Документационное обеспечение управления

Экспертиза электронных документов состоит из следующих этапов:

Экспертиза ценности

Проверка папок и файлов

Запись электронных документов на архивные носители

Выборочная проверка системным администратором вместе архивистом качества записи

Составление описи электронных документов

Проставление маркером архивных шрифтов на футлярах

Подготовка комплекта сопроводительной информации (наименование папки, крайние даты,

аннотация, электронный формат, объём документов в папке).

При составлении внутренней описи для электронных носителей информации вместо листов указывается объём информации в килобайтах.

5.6 Организация работы с документами

Конфиденциальность или защита информации предприятия возлагается на одного из заместителей руководителя. Он разрабатывает перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Перечень вводится приказом, с которым знакомятся сотрудники. Каждому выдаётся памятка о сохранении коммерческой тайны. Работники, допущенные к конфиденциальным сведениям, проходят инструктаж, знакомятся с памяткой и подписывают обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Оно составляется в одном экземпляре и хранится в его личном деле ещё 5 лет после увольнения. Ниже приводится пакет документов необходимых для установления режима сохранности информации.

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

П Р И К А З

2008-09-22 № 6-ОП

г.Новочеркасск

Об организации защиты коммерческой тайны

В целях ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения и для регламентации доступа работников колледжа к конфиденциальным сведениям и документам

ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Утвердить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (приложение 1)

2. Утвердить список работников колледжа допущенных к документам, составляющим коммерческую тайну (приложение 2)

3. Утвердить памятку работника о сохранении коммерческой тайны колледжа (приложение 3)

4. Утвердить форму обязательства о неразглашении коммерческой тайны (приложение 4)

5. Провести инструктаж о сохранении коммерческой тайны и ознакомление работников колледжа в срок до 2008-09-29. Ответственный, заместитель директора колледжа по …………………,

6. Контроль исполнения приказа возлагаю на главного бухгалтера колледжа, Е.А.Кравченко

Приложение. 1.Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну от 2008-09-22, рег. № ____

2.Список работников колледжа допущенных к документам, составляющим коммер-

ческую тайну от 2008-09-22 рег. № _______

3.Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны от 2008-09-22 рег. № ____

4.Форма обязательства о неразглашении коммерческой тайны от 2008-09-22 рег. № __

Директор колледжа Р.В.Сергеев

ПАМЯТКА УТВЕРЖДАЮ

работнику (служащему) Директор предприятия

о сохранении коммерческой тайны ________________ Р.В.Сергеев

2010.11.25

В условиях рынка и конкуренции коммерческая тайга выступает как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли предприятии. Утечка коммерческих секретов может привести к снижению доходов предприятия или к его банкротству.

Работник (служащий) (далее - работник) обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством.

Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия (объявлен приказом по предприятию от ________ № ____).

Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до работника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.

Порядок обращения со сведениями, отнесенными к коммерческой тайне предприятия, регулируется Положение по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия (объявлено приказом по предприятию от ____________ № ______ )

Работник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

Работник должен знать также, кому из сотрудников предприятия разрешено работать со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите.

Запрещается помешать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращение со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается, как их разглашение влечет и ответственность в соответствии с установленным порядком.

Об утрате или недостатке документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений работник обязан немедленно сообщить ________________________

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать в ______________________ все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, документы, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кинофотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т.д.), которые находились в распоряжении работника в связи с выполнением им служебных обязанностей.

Работник обязан по первому требованию _______________________________________ предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ, учета и хранения документа и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов и изделий, содержащих такие сведения.

В случае попытки посторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом _________________.

Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не ограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности, подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т.д. Реализация прав работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законом порядком.

Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия, определяется администрацией при заключении трудового договора с работником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется администрацией в письменной форме.

Заместитель директора _________________ И. О. Фамилия

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ,

составляющих коммерческую тайну

Производство

Сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.

Управление

Сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием.

Сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства предприятия по производственным, научно-техническим, коммерческим, организационным иным вопросам.

Планы

Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономических обоснованиях.

Сведения о планах инвестиций, закупок и продаж.

Совещания

Сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия.

Рынок

Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах изучения рынка

Сведения о направлениях маркетинговых исследований, результатах изучения рынка, содержащие оценки состояния и перспективы развития рыночной конъюнктуры

Сведения о рыночной стратегии предприятия.

Сведения о применяемых предприятием оригинальных методах осуществления продаж.

Сведения об эффективности коммерческой деятельности предприятия.

Сведения о регионах сбыта готовой продукции.

Сведения о заинтересованности в приобретении товара.

Партнеры

Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах, посредниках и других партнерах деловых отношений предприятия, а также о его конкурентах, которые не содержатся в открытых источниках (справочниках, каталогах и др.)

Переговоры

Сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами.

Сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия.

Контракты

Условия коммерческих контрактов, платежей и услуг

Цены

Сведения о методах расчета, структуре, уровне цен на продукцию и размерах скидок.

Торги, аукционы

Сведения о подготовке к торгам или аукционам и их результатах.

Наука и техника

Сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований

Оригинальные идеи НИР и ОКР.

Конструкционные характеристики создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов (размеры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, температура, давление, время и т.д.)

Аналитические и графические зависимости, отражающие найденные закономерности и взаимосвязи.

Данные об условиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились

Сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали

Сведения об особенностях конструкторско-технологичекого, художественно-технического решения изделия, дающие положительный экономический эффект

Сведения о методах защиты от всевозможных подделок

Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения

Технология

. Сведения об особенностях используемых и разрабатываемых технологий специфике их применения

Безопасность

. Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны

. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации.

. Сведения, составляющие коммерческую тайну предприятий-партнеров и переданные на доверительной основе предприятию

. Сведения о репутации персонала предприятия (собственная оценка отдела кадров или службы безопасности предприятия)

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

2010.11.26

о неразглашении коммерческой тайны

Я, Симкина Наталья Викторовна

в качестве работника (служащего) ________________________________________

в период трудовых (служебных) отношений с предприятием (его правопреемником) и в течение _____________________________ после их окончания обязуюсь:

не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, которые мне буду доверены или станут, известны по работе (службе);

не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, без соглашения предприятия;

выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

в случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне предприятия немедленно сообщить _____________________________

сохранять коммерческую тайну тех предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия;

не использовать знание коммерческой тайны предприятия для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию;

в случае моего увольнения все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, магнитные ленты, диски, дискеты, распечатки на принтерах, кинофотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и пр.), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии, передать ______________________

об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений немедленно сообщать ________________________

До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положению обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.

Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

____________________

(роспись работника)

Тема 6. Организация оперативного и архивного хранения документов

6.1 Номенклатура дел. Индивидуальные, сводные, примерные и типовые номенклатуры дел

Номенклатура дел (НД.) предприятия представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков хранения. НД. Готовится перед открытием предприятия или в конце календарного года перед окончанием срока действия предыдущей НД. Для её составления необходимо обратится в городской (районный) архив. После вступления в договорные отношения с архивом представитель предприятия выписывает нормативные требования из справочника Росархива по обязательному перечню НД. данного направления деятельности. После этого добавляет список дел по требованию Учредителя и исходя из собственных перечней дел. Окончательный список НД. согласовывается с городским архивом. Проект НД. утверждается директором и вводится приказом по предприятию. Допустимо предварительное согласование проекта со структурными отделами по порядку распределения дел по отделам. В конце каждого года НД. корректируют, перепечатывают, повторно утверждают у директора предприятия и снова вводят приказом с 1 января следующего года. НД. согласовывают с ЭПК (экспертная проверочная группа) как минимум 1 раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры предприятия НД. пересоставляют заново. В предприятиях не передающих документы для архивного хранения НД. ежегодно рассматривают на заседании ЭК.

Каждому делу в НД. присваивается индекс, который состоит из номера структурного подразделения и номера дела по предприятию. Допустимо нумеровать дела по отделу. В каждом отделе нужно вставлять 2-3 резервных номера в конце. При возникновении необходимости резервные номера прописываются карандашом и действуют как временные до конца года. Если номер дела (копии приказов) находится в нескольких отдела, то они должны идти под одним номером.

Графу «количество дел» в НД. заполняют по окончании календарного года. Её данные используют при составлении итоговой записи к НД. Эти данные необходимы для анализа и планирования работ по документообороту.

Графу «срок хранения дела» заполняют в соответствии с типовым перечнем. Под сроком хранения ставят основание по типовому перечню или по протоколу ЭК предприятия, например:

45 л. 204 тп.	5 л. Протокол ЭК от 20010.12.12 № 1

Графа «примечание» содержит сведения о делах, об утрате, уничтожении, передаче, указывают фамилии ответственных лиц и даты заведения дел. Пример НД. Приведен ниже.

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ			УТВЕРЖДАЮ
		Директор колледжа ________________ Р.В.Сергеев 2010.12.26
2010-12-22	№	11-08/ 117
г.Новочеркасск
	На 2011 год
Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Кол.дел, т.	Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню	Примечание
01	Канцелярия
01-01	Устав предприятия		Постоянно. Ст.13
01-02	Положение об отделе		Постоянно. Ст.16
01-03	Распоряжения, инструктивные письма		3 г. после замены новыми
01-04	Образцы документации		До минов.надобности
. . . . . . .	. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	. . .	. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	. . . . . .
01-33	Резерв

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Заведующий архивом П.П.Пупко

В 2011 году заведено 29 (двадцать девять) дел

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Пример выполнения итоговой записи по НД. приведён ниже.

Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел в 2001 году в организации

По срокам хранения	всего	В том числе
		переходящих	С отметкой ЭПК
Постоянного
Временного, свыше 10 лет
Временного, до 10 лет включительно
Итого

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив 20___________

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

6.2 Организация документооборота предприятия

Объем документооборота -- это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель -- количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Для организации документа оборота всего предприятия или отдельных операций в конце календарного года составляется оперограмма документооборота, которую утверждает руководитель предприятия. В ней пооперационно перечисляются все виды работы с документами по соответствующим исполнителям. Оперограмма выдаётся или вывешивается на дверях отделов или у рабочего места каждого ответственного исполнителя для информирования клиентов или заинтересованных работников предприятия. Для лучшего информирования у делопроизводителей не имеющих постоянного рабочего места или имеющих динамичный характер работ на шее вывешивается аншлаг с указанием должности, фамилии имени отчества, а при необходимости - основной состав выполняемых работ. Примерно та же информация вывешивается перед входом в кабинет. Оперограмма резко сокращает затраты времени на ожидание, ликвидирует очереди и дисциплинирует работников. Ниже приводится примерная схема оперограммы предприятия.



Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

ОПЕРОГРАММА ДОКУМЕНТООБОРОТА			УТВЕРЖДАЮ
		Директор колледжа ________________ Р.В.Сергеев 2016.12.25
2016-12-22	№	11-08/ 114
г.Новочеркасск
	Для внутренних документов
на 2017 год

№	Вид операционных действий	Дневное время в часах
		Секретарь	Директор	Нач.отд.	Исполн.
1.	Прием документов	08…1022
2.	Регистрация документов	10…11
3.	Наложение резолюции на документ		11…12
4.	Передача документа в отделы	13…14		13…14
5.	Передача на исполнение			16…17	16…17
6.	Подготовка ответного проекта документа				08…16
7.	Согласование и визирование проекта документа		14…15	14…15	14…15
8.	Подготовка подлинника к отправке	14…17			14…17
9.	Отправка подлинника адресату	09…12

Зав.канцелярией Н.А.Кольва

СОГЛАСОВАНО

Зав.архивом

________________ С.С.Скиба

2016.12.23

6.3 Работа с документами клиентов

При приёме посетителей, в которых заинтересовано предприятие, их необходимо обеспечить полной информацией начиная с порога предприятия. Чтобы исключить расспросы неквалифицированных лиц, дающих примерный, а ещё хуже насмешливый вариант информации, необходимо клиента вести по предприятию практически за руку. Для этого разрабатывается маршрутная пооперационная схема работы с документами в структурных отделах. Для удобства эта схема вывешивается, начиная с проходной на каждом отделе по поту движения клиента. При изменении направления лучше вывешивать стрелки движения. Сходные стрелки вывешиваются на путях эвакуации. Поэтому нужно вводить внешние различия. Примерная маршрутная схема приведена на рисунке ниже.

Предприятие в соответствии со ст.10 даёт письменный ответ или выдаёт дубликат документ в следующие сроки:

- для государственных предприятий - 15 дней (п.2 ст.10)

- для граждан - 30 дней со дня регистрации заявления в 29 реквизите бланка заявления (п.1 ст.12).

- можно продлить ещё на 30 дней (с уведомлением граждан) если требуется розыск информации в других организациях или при возникновении особых обстоятельств.

Регистрация заявления (обращения) обязательна (п.4 ст.13) при предоставлении гражданином удостоверения личности (п.2 ст.13). Ответ (или дубликат) подписывает директор или другое лицо по должности, занимающее её на данный момент (п.3 ст.10). Ответ или документ отправляется по почте (п.5 ст.10) или под роспись в получении на оставленной копии документа, остающейся в канцелярии колледжа в нижней части заявления.

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

МАРШРУТНАЯ СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ			УТВЕРЖДАЮ
		Директор колледжа ________________ Р.В.Сергеев 2010.12.25
2010-12-22	№	11/08/ 115
г.Новочеркасск
	Для клиентов от организаций
и частных лиц на 2011 год

№	Вид операционных действий	Место нахождения исполнителя	Должность и фамилия, имя, отчество исполнителя
1.	Подача ходатайства, письма, заявления о получении товара	каб.30, 2 этаж	Секретарь директора ПУГАЧЁВА Алла Александровна
2.	Оплата за предоставление услуг	каб.19а 2 этаж	Главный бухгалтер КРАВЧЕНКО Елена Александровна
3.	Получение товара	каб.17 1 этаж	Зав.складом ШУРЯЕВ Андрей Николаевич
4.	Сдача пропуска на вывоз (вынос) товара	Вахтёр 1 этаж	Сменные лица. Ф.И.О вывешены при смене дежурного

Зав.канцелярией Н.А.Кольва

6.4 Подготовка и порядок передачи дел в архив

Завершённые дела, проекты, особые документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подлежат обязательной подготовке. Подготовка состоит из следующих этапов:

Укладка документов в хронологии (прямой или обратной)

Проверка толщины дела (не более 25 мм) и распределение его на тома

Нумерация листов в правом верхнем колонтитуле (чёрным цветом)

Корректировка полей для подшивки подклейкой (не менее 20 мм)

Выравнивание документов по нижней и правой стороне

Вырезка 2-х листов картоны размером 320 х 230 мм

Укладка документов на картон с оставлением защитных полей

Укладка 2-го листа сверху

Закрепление документов (струбциной) для прошивки

Наметка точек прошивки: 50..60 мм друг от друга и 10 мм от края, не менее 4 шт.

Прошивка белой ниткой с помощью штопальной иглы прямым и обратным ходом

Затягивание ниток (1-й номер) на задней обложке снизу, обрезка с оставлением амортизатора не менее 3 мм

Наклеивание на внешнюю сторону стандартной обложки

Внесение информации на обложку (чёрным) в соответствие с НД.

Приклеивание на внутренней стороне обложки внутренней описи. Если она состоит из

нескольких листов, то последний приклеивается наглухо, а остальные за край с левой стороны

Заполнение внутренней описи

Приклеивание листа на внутреннюю сторону последнего листа обложки (за верхнюю часть

листа) для заверительной надписи

Подготовка заверительной надписи о состоянии дела членом ЭК. В книгах и журналах

заверительная надпись делается на обороте последнего листа, в картотека на дополнительной

карточке в конце. При отсутствии подшивки лист с заверительной надписью просто вкладывается в упаковку.

При составлении внутренней описи для электронных носителей информации вместо листов указывается объём информации в килобайтах. Форма внутренней описи и заверительной надписи для дел приведены ниже.



ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

2011.02.22

Документов дела № __________

№№ пп.	Индекс (№) документа	Дата документа	Наименование, заголовок (краткое содержание) документа	№№ листов дела	Примечание
01	б/н
02
03
04

Итого 45 (сорок пять) документов. Количество листов внутренней описи 3 (три).

Должность И.О.Фамилия

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № ____________

2011.02.22

В дело подшито и пронумеровано 240 (двести сорок) листов, в том числе: литерные листы 3а, 3б, 222,а,222б + 3 (три) листа внутренней описи.

Особенности дела приведены в таблице ниже:

№№	Особенности физического состояния и формирования дела	№№ листов
01
02

Должность составителя И.О.Фамилия

ЭК составляет описи дел подготавливаемых к сдаче в архив. Как правило, опись составляется на документы одного года. Дела вносятся по степени важности. Каждое дело получает свой порядковый (архивный) №, который затем проставляется на обложке дела. Форма описи приведена ниже.



Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

ОПИСЬ ДЕЛА № ___________			УТВЕРЖДЕНА
		Протоколом ЭПК от 2010.02.25 № 3
2010.02.22	№	11-08/ 125
г.Новочеркасск
	За 2008 год

№№	Индексы дел	Заголовки дел	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
01
02

В опись включено 25 (двадцать пять) дел с номерами: ___________________________________

Должность И.О.Фамилия

Итоговую запись к разделу описи за 2008 год заверяю:

Должность И.О.Фамилия

Председатель ЭК И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Директор колледжа Р.В.Сергеев

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. Акты составляются и подписываются членами ЭК, утверждаются руководителем предприятия. Форма акта приведена ниже:

Отобраны к уничтожению, как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:



№№	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела (крайние даты дел)	Кол. дел в томах	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
01
02

Итого 20 (двадцать) дел за ___________________ годы.

Описи дел за __________ годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК И.О.Фамилия

Члены ЭК И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

6.5 Законодательные акты и нормативно-методические документы

по архивному хранению документов

Государственную политику в архивном деле с 28 декабря 1998 года осуществляет Государственная Федеральная архивная служба России (Росархив). Росархив имеет право получать от предприятия любой формы собственности необходимые материалы о ДОУ и архива предприятия. Неучтённые архивы запрещены. В соответствии с ФЗ РФ от 2004.10.22 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлены требования к архивному хранению документов. Основные правила работы архива предприятия одобрены решением Коллегии Росархива от 2002.02.06.

6.6 Архив предприятия

Архив предприятия имеет определённые требования к устройству. Стены кирпичные толщиной не менее 500 мм. Отопление воздушное. Освещение только электрическое. Решётки на окнах из стали не менее 30 мм зашпунтованных на глубину 150 мм. Двери металлические (обитые сталью). Огнетушитель ОУБ-7 (ОУ-8). Порошковые и водно-пенные огнетушители не эффективны при тушении тлеющих пожаров. Стеллажи от стен на расстоянии 450 мм. Ширина полок 250 мм. Высота полок 400 мм. Проходы между стеллажами 750 мм, а между рядами стеллажей 1200 мм. Расстояние нижней полки от пола 200 мм, а полуподвальных 500 мм. Температура 18..20 градусов. Относительная влажность воздуха 50…55 %. Обязательны регулярные влажные уборки.

Архивные требования к организации помещения применимы и тем отделам, которые осуществляют хранение документации: бухгалтерия, отдел кадров, учебная часть, библиотека, производственно-технический отдел и т.п.

Архив подлежит полной проверке 1 раз в 10 лет, а для дел постоянного хранения 1 раз в 5 лет и при смене заведующего архивом.

Архив выдаёт справки по распоряжению руководителя предприятия. Дела выдаются на срок не более 10 суток для внутренних работников и до 3 месяцев для других организаций на основе типовой формы л выдаче.



Литература

Печатные издания

Барихин, А. Б. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2017.

Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И.Басаков. - М.: КноРус медиа, 2017. ISBN 978-5-222-21763-4

Кирсанова, М.В., Аксенов, Ю.М. Курс делопроизводства. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2014.

Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016.

Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2013.

Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления. - М., ОИЦ «Академия», 2014.

Рогожин М.Ю. Управление персоналом [Текст]: практ,пособие.-М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2010.-320 с. ISBN 978-5-482-02047-0

Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству [Текст]: (издание 9-е, переработанное и дополненное).-М.: А-Приор, 2007.-176 с. ISBN 5-9512-0017-2

Кольва Н.А. Документационное обеспечение управления [Текст]: конспект лекций по дисциплине: для студентов экономических специальностей УЗ СПО/ Н.А.Кольва.- 5-е изд. Пер. и доп.-Новочеркасск: ГБПОУ РО «ДСК», 2015-163 [3] с, 50 экз.



Электронные издания (электронные ресурсы)

Кулёва, Е.Ю. Документационное обеспечение управления. - М., Академия - Медиа, 2014.

Пшенко, А.В., Доронина Л.А. и др. Документационное обеспечение управления. - М.,

Академия -Медиа, 2015.

Справочная правовая система «Консультант плюс»:http:// www.consultant.ru

Справочная система «Гарант». http://www.aero.garant.ru

ГОСТ Р 51511-2001. "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской

Федерации. Форма, размеры и технические требования"[электронный ресурс]

Дополнительные источники

Журнал «Делопроизводство».

Журнал «Секретарское дело».

Журнал «Управление персоналом».

Нормативные документы

Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите

информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

Размещено на Allbest.ru

...