становится участником не только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками мирового информационного пространства. В таких условиях необходимо на международном уровне обеспечить организационное взаимодействие государств, скоординировать формы и методы их деятельности посредством документированной информации. Сегодня во всех странах приняты и реализуются концепции и стратегии информационного общества, включающие использование электронного документооборота и электронной подписи, решен вопрос о сочетании электронного и бумажного документа.

Важно отметить, что международный электронный документооборот, как отмечают многие современные исследователи, просто необходим ввиду нескольких важных обстоятельств: большого масштаба международных отношений; в международном общении участвует большое число стран; структурные подразделения международных организаций разбросаны по большой территории и др. Следовательно, электронный документооборот посредством Интернета может стать для международного сообщества значительно более удобным, чем документооборот бумажный.

Система электронного документооборота имеет значительные преимущества перед традиционным «бумажным» документооборотом:

Ускорение и упрощение информационных процессов (применение электронных средств для документооборота позволяет ускорить обработку информации, автоматизировать такую обработку полностью или частично).

Хранение электронных документов, в отличие от бумажных, не требует места: электронные носители компактны, и на них можно сосредоточить большое количество информации.

Передача информации по телекоммуникационным сетям (Интернет) происходит значительно быстрее, нежели при использовании почтовых либо курьерских служб.

Повышение гибкости и управляемости процессов передачи информации.

Применение средств автоматизированной обработки информации позволяет легко контролировать все информационные потоки, быстро находить нужные документы и извлекать из них информацию, можно легко изменить и структуру хранения и передачи информации.

При изменении ситуации (смене законодательства, реструктуризации бизнеса) можно легко изменить и структуру хранения и передачи информации.

Устранение пространственных барьеров.

Резкое сокращение финансовых расходов.

Снижение административного бремени (обход учреждений для сбора справок, стояние в очередях) за счет увеличения скорости административных процессов (исключение физического перемещения людей и бумаг).

Укрепление «вертикали» власти и, как следствие, повышение транспарентности (открытости) власти.

Возможности дополнительной защиты передаваемой информации (в отличие от традиционного бумажного оборота при использовании электронных документов можно ограничить доступ к информации без существенных затрат (оборудования помещения, использования специальных служб).

Таким образом, электронный оборот более эффективен за счет того, что он легче поддается оптимизации. Затраты на введение систем электронного документооборота окупаются не только за счет повышения скорости обмена информацией и сокращения расходов на хранение бумаг, но и уменьшением количества сотрудников, занятых работой с документами, отсутствием серьезных затрат на перестройку документооборота по мере развития международных отношений.

Однако электронный документооборот имеет и недостатки. Основной недостаток, который приписывают электронному способу обмена данными, -- возможность утраты информации или ее утечки. Действительно, уровень развития аппаратного и программного обеспечения в настоящее время еще не способен обеспечить абсолютную надежность хранения и передачи информации в электронном виде. Однако, даже самые простые меры предосторожности способны поднять надежность электронного документооборота до вполне приемлемого уровня. Если же применять технологии более высокого уровня, правда, более дорогостоящие, то надежность электронного документооборота оказывается более высокой, нежели обычного. Что же касается возможности утраты информации в результате противоправных действий третьих лиц (хакеров), то в большинстве случаев ее также можно устранить при помощи мер защиты. Стоит признать, что устранить угрозу утраты информации полностью невозможно, но в любом случае она будет не ниже, чем при использовании традиционного документооборота, а затраты на защиту информации могут быть даже меньшими.

Второй серьезный недостаток использования электронного документооборота - необходимость специальных познаний и навыков для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением. Навыки пользователя персонального компьютера сейчас уже не редкость, но они все же менее распространены, чем, допустим, умение читать и писать. Кроме того, иногда нужны навыки более высокого уровня сложности, например при работе с мощными системами защиты информации. Все это требует значительных затрат на обучение специалистов и налагает некоторые ограничения на подбор сотрудников для работы компании. Эти затраты следует соизмерять с размером средств, которые позволит сэкономить внедрение электронного документооборота. Таким образом, практически все недостатки электронного документооборота (кроме проблем психологического плана) устранимы, но их преодоление требует материальных затрат, тем более значительных, чем выше требования к надежности и удобству документооборота. Эти затраты необходимо соизмерять с выгодами внедрения электронного документооборота взамен бумажного и основывать свое решение на результатах такого сравнения.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Основой же для эффективного внедрения электронного документооборота является совершенствование всей системы управления в целом и каждого отдельного управленческого процесса.



7. Контроль исполнения документов

7.1 Общие правила организации контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений -- одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль (от франц. controle - проверка) можно определить в двух значениях: 1) контроль - как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями; 2) контроль - как контроль над объектом, реальная власть, сосредоточение прав управления объектом в одних руках. Таким образом, контроль исполнения документов -- это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документе должно постоянно контролироваться менеджерами организации. Работа по контролю исполнения документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению, в воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской и трудовой дисциплины, в периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности конкретного учреждения и закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень, а также отдельные указания. Определяющим критерием постановки документа на контроль является его содержание.

Контроль исполнения документов в крупных учреждениях (организациях) осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. В ряде случаев, по решению руководства организации, контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Основными задачами группы контроля (или сотрудника, осуществляющего контроль) исполнения документов являются:

Отслеживание хода и фиксации фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, а также исполнения зафиксированных указаний руководства.

Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде.

...