Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования Ростовской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Донской строительный колледж»

Документационное обеспечение управления

конспект лекций по дисциплине

для студентов экономических специальностей

учебных заведений среднего профессионального образования

Новочеркасск 2019



ББК 360.844:65.050

К 72

Рецензенты:

РОМАНЕНКО Татьяна Сергеевна, преподаватель ГБПОУ РО «Донской строительный колледж»

ЗАХАРЧЕНКО Наталья Степановна, доцент кафедры менеджмента и информатики

Новочеркасского инженерно-мелиоративного института ФГБОУ ВО Донского государственного аграрного университета, канд. техн. наук

Кольва Н.А.

К 72 Документационное обеспечение управления [Текст]: конспект лекций по дисциплине: для студентов специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учёт / Н.А.Кольва.- 6-е изд. пер. и доп.- Новочеркасск: ГБПОУ РО «ДСК», 2019-143[3] с, 50 экз.

Конспект лекций имеет цель информационно обеспечить студентов теоретическим и практическим материалом по учебной дисциплине в соответствие с тематикой учебной программы экономического профиля. В доступной форме рассмотрены вопросы, наиболее трудно воспринимаемые при обучении. Представлены образцы выполнения основных документов. Приведены методические указания по подготовке документов и технологии их исполнения. Даны определения каждому документу. Приведён перечень контрольных вопросов. Описана оптимальная технологическая последовательность обучения. Текст излагается в соответствие с перечнем учебных занятий по дисциплине.

Конспект лекций подготовлен на основе существующих литературных источников и опыта авторов в системе финансового управления производством.

Конспект предназначен для студентов и преподавателей колледжей, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления» по специальностям экономического профиля.

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие	4
Тема 1. Введение. Документ и система документации	6
1.1Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» .	6
1.2 Понятие терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления» .	6
1.3 Унификация и стандартизации управленческих документов	11
1.4. Реквизиты ОРД.	18
Тема 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ	30
2.1 Организационные документы - устав, учредительные договор, положение.	30
2.2 Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение, протокол	43
2.3 Справочно-информационные документы: служебная записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма.	54
Тема 3. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ	73
3.1 Документирование трудовых правоотношений.	73
3.2 Состав и особенности оформления документов по личному составу Комплектование личного дела	74
3.3 Автобиография.	75
3.4 Резюме	76
3.5 Характеристика работника	78
3.6 Заявление о приеме на работу.	80
3.7 Приказы по личному составу. Приказы по личному составу трафаретной формы.	81
3.8 Представление . .	89
3.9 Коллективный договор	90
Тема 4 ДОГОВОРНО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ	97
4.1 Понятия договора. Виды договоров .	97
4.2 Доверенности .	106
4.3.Правила оформления претензионных писем Формуляр искового заявления, требования к его оформлению.	116
Тема 5. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ	124
5.1. Состав и учет объема документооборота предприятий. .	124
5.2. Организация работы с входящей, исходящей и внутренней документацией.	124
5.3. Базы данных для хранения документов.	128
5.4. Работа с запросами .	129
5.5. Работа с электронными документами .	131
5.6. Организация работы с документами.	132
Тема 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО И АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.	137
6.1.Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел	137
6.2. Организация документооборота предприятия .	138
6.3. Работа с документами клиентов .	140
6.4. Подготовка и порядок передачи дел в архив. .	141
6.5. Законодательные акты и нормативно-методические документы по архивному хранению документов	143
6.6. Архив предприятия.	144
ЛИТЕРАТУРА.	145



ПРЕДИСЛОВИЕ

распорядительный документ приказ заявление

Конспект лекций призван помочь студентам при самостоятельной подготовке к аттестации по дисциплине. Конспект подготовлен на основе учебной рабочей программы и по учебному рабочему плану данной специальности. В основу изучения положены умения, знания и компетенции, изложенные в виде требований к дисциплине в ФГОС СПО 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учёт.

В профессиональном модуле изучается 6 тем, раскрывающие порядок организации деятельности финансово-экономической деятельности, которая трактуется как:

Тема 1. ВВЕДЕНИЕ. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

Тема 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Тема 3. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Тема 4. ДОГОВОРНО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Тема 5. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Тема 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО И АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При успешном овладении системой управления у студента появятся:

- умение

* принимать произвольные первичные бухгалтерские документы, рассматриваемые как письменное доказательство совершения хозяйственной операции или получение разрешения на ее проведение;

* принимать первичные бухгалтерские документы на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;

* проверять наличие в произвольных первичных бухгалтерских документах обязательных реквизитов;

* проводить формальную проверку документов, проверку по существу, арифметическую проверку;

* проводить группировку первичных бухгалтерских документов по ряду признаков;

* проводить таксировку и контировку первичных бухгалтерских документов;

* организовывать документооборот;

* разбираться в номенклатуре дел;

* заносить данные по сгруппированным документам в регистры бухгалтерского учета;

* передавать первичные бухгалтерские документы в текущий бухгалтерский архив;

* передавать первичные бухгалтерские документы в постоянный архив по истечении установленного срока хранения;

* исправлять ошибки в первичных бухгалтерских документах;

* находить пути оптимизации производственной структуры управления

* находить пути оптимизации эффективности управления при принятии решения

-знания

* общие требования к бухгалтерскому учету в части документирования всех хозяйственных действий и операций;

* понятие первичной бухгалтерской документации;

* определение первичных бухгалтерских документов;

* формы первичных бухгалтерских документов, содержащих обязательные реквизиты первичного учетного документа;

* порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов, формальной проверки документов, проверки по существу, арифметической проверки;

* принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов;

* порядок проведения таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов;

* порядок составления регистров бухгалтерского учета;

* правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации;

* системы перестройки управления

* принципов оперативного планирования мероприятий

* причин отказов в управлении производством

* порядка ведения управленческой документации-

Все действия на производстве происходят по приказу (распоряжению), поэтому при изучении этой дисциплины студенты знакомятся с теоретическими основами оформления и продвижения документации на производстве. Знание порядка оформления документации и умения её применения являются залогом успешного управления и продвижения по административной лестнице по окончании колледжа. Владение основами знаний по ведению распорядительной документации позволит максимально соблюдать законность административных процедур при работе с персоналом посредством документации и использования административной власти.



ТЕМА 1. ВВЕДЕНИЕ. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления»

Документационное обеспечение управления (ДОУ) -- дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного управления предприятием. Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Этот термин возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

ДОУ предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма -- это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа -- изображение документа на экране монитора.

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях -- документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ). В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники -- фоно- (или звуковые) документы, при применении кино- или видеотехники -- кинодокументы, с помощью компьютерной техники -- письменные документы на бумажном носителе и видеограммы, а также документы на машинных носителях.

1.2 Понятие терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления»

Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 № 5231 по делопроизводству и архивному делу утверждён ГОСТ 16487-83 Термины и определения. В связи с введением в действие с 1 января 1999 г. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, настоящий Стандарт фактически прекратил действие на территории Российской Федерации. Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены "Ндп". Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

Основные термины и определения приведены в таблице ниже. Не приведённые термины и определения можно взять в приложении к конспекту.

Термин	Определение
Делопроизводство	Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами
Документ	Материальный объект с информацией,закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве
Черновой документ	Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа
Подлинный документ	Документ, сведения о времени и местесоздания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности
Копия документа. Копия	Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характеризующие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правового,делопроизводственного, художественного оформления.
Отпуск	Копия исходящего документа, остающаяся на предприятии в деле у исполнителя
Личный документ	Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера
Официальный документ	Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Примечание. Под должностным лицом понимается лицо, которое осущестляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административно - хозяйственных обязанностей
Реквизит документа. Реквизит	Элемент официального документа (показывающий унифицированное раположение информации на бланке)
Оформление официального документа	Проставление необходимых реквизитов (официальным делопроизводителем)
Бланк официального документа. Бланк	Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной
Подлинник официального документа. Подлинник	Первый или единственный экземпляр документа официального документа (оформленный в установленном порядке)
Дубликат документа Дубликат	Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника. Оформляется как подлиник. В правом верхнем колонтитуле проставляется сноска «дубликат»
Выписка из официального документа. Выписка	Копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (официальным делопроизводителем). В правом верхнем колонтитуле проставляется сноска «копия».
Документооборот	Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
Дело	Совокупность документов или документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку
Регистрация документов	Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них
Номенклатура дел	Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Формирование дела	Отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела
Оформление дела	Определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению
Архив. Ндп. Архивохранилище	Организация или её структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации
Ведомственный архив	Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации с которой определяется состав документации



Результатом документирования является документ -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель -- это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней широко используются и электронные носители, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила -- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов -- обязательных элементов оформления документа: имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы -- носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации -- книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в как рамках государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

договорная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

документация по обеспечению финансами (бухучет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении -- система медицинской документации, в вузе -- система документации по высшему образованию и т. д.).

По срокам хранения документы делятся:

постоянного (бессрочного) хранения;

длительного срока хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет).

По степени гласности документы делятся на: обычные, секретные (с грифами выносимыми в правый верхний колонтитул: для служебного пользования, конфиденциально, секретно и т.п.).

По юридической силе документы делятся на: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения документы делятся на: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности документы делятся на: банковские, статистические, внешнеторговые, организационно-распорядительные и др.

По форме документы делятся на: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и проформы и др.

По происхождению документы делятся на: именные (личные), служебные (предприятия).

По срокам изготовления документы делятся на: срочные и несрочные.

По наименованию документы делятся на: приказ, письмо, протокол, акт и др.

По степени сложности документы делятся на: простые (один вопрос), сложные (два и более вопросов).

По месту составления документы делятся на: внутренние, внешние, которые делятся на входящие и исходящие.

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Документационное обеспечение предприятия предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами -- это использование документооборота учреждения, хранение документов в текущей деятельности.

Документооборот организации -- это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел -- это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело -- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., -- обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.

Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 соответствует термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую, составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение».

2.2Унификация и стандартизации управленческих документов

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее -- ГК РФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» определяет: «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».

В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере -- стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

национальные стандарты;

правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты организаций.

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. В 1990-е годы создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нём имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование самых разных аспектов работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста.

Наряду с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с документами, которые не нашли отражения в законодательных актах.

Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.

Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование делопроиз-водства ведётся на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенций.

Постановлением Правительства РФ утверждены Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу. Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 60-х годов прошлого века. С 1987 года много лет действовали основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 году Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 года сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

правила формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

порядок выделения документов к уничтожению;

оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 годом) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства. Эти правила содержат методику работы с документами в архиве организации.

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативными Документами общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учёт и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.). Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

Все документы предприятия классифицируются на основе его деятельности и его структурных подразделений. Примерный классификатор документов:

Учредительные документы

Приказы, распоряжения по производственно-хозяйственной деятельности, организации и управлению

Приказы по кадрам

Организационные документы по производственной деятельности

Документы по планированию, экономике, финансам

Документы по взаимодействию со сторонними предприятиями

Документы по взаимодействию с бюджетом, финансовыми и налоговыми органами

Документы по взаимодействию с банком

Кадровые документы

Документы по ведению бухгалтерского учёта

Документы по отчётности

Законодательные, нормативные акты

Положения, должностные инструкции

Первичные учётные документы

Документы по внешнеэкономической деятельности

Образцы форм документации, рекомендуемой для использования на предприятии

Наиболее часто встречаются в документационной практике следующие документы: письма, справки, акты, договоры (соглашения), приказы, протоколы, телеграммы.

Примерный перечень приказов по предприятию:

Общехозяйственные вопросы

Служебные командировки

Движение кадров

Классификация форм документов предусмотрена в классификаторе управленческой документации, ОКУД. Унифицированные формы документов имеют реквизит ОКУД, проставляемый на бланке в определённом месте с указанием кода бланка.

Для организационно - распорядительной документации они утверждены и имеют следующие коды:

0221131 - Устав предприятия

0221052 - Должностная инструкция

0222120 - Структура и штатное расписание

0273110 - Приказ об увольнении.

Запоминание кодов не требуется. Коды могут изменяться и существуют для обеспечения контроля производимой документации.

Стандартизация документов установлена для всех предприятий в Государственной системе ДОУ (ГСДОУ) Одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года Приказ Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33. В ней были даны основные положения документирования. Эта система лонгирована до настоящего времени в части соответствующей новым стандартным требованиям к документации. ГСДОУ включает в себя настоящие основные положения, отраслевые, нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов. Общие требования разработаны в соответствии с законами, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

В настоящее время на смену ГСДОУ пришел стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе её деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; содержит методические рекомендации по проектированию и вне-дрению систем управления документами. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.

Работа предприятия может начаться только после оформления учредительных и организационно-правовых документов. Они необходимы для регистрации предприятия в различных органах государственного контроля и получения лицензии, свидетельства об аккредитации, о регистрации и т.п. Устав предприятия готовится предварительно. Он регистрируется в органах муниципального управления (чаще в налоговой инспекции города, района). На основе устава открывается расчётный счёт в банке, заказывается печать, разрабатываются внутренние организационные документы. К ним относятся:

Правила внутреннего распорядка

Положения о работе структурных отделов

Должностные и рабочие инструкции

Регламенты коллегиальных видов работ

При начале работ руководитель предприятия издаёт ряд приказов необходимых для фиксации правовых основ управления предприятием. К ним относят приказы:

О вступлении в должность руководителя

О функции управления предприятием и оплате труда

О разграничении полномочий

О материальной ответственности работников

О возмещении расходов работникам предприятия

О предоставлении права подписи на документах

Об утверждении штатного расписания

О символике предприятия

О делопроизводстве на предприятии

О представительских расходов работников

О бартерных операциях предприятия

О специализированных сметах по производственной и торговой деятельности

Об учётной политике предприятия

Об установлении норм износа

Об установлении режима работы предприятия

О введении Номенклатуры дел предприятия

При отсутствии такого комплекта распорядительной документации работа предприятия будет сведена к постоянному поиску ответственных исполнителей, созданию конфликтной обстановки среди персонала, перекладыванию ответственности на непричастных к этому лиц.

Особое место занимает регулярно проверяемая органами госконтроля документация бухгалтерии. Поэтому её документации необходимо уделить особое внимание. Основу документационного регулирования необходимо вести через канцелярию предприятия или лицо, на которое возложены эти функции. При малочисленном составе персонала и работников управления эти функции можно возложить на главного бухгалтера, заведующего архивом или секретаря директора. Все эти должностные лица должны иметь в приложении к диплому о профессиональном образовании положительную оценку об изучении ДОУ.

В ГСДОУ предусмотрено три метода унификации текстов: трафарет, анкета, таблица.

Трафарет - способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг за другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная - выносится в документ в процессе его составления в правую часть листа

Таблица - постоянная информация, размещённая в заголовках граф и боковика, а переменная (в числовом и словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Для унификации информации на бланке документов в Российской федерации разработан ГОСТ Р 6.30 - 2003. Настоящий стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)" (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

При оформлении документов соблюдают унификацию документов для достижения быстрого поиска информации. Направлением унификации является составление трафаретных текстов при составлении реквизитов бланка. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные), а часть переменных на свободных местах, оставленных под них. Трафаретные виды (тексты) документов утверждаются предприятием в виде сборника. Существуют унифицированные формы наиболее часто употребляемых документов. Они приводятся в программах в форме электронных таблиц. К таким документам относятся приказы по личному составу, справки, доверенности акты и т.п. В случае отсутствия электронных форм предприятие может использовать стандартный формуляр-образец расположения реквизитов при подготовке документа индивидуальным способом.

Управление предприятием осуществляется с помощью ОРД. В них заложена информация, являющаяся исходной базой для принятия управленческих решений. Основные её функции:

Планирование;

Организационно-распорядительная деятельность;

Учёт;

Отчётность;

Финансирование.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

Унифицированная система банковской документации:

платежная документация по безналичным расчетам через банки;

документации по кредитным операциям банков;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;

документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

выходная документация банков;

документация по безналичным расчетам через банки -- внутрибанковские формы документов;

документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков -- внутрибанковские формы документов;

документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и социально-трудовых

выплат.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

финансовая документация;

отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

учетная бухгалтерская документация.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

документация по статистике труда;

документация по статистике финансов;

документация по социальной статистике;

документация по статистике промышленности;

документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

документация по статистике капитального строительства;

документация по статистике внешнеэкономических связей;

документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры.

Унифицированная Система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

отчетная бухгалтерская документация;

регистры бухгалтерского учета.

Первичная учетная документация. Унифицированная система документации по труду:

документация по состоянию рынка труда;

документация по трудовым отношениям;

документация по повышению квалификации работников органов по труду;

документация по охране труда;

документация по минимальным потребительским бюджетам;

документация по обращениям в органы по труду.

Начало работы предприятия и вступление в должность нового руководителя сопровождается целым рядом приказов:

Об установлении функции управления колледжем

Об утверждении штатного расписания и установлении должностных окладов

О разграничении полномочий работников предприятия

О материальной ответственности работников

О возмещении расходов работникам

Об организации защиты коммерческой тайны

О документационном обеспечении управления колледжем

О предоставлении права подписи на документах

О разграничении полномочий работников предприятия

Дополнительно подготавливаются приложения к приказу о документационном обеспечении в виде перечня:

Типовых сроков исполнения документов службами колледжа

Документов, на которые ставится гербовая печать

Документов входящих, но не подлежащих регистрации в журналах регистрации

Документов, подлежащих Утверждению директором колледжа

Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение зон документа показывает формуляр-образец (расположения реквизитов на бланке).

1.4 Реквизиты ОРД

Формуляр образец расположения реквизитов разработан в ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

...