Документационное обеспечение управления

3. Подготовить учебно-методические пособия по дисциплинам в соответствии с приложением к приказу в срок до 01 марта 2009 года. Ответственные преподаватели, указанные в приложении.

4. Закрепить с 10 января 2009 года в аудитории № 60 три компьютера для работы преподавателей при подготовке электронных методических пособий. Ответственный, зав.отделом вычислительной техники, А.И.Чубукова

5. Контроль исполнения приказа возлагаю на зам.директора по организации учебной работы, П.Г.Жемейцева

Директор колледжа Р.В.Сергеев

_____________

Приложение

к приказу от 2008.12.24 № 24-ОП

П Л А Н

подготовки электронных методических пособий в 2009 году

Специаль-ность	Дисциплина	Ответственный исполнитель	Дата подготовки
270103 Строительство и эксплуатация зданий и сооружений	Основы права	Щербакова О.И.	02.02
	Иностранный язык	Белоусова И.Н.	22.02
	Экологические основы природопользования	Мирная Л.И.	03.02
	Информационные технологии в проф. деят.	Синельников Е.Д.	20.01
	Безопасность жизнедеятельности	Позднякова Т.Г.	19.01
	Экономика отрасли	Плотникова С.А.	21.01
	Архитектура зданий	Манжес Н.Ф.	12.02
	Строительные конструкции	Зубова Г.Б.	13.02
	Инженерные сети и оборудование зданий и строительных площадок	Гордиенко И.В.	14.02
	Основы САПР	Синельников Е.Д.	16.02
	Т О С П	Иванова Е.В.	17.02
	Проектно-сметное дело	Плотникова С.А.	22.01

Зав.отделением Т.Г.Позднякова

Позднякова Татьяна Георгиевна, зав.заочным отделением, тел. 32

НК 4 2008-12-24

Список рассылки приказа (на обороте последнего листа приказа)

«О подготовке электронных методических пособий»

Производственный отдел	Должность ответственного лица	И.О.Фамилия, ответственного лица	Роспись в получении копии документа	Дата получения:
	Зам.директора по УР	П.Г.Жемейцев
Учебный центр	Зав.центром	Т.Г.Позднякова
Методотдел	Зав.отделом	Н.А.Кольва
ЦМК АСД	Председат. ЦМК	Е.В.Иванова
ЦМК ФЭД	Председат. ЦМК	М.Ю.Илясова
ЦМК МТД	Председат. ЦМК	И.В.Гордиенко
ЦМК ОД	Председатель ЦМК	И.Н.Белоусова
Отдел ЭВМ	Зав.отделом ЭВМ	А.И.Чубукова

Кольва Николай Алексеевич, зав.методотделом. тел 224584+30

НК 2 2008-12-06

Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия или по его приказу заместителем по направлению деятельности в целях разрешения оперативных и тактических проблем на данном направлении. Оформляется по тем же правилам, только вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ:» ставится слово - «ОБЯЗЫВАЮ:». Может издаваться без констатирующей части. Пример подготовки распоряжения приведён ниже:

«Донской государственный межрегиональный колледж строительства, экономики и предпринимательства»

Заместитель директора по учебной работе

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
2009.11.30	№	03-УР
г. Новочеркасск



Об антикоррупционной составляющей в ДПОП и ОПОП и в методобеспечении КУМО учебных дисциплин

В целях выполнения постановления методического совета колледжа от 2009.03.20 № 25 «О введении антикоррупционной составляющей в программы дополнительного профессионального образования колледжа», а также обеспечения методического обеспечения учебных дисциплин

О Б Я З Ы В А Ю:

1. Ввести во все разрабатываемые рабочие учебные программы дисциплин ОПОП очной формы обучения раздел «Коррупция и методы борьбы с ней» с суммарным временем 6 ч в том числе на занятии -1 ч, самостоятельно - 5 ч. Ответственные председатели ЦМК колледжа.

2. Издать в срок до 30 января 2010 года сборник лекций по заочной форме обучения для проработки материала студентами самостоятельно под названием «Коррупция и методы борьбы с ней» объёмом не менее 16 с. Ответственные, Е.С.Богачёва, преподаватель и зав.заочным отделением, Т.Г.Позднякова

3. Ввести антикоррупционную составляющую, предусматривающей изучение правовых и морально-этических аспектов управленческой деятельности в программы дополнительного профессионального образования по списку дисциплин и тем:

Программы дополнительного образования:

Бухгалтерия малых предприятий

Повышение квалификации для операторов ЭВМ (со знанием 1С: бухгалтерия)

Сметное дело

Геодезические работы

Оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин

Программы курсов по направлению «ОХРАНА ТРУДА» для уполномоченных (доверенных)

лиц по охране труда профессиональных союзов и иных уполномоченных работников представительных органов предприятий

Список дисциплин и тем, из которых берётся антикоррупционная составляющая:

Юридическая ответственность за нарушение административных, гражданских, трудовых и

уголовных правовых норм - 1 ч (из дисциплины «Основы права»)

Природа конфликтов и пути их разрешения - 1 ч (из дисциплины «Социальная психология»)

Судебная форма защиты нарушенных прав и интересов правоотношений - 1ч (из дисциплины

«Правовое обеспечение профессиональной деятельности»)

Этика делового общения - 1 ч (из дисциплины «Менеджмент)

2. Ввести в действие с 2009.11.30 до минования срока действия соответствующего образовательного стандарта (образовательной программы) нормативные виды учебной документации, разработанной в колледже, нижеследующих авторов:

Иванова Е.В.

Приложения к программе итоговой государственной аттестации ( И Г А ) по специальности базового уровня № 270103.51: Строительство и эксплуатация зданий и сооружений

Наумова Е.В.

Газовые сети и установки/ Учебная программа дисциплины: для проведения занятий по специальности 270111, Монтаж и эксплуатация оборудования и систем газоснабжения.- Новочеркасск: ФГОУ СПО ДГМКСЭП.- 2009, 24 с.

3. Контроль исполнения распоряжения возлагаю на председателей цикловых методических комиссий

Заместитель директора колледжа

по учебной работе А.Н.Вылобков

С распоряжением от 2009.11.30. № 03-УР ознакомлены:

Наименование структурного отдела	Фамилия	Роспись	Дата ознакомления
ЦМК Финансово-экономических д.	М.Ю.Илясова
ЦМК Архитектурно-строительных д.	Е.В.Иванова
ЦМК Механико-технологических д.	Л.Ф.Чмыхалова
ЦМК Общеобразовательных д.	И.Н.Белоусова
Зав.заочным отделением	Т.Г.Позднякова
Преподаватель	Е.С.Богачёва

Кольва Николай Алексеевич, зав.методическим отделом, тел. 224584+32

НК 2 2009-11-05

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый по приказу директора предприятия об определении такого права руководителем отдела. Правила оформления те же, что и для приказов, только вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» вставляется распорядительное слово «П Р Е Д Л А Г А Ю :». Если полномочия предприятия по изданию переданы отделу и по ним выпускается указание, то они регистрируются в канцелярии предприятия, т.к. касаются всего предприятия, а не отдела. Ниже приводится образец подготовки данного документа.

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬСТВА, ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

М е т о д и ч е с к и й о т д е л

У К А З А Н И Е
2009-04-15	№	2
г. Новочеркасск
О выполнении планов работ в ЦМК

В соответствии с планом работ о проведении 3-й общеколледжной научно-практической конференции в колледже и планом подготовки колледжа к лицензированию

П Р Е Д Л А Г А Ю:

1. Сдать электронные доклады, с копиями протоколов проведения заседания конференции в своей секции в срок до 17 апреля 2009 года в методический кабинет. Ответственные, председатели ЦМК.

2. Представить формы отчётов по лицензированию №№ 4, 4а, 4б, 5 от каждой ЦМК в срок до 17 апреля 2009 года до 10:00 ч в методический кабинет колледжа

3. Подготовить на проверку протоколы ЦМК в срок до 22 апреля 2009 года. Ответственные, председатели ЦМК

4. Подготовить методические пособия для участия в конкурсе по колледжу до 25 апреля 2009 года, составить реестр по видам. Ответственные, Председатели ЦМК.

5. Представить в методический отдел отчёт о невыполнении методических пособий с указанием причин, виновных и предложений по устранению проблем в срок до 20 апреля 2009 года. Ответственные, председатели ЦМК

Зав.методотделом колледжа Н.А.Кольва

__________________________________________________________

С указанием ознакомлены... (оформление как в приказе).

Выписка из приказа

Выписка из приказа это копия какой-либо части подлинного документа. В выписке берётся только та часть, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть приводится полностью. Выписка заверяется ответственным делопроизводителем как копия документа. Ставится печать, при направлении выписки в другую организацию. Ниже приведён пример выписки из приказа.

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬСТВА, ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

2009.01.30 № 55-ОП

г. Новочеркасск

О назначении заведующих отделениями

В целях обеспечения безопасной эксплуатации автотранспортных средств колледжа при выполнении всех видов работ предусмотренных Уставом колледжа и в Локальных актах прилагаемых к нему

П Р И К А З Ы В А Ю:

3. Назначить И.В.Торопова, заведующего курсами водителей автотранспортных средств ответственным исполнителем по колледжу за обеспечение безопасной эксплуатации автотранспорта колледжа с момента издания приказа.

Постановления коллегиальных органов

Распорядительные документы принятые руководящим коллегиальным органом предприятия (не предусматривающим единоначалие) выходят в форме постановления. Нельзя путать с коллегиальными органами подчиняющихся руководителю (конференции, совещания, советы по направлениям и т.д.)

Постановление (решение) - правовой акт, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Если проблемы оперативные, то по ним также издаются распоряжения и указания.

Коллегия или Совет директоров проводят заседания по плану в форме обсуждения проекта решения. Протокол ведёт постоянный секретарь. Текст постановления также как и приказа состоит из 2-х частей. Вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ:» ставится слово «П О С Т А Н О В Л Я Е Т :». Подписывают председатель и секретарь. Оформляется на общем бланке. Ознакомительные визы ставят на оборотной стороне последнего листа подлинника. Ниже приводится пример постановления.

Фирма С О Ю З

Совет директоров

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

2010.11.11 № 22

г. Новочеркасск

О ликвидации юридического отдела

В связи с переходом фирмы на новую систему контроля хозяйственной деятельности Совет директоров

П О С Т А Н О В Л Я Е Т :

Ликвидировать юридический отдел фирмы с 12 ноября 2010 года.

Функции юридического отдела возложить на зав. канцелярией, И.И.Белина.

Дополнить должностную инструкцию зав.канцелярией, включив в неё обязанности по юридической проверке документации.

Председатель Р.В.Сергеев

Секретарь Н.А.Кольва

Вылобков А.Н., зам.директора по общим вопросам

222177

Визы: (на обороте листа)

Зав.канцелярией А.А.Пугачёва

2010.11.11

Главный экономист Е.А.Кравченко

2010.11.11

Если в постановлении не стоит дата, то она исчисляется с момента заседания. К постановлению отдельно прилагаются: списки участников заседания, тексты и тезисы выступлений, проект решения первоначальный. Регистрируются постановления в течение одного календарного года.

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения проблемы (вопроса) одним из видов коллегиальных органов (общее собрание, совет фирмы) с последующим принятием решения (постановления). Формы проведения обсуждения: собрания, совещания, конференции, коллоквиумы, съезды. Протокол применяется для фиксации следственных действий органами дознания. Протокол ведётся секретарём коллегиального органа. Организация протокольных действий лежит на председателе собрания. Эти лица могут избираться, назначаться или описываться в организационно-нормативных документах.

Собрание проводится после предварительного оповещения (5…60 дней). Срок оповещения зависит от количества участников. При минимальном количестве участников, работающих в одной фирме (предприятии) срок минимальный - 5 дней. В объявлении указываются темы, вопросы или рассматриваемые проблемы. Назначаются ответственные лица за подготовку информации и проекта постановления. Проект постановления согласовывается с руководителем предварительно. Перед началом собрания секретарь (или другое назначенное лицо) проводит регистрацию присутствующих, проверяет кворум по организационным документам и передаёт всю эту информацию председателю.

Председатель утверждает общим голосование решение об открытии собрания, повестку дня и изменения к ней, время на выступления, вопросы и доклады. В процессе проведения следит за дисциплиной в зале, за соблюдением времени и повестки дня. Ставит на голосование предложения в порядке их поступления.

Председатель и секретарь оформляют протокол в течении 3-х суток в соответствии с действующими правилами подготовки протокола. Секретарь делает выписки из протокола и передаёт их по назначению, а копию протокола вывешивает для ознакомления в общедоступном месте.

При подготовке протокола учитывают следующие требования. Все лица располагаются в тесте в алфавитном порядке. Ниже приводится форма протокола заседания коллегиального органа.

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬСТВА, ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Жюри конкурса «На лучшее учебно-методическое пособие»

П Р О Т О К О Л

2009.05.15 № 01

г. Новочеркасск

Итогового заседания жюри

Председатель -	П.Г.Жемейцев, заместитель директора колледжа по УР
Секретарь -	Н.А.Кольва, зав.методическим отделом колледжа
Присутствовали -	члены жюри по регламентному списку методического совета

Повестка дня:

О подведении итогов 1-го этапа конкурса «На лучшее учебно-методическое пособие». Докладчик, П.Г.Жемейцев, зам.директора по учебной работе.

СЛУШАЛИ:

Жемейцева П.Г. - он представил итоги проведения 1-го этапа конкурса. Пояснил, что на этом этапе рассматривались только материалы, имеющие рецензии в подлиннике. Смотр проводился в соответствии с Положением от 2009.04.27 № 11/06/57, утверждённого директором колледжа. Были рассмотрены материалы по трём номинациям из 10 предложенных: а) учебно-методическое пособие, б) электронное учебно-наглядное пособие, в) КУМО дисциплины. Пояснил, что жюри руководствовалась критериями, приведёнными в положении и пришла к выводу - утвердить только победителей без присуждения призовых мест, при этом в номинации «учебно-методическое пособие» присвоить три первых места по специальностям. Предложил утвердить представленный порядок распределения.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Утвердить победителем конкурса в номинации «Учебно-наглядное пособие» в электронном виде работу преподавателя С.А.Плотниковой «Проектно-сметное дело»

2. Утвердить победителем конкурса в номинации «Учебно-методпособие»

2.1. По специальности 190605 - УМП преподавателя И.В.Гордиенко по дисциплине «ТЕХНИЧЕСКАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ ДОРОЖНЫХ МАШИН АВТОМОБИЛЕЙ И ТРАКТОРОВ», ПОДГОТОВКА курсового проектА и дипломного ПРОЕКТА (ОБЩАЯ И РАСЧЁТНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ).

2.2. По специальности 270103 - УМП преподавателя Е.В.Ивановой по дисциплине «Технология и организация строительного производства», Подготовка курсового проекта на тему: «Проект производства работ на строительство гражданского здания».

3. Утвердить победителем конкурса в номинации «КУМО дисциплины» - КУМО Н.А.Кольва по дисциплине «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ», по специальностям группы 080100, Экономика и управление.

Председатель жюри П.Г.Жемейцев

Члены жюри: И.Н.Белоусова

И.В.Гордиенко

С.Р.Неплюев

Кольва Николай Алексеевич, зав.методическим отделом колледжа, тел. 30

НК 2 2009.05.20

Выписка из протокола

Выписка из протокола, это часть основного документа (протокола) касающаяся одной проблемы (рассматриваемого вопроса). Она выдаётся под роспись ответственному лицу после подготовки подлинника протокола для исполнения, не позднее 3-х дней после проведения заседания.

Ниже приводится выписка из протокола коллегиального органа.

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ

строительства, экономики и предпринимательства

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

2010-09-01 № 2

г. Новочеркасск

Общего собрания коллектива педагогических работников колледжа

Председатель -	С.Р.Неплюев, заместитель директора колледжа
Секретарь -	Е.С.Богачёва, председатель первичной проф. организации
Присутствовали -	45 человек из 46 педработников колледжа

Повестка дня:

3. О выдвижении кандидатур педагогических работников на присвоение звания «Заслуженный учитель Российской Федерации». Докладчик, заместитель директора по учебной работе, А.Н.Вылобков

3. СЛУШАЛИ:

Вылобкова А.Н. - он зачитал характеристику и анкетные данные кандидатуры на присвоение звания «Заслуженный учитель Российской Федерации» заведующего методическим отделом, ИВАНОВА Ивана Ивановича. Отметил его как работника постоянно стремящегося отладить систему образовательного процесса в колледже не разовыми мероприятиями, а постоянной динамично перенастраиваемой и адаптируемой к изменениям системой, позволяющей держать учебную и научно-методическую работу, на уровне, обеспечивающим аккредитационные требования. Пояснил, что И.И.Иванов, самостоятельно разработал требования и формы комплексного учебного методического обеспечения всех учебных структур колледжа, внедрил и проконтролировал их исполнение, чем обеспечил создание концептуальной базы для всего учебного процесса. Как преподаватель сам внедрил все разработанные материалы. По анкетным данным студентов он пользуется у них большим уважением. Предложил утвердить кандидатуру И.И.Иванова на присвоение звания «Заслуженный учитель Российской Федерации».

ВЫСТУПИЛИ:

Богачёва Е.С. - она от имени первичной профсоюзной организации поддержала предложение о выдвижении кандидатуры И.И.Иванов на присвоение звания «Заслуженный учитель Российской Федерации». Отметила его большие заслуги в подготовке специалистов и в организации работ по укреплению материальной базы и духовной жизни колледжа.

Неплюев С.Р. - он отметил, что кандидатура И.И.Иванова имеет все основания для присвоения звания «Заслуженный учитель Российской Федерации» по итоговым результатам своей многолетней работы. Предложил утвердить её.

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1. Утвердить кандидатуру заведующего методическим отделом колледжа, ИВАНОВА Ивана Ивановича на присвоение звания «Заслуженный учитель Российской Федерации»

Виды голосования	Общее количество голосов	За	Против	Воздержалось	Отметка о принятии постановления
Открытое голосование	45	45	0	0	Принято

Председатель собрания С.Р.Неплюев

Секретарь собрания Е.С.Богачёва

2.3 Справочно-информационные документы: служебная записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма

Справочно-информационная документация содержит информацию о состоянии дел на предприятия в порядке устранения проблем и о возможных проблемах в будущем. К этим документам относят письма, справки, докладные записки, акты, протоколы и т.п. Все эти документы являются основанием для принятия распоряжения (постановления) об устранении проблем. При написании основания для издания распорядительной документации необходимо ссылаться на реквизиты справочно-информационных документов.

Письма. Их виды. Порядок оформления

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловое письмо имеет свои особенности в стиле изложения. Письмо оформляется на бланке для писем. Форма бланка может иметь трафаретный электронный вид. Подлинник печатается на офисной бумаге. При подготовке к складыванию в конверт должно быть не более 2-х перегибов. При укладке в конверт формата «лонг» лист делится по вертикали на 3 части. В России выпускаются конверты формата С6 (114 х 162 мм). Под этот конверт сгибы делаются перпендикулярно друг другу по середине листа. Формат «лонг» более удобен для сохранения информации на листе. В отличие от остальных документов, в письмах не указывают название вида документа, кроме гарантийного и претензии.

Текст письма следует разбивать на абзацы. В первом формулируется проблема с описанием фактов, событий, явлений и ссылкой на документы. Цель - дать полную информацию по проблеме, чтобы исключить поиск информации в других источниках и добиться быстрого решения проблемы. Во втором - высказывается основная цель, делаются выводы, излагаются предложения (рекомендации, просьбы), даются гарантии или обещания. В случае необходимости второй абзац можно разделить по теме: во втором абзаце - цель, выводы (заключения), а в третьем - рекомендации просьбы предложения. Рекомендуемы размер письма не более одной страницы.

По функциональному признаку письма делят на 2 группы: требующие и не требующие ответа. К письмам, требующим ответа относятся: Обращение; Просьба; Предложение; Запрос. К письмам, не требующим ответа относятся: Предупреждение; Напоминание; Подтверждение; Приглашение; Отказ; Извещение; Сопроводительное; Гарантийное; Информационное; Циркулярное.

В обращении должны быть слова «Уважаемый господин… сударь… гражданин!», а в конце, перед подписью «С уважением.». При личном знакомстве в обращении можно ставить: «Уважаемый Андрей Николаевич!».

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

Пр. Платовский, 94 ,г.Новочеркасск, Ростовской обл., 346400. Телефон (86352)24584;телефакс 48360;

Е.mail: nsk@novoch.ru ОКПО 01234021; ОГРН 1026102230065; ИНН/КПП 6150008627/615001001

2008.11.18	№	02-05/197			Заместителю руководителя
				федерального агентства по образованию, Е.Я.Бутко ул. Новорязанская, д. 16, Москва, 107078. Федеральное государственное учреждение «Инновационно-образовательный центр» Электронная копия выслана по адресу: Е.mail: ioc@novу gorod.ru
На №	1028/12-17	от	2008-05-26
	О конкурсе
по отбору учреждений НПО и СПО на поставку оборудования в рамках ФЦПРО в 2008 году

Уважаемый господин Бутко Е.Я. !

Направляем в Ваш адрес конкурсную заявку на бумажном носителе. Анкету заявителя на указанном в форме 2 в конкурсной заявке сайте зарегистрировать не смогли т.к. он не принимает пароль. При первой же возможности, подтверждённая копия, зарегистрированная на сайте Анкеты Заявителя, будет выслана дополнительно на бумажном носителе.

Конверты для писем

Конверты имеют разные форматы, позволяющие минимально сгибать лист отправляемого письма. Ниже приводятся форматы:

Формат Е	Формат С	Формат В	Размер, мм
	С3		324 х 458
		В4	250 х 353
	С4		229 х 324
Е4			215 х 307
		В5	176 х 250
	С5		162 х 229
	С65		114 х 229
Е5			156 х 220
Е65			110 х 220
		В6	125 х 176
	С6 Россия		114 х 162
Е6			110 х 156

При отправке иногда вкладывают конверт. Чтобы его не перегибать - вкладывают конверт меньшего формата. В настоящее время не выработаны общие правила подписывания конверта для международной корреспонденции. Наиболее распространённый вариант: адрес отправителя помещается в левом верхнем углу или в правом нижнем углу.

На отправлениях делового характера после указания, фамилии, должности получателя указывается фирма и её структурное подразделение. Программы размещения информации на конверте имеется в современных компьютерных программах. Они позволяют быстро и красиво обработать несколько адресов. Часто при массовых рассылках используют конверты «лонг» с прозрачным адресным окном, расположенным по центру или смещённым к одному из нижних углов. При совмещении адреса получателя в тексте письма с окном, отпадает необходимость в надписи на конверте.

Можно готовить фирменные конверты. Для этого используют фирменный знак (символ). На конверте печатают лозунги (слоганы). Слоганы располагают над или под адресным полем конверта. Художественные элементы, не несущие смысловой нагрузки не применяются.

При отправке писем на них составляется Реестр почтовых отправлений (2 экз.). В реестре (не более чем на 50 отправлений) предприятие указывает перечень всех видов отправлений и суммы по каждому из них. Суммы может проставлять почтовое отделение. В конце подводится общий итог по количеству отправлений и общей сумме затрат на них. Реестр заверяет оператор подписью и печатью. Один экземпляр остаётся в почтовом отделении, второй исполнитель сдаёт в бухгалтерию предприятия для отчёта по взятому на эти операции денежному авансу.

Телефонограмма

Телефонограмма - обобщённое название различных документов, выделяемых в связи с устной передачей информации по каналам электросвязи. Используются для оперативной передачи информации на расстояние до 100 км. В тексте не более 50 слов. Составляется исполнителем в 1-ом экземпляре и подписывается руководителем. При передаче нескольким адресатам к ней прилагается список. Для записи текста канцелярия готовит трафаретные бланки, в которых необходимо ответить на поставленные вопросы. После передачи она прочитывается для контроля текста получателем отправителю. Принятая телефонограмма должна быть отпечатана, зарегистрирована и передана руководителю для решения проблемы. Ниже приводится форма бланка телефонограммы.

От кого:ООО СТРОЙИНВЕСТ	Кому:
Передал:Иванов	Принял:
С телефона:222333	На телефон:
ТЕЛЕФОНОГРАММА
От	2015.02.09	№	22	Время передачи: 11:42 ч
Резолюция директора колледжа:
Текст: Просим Вас приехать……….
Подписал - Кольва Н.А.Кольва

Телеграмма

Телеграмма - обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по каналам электросвязи. Фактически это оперативное письма для немедленного решения проблемы.

Телеграммы распределяются по видам, от чего зависит скорость доставки:

Правительственная - немедленно. Срочная - до 3 ч. Обыкновенная - 6 ч

Телеграмма печатается на форме А5 (А4) в 3-х экземплярах прописными буквами до черты. Под чертой располагают не отправляемый текст: предприятие, адрес, подписи, дата, печать.

Телеграммы могут быть адресованы на полный адрес, на условный адрес, до востребования, на номер абонементного ящика, на полевые номера Миинобороны, на номер абонентской установки АТ.

Текст должен содержать от 1 до 300 слов. Если больше 300, то оператор связи разделяет её на отдельные телеграммы. Если даётся ответ, то перед текстом указывают числовой номер присланной телеграммы. В конце телеграммы даётся свой исходящий номер. В финансовых телеграммах могут применяться акцептовые кодовые слова «АЛИРЕ», «АЛЁБА», «АЛДЖЮ» и др., расшифровка которых приведена в справочнике главбуха. Даты в тексте печатают словами, а номера цифрами. Денежные суммы указывают цифрами в копейках. Знаки препинания пишут сокращённо: «ЗПТ», «ТЧК», «СКБ», «КВЧ). Знак номер пишется сокращённо «НР 24». Символами или словами указывают знаки: минус, плюс, дробная черта. Собственный регистрационный номер печатается на отдельной строке под текстом.

При отправке телеграмм составляется опись телеграмм в счёт предварительно оплаченных авансов (почтовому отделению). Форма описи согласуется с почтовым отделением. В ней указываются суммы по каждому отправлению и общий итог отправления, который списывается с оплаченного почтовому отделению аванса. Один экземпляр описи остаётся в почтовом отделении при сдаче, а второй с отметкой (печатью) сдаётся исполнителем в бухгалтерию для списывания указанной суммы с аванса. Ниже приводится пример исполнения телеграммы.

ТЕЛЕГРАММА РОСТОВ ДОНВОДСТРОЙ СРОЧНО 28 АЛИРЕ ПОЛУЧИЛИ ДЕСЯТОГО НОЯБРЯ ТЧК ОТКАЗ ОПЛАТЫ 12000000 КОПЕЕК ТЧК ПОЛУЧЕНИЕ ДОЛОЖИТЬ БУРКУНОВУ НР 14 _____________________________________________________________ Фирма СТРОЙТЕХПРОЕКТ, ул.Селекционная 1а оф. 4 Директор предприятия Е.А.Буркунов Гл. бухгалтер Г.А.Лимонова 30-11-2007 Отправлено по описи № 28 2007-11-30 14:06 нач. участка Чукчин И.Н.Чукчин

Телекс

Телекс - разновидность телеграммы, передаваемой по абонентской телексной сети, то есть телеграмма, переданная по телетайпу. Используется во внешнеэкономических связях. Время получения телекса до 3 часов. Телекс является подлинником в отличие от факса. Существует особая форма по которой пишется телекс. Текст печатается латинскими прописными буквами. Содержит сокращения наименований и коды проводимых операций. Текст излагается кратко. Оператор подготавливает текст по инструкции. В широкой практике телекс не используется. Подробное описание подготовки телекса смотри: Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-М.: ТК Велби, Проспект, 2003 . С: 105…109.

А к т

Акт - документ, составленный несколькими лицами (коллегиальным органом) для подтверждения установленного факта, события, явления. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения. Акты, касающиеся материальной деятельности подлежат утверждению руководителем или распорядительным документом.

Акт состоит из двух частей:

Вводная - основания для составления, перечисление участвующих в составлении лиц (в алфавитном порядке) с указанием их полномочий.

Констатирующая - описание проделанной работы, сроки её проведения, фиксация фактов, выводы, предложения, заключения.

Отметку о наличии приложений делают перед подписью комиссии.

При фиксированном составлении актов в конце, после текстовой части указывается количество составленных экземпляров и место их назначения.

Существуют трафаретные формы актов, занесённые в программу ЭВМ, в которой дана полная унификация расположения информации. Индивидуально подготовленные акты печатают на общем бланке предприятия.

Пример формы данного документа приведён ниже.

Донской государственный межрегиональный колледж строительства, экономики и предпринимательства а к т 27.08.2007 № 1 г.Новочеркасск О приеме-передаче УМК кабинета «Управление производством»	утверждаю Зав.очным отделением ____________________ В.В.Кульша 15.09.2007

Основание: приказ от 2007.08.01 № 234-ОП « О передаче дел»

Акт подготовлен комиссией в составе:

Председатель - методист, Н.А. Кольва,

Члены комиссии: председатель ЦМК, Л.И.Мирная, преподаватели: О.В.Киселева и Т.Р.Лузикова.

Преподаватель О.В.Киселева в присутствии председателя и членов комиссии провела передачу УМК кабинета «Управление производства» зав. кабинетом Т.Р. Лузиковой.

Состав передаваемого УМК:

Название документа	Характеристика
А. УМК кабинета
Выписка из протокола заседания ЦМК о закреплении кабинета	2004…2006 г.
План работы кабинета	2006, 2007 гг.
Паспорт кабинета «Экономика организации» «Менеджмент и маркетинг»
Перечень типового оборудования кабинета (ПТОК) «Экономика организации» «Менеджмент и маркетинг»	2003 г.
Б. УМК дисциплин
Б.1. «Экономика организации» - Паспорт дисциплины - Примерная программа по дисциплине «Экономика организации» - Рабочая программа по дисциплине «Экономика организации» - КТП по дисциплине «Экономика организации» (очное) - КТП по дисциплине «Экономика организации» (заочное) Выписка из учебного плана и ГОС СПО План подготовки КУМО Национально-региональный компонент (НРК) Итоговые контрольные работы	2005…2007 гг. 19 стр., 2002 г. 18 стр., 2000 г. 30 стр., 2006 г. 11 стр. 5 стр. 1 стр., 2006 г. 2006 г.
Б.2. «Бизнес - план»	2003 г.

Составлен в 2-х экз. :

1-й экз. - в бухгалтерию

2-й экз. - в учебную часть

Акт подписали:

Председатель комиссии Н.А. Кольва

Члены комиссии: Т.Р. Лузикова

О.В. Киселева

Л.И. Мирная

В дело № 12-14 01 сентября 2007 г.

Секретарь учебной части Беломор А.У.Беломор

Справка

Справка - документ информационного характера, содержащий описание, производственной деятельности предприятия и подтверждающий какие-либо факты, события, явления. Справка составляется по запросу или указанию руководителя. Текст справки состоит из двух частей:

1 - изложение фактов, послуживших поводом для её написания

2 - изложение конкретных фактов.

Выводов в справке не делают. Финансовые справки подписывает главный бухгалтер. Справки для других предприятий выполняют на общем бланке. Адресат указывают как в письме, но без почтовых данных. В конце справки перед подписью могут приводиться основания, по которым она составлена, например: «Прошу считать Ваше поручение переданное телефонограммой от 2010.11.11 № 11/12 выполненным». Ниже приведены формы справок.

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬСТВА, ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА С П Р А В К А Пр. Платовский, 94 ,г.Новочеркасск, Ростовской обл., 346400. Телефон (86352)24584;телефакс 48360; Е.mail: nsk@ novoch.ru ОКПО 01234021; ОГРН 1026102230065; ИНН/КПП 6150008627/615001001		Министерство общего и профессионального образования Ростовской области телефакс: 863-2402560 E-mail : svpo5@donobr.ru
2008.06.02	№ 02-05/112
На № 3827/04.2	от 2008.05.23
О работе колледжа по образовательной деятельности

Уважаемые господа!

Направляем в Ваш адрес справку колледжа об образовательной деятельности колледжа для подготовки вопроса «О повышении эффективности и качества среднего и высшего профессионального образования»

УЧЕБНАЯ РАБОТА

Количество студентов:

Очной формы обучения

Всего 715, в т.ч. на компенсационной основе - 152

Заочной формы обучения

Всего - 236, в т.ч. на компенсационной основе -71

Вечерней - нет

Итого по всем формам обучения - 951

Предельный контингент студентов по лицензии - 1200

План приёма студентов на 1-й курс (проект плана на 2008 год):

Количество дипломов с отличием

Очной формы обучения - 15

Заочной формы обучения - 4

Вечерней формы- нет

К А Д Р Ы

Количество штатных преподавателей на 01.01.2008 - 48

в т.ч. с учёными степенями и званиями - 2 чел. - 4 %

в т.ч. профессоров, докторов наук - 1

Средний возраст профессорско-преподавательского состава по уч. заведению- 47 лет

кандидатов наук, доцентов - 30 лет

профессоров, докторов наук - 55 лет

НАУЧНО - ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ РАБОТА

Объём НИР за 2007 год - 10000 руб.

в т.ч. - хоздоговорных - 0 руб.

- бюджетных 10000 руб.

Количество научных направлений НИР - 2

Количество научных лабораторий -0

МАТЕРИАЛЬНО -ТЕХНИЧЕСКАЯ БАЗА

Общее количество учебных площадей - 3165 кв.м

Всего - 10884 кв.м

в т.ч. собственных - 10884 кв.м, арендованных - 0

Количество учебных площадей на 1 студента очной формы обучения - 3.9 кв.м

(или 13,5 кв.м общей)

Количество мест в библиотеках и читальных залах на 100 студентов - 10 мест

СОЦИАЛЬНАЯ СФЕРА

Наличие студенческого профилактория - 0

Наличие мед.пунктов - 1

Количество школ спортивного мастерства -0 (спортивных секций - 7)

Количество студентов, постоянно занимающихся в школах спортивного мастерства- 0 ( в спортивных секциях - 240)

Количество художественных творческих коллективов - 0 в т.ч. имеющих звание народного - 0

Наличие спортивного лагеря или базы отдыха - 0

Прошу Ваше поручение присланное факсограммой от 23 мая 2008 г. считать выполненным.

С уважением

Директор колледжа Ю.И.Янов

Жемейцев Павел Георгиевич, зам.директора по УР, телефон 8-86352 - 22177

НК 3 2008-06-02

Угловой штамп дата и рег. №	Директору ФГОУ СПО «Донской государственный межрегиональный колледжстроительства, экономики и предпринимательства» г-ну Янову Ю.И. просп. Платовский, 94, г. Новочеркасск, Ростовской обл. , 346400

С П Р А В К А

Выдана ПАВЕЛЬЕВУ Сергею Сергеевичу в том, что он на основании личного заявления и копии зачётной книжки от 2005.09.01 № 9876, выданной ФГОУ СПО «Донской государственный межрегиональный колледж строительства, экономики и предпринимательства» успешно выдержал аттестационные испытания и будет зачислен в порядке перевода для продолжения образования по основной образовательной программе среднего профессионального образования по ГОС СПО № 000000, «Технология продукции общественного питания», после предоставления документа об образовании и академической справки.

С уважением.

Директор техникума Г.Н.Григорьева

Кольва Н.А., методист ДГМКСЭП, тел. 24584+30

НК 3 2007.06.16

Печать ставят на справки финансового характера или носящих правовой характер отчёта, предусматривающего ответственность за искажение предоставленной информации. Это может быть гербовая печать или печать отдела.

Докладная записка

Докладная записка - информационный документ о событиях фактах, явлениях, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение возникших проблем с выводами и предложениями составителя об их устранении. При нарушениях нормативных или правовых документов указывают перечень нормативных положений и величину отклонения от них. Составляется по инициативе в соответствии с должностной инструкцией или по распоряжению вышестоящего руководства.

Пример формы данного документа приведён ниже.

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства

Методический отдел

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		И.о.директора колледжа Г-ну Вылобкову А.Н.
2009-12-24	№ 11/05/ 75
О подготовке КУМО кабинетов и лабораторий в 2009/2010 учебном году

Уважаемый Андрей Николаевич!

При выполнении постановления методического совета колледжа от 2009.09.30 № 28 п.2 «О КУМО учебных подразделений…» в рамках семинара по повышению педагогического мастерства преподавателей были организованы занятия по порядку подготовки указанного КУМО. Предварительно была составлена электронная версия и отпечатан образец выполнения КУМО, который также нужно было предварительно скопировать и ознакомиться с ним для подготовки к семинару. Из 26 человек, которым необходимо было явиться, только 9 скопировали и пришли на занятия. Индивидуальные занятия для каждого проводить не собираюсь, т.к. прогульщики транжирят моё время своими «уважительными» причинами. Создаётся впечатление, что после прохождения лицензирования все расслабились и не придают значения происходящим изменениям. Если так будет и дальше, то мы опять вместо планового, перейдём на авральный вариант работы. Ниже приведён список заведующих учебными подразделениями с указанием посетивших и пропустивших семинары 22 и 23 декабря 2009 года.

Заведующими учебными подразделениями на 2009/2010 учебный год, на период с 01 сентября 2009 года по 31 августа 2010 года с доплатой, согласно приказа назначены:

№ пп.	Фамилия, имя, отчество	Наименование учебного подразделения	№ ауд.	Посещение
1	МИРНАЯ Любовь Ивановна	Лаб.Химии и экологии	8	+
2	ШОРОХОВА Мария Александровна	Спортивный комплекс	11	нет
3	ДВОРЕЦКИЙ Василий Антонович	Каб. ОВС, ОБЖ, охраны труда	16	+
4	БЕЛОУСОВА Ирина Николаевна	Каб. Иностранного языка	18	нет
5	БОГАЧЕВА Елена Сергеевна	Каб. Права, аудита и бюдж. РФ	19	нет
6	ИВАНОВА Евгения Викторовна	Каб. ТОСП	20	нет
7	ПОГОДИНА Анна Валерьевна	Лаб. Физики	22	нет
8	ГОРДИЕНКО Ирина Викторовна	Каб. Инженерные сети	23	нет
9	КОЛЬВА Николай Алексеевич	Каб. Методический	24	+
10	ИЛЯСОВА Майя Юрьевна	Каб. Финансов и кредита	27	нет
11	КУЛЬША Владимир Васильевич	Каб. Ремонта стр.машин и автом.	28	+
12	КОВАЛЕВ Алексей Иванович	Каб. Архитектуры зданий	29	нет
13	АНТОНОВА Елена Ивановна	Каб. Экономики и бухгалт. учета	35	нет
14	РОМАНЕНКО Татьяна Сергеевна	Каб. Социально-экономический	36	нет
15	БЕЛАЯ Любовь Юрьевна	Каб. Историко-литературный	37	нет
16	ФИЛИППОВА Альбина Михайловна	Каб. Математики	38	+
17	КУЗЬМЕНКО Владимир Николаевич	Каб. Материаловедения	39	нет
18	ЛУЗИКОВА Татьяна Риммовна	Каб. Управления производством	40	нет
19	ЧМЫХАЛОВА Людмила Федоровна	Каб. Технической механики	41	+
20	ИВАНОВ Павел Викторович	Каб. Геодезии	42	нет
21	САМСОНОВА Виктория Ивановна	Каб. Строительных машин	44	нет
22	ПЛОТНИКОВА Светлана Александр.	Каб. Строительных конструкций	45	нет
23	ЗАМАРАЕВА Ирина Ивановна	Каб. Инженерной графики	46	нет
24	НАУМОВА Елена Васильевна	Каб. Газового оборудования	53	+
25	ПОПОВА Людмила Николаевна	Каб. Информатики	54	+
26	МАНЖЕС Наталья Федоровна	Каб. Строительных материалов	62	нет

Прошу разобраться с указанными заведующими учебными подразделениями в плане того - как они собираются готовить КУМО и сдавать его до 30 января 2010 года.

С уважением.

Зав.методотделом Н.А.Кольва

Издан приказ о наложении дисциплинарного взыскания

от 2010.01.09 № 23-ОК Н.А.Кольва

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия. Оформляется на формате А4. Имеет те же реквизиты что и докладная записка. Объяснения должны иметь ссылки на нормативные и распорядительные документы с комментариями и пояснениями противоречий между ними, приведшими к нарушениям или отклонениям от правил внутреннего распорядка, технологии работ, нарушению требований безопасности и т.п. В конце текста должна быть просьба о том, каким считать данное событие. Пример формы данного документа приведён ниже.

Пояснительная записка - документ поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчёта). В них могут быть расчёты, описания, комментарии, заключения.

ФГОУ СПО ДГМСЭП ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА г. Новочеркасск ____________ ( дата)		Директору колледжа г-ну Сергееву Р.В. ______________________________ ( должность) ____________________ (Ф.И.О.) Резолюция: ____________________ (роспись) __________ (дата)

Уважаемый Родион Валентинович!

При проведении… было допущено отклонение от… в связи с этим произошло…

В результате …..

Прошу…

С уважением.

___________________ ______________________

( должность) (Ф.И.О.)

Издан приказ от 2010…… № …….«О …….»

Должность Роспись Расшифровка

Служебная записка

Служебная записка - внутренний документ, предназначенный для информирования руководителей структурных отделов о фактах, событиях, явлениях, которые вызвали или могут вызвать проблемы производственного и должностного характера. Как и в письме могут быть выводы и предложения, просьбы, заключения, напоминания, предупреждения. Служебную записку пишет руководитель структурного отдела на бланке отдела или на стандартном листе офисной бумаги. Ниже приведён пример выполнения служебной записки.

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

Методический отдел

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА		Заведующему канцелярией колледжа Г-же Пугачёвой А.А.
2009-02-04	№ 11-05/43
О порядке выдачи дубликатов документов

Уважаемая Алла Александровна!

Колледж в соответствии со ст.10 даёт письменный ответ или выдаёт дубликат документ в следующие сроки:

- для государственных предприятий - 15 дней (п.2 ст.10)

- для граждан - 30 дней со дня регистрации заявления в 29 реквизите бланка заявления (п.1 ст.12).

- можно продлить ещё на 30 дней (с уведомлением граждан) если требуется розыск информации в других организациях или при возникновении особых обстоятельств.

Регистрация заявления (обращения) обязательна (п.4 ст.13) при предоставлении гражданином удостоверения личности (п.2 ст.13)

Ответ (или дубликат) подписывает директор или другое лицо по должности, занимающее её на данный момент (п.3 ст.10)

Ответ или документ отправляется по почте (п.5 ст.10) или под роспись в получении на оставленной копии документа остающейся в канцелярии колледжа в нижней части заявления.

Зав.методотделом Н.А.Кольва

Получено:

04 февраля 2009 г.

Пугачёва

Рапорт

Рапорт - отчётный документ о выполнении или невыполнении требований, планов, должностных обязанностей, нормативных или правовых документов, которые привели улучшению, ухудшению, развитию, остановки технологического процесса или функционирования предприятия. Оформляется на форматном листе офисной бумаги. Ниже приведён пример выполнения.

ФГОУ СПО ДГМКСЭП Р А П О Р Т От 2007.11.23 г.Новочеркасск О нарушении студентом Правил внутреннего порядка колледжа		Председателю педагогического совета колледжа г-ну Янову Ю.И. От руководителя группы АСМ-24 , преподавателя: В.И.Самсоновой Резолюция председателя: ________________________________ __________________ , (Роспись) __________________ (дата)

Уважаемый господин председатель!

Прошу на очередном заседании педагогического совета, которое состоится 17 декабря 2007 года, рассмотреть вопрос о грубом дисциплинарном нарушении студентом 2-го курса, специальности 190604 «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта», учебной группы АСМ-24 колледжа: МАЦКО Владимиром Евгеньевичем Правил проведения о...