Делопроизводство в России

4. Ликвидация.

Ликвидация -- это прекращение деятельности юридического лица без правопреемства, т.е. без перехода его прав и обязанностей к другим лицам. Она проводится в случаях, когда существование юридического лица по объективным причинам становится невозможным, либо при принятии руководством и учредителями решения о нецелесообразности его дальнейшей деятельности.

Основания для ликвидации предусмотрены Гражданским Кодексом РФ. В соответствии со ст. 61 ГК РФ предприятие может быть ликвидировано по следующим причинам:

- по решению учредителей;

- в связи с истечением срока, на который оно создано;

- в связи с достижением цели, ради которой оно создано;

- в связи с признанием судом регистрации предприятия недействительной из-за допущенных при его создании нарушений закона или иных правовых актов (если эти нарушения носят неустранимый характер);

- если зарегистрированный уставный капитал не оплачен по истечении установленного срока или увеличение его суммы документально не подтверждено.

Ликвидация предприятия может быть инициирована государственными органами, если характер его деятельности носил незаконный характер или сопровождался грубыми нарушениями закона со стороны руководства. Решение о ликвидации предприятия принимается органом, уполномоченным его учредительными документами. В обществах с ограниченной ответственностью это общее собрание участников, в акционерных обществах -- общее собрание акционеров, в некоммерческих партнерствах, ассоциациях, союзах -- общее собрание членов и т.д. Некоммерческий фонд может быть ликвидирован только на основании решения суда. ООО может быть добровольно ликвидировано только по единогласному решению его участников.

Учредители (участники) юридического лица или его соответствующий орган, принявшие решение о его ликвидации, обязаны незамедлительно письменно сообщить об этом в уполномоченный государственный орган (налоговые службы) для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации. Для этого в регистрирующий орган (ФНС России) представляются следующие документы:

Сообщение о реорганизации или ликвидации предприятия по форме № С-09-4.

Уведомление о формировании ликвидационной комиссии юридического лица, назначении ликвидатора по форме Р15002.

Протокол собрания учредителей, принявших решение о ликвидации.

Решение уполномоченного органа о назначении состава ликвидационной комиссии и ее руководителя. Состав ликвидационной комиссии должен быть согласован с налоговыми службами. Для этого необходимо представить в ИФНС подлинник и нотариально заверенную копию протокола общего собрания учредителей. В состав ликвидационной комиссии обычно включаются руководители предприятия, главный бухгалтер, юрист и иные лица, знакомые с состоянием дел на предприятии.

Помимо обязательных разделов содержание устава может быть дополнено разделами, раскрывающими информацию о регламенте деятельности юридических лиц.

Для ООО, в связи с включением информации, содержащейся ранее в учредительном договоре, с 1 января 2010 г. структура уставов должна быть дополнена разделом «Порядок перехода доли или части доли участника общества в уставном капитале общества к другим участника общества и третьим лицам». В данном разделе устава должны быть предусмотрены:

- порядок принятия новых участников в состав общества;

- порядок заключения и оформления сделок, направленных на отчуждение доли или части доли в уставном капитале.

С 1 января 2010 г. данные сделки подлежат обязательному нотариальному удостоверению (до 1 июля 2009 г. подобные сделки заключались в простой письменной форме). В случаях, когда сделка не требует нотариального удостоверения, доля или часть доли в уставном капитале общества переходит к ее приобретателю с момента внесения в ЕГРЮЛ соответствующих изменений.

Ограничения по выходу участника из общества (по решению общего собрания участников, принимается единогласно).

4.2.3 Учредительный договор

Учредительный договор -- это документ (письменное соглашение между участниками), в котором учредители обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Учредительным договором также определяется состав учредителей, их ответственность за нарушение обязательств по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) прибыли и убытков, структура органов управления деятельностью юридического лица, порядок выхода учредителей (участников) из его состава.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов.

Вводная часть.

Цель заключения договора.

Наименование и правовая форма организации.

Предмет деятельности.

Место нахождения организации.

Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

Порядок образования имущества.

Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по

обязательствам созданного юридического лица.

Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

Порядок управления делами юридического лица.

Права и обязанности участников (учредителей).

Ответственность за нарушение договора.

Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава

организации и принятия новых членов.

Порядок рассмотрения споров.

Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие налоговые службы представляют для регистрации учредительный договор и устав.

Учредительный договор оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех обязательных реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, отметка о регистрации учредительного договора, печати организации и регистрирующего органа. Все листы учредительного договора нумеруют с применением сквозной нумерации, при этом на титульном листе номер не проставляют, но в общее количество листов включают. На последнем листе учредительного договора (с обратной стороны) указывают общее количество листов. Все листы учредительного договора сшивают и проставляют пломбу.

Учредительный договор заверяется подписями учредителей (участников).

Для обществ с ограниченной ответственностью в соответствии с новой редакцией Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» с 1 января 2010 г. учреждение общества его учредителями осуществляется при одновременном оформлении договора об учреждении общества (а не учредительного договора).

Договор об учреждении общества, как подчеркивается в п. 5 ст. 11 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», не является учредительным документом общества (соответственно, он не подлежит представлению в ИФНС в числе документов, необходимых для государственной регистрации ООО).

Учреждение общества осуществляется по решению его учредителей или учредителя. Если учредителей более одного, такое решение принимается собранием учредителей. В случае же учреждения общества одним лицом решение о его учреждении принимается этим лицом единолично. В решении об учреждении ООО должны быть отражены результаты голосования учредителей и принятые ими решения по вопросам учреждения общества, утверждения его устава, избрания или назначения органов управления, а также образования ревизионной комиссии или избрания ревизора общества, если такие органы предусмотрены уставом общества или являются обязательными в соответствии с законодательством.

Учредители общества заключают в письменной форме договор об учреждении общества, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, а также размер, порядок и сроки оплаты таких долей в уставном капитале общества.

В случае учреждения общества одним лицом решение об учреждении ООО должно определять размер уставного капитала общества, порядок и сроки его оплаты, а также размер и номинальную стоимость доли учредителя.

Уставный капитал -- это вклады участников общества. Его размер для ООО должен быть не менее стократной величины «расчетного» минимального размера оплаты труда (МРОТ), установленного федеральным законом на дату представления документов для государственной регистрации общества, т.е. сегодня -- 10 000 руб. При этом в момент создания ООО учредителям необходимо оплатить 50 % уставного капитала, а вторую половину - в течение первого года. Освободить учредителя от обязанности внесения вкладов в уставный капитал нельзя.

Вклады в уставный капитал учредителями (участниками) могут быть внесены: деньгами, ценными бумагами, другими вещами или имущественными правами, либо иными правами, имеющими денежную оценку. Однако уставом организации могут быть определены и виды имущества, которые не могут являться вкладом в уставный капитал.

При этом если в качестве вклада передаются не денежные вклады, то необходима их денежная оценка, которая утверждается решением общего собрания участников общества, принимаемым всеми участниками общества единогласно.

При формировании уставного капитала ООО необходимо обратить внимание на размер уставного капитала. Если в дальнейшем организация планирует участвовать в государственных заказах, тендерах, заключать крупные контракты с поставщиками, то желательно, чтобы размер её уставного капитала был значительно выше минимально установленного и реальность уставного капитала подтверждалась по запросу контрагентов.

4.2.4 Положение об организации (учреждении)

Положение об организации (учреждении) -- правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. В первую очередь, это органы власти и управления.

Текст положения об организации (учреждении) может содержать следующие разделы:

Общие положения. В данном разделе отражают полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывают, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Основные задачи. В содержании данного раздела указывают основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

Функции. В данном разделе перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Права и обязанности. Данный раздел содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя.

Право -- это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения какого-либо действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.

К правам относятся: право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и т.д.

К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

Управление. В этом разделе предусматривают способ управления организацией (учреждением) (на принципах единоначалия или коллегиальным совещательным органом). Также могут быть отражены принципы управления, порядок назначения и освобождения руководителя от занимаемой должности, сфера его компетенции и т.д.

Взаимоотношения. В данном разделе устанавливают круг организаций и должностных лиц, с которыми организация (учреждение) осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

Контроль, проверка и ревизия деятельности. Данный раздел устанавливает, кем осуществляется контроль, проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности организации (учреждения), определяет их периодичность и сроки, порядок представления итоговых документов.

Реорганизация и ликвидация. В содержании данного раздела предусматривают порядок осуществления реорганизации и ликвидации организации (состав ликвидационной комиссии, мероприятия по ликвидации и т.д.)

Положение об организации (учреждении) оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

4.2.5 Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении -- документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия; структура подразделения; задачи; функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными подразделениями. Положения о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

- положения о структурных подразделениях;

- положения о коллегиальных совещательных органах: руководящих (совет директоров, совет акционеров, правление) и специализированных: (ученый совет, научно-технический совет и др.);

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) положения.

Целью разработки данного организационного документа (положения) является рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и их работниками.

Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательными реквизитами этого документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст документа, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписывают руководители подразделений и утверждаются вышестоящими органами управления (руководителем или коллегиальным совещательным органом).

Основная часть положения о структурном подразделении должно включать в себя следующие разделы:

Общие положения. В данном разделе указывают полное официальное наименование подразделения, дату, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Помимо вышеуказанного, в данном разделе определяют, является ли данное подразделение самостоятельным (наличие и учет имущества на отдельном балансе), обособленным (со стационарными рабочими местами на отдельной территории).

Основные задачи подразделения. В этом разделе перечисляют задачи, которые должны быть решены в процессе деятельности структурного подразделения, характер и направления этой деятельности.

Функции подразделения. Данный раздел отражает перечень действий или работ, которые должны быть выполнены подразделением в процессе осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью соответствовать специфике деятельности подразделения.

Организационная структура подразделения. Наименование этого раздела может быть и другим (например, «Структура» или «Структура и штатная численность»). В данном разделе отражают организационную структуру подразделения, которая может быть представлена в виде схемы или отражена в виде текста путем перечисления, например: «В состав подразделения входят: отдел маркетинга, отдел сертификации качества, отдел по работе с клиентами и др.». Структура подразделения в ходе деятельности может меняться, в этом случае в положение должны быть внесены изменения. Также в этом разделе может быть приведен порядок утверждения положения, штатная численность.

Права подразделения. В данном разделе определяют полномочия работников структурных подразделений по выполнению возложенных на них обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной им компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

Ответственность. Данный раздел положения предусматривает критерии оценки работы и меры персональной ответственности работников подразделения. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работ. Ответственность работников определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Отдельно может быть предусмотрена ответственность руководителя структурного подразделения в случае невыполнения подразделением или его работниками своих обязанностей.

Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. В этом разделе должна быть отражена информация о формировании, получении и обработке документов структурным подразделением. Указывают, с какими именно подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливают периодичность и сроки представления информации; порядок ее представления и рассмотрения возникающих разногласий.

Порядок оформления положений о структурных подразделениях аналогичен порядку оформления положения об организации (учреждении).

4.2.6 Штатное расписание

Штатное расписание -- внутренний организационно-правовой документ предприятия (учреждения, организации), в котором отражается его структура, штатный, численный и должностной состав, а также указываются должностные оклады работников.

Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками. Штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью происходит обоснование расходования денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. Для работодателя данный документ выполняет следующие функции:

Позволяет четко проследить организационную структуру (наличие структурных подразделений).

Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии).

Позволяет проследить систему оплаты труда работников в подразделениях.

Устанавливает и закрепляет размеры надбавок.

Облегчает отслеживание вакансий при осуществлении подбора персонала на данные вакансии.

На основании штатного расписания определяется плановый фонд оплаты труда сотрудников, трудовыми договорами которых предусмотрена повременная форма оплаты труда, производится начисление и выплата заработной платы.

Штатное расписание оформляется на общем бланке формата А4 организации с нанесением всех обязательных реквизитов документа (наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, печать). Бланк данного вида документа унифицирован (форма Т-3, код по ОКУД 0301017).

В заголовке к тексту указывают год, на который составляется штатное расписание. Печать организации проставляется на грифе утверждения. Текст штатного расписания оформляют в виде таблицы, графы которой должны содержать коды и наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада работников, надбавки к должностному окладу (персональные и прочие), должностные оклады работников, формирующие месячный фонд заработной платы и примечания.

Как правило, штатное расписание оформляют в начале каждого финансового года на будущий календарный год, либо после первоначальной государственной регистрации предприятия перед началом деятельности. Подготовка штатного расписания проходит в два этапа:

Первый этап. Составление проекта штатного расписания.

Ответственность за подготовку штатного расписания возлагается на финансово-экономические службы и службы по управлению персоналом. В небольших коммерческих фирмах этим, как правило, занимается руководитель предприятия. В крупных организациях (на предприятиях и в бюджетных учреждениях, если за ними закреплено право самостоятельно определять свою структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.

Второй этап. Утверждение штатного расписания.

После одобрения руководителем или вышестоящим органом управления организации (предприятия, учреждения) проекта штатного расписания издается приказ о его утверждении за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Непосредственно штатное расписание проходит процедуру визирования (согласования) руководителями структурных подразделений. Штатное расписание также подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. В практической деятельности, зачастую, руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с грифом «УТВЕРЖДЕНО».

В процессе экономической деятельности в штатное расписание периодически вносят изменения. Причинами изменений могут быть:

- индексация (увеличение) должностных окладов в связи с инфляцией и ростом прожиточного минимума;

- реорганизация предприятия в связи с изменениями структуры, дополнительным вводом новых должностей, сокращением штата и т.д..

Изменения в штатное расписание вносят отдельно издаваемым приказом руководителя. Данный вид приказа входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей части (излагают факты, послужившие основанием для издания данного приказа: совершенствование организационной структуры предприятия; реорганизация; изменение законодательства и пр.) и распорядительной части (содержит непосредственное распоряжение руководителя в части изменений текста штатного расписания). В случаях, если изменения в штатном расписании влекут сокращение штатов, в приказе должно быть указано должностное лицо, которое должно обеспечить увольнение высвобождающихся по сокращению штатов работников и выплату им компенсации. Заголовок данного вида приказа может быть следующим:

- «О внесении изменений в штатное расписание»;

- «Об изменении штатного расписания» и др.

После внесения изменений в штатное расписание или составления новой штатной расстановки утратившие силу документы хранятся в архиве работодателя. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций» от 6 октября 2000 г. (утвержден Росархивом), в котором предусмотрены сроки хранения управленческих документов, штатные расписания подлежат хранению в организациях в течение трех лет, а штатные расстановки -- хранению в межведомственных архивах в течение семидесяти пяти лет, начиная с года, следующего за тем, в котором указанные документы были изменены.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.

Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.

4.2.7 Должностная инструкция

Должностная инструкция -- это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция необходима для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций между работодателями и работниками и решении их в арбитражном суде. Наличие должностных инструкций существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников, перемещенных на новые должности. Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают следующие функции:

Рациональное разделение труда между работниками предприятия.

Равномерная загрузка работников.

Оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности. документ делопроизводство договор

Возможность своевременного и эффективного контроля работников.

Понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности.

Должностная инструкция может быть как самостоятельным документом, так и являться приложением к трудовому договору. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом. Однако, если в трудовом договоре, при описании обязанностей работника, имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами, - в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия -- необходимость.

Трудовым кодексом РФ в настоящее время не предусмотрена обязанность работодателя иметь должностные инструкции, в связи с чем, многие работодатели предпочитают не задумываться над целесообразностью их создания. Между тем, именно должностная инструкция может стать «спасательным кругом», который обеспечит баланс интересов сторон трудового договора (работодателя и работника). В некоторых случаях наличие должностной инструкции позволило работодателям избежать юридической и экономической ответственности. Наличие должностной инструкции, в том числе на вакантные должности, позволит отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым тарифно-квалификационным справочником. В свою очередь, данный документ содержит весьма примерные требования к соискателям и не учитывает организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых работодателями. Таким образом, работодателю при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

Разберем понятия должность, профессия, квалификация, предусмотренные Единым тарифно-квалификационным справочником.

Должность -- служебное положение работника, определяющее круг его полномочий и ответственности. Должность может быть занимаемой постоянно и замещаемой, занимаемой временно, а также замещаемой периодически, по конкурсу.

Профессия -- род трудовой деятельности человека, предмет его постоянных занятий, а также свидетельство наличия у него знаний и умений, опыта, позволяющих квалифицированно выполнять данный вид работ.

Квалификация (от лат. qualis - качество) -- профессиональная зрелость работников, их подготовленность к качественному выполнению конкретных видов работ, определяемые наличием знаний, умений, профессиональных навыков, опыта.

В соответствии с принятой квалификацией служащие делятся на три категории:

- руководители;

- специалисты;

- технические исполнители (в Квалификационном справочнике они названы «и другие служащие»).

Должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Порядок создания должностной инструкции в настоящее время законодательством не урегулирован. В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения. Наименования должностей работников служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР). Кроме того, можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37. Порядок применения этого справочника утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 9 февраля 2004 г. № 9.

При разработке должностных инструкций также можно принять во внимание ряд писем Федеральной службы по труду и занятости, разъясняющих некоторые спорные вопросы. Данные письма не являются нормативными документами, поэтому носят исключительно рекомендательный характер (Письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. № 482-ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти», Приказ ФТС России от 3 декабря.2004 г. № 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации», Приказ Госнаркоконтроля России от 25 ноября.2003 г. № 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»).

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием (как отдельных предложений, так и всего текста в целом). Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст документа предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.

Должностная инструкция также имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста (разделы):

Общие положения.

Функции.

Должностные обязанности.

Права.

Ответственность.

Взаимоотношения (связи по должности).

Раздел «Общие положения» в должностной инструкции должен содержать следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых сотрудник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и др.

Один из пунктов этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. Помимо данных документов необходимо указать и более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок работы по операциям, которые поручены работнику. Например, если на работника возложены функции ведения и учета трудовых книжек, в его должностной инструкции будет указано, что он руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Завершает этот пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Раздел «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, которые должен осуществлять работник. Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций работника. Часто разделы «Функции» и «Должностные обязанности» объединяют в один -- «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Особенность должностной инструкции на конкретного работника состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано, не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятыми в организациями правилами, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены полномочия работника для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, и запроса информации и документов для оформления трудовых взаимоотношений, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление кадровых документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов по личному составу на хранение в архив и т.д.

Ответственность в соответствии с новой редакцией ст. 419 Трудового кодекса Российской Федерации может быть административной, дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой и даже уголовной. Работая над содержанием данного раздела, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством.

Так, в соответствии с гл. 19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности.

За совершение дисциплинарного проступка применяются дисциплинарные взыскания (ст. 192 и ст. 193 Трудового кодекса РФ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьями Трудового кодекса (ст. ст. 238-250) работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по вопросам оформления трудовых взаимоотношений, составления графика отпусков, табельного учета и т.д. Но, значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, и в какие сроки. Должностные инструкции могут быть дополнены разделами: «Оценка работы» (указывают критерии оценки деятельности работника (своевременность выполнения работы и ее качество), «Организация работы» (в этом разделе может быть указан режим работы, форма контроля) и др.

Должностная инструкция, как правило, заканчивается пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например раз в 5 лет. Рекомендуется более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы, и т.д. Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- место разработки;

- гриф утверждения;

- виза согласования (если согласование предусмотрено);

- подпись руководителя структурного подразделения;

- расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Наименование вида документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (кавычки не ставят), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (кавычки не ставят), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доведена данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов» (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

4.2.8 Регламент

Регламент -- это документ, содержащий совокупность правил, которые определяют порядок деятельности предприятия, организации или учреждения. Регламенты можно классифицировать:

Регламентирующие деятельность организации (устав, учредительный договор).

По информационному обеспечению: формы документов - делопроизводство.

Регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение).

Нормирующие процесс управления - организационные процессы, графики производства.

Регулирующие работу персонала - положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые контракты. Если данные положения отсутствуют, то для наемного работника присутствует крайне большой риск.

Данные виды регламентов занимают особое место, поскольку они устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, предусматривают основные обязанности сотрудника и администрации, меры поощрений и взысканий).

Регламенты содержат информацию, необходимую для принятия оптимальных решений. Они несут в себе и определенную долю официальности, юридическую силу, позволяя использовать соответствующую информацию и служат основой для контроля всякой деятельности. Наличие регламента повышает ответственность персонала за исполнение своей работы, помогает не совершать ошибок, дает право на проявление разумной инициативы и деловитости.

При разработке регламентов управленческой деятельности следуют учитывать следующие недостатки современных регламентов управленческой деятельности:

- дублирование регламентов и содержащихся в них информационных данных;

- недостаточно полная сопоставимость информационных данных в различных регламентах;

- слабая связь форм и правил оформления регламентов между собой, неполное соответствие их требованиям рациональных способов и методов создания регламентов;

- недостаточный учет при создании регламентов требований, обусловливаемых применением современной компьютерной техники и коммуникаций;

- неупорядоченность применяемых видов регламентов;

- сравнительно высокая стоимость составления и изготовления регламентов.

Эффективным методом устранения перечисленных выше недостатков и совершенствования регламентов является их моделирование. Модели регламентов рекомендуется вырабатывать как для вновь организуемых, так и для действующих организаций. Зачастую новые регламенты работники организации ожидают от своих новых руководителей, которые имеют возможность перестроить работу подразделения, по-новому определить политику фирмы. Регламенты составляются в печатной форме и заключают в себе цели управленческого персонала или организации в целом, а также указания на обеспечивающие их действия.

Составлению регламентов предшествует комплексное исследование, на которое обычно уходит несколько месяцев. При этом выясняются проблемы и специфические особенности организации, господствующие установки и отношения. Для объективной оценки по другим позициям исследования собирается необходимая информация путем проведения документального анализа и опросов, обследований, углубленных собеседований с высшими руководителями для получения «скрытой» информации. Параллельно прорабатываются варианты регламентов со всеми заинтересованными работниками (преимущественно руководителями и специалистами).

Регламенты согласовываются и утверждаются руководителями соответствующих подразделений.

4.3 Распорядительные документы

Основное назначение распорядительных документов -- регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организаций, предприятий, учреждений, зависят результаты их работы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа - к подчиненному, от руководителя организации - к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Процесс подготовки и оформления всех видов распорядительных документов в целом одинаков. Различия возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае приказов, распоряжений, указаний). Процесс подготовки распорядительных документов происходит в три этапа.

Первый этап. Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа. На данном этапе подготовка проекта распорядительного документа может осуществляться одним или несколькими должностными лицами. Должностные лица, в обязанности которых входит подготовка распорядительных документов, должны быть достаточно компетентны в изложении рассматриваемого вопроса. Чем выше уровень составляемого распорядительного документа, тем большие требования предъявляются к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли и т.д.).

Юридическим основанием разработки распорядительных документов могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение. Источниками информации при формировании проекта распорядительного документа являются различные справочно-информационные документы (отчеты, справки, докладные и объяснительные записки) по существу рассматриваемого вопроса. Первоначально проект распорядительного документа оформляют на черновике.

Второй этап. Обсуждение проекта документа и утверждение его на заседаниях коллегиальных совещательных органов (в случаях постановлений, решений).

Подготовленный исполнителями проект распорядительного документа выносят на обсуждение при текущих заседаниях коллегиальных совещательных органов. При возникновении разногласий их фиксируют в отдельных документах (протоколах). В дальнейшем, в текст распорядительного документа вносят коррективы и проводят процедуру его утверждения на заседаниях коллегиальных совещательных органов.

Третий этап. Согласование документа и его подписание. Данный этап работы с распорядительным документом является завершающим. Проект распорядительного документа до его подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, согласовывают с финансовыми службами (бухгалтерской службой, финансовым директором и т.д.). Если в содержании распорядительного документа отражаются вопросы правового характера, документ согласовывают с юридическими службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например: суда, прокуратуры, органов здравоохранения). Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта распорядительного документа. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

К распорядительным документам относят:

Постановления.

Решения.

Указы.

Приказы.

Распоряжения.

Указания.

С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы (рисунок 6).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 6 - Классификация распорядительных документов

Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными совещательными органами (постановления, решения, протоколы) издаются на основе коллегиальных решений. На принципах коллегиальности действуют: российское федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. Коллегиальный способ принятия управленческих решений позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организаций (предприятий, учреждений).

Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений -- указы, приказы, указания, распоряжения. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, исполнительный директор, директор, председатель правления).

Постановление -- это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления могут быть приняты и руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть: законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы РФ, постановления Правительства РФ, для постановлений федеральных органов исполнительной власти -- ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты.

Постановления оформляют на общих бланках, которые должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования) - если организация имеет право на гербовый бланк; наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановления; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа, место издания; заголовок к тексту; текст документа; подпись руководителя органа, издающего постановление.

...