Нотаріат в Україні

заповіти та доручення військовослужбовців, а в пунктах дислокації військових частин, з'єднань, установ і військово-навчальних закладів, де немає державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів, посадових осіб та органів, що вчиняють нотаріальні дії, -- також заповіти та доручення робітників і службовців, членів їхніх сімей і членів сімей військовослужбовців, посвідчені командирами (начальниками) цих частин, об'єднань, установ і закладів;

заповіти та доручення осіб, які перебувають у місцях позбавлення волі, посвідчені начальниками місць позбавлення волі.

При цьому законодавство передбачає певні правила щодо посвідчення таких правочинів. Так, посадові особи, перелічені з цій статті, зобов'язані негайно передати по одному примірнику досвідчених ними заповітів у державний нотаріальний архів чи в державну нотаріальну контору за постійним місцем проживання заповідача.

Капітани морських суден зобов'язані передати по одному примірнику посвідчених ними заповітів начальникові порту України або консулові України в іноземному порту для наступного направлення їх у державний нотаріальний архів чи державну нотаріальну контору за постійним місцем проживання заповідача.

Державна нотаріальна контора передає одержаний нею примірник заповіту на зберігання у відповідний державний нотаріальний архів з повідомленням про це заповідача та посадової особи, яка посвідчила заповіт. Якщо заповідач не мав постійного місця проживання в Україні або якщо місце проживання заповідача невідоме, заповіт направляється до державного нотаріального архіву м. Києва.

Завідуючий державним нотаріальним архівом зобов'язаний перевірити законність заповіту, що надійшов на зберігання, і в разі встановлення невідповідності його законові повідомити про це заповідача і посадову особу, яка посвідчила заповіт.

Посвідчення заповітів і доручень посадовими особами, зазначеними у цій статті, провадиться з дотриманням вимог чинного законодавства, зокрема Закону України «Про нотаріат», Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, а також Порядку посвідчення заповітів і доручень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених.

§ 3. Територіальна компетенція нотаріальних органів і посадових осіб

Визначення компетенції нотаріального органу не закінчується на з'ясуванні загального кола нотаріальних дій, віднесених до його повноважень. Необхідно також визначити територіальну компетенцію, тобто яка саме державна нотаріальна контора, приватний нотаріус чи посадова особа мають право вчиняти конкретну нотаріальну дію.

Територіальна компетенція -- це розмежування кола нотаріальних дій між нотаріальними органами з урахуванням території їх діяльності.

За загальним правилом територіальної компетенції, нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом чи посадовою особою будь-якого виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів на всій території України (ст. 41 Закону України «Про нотаріат»).

Проте існує ряд винятків, прямо передбачених законодавством України, які можна згрупувати таким чином:

Згідно зі ст. 9 Закону, нотаріуси та посадові особи виконкомів, які вчиняють нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників цієї нотаріальної контори, працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, або працівників цього виконавчого комітету, а також на ім'я і від імені цього виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи у виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської ради народних депутатів.

За місцезнаходженням майна державними нотаріусами чи посадовими особам виконкомів вживаються заходи щодо охорони спадкового майна (ст. 60 Закону); видається свідоцтво про право власності на нерухоме майно на підставі спільної письмової заяви подружжя (ст. 70 Закону); оформляється свідоцтво про придбання нерухомого майна, яке було предметом застави (іпотеки); видається свідоцтво про придбання житлових будинків з прилюдних торгів (ст. 72 Закону); накладається заборона відчуження житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, іншого нерухомого майна (ст. 73 Закону); видається свідоцтво про придбання арештованого або заставленого майна з публічних торгів (аукціонів) -- п. 244 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України; посвідчується договір оренди земельної ділянки (п. 118 Інструкції); посвідчуються договори управління нерухомим майном (п. 122 Інструкції); провадиться посвідчення договорів найму або позички будівлі, іншої капітальної споруди (їх окремих частин) -- п. 105 Інструкції та ін.

За місцем відкриття спадщини видається свідоцтво про право на спадщину майна, що переходить за правом спадкоємства до спадкоємців або держави (ст. 66. Закону); видається свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з них; приймаються претензії від кредиторів спадкодавця (п. 189 Інструкції); укладається договір на управління спадщиною (п. 195 Інструкції); видається свідоцтво виконавця заповіту (п. 200 Інструкції), а також припиняється чинність повноважень виконавця заповіту (п. 204 Інструкції); подається письмова заява про прийняття спадщини чи відмову від неї спадкоємцем тощо.

За місцем виконання зобов'язання провадиться прийняття нотаріусом в депозит грошових сум і цінних паперів (ст. 85 Закону).

За місцезнаходженням платника нотаріуси приймають для пред'явлення до платежу чеки (ст. 93 Закону), а також вчиняються виконавчі написи на чеках (п. 293 Інструкції).

Посвідчення договорів про безоплатну передачу в приватну власність громадян не завершених будівництвом будинків садибного типу, що споруджувалися (споруджуються) за рахунок коштів Фонду для здійснення заходів щодо ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту населення, здійснюється нотаріусом за місцем переселення (п. 76 Інструкції).

7.За місцем проведення аукціону здійснюється видача свідоцтва про придбання заставленого майна, яке складається лише з рухомого майна (п. 244 Інструкції).

Протест векселів про неоплату вчиняється нотаріусами за місцем знаходження платника або за місцем платежу (доміцильовані векселі, тобто векселі, які підлягають оплаті у третьої особи); протест векселів про неакцепт та недатування акцепту, протест про непред'явлення примірника векселя, надісланого для акцепту, держателю векселя, протест про неакцепт за другим примірником векселя, протест про неплатіж за другим примірником векселя -- за місцезнаходженням платника; протест про не-передавання оригіналу векселя законному держателю копії векселя -- за місцезнаходженням держателя оригіналу векселя; протест про відмову у проставленні векселедавцем датованої відмітки про пред'явлення йому векселя -- за місцезнаходженням векселедавця (п. 295 Інструкції).

Згідно з п. 91 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, посвідчення договорів про відчуження або заставу космічних об'єктів здійснюється за місцем їх реєстрації.

10.Посвідчення договорів про відчуження або заставу житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, посвідчення договорів іпотеки здійснюється за місцезнаходженням цього майна або за місцезнаходженням однієї зі сторін правочину (ст. 55 Закону України «Про нотаріат»).

Крім того, якщо міжнародним договором встановлено інші правила про нотаріальні дії, ніж ті, що містить законодавство України, то при вчиненні нотаріальних дій застосовуються правила міжнародного договору. Якщо міжнародний договір відносить до компетенції нотаріусів вчинення нотаріальної дії, не передбаченої законодавством України, то нотаріуси вчиняють цю нотаріальну дію в порядку, встановленому Міністерством юстиції України (ст. 103 Закону).

У чинному нотаріальному законодавстві не дано визначення гоняття нотаріальної дії, хоча цей термін широко використовується. Під нотаріальною дією автор пропонує розуміти посвідчення безспірних прав та фактів, що мають юридичне значення, а також вчинення інших дій, спрямованих на позасудову охорону прав і інтересів осіб, що належать до повноважень нотаріальних органів. Окрім того, нотаріальна дія є окремою дією нотаріуса чи іншої уповноваженої особи, вчинення якої не є підприємницькою діяльністю, не має на меті одержання прибутку та здійснюється в інтересах особи, яка звернулась за її вчиненням.

Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на такі категорії осіб: державні (у державних нотаріальних конторах та архівах) та приватні нотаріуси; посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів; консульські установи України. Нотаріуси та інші посадові особи вчиняють нотаріальні дії в порядку та з дотриманням правил, встановлених чинним законодавством, а також норм міжнародного права та міждержавних угод. Правила вчинення та реєстрації нотаріальних дій, юридична сила актів є однаковими для державних та приватних нотаріусів. Звичайно, окремі нотаріальні дії різняться сукупністю вимог до їх вчинення, але існують певні загальні правила нотаріального провадження, до яких слід віднести:

місце і строки вчинення нотаріальних дій;

встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії;

перевірка дієздатності громадян та правоздатності юридичних осіб, що беруть участь в угодах, а також перевірка повноважень представників;

підписання нотаріально посвідчуваних документів;

витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій;

6)вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій;

7)заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії при виявленні порушень закону;

відмова у вчинення нотаріальних дій;

оскарження нотаріальних дій або відмови у їх вчиненні;

нотаріальне діловодство;

оплата нотаріальних дій.

Вчинена нотаріальна дія є безспірним фактом, що не потребує додаткового доказу в суді, інших органах державної влади та місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, якщо рішенням суду, що вступило в законну силу, не було встановлено іншого.

§ 2. Місце і строки вчинення нотаріальних дій

Місце вчинення нотаріальних дій. Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком обмежень у праві вчинення нотаріальних дій, зазначених у Законі України «Про нотаріат» та інших актах законодавства (до уваги беруться правила предметної і територіальної компетенції).

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні нотаріальної контори (бюро), в державному нотаріальному архіві, приміщенні виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів.

В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями (ст. 41 Закону України «Про нотаріат»), але в межах діяльності нотаріуса -- нотаріального округу. Нотаріус не вправі здійснювати нотаріальну діяльність за межами свого нотаріального округу.

Нотаріальний округ -- територія, в межах якої приватний нотаріус здійснює нотаріальну діяльність і має нотаріальне бюро (контору).

Нотаріальні округи визначаються відповідно до адміністративно-територіального устрою України. В містах з районним поділом округом діяльності нотаріуса є вся територія міста. Перелік нотаріальних округів, а також кількість нотаріусів у кожному нотаріальному окрузі затверджує Міністерство юстиції України.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням нотаріальної контори (бюро), державного нотаріального архіву, приміщенням, що є місцем роботи приватного нотаріуса, про це зазначається в тексті посвідчувального напису або на документі, що видається нотаріусом, із зазначенням фактичної адреси та причин що призвели до вчинення нотаріальної дії поза зазначеними приміщеннями.

Потреба у вчиненні нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори (нотаріального архіву), приміщенням, що є місцем роботи приватного нотаріуса виникає в більшості випадків з поважних причин, до яких можна віднести захворювання, інвалідність, похилий вік особи, яка звертається до нотаріуса. На практиці таким чином найчастіше посвідчуються заповіти, договори довічного утримання, дарування, довіреності. Слід відзначити, що в такому випадку нотаріусу відшкодовуються фактичні транспортні витрати, здійснені ним для виїзду у визначене місце.

Строки вчинення нотаріальних дій. За загальним правилом, нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів. Однак за певних обставин можливе відкладання чи зупинення вчинення нотаріальної дії.

Відкладання нотаріальної дії можливе з ініціативи нотаріуса чи іншої уповноваженої особи, а також з ініціативи заінтересованих осіб.

Підставами для відкладення вчинення нотаріальної дії з ініціативи нотаріуса є:

Необхідність витребувати додаткові відомості або документи від громадян, посадових осіб, підприємств, установ і організацій. У такий спосіб нотаріуси сприяють додержанню принципів законності та об'єктивності вчинення нотаріальної дії, допомагають громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав та законних інтересів. У деяких випадках подання необхідних документів вимагається нотаріусом від громадянина, що звертається за вчиненням нотаріальної дії, що іноді ускладнюється рядом обставин.

Направлення документів на експертизу, якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо достовірності документів.

Необхідність упевнитись у відсутності в заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії, наприклад, коли відповідно до закону нотаріус повинен отримати згоду інших співвласників на відчуження одним зі співвласників своєї частки майна.

В будь-якому випадку строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії, не може перевищувати одного місяця.

За обґрунтованою письмовою заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії має бути відкладено на строк не більше десяти днів. Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена. У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом і набуття чинності рішення суду.

Крім того, законодавством можуть бути встановлені й інші підстави для відкладання і зупинення нотаріальних дій.

§ 3. Порядок встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії

Не допускається вчинення нотаріальної дії у відсутності осіб --* її учасників або їх повноважних представників. Обов'язковим правилом є те, що нотаріуси при вчиненні нотаріальної дії встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

Встановлення особи громадянина здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (ст. 69 Закону України «Про нотаріат»). Перелік цих документів вказаний у п. 10 Інструкції про порядок учинення нотаріальних дій нотаріусами України. Це, зокрема:

Паспорти -- громадянина України, для виїзду за кордон, дипломатичний або службовий, а також національний паспорт іноземця чи документ, що його заступає, із зазначенням законності перебування в Україні (віза).

Посвідчення особи -- водія, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення особи моряка, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, довідка про звільнення з місць позбавлення волі. Але посвідчення особи моряка не може бути використане для встановлення особи при укладанні цивільно-правових угод, банківських операціях, оформленні доручень для представництва.

Встановлення особи громадян, що не досягли 16-річного віку, здійснюється за свідоцтвом про народження і підтвердженням одного з батьків, що ця особа є його дитиною.

Якщо нотаріальна дія вчиняється представником за дорученням фізичної чи юридичної особи, нотаріус перевіряє і особу представника.

У випадках коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби чи з інших причин не може поставити свій підпис під угодою, заявою або іншим документом, підписується інший громадянин, нотаріус повинен встановити особу обох громадян.

Якщо поданий нотаріусу документ не дає можливості зробити висновок щодо тотожності громадянина з особою, зображеною в цьому документі, громадянин, який звертається за вчиненням нотаріальної дії, має право запросити свідків. При неможливості залучення свідків або у разі необхідності перевірки дійсності поданого документа, даних, що в ньому містяться, чи інших обставин нотаріус має право направити запит до відповідних уповноважених органів.

§ 4. Перевірка дієздатності фізичних осіб та правоздатності юридичних осіб, які беруть участь у правочинах, а також перевірка повноважень представників

При посвідченні правочинів перевіряється цивільна дієздатність фізичних осіб, які є сторонами правочину.

Щоб правоздатний громадянин міг своїми Власними діями використати, реалізувати свої права та обов'язки, він повинен розуміти значення своїх дій та керувати ними. Це можливо лише з досягненням певного віку і за відсутності хвороб, які позбавляють людину можливості діяти розсудливо. Внаслідок цього закон встановлює таку категорію, як дієздатність.

Цивільну дієздатність має фізична особа, яка усвідомлює значення своїх дій та може керувати ними.

Цивільною дієздатністю фізичної особи є її здатність своїми діями набувати цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов'язки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання (ч. 1 ст. ЗО Цивільного кодексу України).

Набуття дієздатності залежить від віку і стану здоров'я. Вона виникає у повному обсязі з настанням повноліття, тобто після досягнення 18-річного віку, а у випадках коли законом допускається вступ до шлюбу до досягнення повноліття, -- з моменту одруження такої особи.

З'ясування цивільної дієздатності фізичних осіб здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії.

Малолітні особи (до 14 років -- ст. 31 ЦК України) мають часткову дієздатність. Вони можуть самостійно вчиняти дрібні побутові правочини. В усіх інших випадках за малолітніх правочини укладають від їхнього імені батьки (усиновителі) або опікуни. Малолітня особа не несе відповідальності за завдану нею шкоду.

Неповнолітні (від 14 до 18 років -- ст. 32 ЦК України) мають неповну цивільну дієздатність. Вони можуть самостійно вчиняти дрібні побутові правочини, розпоряджатись заробітною платою та стипендією (але можуть бути обмежені в користуванні ними), вносити і розпоряджатися вкладами до кредитних установ, авторськими та винахідницькими правами; володіти, користуватись і розпоряджатись майном трудового чи селянського господарства як члени цих господарств; засновувати молодіжні, громадські організації тощо. Вони несуть цивільно-правову відповідальність за шкоду, заподіяну ними іншим особам. Інші угоди укладаються неповнолітніми лише за згоди їхніх батьків (усиновителів) або піклувальників.

Тобто нотаріус, перевіряючи дієздатність, повинен перевірити вік громадян, що звернулись за посвідченням угоди, шляхом перевірки документів, в яких вказано вік цих осіб.

Щодо повнолітніх громадян, то в разі виникнення у нотаріуса сумніву щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звертається за вчиненням нотаріальної дії, він має право відкласти вчинення нотаріальної дії для з'ясування цієї обставини. Якщо рішення суду щодо визнання цієї особи недієздатною або обмежено дієздатною відсутнє, нотаріус повідомляє про свій сумнів уповноважені органи. У випадку якщо така справа вже порушена, нотаріус зупиняє вчинення нотаріальної дії до винесення судом рішення у справі, а якщо справу не було порушено протягом 10 днів, -- вчиняє нотаріальну дію.

За ст. 39 нового ЦК, фізична особа є недієздатною, якщо вона внаслідок хронічного, стійкого психічного розладу нездатна усвідомлювати значення своїх дій та (або) керувати ними. Вказане правило свідчить про те, що громадянин може бути позбавлений цивільної дієздатності з урахуванням його психічного стану і неможливості розсудливо вести свої справи. Визнання громадянина недієздатним можливе лише в судовому порядку.

Якщо громадянина визнано недієздатним, орган опіки та піклування призначає над ним опікуна. Опікун укладає угоди від імені фізичної особи, визнаної недієздатною і стає учасником цивільно-правових відносин. При цьому набуті опікуном цивільні права та обов'язки належать фізичній особі, яка визнана недієздатною (ст. 39 нового ЦК України). Будь-які дії особи, визнаної недієздатною, не мають юридичного значення, не тягнуть за собою будь-яких правових наслідків. Зокрема у ч. 2 ст. 41 нового ЦК встановлюється, що недієздатна фізична особа не має права вчиняти будь-якого правочину.

За шкоду, заподіяну цим громадянином, відповідають його опікун або організація, яка зобов'язана здійснювати за ним нагляд (ст. 1184 ЦК), за виключенням певних випадків.

За певних умов (одужання, значне поліпшення здоров'я) громадянин може бути поновлений у дієздатності рішенням суду.

Обмеження у дієздатності можливе лише у випадках і в порядку, передбачених законом (ч. 2 ст. ЗО ЦК). Воно полягає в тому, що громадянин позбавляється здатності своїми діями набувати певні цивільні права і створювати певні цивільні обов'язки, які він міг набувати і створювати. Таким чином, йдеться про зменшення обсягу дієздатності, який мала фізична особа.

Суд може обмежите цивільну дієздатність фізичної особи у випадку зловживання нею спиртними напоями, наркотичними засобами, токсичним речовинами тощо, чим вона ставить себе чи свою сім'ю, а також інших осіб, яких вона за законом зобов'язана утримувати, у скрутне матеріальне становище.

Стаття 37 ЦК України передбачає, що над фізичною особою цивільна дієздатність якої обмежена, встановлюється піклування в інтересах забезпечення матеріального становища самої обмежено дієздатної особи і членів її сім'ї. Така особа може самостійно вчиняти лише дрібні побутові правочини. Правочини ж щодо розпорядження майном чи іншими доходами та інші правочини, що виходять за межі дрібних побутових, вчиняються особою, цивільна дієздатність якої обмежена, лише за згодою піклувальника.

В усіх вищезазначених випадках нотаріус повинен перевірити законність повноважень представників малолітніх, неповнолітніх, недієздатних чи обмежено дієздатних осіб. Нотаріусом встановлюється особа представника, а також перевіряється дієздатність представника відповідно до вимог статті 68 Закону.

Юридичні особи як суб'єкти цивільних правовідносин також мають цивільну правоздатність і цивільну дієздатність.

Під правоздатністю юридичної особи розуміють її здатність мати цивільні права та обов'язки; юридична особа набуває цивільних прав і обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону (див. ст. 91--92 ЦК). Тому при вчиненні нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний ознайомитись з установчими або іншими документами (установчим договором, статутом, установчим актом, розпорядчим актом органу державної влади, місцевого самоврядування тощо) юридичної особи для того, щоб перевірити, чи відповідає нотаріальна дія правам, наданим цій юридичній особі установчими або іншими документами.

При вчиненні нотаріальної дії представником юридичної особи нотаріус перевіряє законність повноважень представника, що мають підтверджуватись відповідною довіреністю.

Нотаріус не вимагає довіреності від керівника такої юридичної особи, якщо статут чи інший установчий документ надає йому право укладати договори; від нього вимагається лише документ, що посвідчує його службове становище.

Якщо від імені юридичної особи діє колегіальний орган, нотаріус витребує документ, що підтверджує повноваження цього органу і розподіл обов'язків між його членами (статут, установчий договір і т.ін.)

За наявності сумнівів щодо особи чи органу, що виступають у якості представника, а також щодо цивільної дієздатності та правоздатності особи чи органу, нотаріус має право зробити запит до уповноваженого органу, установи чи особи.

Нотаріус не приймає документи, оформлені з порушенням вимог чинного законодавства. При наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від власника, органів, які здійснюють реєстрацію відповідних юридичних осіб, органів державної податкової служби, інших уповноважених органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.

§ 5. Підписання нотаріально посвідчуваних документів

При посвідченні правочинів та вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

За загальним правилом, підписання правочинів, заяв та інших документів здійснюється в присутності нотаріуса або уповноваженої посадової особи, а якщо документ був підписаний без їхньої участі, -- громадянин повинен особисто підтвердити, що ~е його підпис.

Якщо громадянин унаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписатися, то за його дорученням у його присутності та в присутності нотаріуса правочин, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. При цьому нотаріус встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, і особу громадянина, який за нього підписується. Про причини, з яких даний громадянин не міг підписати документ власноруч, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин за такого громадянина не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус зачитує йому текст необхідного документа (про що робиться відповідна помітка); якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, який звернувся до нотаріуса, письменний, він сам читає і підписує документ; якщо неписьменний -- при вчиненні нотаріальної дії повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним, пояснити зміст і наслідки вчинюваної нотаріальної дії, а також засвідчити своїм підписом, що зміст правочину відповідає волі такого громадянина.

Згідно з чинним законодавством, нотаріус може не вимагати з'явлення кожного разу відомих йому посадових осіб юридичних осіб, якщо він має зразки підписів цих осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їхнього підпису не викликає сумніву.

Не дозволяється застосування зразків підписів при посвідченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Застосування електронного цифрового підпису (Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-ІУ) на правочинах здійснюється нотаріусом при наявності технічних можливостей роботи з електронними документами на підставі попередньої письмової згоди підписувача на застосування електронного цифрового підпису. Заява повинна містити перелік правочинів, на яких застосовуватиметься електронний цифровий підпис. У разі застосування електронного цифрового підпису нотаріус повинен встановити особу підписувача та перевірити його дієздатність, а також обсяг правоздатності юридичної особи та повноважень її представника.

Перевірка цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Як оригінал електронного документа не може бути застосоване свідоцтво про право на спадщину; документ, який, відповідно до законодавства, може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів та інших випадків, передбачених законом.

Чинність і належність відкритого ключа підписувачу перевіряється за допомогою посиленого сертифіката ключа, виданого акредитованим центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа (стаття 6 Закону України «Про електронний цифровий підпис»). Посилений сертифікат ключа може бути як в електронній формі, так і у формі документа на папері.

При посвідченні правочинів нотаріусом у текстах правочинів також мають зазначатись: для фізичних осіб -- ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб-платників податків, для юридичних осіб -- ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. На підтвердження наявності ідентифікаційного номера (коду) нотаріусу подається відповідна завірена уповноваженою особою довідка або (витяг), фотокопія якої (го) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.

§ 6. Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій

Нотаріуси витребовують від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Витребування документів здійснюється у випадку реальної необхідності для дотримання вимог законності та обґрунтованості вчинення нотаріальних дій нотаріусом. При цьому такі відомості та (або) документи повинні бути подані в строк, вказаний нотаріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладання, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

Отримана на запит відповідь становить нотаріальну таємницю і зберігається в архіві нотаріуса, який здійснював запит.

У разі неможливості отримання необхідних відомостей та (або) документів нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії.

§ 7. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій

За загальним правилом, усі необхідні для вчинення нотаріальної дії документи подаються нотаріусу громадянином, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. До цих документів пред'являється низка вимог з тим, щоб їх справжність не викликала сумніву.

Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, з печаткою нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.

Тексти нотаріально оформлюваних правочинів, копій документів і виписок з них, тексти перекладів тощо повинні бути написані ясно і чітко, числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб -- без скорочень і з зазначенням їх адрес. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, із зазначенням дати їх народження та місця проживання. За участю іноземних громадян зазначається також і їхнє громадянство. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (інших кредитних установах).

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути підтверджені підписом уповноваженої на те особи і печаткою відповідної установи, підприємства чи організації, або особи, що видала документ. Крім цього, виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб і їх, і попередній варіант можна було розібрати.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все в первісному написанні -- наприклад, залиті чорнилом, потерті тощо.

Не приймаються порвані документи, а також ті, які викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровані, не пронумеровані і кількість не завірена підписом уповноваженої на те посадової особи та печаткою.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, складений з порушенням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. За бажанням заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.

§ 8. Заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадовими особами, які вчиняють нотаріальні дії, при виявленні порушень закону

Нотаріуси та посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону фізичними або посадовими особами, повідомляють про це для вживання необхідних заходів відповідні державні органи та інші юридичні особи.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його до експертної установи для проведення відповідного дослідження, оплата якого здійснюється в установленому порядку.

Про направлення документа до експертної установи нотаріус виносить постанову, в якій зазначаються:

Дата винесення постанови..

Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса.

Найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий.

Крім (ПІБ, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії.

112

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Обставини, які викликали необхідність направлення документа для проведення дослідження.

Куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення дослідження.

Питання, поставлені для вирішення експерта.

На прохання заінтересованих осіб видається довідка про затримання документа із зазначенням його найменування, номеру, дати і суб'єкта видання.

§ 9. Відмова у вчиненні нотаріальної дії

Нотаріус чи інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, має право відмовити у їх вчиненні, що є гарантією дотримання законності. Підстави для відмови, зазначені в ст. 49 Закону України «Про нотаріат», можна умовно поділити на дві групи.

До першої групи належать підстави, які взагалі унеможливлюють вчинення нотаріальної дії. Це випадки, коли:

вчинення дії не входить до компетенції нотаріальних органів взагалі;

вчинення дії суперечить закону;

для вчинення нотаріальної дії подані документи, що суперечать закону або містять відомості, що принижують честь і гідність громадян;

угода, що укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні, або виходить за межі їх діяльності.

До другої групи можна віднести підстави, які не дають можливості вчинити необхідну дію в даний момент, але після їх усунення, вчинення нотаріальної дії стає можливим. Це, зокрема:

звернення за вчиненням нотаріальної дії, що не входить до компетенції даного нотаріуса чи посадової особи;

неподання відомостей та документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії;

коли нотаріус має сумнів у тому, що фізична особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, розуміє значення, зміст, правові наслідки цієї дії (наприклад, знаходиться у стані афекту, алкогольного сп'яніння тощо) або діє під примусом;

коли з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень.

На вимогу особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. Відмова у вчиненні нотаріальної дії оформлюється шляхом винесення у триденний строк відповідної постанови, в якій вказуються:

Дата винесення постанови.

Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса нотаріальної контори (бюро), приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса.

ШБ фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, місце ЇЇ проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи.

Зміст нотаріальної дії, за вчиненням якої особа звернулася до нотаріуса.

Мотиви відмови, з посиланням на чинне законодавство.

6.Порядок і строки оскарження відмови з посиланням на цивільне процесуальне законодавство.

Нотаріус не має права на безпідставну відмову у вчиненні нотаріальної дії.

Відмова нотаріуса у вчиненні нотаріальної дії або неправильне її вчинення можуть бути оскаржені в суді.

Скарги на дії консульської установи України розглядаються в порядку підлеглості (ст. 19 Консульського статуту України) і подаються на ім'я диппредставника України в країні перебування або до Міністерства закордонних справ. Такі скарги розглядаються в порядку, встановленому Консульським статутом України.

Право подати скаргу на нотаріальну дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії мають особи, щодо яких або за дорученням яких вчиняється нотаріальна дія, громадяни та організації, що брали безпосередню участь у вчиненні цієї нотаріальної дії, або якщо вона зачіпає їхні інтереси; право на порушення справи має і прокурор, який подає заяву про захист прав та інтересів інших осіб.

Скарги на нотаріальну дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії слід відрізняти від скарг на дії нотаріуса чи посадової особи, що не належать до сутності нотаріальних функцій та розглядаються в порядку адміністративного провадження. Спір про право, оснований на вчиненій нотаріальній дії, розглядається судом у порядку позовного провадження.

§10. Поняття і види нотаріальних актів

Нотаріус чи інша посадова особа, які вчиняють нотаріальні дії, видають або посвідчують документи, що є підтвердженням вчинення конкретної нотаріальної дії. Ця діяльність охоплюється поняттям «нотаріальні акти»¹, хоча цей термін і не вживається в законодавстві про нотаріат. Отже, нотаріальний акт -- це підтвердження вчинення нотаріальної дії.

Так, при посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних документах нотаріуси вчиняють посвідчувальні написи.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний чітко і ясно, без підчисток, вільні місця -- прокреслені, дописки та інші виправлення -- застережені. Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись спеціальні штампи з текстом напису.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьовому боці оформлюваного документа, так і на його звороті. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. Тоді аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, та пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і скріплюється його печаткою; допускається також підклейка аркуша. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.

Для напису про засвідчення вірності копії (фотокопії) документа, а також для напису на дублікаті документа прикріплення і підклейка аркушів не допускаються.

Про вчинення виконавчого напису свідчить власне виконавчий напис, що вчиняється нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку.

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.

На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.

У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою, у випадках і в порядку, встановленому законодавством, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання. Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб.

Дублікат документа має містити весь текст документа. На дублікаті документа нотаріус робить відмітку про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката робиться відмітка на примірнику документа, який зберігається в справах нотаріуса.

Прийняття в депозит нотаріуса грошових сум і цінних паперів підтверджується видачею квитанції.

Вчинення морського протесту відповідно до чинного законодавства оформлюється актом про морський протест.

Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про неоплату, у неакцепті -- про недатування акцепту.

Про здійснення охоронних заходів щодо спадкового чи іншого майна складається опис майна.

У передбачених законом випадках на підтвердження здійснення сплати державного мита або податку з доходів громадян особам, які здійснили таку оплату, видаються платіжні документи. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та найменування установи банку, в якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.

§11. Нотаріальне діловодство

У системі органів нотаріату нотаріальне діловодство займає особливе місце, що зумовлено його завданням. Чітка і правильна організація діловодства в нотаріальних конторах має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговування населення, додержання вимог законодавства щодо законності, обґрунтованості та оперативності роботи нотаріуса, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і законних інтересів, дотримання таємниці вчинення нотаріальних дій.

Нотаріальне діловодство є об'ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов'язаних з веденням документування управлінської діяльності установ державного нотаріату, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням і оформленням службових документів, контролем за виконанням документів, складанням номенклатури та формуванням справ, а також постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Нотаріальне діловодство регулюється Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Відповідальність за правильну організацію і ведення нотаріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах -- завідуючі, які їх очолюють. У державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства й архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції.

Ведення діловодства й архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР».

Діловодство по заявах та скаргах громадян у державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.

Складання та оформлення службових документів.

Для складання службових документів використовується тільки папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210).

Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. та Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою діловодства в нотаріальних органах. Ці бланки використовуються лише нотаріусами і призначені, з одного боку, для оперативності роботи нотаріусів, а з іншого, -- для запобігання підробці документів.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники документів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використаного бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На спеціальних бланках викладаються примірники:

правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

правочинів, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за бажанням сторін;

договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідчених правочинів;

свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

свідоцтв про право на спадщину;

свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукціонів);

свідоцтв виконавця заповіту;

свідоцтв про посвідчення фактів;

свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання секретних заповітів;

-- свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

--свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам;

актів про морські протести та протести векселів;

дублікатів документів.

Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, не є чинними.

На прохання заінтересованих осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів до охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме; при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів. Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них теж можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Щодо інших документів, то слід відзначити, що кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ».

Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ. При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15.

...