Документационное обеспечение управления

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.



1.5 Требования к оформлению реквизитов документов

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают его ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например - 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

"ТЕРМИКА" к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число (количество) листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/1 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1-ом экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись (роспись); расшифровка росписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов	Заместитель директора по учебной работе Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюк

Члены комиссии Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Личная подпись А.Н. Сокова

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Грязнова А.Г. Личная подпись

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечаний нет

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

3

Верно

2

Инспектор службы кадров Личная подпись 120Т.С. Левченко

2

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Или для внешних организаций:

Жуков Виктор Алексеевич, зав. отделом снабжения тел. 8-8635-22-33-44

НК 5 2019.06.21

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу (в колонтитуле) каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Примечание. Отметку проставлять уменьшенным размером кегля. При установлении особого колонтитула титульного листа этот реквизит на первом листе вводится копированием с последующего листа.

1.6 Требования к бланкам документов

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в неё реквизитов.

4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным, или продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым, или угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6. Для организации, её структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Ниже приведены схемы расположения информации на бланках.



3 мм поле
17 мм зона Эмблема предприятия Конфиденциально Контроль копия 2-й экз.
20 мм поле подшивки	Учредитель 73 НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ Структурное подразделение Справочные данные (для письма) Дата ______________ № _______ Место составления Заголовок		88 Адресат, гриф утверждения Резолюция Заголовочная часть документа с исходными данными	10 мм поле
	Текст документа Основная часть документа Приложение
	Должность официального лица Печать Визы: Отметка об исполнителе	Роспись	И.О.Фамилия 120 Оформляющая часть документа
	16 мм Отметка об исполнении и направлении документа в дело	Отметка о поступлении документа на предприятие
	Идентификатор электронной копии документа 20 мм поле



Тема 2. Организационно-распорядительные документы

2.1 Организационные документы - устав, учредительные договор, положение

К организационно-правовым документам относятся: Устав, и локальные акты к нему: положения, инструкции, положение о структурном подразделении, учредительный договор, регламенты, организационная структура, штатное расписание, инструкции, правила внутреннего распорядка и СТП. Они оформляются на общем бланке предприятия. Эти документы утверждаются руководителем и вводятся в действие приказом. В них можно вносить изменения, дополнения, которые имеют правовую силу только вместе с основным документом. Правовые документы хранятся в отдельном деле в канцелярии.

Устав

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия. Он разрабатывается по Типовой структуре текста. В Гражданском Кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе.

Основная структура устава государственного учреждения:

бщие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения и связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество и средства

Контроль, проверка, ревизия

Реорганизация и ликвидация

Основная структура устава негосударственного предприятия:

Общие положения

Акционерный капитал

Порядок деятельности

Управление

Учёт и отчётность, распределение прибыли

Прочие накопления

Прекращение деятельности

Государственный устав принимается на общем собрании работников/ участников/ учредителей и оформляется протоколом, о чём делается отметка на титульном листе. Государственный устав утверждается вышестоящим учредителем. После принятия, устав (в 4-х экземплярах) регистрируется в администрации города / района, о чём делается отметка в верхней левой части титула в виде штампа и гербовой печати. За регистрацию уплачивается пошлина.

Схема титульного листа устава предприятия приведена ниже:

Штамп административного органа: ЗАРЕГИСТРИРОВАНО 11 ноября 2010 года В реестре за № 08-2245 Начальник отдела Роспись И.О.Фамилия Печать гербовая		УТВЕРЖДЁН Приказом учредителя от 15 ноября 2010 года. Регистрационный № 2234
У С Т А В Государственного образовательного учреждения Среднего профессионального образования «НОВОЧЕРКАССКИЙ, КАЗАЧИЙ СТРОИТЕЛЬНО ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Принят общим собранием работников Протокол от 10 ноября 2010 года № 01 Директор колледжа Сергеев Р.В.Сергеев Печать существующего колледжа Новочеркасск ФГОУ СПО НКСЭК 2010

Учредительный договор

Учредительный договор - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия по отношению к учредителю. Он разрабатывается по Типовой структуре текста. В Гражданском Кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в Учредительном договоре. Основная структура Учредительного договора государственного учреждения приведена ниже:

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения и связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество и средства

Контроль, проверка, ревизия

Реорганизация и ликвидация

Текст печатается 14-м кеглем через 2 межстрочным интервалом на одной стороне листа. Подписывается учредителем и руководителем предприятия.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности, служб или структурных подразделений. Оформляется на общем бланке. Положения утверждаются (подписываются) руководителем предприятия. Тексты положений различных подразделений предприятия приведены ниже:

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

П О Л О Ж Е Н И Е
2008.12.05	рег. №	33
г. Новочеркасск

О __________________ (коллегиальном органе, Совет)

1. Общие положения

(Официальное наименование совета, ссылки на правовой документ по его организации, чем руководствуется, кому подчиняется, его статус, уровень комптенции, наличие печати, документация)

1.1. Настоящее Положение принято на основании _______________

1.2. Настоящее Положение регулирует статус, порядок создания и компетенцию __________________________________________ при проведении совещаний

1.3. Председатель ____________ назначается и освобождается ___________ 1.4. Совет в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством, постановлениями Правительства РФ, распорядительными документами вышестоящих организаций, Уставом колледжа, Положением о Совете и другими организационно-нормативными документами.

2. СТАТУС Совета

2.1. Совет является органом ______________________ колледже в соответствии с основными положениями о его работе.

2.2. Совет вправе принимать постановления по __________________

2.3. Совет является коллегиальным органом и избирается _________

____________________________сроком на ________

2.4. Численный состав Совета определяется / утверждается _____

и должен быть не чётным.

2.5. Совет избирает своего председателя ______________

3. КОМПЕТЕНЦИИ Совета

3.1. Для осуществления _________ задач на Совет возлагаются следующие функции:

3.2. Совет имеет следующие полномочия ______________________

3.3. Совет принимает постановления, подписываемые ____________

4. ИЗБРАНИЕ Совета

4.1. Членом Совета может быть ______________________________

4.2. Членом Совета не может быть ___________________________

4.3. Кандидаты ____________________

4.4. Подготовка материалов к избранию _______________________

4.5. Проведение выборов ____________________________

4.6. Избранными считаются ________________________________

5. ПОЛНОМОЧИЯ Совета

5.1. Совет осуществляет свои полномочия _____________________

5.2. Члены Совета осуществляют свои полномочия _____________

5.3. Вознаграждение членов Совета __________________________

5.4. Ответственность членов Совета _________________________

6. СОЗЫВ ЗАСЕДАНИЙ

7. ПОВЕСТКА ДНЯ

8. Порядок проведения заседаний и ведение протоколов

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПРИНЯТЫЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

(регламентируются информационные и документационные потоки)

10.1. С руководством __________________________

10.2. С другими отделами и Советами _____________________

10.3. С другими предприятиями _________________________

Составитель, методист Н.А.Кольва

Дубинина Ольга Николаевна, инспектор отдела кадров. Телефон 24584+31

НК 2 2008-10-16

Инструкции

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие, организационные, научно-технические, технологические, финансовые, специальные стороны деятельности структурных подразделений, направлений работ и должностных лиц. Оформляются на общем бланке с указанием вида документа «ИНСТРУКЦИЯ». В 18-ом реквизите (заголовок) указывают «О чём?» данная инструкция. Её утверждает руководитель предприятия и ставится гербовая (основная) печать. Визы (24 реквизит) проставляют руководители отделами, юрист и заместитель руководителя по данному направлению работ.

Инструкции имеют разное содержание, зависящее от их направленности. Наиболее распространены инструкции: должностные, по технике безопасности, о производстве работ. Текст инструкции регламентирует технологию работ и излагается от третьего лица.

Разберём должностную инструкцию. Она нужна для определения организационно - правового положения работника. Должностные инструкции разрабатываются на основе типовых инструкций и требований, заложенных в Тарифно-квалификационные характеристики работников, утверждённых соответствующими государственными органами по направлениям работ. Форма должностной инструкции приведена ниже:



Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬСТВА, ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 2010.09.09 № 04-11/13 г.Новочеркасск		УТВЕРЖДАЮ Директор колледжа _______________ Р.В.Сергеев 2010.09.09
А р х и в а р и у с а

1. Общие положения

Архивариус относиться к категории технических исполнителей.

На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производиться приказом директора колледжа по представлению или докладной записке заведующего архивом. Функциональная и организационная подчинённость - непосредственно заведующему архивом колледжа. В состав нормативных документов для руководства в работе входят:

А. Внутренние документы: Устав колледжа и локальные акты к нему по организации и управлению работой колледжа (Положение о работе архива, Положение о работе канцелярии) и настоящая Должностная Инструкция.

Б. Внешние документы: Конституция РФ, законы РФ; решения Правительства и органов управления образованием (Федерального агентства по образованию) по вопросам образования; Конвенция о правах ребёнка; Закон об образовании РФ № 12-ФЗ.

Допуск к конфиденциальной информации колледжа, при подготовке отчётной документации осуществляется на основании подписанного архивариусом Обязательства «О неразглашении коммерческой тайны» и приказа по колледжу о введении должности архивариуса в перечень должностных лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне, изложенной в перечне сведений составляющих коммерческую тайну колледжа.

Архивариус должен знать: Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в колледже. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и использование. Единую государственную систему документационного обеспечения управления. Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использования. Порядок ведения учета и составления отчетности. Структуру колледжа. Основы организации труда. Правила эксплуатации технических средств. Законодательство о труде. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

Архивариус в своей деятельности руководствуется: Положением об архиве. Настоящей должностной инструкцией.

Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

На время отсутствия архивариуса (отпуск, командировка, болезнь более 5 дней) обязанности архивариуса исполняет работник, назначенный в установленном порядке приказом по колледжу. Он приобретает соответствующие права и обязанности и несёт ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением

2. Основные задачи и функции

1. Основными задачами архивариуса являются:

Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов.

Создание справочного аппарата к ним.

1.3 Подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4 Осуществление контроля за формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений колледжа.

Виды выполняемой работы:

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их оформления.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

3. Должностные обязанности

Архивариус обязан выполнять приказы директора колледжа и распоряжения заместителей директора колледжа в части, касающейся его деятельности, организовывать их исполнение. Согласовывать свои действия и указания с заместителем директора колледжа по АХР в части, касающейся его деятельности в административной работе. Несёт ответственность за текущие и перспективные качественные и количественные аттестационные и аккредитационное показатели в отчётной документации колледжа. Он обязан информировать директора колледжа о случаях невыполнения или ненадлежащего выполнения работниками и руководителями колледжа работы, связанной с архивной документацией.

4. Права

Архивариус имеет право:

Знакомится с проектами решений руководства колледжа, касающимися его деятельности.

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности колледжа, выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений колледжа и иных специалистов информацию и документы.

Требовать от руководства колледжа оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, -в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушение, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, -в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба- в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения с другими структурами колледжа

Архивариус осуществляет информационные связи со всеми структурными подразделениями колледжа и с архивом города в части, касающейся планирования, организации, координации и контроля в его деятельности.

Заместитель директора колледжа

по административно-хозяйственной

работе Л.Н.Старкова

Визы:

Заведующий канцелярией А.А.Пугачёва

Инспектор отдела кадров О.Н.Дубинина

Юрист И.О.Маркин

Правила

Правила - правовой акт, содержащий условия действий всех отделов и служб на всей территории предприятия, регулирующий, организационные, научно-технические, технологические, финансовые, специальные стороны их деятельности. Оформляются на общем бланке с указанием вида документа «ПРАВИЛА». В 18-ом реквизите (заголовок) указывают «О чём?» данные правила. Их утверждает руководитель предприятия и ставит гербовую (основную) печать. Визы (24 реквизит) проставляют руководители отделов, юрист и заместитель руководителя по данному направлению работ. Правила имеют разное содержание, зависящее от их направленности. Наиболее распространены «Правила внутреннего распорядка». Текст правил регламентирует взаимоувязанную технологию работ и излагается от третьего лица. Правила внутреннего распорядка относятся к локальным актам прилагаемых к уставу предприятия и вывешиваются на обозримом для работников месте. Ниже приводится титул правил.



Наименование предприятия П Р А В И Л А 2010.11.11 Рег. № 223 г. Новочеркасск внутреннего трудового распорядка	УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия Роспись И.О.Фамилия дата
Структура текста Общие положения Порядок приёма, перевода и увольнения Основные обязанности работодателя Рабочее место, время и место отдыха Поощения Взыскания Взаимодействия Подпись руководителя кадровой службы Роспись И.О.Фамилия

Регламент

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок управления проводимыми коллективными мероприятиями (совещания, выставки, смотры, конференции, соревнования и т.д.). Оформляется на общем бланке. Утверждается руководителем предприятия. Согласовываются с руководителями заинтересованных отделов. Ниже приводится вариант регламента проведения коллегиальных совещаний.

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ СТРОИТЕЛЬСТВА, ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

СОГЛАСОВАНО Заместитель директора колледжа по организации учебной работы Вылобков А.Н. __________________ 2009-02-22	УТВЕРЖДАЮ Директор колледжа _________________ Р.В.Сергеев 2009-02-28



Р Е Г Л А М Е Н Т

2009-02-14 Регистрационный № 009

г. Новочеркасск

Об организации и проведении заседаний, совещаний, конференций

Этап	Вид технологических операций	Ответственные за операционные действия	Сроки или период работ	Материально-техническая база обеспечения, основания, форма исполнения
Предварительный, подготовительлный	1. Издание распорядительного документа о назначении и о порядке избрания председателя, секретаря и членов коллегиального/ общего, структурного/ случайно подобранного объединения (далее совещания)	Зам.директора колледжа по выбранному направлению работы (учебная, общеколледжная, хозяйственная, педагогическая и т.п.)	за 10 дней до начала работы	Приказ об установлении состава членов объединения и распределение их полномочий (председатель, секретарь, члены …)
	2. Подготовка плана проведения или работы совещания, утверждение его у директора колледжа	Зам.директора по УР	За 7 дней до начала совещания	План проведения на период или одноразового совещания
	3. Вывешивание объявления о повестке дня и списков лиц, ответственных за каждый вопрос	Секретарь совещания	За 5 дней до начала совещания	Объявление в 3-х наиболее видных местах
	4. Регистрация присутствующих	Секретарь совещания	За 15…30 минут до начала совещания	Лист регистрации присутствующих, на основе приказа о составе совещания
Проведение совещания	5. Открытие совещания: объявление о начале работы, списочном и реальном составе - установление допустимости открытия совещания от кворума: «Уважаемые коллеги… разрешите открыть совещание. По списку числится 35 человек, фактически присутствует 30 человек. Кворум, составляющий более 50 % присутствующих соблюдён, проведение совещания считаю правомочным. Прошу проголосовать за то, чтобы открыть совещание.	Председатель совещания	В назначенное время	Запись на ауди- или видеоплёнку
	6. Проведение голосования по открытию совещания. Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	Черновой вариант протокола
	7. Зачитывание повестки дня, обращение к присутствующим о её изменении, добавлении и утверждении. При наличии изменений ставит на голосование сначала без изменений, а потом с изменениями.	Председатель совещания	В течение 2 минут
	8. Проведение голосования по утверждению повестки дня совещания. Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	Черновой вариант протокола
	9. Установление регламента (времени) выступления для докладчиков (20 мин.), содокладчиков (10 минут) и для выступающих в прениях по докладу 5 минут). Установление предельного количества выступающих по каждому вопросу и порядок записи на них (по запискам или у секретаря предварительно или открытым поднятием руки)	Председатель совещания	В течение 1 минуты	нет
	10. Проведение голосования по регламенту (времени) выступлений и докладов совещания. Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	Черновой вариант протокола
	11. Приглашение 1-го докладчика пройти к трибуне. Включение секундомера.	Председатель совещания	В течение 1 минуты	нет
	12. Запись предложений по докладу и каждому выступлению в виде общего списка предложений по рассматриваемому вопросу.	Секретарь совещания	Постоянно	Черновой вариант предложений в порядке поступления
	13. Отслеживание соблюдения времени доклада, повестки дня	Председатель совещания	Постоянно	нет
	14. Замечания по поводу ведения совещания и дисциплины в зале и соблюдению регламента времени.	Председатель совещания	Регулярно при нарушениях	нет
	15. Остановка выступающего за 1 минуту до конца, если он не дал своих предложений для озвучивания своих предложений по докладу. Если докладчик просит дополнительное время, сверх регламента, оно ставится на голосова-ние. Возможны повторения продлений време-ни доклада. Например: «Прошу зачитать Ваши предложения для дальнейшего обсуждения»	Председатель совещания	Только при нарушении регламента времени	нет
	16. Открытие прений: «Прошу выступающих высказаться по данному вопросу и дать свои предложения» Примечание: выступления без предложений в протокол не вносятся.	Председатель совещания	В течение 1 минуты	нет
	17. Выступление желающих (назначенных) в прениях	Присутствующие		Черновой вариант протокола
	18. Отслеживание времени выступлений. Ограничение выступления за 1 минуту до окончания времени для озвучивания предложений. Если предложений нет, то выступление снимается: «Прошу дать свои предложения т.к. на обсуждение Ваше время закончилось»	Председатель совещания	Постоянно	нет
	19. Закрытие прений по вопросу: «Предлагаю прекратить прения и перейти к голосованию по поступившим предложениям в порядке их поступления»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	нет
	20. Передача секретарём председателю списка предложений для постановки на голосование: «Прошу передать мне список предложений по 1-му вопросу»	Председатель и секретарь совещания	В течение 1 минуты	нет
	21. Проведение голосования по утверждению общего списка предложений. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	Черновой вариант протокола
	22. Заслушивание предложений, замечаний изменений по предложениям: «Прошу дать свои замечания по каждому предложению»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	Черновой вариант протокола
	23. Выступления членов совещания с предложениями, которые вносятся в список предложений совещания	Секретарь совещания	По 5 минут	Черновой вариант протокола
	24. Зачитывание изменённых предложений	Секретарь совещания	В течение 5 минут	Черновой вариант протокола
	25. Проведение голосования по утверждению изменённого списка предложений. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздер.»	Председатель совещания	В течение 1 минуты	Черновой вариант протокола
	26. Переход ко 2-му вопросу. Схема как по 1-му . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Завер-шение совещания	27. Завершение совещания. Зачитывает повестку дня следующего заседания. Просит секретаря дать выписки по протоколу в течении 3-х дней ответственным исполнителям.	Председатель совещания	В течение 1 минуты	План проведения совещаний
	28. Подготовка протокола совещания	Секретарь совещания	3 дня после совещания	Подлинник протокола
	29. Сбор подписей под текстами выступавших в дубликате протокола и на подлиннике у председателя.	Секретарь совещания	Через 3 дня после завершения совещания	Дубликат протокола
	30. Вывешивание копии протокола в 3-х наиболее обозримых местах сроком на 10 дней с пометкой об этом в нижнем поле листа.	Секретарь совещания	Через 3 дня после завершения совещания	Копия протокола
	31. Выдача на 3-й день выписок из протокола ответственным исполнителям	Секретарь совещания	Через 3 дня после завершения совещания	Выписка из протокола
	32. Подготовка справки для председателя совещания о выполнении постановлений прошедшего совещания	Секретарь совещания	За 5 дней до следующего совещания	Справка о выполнении постановлений совещания

Заведующий методическим

отделом колледжа Н.А.Кольва

Стандарт предприятия (СТП)

СТП разрабатывается на основе существующих нормативов разбросанных в разных изданиях, но необходимых для вида работы. Из нормативов приводятся выписки выдержки справочные данные в последовательности, необходимой для правильной технологии данного вида работ. Оформляется в виде проекта, согласуется со всеми заинтересованными отделами и утверждается руководителем предприятия, если иное не предусмотрено другими нормативными документами. После утверждения СТП вводится в действие приказом (или распоряжением) как и все другие нормативные документы с определённой даты на определённый срок.

СТП уменьшает время на поиск регламентирующей и нормативной информации, позволяет повысить качество продукции и оказываемых услуг.

Штатное расписание

Штатное расписание правовой акт, закрепляющий структуру численность и должностной состав работников предприятия с указанием должностных окладов (квалификационных разрядов и категорий). Проект визируется руководителем подразделения, главным бухгалтером, юристом, заместителями руководителя. Подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем предприятия с проставлением гербовой печати (печати предприятия). В коммерческих предприятиях его утверждает Совет предприятия (директоров).

Штатное расписание имеет унифицированную форму бланка Т-3 от 2001.04.06 № 26 Госкомитета РФ по статистике.

2.2 Распорядительные документы:приказ, распоряжение, указание, постановление, решение, протокол

Распорядительные документы - фиксируют решение административных и организационных вопросов (проблем), а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, их подразделений и должностных лиц. Они подразделяются на:

Правовые акты федерального уровня

Правовые акты субъектов РФ

Правовые акты регионов

Правовые акты отрасли

Правовые акты предприятия

Правовые акты предприятия, действующие на основе единоначалия, издают в форме приказов и распоряжений, а на коллегиальной основе - постановления.

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения основных задач (проблем), стоящих перед ним. Приказы делятся по направлениям: по основной деятельности; по личному составу. Цели приказа:

Исполнение нормативных и организационно-правовых документов

Структурные изменения на предприятии

Функциональная деятельность предприятия

Подготовка приказа состоит из этапов

Изучение нормативных возможностей и ограничений

Выявление аналогичных приказов

Составление проекта приказа по срокам, исполнителям, задачам

Согласование проекта, подписание и доведение до исполнителей

Оперограмма процесса подготовки приказа выпускается канцелярией или отделом службы документирования. Если возникает необходимость во внешнем согласовании, оно оформляется на отдельном листе. Сам приказ не должен противоречить ранее изданным приказам и законодательству. Допускается рукописное написание даты и номера регистрации. Регистрации ведётся в пределах одного года. Если приказ готовится по поручению учредителя, то проект приказа печатают на бланке и отправляют учредителю вместе с сопроводительным письмом.

Приказ состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей - обоснование предписываемых операционных действий в виде ссылок на документы, факты, события. Распорядительная часть приводится после слова «П Р И К А З Ы В А Ю :». В распорядительной части даются предписания по пунктам. Начинать нужно с глагола или с должности без перемены стиля изложения в документе. Сроки указывают для окончания работ. Ответственных исполнителей приводят с наименованием должности. Последним пунктом указывают: на кого возлагается контроль исполнения приказа.

Визы оформляют на оборотной стороне последней страницы подлинника. К приказу могут быть приложения. Они оформляются на отдельных листах. Над каждым из них в правом верхнем углу об этом делается отметка:

6 (№ страницы)

Приложение 2

К приказу директора ЗАО ПАРУС

от 2010.11.11 № 124-ОП

Текст приложения

Подпись лица подготовившего приложение

Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Если прилагаются документы органов власти, то об этом делается отметка под словом «Приложение». Приказы можно делить по группам и индексировать соответствующими буквами (на основании инструкции по делопроизводству предприятия). Ниже приводится пример оформления приказа по основной деятельности.

«Донской государственный межрегиональный колледж строительства, экономики и предпринимательства»

П Р И К А З
2008.12.24	№	24-ОП
г. Новочеркасск

О подготовке электронных методических пособий

В целях подготовки колледжа к лицензированию и перехода методической работы на новый этап исполнения методических материалов в 2009 году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перейти на новую систему подготовки учебно-методических пособий для 4-го курса заочного отделения...