Делопроизводство в России

Существуют следующие виды стандартов:

ГОСТы - государственные стандарты.

ОСТы - отраслевые стандарты.

СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России. Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

2.4 Информация в системе управления

Принятие управленческих решений всегда базируется на информации, раскрывающей содержание рассматриваемого вопроса или управляемого объекта. По данным международной статистики любой управленческий работник тратит от 50 до 90 % своего рабочего времени на создание и обработку информации (общение, прочтение, написание).

В процессе общения (а мы все вовлечены в процесс общения) добровольно или принудительно нам приходится перерабатывать большие объемы поступающей информации. Это общение (а предметом изучения документационного обеспечения управления, в том числе, является и деловое общение) мы ведём с коллегами по работе, с клиентами, с представителями государственных учреждений и другими контрагентами. Общение может происходить как в устной, так и в письменной форме. Единого мнения о лучшей форме общения не существует, каждый работник должен сам выбирать для себя наиболее оптимальную форму общения. По-видимому, наиболее оптимальной формой общения является совокупность всех форм общения: устной, письменной, общение при помощи средств связи (телефона, телеграфа и т.д.), общение посредством средств компьютерной связи (Интернет, IТ-технологии и др.)

В настоящее время объемы информации удваиваются ежегодно. Общество переживает настоящий информационный бум. Развиваются новые информационные технологии, растет количество населения, увеличиваются материальные и «духовные» потребности людей -- все эти факторы оказывают прямое влияние на увеличение объемов создаваемой информации.

Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Как говорится, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Управленческий работник на современном этапе представляет собой систему обработки информации. Получая информацию, в большинстве случаев он должен её отразить в документе, т.к. носителем информации выступает документ. Поэтому в России, также как и в экономически развитых странах, рациональной организации работы с информацией и с документами, как её носителями, на современном этапе уделяют значительное внимание.

В современных условиях управленческий работник должен и обязан проверять качество получаемой информации, т.к. наиболее качественная информация -- это информация в виде документа, имеющего юридическую силу.

Информация -- это сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, независимо от формы их представления.

Управленческая информация -- это сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, возникающих в процессе управления. Управленческая информация должна отвечать следующим требованиям:

Достоверность.

Оперативность.

Доступность.

Достаточность.

Адресность и др.

2.5 Документ и его виды. Классификация документов

Результатом документирования является документ. Понятия «управление», «информация», «документ» неразделимы. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. По мнению специалистов - документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Под документами в узком смысле слова, - писал К. Г. Митяев, - обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованием засвидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащие для их доказательства (например: удостоверения, дипломы, договоры). Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо) и т.д.

Авторы книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А. И. Чёрный, Р. С. Гильяревский полагают, что в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи, и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признаётся любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включён в определённое собрание. Понятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является её основным носителем.

Документ -- «это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать» (ГОСТ Р.6.30.2003).

Носитель -- это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (в древности - глиняные таблички, папирус, пергамент и т.д.; в настоящее время - самый распространенный носитель - бумага, магнитные диски, ленты и т.п.)

Юридическая сила документа -- это свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (дата документа, номер, подпись, печать и т.д.).

Формуляр -- набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр регламентирован ГОСТом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения в документе. Наличие формуляра в документе обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.

Документ имеет два свойства: информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа -- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.

Эксплуатационные свойства документа -- долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

Информационная -- в документе фиксируются факты, события, явления

Организационная -- с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Коммуникативная -- документ обеспечивает внешние связи предприятия.

Юридическая -- содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов.

Воспитательная -- документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки.

Учебная -- для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов.

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них отличают от других не только оформление и содержание, но и порядок исполнения. Все документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на два класса:

Документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений, они отражают вопросы общего управления организацией.

Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах, в частности для ОРД установлен ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Любой документ состоит из двух частей: формулярной и текстовой.

В целях рационализации порядка работы с документами в практической деятельности их принято классифицировать. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними, позволяет лучше организовать документационную деятельность (таблица 1).



Таблица 1 - Классификация управленческих документов

Классификационный признак	Виды документов
1. По наименованиям:	- приказы; - протоколы; - акты; - справки и т.д.
2. По содержанию:	- простые; - сложные
3. По месту составления:	- внутренние; - внешние.
4. По форме изложения:	- индивидуальные; - трафаретные; - типовые; - примерные; - унифицированные.
5. По виду оформления (юридической силе):	- подлинники; - копии; - черновики; - выписки; - дубликаты.
6. По происхождению:	- служебные; - личные.
7. По срокам исполнения:	- срочные; - несрочные.
8. По средствам фиксации:	- рукописные; - графические; - электронные; - фото- и кино- документы и др.
9. По степени гласности:	- открытые; - с грифом ограничения доступа («конфиденциально», «секретно», «совершенно секретно» и др.)
10. По срокам хранения:	- временного хранения (до 10 лет); - длительного хранения (свыше 10 лет); - постоянного хранения.



3. Правила оформления управленческих документов

3.1 Общие правила оформления документов

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.

Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Общие правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах - государственных стандартах: ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 - 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др. Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Реквизит документа -- это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003).

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования. ГОСТ Р 6.30 - 2003 также предусматривает формуляр-образец документа.

Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках. В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма (подробнее о бланках - см. п.4.2.5).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL 12, 13, 14 кеглем (для оформления табличных материалов) через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

- левое - не менее 20 мм;

- правое - не менее 10 мм;

- верхнее - не менее 20 мм;

- нижнее - не менее 20 мм.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (предприятие, организация) устанавливает собственные требования, предъявляемые к работе с документами, и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В данных документах должны быть закреплены конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав документов, применяемых для документирования управленческой деятельности;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, заверение их печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.



3.2 Бланк документа и его виды

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и контрагентов. Немаловажную роль в этом играет изготовление стильной, удобной и правильно оформленной бланочной продукции компании, дизайн, качество и внешний вид которой с давних времен служит целям коммерческой идентификации компании среди клиентов и способствует укреплению ее положительного имиджа.

Бланк документа -- стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах организации.

Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003. В соответствии с требованиями данного стандарта установлены следующие виды бланков документа, используемых в управленческой и финансово-хозяйственной деятельности предприятий и учреждений:

Общий бланк -- бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма).

Бланк для письма.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

Логотип -- оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование -- название фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Фирменный стиль -- один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

ГОСТ Р 6.30-2003 классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам (рисунок 3):

Классификация по автору документа

Классификация по расположению реквизитов



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Классификация бланков организационно-распорядительных документов

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 - (210*297 мм) и А5 - (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов в бланке -- угловое и продольное. Виды бланков и образцы их оформления даны в ГОСТ Р 6.30 - 2003.

При разработке вида и стиля бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить следующие условия:

- какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа;

- кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке;

- как будут располагаться реквизиты на бланке.

3.3 Состав и назначение реквизитов документа

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Состав реквизитов документа установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Состав реквизитов документа представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Состав реквизитов документа

Номер реквизита	Наименование реквизита
01	Государственный герб Российской Федерации;
02	герб субъекта Российской Федерации;
03	эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04	код организации;
05	основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06	идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07	код формы документа;
08	наименование организации;
09	справочные данные об организации;
10	наименование вида документа;
11	дата документа;
12	регистрационный номер документа;
13	ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14	место составления или издания документа;
15	адресат;
16	гриф утверждения документа;
17	резолюция;
18	заголовок к тексту;
19	отметка о контроле;
20	текст документа;
21	отметка о наличии приложения;
22	подпись;
23	гриф согласования документа;
24	визы согласования документа;
25	оттиск печати;
26	отметка о заверении копии;
27	отметка об исполнителе;
28	отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29	отметка о поступлении документа в организацию;
30	идентификатор электронной копии документа.

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.

Переменные -- указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.

Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Правила оформления реквизитов в документах

01 -- Государственный герб РФ

Государственный герб Российской Федерации воспроизводят в бланках документов административные и исполнительные органы власти в соответствии Положением «О государственном гербе в Российской Федерации».

02 -- Государственный герб субъекта РФ

Этот реквизит воспроизводят в бланках документов субъекты РФ на основании законодательных и правовых актов этих субъектов. Одновременно размещать в бланках реквизиты 01 и 02 запрещается.

03 -- Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания) или фирменный знак

Этот реквизит воспроизводят в бланках документов предприятия, учреждения или организации, которые имеют эмблему, товарный или фирменный знак. Эмблема, товарный или фирменный знак должны быть запатентованы в разрешительных органах (Лицензионной Палате, Торгово-Промышленной Палате и др.).

Создание и регистрация эмблемы или товарного (фирменного) знака возможно при условии, что в уставе хозяйствующего субъекта существует запись следующего содержания: «…общество (или иная организационно-правовая форма) может иметь эмблему или товарный (фирменный) знак». Если такая запись отсутствует, создание эмблемы (товарного или фирменного знака), возможно, только после того, как в устав организации будут внесены дополнительные изменения в виде вышеуказанной записи. Изменения, внесенные в устав организации, в обязательном порядке утверждаются учредителями или акционерами организации (например, протоколом общего собрания учредителей) и регистрируются в органах налоговых служб (территориальных инспекциях ФНС (Федеральной налоговой службы)). Одновременное воспроизведение в бланках документов реквизитов 01, 02 и 03 запрещается (воспроизводят только один из вышеуказанных реквизитов).

04 -- Код организации (аббревиатура -- ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций))

ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) представляет собой один из статистических кодов организации, которые присваиваются каждому вновь зарегистрированному хозяйствующему субъекту органами Росстата РФ (ранее - Государственного Комитета по статистике РФ) в момент первоначальной государственной регистрации. ОКПО присваивается как юридическим, так и физическим лицам (ИП), согласно основному виду деятельности, который предусмотрен уставом организации.

ОКПО состоит из 8 цифровых знаков, в которых закодирован основной вид деятельности. Все виды деятельности, по которым планируется осуществление предпринимательской или иной деятельности отражаются в уставе предприятия (подробнее об уставе: лекция «Организационно-правовые документы»). В случаях изменения основных видов деятельности необходимо сообщить об этих изменениях в органы статистического управления и изменить код ОКПО. Код ОКПО, также как и основные статистические коды, отражается в Информационном Письме Росстата РФ, которое выдается статистическими службами после государственной регистрации субъекта в этих органах.

Каждый хозяйствующий субъект перед началом хозяйственной или управленческой деятельности должен быть зарегистрирован в виде юридического или физического (индивидуального предпринимателя, далее ИП) лица. Для регистрации юридического лица необходимо разработать, утвердить и зарегистрировать учредительные документы.

Учредительными документами (см. тему лекции: «Организационно-правовые документы») организаций, предприятий или учреждений могут являться следующие документы:

- либо только устав;

- либо устав и учредительный договор;

- либо положение об организации.

Учредительные документы, как правило, разрабатываются юридическими службами при участии учредителей или акционеров юридического лица, проходят процедуру утверждения учредителями или акционерами и процедуру государственной регистрации. Первоначальная и последующая регистрация, а также прекращение деятельности юридических и физических лиц (ИП) с 1 июля 2002 года осуществляется территориальными инспекциями налоговых служб. При этом следует помнить, что регистрация учредительных документов юридических лиц должна быть проведена в десятидневный срок с момента утверждения учредительных документов. За нарушение срока регистрации предусмотрен штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Перед началом предпринимательской или иной деятельности юридические или физические лица (ИП) обязаны зарегистрироваться в качестве действующего хозяйствующего субъекта в следующих государственных органах:

- ИФНС РФ (территориальной налоговой инспекции РФ). Для юридических лиц она определяется по территориальной принадлежности юридического адреса, для физических лиц (ИП) -- по принадлежности адреса регистрации (прописке);

- внебюджетных социальных фондах (фондах социального страхования РФ, Пенсионном фонде РФ, территориальном и федеральном фондах обязательного медицинского страхования РФ);

- органах Росстата РФ (на территории Краснодарского края -- это органы краевого статистического управления или органы городского статистического управления);

- иных разрешительных структурах (например: Лицензионной Палате или Торгово-Промышленной Палате; Комитете по стандартизации и метрологии РФ и т.д.), если это предусмотрено законодательством РФ.

05 -- ОГРН (основной государственный регистрационный номер)

Присваивается только юридическим лицам. Физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) присваивается ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя). У юридических лиц ОГРН состоит из 12 цифровых знаков, у физических лиц (ИП) состоит из 13 цифровых знаков.

ОГРН и ОГРНИП были введены в 2002 году, в связи с тем, что по состоянию на 1 июля 2002 года была проведена перерегистрация юридических и физических лиц (ИП) на предмет выявления действующих и недействующих хозяйствующих субъектов и «чистки» Единого государственного реестра предприятий и организаций.

Единый государственный реестр предприятий и организаций ЕГРПО -- это перечень всех зарегистрированных юридических лиц в РФ, независимо от организационно-правовой формы хозяйствования. При регистрации юридическому лицу в ЕГРПО присваивается определенный регистрационный номер - ОГРН, который подтверждает процедуру прохождения государственной регистрации. ОГРН отражается в Свидетельстве о государственной регистрации юридического лица в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя, которое выдается налоговыми службами после процедуры прохождения государственной регистрации.

06 -- ИНН/ КПП

ИНН -- идентификационный номер налогоплательщика

Присваивается налоговыми службами (территориальными инспекциями по налогам и сборам) в момент первоначальной государственной регистрации и постановки юридических и физических лиц на налоговый учет. Коммерческая и предпринимательская деятельность юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей) без постановки на налоговый учет и присвоения ИНН невозможна. Подтверждением постановки на налоговый учет и присвоения ИНН является Свидетельство о постановке на налоговый учет (выдается территориальной налоговой инспекцией).

ИНН был введен налоговыми службами в 1999 году в связи с реформированием налоговой системы РФ и утверждением Налогового Кодекса РФ. Цель введения ИНН -- усиление контроля за полнотой и своевременностью уплаты налогоплательщиками налогов и сборов в бюджет.

ИНН представляет собой цифровой код. У юридических лиц он состоит из 10-ти цифровых знаков, у физических -- из 12-13 цифровых знаков. В ИНН кодируется определенная информация. Так, первые две цифры ИНН определяют код региона, в котором зарегистрирован налогоплательщик, первые четыре цифры определяют код налоговой службы, в которой налогоплательщик состоит на налоговом учете.

Все инспекции федеральных налогов и сборов являются структурными подразделениями ФНС (Федеральной налоговой службы) РФ. В нашем регионе основным структурным подразделением ФНС РФ является ФНС по Краснодарскому краю, в прямом подчинении которой находятся городская и районные налоговые инспекции. В городе Краснодаре 5 (пять) районных налоговых инспекций, которые делятся по территориальному признаку. Каждая из налоговых инспекций имеет свой цифровой код, который определяет ее принадлежность к налоговым службам.

Цифровые коды ИФНС по г. Краснодару:

- ИФНС № 1 по г. Краснодару - 2308;

- ИФНС № 2 по г. Краснодару - 2310;

- ИФНС № 3 по г. Краснодару - 2309;

- ИФНС № 4 по г. Краснодару - 2311;

- ИФНС № 5 по г. Краснодару - 2312.

При регистрации в налоговых службах и постановке налогоплательщиков на налоговый учет первые четыре цифры ИНН отражают код налоговой службы, в которой налогоплательщик состоит на учете. Например: ИНН ООО «Старт» - 2310033208, следовательно, данное юридическое лицо зарегистрировано в ИФНС № 2 по г. Краснодару.

КПП - код причины постановки на налоговый учет

Присваивается только юридическим лицам в момент постановки на налоговый учет, представляет собой 9-ти значный цифровой код, который отражается в Свидетельстве о постановке на налоговый учет (выдают налоговые службы).

07 -- код формы документа (ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации)

Данный код состоит из 7-ми цифровых знаков, он присваивается каждому унифицированному бланку управленческих документов.

Унификация -- это процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому образу, типу. Процесс унификации осуществляется на государственном уровне Росархивом, Росстатом РФ, Государственным Комитетом по метрологии и стандартизации в РФ. Унифицированные бланки документов группируются по однородным признакам в Альбомы унифицированных форм документов согласно Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД).

08 -- Наименование организации

Организации могут иметь следующие виды наименований:

- полное наименование (на русском языке);

- сокращенное наименование;

- наименование на иностранном языке;

- наименование на национальном языке

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Закон обязывает юридическое лицо иметь только полное фирменное наименование. Иметь или нет при этом сокращенное наименование - этот выбор закон оставляет за организацией (п. 3 ст. 1473 ГК РФ). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Все юридические лица согласно положениям гражданского законодательства должны иметь такой индивидуализирующий признак, как фирменное наименование, в котором должна быть указана его организационно-правовая форма (п. 1 ст. 54 ГК РФ). Наименование юридического лица обязательно отражается в учредительных документах (п. 3 ст. 54 ГК РФ).

В свою очередь, любая коммерческая организация должна иметь фирменное наименование. С 1 января 2008 г. права на фирменное наименование определяются в соответствии с частью четвертой ГК РФ, а именно согласно положениям, определенным в параграфе 1 гл. 76 ГК РФ.

Фирменное наименование состоит из двух частей (п. 2 ст. 1473 ГК РФ):

- указание на организационно-правовую форму;

- собственно наименование юридического лица.

Причем наименование не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности. Например, ООО «Консультационные услуги» вряд ли будет возможно зарегистрировать.

При этом обе части в единстве и составляют фирменное наименование коммерческой организации и так и должны рассматриваться. Поэтому вполне возможно одновременное существование зарегистрированных в установленном порядке ЗАО «Техно» и ООО «Техно». Считается, что это два разных фирменных наименования.

Решая, как назвать организацию, не стоит забывать об ограничениях, установленных п. 4 ст. 1473 ГК РФ, касающихся того, что не может быть включено в фирменное наименование юридического лица. Так, в частности, юридические лица не могут включать в фирменное наименование полные или сокращенные официальные наименования Российской Федерации, иностранных государств, а также слова, производные от таких наименований.

Исключение из этого правила законодатель сделал только для унитарных предприятий, а также для акционерных обществ, при соблюдении следующих условий: наличие согласия Правительства РФ, принадлежность более 75 % акций общества Российской Федерации.

09 - Справочные данные об организации

Данный реквизит включает в себя краткую информацию об организации, необходимую для заинтересованных пользователей, а именно: наименование организации, ИНН/КПП, почтовый адрес (оформляется в следующей последовательности: индекс, населенный пункт, наименование улицы, номер дома или офиса). Дополнительно в состав этого реквизита могут быть включены: реквизиты обслуживающего банка (или банковские реквизиты), номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты и пр.

Реквизиты обслуживающего банка или банковские реквизиты включают в себя:

а) шифр или номер расчетного счета в банке:

Расчетные счета предназначены для осуществления безналичных расчетов (то есть через учреждения банков, без участия наличных денег). Расчетные счета открывают как юридические, так и физические (ИП) лица. Наличие расчетного счета у юридического лица для осуществления коммерческой или иной деятельности является обязательным.

Как правило, расчетные счета открывают в момент начала деятельности. Количество расчетных счетов, открытых предприятием или организацией, государством не ограничивается. Выбор обслуживающих банков осуществляется на усмотрение организации. Об открытии или закрытии расчетных счетов необходимо уведомить налоговые службы (в 7-ми дневный срок с момента открытия или закрытии счета). За нарушение сроков уведомления предусмотрен штраф в размере 5 000 руб. Расчетные счета в настоящее время имеют 20-ти значную кодировку: например р/c 40702810430400101111. Шифры расчетных счетов коммерческих организаций начинаются с цифр 407, счета индивидуальных предпринимателей - с 408.

б) шифр корреспондирующего счета банка:

Корреспондирующие счета имеют все коммерческие учреждения банков. Корреспондирующий счет банка является аналогом расчетного счета предприятия. Через корреспондирующие счета банки осуществляют все операции по поступлению денежных средств на счета банков и платежам с этих счетов. Корреспондирующие счета также имеют 20-ти значную кодировку.

в) БИК (банковский идентификационный код) банка:

Имеют все коммерческие учреждения банков. РКЦ Центрального Банка России - 040349001. БИК для банка служит идентификатором принадлежности к банковской системе РФ.

г) наименование обслуживающего банка:

Отражают в строгом соответствии с договором на ведение и обслуживание банковского счета. В наименовании обслуживающего банка обязательно указывают наименование населенного пункта, где расположен филиал банка.

10 - Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письмах данный реквизит не проставляют.

11 - Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата фактического заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -- четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05 (этот способ оформления даты, как правило, используется при оформлении международных писем, договоров или иных документов).

12 - Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14 - Место составления или издания документа

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа юридическому лицу наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16 - Гриф утверждения документа

Этот реквизит проставляют в документах, требующих утверждения вышестоящими органами управления. Гриф утверждения проставляют в правом верхнем углу.

В зависимости от органа, осуществляющего управление организацией, гриф утверждения бывает двух видов. Если управление организацией осуществляется на принципах единоначалия (директором, генеральным директором), то гриф утверждения оформляют следующим образом, например: УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Луч»

________И.П. Петрова

«12» апреля 2010 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если управление организацией осуществляет коллегиальный совещательный орган (например: совет директоров, совет акционеров, общее собрание учредителей и т.д.), то при утверждении документов гриф утверждения оформляют следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2008 № 118

17 - Резолюция

Резолюция может быть оформлена на отдельном листе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2007

Личная подпись

Дата

18 - Заголовок к тексту

Включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (О ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (Кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется в документах, подлежащих контролю за их исполнением.

Отметку о контроле проставляют на первом титульном листе документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль».

20 -Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Пи оформлении текста в виде таблицы графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21 - Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения проставляют в документах, имеющих приложение к данному документу.

Оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение

к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

22 - Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

...