Делопроизводство в России

Текст постановления состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатают прописными буквами (без кавычек). Содержание распорядительной части излагают пунктами, имеющими нумерацию. Констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: «(приложение 1)» или «(приложение3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства

Российской Федерации

от 27 января 2007 г. № 18

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и , соответственно, виза руководителя юридической службы.

Постановления подписывают руководители органа управления.

Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение -- это правовой акт, принимаемый коллегиальными совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом распорядительной части текста решения является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», которое печатается прописными буквами, например: «…Совет директоров РЕШИЛ:…..».

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении.

Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Юридическую силу решение приобретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу регистрационного номера и проставления даты.

Датой решения является дата проведения заседания коллегиального совещательного органа, на котором оно было принято.

Протокол -- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть, и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности организаций, следует отличать от протоколов следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол дорожно-транспортного происшествия), а также протоколы договорного типа (например, протоколы согласования цены и т.д.).

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д.).

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протокол оформляется на основе записей, которые ведутся секретарем (помощником руководителя, референтом) во время заседания, совещания, собрания. В нем отражаются самые существенные выступления, замечания, предложения. Целью любого совещательного мероприятия является коллегиальное принятие управленческих решений. В обязательном порядке они должны быть зафиксированы в протоколе.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии выступавших работников и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер или когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся на заседании вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. С его помощью достаточно подробно документируется ход обсуждения.

Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решений по нему. С этой целью во время проведения заседания ведется стенографическая запись или работает магнитофон, диктофон.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят цифру вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Оно начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Данная часть протокола строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Указ -- это правовой акт, издаваемый Президентом РФ с целью законодательного определения и решения государственных задач по определенным вопросам. Указы являются обязательными для исполнения. По юридическому значению они являются правовыми законодательными актами, действуют до их отмены (в случае издания дополнительного указа).

Приказ -- правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа.

В деятельности организаций различают:

- приказы по основной деятельности (общим вопросам управления);

- приказы по личному составу.

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и т.д. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работникам. Приказы по личному составу входят в группу документации по личному составу (кадровые документы). Срок их хранения - 75 лет. При оформлении данных видов приказов рекомендовано использовать унифицированные формы документов, предусмотренные законодательством.

Приказы оформляются на специальных бланках - бланках приказов или общих бланках организации с указанием наименования вида документа -- ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст документа, подпись, визы согласования документа.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект». Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок к тексту - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например: «Об учетной политике общества».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер. Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение -- правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия, их содержание касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляют и оформляют по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание -- это документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. Указание по оформлению, составу и расположению реквизитов не отличается от приказа. Однако, в тексте указания должны быть указаны конкретные исполнители. Текст указания, как правило, имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную часть. Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ». Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительная часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ».

4.4 Справочно-информационные материалы

Любое управленческое решение -- это, прежде всего, сбор и обработка объективной и достоверной информации. Эту информацию мы черпаем из различных источников, одним из которых являются справочно-информационные материалы. Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительной документации играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять эти поручения (в отличие от распорядительных документов), а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть имитируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого решения.

Особенность справочно-информационных материалов заключается в том, что они идут снизу вверх по системе управления (от работников к руководителям подразделений; от руководителей структурных подразделений -- руководителю организации; от подведомственной организации -- в вышестоящую организацию).

В состав справочно-информационных материалов включают следующие виды документов:

Справки.

Докладные записки.

Объяснительные записки.

Служебные записки.

Акты.

Протокол.

Заключения, отзывы, сводки, списки, перечни, представления, предложения и др.

Справка -- это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают следующих видов:

- справки с информацией о фактах и событиях служебного характера;

- справки, выдаваемые сотрудникам, заинтересованным гражданам и учреждениям с целью удостоверения того или иного юридического факта. Данный вид справок составляет наиболее многочисленную группу, они выдаются достаточно часто. К ним относят: справки о заработной плате; справки о занимаемой должности; справки о составе семьи; справки о наличии иждивенцев и т.д.

Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние справки, как правило, представляют в вышестоящие организации, предприятия и учреждения. Внутренние -- направляют руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние оформляют на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов документа.

Текстовая часть справки должна быть оформлена заголовком к тексту. Обычно он отвечает на вопрос: «О чем?» (о доходах работника; о выполнении плана производства и др.). Текст справки, как правило, состоит из двух частей: вводной (в ней излагают факты, которые служат основанием для составления справки) и констатирующей (в ней приводят конкретные сведения, отражающие существо вопроса).Текст справки может состоять только из одной части. Справка может быть оформлена в виде таблицы.

Справка должна быть подписана составителем и иными должностными лицами, подписи которых должны присутствовать в документе. Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель, внутренние -- руководитель структурного подразделения и составитель. Финансовые справки подписывает руководитель и главный бухгалтер, их заверяют круглой или гербовой печатью организации.

Образец оформления справки

Докладная записка -- это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство об имевших место фактах, событиях, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия управленческого решения. Данный документ готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешние и внутренние. Внешние -- адресуют руководителю вышестоящей организации. Внутренние -- адресуют руководителю структурного подразделения или руководителю организации. Они составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Внешние докладные записки оформляют на общем бланке организации. Внутренние -- на стандартном листе бумаги установленного формата.

Обязательными реквизитами докладных записок являются:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата и номер документа;

- место составления;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись.

Текст докладных записок, как правило, состоит из двух или трех частей. В первой излагают причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируют сложившуюся ситуацию и приводят возможные варианты решения. В третьей части излагают выводы и предложения. Вторя часть текста докладной записки может отсутствовать. Тексту докладных записок обязательно предшествует заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о» («об»).

Внутренние докладные записки подписывает составитель и руководитель структурного подразделения; внешние -- руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Как правило, текст докладной записки начинается со слов: «Довожу до Вашего сведения….».

Объяснительная записка -- это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события или поступка. Они делятся на две группы. К первой группе относят объяснительные записки, которые составляют с целью сопровождения основного документа и пояснения содержания его основных положений. Ко второй группе относят объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержащим неопровержимые доказательства. Внешние объяснительные записки оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель организации; внутренние -- оформляют на стандартных листах бумаги с воспроизведением всех обязательных реквизитов, они подписываются составителем.

Служебная записка -- документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст документа, адресат, подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования - изложения причин составления - и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Акты -- это документы, составляемые несколькими лицами и подтверждающие установленные факты, события, действия. Как правило, акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (например, приказом) руководителя организации. В отдельных случаях акты могут быть составлены одним или несколькими должностными лицами. Разновидностей актов достаточно много. Например: акт приема-передачи (оформляют при смене материально-ответственных лиц); акт инвентаризации (кассы); акт дегустации (вин); акт на списание материальных ценностей; акт о приеме основных средств в эксплуатацию и т.д.

В акте должны быть отражены только те факты, которые точно установлены комиссией или иными должностными лицами, подписывающими документ. Первоначально ведут черновые записи, фиксирующие количественные данные, позже, на основании собранной информации, текст акта оформляют полностью.

Порядок составления акта состоит из нескольких этапов.

Первый этап. Комиссия изучает существо вопроса, подлежащего рассмотрению и изложению в акте.

Второй этап. Изучают законодательную базу и нормативную базу документации, регулирующей данный вопрос.

Третий этап. Составляют проект документа (акта).

Четвертый этап. Составляют оригинал документа в нескольких экземплярах с обязательным проставлением подписей лиц, предусмотренных в составе комиссии.

Главное условие при составлении акта -- установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт оформляют на общем бланке с нанесением всех обязательных реквизитов документа. Обязательными реквизитами акта являются:

- наименование организации;

- наименование вида документа (акт);

- дата и регистрационный номер документа;

- место составления документа;

- заголовок к тексту;

- подписи;

- гриф утверждения (в необходимых случаях).

Дата акта должна соответствовать дате события, подлежащего отражению в акте.

В тексте акта должны присутствовать три части:

Введение. В этой части акта отражают основание для составления акта (как правило, делают ссылку на реквизиты распорядительного документа (приказа), перечисляют состав комиссии).

Констатирующая. Это часть акта является основной. В ней излагают сущность, характер и методы, сроки проделанной работы, установленные факты, заключения.

Выводы и предложения. В этой части акта отражают выводы и предложения, сформулированные комиссией (в необходимых случаях).

В нижней части текста акта необходимо указать количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Акт может содержать отметку о наличии приложений к документу.

Юридическую силу акт приобретает в том случае, когда его подписали все члены комиссии или все лица, участвовавшие в его составлении. Лицо не согласное, с содержанием текста акта, обязано подписать его с «оговоркой» о своем несогласии.

В необходимых случаях (если этого требует нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия по составлению акта.

Заключение -- это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом …согласны» или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв -- это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень -- это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список -- это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Телеграмма -- это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Она должна быть своевременно передана и получена, так как от этого зависят своевременность и правильность принятия управленческих решений. Для обеспечения срочности получения информации содержание телефонограммы передаю по телеграфу.

Телефонограмма -- это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Фототелеграммы -- это копии документов, передаваемые по каналам факсимильной связи (копи документов, схемы, чертежи и др.).

Электронные сообщения -- это документы, переданные электронной почтой по системе компьютерной связи, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). В настоящее время электронная почта используется повсеместно как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями (предприятиями, учреждениями).



5. Документация по личному составу

5.1 Роль и назначение документов по личному составу в исполнении норм трудового законодательства

Организационная деятельность фирмы, предприятия, учреждения, организации предполагает подбор и оформление кадрового состава работников. Квалифицированные кадры -- одна из наиболее важных составных частей эффективной работы организации. В процессе хозяйственной деятельности неизбежно возникают ситуации по вопросам подбора и расстановки кадров, перевода работников на другую работу, обеспечения им социальных условий труда (предоставление отпусков, различных поощрительных и стимулирующих выплат) и увольнения работников. Для фиксации сведений о трудовой деятельности работников предназначена особая система документации -- документы по личному составу (или кадровые документы).

Документация по личному составу -- это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документация по личному составу (кадровая) документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж, необходимый для исчисления пенсии. Ведение кадровой документации является обязательным условием трудовых правоотношений между работодателями и работниками. Порядок и формы трудовых правоотношений регламентируются общегосударственными законодательными и нормативными актами, прежде всего, нормами Трудового Кодекса Российской Федерации.

Трудовой Кодекс РФ определяет трудовые отношения -- как отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и трудовым договором. Сторонами трудовых правоотношений являются работник и работодатель.

Работником является физическое лицо, достигшее трудоспособного возраста и вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель -- это физическое, либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения.

Трудовой Кодекс РФ является основным сборником законодательных актов, содержащих нормы трудового права. Он был принят Государственной Думой РФ 21декабря 2001 г. в целях установления государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создания благоприятных условий труда, а также защиты прав и интересов работников и работодателей. Трудовой Кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 г. Кодекс содержит много форм и положений, разработанных с учетом общепризнанных принципов и норм международного права, действующей Конституции РФ и федерального законодательства.

К документированию трудовых правоотношений следует подходить ответственно и строго. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Документация по личному составу ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации. Нарушение правил ведения, хранения и использования кадровой документации влечет за собой административные санкции, применяемые к работодателю, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ). Статья 5.27. КоАП РФ предусматривает следующие виды санкций за нарушение законодательства о труде и об охране труда:

1. Наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

- на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Дисквалификация на срок от одного года до трех лет должностного лица, ранее подвергнутого административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом).

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов - трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При работе с кадровыми документами следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан законодательством относятся к конфенденциальной информации. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 (Двухсот тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, - штрафом в размере от 100 000 (Ста тысяч) до 300 000 (Трехсот тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации осуществляет Федеральная инспекция труда (ФИТ). Сотрудники федеральной инспекции труда вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого, предметом проверки могут послужить, в том числе, и факты, произошедшие три года назад и более. Статья 353 Трудового Кодекса РФ устанавливает, что наряду с федеральной инспекцией труда государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности. Внутриведомственный государственный контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации. Полномочия государственного надзора за исполнением трудового законодательства также осуществляет прокуратура.

Наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает офис-менеджер (секретарь). От работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ и др.). Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

5.2 Порядок и сроки хранения кадровых документов

Порядок и сроки хранения документов предусмотрены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В соответствии с данным законодательным актом общий срок хранения документов по личном составу -- 75 лет. Вместе с тем, для отдельных видов кадровых документов предусмотрены индивидуальные сроки их хранения.

Сроки хранения отдельных видов кадровых документов даны в таблице 4.

Таблица 4 - Сроки хранения кадровых документов

№	Наименование документа	Срок хранения
1.	Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минования надобности
2.	Коллективные договоры	Постоянно
3.	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 год
4.	Документы (акты, сообщения информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине	3 года
5.	Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 лет
6.	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 лет
7.	Документы (программы, записки, переписка) об обучении работников по технике безопасности	5 лет
8.	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет
9.	Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности; б) инструктажа по технике безопасности; в) проведения аттестации по технике безопасности	10 лет 10 лет 5 лет
10.	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания премии, награды, ученые степени и звания; б) работников	Постоянно 75 лет
11.	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет
12.	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 лет
13.	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 лет
14.	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 год
15.	Подлинные личные документы	До востребования
16.	Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.	50 лет
17.	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет
18.	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете	3 года
19.	Переписка об оформлении командировок	5 лет
20.	Графики предоставления отпусков	1 год

По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим образом организована и документально оформлена.

Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законодательством порядке.

5.3 Порядок оформления и движения отдельных видов кадровых документов

Сведения о трудовой деятельности работников подлежат строгому документированию. Документы по личному составу являются наиболее важными документами, систематизирующими сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников, их доходах, поэтому они требуют особой тщательности и аккуратности при их оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительных сроков.

Отличительной особенностью большинства документов по личному составу является то, что они должны быть оформлены в типовых унифицированных формах документов. Документы по личному составу в составе форм унифицированных документов выделяют в отдельную группу, к номеру их унифицированной формы добавляют заглавную букву Т (например: приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1), штатное расписание (форма № Т-3) и т.д.).

При регистрации кадровых документов к регистрационному номеру этих документов добавляют регистрационный индекс: л/с - что означает личный состав, или, к - кадры.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные (приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма № Т-2) и т.п.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Основные виды документов по личному составу:

Заявления.

Трудовые договоры (контракты).

Приказы по личному составу.

Трудовые книжки.

Личные карточки.

Штатное расписание.

Личные дела.

Анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

Первичные кадровые документы оформляются на всех этапах движения работающих, а именно:

- в момент приема работников на работу;

- в момент перевода работников на другую работу;

- в период предоставления отпусков работникам;

- в момент увольнения работников;

- при поощрении сотрудников и т.д.

Прием на работу нового работника, прошедшего собеседование и удовлетворяющего квалификационным требованиям, начинается с заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя организации, имеющего право подписи документов, связанных с приемом на работу. Как правило, таким руководителем является первое лицо организации (лицо, на основании устава имеющее право действовать без доверенности от имени организации) - директор, генеральный директор, управляющий. Это может быть и иное лицо, наделенное данным правом по доверенности. В дальнейшем это лицо будет именоваться работодателем.

Заявление часто пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Заявления адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы. Обязательные реквизиты заявления:

- адресат;

- автор;

- наименование вида документа;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- дата.

Если заявления от руки пишет работник организации, то в реквизите «автор» указывается фамилия и инициалы работника и занимаемая им должность. Например,

Директору ООО «Капитал»

Симоновой А.К..

Петриченко Т. Б.

бухгалтеру

Некоторые организации используют унифицированные формы заявлений: заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении. В остальных случаях в реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда - номер телефона, паспортные данные). Например:

Директору ООО «Капитал»

г-же Симоновой А.К.

Лихова Игоря Сергеевича,

проживающего по адресу:

350000, Краснодар,

ул. Суворова, д.88, кв.14

Заявления рекомендуют оформлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявления подшивают после резолюции руководителя.

На основании подписанного работодателем заявления оформляются трудовой договор и приказ о приеме на работу. При этом в соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ именно трудовой договор имеет главенствующее значение, поскольку приказ о приеме на работу должен быть оформлен на основании трудового договора.

Трудовой договор -- это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым первая сторона обязуется предоставить второй работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере оплачивать трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

На современном этапе государство предоставляет работникам в области регулирования трудовых отношений минимальные социальные гарантии. Это условие соблюдается в установлении следующих принципов:

- минимального размера оплаты труда;

- продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска - не менее 28 календарных дней;

- максимальной продолжительности рабочего времени на предприятиях (40 часов в неделю) и т.д.

Включение в трудовой договор условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством, запрещено. При заключении трудового договора можно или повторить нормы трудового законодательства, или улучшить их для работника. При законодательном регулировании трудовых отношений государство защищает интересы более слабой стороны трудового договора -- работника.

Трудовые договоры, заключаемые между работником и работодателем - индивидуальным предпринимателем проходят процедуру государственной регистрации в территориальных филиалах фонда социального страхования.

Индивидуальный трудовой договор заключается с каждым вновь принятым на работу работником. Трудовой договор оформляется в письменной форме; составляется в двух экземплярах, первый из которых, после его подписания, выдается на руки работнику, второй -- хранится в личном деле сотрудника в отделе кадров фирмы. Рекомендуется использовать типовую форму трудового договора. В содержании договора указывают: реквизиты сторон, место и дату начала работы, наименование должности, краткое содержание прав и обязанностей работника и работодателя, краткую характеристику условий труда, условия и размер оплаты труда (оклад -- при повременной форме оплаты труда), срок действия договора и т.д. Трудовой договор, со стороны администрации, подписывает руководитель организации, предприятия и учреждения и принимаемый работник, предварительно ознакомленный с содержанием договора.

При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать у работника предъявления следующих документов:

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний либо специальной подготовки.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо вышеуказанных, а также иные документы, дополнительно предусмотренные российским законодательством (в частности, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ).

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, - для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.

Одновременно с заключением трудового договора с работником оформляют приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1). Данный вид приказов входит в группу приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работникам. При оформлении данных видов приказов рекомендовано использовать унифицированные формы документов, предусмотренные законодательством. Приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями. Организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - «Приказ»;

- дата и номер приказа;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст (распорядительная часть и основание издания);

- подпись;

- визы согласования;

- отметка об ознакомлении с приказом работника;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Коновалова А.Н.», в сводных - «по личному составу».

Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу - фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями Трудового Кодекса РФ.

Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительно документа (например, указывают реквизиты трудового договора).

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. В подписи обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по личному составу является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. Так, ч.2 ст. 67 Трудового Кодекса РФ предусматривает, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

...