Документационное обеспечение управления

Доверенность, как и другая сделка, в силу определенных причин может быть признана недействительной судом (или арбитражным судом) либо при определенных условиях считаться ничтожной с момента совершения. В таком случае суд будет решать вопрос не о действительности, а лишь о применении последствий недействительности.

Причины, которые могут повлечь недействительность доверенности, могут быть либо специальными, которые характерны именно для доверенности как одного из вида сделок, к которым предъявляются особые требования, либо общими, которые характерны для сделок вообще. Недействительна доверенность, не содержащая дату ее совершения. Доверенность - срочная сделка, вступает в силу с конкретного момента и прекращает свое действие в определенный момент, поэтому дата выдачи позволяет выяснить начальный и, если не указана дата окончания доверенности, конечный момент ее действия.

Нужно помнить, что доверенность это документ, который является, как уже было указано, строго формальным, он должен чётко соответствовать закону и охватывать широкий спектр человеческой жизнедеятельности.

Доверенности бывают разовые, специальные и генеральные. Доверенность - документ, который предприятие выдаёт должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей.

Реквизиты официальной доверенности:

Наименование вида документа;

Наименование предприятие и его адрес;

Дата выдачи;

Номер;

Срок действия;

Должность, фамилия, имя, отчество лица, которому доверяется исполнение операций;

Серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности;

Наименование предприятия, в котором предусмотрены операционные действия;

Документ на основании, которого действует доверенное лицо от имени предприятия;

Перечень операций, на которые действует доверенность;

Образец подписи получателя доверенности;

Подпись руководителя предприятия выдавшего доверенность;

Оттиск печати предприятия выдавшего доверенность.

Вариант специальной доверенности приведён ниже:

Угловой штамп

("___"_______19__г. № ____)

ДОВЕРЕННОСТЬ

(специальная)

Настоящим _________________________________________ (наименование предприятия, учреждения, организации) в лице директора _______________ (Ф.И.О.), действующего на основании Устава, доверяет _______________ (должность, Ф.И.О.) заключать договоры на поставку продукции для нужды ________________________ (предприятия, организации).

Настоящая доверенность выдана сроком по ______________ (дата прописью).

Образец подписи______________________ (Ф.И.О) удостоверяю _________________________ (образец подписи).

Директор предприятия Подпись И.О.Фамилия Печать

Варианты форм исполнения генеральной доверенности приведены ниже:

(Бланк компании)

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

(на право представлять интересы предприятия)

25 мая 2001 г. № 113

Настоящей доверенностью ООО "Ваша компания" в лице директора ____________________________ __________________________, действующего на основании Устава, поручает ___________________________________________ представлять интересы компании во всех учреждениях и организациях, совершать все необходимые действия в компании, представительствовать в суде и арбитраже с правом передоверия, пользоваться всеми предоставленными истцу, ответчику и третьему лицу правами, в том числе оканчивать дела миром.

Доверенность действительна по 31 декабря 20_______ года .

Директор предприятия Подпись И.О.Фамилия

Печать

Генеральная доверенность на финансовые операции и сделки: Угловой штамп, (дата, №)

ДОВЕРЕННОСТЬ

(генеральная)

Настоящей доверенностью ________ (наименование структурного подразделения) в лице _________, действующего на основании __________, доверяет ___________ (должность, Ф.И.О. представителя) совершать от имени ________ (наименование подразделения) следующие операции:

1. Распоряжаться кредитами, открытыми для ________ (наименование подразделения) _________ и имуществом, в пределах, установленных законом.

2. Заключать договоры на проведение ________________________ (научно исследовательских, проектных и др.) работ для нужд (подразделения), а также трудовые соглашения в пределах средств, утвержденных по смете.

3. Получать и отправлять грузы в адрес организаций, связанных с ______ (подразделением).

4. Представительствовать в суде и арбитраже с правом передоверия, а также всеми правами, предоставленными сторонам в процессе разбора дел, в том числе окончания дела миром.

5. Представлять интересы _______ (подразделения) во всех учреждениях и организациях.

6. Совершать все необходимые действия в целях охраны вверенных материальных ценностей и денежных средств.

Настоящая доверенность выдана сроком по "___"_____20___г.

Подпись представителя ______________________________

Образец подписи ____________(Ф.И.О. представителя)

Удостоверяю__________________ (Ф.И.О. доверителя - руководителя предприятия, структурного подразделения)

М.П.

Основные виды договоров в финансовой деятельности:



Д О Г О В О Р 2006.12.01 № 12 г. Новочеркасск О комиссии по импорту Фирма «ТУРНИР», именуемая в дальнейшем «Заказчик», в лице главного финансиста фирмы, РИТИНА Михаила Романовича, действующего на основании доверенности от 2006.11.20 № 786 с одной стороны и фирма «МОЛОТОК», именуемая в дальнейшем, «Поставщик», в лице генерального директора фирмы, ШАРИКОВА Полиграфа Полиграфовича, действующего на основании прав по должности, по Уставу от 2004.11.22, рег. № 7 с другой стороны, заключили Настоящий договор о комиссии по импорту на условиях приведённых ниже: 1. Внешнеэкономическая организация (Комиссионер) и ее адрес: Фирма МОЛОТОК, ул. Мель, 3, г. Владимир, Гурина обл., 321456, (876) 32145, ОКПО 654321, ОГРН, ИНН/ КПП. 2. Расчетный счет и наименование банка: 564332990, в ОАО ПЕТРОКОММЕРЦ. 3. Заказчик (Комитент) и его адрес: Фирма ТУРНИР ул. Тапам 90, г. Новочеркасск, Ростовская обл., 346416, (675) 87654, ОКПО 765439, ОГРН, ИНН/ КПП. 4. Грузополучатель и его адрес: ул. Низина 7, г. Ростов, (985) 87654. 5. Плательщик и его адрес: ул. Конина 87, г. Новочеркасск, 342567, (760) 657841, ОКПО 549235, ОГРН 11122233, ИНН/ КПП. 616000998888/615000901 6. Расчетный счет Плательщика и наименование банка:5438899002, ООО РЕНЕСАНСБАНК. 7. Иностранная фирма, страна: Венгрия, фирма ПРОМИТЕНТ. 8. Условия поставки по импорту: товар доставлять на специализированном автобусе в прочной упаковке. 9. Валюта и условия платежа: оплату производить в указанные сроки, в - евро. 10. Основание заключения настоящего договора: на основании основных условий договора изложенных в приложении к договору. 11. Перечень товара: Наименование товара Марки, вид и пр. Количество Цена Стиральный порошок СМС -3 ТИТАН 200000 шт. 300-00 руб. 12. Ответственный представитель Заказчика, уполномоченный визировать контракт: Ф. И. Мишин. 13. Цена, сумма закупки: 6000000 руб. 14. Срок ввоза товара: до 20 февраля 2007 года 15. Комиссионное вознаграждение в валюте и в рублях: 300000 руб. или 8850 Э (евро) 16. Плательщик гарантирует перевод платежа в валюте на счет Внешнеэкономической организации: не позже 10 февраля 2007 года 17. Плательщик гарантирует оплату комиссионного вознаграждения: до 12 .02. 2007. 18. Срок действия договора: до 21 февраля 2007 года 19. Стороны гарантируют соблюдение Основных условий договора комиссии по импорту, изложенных в Приложении к настоящему договору. Поставщик Ритин М.И. __________________ 2006.12.01 Кредитор ___________________ П.П.Шариков 2006.12.12

Форма договора на закупку оборудования по импорту приведена ниже. Эта форма приведена в соответствие с требованиями к внутрироссийским договорам.

Д О Г О В О Р

_____________ № __

г. Новочеркасск

на закупку оборудования (иной продукции производственно-технического назначения) по импорту

Фирма		, именуемая в дальнейшем «Поставщик»,
в лице		,	,
действующего на основании	,
с одной стороны и		,	именуемая в дальнейшем, «Покупатель»,
в лице	,	,
действующего на основании
с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Статья 1

Поставщик поставляет Покупателю на условиях Покупателя оборудование (иную продукцию производственно-технического назначения) в соответствии с наименованиями, в количестве и в сроки, приведенные в Приложении № 1 к настоящему договору.

Статья 2

2.1 Общая цена поставляемого по настоящему договору оборудования, включая цену тары и упаковки, цену гарантийного оборудования, другие расходы: накладные составляет _________ (________________) рублей.

Статья 3

3.1. Срок поставки: с _______________ по _______________ (с правом досрочной поставки)

3.2. Оборудование, поставляемое по настоящему договору, отгружается _____________________________________вместимостью ____________________

3.3. Адрес грузополучателя:

Статья 4

4.1. Счета Поставщика предъявляются Покупателю в 3-х экземплярах через_______________ _____________________БАНК, с приложением к ним в 2-х экземплярах: а) дубликат транспортной накладной; б) отгрузочной спецификации; в) сертификата о качестве

Статья 5

5.1. Оборудование, поставляемое по настоящему договору, должно отгружаться в таре и упаковке, соответствующих характеру поставляемого оборудования. При этом упаковка и консервация должны предохранять оборудование от повреждения и коррозии при его перевозке.

5.2. На каждое грузовое место Поставщик составляет подробный упаковочный лист, в котором указываются: перечень упакованных предметов; количество; тип(модель); номер места; вес брутто и нетто; номер договора; адрес грузополучателя; наименование Покупателя.

5.3. Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик № 1 с оборудованием, и один экземпляр, покрытый жесткой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика. Ящик маркируется с двух боковых сторон. На каждое место наносится несмываемой краской следующая маркировка: 1. Верх. 2. Осторожно. 3. Не кантовать. 4. Покупатель: _______________________________. 5. Грузополучатель: _________________”. 6. Договор (дата, №, заголовок), 7. Продавец.

8. Вес брутто в ________ кг. 9. Вес нетто в _______ кг. 10. Размеры места в ________ см.

5.4. На ящиках, высота которых превышает 100 см, должен быть обозначен центр тяжести знаком _________ и буквами ________

5.5. Ящики нумеруются дробными числами, при этом в числителе обозначается порядковый номер ящика, а в знаменателе - общее количество грузовых мест.

Статья 6

6.1. Покупатель имеет право участвовать в проверке качества поставляемого по настоящему договору оборудования. Участие представителей Покупателя в проверке качества оборудования не снимает с Поставщика ответственности за качество оборудования.

Статья 7

7.1. Гарантийный срок составляет 12 месяцев от даты пуска оборудования в эксплуатацию, но не более 18 месяцев от даты его поставки.

7.2. Если в течение гарантийного срока оборудование окажется дефектным или не будет соответствовать условиям настоящего договора, не достигнет обусловленной производительности, Поставщик обязан за свой счет в течение 3-х дней устранить дефекты в своем Торгово-техническом центре или в течение 15 дней с даты заявления Покупателя заменить дефектное оборудование новым оборудованием соответствующего качества.

7.3. Поставщик обязуется за 3 месяца до даты поставки информировать Покупателя о внесенных технических изменениях в конструкцию оборудования по инициативе Поставщика, а также вносить согласованные изменения по просьбе Покупателя в целях повышения качества оборудования.

Статья 8

8.1. Техническое обслуживание и гарантийный период осуществляется Поставщиком и включает в себя проведение технических консультаций специалистов Покупателя по эксплуатации, ремонту оборудования или устранению возможных неисправностей. Пусконаладочные работы производятся Покупателем.

Статья 9

9.1. О каждой отгруженной партии оборудования Поставщик извещает Покупателя по телетайпу в течение 24 часов с момента отгрузки с указанием следующих данных: 1. Дата отгрузки. 2. Номер договора. 3. Наименование оборудования. 4. Количество мест. 5. Грузополучатель. 6. Номер автонакладной.

Статья 10

10.1. Приложение к настоящему договору составляет его неотъемлемую часть.

10.2. Изменения и дополнения к настоящему договору действительны в том случае, если они совершены в письменной форме и подписаны полномочными представителями Поставщика и Покупателя.

10.3. Настоящий договор подписан в 2 подлинных экземплярах на русском языке, один экземпляр передан представителю Поставщика, второй экземпляр - представителю Покупателя.

4.3 Правила оформления претензионных писем.Формуляр искового заявления, требования к его оформлению

Исполнения договоров каждой стороной подчиняется установленным правилам и условиям оговоренных в договоре. Любое исполнение обязательства должно быть документально оформлено, в противном случае считается, что своих обязательств одна из сторон не исполнила. Документальными подтверждениями исполнения обязательств могут быть:

Акт сдачи - приёмки (товара, услуг и т.п.)

Платёжное поручение, заверенное банком о произведённой оплате

Квитанция от транспортной организации об отправке товара в адрес получателя

Квитанция о сдаче-приёмке товара на склад

Расписка получателя

Товарно - транспортные накладные

Счёт-фактура

Спецификация

Иные документы и свидетельства

При приёмке товара проверяется соответствие товара по количеству и качеству сопроводительным документам и условиям поставки оговоренных в договоре. Проверяется сохранность груза, опись, ярлыки, пломбы, маркировка, упаковка и т.д. При обнаружении несоответствия получатель обязан должен приостановить дальнейшую приёмку т вызвать для участия в продолжении приёмки и составлении акта представителя отправителя. Иногородний представитель вызывается в случаях, оговоренных в договоре. Составление акта о недостаче может быть и в одностороннем порядке, когда с этим согласен отправитель. Акт о вскрытии недостатков должен быть составлен не позднее 5 дней со дня обнаружения таковых и не позднее 4 месяцев со дня поступления продукции на склад покупателя.

Акт приёмки является основанием для предъявления поставщику претензии о возмещении нанесённого ущерба из-за несоблюдения договорных отношений. Неправильное оформление акта и порядка приёмки ведёт, как правило, к отказу от возмещения ущерба. Акты сдачи-приёмки работ по договору-подряду оформляются с указанием количества и качества выполненных работ.

Существует ещё один способ оформления исполнения обязательств - зачёт взаимных требований, которые представляет собой особую форму исполнения нескольких обязательств, связывающих одних и тех же лиц. Удовлетворение требований одной стороны происходит путём погашения его требования встречным требованием другой стороны, вытекающей из другого обязательства. Зачёт взаимных требований возможен при соблюдении следующих условий:

Требования должны быть встречными

Требования должны быть однородными

Срок исполнения обязательства должен уже наступить

Зачёт производится на основании соглашения сторон, которое оформляется либо протоколом, либо иным двухсторонним документом, либо по требованию одной из сторон, которое оформляется заявлением или письмом. В последнем случае согласия другой стороны на зачёт не требуется, однако она может оспорить через Арбитражный суд наличие условий для проведения зачёта, а также действительность требований.

Ниже приводится форма акта приёмки.

Форма № М-7

А К Т от ________________ № _________ о приёмке материалов по качеству и количеству		УТВЕРЖДАЮ ___________________________ _____________________ __________________
			Коды
		Форма по ОКУД	0315004
Организация:		Форма по ОКПО	01234021
			Дата составления

Место составления акта: _____________________________

Начало приёмки ________________ ч ______ мин. Окончание приёмки ________________ ч ______ мин.

Принят и осмотрен груз, прибывший с сопроводительными документами: _______________________

Удостоверение о качестве (сертификат) № _________ со станции (пристани) ___________________

по сопроводительному транспортному документу от ____________________________ № _________

в вагонах (контейнерах) №№ _____________________

Отправитель (наименование, адрес № телефона): ________________

Поставщик (наименование, адрес № телефона): _____________________

Получатель (наименование, адрес № телефона): __________________

Страховая компания (наименование, адрес № телефона): ________________________________ продукции со станции (пристани, порта) или со склада отправителя:____________

Договор от __________________ № ________ о поставке продукции.

Дата и № телеграммы (телефонограммы) о вызове отправителя (заготовителя) ____________

По сопроводительным транспортным документам значилось:

Таблица 1

Отметка об опломбировании груза	Количество мест	Вид упаковки (тары)	Наименование продукции, товара (груза) или №№ контейнеров	Ед. измерения	Масса груза, т	Особые отметки отправителя по накладной
1	2	3	4	5	6	7	8

Дата и время, ч, мин.

Таблица 2

Прибытия на станцию (пристань, порт) назначения	Выдачи груза органом владельца транспорта	Вскрытия вагона и др. транспортных средств	Доставки на склад получателя
1	2	3	4

Условия хранения продукции на складе получателя: ____________________________________

Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции: ___________________

Количество недостающей продукции определено (взвешиванием, счётом мест, обмером и т.п.) :_

______________________

Другие данные: ______________________

Таблица 3

Код вида операции	Структурное подразделение	Вид деятельности	Склад	Код поставщика	Корреспондирующий счёт	№ сопроводительного документа

Таблица 4

Материальные ценности	Единица измерения	По документам	Фактически оказалось
Наименование	номенклатурный №	код	наименование	сорт	количество	цена, руб. коп.	сумма, руб. коп.	сорт	количество	цена, руб. коп.	сумма, руб. коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Особые мнения: ____

Акт подписали:

Отправитель: ______________________

Поставщик: ______________________

Получатель: ______________________

Страховая компания: ______________________

(И.О.Фамилия)

1-й экз. - в бухгалтерию организации

2-й экз. - отдел снабжения

3-й экз. - поставщику

4-й экз. - отправителю

5-й экз. - страховой компании

Претензии к нарушителям договоров

Претензия - документ о нарушении договорных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объёмов, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и т.п. Для предъявления претензии необходимы доказательства, ссылки на документы. Все эти документы прилагаются к претензии. Претензия подписывается руководителем (распорядителем кредитов) и главным бухгалтером. Заверяется (гербовой) печатью предприятия. Претензия может вручаться получателю под роспись или отправляется заказным письмом. Квитанция сохраняется для ведения дальнейших разбирательств. Срок исполнения по претензии не должен превышать 10 суток. Указывать банковские реквизиты необходимо в том случае, если они изменились на данный момент. Ниже приводится форма претензии.

Заказное

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

Пр. Платовский, 94 ,г.Новочеркасск, Ростовской обл., 346400. Телефон (8635) 224584; телефакс 248360;

Е.mail: nsk@novoch.ru. ОКПО 01234021; ОГРН 1026102230065; ИНН / КПП 6150008627/615001001

П Р Е Т Е Н З И Я			Начальнику отдела сбыта
		Фирмы КРАСНОТАЛ С.В.Вагину ул.Мира, 26, г.Ростов-на-Дону, 346338
2010-06-02	№	11-08/ 111
	О взыскании неустойки
За недопоставку и убытки Сумма претензии_______________ руб.

Уважаемый господин Вагин С.В.!

Согласно договору от 2010_____________ № ________ Ваша фирма должна была поставить в наш адрес в срок до _________________ продукцию _____________________________________ в количестве _______________________________ на сумму ________________ руб. Продукция фактически не поступила, что подтверждается следующими документами:

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Недопоставка составила по количеству _____________________ на сумму ____________ руб.

В связи с недопоставкой у нас возникли убытки от _____________________________________ ____________________________________________________________________________________________

(простой, замена материалов, уменьшение объёмов производства, изменения ассортимента и т.п.)

В соответствии с договором Вам надлежит уплатить неустойку в размере ____% стоимости недопоставленной продукции в сумме _________________ руб. и возместить убытки в сумме _______ руб. Всего к возмещению ________________ руб.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчётный счёт, указанный в договоре в срок до ___________________. В случае непризнания претензии или необоснованного отказа, мы будем вынуждены обратится в Арбитражный суд _______________________________.

Приложение. 1. Расчёт неустойки на ___л. в ________ экз.

2. Расчёт убытка на ___л. в ________ экз.

3. Документы, подтверждающие причинение убытков на ___л. в ________ экз.

4. Накладная от ____________ № ______ на ___л. в ________ экз.

5. Счёт от ________________ № _______ на ___л. в ________ экз.

С уважением.

Директор колледжа Р.В.Сергеев

Главный бухгалтер Р.Р.Довлатов

Твердохлебов Виктор Иванович, расчётчик, тел. 8-8635-222333 доп.22

НК 3 2010.11.11

Ответ на претензию

Ответ на претензию даётся в письменной форме и подписывается руководителем и главным бухгалтером (юристом). В ответе указываются: при полном или частичном признании претензии - признанная сумма, номер и дата платёжного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке. При любом отказе должна быть мотивировка со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ. Даётся перечень прилагаемых документов и других доказательств.

Ответ на претензию отсылается заказным письмом или под расписку. Заявитель претензии при любом виде отказа в её удовлетворении вправе направить иск в Арбитражный суд. Ниже приводится трафаретная форма ответа на претензию.

Заказное

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

Пр. Платовский, 94 ,г.Новочеркасск, Ростовской обл., 346400. Телефон (8635) 224584; телефакс 248360;

Е.mail: nsk@novoch.ru. ОКПО 01234021; ОГРН 1026102230065; ИНН / КПП 6150008627/615001001

2010-06-02	№	11-08/ 112			Фирма ТРАНЗИТ
				Директору фирмы г-ну С.С.Вагину пр.Мира, 33, г.Шахты, 334555
На №	1/1752	от	2010.05.18
	О взыскании неустойки
	за недопоставку продукции

Уважаемые господа!

Ваша претензия о взыскании ____ руб. за _______________________________ нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по нижеследующим причинам:

1______________________________________

2_______________________________________

Признанная нами сумма _____________________ руб. не будет/перечислена на расчётный счёт ________________________________________________________________________________ платёжным поручением от __________________________ № _______________.

Приложение. 1. ________________________________________

2. ___________________________________________

С уважением.

Директор колледжа Р.В.Сергеев

Главный бухгалтер Р.Р.Довлатов

Доверенность на ведение дел в судебных органах

Для ведения дел в Арбитражном суде выдаётся генеральная доверенность специалисту с юридическим образованием. Срок действия не должен превышать окончание календарного года т.е. до 31 декабря. Форма доверенности приведена в предыдущих темах по разработке ОРД. Для осуществления товарных операций предприятие выдаёт соответствующую доверенность по трафаретной форме. Как правило, доверенности выдаёт главный бухгалтер предприятия. Не допустимо путать формы бланков доверенностей. Прибытие в арбитражный суд с доверенностью на получение товарно-материальных ценностей ведёт к отстранению представителя от участия в рассмотрении дела.

Форма доверенности приведена ниже:

Фирма СОКОЛ

ДОВЕРЕННОСТЬ

1999.12.12 № 02-12/123

п. Сандата, Сальского р-на,

Ростовской обл.

На ведение дел в судебных органах

Фирма СОКОЛ уполномочивает юриста, МАШКОВА Владимира Сергеевича, вести дела фирмы во всех видах судебных органов в качестве юридического лица со всеми правами, предоставленными по закону истцу, ответчику и третьему лицу, в том числе, прекращения дела миром, признания и отказа полностью или частично от искового требования, обжалования решения суда.

Доверенность выдана без права перепоручения другому лицу и действительна по 31 декабря 1999 года.

Директор фирмы М.Е.Козлодуев

Исковое заявление

Исковое заявление - это требование к компетентному органу о защите нарушенного права предприятия. Исковое заявление при подаче в Арбитражный суд подлежит оплате государственной пошлиной. Оно подаётся в Арбитражный суд области, края, автономной республики по месту нахождения ответчика (предприятия) нарушившего права и законные интересы истца. Исковое заявление направляется заказной корреспонденцией в адрес Арбитражного суда. Копия искового заявления заказным письмом направляется ответчику. От уплаты госпошлины освобождаются органы государственного контроля (налоговая инспекция, госпожнадзор, Роспотребсоюз и т.д.). Формы и примерные тексты опубликованы в издаваемой литературе. Общая форма искового заявления приведена ниже.

Заказное

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

Пр. Платовский, 94 ,г.Новочеркасск, Ростовской обл., 346400. Телефон (86352)24584; телефакс 48360;

Е.mail: nsk@novoch.ru. ОКПО 01234021; ОГРН 1026102230065; ИНН / КПП 6150008627/615001001

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ		В Арбитражный суд г. Краснодара Истец: ________________________________________ (наименование, все адреса, р.счёт) Ответчик: ________________________________________ (наименование, все адреса, р.счёт)
2010.06.02	№	11-08/ 111
	О взыскании неустойки
За недопоставку и убытки Цена иска_______________ руб.

Уважаемый господин арбитр!

Согласно договору от 2010_____________ № ________ заключённому между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению) Ответчик принял на себя обязательства поставить в наш адрес в срок до _________________ продукцию _______________________________________ в количестве _______________________________ на сумму ________________ руб. Продукция фактически поставлена в срок _______________ т.е. с просрочкой, что подтверждается следующими документами:

Недопоставка составила по количеству _________ по цене _______ на сумму __________ руб.

В связи с этим нами была заявлена претензия Ответчику от ____________________ № ____, которая им отклонена по мотивам:

Отказ Ответчика в удовлетворении претензии считаем необоснованным по следующим причинам;

_____________________________________________________________

На основании изложенного просим Арбитражный суд взыскать с Ответчика неустойку в размере ____% стоимости недопоставленной продукции в сумме _________________ руб., возместить убытки в сумме _______ руб. и расходы по государственной пошлине в размере _______________ руб. Всего к взысканию ________________ руб.

Приложение. 1. Копия претензии от ____________ № ______ на ____ л. в _____ экз.

2. Копия квитанции _____________ от ____________ № ______ на ____ л. в _____ экз.

3. Ответ на претензию от ____________ № ______ на ____ л. в _____ экз.

4. Платёжное поручение о перечислении государственной пошлины от ____________ № ______ на ____ л. в _____ экз.

5. Договор «О _______________» от ____________ № ______ на ____ л. в _____ экз.

С уважением.

Директор колледжа Р.В.Сергеев

Юрист колледжа П.П.Ротов

Аникеев Павел Викторович, экономист, тел. 8-8635-223455 доп.55

НК 3 2010.11.21



Кассация на решение Арбитражного суда

Кассация это обжалование решения Арбитражного суда. Порядок обжалования решений арбитражного суда следующий. Каждая из сторон может направить кассационную жалобу в вышестоящий Арбитражный суд (Мировой суд при иске от граждан) вплоть до Верховного суда. Кассация подаётся в 10-дневный срок со дня вынесения решения.

Кассационная жалоба должна содержать следующие реквизиты: наименование предприятия, выписка или указание на решение Арбитражного суда, указание - в чём заключается неправильность решения и просьбу о пересмотре. Прилагаются те же документы и копия решения арбитражного суда. Приказы Арбитражного суда исполняются в установленном порядке. Госпошлина уплачивается при каждой подаче иска.



Тема 5. Понятие документооборота, регистрация документов

5.1 Состав и учет объема документооборота предприятий

Документооборот организации -- это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др. Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел -- это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело -- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., -- обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.

5.2 Организация работы с входящей, исходящей и внутренней документацией

В основе организации документационного обеспечения предприятия особое место занимает канцелярия. При её отсутствии функции канцелярии возлагаются на одного из работника имеющего соответствующее образование, а именно: главный бухгалтер, секретарь директора, заведующий архивом. Численный состав служб документации определяется на основе типовых норм времени.

Таблицы норм времени на документационные операции приведены ниже:

Нормы времени на операционные работы

Операционные действия	Содержание работы	Нормы времени, мин.
		официальные	частные
Получение документов	Просмотр документов, раскладка по ячейкам	18,0	18,0
Сортировка документов	Распределение на регистрируемые и нерегистрируемые	26,8	26,8
Регистрация документов	Извлечение из ячеек, заполнение журнала	149,5	159,0
Отметка о регистрации на документе	Запись даты и номера регистрации на документе	9,4	13,0
Запись резолюции	Извлечение документов из ячеек, запись резолюции, раскладка по исполнителям	44,2	122,0
Сортировка документов в соответствии с резолюцией	Размещение документов по исполнителям в соответствии с ячейками контрольной картотеки	11,0	11,0
Передача на исполнение	Извлечение документов и передача курьеру	18,0	18,0
Передача руководителю	Передача на доклад в соответствующих папках	15,4	15,4
Получение и сортировка рассмотренных документов	Получение папок с рассмотренными документами и сортировка их по ячейкам	35,6	35,6
Передача исполнителям	Выдача документов работникам	38,6	38,6
Подшивка в дело	Откладывание законченных делопроизводством документов в дела в соответствии с номенклатурой дел	59,6	59,6

Как видно из показателей работы в приведённой таблице документационная работа требует большого количества времени. Примерное количество работников службы документации приведено ниже:

Годовой Общая численность работников промышленного предприятия, чел.

документо- 500 1000 3000 5000

оборот

5000 2 2 2

10000 4 6 6 7

20000 8 9 10

30000 13 14 15

40000 18 19 20

50000 24 25 26

Форма делопроизводства может быть следующих видов:

Централизованная - все работы с документами производятся в одном месте. Эффективна в организациях с небольшим документооборотом

Децентрализованная - работы ведутся в структурных отделах, где как минимум один работник исполняет все работы с документами

Смешанная - часть работ ведётся централизовано (первичная обработка, регистрация), а часть в структурных отделах (хранение, исполнение, подготовка к сдаче в архив).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Для организации работы с документацией при открытии предприятия или вступления руководителя в должность издаётся ряд документов, влияющих на дальнейшую организацию или дезорганизацию работы с документами.

Работа предприятия невозможна без предварительно составленной номенклатуры дел, определяющей необходимое направление работ и подготовки документации. Для начала работы руководители отделов составляют Положения о работе отделов и должностные инструкции работников отдела, которые утверждаются в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Руководители отделов и заместители по направлениям готовят и утверждают другие организационные документы. Лицо, ответственное за работу канцелярии готовит образцы бланков, основных документов образующихся в его деятельности и проводят конкурс на лучшую символику предприятия. При отсутствии достаточного уровня креативности заказ на символику делается в соответствующую организацию. Лицо, ответственное за работу с кадрами подготавливает формы приказов по личному составу.

Лицо, ответственное за работу канцелярии (далее - канцелярия) подготавливает журналы регистрации документов:

Входящих документов

Исходящих документов

Внутренних документов

В журнал исходящих документов вставляют графы: №№ пп.; адресат, Краткое содержание; Исполнитель; № дела, Примечание.

В журнал входящих… вставляют графы: №№ пп.; Дата документа; Его исходящий №; Заголовок (кр.содержание); Исполнитель; Роспись исполнителя; Срок исполнения; Примечание.

В журнал внутренних… вставляют графы: №№ пп.; Дата; Индекс (№); Кто подписал; Заголовок; Отметка об исполнении (дата); № дела; Примечание.

Канцелярия подготавливает на утверждение руководителю:

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Перечень документов, на которые ставится печать (гербовая) предприятия

Перечень документов, подлежащих утверждению

Канцелярия для своевременного и качественного обеспечения исполнения документов в конце месяца подготавливает руководителю предприятия справку об исполнении документации. На основе справке руководитель принимает решения об изменениях, поощрениях, движении кадров и т.п. Форма справки приведена ниже:

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

К а н ц е л я р и я

С П Р А В К А - О Т Ч Ё Т

2010-03-29	№	001			Директору колледжа
		Р.В.Сергееву
г. Новочеркасск
	О состоянии			От заведующего канцелярией колледжа
исполнения документов на понедельник 01 февраля 2010 года		А.А.Пугачёвой

Реквизиты документа входящие	Вид документа	Заголовок, кр.содержание (О чём?)	Реквизиты документа исходящие	Срок исполнения	Исполни тель: должность, фамилия	Состояние исполнения
№	дата			дата	№
01/12/124	2010.03.21	Указ президента РФ от 2010.03.04 № 27	О реструктуризации учредителя	2010-03-29	01/22/22	15 дней	А. Н. Вылобков	выполнено



Заведующий канцелярией А.А.Пугачёва

Канцелярия предприятия организовывает информационные стенды на которые вывешивает документы с отметкой в нижнем колонтитуле сроков вывешивания и ответственного лица за их вывешивание. К этим стендам относятся:

приказы: отдельно по видам

учредительные документы (лицензия, аккредитация, устав предприятия)

правила внутреннего распорядка

объявления предприятия о проводимых мероприятиях

коллективный договор

5.3 Базы данных для хранения документов

Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование делопроизводства ведётся на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенций.

Постановлением Правительства РФ утверждены Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу. Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 60-х годов прошлого века. С 1987 года много лет действовали основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 году Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 года сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

правила формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

порядок выделения документов к уничтожению;

оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 годом) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства. Эти правила содержат методику работы с документами в архиве организации.

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативными Документами общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учёт и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.). Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

5.4 Работа с запросами

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;

документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Графически типичный путь прохождения документа (на примере письма), поступившего в организацию представляется в виде оперограммы. Оперограмма будет иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов -- все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью -- отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п.

В соответствии с Федеральным законом России от 2006.05.02 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан» все граждане, подающие обращение, жалобу заявление обязаны в соответствии со ст.7 указать в тексте:

1. Наименование предприятия,

2. Ф.И.О. директора предприятия,

3. Свою Ф.И.О.,

4. Свой почтовый адрес,

5. Изложить суть просьбы,

6. Подписать и поставить дату подачи,

7. Приложить поясняющие документы или их копии.

5.5 Работа с электронными документами

При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях -- документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ). В зависимости от используемых средств документирования различаются...